实物档案讲稿

第一篇：实物档案讲稿

实物档案整理

实物档案是指以物质实体为载体，能够反映本单位职能活动和历史真实面貌的具有保存价值的特定有型物品，它是一个单位档案全宗的重要组成部分。它具有档案所具有的原始性、直观性、确定性等特征，能真实地记载社会各项实践活动，并生动地反映出社会发展历史。

实物档案的归档范围主要包括以下几类：

1.本单位的集体或个人在各类公务活动中获得的奖杯、奖状、奖牌、奖章、锦旗、荣誉证书等

2.公务活动中获赠的纪念品等； 3.上级领导知名人士的题词字画等；

4.本单位已宣布停止使用的印信（包括旧印章、印模、徽标）

5.其它有保存价值的实物。比如权证类的法人、产权、土地、房产等

一、定义 1.归档实物

立档单位在其职能活动中直接形成、获得、接受、赠送或者征集的以实物为载体的，并具有长远保存利用价值的历史记录。

2.归档实物整理

将归档实物以件为单位进行鉴定、分类、排列、编号、著录、上架，使之有序化的过程。

3.件

归档实物的整理单位。一般以每件实物为一件。

二、收集 1.收集范围

①本单位获得的具有保存价值的各种证书、奖状、锦旗、奖杯、奖章、奖牌、匾等。

②本单位举办或承办重大活动形成的具有保存价值的凭证性实物，包括活动标志、证件、证书、奖章、纪念品、纪念邮票、组织机构印章等。

③本单位在国内外活动中获赠的具有保存价值的纪念杯、纪念章、纪念册、纪念票证、题词、字画、票证、工艺品、牌匾、礼品等。

④本单位已宣布停止使用的印信（包括旧印章、印模、徽标）。

⑤本单位在生产、科研活动中形成的具有保存价值的产品样品、标本。

⑥其它有重要保存利用价值的实物。

2、收集要求

①归档实物应在形成或获得实物一个月内向本单位档案部门移交，一般不应跨年度。

②收集的实物没有明确标明主题和时间的，移交单位或 个人应在移交时对实物的主题和时间进行说明。（就是单位移交到档案室的要有文字说明，标明收到实物的事由，实物发放者、数量、领取时间、地点、人员等情况说明）

③归档的实物应保持整洁、无破损。

④归档的实物应当拍照归档，所拍照片纳入本单位照片档案管理（这里的照片管理就像钟立），两者之间要建立准确、可靠的标识关系。(在参见号处注明)⑤本单位对外交往中赠送给对方的重要实物，也应拍照归档。（注明赠送对象，时间等信息）

⑥归档实物的移交和征集应符合有关规定和要求。

三、整理原则

实物档案的整理应遵循保持实物档案的有机联系、便于保管和利用的原则。（保持实物档案的有机联系就是保持实物档案形成的规律，比如奖状，他的整理按照实物档案形成的规律依次进行排序形成一套奖状档案。）

四、整理要求

1、归档实物应齐全完整。凡是本单位在公务活动中形成、获得、接受、赠送或者征集的各种实物档案均应收集齐全、完整无损，整理归档。

2、每件归档实物均应转拍照片形成照片档案进行相应归档。

五、整理方法 1.鉴定

①根据本单位的归档范围，对每一件实物进行鉴定，判断其是否应当归档。

②对存有真伪疑义的实物应采取必要措施进行鉴定。③归档实物的保管期限一般划为永久保存。其它无永久保存价值的实物由立档单位造册保管若干年后自行处理。

2.分类 ①按年度分类

将归档实物按形成或获得年度分类。采用公元纪年标识，如“ 2006 ”。

②按类别分类

将归档实物按问题进行分类。归档实物按问题一般分为荣誉类、纪念品（礼品）类、印信类。

荣誉类包括：证书、奖状、锦旗、奖杯、奖章、奖牌、匾等；

纪念品（礼品）类包括：纪念杯、纪念章、纪念册、纪念票证、字画、题词、雕塑、产品样品、花瓶等；

印信类包括：本单位已宣布停止使用的旧印章、印模、徽标。（对于印章档案不多的单位，可将印章按收到的先后顺序编上号，编号用纸贴在印把上，将印模上刻制的名称、编号、印章生效时间、作废时间等信息输入计算机，方便日后查找，印章应装在特制的大小格组成的盒或抽屉内保存。）3 排列

