文书档案管理学教学辅导材料（5篇）

第一篇：文书档案管理学教学辅导材料

《文书档案管理学》教学辅导材料

辅导教师

冯跃贞

文书学是中央广播电视大学文秘专业开设的一门必修的专业课，也是临近专业如行政管理、中文等专业基础课。电大开设此课的目的是通过系统传授文书学的基础知识、基本理论和训练基本技能，培养较为熟练地从事文书管理工作的实用型人才。

本教材除导言外，共安排了十章三十节。

导 言

导言中共讲了七个问题，其中重点是学科特点，即教材中讲的文书学的‚四性‛：很强的政治性、严密的科学性、操作的技术性和现实的效用性。

第一章 文书和文书学

第一节

文书

重点：

一、文书的概念。理解这一概念应把握四点（见《学习指导书》P2）。

二、文书的五大作用。

难点：严格区分文书、公文和文件这三个概念。

第二节 公务文书

重点：

一、掌握几个重要概念：通用公文、事务文书、专用公文、行文关系、行文方向、行文方式、行文规则、公文格式、草稿、定稿、正本、副本等。

二、公务文书的特点。

三、公务文书的行文制度。

四、公务文书的格式。

难点：

一、行文规则。

二、几组类似概念如文号和份号、１ 抄报机关和抄送机关等的区别。

第三节 文书学

重点：

一、文书学的概念。

二、研究文书学的意义。

第二章 文书工作的性质、任务、作用和原则

第一节

文书工作的性质

重点：深刻理解文书工作六个方面的性质。

第二节 文书工作的任务

重点：文书工作的具体任务。此问题不仅是本节的重点，也是整本教材的重点。具体包括：

一、发文处理;

