第一篇：业务案卷整理要求
业务案卷整理要求
我们经手的每一个案件（包括诉讼和非诉），都要及时整理归档保存全部文档。具体要求如下：
一、当事人基础信息资料
注册地、住所地、通信收件地址
工商注册信息：法定代表人、股东、注册资金、经营范围、公司章程、股权现状（是否质押）等
法定代表人、股东信息（身份证号、营业执照等）
二、当事人财产线索资料信息 股权、应收帐款
房产、矿产（采矿权）、土地使用权、厂房、设备、存货，其他财产
三、当事人所在地经济、社会状况信息
人口、GDP、房价、经济发展水平、社会消费能力等
四、法律文书资料
起诉书、保全申请、保函、代理词、答辩状 立案证据材料、庭审质证材料
裁判文书（判决、裁定、调解书，仲裁文书，公证文书等）送达通知书、回执 协助执行通知 评估报告
五、相关权属证书（财产权属登记文件）
房产证、他项权证、股权质押登记文件、采矿权证、采矿权抵押登记文件 土地使用权证
房产开发四证（五证）等
六、适用法律法规司法解释
七、类似判例
八、非诉法律文书
法律意见书、律师函、尽职调查报告等
上述文档要求有纸质和电子两种（全部扫描）。
第二篇：案卷封面要求
关于案卷封面：
1.字体、字号及行距要求：（1）“档号”为黑体，三号
（2）案卷题名：方正小标宋GBK，二号（行间距：固定值32磅）
（3）立卷单位等：方正小标宋GBK，三号
2.立卷单位：项目档案组卷单位全称或规范简称。3.起止日期：案卷内文件材料最早与最晚时间。4.保管期限：根据归档范围中划定的保管期限。5.密级：暂不填写
6.在案卷封面上要加盖档案“正本”、“副本”章。正本用红色印章，副本用蓝色印章。
第三篇：审核案卷装订要求
北京联合智业认证有限公司文件
UI认审普[2011]9号
关于归档审核案卷装订要求的通知
各位审核组长：
自现场审核资料由审核组长装订以来，很多审核组长都能够按公司要求和规定的审核资料顺序认真装订现场审核资料，由此不仅降低了认证档案整理工作的难度，也减少了审核资料发生缺失和混乱的几率。但近期发现个别审核组长交回的审核案卷不按规定的审核资料顺序装订或不装订，致使审核资料混乱或缺失，增加了认证档案整理的难度，进而影响了认证评定工作的效率，为减少审核资料接收人员为核对审核资料给审核组长打电话的频次，确保审核资料的完整性，要求审核组长按规定的审核资料顺序装订现场审核资料。
根据公司《UI-GZ-031 H3 认证审核人员责任界定规则》和《UI-GZ-032 H3 认证审核人员管理规则》的规定，审核组长对指定的审核项目应承担的职责包括：负责整理并及时上交审核资料。审核组长应按公司规定的时间和要求完成审核案卷的整理归档工作。对不按时归卷和不按要求装订的审核组长，公司将以每月通报的方式向审核员进行公告。连续两个月被通报的审核组长，将以扣除当次审核组长费用、严重者将暂停或撤销组长资格等方式追究审核组长的责任。
希望各位审核组长，认真履行组长职责，加强认证活动全过程的控制，以确保认证的符合性与有效性。
附件：初审/再认证/监审审核案卷装订顺序及要求
二〇一一年六月十五
初审/再认证/监审审核案卷装订顺序及要求
1． 第一阶段审核案卷装订顺序及要求 1.1 第一阶段到现场审核 1.1.1 资料按以下顺序排列（1）现场审核移交清单（2）认证人员公正性声明（3）审核任务书
（4）管理体系文件评审报告及文审整改资料
（5）申请评审信息现场确认表：需将组长签字的确认表及合同评审确定的确认表由档案室一同钉在卷中
（6）管理体系认证现场审核计划：2份，不包括组长传给审核部调度由审核方案管理人员签字的1套资料；如合同编号中含有H字母的，则需增加1份，并盖公章
（7）在建项目清单（固定/临时多现场所清单），并盖公章签字（8）专业培训记录
（9）现场审核首/末次会议签到表（10）首/末次会议记录（11）现场审核检查表
