档案管理学

第一篇：档案管理学

一、档案：

1、定义：档案是社会组织或个人在社会活动中直接形成，保存备查的各种形式和载体的数据、信息和知识的记录。

2、基本含义：档案是各种组织和个人在其特定的社会活动中积累而成的；档案是保存备查的文件；档案内容的记录方式和载体是多种多样的；档案是原始的历史记录。

二、现行组织单位档案的接收：

1、期限：省以上机关应将永久保存的档案在本机关保存20年左右；省辖市和县级以下机关应将永久、长期保存的档案在本机关保存10年左右，再向有关档案馆移交。

2、办法：逐年接收：现行组织单位每年将保管期满的档案向档案馆移交一次；

定期接收：现行组织单位每隔一定时期将所有保管期满的档案向档案馆移交一次。

3、要求：（1）进馆档案应保持全宗的完整性，一个单位的全部档案应该作为一个整体，统一归入一个档案馆，不能随意分散。（2）规定移交的档案，应该由有关单位收集齐全，按照规定整理好。（3）与档案有关资料、立档单位的组织沿革、全宗介绍及其他有关检索工具，随同档案一并接收。

三、撤销组织单位档案的接收的要求：

1、由撤销单位组织人力，负责整理好，然后再向有关的档案馆移交。

2、撤销单位的业务分别划归几个单位的，其档案不得随之分散，仍作为原单位档案的一部分，按全宗整体移交有关档案馆，或由其中一个单位完整地代管。

3、单位撤销或者合并时，如有尚未处理完毕的文件，要移交应受理这些文件的新单位继续处理，并作为新单位的档案加以保存。

四、全宗构成的条件：

1、定义：确定档案全宗划分的界限，研究拥有档案的单位能否成为一个立档单位。

2、条件：（1）可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文。（最基本的）

（2）设有会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划。

（3）设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。

3、考察规定有关单位职权的法规性、领导性文件和实际活动，这些单位的文书处理工作、印信和单位的名称等情况。

五、立档单位和全宗划分：

1、我国各级政府机关、企业和事业单位等，一般都建有共产党、共青团以及其他群众组织，这些组织和机关的行政机构，是密切联系的一个整体，应当作为一个立档单位。它们所形成的的档案，是一个机关内互有联系的档案整体，应当构成一个全宗。

2、省级机关：（1）中共省委的档案，划分为一个全宗，其中纪律检查委员会的档案单独构成全宗。（2）省直属机关党委的档案应单独构成全宗。（3）省级政协、工会、共青团、妇联、各民主党派和工商联等的档案各为一个全宗。（4）省人大常委会、省人民政府的档案各为一个全宗。（5）省级各委、厅、院、行、社等的档案各为一个全宗。（6）省级各厅、局所属院、校、所、工厂、公司等下属机构的档案，单独构成全宗。（7）省级各厅、局所派驻省内外各地的临时工作机构的档案一般不单独构成全宗，归入各有关厅局的档案全宗。

3、地、市、县级机关：（1）中共地、市、县委的档案各为一个全宗。（2）中共地、市、县纪律检查委员会的档案各为一个全宗。（3）地、市、县直属机关常委的档案各为一个全宗。

（4）地、市、县工会、共青团、妇联、政协的档案分别各位一个全宗。（5）市、县人大常委会的档案各为一个全宗。（6）行政公署，市、县人民政府的档案各为一个全宗。（7）地、市、县级各局、行、院的档案分别各为一个全宗。（8）地、市、县各级企事业单位的档案分别构成全宗。

六、立档单位的变化和全宗的划分：

1、从单位的政治性质方面考察：

（1）被推翻了的旧政权机关和革命后建立的人民政府机关，其档案各自构成全宗。

（2）解放前各个历史时期所存在的不同政权，其档案应各自构成全宗。

（3）解放前成立而在解放后被人民政府接管并继续存在的某些事业单位，档案一般应分别构成全宗；一般的学校和其他事业单位，解放前后形成的档案，也可统作一个全宗。

（4）党派、政治团体、宗教组织在各个历史时期和解放前后，只要其主旨和组织成分的基本构成没有根本性的变化，档案何时何地形成，都应构成一个全宗。

2、从单位的基本职能方面考察：

（1）凡是新成立的并具有一定独立性的机关，档案构成新的全宗。

（2）非机关基本职能的根本变化：机关职能与工作范围的扩大或缩小；机关内部组织机构的调整；机关工作地点的变更；机关名称的变更；领导关系的改变；由于某种原因机关曾暂时停止一段时间的工作。

（3）临时机构一般不单独建立全宗，其档案应纳入其主管机关档案全宗统一管理。但属于党委、政府直接领导，执行全面性的任务，为期比较长的，应建立单独全宗。

（4）如果两个机关合署办公，而文件时分别处理的，所形成的档案，应分别构成全宗。合署办公前后各自形成的档案，一般应属于一个全宗。

七、复式分类法：

1、年度——组织机构分类法：首先把全宗内档案按年度分开，然后在每个年度下面再分组织机构。适用于立档单位内部机构变化不复杂的全宗。

2、组织机构——年度分类法：首先把全宗内档案按组织机构分开，然后在组织机构下面再分年度。适用于立档单位的内部机构多年一直固定，或在比较稳定的基础上有所调整的全宗，多用于撤销机关档案和历史档案。

3、年度——问题分类法：先把全宗内档案按年度分开后，在年度下面再分问题。多用于组织机构变化复杂，或由于机构之间分工不明确、文书工作不正规等原因难以区分文件所属机构以及没有内部机构或内部机构非常简单而无必要按组织机构分类等情况。

4、问题——年度分类法：先把全宗内档案按问题分开后，在每个问题下面再分年度。多适用于撤销机关档案和历史档案。

八、分类方案：又称“分类大纲”，表列各个类目名称，表示全宗内档案分类体系的纲要。

九、案卷组合方法：

1、按问题立卷（最广泛）：“问题”是指文件内容技术和反映的某方面的工作问题或涉及的人物、事件、事物等。具有灵活性。

2、按作者立卷：“作者”是指撰写和执法文件的机关、机关内的组织机构或个人。适当地区分了文件的重要程度和保存价值。

3、按文种（名称）立卷：把文件种类名称相同的文件组合在一起。能较好地反映机关的工作活动，也可适当地区分文件的重要程度和保存价值。

4、按时间立卷：按文件形成的时间或文件内容针对时间，将属于同一时期的文件组合为案卷。适用于：（1）文件内容针对的时间性较强，针对的时间比较分明的文件；（2）同一类型的文件数量比较多，为了进一步组合案卷，也可采用时间特征把卷立得更细些；（3）在整理历史档案而不采用年度分类法时，若干年度的文件集中在一个类里，为了反映文件时间联系和便于组合，也可按年度、阶段或其他时限特点组成若干案卷。

5、按地区立卷：把内容涉及同一地区的文件组合在一起。多用于下属机关的某些行文、调查材料或下属机关的来文。

6、按收发文机关立卷：将本机关与某机关就某个问题或几个问题的来往文件组成案卷。

一、案卷目录的类型：

1、以全宗为单位编制的综合目录

2、以全宗内各种门类为单位编制的分册目录：

（1）以全宗内档案分类的类别为单位编制的案卷目录。

（2）按保管期限编制的案卷目录。

（3）按保管期限结合分类方案编制的案卷目录。

（4）按机密程度分别编制的案卷目录。

二、案卷目录的结构：

1、封面和扉页；

2、目次；

3、序言和说明；

4、简称表；

5、案卷目录表；

6、备考表。

三、鉴定档案价值的标准：

1、档案来源标准：表现在：它是作为国家各级档案馆确定档案收集范围的基本根据；机关在鉴定档案时，应注意区分不同的作者；在本机关制成的文件中，具体的撰写者、制发机构也对档案价值产生影响。

