浅析电子计算机在档案管理中的应用及重要性研究

第一篇：浅析电子计算机在档案管理中的应用及重要性研究

计算机与档案管理论文2篇

1、浅析电子计算机在档案管理中的应用及

重要性研究

摘要：计算机技术在我们的工作和生活中起着越来越重要的作用，本文从计算机技术应用于检索信息管理的必要性出发, ,介绍了计算机技术在档案信息管理中的应用。

关键词：计算机应用；信息档案管理；计算机网络

随着信息时代的到来，计算机早已在工业、农业、财贸、经济、国防、科技以及人们的社会生活各个领域得到了广泛应用，并且已经融入了人们的日常生活和工作之中。目前计算机正向多个方面发展，比如网络化和智能化，尤其在信息处理和自动化管理等方面起着越来越大的作用。与此同时，随着我国信息化建设的开展，档案管理工作的信息化也逐渐得以实施。本文就对计算机在档案管理中的应用进行探讨。计算机应用于档案信息管理的必要性分析

在社会的信息系统中，档案信息作为一种重要的信息资源而占有特殊的地位和作用。档案电子化是目前档案管理工作必须实施的重要工作,这已经成为大家的共识，而且在档案的管理中计算机的应用确实带来了非常显著的成绩。在档案信息管理中，计算机技术具有手工管理所无法比拟的优势,如存储量大、可靠性高、检索迅速、查找方便、保密性好、寿命长、成本低等优点,这些优点可以大大提高档案管理的效率,也是档案部门的科学化、正规化管理与世界接轨的重要条件。但是目前档案管理工作仍然处于人工管理或半人工管理状态,档案的信息功能不能得以充分发挥。所以,为了适应当今信息处理技术发展的要求,提高档案信息现代化管理水平,计算机技术作为一种新兴的技术手段,在档案信息管理中应当得到更加广泛的应用。

2计算机技术在档案信息中的功能管理

2.1 档案管理自动化

因为计算机具有高效的信息处理能力,能以极快的速度输入、存贮和输出信息,能够进行逻辑推理和判断, 所以计算机技术逐步成为信息化先进技术手段的核心,通过计算机对档案信息资源进行分类、提取、分析、加工后,可大大提高档案资源管理的效率,大大提高档案信息开发利用的效率。

2.2 档案信息数字化

纸制档案录入麻烦，浪费大量的人力和纸张，且存取修改与查阅调取都不方便，与之相比,数字档案更易于保存、查询、修改,并且可以通过网络快速传递。运用计算机技术实现档案信息数字化后,不仅可以提高档案的利用率,降低档案的管理成本和档案的磨损、遗失,并可实现数据的快速传播和保存,满足了用户的需要。

2.3 信息检索网络化

信息检索网络化已经在当前的图书系统中得以大量应用，并且表现出了令人及其满意的效果，同样，我们将现代计算机网络通信技术应用在档案信息建设中，实现其计算机检索系统,可以将档案信息检索方式由脱机检索、联机检索,发展为智能网络检索,实现档案信息传递网络化,达到档案资源共享。

3计算机在档案信息管理的应用

第一步，收集整理。这是电子计算机档案管理的基础。在这个过程中，要求档案管理人员要有较高的知识层次和先进的技术水平，手脑并用，勤快踏实肯干，经常深入下去做好资料的收集和整理，掌握第一手资料，这是一项非常重要的工作。因为计算机只是一个辅助工具，无论其如何先进，管理者都是第一位的，掌握资料并将资料准确无误地输入计算机，才能发挥计算机的应用作用，否则，档案管理计算机化就是一句空话。

第二，归纳分类。这是电子计算机档案管理的关键。有的时候计算机档案管理人员在档案资料收集过程中收集到的资料是不完整的，这就要求档案管理人员对收集来的资料进行认真地筛选、分类、加工和整理，这是实行计算机档案管理的前提和条件。只有做好了这方面的工作才能有效地将收集到的资料分门别类输入到计算机中，这是实行电子计算机档案管理最为关键的一步。

第三，查询和提取。这是电子计算机档案管理的最终目标。前面做的大量工作，包括资料信息的收集、整理、归纳、分类，其最终目的就是为了将收集到的资料信息输入到计算机中，为日后的查询和提取打下坚实的基础，只有将这些资料存入到计算机中，才能更好地发挥计算机在档案管理中的作用。例如：某市西区污水中水管线工程是省市重点工程。该工程项目总长度为93.3公里，共32个标段，横跨和穿越多条道路，将水送入发电厂。由于线长、面广、点多，工作面分散，施工难度大，多年来各方在施工中配合不力，造成地下管线众多，既有电信部门铺设的光纤电缆，也有热力部门铺设的供热管道，以及供气部门铺设的燃气管道等地理情况复杂，施工难度之大前所未有。为保证施工质量及进度，避免施工中造成不必要的损失，作为施工一方的代表，水务工程有限责任公司技术人员在档案管理人员的大力支持和协助下，利用计算机调阅了大量的档案资料，方便、快捷地查清了地下各种管线敷设情况，从而安全高效地保证了施工的顺利进行。他们由衷地说，公司档案室数据收信准确、资料编排规范，查找资料方便快捷高效，真是我们施工部门的好后勤、好帮手。

