电大2014《秘书学》-5034试卷考试专用试题及答案

第一篇：电大2014《秘书学》-5034试卷考试专用试题及答案

5034试卷

秘书学复习题

本次学期考试以中央广播电视大学出版社出版、张玲莉主编的《秘书理论与实务》为依据。考试时间为90分钟，考试形式为闭卷，考试题型有：填空题、判断题、选择题、简答题，案例分析题。

一、填空题：

1、秘书活动的产生必须具备两个基本条件：一是（秘书活动产生的前提条件即社会管理组织）的出现；二是（秘书活动产生的必要条件即文字和公文）的出现。

2、公文处理包括（收文处理）、（发文处理)和（公文处理）三个基本环节。

3、礼仪基本内容包括（仪容）、（仪表）、（仪姿.仪态）、（气质风度）。

4、办公室管理包括四个要素：（组织目标）、（符合目标的运转方式）、（管理人员）和（科技管理手段）。

5、秘书是在各种社会组织中，为领导者或私人（办文）、（办会）和（办事）的参谋和助手。

6、秘书面临的沟通有两种形式：（纵向沟通）、（横向沟通）。

7、（会议纪要），适用于记载、传达会议情况和议定事项。

8、（调查报告）是对某一情况、事件、经验或问题，根据市场调查研究成果而写出的有情况、有分析的书面报告。

9、我国现行的13种行政公文中最典型的上行文种是（请示）和（报告），既可上行又可下行，还可平行的公文文种是（函）。

10、办公室布局一般有（封闭式）和（开放式)两种。传统的办公室主要是（封闭式）的，现在较多采用（开放式）布局。

11、秘书在商务场合的着装应做到四个协调：与（环境）协调、与（社会角色）协调、与（自身条件）协调和与（时节）协调。

12、秘书工作的主要构成要素可以概括为（办文）、（办会）和（办事）。

二、判断题：

1、通知是最为常见的行政公文，属于知照性公文。（√）

2、通告的使用范围大于公告。（×）

3、缮印是指公文人员对已签发的文稿进行打印和用印。（×）

4、会议记录是记载、传达会议情况和议定事项的公文。（×）

5、公文处理包括收文处理、发文处理和公文管理三个基本环节。（√）

6、会议具有必要性、适宜性、合法性、可行性等特征。（√）

7、公文处理要遵循及时、准确、公开、统一、简化的基本原则。（×）

8、启封是秘书特有的职责，单位和领导的所有文件、信件，秘书人员都有权拆封。（×）

9、文稿经领导签发即成为定稿，文稿据此可以生效。（√）

10、文件用印要核实份数，超过份数的文件不能盖印，并要及时销毁。（√）

11、接待通常包括五要素：来访者、来访意图、接待地点、接待任务、接待方式。（×）

12、下行沟通是指上级作为信息发布者对下属进行的一种沟通。（√）

13、名片应放在伸手可及的地方，以便随时取出，如放在裤子后口袋里。（×）

14、握手应遵循“尊者决定”的原则，即由身份尊贵的人决定双方有无握手的必要。（√）

15、跨部门的横向沟通通常采用会议、备忘录、报告等形式，其中报告是最经常采用的沟通形式。（×）

16、开放参观活动是指将组织内部有关场所和作业程序对外开放的活动。（√）

17、一个设计合理的办公室布局应该符合以下标准：方便；整洁舒适；和谐统一；安全。（√）

18、为他人作介绍时，应将男士介绍给女士，将职位低者介绍给职位高者。（√）

19、宴请和会谈的座次安排一般应遵循国际上“主左客右”的惯例安排。（√）20、值班时应做到：准确、严谨、及时、热情。（√）

21、秘书是在各种社会组织中为领导者或私人办文、办会、办事的参谋和助手。（√）

22、印章最早出现于先秦时期，印章管理制度以唐代规定最为严格和具体。（√）

23、贴黄是宋朝首创的公文纠误制度，就是在文书的写错之处贴上黄纸，然后改正。（×）

24、请示具有一文一事、请批对应、事后行文等特点。（×）

25、在落款处加盖的印章要“骑年盖月”，以示庄重、严肃，并防止他人作弊。（√）

26、商末，朝廷中出现了我国最早的秘书机构——太史寮。（√）

27、印章是一种标志，具有权威作用、法律效力和凭证作用。（√）

28、会见的目的是正式交换意见，须达成书面协议并正式签署协议。（×）

29、商务交际的礼节与礼貌主要包括：致意、介绍、握手、寒暄等。（√）

30、会见合影，按礼宾次序，一般由主人居中，以主人右手为上，主客双方间隔排列。（√）

三、选择题

1、我国最早的秘书机构产生于：（A）

A、商朝 B、战国 C、秦朝 D、汉朝

2、(B)的出现是秘书活动产生的前提条件。

A、皇帝 B、社会管理组织 C、文字 D、公文

3、贴黄是（D）首创的公文纠误制度，就是在制敕等文书的写错之处贴上黄纸，然后改正。A、商朝 B、秦朝 C、汉朝 D、唐朝

4、指出下列不属于秘书工作主要内容的选项：（C）A、办文 B、办事 C、办证 D、办会

5、汉末曹操为魏王时，设“（D）”，从此，“秘书”由指物转为指人。A、太史 B、尚书 C、丞相 D、秘书令

6、请指出对公文处理的特点说法错误的一项。（C）

A、政治性 B、时限性 C、公开性 D、规范性

7、代表大会的会场布置要体现的是（C）气氛。

A、庄严肃穆 B、热烈喜庆 C、庄严隆重 D、自由活泼

8、下列选项不属于公文处理的作用的一项是：（D）。

A.助手作用 B.枢纽作用 C.查考作用 D.总结作用

9、下列程序中不属于发文处理阶段的是（D）。Ａ．拟稿

Ｂ．审核

Ｃ．缮印

Ｄ．批办

10、下列选项不属于会后工作的一项是（C）。A、清理会议文件 B、离会与送别 C、撰写会议记录 D、会议工作总结

11、法规性公文以（C）日期为成文日期。

A、签发 B、用印 C、批准 D、定稿

12、官印被作为公文有效性的标记，是从（B）开始的。A、商朝 B、汉代 C、唐朝 D、宋朝

13、（C）是指主要领导人对审核过的文稿进行最后审阅，并签字同意发文。A、批办 B、注办 C、签发 D、分发

14、横向沟通最经常采用的沟通形式是（B）。

A、面谈 B、会议 C、备忘录 D、报告

15、秘书做好随从工作的主要目的是（C）。

A．为领导者创造良好环境 B．保证领导者身体健康 C．节约领导时间 D．提高领导效能

16、下列选项不属于办公室的办事原则的是：（D）。

A、服务原则 B、高效原则 C、保密原则 D、分散原则

17、下列选项不属于办公室日常事务管理的是：（D）。

A、邮件管理 B、值班管理 C、印信管理 D、行政管理

18、秘书应把（D）作为接待工作的主要依据。

A．领导指示 B．单位条件 C．来宾要求 D．接待方案

19、（C）曾四次担任中央秘书长和军委总政治部秘书长职务。

A、毛泽东 B、周恩来 C、邓小平D、瞿秋白 20、“尊者决定”的原则适用于（C）。

A、致意 B、介绍 C、握手 D、寒暄

21、下列选项不属于秘书职业着装“TOP”原则是（D）。

A、整齐的 B、适合特殊场合的 C、舒适愉快的 D、高级的

22、下列中不符合设计合理的办公室环境标准的选项是（D）。A、方便 B、安全 C、整洁舒适 D、豪华

23、接到打错的电话时，比较妥当的处理方式是（C）。Ａ、告诉他打错了，然后挂电话。Ｂ、告诉对方你的号码是什么。Ｃ、仔细问他找的人是谁，看能否帮忙。Ｄ、告诉他，查清楚号码再打。

24、下列中不属于公文处理的基本环节的选项是（C）。

A、收文处理 B、发文处理 C、办文处理 D、公文管理

25、商末，朝廷中出现了我国最早的秘书机构（A）。

A、太史寮 B、丞相府 C、尚书台 D、太尉府

26、（A）是在收文处理和发文处理中的一个共同的工作程序。A、登记 B、拟办 C、批办 D、用印

27、（A）适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。A、报告 B、请示 C、函 D、调查报告

28、下列中不属于商务交际的礼节与礼貌的选项是（A）。A、宴请 B、致意 C、握手 D、寒暄

29、档案集中制度产生于（D）。

A、商朝 B、秦朝 C、唐朝 D、宋朝

30、（D）是指文件承办完毕，由经办人在公文处理单上注明处理结果和处理日期。A、拟办 B、批办 C、承办 D、注办

四、简答题

1、秘书活动产生必须具备的条件是什么？ 答：秘书活动产生必须具备的条件有两个：（1）秘书活动产生的前提条件，即社会管理组织的出现。（2）秘书活动产生的必要条件，即文字和公文的出现。