二、收文处理；

三、文书的管理；

四、文书的利用；

五、文书的立卷和归档。

第三节 文书工作的作用

重点：充分了解、掌握文书的四个方面的作用，即信息作用、纽带作用、服务作用、助手作用。

第四节 文书工作的原则

重点：全面深刻地理解文书工作的准确、及时、安全和简便的原则。

第三章 文书工作的组织

第一节

文书工作的组织形式

重点：

一、了解我国目前文书工作组织形式的类别；

二、文书工作组织形式选择的依据。

第二节 文书工作的机构设置和领导关系

２ 重点：

一、文书工作机构设置的条件和现状；

二、文书工作的领导关系。

第三节 文书工作的责任制度

主要内容：

一、文书工作岗位责任制；

二、文书工作目标管理制度。

第四章 文书工作者的素养

第一节

政治思想素养

重点：文书工作者必须具备的基本政治素养包括三个方面：

一、较高的政治觉悟；

二、较高的政策水平；

三、较强的法制观念。

第二节 职业道德素养

重点：文书工作者应遵循的道德准则主要包括三个方面：

一、热爱本职工作、忠于职守；

二、埋头苦干、严谨精细；

三、遵守纪律、严守秘密。

第三节 业务工作素养

重点：文书工作者的业务素养包括专业基础知识和业务技能。

第五章 收文处理程序

第一节

收文处理程序

（一）这一节主要讲了两个问题：

一、收文处理总程序（包括收进阶段和阅办阶段）；

二、收进阶段的六个具体环节。

重点：

一、几个重要概念：签收、拆封、登记、翻印、３ 分发、传阅；

二、几个重要问题：第一、签收的范围；第二、拆封的要求；第三、登记的作用、项目和要求；第四、翻印的审批和要求；第五、分发的原则；第六、传阅的方法。

第二节 收文处理程序

（二）本节主要讲述阅办阶段的各个具体环节。

重点：

一、拟办的作用和范围；

二、批办意见的内容；

三、催办的作用和方式；

四、办复的形式；

五、注办的内容。

难点：

一、为什么说‚批办使收文处理开始进入实质性阶段‛？

二、承办的性质。

第六章 发文处理程序

这一章的内容包括制文和制发两个阶段。

第一节 发文处理程序

（一）这一节主要讲述制文阶段各个文书处理环节。

重点：

一、重要概念：拟稿、拟定主题词、会签、核稿、呈批、签发、注发。

二、重要问题：第一、拟稿的基本要求；第二、主题词的主要特点；第三、会签的原则；第四、核稿的任务；第五、签发的要求；第六、注发的任务。

难点：

一、如何拟定主题词；

二、怎样才能核好文稿；

三、注发和注办的区别。

第二节 发文处理程序

（二）这节主要讲述制发阶段的各个环节。

重点：

一、重要概念：发文字号和编发文字号、登记、校对、４ 用印、封发等；

二、重要问题：第一、编发文字号的要求；第二、打字的要求；第三、校对的原则；第四、缮印的要求；第五、用印的要求；第六、封发的任务；第七、传递的形式。

难点：

一、怎样才能使校对不出错；

二、打印、缮印和用印的联系和区别。

第七章 文书的管理和利用

第一节

文书的管理

重点：

一、文书管理的概念；

二、文书管理的基本任务；

三、文书管理的作用；

四、文书管理的原则；

五、几种主要管理制度。

第二节 文书的清退与销毁

重点：

一、文书清退和销毁的范围；

二、销毁的具体要求。

第三节 文书的利用

主要内容：文书利用的概念、种类、原则、方法、意义和要求。

第八章 专用文书管理

第一节

信访文书管理

重点：

一、信访文书的特点：广泛性、不可预测性和解决问题的急切性；

二、信访文书处理的原则，即教材上讲的四大原则。

第二节 人事文书管理

重点：

一、人事文书的分类方法；

二、人事文书的作用。

第三节 会计文书管理

重点：

一、会计文书的三大作用；

二、如何加强会计管理工

５ 作。

第四节 信印证件管理

重点：

一、介绍信的使用和管理；

二、印章的规格与制发。

第九章 文书的立卷

这章是本教材的重点章，操作性和技术性都很强，也是本教材的难点。

第一节 文书立卷的概念、意义

重点：文书立卷的重要意义。

第二节 文书立卷的原则和要求

重点：文书立卷的六大原则。

难点：如何‚灵活运用‘六个特征’立卷‛？

第三节 文书立卷的准备和方法步骤

重点：

一、重要概念：平时归卷、年终归卷、立卷类目、组合案卷（组卷）、编号定卷。

二、重要问题：第一、平时归卷的方法；第二、立卷类目的构成；第三、收集材料的方法；第四、整理材料的方法；第五、怎样做如组卷时的调整工作；第六、如何拟制案卷标题；第七、怎样对案卷进行编号；第八、装订的方法步骤；第九、如何填写案卷封面；第十、案卷移交目录的编制方法。

难点：

一、组卷；

二、拟制案卷标题。

第十章 文书工作的规范化、制度化、科学化和自动化

６ 第一节 文书工作‚四化‛的含义、内容和要求

重点：

一、重要概念：文书工作规范化、文书工作制度化、文书工作科学化、文书工作现代化。

二、重要问题：与上述四个重要概念相对应，分别弄清他们所包括的重要内容。

第二节 实现文书工作‚四化‛的迫切性和重要性

重点：

一、文书工作‚四化‛的迫切性；

二、文书工作‚四化‛的重要性，即教材中讲的‚四个有利于‛。

第三节 文书工作自动化的主要工具简介

重点：利用电子计算机处理文书工作的优点。

2003年6月8日

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第二篇：教学辅导文章六文书与档案实务

文档的处理

文书是人们在日常生活、机关公务活动中广泛使用的书面材料，它具有一定的规则、体式。从使用范围来看，文书可划分为私人文书和公务文书两大类。私人文书是指个人、家庭为自身的需要而形成使用的文书，包括家谱、房契、手稿、遗嘱和书信等；公务文书即公文，是指政府机关、社会团体、企事业单位从事公务交往活动的文书。

公文是公务文书的总称。文件则有两种含义：一是指政府机关、社会团体和企事业单位的正式发文；另一是指反映职能、政策、技术、活动等具有保存、查考价值的文字或声像材料，如工作总结、会议记录、重要活动的录音、录像、照片等。

档案是指使用过的、已经办理完毕、具有保存价值的文书，把它们挑选出来按照一定的规则重新整理、立卷、编排之后，便称之为档案。

文书与档案实务是文员和秘书重要的、基本的工作任务。每一个文员必须能够掌握并熟练操作。

1．公务文书的特点和作用

公务文书的作者是党政机关、社会团体和企事业单位及其负责人。公务文书的这些特定的作者必须依据党和国家的方针、政策、法令，在法定的职责范围内制作文书，不能越权越轨发布公文。

公务文书体现的是领导机关和职能部门的工作意图和规定要求，反映各项工作的进程和效果，其内容具有有效性，其中部分还具有权威性。

公务文书在制作上应该按常规的格式和各种类的结构写作，在处理上有一定的程序和制度。包括拟稿、审核、签发、缮印、收发、登记、批办、立卷、归档等环节。撰制和处理公务文书的全过程，就是文书工作。

2．公务文书的种类与格式

2．1 公文性文书的种类

按照2000年《国务院行政机关公文处理办法》的规定，国务院所规定的行政公文共有13类14种：

①命令（令）；②决定；③公告；④通告；⑤通知；⑥通报；⑦议案；⑧报告；⑨请示；⑩批复；⑾意见；⑿函；⒀会议纪要。

2．2 公文的格式

（有文件样式）

公文的完全格式包括18项，但多数公文不完全使用格式，如无密级、附件、注释等。

（1）版头。将发文机关的全称或规范化简称加上“文件”（也可省去）二字，用红色大字居中套印在公文首页上端。

（2）发文字号。由机关代字、发文、发文顺序号组成，发文加括号。下方用红线与标题隔开。

（3）印刷顺序号。即公文份数的顺序号，标注在公文首页左上角。

（4）密级。分绝密、机密、秘密三级，标注在公文首页左上角、印刷顺序号下方。

（5）紧急程度。“急”或“特急”，标注在公文左上角，密级下方。

（6）签发人姓名。标注在发文字号右侧。此项只在报告和请示中出现。

（7）公文标题。一般由发文机关、事由和公文种类组成。

（8）主送机关。指收受、办理公文的单位，写在正文之前，标题之下，顶格。

（9）正文。公文的主体部分，写文章的具体内容。

（10）附件。正文内容的辅助部分。其标题置于正文之后、发文机关名称之前。

（11）发文机关。指制作公文的单位，使用机关的全称或规范性简称。

（12）成文日期。成文日期以公文签发或会议通过日期为准，写于公文末尾，发文机关右下方。

（13）机关印章。用印位置在发文日期上面，上不压正文，下要骑年盖月。除有特定版头的普发性文件外，正式行文都应加盖机关印章。

（14）注释。校注于成文日期之下，主题词之上的偏左位置。它是对正文中有关名词术语的注解，用以说明正文中不便于说明的事项。

（15）阅读（发送）范围。加括号标注在成文日期的左下方。

（16）主题词。概括地表述公文内容和归档的规范词，标引在公文最后一页的下端，抄报、抄送单位上端。

（17）抄送单位。包含抄报、抄送、抄发单位。

（18）印发说明。内容包括公文制发部门、印发日期、印发份数。

3.文书处理的内容和方法

文书处理的内容和基本任务包括：

（1）发文：从文书起草、修改、审核、签发到印制、发出的一系列处理环节。

（2）收文：从来文的签收、登记、分办、传阅、拟办、批办到承办、催办以及答复的一系列处理环节。

（3）管理：平时管理、发挥公文的效用，公文保密的一系列管理环节。

（4）立卷归档：整理立卷、归档保存的处理环节。

3．1 收文处理

文秘人员收到文书以后，必须按照一定的程序对所收文书进行处理，这些程序包括：

（1）签收和拆封。文秘人员在送来的《文书投递单》或《送文登记簿》上签字，需要认真核对和清点，做到四个“查清”：

查清信封或封筒上的收文机关名称，是否确属本机关的收文，以防错投、错收； 查清信封号码与递送人在签收登记簿上所登的号码是否一致； 查清文件封口是否破损，包装是否牢固； 查清文件的登记件数与实有件数是否相符。