4实行计算机档案管理的意义

通过以上几点，我们可以发现在计算机档案管理中实行计算机管理有许多益处，先将其归纳如下： ⑴整合和提高了资源利用率，减少人力、物力、财力和时间的浪费。

⑵缩短我们的查阅时间，提高档案信息的时效性。使用档案管理计算机化，编者可直接利用机读形式，利用计算机的功能，完成计算机的加工工作程序。

⑶改变信息加工工作受经费限制的局面。通过档案管理计算机化，可一次投入，多次产出，极大的节约了经费。

⑷扩大了社会影响，拓宽了服务范围。档案管理计算机化，信息成果可多份拷贝，将拷贝成果送到领导及各个部门，从而提高了档案部门的地位。

⑸为将来“信息高速公路”打下坚实基础。档案管理计算机化，可使档案信息顺利地与最新技术接轨，与世界同步。

5档案信息管理中的几个重要环节

5.1重视信息存档的基础工作

档案信息化建设主要包括档案的收集、整理、保管、利用等环节,其信息化管理模式包含办公自动化、文档一体化、管理智能化、服务现代化等内容。配置所需硬件要充分考虑数字时代的发展要求,在存储空间、图形运算、整体性能、系统兼容等方面尽可能满足信息化管理的基本运行条件。档案管理软件的开发要充分发挥档案管理单位和软件开发科研单位的合作,做到系统设计合理,适应档案管理的长期发展需要。

5.2应重视档案管理网络系统的建设

网络为我们的管理提供了极大的便利，就档案信息来讲，其共享化建设是一项系统工程,包括总体设计、设备选型、软件开发、档案整理、扫描录入、系统管理、光盘备份、查询管理、安全措施等步骤,是一套硬件加软件的系统。我们应建立档案查询系统来提高工作效率,通过网络查询实现档案网络传输的目的。此外,还应将电子档案管理类别细分为操作目录管理、系统环境管理、档案密级管理、卷内目录管理等,从机制上提高档案信息安全和档案信息共享能力。

5.3应重视档案人才队伍的建设

随着计算机的应用，档案信息管理也由劳动密集型转为知识密集型工作,这要求高素质专业知识和高技能的信息管理人员对一些专业性强的档案要做到精确把握,而且要根据需求者要求提供相应的数据档案信息。这些都要具有专业知识才能胜任，所以要加大对档案管理人员的培训力度,不断学习计算机技术知识,以提高档案管理人员的信息化管理能力,从而促进传统档案管理向信息化管理的快速转型。

5.4继续做好传统载体形式的档案管理

计算机技术虽然提供了强大的辅助功能，但是并不能解决目前档案管理中所有问题,因为电子档案信息本身的一些局限性还没有得到彻底解决。比如由于电子档案可以随意增删,其档案的原始性难以确定;计算机网络不稳定容易遭到黑客的攻击,导致档案信息的泄密或遗失等问题。因此,我们要将纸质档案与电子档案文件进行“双套制”保存,将纸质档案文件以文本方式备份,电子档案文件以影像方式进行信息传递,并制定完善的、符合实际情况的档案管理规章制度,做好安全工作预防其数据丢失，从而有效地保障档案信息化建设的安全和有序的开展。

结束语

作为一个综合性课题，计算机技术在档案信息开发中的应用应该继续展开研究。随着全社会信息化建设步伐的不断加快,电子文件的产生与管理给档案管理工作带来了巨大的机遇和极大的挑战。在信息化档案管理环境下如何发挥档案工作自身的特点和优势来为社会提供高质量、全方位的档案信息服务,是摆在当前的重要任务,同时应当有效利用计算机技术,实现从传统的纸质档案向数字化档案转变,提高档案管理效率和质量。:随着以计算机技术的普及和发展,以及档案部门运用计算机技术的日益成熟,计算机技术将在档案部门的应用越来越广。

参考文献 任艳菊.浅谈计算机技术在档案管理应用中的必要性.沿海企业与科技, 2005(5).乔子良,银海.档案信息化建设的实践.档案与社会,2003(2).陆广能.浅析数字化档案信息安全问题.电脑知识与技术, 2005(8).陈伟,孙淑扬.计算机网络技术在档案馆中的应用.档案学通讯, 1998(3).戴宗坤,罗万伯,唐三平,等.信息系统安全.北京:金城出版社, 2000.2、浅谈计算机在档案管理中的应用

摘要：文章认为计算机技术在现代档案管理应用中起着越来越重要的作用，这是档案现代化发展的客观要求，有利于促进计算机信息处理与档案信息管理的结合。同时，也顺应了社会信息化的要求，提高了档案工作者的素质。

关键词：计算机技术；档案管理；重要性

随着计算机技术信息技术迅猛发展和广泛应用，计算机技术为档案信息资源的科学管理和有效开发利用创造了前所未有的契机，信息成为知识经济时代最为重要的资源。目前，档案电子化是档案管理工作必须实施的重要工作，已经成为人们的共识并显示出非常显著的成绩。

计算机对档案信息进行管理，具有手工管理所无法比拟的优势，如检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等，这些优点能极大地提高档案管理的效率及利用工作的水平，也是档案部门的科学化、正规化管理与世界接轨的重要条件，但是受行业和规模的影响，计算机的应用技术水平还参差不齐。

就目前状况看普及程度还存在一定的局限性，只是在科研院校、金融保险业较为普遍，其它行业档案管理工作仍然是处于人工管理或半人工管理状态，档案的信息功能还不能得以充分发挥。实践证明，怎样摆脱传统的档案管理方式，实现档案的计算机应用管理，怎样为档案的开发、整理、改革发挥重要的作用已成为一个重要课题摆在档案工作面前。