2、档案内容标准：着眼于：档案内容的重要性、独特性、时效性；真实性、完备性。

3、档案形式特征标准：文件的名称、文件形成时间、文本、文件的外形特点。

4、相对价值标准：所存档案的完整程度；档案内容的可替代程度；本机关是否向档案馆移交档案，不需要向档案馆移交档案的机关可主要本机关的需要划定档案的保管期限，而应向档案馆移交档案的机关还需要根据有关档案馆的要求确定某些档案的保管期限。

四、档案的销毁：

1、档案销毁清册：登记的顺序号，案卷或文件的题名，起止日期，号码，数量，原期限、销毁原因、备注。

2、立档单位和全宗简要说明：立档单位的成立、内部机构、工作职能以及撤销的简要历史；全宗档案的形成、报关、完整程度以及现存档案的主要成分；鉴定工作的情况。

3、档案销毁方法：

（1）档案销毁清册被批准前，档案应系统地单独保管，以便审批时检查或未批准时拣出保存。

（2）经批准后，档案一般送工厂作为原料；离的远或档案特别机密，可自行焚毁。严禁将应销毁的档案作其他用途，更不准出卖。应指派两名以上专人监销。

五、档案著录规则：

1、著录项目：用以揭示档案内容和形式特征所需要的记录事项。10大项，23小项。

2、标志符号：表示不同著录项目和著录含义的标志。

（1）著录项目标识符：注在每个著录项目之前的标志符号。

（2）著录内容识别符：表示对著录项目中需要解释、补充说明、考证、存疑、缺字、起止连接事项等含义的符号。

3、著录格式：著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。

4、著录详简级次、著录用文字和著录来源。

（1）著录详简级次：著录时对档案项目的取舍程度。

（2）著录用文字必须规范化。

（3）档案的著录来源是被著录档案的本身，主要根据文头、文尾、案卷封面、卷内文件目录备考表等，还可参考其他相关材料。

5、著录项目细则：提名与责任者项、文本项、密级与保管期限项、时间项、载体形态项、丛编项、附注项、标准编号及有关记载项、提要项、排检与编号项。

六、档案检索工具的种类：

1、按体例分：

（1）目录：将档案的著录条目按照一定次序编排而成的检索工具。

（2）索引：将档案中的某一内部或外部特征及其出处按一定次序编排而成的检索工具。

（3）指南：以文章叙述的方式综合介绍档案情况的检索工具。

2、按载体形式分：

（1）书本式检索工具：将著录条目连续记录并装订成册的检索工具。

（2）卡片式：将一个条目著录于一张卡片，将卡片按一定顺序排列而成的检索工具。

（3）缩微式：以缩微摄影方式制作的以胶片为载体的检索工具。

（4）机读式：以磁性材料为载体的供计算机识别的检索工具。

3、按功能分：

（1）馆藏性检索工具：反映档案实体整理体系及其排列顺序的检索工具。

（2）查找性检索工具：专门为各种查找而编制的，不受档案实体排列顺序的限制，从档案的某一内容或形式特征提供检索途径的检索工具。

（3）介绍性检索工具：介绍和报道档案内容及其有关情况的检索工具。

七、正确处理利用和保密的关系：

利用与保密，从根本上来说两者是一致的。应全面地理解和处理利用和保密之间矛盾统一的辩证关系。

要在国家和人民的利益这个大前提下，依据党和国家的方针政策，把两者结合起来。凡是提供利用有利于坚持党的四项基本原则，促进安定团结和社会主义事业的档案信息，均应积极地提供利用；但是档案中的情报信息，只在一定范围内使用才有利于安全、安定和建设的，则应严格地坚持保密。

为了处理利用与保密关系，首先要澄清“利用危险，保密保险”以及历史档案“无密可保”的错误思想；其次，要认真深入地审定档案内容，根据时间、地点和条件的变化情况，调整档案的密级，逐步扩大开放范围，减少烦琐的批准手续，方便广大利用者的正常利用。

八、开放档案：

1、定义：档案管理单位根据档案价值实现的客观规律和特点，依法向社会公众和组织公开未列入保密与豁免公开范围的档案文件信息内容，并通过有效方式及时提供给有关组织及个人，满足其合法利用需求的社会化服务政策与措施。它是公民知情权、参政权、议政权等民主权利得以实现的必要保证，是国家政治民主化的重要标志。

2、基本含义：开放档案必须建立在对档案价值实现的规律和特点的深刻理解基础上；开放档案的范围应当依法确定；开放档案应通过多种渠道和方式进行；开放档案既是一种利用服务政策也是一种服务措施；开放档案是公民民主权利得以实现的必要保证，也是国家政治民主化的重要标志。

九、档案检索效率：

1、检全率=检出的有关档案 / 全部有关档案 X 100%

2、漏检率=未检出的有关档案 / 全部有关档案 X 100%

3、检准率=检出的有关档案 / 检出的全部档案 X 100%

4、误检率=检出的不相关档案 / 检出的全部档案 X 100%

第二篇：档案管理学（定稿）

简述人事档案的归档范围和收集渠道

人事档案的归档范围包括：调配、任免、考察考核材料，录用材料，办理出国、出境材料，各种代表会材料，工资待遇材料，学历和评定岗位技能材料，职称材料，加入党、团组织材料，政审、考核材料，奖励与处分材料，履历、自传、鉴定材料，科研材料，残疾材料，其他材料。

人事档案的收集渠道：（1）通过组织、人事、劳动（或人力资源管理）及其他人员管理部门收集各种履历表、简历表、登记表、自传、鉴定、考核、考绩、任免、招聘、录用、招工、“以工代干”转干的材料；评聘、晋升、套改专业技术职务（职称）和评定工人岗位技能的材料；授予学位、学衔、军衔的材料；审计工作中形成的有关材料；出国、出境、办理工资、调整级别待遇，离休、退休的材料。

（2）通过员工所在党、团组织、政府机关、企业、事业单位的有关部门收集员工入党，入团，民主评议党员、退党、退团、除名及参加民主党派的有关材料；授予各种荣誉称号的先进事迹和奖励材料；有关政治历史问题的审查、甄别、平反结论，调查报告和本人的申诉、检查交代材料；更改姓名、年龄、参加革命工作时间、入党入团时间、申请书和组织审批材料。

（3）通过纪律检查部门、行政监察部门、保卫部门和公安、司法、检察部门、收集员工违反党纪、政纪、国法所受的党内外处分及撤销处分的材料；刑事判决书等。

（4）通过科技、业务部门、学校和培训部门，收集反映员工业务能力、科技发明、论著的篇目、业务考绩、成果、贡献评定、学习成绩、学历、鉴定、奖励、处分等材料。

（5）通过军队有关部门和地方民政部门，收集曾在部队工作过的人员的档案材料；地方干部兼任部队职务的审批材料；复员和转业军人的档案材料。

第三篇：档案管理学复习题

《档案管理学》复习题

填空

1、《文件整理规则》最根本的特点，就是以（件）为单位。

2、国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满（30）年向社会开放。3、2000年8月国务院颁布《国家行政机关公文处理办法》中规定了行政机关通用的文件种类有（13）种。

