如何写档案论文

第一篇：如何写档案论文

如何写档案论文

一、档案论文概说

1、对论文的认识

论文是论说辨析某种观点、某种道理的文章，是在大量占有材料的基础上进行分析、综合、归纳、推理而取得的成果。论文写作，包括动笔撰写之前的论据调查、知识积累，以致论点的确立，材料的支持，文章的谋篇布局以及语言文字的组织，这整个过程实际上是一种科研活动。所以写论文并不仅仅是一般化地写出一篇文章，而是在从事科学研究。

2、档案论文的现状分析（略）

3、档案论文的内容分类

档案学的研究以及由此而确定的档案论文的内容从大的方面来讲，可以分为三个部分：一是基础理论的研究；二是档案史，包括档案学史的研究；三是档案管理，包括档案保管与保护的原则、方法、技术的研究。这三个方面的研究中，又以第三个方面的研究工作范畴最大，课题最多，变化最快，与实践结合最为紧密。随着社会生产力的不断发展，档案的数量越来越多，档案产生的领域越来越广，档案的分类越来越细，档案所包涵的信息量越来越大，社会对档案信息的需求越来越高。这就是求我们档案工作者面对不断出现的新问题，随之而调整、补充、修改、完善我们已有的工作原则和方法，引进新的思想和新的技术，提高档案工作的管理水平，以先进、有效的手段提供档案信息，满足与回报社会公众对档案利用的需求，推动社会的发展。

4、档案论文与档案业务文章

能够称作“论文”的文章，是要具有一定的学术水平的。目前，我国档案学研究的状况是普及有余，提高则不足。不少地方，不少单位都在搞学术研讨会，有的搞的还相当频繁，但学术研究的水平并未因此而提高。所以划在“论文”名下的各种各样的文章水平不一，程度不齐，虽然有的评了奖，有的结集出了书，但其中真正可以称之为论文的文章其实并不多。长期的这样搞法的最终结果是把学术研究活动庸俗化了，对档案学术活动的开展，对档案科研水平的提高是不利的。

指出这一问题的目的，是希望我们对此有一个清醒的认识，不要被表面上的轰轰烈烈所迷惑而自满自得。而是激励我们了解自己在学术研究方面还存在的差距，做出更加艰苦的努力，付出更加艰辛的劳动，扎扎实实地推进我们的档案学术研究活动。

所以，今后我们开学术讨论会也好，自己写文章也好，不一定非要抬出“论文”这样一顶大帽子，硬是要标上“论文”的标签，一是会吓退不少本来还有尝试之心的同志，使他们不敢轻易涉足这一领域；二是弄久了，什么文章都叫论文，人们会以为学术研究不过就是这么一回事，不需要下什么功夫就发表了文章甚至汇集成了书，还评上了什么奖。

其实我们研究问题，涉及档案业务工作的，写成文章就叫业务文章也未尝不可。开会也好，出书也好，提交文章即可，不必要非算作论文。

5、论文写作的动因

为什么要写论文？对此可能许多同志没有考虑过，不好回答。写论文是为了进行学术研究，或者说是把研究的成果表述出来进行交流，最终的目的是为了促进档案事业的发展。这些当然是官面上的话。实际上不少同志写论文最起始的动因并不在此。有的是上边布置了任务，必须弄出一篇东西去充数，有的是为了满足职称评定的要求，没有文章发表就评不上相应的专业技术职务。不管什么原因，什么动机，只要去写，就应当支持，应当鼓励，同时要想写论文，并且写好论文，就要了解论文写作的要求，注意论文写作的方法。

二、档案论文写作的“五写”“五不写”

1、写小不写大

写小不写大，是指我们在确定论文的选题时，不要嫌小而贪大。不要动不动就写出一个大题目，把文章的起点或调门定得过高，而文章的内容又根本无法支撑这么高，这么大的题目。人们会以为，一些大题目的文章肯定是出自专家、教授们之手，而普通的档案工作者要写东西，一定是小题目、小文章。有趣的是事实恰恰相反，一些专家、教授们倒不一定一出手就是大题目的大文章，而我们许多写作能力并不算强的档案人员却往往一写就写出挺大的题目，而且越是在基层工作的同志，写出的文章题目反而越高越大，有的高大得甚至有点吓人。

从我所接触到的一些基层档案室的同志所写的文章题目中，有此就高大得有点离谱了。像：“我国档案工作改革的战略研究”、“面向二十一世纪的中国档案工作者应具备的能力与素质”、“知识经济对企业档案工作的挑战与应对措施”、“档案鉴定工作的历史、现状及发展趋势”、“社会主义市场经济条件下档案馆、档案室的性质、地位、职能的调整与变化”等等。

这些同志给自己的文章定下这么大的一个题目肯定有自己的考虑，也可能他们认为，文章的题目越大，文章的水平就越高。其实这是一种错误的认识。一篇论文水平的高低，简单地说是要看它是否明确地提出了问题，并且清楚地说明了这个问题，也就是我们常说的：论点突出、论据充分、分析有理，结论明确。论点的对与错有时倒不是主要的评判标准，因为许多业务上的问题是可以讨论，可以争辩的，关键是你的文章能否自圆其说，像上面那些大题目的文章，研究问题的出发点及写作的勇气都可褒可奖，但文章的内容却实在跟不上去，缺乏足够的材料，没有有力的论说，不过堆砌了一些空话，使文章本身苍白无力，成了盛名之下其实难付的一纸空文。