一、档案管理应用计算机技术是档案现代化发展的要求

从20世纪80年代开始，世界范围内以计算机为核心的现代化信息技术的发展和应用，给档案管理带来前所未有的冲击和革命。首先，计算机技术被广泛引入日常的档案管理工作中。其中最为突出的是表现在档案检索工作上，即利用计算机的超大容量和运算快捷的特点，将档案检索系统输入计算机之中。以提高档案检索的质量和速度。其次，由于电子档案的大量涌现，同时人们为了方便利用又把传统的固态档案录入计算机，建成数字档案馆，这种借助于新技术建立的档案馆为档案管理工作开拓了一个全新的领域和课题。再次，为了适应用户对开放的先行文件和历史档案的快捷查找，利用的需求各级各类档案馆（室）纷纷建立各种类型的计算机网站。档案载体的变化是出现了电子档案，党政机关、企事业单位的办公、管理和经营活动的方式发生了质的变化，电子政务、电子商务这种新形式的办公方式开始崭露头角，逐渐替代了以纸张为介质传递信息的传统办公模式。人们利用计算机和网络来书写、传递、储存、查找检索和利用信息。信息的存在形式就由原先看的见，摸的着的固态形式转化为看不见、摸不着的数码形式，它转化的档案就是电子档案。随着电子文件几何式骤增，对电子档案的超前控制、及时收集、有效管理与开发利用以及数字化技术的推广。服务范围的拓展，管理手段的革新都要求档案管理人员的计算机知识和技能必须与时代同步。要树立适应新形式要求的全新的服务理念，把现代化计算机技术与我们积累的工作经验、档案利用的典型案例、档案史料、编研材料结合起来，参与到这场文案管理的变革中来，在变革中求生存，在变革中求发展，不断改进工作方法，增强服务意识，改善服务环境，使档案信息得到更好的利用，顺应时代的要求。

二、计算机技术管理档案是促进计算机信息处理与档案信息管理相结合的一种尝试

近20年来，我国档案事业发生了巨大变化，档案队伍的综合素质也有了显著提高，而档案的信息管理基本上没有进行相应的调整来反映这些发展变化。档案管理除保管档案实体延长其保存寿命维护历史真实面貌外，其重要任务就是管理，开发档案信息提供档案信息服务。档案工作属于信息管理服务范畴，而计算机在数据处理与信息管理方面又具有无与伦比的优势，是档案信息化建设的最重要的物质基础和技术支持。档案管理信息化就是利用现代化的信息技术变革档案管理的模式，具体地说它包括档案本身的信息化，档案管理工作模式的信息化，档案工作目的的信息化，档案管理方法的信息化，就是我们通常说的档案的数字化。档案管理方法的信息化就是我们用现代化信息科技的成果革新管理方法、手段和工具，比如使用计算机技术、网络技术和建立在其上的管理信息系统软件进行档案的信息化管理。进一步发挥它在档案事业宏观管理中的积极促进作用，又可促进计算机信息处理与档案信息管理及开发的有机结合，对提高档案人员现代化能力和档案信息化建设发挥引导和推动作用。

三、用计算机技术管理，有利于增强档案工作领导的计算机意识、现代化意识

实现档案计算机管理应先培养计算机意识。所谓计算机意识，笔者认为，是人们在生产、生活中的一种新的思维方式，在这种意识下，人们在时间中首先尽可能地企图通过应用计算机技术来分析问题、解决问题，使计算机及其技术成为人们劳动的一种重要甚至是首选的工具或手段。21世纪是一个高科技无所不在的新世纪，我们将在高科技的环境中工作，在高科技的背景下学习和生活，将在高科技的发展中求生存、谋发展。高科技在向世界展示其强大无比的奔腾势头的同时，也向我们每一个人提出了新的使命：不仅要具备高科技的基础知识、基本技能及对高科技的运用和创造能力，而且要有一颗紧扣高科技发展脉搏而跳动的心。在新的世纪，属信息管理范畴的档案部门，其工作对象的拓展、工作手段的更新，信息技术是发展方向。然而现实中，档案部门的计算机意识较弱，时代紧迫感不强。现行的管理手段仍停留在传统的手工管理阶段，工作效率低，档案人员没有时间和精力进行信息开发，即使做了一些开发工作，质量也不高。究其根源，除机制、经费等因素外，一个重要方面就是有些档案工作领导对计算机在档案管理中的作用缺乏足够的认识，缺少计算机管理档案的意识和愿望。整个档案队伍中先进生产力的代表太少，现代科技理论与管理技能层次较低，知识结构不合理，因而档案 管理水平很难有实质性的提高。

这些状况表明，在信息化时代强化档案人员特别是档案领导干部的现代化意识、科技化意识、计算机管理档案意识，在加快档案由手工管理向计算机数字化管理的转变工作中是至关重要的，也是非常迫切的。而这种意识的形成，不仅需要一个过程，而且需要以多种途径或方式逐步实现。笔者认为，增置档案人员计算机技能管理内容，无疑是个强烈的指示信号，也应是一种有效途径。这将会促进档案人员关注档案工作现代化，自觉学习计算机知识并积极应用计算机技术的认识，可强化档案人员的现代化意识，加快档案工作现代化建设。

四、顺应社会信息化的要求，全面提高档案工作者的素质

随着全社会信息化建设步伐的不断加快，电子文件的产生与管理给档案管理工作带来了极大的挑战。在信息网络环境下如何发挥档案工作自身的特点和优势来为社会提供高质量、全方位的档案信息服务，是摆在当前的重要任务之一，适应政务信息化，档案工作者素质的提高和意识的培养是关键。

