关于规范办公系统流程的通知（共五则范文）

第一篇：关于规范办公系统流程的通知

关于OA、ERP流程规范的通知

XX项目全体员工：

为了方便公司数据整合分析，2016年6月1日公司恢复使用ERP系统，目前部分员工仍然混淆使用OA系统、ERP系统流程，故此做出如下通知：

1.合同审批、合同变更、合同请款、非合同请款（付款单、报销单）走ERP流程。

2.借款单走纸质流程，后凭发票走纸质报销及ERP非合同请款。

3.请休假申请、出差申请、漏打卡申请、非合同盖章申请、非合同会签（现场签证、设计变更、方案报审等）、采购单、内部联系单走OA流程。

希望大家了解清楚并规范使用流程，谢谢配合！

行政部

二〇一六年六月十五日

第二篇：关于规范采购流程通知

关于规范采购流程通知

各中心、各部门：

为进一步规范公司采购流程，严控采购成本，根据《采购管理制度》以及公司实际情况公司就采购工作作如下调整：

1、总体原则

阳光原则、高质量原则、高性价比原则、归口管理原则、成本管控原则、及时性原则

2、相关人员职责

① 计划供应部

作为采购工作的归口管理部门，该部门负责人有责任、有义务、有权利对各中心的采购工作进行监管，该部门负责人可对申购单内容进行同意、质问、修改和驳回，可对各中心物资管理进行综合性监管和督查。该部门负责人应每季度就物资采购及管理工作向公司进行专项汇报。

② 各中心负责人

作为本中心物资管理第一责任人，保证本中心物资状态正常、合理合法，组织建立本中心的物资台账，明确具体管理人员，定期检查物资管理工作。

③ 各中心物资管理人员

作为本中心物资具体管理人员，负责建立台账、定期清点、建立规范使用记录等，负责验收本中心购买的物资。

④ 申购人

负责填制申购单，清楚阐述申购用途、物资名称、型号、拟采购价格等。

3、工作流程

① 申请及采购工作流程

a.各中心采购类

对于某些物资大部分由该中心或特定人员、位置使用的物资或经计划供应部授权的物资采购，由申购人提出申请，填制申购单，经部门负责人、本中心负责人签字后，经供应采购部签字确认，报董事长审批同意后，进行采购。

b.计划供应部采购类

对于各中心均会使用的或大宗物资采购或经计划供应部确认后其他物资采购，由申购人提出申请或由计划供应部汇总各中心需购情况，做出采购计划（包括需购品种、规格、数量、预计资金），经董事长审批后，进行采购。

② 收货工作流程

a.各中心采购类

物资采购回来后，经该中心物资管理员签字收货，可填制收货单或在发票签字收货，并进行管理、发放、建立台账。

b.计划供应部采购类

物资采购回来后，根据归口管理原则，进行管理。比如：行政类物资由行政中心统一管理、发放、建立台账；促销类物资由客服中心统一管理、发放、建立台账。

③ 库房管理工作要求

一般物资各中心各根据实际情况设置库房，指定专人进行管理，建立台账、使用制度权限等，报计划供应部备案。

④ 报销工作要求

报销要求具备发票或其他合理票据、申购单、入库单，同时具备方可报销。

采购报销流程图

4、其他

本通知所涉及物资为除生产原辅材料以外的物资。

本通知为《采购管理制度》的补充性制度，最终解释由行政中心负责。

本通知自2021年7月1日起实施。

第三篇：OA办公系统文件办理流程

第三节 发文流程

本节主要介绍学院发文的各种规范化操作，包括发文拟稿、发文审批、文件印发、领导签阅、文件拟办、文件归档、文件分发等几个步骤。

2.1 发文拟稿

发文程序第一步是要进行发文拟稿，可以通过“左边工具栏”——“公文管理”——“发文管理”——“发文拟稿”进行发文拟稿的操作。如图3-1所示。

文字输入区

图3-1

注：如果上述操作后看不到“文字输入区”，出现“请安装OFFICE控件”的提示，请参考说明第一节1.4小节操作即可。

进入法文拟稿后就可以对文件进行拟稿操作，一般来说最好严格按照顺序要求进行填写相应的内容，特别是必须先填写“发文类型”和“模板”选择后再进行其他的操作，否则会造成拟好的文件消失的错误，请特别注意。如图3-2所示。

