会议中常见的问题及高效会议的十大原则[最终定稿]

第一篇：会议中常见的问题及高效会议的十大原则

会议中常见的问题及高效会议的十大原则

会议？也许有人会觉得这个问题有些小题大作，还有不会开会的？这么简单的事情，似乎是人都会开，大会小会参加过无数场，可是开得好吗？参加的无数次会议中真正有效的、能解决问题的、效率比较高、投入产出比高的会议有多少？ 下面我们先分析一下会议中常见的问题：

会荒：常年不开会，这些人对会议的作用不够了解或曾深受“会灾”之害对会议已经形成偏见，还美其名曰“让大家有更多干增值的活的时间”。却不知如果利用得好，会议能成为沟通信息、通报情况、交流和统一思想、集思广义、资源共享、探讨策略、商议事项、解决问题尤其是跨部门和跨系统问题和矛盾、布置任务、促进工作落实、总结经验、激励士气等的一个非常有效的工具和手段，“开会不是万能的，但不开会却是万万不能的”；

会海：过多开会、过滥开会、无效开会，文山会海。彼得·德鲁克曾指出：一个企业的经理如果用超过25％的时间开会，就是一种“病态组织的表现”；

拖沓：有的会议拖拉严重，形成了效率低下的“大尾巴会”(于是有公司规定上午11点才开会，大多数情况下对一般会议效率是很高，但对一些重大事项可能不适用)；会议拖沓与会议主持人的会议主持水平有密切关系；事前准备如汇报材料或会议流程、时间表不清晰也会造成会议拖沓；

“陪绑”严重：有些为了“相互尊重”或“显示分量”搞排场或形式主义，与会人数众多，无多大关系也叫过来，没有会议成本的意识。日本一些企业会在会议室醒目的标出会议成本的公式；会议成本 = 与会人员每小时平均工资×3×2×开会人数×会议时间（小时）+ 会务直接成本其中：“×3”是因为劳动产值高于平均工资；“×2”是因为参加会议要中断经常性工作，离开原来的工作岗位造成的生产、管理、市场反应的滞后等产生的损失，损失要以2倍来计算；而人越多时间越长，会议成本也就越高；会务直接成本则包括筹备费、接待费、会议材料费、场地租金、会场布置费、茶水费、投影设备租赁费、交通费、住宿费等。会议成本即使这么高，一定要注意有足够的产出；

主持人选择不妥：如果会议主持人的技能、经验、权威不足以掌握会议的方向、内容和局面时，或主持人的风格与会议需要的气氛不匹配时，会议都有可能失控，达不到预期的目标；

议题繁多：会议议题过多，讨论不深，都只能蜻蜓点水，一碰到大一点的或难一点就推到“下次专题讨论”，可就是从来见不到专题讨论，结果问题是一而再，再而三的重复发生，整个组织在重复的学费；

重复会议：同一议题不从根上解决彻底，不得不一次次开会讨论治标却不治本的方案；

地点安排不当：有些公司为了节省成本，会议都在公司召开。可是一些重大的事项必须要在充分讨论、无太多干扰或头脑风暴的情况下才能形成，在公司开很难不被打扰或受影响。

会前、会下不沟通：会议从零开始，与会人员一头雾水，会议开始时要么花很多时间讲明背景、概念或者干脆就是鸡同鸭讲，没有共同言语。很多真正高效的会议都在会前、会下已经沟通基本达成共识了，开会只是统一意志形成决议；有些公司会议基本属于临时通知，相关人员也不可能做充分的准备，或者重要人员出差在外无法参加会议，这样的会议效果自然要大打折扣；

会议纪律乱：不到、迟到、早退、中场打电话等现象严重，没有制定会议制度，尤其是奖惩制度；

会而不议：成为了领导“一言堂”，失去了会议的意义；

议而不决，决而不议：会议只是讨论不形成决议，会前准备不充分，全是到位再凭嘴巴、凭记忆、凭感觉说，不准备主题相关的事实和数据，没有养成以事实和数据决策的习惯；或者真正决议的事情又不开会讨论而是私下决定了，这样的决策很快，但往往后悔或变更也很快；