（12）企业资质、产品质量检验报告、环评、安评、环保验收、环境监测报告、守法证明、型式试验、排污许可证等证明文件及法律法规清单、重大环境因素清单、重大危险源清单等，相关复印件需盖章
（13）第一阶段现场审核问题清单（2份，不包括组长传给审核部调度由审核方案管理人员签字的1套资料。如合同编号中含有H字母的，则需增加1份)（14）一阶段整改资料，并盖公章
（15）一阶段审核报告（2份，不包括组长传给审核部调度由审核方案管理人员签字的1套资料。如合同编号中含有H字母的，则需增加1份)1.1.2 装订要求
（1）案卷按上述顺序排好、打孔后用串钉装订（案卷中不要有订书钉）（2）为了便于阅卷，每页的“字头”或“附件资料的画面”请向上或向左，以下边为基准打孔装订。（以A4纸标准居中打孔）
1.1.3 组长传给审核部调度由审核方案管理人员签批的资料包括（1）申请评审信息现场确认表（到现场时）（2）第一阶段现场审核问题清单（到现场时）（3）管理体系文件评审报告（4）一阶段审核报告
按此顺序排列，可用订书钉钉在一起。1.1.4 其他资料的排序要求
（1）管理体系认证现场审核计划（1份）（2）第一阶段现场审核问题清单（1份）（3）一阶段审核报告（1份）
上述资料按此顺序可用订书钉钉在一起。如合同编号中含有H字母的，则需按1.1.4要求加印一套资料并按要求钉在一起。1.1.5 其他散页的排序要求（1）审核组工作情况反馈表
（2）审核组长对组员现场工作质量考评表（3）专业审核员/技术专家现场审核质量考评表（4）审核实施记录
不需装订，用曲别针卡在一起即可。
1.2 第一阶段不到现场审核 1.2.1 资料按以下顺序排列；（1）认证人员公正性声明（2）审核任务书
（3）管理体系文件评审报告及文审整改资料
（4）一阶段审核报告（2份，不包括组长传给审核部调度由审核方案管理人员签字的1套资料。如合同编号中含有H字母的，则需增加1份)
1.2.2 装订要求
（1）案卷按上述顺序排好，可用订书钉订在一起，也可打孔后用串钉装订（案卷中不要有订书钉）。
（2）为了便于阅卷，每页的“字头”请向上，以下边为基准打孔装订。（以A4纸标准居中打孔）
2.再认证、第二阶段审核案卷装订顺序及要求 2.1 再认证、第二阶段现场审核资料按以下顺序排列：（1）现场审核移交清单（2）认证人员公正性声明（3）审核任务书
（4）管理体系文件评审报告及文审整改资料（再认证、外机构转入、扩项必须有。二阶段审核不需要。）
（5）申请评审信息现场确认表（再认证必须有，一阶段到现场审核的，则二阶段审核不要求有。）
（6）管理体系认证现场审核计划（2份，如合同编号中含有H字母的，则需增加1份）（盖公章）
（7）在建项目请单（固定/临时多现场所清单）（盖公章签字）（8）专业培训记录
（9）现场审核首/末次会议签到表（10）首/末次会议记录（11）现场审核检查表
（12）企业资质、产品质量检验报告，环评、安评、环保验收、环境监测报告、守法证明、型式试验、排污许可证等证明文件及法律法规清单、重大环境因素清单、重大危险源清单等。（复印件需盖章）
（13）现场审核不符合报告（2份，如合同编号中含有H字母的，则需增加1份）（14）企业不符合整改资料（纠正措施表后应附企业提供的整改关闭资料并加盖企业公章，组长在纠正措施表中必须填写验证结论）。（15）不符合项分布表
（16）受审核方业绩评价表（再认证必须有，二阶段审核不需要。）（17）审核报告（3份，单独装订，见2.3要求。如合同编号中含有H字母的，则需增加1份）2.2 装订要求
(1）案卷按上述顺序排好、打孔后用串钉装订（案卷中不要有订书钉）。(2）为了便于阅卷，每页的“字头”或“附件资料的画面”，请向上或向左，以下边为基准打孔装订（以A4纸标准居中打孔）。2.3 其他资料的排序要求 2.3.1（1）不符合报告首页（不包括企业整改措施）（2份）（2）审核计划（2份）（3）审核报告（1份）