根据分类方案，每件归档实物在最低一级类目内按时间先后顺序排列。格式主要有如下几种：

格式① ：全宗号一实物一件号。格式② ：全宗号一实物一年度一件号。格式③ ：全宗号一实物一类别一年度一件号。实物档案较少的单位（每年少于30 件）可选择格式①或② ；实物档案较多的单位可选择格式③。编号

根据排列方式，编制由全宗号、实物档案代号、类别、年度、件号等各选项组成的序列号，即编制归档章。并在实物上粘贴项目完整的归档章（见图1）。平面实物将归档章粘贴在实物正面右下方，立体实物将归档章粘贴在实物底座。归档章项目包括全宗号、实物档案代号、类别、年度、件号、参见号。（编号应用胶纸贴在物品右上角或背面即可，存放实物的柜架应编上号，将每件实物对应的编号输入计算机中该实物档案的录入信息，方便提供利用查找。）①全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。如无全宗号，则用“000 ”代替。

②实物档案代号：用第一个汉语拼音字母标识，即“SW”。③类别：荣誉类、纪念品（礼品）类、印信类 ④年度：采用公元纪年标识，如“2006 ”。

⑤件号：归档实物的排列顺序号。在分类方案的最低一级类目内，按归档实物排列顺序从“1 ” 开始标注。

⑥参见号：指与本件实物有密切联系的其它载体档案的主要档号。

著录

每件实物都应按分类方案，在相关的管理软件上著录各项目要素，并打印出归档目录（见图2）。实物档案归档目录包括件号、题名（文字说明）、材质、型制、年度、类别、参见号、备注。

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①件号：归档实物的排列顺序号。在分类方案的最低一级类目内，按归档实物排列顺序从“1”开始标注。

②题名（文字说明）：综合运用时间、级别、内容、授予者、接受者、实物名称等要素书写文字说明。

③材质：实物的制成材料。

④型制：实物的外形，长、宽、高、直径等外形尺寸，单位用mm。

⑤年度：采用公元纪年标识，如“2006 ”。⑥类别：荣誉类、纪念品（礼品）类、印信类 ⑦参见号：指与本件实物有密切联系的其它载体档案的主要档号。

⑧备注：注释实物档案除题名外需说明的情况。⑨实物档案目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4 型（长x 宽＝297mm X 210mm）。