2、请简述秘书职业道德规范的具体内容是什么？ 答：秘书职业道德规范的具体内容有以下几点：（1）文明礼貌。（2）爱岗敬业。（3）诚实守信。（4）办事公道。（5）勤俭节约，消费有度。（6）遵纪守法，熟知熟用法规。（7）团结协作，互助友爱。（8）实事求

是，勇于创新。

3、请简述秘书工作有什么作用？

答：秘书工作有以下几点作用：（1）参谋智囊的作用。（2）事务助手的作用。（3）枢纽的作用。（4）协调的作用。（5）窗口的作用。（6）信息的作用。

4、请简述收文处理和发文处理的环节。

答：收文处理，指各单位围绕所收公文进行的一系列程序性工作，主要包括对公文的签收、启封、登记、分送、拟办、承办、催办、注办等工作环节；

发文处理，指各单位围绕所发公文进行 的一系列程序性工作，主要包括对公文的拟稿、审核、签发、编号、缮印、校对、用印、登记和分发等工作环节。

5、请简述会务工作的原则。

答：会务工作的原则包括：（1）认真领会领导意图和会议的指导思想；(2)熟悉和掌握会议的组织领导情况；(3)协助领导拟定会议安排；(4)精心组织，周到服务；(5)重视并妥善做好会议的善后工作。

6、会议纪要与会议记录有什么区别？

答：会议纪要与会议记录的区别有四点：（1）性质不同。会议纪要是规定性行政公文，而会议纪要是记录会议情况和议定事项的事物性文书。

（2）内容的繁简程度不同。会议纪要的内容是对会议记录进行整理、提炼而形成的会议内容的要点，重点体现会议的宗旨；而会议记录是对会议情况的原始、详尽的记录，重点体现会议的过程性和具体性。

（3）形式有所不同。会议纪要具有公文的规范格式，而会议记录的形式则比较灵活和自由，会议纪要通常采用总分式结构，而会议记录则采用顺时结构。

（4）处置方式和作用不同。会议纪要一般可以文件的形式发布或在报刊升公开发表，用来“传达会议情况和议定事项”，而会议记录只作为内部资料，以备查考。

7、请简述接待工作的原则

答：接待工作的原则有：（1）热情大方，注重实效。（2）认真负责，细致周到。（3）确保安全，内外有别。（4）勤俭节约，讲究礼仪。

8、请简述办公室的办事原则

答：办公室的办事原则主要包括：（1）服务原则。（2）高效原则。（3）保密原则。（4）统一原则。

五、案例分析

（一）意外的电话

这天上午公司孙总正在主持召开公司的董事会。公司有规定，在开董事会时会，参加人员一般不接电话，等散了再说。十点左右，公司的大客户李总来电话，他对孙总的秘书于雪说他有急事要与孙总商量。面对这种情况，于雪应该如何处理？现在于雪有这么几种选择： a、李总，对不起！我们老总正在开会，不能接听电话。

b、李总，实在不凑巧，我们孙总正在参加董事会，估计会议要到12点钟才结束。回头我们再给您来个电

话，您看这样可以吗？

c、李总，请您稍等一下，孙总刚刚散会，我马上帮您去找找。d、李总请您等一下，我马上叫我们孙总来接电话！e、李总，实在对不起，我们孙总不在公司。问题

对于于雪以上几种选择，你认为哪种选择比较合适，请说明理由，并对其他几种选择进行评析。

答：选C是比较合适的，因为当于雪用这种方式回答客户以后，她就可以去向孙总悄悄汇报，听取他的指示，如果孙总认为事情不急，不愿意去接电话，那么，于雪就可以这样回答对方：“实在对不起，这会儿不知孙总上哪儿去了，回头见着孙总，我们就给您去个电话，您看这样可以吗？”如果孙总愿意来接，于雪就可以说刚刚找到了孙总。这样回答于雪就可以做到滴水不漏，进退自如

选A之所以不合适，主要是没有考虑到对方的感受。对方会想：既然你们孙总在公司，只不过是在开会，那为什么就不能抽几分钟来接个电话呢？你们不是经常高喊“用户就是上帝”的口号吗，为什么在这个时候你开会的事就一定比我的事重要呢？对方可能越想越生气。所以，尽管于雪回答的语气委婉，态度谦恭，但她这样的回答仍然是不合适的。

选B也不合适。对方可能觉得自己急得火烧眉毛了，还要等到十二点钟，那心里肯定不是滋味。选D明显不合适，因为公司有规定，领导人开会时一般不接电话，于雪未经孙总同意就答应对方，那不仅违反了公司规定，而且是非常草率的，如果孙总不来接电话，那她又如何答复客户呢？选E也是不合适的，于雪这样回答多少会让对方觉得孙总是不愿意接他的电话或者是在有意回避他。如果对方出现猜疑，那就不利于双方今后的合作。

（二）一天上午,某公司董事长突然收到一封非常无礼的来信,信是由一位与公司交往很深的代理商写来的。董事长怒气冲冲地把秘书叫来,让她记录自己口述的回信：我没有想到会收到你这么不讲理的信,尽管我们之间有那么长时间的业务往来,但事到如今,我也不得不终止我们之间的一切交易,并且按照惯例,我要将这件事公之于众！

董事长口述完上述复信内容,要秘书将信打好寄走。

对于董事长的吩咐,秘书应该采取什么样的态度呢？下面是四种不同的处理办法：

Ａ.“是,我立刻照办！”秘书回到办公室按董事长的口述将信打印好并寄走了。

Ｂ.秘书认为董事长在盛怒中做出的决定有欠妥当,如果将信寄出,对公司和董事长本人都非常不利,所以,没有执行董事长的指示,而是将信“压下来”。

Ｃ.秘书不执行董事长的指示,并提出忠告：“董事长,请您冷静一点！想一想这样的信寄出去会有什么样的后果吧。对方写来这样的信,是不是跟我们公司某些地方做得不妥有一定关系呢？我们还是先反省一下自己,再慎重处理这件事吧。”

Ｄ.秘书退下去将信打印出来,但没有马上寄走,而是等到当天快下班的时候,见董事长怒气已消,将打 6

印好的信递给董事长,“董事长,您交代的信已经打印好,请您过目,您觉得这样可以寄出去吗？”(材料来源：夏目通利《秘书常识趣谈》)请问,在以上A、B、C、D四位秘书的处理方法中，哪一种最妥当？哪一种最不妥当？为什么？ 答：D的处理方法最妥当。C的处理方法最不妥当。

领导在生气时做出的决定很可能是不正确的,如果像A那样立即照办, 信一旦寄出,将无法挽回可能造成的损失,假如领导冷静下来后想改变决定也没有机会了。

如果像B那样悄悄压下信件,不执行领导指示,则有越权性质,如领导将来查问此事,秘书将无法交代。董事长也可能早就想同这家代理商终止往来,这封信只是一根导火索而已。

C在领导情绪恶劣时以教训的语气当面“忠告”,无异于火上浇油, 既不符合秘书的身分,也不利于领导冷静思考问题,不管董事长的决定是对是错,C的作法都没有任何好处。

D的处理方法既执行了领导的指示,也给领导留下了冷静下来后仔细思考改变决定的余地,因为如果董事长确实是在冲动的状况下做出了错误的决定,则经过半天的思考,他会自我反省,这时秘书将信递给他, 并以委婉的语气表示对领导决定的不同看法,实际上给了领导一个重新决策的机会;如果董事长冷静下来后仍然决定与对方绝交,那也必有他的道理,秘书再将信寄出也不迟。

（三）8月10日，公司的总经理出差了，期限是从8月10日至8月20日，预定20日上午回来。秘书小苏负责处理公司的各类邮件。小苏从收发室取回了邮件，其中上司亲启的信一封，一个邮包，总经理办公室收件三封，其中有一封寄自天津分公司的信总经理曾关照过让销售科科长处理。正好销售科的小李走过办公室，小苏说：“小李，把这封信交给你们科长”，小李把信带走了。

小苏把总经理亲启件放在总经理办公桌的抽屉里，又拆开总经理办公室收件，一封是邀请总经理参加定于8月20日下午的研讨会，小苏想，总经理前几天还谈到准备参加这次研讨会，20日他正好回来，一定会参加的。于是小苏打印了接受邀请的回信，明确告知对方总经理将参加会议，并替总经理签了名。拆开第二封信，拿出信纸，里面还有两张产品样品的照片，小苏看了信的内容，附件里说明有三张照片，小苏不知道如何处理，她把照片又放回了信封中。