文书人员只是对写明由本机关或本部门收启的封件进行拆封；写明某某领导 人“亲收”、“亲启”的封件，则应由领导人本人拆封或由其委托的人代拆。

拆封文件要细心，不要撕毁封内文件，要将封内的文件取干净，然后检查文件是否齐全。对于重要作者的亲笔信封，应予以保存。对封内文件的发文机关、发文日期不详的，应根据封皮上的发文机关和邮戳日期予以注明。

（2）登记。对文书进行登记，便于进行收文数量统计及以后的查考利用。收文登记的形式分为簿册式、联单式和卡片式三种。登记项目主要有：顺序号、收到日期时间、来文单位、来文字号、标题、密级、份数、承办单位、签收、复文号、归入卷号、备注等。

（3）分送。分送的原则是： 属于方针政策性的，关系本机关工作全局的指挥性文件或重大问题的请示、报告之类的文件，均应先送办公部门负责人或机关领导审阅或处理； 属于机关日常事务性的已有明确分工的文件，或早有批示规定和有规可循的例行公文，按主管业务的分工范围分送给有关部门或承办人阅办；

分送给机关领导阅批的文件，要先填好“公文处理单”，连同文件一并送批； 便函、请柬、介绍信、广告、启事等，不作登记，直接交具体负责人办理； 在文件份数少，阅办阅知部门（或领导）多的情况下，应按先办理、后阅知，先主办、后协办，先正职、后副职的次序分别审阅处理。在进行文件传阅时，应以文秘人员为轴心，进行轮辐式传阅，即一位领导阅后直接退回给文秘人员，注销后再由文秘人员送给另一位领导阅读，而不是让领导与领导之间直接传阅。

（4）拟办。文件的拟办是指文秘人员对来文的处理提出初步意见或建议，供领导人批办时参考。为方便领导人查阅有关政策性文件，文秘人员可将有关文件（预先标出需要参阅的内容）或文件的摘要卡片连同公文一并送上。

（6）批办。是指机关领导人对送批的文件如何处理所作的批示。签署在《公文处理单》的“领导批示”一栏中。批明传达的范围、方法和时间；或批明承办部门、人员和期限、要求；或提出具体措施和步骤。批办应写明姓名和日期。文秘人员根据批示内容，拟定办文程序。

（6）承办。指机关有关部门或人员按照来文的要求，或领导批办意见进行具体工作或办理复文。对公文的办理，可以由受文单位或个人承担，也可以由其他单位或个人承担。方式有：传达承办、专案专办、答复承办等，承办应该注重时效，分清主办与协办，分清复文与不复文。

（7）催办。指文秘人员对必须办理答复的文件，根据承办时限的要求，及时地对文件承办的情况进行督促和检查。要明确责任，谁负责谁催办，可采用递交催办单、电话催办或派人催办的办法，并作好催办记录。

（8）注办。文秘人员在《文件处理单》上或文尾的下角注明公文办理的结果，内容有承办单位、时间、结果、承办人、回复的方法、日期等项。

3．2 发文处理

文秘人员人员根据单位需要向外或向内发文，包括两种情况：向外单位或者本单位的各部门发出文件，称为制发；将收到的文件转送至有关部门，称为转发。其一系列程序即为发文处理过程。

（1）拟稿。是文件承办人根据领导的交拟或批办意见草拟文稿的过程。

（2）核稿。是指拟稿人员的上级负责人对初稿的审查和核实。要做到“六查”： 查是否需要行文，以什么名义行文。查文稿内容与法律、法规和政策以及上级政府的有关规定是否一致，与平行机关和本部门已有的规定是否矛盾。

查要求和措施是否明确具体，切实可行。

查涉及其他部门或地区职权范围的问题是否协商一致并经过会签。查文字表达是否准确、简练、条理清楚，标点使用是否正确，文字书写是否规范。查公文格式是否符合规定。

核稿一般先对文稿进行通读，看出其主要意图和存在问题，然后对文稿逐字逐句细审。如果发现问题，则可退回，或协商，或修改。

（3）签发。指机关领导人对文稿的最后审定、签字发出。一般由主要领导人或具体分管的副职领导人签发，也可由文秘人员长、办公厅（室）或部门负责人签发。联合发文或内容涉及到其他部门的公文，要实行会签。签发时应在发文稿纸的签发一栏写明意见，亲署姓名、日期。

（4）编号。已经签发的文件，由文秘人员统一编排发文字号。发文字号的机关代字是统一编制，且长期稳定。由领导人签署的公布性公文可按领导人的任职期限连续编号，其他公文一般按编排序号。

（5）缮印，指对已经签发的文件定稿进行誊清、复印或排版印制。急件要先打印，保密件应指定专门的印刷单位打印，并派人监印和履行签字手续。

（6）校对，指将文件的誊写稿、打印稿或清样按定稿核对校正。校对有单人校、双人校、多人校、通校。普通文件应两校一读，重要文件三校一读，校对符号及其用法应该按照《中华人民共和国专业标准》执行。公文印好后还应认真校对，以保万无一失。