上述资料按此顺序可用订书钉钉在一起。2.3.2（1）组织认证证书表达要求（签字盖公章）（1份）（2）审核报告（盖公章）（2份）按此顺序用订书钉钉在一起。2.3.3 审核报告（3份）可用订书钉装订。
2.3.4 如合同编号中含有H字母的，则按2.3.1条内容加印一套资料并按要求钉在一起。
（1）不符合报告首页（不包括企业整改措施）（3份）（2）审核计划（3份）（3）审核报告（4份）2.4 其他散页的处置（1）审核组工作情况反馈表
（2）审核组长对组员现场工作质量考评表（3）专业审核员/技术专家现场审核质量考评表（4）审核实施记录
不需装订，用曲别针卡在一起即可。
3.监督审核案卷装订顺序及要求 3.1 监督审核资料按以下顺序排列（1）现场审核移交清单（2）认证人员公正性声明（3）审核任务书
（4）管理体系认证现场审核计划（2份，如合同编号中含有H字母的，则需增加1份）（盖公章）
（5）在建项目请单（固定/临时多现场所清单）（盖公章签字）（6）专业培训记录
（7）现场审核首/末次会议签到表（8）首/末次会议记录（9）现场审核检查表
（10）企业资质、产品质量检验报告，环评、安评、环保验收、环境监测报告、守法证明、型式试验、排污许可证等证明文件及法律法规清单、重大环境因素清单、重大危险源清单等（复印件需盖章）。
（11）现场审核不符合报告（2份，如合同编号中含有H字母的，则需增加1份）
（12）企业不符合整改资料（纠正措施表后应附企业提供的整改关闭资料并加盖企业公章，组长在纠正措施表中必须填写验证结论）。（13）不符合项分布表
（14）监督审核报告（3份，单独装订，见3.3要求。如合同编号中含有H字母的，则需增加1份）3.2 装订要求
（1）案卷按上述顺序排好、打孔后用串钉装订（案卷中不要有订书钉）。（2）为了便于阅卷，每页的“字头”或“附件资料的画面”，请向上或向左，以下边为基准打孔装订（以A4纸标准居中打孔）。3.3 其他资料的排序要求 3.3.1（1）不符合报告首页（不包括企业整改措施）（1份）（2）审核计划（1份）（3）监督审核报告（1份）
上述资料按此顺序可用订书钉钉在一起。3.3.2（1）（有变化时填写）组织认证证书表达要求（签字盖公章）（2）监督审核报告（一份）（盖公章）按此顺序用订书钉钉在一起。3.3.3 监督审核报告（1份）可用订书钉装订。
3.3.4 如合同编号中含有H字母的，则按3.3.1条内容加印一套资料并按要求钉在一起。3.4 其他散页的处理（1）审核组工作情况反馈表
（2）审核组长对组员现场工作质量考评表（3）专业审核员/技术专家现场审核质量考评表（4）审核实施记录 3.5 其他要求
组长须按公司规定的时间将装订好的案卷及时交至公司。3.6.借阅文件的归还要求
（1)组长借阅的管理手册、程序文件请随卷还回，以保证档案卷宗的完整性。不需装订，用曲别针卡在一起即可。（2)往年的不符合报告，组长如借走请务必随卷及时归还，以便于监审案卷的阅卷与评定。
二〇一一年六月十五日
第四篇：装订案卷的要求
装订案卷是将分类组合完毕的卷内公文去掉金属物，装订成册的活动。装订案卷避免卷内公文散失和损坏，对公文起到固定和保护作用。
装订的方法，按“卷”装订时，应下齐（地脚整齐）、右齐（裁口整齐），采用三孔一线的方法装订。按“件”或“份”装订的，可用缝纫机装订，也可用细线逐件装订。
第五篇：竣工文件整理方法和案卷质量要求
竣工文件整理方法和案卷质量要求
依据
《铁路建设项目资料管理规程》（铁建设〔2010〕4号）《铁路建设项目竣工文件编制移交办法》(办档〔2002〕8号)《铁路建设项目竣工验收交接办法》（铁建设〔2008〕23号）《高速铁路竣工验收暂行办法》（铁建设〔2012〕107号）《铁路建设项目竣工建设用地验收交接办法》(铁运〔2008〕158号)《铁路建设工程监理规范TB10402-2007》(铁建设〔2007〕136号)《铁路归档文件整理规则》(办档〔2003〕14号)关于修订《京福铁路客运专线安徽有限责任公司竣工文件编制立卷归档管理办法（暂行）》的通知京福工程〔2012〕402 号