4、公文用纸采用国际标准（A4）型纸。

5、A4型纸的成品幅面尺寸为（210X297）mm。

6、全宗号用（4）位代码标准。

7、档案室的收集，正常情况下主要是指（归档）。

8、立卷说明是对档案的补充和概数，具有资料积累和（检索）的双重功能。

9、根据规定，省以上机关应将永久保存的档案在本机关保存（20）年左右后向本地区综合档案馆移交。

10、根据规定，省辖市和县级以下机关应将永久、长期保存的档案在本机关保存（10）年左右后向本地区同级综合档案馆移交。

11、文书档案长期保管期限为（16－50）年左右。

12、鉴定档案价值的基本方法就是（直接）鉴定法。

13、档案代理卡又称（代卷卡）。

14、档案编目的实质是把档案信息资源整理的成果（固定化）。

15、档案著录项目共分

（七）项。

16、档案馆指南的主体部分是（馆藏档案情况介绍）。

17、资料目录的主体部分是（资料分类目录）。

18、照片档案主要由底片、照片及（文字说明）构成。

19、档案著录时，时间项一律用（8）位阿拉伯数字表示。20、档案著录的结果是（条目）。单选

1.档案著录的结果是（D）。A卡片 B记录 C目录 D条目

2.国家档案馆保管的档案向社会开发的界线，一般应当自形成之日起满（C）A 10年 B 20年 C 30年 D 40年

3.2000年8月国务院颁布《国家行政机关公文处理办法》中规定了行政机关通用的文件种类有（B）。

A 10种 B 13种 C 15种 D 18种 4.公文用纸采用国际标准（D）。A B5 B十六开 C B5 D A4 5.A4纸的成品尺寸为（A）。A 210x297mm B 210x265mm C 184x265mm D 225x156mm 6.保存底片的适宜温度为（B）。A 13－16℃ B 13－15℃ C 14－24℃ D 14－20℃

7.档案室的收集，正常情况下主要是指（C）。A接收 B征集 C归档 D归卷

8.保存照片底片的相对湿度为（B）.A 30%-40% B 35%-45% C 30%-45% D 45%-60% 9.根据规定，省以上机关永久保存的档案向本地区同级综合档案馆移交的时间大致在（C）。

A 5年左右 B 10年左右 C 20年左右 D 30年左右

10、根据规定，省辖市和县级以下机关应将永久、长期保存的档案向本地区同级档案馆移交大致在（B）。

A 5年左右 B 10年左右 C 20年左右 D 30年左右

11、文书档案长期保管期限为（D）。A 5－10年 B 10－15年 C 15－30年 D 16－50年

12、鉴定档案价值的基本方法就是（A）。A 直接鉴定法 B 间接鉴定法 C 逐一鉴定法 D 简单鉴定法

13、保存照片的适宜温度为（C）。A 13－16℃ B 13－15℃ C 14－24℃ D 14－20℃

14、档案编目的实质是把档案信息资源整理的成果（B）。A 形式化 B 固定化 C 格式化 D 统一化

15、档案著录项目共分（C）。A 三项 B 五项 C 七项 D 九项

16、档案馆指南的主体部分是（A）。

A 馆藏档案情况介绍 B 馆藏情况介绍 C 馆藏资料情况介绍 D 馆藏介绍

17、资料目录的主体部分是（B）。

A 资料目录 B 资料分类目录 C 资料主题目录 D 资料综合目录

18、保存照片的相对湿度为（A）。A 40%-60% B 35%-45% C 30%-45% D 45%-60%

19、档案著录的条目格式是（C）。

A 标点符号式 B 段落标点式 C 段落符号式 D 符号段落式 20、段落符号式著录条目格式将著录项目划分为（C）。A 二个段落 B 三个段落 C 四个段落 D 五个段落

21、档案著录条目的形式为卡片式时，卡片尺寸一般为（A）。A 12.5x7.5cm B 10.5x7.5cm C 12.5x6.5cm D 12x7cm

22、档案著录卡片四周均应留出（A）。A 10mm B 28mm C 35mm D 37mm

23、保存光盘的库房温度最好控制在（B）。

A 16℃－20℃ B 18℃－20℃ C 15℃－18℃ D 18℃－24℃

24、保存光盘的库房相对湿度最好不超过（B）。

A 40％ B 50％ C 60％ D 65％

25、在时间项的八位数字中第1－4位数表示（A）。A 年 B 月 C 日 D 时

26、在时间项的八位数字中第5－6位数表示（B）。A 年 B 月 C 日 D 时

27、在时间项的八位数字中第7－8位数表示（C）。A 年 B 月 C 日 D 时

28、下列属于文件形式特征的有（D）。A 内容提要 B 主题词 C 分类号 D 档号

29、全宗号、目录号、卷号、件号或页号统称为（A）。A 档号 B 归档号 C 分类号 D 文书处理号

30、一般情况下，文件成文日期以（A）为标准。A 领导人签发日期 B 会议通过日期 C 批准日期 D 发出日期

31、保存电子档案的库房温度应控制在（D）。A 16℃-20℃之间 B 18℃-20℃之间 C 15℃-17℃之间 D 17℃-20℃之间

32、档案管理工作的核心部分是（B）。A 收集 B 整理 C 鉴定 D 保管

33、人名索引包括人名和（C）两部分。A 类号 B 分类号 C 档号 D 归档号

34、全宗指南又称（A）。A 全宗介绍 B 全宗卡片 C 全宗索引 D 全宗目录

35、我国档案工作领域编制主题词表始于（C）。A 60年代 B 70年代 C 80年代 D 90年代

36、档案著录时，提要一般不超过（D）。A 50字 B 100字 C 150字 D 200字

37、某一利用者要求查找有“九一.八”事件的档案，档案馆保存有40件，捡出其中的30件则查全率为（C）。

A 33％ B 50％ C 75％ D 25％

38、某利用者查找有关知识分子政策的档案，共捡出30份，其中20份是相关的则查准率为（B）。

A 33％ B 67％ C 75％ D 76％

39、档案著录中置于文件编号之前的标识符号是（C）。A ： B.C;D + 40、档案著录中置于多少个责任者之间的标识符号是（A）。A ； B ＝ C ＋ D ： 多选

1.档案属性标准主要包括（ABDE）。

A 职能标准 B 来源标准 C 时间标准 D 内容标准 E 形式特征标准 2.档案社会需要标准主要包括（CDE）。

A 社会需要目标 B 社会需要层次 C 社会需要方向 D 社会需要面 E 社会需要时间

3.编制档号应坚持的原则是（ABCDE）。

A 唯一原则 B 合理原则 C 稳定原则 D 扩充原则 E 简单原则 4.档号是档案室在档案整理过程中对档案的编号，通常包括（ABCDE）。A全宗号 B 目录号 C 卷号 D 件号 E 页号 5.档案管理的物质条件有（ABCD）。

A 库房 B 装具 C 设备 D 消耗品 E 人员 6.下列属于文件内容特征的有（ABC）。

A 内容提要 B 主题词 C 分类号 D 档号 E 文件编号 7.下列属于文件形成特征的有（ABCDE）。

A 文件形成时间 B 文件标题 C 作者 D 地点 E 文件 8.下列属于文件形式特征的有（DE）。

A 内容提要 B 主题词 C 分类号 D 档号 E 文件编号 9.档案利用的基本类型有(ABC).A 学术利用 B 实际利用 C 普遍利用 D 家庭利用 E 专家利用

10、为普通公民提供利用服务的方式有（ABCDE）。

A 档案馆咨询 B 展览会 C 教育活动 D 出版物 E 广播电视宣传

11、人事档案的特点主要体现在（ABCDE）。A 现实性 B 专指性 C、真实性 D 动态性 E 机密性

12、人事档案转递的要求是（ABD）。

A 及时 B 准确 C 周密 D 安全 E 认真

13、会计档案的特点主要体现在（ABCD）。A 专业性 B 整体性 C 广泛性 D 固定性 E 专指性

14、声像档案的种类主要有（ABCDE）。

A 照片档案 B 唱片档案 C 磁带录音 D 光盘档案 E 影片档案

15、收集照片档案要求做到（ADE）。

A 完整性 B 全局性 C 科学性 D 一致性 E 规范性

16、目前，用于维护电子文件真实性、安全性方面的技术主要有（ABCDE）。A 加密技术 B 签署技术 C 消息认证 D 身份验证 E 防火墙

17、鉴定档案的价值应遵循的原则是（ACDE）。

A 全面的观点 B 社会的观点 C 历史的观点 D 发展的观点 E 效益的观点

18、光盘档案的特性主要体现在（ABCDE）。

A 信息存储密度高 B 与计算机联机能力强 C 影像还源效果号D 便于大量复制拷贝 E 运用范围广

19、档案保管期限表的类型有（ABCDE）。

A 通用档案保管期限表 B 专门档案保管期限表 C 同系统机关档案保管期限表

D 同类型机关档案保管期限表 E 机关档案保管期限表 20、按载体形式分，档案检索工具可分为（ABDE）。A 书本式检索工具 B 卡片式检索工具 C 联单式检索工具 D 缩微式检索工具 E 机读式检索工具 名词解释