小苏处理邮件的做法是否正确？如果不正确，正确的做法应该是怎样的？

答：小苏处理邮件的做法不正确，理由如下：（1）寄自天津分公司的邮件，小苏应该交给销售科长本人签收，或者在交给小李后让其签收，以作凭证。（2）小苏应该在总经理办公桌的显眼处放一张字条，上面写上这封邮件的相关内容，好让总经理知道自己有一封邮件未看。（3）小苏不能自作主张，替总经理出席研讨会，她应该打电话请示总经理。小苏不应该简单地把装有两张照片的邮件放回信封了事，她应该找部门领导处理此事。

（四）办公室主任老宋把会议一切准备工作都作了安排，但到了开会的前一天，突然因公必须外出，临行前，他反复交待要认真仔细地检查会场，秘书们都点头答应。大会开幕那天，仍不放心的老宋还是赶了回来。到主持大会者宣布奏国歌时，扩音器传上的却不是国歌，当场人惊呆了。原来音响设备没有检查。这时，老宋一个箭步跃上主席台，关了扩音器，用沙哑的声音唱道“起来，不愿„„„„”指挥与会者唱 7

国歌，人们这才从国歌声中把思想集聚到会场上来。请你谈谈你对此事的看法。

答：会议的组织对秘书人员的要求很高。会议的顺利进行不仅依赖充分、细致的会前准备工作，还需要严谨、周密的会间组织工作；不仅要有健全的会议工作机构、缜密的会议议程与日程，还要做好各项具体的会务工作，明确分工，责任到人，安排得力，运转有序，形成一个结构周严、操纵自如的会议工作系统。

秘书会务工作中，会前、会间的工作服务都是紧密相连的，必须相互衔接，整体推进，避免出现差错。这样，才能保证会议质量。任何一个环节，任何一项具体事务上出现差错和疏漏，都可能会影响会议

的效果。

会间调度是指会议进行期间对会议程序、内容及会场服务等所作的调整和安排。老宋较好地对会场上临时出现的意外情况进行了处理，及时的解决了问题，在遇到问题时能够沉着冷静、灵活应变，做好临时的调度工作，从而确保了会议的顺利进行。

第二篇：秘书学考试试题及答案

«秘书学»试题及答案

一、名词解释(每小题3分，共18分)

1．秘书

秘书是为服务对象全局性决策，事务性管理，从事智力服务，发挥助手作用的一种社会职业。（1）秘书的社会属性，是社会中的服务职业，第三产业。秘书是一种社会职业人员，有职业准入的权利。（2）职业性质，是秘书的本质属性，具体表现为，为服务对象全局性决策，事务性管理，从事智力服务。

2.秘书的表达能力

秘书的表达能力包括口头表达能力和文字表达能力两方面。口头表达能力就是如何运用口头语言表达思维的能力。秘书人员在上情下达、下情上达的工作过程中均离不开口头表达。如汇报工作、提出建议、传达指令、沟通协调、接待来访等，均要求运用口头语言进行正确的表达。秘书的口头表达要求反应敏捷、清晰自然、准确简练、有条不紊。文字表达能力指书面表达的能力，即一般的写作能力。写作能力是秘书人员的基本功。秘书人员根据领导授意与工作需要，需经常撰拟各种文稿，写作范围很广。这就要求秘书不仅应具备一般的书面表达能力和写作技巧，而且应熟知各种应用文体的写作，如通用公文、专用公文和公务常用文。

3.信访

是来信来访的简称，是指信访人通过书信、走访、电话、电报等形式，向党和国家机关、人民团体、企事业单位及其负责人反映情况，表达个人或集体意愿，并由有关机关和单位负责处理的社会活动。

4.办公自动化

办公自动化或称办公室自动化，其英文名称为office Automation,简称为OA。这是自动化的一个分支，最早是由美国通用汽车公司D.S.哈德于1956年首创的。这是一门综合性很强的学科。

5.协调

就一般意义而言，协调是主客体之间为实现一个共同的目的而相互沟通，寻找共同点，从而实现某种平衡，达到某种默契的一种行为方式。协调既是领导机关组织社会活动的一种手段，也是有效地进行行政管理的一种基本工作方法。任何领导机关，都必须对所属的各种机构、各项工作、各方面的人员经常进行协调，才能使之有序运转，齐心协力，相互配合，共同完成任务。

6.会见

会见指双方会晤。凡身份高的会见身份低的，或是主人会见客人，又称接见或召见。反之凡身份低的会见身份高的或是客人会见主人，称为拜见或拜会。

二、简答题(每小题5分，共30分)

1.简述秘书工作的政治性主要体现在哪几个方面?

政治性主要体现在三个方面：一是阶级性。领导工作是有阶级性的。任何领导集团总是代表着一定的阶级利益，为实现一定的政治目标服务的。因之，作为辅助领导的秘书工作，也必然具有鲜明的阶级性。二是政策性。秘书工作必须遵循政策性原则。办文是政策性很强的工作，不少文件本身就是政策性的规定。三是机要性。秘书工作是一项机要性工作，这是秘书部门处于领导中枢的辅助地位

所决定的。秘书工作的机要性，使保守秘密成为秘书工作的一条重要原则。

2.简述信息工作的原则。

信息工作的原则：

一、实事求是原则。实事求是是党的思想路线，也是信息工作必须遵循的根本原则。

二、时效性原则。信息与时效不可分割，两者的关系是正比。

三、主动性原则。秘书工作具有从属性，带有一定的被动性。

四、整体性原则。信息工作的整体性在于它的联系性和协调性。

五、内部性原则。秘书部门的信息工作具有较强的内部性。因而决定了它具有一定的保密性。

3.简述公文撰拟的特点。

(一)写作动机的制约性。公文的写作动机不是撰拟者个人的意愿，不是有感而发，而是完全受命于领导的指令授意，必须忠实地贯彻领导意图。

(二)写作思维的抽象性。公文写作以抽象思维即逻辑思维为主，舍弃事物的具体形象，以抽象的概念、判断、推理来揭示事物的本质。在写作中，主要运用分析、综合、归纳、演绎等逻辑手段。

(三)写作体式的规范性。作为公务文书主要构成的通用公文与专用公文，它们在体式上的要求更为严密规范，带有法定性、程式性的特点。(四)写作受体的确指性。文章写作，都有其写作受体，即读者对象。但公文写作的受体是确指的，它有特定的读者对象，即收文机关。

4.列举值班工作的任务。

值班工作的任务，主要有以下几项：

(一)信息沟通。这是值班工作的一项基本任务，它包括上情下达和下情上达两个方面。(二)承办领导交办事项。领导交办的任务是多方面的，值班人员应积极主动地办好这些事情，并向领导汇报办理结果。(三)负责工作接待。对外来联系工作的人员，值班人员应热情接待，酌情处理。(四)处理急文和突发事件。值班人员在节假日和领导下班期间，要担负起处理急文和突发事件的任务。(五)承担本部门，本单位的一些基础性服务工作。

5.简述调查研究的基本原则。

秘书要搞好调查研究工作，科学地去研究和解决改革开放新形势下社会生活中的各种现象和问题，最根本的要坚持以马克思主义和邓小平理论为指导，在调查研究的具体实践中，必须遵循客观性原则、实践性原则、群众性原则和综合性原则。

6.简述保密工作的特点

保密工作具有政治性、群众性、封闭性和相对性的特点。①政治性是保密工作的最突出的特点。因为保密工作是国家工作的一部分，它在外御强敌、内保社会安定方面，起着十分重要的作用。特别是十一届三中全会以来，随着党和国家工作重心的转移，为改革开放和社会主义现代化建设保驾护航，成了我国保密工作的中心任务，其政治色彩更加鲜明。②群众性是指保密工作要坚持走群众路线，紧紧地依靠群众是做好保密工作的可靠保证。这是因为，与广大人民利益密切相关的国家秘密广泛存在于各行各业之中，只有动员人民群众加入保密工作的行列中来，才能最大限度地保守秘密。③保密工作的封闭性是由秘密的本质属性决定的。所谓秘密，就是在一定的时间内只能让极少数人掌握的信息和事物。这种秘密，如果不加以保守或保护，一旦被外人知晓，就是泄密，如果在社会上公开，就不再成为秘密。所以，保密工作说到底就是对自己的秘密采取各种防范措施，不使之外泄。④相对性是指保密工作的时间性与一定的区域性(即保密范围)而言。

