浅谈秘书的角色意识

第一篇：浅谈秘书的角色意识

毕业论文提纲

浅谈秘书的角色意识

引言 “角色”，原本是戏剧、电影等表演中的概念。上世纪初，由乔治•米德引入到社会心的领域中，意指“人处于一定社会地位上所具有的一套权利义务和行为规范。”那么，套用这一概念，“秘书角色”我们就可以理解为“当一个人处于秘书这一社会地位上时所具有的一套权利义务和行为规范”。因为一个人生活在社会中，经常需要扮演不同的身份，例如在家庭中可以是儿女、父母、夫妻，在社会交往中可以是朋友、敌人、陌生人。但在这里，我们所强调的是当一个选择了“秘书”一职作为自己的职业时，他在工作时所应具备的权利义务和行为规范。本论

一、秘书在领导生活中担任的几种角色

（一）领导思维的脑筋

（二）政策活动的枢纽

（三）决策的督办员

（四）决策的督办员

（五）领导信息的资料库

（六）领导公关活动的组织者和随员

二、秘书人员的角色意识及其培养

（一）服务意识

（二）参谋意识

（三）协调意识

（四）公关意识

（五）保密意识

（六）创新意识

（七）学习意识

（八）规劝、进谏意

三、秘书尽快掌握并进入角色的方法

（一）看——看经验丰富的秘书人员是如何工作

（二）听——多听别人的经验之谈

（三）读——坚持学理论与读书报有机结合

（四）练——自我训练

（五）写——发挥秘书的“笔杆子”优势 结语

随着政治经济体制改革的不断深化，社会对秘书的需求量越来越大，对秘书的要求越来越高，秘书职业化程度也越来越高。在这个过程中，秘书人员应该对自己有一个正确的定位，方能增强秘书工作的应变能力和适应能力。

秘书角色意识是对自己所处的地位以及由地位所规定的社会职责的感知与认识自己周围人的种种角色关系的理解与协调。一个秘书要想做好自己的工作，就必须清楚自己所担任的角色意识，深刻了解自己的角色本质，对自己进行良好的角色定位，并能主动驾驭他人的特殊心理，抓住人们在工作、学习、生活等各种活动中的特定心理来明确秘书的角色意识。秘书的角色意识是做好秘书工作的关键所在，在现实的秘书工作中，只有把握秘书的角色特征，深入分析秘书角色意识并培养秘书角色意识，才能充分地发挥秘书人员的主观能动性，才能树立正确的角色意识。浅谈秘书角色意识

摘要：作为秘书人员，要真正的为领导做好政务性、事务性服务，就要弄清楚自己的社会角色和分工，努力培养和强化正确的角色意识，只有这样才能明确职责和任务，顺利完成领导交给的各项工作，更好地为领导提供各种服务。了解秘书的角色并培养秘书的角色意识，对于加深秘书对自身的认识和对自身的角色定位以及改善机关工作作风、提高办公效率，都具有很大的现实意义。关键词：秘书；角色意识 引言 “角色”，原本是戏剧、电影等表演中的概念。上世纪初，由乔治•米德引入到社会学的领域中，意指“人处于一定社会地位上所具有的一套权利义务和行为规范。”那么，套用这一概念，“秘书角色”我们就可以理解为“当一个人处于秘书这一社会地位上时所具有的一套权利义务和行为规范”。因为一个人生活在社会中，经常需要扮演不同的身份，例如在家庭中可以是儿女、父母、夫妻，在社会交往中可以是朋友、敌人、陌生人。但在这里，我们所强调的是当一个选择了“秘书”一职作为自己的职业时，他在工作时所应具备的权利义务和行为规范。

“角色意识”则是指一个人在社会群体中对自己所处的地位以及由地位所规定的社会职责的感知和认识、自己对周围人的种种角色关系的理解与协调。相应的，秘书的角色意识也就是秘书人员对自己所担任的“秘书”这一角色的社会地位以及由社会地位所规定的社会职责的感知和认识。

正确认识秘书角色，是成为称职秘书从业人员的基本要求，是脚踏实地做好秘书工作的基本保证，更是促进秘书职业化进程快速健康发展的“强化剂”。本论

一、秘书在领导活动中担任的几种角色 秘书基本角色是领导的助手，基本职责和作用是协助领导开展领导活动和政务活动，实行组织、行政管理和社会管理。具体角色为：协助领导处理政务，直接在领导的授意下受理机关发生的行政公务，直接处理在机关发生的与领导和领导活动有关的部门的事务活动，为领导分身、挡小事，协助领导抓大事，使领导从繁杂的行政事务中解脱出来，集中精力开展领导活动和决策思考。秘书在工作中所承担的角色，体现在领导活动中及秘书与领导的关系中，具体为：

（一）领导思维的脑筋 秘书是领导的幕僚、资政人员和决策参谋者。秘书思维是领导思维的前导补充和延伸。因此，秘书要随时关注宏观环境、关注国际环境情势、关注国内环境情势，做好思想及知识的储备，为领导分忧解难。

（二）政策活动的枢纽

在上级与平级、下级，领导与群众的多维关系中，秘书是传递文件、沟通政务情况的载体。秘书要负责疏通政务渠道，强化政务联系，使上情下达，下情上达，达到很好的沟通效果。秘书还要密切政权之间、政权与社会组织、党政领导与其他社会成员之间的关系，起到秘书的枢纽或桥梁作用，辅助领导决策。

（三）决策的督办员

在领导与领导机关做出的决策、决定颁发实施以后，秘书直接负有检查、督办、催办、落实的职责。

（四）领导的信息资料库

秘书负有搜集、掌握、储存大量经济、行政、社会信息，及时向领导提供必要情况的责任，并能很好掌握机关档案、文书，保管与工作有关的社会资料。

（五）领导公关活动的组织者和随员

在以公共关系活动形态表现的领导活动和政务活动中，如集会、庆典、宴请、接待、应酬等，秘书是秉承领导意图的具体组织者，在正式活动场合则要当好领导的随员。

二、秘书人员的角色意识

秘书是办公室人员结构的重要组成部分，是办公室开展工作的直接组织者和参与者，他们的角色是复杂的，可以是服务者、代言者、保密员、调解员等等。社会学原理告诉我们，角色就是某一个体在社会关系中所处的地位以及这种地位要求的行为模式。任何人都以一定的角色存在于社会关系之中。秘书的角色是由秘书在社会活动中的内容和活动方式规定的。在社会实践中秘书的职责不是单一的，这就决定了秘书扮演的角色也不是单一的。

因此，一名优秀的秘书人员，不仅应具备良好的业务素质，拥有熟练的操作技巧，而且更应该具备正确的角色意识，这样才有助于秘书在工作中获得“事半功倍’的效果。秘书每天要处理的事情很多，要接触的人也很多，只有端正了态度，摆正了位置，才不至于犯“角色错位”的错误，才能在纷繁复杂的日常工作中灵活自如的转换角色，调整角色冲突，改善角色错位，这样就能在恰当的时间、地点、场合如鱼得水般扮演好自己的角色。要做到这些秘书人员必须要树立正确的角色意识有：

（一）服务意识

秘书工作总的指导方向与其他社会工作一样，都是为人民服务、为社会服务的，所不同的是秘书所承担的每一项具体工作，都是以服务领导为直接目的，也包括间接为基层或其他部门服务。秘书必须把服务作为基本职能，树立自觉服务的角色意识，在领导活动和政务活动中甘当领导的配角。

首先，要料事在先，想事在前。秘书在工作中要有超前意识，要把工作的主动权掌握在自己手中，如果事事要领导催着办，秘书只能是疲于应付，捉襟见肘。其次，要随机应变，反应迅速。在实际工作中，许多事情，若死守条条框框，往往行不通，必须把握好原则性和灵活性的统一，在不违反原则的前提下变通处理，一个方案不行换另一个方案。例如，客人按照约好的时间来访，可是领导因为有事要办出去了。此时，秘书人员就应随机应变，根据具体情况，变通处理。因此，准确的判断、机敏的行动对于秘书人员来说尤为重要。