决而不行：即使有会议决议，不落实到责任人，不落实执行；

行而不果：即使执行，也没有跟踪，根本没有结果或效果；执行得好与不好都一个样，没有奖惩，久而久之，积极性被消磨殆尽。通过观察一个公司的会议制度、具体会议的准备、进行过程和会议决议的执行结果可以基本判断其管理水平。知道了会议可能出问题的地方，我们就可以有针对性地去预防和调整，尽量让会议更高效。而要会议高效，除避免上述常见问题外，须遵守以下十项原则：

原则

一、会议要规划

根据公司或部门实际情况，可安排有早会、周例会、月例会、季度会、半年会、年会等例会，比如周例会，在总结和规划方面就很有效，会议要有其召开的合理时间和频率，例会可参考古代“有本早奏，无事退朝”的原则，而且根据不同阶段的管理水平和目标，可调整例会的频率和时间长度；除了固定的例会外，还应有一些重大事项的专题会议，如果平时例会开得好，问题得到切实解决落实，例外的会议比例则会大幅下降。原则

二、准备要充分

要想会议高效，会前必须做好充分的准备。重大事项必须提前足够的时间思考和准备，并会前私下广泛征求意见，有些不便于在会上公开发表的意见或担忧也在会前提前沟通和解决掉，总之要提前充分作好准备，最好能基本达成共识，这样才可能在会议上快速作出决策，提高会议效率。会议主题、时间、地点、参与人、议程、时间表等最好都在会议通知中必须提前一定时间告知好让相关人员准备，会议方程在会议前再打印给到相关人员以便大家遵守。

原则

三、主题要集中

一次会议，最好只有一个主题，因为只有这样才能更好地集中相关人员、时间和精力，高效解决问题。综合性会议，主题也最好不要超过三个为好。议题越多，参加人员越多，“陪绑”的人越多，效率越低下，时间越长，成本也就越高。

原则

四、人员要相关

只选对相关情况真正了解的人员参加，一问三不知、不了解具体情况或提供“假情报”、说了不算或说了却很可能被否决的人参加了也没有用。所以一是要“少而精”，即只要与会议议题直接关联的单位参加，协办的单位不用派人陪绑；二是要“有效”，具体的议题让主要负责人员直接汇报，领导不要代为汇报，避免“一问三不知”的现象出现，更不要因为不了解实际情况而想当然地盲目决策；三是要有“决策权”，与会人员一定要有决策权，主管领导有事委派人参加，也要赋予相应的权利，否则因做不了主造成议而不决，造成较大的浪费！也打击与会人员的积极性；四是要“正面”，不要只是提问题、追究责任或相互推诿，而是要从多角度多提建设性建议、多鼓励、多肯定，既解决当前问题治标，更要想出将来长治久安的、预防类似问题重复发生的根本之策。

原则

五、流程要合理

会议的流程关系到会议是否真正民主、有效。一是尽量不要领导主持会议，而应该是会议议题发起单位或办公室主持；二是领导尽量最后讲话，否则一开始基调一定，很多人就不敢发表自己的看法，或者只是随声附和；三是会议发表意见时贯穿例外管理的原则，重复观点尽量少谈，尽量谈有建设性意见，且少发表主观意见观点而应以事实和数据支撑，出现跑题或刹不住车时要及时拉回来；四是繁简得当，有些问题简要介绍即可，重大问题讨论要充分，让相关尤其是一线部门充分发表意见，不能仓促决策，而且不同部门、人员由于学习、工作经历和岗位职责不同，所关注的重点通常也会有所不同，充分交流有利于优势互补；五是重大决策最好刻意安排反面意见，会议决策怕的是一面倒，如果确定要做也要经得起考验，想出各种应对风险的措施尽量减少损失，“两益相权取其重，两害相权取其轻”，如果明确能承受最大的损失和最坏的结果，这样决策了也不会轻易摇摆；六是该议的时候要议，该决的的时候要决，该举手的时候要举手，该签字的时候要签字，尽可能会上形成决议而不要拖到会议结束了还没有结论，要落实责任人、关键行动措施、验收标准、完成时间、风险防范措施、配套资源支持和关键里程碑等。