1.案卷：是文件立卷的结果。它是有关某一问题或某项工作活动的系统的、有密切联系的文件组合体，是文书单案的基本保管

单位。

2.主题词：是将自然语言中的名词术语，经过优选和规范化处理，在标引和检索时用 以表达各种概念的词。

3.案卷目录：是案卷的名册，是先将装订好的一个的案卷按一定的方法排列，然后再根据其排列顺序逐一编号登录而成的。

4.历史档案：通常是指中华人民共和国建国以前形成的档案。

5.开发档案：就是将一般可以公开的以满一定保管期限的档案文件向社会开发。

6.大事记：是以档案记载为主体依据，按时间顺序简要记述特定历史时期的重大事件和重要活动的史料型参考资料，属于三次文献。

7.全宗：是一个具有社会独立性的组织或个人在其社会实践活动中所形成的档案的有机整体。

8.档案馆指南：又称档案馆介绍，是介绍和报道档案馆基本情况、馆藏档案个有关文献，指导利用者查阅的一种档案检索工具。

9.档号：是档案室在档案整理过程中对档案的编号，通常包括：全宗号、目录号、卷号、件号和页号。

10.档案证明：是档案馆（室）根据利用者询问和申请，依据馆（室）藏档案内容制发的证明某种事实的书面材料。

简答题 1.如何确定文件成文日期？

答：一般情况下，成文日期是以领导人签发日期为准；经会议讨论通过的文件，以通过日期为准；法规性文件以批准日期为准；联合发文，以最后签发机关的领导人签发日期为准；电报以发出日期为准。

2.简述档案馆档案的来源? 答：1)接收现行机关的档案2)接收撤销机关的档案3）收集和征集历史档案4）档案馆之间交接档案

3.简述档案整理的原则? 答：

1、整理档案必须保存文件 之间的历史联系。

2、整理档案 必须利用源基础。

3、整理档 案必须便于保管和利用。4.简述立档单位及其构成条件

答：形成全宗的单位，称为立档单位，又称全宗构成者。构成立档单位的条件主要有以下三个方面：

1、可以独立行使职权或进行管理，并能主要以自己的名义对外行文。

2、设有会计单位或经济核算单位，可以编造预算或财务计划。

3、设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。

5.编制档号应坚持什么原则？

答：

1、唯一性原则。

2、合理性原则。

3、稳定性原则。

4、扩充性原则。

5、简单性原则。

6.简述鉴定价值的原则？

答：从国家和人民的整体利益出发去衡量档案的价值是鉴定工作总的指导思想，也是档案价值评价的基本标准。

1、全面的观点。

2、发展的观点。

3、历史的观点。

4、效益的观点。7.简述光盘档案的特性？ 答：

1、信息存储密度高。

2、与计算机联机能力强。

3、影像还原效果好。

4、便于大量复制。

5、运用范围广。

8.档案保管期限表的内容有那些？ 答：

1、通用档案保管期限表。

2、专门档案保管期限表。

3、同系统机关档案保管期限表。

4、同类型机关档案保管期限表。

5、机关档案保管期限表。论述题

1、如何理解以“件”为整理单位？

答：件是归档文件的整理单位，一般以每份文件为一件。特殊情况：文件的正本与定稿为一件。

正文与附件为一件，如果附件数量较多或者太厚不易装订，也可各为一件。正文与文件处理单等为一件。原件与复制件为一件。

转发文与被转发文为一件。

报表、名册、图册等，一册（本）作为一件。来文与复文可为一件，也可分别各为一件。

2、文件整理装订前如何对一些文件进行排序？

答：正本在前，定稿在后。正文在前，附件在后。原件在前，复制件在后。转发文件在前，被转发文件在后。复文在前，来文在后。汉文在前，少数民族文字文本在后。不同文字的文本，无特殊规定的，中文在前，外文在后。

有文件处理单的可放在最前面。

3、试述档案检索工具的分类？

答：按编制方法分，可分为目录、索引、指南。

按载体形式分，可分为书本式检索工具、卡片式检索工具、缩微式检索工具、机读式检索工具。

按检索范围分，可分为全宗范围检索工具，档案馆范围检索工具，专题范围检索工具，若干范围检索工具。

按功能分，可分为馆藏性检索工具，查捡性检索工具，介绍性检索工具。

4、试述档案统计工作的体系？

答：档案统计工作体系大致可分为四个层次：第一，全国档案工作基本情况统计。由国家统计局批准，国家档案局组织实施。现已实行的全国档案事业统计年报制度，采用了统一上报软盘，计算机汇总。第二，专业系统档案工作 基本情况统计，由专业主管机关组织进行。第三，地方档案工作基本情况统计，由地方各级档案行政管理部门组织进行。第四，档案馆和档案室工作情况统计，由各档案馆和档案室组织进行。

第四篇：档案管理学

《档案管理学》课程教学大纲与指导

《档案管理学》中国人民大学出版社2004年2月第9版

邓绍兴、陈智为主编

一、课程的性质与任务

档案管理学是档案学的一门重要学科，是档案专业教学中主要课程。它是以档案和档案工作为研究对象，研究档案信息系统运行的规律，阐述档案管理的一般原理、技术和方法的学科。档案管理学既研究档案管理的理论，又研究档案管理的实际，是一门实践性较强的应用学科，是档案专业学生必修的主干专业基础课。

通过本课程的学习，使学员了解档案管理学的涵义，理解档案学的基本理论，掌握档案管理的具体方法，具备档案的收集、鉴定、保管、检索、编研、利用、统计等方面的能力。

二、课程基本要求

1、使学生能系统地掌握档案管理的主要内容，即档案的收集，保管，统计，检索，编研和提供利用；

2、使学员掌握档案的整理，鉴定，检索等解决实际问题的能力与技巧。

3、使学员了解档案管理的根本宗旨在于维护档案的本质特性和根本价值，并运用各种方法开发利用档案信息资源，使档案的本质特性和根本价值得以充分实现。

三、课程基本内容

第一章 档案价值的鉴定

一、教学目的和教学要求

档案鉴定工作是档案业务工作的重要环节，它对于档案的存亡、国家档案的构成以及档案科学有效的管理都有着重要意义。

二、教学内容和重点知识解析 第一节 档案鉴定工作的内容和意义 主要讲授内容：档案鉴定的内容、意义。重点知识解析：

1、档案鉴定工作的内容；

2、档案鉴定工作的意义。

第二节 鉴定档案价值的原则与标准

主要讲授鉴定档案价值的原则是：从国家和人民的整体利益出发，用全面的、历史的、发展的、效益的观点判定档案的价值。档案属性标准包括档案来源、内容和形式特征。依据社会对档案的需要，可把社会需要方向、需要面、需要时间作为鉴定档案价值的标准