图3-2 发文类型：两办、教务处、科研设备处选择自己的发文类型，其他部门都选择“其他部门发文”。

模 板：每个发文类型只对应一个的模板，选择即可。

秘密等级：如果为“非密级”就选择“非密级”，也可以不选。但是不选的话任何人都可以到档案管理看到这份文件，而不需要任何审批手续。选择了“非密级”的话必须经过档案室审批才能借阅该份文件。因此最好选择“非密级”。

紧急程度：可以不填，如果紧急或者特级才填写。

发文机关：输入部门名称，注意：部门名称不要加“院”。如“院办公室”就是错误的。主送机关：主送机关就是表示这份文件是给哪个部门看哪个部门就是主送机关，主送机关不能写个人姓名，必须是机构名称。例如你这份文件是主送给“XX院长”的，你就不能直接把院长的姓名写在主送机关上，而应该写“学院领导”。一般来说，主送机关就是公文正文中的抬头，如图3-3所示，学院领导就是主送机关。

图3-3

抄送机关：除了主送机关外还需要抄送的其他单位。没有可以不填。附件名称：填写附件的标题，没有可以不填。

主题词：根据公文主题词表填写文件的主题词，每个词中间空2个格。

发文字号：选择发文字号，然后核对序号是否正确，一般来说，OA系统具有记忆功能。上次如果通过OA系统发了42号文，这次会自动生成43号，请注意核对。

共印几份：可以不填。档案室：必须选择“档案室”。

输入完上述内容后，就可以进行正文部分的排版了。一般来说，OA系统会根据用户前面所输入的内容自动生成文件模板，只需少许改动就可以生成一份规范的公文了。如图3-4所示。

“下载”按钮：可以把拟稿的文稿下载到电脑指定位置。

查询设置：设置文件归档后有权查阅该文件的用户范围。不选即默认为全体用户。

图3-4 注意：在输入正文和调整文件内容的时候，必须只能保留这一个窗口。例如当你拟稿的时候如有人用网络寻呼你，千万不能选择“回复”按钮，否则，所有的拟稿内容都要重新输入。如果拟稿中途实在有重要事情要用OA系统进行其他操作，也应该点击上方的“暂存”按钮，保存成功后再进行其他的操作。如果要再次编辑该文件，可以在OA系统首页的“待批事项”里打开文件进行编辑。如图3-5所示。

图3-5

文件拟稿完毕后点击“转部门领导”按钮转部门领导审批。如图3-6所示。

图3-6 选择提交领导后，可以在“办理提示”栏输入需要注意的问题。单击“确定”按钮。

2.2 部门领导审批

当拟稿人选择好部门领导点击“部门领导审批”后，发文程序进入“部门领导审批程序”。部门领导会在首页弹出该文件办理提示窗口，同时在“待批事项”里显示该文件名称。如图3-7所示。

单击文件名称就可以进入审批程序了，进入审批程序后应该对文件的各项内容进行仔细的校对检查，然后填写办理意见，最后选择相应当办理流程。如图3-8所示。

图3-8

图3-7 在看完文件的各项内容后并作出相应修改后（可以修改包括文号、标题、主送机关、主题词、正文、日期等各项内容），可以根据需要作出三种选择，如上图所示：“退回修改”、“转印发”、“删除”操作：

退回修改：如果拟稿人所拟稿件存在多处错误，没有达到发文要求，可以选择“退回修改”，把文件返回给拟稿人修改，修改好后再次提交。退回的文件会出现在拟稿人首页的“待批事项”内。转印发：如果文件没有什么错误达到发文要求，同意印发文件可以单击“转印发”，然后选取一个“印发人”，单击确定。如下图所示：

