谈谈电子邮件的写作[最终版]

第一篇：谈谈电子邮件的写作[最终版]

谈谈电子邮件的写作

[作者：陈 罡 来源:jihua918 点击数：3051 更新时间：2006-09-16 20:26:19 文章录入：jihua918]（《应用写作》2005年第1期）

写作作为人类一种普遍的生活方式、生存状态，在数字化时代来临之际，无疑也发生了一系列重大的变化。而电脑写作、网络写作也正以其数字化的身份在写作领域内扮演着重要角色。其中电子邮件的写作以其方便、快捷、迅速的特点受到了人们的欢迎。

电子邮件（Ｅｌｅｃｔｒｏｎｉｃ Ｍａｉｌ，缩写为Ｅ—Ｍａｉｌ），是指通过一定的通讯网络（Ｉｎｔｅｒｎｅｔ、局域网）在两台或两台以上计算机或终端之间进行电子文本信息传输与交换的一种技术。

与传统信函相比，电子邮件所具有的优势显而易见。传输速度快，从原来的几天、几十天减少到几分钟、十几分钟；即写即发，不用贴邮票，跑邮局；使用费用较低；开放性广，即使是一些非Ｉｎｔｅｒｎｅｔ用户也可以通过一些称为网关（Ｇａｔｅｗａｙ）的计算机与Ｉｎ-ｔｅｒｎｅｔ上的用户进行电子邮件的收发。这里，我们从写作角度谈谈电子邮件的写作方法、特点及其注意点。

一、写作方法

要进行电子邮件的写作，首先自己要申请一个电子信箱。电子信箱有免费的，也有收费的，最便捷的方法是直接到网站申请。有了自己的信箱，就可以向别人的信箱发邮件了。

如果仅仅是讲电子邮件文本的写作，那么只要在ｗｏｒｄ、ｗｐｓ、记事本、写字板等文字处理软件里写就可以了。但是这种简单的文本还谈不上是真正的电子邮件，完整意义上的电子邮件写作其实还包括了收发邮件的过程（主要是发邮件）。目前进行这种写作的方式主要有两种：一是直接登录网站上你的信箱，利用网站提供的邮件服务程序进行写作；二是利用Ｏｕｔｌｏｏｋ Ｅｘｐｒｅｓｓ、Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ Ｏｕｔｌｏｏｋ或Ｆｏｘｍａｉｌ这样的专门软件来进行写作。在这里，我们主要介绍一下前者，至于后者，在一般的电脑知识类书籍中都可以找到，而且这两者在许多方面都是相通的，就不多谈了。

首先，我们来熟悉一下电子邮件的格式。正是由于电子邮件的收发与写作都需要软件的支持，因此其基本格式就被软件设计者所规定下来了。就像传统写信会有信封款式一样，写电子邮件就必须得有电子信箱（收件人与发件人的地址），该地址用于标识某个用户，有了这个标识后该用户才能收发因特网上的电子邮件。如今我们通用的地址格式是由一位美国工程师设计的，它由用户名加上邮件服务器（收发或处理邮件的服务器）全机名或域名构成，这两者之间用一个符号＠（可读作英文单词“ａｔ”，表示“在”的意思）相连。如ｓｏｍｅｂｏｄｙ＠ｓｉｎａ．ｃｏｍ．ｃｎ就是一个合法的电子邮箱地址。