重点知识解析：

1、鉴定档案价值的原则；

2、档案属性标准；

3、档案社会标准。

第三节 档案保管期限表和档案保管期限的划分

主要讲授档案保管期限表的作用和类型，档案保管期限表的结构，档案保管期限表的编制方法，档案保管期限划分中的若干问题。

重点知识解析：

1、档案保管期限表的含义、作用及5种保管期限表的类型。

2、档案保管期限表主要有顺序号、条款、保管期限、附注、总的说明部分组成。

3、档案保管期限表的编制方法应进行以下几方面工作：编制要求；编制人员：编制步骤；档案保管期限表的修订。

第四节 档案鉴定工作的制度和组织

主要讲授档案鉴定工作制度，档案鉴定工作的程序和方法，档案的销毁。重点知识解析：

1、档案鉴定工作制度主要包括三个方面内容：制发鉴定档案的标准文件；档案鉴定工作的组织领导；销毁档案的批准和监销制度。

2、我国档案鉴定工作程序分三个阶段：第一阶段，机关文件归档时确定归档范围；第二阶段，对已归档的文件确定保管期限；第三阶段，到一定年限时进行档案价值复审。

复习题

1、档案鉴定工作的内容？

2、档案鉴定工作的意义？

3、鉴定档案价值的原则？

4、鉴定档案价值的标准？

5、档案保管期限表的作用和类型？

6、档案保管期限的确定？

7、档案保管期限表的编制方法？

8、如何处理档案保管期限划分中存在的各种问题？

9、档案鉴定工作制度的内容？

10、档案鉴定工作程序？ 第二章 档案的收集

一、教学目的和教学要求

通过本章学习要求学生掌握档案收集工作的意义和要求；单位内文件的收集；档案馆的档案收集工作。

二、教学内容和重点知识解析 第一节 档案收集工作概述

主要讲授档案的归档，归档制度，档案馆档案的收集方法，以及丰富馆（室）藏的标准和要求，是档案专业学生需要掌握的内容。

重点知识解析：

1、档案收集工作的具体内容

（1）政府机关、企事业单位的档案室对应归档的档案的接收；（2）政府机关、企事业单位对未及时归档的档案补充收集；

（3）档案馆对现行现行机关、撤销机关的具有长久保存价值档案的集中和接收；

（4）档案馆对建国前各历史时期形成的档案的接收与征集。

2、档案收集工作的要求

（1）加强档案馆（室）外的调查与指导；（2）积极推行档案馆（室）档案标准化；（3）保证归档和入档案馆的齐全完整；（4）维护全宗和全宗群的相对完整性。

3、档案收集工作的特点（1）预见性与计划性；（2）针对性与及时性；（3）系统性与和完整性。第二节 机关档案的接收和归档 主要讲授建立机关文件归档制度的要求。重点知识解析：

1、归档制度的内容（1）归档范围；（2）归档时间；

（3）归档案卷的质量要求；（4）归档手续。

2、建立机关文件归档制度的要求

（1）归档制度的制定必须符合国家有关文件的规定要求；

（2）归档制度的制定必须符合本机关的工作、生产、科研活动的实际，体现本机关的文件材料的形成特点和规律；

（3）制定的归档制度，应当同本机关的其他机关制度保持内容方面的统一性：

（4）完善归档制度的内容。

3、档案室在形成文件和归档组织活动中的作用（1）机关档案室对形成文件的作用；

（2）指导和督促从文书部门或业务部门做好归档组织工作；（3）加强对归档案卷质量的检查；（4）临时性文件的收集工作；

（5）对归档制度的宣传和档案的科学管理。第三节 档案馆档案的接收与收集

主要讲授档案馆档案的来源；档案馆接收与征集档案的范围；档案馆对现行机关档案的接收；档案馆对历史档案的接收与征集；档案馆对二、三级单位形成档案的接收。

重点知识解析：

一、档案馆档案的来源

1、现行机关档案；

2、撤销机关档案；

3、组织和个人保存的散失档案；

4、档案馆之间交接的档案。

二、档案馆接收与征集档案的范围

1、综合性国家档案馆的接收与征集范围；

2、各类专门性档案馆接收与征集档案的范围。

三、档案馆对现行机关档案的接收 档案馆对现行机关档案的接收

（一）接收要求

1、进档案馆档案应按全宗整理、保持全宗的完整性：

2、进馆档案必须是具有长远保存价值的档案；

3、与立档单位有关资料和全宗有关的检索工具，应随同档案一起移交清点核对。

（二）档案馆接收档案前的准备工作

（三）档案馆接收档案的期限

省级以上机关将永久保存的档案在本机关保存20年左右；省辖市（州、盟）和县级以下机关应将永久、长期保存的档案在本轮机关保存10年左右，向各有关档案馆移交。

档案馆对二、三级单位档案的接收有两种类型：第一种，各级人民政府各直属部门所属的独立分管某一方面工作或从事某项事业的行政管理机关和企事业单位；第二种，有代表性的第二、三级单位形成的档案也应向有关档案馆移交。

四、档案馆对历史档案的接收与征集

（一）接收与征集历史档案的意义

（二）收集历史档案的对象与途径

1、收集散存于机关、社会组织中的历史档案；

2、征集收藏与个人手中的历史档案；

3、征集少数民族地区的历史档案；

4、收集党史征集办公室、政协文史组织及其学术历史研究部门所征集的历史档案；

5、收集散失国外的历史档案。

（三）接收与征集历史档案的方法 L、发布通告；，2、调查研究；

3、广泛宣传。

第四节 档案馆藏的丰富和优化

主要讲授优化馆（室）藏的主要原则、一般标准、科学地处理好丰富与优化馆（室）藏中的诸种关系。

复习题

1、档案收集工作的内容？

2、档案收集工作的要求？

3、档案归档制度的内容？

4、档案室在文件形成与归档组织工作中的作用？

5、档案馆档案的来源？

6、综合性档案馆接收与征集档案的范围？

7、各级综合性档案馆接收和收集的历史档案的范围？

8、档案馆对现行机关档案接收要求和接收期限？

9、档案馆接收撤销机关档案时应注意的问题？

10、接收与征集历史档案的意义？ 第三章 档案的整理

一、教学目的和教学要求

通过本章学习要求学生掌握了解档案整理工作的基本内容；掌握全宗内档案的分类；掌

握立卷、案卷排列和案卷目录编制以及档案整理工作的组织。

二、教学内容和重点知识解析 第一节 档案整理工作的内容和原则 主要讲授档案整理工作的基本内容和原则。重点知识解析：

1、档案整理工作的基本内容主要包括全宗的划分和排列、全宗内档案分类、文书立卷、案卷排列与编号、编制案卷目录等诸环节；

2、档案整理工作原则是尊重和维护档案的本质特性，保持档案文件之间的历史联系，充分尊重和利用原有的整理结果，便于保管和利用。

第二节 全宗的划分和排列

主要讲授全宗的基本含义；立档单位的构成条件；立档单位的变化对全宗划分的影响：全宗的补充形式；“划分”全宗群；全宗的编号与排列。

重点知识解析：

1、政权更迭及跨政权立档单位的区分全宗；

2、立档单位变化导致的区分全宗；

3、临时机构和派出机构档案区分全宗；

4、判定档案的所属全宗；

5、个人全宗与组织全宗档案的区分。第三节 全宗内档案的分类 主要讲授：全宗内档案分类的基本要求；全宗内档案分类的一般方法；全宗内档案常用的分类方法；常用分类法的结合运用；个人全宗内档案的分类。