删除：如果文件不需要印发了，也无需再退回拟稿人，可以点击“删除”按钮删除该文件。打印：可以把文件的正文部分打印出来校对。

印发前，部门领导可以对文件各项内容进行修改，每次修改都会在OA系统中留下“修改痕迹”，可以进行修改前后的对比，如果不需要看修改痕迹，可以选择“隐藏痕迹”按钮，如下图所示：

图3-10

图3-9 2.3 印发文件

当部门领导审批同意转印发后，指定印发文件的用户便可以收到系统办理提示的寻呼并在首页的“待批事项”中显示文件的名称。如图3-7所示。

注意：印发文件的用户无权更改任何文件内容的信息。所以上一步部门领导审批的操作务必检查校对好文件。印发文件这一步骤是整个发问流程中最复杂的一步操作。因此建议各部门指定一名专人负责此项操作，以免出错。印发文件操作之前必须搞清楚文件印发的几个类型：

1、发文需要院领导签阅意见

2、发文需要其他中层部门领导签阅

3、发文属于部门内部事务，不再需要任何人签阅

4、发文只需要部分人阅读知晓该文件，但是不需要他人签意见 单击首页“待批事项”中的文件名后，以上4种类型的操作分别如下：

（1）需要院领导签约意见的发文选择“转院领导意见”，根据学院公文处理规定，单击“转院领导意见”后文件发送到院办，院办根据文件内容转院领导签署意见。如图3-11所示。

图3-11（2）发文只需要其他中层干部或其他部门人员签阅意见可以单击“其他部门阅办”，然后在弹出的对话框中选择需要签阅该文件的用户的姓名，同时还可以填写“办理提示”（也可以不填写），最后单击确定按钮提交。注意：不能在该对话框中选择提交给院领导。如图3-12所示。

图3-12 当单击确定按钮提交后，文件就会提交到所选用户的系统中，当所选用户看完文件或已经签署意见后，印发文件的用户可以通过“部门阅办情况”查看你所提交用户签署的意见。如图3-13所示。注意：一般情况下要等所有需要签阅意见的其他用户都签阅意见后才能点击“完成归档”，如果提前点击“完成归档”，那其他用户就不能再签署意见了。

图3-13

当提交的所有用户都阅办完以后，点击“完成归档”进行存档。存档以后的文件可以在个人的“发文管理”中查阅、打印，也可以在“档案管理”中查阅、打印。

（3）发文是属于部门内部的日常事务，无需其他部门和院领导签阅意见。这时可以直接完成归档操作，单击“完成归档”。如图3-14所示。

图3-14(4)分发文件：发文需要他人阅读知晓该文件，但是不需要他人签意见，只是阅读的过程，这就是分发。分发文件在印发文件过程点击“完成归档”（上述第三点的操作）归档后，弹出的对话框中单击“分发”，选择分发范围，单击确定。如图3-15所示。分发文件不会影响文件的存档过程。

图3-15 注意：即使文件已经存档，如果发现还需要其他人阅读该文件，也可以在“左边工具栏”——“公文管理”——“发文管理”中选择该文件打开，然后选择上方的“内部分发”，选择分发范围即可。如图3-16所示。

以上是发文的基本操作流程，也是行政部门常用的操作流程。下面介绍下办公室拟办和院领导签阅意见的操作。

图3-16

2.4 办公室意见

如果部分发文时选择了“转院领导意见”提交后，文件即转到院办办理，院办根据文件内容单击上方的“转学院领导”，选择一名领导后提交即可。如果文件不符合要求，或者没有办理的必要性也可以选择上方的“退回”按钮，把文件退回到“文件印发”的流程重新办理。

