高效会议的十大原则5篇

第一篇：高效会议的十大原则

高效会议的十大原则

2012年09月07日 09:53 来源：《企业管理》2012年4期 作者：肖利华 字号

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每个人都参加过很多大大小小、形形色色的会议，可是这些会议到底开得怎样？这些会议中真正有效的、能解决问题的、效率比较高的又有多少？我们先分析一下会议中常见的问题：

中国式开会有人曾调侃中国有些会是：人多的会议不重要，重要的会议人不多；解决小问题开大会，解决大问题开小会，解决重大问题不开会；上会的事不一定要真干，真干的事不一定要上会；会上发表的意见不要太当真，会下交换的意见一定要认真；开会的人基本不干事，干事的人基本不开会。

会荒常年不开会，这些人对会议的作用不够了解或曾深受“会灾”之害，对会议已经形成偏见，却不知会议本身其实是沟通信息、集思广益、解决问题、促进工作落实的一个非常重要而有效的工具和手段，“开会不是万能的，但不开会却是万万不能的”。

会海开会过多、过滥、彼得·德鲁克曾指出：一个企业的经理如果用超过25%的时间开会，就是一种“病态组织的表现”。

拖沓有的会议拖拉严重，形成了效率低下的“大尾巴会”。

“陪绑”有些为了“相互尊重”或“显示分量”，与会人数众多，无多大关系也叫过来，没有会议成本的意识。

议题繁多会议议题过多，讨论不深，都只能蜻蜓点水，一碰到大一点的或难一点的问题就推到“下次专题讨论”。

会前、会下不沟通会议从零开始，与会人员一头雾水，会议开始时要么花很多时间讲明背景、概念或者干脆就是鸡同鸭讲，没有共同言语。真正高效的会议都在会前、会下已经沟通基本达成共识了，开会只是统一意志形成决议。有些公司会议基本属于临时通知，相关人员也不可能做充分的准备，或者重要人员出差在外无法参加会议，这样的会议效果自然要大打折扣。

会而不议成为了领导“一言堂”，失去了会议的意义。

议而不决，决而不议会议只是讨论不形成决议，会前准备不充分，全是到位再凭嘴巴、凭记忆、凭感觉说，不准备主题相关的事实和数据，没有养成以事实和数据决策的习惯；或者真正决议的事情又不开会讨论而是私下决定了，这样的决策很快，但往往后悔或变更也很快。

决而不行即使有会议决议，不落实到责任人，不落实执行。

行而不果即使执行，也没有跟踪，根本没有结果或效果；执行得好与不好都一个样，没有奖惩，久而久之，积极性被消磨殆尽。

通过观察一个公司的会议制度、具体会议的准备、进行过程和会议决议的执行结果可以基本判断其管理水平。

知道了会议可能出问题的地方，我们就可以有针对性地去预防和调整，尽量让会议更高效。而要会议高效，除避免上述常见问题外，须遵守以下十项原则：

1.会议要规划

会议要有其召开的合理时间和频率，例会可参考古代“有本早奏，无事退朝”的原则，而且根据不同阶段的管理水平和目标，可调整例会的频率和时间长度；除了固定的例会外，还应有一些重大事项的专题会议，如果平时例会开得好，问题得到切实解决落实，例外的会议比例则会大幅下降。

2.准备要充分

重大事项必须提前足够的时间思考和准备，并在会前广泛征求意见，有些不便于在会上公开发表的意见或担忧也在会前提前沟通和解决掉，总之要提前充分做好准备，最好能基本达成共识，这样才可能在会议上快速作出决策，提高会议效率。

3.主题要集中

一次会议，最好只有一个主题，因为只有这样才能更好地集中相关人员，高效解决问题。综合性会议，主题最好也不要超过三个。议题越多，参加人员越多，“陪绑”的人越多，效率越低下。

4.人员要相关

一是要“少而精”，即仅让与会议议题直接关联的单位参加，协办的单位不用派人陪绑；二是要“有效”，具体的议题让主要负责人员直接汇报，领导不要代为汇报，避免“一问三不知”的现象出现，更不要因为不了解实际情况而想当然地盲目决策；三是要有“决策权”，与会人员一定要有决策权，主管领导有事委派人参加，也要赋予相应的权利，否则就会因做不了主而造成议而不决。