重点知识解析：

全宗内档案常用的分类方法；

1、分类法

2、组织机构分类法

3、问题分类法。

第四节 类内案卷排列和案卷目录

主要讲授：案卷排列：案卷编号：案卷目录的编制。重点知识解析：

案卷目录的编制：

1、案卷目录的含义和作用

2、案卷目录的编制方法

3、案卷目录的结构。

第五节 档案整理工作的组织协调

主要讲授：立档单位与全宗历史考证，档号及使用规则。重点知识解析：档案整理工作组织与协调的基本方法。

复习题

1、档案整理工作内容。

2、档案整理工作基本原则。

3、立档单位的构成条件。

4、立档单位的变化对全宗划分的影响。

5、全宗的编号与排列方法。

6、全宗的补充形式。

7、档案所属全宗的判定方法。

8、全宗内档案分类的含义与要求。

9、全宗内档案常用分类法的特点。

10、案卷排列与编号方法。

11、案卷目录的编制方法。

12、档案号码的含义及使用规则。

13、立档单位与全宗历史考证的编写方法。第四章 档案的保管

一、教学目的和教学要求

通过本章学习要求学生掌握档案保管与库存管理工作概述；档案的分等级管理和异地安全保管；档案库房的管理技巧。

二、教学内容和重点知识解析 第一节 档案保管概述

主要讲授档案保管工作的含义；档案保管工作的基本任务。重点知识解析：档案的分级管理 第二节 档案保管的物质条件

主要讲授库房：档案装具：档案保管设备：卷皮、卷盒。重点知识解析：档案库房的管理技巧。第三节 档案库房管理

主要讲授库房：档案装具：档案保管设备；卷皮、卷盒。重点知识解析：库房与档案装具管理方法。

复习题

1、档案保管工作的基本任务。

2、档案保管工作的基本物质条件。

3、档案库房与档案装具管理方法。第五章 档案的检索

一、教学目的和教学要求

通过本章学习要求学生掌握了解档案检索工作概述；理解检索语言；掌握档案检索工具的种类和作用。

二、教学内容和重点知识解析 第一节 档案检索概述

主要讲授档案检索的含义；档案检索效率。

重点知识解析：档案检索包括档案信息存储和查检两个过程。第二节 《中国档案分类法》

主要讲授《中国档案分类法》的体系结构。

重点知识解析：档案分类表中对职能交叉问题的处理。第三节 《中国档案主题词表》

主要讲授《中国档案主题词表》的宣词原则与选词范围、结构体例。重点知识解析：《中国档案主题词表》的使用方法。第四节 档案著录

主要讲授档案著录标引的含义与作用、规则、组织管理。重点知识解析：档案著录细则 第五节 档案标引 第六节 档案检索工具 主要讲授档案检索工具的含义；档案检索工具的职能；档案检索工具的种类。重点知识解析：档案检索工具的编制方法。