这些大题目的文章，写作之前是要下很大功夫去进行调查研究，大量收集材料，反复分析论证，然后才能动笔去写。有时这类文章不是凭一个人的能力就可以写好的。即使请有关方面的专家、领导去写，恐怕一个人也干不了。要组织一个班子，集中若干对此问题有研究的人一起搞上一段时间才行。而我们的基层工作的同志根本不具备写这类文章的客观条件，即使个人天赋很高，恐怕也难以完成这么大的写作任务。

工作的岗位越靠下，文章的题目就越往上。出现这样一种有意思的情况的原因，是有些同志把写论文看得过高过重，一说写论文，自己就先把自己吓了一跳，于是越想越高、越想越玄，当然写不成功。其实正如我们前面所说的，我国档案论文的写作水平普遍看起来，不算很高，而写文章又不一定非要顶上一顶“论文”的大帽子。倒不如就定一个小一点的目标，写一篇业务研究的文章，与同行们交换看法，交流经验，通报情况也就行了。这样写起来心理上的压力会小得多，而文章又可以写得很充实。提交给学术讨论会也好，参加评奖也好，投寄给报刊发表也好，成功的可能性反而比较大。因为这样有实在内容的文章对推动学术研究，促进事业发展是有价值的，也是会受到评委、编辑欢迎的。

2、写熟不写生

写熟就是说要选择那些自己熟悉的内容去写，不写生是说不要写那些自己生疏的、不甚了解的，没有亲身体验的东西。特别是对我们许多基层档案工作者来说一定要结合自己的工作去撰写论文。前面我们讲了，档案学研究的内容可以分成三个方面，其中第三个方面，档案管理原则、方法、技术的研究是范畴最大、课题最多、变化最快、与实践结合最紧密的。而恰恰是在这方面的研究工作中，我们基层档案工作者具有很大优势，得天独厚之处就在于自己直接参与档案的收集、管理、利用全过程的具体操作，不管是具体搞其中哪一项工作，都能最贴近地感知这项工作中的每一个细小的变化。只要自己是个论文写作的有心人，有写论文的兴趣和要求，那么稍加留意，就能获取许多上级业务指导机关、高等学校的专家、学者们渴望占有而又不易捕捉到有研究价值的宝贵材料，而手里有了这些材料才具备进行研究、撰写文章的基础。对于那些经常在面上跑的人来说，真正想研究点问题，这是很值得羡慕的优越条件。

所以，我们在基层工作的档案工作者要看到自己具有实践经验这样有利的条件，在寻找、选择论文的选题时，不要好高骛远，把眼光拉近一点，就琢磨自己眼前的事，手底下正干着的事，因为这正是你的长项。只有这样做，才能更容易找到适合自己写作的论题，才能把自己的论文写好。

3、写实不写虚学术论文讲究的是论，要论出一定的道理。但决不是不着边际、不触及实质性问题的空论。有的文章缺乏实际内容，只务虚不务实，看似冠冕堂皇，但看过之后却什么印象也没有。因此，写论文一定选取实实在在的问题去写，在说明你要论述的问题时要有实实在在的材料，该有论据的要摆出事实，该有统计数字的要拿出数据。在使用统计数据时，一定要注意数据准确。

4、写新不写陈论文的内容一定要有新意。因此，不要去写那些陈旧的、别人写过多少遍的东西。新意到那里去抓？可以从两个方面入手。①当一项新的工作开始或一项新的任务刚被提出的同时，一定会有新的问题出现：②对日常工作中一些长久不变的原则和方法有了自己的想法、有了新的认识或在自己的工作中试用了某种不同于前的措施，也可以写文章加以介绍。能够敏锐地发现新问题、产生新想法，是写出有新意的论文的前提条件。因此，档案工作者在工作时，既要沉得下去，踏踏实实地干好自己的本职工作，又要拔得出来，站在更高的层面上去观察和分析问题。写出论文的新意并不是去赶潮流，不是把档案界以外的新知识、新观点、新方法生搬硬套地拿过来，掺上一些档案工作的名词就弄出一篇文章。

5、写短不写长对论文写作来说，只要能够表述出同样的内容，那么，文字越少、越精炼，就越是好文章。写论文不需要铺垫，不需要渲染，不需要细致入微的描写，也不需要感人至深的抒情。论文最好实开门见山，直陈其事，意尽而止。即把你要讲的问题说清楚就行了，文章分量的大小，价值的高低，并不取决于文章字数的多少，而是取决于文章的内容。

三、平时要下功夫有心写文章的人，平时需要多看文章，看人家在写什么，实怎么写的；写文章还要勤练，一炮打响的先例并不多。所以，要写出好的论文，一是要多读，二是要勤写。

第二篇：档案论文

浅谈煤炭企业档案资源管理在生产经营中的作用 摘要：在互联网信息时代，档案管理已从传统的纸质管理向档案信息化发展，作为市场竞争主体的煤炭企业，必须在档案利用上开辟新途径，只有利用好档案信息，经营好产品才能在市场上进行自主筹资、自主投资、自主地进行利润分配。企业档案服务职能已从行政服务向社会化服务迈进，更是与煤炭企业的生产经营有着密不可分的联系。因此，做好档案信息资源管理的开发利用，对经营发展和社会建设具有重要的作用。

关键词：煤炭企业档案信息管理生产经营

档案是社会组织或个人在社会实践活动中直接形成的具有清晰、确定的原始记录作用的固化信息。档案来源于一定的机关、组织和个人。他体现了机关、组织和个人的意志。档案文件信息材料是有条件的转化过来的。随着煤炭企业的发展，档案信息管理工作随之不断开拓发展，在此，笔者就煤炭企业档案信息管理在生产经营中的作用谈几点看法。