工程项目的层次
1．单项工程（标段工程）。指建设项目中具有独立设计文件、可独立组织施工，建成后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程。
2．单位工程。指具有独立设计文件，可独立组织施工，但建成后不能独立发挥生产能力或工程效益工程。
3．分部工程。考虑到组成单位工程的各部分是由不同工人用不同工具和材料完成的，又可以把单位工程进一步分解为分部工程。
4．分项工程。按照不同的施工方法、构造及规格，又可把分部工程更细致地分解为分项工程。
5．检验批。按同一的生产条件或按规定的方式汇总起来供检验用的，由一定数量样本组成的检验体。分项工程可由一个或若干检验批组成。
归档与移交
对于一个建设工程而言，归档有三方面的含义： 1.建设、勘察、设计、施工、监理等单位将本单位在工程建设中形成的文件向本单位档案管理机构移交。
2.勘察、设计、施工、监理等单位将本单位在工程建设中形成的文件向建设单位档案管理机构移交。
3.建设单位按要求，将汇总的建设工程文件向地方城建档案馆、总后、武警部队等部门移交。
建设工程档案验收
一）档案专项验收申请工作
建设单位根据建设项目验收计划，应在项目竣工验收3个月前向项目档案验收组织单位报送档案验收申请报告，并填报《重大建设项目档案验收申请表》。主要内容包括：
1.项目建设及项目档案管理概况；
2.保证项目档案的完整、准确、系统所采取的控制措施； 3.项目文件材料的形成、收集、整理、归档情况，竣工图的编制情况及质量状况；
4.档案在项目建设、管理、试运行中的作用； 5.存在的问题及解决措施 档案专项验收工作程序 1.成立验收组织
（1）由国家、铁道部组织建设项目档案专项验收的，验收组织由铁道部确定；
（2）铁道部委托局组织建设项目档案专项验收的，验收组织由局确定；
2.组织专项验收
（1）项目档案验收组织单位（局档案史志室）在收到项目建设单位档案验收申请报告的10个工作日内，作出答复意见。
（2）组织召开项目档案验收会议。项目档案验收组全体成员参加项目档案验收会议，项目的建设单位、设计、施工、监理和设备管理单位的有关人员列席会议。主要议程包括：
①建设单位汇报项目建设概况、项目档案工作情况； ②监理单位汇报项目档案质量的审核情况；
③项目档案验收组检查项目档案及档案管理情况。采用质询、现场查验、抽查案卷的方式进行检查。抽查档案的数量应不少于100卷，抽查重点为项目前期管理性文件、隐蔽工程文件、竣工文件、质检文件、重要合同、协议等。
④项目档案验收组对项目档案质量进行综合评价； ⑤项目档案验收组形成并宣布项目档案验收意见。
京福公司的时间要求
1．施工单位竣工文件编制完成并交监理单位进行验收合格后，可按要求填写竣工工程申请表，向京福客专安徽公司提出验收申请。
2.在办理验收前30天，京福客专安徽公司组织档案接管部门等相关单位组成竣工文件验收小组，对竣工文件进行验收，审查确认竣工文件齐全、完整、准确，文整质量满足部颁要求后，统一编制移交目录，组织进行档案移交。施工单位不得自行移交。
3.在整体工程验收前60天，各施工单位应完成向各级档案管理部门移交竣工文件工作，并将接收回执返回京福客专安徽公司。不按要求归档和办理移交手续的，5%尾工款不得清算。
4.因特殊原因导致不能够按规定时间移交的工程，各施工单位应以书面形式报告京福客专安徽公司和竣工文件接收单，同时应注明未完工程名称、位置、未完原因、预计完成时间，此表应由监理单位依法签署确认。