复习题

1、档案检索的含义。

2、档案检索工具的基本职能？

3、档案检索工具的种类？

4、《中国档案分类法》颁布的时间及主要内容？

5、著录方法的具体说明？

6、档案分类标引的含义和程序？

7、档案主题标引的含义和程序？

8、档案分类标引和主体标引的异同？

9、档案馆指南的编写方法？

10、全宗指南的编写方法？ 第六章 档案的提供利用服务

一、教学目的和教学要求

通过本章学习要求学生掌握了解档案提供与利用的途径与方式以及档案的咨询服务

二、教学内容和重点知识解析 第一节 档案提供利用工作概述

主要讲授档案提供利用工作的含义；开单档案提供利用工作的理论基础。重点知识解析：

1、档案提供利用工作的指导思想

2、档案提供利用的主要方式。

第二节 档案提供利用的途径与方法 主要讲授档案提供利用的几种方法。重点知识解析：档案提供利用的基本途径。第三节 档案咨询服务

主要讲授档案咨询服务的基本内容；档案咨询服务的种类。

重点知识解析：

1、档案咨询服务的种类

2、档案咨询服务的步骤

3、档案咨询服务的特点。

第四节 档案用户调研工作

主要讲授档案用户需求调研的原则；影响档案用户需求的主、客观因素。重点知识解析：

1、影响档案用户需求的主、客观因素；

2、档案用户的利用需求特征。

第五节 开放档案工作。

主要讲授开放档案的含义；开放档案的意义；开放档案的条件。重点知识解析：

1、开放档案的条件；

2、公布档案。

复习题

1、档案提供利用的内容。

2、档案提供利用的主要方式。

3、档案咨询服务的种类与步骤。

4、开展档案用户调研工作的基本方法。

5、开放档案的含义及条件。

6、档案咨询。

7、档案证明。

8、公布档案。第七章 档案的编研

一、教学目的和教学要求

通过本章学习要求学生掌握了解档案编研工作的内容与意义和特点及专题概要和大事记 的基本内容。

二、教学内容和重点知识解析

第一节 档案编研工作的内容、意义和特点 第二节 现行档案文件汇编和档案文摘汇编 第三节 大事记 第四节 组织沿革 第五节 专题概要

第六节 会议简介和统计数字汇编

主要讲授会议简介的编写方法，统计数字汇编的种类。

复习题

1、档案编研工作的内容？

2、档案参考资料的种类？

3、常用档案参考资料的编写方法？： 第八章 档案登记和统计

一、教学目的和教学要求 通过本章学习要求学生掌握了解档案登记与统计工作的基本内容，为档案管理工作服务。

二、教学内容和重点知识解析 第一节 档案统计工作概述 第二节 档案登记工作 第三节 档案统计工作

复习题

1、档案收进登记簿。

2、全宗名册。

3、全宗卡片。

4、案卷目录。

5、登记簿。

6、档案统计工作的内容。

7、档案状况登记的主要形式。

8、档案工作状况登记的主要形式。

9、档案统计工作的步骤。第九章 人事档案

一、教学目的和教学要求

通过本章学习要求学生掌握了解人事档案的收集、鉴别、分类与保管，为将来做好人事档案工作奠定理论基础。

二、教学内容和重点知识解析 第一节 人事档案和人事档案工作 主要讲授人事档案的基本内涵、特点。

重点知识解析：

1、人事档案工作的基本任务

2、人事档案管理部门的职责。第二节 人事档案的收集和鉴别

主要讲授人事档案的归档范围、收集渠道。

重点知识解析：人事档案的鉴别

1、鉴别工作的原则

2、鉴别的内容和方法

3、剔除材料的处理。

第三节 人事档案的分类

主要讲授人事档案正本材料的分类、副本分类、类内档案材料的排列。重点知识解析：类内档案材料的排列

1、排列的要求

2、人事档案材料的排列方法。第四节 人事档案的保管范围、转递和查阅 主要讲授人事档案的保管范围、转递和查阅。

重点知识解析：人事档案的查阅

1、查阅的原则和范围

2、查阅的要求

3、查阅的程序和手续

4、出具证明和复制档案材料的手续。

复习题

1、人事档案的基本内涵？

2、人事档案的基本特点？

3、人事档案工作的基本任务？

4、人事档案管理部门的职责？

5、人事档案的鉴别原则？

6、人事档案的鉴别内容？

7、人事档案的鉴别方法？

8、人事档案的查阅原则和范围？

9、人事档案的程序和手续？

10、类内档案材料的排列方法？ 第十章 会计档案

一、教学目的和教学要求

通过本章学习要求学生掌握了解会计档案的收集与保管，整理鉴定与销毁，为从事人事档案管理工作的人员奠定理论基础。

二、教学内容和重点知识解析 第一节 会计档案概述

主要讲授会计档案的特点、会计档案的作用与会计档案工作。

重点知识解析：会计档案的特点：

1、广泛性；

2、严密性；

3、稳定性。第二节 会计档案的收集与保管

主要讲授会计档案收集工作的要求、会计文件材料的归档。重点知识解析：

1、会计档案装具；

2、会计档案的排放。第三节 会计档案的整理

主要讲授：会计档案整理的内容与原则、会计档案的分类、会计档案案卷质量与调整。

重点知识解析：会计档案的编写目录方法

1、顺序号

2、案卷号

3、原凭证号

4、案卷标题

5、起止年月日

6、件数和页数

7、保管期限

8、存放位置

9、备注。第四节 会计档案的鉴定与销毁

主要讲授会计档案保管期限的确定、会计档案的销毁。

重点知识解析：会计档案鉴定工作的组织领导与方法

1、组织领导；

2、鉴定步骤与方法；

3、鉴定工作的要求。

第五节 会计档案的提供利用

主要讲授开发会计档案信息资源的途径、会计档案的检索工具、会计档案编研工作。

重点知识解析：

1、建立健全会计档案的借阅制度；

2、严格借阅手续；

3、确保会计档案原件的完整与安全；

4、对复制、摘抄会计档案材料严格审查把关。

复习题

1、会计档案的特点？

2、会计档案的作用？

3、会计档案收集工作的要求？

4、会计档案的编写目录方法有哪些？

5、会计档案鉴定工作的组织领导与方法？

6、开发会计档案信息资源的途径？

7、会计档案的检索工具？

8、会计档案保管期限的确定方法有哪些？

9、会计档案的分类？

10、会计档案整理的内容与原则？ 第十一章 声像档案

一、教学目的和教学要求

通过本章学习要求学生掌握了解声像档案的种类及各自特点，为从事声像档案管理工作的人员奠定理论基础。

二、教学内容和重点知识解析 第一节 声像档案概述

主要讲授声像档案的定义、声像档案的特点、作用。重点知识解析：

1、照片档案工作；

2、录音录像档案。第二节 照片档案

主要讲授照片档案的构成与种类、照片档案的管理、照片档案的提供利用。重点知识解析：编辑出版照片画册I、选题

2、编制编辑画册方案

3、选材

4、加工和编排

5、审校和公布出版。第三节 录音、录像档案

主要讲授唱片档案、磁带录音、录像档案。

重点知识解析：磁带录音、录像档案的具体管理方法

1、归档与收集；

2、验收；

3、分类；

4、编目；

5、鉴定；

6、保护。

复习题

1、磁带录音、录像档案的保护方法与条件？

2、磁带录音、录像档案的具体管理方法？

3、怎样编辑出版照片画册？

4、照片档案的构成？

5、照片档案的种类？’．

6、照片档案的管理？

7、声像档案的定义？

8、声像档案的特点？

9、声像档案的作用？

10、照片档案的保管期限？ 第十二章 电子档案的管理

一、教学目的和教学要求

通过本章学习要求学生掌握了解电子档案的收集与保管，整理，鉴定与检索利用，做好电子档案积累和组织保管工作，促进电子档案的更深层次的开发利用。

二、教学内容和重点知识解析 第一节 电子档案及其特点

主要讲授电子档案的定义、电子档案的种类、电子档案的特点。

重点知识解析：电子档案的特点

1、信息的非人工识读性；

2、信息存储的高密度性；

3、信息与载体之间的可分离性；

4、多种信息媒体的集成性；

5、系统依赖性。

第二节 电子档案的管理原则与体系

主要讲授电子档案管理原则与电子档案的管理体系。

重点知识解析：电子档案管理体系

1、集中统一管理电子档案的问题；

2、纸质文件电子文件双套归档问题；

3、文书档案管理一体化问题。

第三节 电子档案的收集

主要讲授电子档案的收集方式、归档范围和时间、电子档案的接受。重点知识解析：归档要求

1、完整齐全；

2、真实有效；

3、整理、编辑、划分保管期限；

4、统一规定载体形式、质量要求；

5、防病毒；

6、编制说明。

第四节 电子档案的整理与鉴定

主要讲授电子档案的整理原则、电子档案的技术鉴定问题。

重点知识解析：电子档案的鉴定程序

1、确定归档文件

2、全面鉴定

3、将确保物价的文件删除销毁。

第五节 电子档案的保管

主要讲授电子档案的介质要求、电子档案的保管与保管要求。重点知识解析：电子档案的日常管理、保养与维护。第六节 电子档案的检索与利用

主要讲授电子档案的检索、电子档案的利用特点。

重要知识解析：电子档案的利用特点

1、复用性好；

2、利用服务形式多样；

3、依赖性；

4、便手传输。

复习题

1、电子档案的定义？

2、电子档案的特点？

3、电子档案的种类？

4、子档案管理体系？

5、电子档案的归档要求？

6、电子档案的鉴定程序？

7、电子档案的利用特点？

8、电子档案的整理原则？

9、电子档案的技术鉴定问题？

10、电子档案的日常管理、保养与维护？

第十三章 图书馆（室）的资料与实物资料的管理

一、教学目的和教学要求

通过本章学习要求学生掌握了解图书馆室资料管理、收集的具体办法以及实物管理的内容，为资料管理工作夯实理论基础。

二、教学内容和重点知识解析 第一节 图书馆（室）的资料工作概述

主要讲授资料的作用、档案馆（室）藏资料的特点、档案馆（室）藏资料管理工作的类型。

重点知识解析：档案馆（室）藏资料的特点

1、相关性

2、区域性

3、原生型

4、参考性

5、史料性。

第二节 档案馆（室）资料的收集

主要讲授资料收集的范围、收集资料的途径与方法。

重点知识解析：收集资料应注意的问题

1、资料应与馆藏档案的内容相适应；

2、呈现出馆藏资料特色；

3、突出重点、兼顾一般；

4、走优化馆藏资料之路；

5、重视系统性与完整性；

6、加强馆际协作与分工收藏，实现资源共享。

第三节 档案馆（室）资料的管理

主要讲授资料的登记、资料的分类、资料的编目。重点知识解析：资料的保管与排架。第四节 档案馆（室）资料信息的开发与利用

主要讲授强化资料的宣传工作、资料的提供利用、资料的信息开发。重点知识解析：资料的提供利用

1、馆（室）内阅览

2、办理外借

3、复制服务

4、使用方法辅导与答复咨询。

第五节 档案馆（室）实物资料的管理

主要讲授档案馆（室）保存实物资料的原因、实物资料的分类与编号。重点知识解析：实物资料的分类与编号。

复习题

1,资料的作用？

2、档案馆（室）藏资料的特点？

3、档案馆（室）藏资料管理工作的类型。

4、资料收集的范围？

5、资料的提供利用？

6、资料的登记？

7、资料的分类？

8、档案馆（室）保存实物资料的原因？

9、实物资料的分类与编号？

10、资料的保管与排架？

第五篇：档案管理学第三章

档案管理学

第三章档案价值的鉴定

第一节 档案价值鉴定工作的内容与意义

一 档案价值鉴定工作的内容含义：指档案馆和档案室按照一定的原则、标准和方法判定档案的价值，确定档案的保管期限，剔除失去保存价值的档案，予以销毁，使保存的档案更加精炼，这样一个工作过程，我们称之为档案价值的鉴定工作，简而言之就是判定档案的价值，决定档案的存毁。2 广义上的档案价值鉴定包括两层含义：鉴定档案的真伪和判定档案的价值。由此可以看出，档案鉴定工作的主要内容就是甄别和判定档案的价值，并根据它们的不同价值判定不同的保管期限，剔除不需要保存的档案或者保存期限已满的档案，予以销毁。简而言之，档案鉴定工作的内容就是:(1)制定出鉴定档案价值的标准和相应的档案保管期限。(2)具体审核鉴定档案的价值，即确定哪些档案需要保存和保存多久。(3)把没有保存价值的档案或者保管期限已满的档案剔除并销毁。

二 档案价值鉴定工作的意义档案经过价值鉴定以后能够便于对有价值的档案进行查找和利用。通过对档案价值的鉴定，便于档案的整理和保管。从整理的角度来看，对有价值的档案或者是价值比较大的档案应该进行精细整理，价值相对较小的档案进行粗整，没有价值的档案则不进行整理,这样可以节省人力和物力；鉴定对保管具有更大的现实意义，对于有价值的档案可以有更好的保管条件，保证其完整和安全，以延长其使用寿命；对于那些价值相对较小的档案则提供一般的保管的条件，这样不至于使有限的人力物力平均使用。3 经过鉴定的档案有助于我们在应对突发事件时抢救有所重点，不至于因其而玉石俱毁。