三、论述题（本大题共2小题，每小题10分，共20分）

1、试述现代秘书职业的主要特征。

（1）秘书服务对象多元化。现代秘书活动的范畴，不仅仅限于国家官僚体系，它广泛存在于一切社会管理活动乃至一切重要的生产实践和科学文化活动之中。不仅国家机关、社会团体的领导人身边设置了秘书部门和配备了秘书人员，而且实业家、科学家、作家、学者、演员等一切需要秘书辅助和综合性服务的社会人士，只要具备一定的财力，都可以聘用秘书。秘书已成为从业范围十分广泛、从业人数十分众多和一种社会职业。服务对象的多元化，已成为现代秘书职业的一个重要特征。

（2）秘书主体商务化。所谓秘书主体商务化，是指我国秘书队伍的主体将由党政秘书逐渐让位于商务秘书。从我国政治、经济体制改革的大趋势看，在精兵简政的制约下，党政秘书的数量不可能有较大的增长。然而，随着社会主义市场经济的长足发展，国有企业尤其是乡镇企业、“三资”企业、私人企业异军突起，给为数众多的秘书就业提供了广阔的市场，这就使秘书队伍将发生了巨大的变化；商务秘书以惊人的速度增长。二十一世纪，我国将实现四个现代化，社会主义市场经济将长足发展，与工商企业的迅速发展相适应，商务秘书的增长也就必然越来越大。在市场经济的舞台上，商务秘书必将唱起主角。这是国际秘书职业发展的历史经验，也将是我国秘书职业发展的大趋势。

（3）秘书知识技能专业化。秘书工作已形成一门专业。秘书有了办文、办公、办事，综合处理信息资料，办理日常公务等特定的职业活动内容。秘书已有了职业技能培养教育体系和任职资格考核体系，以及指导秘书从业实践的秘书工作理论体系，还有了秘书行业协会、学会和国际性秘书行业组织，由此可见，现代秘书同教师、医师、律师、会计师、工程师等一样，都属于现代社会的专业人才。

（4）秘书劳动价值商品化。在商品经济时代，任何劳动都含有商品性质。秘书工作是一种复杂的脑力劳动，秘书的劳动也带有商品性，其价值也就具有商品化特征。在市场经济条件下，他们的劳动价值的商品化特征就日益突出地表现出来。

2、秘书处理人际关系的一般准则有哪些？

（1）尊重。秘书应克服人际关系中的地位障碍，无论对上司、对同事或是对重要来访者、一般交往者都要尊重。通常而言，要获得别人的尊重，首先得尊重别人。人都有自尊心，都希望得到别人的尊重。尊重别人和受到尊重，是相对相应的。互相尊重就能增进彼此的友情和信任，就能激发彼此的责任感和工作积极性。

（2）礼貌和礼仪。人际关系中尊重的最初也是最近的形式就是礼貌。礼貌要求秘书在公司或其他场合会见领导、上司、同事或客人时，首先应做到服装整洁、修饰得体，表情自然，待人接物时，面带真诚的微笑，举止文雅；与人交谈时，用语得体、口齿清晰、语音温和。在各种交际场合自觉注重和严格遵守各种礼仪礼节。

乐于助人。秘书的角色地位主要是助手，帮助主管或上司做好各项工作，甚至必要的生活照顾与服务，乃是秘书的天职。秘书工作又是综合性的工作，它需要多方面的配合和帮助才能做好。因此，秘书人员应具有根深蒂固的“助人为乐”的意识，养成主动、勤劳的习惯。无论对上司、或同事、或客户、或有工作交往的普通群众，只要知道或看出对方有需要，就应主动地伸手帮助。

（3）赞美他人。秘书不是卑贱者，但他（她）的角色地位要求其必须是个真正的谦虚者。谦虚不等于自卑，正如自尊也不等于骄傲。确切地说，真正自尊、谦虚的人就在于他们既能正确地估量自己，又能正确地看待别人。

宽容与体谅。秘书人员要善于在人际交往中学会宽容与体谅。对别人身上这样或那样的弱点或缺点要予以宽容，对别人的粗鲁言语、举止或错误行为，只要不伤害公司及个人，要予以宽恕。进而能设身处地为对方着想，多给人一点同情和谅解。

（4）公允。公允要求秘书处事待人要公正，诚实，既不自欺，又不欺人。不贪人之功为己有，也不文过饰非或推卸责任。

四、实务操作题(本大题共1小题，12分)

你在市人民政府办公室工作。本市的友好城市日本长崎市将派代表团来本市作友好访问。市长办公会议决定由市府办公室组成一个接待小组负责本次接待工作。如让你担任这个接待小组的组长，你将如何筹办本次接待工作?

外事接待是秘书工作中一项十分重要的工作。我应该从以下几个方面着手工作。首先，应该组织整个接待小组的同志温习有关外事接待工作的规定，也要了解当前中日关系的基本现状以及日本在国际国内的一些基本情况。其次，要详细了解外宾情况，包括外宾的人数、性别、年龄、身份和来访目的，要适当了解日本的政治经济和文化习俗，拟好接待计划，做好各个方面的联系和准备工作，包括食宿、接送车辆及迎接的领导人，以及外宾的参观、访问和业务洽谈的日程安排。

五、讨论题（本大题共1小题，20分）

结合材料，谈谈你秘书这个职业的看法。

另类秘书

“在公司里做秘书。”——以前别人问起我的职业，我总是据实道来。十之八九，人们会因此对我投来异样的目光。

真的，不知道从什么时候起，秘书成了“小秘（蜜）”的同义词，也因此被蒙上了一层暧昧的色彩。这让我很有些不自在进而愤怒起来。

于是我学乖了，只说是“做行政工作的”。——反正这也不能算是撒谎！我上职高时念的就是文秘专业，选择它仅仅因为它很适合女孩子。毕业后进了外企，而且是一家非常规范的公司。据说在国外的总部,倘若一位男员工对女同事说句“你真漂亮”,就可以被投诉性骚扰。在这里秘书就是秘书，干的活儿繁杂而琐碎。替经理们订机票，订酒店，打字，复印，发传真„„这些都是工作职责中明文规定的。还有一些是虽未明文规定却约定俗成的事——中午到马路对面替老板买三文治，帮老板的菲佣办护照„„中国人还好些，倘若碰上个丝毫不懂中文的外国老板，真的像照顾一个孩子。

公司的规矩：秘书永远是秘书，在工作性质和发展机会上与经理级有着质的区别。因此很自然地，有些秘书会觉得这份工儿没有多大前途。她们喜欢这个公司，喜欢身旁的工作环境，喜欢这里不低的薪水和福利，惟独不喜欢自己的工作。于是心里便盘算着先做几年看准了机会离开。亦有另一部分人干得很专心也很安心。因为这并非人们想象中那样是吃青春饭的职业。恰恰相反，它可以做一生。无需年轻美貌，只须细心、耐心，外加性格好即可。国外有不少四五十岁的妇女做了半辈子的秘书，那是她们一生的职业。

在这里经理们与秘书们工作中互相尊重。经理让秘书办事通常都会用“please”开头，用“thanks”结束。然而二者间几乎不曾有过暧昧的关系。这是禁令，亦是人们所认同的现实。经理们行则飞机住则五星级大酒店，秘书是那个为他们订机票订房间的人。虽然在一个办公室里，却生活在两个世界。正应了那一句话：“你有你的，我有我的方向。”

就这么一天天干着这份工作，不管心中是不是喜欢它。秘书只是一份工作，正如同经理也是一份工作一样。我们是高级办公楼里惟一不穿名牌的人，心中却也不卑不亢。

最欣慰的，是每年一度的秘书节。几乎没有人会忘记在我们的桌子上放一束花，一张卡，或是一个可爱的绒毛玩具。已经习惯了身旁有如此能干的秘书，经理们知道，没有我们，自己的工作会是一团糟。

《另类秘书》的主要倾向，相对而言，具有多样化的特点。因此允许考生把握以下各点中的任何一条展开分析论述：既可以着眼于领导与秘书的关系，也可以着眼于秘书与经理、助理在管理层次上的界限分明，还可以着眼于秘书工作中的明文规定与约定俗成之间的关系，或者着眼于秘书从业者必须具备的耐心与细心等等。要求自圆其说，具有一定的深度，不必面面俱到。（本题较为开放，主流价值观正确即可。可酌情给分。）

第三篇：秘书学试题及答案

一、秘书工作中应遵循哪些一般原则？

答：一般原则：秘书工作中的一般性原则，指的是在全部秘书职能活动中，都应遵循的原则。它是秘书工作一般规律的具体体现，是秘书工作对秘书工作行为的客观要求，也是评价秘书职能活动的重要准则。

(1)正面效益原则：秘书工作价值取向必须符合事业公利、组织公利，必须以有效补益和优化社会效益、组织管理效益和领导工作效益为出发点，必须在工作效能作用指向、工作过程指向、心理及思维指向和素质发展指向等方面，都以不断提高正面效益为目标。