（二）参谋意识

秘书的参谋工作，是为领导服务的，具有对领导者的从属性，不过它更直接从属于领导者的决策行为。秘书要在坚定执行领导决策、决定的前提下，把强烈的社会责任感和事业心转化为积极的参谋意识，为领导出主意，想办法，当好参谋，为领导提供最佳的服务。

1、要增强参谋的角色意识。秘书人员应当尽量跳出事务圈子，加强政务服务和智力服务，极其谨慎地、竭尽全力地为领导当好参谋。

2、掌握参谋时机，找准位置。秘书人员要善于站在全局的角度和领导的高度去认识问题、分析问题，找到解决问题的办法或方案。只有这样，我们的参谋服务才能符合工作大局，符合领导的思维节拍，实现参谋意识的优质高效。

3、要参在点子上，谋在关键处。要抓住领导关注的问题和群众反映的热点问题来提供信息，出主意，想办法。在工作中，许多新情况和新问题会不断出现，有些问题虽没能进入领导视线，但却可能是影响改革和发展亟待解决的大问题。因此，秘书人员一定要经常性地深入基层，深入生产一线，把握事物的发展规律，及时发现不易进入领导视线的潜在性的问题，才能为领导做好参谋，提出相应措施，服务领导决策。

4、要善于进言，更要善于参谋。秘书人员只能发现问题，却不能提出切实可行的解决办法和有效措施来解决问题，就不能算是一个好的参谋。因此，秘书人员要注重学习，不仅要认真学习唯物辩证法，还要大量涉猎政治、历史、文学、金融、法律、现代科技等各方面的书籍，来不断丰富自己的知识结构；还要多动脑筋，勤于实践，从日常的工作实践中增长分析问题、处理问题的能力，积累处理各种问题的经验。

（三）协调意识

爱因斯坦说过，统一、联系、和谐、协调是自然界的普遍性质。协调工作已成为秘书工作中的一个重要部分，文秘人员利用协调艺术可以使社会组织的相关公众达成协调，并通过具体的协调行为使双方进入和谐状态。秘书协调的基本方法与注意事项:

1、秘书协调是经领导授权，在秘书部门的职责范围内进行的。因此，必须了解研究领导协调的全局性、层次性、科学性、权威性、超前性等特点，努力做到：一要从全局出发，尽可能站在领导的全局高度考虑问题;二要按本层次的职权范围办事;三要讲究协调的科学性，认真细致地做好协调前期的各项准备工作，如调查研究，研究政策，讲究方式，选择最佳时机等;四要在协调中注意维护领导的威信，特别是注意依法协调、公正协调和讲究协调艺术，完善协调事项的贯彻执行和督促检查手段，使协调事项得以兑现;五要加强预见性，即要超前、及时协调，减少“马后炮”，从被动中力争主动。

2、秘书协调既然是辅助领导协调，在大问题上应严格按领导所定的目标要求进行，加强请示报告，遵守秘书纪律，不擅自作主，不掺杂私心杂念处理问题。在涉及重要的方针政策性问题的协调中，应由领导亲自出面的，秘书要做好信息综合、沟通联系、事务准备和有关文字工作等，并对领导考虑不周的事情及时“参谋提醒”。对于在自己职责范围内的事务协调中，秘书则应积极主动，大胆负责，为领导分忧解难，使领导能把精力解放出来，去抓大事。

3、由于领导工作的全面性，而协调又贯穿于一切工作之中，因此，必须明确重点，并充分依靠和调动其他部门的智慧与力量，共同做好协调工作。一些有专门机构负责的问题，诸如经济计划的协调，组织人事的协调，财务预算的协调等，则应当主要是协调领导，调动有关部门的积极性，提出方案，适当配合。

（四）公关意识

科学的公关意识和公关能力是现代秘书的重要素质要求。

1、现代秘书工作要取得成功，必须时刻注意树立和保持自身及其所在组织的良好形象和声誉，并将其贯彻于组织工作的始终。

2、现代秘书必须学会协调组织与公众之间的利益，树立以公众利益为重的观念。秘书工作必须以符合社会公众利益为原则，任何损害公众利益的行为都是不利于组织发展的。所以，现代秘书人员必须牢记公众至上的原则，树立起与社会公众真诚互惠的意识，并将其落实到自身的工作实践中去。在任何时候和任何情况下，秘书人员都应该而且必须做到让组织与公众沟通交流，达到利益的相融，实现组织与社会的和谐发展。

3、现代秘书必须具备创新审美的意识和能力。公共关系的目的就是通过各种媒介传播交流，争取公众对组织的理解、信任和支持，扩大组织的知名度和美誉度。

4、现代秘书人员必须具有长远发展的眼光。秘书工作在某种意义上代表着一定的组织形象，具有“窗口”和“形象”作用。因此，秘书的一举一动、一言一行都必须从组织的长远和全局利益出发，不能只顾眼前，搞短期行为。如果目光短浅，心胸狭隘，就不能从组织发展的角度去考虑问题和处理问题，就很难与组织内外部公众保持良好关系来实现组织新的新发展。

（五）保密意识

保守秘密是秘书工作的重要职业道德规范，秘书在信息传递过程中，牢固树立保密观念，严格要求自己执行有关保密的法律、法规和制度。切记莫以得知“内情”而炫耀，更不可以“秘密”讨好于人。秘书保密意识的加强要做到以下几点：

1、重视保密工作，提高保密观念，牢固树立保密意识，把保密观念和保密意识贯彻到秘书工作中。

2、落实保密规定，明确保密职责。秘书的保密工作，要求奖惩分明，应当把保守国家和组织秘密当成秘书的基本政治素质和职业道德，杜绝一切泄密事件的发生。

3、养成保密习惯，严肃保密纪律，健全保密法制。秘书在日常工作中，养成保密习惯是做好保密工作的重要保障，严格的保密纪律和健全的保密制度是做好保密工作的根本保证。

4、完善保密设施，加强技术防范。要做好保密工作，秘书一定要有个很好的保密环境，要提供必要的保密设施。

（六）创新意识

办公室工作是一项综合性很强、服务性要求很高、成就感却很低的工作，需要的是综合素质较强的秘书。文秘人员处理要准备大量的会议材料、简报、信息外，还要撰写新闻报告、调查报告，这些都需要文秘人员在政策、党组织允许的范围内，敢于创新，敢于探索。在工作实践中还要不断注重工作手段的创新，充分运用现代化的信息处理技术和管理技术。

（七）法规意识

秘书部门和秘书人员在政务活动中承担着起草行政公文和行政法规的任务，因而秘书人员必须具有鲜明的法规意识，用以指导自己的政务活动和约束自己的社会行为。

（八）进谏、规劝意识

秘书人员除了对领导工作上服务、支持以外，还要在发现领导工作、决策出现失误时，要能通过正当的渠道、妥善的方法向领导机关和有关领导反映，进行及时的纠正和处理；处理领导生活中的违纪问题，要进行坚持原则的必要抵制。

三、秘书尽快掌握并进入角色的方法

初上岗的年轻秘书，都迫切希望迅速进入角色、尽快缩短与领导要求的差距。要实现这个目标，关键在于研究别人、剖析自己、勤于总结。具体方法是看、听、读、练、写。

（一）看——看经验丰富的秘书人员是如何工作

处处留心皆学问。可从面上看，无论是上级、平级、下级，还是年长、年轻的秘书都归入自己看的范围，见多识广，开阔视野；还可从点上看，确定一两位熟悉的取得突出成就的秘书作为研究对象，从思想品德、性格特征、知识结构、理论观点、工作方法以及言语表达技巧等方面深入分析、系统学习；可横向看，对不同层次、不同年龄、不同风格、不同职业的秘书进行比较，扬长避短，为我所用；亦可纵看，了解优秀秘书的成长过程，走别人的捷径，让自己少走弯路。