5.流程要合理

会议的流程关系到会议是否真正民主、有效。一是尽量不要由领导主持会议，而应该是会议议题发起单位或办公室主持；二是领导应该最后讲话，否则一开始基调一定，很多人就不敢发表自己的看法；三是会议发表意见时贯穿例外管理的原则，重复观点尽量少谈，尽量谈有建设性意见，且少发表主观意见观点而应以事实和数据支撑，出现跑题或刹不住车时要及时拉回来；四是繁简得当，有些问题简要介绍即可，重大问题讨论要充分，让相关尤其是一线部门充分发表意见，不能仓促决策；五是重大决策最好刻意安排反面意见，以便讨论更充分，防止意见一边倒；六是该议的时候要议，该决的时候要决，该举手的时候要举手，该签字的时候要签字，尽可能在会上形成决议而不要拖到会议结束了还没有结论。

6.时间要紧凑

要事先规定会议时间，一般的会议不要超过一小时，较长的会议要分大阶段进行，每阶段发言人的时间要规划和控制好，主持人要把握好会议节奏。对较长的会议要安排中场休息，否则开会时间开长了，与会者注意力也不容易集中。

7.决议要及时

会议的记录一定要规范、完整，从会议主题、与会人员缺席人员、发言、讨论记录到会议决议、表决情况等都要进行详细记录，可采用专用记录格式、卡片，做到规范、准确、可查，避免事后不认账。会议结束后，应尽快下发会议决议。会议决议不同于会议简单的流水账记录，需要做一定的整理、调整和提升，因为会议临时讲的可能不全面或有遗漏。会议决议正式签发之前最好安排几个人交叉检查，决策人签发后最好给与会及决议相关人员签名确认。

8.手段要先进

建议应用PPT，要求简明扼要、重点突出、逻辑清晰，图表结合。另外，电话会议、视频会议可大幅节省交通、住宿等费用和时间成本，大大提高沟通的效率。会议决议发放、跟踪等也可通过Email、OA、IM(包括QQ、POPO、MSN、SKYPE、RTX等)等多种工具和手段来宣导、提醒和落实。

9.执行要检查

会议决策情况的跟踪检查，尤其是关键节点的把握，最好能培养主动、及时汇报的职场习惯，最好能有配套的培训来进一步强化执行力。

10.结果要奖惩

大多数人不会做你期望的事，只会做你检查和奖惩的事。如果做与不做一个样、做好与做坏一个样，就会出现混日子、多一事不如少一事、多做多错少做少错、不求有功但求无过的局面和氛围。对不能及时、较好完成任务的予以帮扶、培训、批评，仍不行的须调岗或淘汰；对主动、积极、按时、高质量完成任务的则予以表扬、奖励或晋升等，让大家清楚地知道什么样的行为会受到奖惩，从而改变行为习惯。

第二篇：高效会议管理制度

洛阳慈善职业技术学校

高效会议管理制度 目的

为改进作风，减少会议、缩短会议时间，提高会议质量。2 适用范围

学校全体教职工。3 会议原则

3.1布置工作讲标准（工作事项、责任人、完成时间、进度检查、检查结果反馈）。3.2检查工作问过程（完成过程汇报、总结与检讨）。3.3汇报工作讲结果（总结与结论、评价与调整)。4 参会原则

4.1专题会议内容所涉及的科室，至少有一名负责人到会。4.2对学校的政策性宣导会议需全体教师参与。4.3会议采取签到制。5 职责

5.1主持人：会前资料准备与会议召集，会中对会议效果的推进与会议进程控制，会后资料发放范围确定与共享、并对落实事务予以跟踪，直至关闭，对会务负领导责任；对会议整体负责。

5.2会务秘书（组织与会务）：受主持人领导，负责会议前、中、后期的协助工作；具体负责会议准备（会议现场、人员）、签到整理并对参会情况予以通报、会议纪要整理与发放等；检查各项会议执行情况、对会议决议与精神的贯彻予以稽核、对会中布置任务的完成与问题的关闭进行检查与稽核，并对稽核结果及时予以通报

