关于驻外办事处货物销售及货款回笼管理流程的

第一篇：关于驻外办事处货物销售及货款回笼管理流程的

关于驻外办事处货物销售及货款回笼管理流程的

决定与通知

公司各驻外办事处:

经总公司究决定，现将办事处货物及货款回笼的管理流程及方法通知各处，请各负责人将本决定切实落实地位，严格执行．通知如下：

一、总部按办事处的订货单备货发货，（发货单一式三联，随货联办事处签字后传真回总公司供销部）货物确立．

二、财务部根据记账联确立办事处的应收款项．（直接挂某办事处的应收款）

三、办事处设立一个资金帐户，所属区域发货由办事处负责，经销商跟办事处联系，办事处确认收到货款后发货，如确须先发货的，责任由分公司责任人负责．

四、回款：办事处的销售货款回笼到总部帐户时间不准超过24小时，必须及时将货款汇入总部帐户，不准截留货款，以便财务及时减收你办事处的应收款项．

五、帐户管理：办事处开设的货款帐户须经公司总部备案，办事处由专人负责管理，如办事处收到现金货款的，必须及时存入银行，不准坐支．

六、办事处的费用支出：销售人员的报销费用由总公司财务部统一支付，任何人不得挪用，坐支销售帐户的资金．

七、办事处的客户折让管理：如客户特别要求提出价格折让，必须由客户致电公司供销部批准，由供销部以书面报财务抵该分公司的应收款项，否则不得不予抵扣．

八、办事处发货情况汇总：每月３０号前，办事处必须将本月的发货动向汇总到供销部，以便公司及时准确了解分公司发货情况及库存量.以上通知要求各办事处严格执行，如有发现违反本通知的，将对办事处负责人处以扣发当月大区经理奖．（本决定于2008年5月始执行）