⑩目录封面

实物档案目录应编制目录封面。封面可以视需要设置全 宗名称、类别、年度、起止件号等项目（见图3）。其中全宗名称即立档单位名称，填写时应使用全称或规范化简称。上架

实物档案应按分类方案排列顺序上架。

六、保管

1.实物档案一般应专柜保管，对贵重的实物档案，要采取相应措施确保安全，如移出档案室必须要履行签字手续。

2.对实物档案应定期清点，做到帐物一致，发现问题及时查对清楚。

3.实物档案应保持整洁，定期除尘，避免褪色，确保实 物档案完好无损。

4.存放锦旗、证书等易虫蛀的橱柜，要投放防虫剂； 5.奖状可卷成筒状保管，锦旗也可卷成筒状保管或折叠后放入档案盒保管。

七、利用

1利用实物档案必须严格履行登记手续。

2利用重要实物档案原则上只能使用实物照片，如确需使用实物档案原件，须写明利用目的，经本单位分管领导批准方能利用。

3归还实物档案时，档案管理人员应对归还的实物档案仔细检查，核查无误后方可签字注销。如发现损坏，应立即追究责任。

第二篇：档案达标实物陈列篇

1、服务大局篇

紧紧国围绕市委市政府中心工作，以“五个林业”为中心，以服务“两区一市”建设为重点，立足实际，放眼全市，不断深化生态兴市战略，大力实施生态提升工程，服务经济社会发展。培植精品名牌，提升“鄂州制造”综合实力；五个及时俱进，领导挂点，服务全市100个重点项目；主动招商引资，促成两个国家级中心落户鄂州，开展“生态林业”，服务城乡一体化建设；建设金刚石工具质量检测中心，为特色产业发展提供引擎，加强节能监测为心建设，为“两型”发展改革提供技术支撑。照片

2、廉政建设篇

廉能生威，无欲则刚，全面贯彻落实中央、省、市善于加强廉政建设有的有关精神，终始把党风廉政建设落实到各个环节，各个岗位，各项工作中，认真推行“十个全覆盖”，坚持抓班子，为干部职工当好示范；抓制度，形成公平、公正、公开的管理机制；抓教育，构筑牢固的思想道德防线；抓创新，形成服务为先、服务至上的工作理念；抓风险，建立有效防范的预警机制，增强工作效能。照片

3、鄂州市林业局荣誉室结束语

回首往昔，一路艰辛勇开拓；言言今朝，与时俱进谱新篇；展望未来，志存高远创辉煌，记录荣誉是为了传承和发展，勇于进取、甘于拼搏永远是鄂州林业人新的起跑线。

我们将沿着中国特色社会主义建设方向，在党和政府的领导

下，与时俱进，全面贯彻落实科学发展观，以对党、对人民、对林业事业高度负责的精神，以抓质量、保安全、强质监、促发展为根本方针，全面履行神圣职责，向着更高、更远的目标迈进，用实际行动树立林业人“科学、公正、廉洁、高效”的良好形象，努力谱写林业事业不断发展的新篇章。

4、党和国家领导人这档案工作题词

档案事业是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面是一项崇高的事业。胡锦涛

5、鄂州市林业局荣誉篇前沿

以史为鉴，可以知兴衰。

翻开鄂州林业发展史，呈现的是一个艰苦奋斗折创业史记，是一首开拓创新的壮丽诗篇，是一幅团结奋进的宏伟画卷。发展史上，有全体林业人用青春和热血描绘的高尚荣誉，有跌宕起伏又百折不挠的可贵精神，有艰难跋涉又昂扬奋进的崇高品质，所有的一切，都升华为两个字--荣誉。

在荣誉室里，所有的血液在这里流淌，所以有汗水在这里凝结，所有的奋斗在这里列队，所有的变迁在这里呈现；一幅幅壮丽的图画，一句句言简意赅的文字，记录着鄂州林业人奋斗的光辉历程，一个又一个荣誉，一代又一代的典范，一批又一批的先进，让良好形象在这里得到充分体现，时刻启迪、教育、激励着全体林业人不断奋进、勇力潮头。

回顾历史长河，是为为学习回睹前辈风采；重温昨日荣誉，是为了开创明天的辉煌。在党和政府的领导下，鄂州林业人必将以扎实的作风、先进的理念、创新的意识、饱满的热情，传承林业光荣传统，开创新纪元，走向新征程。

6、机构沿革篇

单位成立时间现任领导照片、历任领导照片

7、领导关怀篇

近年以来，省林业厅、市委市政府对全市林业工作十分重视，有关领导多次来鄂州市林业局调研活动，对鄂州林业工作提出了宝贵意见和建议，同时给予大力支持，在各级领导的关怀和正确领导下，鄂州林业事业不断发展进步。照片

领导调研照片

8、机关和文化建设篇

不断加强机关建设，以“六型机关”建设为载体，切实发挥机关在计划、协调、监督等方面作用，着力规范机构设臵、人员编制、岗位职责和工作流程，完善财务、后勤、会务、综治等制度办法，促进机关工作规范化和高效化，着力加强基层督促和指导，认真落实领导颁布基层联系点制度，严格实行基层工作季度和目标考核，推动工作部署在基层的不折不扣落实，着力强化检查和监督抽查，推进依法行政、廉洁从政。