5.3参会人员：会前准备、会中积极参与、会后就会议精神向下作宣导，并对落实事项向下作布署。6 分类

会议按层级与范围分为例会、专题会、紧急会议，各科室不设专题会。

6.1例会：例会为有固定会议名称、召开频率与时间、会议内容(主题、议程)、主持人、与会人员、会务秘书等的会议。

6.1.1学校例会主要为：教务处例会、学生处例会、全体教职工例会、月度总结会议、洛阳慈善职业技术学校

工作总结会。

教务处周例会，由教务处领导组织召开，每周一次，周一下午 洛阳慈善职业技术学校

问题；严禁大声喧哗，统一听从会议主持人安排,发言不得偏离议题或带有人身攻击。

7.5.5每人发言时间长短依会议要求而定，力求言简意赅，一般性会议原则上每次发言不得超过3分钟，总结性会议发言人不得超过5分钟。

7.5.6每次会议结束前由主持人预留3-5分钟讨论时间对有争议的事项进行讨论；并在会议结束前总结和确认会议所安排之工作事项（需有执行事项、具体责任人、完成标准、完成时间）。

7.5.7会议结束后，由会务组织部门/人处理会议场所的整理，并且关闭设施.7.5.8会议相关人员（主持人、组织者、与会人员、记录员、会议中落实的工作事务负责人）应按本规定履行职责。代理人怠职责任由授权人承担；未传答造成的怠职责任由传答人承担。7.6会议组织要求

7.6.1会议主题、议程、持续时间由会议主持人统一控制，与会人员应围绕主题按发言和参与讨论，严防偏离主题。

7.6.2会议原则上按既定的时间召开，如遇特殊情况，经会议主持人决定，由会务提前10分钟将推迟信息及调整后具体的召开时间（或取消信息）通知与会人员；

7.6.3避免悬而不决：属与会人员权责内事务，应当场解决，以会议结果（会议纪要或会议决议）的共享来关闭问题点；权责内无法决策的（如资源问题、权限问题），主持人也应在会议中明确解决思路，并依此落实推进责任人，并拟制完成时间、安排任务的追踪与稽核人，以确保会中的布置事项在会后得到落实。

7.6.4避免决而不行：与会人员于会后一个工作日内应将会议精神传达或上报至部门相关人员（主持人对此有特别要求的，依主持人要求），会议主持人应指导会务秘书（记录员）于会议结束后4小时内将会议决议或会议纪要发至与会人员和相关部门。如涉及工作布置的会议，会后相关人员应按会议中确定的进度如期完成，不事先提出困难并获得会议主持人同意、又不如期完成的，视为怠于完成工作。

7.6.5承前启后、循序渐进：例会中有涉及工作任务分配的，议程中必须设置“上次会议布置事项进度通报”环节；例会中涉及工作计划的，议程中必须设置“上期计划的达成情况通报”环节； 8会议管理

各项会议通知应发送与会的全体成员，会议执行结果以与会人员是否收到该次会议

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记录为准。9附则

本制度由教务处拟制，报校领导批准后执行，其修改、补充、解释权归教务处。

第三篇：高效会议心得

高效会议心得

——郭峰

通过高效会议学习，了解了如何去开一场有效的会议，按我的经验，我用简单的话总结一下：

1、有主题（开会之前明确会议的目地）

2、短时间（会议时间的长短往往与会议的效果成反比）

3、用白板（现场写有助于加深印象）

4、有记录（便于会后落实时检查结果）

5、要控制（避免偏题）

6、有决策（尽量在会议上决定，可提高会议后落地效果）

7、有追责（会议的目地在于落地，只有会议的决定落地了才能叫有效果的会议）

简单的说一下我现在团队的会议模式：

1、会议前准备工作（做好主题、目标、互动、以及诱导参与者积极参议的会议安排，讲白了就是要让参与者说真话）

2、会议前沟通和会议纪律（事先询问参与者是否有急事，避免会议中断，其实这点是比较人性化的；然后要求参与者全部静音，禁止会议中途接听任何形式的手机短信及电话，另外说明本场会议的重点、目标、预计会议时间）