下面就以登录新浪网站为例来谈一下电子邮件的写作。有了自己的电子邮箱，那么先要登录网站，然后进入你的邮箱。在网站的邮箱服务页面上，点击左侧的“写邮件”按钮，就出现了写作电子邮件的页面。“收件人（Ｔｏ）”行写入对方的电子邮箱，如果有多个邮箱地址，中间用“，”号分隔。“抄送（Ｃｃ）”行和“密送（Ｂｃｃ）”行也可写入其他收件人的电子邮箱，但“密送（Ｂｃｃ）”行与“抄送（Ｃｃ）”行不同的是，写在这里的收件人将不会看到本人以外的其他收件人地址。“主题”行可给邮件起个题目或概括主要内容。在页面的最下方是一个文本框，在这个文本框内即可写入邮件的具体内容。页面中间还有附件栏，可以将文本、图片、声音等文件作为附件加入，那么收件人在收到邮件的同时也能收到该附件。由于你已经登录，发件人邮箱会在邮件中由系统自动加入。当文本内容写完之后，点击“发邮件”按钮，邮件立即发出。等一会儿出现“邮件已经成功发送到指定地点”的页面之后，邮件即发出了（即信已寄出）。从这个意义上说，收到的电子邮件也同传统信件一样会有一个“信封”，它包括收信人电子邮箱地址（Ｔｏ），发信人电子邮箱地址（Ｆｒｏｍ）和信件主题（Ｓｕｂｊｅｃｔ）。

在以前，传统信件是否已经让对方收到，发信人必须得到对方回音（回信、答复）才行。而电子邮件在这方面更为便利，只要在“对方读到信时给我回应”前的空格打勾选中，就可以知道对方是否看到了。当然，更快捷的方式还可以利用手机短信来通知。

二、特点

与传统信件相比，电子邮件文本的写作体现了以下特点：

１．行款格式的简约化

由于传统信件中的许多成分如寄信人、收信人、写信时间等都可以由电子邮件系统自动完成，我们写电子邮件就不必像传统信件一样要有强烈的行款格式的意识。收发双方其实达成了一个共识，即不用像传统信件一样去计较严格的格式。双方看重的是文本的内容，甚至只是看重那个附件。所以，即使文本部分没有一个字，收信人也不会太在意，只要附件传来了就行。

２．附加信息的多元化

虽然目前免费电子邮件的服务系统一般只提供４～１０Ｍ左右的附件长度，但人们已经可以利用这４～１０Ｍ空间传递许多信息，文字、图片、声音都可以跻身其中。而付费用户就能利用更多空间了。随着服务的完善与收费制度的普及，电子邮件所能加载的信息容量与品种一定是越来越多的。

３．文本内容的个性化

电子邮件文本的写作可以说完全体现了“自由”这一特点。你可以长篇大论（一般来说，较长的文字或专门的文稿以附件形式发送比较好），也可以寥寥数语，甚至只当写个便条。在表达上，可以是比较正式的书面语，也可以是很随便的口语，甚至是隐语、悄悄话。但是，我们还应该看到，这种电子邮件所带来的联系快捷的功能正在逐渐受到手机短信的挑战（虽然目前一条短信一般只支持７０个左右的汉字）。

三、注意点

电子邮件的自由与快捷使得人们可以非常随意地使用它，只要内容不违反国家法律法规的有关规定，一般都没有太大的问题。但是，有些电子邮件在写作时会出现语句含混、辞不达意的情况，不符合表达的基本要求，表达不清楚，不能让对方明白写作者的意思。这是应该注意和避免的。在这一点上，电子邮件写作的根本要求又是和传统信件相通的。

作者单位：南京师范大学文学院

责任编辑：杨红星

第二篇：商务电子邮件写作

商务电子邮件写作

在现今的商业社会中，电子邮件已成为当今世界上使用最频繁的商务通讯工具。根据国际数据公司(IDC)2006年的统计，全球每天发送约840亿封电子邮件。然而，在全球每天发送几百亿封电子邮件的今天，人们却很难感受到电子邮件的高效性。阅读、撰写、管理电子邮件会占据人们大量的时间。美国管理协会（American Management Association）和电子政策研究所（The ePolicy Institute）进行的调查表明：如今人们每天花30分钟到4个小时甚至更多的时间来处理电子邮件。垃圾邮件是造成该问题的原因之一。但另一个更重要的原因是人们不知电子邮件的注意事项和写作技巧。如果邮件中充满了错误、矛盾、难懂的语言，读者就会失去阅读的耐心，而且这种毫无纪律、没有重点、无法让人信任的沟通会使你面临信誉扫地的危险，也可能会导致公司商机的丧失。所以良好的写作技巧不仅能够改善沟通品质，提高工作效率，而且能够增加个人和公司的竞争力。这一点在如今的商务领域中已经得到了广泛的认同。所以在职场中，如何有效地利用电子邮件为个人和公司创造更多的机会、拥有更多竞争优势呢？职场中电子邮件的使用应该注意以下问题：