（7）用印，是指在完成的文件上加盖机关印章。要注意： 文件用印时，必须以机关领导人或部门负责人签发的文件原稿为依据，经核对无误后始得用印。

文件用印要端正、清晰，要端正地盖在成文日期上方，上不压正文，下要骑年盖月。

文件用印一定要与制发文件的机关、部门或单位相一致。要核实份数，超过份数的不能盖印。

（8）登记。一切发出的文件，均应进行登记，主要是为了便于对文件的管理和查找等。发文登记用簿式登记，项目为：顺序号、发出日期、发文字号、文件标题、附件、成文日期、密级、缓急时限、份数、主送机关、抄送机关、签收人、归卷日期、归入卷号。

（9）分发。指对准备发出的文件进行分装和发送。应注意：

分装之前先要看发文稿纸注明的发送单位、密级、有无附件等。入封文件要折叠平整，并略短于信封长度。

邮政编码、地址、名称要在发送文件的信封上写准确。机关的名称要写全称或者通用的简称。

发文如系密件、急件、亲启件必须分别注明，文件的封口要用浆糊或胶水封实，不要用书钉封口，绝密文件应盖专用密封章或贴密封签。文件装封后，应及时发送。收文处理程序

4.文书管理的内容和要求

文秘人员在做好收文和发文的基础上，要进行文书管理，内容包括对文书的数量管理、质量管理、时效管理、保密管理，以及文书的立卷与归档管理等，使得各种文书既方便查找、调阅，又妥善归类，不遗失，不泄密。

4．1 文书数量、质量、时效管理

文书数量管理的要求是精简文件，可发可不发的文件坚决不发，可以面谈、电话的书面记录代替行文，或在报刊杂志上公布，以代替层层行文。

文书的质量管理要求保证文书在内容上正确、可靠，符合政策和事实；在文字上、格式上准确、规范，不出差错。

文书的时效管理要求尽可能缩短文书处理每一道环节的周期，不延误、不推诿，及时反馈和办理。

4．2 文书的保密管理

文书保密管理的内容包括：

确定密级和保密期限。应该区分国家秘密、商业秘密、组织内部秘密等，列入保密范围的公文，应在产生的同时，由制文机关确定密级和保密范围，密级和保密期限的变更和解密。由于客观形势变化，或从全局衡量公开后更有利于工作的，应及时变更密级、期限和解密。

还包括密级和保密期限的标注、密件的缮印和校对，密件的传递，密件的签收、登记和传阅，密件的保管和复制、密件的清退，密件的销毁等环节。

4．3 文书立卷与归档

文秘人员对已经办理完毕的文书，挑选具有保存价值的，按照某种规律组成案卷即为文书立卷。立卷有利于文书的完整与安全，是进行档案管理的基础，也便于日后对文书的查考和利用。

5.档案收集的对象和制度

文秘人员及档案部门人员通过一定的途径，将分散在单位各处的已经办理完毕的，但有保存、查考价值的文书、声像等资料集中起来即为档案收集。应该收集的文书资料大致有以下几类：

重要的会议资料，如会议通知、报告、决议、总结、会议纪要、会议简报、会议记录、领导人讲话、重要发言、录音带、照片等；

上级下发的与本单位业务有关的决议、决定、命令、条例、规定、计划等； 代上级单位撰写的已被采用的重要文件的定稿；

本单位的与上、下级单位的请示、批复、报告等公文性文书；

反映主要业务活动的报告、总结、工作计划、统计报表、信访工作材料； 与有关单位签订的合同、协议书及其他来往文书；

干部任免、职工奖励、处分以及职工劳动、工资、福利等方面的文件材料； 本单位及下属单位成立、合并、撤消、更改名称、启用印信的文件材料；

反映历史沿革、重要活动的大事记、剪报、照片、录音带、录像带以及编辑的出版物等；

财产、物资、档案等的交接凭证；

不相隶属单位颁发的需要本单位贯彻执行的条例、规定、通知等； 下级单位报送的报告、统计报表等。

不需要收集和归档的材料有以下几类：

重份文件（特别重要文件保留二、三份，其他只需一份，但同一文件的草稿、定稿不算重份）；

无查考价值的事务性、临时性文件（如一般会议的临时通知、洽谈工作的介绍信、节假日的放假通知等）； 未经签发的文电草稿、一般文件的历次修改稿、铅印文件中除主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿之外的各次核对稿；

无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问、建议的群众来信； 单位内部互相抄送的文件材料；

本单位负责人兼任外单位职务所形成的文件材料； 不需贯彻执行和无查考价值的会议文件材料； 下级单位任免、奖惩非本单位员工的材料； 越级和非隶属单位抄送的不需办理的文件材料； 外单位征求意见的文件未定稿。

文秘及档案人员在收集档案时，应该做到：

（1）严格执行收发登记制度和立卷归档制度。认真做好文书的登记、清退和归档工作，仔细核对、检查各种细节。

（2）注意收集零散文书。除了规范的归档制度以外，文秘人员和档案人员要留心收集散落在外、在个人手中的文书，并配合一定的控制、奖惩措施，以补充归档制度的不足。

（3）落实归档工作的岗位责任制。文秘人员和档案人员要掌握好收文过程中的阅办环节，及时收回文件；在发文过程中，注意收全文件的定稿、存本和附件；专人负责收集外出带回的文书；仔细收集本单位的各种行政和业务文书。