浙江中广电器有限公司

浙江中广电器有限公司财务部

2008年5月1日

第二篇：驻外办事处日常工作及管理

驻外办事处日常工作及管理

为适应公司的发展需要，加强办事处的运营管理，整合公司有效资源，使办事处的工作规范化、制度化，特制定本制度，凡驻外办事处、驻外人员的管理，均应遵守本制度。

驻外服务人员主要负责所属区域内的软件服务工作，包括：软件使用过程中出现的各种问题，项目的实施，客户服务费用协助收缴，当地市场的资料收集工作。

一、日常工作：

1、驻外人员工作时间为9:00-12:00，13:00-18:00，如有请假及时和总部负责人汇报并说明具体事由。

2、本区域内客户提出的服务请求必须立即响应，如有解决不了的问题及时和总部负责人汇报，跟进解决。

3、客户上门服务时须填写客户服务反馈单，每周五以电子版传至公司部门负责人。

4、驻外人员每周五制定下周工作计划和本周工作总结，周计划和总结以电子版传至公司部门负责人。

5、所属区域内客户按月为周期，每月至少拜访一次。

6、驻外人员联系方式需要保持畅通，及时接受公司安排。

二、资料管理：

驻外办事处在设立后，驻外人员需要建立完整的文件资料，并对文件资料进行分类管

理，包括现有用户详细资料、市场区域内其他客户资料、区域内同行业公司资料、公司产品资料等。

第三篇：驻外办事处管理细则

驻外办事处管理细则

为进一步开拓市场，使驻外办事处的各项管理规范化、合理化，特制定管理细则如下： 第一条

办事处行政管理

1.办事处直接归属()管理,日常管理由公司授权领导直接负责。办事处组织结构实行垂直管理,业务上接受公司指示。办事处职责：

1）负责当地与周边市场的开拓，客户资源的开发与管理。承担公司下达的订货任务。

2）负责收集、整理、反馈市场信息及竞争动态。与客户进行业务上的联络与协调。

3）负责办事处市场信息的管理与保护，严禁泄露任何商业类信息。

4）积极向公司汇报工作，提出有利于开拓市场的建议与意见。

2.办事处应加强财务管理，建立收、支账本，如实反映财务收支情况。每季度由公司财务部进行审计，并交公司主管副总经理审核、公司总经理审批。

3.加强办事处硬件管理,如传真、打印复印机、电话等设施，尽量节约用纸实行无纸化办公。第二条 加强办事处纪律

1.为加强出勤监督,办事处工作人员早晚报到,即每日早晚用

固定电话向主管领导报到，全天未报道者视为旷工。2.办事处的人员派遣由公司决定, 办事处工作人员只有建议权。

3.任何病、事假均明确记录在考勤上。事假、病假需提前一天向主管领导邮件请示,准假后方可休假。

4.外出办事如不能当天回到办公室或跨城市商务旅行需提前一天邮件通知主管领导,经批准同意后方可外出。5.办公场所、会议场所、集体宿舍内禁止吸烟、赌博，如有发生,每人次罚款50元。办事处寝室无特殊情况晚11:30必须熄灯,并谢绝任何无关人员来访,如有特殊情况(限员工亲属),需提前向领导请示。

6.办事处内禁止大声喧哗，以防周围邻居反感，一经发现，罚款100元，并主动向邻居道歉。

第三条 办事处设施日常维护

1.办事处内的基础设施: 空调、冰箱、洗衣机、电视及各种电器为公用设施, 需精心维护，不得人为损坏,如发现设施损坏需及时联系相关人员进行维修,为其他驻办公室人员提供便利。

2.办事处内卫生应保持整洁,每周打扫灰尘,并进行清理。修理工作应由驻办公室人员完成。个人卧室也应保持整洁、卫生, 并由所住人员负责。

3.办事处内办公设备应精心爱护,如发现人为损坏办公设备,须按规定赔偿。

4.对于厨房用品、食物及晾晒衣物应放在指定区域,不得乱摆乱放。厨房用品应放在厨房;三餐应在餐桌上就餐,餐后及时清理,晾晒衣物应放在阳台。

第四条 办事处人员按照值班表轮流值日

1.周一至周五检查各寝室无人状态下的各种带电设备的关闭情况。

2.值班人员每晚睡觉前负责打扫公共区域桌面、地面、厨房卫生。

3.值班人员负责汇报公共场所及各寝室损坏设备情况。考核: 1.主观原因损坏设备照价赔偿,如故意损坏，除赔偿设备费用外每次罚款100元。

2.打扫卫生遗漏或不认真,罚连续值日三天。

3.如因住宿人员个人或非全体人员做饭,用餐等事宜造成卫生状况不良,则当事人自行打扫,否则当事人全部连续值日三天。

4.公用物品(设备,器具)使用完毕后放回原固定地点, 如系多人共用,追究最后使用人责任。第五条 附则

1.本规定自 年 月 日起实施。2.本规定解释权归公司

办事处费用管理规定

1.此办事处仅为进出口公司海外常驻人员提供住宿，其他人员如需借宿，请提前联系进出口公司领导予以批准，方可进驻。2.每人每日按照标准收取40美金住宿费（含床位费、水电费，提供办公电话、办公网络及基本食材、厨具、清洁的床单、枕巾），由办事处管理人员在外来人员离开时按照此标准收取费用，并开具收据。办事处管理人员应建立健全收支帐本，没季度交由公司财务部进行审计。