（二）听——多听别人的经验之谈 听取不同类型、不同民族、不同习惯的文秘人员介绍心得体会；与自己工作接近、性格相投、阅历相似的秘书人员交朋友，借鉴成功的经验，吸取失误的教训；也可侧面了解，利用各种机会，向群众了解文秘工作的新要求。广听博彩，相得益彰，只要主动听，善于听，就能不断丰富工作阅历，增长实践才干。

（三）读——坚持学理论与读书报有机结合 秘书首先要通读马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”的重要思想，把握精髓；同时古今中外的明名著、党报党刊的调研文章，从中央到地方主要的讲话等凡是能见到的，都要挤时间尽量去读，抓住要点，掌握实质。有志者，事竟成。只要长期坚持批判性地阅读，并有意识地从事实验性研究，就能迅速提高理论修养，增强认识问题、分析问题和解决问题的能力。

（四）练——自我训练 三天不读口生，三天不练手生。一要勤练脑。脑子是人体机器的中枢，只有练就灵巧的头脑，才能产生一种好思想、好作风。二要勤练身。身体力行，在工作中不讲价钱，不计名利，争挑重担，以身作则；在同事面前作表率，讲文明、讲团结、讲协作、讲奉献，言行正派，表里如一。三要勤练手。遇事多动手，小到案头文件、资料的摆放，细到出差前后行装打点，秘书要精心设计，细心操作，确保万无一失，为领导提供一流服务。

（五）写——发挥秘书的“笔杆子”优势 是在看、听、读、练的基础上进一步提高。可颂高尚的人，可叙难忘的事，可写美丽的风景，可抒真挚的情，可讲成功的经验，可谈失败的教训，选题广泛，体裁灵活，一情一景，一事一议，点点滴滴，比比皆是，信息新闻，随见随记。写能帮助秘书掌握写作规律，积累写作经验。无论是调研报告还是经验论文，其构成都离不开准确的理论阐述和大量典型的事实论证。这就促使秘书要读更多的书，想更多的事，看更多的现场，要动更多的脑筋，形成思维上的灵活敏捷、认识上的条块结合，能力上的巩固提高。结语

随着政治经济体制改革的不断深化，社会对秘书的需求量越来越大，对秘书的要求越来越高，秘书职业化程度也越来越高。在这个过程中，秘书人员应该对自己有一个正确的定位，方能增强秘书工作的应变能力和适应能力。

秘书角色意识是对自己所处的地位以及由地位所规定的社会职责的感知与认识自己周围人的种种角色关系的理解与协调。一个秘书要想做好自己的工作，就必须清楚自己所担任的角色意识，深刻了解自己的角色本质，对自己进行良好的角色定位，并能主动驾驭他人的特殊心理，抓住人们在工作、学习、生活等各种活动中的特定心理来明确秘书的角色意识。秘书的角色意识是做好秘书工作的关键所在，在现实的秘书工作中，只有把握秘书的角色特征，深入分析秘书角色意识并培养秘书角色意识，才能充分地发挥秘书人员的主观能动性，才能树立正确的角色意识。参考文献

[1]翁世荣﹒秘书学概论﹒上海：上海出版社，1984.[2]朱传忠叶明﹒秘书理论和实务﹒杭州：杭州大学出版社，1995.[3]袁维国﹒秘书学[M]﹒北京：高等教育出版社，1990.[4]季水河﹒秘书心理学[M]﹒上海：复旦年夜学出书，2007.[5]崔永江﹒浅谈秘书的角色意识及其培养[J]﹒佳木斯大学社会科学学报，2004.

第二篇：浅谈秘书的角色意识

浅谈秘书的角色意识

作为一名秘书工作者，能否经常意识到自己是“秘书”，意识到社会及领导对秘书角色的普遍期待，这是秘书工作者能否进入秘书角色，适应工作岗位的关键。因而可以说秘书的角色意识，就是指秘书人员对自己作为“秘书”这一角色的社会地位及由地位所规定的职责的知觉、理解和体验。

在当前的社会里，存在着一些对秘书角色的误解和偏见，有人认为秘书不过是领导的“高级保姆”，不需要掌握专业技能，也有人觉得秘书就是领导身边的“高参”，是领导跟前的红人。这些对秘书角色片面以至错误的认识和说法，给秘书从业人员树立正确的角色意识造成了消极的影响。从秘书人员在组织中以及在领导身边的地位和作用来说，秘书是领导的下属，是助手，是配角，而领导是上级，是主角，这是不变的模式。每个秘书人员都应该自觉并且心甘情愿地当好领导的助手和配角。然而秘书人员也不能因甘当配角而事事被动，而缺乏工作的主动性，这只会给领导造成不必要的负担，不利于自身职业的发展。因此，了解并注重培养秘书正确的角色意识，有利于秘书人员形成鲜明、强烈的角色意识，加深秘书对自身职能的认识，挖掘秘书自身工作潜能，改善组织工作作风，提高工作效率。

一、秘书人员的角色意识及其培养

（一）增强服务意识和服从意识

没有组织机构，没有领导，秘书角色就无从谈起。秘书的工作主要是以为组织、领导服务为主的，工作中的一切活动都应该服务并服从于领导的活动和安排。由于秘书的工作具有服务性和从属性，因此秘书在组织中居于较为次要的配角地位。作为一名合格的秘书人员，要在思想上充分认识到自己的配角地位，增强正确的服务意识和服从意识。

服务性是秘书工作的重要特点之一，由于办公室是组织中的中枢机构，秘书人员不仅服务于领导，更要服务于组织中的其它部门，服务于整个组织机构。因此，秘书人员应增强自身的服务意识，树立热情奉献的精神，自觉主动地做好服务工作，在领导活动中当好领导的配角。由于秘书工作具有从属性，服从便成为秘书人员的一个最基本的角色意识。在任何情况下，秘书都应当坚决地执行和维护领导的正确决定，服从领导的指挥。当领导下达任务时，秘书人员首先要做到的便是服从，而不是推诿抱怨，刨根问底。倘若秘书人员总是对领导交予的任务要细细斟酌，左右犹豫一番才去执行，或是总是追求别出心裁，自行其道，这往往会贻误工作或者与领导的要求大相径庭。美国名将巴顿是美国历史上最张扬、最强悍却是又最懂得服从的四星上将。关于服从，巴顿将军曾说过：“服从不只是一种品德，更是一种责任。” 如果你不懂得服从，或者打了折扣去服从，不仅会损害团队的利益，甚至会有性命之虞。

[1]在当前社会中，不懂得服从，固然不会有性命之虞，但是却会使秘书人员无法进入“秘书”这个角色中去，不利于自身职业的发展。

（二）树立参谋意识和规劝意识

随着当代社会的发展，办公室的职能在组织中越来越不容忽视，秘书人员的工作也从以往简单的端茶送水、纯粹的办文、办会、办事转变为不仅要办文、办会、办事，还要能够为领导出谋献策。