原则

六、时间要紧凑

要事先规定会议时间，一般的会议不要超过一小时，较长的会议要分大阶段进行，每阶段发言人的时间要规划和控制好，主持人要把握好会议节奏。对较长的会议要安排中场休息，且最好提前准备好茶水、甜点和水果等，否则开会时间开长了，大脑转得慢了注意力也不容易集中。

原则

七、决议要及时

会议的记录一定要完整、规范、完整，从会议主题、与会人员/缺席人员、发言、讨论记录到会议决议、表决情况等都要进行详细记录，可采用专用记录格式、卡片，做到规范、准确、可查，避免事后不认账。会议结束后，应尽快下发会议决议。会议决议不同于会议简单的流水帐记录，需要做一定的整理、调整和提升，因为会议临时讲的可能不全面或有遗漏。会议决议一定要落实责任人、关键行动措施、验收标准、完成时间、风险防范措施、配套资源支持和关键里程碑等，要简单、明了。会议决议正式签发之前最好安排几个人交叉检查，决策人签发后最好给与会及决议相关人员签名确认以有人推脱。为了要及时贯彻会议精神，要及时发放会议决议：一可增强会议时效性，发挥会议的作用；二可乘热打铁，取得事半功倍的效果；三可提高会议的效益，增强执行力；四可明确责任，并通知到相关部门。

原则

八、手段要先进

会前充分准备，多应用PPT，要求简明扼要、重点突出、逻辑清晰，不要整版的文字而应图表结合(如果基础较弱对这一块最好组织专门如何准备和汇报PPT的培训，并事先做一些参考模板)。另外，能开电话会议、视频会议的尽可能利用这些高科技，可大幅节省交通、住宿等费用和往返的时间成本，大大提高沟通的效率，其投入产出比是非常合算的，尤其是金融危机的情况下多地点办公、全国性或全球化公司更应多应用一些高科技工具和手段。另外，会议决议发放、跟踪等也可通过Email、OA、IM（包括QQ、POPO、MSN、SKYPE、RTX等）等多种工具和手段来宣导、提醒和落实。

原则

九、执行要检查

会议决策情况的跟踪检查，尤其是关键节点的把握，最好能培养主动、及时汇报的职场习惯。如果没有，则需要有“盯牢”“管好”“跟到底”的执行力强的人持续跟进和追踪，直到相关部门和人员养成习惯为止，当然最好能有配套的培训来进一步强化执行力。

原则

十、结果要奖惩

大多数人不会做你期望的事，只会做你检查和奖惩的事。如果做与不做一个样、做好与做坏一个样，就会出现混日子、多一事不如少一事、多做多错少做少错、不求有功但求无过的局面和氛围。对不能及时、较好完成任务的予以帮扶、培训、批评，仍不行的可能须调岗或淘汰；对主动、积极、按时、高质量完成任务的则予以表扬、奖励或晋升等，让大家清楚地知道什么样的行为会受到奖惩从而改变行为甚至习惯。

总之，高效的会议要做到会而有议，议而有决，决而有议，决而有行，行而有果。

第二篇：会议中出现的常见问题

会议中出现的常见问题

无论是什麽行业的企业或单位举办会议，不论筹划此会议的会展策划师经验是否丰富，单纯站在举办方的立场与角度上看问题，都会面临各种问题：

1：需要做些什麽?

会议有各种类型，不同的会议需要不同的环境，召开会议是要达到一定的目的和目标。因此第一个重要步骤是收集方方面面的信息，通过收集这些信息可以制定出旨在完成手头众

多工作的计划。

2：谁来筹划会议?