一、开发利用档案信息资源的意义

档案的形成必须具备以下三个条件：①必须是办理完毕的；②具有查考和凭证价值的；③集中保存。档案的主体形成是文件，但表现形式是多种多样的。比如说文字、图象、声音、照片及其他各种形式的原始记录。简而言之，主要是确定性和原始记录性。档案是人们在社会实践中直接形成的，其内容就是对社会实践活动的内容、过程及结论的原始记录。它不是自然界形成的，而是人类在社会实践中形成的原始记录。正是由于历史档案的原始记录，人类才能根据档案保存和记录了解这些文化知识、才能得知过去的历史。因此，保存档案的根本目的，就在于提供生产、生活中的利用价值。

二、档案信息资源管理的社会地位

从时态上讲，档案是过去已经形成的而不是正在形成或尚未形成的东西。档案，尤其是它内容的真实可靠性不是绝对的，准确、客观、真实、正确是相对的不能因此全盘否定档案的真实可靠性。种种不客观、不真实、甚至伪造的档案本身也是一种历史的真实，是一种客观存在的事实。档案的真实可靠性有至少2层含义：

（1）如档案的内容无失实、歪曲、作伪之处，对同一历史事实均有记载的各种信息中它就是最真实、可靠的。因为档案是直接的原始记录，是第一手的原生信息。

（2）如有失实、歪曲、作伪乃至伪造之处，其不实之客观事实，也恰是由档案这一实存形态来予以记录、固化并示之世人的。档案只要其自身存在，就没有“假”的，“假”的也是“真”的。

由于档案是历史的凭证和原始的情报材料，所以人们把档案称做真实的历史记录。这是从大量的实践中得出的理性认识。对档案的真实性和可靠性，应该辩证地理解：

一方面，因为档案是由于在历史上执行特有任务时，作为表达工具所使用的文件转化而来的，所以档案信息在反映历史活动的客观过程方面是真实的；另一方面，由于生成档案时特定的历史背景，档案形成者认识的局限或其他原因，档案所记述的信息内容有的是真实的，也有的是不真实的或不完全真实的。但是即使档案内容有虚假部分，它还是反映了当时的历

史情况，反映了档案形成者的认识水平和本来的意图。就此而言，档案仍不失为其形成者活动的真实的历史记录。

因此，档案工作者和档案利用者即生产经营者有着密切的联系，它是档案工作者联系群众、服务生产经营的纽带。档案工作人员既要重视档案的信息利用，又要重视其在生产经营中的作用。实践证明，档案利用工作开展的如何，直接体现为档案管理工作发展的顺利与否。当前我国正处于社会主义市场经济体制改革的历史发展时期，档案事业要发展，档案管理工作要开创新局面，最重要的一环就是要搞好档案在生产经营中的利用工作，要使档案管理工作在建设和谐社会中作出应有的贡献。

三、档案信息管理服务于生产经营，要体现它的潜藏价值

随着煤炭企业产业结构调整、优化，整体的技术含量也在不断的提高，产品从原来的单一煤炭向煤化工及其他高附加值产品转化。档案信息的利用在生产经营中更是不可忽视。无论是文书、声象、科技还是会计档案，都是全体职工从事生产经营实践活动的劳动结晶和智慧积累，是企业发展史上的真实记录和原始写照。陕北矿业公司是以煤炭生产为主的国有大型煤炭企业，身为煤炭企业的职工，就以煤炭产品为例，从煤矿建井、生产到品牌的创立；现在的陕北矿业公司前身为兰州军区后勤部陕北矿业管理局，成立于1994年2月，于1998年12月整体移交陕西省经贸委，2002年转入陕西省煤炭工业局，2004年2月加入陕西煤业集团，2005年7月改制为陕西陕北矿业有限责任公司；从20年前的军办小煤矿发展到现在年产值为16亿元的国有煤矿企业，连续21年实现安全生产无事故，各项工作均取得了优异的成绩，产能规模迅速扩张，安全基础不断强化，项目建设稳步推进，职工生活明显改善，多项经济技术指标连创历史新高，企业保持了持续、健康、快速的发展态势。2010年，陕北矿业公司韩家湾煤矿被授予“国家级安全质量标准化煤矿”、“全国煤炭系统文明煤矿”等荣誉称号。陕北矿业公司一步步的成长，其创业的艰难、走过的历程、写下的历史、都真实地在档案中记载。这些珍贵的档案资料是难以用金钱买到无价之宝。档案信息资源是一种重要的资产，它在生产经营中是不可缺失的资源，更是在企业生产经营发展中提供着真实的依据和原始的信息。

四、档案信息资源管理与生产经营的目标

（1）就企业档案而言，关键是其的确定性和恒定性。即档案内容信息的清晰，确定性和其载体的固化，档案记录的内容是清清楚楚，明明白白，而这些信息内容又是以固化的物质载体形成而存在的。档案馆（室）所保存的各类档案主要是服务于生产经营活动。企业的生产技术人员和业务部门的工作人员对档案都抱有一种“倚重”的心里。科技档案更是如此。例如去年年底到今年年初，陕北矿业韩家湾矿一盘区1101工作面开拓前遇到煤炭赋存及地质结构不明了、水文地质状况不明等问题，各领导及设计部门都忧心如焚，经到档案室查阅当时矿井相关地质勘查资料，所幸这部分档案保存完整，经档案管理工作人员认真查找，终于找到了那些珍贵的科技图纸，结果可想而知，井下问题迎刃而解。从事实中证明，档案信