(2)以领导工作为核心原则：秘书的一切职能活动，必须围绕领导工作展开，按领导工作的需要提供全面、周密、及时、有效的服务。只有遵从这一原则，秘书才能从纷繁的工作任务中抓住有序安排工作的关键，分清主次有效地提供综合服务，充分体现秘书工作的价值。

(3)具体工作流程闭环运作原则：秘书在各项业务活动中，各秘书岗位的分工、各工作环节必须有序衔接、首尾相连，形成“闭环回路”和连续运作的工作流程，维护工作进程的有序性、稳定性和连续性，充分发挥整体功能。

二、秘书为领导分忧代劳处理问题和办理事务时应注意哪些问题？

答:秘书为领导分忧代劳处理问题和办理事务应注意：

(1)要正确地理解领导意图，忠实准确地执行领导意图；

(2)要实事求是，准确地把握有关问题的症结，对症下药，找到解决问题的办法；

(3)要办事公正，作风正派；

(4)遇到难以解决或超出授权范围的问题，必须向领导及时请示，得到领导的指示之后，再遵照领导的指示办理；

(5)坚持原则性，注重灵活性，并将两者有机地结合起来，做到领导满意、群众满意、相关方面满意，在办事和处理问题的质量、效率、效果以及行为作风上都使各方面满意，才能真起到为领导分忧代劳的作用。

三、秘书督察检查工作的具体任务范围有哪些？

答:秘书督察检查工作的具体任务范围有： 一是督查内容与领导决策相联系。秘书督查的内容，无论是重大事项，还是领导批办专项，都与领导决策密切相关。因此，秘书部门在督查工作中，必须把领导决策事项作为督查的重点，跟踪追击，检查督促，狠抓落实。

二是督查方法与秘书工作性质相一致。督促检查本是一种领导行为，具有很大的权威性。但是，秘书部门的辅助性质，要求秘书督查不能采用领导督查的方法，而必须采用秘书督查的方法，即协助领导者进行督查，在督查活动中，其所做所为以及方式、方法和语言都必须符合秘书的身份。否则，将会出现越位、擅权和独断等错误行为。

三是督查效果与决策落实相一致。检验秘书督查效果的惟一标准，就是看领导决策落实情况如何。因此秘书部门的督查必须看实绩，重实效，绝不能摆花架子走过场。这就要求秘书部门在督查工作中，必须坚持把推动领导决策落实作为出发点和归宿点。

论述题：

一、试述秘书机构在机关中的地位及任务 答：

（一）秘书机构在机关中的地位。在各类管理组织系统的领导机关内，一般都设有两类机构，即职能机构与综合性办事机构。领导机关一般有两个或两个以上层次。机关最上层为领导决策层，由正副职领导者等领导成员组成；领导决策层下是综合办事机构即秘书机构和职能机构。秘书机构是领导决策层的综合辅助层，为领导工作提供综合性办公服务；职能机构按职能分工，是领导决策层的执行管理部门，实施专门的职能管理权责。秘书机构既是领导层辅助决策指挥的部门，又是为职能机构辅助执行、协调服务的部门，是决策者和执行者之间的桥梁和纽带；秘书机构既是组织管理信息系统即管理信息网络的中心网结，又是组织及机关内外交流沟通的门户。由此，秘书机构处在领导机关的中心位臵，是领导决策层的公务支撑、服务及综合辅助层次。

（二）秘书机构的任务。秘书机构的基本任务是为领导机关和领导者提供综合性公务服务。具体地讲，秘书机构的工作任务受时代环境、机关性质、组织规模、管理和领导工作需要的制约。秘书机构任务的时代发展在我国古代，官僚性秘书机构的主要任务是适应统治者施行统治的需要，围绕办文、议政、办事等业务活动展开。历代官僚秘书机构的名称虽然不尽相同，但出纳王命、收受处理奏章、侍皇左右、参与机务等工作内容是大体相同的。近现代出现以大机器为代表的生产力迅猛发展，管理组织扩大，管理事务增多，管理领导机关的职能也进一步拓展。无论是政权机关还是其他社会组织的 领导机关，办文办会办事等日常公务更多，文件的撰拟、制发、传递、处理、保管、利用，会议的筹备、进行、会后的实施等，已成为各级各类组织和领导机关必不可少的工具和手段。因此，各类领导机关秘书机构的任务大为加重。在我国计划经济时期，秘书机构主要是管理机关内日常办公事务，秘书被称为“秀才”、“笔杆子”、“内部事务的管家”，西方秘书机构也大体如此，主要承担接待、电话应对、打字、整理办公室内务。办文办会办事成为中外秘书机构的主要工作任务。到了生产力快速发展的当代社会，特别是市场经济发展时期，社会信息量骤增，且影响力越来越大；组织管理和领导活动所需要的沟通交往的范围也不断扩大；组织管理的要素不断增多；组织及机关内外环境条件的变化节奏加快；特别是国际国内大环境对组织管理和领导决策的成效的影响越来越关键。这就使领导者的权责加重，更需要秘书机构提供更为全面的公务辅助和服务，秘书机构的任务也就更为加重。督促检查、协调处理来信来访、推进和处理公共关系等重要工作任务。这些新的工作任务，与办文办会办事等日常公务有机地结合在一起，对管理和领导工作的综合辅助作用更大。秘书已成为领导者的近身参谋助手、领导活动中的助理或经营管理的实际负责人。

二、阐述秘书伴领导公务活动的方法

答：合理安排领导的公务活动是办公室的一项经常性任务。主要有外事接见、洽谈和宴请，内事有礼仪性庆典、接见、与会、陪客、外出参观以及下去视察等。

活动安排方法。领导活动可分为两大类：一类是外事活动，主要由外事部门负责具体安排、落实，办公室只起配合、协调作用；另一类是内事活动，这类活动是大量的，需要办公室部门进行安排、落实。具体方法如下。

（1）制定详细的活动计划。计划要包括活动时间、地点、参加人的范围、人数等项。同时要有活动前和活动中的具体安排。

（2）搞好协调。有些重要活动需要事前把有关单位请来，开好协调会。要向各单位讲清任务，提出要求，明确责任，分头落实。对各单位的工作人员要明确提出到达岗位的时间，尤其是一些有重要任务的单位，如新闻单位，千万不可迟到。

（3）查看现场。凡重要活动必须查看现场，千万不可只在电话中落实，也不可只根据有关单位报来的材料纸上谈兵。有关工作人员要亲自到现场看一看，到领导要去的路线走一遍，到劳动现场转一转。对行车道路是否畅通，是否会停电等，都要考虑周全，做好充分的准备，做到万无一失。

三、秘书应怎样处理与异性上司的关系

答：忠于职守、维护上司权威,洁身自好,不被诱惑所困,保持距离,不过分亲密接触处理好秘书与上司的关系，是个经验问题，且因双边个体素质差异而情况有别，但在基本要求上是有规律可循的。一般地说，必须摆正三个方面的关系。

（一）摆正工作性质的辅助性与工作要求的主动性的关系。从秘书职业出现的那天起，它就具备了工作性质是辅助性的、工作关系是从属性的特征。随着改革深化和部门权力的分割，上司协调任务的增加，秘书辅助处理政务的范围日趋宽泛。在这种新形势下，秘书在按时圆满完成上司交办任务的前提下，还应从被动中争取主动，尽可能地主动思考问题、积极化解矛盾。如何实现辅助性与主动性的有机统一呢？一是参与而不干预。秘书参与决策的辅助性，要求秘书自觉接受上司指示，在职责范围内和上司授予的权限内决定事项，提出建议或方案。即使决定事项被认可，建议或方案被采纳，秘书也不应由此认为自己在决策，更不能因经常为领导决策做大量的辅助工作，而产生与领导共同决策的错觉，干预、干扰上司决策。强调秘书工作的主动性，是要求秘书使自己的工作具有超前性。对有规律、有程序的工作早动手，努力做到对承办的每件工作有强烈的求实、求新、求快的愿望，充分发挥自己的智慧和才能。二是遵从而不盲从。秘书的工作从属于上司工作，并且，秘书的每一行为还必须与上司同步，及时按照上司的意图确定、调节自己的具体行为，为上司决策提供有效服务，这就是遵从。因此，作为秘书，一要认真领会、忠实体现上司意图，二要有节、有度地为上司拾遗补缺。但遵从不是人身的依附，不是唯唯喏喏和庸俗趋附，对于上司的失策与失误应及时提醒。三是主动而不盲动。在秘书活动中，一切工作都应争取主动，及时报告工作，请示问题，了解意图，要求任务，明确上司需要干什么，即摆正上司与秘书的主次关系，绝不能自恃聪明，跟着感觉走，有意无意地显示自己“高明”，甚至越位，擅作主张。也不能不加思索，机械照办，或采取不负责态度，明知上司决策难于实现而不提议、不报告，听之任之。