从秘书到公司总裁，每个人多多少少都可能会参与会议的筹划，只不过有人是专职从事这项工作，有的是兼任此职，此外还有其他职责。无论是专职还是兼职，最终结果，是使会

议顺利完成。他们的工作效率代表着主办单位或公司的工作水平。

会议筹划者的职责：作为会议筹划者，要负责去做各种各样的工作。下列的各项工作能

反映会议筹划者这一角色的多面性。善于与人共事

２ 善于注意小节

３ 善于解决问题

４ 善于与人协商

５ 能够管理会议财务事宜

６ 熟悉酒店运作

７ 能够安排恰倒好处的菜单

８ 能够熟练操作电脑

９ 能够熟练地与视听服务公司打交道能妥善接待贵宾和外国客人熟知各种礼仪行事果断、执着

会议筹划者的任务：

１制定计划，确定必须要做的事项以满足会议的需要并达到会议确定的目标

２ 制定会议议程

３ 了解可供使用的场所和设施情况

４ 选择或提议合适的场所

５ 检查并比较各项设施

６安排交通事宜

７ 协调会务工作人员的活动

８ 招收、培训会务人员和广告人员

９ 制定可行预算或按既定预算安排有关工作确定各项工作的时间安排视察选定的场所和设施与各有关方面进行接洽(运输公司、旅行社、视听服务公司)确定印刷公司安排食品、饮料有关事宜讨价还价同会议发言人和各位贵宾进行联系

3：主要会议类型：销售会议：一般是为了宣布开始销售某种产品或销售期限。例如季度销售会议，或者

是对前一个销售期间进行总结和表彰。年会：可以是公司股东大会，也可能是行业协会每年一次的会员大会。产品发布会：是为了向专业群体和消费者介绍和推广某一新产品。研讨会：是为了提供信息和讨论该信息而举办的会议。研讨会一般让与会者相互交流

并有意见反馈。专业会议：是就某个领域的问题进行讨论、咨询和交流信息而召开的会议。一般包括

主会和讨论问题、解决问题的小组会议。奖励会议：是为了员工分销商或客户的出色工作表现进行表彰奖励。培训会议：一般要用至少一天，多则几周时间开展培训活动的会议。这类培训需要有特定的场所，培训内容高度集中，由某个领域的专业培训人员教授，而且通过培训要实现某

些目的和目标。

4：会议筹划步骤：

目的和目标：确定会议的目的和目标、制定会议议程是会议的重心所在。会议的目标和

目的有以下一些：

# 培训 # 通知 # 教育 # 探讨问题 # 做决策

# 引入新事物或介绍新人员

# 激励 # 开发 # 展示 # 促进与改善 # 解决问题

# 讨论如何赢利 # 赢利

5：在你筹划一个会议时，你最好向上司、会议主办人或会议主席描述一下会议的目的和要求达到的结果，如果你们的意见相符，你就可以做下一步的筹划了：预计召开会议的日期;会议预计召开几天;打算在什麽地方召开会议;会议形式或程序是什麽;需要多大的场地;以前开过这样的会议吗?结果如何;将有多少人到会;会议预算是多少;与会者对费用开支很在意吗?打算选用什麽级别的酒店和设施;打算选用最高级的房间标准是什麽;谁来制作会议邀请函;会议需要向与会者打印相关资料吗?会议的发言人有哪些?

15会议需要什麽样的视听设备;需要食品、饮料的酒会、招待会有几次;与会者可以携带家属吗?打算为与会者安排一些特别活动吗?打算为与会者及其家属安排一些特别活动吗?是

否打算为与会者的家属安排一些特别活动吗?有谁来承担这些活动的费用。

第三篇：高效会议管理制度

洛阳慈善职业技术学校

高效会议管理制度 目的

为改进作风，减少会议、缩短会议时间，提高会议质量。2 适用范围

学校全体教职工。3 会议原则

3.1布置工作讲标准（工作事项、责任人、完成时间、进度检查、检查结果反馈）。3.2检查工作问过程（完成过程汇报、总结与检讨）。3.3汇报工作讲结果（总结与结论、评价与调整)。4 参会原则

4.1专题会议内容所涉及的科室，至少有一名负责人到会。4.2对学校的政策性宣导会议需全体教师参与。4.3会议采取签到制。5 职责

5.1主持人：会前资料准备与会议召集，会中对会议效果的推进与会议进程控制，会后资料发放范围确定与共享、并对落实事务予以跟踪，直至关闭，对会务负领导责任；对会议整体负责。

5.2会务秘书（组织与会务）：受主持人领导，负责会议前、中、后期的协助工作；具体负责会议准备（会议现场、人员）、签到整理并对参会情况予以通报、会议纪要整理与发放等；检查各项会议执行情况、对会议决议与精神的贯彻予以稽核、对会中布置任务的完成与问题的关闭进行检查与稽核，并对稽核结果及时予以通报