在信息观念日益增强的市场经济环境中，新知识、新技术、新事物、新经验层出不穷，而档案管理工作人员还存在着知识结构老化，服务技能单一现象。如果仅凭原有的知识、技能、经验很难适应新技术应用的要求，档案人员只有不断学习和掌握新知识、新技能、新本领才能参与电子环境下的业务转型并起到积极的促进作用，《档案法》规定要“采用先进技术，实现档案管理的现代化”。现代化管理的基础是工作者的知识化，尽管技术进步对信息环境的构建起着至关重要的作用，但是人仍然是决定的因素，档案工作人员素质的提高和电子环境下工作意识的培养是档案信息化的关键所在。可见掌握档案人员计算机技能整体状况，不仅可以促进档案专业教育加快改革步伐，调整人才培养方向，以适应时代需求，有利于增强档案人员的终身学习意识和时代意识，促进干部队伍知识结构的改善和优化。

在电子商务和电子政务活动中，档案工作人员不仅要达到政治素质过硬，档案业务精通，还要求熟悉档案信息系统开发，档案保护技术和具备相当的外语水平以及开拓创新能力。同时应当具有有效利用现代工具开展工作的习惯和意识，实现从传统的档案业务型向多元和复合知识型方向转变，即一职多能。因此档案部门要定期对档案管理人员进行专业技能和现代信息技术应用能力的培训，使之在掌握档案专业知识，了解新学科发展的基础上不断更新自身的知识结构，以适应网络化社会对信息的要求，也只有具备一支高素质的专业队伍，才能灵活应对电子形式的档案信息服务，提高管理效率和质量，可以肯定地说：随着以计算机技术为基础的现代科技的普及和发展，以及档案部门运用计算机技迫切需要，计算机技术在档案部门的普及应用已经成为不可逆转的发展潮流。为适应这一新形势的发展，档案部门应培养造就一批具有世界科技前沿水平的高层次的档案人才队伍和档案学科带头人，不断更新知识，以适应新时期档案事业发展的需求。

第二篇：浅谈计算机在档案管理中的应用

浅谈计算机在档案管理中的应用

摘要：文章认为计算机技术在现代档案管理应用中起着越来越重要的作用，这是档案现代化发展的客观要求，有利于促进计算机信息处理与档案信息管理的结合。同时，也顺应了社会信息化的要求，提高了档案工作者的素质。

关键词：计算机技术；档案管理；重要性

随着计算机技术信息技术迅猛发展和广泛应用，计算机技术为档案信息资源的科学管理和有效开发利用创造了前所未有的契机，信息成为知识经济时代最为重要的资源。目前，档案电子化是档案管理工作必须实施的重要工作，已经成为人们的共识并显示出非常显著的成绩。

计算机对档案信息进行管理，具有手工管理所无法比拟的优势，如检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等，这些优点能极大地提高档案管理的效率及利用工作的水平，也是档案部门的科学化、正规化管理与世界接轨的重要条件，但是受行业和规模的影响，计算机的应用技术水平还参差不齐。

就目前状况看普及程度还存在一定的局限性，只是在科研院校、金融保险业较为普遍，其它行业档案管理工作仍然是处于人工管理或半人工管理状态，档案的信息功能还不能得以充分发挥。实践证明，怎样摆脱传统的档案管理方式，实现档案的计算机应用管理，怎样为档案的开发、整理、改革发挥重要的作用已成为一个重要课题摆在档案工作面前。

一、档案管理应用计算机技术是档案现代化发展的要求

从20世纪80年代开始，世界范围内以计算机为核心的现代化信息技术的发展和应用，给档案管理带来前所未有的冲击和革命。首先，计算机技术被广泛引入日常的档案管理工作中。其中最为突出的是表现在档案检索工作上，即利用计算机的超大容量和运算快捷的特点，将档案检索系统输入计算机之中。以提高档案检索的质量和速度。其次，由于电子档案的大量涌现，同时人们为了方便利用又把传统的固态档案录入计算机，建成数字档案馆，这种借助于新技术建立的档案馆为档案管理工作开拓了一个全新的领域和课题。再次，为了适应用户对开放的先行文件和历史档案的快捷查找，利用的需求各级各类档案馆（室）纷纷建立各种类型的计算机网站。档案载体的变化是出现了电子档案，党政机关、企事业单位的办公、管理和经营活动的方式发生了质的变化，电子政务、电子商务这种新形式的办公方式开始崭露头角，逐渐替代了以纸张为介质传递信息的传统办公模式。人们利用计算机和网络来书写、传递、储存、查找检索和利用信息。信息的存在形式就由原先看的见，摸的着的固态形式转化为看不见、摸不着的数码形式，它转化的档案就是电子档案。随着电子文件几何式骤增，对电子档案的超前控制、及时收集、有效管理与开发利用以及数字化技术的推广。服务范围的拓展，管理手段的革新都要求档案管理人员的计算机知识和技能必须与时代同步。要树立适应新形式要求的全新的服务理念，把现代化计算机技术与我们积累的工作经验、档案利用的典型案例、档案史料、编研材料结合起来，参与到这场文案管理的变革中来，在变革中求生存，在变革中求发展，不断改进工作方法，增强服务意识，改善服务环境，使档案信息得到更好的利用，顺应时代的要求。

二、计算机技术管理档案是促进计算机信息处理与档案信息管理相结合的一种尝试近20年来，我国档案事业发生了巨大变化，档案队伍的综合素质也有了显著提高，而档案的信息管理基本上没有进行相应的调整来反映这些发展变化。档案管理除保管档案实体延长其保存寿命维护历史真实面貌外，其重要任务就是管理，开发档案信息提供档案信息服务。档案工作属于信息管理服务范畴，而计算机在数据处理与信息管理方面又具有无与伦比的优势，是档案信息化建设的最重要的物质基础和技术支持。档案管理信息化就是利用现代 1