大力实施质监文化建设，提炼质监文化建设核心理念----以质为道、积量致远，为质监事业发展提供强大的精神动力和智力支持。全面开展形式多样、内涵丰富的文化活动，增强凝聚力

和战斗力。照片

9、队伍建设篇--照片

10、荣誉陈列篇--奖牌缩放照片

第三篇：声像和实物档案管理办法

声像档案、照片档案、实物档案管理办法

根据《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作业务规范》、《磁性载体档案管理与

保护范围》、《照片档案管理规范》等文件的有关规定，制定本管理办法。本管理办法是对xx的补充。此办法仅适用于厅机关各处室。

一、声像档案(磁性载体档案)

(一)记录和反映我厅及所属部门主要职能活动，并在活动中直接形成的，有保存价值的，以录音、录像(软磁盘)等磁性材料为载体，以声音、影像为主要反映方式的历史记录。声像档案是对文书档案的补充，是我厅档案资源的重要组成部分。

(二)归档范围

1．党和国家领导人、广电总局和省委、省政府、省人大、省政协主要负责人在本厅或广电系统内视察、检查工作时形成的声像材料。

2．以本厅名义召开的各种重要工作会议、表彰大会等形成的声像材料。

3．反映各处室主要职能活动的声像材料。

4．本厅重要的外事接待工作中形成的声像材料。

5．以本厅名义举办的干部培训和业务培训形成的声像材料。

6．反映本厅厅容和厅貌的有保存价值的声像材料。

7．其它有保存价值的声像材料。

(三)不归档范围

1．为丰富职工文化生活而购置的与本厅工作无参考利用价值的录音、录像。

2．本厅摄制或购置的与本厅工作无长期参考利用价值的声像材料。

3．单位互赠的无参考利用价值的声像材料。

(四)归档要求

1．由形成单位负责，对需要归档的声像材料进行整理、编辑，及时向厅档案科移交。

2．一组具有有机联系的，反映同一工作或事件的声像材料应为一个保管单位。

3．归档的磁性载体文件必须是可读文件。必须在有关设置上演示或检测运转正常，无病毒、清洁、无划伤，确保文件的完整性和内容的准确性。

4．归档使用的录音(像)带、软磁盘的性能质量，应分别符合国家有关规定，禁止使用劣质磁盘、磁带、录像带、录音带为载体。

5．归档的磁声载体文件应由文件形成部门编制归档说明。

(1)磁带(软磁盘)需简要说明带(盘)中存贮文件的内容，运行的软、硬件环境、版本号、文

件的完整性和准确性等。

(2)录像带需简要说明该片的内容、制式、语别、密级、规格和放映时间。

(3)录音带需要简要说明讲话内容，讲话人姓名、职务、录制日期、密级等。

(五)归档方法

1．按——问题法分类项。

2．归档材料按保存价值分为永久、长期。按单一问题逐年排列，分别制成一个或几个保管单位(一个保管单位指一本录像带或一盒录像带)。

(六)归档时间声像档案的归档一般情况是随当年形成的文书档案一起于次年6月份以前移交厅档案科保存，特殊情况或单项工作结束可随时移交厅档案科保存。

(七)管理与保护

1．为了确保声像档案的完整和齐全，任何部门或个人不得私自保存，销毁和带走应归档的声像材料。

2．遵循集中统一、确保安全、便于利用的原则，厅机关各处室形成的声像档案由厅档案科集中统一管理。

3．归档的磁带(软磁盘)必须贴上标签。标明编号、档号、密级、保管期限、摄制日期等。在贮存声像档案的同时，应保存有关声像档案的文字材料。

4．保存声像档案库房要求：温湿度的变化范围应在温度15—27℃、相对湿度变化不得超过40—60%范围内选定一组值，一旦确定，在24小时内温度变化不得超过±3℃、相对湿度变化不得超过±5%，最佳环境温度是18℃、相对湿度是40%。