5.3参会人员：会前准备、会中积极参与、会后就会议精神向下作宣导，并对落实事项向下作布署。6 分类

会议按层级与范围分为例会、专题会、紧急会议，各科室不设专题会。

6.1例会：例会为有固定会议名称、召开频率与时间、会议内容(主题、议程)、主持人、与会人员、会务秘书等的会议。

6.1.1学校例会主要为：教务处例会、学生处例会、全体教职工例会、月度总结会议、洛阳慈善职业技术学校

工作总结会。

教务处周例会，由教务处领导组织召开，每周一次，周一下午 洛阳慈善职业技术学校

问题；严禁大声喧哗，统一听从会议主持人安排,发言不得偏离议题或带有人身攻击。

7.5.5每人发言时间长短依会议要求而定，力求言简意赅，一般性会议原则上每次发言不得超过3分钟，总结性会议发言人不得超过5分钟。

7.5.6每次会议结束前由主持人预留3-5分钟讨论时间对有争议的事项进行讨论；并在会议结束前总结和确认会议所安排之工作事项（需有执行事项、具体责任人、完成标准、完成时间）。

7.5.7会议结束后，由会务组织部门/人处理会议场所的整理，并且关闭设施.7.5.8会议相关人员（主持人、组织者、与会人员、记录员、会议中落实的工作事务负责人）应按本规定履行职责。代理人怠职责任由授权人承担；未传答造成的怠职责任由传答人承担。7.6会议组织要求

7.6.1会议主题、议程、持续时间由会议主持人统一控制，与会人员应围绕主题按发言和参与讨论，严防偏离主题。

7.6.2会议原则上按既定的时间召开，如遇特殊情况，经会议主持人决定，由会务提前10分钟将推迟信息及调整后具体的召开时间（或取消信息）通知与会人员；

7.6.3避免悬而不决：属与会人员权责内事务，应当场解决，以会议结果（会议纪要或会议决议）的共享来关闭问题点；权责内无法决策的（如资源问题、权限问题），主持人也应在会议中明确解决思路，并依此落实推进责任人，并拟制完成时间、安排任务的追踪与稽核人，以确保会中的布置事项在会后得到落实。

7.6.4避免决而不行：与会人员于会后一个工作日内应将会议精神传达或上报至部门相关人员（主持人对此有特别要求的，依主持人要求），会议主持人应指导会务秘书（记录员）于会议结束后4小时内将会议决议或会议纪要发至与会人员和相关部门。如涉及工作布置的会议，会后相关人员应按会议中确定的进度如期完成，不事先提出困难并获得会议主持人同意、又不如期完成的，视为怠于完成工作。

7.6.5承前启后、循序渐进：例会中有涉及工作任务分配的，议程中必须设置“上次会议布置事项进度通报”环节；例会中涉及工作计划的，议程中必须设置“上期计划的达成情况通报”环节； 8会议管理

各项会议通知应发送与会的全体成员，会议执行结果以与会人员是否收到该次会议

洛阳慈善职业技术学校

记录为准。9附则

本制度由教务处拟制，报校领导批准后执行，其修改、补充、解释权归教务处。

第四篇：高效会议心得

高效会议心得

——郭峰

通过高效会议学习，了解了如何去开一场有效的会议，按我的经验，我用简单的话总结一下：

1、有主题（开会之前明确会议的目地）

2、短时间（会议时间的长短往往与会议的效果成反比）

3、用白板（现场写有助于加深印象）

4、有记录（便于会后落实时检查结果）

5、要控制（避免偏题）

6、有决策（尽量在会议上决定，可提高会议后落地效果）

7、有追责（会议的目地在于落地，只有会议的决定落地了才能叫有效果的会议）

简单的说一下我现在团队的会议模式：

1、会议前准备工作（做好主题、目标、互动、以及诱导参与者积极参议的会议安排，讲白了就是要让参与者说真话）

2、会议前沟通和会议纪律（事先询问参与者是否有急事，避免会议中断，其实这点是比较人性化的；然后要求参与者全部静音，禁止会议中途接听任何形式的手机短信及电话，另外说明本场会议的重点、目标、预计会议时间）