化的信息技术变革档案管理的模式，具体地说它包括档案本身的信息化，档案管理工作模式的信息化，档案工作目的的信息化，档案管理方法的信息化，就是我们通常说的档案的数字化。档案管理方法的信息化就是我们用现代化信息科技的成果革新管理方法、手段和工具，比如使用计算机技术、网络技术和建立在其上的管理信息系统软件进行档案的信息化管理。进一步发挥它在档案事业宏观管理中的积极促进作用，又可促进计算机信息处理与档案信息管理及开发的有机结合，对提高档案人员现代化能力和档案信息化建设发挥引导和推动作用。

三、用计算机技术管理，有利于增强档案工作领导的计算机意识、现代化意识

实现档案计算机管理应先培养计算机意识。所谓计算机意识，笔者认为，是人们在生产、生活中的一种新的思维方式，在这种意识下，人们在时间中首先尽可能地企图通过应用计算机技术来分析问题、解决问题，使计算机及其技术成为人们劳动的一种重要甚至是首选的工具或手段。21世纪是一个高科技无所不在的新世纪，我们将在高科技的环境中工作，在高科技的背景下学习和生活，将在高科技的发展中求生存、谋发展。高科技在向世界展示其强大无比的奔腾势头的同时，也向我们每一个人提出了新的使命：不仅要具备高科技的基础知识、基本技能及对高科技的运用和创造能力，而且要有一颗紧扣高科技发展脉搏而跳动的心。在新的世纪，属信息管理范畴的档案部门，其工作对象的拓展、工作手段的更新，信息技术是发展方向。然而现实中，档案部门的计算机意识较弱，时代紧迫感不强。现行的管理手段仍停留在传统的手工管理阶段，工作效率低，档案人员没有时间和精力进行信息开发，即使做了一些开发工作，质量也不高。究其根源，除机制、经费等因素外，一个重要方面就是有些档案工作领导对计算机在档案管理中的作用缺乏足够的认识，缺少计算机管理档案的意识和愿望。整个档案队伍中先进生产力的代表太少，现代科技理论与管理技能层次较低，知识结构不合理，因而档案 管理水平很难有实质性的提高。

这些状况表明，在信息化时代强化档案人员特别是档案领导干部的现代化意识、科技化意识、计算机管理档案意识，在加快档案由手工管理向计算机数字化管理的转变工作中是至关重要的，也是非常迫切的。而这种意识的形成，不仅需要一个过程，而且需要以多种途径或方式逐步实现。笔者认为，增置档案人员计算机技能管理内容，无疑是个强烈的指示信号，也应是一种有效途径。这将会促进档案人员关注档案工作现代化，自觉学习计算机知识并积极应用计算机技术的认识，可强化档案人员的现代化意识，加快档案工作现代化建设。

四、顺应社会信息化的要求，全面提高档案工作者的素质

随着全社会信息化建设步伐的不断加快，电子文件的产生与管理给档案管理工作带来了极大的挑战。在信息网络环境下如何发挥档案工作自身的特点和优势来为社会提供高质量、全方位的档案信息服务，是摆在当前的重要任务之一，适应政务信息化，档案工作者素质的提高和意识的培养是关键。

在信息观念日益增强的市场经济环境中，新知识、新技术、新事物、新经验层出不穷，而档案管理工作人员还存在着知识结构老化，服务技能单一现象。如果仅凭原有的知识、技能、经验很难适应新技术应用的要求，档案人员只有不断学习和掌握新知识、新技能、新本领才能参与电子环境下的业务转型并起到积极的促进作用，《档案法》规定要“采用先进技术，实现档案管理的现代化”。现代化管理的基础是工作者的知识化，尽管技术进步对信息环境的构建起着至关重要的作用，但是人仍然是决定的因素，档案工作人员素质的提高和电子环境下工作意识的培养是档案信息化的关键所在。可见掌握档案人员计算机技能整体状况，不仅可以促进档案专业教育加快改革步伐，调整人才培养方向，以适应时代需求，有利于增强档案人员的终身学习意识和时代意识，促进干部队伍知识结构的改善和优化。

在电子商务和电子政务活动中，档案工作人员不仅要达到政治素质过硬，档案业务精通，还要求熟悉档案信息系统开发，档案保护技术和具备相当的外语水平以及开拓创新能力。

同时应当具有有效利用现代工具开展工作的习惯和意识，实现从传统的档案业务型向多元和复合知识型方向转变，即一职多能。因此档案部门要定期对档案管理人员进行专业技能和现代信息技术应用能力的培训，使之在掌握档案专业知识，了解新学科发展的基础上不断更新自身的知识结构，以适应网络化社会对信息的要求，也只有具备一支高素质的专业队伍，才能灵活应对电子形式的档案信息服务，提高管理效率和质量，可以肯定地说：随着以计算机技术为基础的现代科技的普及和发展，以及档案部门运用计算机技迫切需要，计算机技术在档案部门的普及应用已经成为不可逆转的发展潮流。为适应这一新形势的发展，档案部门应培养造就一批具有世界科技前沿水平的高层次的档案人才队伍和档案学科带头人，不断更新知识，以适应新时期档案事业发展的需求。

第三篇：在银行档案管理中电子档案管理的应用

在银行档案管理中电子档案管理的应用

【摘要】主要分析电子档案管理在银行管理中的应用问题，针对电子档案在银行管理中中的问题，共同探究在银行管理中电子档案的应用，电子档案一方面降低了银行档案管理的强度，另一方面适应了银行会计电算化的需求和应用，在此基础上提出了在银行档案管理中，电子档案管理的应用发展方向。