5．竣工文件移交程序为：监理单位对所辖施工单位的竣工资料进行检查，确认无缺项、漏项后(签章)→移交维修使用、接管单位(签章)→移交上海铁路局档案馆（签章)→移交铁道部档案馆→移交城建档案馆(签章)→档案移交回执(或证明书)、工程竣工验收报告、移交目录。
6.竣工文件编制4份以上，其中:正本l份，其余为副本。正本是竣工文件主要材料的原始件，各种文件材料只有 1份的(不含各种原始记录)，应列入正本。所有检验批、分项、分部工程验收资料只纳入正本和第二副本。其他副本材料除竣工图外，可采用原件复印后加盖相应施工、监理单位公章的形式。正本交京福客专安徽公司；第一副本交铁道部档案馆;第二副本交设备维修管理部门。施工日志、混凝土配合比报告、混凝土试件试压报告和耐久性指标试验检测报告及砂浆试压报告、填土压实各种试验检测报告、地基和桩基检测报告、基桩成孔记录、混凝土灌注记录、隧道压浆记录、混凝土结构实体检测报告、电气、设备测试报告，原材料、成品、半成品出厂合格证及复试报告，铺轨材、料，各项设备出厂合格证、使用说明书和设备图纸等以上原始资料，只需制作一份，纳入第二副本。按照维修管辖区段移交;第二、四、五、六、七、八、九…副本交本项目相应单位。
施工单位应搜集的文件资料
按铁路建设项目划分原则，主要有线路、路基、桥梁、涵洞、隧道、站场、机务、车辆、给水排水、通信、信号、电力、电气化、房建、环境保护与水土保持、铁路用地等16个专业的竣工文件。（这是京福公司的说法，实际上对于我们来说有桥梁、轨道、环境保护与水土保持、铁路用地、迁改资料等）
（一）关于专业内容 1.关于施工资料内容说明
（1）施工管理资料：包括施工组织机构资料；（2）施工技术资料：包括超前地质预报资料、施工技术总结；
（3）工程测量资料：施工控制测量资料、施工测量放样资料、结构变形监测与控制资料、沉降变形监测与控制资料、竣工测量资料；
（4）工程试验资料：工程试验报告；（5）施工记录资料：施工记录、施工日志；
（6）施工质量验收资料：物资设备质量验收资料（指工程用原材料、构配件、产品、半成品和设备等的质量证明文件和进场验收记录）、检验批施工质量验收资料、分项工程施工质量验收资料、分部工程质量验收资料、单位工程质量验收资料（质量控制资料、实体质量和主要功能核查资料、观感质量检查资料）；
需要指出的是：《规程》中的说法和部办档〔2002〕8号文件的说法并不矛盾，《规程》是概括说的，部办档〔2002〕8号文件分专业比较详细，但高铁建设中产生的一些表格或增加的一些资料，部办档〔2002〕8号文件并没有涵盖进去。
2.关于各专业表格说明
（1）这16个专业请各施工单位自已对照铁道部办档发〔2002〕8号文件或铁建设〔2001〕113号文件规定的内容执行。虽然铁建设〔2001〕113号文件已为废止，但并没有对专业内容做出一个新规定，且铁道部办档发〔2002〕8号文件的依据也是这份文件，所以，各专业内容要继续执行这个文件。
（2）文件中所涉及的表格样式，一律以部、局规定的样式为准，目前看铁道规定的有铁程检有46个表格、建交表有31个表格、决算表有4个表格、铁验表有7个表格，铁路局制定的表格有建检24个表格、施技36个表格。铁道部和铁路局的表格有重复的地方，也有双方都缺失的地方，特别是高速铁路的建设，有一批新表格并没有规范起来，比如综合接地。档案部门没有要求，但前提是自制的表格建设单位要认可、建设主管部门要备案。
3.关于高铁新增专业说明
这一部分主要增加了无碴轨道、路基相关（包括电缆槽、接触网支柱基础、声屏障基础和预留管线、综合接地）、控制测量等内容，按建设单位（或高铁公司）的规定执行。4.关于铁路用地专业说明
征地拆迁资料按字面理解，我们把它分成两部分，一部分是拆迁，一部分是征地。拆迁指的是地上附属物的清理移除过程中的补偿，涉及到补偿协议、款项等手续。征地是指清除地上附属物后的土地被征用，它包括地界测量、土地补偿、手续报批等内容。我重新归纳一下，重点内容有：
铁路征用土地应包括以下内容：(1)建设工程批准文件：