2.4 学院领导意见

院办公室提交文件后转到学院领导办理，院领导阅读文件签署意见后单击“转办公室拟办”提交即可。也可以点击“打印”把文件输出。

2.5 办公室拟办

办公室接到院领导签阅意见后开始拟办领导意见，在窗口上方选择“部门拟办”，选择拟办部门名称后单击“拟办确定”即可。

2.6 各部门办理文件

各部门中层干部如果接到院办拟办的文件，可以查阅文件后签署意见，并单击“拟办完成”即可。注意：如果拟办完成不能点击的时候才能点击“最后归档”按钮。

2.7 查阅文件

如果用户想查阅学院各部门的发文，可以到“左边工具栏”——公文管理——档案管理中选择文件的分类进行借阅查询。

第四篇：关于规范通行费票据管理系统操作流程的通知

关于规范通行费票据管理系统

操作流程的通知

各高速公路管理公司：

集团公司通行费票据管理软件实施以来，由于我们收费站票管人员的操作不当，加之部分管理公司票管人员没有严格审核，造成发票系统数字与实际发生数字不符，收费统计数据失真，严重影响了工作效率。根据上述情况，现将票据管理系统操作流程下发给你们，请各单位严格、规范执行。

一、票据管理系统发票数据正常上报流程： 1)收费站数据录入完整 2)收费站库存结存 3)收费站数据生成 4)收费站数据上报 5)管理公司库存结存 6)管理公司数据生成 7)管理公司数据上报

二、发票数据修改流程：数据上报后，收费站如需要修改数据，必须告知管理公司，管理公司必须告知集团公司，经集团公司同意并逐级授权重报后，才可进行更改。系统按如下流程操作：

1)集团公司对管理公司进行授权重报 2)管理公司删除库存结存 3)管理公司对收费站进行授权重报 4)收费站删除库存结存

5)收费站修改数据（如，重新核销）6)收费站库存结存 7)收费站数据生成 8)收费站数据上报 9)管理公司库存结存 10)管理公司数据生成 11)管理公司数据上报

第五篇：关于规范办公纪律及考勤制度的通知

关于规范办公纪律及考勤制度的通知

为进一步加强工作作风及效能建设，强化上班工作纪律，确保各项工作的落实，按照市局《考勤管理》工作规范要求，现通知如下：

一、干部职工要严格遵守劳动纪律，要按时上班，不得无故迟到、早退、串岗，有事有病不能上班要填写书面请假单。

二、局长审批副局长请假，各科室人员请假由科室负责人、分管局领导、局长分级审批。

三、职工请假，要填写请假单。请假半天以内经本科室主要负责人报分管副局确认备案。事假当月累计超过4天需分管副局长批准，副局长及各科室主要负责人请假要经局长批准。各科考勤员凭批准件登记，请假手续不齐全者按旷工处理。3天及3天以上病假要有医院证明并要填病假单。事、病假考勤按小时统计。

四、职工请事假、病假（有医院证明）、婚（丧）假、探亲假、产假等报人事室按国家有关政策规定办理。职工因参加学历教育培训而请假，按区局有关文件规定办理。凡在一年内请病假累计超过30天或请事假累计超过20天的，当年不享受公休假待遇。若在休假后，再请病假、事假超过以上规定时间的，则在下一年不再享受公休假。

五、因急事、急病来不及办请假手续，要在2天以内补办。

六、无故迟到、早退或在办公室内做与工作无关的事情，由人事科检查登记。上述行为人员屡教不改者按旷工论处。

七、职工出勤和请假应由各科室考勤员记于考勤登记表，请假要有书

面请假单。

八、因公离开本市或外出开会、学习、下基层等，应凭会议通知等有关函件，经局科室负责人及分管领导批准后方可外出，同时告知办公室、人事科备案。经批准外出的人员，要严格遵守纪律，并在规定的时间内返回。凡不经批准擅自外出的，出差费用一律自理，并根据情节轻重给予批评教育或纪律处分。

九、应到单位考勤后再外出工作，有特殊情况需凭会议通知、科室工作记录、出差审批单等材料并书面填写缺勤说明及时送人事科备案。

十、年内无故不参加早操十次，不得参加单位安排的体检。

十一、无故不按指模，按旷工处理。

人事科

2013-6-28