6.立卷归档的标准和做法

6．1立卷归档要求

文书部门和或其他业务部门把已经处理完毕的文书整理立卷，定期移交给单位档案室或档案人员集中保存，并应该形成一定的制度。包括三方面：

（1）归档范围。凡是本单位业务活动中办理完毕的具有保存价值的各种文件材料，均应归档；

（2）归档时间。办理完毕的文件材料，应该在第二年上半年内交由档案室或档案人员归档。特殊文件可根据具体情况适当延长时间；

（3）归档要求。凡是应归档的文件，必须分类立卷，排列有序，表格齐全，填写无误，编号科学和符合要求。

6．2 文书立卷标准

文秘或档案人员把文书按照某些共同特征组合成案卷，称为“立卷特征”，通常可以按照以下几种特征立卷：

（1）按问题特征立卷。将反映同一问题的文书组成案卷。这种方法能反映对某一方面或某一具体问题的相互联系和处理情况，运用最广泛。如“关于某型号产品”可以将开发设计、工艺安排、加工制造、商标包装、产品销售、附加情况等方面资料组合在一起立卷。

（2）按作者特征立卷。以同一作者为标准将有关材料组合成卷的方法。，这些作者可以是法定组织或某一机构，可用于上级来文和本单位文书的立卷工作，反映同一作者的活动和文书来源、行文关系以及文书的重要程度。

（3）按文种特征立卷。按照同一文种名称为标准将文书组合成卷。不同的文种具有不同的适用范围和作用，立卷可反映单位的不同活动方式，但有时单独以这种标准分成“会议纪要卷”、“通知卷”等无实际意义，应与其他形式的立卷标准组合使用，如“某某公司的经济合同卷”、“某某公司的销售网点报告卷”等等，才会具有实际使用价值和便于查找。

（4）按时间特征立卷。以文书形成或文书内容的时间为标准组合立卷。工作性计划的形成时间要早于内容时间，而工作总结的内容时间又早于形成时间。类别较广的材料不适合用形成时间立卷，适合用于内容针对的时间性强，针对的时间比较明确的文书。一般公文以成文日期为标准；计划、总结等以内容针对的时间为标准；跨办理完毕的公文，以办结时间为标准；跨的往来文书，以本单位发文或复文时间为标准；涉及到专业性的文书以专门为标准，如教学等。

（5）按地区特征立卷。以文书的地区、地点和部位因素为标准组合立卷，将涉及同一地区的文件组成案卷，可以反映该地区的工作情况和有关地区问题的处理。其作者往往是领导一个区域的单位，对下属机构来文的组卷。如“某公司广东地区销售情况表”。

（6）按通讯者特征立卷。以本单位与外单位就某些问题的往来文书为标准立卷。如问函与复函，请示与批复等用通讯者特征立卷。如“某合资企业与某国某企业就开展商务活动的往来函件”。按通讯者特征组卷与作者不同，只有两个作者就某共同问题进行工作联系、磋商所形成的往来文件才可以列入，而不包括两个作者各自的其他发文。

立卷的六个特征的运用，是文件之间联系的具体体现，文件之间的联系是多 方面的，不可能只采用一种固定的模式组卷。因此在运用六个特征立卷时，需要运用两个或两个以上的特征组合每一个案卷。

6．3 立卷类目的编制

立卷类目也叫案卷类目，是指在一年的实际文书尚未形成以前，根据单位各项活动和文件形成的规律，对一年内可能产生的文书按照立卷要求和方法事先编制成的一个立卷规划，事先拟制出来的归卷条目。

立卷类目主要由类名和条款两部分组成：

（1）类名。即类别，是综合概括归卷文件材料的类属名称，如工交类、城建类、财贸类、生产类、技术类、销售类、广告类等等。

（2）条款。即条目，是类名之下按照立卷要求和方法概括出来的一组文件的总标题。

条款顺序排定以后，依次编上顺序号。如第一类第一条为“1—1”、第二类第二条为“2—2”等等。

立卷类目的类别和条款的排列呈表格式，是平时文件归卷的“索引表”，指导文件“对号入座”、“定点归宿”。

6.4平时归卷工作

文秘人员或文书人员依照已经编好的立卷类目，将已经处理完毕的文件，随时按类目上的对应条款归入卷内，即为平时归卷工作。要做到：

（1）注意做好文件材料的收集工作；

（2）对已经归卷的文件材料，要进行定期检查和调整；

（3）事先预编的立卷类目，要注意调整修改；

（4）可以确定组卷的，也可以提前进行编目装订；

（5）一些文件不便归卷，可单独设立一个卷夹，注明“待归文件”。

6.5 年终组卷

简称组卷，指年终或次年年初对归卷的各个条款内的文件材料进行调整立卷、卷内文件排列和编号以及拟写案卷标题等一系列工作。平时归卷只是粗略地将文件材料按条款归类，不等于立卷，在组合案卷前要作细致的调整。

（1）调整立卷。是指在平时归卷的基础上，详细检查每一条款中所积累的文件材料，进行适当地调整，并且最后确定组合案卷的一项工作。

（2）卷内文件排列和编号

卷内文件排列，指将每个案卷内的文件按照一定的规律和顺序进行系统化排列，可以按时间、问题、重要程度、文号、作者、地区、通讯者、文种名称、人名的姓氏笔画或拼音字母等顺序进行排列。卷内文件的编号。应当用阿拉伯数字给卷内文件编页号，以固定它们的排列顺序。

（3）拟写案卷标题。案卷标题是案卷的名称，也称案卷题名，是对卷内全部文件内容的总概括。案卷标题的结构及标法。通常应当标明卷内文件作者、问题、名称三个基本部分，中间用“关于”、“的”来连接，例如“某某省府关于农村工作的决定、通知”。