秘书工作具有辅助性，秘书人员在做好自己的事务性工作时，还要积极主动地收集与组织有关的各种信息，发现工作中存在的问题。在领导进行决策时，适时适当地为领导提供一些有用的信息或者相对优化的方案，并能够细心敏锐地发现领导在工作中、决策上的问题和错误，通过恰当的方式和渠道向有关各方面反映，以便及时进行纠正和处理。因此，当代的秘书人员树立起较强的参谋意识和规劝意识是十分必要的。首先，要摆正自身的态度。秘书人员的主要职责，是辅助领导开展各项工作，其中大部分工作仍然是以办文、办会、办事为主。秘书人员可以参谋者、进谏者，但绝不是决策者。其次，要抓住正确的时机。领导难免会有思虑不周的时候，秘书人员应当在适当的时机委婉、含蓄地向领导提出工作中的不妥之处。最后，要坚持细致到位的原则。秘书人员平时不仅要抓住领导关注的问题，发现工作中的新问题和新情况，更要思考其切实可行的应对措施和解决方法。因此，一名优秀的秘书，往往能够发现问题，并及时地以适当的方式提出有效的建议，做到“参之有道，谋之有方，言之及时”。

（三）强化责任意识和纪律意识

秘书人员作为组织中承上启下、平衡左右、沟通内外的角色，总是直接或间接地参与到领导的活动中，在各种组织活动中负有重要责任。在工作中，往往秘书人员的一个不良的行为或是不负责任的工作态度就会耽误组织的工作，影响领导的决策，甚至导致组织机密的泄露，造成重大的损失。因此，秘书人员必须树立并有意识地强化自身的责任意识和纪律意识，更好地履行秘书职责。

秘书人员日常工作琐碎复杂，充满了各种小事，然而当这些简单的“小事”办砸就变成了大事。两千多年前的老子就认识到了“天下难事必作于易，天下大事必作于细”这个道理。周恩来总理更是曾语重心长地告诫道:秘书工作无小事，有时说错一句话，做错一件事，办错一个文件，往往会造成很严重的后果。试想若一份要印发几百份的文件材料，由于工作的不认真、不负责，出现了常识性的错误，那么将给组织带来多么负面的影响！细微之处体现着专业，更检验着秘书人员的责任感。在任何的组织中，端正个人作风，自觉严格地遵守各项规章制度都应该是组织成员的基本意识。秘书人员则更应该强化这种纪律意识：第一，要端正个人作风。由于秘书人员是服务于领导的，总在领导身边工作，处于一种较为特殊的地位，秘书人员必须清醒地认识到，并非接近有权力的人就意味着自己也拥有了权利，要始终严格地要求自己，淡泊名利。第二，要加强保密意识。秘书工作与领导活动密切相关，秘书人员对领导的思想作为最为了解，并时常有机会接触到一些机要文件，参与重要会议。对此秘书人员要做到守口如瓶，滴水不漏，严格依照组织的程序办文、办会、办事。[3]

[2]

（四）树立公关意识和形象意识

当今社会纷纭复杂，组织的平稳发展要求秘书人员必须树立一定的公关意识和形象意识。首先，秘书人员是组织的信息中转站，是各种工作关系的辐射中心。秘书人员想要开展好工作，不仅要协调处理好组织中各种人际关系，更要做好外来接待，应对处理好各种突发的紧急事件。这些事务考验着秘书人员坚定的意志，更考验秘书是否有一定的公关意识，具备较强的公关能力。其次，办公室有时是组织中的对外窗口，是组织的形象部门。秘书人员的一言一行，对内体现着办公室的形象，对外代表着组织的形象。这要求秘书人员要做到：一是与人为善，对待同事同等友好，谦虚和蔼，维护办公室形象和组织的团结；二是秘书人员要严于律己，绝不做假公济私、有损组织集体形象的事；三是秘书人员要讲究仪表，注重衣着得体，举止大方。整理外表的目的就是让对方看出你是哪一类型的人，人们往往会通过外在的形象去判断分析一个人的性格和可靠度。孔夫子说过：人“不可以不饰。不饰无貌，无貌不敬，不敬无礼，无礼不立。”在工作中，秘书人员要给人以友好、可信赖之感，首先就要外在的个人形象上做好功夫，秘书人员的形象在一定程度上也代表了组织的形象。[5][4]

二、秘书角色转换应当注意的问题

（一）忌做 “算盘珠”，不拨不动

秘书工作具有被动性，这是由秘书工作的性质决定的，但这不代表着秘书人员只能被动地开展工作，教条式地照搬领导的指示。工作缺乏主动性、创新性和技巧性，领导拨一下动一下，这样的秘书往往会在纷繁复杂的事务中捉襟见肘，疲于应付。秘书人员领会领导的意图，听命行事很重要，但是个人的主动进取精神同样要受到重视。那些能够自觉主动并出色地把事情做好、沉浸在工作中的秘书无疑会更受领导的欢迎。

约翰和汤姆两人同时在一家零售店铺工作，并且领同样的薪水。一段时间后，约翰青云直上，而汤姆却仍旧原地踏步。汤姆不满于老板的“不公正待遇”，终于有一天他到老板那儿去发牢骚了。所幸老板并没有生气，而只是让约翰和汤姆去集市上看看有什么货，然后分别回来报告。汤姆很快从集市上回来了，却只报告卖的是什么，对所卖货品的数量、价格一无所知，只得又跑到集市去问了好几次。然而，约翰不仅把货品的数量、价格和质量详细地汇报清楚，还考虑到了老板的需要，带回了货物的样品，甚至还把贩卖货品的农民也请了回来，方便老板了解详情。相比汤姆只做领导交代的事，细致主动的约翰当然更能受到领导的重视。作为一名秘书人员，不能做算盘珠子，不拨不动，而是要想领导之所想，急领导之所急，积极主动地做好秘书职责范围内的事。

（二）忌反客为主，滥用职权

秘书人员在领导身边工作的时间较长，对领导的性格、秉性以及领导的做事风格都比较熟悉，往往能够在领导决策时提出与领导的思路和意图相符的建议而受到赞赏。长此以往，秘书人员若是对自身的角色没有准确的定位，就难免造成秘书角色意识的不当膨胀，做出超越自身职责范围内的事，甚至反客为主，滥用职权。

“被领导者得到授权，最忌讳的是越权和弄权。”《韩非子》中“昭侯醉酒”的典故，就讲述了

[6]这样一个故事：有一次韩昭侯醉酒睡着了，负责掌管衣服的人不在，专门掌管帽子的侍者担心韩昭侯受凉，便拿衣服帮昭侯盖上。韩昭侯醒来十分开心，但当他知道是专门掌管帽子的人给他盖的，就以越职之名将其处死了。可见领导者对下属的越权行为往往是十分忌讳，不能容忍的。又如：秘书小杜工作认真，做事漂亮，人缘也是极佳的，可是尽管如此，入职五年的她却很少得到领导的嘉奖。这是为什么呢？原来是因为小杜常常在某些问题上自作主张，不请示也不及时汇报。比如：公司要新进一批办公设备，领导让小杜去询价作比较，然后再下订单，然而小杜找到多个商家的资料作了比较后，就自行订了货。领导问起，她还总分辩出一堆理由。

不管是“昭侯醉酒”还是秘书小杜的经历都说明了，在工作中，既要把自己的本职工作做好，更要注意不能侵犯到领导的权利。因此，当领导授权给秘书人员时，与其回应领导说“好的，我知道了，我会在我的权限范围里运作的”倒不如告诉领导“我会向您请示汇报的”更让领导放心。

（四）忌规行矩步，不知变通

秘书人员常常身处琐碎繁杂的工作中，如何才能更好更快的地完成各项工作呢？这就需要秘书人员灵活变通，善于运用创新性和技巧性的工作方式和方法去解决工作中的难题。秘书人员墨守规章制度，不懂得审时度势、灵活变通，不仅会给自己的工作增添负担，降低工作的效率，更有可能给组织造成损失。