3、培养会议习惯（总要都采用组织者先报告、参与者后报告、解决问题、分享信息、会议总结的流程）

4、会议总结（结束前必须将会议解决的问题重复、以及本次会议的决策、工作的安排）

5、会议纪要的使用（记录人员必须写好会议记录，这很关键，我一般开会会拿着上一场会议纪要）

6、如果有的时候会议和时间成反比，可尝试站着开会，不但在开会时能保持清醒，还能提高不必要的问题和扯皮来提高会议的效率。

其实，高效会议不仅能帮助我们解决工作问题，更是一种让我们了解组织行为的一种方式。细心的组织者或者领导者，常常能在会议中了解到团队的情绪（是否存在负面情绪）和状态。我们要知道，会议只是一种解决问题的方式。但每一个管理者都必须要明白的是，这个世界时所有的问题，都是因为沟通的缺乏而引起的。

第四篇：高效会议制度

高效会议的要求

无效率的会议不仅浪费公司成本，也造成工作效率低下。为此，必须组织实施高效会议制度，提高会议效率。

一、凡是开会，必有准备

“永远不开没有准备的会议，会议的最大成本是时间成本，会议没有结果就是对公司的犯罪，没有准备的会议就等于是一场谋杀。”重大的会议应有事前检查制度，“没有准备好的会议必须取消”；与会人员要提前看材料并做好准备，不能进了会议室才开始思考。

二、凡是会议，必有主题

“开会必须有明确的会议目的，在会议准备期间就必须明确会议主题。”没有主题和流程的会议，就好比让大家来喝茶聊天，浪费大家的生命。会议的主题，要事先通知与会人员。

三、凡是会议，必有纪律

对会议纪律应进行宣传，对于会前准备不足导致会议中断；对于会中迟到、接打手机、玩电脑、开小会私下讨论的等行为要认捐，通过这些纪律规定与处分，严格保证每一次会议都有良好的纪律。

四，凡是会议，必有议程

英国前首相丘吉尔曾说：“给我五分钟时间来发言，我要提前一个星期准备；给我十分钟发言，我要提前两天准备。”因为，在会议之前，一定要明确会议议程，会议组织人员要在会前把会议议程书面发给参加会议人员，使他们能了解会议的目的、时间、内容，使他们有充分的时间准备相关的资料和安排好相关工作，每一项讨论必须控制时间，不能海阔天空，泛泛而谈。

五、凡是会议，必有结果

开会的目的是解决问题，会议如果没有达成结果，将是对大家时间的浪费。所以，每一位与会人员都要参与到议程中来，会议主持人有权打断那些偏离会议主题的冗长发言，会议时间最好控制在1小时以内，太长的会议会超过人的疲劳限度。起不到良好的开会效果。对于没有确认结论的会议，未解决问题的会议，会议主持人应在会议结束前做出检讨，分析会前准备、会中讨论的不足。会议确认的结论，马上进入执行程序。

六、凡是开会，必须守时

设定时间，准时开会，准时结束。这样其实也是尊重大家的时间。开会一定要准时，并要求对每一个议程设定大致的时间限制，一个议题不能讨论过久，如不能得出结论，可暂时放一下避免影响其他议题。避免开长会，开无效率的会，造成疲劳。

七、凡是开会，必有纪要

要将会议决议形成会议纪要，各项决议要有具体的执行人员及完成时限。如果此项决议需要多方资源，一定要在会议纪录中明确说明，避免会后互相推诿，影响决议完成。有些管理人员经常犯的错误就是会议没有形成决议，导致会议的作用没有体现出来，这会让一些管理人员误认为开会没有意义，直接影响其不想主持会议或者参加会议。

八、凡是会后，必有追踪

“散会不追踪，开会一场空”。所以，对会议的每一项决议都要列入跟踪督办事项，有专人跟踪、督办、检查。如果发现特殊情况，可及时调整，确保每项会议决议都能够完成。

九、会议公式 开会+不落实=0 布置工作+不检查=0 抓住不落实的事+追究不落实的人=落实

十、高效会议原则

凡是会议必有主题；凡是主题必有议程； 凡是议程必有决议；凡是决议必有跟踪； 凡是跟踪必有结果；凡是结果必有责任； 凡是责任必有奖惩；凡是奖惩必须透明。

第五篇：如何组织高效会议

如何组织高效会议

更新日期2011-6-24 16:37:59共有303人 浏览

作为企业管理者，每周可能约有35%以上的工作时间在开会。可以说，怎样开一个高效会议，是老板们的必修课。

高效会议怎么开

开会，开会，开会！说起开会人人都烦。据统计，全世界每天至少有6000万个事务性会议，而我国以每日1000万个会议名列榜首。作为企业管理者，每周可能约有34%以上的工作时间在开会。可以说，怎样开一个高效会议，是老板们的必修课。