标明卷内文件的作者，可用通用的简称，如“本局”、“本公司”、“本厂”等。

标明卷内文件的问题是案卷标题的核心，必须使问题概括得全面、准确、简练。

标明卷内文件时间。一般的案卷标题不需标明时间，只有计划、报告、总结、预决算和重要文件以及跨文件组成的案卷才需要标明时间，针对的时间要准确，不可随意简化。

标明卷内文件通讯者。可将问题要素插入通讯者此方与彼方之间，并将同一性质的机关概括为总称，例如“某某市航运公司就制止货轮搭客问题与某某线各航运公司的往来文书。”

标明卷内文件涉及的地区。对于同属较大地区范围的若干作者，可以用大的地区概念加以概括，如“某某地区各县关于减轻农民负担情况的报告”；可以列举一二个后加“等”字，如“某某地区行署关于某某、某某等五个县（市）防汛救灾情况的调查报告。”

案卷标题的拟写要注意：

政治上的正确性；

文字表达要精练通顺，概括准确；

案卷标题的基本结构要力求完整，合乎语法，标点符号要正确。

6.6 案卷的编目与装订

编目成卷指在组合案卷的基础上，对卷内文件进行编目、装订，以及案卷的排列、编号等一系列工作。

（1）案卷的编目。指在卷内文件排列编号的基础上，填写卷内文件目录、备考表和案卷封皮等工作。

（2）案卷的装订与装盒。一般来说，案卷都需要进行装订，对于某些特殊珍贵的手稿、照片、图纸在不便于进行装订时，也可以采用卷盒、卷袋进行保管。

案卷装订的要求是：整齐、牢固，不影响阅读。在装订之前，要去掉文件上的金属物，以防年久锈蚀文件。注意不要有倒置、脱漏的页张。凡书写未留装订线的要补贴加边，残破的文件要修补裱糊，大张的文件要折叠以后才能装订。

（3）案卷排列与编号。指案卷经过编目装订以后，将一个、一个组织机构的案卷进行系统化排列、编号，以固定其顺序。

案卷的排列。案卷先按保管期限分开，即按永久、长期、短期分别排列。也可按重要程度、作者、名称、时间、地区等体现条理化和一定的规律。

案卷的编号。编号的顺序如：永久卷1—50、长期卷51—100、短期卷101—150、副卷151—200。

6.7 案卷归档

（1）案卷目录的编制。案卷目录的项目有“案卷号、立卷类目号、案卷题名、卷内文件起止日期、卷内文件份数、页数、保管期限、备注”等等。

编制案卷目录一般两种方法：一种由各部门的公文立卷人员编制移交目录，然后由档案室汇总编排卷号，编制正式的案卷目录。二是由机关档案室通盘组织，指导各部门的文书立卷人员统一分类，编排卷号，直接编制案卷目录。

（2）文件检索工具的编制。文件检索工具指用来查找、利用文件材料的目 录、卡片等等。其编制内容主要有：

文号索引，又叫文件作者目录。目录设置的项目一般有：文件作者（加标题）、文号、文件日期、所在卷页号。

文件分类目录，又叫文件综合分类目录。设置的项目一般有：类别、顺序号、文件作者（加标题）、文号、文件日期、卷页号，并加封面和底页。一年编制一本，编制号后付印装订成册。案卷的归档

（3）文书部门立好的案卷，必须逐年移交给档案室集中保管，称为“归档”。归档范围，也即文书立卷的范围，指机关在工作活动中形成和使用的文件以及其他有关的材料（包括照片、图表、印模、录音带、录像带等）。归档时限。一般应在第二年上半年向档案部门移交档案。归档要求：

应归档的文件材料必须齐全、完整；

文件和电报按其内容的联系，合并整理、立卷；

归档的文件材料，要保持它们之间的历史联系，区分保存价值、分类整理、立卷，案卷标题应简明确切。

机关档案室在接收案卷时，应按照以上要求对案卷检查验收。

移交目录一式二至三份，一份经签字后留公文处理部门使用，另外一至二份交机关档案室保存。

7.档案的保管和利用

文秘或档案人员通过收集，得到各种信息档案，为方便管理和检索，需要对其进行鉴定，主要有档案价值鉴定、文书立档单位鉴定、文书内容鉴定、文书完整程度鉴定、文书责任者鉴定、文书时间鉴定、文书题名鉴定、文书稿本鉴定、文书外在特征鉴定和记录性文书价值鉴定等。

为了完好、长久保存档案，需要采取一些保护措施，进行妥善管理。包括对档案保管期限的确定。文书档案的保管期限分为永久、长期（16至50年）、短期（15年以下）三种。文书管理人员为了掌握档案的基本情况，还必须对档案进行数量的登记、统计和分析研究，以期更好地提供利用。

档案的利用途径和方式有以下几种：

（1）设置档案室，提供档案原件或复制件，方便借阅或直接阅读。

（2）通过一定的制度和手续，提供档案外借，如借阅证制度、催还续借制度和调离认可制度等。

（3）根据档案原件制发各种复制本，实行档案的有偿交流，提供档案利用率。

（4）利用所藏档案中的有关记载和资料，对申请者提供核实某种事实的书面证据。

（5）以档案为依据，文秘和档案人员对查询者的有关问题进行专业性的解答，提供咨询服务。

（6）将档案目录印制成册，分发到有关部门，以交流信息。

举办档案展览，充分发挥档案的作用。

第三篇：《管理学基础》教学辅导(第一章)