一、电子邮件是不是传递该信息最合适的选择

方便绝对不是使用电子邮件传递某些信息的好理由。电子邮件是一种公共媒介。每次寄出或接收电子邮件时，信件的副本都会复制到服务器上，这样，收信人以外的其他人也有可能会看到你的邮件。所以，邮件内容要格外谨慎。一般不要通过电子邮件传送以下信息：

（一）公司或个人的秘密信息

电子邮件中没有所谓的隐私权。在你将公司的机密或他人的隐私放入邮件中前，要想想万一有人将其刊登在报纸上会怎么样。

（二）敏感的话题

电子邮件不是面对面的交流。由于没有面部表情、肢体语言和语调的暗示作用，你无法意识到信件的内容对对方而言是伤害还是冒犯。而且有时电子邮件中的内容是在电话或面对面交谈中不会说的。所以，如果发送前不考虑收件人的感受，会很容易使人产生负面情绪。

（三）复杂的信息

信件的主体最好不要传递复杂信息，比如详细报告。因为在屏幕上读这样的信息很费劲、很耗时，所以最好将其作为附件发送，而邮件主体主要描述或概述附件的主要内容。此外，发现需要回复的问题不只一个时，最好能够根据情况采用面对面会谈、及时通讯如MSN、QQ或电话等比电子邮件更适当、更有效率的方式。

二、写邮件的目的是什么

人们写电子邮件常常是出于习惯，而没有考虑为什么写。其实邮件写作的主要目的有两个：

（一）影响收件人的行为

告知或说服收件人实施某个行为。例如：

1.请于周五前将我的提议意见发给我。

2.请于会议前三天发放议事日程。

3.请重新安排我的约会。

（二）通知收件人

提供收件人所需的信息，如关于一个主题、行为或决定等。例如：

1.我公司将于明年春季推出三款新产品，详细信息请参阅附件。

2.您星期五转交给我的查询信，我已回复。

3.董事会于上周做出了一些重要决定，我已总结如下。

三、对收件人了解有多少

沟通是双向的——只有当你的信息被对方接受并理解后，沟通才能完成。没有能够清晰地进行交流的主要原因是没有考虑收件人的信息。收件人的信息有助于决定邮件的内容、写作的语气和写作的方式等。对收件人的考虑有：

（一）与收件人的关系。

（二）收件人是否希望收到这封邮件。

（三）收件人对这一主题的信息。

（四）收件人读信后的反应。

（五）收件人对这一主题的兴趣。

（六）收件人收到这封信的感受。

如果给了解的人写信，上述问题就容易回答多了。但是如果给了解不多甚至是毫无了解的人写信时，就需要根据一些其他信息，如此人工作单位、职位、与你或你单位的关系来做一些假设。这些假设会让你的邮件更具有针对性并且获得好的效果。例如：

如果收件人是对你公司的产品进行询问的潜在客户，说明他们对你们的业务有所了解但需要更详细的信息来确定产品是否符合他们的需求。如果收件人是另一行业询问有关项目信息的经理，说明他所感兴趣的是有关项目的主要观点而不是每个细节，并且他可能已具有一些相关但并不那么专业的知识。