息只要管理好，利用好，就能产生很好的经济效益，给生产经营带来了不可计量的效益。

（2）档案资产是固定资产和一些无形资产的伴生物，它是在各种生产要素的配合下产生、共存并发展。档案信息资源的实用效益是在档案利用中发挥出来的。无论那个企业，发展是一个必然趋势，企业档案信息管理工作也要顺应企业的生产经营的需要。所以，档案管理的工作方法必须创新，其内容就是要扩大档案管理工作的外延，深化档案管理工作的内涵。企业进行整合改造的目的是适应市场经济体制的需要，转换机制，高效运行，创造最大的经济效益。企业的档案管理工作机制也要随着企业管理机制的转换而创新，档案工作人员要激活机制坚持没有创新就没有发展理念；敢于否定自己，善于完善自己，从单纯的档案信息资源管理机制向档案、情报、信息、科技、生产经营一体化管理机制转换。提高办事效率，充分发挥职工的聪明才智，让档案资源成为企业生产经营管理创新、技术创新的动力源之一。

（3）档案信息资源要管理创新，更要全面提升档案资源管理在生产经营中的作用。原始记录性是档案的本质特性。①从形成上看。档案是人们在社会实践中直接形成的原始性信息记录，对以往社会实践具有直接的原始记录作用。保留着真切的历史标记。②从内容上看，真实记录作者的观点，立场，方法。煤炭企业每有矿井建设、巷道搬迁、设备更新、技术改造、井下事故发生等大小事情，相关人员第一时间总是想到查阅档案资料。各类线路、供电系统图、地质测量图等以及有关的规程措施、技术参数指标全部搬来研究，直至确定一套切实可行的方案。科技档案如此，文书档案、会计档案、经营档案等，也在企业生产运转中发挥着重要的作用。每一项制度、措施的审批、机构改制、干部任免、财务决算、经济审核、合同签订、土地、房屋普查、资质认证和资产评估等，无一不需要档案信息资料做先锋，确保生产经营目标顺利完成。

档案信息作为历史的真实记录，具有无可辩驳的可信度。站在陕北矿业公司新的历史起点，一方面广大职工应积极学习实践科学发展观，坚定不移地实施管理强企、人才强企、科技强企、文化强企战略，另一方面我们应继续围绕公司“快速发展、三年翻番”战略部署这一核心，大力实施“二次创业”，以煤为主，广开思路，谋求发展，扩大产业规模，提升竞争实力，档案管理工作力争在煤炭资源整合及其他产业方面的合作开发上有所突破，到“十二·五”末再为企业造辉煌业绩，为陕西煤业化工集团打造中国一流的安全节能环保能源化工企业作出新的更大的贡献。

作为档案工作者，我们要跟得上企业快速发展、跟得上企业发展的步伐。档案信息资源管理是一项系统工程，是一项功在当今、利在后世的伟业。现代社会是法制化、经济化的社会，我们煤炭企业档案信息管理工作要在生产实践中始终坚持求真务实的态度，积极探索开发利用档案信息资源的新途径，使档案信息管理工作更好地为煤炭企业的生产经营发展发挥应有的、更大的作用，做出新的更大的贡献。

参考文献：

[1］邓绍兴，陈智为，档案管理学［M］．北京：中国人民大学出版社，1996.[2］林海，行政管理细化量化与过程控制［M］．广东经济出版社，2009.[3]冯惠玲,电子文件风险管理[M].中国人民大学出版社2007.[4]联合国教科组织著,数字遗产保护章程,载外国档案动态[M].李文栋译.中国人民大学出版社.2004.

第三篇：档案论文

机关档案室文书档案鉴定工作的思考

档案鉴定是档案管理工作的一项重要内容，贯穿于档案工作的全过程，它直接关系到档案文件保管期限的确定及档案的存毁命运。以期以来，档案的鉴定是档案工作的一个薄弱环节，也是一个难题，一直困扰着档案人。为此，笔者根据几年来在档案部门的工作体会，以机关档案室档案鉴定工作为切入点，分析原因，探讨解决的办法。笔者就文书档案鉴定提出自己的几点思考。

一、当前机关档案室档案鉴定工作中存在的问题

1．档案保管期限划定过宽，片面追求室藏量。档案的保管期限是档案价值的外在标志。准确地划分机关档案的保管期限是做好档案鉴定工作的基础。长期以来，机关档案人员在档案保管期限表制订过程中，对本部门形成的各类档案的价值缺乏深入的研究，仅仅是简单地照搬照抄国家档案局1987年发布的《机关文件材料归档和不归档的范围》及《文书档案保管期限表》的有关规定，至使不少单位存在保管期限划分不科学的现象，应是短期的划为长期，应是长期的划为永久，导致室藏永久、长期档案比例过大。这种现象机关

档案部门尤为突出，给今后档案移交进馆工作带来很大压

力。另一方面，档案室建档初期，因档案数量少，档案人员没有实践经验，又缺乏理论知识，在收集档案时总是抱着‚归总比不归好‛的思想，只考虑单位全宗的完整性，片面追求档案数量，给档案管理造成负面影响。正如国家档案局原副局长刘国能同志在分析我国馆藏档案的现状后指出‚我国档案馆藏素质存在一些问题，一些重复文件和不需长期、永久保存的档案进了馆，占用了有限的库房和投入‛，‚档案鉴定问题已经越来越迫切地摆在了各级档案部门的面前，需要赶快着手加以解决‛。并因此呼吁档案馆要‚认真把档案鉴定工作开展起来，不然包袱会越来越重，影响会越来越大‛。