5．做好库房声像档案的防磁、防水、防尘、防火、防紫外线工作。

6．放置要求、磁带(软磁盘)应放入磁带(软磁盘)盒中，垂直放置或一盘盘悬挂放置，严禁叠放挤压。并根据载体不同使用不同的装具分别排列保存。

7．为保证声像档案、资料的质量，贮存的录音带、录像带，每隔一年应重新缠绕一次如发现磁带变形、断裂、磁粉脱落等现象应及时进行技术处理。

(八)利用

1．声像档案严格执行借阅审批手续，一般情况下不得外借，只能在档案室中查阅。

2．借阅和归还声像档案时，按规定进行质量检查、验收。

二、照片档案

(一)照片档案是本厅及所属部门在主要职能活动中直接形成的，有保存价值的，以感观材料为载体，以影像为主要反映方式的历史记录、它具有纪录性、形象性、科学技术性、广泛交流性及客观实在性。是文书档案无法代替的档案材料，是我厅档案资源重要的补充。

(二)归档范围

1．党和国家领导人、广电总局和省委、省政府、省人大、省政协主要负责人参与本厅及 本系统有关的重大公务活动、视察、考察本厅工作形成的照片档案。

2．反映本厅主要职能活动和工作成果的照片档案。

3．本厅组织或参加的重要外事活动的照片档案。

4．本厅召开的各种重要会议的照片档案。

5．反映本厅重大事件、重要人物的照片档案。

6．本厅及各处室组织的各种活动及获奖作品的照片档案。

7．反映本厅厅容和厅貌的照片档案。

8．厅领导和各处室深入基层检查、指导工作的重要照片档案。

9．与其他载体有密切联系的照片档案。

10．其他有保存价值的照片。

(三)归档时间

1．照片冲洗加工后，由摄影者或承办单位整理并编写说明，及时向厅档案科归档，或随其他载体档案一起归档。

2．厅档案科应随时收集、征集零散的有保存价值的历史照片。

(四)收集、归档要求

1．对反映同一画面的若干张照片，应选择其主要照片归档。

2．底片、照片、说明齐全；底片与照片影像相符；无底片的照片应翻拍底片。

(五)归档的方法

1．按照片反映的——问题立项分类。

2．照片档案的文字说明包括事由、时间、地点、人物、背景、摄制者六个要素。

2．1 通过六个要素概括提示照片影像所反映的全部信息。

2．2 文字简洁、语言通顺，一般不超过200字、一般应以照片的自然张为单元编写说明，一组(若干张)联系密切的照片应加总说明。凡是加总说明的照片分别编写简要的分说明。

2．3 照片档案的日期采用八位数表示，第1—4位表示年，第5—6位表示月，第7—8位表示日，例：1996年2月9日写作19960209。

(六)整理与管理

1．根据照片的分类情况，将照片、底片与说明一起固定在芯页上，并组成案卷。

2．根据照片的规格画面和说明的字数确定照片的固定位置。

3．抄写卷内目录。以照片的自然张或有总说明的若干张为单元填写卷内目录。

3．1 照片号：案卷内照片的顺序号。

3．2 照片题名：应简明规范，准确地反映照片的基本内容。

3．3 参考号：与本张(组)照片有密切联系的其他档案的档号。

3．4 大张照片、反转片应与其他照片一同组卷，单独存放，并在卷内目录的备考表内注明“大张”、“反转片”。

4．档号要求规范、准确、清晰、不得出现重编、漏编及空号现象。整理完毕的照片档案按照全宗号、目录号、案卷号的顺序排列案卷，上架保存。

5．保存底片的适宜温湿度为：温度13—15℃、相对湿度：35%—45%。保存照片的适宜温湿度为：温度14—24℃，相对湿度40%—60%，库房昼夜温度变化不应大于±3℃，湿度变化不能大于±5%。