①国务院、国家发展改革委员会、铁道部、铁路局或地方人民政府下达的项目建议书及可行性研究报告的批准文件。
②其他有关建设项目立项、设计、审查以及变更的文件、资料
(2)铁路建设项目建设用地的批准文件：
①建设用地预审意见、建设用地规划许可证、建设用地批准书、国有土地划拨决定书等文件。
②县级以上人民政府批准并签章的铁路建设项目征地图。
③是否覆压重要矿床或矿产评估报告和地质灾害评估报告及省级以上国土资源管理部门的审查意见。
④各级政府和相关主管部门有关铁路建设项目建设用地的文件资料等。
(3)征地拆迁补偿协议。
(4)铁路建设项目征地、拆迁补偿费清册。(5)收（付）款凭证。(6)建设用地相关税费缴纳凭证或减免凭证；(7)铁路用地界桩表。
(8)统一里程与施工里程对照表。(9)铁路建设项目竣工建设用地结案表。(10)国有土地使用证。(11)国有土地使用证清册。(12)勘测定界成果资料。(13)其他文件及资料。(14)建设工程用地小结。
(15)铁路建设项目竣工用地平面图（含底图和电子版）。施工单位在征用土地涉及旧路界时，要对原路界的图纸进行核实，防止重征或开天窗。
各单位零小基建、自建、战备工程发生征用土地时，也应按有关规定立卷归档，将地亩资料交有关单位的档案部门。
竣工文件组成由31项内容的综合部分和16个专业部分两大类组成。
1.综合部分31项
建设项目的开工报告、竣工验收证书、施工技术总结；文件、电报、协议、合同、会议纪要以及照片（底片）、录音带、录像带；专业工程验收申请表；专业工程验收记录表；静态综合系统验收申请表；静态综合系统验收记录表；动态验收记录表；初步验收申请表；正式验收申请表；基本建设项目概况表；基本建设项目竣工财务决算表；基本建设项目交付使用资产总表；铁路竣工项目投资及支出情况表；工程技术条件表；车站表；桥梁表；旅客天桥、地道表；涵洞表；隧道及明洞表；公跨铁立交桥表；房屋总清册；消防、环保、安全、医药卫生空调设备表；工程质量核验意见；工程质量监督报告；工程审计专门报告；劳动安全卫生、消防、人防等专项验收报告；各单项工程竣工验收交接记录表；咨询文件；监理文件共31项内容。
单位工程资料的整理
对已形成单位工程的施工资料进行排列，装订成册。其排列顺序是：
（1）开、竣工报告及批复文件（至少3份原件,2份复印件）开工报告只要上级批复的一页，其余附件不必归档。含开工报告的开工报审表、单位工程开工令和单位工程竣工报告，按照开工报告在前，竣工报告在后归档。
（2）工程施工小结（5份原件，并且移交电子版）
工程施工小结按照：工程概况；主要施工方法和采用新技术、新材料、新产品；工程质量情况；施工中遇到的重大问题和隐蔽工程检查以及处理情况；变更设计情况；存在的主要问题及今后维修使用应注意的事项六项内容叙述。
（3）竣工工程数量表（5份原件，并且移交电子版）
各专业竣工工程数量表可以按照设计表格为准，设计没有可以自制，但各项工程数量应表述清楚。
（4）变更设计通知单（5份原件，并且移交电子版图纸）该项资料将各单位工程涉及到的图纸会审记录及设计变更文件等资料按时间顺序归档即可。
（5）建交表（5份原件）各专业归档采用不同的建交表。
（6）各种检查证（检验批质量验收记录表）（5份原件）检验批按照验标进行归档，按墩号从小到大排序，每个墩中每种施工记录从钻孔桩到墩台排序。梁部资料按照孔号排列，轨道工程按照里程排列。需要归档的检查证有:钻孔桩钻孔及清空检查记录、基坑开挖施工记录、预应力混凝土简支梁终张拉记录、预应力混凝土连续梁张拉记录、预应力混凝土孔道压浆记录、预应力混凝土梁封锚(端)记录。加上钢梁验收记录表。
（7）各种原始记录（至少3份原件,2份复印件）水泥、外加剂、粗细骨料试验报告分类按时间顺序归档。钢筋原材试验报告按规格型号分类按时间顺序归档。钢筋焊接试验报告按规格型号分类按时间顺序归档。