【关键字】电子档案管理；银行

在科学技术不断进步的今天，电子档案已经成为了信息技术和银行管理相结合的产物。它是由数字电子计算机处理的档案，是通过把声音、文字、图像等信息共同储存起来、可以显示用户所需求的档案实体真实信息的档案类型。一方面能够真实反映银行业务信息，另一方面能够整合信息框架结构，有规律性地进行分类处理。

随着时代的进步发展，传统的会计档案已经不能满足日益剧增的银行管理业务，而且会计档案做为银行业务档案的一种，数量庞大，对银行经营活动的反应最为全面，在进行会计档案时，像网上银行、理财等业务等都没有明显的区分，这就导致了原本不属于会计档案管理类型的档案被强加到会计档案里面，很容易引发结构混乱、数据无效的管理局面。因此，采用电子档案，不仅是当代时代发展的要求，更是银行经营管理实际操作的重要课题，是对档案进行总结概括的最佳方式。但是，电子档案在运行过程也并不完善，文章将对银行档案管理中运用电子档案管理所面临的问题进行简单概述。

1.电子档案在银行档案管理中存在的问题

银行档案规定期限的划分与银行的实际业务特点不相符合，在管制方面存在漏洞。根据国家相关的银行规定，有关部门要查阅、冻结、存贷款开销户记录等相关业务条款时，银行管理人员应当做好业务记录，保存好凭单收据。但是，从实际情况上来看，这些业务并未涉及到具体的账务管理，虽然保留有单据，但是没有长期保存的价值，对银行的业务进步没有过多的帮助作用；挂失记录和补发凭单收据，从性质上看应当属于会计凭证管理类型，凭证保存年限最多为15年，与相关对顶中银行永久保管期限不相符合；另外，存贷款开销户记录，贷款开销户的的申请表应当跟随消费记录而流转，这与永久保管的条款有所冲突。为解决这一矛盾，某些银行对该类资料采取了电子档案和纸质档案并行的管理方式，但这又在无形中增加了工作量，增大了业务操作的复杂性。

2.在银行档案管理中电子档案的应用

2.1电子档案降低了银行档案管理的强度

在进行银行档案管理的流程设计中，相对于传统的档案制度，电子档案制度，不用书面书写，降低了储存分类的难度，更加容易管理保存，在销毁无关档案方面也存在一定的优势。另外，为方便查阅档案，会计档案通常会将业务资料进行分类整理、装订和存放，并按照不同的管理体制设定不同的存留期限，这样很容易造成混乱，一方面使短期保管的档案相应延长了保管期限，另一方面，在进行档案到期销毁阶段时，必须逐项分类，这不仅大大增加了工作难度，档案保存压力也日渐加大。

2.2电子档案迎合了银行会计电算化的需求

电子档案在银行会计电算化方面存在较多弊端，平时的银行工作一般只会涉及到纸质会计档案的管理，对于电子数据的归档内容、保管期限以及会计济系统的开发资料存在很多不足，往往只是笼统管理，例如网点日查情况、计算机日志、自助设备工作日志以及会计主管检查日志等事务性资料，由于在机构日常的管理过程中没有从档案的角度做出相应的明确规定，仅仅只在小范围内进行管理，使得会计电子数据没有被纳入统一的管理范围内，造成了会计档案的无效膨胀。会计业务系统往往也是只关注业务的需求，档案管理功能模块没有得到确定的设置，经常出现电子数据没有出口或者出口不畅的现象。2.3电子档案在银行中的应用

随着计算机的不断发展和广泛应用，传统档案的保管和利用已经不能适应现代化银行业务的要求，这极大的影响到银行财务资源的优化配置，计算机逐渐被广泛运用到各行各业，银行的业务管理也应当随着计算机的发展而不断更新换代。在相关的银行法律法规中，处理涉及到的有关债权、债务关系的资料可以保留纸质资料外，其他的业务关系资料可以保留电子档案，这符合银行的规定要求。另外，随着银行业务的不断增加，业务资料的层出不穷，纸质档案资料呈倍数增长，它们的保管对档案库房来说也是一种压力。电子档案在当今的科学经济技术的发展趋势来说，已经成为了不可或缺的必要因素，银行必须不断顺应时代的发展潮流，保持良好的业务管理，提高银行的竞争力，这对银行业务的开展具有十分重要的意义。

3.电子档案在银行管理中的发展

电子档案是银行档案管理的基础，在管理过程中，应当结合时代特点，融入业务流程，精简操作步骤，规范操作流程，降低成本管理。创新发展理念，对相关的工作内容加以合理的修改整合，做出制度上的安排。要求银行各业务部门在推出新业务时，一旦涉及到会计资料的，都应当与会计部门协调沟通，并且由会计部门规定资料的归档范围和保管期限。会计系统的开发应当随着档案管理要求的改变而改变，保证电子数据能够得到很好地存档保留。对各部门的业务系统加以整改，指定针对性的方案并相应的进行指导，降低业务难度。对存档资料进行归类整理，明确那些资料不用归档，哪些资料必须归档保管，哪些可以长期保留，哪些应当存留规定年限，以便利于前台查阅数据，整合管理。另外，电子数据应当根据实际业务需求，明确是否打印归档，避免二次归档。在满足会计核算需求的前提下，通过系统优化的方式进行合适的分档，减轻后期档案保管和销毁的工作量，可以有效简化档案的分拣工作，增加工作技巧的同时也可以提高工作效率。