昔日“郑人买履”中郑人“宁信度，无自信也”，买鞋子的人死板教条，宁愿相信自己量好的尺码，也不愿意相信自己的脚，最终没能买到鞋子。又如：有一次，某公司的王总经理接到多年合作的客户给他寄来的一封非常无礼的信，他当下怒不可遏便叫来李秘书，让李秘书强硬回信与之断绝业务往来关系，李秘书当下并未对王经理的决定予以劝阻。只是在当天快下班的时候，李秘书把写好的信拿给王经理过目，并再次请示是否要寄出。此时早已心平气和的王经理也意识到这个决定不妥，收回了成命，避免了冲动之下而造成的业务上的损失。试想，若是这位李秘书不懂得察言观色，不知变通，当下便向正在气头上的王总经理意见相左，或是毫不犹豫地按照王总经理的交代，把信件发给客户，都不是合适的解决办法。

《易经》中云“穷则变，变则通，通则久。”可见，秘书人员在工作中要懂得达权通变，遇到困难应该要有迎难而上的精神，不畏惧，不推脱，巧妙地化解工作中的各种难题。

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[7]

四、秘书人员树立正确的角色意识的作用

（一）有利于提升自身的职业素养 80、90后作为新时代的职场新生代富有主见，进取心强，重视自我价值的实现，追求个性的发展。新生代的秘书从业人员在工作中往往更具主动性和创造性，但同时，也要在工作中定位好自己的角色，忌过分张扬个性。此外，当代秘书的工作内容比以往更加复杂化、广泛化，对秘书人员的素质水平提出了更高的要求。秘书人员不仅要处理日常办公室程序性的事务，还要协助领导开展各项工作并为领导的决策及其实施服务，工作琐碎复杂，责任大。恩格斯说过：“每一个阶级，甚至每一个行业，都各有各的素养。”素养可以说是一种社会意识形态，秘书人员树立正确的角色意识，甘于奉献，办事主动细致，处事谦虚谨慎，与领导、同事和谐相处，有利于提升秘书的职业素养。

（二）有利于提高工作的业务水平

秘书人员业务水平的好坏常常在其工作能力和工作方法上就可以体现出来了。一位对自己的角色定位准确，有着强烈的角色意识的秘书在平时的工作中是会不断学习、勤于钻研、善于总结的。这样的秘书会在工作中不断地发现自己的不足，努力提高自己的办事能力以及正确理解和领会领导的意图、指示的能力，在自己的职权范围内，认真遵循办事程序，掌握工作的规律，创新工作的方式，将复杂的工作化繁为简，并且能够与人为善，待人以诚，随机应变，具有良好的人际关系和较强的应变能力，更加能够善于总结工作中的经验和教训。因此，秘书人员树立正确的角色意识，有利于提高工作效率，改善工作作风，提高业务水平。

（三）有利于促进组织的高效运转

一名优秀的秘书必然是了解各方对秘书这一角色的期待，有着强烈的角色意识的。这样优秀的秘书人员在工作中将始终以高标准，严要求，认真细致的态度做好本职工作，对自己工作职责范围内的事不推脱，不拖延；秘书机构有时在组织中起到润滑剂的作用，秘书人员对待领导，敬重有加，对待同事真诚友好，并要及时有效地做好各方的信息沟通工作，避免各种误会摩擦，维护组织团结。所谓“政通人和”，只有这样才能有助于秘书各项活动的开展，组织的各项活动也才能落到实处，组织的运转也才能更和谐、更高效。

五、结语

时代的发展将对秘书工作提出新的要求，秘书的角色意识同时也将增添新的内涵。秘书人员只有正确认识、理解秘书工作的新含义，树立和强化正确的角色意识，才能真正做到“在其位谋其政，在其职尽其责”，拥有更大的职业发展空间，实现自己的人生价值。

论文结构完整，条理清晰。论述能围绕中心展开，论述过程中能举古今中外的例子加以佐证，论述具有说服力。第一论点有关概念界定可作为引子出现，不必作为一独立论述部分出现，这样更合理，论述重点更为明晰。进一步修改论文语言，使之准确无误，把摘要、关键词补上。

参考文献：

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第三篇：浅谈秘书的角色意识及其培养

0 0 4年9月佳木斯大学社会科学学报Sep., 200

4第22卷第5期JOURNAL OF SOCIAL SCIENCE OF JIAMUSI UNIVERSITYVol.22 No.5①

浅谈秘书的角色意识及其培养

崔永江

(佳木斯大学校务办公室,黑龙江佳木斯154007)

[摘 要]作为在政府机关工作的秘书人员,要真正的为领导做好政务性、事务性服务,就要弄清

自己的社会角色和分工,努

力培养和强化正确的角色意识,这样才能明确职责和任务,顺利完成领导交给的各项工作,更

好的为领导提供各种服务。了解秘

书的角色意识及其培养,对于加深秘书对自身的认识和开发其潜能,改善机关工作作风,提高

办公效率,都具有很大的现实意义。

[关键词]秘书;角色意识;培养

[中图分类号]C931.46[文献标识码]A[文章编号]1007-9882(2004)05-0151-0

1作为在政府机关工作的秘书人员,要真正的为领导做好

政务性、事务性服务,就要弄清自己的社会角色和分工,努力

培养和强化正确的角色意识,这样才能明确职责和任务,顺利

完成领导交给的各项工作,更好的为领导提供各种服务。了解

秘书的角色意识及其培养,对于加深秘书对自身的认识和开

发其潜能,改善机关工作作风,提高办公效率,都具有很大的现实意义。

一、秘书在领导活动中担任的角色

秘书是为领导服务的,为领导服务是秘书第一位的基本

职能,秘书活动都是围绕领导活动展开的,领导的活动涉及到

哪里,秘书的活动范围就要扩大或延伸到哪里,领导活动规定

了秘书活动的基本范围和行动指向,这就决定了秘书人员的从属性与辅助地位,在决策过程中秘书是重要的参与者,而不

是决策者。因此,秘书人员在工作中,一定要清醒的认识自己

所处的位置,对自己有一个全面的认识,不能超越职权范围自

作主张,自行其事,在工作中要不断的规范自己的言行,使自

己的言行始终符合秘书的身份和地位。概括地说,秘书的基本

角色是领导的助手,基本职责和作用是协助领导开展活动,为

领导作好参谋。然而,秘书工作的被动性,并不意味着秘书工

作是消极的无所作为的,关键是秘书人员要努力在被动中争

取主动,充分发挥主动精神,在工作中要敢于提出工作建议,敢于发表自己的意见,而不是电话铃响接一下,文件到了转一

下,上级来催动一下,被动地等待领导布置工作,要经常对下

一步工作进行一些预测,并及早的分析和提出工作中可能出

现的问题,即自觉地在宏观预测和超前一步上下功夫。

二、秘书人员的角色意识及其培养

秘书的角色意识,是秘书人员对秘书角色的心理体验,是

对秘书责任、义务自我感知的心理活动。如果淡化和削弱了这

种心理活动,秘书人员就无法发挥秘书作为具有强烈社会责

任感的人的主观能动作用,就会成为一个机械履行秘书职能的“机器”,而不可能成为一个优秀乃至卓越的秘书。那么,应

当怎样培养和不断强化自己正确的角色意识呢?