（二）摆正秘书同领导工作目标的同一性和职权任务的差异性的关系。上司集体确定的工作目标，既是上司们也是秘书人员的共同的目标。出于秘书与上司的法定地位不同，各自的职权任务也不同。上司的任务表现为决策、指导、组织和仲裁等；而秘书的任务表现为辅佐上司，诸如办文、办会、办事等。在秘书活动中，这种同一性和差异性同时存在。正视这种差异是秘书正确处理同上司关系的重要一环。因此，秘书人员应明确：辅助决策而不自作主张。秘书承办上司决策过程中的有关事务，包括决策前的准备，决策方案的确定，决策后的信息反馈，要做周密的、大量的工作。在决策的全过程中，秘书只能帮助上司决策，而不能代替上司决策；上司是决策者，秘书是参与决策的辅助者。

（三）摆正秘书与领导政治地位上的平等与工作分工上的幕后台前的关系。在我国，秘书和上司有平等的政治权利，体制上的工作关系和组织上的上下级关系丝毫不影响政治地位的平等。但是秘书和上司的工作地位和性质不一样，上司在“台前”，居主动地位；秘书在“幕后”，居从属地位。在工作中，秘书应时时处处找准自己的“位”。

第四篇：《秘书学》试卷A4(附答案)

《秘书学》试卷4A（附答案）

微信群交流 QQ群交流 网校 更新时间：2008-05-15

来源：教育联展网

选择题（30题，每题1分，共30分。每题有一个或多个答案正确，请将所选答案的相应字母填入括号。错选、少选、多选，均不得分）

1、秘书在进行办公室安全检查时，如果发现隐患，以下描述正确的是（（A）自己负责给予解决

（B）在职责范围内排除危险或减少危险

（C）只要发现隐患，立即报告相关人员，跟进，直至解决

（D）自已能解决，视为自已的职责

2、对于企业的保密文件，秘书（）。

（A）只能传送给被授权人阅

（B）只能给上司阅

（C）只能由自己亲自送交

（D）经核准不需要时，只能粉碎和销毁

3、秘书在进行计算机操作时，应（）。

。）（A）将电脑显示器放在他人看不到屏幕的地方

（B）调整椅子和键盘的高度，保持良好的坐姿

（C）将信息提供给被授权的人

（D）使用密码，并定期更换

4、秘书在值班时，其任务是（）。

（A）编好值班管理规定（B）记好值班电话记录

（C）做好值班来访记录（D）记好值班工作日志

5、秘书在值班时，经常会遇到并要处理的是（）。

（A）领导临时交办的事情

（B）企业内部的突发事件

（C）上级单位的电话指示

（D）接待未预约的来访客人

6、若企业发生重大工伤事故，秘书人员的正确做法是（）

A、保护领导，迅速撤离事故现场

B、立即将事故情况向上级汇报

C、等待上级的书面指示

D、通知并协助卫生或公安、消防等部门及本企业职工自教

7、对上司交办的文件，秘书从起草到发出，应遵循（）的步骤。

（A）撰拟、审核、签发、印刷

（B）撰拟、签发、审核、印刷

（C）撰拟、交拟、审核、签发

（D）交拟、审核、签发、印刷

8、秘书要认真保管企业的印章，用印对文件起到（）作用。

（A）法规（B）凭证

（C）密级（D）标志

9、会议记录的特点是真实性和（）。

（A）典型性（B）资料性

（C）科学性（D）交流性

10、简报是单位内部编发的常用事务文书，也叫（）。

（A）情况反映（B）简讯

（C）动态（D）内部参考

11、天地公司秘书钟苗在编制会议议程表时，应考虑的因素有（）。

（A）与会人员的要求

（B）将同类问题集中排列

（C）将保密性强的议题安排在前面

（D）公司章程对会议议程的规定

12、选择适当的会议地点应考虑（）。

（A）离上司和与会者均较近的地方

（B）有充足停车位的地方

（C）设备齐全的地方

（D）租借成本合理的地方

13、保证会议在安静的环境中顺利进行需要考虑的因素有（（A）会议拥有隔音设施

（B）谢绝访客参观

（C）关闭场内的手机、呼机

。）

（D）调整会场扩音器的音量

14、秘书钟苗在做会议记录的准备时，必须做好的工作是（）。

（A）准备好记录用的笔和用纸

（B）准备好与会人员的座次表

（C）准备好会议文件

（D）准备好磁带

15、会议日程一般采用的形式是（）。

（A）表格方式（B）段落方式

（C）简短文字形式（D）分条排列形式

16、秘书钟苗在进行会议记录时，有时跟不上发言者，出现内容漏记，她应采用（法弥补。

（A）提示主持人先停止发言

（B）提示发言人说话速度放慢

（C）在漏记之处做出记号，用磁带内容修正

（D）提示主持人请发言人就某些术语和观点做出解释）的方

17、秘书人员要有良好的记忆力是（）素质的要求。

A、职业道德 B、心理

C、知识 D、思考

18、值班室管理工作之一是负责（）。

A、环境卫生管理 B、值班人员安排

C、处理信访 D、办公用品管理

19、安排领导的公务活动，大多表现为对领导活动布局的（）

A、联系 B、落实 C、检查 D、协调

20、秘书要摆正自己与上级的位置，其基本原则是（）

A、为人作嫁衣，甘居人下 B、敢于公开指出上级的一切过错

C、兢兢业业，甘当无名英雄 D、韬光养晦，养精蓄锐

21、认真聆听是要求听者（）

A、适时做出积极反应 B、不应有任何反应

C、恰如其分的赞美 D、不断地随意插话

22、庆功祝捷活动一般是召开（），以示隆重、热烈。

A、小型会议 B、茶话会

C、大型集会 D、座谈会

23、领导参观学习活动的准备主要是（）准备。

A、书籍 B、报纸 C、文具 D、资料

24、在上级身边工作，（）是职业道德对秘书的一项基本要求。

A、顺情说好话，耿直讨人嫌 B、明哲保身，但求无过

C、为上级出谋献策 D、看上级眼色行事。

25、秘书是领导的（）

A、一般助手 B、近身陪同

C、近身助手和参谋 D、办事人员

26、秘书有协调的潜力是因为（）

A、有特殊的职能基础 B、有管理权

C、有领导权威 D、有协调能力

27、秘书工作要热情，应该积极主动做好（）的工作。

A、为上级服务 B、为朋友服务

C、为本单位的职能部门服务 D、为员工服务

28、信息资料开发的主要形式有：（）

A、剪报 B、文摘

C、调研报告 D、缩微胶片

29、信息反馈的主要作用是（）

A、对信息传递进行检验与调整的基本依据

B、进行决策的重要基础

C、提高信息质量的可靠保证

D、收集资料的另一个重要途径

30、收集简单的、时间性强的信息，更适于采用（A、观察法 B、问卷法 C、购买法 D、电话询访法

二、简答题（25分）

1、秘书工作的基本属性和基本特征是什么？

2、如何理解秘书协调的非权利支配性？

3、会务工作的任务。）

4、试述秘书的职业道德修养。

5、秘书职能环境的构成。

三、模拟情景题（20分）

1、某公司副总裁王先生是美国留学的经济学博士，分管公司财务。他思维敏捷，行动果断，授权大胆；业余爱好是爱读中外文学名著，爱听中外名曲。若要你当王先生的专职秘书，应具有哪些方面的素质或要作哪些准备？

2、厂里将举行一次关于生产管理的经验交流会，具体会务工作由办

公室负责，根据分工，会场由你布置，你如何去做？

四、请根据下文回答问题（5分）

宏远公司培训部关于租借

育英学校第一阶梯教室的请求

育英学校领导：

为了开展岗位技术培训，我公司拟举办一个300人的“计算机应用技术培训班”。因我公司培训场地不是很够，需向贵校租借第一阶段梯教室，拟用时间是六月二十五日至六月二十六日。

因事情紧急，一定要尽快答复我们。

宏远公司培训部

二00三年六月二十二日

1、该文标题的不当之处是（）。

（A）发文单位错误（B）发文事由错误

（C）“关于……的”结构错误（D）文种错误

2、该文主送单位的写法（）。

（A）正确（B）应直接写领导姓名

（C）应去掉“领导”2字（D）应加“尊敬的”3字

3、该文属于（）。

（A）上行文（B）下行文

（C）平行文（D）内部行文

4、该文结束语的不当之处是（）。

（A）格式书写不当（B）未使用致意语

（C）使用了恳请语（D）语气不当

5、存在语病的句子是（）。

（A）“一定要尽快答复我们”

（B）“因我公司培训场地不是很够”