6．照片入库前要进行检查，对受污染的照片、底片要进行必要的技术处理，防止受污染的照片、底片入库。

三、实物档案

(一)实物档案指本厅在行使主要职能活动时，有参考利用价值的实在物品，如奖状、奖牌、锦旗、题词等。

(二)归档范围

1．上级主管部门颁发给本厅的反映本厅主要职能活动的奖状、奖品(或奖状、奖品照片)。

2．党和国家领导人、广电总局、省委、省政府、省人大、省政协主要负责人给本厅的题词、题字。

3．重大活动中，有影响的人士或集团捐赠的题词、题字、画及其他不易保留物品的照片。

4．平级单位给本厅奖给的奖状、奖牌、锦旗或下级单位及个人给本厅赠送的锦旗拍摄成照片交厅档案科保存。

5．其他有保存价值的实物

(三)不归档范围

凡与上述无关的实物不需归档

(四)归档要求

1．收到实物的单位和个人，在收到实物的1个月内，应将实物移交厅档案科保存。或随其他载体档案一起归档。

2．实物档案的归档工作厅领导的由厅办公室负责收集、归档，各职能处室的由各处室文书处理人员负责。

3．移交厅档案科的实物必须整洁，完整。并附有文字说明，标明收到实物的事由，实物发放者、数量、领取实物的时间、地点、人员。

(五)实物档案的管理，利用参见文书档案管理办法。

四、声像档案、照片档案、实物档案的借阅、销毁按照云南广播电视厅《档案借阅制度》、《档案鉴定销毁制度》规定办理。

第四篇：西北工业大学 实物档案归档证明

：实物档案档号：：实物档案档号：

实物档案简介：：实物档案简介：（简要说明该实物档案何时因何事而形成）

：

：

（档案接收章）

：

：

归档部门：：归档部门：归档人：：归档人：接收人：：接收人：

归档时间：年月日：归档时间：年月日西工大明德学院实物档案归档证明第号：西工大明德学院 实 物 档 案 归 档 证 明 第号（接收档案专用章）

第五篇：实物档案的数字化探索(5稿)

1981-），男，陕西延安市人，延安职业技术学院师范教育系办公室主任，馆员，法学硕士

实物档案的数字化探索

摘要随着科学技术迅猛发展、知识经济的初见端倪，全球化与信息化已成为世界经济发展的必然趋势，数字档案的研究和建设在逐渐在档案案领域开始受到关注。数字档案以其管理的方便快捷、较大的信息容量和高度的开放性备受人们欢迎。在某种程度上，数字档案是档案管理工作的一次划时代的变革。借助数字化技术，可以将实物档案管理的水平进一步提升，因此，实物档案的数字化问题亟需研究和推广。

关键词：实物档案数字化探索 Abstract Abstract with the rapid development of science and technology, knowledge economy,globalization and informatization has become the inevitable trend of world economic development, research and construction of Digital Archives in gradually in the archivesfield and pay attention to the.Digital archives to the management convenient, largeinformation capacity and high degree of openness is popular with people.To some extent, the digital archives is an epoch-making change of archives management work.With the help of digital technology, the archives management to further enhance the le

and extension.一、实物档案的内涵

（一）实物档案的界定

实物档案”是指以物质实体为载体，能够反映本单位职能活动和历史真实面貌的具有保存价值的特定有型物品，它是一个单位档案全宗的重要组成部分。它具有档案所具有的原始性、直观性、确定性等特征，能真实地记载社会各项实践活动，并生动地反映出社会发展历史。

（二）实物档案的性质（1）实物档案的直观确定性

所谓实物都是客观存在的，可以由人直观认识。人们可以通过自身的感觉器官把感觉到的客观事物在大脑中形成影象或知觉特征，也可以通过一些现代工具来鉴定或解析。而其他档案却只能通过人的眼睛辨认或者借助文字或图象来解析。可以在一定的期间内保持不变。这是实物档案的核心特点