1.必须树立和培养鲜明的服务意识。秘书工作总的指导

方向与其他社会工作一样,都是为人民服务、为社会服务的,所不同的是秘书所承担的每一项具体工作,都是以服务领导

为直接目的,也包括间接为基层或其它部门服务。秘书必须把

服务作为基本职能,树立自觉服务的角色意识,在领导活动和

政务活动中甘当领导的配角。

首先,要料事在先,想事在前。秘书在工作中要有超前意

识,要把工作的主动权掌握在自己手中,如果事事要领导催着

办,秘书只能是疲于应付,捉襟见肘。一名优秀的秘书,一定要

有超前敏感性和准确的直觉,对问题要有较强的分析、判断能

力。领导在发表意见、看法时,对工作做出正式部署前,秘书应

当凭工作直觉事先领会其内涵,判断出领导的意图,这是超前

工作的前提。要做到这一点并不难,只要我们在平时工作中,多观察、多总结便能体会到。其次,要随机应变,反应迅速。秘

书在处理事务时,有时应事先准备好方案,计划往往与现实不

符合,需要部分修正或推倒重来,在实际工作中,许多事情,若

死守条条框框,往往行不通,必须把握好原则性和灵活性的统一,在不违反原则的前提下变通处理,一个方案不行换另一个

方案。例如,客人按照约好的时间来访,可是领导因为有事要

办突然出去了。此时,秘书人员就应随机应变,根据具体情况,变通处理。准确的判断、机敏的行动对于秘书人员来说尤为重

要。

2.必须树立和培养积极的参谋意识。秘书的参谋工作,与

其他工作一样,都是为领导服务的,具有对领导者的从属性,不过它更直接从属于领导者的决策行为。秘书要在坚定执行

领导决策、决定的前提下,把强烈的社会责任感和事业心转化

成为积极的参谋意识,为领导出主意,想办法,当好幕僚和参

谋,为领导活动提供最佳的服务。

首先,要增强参谋的角色意识。秘书人员应当尽量跳出事

务圈子,加强政务服务和智力服务,极其审慎地、竭尽全力地

为领导当好参谋。其次,掌握参谋时机,找准位置。秘书人员

要善于站在全局的角度和领导的高度认识问题、分析问题。只

有这样,我们的参谋服务才能符合工作大局,符合领导的思维

节拍,才能做到优质高效。一般来说,某一问题迫在眉睫,或决

策者正在考虑这一问题,或这个问题解决的条件已经基本成熟,我们出谋献策就容易引起重视。参谋工作的这种规律性要

求秘书人员提供参谋意见时,要把握好时机,做到言当其时,不失良机。同时还要站准位子。“高站位”是做好参谋服务的基

础,“站准位”是对秘书人员的最基本要求。这就要求秘书人员

严格做到守纪律、懂规矩、会干事、干成事,参谋到位但不越

位,尽职尽责地搞好参谋服务,不能越俎代疱,代替领导拍板

决策。第三,要参在点子上,谋在关键处。要抓住领导关注的问

题,群众反映的热点问题提供情况,出主意、想办法。在工作

中,许多新情况和新问题会不断出现,有些问题虽没能进入领

—151—

①[收稿日期]2004-01-1

4[作者简介]崔永江(1974-),男,黑龙江铁力人,佳木斯大学校务办公室研究实习员。0 0 4年9月佳木斯大学社会科学学报Sep., 2004

第22卷第5期JOURNAL OF SOCIAL SCIENCE OF JIAMUSI UNIVERSITYVol.22 No.5①

论高校图书馆的创新工作

齐玉梅

(哈尔滨工程大学图书馆,黑龙江哈尔滨150001)

[摘 要]创新是人类社会进步和经济发展的动力和源泉。建设国家创新体系,提高全民创新意

识和国家创新能力,无疑是我国迈向知识经济和网络时代的正确道路。创新涉及人类的各项活动,一个现代化的社会是祟

尚创新的社会。图书馆的基本职能是

教育职能和信息职能,图书馆创新既有传统图书馆管理思想的继承和扬弃,又有对数字图书馆

创新的现代化管理,它是一个对图

书馆管理发展规律的探索与创造的过程。图书馆创新包括制度创新、观念创新、技术创新和

管理创新。

[关键词]图书馆;制度创新;观念创新”技术创新;管理创新

[中图分类号]G251[文献标识码]A[文章编号]1007-9882(2004)05-0152-0

2创新是人类社会进步和经济发展的动力和源泉。建设国

家创新体系,提高全民创新意识和国家创新能力,无疑是我国

迈向知识经济和网络时代的正确道路。创新涉及人类的各项

活动,一个现代化的社会是祟尚创新的社会。图书馆的基本职

能是教育职能和信息职能,图书馆创新既有传统图书馆管理

思想的继承和扬弃,又有对数字图书馆创新的现代化管理,它

是一个对图书馆管理发展规律的探索与创造的过程。图书馆

创新包括制度创新、观念创新、技术创新和管理创新。

一、制度与观念创新

1.制度创新。制度创新具有激励功能,激活人的思想与行

动,使人表现出更高的积极性。制度创新必须是合理的,在整

个创新体系中居于基础和保证地位。如果制度不合理或组织

治理结构不明确,就会造成管理混乱,则一切创新活动的成果

就会付之东流,为了使图书馆主动地、择优地、有远见地创新、就必须进行制度创新。建立合理的规章制度,这是完成一切工

作的基本保证,使其人尽其职,各尽其责。它使工作程序简化,使工作高效,处理事物方便快捷,管理趋于科学实用。

2.观念创新。观念创新,顾名思义,就是要有新观念,新思

想,这是图书馆创新的动力和源泉。创新源于集体和个人的创

造性,因此,首先要树立的就是创新理念,营造一个激励创新 的客观环境。要提高培养图书馆人的综合素质及创新能力,增 强创新意识,这样具有创新能力的人才才能脱颖而出。但对图 导视线,但却可能是影响改革和发展亟待解决的大问题。因 此,秘书人员一定要经常性地深入基层,深入生产一线,研究 事物的发展规律,及时发现不易进入领导视线的潜在性的情 况,为领导做好参谋,提出相应措施,服务领导决策。第四,要 善于进言,更要善于深谋。只能发现问题,而不能提出切实可 行的解决办法和有效措施,就不能算一个好的参谋。秘书人员 怎样才能做到既善进言,又善深谋呢?关键是要注重学习,不

仅要认真学习唯物辩证法,还要大量涉猎政治、历史、文学、金 融、法律、现代科技等方面的书籍,不断丰富自己的知识结构。还要多动脑筋,勤于实践,从日常的工作实践中增长分析问 题、处理问题的才干,积累处理各种问题的经验。

3.必须树立和培养必要的进谏、规劝意识。秘书人员要对 领导政治上负责,除了工作上服务、支持以外,发现领导工作、决策上的问题和错误,要通过正当的渠道、妥善的方法向领导 机关和有关领导反映,进行及时的纠正和处理。对领导的各种 问题和恶习,绝不可以投其所好,甚至助纣为虐,推波助澜,使 之走向犯罪的深渊。这不仅危害党和国家的事业,也是对自己 的极端不负责任。那么,做为秘书人员该如何进谏呢? 首先,要采用正确的态度去谏。要尊重领导,谏言时要有

理有据,并且要强调是你“个人的”意见,尤其值得注意的是, 谏后要能及时收场。因为自尊心强的领导,你越和他争论,他 就越不肯认错,尽管有时他明知错了,也不肯认输。既然你肯 定自己的意见正确,作为一个精明的领导,也不会不明白,但 需给领导留有时间去否定自己的主张,采纳你的谏言。其次, 要选择一个适宜的场合去谏。比如,可以利用“人多力量大”的 原理,和同事们一同谏言,由周围的人共同提醒他,以防他再 说“不知道”。这种方法,实际上有一点强行的意味,但对这样 的领导,又不得不如此。第三,不可恃功自负。当得知领导改变 了自己的错误决定,采纳了你的建议后,秘书人员切忌不可洋 洋自得,最好不要再提此事,以后,领导便会更加重视你的意 见。

4.必须树立和培养较强的拒腐防变意识。这是相对于秘 书人员自身修养而言的,在现实工作中,秘书人员面临着两个 方面的严峻考验。第一,由于秘书处于特殊地位,已成为一些 人拉拢腐蚀领导干部的一个突破口。有些人深知,秘书特别是 秘书骨干和领导的贴身秘书,都是领导的“近臣”,没有他们铺 路,直接接触领导是很困难的,如果把秘书拉住了,在一定程 度上就等于抱住了领导的大腿。所以这些人首先把秘书作为 “猎物”,千方百计在他们身上打开缺口。第二,和一些在实权 部门的干部生活相比,大多数秘书人员的生活状况比较清贫, 因而心理常常处于不平衡状态,不时地萌发出“捞取实惠”的欲望。面对考验,秘书人员一定要保持一种超然的心境,加强 政治思想学习,加强自身修养,淡泊名利,把自己的心态调整 到最佳状态,不要为暂时的眼前利益所动。