《管理学基础》教学辅导（第一章）

第一章 管理与管理学

1、什么是管理？

管理是管理者为有效地达到组织目标，对组织资源和组织活动有意识、有组织、不断地进行的协调活动。

2、管理的二重性

管理不仅具有同生产力、社会化大生产相联系的自然属性；同时具有同生产关系、社会制度相联系的社会属性。

3、管理的职能 计划、组织、领导、控制

4、管理者的分类

按层次划分：高层管理者、中层管理者、基层管理者 按所属活动领域划分：

企业管理者、政府部门管理者、其他部门管理者

5、管理者角色

人际关系角色、信息传递角色、决策制定角色

6、管理技能

技术技能、人际技能、概念技能

7、组织外部环境的构成

经济技术战略联盟伙伴竞争者供应商全球化组织政治法律顾客社会文化

8、管理学研究的对象 管理原理 管理功能

管理的主要方法、技术和手段 管理者和管理者群体 管理环境

管理思想及实践的发展历史 管理效果

9、管理学的研究方法 观察、总结 比较研究 历史研究 案例分析 实验研究

第四篇：文书档案

一、文书档案 1）上级来文。凡上级机关对本单位发出的文件，并属于本单位主要只能活动的，都应归档。

（2）本机关文件。凡本机关形成的，反映本机关工作职能活动和基本情况，并且在今后工作中还需要查考的文件，均应归档。

（3）下级来文。凡下级机关报送来的有关方针政策性的、请示性的或反映重要活动、全面工作的文件，应当归档。如有关重要问题的请示、备案材料，重要的或以上的工作报告、工作总结、统计报表等。

（4）平级或非隶属机关来文。平级机关或没有隶属关系的机关来文，凡有重要参考价值的也需归档。

（5）关于各种稿本的归档范围。在拟制文件过程中形成的各种文件稿本，应视其具体情况而定。对于人代会、党代会历次修改稿件，应归档。

2、不归档的范围

（1）重份文件；（2）无查考利用价值的事务件、临时性文件；（3）未经签发的文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿（定稿除外），铅印文件的各次校对稿（主要领导人亲笔修改和负责人签字的最后定稿除外）；（4）无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般建议或意见的人民来信；（5）单位内部互相抄送的文件材料；

（6）本单位负责人兼任外机关职务形成的文件材料；（7）为参考目的从各方面搜集的文件材料；（8）参加非主管部门召开的会议带回的不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料:（9）下级机关送来的不应抄报或不必备案的文字材料；(10)上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料；(11)越级和非隶属机关抄送的一般的、不需办理的文件材料；

(12)外机关送来的征求意见的文件未定稿。

第五篇：文书档案

浅析高校文书档案管理

大学四年在协助老师工作的过程中，我深切地体会到学校文书档案管理的重要性，同时也看到了学校文书档案管理中存在着一系列的缺陷和不足，下面就来谈谈我的看法。

文书档案是机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的，通常是由办理完毕的有保存价值的文书转化而成，也是由通用文书转化部分档案的习惯称谓。文书工作是对文件的全部生命周期进行处理的一个完整的运动过程，是档案工作的基础，档案是文件材料的归宿，是文书工作的延续和发展。文书档案既是一个单位过去发展历程的缩影，又是现在文书档案管理建设状况的记录，因此在整个行政工作中发挥着极为重要的作用。

高校体系机构庞杂，随着学校办学年限延长，学校文书档案的数量也会越来越多，内容也会越来越复杂。做好学校文书档案管理也越发显得至关重要。档案是由文件转化而来的，文书工作是档案工作的基础，档案工作是文书工作的延伸和发展。文书档案是现代化信息高速发展中不可缺少的信息资源，只有规范化、科学化、标准化的管理，才能保证文件材料的齐全、完整，更好地发挥档案的重要作用，为学校的各项工作及师生员工服务.在日常工作中，虽然文书处理工作与档案工作具有相对的独立性，但由于文书是档案的前身和源泉，档案是文书的归宿，两者密不可分.文书工作不仅直接影响公文的质量，也直接关系到文书档案的质量，做好文书工作是实现档案工作规范化、标准化的重要基础.高校文书档案管理，是整个档案管理工作的重要组成部分，它不仅直接影响到学校整体档案管理的质量，也体现了学校档案管理的水平。

一、高校文书档案工作存在的问题

（一）文书档案立卷质量不高。高校档案整理的目的就是为了保存学校在各种工作与活动中所形成的有保存价值文件材料中的原始记录，可以为后人提供借鉴的经验、查考凭证，也为编写校志等提供宝贵资料，所以全宗档案的真实、齐全、完整极为重要。档案收集得齐全，就能准确、系统地反映出学校工作的历史原貌；反之，档案残缺不齐，就不能很好地反映一所学校的工作原貌，如严重不齐全的，反映的将是支离破碎的情况，直接影响将来的编史修志等工作。高校文书档案原始资料的质量缺陷大致为：文书档案归档时常常出现公文制发不规范、齐全、格式不完整、原稿不齐全（公文修改稿特别是领导批示的原稿更具存档价值，但归档时，常常只有定稿，缺原稿或修改稿）、缺附件和附件不规范、正文和附件的名称不一致、缺批复、缺日期、少作者；在修改文件或批注时，将字写在左边，不留装订线；修改用圆珠笔、铅笔；文件字迹褪色、模糊（有些归档材料是传真件，接收时字迹就模糊不清，很难看清内容）、扩散，纸张规格大小不一等现象。出现这些问题的主要原因是：大多数从事文书工作人员档案意识也比较淡薄且缺乏文书档案管理方面知识，不够重视对文书档案管理方面的知识的学习和了解。

（二）档案材料归档措施不到位。近年来，随着科技进步的加快，高校办公自动化程度不断提高。电脑、复印机、扫描仪等科技产品迅速普及，极大地提高了文书档案材料的收集与处理效率。但利用现代化办公设备形成的一些文书档案资料，则与传统的档案立卷方式产生了冲突。目前，高校文书档案资料归档存在着两种倾向：一种是只存于软盘、硬盘和光盘之中，不打印文字资料进行留底保存，很难达到长久保存的目的；另一种是只存文字性资料而不存软盘、硬盘等电子版材料，也不利于重要文件档案的保存。