四、邮件中的重要讯息是什么

在今天的职场中，人们每天都需要不停地应对、处理各种问题。时间的紧迫迫使人们不得不以尽可能高的效率处理手头上的工作。阅读邮件时，人们常常仅仅读几行就决定这封邮件是否值得再读下去。所以务必将要点放在信件的开头，然后是对有关要点的事实和观点的陈述。

下面这些问题可以帮助确认邮件中的重要信息。

（一）要询问什么问题？

（二）要发送什么文件？为什么要发给对方？

（三）要陈述什么观点？

（四）要征询什么意见？

（五）要给予什么建议？为什么对方要接受？

（六）要推销什么产品？为什么对方要购买？

（七）为什么要表示感谢？

用两三个能简洁地表达主要观点的句子来开始你的邮件。但是有时候需要几个词或一两个短句来引出要点。例如：

1.约定的期限快到了。你方何时能够汇报项目的进展情况？

2.很高兴在上周的会议中与您相识。我对您关于明年四月份举办筹款活动的建议非常感兴趣。

如果你回复一个问题，可以先将这个问题陈述或概括一下，然后再进入要点。例如：

你方曾询问如果提前一周完工，开销将会增加多少。据我方估计，开销将会„„

五、收件人需要知道什么

很多人在抱怨：“不停地读邮件让我感到疲惫。为什么人们认为我应该了解跟他们一样多的东西。只要提供我需要的信息就够了，其他的就不必了。” 大多数人只是在写重要的邮件时，才会停下来思考收件人究竟想要什么样的信息。因此，我们的电子邮件中常常包含了很多不必要的信息或者省略掉了很多重要的信息。这主要是因为我们的注意力总是集中在想让收件人了解什么样的信息而不是他们需要什么样的信息上。但是如果从收件人的角度来写邮件，你会发现邮件应该回答收件人的所有问题，而且只能是这些问题。想弄明白那些问题是什么很棘手。除非你回答的是收件人提出的具体问题，否则得仔细考虑收件人可能问的问题。

要点和收件人所提问题的答案就构成了邮件的主要框架，这使得写一封清晰、简洁的邮件变成一件很容易的事情。例如：

我提议小组组长们每个月举行一次自备食品工作午餐会。这样每个人能够及时了解项目最新的进展情况。此外，我们也有更多的机会讨论如何解决问题。

你的意见如何？

卡尔

六、邮件中如何组织信息

一封好的邮件应该简明扼要、层次清晰、逻辑性强。要点出现在最开始，其他信息都和要点相关，这样收件人不需费劲就能知道邮件的主题。但是在组织信息时也会存在困难，不妨考虑下面因素：

（一）是否没有考虑写作的目的、收件人的信息、写作的要点、收件人可能质疑的问题就直接写作了。

如果是这样，要试着将信息组织一下，重新安排，否则这封邮件将令人费解。

（二）是否有多余信息。尽管仔细思考了，但是大多数人还是会将所有的内容放在邮件中，好像我们所说的内容对收件人来说都很有趣。牢记：正文应该是对重要信息的支撑、解释和扩展。如果不是，就赶紧省略。

（三）是否中途变换方向。有时我们开始是让收件人做一件事，但突然间，我们跳到一个完全不同的话题。这样会使收件人困惑，也会使你困惑。

（四）是否想要呈现太多的信息。每封信都关于一个话题或主题，每封信都针对一个收件人（群）。如果想在一封信内发送所有信息，在开头列出要点，然后用标题帮助收件人（群）迅速地找到具体的细节。如果写的内容太复杂，最好独立成一个文本然后作为附件发送，而邮件仅提供简要的说明。

七、将信息写出

如果你遵循了以上建议，那么写一封清晰、简洁的邮件就像倒杯咖啡一样简单。写邮件时，需要注意：

（一）在敏感的、复杂的、机密的情况下，要再三考虑电子邮件是否是传递信息的最好方式。如果是，使用文字处理系统起草一封邮件。这样的话，在写好之前不会发送出去，而你会首先并且务必进行拼写、语法、标点的检查和文本的编辑。