2．部门领导、档案人员对档案鉴定工作缺乏认识。有些部门领导认为归档的目的就是为了利用，需要时能及时提供就行了，对档案期限的划分和鉴定知之甚少。近年来，由于档案数量的剧增，许多单位在办公用房紧缺的状况下，仍采用扩容档案室的库房面积，而不是通过鉴定销毁部分过期或无保存价值的档案来增加库房空间，往往采用档案存放空间换取档案的无限期保管。领导认为收集仍是目前档案室的一项基础工作，档案鉴定销毁不必急于进行，对于销毁档案的工作顾虑重重。这其中既有对过期档案鉴定销毁工作缺乏认识，也有对档案人员能否胜任鉴定工作的担心，更有的是不愿在任期内出现错销档案而造成自己工作上的被动。同样，档案人员也不愿承担鉴定工作的重大责任，‚怕‛字当

头，怕归档不全，怕出错，怕麻烦，能拖则拖，况且不进行鉴定销毁工作既无法规约束，也不受考核限制，谁也不想在自己从事档案管理工作期间出差错。因此，在实际工作中，鉴定工作往往流于形式，有鉴定小组，无鉴定工作和鉴定结果。

3．大量超期档案没有鉴定。

4．鉴定标准或规范缺乏可操作性。档案鉴定工作在我国起步较晚，长期以来，鉴定工作处于停滞或半停滞状态。虽然发布了《机关文件材料归档和不归档的范围》及《文书档案保管期限表》，但由于现行档案保管期限表规定的条款及档次太少，标准笼统，界限模糊，灵活性太大，诸如‘重要的’、‘一般的’、‘主要的’、‘其它的’等词很难把握。因此，在实际操作时，档案工作人员往往不能对归档文件材料的保管期限作出比较准确的界定，在很大程度上取决于档案人员对这些条文的理解程度和把握水平。而目前机关档案室的文档人员不是专职档案员，身兼数职，大都未经过正规的档案教育，加上文档人员调动频繁，新手较多，不少是‚半路出家‛，缺乏鉴定工作的理论指导和实践经验，较难承担鉴定工作的重任。

二、加强机关档案室档案鉴定工作的措施

1．改进和完善档案鉴定的操作标准。做好鉴定工作的前提和关键就是要有详细具体，便于操作的鉴定标准。首先，机关单位应该按照国家统一的归档文件范围和保管期限要求，结合单位的职能活动、自身工作实际，尊重‚以我为主‛的原则，并结合10年后移交进馆的要求，下功夫制定出最具有操作性的保管期限表，并报同级档案行政管理部门备案。同时注意根据时间推移和部门情况的变动定期进行调整，提高文件处臵期限表的时效性，使其真正成为鉴定工作的指导性文件。

2．严把档案鉴定的第一道‚归档鉴定‛关。档案室档案鉴定一般要经过归档鉴定、进馆鉴定和到期鉴定三个鉴定过程。归档鉴定由机关文书部门或业务部门分管领导负责，兼职档案员具体操作，即按照文件价值和归档范围在保证材料齐全的情况下，把文件分为归档的和不归档的两部分。在此基础上再依据制定的保管期限表划分档案的永久、长期和短期。档案的归档鉴定是保证案卷质量的基础性工作和重要措施，是立卷部门的把关鉴定，把的好，可以大大减轻进馆鉴定和到期鉴定的工作量。

3．加强和完善档案鉴定组织。主要由两个方面构成，一方面建立档案鉴定工作小组，通常以档案管理人员为主要成员，同时吸收文书工作部门和业务部门中工作经验丰富、思想认识水平高、工作认真负责的人员参加，其负责人一般由单位分管档案工作的领导兼任。具体鉴定由鉴定小组根据鉴定的对象、目的、任务、方法、程序、时限及要求等，进

行统一部署实施。另一方面，在档案馆设立鉴定机构，由专门机构或专人负责鉴定工作。加强机关部门的业务指导，多联系，多沟通。如鉴定过程中有争议的，可由上级档案行政管理部门组织有关部门、专家鉴定，也可委托有档案鉴定资质的中介机构进行鉴定。

4．提高档案工作人员的业务水平。档案鉴定工作是一项专业性较强，难度较高的工作，要以战略眼光进行档案队伍建设，这对提高档案鉴定工作水平乃至整个档案事业的发展都是至关重要的。为此，要采取人员配臵和教育培训双重措施。首先，由于档案工作有一定的延续性，档案人员要保持相对稳定，这样有利于档案工作的开展。其次，建议上级档案行政管理部门加强这方面的培训和教育，开展工作经验交流和专题研究，提高档案人员的业务水平和工作能力，为机关文书档案鉴定工作逐步走向有序和规范打下基础。

总之，机关文书档案鉴定要制度化、规范化。纳入档案评比升级的考核范围，列入档案人员的考核。建立起经常化、制度化、科学化的档案鉴定秩序，进而提高室藏质量，优化室藏结构。

第四篇：档案管理学论文

试论《高等学校档案管理办法》对成人高校档案管理的影响 摘要:《高等学校档案管理办法》是指导新时期高校档案工作科学发展的法规性文献,对促进和规范高校档案管理,特别是成人高校的档案管理工作具有重要的指导意义。本文从分析其内容变化入手,试图从改变档案管理模式、加快档案信息化步伐和搞好电子信息档案管理工作三方面谈谈个人对提高成人高校档案管理工作水平的几点认识。