[责任编辑:张志光]

—152—

①[收稿日期]2004-03-29

[作者简介]齐玉梅(1965-),女,黑龙江哈尔滨人,哈尔滨工程大学图书馆馆员。

第四篇：秘书角色意识不强的社会因素

秘书工作的传统职业道德受到了严峻的挑战，秘书工作的感召力大不如从前。如今在拜金主义抬头、价值观念混乱、收入差距越来越大的现实面前，许多人内心失去平衡。忘我敬业、忠于职守、淡泊名利、任劳任怨、埋头苦干、干当无名英雄等传统职业道德受到挑战。相反，自我意识正在逐渐苏醒与膨胀，自律精神在逐渐减弱，秘书人员的角色意识趋于淡漠。

一些秘书人员在同普通人员的交往中，打着领导的招牌，自吹自擂，摆出一副能办大事的面孔，居高临下，故弄玄虚，得意忘形，以此博取对方的崇拜，满足个人的虚荣心。

一些秘书人员在同掌权的领导干部交往中，未来个人利益表现得过于亲昵，利用工作之便，以关心为由将私心包藏其中。这些秘书人员善于察言观色，精于心理分析，惯于逢场作戏，往往超越现实中的自我本色。

一些秘书人员利用秘书部门的窗口桥梁作用，以博取交往对象的重视。他们往往以能在工作中接触到内部情况和核心机密作为资本或筹码，迎合下级单位领导干部的某种心理，讲一些不该讲的话，违反保密纪律。

秘书人员作为领导的服务人员，其角色必须控制在社会组织为他规定的范围之内。秘书人员要实现自我，就必须将自我意识融入角色意识之中，在角色中体现自我。应当把追求跨越跟高阶段的自我意识不断调整转移到塑造完美的秘书形象上来。秘书人员不论能力多强、智商多高，都应把强烈的自我实现的动机完全融合在角色意识之中，在规范的角色位置上塑造出鲜明的角色形象，在角色形象中展现独特的自我，这样的自我实现也就达到了新的境界。

秘书人员只有强化角色意识，才能更深刻地认清自己的职业身份，认准自己的角色地位，在自身角色的规范下开展工作，更好地位领导服务。

秘书人员的认同意识，是基本的工作意识，是每个秘书工作者所必备的。认同意识的培养好人运用，应该是主动的、积极的，并且是具有创造性的。秘书人员必须积极主动地增强自己的认同意识，创造性地工作，更好地位领导服务。

公关意识，秘书每天要同各种类型的公众打交道，如果能自觉意识到自己的形象就是本单位的化身，在接待公众时就能以身作则，言行得体，处处维护本组织的形象。同时，不失时机地开展公关工作。

第五篇：论秘书人员的角色意识和知识结构

论秘书人员的角色意识和知识结构

对人类迈进新世纪——21世纪及加入WTO后，随着科技的进步、社会的快速发展，秘书也将面临着新的机遇和严峻的挑战，分析了新世纪秘书除熟练掌握过去的知识外，还应掌握的新知识。还提出了秘书要认清形势，强化意识；不断地对自己的知识结构进行自我调节；善于把握和运用知识间的相互联系；结合秘书工作的实际。通过这些途径来优化自己的知识结构，以求秘书能适应这个新世纪。

关键词：招聘 就业 知识结构 危机

一、引言

秘书已经成为21世纪的热门职业之一。在许多人看来，秘书工作似乎没什么难度，以为秘书工作者每天就是收发、整理文件，接待来访，跟在领导后面开会、做个记录，连脑子都不用动，所以秘书只要掌握基本的秘书知识就可以了。但当人类的脚步迈进新世纪的门槛，当WTO的快车驶入中国的大门时，秘书也将面临着更多的机遇与挑战。如何做一个称职、合格的好秘书已经引起人们的广泛关注。因为仅有传统意义上的知识结构，已不能适应新世纪发展的需要，只有对自身现有的知识结构作及时地调整，优化和补充，方可立于不败之地，才能适应这个社会和世界。因此，研究新世纪秘书的知识结构，是很有必要和有价值的，本文就此作一探讨。

二、就近年文秘专业的就业基本情况如下分析（1）市场总体需求基本情况

在被调查的40个城市的人才市场登记的用人需求共为290.9万个，登记求职的共8 52.9万人。职位需求比为l:2.93。各类大中专校毕业生是人才市场的主要供方。招聘专业和求职专业的主要情况是：

1、招聘专业数量排前10位的是： 市场营销41.05万； 计算机24.33万； 建筑 13.15万； 管理11.77万； 文秘11.7l万； 企业管理11.l8万； 机械10.98万 ； 电子工程10.76万； 财会10.48万； 经济7.02万。招聘专业数量排前10位的占招聘专业总数的52.39％,文秘专业排名第五，占总招聘数的4.03%。足见文秘专业人才所占份额较大。

2、求职专业排前10位的是： 计算机44.59万； 市场营销40.85万； 财会32.56万； 管理29.99万；文? ?9.59万； 经济27.19万； 机械27.08万；电子工程22.96万； 企业管理18.52万； 建筑18.12万。求职专业数量前10位的占求职总数的34.17%。文秘专业职位需求比为1:2.52，低于平均水平，这说明文秘专业较之其他专业还有一定潜力，就业形势总体看好。

同时就北京、深圳两地总体情况说明，文秘人才在东南沿海市场经济比较发达的地区就业空间较小，而在文化底蕴足、新兴产业多的热点城市以及中、西部资源丰富、经济欠发达地区的就业环境相对宽松，需求较旺。

3、高学历文秘型人才依然供不应求，本科以下学历构成了人才市场供需的主体。进入人才市场求职的个人中，硕士研究生以上学历（含硕士研究生）占 1.49%，本科学历占33.13%，大专以下（含大专）的占58.91%。在用人单位发布的用人需求中，硕士研究生以上学历（含硕士研究生）占3.67%，本科以下学历（含本科）占96.33%，显示出高学历人才在求职中仍具有很大的主动性。其中，硕士研究生以上学历（含硕士研究生）中，机械、市场营销、建筑、通信工程等专业供不应求，计算机、财会专业供需基本持平，文艺、体育、医药、管理等专业出现比较严重的供大于求现象。在本科以下学历中（含本科），市场营销、建筑专业、电子工程、通信工程等专业求职形势较好，计算机、管理等专业不容乐观，文秘专业中低学历者（大专以下）则更值得担忧。应聘岗位硬性要求

1、要求“有相关工作经历、经验”者

2、要“应届毕业生中优生”

3、“限户口所在地”

此外，从招聘信息中可以窥见的几点规律

1、招聘初、中级文员和秘书的比例较大，共72条，约占69%，招聘高层秘书人员的比重较小，共27条，约占26%，其他专门秘书仅占3%。可见，文秘大专生应在初、中级文秘岗位上去谋求生存与发展。

2、随着招聘秘书的级别的升高，聘用条件渐趋苛刻，素质要求越来越高，就聘难度也逐渐变大，且数额渐少，但工资待遇越来越丰厚。

3、综合素质好者，工作适应能力便强，就业受聘的可能性便大增。总的看来，人才市场对文秘类求职者提出了较高要求，主要集中在人品、职业道德等非智力因素和思维、知识、技能等智力因素以及外表因素方面，那种性情开朗、为人诚信、做事认真、有敬业奉献精神和较强亲和力者，能独当一面、熟悉办公室各项工作、综合能力强者，形象端庄、气质上乘、身高适宜者，在职场中必将大占先机。