会议成本亦惊人

一些人会说，开会不就是几张嘴几支笔再带几对耳朵？其实，会议成本通常是由三部分组成的，即会议工时成本，会议直接成本和效益损失成本。那么我们来算算会议的成本究竟是多少。

假设一家企业要组织一个10个人参加的项目会议，时长2小时，假设人均工时成本为30元/小时，薪资附回值系数为1.5，公司超额利润稍顷数为薪资附加值系数＋1。

按照国际通行的会议成本计算公式，会议工时成本＝参会人员平均小进工资×薪资附加值系数×会议小时数×（参会人数＋2位会前准备员工）×公司超额利润系数来计算，会议工时成本＝30×1.5×2×（10＋2）×（1＋1.5）＝2700元。

如果需外租会议室以及投影仪，会议室使用成本为120元/小时，投影仪使用成本为100元/小时，又会产生（150＋100）×2＝500元用费。

这些还不包括无形的效益损失成本，比如由于开会，会者不得不离开自己的工作岗位，影响工作效率，不及时处理突发事件乃至造成严重事故等。

10大因素致使会议效率不高

调查发现，至少有50%以上的会议是没有效能的。综合各种因素，会议效率不高通常由以下10大原因造成：

1.会议时间安排不当，每个人或精神困乏或饥肠辘辘，或因会议频繁，员工不胜其烦。

2.会议地点设置不当，或环境不好，致使会议时常被干扰。

3.开会对象的选择有误，通知到来的是一些可有可无的参与者，而一些“必须到会”者却因为有事务在身不能到场。

4.主持人缺乏影响力，不知如何表意，又不知如何引导，被与会者牵着鼻子跑，跑离了会议主题。

5.没做好会议的准备工作，致使会议匆促而无成效。

6.一把手不重视会议，不抓实效，使与会者敷衍了事，致使会议大多流于形式。

7.目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确，致使会议毫无意义。

8.会议缺少责任绩效制约，没有良好的会议制度。

9.领导者缺少会议成本观念，没有考虑会议时间的无形损失。

10.开会仍停留在“口＋笔”的传统模式，没有利用好现代技术，致使开会成本居高不下。

如何开一个高效会议

人生活在一个时时处处充满会议的世界，我们又不得不承认，有些会议对推动企业不断发展的确非常关键。如何才能开一个高效的会议，如何能在会议中切实解决问题，以提高企业竞争力？

明确会议目标

会议本身就是以目标为导向。有一个明确、对口的目标才能体现召开会议的意义。比如召开销售会的目的就是要调整相关营销策略、把市场占有率提高多少点、销售收入增加多少点等等，让与会者都有指标才有可能认真贯彻执行。

合理安排会议时间

上午9-10点之间，员工开始进入工作状态，思想活跃情绪饱满。这个时间段最合适开重要的会议，同样也是进行业务洽谈的最佳时机。上午10-11：30点或下午2-4点之间，较为适合调动员工集思广益，让大家能充分展开头脑风暴。其他时间可处理较为次要的会议。

制定会议计划，使会议标准化

会议计划主要包括确立适合的参会者、会议的记录、议程、时间、会场、开会的方式等。如会议讨论是分小组进行还是个人发言，决策是领导人拍板还是团队表决。在会议之前应建立清楚会议议程，将所要解决的问题、程序、时间、地点以文字形式分发给与会者，让他们对会议的目的、本质与架构等各种情况有一个详细的了解，使他们有充争的时间准备相关的资料进行有针对性地发言。

国内地产标杆企业万科到日本企业对标，发现日本人每次开会都是标准化操作模式，包括会议的目标/议程/参与者/主持/决议/执行等。连两个不同的会议前后隔几天都是标准的。这对万科震动很大，回国后也开始对会议进行梳理、分类，进行标准化管理。