关键词:高等学校档案管理办法;成人高校;档案管理

《高等学校档案管理办法》(简称新《管理办法》)是以1989年10月发布的国家教委第6号令《普通高等学校档案管理办法》(简称原《管理办法》)为基础修订的,共七章四十三条,2008年9月1日正式实施。修订后的新《管理办法》,从高等学校档案工作的定义、适用范围等方面有了新的论述,对高等学校档案的管理体制、制度建设和工作要求提出了更高的标准,充分体现国家对高等学校档案工作的高度重视和档案工作在高校管理中的地位,为高校档案工作的发展和成人高校档案工作的开展提供了制度保障。

一、新《管理办法》的几点变化

1.扩大适用范围,把成人高校纳入办法适用对象

21世纪的高等教育事业蓬勃发展,除普通高校外,成人高等学校、高职高专学校和民办学校也不断得到发展,而且日益成为高等教育体系不可或缺的一部分,很显然原《管理办法》中只针对普通高等学校已经不能适应高等教育的发展现状和要求。所以新《管理办法》扩大了适用范围,涵盖了各级各类的高等学校,有利于促进所有高等学校档案工作的发展。

新《管理办法》明确规定“本办法适用于各类普通高等学校、成人高等学校”,特别把成人高等学校列出,这为成人高校档案管理工作提供了明确的方向,有利于规范成人高校的管理。根据新《管理办法》,成人高校可以重新修订本学校的档案工作管理办法,这为提升学校的管理能级、规范档案管理工作和促进学校更加科学发展奠定了坚实的基础。明确了高

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校档案的管理体制和学校领导的机制

新《管理办法》规范了高校档案工作的领导体制,规定“国务院教育行政部门主管全国高校档案工作。省、自治区、直辖市人民政府教育行政部门主管本行政区域内高校档案工作”,“国家档案行政部门和省、自治区、直辖市人民政府档案行政部门在职责范围内负责对高校档案工作的业务指导、监督和检查”,确定了政府教育行政部门对高等学校档案工作的业务指导、监督和检查职责,明确了高校档案工作的领导关系和业务指导关系,领导体制层次清晰、责任明确,操作性强,有利于高校档案管理工作的开展。

档案管理工作既是一项基础性工作,又是一项服务性工作。要做好这项工作,学校领导必须加以重视。新《管理办法》明确了高等学校校长是高校档案工作的第一责任人,强化了学校主要领导在高校档案工作中的责任,《管理办法》还规定“遇有特殊情况,应当立即向校长报告”。这些规定的推出有助于高校领导更新观念,增强档案意识,了解本校档案工作的现状,统筹全校档案事业发展规划,把档案工作作为学校管理工作的重要事情来抓。规范了档案管理制度和档案人员的职责

新《管理办法》重新划分了适应于学校档案工作的11类归档范围,这样可以使学校档案工作朝着规范化的目标发展,使学校档案的归档内容更加全面。新《管理办法》提出:高等学校“应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度”,以评促进档案建设;“高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度”,强化学校各部门立卷制度。

《管理办法》要求“立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律,对文件材料系统整理组卷、编制页号或者件号,制作卷内目录,交本部门负责档案工作的人员检查合格后向学校档案机构移交”,规定了各部门负责档案工作人员的具体职责,保证学校各项管理活动中形成的档案材料和科研研究材料的完整、齐全。增加了“学生类”档案管理内容

高等学校的主体是教师和学生,原《管理办法》片面强调了学校管理、教师和教学,而忽

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视了学生和学习。教育以学生为本,学生以学习为本,新《管理办法》对此进行了修订。在新《管理办法》中归档范围里增加了“学生类”档案的保管内容,具体内容“主要包括高等学

校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案,毕业生登记表等”。学生类档案要求从学生入校开始到学生毕业结束,档案中的记录要伴随学生在校学习的整个过程。把学生类档案正式写进档案管理办法中,把学生、学校和对社会有价值的档案并列起来,充分说明了学生管理档案在学校档案工作中的重要性,体现了学校对学生的人性化管理。从经费、文件的管理和档案利用等方面提出档案工作的信息化建设

随着社会信息化的发展,数字校园的建设、数字档案馆建设势在必行,新《管理办法》明确规定“高等学校应当设立专项经费,为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施,加快数字档案馆(室)建设,保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行”。

新《管理办法》在档案机构的管理职责上明确规定:“组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作。”提出了高等学校档案包括“有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录”,突破了高校档案原来所涵盖的以纸质、录音带、录像带、实物等传统档案载体的局限,突出了电子或数字载体在新时代档案物理载体中的重要地位,这符合时代发展的要求。在档案的利用方面规定:“应当设立专门的阅览室,编制必要的检索工具,提供开放档案目录、全宗指南,档案馆指南、计算机查询系统等,为社会利用档案创造便利条件”。

6.从职务聘任、待遇补助等方面彰显对档案工作者的人文关怀

新《管理办法》中明确规定“高校档案机构中的专职档案工作人员,实行专业技术职务聘任制或者职员职级制,享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。”这个规定可以从根本

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上改变目前成人高等学校档案机构工作人员,因待遇低、工作累、地位低等原因造成了档案工作人员学历层次低、工作积极性差等不利于成人高校档案工作发展的局面,为成人高校档案工作发展的人才需要奠定了基础。

对长期接触有毒害物质的档案工作人员,“保障其依法享有工伤社会保险待遇及其他有

关待遇,并可以按照有关规定予以补助”,这使得多年来高校档案界极力呼吁的对因为长期接触有毒害物质的高校档案工作人员建立职业保障和依法取得补助得到了落实,体现了以人为本的档案科学发展观以及对高校档案工作者的人文关怀。