（三）管理工作人员积极性不高。有些高校档案管理工作人员由于缺乏档案意识和责任心，或者缺乏文书档案管理方面的知识，致使文书在立卷过程中不符合原则、要求和方法，出现案卷保管期限划分混乱或者造成全宗档案收集不齐全等。例如有些管理工作人员认为一件工作做完了就算过去了，而工作中的资料在工作完成后便随手一扔，认为没有保存的必要，认为档案收集工作是档案室工作人员的事情，与自己无关。目前，我们虽然有了一支稳定而发展的档案干部队伍，但这个队伍的文化程度和专业素质还不适应新时期开展档案工作的需要，特别是进入21世纪，熟悉档案内容，能进行档案信息深层次研究和开发的专业人才十分匮乏。

（四）档案检索效率不高。档案检索方式有手工检索和计算机检索。在目前，传统的手工检索占有很大比重。各档案部门在手工检索的途径上做了大量的工作，编制了多种形式的检索工具。在编制检索工具中出现了求“多”不求“精”的现象，误认为编制的检索工具越多档案工作服务质量越高。高校虽然多数购买了网络化档案管理软件，但由于办公一体化、管理人员不足等原因，档案管理软件有些还未做到在各部门普及使用。

（五）人员配备不够合理。高校从事档案管理工作人员多数不是档案专业毕业，计算机应用水平也有限，也有的将年龄偏大人员安置在档案室，即便有些年轻的 档案专业毕业的学生，由于档案管理工作效益滞后、默默无闻容易被忽视，数年很难在考核、评优等方面得不到惠顾，很难安心本职工作，找机会调离的不在少数。因此多数高校档案室目前长期处于缺人或人员配备不够合理状态。

二、提高档案管理效率的对策

(一)提高档案工作人员专业技能和素质

提高档案工作者素质，是加速档案科技进步，推动档案事业发展的关键。首先要把住人才入口关，注意引进招聘一些有文化专业知识，有专业技术、技能的人才充实档案队伍。同时，加强现有人员的继续教育是目前和今后一段时间内一项刻不容缓的工作任务。当前社会和经济生活处于快速发展时期，新的行业和领域不断形成，这些对档案业务的管理、服务等各项工作提出了新的要求和挑战。档案人员应努力学习，拓宽视野，了解所涉及工作领域的现状及发展动态，提高自身素质，运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作，实现单一型向多样复合型转变。扎实有效地推行专业继续教育。

（二）调动档案管理人员工作积极性

档案界长期单调而枯燥的工作方式，传统而落后的工作方法，谈不上档案工作如何主动、超前服务于市场，服务于社会和企业，而服务的落伍，必将使档案工作失去生存的活力和市场。因此，应努力使档案部门从“伸手派”变成先行官、创造者，形成档案工作由事后收集材料变为事前介入、事中参与的新的档案工作理念。

增强激励机制。档案工作应当引进竞争激励机制，改变在档案部门实际存在的“铁饭碗”现象，积极推行全员聘任合同制，对现有人员实行公平竞争、择优上岗，真正做到优胜劣汰，能者上庸者下，从而使档案工作者清楚地认识到自己的工作成绩与其生存和发展息息相关，从而激发每个人的工作活力，最大限度地发挥个人潜力，使档案工作出现充满竞争活力、开拓创新的新局面。

（三）加强高校文书工作与档案管理工作规范的衔接

文件是档案的前身，文件质量的好与坏直接影响到档案的质量，没有高质量的文件就没有高质量的档案，高水平的档案管理是建立在高校文书部门规范处理文件的基础之上的。文书人员要有非常强的档案意识，做好文书资料的立卷归档。在文件处理中，要时刻想到档案工作，实现文书、档案工作一体化。这就要求文书人员要把好文件资料的质量关。比如纸张大小、文体格式要做到规范化、标准化，不能五花八门；严禁用圆珠笔、红墨水、铅笔、复写纸等起草、修改、批阅文件资料等等。此外，强化“文书部门立卷”工作也是文书档案管理中的一个重要环节，“文书部门立卷”是《中华人民共和国档案法》中早有明确的一项基本制度，它不仅是文书工作的最后环节，也是档案工作的开始环节，并成为真正意义上的衔接点。因此公文办理完毕之后，文书部门或业务部门必须及时整理立卷及归档。只有这样，才能实现高校文书工作与档案管理的最佳衔接。

（四）做好高校文书档案现代化归档工作，杜绝错误倾向 办公现代化是当今社会发展的必然趋势。由于计算机和网络技术在工作中的 普遍应用以及推广，公文中不可避免地将出现大量的电子文件，这些新型文件要归档，就必须借助现代化的管理平台，建设一个全新的电子文件管理系统，同时让这个系统能够与其他信息管理系统实现信息的优化配置与共享，使得高校的文书、档案管理工作纳入到整个信息管理工作中。当现代化的办公设施与传统的档案管理模式发生冲突、出现碰撞的时候，文书工作人员或档案员必须要努力提高自身的认识，更新陈旧的观念，不断研究和探索在新形势新条件下文书档案管理的新路子、新模式，使得文书档案管理工作不断地向纵深领域发展，不仅要继承传统的优秀做法，而且做到开拓进取，与时俱进。

总之，文书档案管理工作是高等学校管理工作的重要组成部分，它既是提高管理工作效率和质量的必要条件，也是维护高校历史真实面貌的一项重要工作，作为担负着承上启下职责的学校各职能部门，尤其要处理好文书和档案的关系。