3.办公场所、会议场所、集体宿舍内禁止吸烟、赌博，如有发生,每人次罚款50元。

4.损坏设备（空调、冰箱、洗衣机、电视等各种电器及厨具等）照价赔偿,如故意损坏，除赔偿设备费用外每人次罚款100元。5.本规定解释权归公司。

办事处设备使用规则

1.洗衣机：按照设备指示进行使用，不得违规使用，损坏设备。2.冰箱：按量存放事物，要求每次办公室人员离开前肉类及易腐烂食物必须被清理一空，不得残留在冰箱内。

3.无线网络：名称： 密码： 连接后请注意，该网络为工作用网络，每月有流量限制，不得用于娱乐及游戏用途。4.电话：电话号码为：拨打规则为：

办事处卫生管理规定

1.办事处人员需要每日对日常卫生负责，并监督检查外来人员卫生情况，并按照此规则进行奖惩。

2.日用品要求摆放整齐，用过之后必须放回原位。

3.注意保持厨房卫生，使用厨房后必须马上清理，恢复原状，使用者用必餐具后须及时清理。

4.个人床铺每日必须清理一次，每周办事处安排人员对床单被褥等用品进行一次清洗及消毒处理。

5.浴室卫生由使用人负责清理，洗浴后必须及时清理，以便他人使用。

6.日常垃圾每日必须倾倒一次，由管理员负责监督并汇总进行倾倒，不得将垃圾残留在屋内或楼道内，必须倾倒至指定垃圾堆放处。

7.洗衣服后按照指定地点进行晾晒，并对洗衣机进行及时清理。8．本规定解释权归公司。

第四篇：驻外办事处合同管理规定

1． 目的加强销售分公司驻外办事处合同的签订、保管、存档等管理工作，减少失误，提高公司经济效益，保障公司经营工作的健康发展。

2． 适用范围

销售分公司驻外办事处

3． 执行

销售分公司驻外办事处人员

4． 职责

销售分公司驻外办事处的销售合同由业务员签订，驻外办事处经理审核，销售分公司经理批准。

5． 制度

5.1销售分公司驻外办事处在签订销售合同前，必须认真了解对方当事人的情况，主要包括：对方当事人主体资格、经营权限、履约能力、资信情况以及对方签约人的签约权限等。做到既要考虑我方的经济利益，又要考虑对方的履约条件和能力，确保所签合同有效、有利。

5.2营销人员应加强学习《合同法》、《民法通则》等。签订销售合同，必须严格遵守国家的法律、法规、政策及其它有关规定。签订合同时，必须以维护公司的合法权益和提高经济效益为宗旨，严禁借签订销售合同假公济私、损公肥私。因合同签订的不明、不实、不公，造成我方经济损失的，应按其过失或故意所造成的损害后果，承担相应的行政责任，经济赔偿责任甚至法律责任。

5.3 销售合同在正式签订前，必须按规定执行公司的合同管理办法、程序与权限，以各种方式（书面、电话、传真、电子邮件等）上报审查，经销售分公司经理批准后，方能正式签订。对合同所涉及的信息费、佣金、回扣等费用的支付，必须执行公司的《财务管理办法》。

5.4销售合同的签订一定要做到合法性、严密性和可行性。签订合同的营销人员作为合同的履约责任人，对合同的履行、款项的回收承担责任，负责到底。责任人必须完整地收集合同执行过程中产生的全部书面凭证，并妥善保管。

5.5 如合同履约过程中出现困难或问题，需要变更、补充或解除的，一律采用书面形式（包括当事人双方往来的函电等），执行合同签订的审批程序，获得批准后，方可执行。

5.6如合同履行过程中，出现纠纷的，经双方协商达成一致意见的，签订书面协议，由双方签字并加盖法人公章或合同专用章。经协商仍无法解决的，由公司指派专人负责提交仲裁机构或人民法院依法处理。

5.7经济合同专用章应严格按授权范围使用，不准滥用、代用或借用，严禁在空白合同文本上盖章。经济合同专用章应由专人妥善保管，若有遗失，除立即登报声明作废和向公安机关报案外，还要追究有关责任人的经济责任和行政责任。

5.8综合管理部按业务部门分别建立合同档案和用户/客户档案。每一份合同有一个公司统一的编号。合同档案包括合同正本、副本及附件、合同文本的签收记录、变更、补充、解除合同的协议（包括文本、函电）等，均应妥善保管，如有丢失，公司将追究有关人员责任。用户/客户档案要包括名称、地址、联系人、联系电话 及用户的自然情况等。管理