（2）实物档案的原始性

实物档案中“物”都是由人们大脑对印象事物的全面判断后，留下的直观立体应用，人们再通过体力劳动把这些立体应用变成现实的物质形态。也就是说实物都是由人们通过体力劳动把大脑的形态创造出来的，这也是最原始的存在，不存在夸张或形容。

（3）实物档案的可考察性

察性。由于历史条件的束缚和人们主观认识能力局限，当下一些无法解决的事情封锁在实物档案里。随着时代的进步，人们再对实物档案深入解析。用人们新的思想鉴证实物的历史发展，对实物档案进行更深入的认识，更加完善主体设计的思想。就好象考古的研究方法，通过对古文物的研究提高人们的认识，发掘出新成果，创造新理论。

（4）实物档案的奇物珍贵性

正是因为实物档案的原始性和时效性也使其越来越珍贵，它的作用也越来越大。这种实物在现实中是非常珍贵的。许多实物档案即时或将来必定是珍藏品、绝版品，是任何文字和图片都代替不了的。

二、实物档案数字化的优势

（一）提高工作效率

在查询以及利用过程中，仅凭一个实物档案的名字很难精准的判断该实物的外形或特征，这就需要管理人员去库房实际查看原件，尤其是一些展览的调查，还需周而复始的进出库房开盒装盒进行一次次的调查，不仅要耗费大量的时间和精力，同时也为实物档案的磨损带来了不必要的损失。而实物档案的数字化正好弥补了这一缺陷，进而实现实物档案的保管与利用。

（二）延长使用价值

基于实物档案具有形状、大小不一等的特性，使其的利用率大大减小，但是如果以图像或照片的形势来表现实物，建立实物的档案手册，在利用者需要的时候为其提供图像版本，不仅方便而且快捷，这

样既相对的延长了实物档案的寿命，同时也便于利用者的阅读，也提高了档案的利用价值。

（三）促进资源共享

实物档案数字化后，可将其相关信息通过网络进行传送，并制定出检索的目录，通过多种渠道将实物呈现出来，便于利用者快速的找到自己想要的资料。同时，将这些实物档案设臵成档案电子数据页面，以期实现档案资源有效共享。

三、实物档案的数字化

所谓实物档案的数字化，就是运用图形、图像处理技术通过计算机，将采集到的所有关于实物档案本身的所有信息，存储在数据库中或服务器其中，以期实现实物档案管理和利用的可操控

（一）实物重现

实物档案的数字化主要以扫描和拍摄为主。扫描只是适合那些常用的标准的纸质的实物档案。但相对庞大的实物档案不建议使用，而建议采用数码平台扫描，或者用小幅面扫描仪扫描后再进行处理。拍摄适用于非纸质载体的实物档案，如一些奖牌、锦旗、奖杯等，需要高清拍摄，拍摄精度原则上应高于300万像素。

（二）实物档案数字化操作过程（1）图像处理

将扫描过的图像中出现的类似于黑边、不清晰等杂志进行去污处理，尽量确保实物的真实性，以及对拍摄实物的方向，进行旋转还原，使之符合正常的视线阅读。此外，对于大型的实物拍摄，要进行拼接

处理，同时为了节省存储的空间，一般将其进行缩小，并确保图像无多余的边角，维持数字化图像的整体性。

（2）条目录入

将整理好的图像按照有关规定录入档案信息，并在档案管理系统中录入相关数据，同时需严格控制录入数据的差错率。录入信息之前必须先将所需要的信息进行备份，以防出现因停电、系统奔溃、病毒等其他原因造成的不必要的损失。录入结束后，应将所有录入信息与录入前信息仔细核对，无误后方可保存。

（3）数据挂接

在数据进行挂接前，需要仔细核对实物的图像与目录保持一致。如果有条件的话，使用专用的服务器，将所有信息一次性导入相应的服务器。经确认合格后，通过互联网技术传输至相关服务器进行汇总。