三、秘书知识结构分析

1.知识结构的含义知识结构，是指一个人所掌握的知识类别，各类知识相互影响而形成的知识框架以及各类知识的比重。这里所讲的“比重”，不仅指数量关系，也指质量关系。

2.秘书的知识结构对于一个秘书工作者而言，一个完整的合理的知识结构应有三个方面：基础知识、专业知识、相关知识。

（1）广博、扎实的基础知识基础知识是秘书知识结构中的根基。基础知识越扎实、丰富，秘书的潜力发挥就越大。秘书的基础知识主要包括以下几类：政治哲学类。主要包括马克思主义哲学、政治经济学、科学社会主义以及现代科学方法论知识。这部分基础知识是帮助秘书人员解决政治方向和思想方法问题。学习这部分知识，就是要使秘书人员树立正确的世界观和方法论，能运用马克思主义的立场、观点和方法去分析问题、解决问题。文化基础类。如语文、历史、物理、化学、生物、历史、地理等。这是从事秘书工作最起码的知识。培根也说过：历史使人明智；诗歌使人灵秀；数学使人周密；自然哲学使人深刻；伦理使人庄重；逻辑学使人善辩。而这些我们上小学、初中乃至高中时就已学了这些基本方面的知识。当然，我们还需要不断更新、扩展这些知识。法律政策类。包括宪法、法律、法规、政策。秘书工作政策性很强，秘书人员如果没有较高法律政策方面的知识修养，就会给领导工作帮倒忙、添乱子，严重的还会造成法律后果。因此，秘书人员学习和掌握必要的法律政策知识尤为重要。由于我国的法律政策体系规模庞大，秘书人员应当根据工作需要，在掌握一般的法学和政策理论基础上，有针对性地学习有关的法律政策知识。重点有两个方面：一是同秘书工作有关的法律、法规、规章、政策；二是同服务单位的业务活动有关的法律、法规、规章、政策。

（2）精深的专业知识专业知识指秘书在工作范围、工作职责和工作内容内应掌握的知识。可分为秘书学科专业知识和秘书所在部门的业务知识。秘书学科专业知识。这部分知识是秘书知识结构体系中的核心部分，也是区别于其他专业人才知识结构的标志。这部分知识主要有秘书学、文书学、公文写作学、信访学、会议学、调研学、档案管理学以及现代通信知识、办公自动化知识等等。只有精通并能熟练运用秘书学科专业知识，才能成为合格的秘书人才。秘书所在部门的业务知识。秘书人员所服务的单位都有其特定的业务活动范围，了解这些知识能使秘书人员写材料不说外行话、提建议不当门外汉，使自己工作更具有针对性和科学性，当好领导者的参谋与助手。（3）多样的辅助知识辅助知识既不像基础知识那样具有“根基”作用，也不同于专业知识那样起“标志”作用。它对秘书人员的作用是丰富头脑、开阔视野、扩大思路、提高工作效率。主要包括：管理学知识。秘书是辅助管理人员，秘书工作是管理工作不可缺少的一部分。学习和掌握管理学知识，有助于秘书人员自觉运用管理工作的规律，协助领导实施管理。管理学具有众多的分支学科，秘书人员除了掌握管理学原理之外，可以根据自己所服务单位的性质来选择学习管理学的分支学科。如行政机关的秘书可选学行政管理学，企业秘书可选企业管理学等。公共关系学知识。秘书工作在许多方面带有公共关系的性质，比如代表领导接待客人、参与谈判、对外发布消息等等都涉及到公共关系。掌握公共关系学知识，有助于秘书人员运用公共关系这一手段，为塑造组织的社会形象增添光彩。心理学知识。秘书的辅助管理活动总是通过秘书与领导者、秘书与公众之间的交往实现的。在交往过程中，秘书、领导、公众都会表现出一定的心理现象和心理特征。学习和掌握心理学知识，不仅有助于秘书人员科学地分析自己的心理过程及其特征，克服自己的心理障碍、提高自己的心理素质，同时也有助于观察和了解领导者以及公众的心理过程和特征，掌握他们的心理活动规律，并用这些规律来指导秘书与领导者和公众之间的交往，以提高交往的质量和效果。心理学知识十分丰富，秘书人员要重点学好普通心理学、管理心理学、领导心理学、社会心理学和秘书心理学等方面知识。经济学知识。中国共产党的基本路线明确地规定当前全党工作应以经济建设为中心。经济建设的大潮正推动着我国各行各业发生日新月异的变化。没有经济头脑的领导者显然是不称职的，而不懂经济知识的秘书也不可能当好领导者的参谋与助手。经济学知识犹如广阔的海洋，秘书人员可根据实际需要和自己的能力选学会计、货币、证券、市场、外贸等方面的知识。人际关系学知识。秘书人员应学习人际关系学，以发挥对内协调、对外公关的作用。此外，秘书人员还应掌握一些诸如决策学、咨询学、预测学、文学、人才学、创造学、情报学、编辑学、新闻学、传播学、社会学等发面的知识，扩大自己的知识面，以便使自己在工作中更加得心应手、挥洒自如。

四、当代社会秘书在行业中发挥的作用

继承传统秘书工作的内容，秘书工作主要负责接听电话，向电话询问者提供信息，记录留言，转接电话；收发与回复日常邮件；撰写会议通知、会议记要、日常信件和工作报告；会谈、会务安排；安排商务旅行，做好预订工作； 将信件及其他记录归档；备份信件及其他文档； 接待访客；采购、分发和控制办公用品。

随着社会的进步和经济的发展，秘书业也对其工作人员有了新的要求。如今在企业中秘书起着承上启下的作用，是上司与员工之间的纽带。秘书还要能够正确理解上司的意图，替上司过滤重要的事物。秘书工作的范围十分广泛，既是业务人员，也是管理人员，可以说，秘书自身的素质及工作效率直接影响到整个部门或机构的形象及竞争力，所以秘书这个岗位是很重要的。秘书成为企业新形象的代言人。

五、秘书人员危机分析 自商业秘书诞生秘书尤其是女性秘书经常被称为“小秘”，除了日常的行政工作以外，吃饭应酬也是女性秘书的必备技能之一，更有公司在人员招聘时直接忽略专业能力，硬性要求女性身高1.68M，五观端正，气质出众等条件女性秘书面临着社会和人类道德的双重压力。

如今，高校秘书专业毕业生陆续就业，在专业能力方面前景有所改善，但女生总体情况并不乐观，人们从根本上并没有摆脱旧思想的影响，社会风气腐败也为当代秘书形象转型有很大影响，这也是秘书从业人员到有一定工作年龄时转行的原因之一，至此，形成了一个恶性循环。

同时，秘书行业在中国并非是传统的职业，它是在新中国改革开放后由于经济的发展，后期新兴起来的行业，相较于中国传统的职业仍受传统思想的排斥，同时人们对于这个行业并没有先进性的认识和系统的学习过。所以并不能完全的发挥其应有的作用。

如今，秘书新型秘书专业的高校毕业人仍面对许多的危机。相较于传统意义上的秘书，秘书职业可替代性强，薪酬较低，重视度不够，工作性质稳定没有太大的挑战性。很多从业人员在经过一段时间的工作后开始计划换行。这说明秘书行业在中国还没有形成一个明朗的行业前景。

面对此类情况，秘书从业人员一方面要有意识的加强自身可应用能力外，还要拥有自己独有的特别技能才能在行业中拥有不败之地。同时，社会也应该有意识的去加强认识秘书的特有素质。参考文献

汪力.《秘书是怎样炼成的》.时事出版社.2008.3（1）：3--30