6.1 综合管理部按业务部门分别建立合同档案，由分公司统一编号，档案内容包括：

6.1.1 合同正本、副本、附件。

6.1.2文本签收记录。

6.1.3 变更、补充、解除合同的协议。

6.2 综合管理部/驻外办事处应按用户/客户建立用户档案，内容包括。

6.2.1 用户名称、地址、联系人、通讯方式。

6.2.2 用户自然情况。

6.2.3 我公司提供产品/备件、日期、安装使用情况、售前、售中、售后情况。

6.2.4 履行合同情况

6.2.5 质量/技术问题处理情况（表格）

6.3 综合管理部按产品/备件建立管理台帐一式 二份，一份于次月5日前上报财务部，一份销售分公司保管备查，内容包括：

6.3.1 合同号

6.3.2 合同标的6.3.3 签约日期，结算日期，经办人。

6.3.4 用户名称

6.3.5 产品/备件名称，数量/明细

6.4 合同作为公司对外经济活动的重要法律依据和凭证，有关人员应保守合同秘密，严禁有意或 无意向外界泄露合同信息。合同档案和台帐应严格保密，未经允许，无关人员不得查阅。

6.5 公司定期对合同管理工作进行考核，并逐步将合同签约率、合同文本质量、合同履行情况、合同台帐记录情况等纳入公司对营销人员和驻外办事处的工作业绩考核范围。任何人私自转让合同，一经发现，公司对有关责任人给予开除处理，并追究其法律责任。本规定发布之日起执行。

第五篇：驻外办事处财务管理流程规定（最终版）

驻外办事处财务管理流程规定

为了加强XXX办事处的财务管理工作，统一财务程序及规定，现结合公司的具体情况，特制定本制度：

第一条 公司财务收支执行一支笔审批制，即总经理审批或总经理授权XXX办事处负责人审批，全体职工必须严格遵守执行，财务人员要坚持原则严格把关，对于不符合制度规定，未经审批人签字同意的，财务人员不得办理财务收支事项。

第二条 每月25日之前申报次月的费用预算，需要认真填写《费用预算表》，特殊的费用需要写明使用用途；填写完毕后上报到XXXXX总经理处审批。

第三条 对于批准的预算内的开支，按第四条报销规定流程办理；预算外的费用，需报总经理审批。

第四条

签字同文 秘 家 园意

现金报销规定如下：

填写《请款单》

1、费用使用流程：费用申请人 XXX办事处负责人 财务处领钱办理。

2、对员工实行现金周报制度。上周发生的各项现金报销费用，应于本周内一次性填写《请款单》办理报销手续，一般不允许跨月报销。报支差旅费者，必须在出差回来后一星期内，到财务部办理报销手续。

3、报销申请人首先将所有发票整理分类。

1)定额小尺寸发票（如车票）应分类粘贴在一张或多张票据粘贴单上，并在粘贴单上注明该类发票的张数及金额。

2)车票/机票上应注明起讫地点、时间；

3)所有接待、应酬费用必须每次结账，不可以月结形式付款，发票应注明时间、地点、事由，并逐一列出参加人员及其所属部门；

4)其他发票也应注明开支内容、时间、地点等。

4、整理之后填写“请款单”包括：姓名、部门、用途、金额、附件张数等，经办事处负责人审核后，送财务部出纳员办理报销手续。

5、出纳员应及时通知报销申请人领款，付款时收款人应在“支出凭证单”收款栏签名及填写日期。

第五条 购买任何物品必须需要填写《采购单》，单据需填写完整，不得有遗漏项目；购买物品后需要进行收货，填写《收货单》，方可入帐。

第六条 员工领用物品（包括固定资产/低值易耗品/办公用品），需在物品领用单上签字确认。

第七条 XXX办事处负责人于每月5日前将上月的现金、银行明细帐(流水账)通过邮件的形式发送至总经理。