（二）使用清晰、简洁、主动、具体的语言使你的邮件能够尽可能快速准确地传达。避免使用行话。

（三）确信你的要点和最重要的信息放在开头。如果必要，加一些词或短句构建起上下文（如四所述）。

（四）如果发现包含很多多余的信息，再筛选一下。或许你没有充分考虑收件人的需求。

（五）不要急着挖空心思寻找词语来表达观点，而应该首先考虑收件人和你的写作目的。

八、使用模板

充分利用模板。模板使用得当，可以节省大量时间。模板提供了基本的词汇和结构，你只需根据特定的情况来改变内容即可。注意模板的使用原则：

（一）模板需根据你要不断发送的基本信息来生成。

（二）不断更新模板：删掉不需要的信息，或者修改信息。

（三）只在适合的情况下使用模板。因为有时修改模板比重新写新邮件还慢。

（四）仔细校对模板信息，确定没有陈旧的、不相关的信息，没有使用他人名字或忘记变更日期等等。

当今，对于正在从事跨国业务的公司和员工来说，客户对你的第一印象多半来自电子环境，而这正建立在员工的商务写作水平的基础上。一间美国大型企业首席执行官说：“在工作上能够不断精进的，是那些拥有绝佳表达技巧的人。”因此，对于许许多多的员工来说，良好的写作技巧是职场获胜不可缺少的利器。具有良好写作技巧的员工对公司来说也是一笔宝贵的财富。

第三篇：英文电子邮件写作范例

Wish everything going well with you and your esteemed company!

First ,I’m very sorry for the transit time from NingBo to Kolkata need more than 40 days.I had never expected for it.Because usually we shipped to Kolkata only need about 20-25days.If we know it in advance that it will take so long time we will not choose this carrier at all even free of shipping charge.Second, this accident happened suddenly.As we booked with carrier NCL earlier with the closing date on 5th, SEP.and ETD on 7th, SEP.And form NingBo to Kolkata need about 21days which I had told you before.But unfortunately, NCL vessel didn’t call at Ningbo Port last week, you can check with NCL about this and get the relevant information.No way out,we need change the carrier, then our forwarder found MSK, he told me MSK the closing date is on 7th, SEP,and the ETD on 9th, SEP,to Kolkata need about 20-25days.So we chose MSK instead without hesitation.Up to yesterday, you told me the ETA on 31th OCT, I was very surprised to hear the news,I confirmed with my forwarder, and my forwarder confirmed with MSK,but MSK told my forwarder last time they gave error ETA.You know MSK is the biggest shipping company in the world, they are very arrogantand brutal,they only said sorry to us,they don’t accept liability for any mistake.And our forwarder send one 40HQ, only earn 50USD,so they also can’t accept liability for too much lost.No way out, this liability we must accept.And you know, your order we only have profit for halogen heater, this model we only have 0.3USD/PCS profit, you place 2400pcs order to us, our total profit is 0.3USD*2400PCS=720USD.About the quartz heater and fan heater, as you only need several hundreds of each model, our production cost is very high, and we have no profit.I know the selling season is very importance for you and you was very angry yesterday, my mood is the same with you.As i was very angry with our forwarder.But this thing has happened, angry can’t help us to solve the problem.We also hope you can get the goods earlier, we are not easy to finish the goods on time,I never thought that was problem withthe shipping company.You are sincerely do business with us, we are also sincerely to do long term business with you.And we are all businessmen,we all need make money.So we need to understand each other.About your loss,we compensate 720USD to you, that means this order we have no profit, only make friends with you,OK? Please accept my apologies again.