（C）“为了开展岗位技术培训”

（D）“需向贵校租借第一阶梯教室”

五、案例分析（20分）

1、一天，某市工业局秘书科的张科长正在办公室批阅文件，这时，本单位一位以爱上访告状闻名的退休干部谭某走了进来，说要找局长。张科长先热情地招呼他坐下，然后敲开了局长办公室的门，请示局长如何处置。局长此时正忙干局里的业务，不想见谭某，只非常干脆地对张科长说了一句：“告诉他我不在。”就又低头忙他的去了。张科长回到自己的办公室，对谭某说：“领导不在办公室，你先回去，有什么事我可以代你转告。”既然这样，谭某也无话可说，悻悻地离开了秘书科。

约过了一个多小时，张科长起身去档案室，来到走廊，想不到意看见局长与谭某在卫生间门口握手寒暄并听到谭某说：“刚才张科长说你不在办公室！”“哪里，我一直在啊！”局长毫不迟疑地回答。张科长顿感浑身一阵冰凉。

原来，谭某离开秘书科以后，并未回家，而是极不甘心地在办公室的走廊内来回走动，刚巧碰上局长上卫生间，急忙抢上前去打招呼，这才有了刚才那一幕。事后，谭某逢人就散布张科长不地道，品质太差，欺下瞒上，没有资格当秘书科长。张科长有口难辩。刚开始感到很委屈，后来一想，当领导的这样做也是出于无奈，当秘书的应注意维护领导的形象，否则将给工作造成不良影响。所以，他从不对人解释此事，听到议论，也一笑置之。简评：

2、某地区遭受夏季特大洪水的袭击。在本省及兄弟省的支援下，发放给给灾民的衣物达178.94万件，夏秋两季灾民在穿衣裳问题已解决。但由于捐赠的衣物中，过冬的棉衣裳棉被所占比例很小，地委办公室为此给省委办公厅发了一条救灾信息，请求上级帮助解决灾民的过冬衣被问题。当时，仅知道棉被约占下发衣物总数的0.4%，棉衣、绒衣数量不详。为统计所缺棉衣被的数字，地委办公室信息科以已发放的178.94万件衣物为参照数，按每100件（套）衣物应配发棉被10床、棉衣20件的一般标准，主观地推测全地区灾民共缺棉被10万套，棉衣20万件。并且将这一数字用于信息的标题：XX地区灾民过冬尚缺棉衣裳棉被30万件（套）。

信息发出后，省委领导非常重视，即批示有关部门将情况了解清楚后设法帮助解决。省民政厅接领导批示后，立刻部署该地区及其受灾各县的民政部门落实领导指示，采取措施逐乡、逐村地摸清今冬灾民穿盖情况，根据有无自救通力分类排队，逐户登2000床，绒衣4000件、绒裤2000件，棉衣1600件，拨款275万元，就可基本解决受灾群众过冬衣被的问题。参考答案

一、选择题（30题，每题1分，共30分。每题有一个或多个答案正确，请将所选答案的相应字母填入括号。错选、少选、多选，均不得分）

1、CD

2、AC

3、ACD

4、BCD

5、ABC

6、BD

7、A

8、BD

9、B

10、ABCD

11、BD

12、ABCD

13、AC

14、ABCD

15、AC

16、CD

17、B

18、B

19、D 20、C

21、A

22、C

23、D

24、C

25、C

26、A

27、ACD

28、ABC

29、ABD 30、D

二、简答题（25分）

1、答：领导近身综合辅助性；角色意识多重性；公共事务操办性；职能活动中介性；作息边界模糊性；主辅运作协同性；工作绩效隐透性。（答出5点以上给4分，余下2点为1分）

2、答：秘书协调与拥有法定权力的领导协调不同。（2分）不能用强制性的权力，不能用命令、指示的方式（2分），只能明之以事，晓之以理，谋求认同进行协调（1分）

3、答：主要有A、会前筹备；B、会间事务 A、会后工作。（3分）具体工作有会议接待、组织联络、会场管理、会议文件工作、会议选举、会议保密、会议后勤服务等。（2分）

4、答案要点： a.忠于职守 b.廉洁奉公 c.团结合作 d.严守机密 e.文明礼貌（以上每点还应适当展开，各1分）

5、答案要点：A、纵向的层次机构；秘书机构的内部环境、组织内环境、组织外部环境。（1分）B、横向要素：社会经济、政治、文化、科技等。（1分）C、人际关系及环境要素的关系；（1分）与纵向的层次机构的关系、横向机构的关系、与社会公众关系、秘书与人际关系（2分）

三、情景题（20分）

1、专职秘书具有以下特征：服务对象的特定性；主辅配合的一一对应，在知识、技能各方面要与特点领导人相匹配；影响力和工作范围 有弹性；关系更为贴近；本题应围绕主辅配合的一一对应，在知识、技能各方面要与特点领导人相匹配的特征展开分析。

2、答案要点：①选择大小适中的会议厅，布局形式选择，椭圆型或囗字型；②会场用品包括文具用品与饮品；③会场的音像、音响、灯光、空调等设备使用；④签到、标识座次。⑤ 会场装饰要讲求合乎亲切、和谐的气氛；（少一点扣1分）

四、回答问题（5分）

1、D

2、C

3、D

4、D

5、B

五、案例分析（20分）

1、[简评]

在工作中，维护领导同志的形象也是秘书工作者应具备的素质。领导同志由于工作繁忙和其他原因，不能或不大愿接见某些来访者，这是正常现象。秘书人员根据领导的意图以各种方式回绝来访，也是工作需要。张科长遵照领导意图处理此事无可厚非。尤其难能可贵的是他在遭人误解时，也能从大局出发，坦然处之。值得一提的是，作为一个领导者应当实事求是，前后一致，不要给属下出难题。

2、[简评]

该地委办公室关心灾民的生活困难，急灾民之所急，是得肯定的。但他们对事关重大的数字统计的方式是不客观、不科学的，是工作不认真不细致的表现。据民政部门的核实和多年的经验，在众多的灾民中，每家第户的情况是不一样的。那些经济状况好一点的，有自救能力，无须国家负担或可少负担。要了解全地区的情况，必须做深入细致的工作，不能坐在办公室按百分比推算。假如省委领导和有关部门仅仅根据该地委办公室的一条救灾信息决策，不作进一步的调查，那就会给国家增加不必要的经济负担和影响全局的救灾工作。这种办事凭想当然的粗放的工作方式，对信息工作的危害是很大的。

第五篇：2012春电大《秘书学作业答案》1234

《秘书学》作业一参考答案

1、秘书学的研究对象

秘书学是研究秘书工作规律及其应用的科学。秘书人员、秘书机构和秘书工作是秘书学的三大研究内容。

2、秘书的定义

秘书是为政府机关、企事业单位、团体或个人提供辅助管理、综合服务的人员。

3、秘书的职业道德

（1）热爱工作，甘于平凡。秘书的工作成果多以领导或者所属组织的名义公布于众，自己却默默无闻，因此秘书必须有甘于默默奉献，甘做幕后英雄的胸怀才能做好这份工作。

（2）自尊自重，克己奉公。秘书虽然权力不大，但用权方便，使用权力的机会、渠道和方式比较多。如果权力欲望强烈，滥用职权则危害极大。

（3）谦虚谨慎，平等待人。秘书常常被看作是领导的代言人，他们本身为人处世、待人接物的态度往往影响单位和领导的声誉。因此秘书要能够一视同仁，不卑不亢，谦虚谨慎。

（4）严守机密，提供警觉。因为秘书工作的特殊性，往往知密早，知密多。所以加强保密观念，养成保密习惯尤为重要。

4、秘书的能力

（1）办事能力。秘书活动具有强烈的事务性特征，办事是秘书的一项基础性和经常性工作，因此办事能力是秘书的一种最基本的能力

（2）交际能力。秘书只有善于交际才能有效地沟通左右，联系上下。

（3）表达能力。表达能力包括口头表达能力和书面表达能力。能写会说一直被视为秘书的看家本领，是一名合格秘书的基础条件。

（4）操作能力。秘书是需要多种技能的综合性的职业种类，办公自动化的发展对秘书的操作能力提出了更高的要求。

（5）速记能力。速记是一种快速收集信息、争取时间、讲求速度、提高效率的现代书写技术。

5、秘书处理好人际关系的秘诀

（1）真诚、慷慨地关心、赞美他人

（2）牢记别人的姓名

（3）做一个忠实的听众

（4）注意礼仪，发挥微笑的魅力

6、秘书如何处理与领导的关系

首先对领导要有深切的了解。只有了解了领导的人生哲学、处世态度、人生观、价值观、个性、兴趣、生活习惯等，才能与其配合工作，减少相互之间的隔阂，促进相互信任、理解和谦让。