4.结束语

电子档案在当今时代发展当中十分重要，在银行的档案管理工作中，应结合信息化管理制度，大力推行电子存档，对纸质档案实行物理集中保管，这是各大银行档案管理的要求之一。银行要尽可能地运用电子档案进行资料的分类整理，代替纸质档案的归档存档，以减少纸质档案对库房需求的压力。同时，也要适应电子数据的不断发展变化，结合电子数据的结构特点，进行内容的扩充优化整理，支持远程查询，保证资料的查询工作，在改进会计档案坚定销毁时，应当将档案的业务价值和历史价值作为出发点，应当与银行档案相互补充、互为印证，在满足基本方针政策的基础上，创新分档原则，简化工作步骤，减低工作量，提高工作效率。

第四篇：浅谈计算机技术在档案管理应用中的必要性

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浅谈计算机技术在档案管理应用中的必要性 作者：任艳菊

来源：《沿海企业与科技》2005年第09期

[摘要]文章认为计算机技术在现代档案管理应用中起着越来越重要的作用，这是档案现代化发展的客观要求，有利于促进计算机信息处理与档案信息管理的结合，同时，也顺应了社会信息化的要求，提高了档案工作者的素质。

[关键词]计算机技术；档案管理；必要性

[中图分类号]P270．7

[文献标识码]A

第五篇：浅谈计量在企业中的应用及重要性

浅谈“计量工作在企业中的重要性及作用 ”

禹州市质量技术监督局 徐俊丽

［摘要］文章介绍计量是科学发展的技术基础，同时科学技术的发展又促进计量的技术进步，而且计量的进步又为企业提高经济效益提供了技术保障。［关健词］工业企业;计量;作用

计量，是为实现单位统一、量值准确可靠的活动。这是个既古老有现代的事业，随着社会主义市场经济体制的日趋完善，在各行各业中，越来越来被人们所认识、所利用，并受到人们的广泛重视，尤其是在我们现代化大生产的工程橡胶行业中，它已远远超过了“度量衡”的狭小范围。计量工作在企业的生产中起着最基础性的作用。

计量工作是科学创新、技术进步的基础。技术进步包括技术发明、技 术 开发、技术推广和提高装备水平，改造生产工艺等等一系列的技术攻关。通过技术攻关达到降低成本、能源消耗，提高生产效率，最终达到提高企业经济效益的目的。这些技术问题都要依靠准确的数据来实现，只有通过计量工作对一系列的工艺进行计量检测，得出全面准确的相关数据，有这些数据组成数据链，从而采取有效的改进措施，实现科学创新和技术进步，而改进措施效果如何，又要

计量检测来评判。

计量工作是产品质量的重要保证。有位知名人士说过“凭数据指导生产，监控工艺，检测成品，质量才能真正得到保证。”没有计量工作就没有准确可靠的数据，没有数据又谈何产品质量？产品标准的制定要靠计量检测数据，而产品合格与否，又要计量来检测。机加工的车、铣、钻、刨，硫化的称料、轧胶、硫化，每道工序都有相应的质量指标，这些指标都要靠相应的计量器具来检测保证。所有的化材、钢材等原材料进厂也都要进行质量检验，只有这些原材料、半成品工序都检验合格，才有检验合格的产品。而这些质量检验都要用计量工作通过计量器具、检测设备来实现。计量器具和检测设备又要通过计量检定校准来保证其测量结果的准确性。卡尺不准，影响半成品的工序质量；压力表不准，硫化压力不够，无法确保硫化成品的质量；电子秤不准，科学配方的称料不能准确，压出的胶也不合格，归根结底，计量工作是最基础的产品质量检测手段。产品质量的好坏最终都要表现在客户对其满意程度上，是否能达到其需求具备的实用性、经济性、耐用性等。这些特性大都是可以测量的物理量和化学量，用科学计量手段来检测这些量，彻底保证产品质量，提高顾客满意度，从根本上解决产品质量问题。对成品、半成品、外协件、原材料都是如此，用各种测量方法，对其质量进行监控。

计量是安全生产的必要保证。安全生产是关系到员工人身安全的大事，是一切生产和效益的根本，必须配备必要的计量器具保证其工作环境的安全性。这些计量器具，国家规定不但要配全用好，还列入了强检目录，到相关的计量行政部门备案、申报，按规定周期检定，以确保安全生产。最后能源的消耗也必须是计量工作的重点，完善能源计量器具的配备是科学用能、节约用能的基础。加强能源计量，不仅能节约国家宝贵的能源，而且可以降低使用能源的成本，是节能降耗的有效措施。

企业不断完善计量检测系统，就能为企业各方面的发展提供可靠的计量保证，更可以进一步提高企业的经济效益。转变经济增长方式，实现集约化生产，就是要求经济发展从主要依靠增加收入、铺新摊子、盲目追求数量，转换到主要依靠科学技术进步、提高产品质量和增加经济效益上来。建立科学的和完备的计量检测体系，是企业加强管理工作、有效组织社会化大生产的必备条件。在实现经济增长方式转变的过程中，计量工作是一个重要的技术基础。

计量是实现物料核算，降低成本的基本保证。物料进、出厂环节配备准确的计量器具，可以使企业避免由于进厂物料亏量而带来不应有的经济损失。在物料产品出厂时配备准确的计量器具，不仅可以避免由于多付所带来的经济损失，还可以避免由于少付而影响企业的信誉。进厂原材料计量验