第二节 档案的保存价值及其鉴定方法

一 决定档案价值的因素（主要是讲档案的保存价值）

档案的价值由档案对社会和子孙后代的作用决定的，具体到某一部分档案的保存价值主要取决于以下两个因素：档案自身的特点和状况。因为档案本身要有用，它是由档案的内容、形式、时间、来源以及它的有效性、可靠性等多方面的因素决定的，也就是说档案自身的特点决定了它是否有保存价值和有什么样的保存价值。社会利用的需求是决定档案价值的主体因素。党和国家的各项工作，社会发展的各项事业，以及广大人民群众对档案的利用状况，即这种社会利用的需求是决定档案保存价值的社会因素。

上述决定档案保存价值的两个因素是相互作用，辩证统一的。档案客体是档案价值实现的物质承担者，而利用档案的需求是档案价值实现的社会条件，两个因素都是客观存在的，只有将两者客观地结合起来，综合考虑，才能决定档案的保存价值。

二 鉴定档案价值工作的原则P48-50

鉴定档案的保存价值是一项科学性比较强的工作，要求我们必须对社会和子孙后代负责，而且要坚持历史唯物主义的观点，从生产、科研、政治、当今和未来等多方面加以考虑，为此我们应该坚持全面的、历史的、发展的、效益的观点，来判定档案的价值。

三 具体分析档案保存价值的方法

为了准确地鉴别每一份、每一组档案的价值，我们必须要具体分析档案自身的各方面的情况，并做到深入其中，这种分析方法概括起来讲就是判定档案的保存价值应该以立档单位的主要

职能活动为出发点，以分析档案内容为中心，结合考虑档案的作者、名称、时间、完整程度、可靠性和有效性，以及外形特点等等因素来研究档案过去的利用情况，全面地预测和估计未来对档案的需要，以确定档案的保存价值。具体而言，主要从以下几个方面着手：看文件与立档单位的关系。这就要求我们必须站在本机关的角度来考虑问题，同本机关的职能活动联系起来，看这些文件在上述活动中起什么作用，这是鉴定工作的基本出发点。一般而言，凡是反映本机关职能活动的文件都是重要文件，都应保存。看文件内容。这是鉴定档案价值的基础，也是对档案价值起决定作用的重要方面。因为档案的价值与文件的作用密切相关，而文件的作用是通过文件的内容加以反映的。文件的内容就是文件正文所记述和说明的事件、问题以及它的详解程度。看文件的内容就是看它反映的问题是本质性的还是非本质性的，是原则性的还是非原则性的，是反映职能活动的还是日常活动的，是反映中心工作的还是日常工作的，是反映全面工作的还是局部工作的，是需要本机关长期执行的还是临时执行的，是典型的还是一般的。一般而言，前者保存的时间要长，后者保存的时间要相对较短。再具体讲，应注意以下几点：

（1）对那些反映立档单位基本情况和主要职能活动的文件都应该保存，因为这些是机关档案材料的精华。

（2）对一些重要性的或者是带有历史转折关头的文件和重大历史事件的文件材料要重点保存，相反日常的文件材料简单保存即可。

（3）对那些路线性的、方针性的文件要重点保存。

（4）对于反映重大理论问题、科研项目，以及经济、军事、文化等重大课题的，具有重大历史价值和长远保存价值的文件要重点保存。

（5）反映经济问题的材料要重点保存。

（6）能反映本机关全貌和历史活动的材料和资料都要保存。

（7）能够查证或者提供某一方面的证明的材料要重点保存。

（8）涉外材料，即协议、协定、合同、条约等有关国际关系的外事材料。一般说来，涉外材料都要提级保存。

（9）凡是反映某一方面或者某一侧面问题的材料都要加以保存。

总之，看文件必须要深入其中。看全宗以及全宗内档案的完整程度。就是看全宗自身的保存状况，因为这是决定档案保存价值的一个重要因素，即档案的完整程度会影响档案的保管期限。看文件作者(责任者)。看文件的形成者是谁，看是哪个机关哪个人形成的。因为文件的作者与档案的保存价值有着密切的联系，而看文件的作者主要是看文件是本机关形成的，还是外机关形成的。如果是本机关形成的，就要看是机关自身形成的，还是机关内部组织机构形成的；如果是外机关形成的，则要看是上级机关，同级机关，还是下级机关形成的。一般而言，本机关形成的文件都是比较重要的，而本机关自身形成的文件要比本机关内部组织机构形成的文件重要一些。看立档单位的社会地位以及发挥的作用。因为不同的立档单位，由于其在社会上所处的地位以及所发挥的作用不同，所以它们形成的档案具有不同的保存价值。看文件的形成时间。指文件的产生时间以及文件内容所涉及的时间，一般而言，年代久远的，其保存价值比较大。看文件的名称。不同名称的文件表示着不同的作用，而不同作用的文件则有不同的价值。8 看文件的可靠程度。因为文件形成阶段不同，就形成不同的稿本，这些不同的稿本就标志着不同的可靠程度，其价值也就不同。看文件的有效性。指文件在工作、生产、生活、法律上的效力，比如合同、协议、借据、条约、契约等文件在一定条件下，一定时间内，由于它的效力问题而具有一定的价值，但这

些文件有效期满以后，其价值就会发生变化。其中有些文件在期满以后没有科研价值或者历史价值，就不用保存了。因此尚具法律和工作效力的文件比失去效力的文件更重要。看文件的外形特点、指文件的制成材料，制作方法、笔记、图案等，其外形特点不同，也会影响档案的保存价值。有些文件的内容不重要，但由于它的载体不同，或者是由于它的文字具有文学研究价值，或者是文件的花边图案具有艺术价值，或者是文件上有著名人物签名题字等，这些文件会产生新的价值。

四 鉴定档案保存价值应注意的几个问题真正鉴定过程中要以国家规定的区分档案价值的原则和标准，即国家制定的各种档案保管期限表。鉴定档案的保存价值必须对档案在各方面所起的作用加以全面考虑，综合分析。要正确对待重复，也就是以保存本机关形成的档案为主。如果完全不重复，是极不可能的，也是无益的，因此可以适当重复，这对档案馆是有益的，称为必要重复。妥善解决鉴定过程中的宽与严问题。因为鉴定档案价值实际上是我们对档案的实际利用情况的估计和预测，所以不可能完全正确，因此在具体鉴定某一部分、某一份档案的时候，就存在宽与严的问题。宽就是多留点，严就是少留点，我们在鉴定过程中应遵守以下原则：本单位、本机关形成的档案从宽，外机关形成的档案从严；首脑机关的档案从宽，一般单位的档案从严；反映核心工作的档案从宽，反映一般工作的档案从严；建国前的档案从宽，建国后的档案从严；撤销机关的档案从宽，现行机关的档案从严；孤本从宽，复本从严；保存从宽，销毁从严；可存可毁的档案要多留一段时间，从宽处理，缓期执行。

第三节 档案保管期限表(P53-62)

一 档案保管期限表的概念与作用

二 档案保管期限表的类型

三 档案保管期限表的结构

第四节 档案鉴定工作的组织(P65-67)

一 机关档案室的档案价值鉴定工作

二 档案馆的档案价值鉴定工作

三 直接鉴定法：即直接审查档案，包括两层含义：要求鉴定工作人员根据鉴定档案价值的原则和标准，根据档案的实际情况，直接鉴定档案的价值，不要简单机械地依赖档案保管期限表。因为表中的条款不可能完全反映出一切档案的实际特点，也不可能包括所有的档案，所以也就不可能所有档案都通过表，只有实际审查档案，才能确切地知道它适合于参照表中的哪一条款来执行。要求鉴定工作人员逐渐逐卷地审查文件，而不是简单地依靠案卷目录或案卷标题来判定其价值，要直接审阅档案的内容。当无法判定其价值时，应持保存从宽，销毁从严的原则。

四 档案的销毁

思考题何谓档案价值鉴定？其意义何在？鉴定档案价值的基本原则分析档案保存价值的一般方法档案保管期限表的类型与结构直接鉴定法