第四篇：四级电子邮件写作格式及原则

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商务英语电子邮件以其方便快捷，在现代商务活动中起着重要作用。商务往来中的电子邮件代表着公司的形象，显示着公司的水平和实力，直接影响到客户对公司的评估。所以，商务电子邮件的写作在业务往来中占据着举足轻重的地位。据调查，约有88%的互联网用户使用电子邮件，而在商务领域中约有90%的员工通过电子邮件的形式来联系公务。随着全球经济一体化的发展，商务英语电子邮件的写作越来越受到重视，本文将着重探讨商务英语电子邮件写作的格式和应遵循的相关原则。

一、商务英语电子邮件的格式常见的商务英语电子邮件包括以下五部分：

①写信人Email地址、收信人Email地址、抄送收信人Email地址、密送收信人Email地址。②标题。③称呼、开头、正文、结尾句。④礼貌结束语。⑤写信人全名、写信人职务及所属部门、地址、电话号码、传真等。

其中邮件主题应体现邮件主旨，要引人注目、意思明确，最好为名词或动名词短语;称呼礼貌得体，符合商务英语写作习惯，如不知对方姓名只知头衔，可用 Dear+Title作为称呼，如只知对方姓名不知性别，可用Dear+全名，如邮件为一封通函，则用DearAll作为邮件称呼;正文应结构清楚，便于阅读，如正文内容较长，可使用小标题、小段落，或利用星号、下划线及段落间空行等方式使邮件眉目清楚、一目了然。

二、商务英语电子邮件写作应遵循的五C原则

商务英语电子邮件的正文写作应该遵循五C原则，即Correctness、Conciseness、Complete、Clarity和Courtesy原则。

准确原则 由于商务英语电子邮件涉及的是商务活动双方的权利、义务关系，其准确性对商务治理与沟通至关重要。具体而言，不仅电子邮件的英语语法、标点符号和拼写要做到准确无误，电子邮件内容还要叙述准确，以免引起误会纠纷。

简洁原则 简洁原则是商务英语写作最重要的原则，指在不影响完整性和礼貌性的前提下，尽量使用简单句子和简短词语。一封拖沓冗长、措词复杂的电子邮件既浪费写的时间，也会给阅读者带来不必要的麻烦，故商务英语电子邮件应以简明扼要为第一要务。

在具体写作中，商务英语电子邮件呈现出的句法特征是句子结构简单明了，有大量省略句和不完整句。其词汇特征是用语简洁，语言简明扼要。

另外，为了节约时间和空间，电子邮件中可使用缩略语，如U表示you，Pls 在线学英语 体验请申请：

表示please，Info表示information，Qty表示quantity，P“C表示piece，L”C表示LetterofCredit，FOB表示FreeonBoard.例1 It is very difficult to sell man hole covers in France.This product must have the quality certificate issued in France.例2 Price：FOB Shanghai USD 96“PC.例3 Hope you can accept it.例1中的两个单句具有明显的因果关系，但写并不使用表达因果关系的连接词如since、because，这种舍长句、复合句，选短句、简单句，喜并列、弃从属的句法特征在商务英语电子邮件写作中十分常见。例2中缩略语的使用，例3中不完整句的选择，反映了与普通商务信函相比，商务电子邮件更倾向于非正式文体，更为口语化。

完整原则

商务电子邮件内容应力求具体、明确、完整，提供读者所需要的信息，尤其像盘、询问贸易条件等需要回函的电子邮件，更需要清楚完整，因为只有包含具体信息的邮件，才能达到良好的沟通效果。邮件是否完整，可以用5W1H来检验，即who，when，where，what，why和how.清楚原则商务英语电子邮件的写作要做到层次清楚，用词准确。具体表现在：例1 We will deliver your goods soon.例2 中significant一词意为明显的、不小的，语义模糊，故可以用具体数字替换。例2中soon表示不久、很快，语义不明确，没有指出具体的供货时间，可改为具体的年月日。