收，出厂产品计量核算，是企业加强经济管理的重要环节 如果缺乏计量检测手段或计量不准确，将会给企业造成不可估量的损失。

经济核算要以计量数据为准。加强企业管理，车间、班组必须进行经济核算，消耗的物料都要进行全面计量，依计量数据作为经济核算的依据。因此，要求计量器具必须准确、可靠，否则就会直接影响核算，损害有关各方的利益。降低消耗是降低成本的根本因素，成本管理的主要目的是通过对成本的计划、控制、核算和分析，不断降低产品成本，以最少的投入发挥最大的作用，获得最多的盈利。因此，降低消耗是成本管理的主要任务。从生产流程看，选用价格低廉的原材料，选用能满足工艺条件又易于掌握的设备，都是降低成本的因素。但是，前提是要通过检测数据证明能够保证产品质量。这除了涉及到产品质量检验外，原材料、原器材、计量仪器设备的选用和比较，都得靠测量来评论、判断。

随着全球经济一体化进程的迅速推进和社会主义市场经济体制的建立与完善，计量工作越来越得到人们的广泛重视。计量在企业的技术进步、提高经济效益、企业经营管理、企业经济运行等方面起着什么作用，又将如何发挥其作用，本文谈点自己的看法。

1、计量在企业技术进步中的重要作用

企业的技术进步，是指能使一定的投人产出更多更好产

品的过程，在这个过程中，许多影响因素共同发生作用。包括技术发明、技术开发和技术推广、提高装备水平、改造工艺、提高劳动者的素质、提高管理决策水平等等。计量工作在这些方面都起着重要作用。

1.1计量为技术进步提供科学的认识方法和手段

企业技术进步的途径主要是采用新技术、新工艺、新材料、新的操作方法和管理办法。它的目的是提高产量、节约能源、降低材料消耗、提高产品质量、提高劳动生产率、降低成本等，也就是要提高企业的经济效益。

为了谋求技术进步，必须对企业的各项经营活动进行调查研究。计量检测是对企业调查对象进行科学性认识的方法和手段，在企业中计量检测所提供的数据是全面的，它可以反映出供、产、销的各个环节及经营管理的全部情况。企业的技术进步如何，在很大程度上取决于它得到信息的质量、数量和效果。计量检测的过程是一个创造信息的过程，它所提供的数据构成了反映企业基本情况的信息流，具有实际的使用价值。企业通过对这些信息的分析整理，就可以发现生产、管理中的各类问题，以便采取有效的改进措施，实现技术进步。

1.2计量是企业技术进步的一个重要方面

企业计量工作是技术进步的基础，是因为它为企业的生产全过程提供科学的认识方法和手段，同时，又是科学技术 的一个特殊领域，具有监督企业经济运行的特殊职能，这一职能是通过有效的计量管理来实现的。因此，提高企业计量水平对加强计量管理和完善检测体系，起着重要的作用。

2、计量是实现材料核算、降低成本的基本保证

企业要生存、发展，追求的目标是提高经济效益。大宗物料进、出厂计量器具要合理配备，避免进出厂物料亏损而带来不应有的经济损失，这项作直接关系到企业的成本投入。例如盐湖集团在盐化一L;行业中是一个特殊行业，生产的产品是氯化钾，而原材料是以光卤石和成矿卤水为主，它的特点是卤水浓度高、易结晶、具有很强的腐蚀性，对卤水的计量问题始终解决不了。年生产100万t氯化钾产品，需卤水量在1.3亿m3以上，每个公司之间是供需关系，在没有采用准确的计量检测手段之前，供卤水只能采取以泵的流量出力大小来估算卤水量，至使一方的经济利益受到很大的损失。针对这一问题，研究决定投运了3台明渠式超声波流量计，进行流量测量，彻底解决了卤水计量不准确的问题。超声波流量计投运一年使用正常。经测算、比对，原使用的每台泵抽卤流量按85%计算，而实际它的出力能力只达到75%，两者之间的误差在10%，每年供方给需方多算1300万m3卤水，每lm3卤水按0.6元计算，折合人民币780万元。通过完善计量检测，以科学计量为手段，用最小的投人带来了最大的经济效益，堵住了效益流失漏洞，降低了成本，提高了企业经

济效益，同时也得到了领导对计量工作的高度重视。

3、计量在经济运行中的监督保证作用

企业的生产、技术、财务活动，构成了企业经济活动的整体。企业经济活动的目的是要不断提高经济效益，创造更多更好的产品。企业必须按照国家规定的方针、政策和计划进行经济活动，国家按照一定的程序对其进行监督。而企业内部在经济运行中各个环节的活动，也必须实行自我监督。计量就是实行监督的有效手段。计量在企业中的每一项具体工作作为技术基础，服务于生产的各个部门、各个环节，作为一个完整的系统，计量工作形成了一个控制企业供、产、销各个环节的网络，是监督企业经济运行的检测体系。这个 体系是以计量管理为中心，它在企业内部经济运行中所起到的监督和保证作用必将随着企业的技术进步和发展，越来越充分地显示出来计量管理的重要性。企业只有不断完善计量检测体系，才能为能源管理和经济核算提供可靠的计量保证，才能进一步提高企业的经济效益。

［1] 陈振光.计量工作在工业企业中的作用[J].工业计量 , 1992,(01)[2] 唐盛国, 苗锡兰.抓计量工作促综合管理[J].当代建设 , 1998,(02)[3] “九五”工业企业计量工作意见[J].中国技术监督 ，1997,(10)[4] 张志良.切实加强计量工作 努力提高经济效益[J].中国计量 , 1997,(07)[5] 切实加强计量工作 努力提高经济效益[J].上海计量测试 , 1997,(05)[6] 刘静.浅谈计量管理在企业管理中的地位和作用[J].计量与测试技术 , 2006,(05)[7] 围绕两个根本性转变 进一步加强工业企业计量工作的意见[J].交通标准化 , 1998,(01)[8] 郭廷标.新型势下的计量工作(摘登)[J].工业计量 , 1997,(04)