制定会议议程细分表

一个大型会议议程、事项很多，为不使会议忙而出错，制订会议日程表很重要。开会当中，主持人可以不时抽出一些时间来检查议程明细表上的每一项，看看过去执行的情况，努力在计划规定的时间内把会议讨论全部落实，并及时结束会议。利用议程明细表还可对突发事件进行调整，以保证会议顺利进行。巧妙控制会议过程

为使会议自始至妖冶保持良好运行状态，会议必须进行有效过程控制。会议开始时应由主持人说明会义的和期望，明确谁做会议记录和谁协助控制时间，并说明会议的规范，如关闭手机、做好笔录、网络连接、鼓励提问、不准中途离开等，以避免影响会议的正常进行。会议主持人的首要任务是要紧扣会议议题，防止跑题和偏题。同时还要设定时间，准时开始和结束，并对每个议程拟定大致的时间限制。一个议题不能讨论过久，如不能得出结论可暂放一下避免影响其他议题。

善于对付“会议麻烦制造者”

一个会议最怕的就是不配合的人，使会议难以顺利达到计划目标，我们把这些人称之为“会议麻烦制造者”，美国柯达公司把“会议麻烦制造者”归为六大类，并制定了对付这六大类人的方法。

迟到者--对有各种借口常迟到者，采取重点盯人术。在会前特别打招呼，屡教不改者会后就作相应处罚；对偶尔迟到者，会后多加补课，分发会议记录；对重点人物的迟到，就是会上简要快速回顾刚才会议主要

情况，会后分发会议记录。对一般人物迟到，仍按时开会；对重点人物迟到，就适当延时开会，但一般不超过20分钟，尽量不要耽误会议。

搅局者--搅局者往往对某个主题或计划持有严重偏见，提不出正面建设的意见，为反对而反对。因此会议主持者往往应在征求多数人的意见的情况，采取限制时间量、设制时间段、限制主题和要求并提出正反 两个方面意见来干预随意“炮火乱开”的搅局者。

心不在焉者--这种人爱做小动作，容易分心，有时还会严重干扰会议情绪。对付此种人，主持人就用眼睛不时关注他提醒他，或者穿插提问，吸引其满意注意，甚至可以让这种人做会议记录，写会议感想提建议，让他无法分心。

穷嘴多舌者--这种人家辩得脸红脖子粗，讲得滔滔不绝，浪费大家时间；或一有想法，就突然冒出话，抢断话题，破坏会议秩序。对此，主持人就限制时间量、设制时间段，巧妙控制这些人随意发言，或在会尾给这些人多留发言时间，以免偏离主题。

干私活者--这些人没把会放在心上，在会上借机忙碌其他事。主持人应在会前作出禁止会上处理其他事情的声明。尤其是对爱干私活者更要挑明，指出其行为的不正当性。应付干私活者，非重要会议也可设在上班前后开，或隔绝会场内外环境，营造严肃气氛，同样是好方法。

争宠者--这种人往对领导提出的某个主题或计划一味迎合、赞赏，毫无主见地支持，对会议提不出任何建设性的反对意见。主持人可婉言提醒，要求提出正反两面意见，以防会议被一片赞美声所淹没。做好会议记录

每一项会议一定要有一个准确完整地会议记录。会议的各项决议一定要有执行人员、所负职责及完成期限，且必须在记录中明确说明，避免会后互相推诿，影响决议的完成。一般而言，会议结束2-3天后，所有与会者应拿到会议记录，所有与会者应承担起对会议质量进行反馈、执行的职责。

建立会后追踪责任制

看一次会议是否成功，要看会议是否产生了切实可行的决定，并且是切实有效的执行。因此，会议结束时要及时总结会议的主要决定和行动方案，建立会议事后跟踪程序，明确各项任务的责任人及完成时间，并确定由谁进行督促和检查实施的情况。如有意外，可及时发现并调整。

在全球化的竞争下，一家公司会不会开会，关系着公司的成本。前几年日产汽车大刀阔斧推行全员的会议革命，省下了六十亿日元成本，未来三年预计还可省下三百亿日元。

叶茂中说：“成功的会议是需要设计的。如果就像设计公司的产品那样精心设计会议，那么会议成功率就会越来越高，企业就越有竞争力。”