（4）信息关联

以纸质档案为例，每一份纸质档案扫描后将产生一个或者多个电子图像信息，将电子图像信息储存到对应的盘区，同时也核对每一份电子图像信息的名称与档案数据库中的对应编号是否相同，电子图像信息的数量与档案目录数据库中的对应档案数量是否一致等，通过单独的电子图像信息与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性，建立起来一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。

（5）数据核验

以部分抽查的方式核查已经完成的所有数据，一个全宗的档案，数据验收时抽检的比率不得低于5%。验收“通过”的结论，必须经分管领导审核、签字后方有效。

（三）数字化的实物档案管理检索

一般来说，实物档案具有载体形态多样的特点，因此在查询以及利用过程中，仅凭一个实物档案的名字很难精准的判断该实物的外形或特征，这就需要管理人员去库房实际查看原件，尤其是一些展览的调查，还需周而复始的进出库房开盒装盒进行一次次的调查，不仅要耗费大量的时间和精力，同时也为实物档案的磨损带来了不必要的损失。而实物档案的数字化正好弥补了这一缺陷，进而实现实物档案的保管与利用。

数字化的实物档案可以通过计算进行高速的信息检索。一般检索分为全文检索、智能检索、高级检索。

全文检索，因为要提供诸如题目、作者、时间、主题词、分类号等许多检索条件，且需同时满足，因此查阅不是很便捷。

智能检索，只需要用书输入相关的关键词或者关键时间段即可搜索出大量的相关信息，这种方式便于使用，但因为检索出大量不需要的信息，需要使用人费时进行甄别。

高级检索，需要选择要检索的著录项、选择逻辑运算符、输入要查询的内容等，通过组合定义多项条件。这个使用有一定难度，需要一定的专业培训。

（四）实物档案数字化实施标准

首先，要确定实物档案的扫描分辨率，原则上是应高于300万像素，扫描色彩模式需采用彩色扫描，维持图像的真实度。其次，要确保扫描以后的图像的排列顺序与实物档案原件保持一致，不能出现漏扫、错扫以及重扫的现象发生。

四、实物档案数字化发展远景

（一）数字档案馆实物档案管理的可视化

物联网的出现很好的解决了实物档案的可视化，其被称为继计算机、互联网之后世界信息产业发展的第三次浪潮，推动了世界信息的进一步发展。将现有的数字档案存储在计算机或相关服务器内，通过互联网技术和相关的网络通信协议，将实物档案进行保管、定位、跟踪、可提高管理效率，大大节约成本，提升档案的利用率。

（二）数字档案馆实物档案的可视化利用（1）与信息化的管理手段相结合

档案馆可以把实物档案数字化成果、实物图片收入到办公自动化系统中，方便浏览和在线搜索。例如，天津档案局在其主板的天津档案网上近期推出的建国初期的公粮票资料照片中照片网上展，将各个种类的粮票通过照片展示在网页上，同时，通过照片链接进行分类解释说明。

（2）推动实物档案的网上利用

把实物档案通过3DMAX、JAVA、FLASH等技术制作出的三维立体影像，电脑在网络上展示，这样不但可以使人们更加直观的接触到大量实物档案，而且成本低、交互度高，提高实物档案的利用。比如，天津档案局主办的天津网档网首页上就设网上展厅、照片展示、档案查阅等多个项目来展示馆藏的音像档案，进入到视频观看区后，视频上方显示该档案的档号、资料号以及详细介绍。并将青岛这个城市的回顾历程与展望通过连载视频的方式呈现，这样不仅让人们在短时间内对青岛这座城市有了深刻的认识，还扩大了可利用的空间。

21世纪是一个信息化占主导地位的时代，这就意味着数字化将成为各项工作的必然趋势，当然也包括档案的数字化的发展，我们可以想象数字档案在档案比例中会占有越来越大的比重，因此还需要档案工作者不断加强自身的建设，逐渐提升计算机的操作水平，让档案资源充分发挥出前所未有的功效。

参考文献

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