礼貌原则商务英语电子邮件应遵循措词婉转、礼貌的原则。鉴于电子邮件直接影响到整个交易的成败，买卖双方应十分注重措辞方式，要婉转、礼貌，使对方轻易接受。在写作电子邮件时，可以通过使用虚拟语气、委婉语气等方法迂回地表达观点，提出要求。

例1 If it is not for the larger orders we receive from a numbero four regular customers，we could not have quoted for supplies even at that price.例2 I would appreciate it if you could give me your best quotations for 65，000 pieces.例1中虚拟语气和例2中委婉语气的使用，缓和了商务谈判的语气，既明确了自己的立场，又使对方的面子免于受损，语气自然诚恳，礼貌得体，很轻易为对方接受。

三、结语随着国际商务活动的不断扩展，商务英语电子邮件的重要性也日益明显。

同时，电子商务的普及，往往会让写忽视商务英语电子邮件应有的规范和格式，难免会出现这样或那样的问题。然而准确规范的英文邮件，不仅能反应写信人的英语及业务水平，还可以体现写信人为人处事的态度和风格，有助于建立良好的商务关系，最终对达成贸易起到重要的作用。因此，有必要熟悉商务英文电子邮件应有的规范和格式，遵循邮件的写作原则。

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第五篇：2012BEC考试电子邮件写作步骤

2012BEC考试电子邮件写作步骤

商务英语中，电子邮件(email)写作是很重要的一部分，好的电子邮件不仅是英语水平的体现，更是保障正常商务交流的前提。

商务电子邮件有其自身的特点，其实也不复杂，牢记下面4步即可轻松搞定email!

1.搞清发送邮件对象、邮箱地址

发送邮件之前，必须搞清楚发送邮件的对象、职位(以便称呼对方)以及邮箱地址。

To：email接收者邮箱地址;From：email发送者邮箱地址;CC：抄送;Subject：主题，即这份email的主要内容是什么。每一项都必须保证完全正确，Subject简单明了地写清楚是什么事即可，比如：pricing policy meeting(定价政策会议);letter of application(申请信).2.明确邮件目的一般来讲，商务电子邮件分为以下几种：表达感谢(Thanking)、答复消息(Responding)、表达歉意(Apologizing)、通知(Announcing)、提醒(Reminding)、确认信息(Making Confirmation)、提出要求(Requesting)、询问原因(Inquiring)、提出建议(Making suggestions)等。

每种类型都会相应的句型可供参考，这里以表达感谢和询问原因为例。

表达感谢可以用Thank you for v+ing/ your reply.开头;询问原因时，可以用Could you tell me...? Would it be possible for you to let me know...? I wonder if you could explain...等句型。对于英语基础不是特别扎实的同学来说，适当积累一些常用句型，对提高商务邮件书写能力及工作效率是很有帮助的。在平时多积累的基础上也可以阅读一些书籍参考，比如《商务英语周末课堂—电子邮件英语》。

3.正文内容直奔主题

商务邮件不需要过多的寒暄，恰当的称呼和招呼之后就可直接进入主题。第一句说明邮件的目的，比如：I'd like to discuss the meeting preparation with you.表明邮件的目的是商讨会议准备，接下去再展开具体内容。商务邮件也不宜过长，阐述清楚即可，不需要过多修饰。

4.注意语气和措辞

除了英语不出错，说话的语气和措辞也要格外注意。同级之间、较为熟悉的工作伙伴之间可以采用非正式(informal)表达，而和上司汇报工作、和客户沟通则需要用正式(formal)用语。比如提出建议时，非正式场合可以说How is...for you? Is...ok for you? 正式用语则要说成When would be convenient for you?

5.检查拼写

确保发送的邮件不要有拼写错误，可以先用电脑自动检查一遍，不确定的单词查字典确认。拼写虽是小事，却反映出办事的态度，千万不要因为拼写而给对方造成不好的印象。有了以上5步的保驾护航，写出一封较为满意的商务电子邮件就不是一件难事了。