其次要善于处理各种情况。

7、秘书如何处理与同事的关系

秘书是领导与同事之间的桥梁。一方面要传达领导的指示给同事，另一方面又要反映同事的意见给领导，因此秘书与同事的关系如何对于顺利开展工作关系重大。常见的处理与同事关系的方法有了解同事、与同事打成一片、做好领导与同事之间的意见沟通工作。

《秘书学》作业二参考答案

一、新时期秘书工作的特点

1、政治性。我国的公务秘书工作具有很强的政治性。

2、辅助性。所有的秘书工作都要围绕领导工作展开。但是秘书人员在处理任何问题时，只能根据领导的意图和指示的精神办理，不能超越职权范围自作主张、自行其是。

3、被动性。秘书工作的辅助地位决定了它的被动性。主要表现在：一方面，虽然秘书也有自己的工作计划、安排，但总的来说要根据领导的工作需求来安排，秘书人员在处理问题时也只能根据领导的意图和指示的精神办理。但是并不是说秘书工作是消极的，无所作为的，关键是秘书人员要充分发挥主观能动性，努力在被动中求主动。

4、综合性。秘书人员需要站在全局性的立场上，时时要用综合的眼光观察和思考问题，具备较强的综合能力。

5、事务性。秘书是办事的，事务性工作的量很大，而且各项工作内容都非常具体。

二、新时期秘书工作的指导思想和原则

1、指导思想：围绕党的总目标、总任务，做好“三服务”，即为中央服务，为中央各部门和各省、自治区、直辖市，为人民群众服务。

2、总的原则：

一要准确。这是对秘书工作的质量的要求，秘书工作的准确性在很大程度上保证了领导工作的正确性。

二要迅速。是对秘书工作工作效率的要求，指办文、办事等讲究实效，做到用最少的时间、最小的花费，取得最佳的效果。

三要保密。秘书人员因为工作性质的关系往往知密早，知密多，所以保密对秘书人员来是必须坚持的工作原则。

三、秘书工作的主要作用

1、领导助手的作用；

2、领导参谋的作用；

3、沟通上下、协调左右的枢纽作用；

4、协助领导进行信息反馈的耳目作用；

5、领导机关的门面作用。

四、办公室主任的工作艺术

其一，对自己定位要准

1、做平平常常的百姓

2、过平平淡淡的生活

3、处平平静静的心态

4、干平平凡凡的工作

5、留清清白白的名声

其二，对各方协调要巧

1、防止简单化

2、防止庸俗化

3、防止商品化

4、防止自由化

其三，对落实抓着不放

1、必须从转变观念抓起

2、必须从领导自身抓起

3、必须从解决实际问题抓起

4、必须从抓督促抓起

其四，对环境保持清醒

既要学会面对有利于自己发展的顺境，又要学会面对不利于自身发展的逆境。

五、秘书机构设置的主要原则

1、凡是独立单位必须设置秘书机构。所谓独立单位是指有一定数量的常驻领导干部和办事人员，能独立行使一定权力的实体单位。

2、秘书机构的组织形式、人员配备必须符合精简、合理、高效的要求

3、秘书机构与所属机关在工作性质上必须相适应。

六、请以《政府机关秘书的一天》为例，分析行政秘书应具备的素质

政府机关秘书的一天

九月中旬的一个周末，王秘书为张书记加班写完了讲话稿。星期一上午上班时，他感到十分轻松。但张书记认为还需要做些增删修改，并嘱咐下午下班之前再交他审读一遍。王秘书立即进行修改。

八点半，李主任找到王秘书，说刚接到市里电话，要求星期三上午下班之前要报送一个关于小康区建设的综合性汇报材料。王秘书马上查阅有关资料，打电话询问有关领导落实各项数据、材料等。着手写作时已近十点了。

王秘书正要将写好的提纲交区长审查，区长却刚好放下话筒，对王秘书说：“我们需要一道去某某镇看看合资企业的情况，现在就走。”他们先后视察了两家合资企业，每到一处都需要认真做记录。

午餐后，王秘书将自己锁在办公室里，先就区长视察情况写了一篇通讯稿，下午交报社刊发。然后，王秘书接着修改张书记的那份讲话稿，一直写到下午两点半才改好，将它交给张书记。王秘书将稿子送给报社刊发后，终于可以坐下来写那篇综合性汇报材料了。累了喝上一大口浓茶，饿了就冲一碗方便面，通宵未眠，直到完成初稿。

那一天，从早上七点四十分进办公室，至次日清晨三点钟放下笔，期间大约十九个小时，王秘书都处于紧张的工作状态。

六、行政秘书应具备的素质

【分析要点】：

一、政治素质

1、要有坚定正确的政治方向

2、要有较深厚的理论修养

3、要有较高的政策水平

4、要树立为人民服务的思想

5、要有较强的改革意识

二、业务素质

1、知识要广博

2、口头表达要流畅

3、文字表达要精当

4、办事要精明

5、能够操作应用现代化办公设备

三、智力素质

四、心理素质

五、身体素质

《秘书学》作业三参考答案

一、会议准备工作一般包含

1、安排议题，确定步骤

2、拟定与会人员范围或名单

3、办理会议报批手续

4、会议通知的撰写和发出

5、准备会议文件和材料

6、选择和布置会场排列座次

7、办妥后勤服务事宜

8、做好新闻发布工作

9、进行全面的会前检查

二、治理“文山”“会海”的措施

1、建立并会套开、会议审批等制度，严格控制各类会议

2、强化文件把关、分流机制，大力精简各类文件简报

3、推行领导活动成批制，尽量减少领导同志事务性活动

4、强化督促检查和领导带动机制，确保减少文山会海工作取得明显成效

三、调查研究工作的特

1、切合领导工作的需要

2、突击性

3、与信息、督查工作相结合4、与基层建立定点联系

四、信息的作用

1、信息是人类社会发展所必需的重要资源

2、信息是决策的基础

3、信息是科学研究的指路灯和保障

五、秘书信息工作基本要求

1、准确

2、及时

3、适用

六、调查研究在决策中的作用

【分析要点】

1、调查研究是决策人员的重要职责

2、调查研究是决策人员做好各项工作的基础

3、调查研究是决策人员决策的关键环节

4、调查研究是决策人员坚持群众路线，切实改进作风的有效方式

5、调查研究是提高决策人员工作能力的必要途径

五、阅读下列案例，回答文后问题

某县人民政府办公室收到了上级人民政府转发国家安全生产管理部门关于加强煤炭安全生产，严防人身伤害事故发生的紧急通知，此文件眉首部分还有秘密的标识。办公室严主任阅读此文后立即提出拟办意见，报县政府主要领导和分管领导批阅。领导认为这一文件十分重要，对全县正在开展的整顿小煤矿、加强安全生产工作有指导意义。领导要求秘书部门尽快将此文下发有关部门及全县煤矿企业认真贯彻执行。现政府办公室严主任根据县政府领导的批示意见，责成办公室负责文件收发的刘秘书按领导意见传递这一文件。

问题：（1）请认真阅读这一案例，分析对这一文件的处理是否符合收文处理的规范要求？

（2）刘秘书应按怎样的要求传递这份文件？

《秘书学》作业四参考答案

一、协调工作的重要作用

1）它是一种普遍存在的社会现象，是由社会发展的客观规律决定的2）协调是管理的一项重要职能

3）协调是促进国家机器、组织系统正常运转，提高工作效率的重要手段

4）协调是转变政府职能，促进经济更快发展的重要保证

二、要点：

政策本身也是一种协调，没有一成不变的政策，只有与客观实际紧密结合的政策才是正确的政策。协调的灵活性主要指在政策规定的一定幅度之内变通处理问题，对那些政策没有明确规定的问题要根据实际情况灵活处理。

三、要点：

1）“目中有人”意思是秘书人员应当尊重所有人，而不应盲目骄傲、目中无人，更不能盛气凌人、颐指气使；

2）“眼中有事”指秘书人员应当时时处处做有心人，善于发现那些不被人注意的问题，主动积极地将问题解决在萌芽阶段。（第二点也可答作“既要想领导之所想、急领导之所急，又要想领导所未想、急领导所未急”）

四、公文立卷的基本方法

1）根据文件的特征组卷，即问题特征、时间特征、文种特征、作者特征、地区特征和通讯特征。

2）“六个特征”在组卷时应灵活运用，即在一个案卷之内结合使用两个、三个甚至四个特征立卷，是比较科学可行的办法。

五【分析要点】

1）公文具有特定的格式和严格的办理程序，包括发文办理和收文办理

2）收文办理:签收/登记/审核/拟办/批办

3）发文办理:草拟/审核/签发/复核