3、培养会议习惯（总要都采用组织者先报告、参与者后报告、解决问题、分享信息、会议总结的流程）

4、会议总结（结束前必须将会议解决的问题重复、以及本次会议的决策、工作的安排）

5、会议纪要的使用（记录人员必须写好会议记录，这很关键，我一般开会会拿着上一场会议纪要）

6、如果有的时候会议和时间成反比，可尝试站着开会，不但在开会时能保持清醒，还能提高不必要的问题和扯皮来提高会议的效率。

其实，高效会议不仅能帮助我们解决工作问题，更是一种让我们了解组织行为的一种方式。细心的组织者或者领导者，常常能在会议中了解到团队的情绪（是否存在负面情绪）和状态。我们要知道，会议只是一种解决问题的方式。但每一个管理者都必须要明白的是，这个世界时所有的问题，都是因为沟通的缺乏而引起的。

第五篇：高效会议制度

高效会议的要求

无效率的会议不仅浪费公司成本，也造成工作效率低下。为此，必须组织实施高效会议制度，提高会议效率。

一、凡是开会，必有准备

“永远不开没有准备的会议，会议的最大成本是时间成本，会议没有结果就是对公司的犯罪，没有准备的会议就等于是一场谋杀。”重大的会议应有事前检查制度，“没有准备好的会议必须取消”；与会人员要提前看材料并做好准备，不能进了会议室才开始思考。

二、凡是会议，必有主题

“开会必须有明确的会议目的，在会议准备期间就必须明确会议主题。”没有主题和流程的会议，就好比让大家来喝茶聊天，浪费大家的生命。会议的主题，要事先通知与会人员。

三、凡是会议，必有纪律

对会议纪律应进行宣传，对于会前准备不足导致会议中断；对于会中迟到、接打手机、玩电脑、开小会私下讨论的等行为要认捐，通过这些纪律规定与处分，严格保证每一次会议都有良好的纪律。

四，凡是会议，必有议程

英国前首相丘吉尔曾说：“给我五分钟时间来发言，我要提前一个星期准备；给我十分钟发言，我要提前两天准备。”因为，在会议之前，一定要明确会议议程，会议组织人员要在会前把会议议程书面发给参加会议人员，使他们能了解会议的目的、时间、内容，使他们有充分的时间准备相关的资料和安排好相关工作，每一项讨论必须控制时间，不能海阔天空，泛泛而谈。

五、凡是会议，必有结果

开会的目的是解决问题，会议如果没有达成结果，将是对大家时间的浪费。所以，每一位与会人员都要参与到议程中来，会议主持人有权打断那些偏离会议主题的冗长发言，会议时间最好控制在1小时以内，太长的会议会超过人的疲劳限度。起不到良好的开会效果。对于没有确认结论的会议，未解决问题的会议，会议主持人应在会议结束前做出检讨，分析会前准备、会中讨论的不足。会议确认的结论，马上进入执行程序。

六、凡是开会，必须守时

设定时间，准时开会，准时结束。这样其实也是尊重大家的时间。开会一定要准时，并要求对每一个议程设定大致的时间限制，一个议题不能讨论过久，如不能得出结论，可暂时放一下避免影响其他议题。避免开长会，开无效率的会，造成疲劳。

七、凡是开会，必有纪要

要将会议决议形成会议纪要，各项决议要有具体的执行人员及完成时限。如果此项决议需要多方资源，一定要在会议纪录中明确说明，避免会后互相推诿，影响决议完成。有些管理人员经常犯的错误就是会议没有形成决议，导致会议的作用没有体现出来，这会让一些管理人员误认为开会没有意义，直接影响其不想主持会议或者参加会议。

八、凡是会后，必有追踪

“散会不追踪，开会一场空”。所以，对会议的每一项决议都要列入跟踪督办事项，有专人跟踪、督办、检查。如果发现特殊情况，可及时调整，确保每项会议决议都能够完成。

九、会议公式 开会+不落实=0 布置工作+不检查=0 抓住不落实的事+追究不落实的人=落实

十、高效会议原则

凡是会议必有主题；凡是主题必有议程； 凡是议程必有决议；凡是决议必有跟踪； 凡是跟踪必有结果；凡是结果必有责任； 凡是责任必有奖惩；凡是奖惩必须透明。