混凝土抗压强度试验报告按墩号从小到大排序，每个墩从钻孔桩到墩台排序，先标养后同养顺序归档。测量资料按照工序和时间结合进行归档。
（8）各种原材料、成品出厂合格证（1份原件,3份复印件）按照原材料种类及时间顺序归档即可。有一点需注意：部分大批量采购的材料原件不足时，应在复印件上加盖材料采购单位公章，并由经手人签名，代替原件归档，写明原件出处。
（9）各种动力机械、设备图纸、出厂合格证、说明书（1份原件,3份复印件）
比如检查小车航标之类设备资料要齐全，提前请建设单位验收并归档。
（10）单位工程质量验收记录表（5份原件）
检验批质量验收记录按墩号从小到大排序，每个墩号中检验批质量验收记录从钻孔桩到墩台顺序排列。（钻孔桩顺序为：钻孔、钢筋、混凝土，承台顺序为：模板、钢筋、混凝土，墩台顺序为：模板、钢筋、混凝土。）
（11）竣工验收记录表（8份原件）（12）其他报表和文字材料
（13）施工日志（1份原件,3份复印件）
去掉空白页及“流水帐”，留下有参考价值的内容，必要时对内容进行摘抄。按区间组成保管单位（卷）内的单项工程工程日志，可集中在一起用尼龙细绳进行装订，厚度不超过20毫米。
（14）竣工图（按专业、图号排列）（5份原件1份蜡纸图并提供电子版）
1、排列原则：
①若一个单位工程只需要一卷即能装下，则排列顺序完全依上所述排列。
②若一个单位工程资料较多时，可以将资料装订成若干册。此时，以同一类内容装订成一册为原则，从全部资料中单独抽出成册，其他内容排列按顺序依次上移，最终形成的第一册内容为综合性的，即从开工到验收，数量较小的全部集中在第一册中。
③单位工程资料较多时组卷，第一卷为第一册内容和图纸。若图纸较多时，第一卷只装资料第一册，第二卷以后接着装图纸，再接着装资料，此时资料大顺序仍按上述原则。
④若各项不同内容如组在同一卷内，由于保管期限不同，整个案卷保管期限应从长。
2、交叉原则 箱梁架设
由各制梁场和架设单位及时提供有关资料，线下施工单位负责编制竣工文件。制梁场提供资料为，现场灌注钢筋混凝土梁各种检验资料及工厂预制梁合格证。架设单位提供资料为铁程检-12、13、32及其它相关附件合格证等，其中铁程检-12由线下单位和架设单位分别检查签字。
轨道工程
无砟轨道由相应的施工单位提供有关资料，线下施工单位负责编制竣工文件。轨道(铺设无缝线路、道岔及伸缩调节器)由轨道施工单位负责编制竣工文件。铁路用地以线下单位为主编制竣工文件。
3、质量要求
（1）纸张要求
竣工文件的所有文字、表格材料统一采用70g/m2 A4纸（297mm×210mm），文字、表格页边距统一采用上下边距23mm、左边距23mm、右边距20mm。
（2）卷内张号编写 将整理好的施工资料、工程日志、图纸按组成保管单位的要求装入统一规定的科技档案盒内，然后再编张号。一个保管单位（档案盒）内统一编一个张号，不是一个保管单位，不能连续编张号。
①卷内张号的位置是：施工资料在每一张的右上角（双面字页编一个张号）；图纸在图标的右上方。
②张号用打号机打印，或用碳素笔、蓝黑钢笔编写。
③一个保管单位内如只有图纸，且本身有张号，可不必另行编张号，如图纸与施工资料放在一个盒内，不管图纸是否有目录，应统一编张号。
④张号从施工资料的内容开始，统一用阿拉伯数字，从1起编；卷内目录、备考表、扉页、封面均不编张号。
⑤若一张衬纸贴裱几个合格证，则每个合格证都应编张号。
（3）填写卷内目录
每一个保管单位，均应填写卷内目录，以揭示每一个案卷的内容。
①卷内目录“名称”栏第一格应填写单项工程名称。②将盒内每一同类的施工资料、工程日志、图纸的内容逐项登在卷内目录“名称”栏第二格以后各格内，要填写文件、图 纸标题全称。卷内目录“张次”栏内只需填该内容的首页号，不 必填起止号，但最终件注起止号（如最后一项内容只有一张是 30号，也要填上30-30），这样能知道卷内总张数。