二、新《管理办法》对成人高校档案管理的影响

目前,成人高校档案管理工作的发展与教育发展的实际需要还存在着一定的差距,特别是随着成人高校工作能级的提升和成人高校深入开展的教育、科研、管理等方面的实际相比,成人高校的档案管理带有明显的滞后性。针对新《管理办法》提出的规定和新要求,加强成人高校档案管理的基本思路有以下几点。

1.改变档案管理模式,适应成人高等教育事业改革发展的需要

在当前科学技术迅猛发展,知识经济和信息化浪潮日益发展的背景下,成人高等教育学校建设开始出现新的局面,使原有的档案门类、数量和内容远远不能满足教育发展的需要。随着成人教育改革和发展形势的需要,档案工作重点应由以往收集、整理、保管为主转向以开发、利用和服务为主,提高档案的利用,扩大服务功能。成人高校的档案工作是成人教育的信息资源,只有重视开发利用,不断拓展业务范围和服务领域,才能充分发挥信息资源的优势。

2.加强档案管理人员的队伍建设,提高档案人员的业务素质

要实现成人高校档案的科学化管理,关键要提高档案管理人员的素质。首先要注重提高档案管理人员的政治素质和职业道德修养,使之能热爱档案管理工作,有强烈的事业心、责任

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感和良好的职业道德修养。同时,要加强对档案管理人员的业务技能培训,不断为其提供接受继续教育的机会、更新档案专业知识,通过系统学习,使之在专业的深度与广度上都有较大的提高,在管理实践中能够具有进行信息收集、加工、存贮、传递的能力,能够积极开展档案利用工作,为成人高校的发展和评估提供详实的材料资源。只有这样才能满足新形式下成人高校教育发展与改革工作的需要。大力加强电子档案管理,不断探索档案管理现代化的新途径随着人类进入信息时代,档案的形式和载体、档案信息的传播方式和途径等发生了根本

变化;随着教育的改革与发展,成人高等教育档案资料呈现出复杂、繁琐、量大的特点,这对高校档案机构提出了新要求,必须应用现代化信息技术手段实现对成人高校档案的管理,实现档案资源和档案管理的信息化。针对网络和计算机的普遍使用,成人高校可以利用教育主管部门的专门教育教务管理软件,从录取新生开始,将学生的姓名、性别、照片等基本信息录入数据库,将在读学生的学籍信息输入到互联网以便于检索,将学生在校期间的学科、专业、成绩档案等信息化管理。同时,成人高校要适应档案管理发展的趋势,对形成的重要文件建立纸质文本和电子档案双备份,减少纸质档案的使用,努力做好档案信息管理系统的使用、维护和安全工作。

总之,成人高校的档案是衡量学校教育管理水平和教学质量的重要标志之一,也是学校开展教育教学、科研的重要信息来源与决策的依据。因此,作为成人教育档案工作者,要按照法制化的要求不断走上正规,不断加强档案管理意识,加强档案的开发和利用,实现档案的数字化管理,充分发挥成人教育档案功能,为推动成人高等教育档案事业的发展和促进学校各项工作做好服务和保障工作。

参考文献:

[1]魏小寅.高校成人教育档案管理的几点思考[J].绍兴文理学院学报,2006,(12):136-137.赵淑琴.论新时期高校档案管理人员业务素质要求[J].沿海企业与科技,2005,(10):196,191.陈娟.成人高等教育档案管理中存在的问题和对策[J].继续教育研究,2008,(1):33-34.

第五篇：档案论文2

关于信息时代的电子档案管理探讨引言

当今世界是一个电子信息发达的时代，电子计算机已成为现代化办公的主要工具，电子计算机和现代通信技术的结合的信息技术产业的迅猛发展，产生了大量电子档案。所谓电子档案是指在社会实践活动中形成的、具有保存价值的、由计算机系统处理和存储的机读材料和其他载体形式的记录，电子档案的形成、存储和管理与传统的纸质档案所用技术方法不同，这给档案管理带来了一次革命性的挑战，档案工作者只有对此有深刻的认识才能做好电子档案的管理工作。基于此，笔者对如何做好电子档案管理工作进行了如下探讨。2 电子档案的特点及优越性

2.1 与传统档案相比，电子档案具有如下特点

（1）文件记录方式多样，变化性大。传统的档案管理工作一般由档案人员手工操作，工作效率较低，而且受传统归档方法的限制，查阅检索较为不便，难以充分将档案的作用发挥出来。但电子档案的出现改变了信息的承载介质，可将档案通过计算机方便快捷地进行存储归档。

（2）与传统的纸质档案相比，电子档案信息具有非直读性的优点。电子档案以数字编码将内容记录在载体上，如磁带等磁性载体上记录信息的“磁畴”极性是物质内部的物理特性，无法直观看到；光盘载体上记录信息的斑点是由激光刻写的。此外，电子档案的信息内容可 1

以进行压缩编码或加密等技术处理，所以即使有相应的设备，如果不解压、解密也不能读取其存贮的内容。

（3）电子档案对元数据和背景信息有很强的依赖性。一方面电子档案的元数据必须依附在文件信息中，否则将无法恢复电子文件的原貌；另一方面，电子档案的前身是电子文件，其传送往往是在网络上进行，操作者互不见面，体现背景关系的信息直接反映在电子文件上的可能性较小，而是常常被存放在其他地方，如果事先不提供或补充这部分背景信息，将会给将来的档案的有效利用带来隐患。