③文件、图纸如有编号的（即文件号、图号），应在卷内目录的“图号或文件号”栏内填写清楚。④卷内目录最好打印，或用碳素笔或蓝黑钢笔填写，要求字迹工整、清晰、文面整洁不得涂改。
⑤卷内目录应放在一个保管单位文件材料的前面（一式两份、不装订、不得复写和复印）。
⑥每个保管单位内卷内目录案卷标题一栏中填写的内容应与软封皮及档案盒的案卷标题保持一致。
（4）填写备考表
每个保管单位内均应填写一份备考表，标明本盒内文件资料、图纸各多少页，便于统计卷内文件、图纸总张数。描述每卷内施工资料具体内容，了解卷内存在的问题。备考表放在一个保管单位文件材料或图纸的后面。
（5）资料的装订
资料装订前检查文件材料是否齐全，空白页是否去掉，有无颠倒、错页、重份、表格文头是否一律向上或向左，施工资料装订线是否预留，小于是否粘贴在A4开纸上。
文字资料厚度为15—20mm，装订为左上下角1.5mm×1.5mm四孔位，文件材料采用“十针法”，用细尼龙线在左侧装订，并同时拆除金属物。软封皮与资料装订在一起。装订后要求结实牢固、整齐美观。
（6）卷内目录、备考表不编号、不装订，分别置于案卷的首尾，卷内目录在首页，备考表在尾页。
A4开纸
（7）档案装具统一采用部颁科技档案盒,结构尺寸为220×310mm，厚度分别为25、40、50mm案卷盒。
（8）其他要求:归档文件中开工报告、竣工验收报告、工程数量表（逐张加盖）、施工小结以及案卷软封面、备考表、移交目录、移交证明书均需加盖法律受控章。
3、竣工图编制要求
⑴ 新绘制或修改的竣工图，应将图上的施工里程改为竣工统一里程。
⑵ 一个建设项目的平、纵断面缩图，应由建设单位统一组织绘制。
⑶ 采用定型图、通用图，施工单位需在竣工图上标明采用的图号。
⑷ 将原图标更换成正规的竣工图标。⑸ CAD图，应先制成腊底图，再复晒蓝图。⑹ 竣工图的折叠和装订
竣工图纸一般散装在盒内，不装订。竣工图折叠尺寸为297×210mm，为便于查阅，要求将图纸先折成210mm手风琴式，然后再折成297mm。为使图标外露，叠图时应从图标处往后叠。
报送铁道部档案馆的竣工底图（硫酸纸图），将一个单项工程图纸集中在一起，卷成卷，包上牛皮纸，编上临时卷号，交公司转交铁道部档案馆。
4、案卷封面和脊背的填写
⑴ 案卷封面分为案卷软封面和案卷盒封面两种，案卷盒封面为科技档案盒封面，案卷软封面在原科技档案盒封面基础上增加了施工里程和竣工里程两项，其他各项内容与科技档案盒封面的内容相同。
⑵ 案卷标题一般控制在25个字以内，主要包括项目名称、单位工程内容、是文件材料还是图纸三要素。举例如下：
铁路客运专线K375+600大桥工程3#墩～ 5#墩检验批 铁路客运专线K308+100中桥竣工资料及图（既有资料又有图）
⑶ 施工里程：为施工设计时采用的里程一般用DK表示。
⑷ 竣工里程：为建设项目竣工后统一丈量的里程一般用K表示。
⑸ 形成单位：为卷内文件材料或图纸形成的责任者。⑹ 形成日期：为卷内文件材料或图纸形成的起止时间 ⑺ 保管期限：“永久”。⑻ 密级：“秘密”。⑼ 建设档案编码填写：
单位代号：资料接收单位代码，由接收单位给定，如“SHT”即代表“上海铁路局”。
种类代号：“J”代表“基本建设类”。
分类：即线别代码。由铁道部运输处给定。一般都是线路起终点字头，全路不重复，合福客专尚未确定，待部明确。
案卷号：该单位工程竣工文件案卷的流水号，从1起编。档案号：种类+分类+属类+案卷号。
⑽ 案卷封面及脊背文字内容的填写，可以先用针式打印机在蜡纸上将要填写的内容打印出来，将蜡纸覆于相应位置上，然后用小刷子在蜡纸上有字的位置进行涂刷，油墨涂刷应均匀，力量适中，方可保证涂刷出来的文字内容清晰整洁。涂刷好的档案盒应在油墨晾干后再移动，以免弄脏盒面。
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