2.2 基于电子档案的特点，电子档案具有独特的优越性

（1）电子档案减轻了档案管理工作人员的劳动强度，提高了工作效率。在信息化高速发展的今天，现代信息网络系统为归档提供了快捷的管理手段和信息利用的快速途径，这就为工作人员免除了立卷归档、检索查找等困难，减轻了他们的劳动强度，在提高归档质量和检索速度的同时，也将文书档案管理人员从手工直接建档的枯燥乏味的工作中解脱出来。

（2）电子档案的微机管理有利于遗漏文件的补漏增缺。传统的纸质档案的文书立卷方法在遇到文件收集不齐或漏交归档时，补漏增缺，需要拆卷重做。但电子档案采用微机网络管理后，文档用微机按“件”即可整理归档。这样可随时补漏增缺，文档也不易形成存积。可见，微机管理省时省力，给工作人员节省了充足的时间去提高业务能力和水平。

（3）档案管理的电子化更利于文档的保密。在传统的纸质档案时代，查阅档案时通常是整卷提供利用，尽管查阅者只需利用卷中的一

份或几份文件，但却能够看到整卷档案内容，显然，这是不能保证文档管理的保密性要求的。但电子档案的电子化管理则可以克服这一缺点能简单地将其改为单份文件提供利用，这样查阅者就无法接触其他无关的文件，从而保证了文件的保密性。

（4）电子档案的微机管理有效地提高了档案管理工作的质量。档案工作的根本目的在于查阅和使用，但要提供可供查阅和使用的档案，就必须有高质量高水平的文档卷宗作为保障。然而传统的文书立卷工作是由人来完成的，即由立卷人根据自己的理解来进行操作，显然立卷人对立卷标准掌握的尺度有很强的主观性，立卷标准很难做到完全统一，这必然影响到案卷质量水准，从而给日后的档案的查阅和使用带来诸多不便。但若文书档案管理进行微机管理，即成为电子化档案后，档案人员就可以从繁琐的整理工作中解脱出来，从而把时间和精力放在档案编研及二次信息开发利用上来，这就较好地提高了文书档案的管理工作质量和利用效率，从而保证了文书档案能够发挥出更好的时效价值。做好电子档案管理的措施

3.1 要完善体制，建立统一的电子文件管理标准

首先，应实行文件管理与档案管理统一领导和规划，使二者同步发展；其次，要将文件管理的前期指导与控制纳入档案部门的工作职责，确保从文件的形成归档到查阅利用等各环节都在档案部门的统一监督指导下进行；再次，要制定科学、合理、统一的电子文件归档管理标准；最后，档案部门在接收电子文件时，要对归档电子文件信息内容的原始性、真实性进行鉴定。

3.2 要严格控制电子档案的可转换性以保证电子档案的安全

由于电子文件可以根据需要在不同的载体上同时存在，也可以互相转换，包括文件的字体、签名、印章等，通过计算机基本的复制、粘贴功能就能达到完全一致，这使得电子文件只能保证真实性而无法确定原始性。尽管如此，但我们可以利用计算机的更高功能对电子文件和电子资料加以保护。如将文档设为只读模式，或对部分电子文件加密，从而到对电子文件进行特定的保护。而且由于计算机系统中信息的相对独立性以及计算机环境本身的特点，使得对系统中信息的增删、更改变得十分容易，而且修改后可立即形成一份新的文件且看不出任何改动的痕迹。在此情况下，如果未做备份，数据一旦被修改，原来的文档就荡然无存、毫无痕迹。因此，档案室必须要将形成的第一手电子文件和电子资料及时备份存档，确保今后的利用准确。

3.3 应做好电子档案使用中的控制与管理

首先要进行使用权限的审核。应根据各种人员设置利用级别，进行利用权限的认定，并依此向利用系统注册登录。其次，要做好拷贝的提供与回收管理。应依据使用者的需求，对其利用权限进行确认后，再进行拷贝制作。并应尽量避免把载体上存储的信息全部拷贝，应采取技术手段防止所提供拷贝的资料再复制。第三，要加强电子档案使用中的安全措施。对电子档案的信息内容，应根据密级层次进行有效管理。系统要对利用的全过程进行有效的跟踪监控，并自动生成相关记录，以作为日后查证的依据。

3.4 应优化专业结构，建立一批新时代的档案管理人员队伍

在电子文件日益发展的今天，培养和造就一批通电子技术、懂档

案管理的人员是当务之急，档案部门应重视和加强对档案管理人员的培养。一方面，要多渠道引进专业的技术和管理人员，尽量使用素质高、思想好、责任心强的人员做文书、档案工作。另一方面，要对现有的档案人员进行专业培训，特别是加大对现代科技知识和电子技术的培训。当今档案工作的深入发展，对档案工作人员的专业素质提出了新的更高的要求，档案工作的现代化，不仅取决于工作人员原有的知识水平，更大程度上取决于他们的知识补充及更新速度。因此，档案管理部门应尽快改变保管型人员过多、结构单一的档案队伍现状，建立一支具有较高素质、结构合理，适应信息时代电子档案管理需要的新型档案工作人员队伍。结语

电子档案管理工作就是要推动档案信息化建设，把收集的档案数字化。在当代信息化迅速发展的今天，在加强电子档案管理工作时，要根据电子档案自身的特点，不仅要注重硬件建设，充分利用计算机技术和网络技术，更要注重软件建设，建立健全电子文件及电子资料管理制度，提高电子文件制作及电子档案管理人员的素质，不断加强各个环节的沟通、管理。只有这样，才能顺应时代的发展，准确、快速地向社会提供有利的信息资源，最终做到既能节约开发资源，又能提升信息时代电子档案管理的层次和工作效率。