客服部工作详细流程

第一篇：客服部工作详细流程

客服部工作流程

一、客户资料管理

1.资料收集：在公司的日常营销工作中，收集客户资料是一项非常重要的工作，它直接关系到公司的营销计划能否实现。客服资料的收集要求客服专员每日认真提取客户信息档案，以便关注这些客户的发展动态。

2.资料整理：并进对客户行分析分类，分派专人管理各类资料，并要求每日及时更新，避免遗漏。

3.资料处理：客服按照负责客户数量均衡、兼顾业务能力的原则，应在一周内与客户进行沟通，并做详细备案。

二、对不同类型的客户进行不定期回访

客户的需求不断变化，通过回访不但了解不同客户的需求、市场咨询，还可以发现自身工作中的不足，及时补救和调整，满足客户需求，提高客户满意度。

1、回访方式：电话沟通、短信业务等

2、回访流程

3、从客户档案中提取需要统一回访的客户资料，统计整理后通过电话（或短信业务等方式）与客户进行交流沟通并认真记录每一个客户回访结果填写《回访记录表》（此表为回访活动的信息载体），最后分析结果并撰写《回访总结报告》，进行最终资料归档。

三、回访内容：

1.询问客户对本司的评价，对产品和服务的建议和意见； 2.特定时期内可作特色回访（如节日、店庆日、促销活动期）3.定期友情提示

注意：回访时间不宜过长，内容不宜过多。

四、回访规范及用语

回访规范：一个避免，三个必保，即：

1、避免在客户休息时打扰客户；

2、必须保证会员客户的100%的回访；

3、必须保证回访信息的完整记录；

4、必须保证在三天之内回访（最好与客户在电话中再约一个方便的时间）。

（1）开始：您好我是香港雅韵涂料河南有限公司的客服代表，请问您是××老板（经理）么？打扰您了。

（2）交流：感谢您在××时间接受了我们香港雅韵河南有限公司乳胶漆/质感漆或其他，请问您对我们的产品或服务满意吗？ 【满意】：您对我们的服务有什么建议吗？ 【不满意/一般】：（能否告诉我您对哪方面不满意吗？/我们应改进哪方面的工作）（3）结束： 【满意】：感谢您的答复，您如果需要什么帮助，可随时跟我们取得联系，祝您【或加上家人】（生活愉快/节日快乐），再见！【不满意/一般】：非常谢谢您的建议，这一点我们的确做得不够，我们很快就会有改进的，望您监督，祝您（生活愉快/节日快乐），再见！

五、高效的投诉处理

完善投诉处理机制，注重处理客户投诉的规范性和效率性，形成闭环的管理流程，做到有投诉即时受理，迅速有结果，处理后有回访；使得客户投诉得到高效和圆满的解决。建立投诉归档资料。

1、投诉处理工作的三个方面：

（1）.为顾客投诉提供便利的渠道；（2.）对投诉进行迅速有效的处理；（3.）对投诉原因进行最彻底的分析。

2、投诉解决宗旨：挽回不满意顾客

3、投诉解决策略：短—渠道短；平—代价平；快—速度快

六、认识服务与品牌的关系

顾客永远都是对的；顾客是商品的购买者，不是麻烦的制造者；顾客最了解自己的需求、爱好，这是企业需要收集的信息。失去品牌比损失一次交易更可怕。

1、投诉处理流程：（1）、投诉受理

即初步填写《顾客投诉登记表》的相关内容，如投诉人、投诉时间、投诉内容等。（2、）投诉判断

了解客户投诉的内容后，要判定客户投诉的理由是否充分，投诉要求是否合理。如果投诉不能成立，即可以婉转的方式答复客户，取得客户的谅解，消除误会；如果投诉成立，则根据顾客投诉信息确定被投诉的责任部门，并请顾客给予一定时间展开调查。（3、）展开调查，分析投诉原因

要查明客户投诉的具体原因，具体造成客户投诉的责任人，如属修理质量问题，交相关负责人处理；属服务问题，则服务专员/主管处理。（4、）提出处理方案。

根据实际情况进行部门研讨提出不同相关解决方案。主管领导应对投诉处理方案一一过目，选择最佳解决方案，并及时作出批示。（5）、实施处理方案

对直接责任者和部门主管要按照有关规定进行处罚；通知顾客，确认顾客接受解决方案后请顾客签字，并尽快地收集顾客的反馈意见。（6）、总结批价。

对投诉处理过程进行总结与综合评价，由客服主管填写《顾客投诉分类统计表》，并做数据分析统计，提出改进对策，不断完善企业的经营管理，以提高服务质量和服务水平。

七、投诉处理准则

1、首先，言行礼仪按服务规范操作。

2、与顾客不发生冲突的技巧：（1）.不争论；不恶言；不动怒；（2）.不轻易承诺，不失言；（3）.不推卸责任；

（4）.不提高说话音调。

（5）.杜绝跟顾客说“不行、不知道、不可以等”（6）.不怀疑顾客的诚实品格； 须注意：

尊重顾客的人格，专心对待顾客，用心倾听，从顾客角度出发分析顾客的实际问题，给顾客一定的自主权。请顾客参与共同选择最佳解决途径，让顾客感觉到他的意见得到尊重，尽量用补偿性方法调节与顾客的关系。

八、与各部门密切沟通，参与营销活动，协助市场销售。企业实施电话营销对销售成功与否起着重要作用，这就要求客服专员具有一定的销售业务能力，掌握一定的业务技巧。电话营销沟通技巧：

（一）、掌握客户的心理

（二）、声音技巧

1、恰当的语速，最好与客户的语速相一致；

2、有感情；

3、热诚的态度。

（三）、开场白的技巧

1、要引起客户的注意的兴趣；

2、敢于介绍自己的公司，表明自己的身份；

3、不要总是问客户是否有兴趣，要帮助客户决定，引导客户的思维； 面对客户的拒绝不要立刻退缩，放弃；

4、在电话里说话的声音要比平时大些，营造出很好的通话气氛；

5、简单明了，不要引起顾客的反感。

九、介绍公司或产品的技巧

1、面对“碰壁”的心态要好；

2、接受、赞美、认同客户的意见；

3、要学会回避问题；

4、转客户的反对问题为我们的卖点。

十、激发客户购买欲望的技巧

1、应用客观的人的影响力和社会压力；

2、用他的观点；

3、在乎客户的每一句话，在乎他在乎的人、事、物；

4、用媒体及社会舆论对公司的影响力；

（二）、从数据中获取利润

数据分析在整个电话销售项目中是贯穿始末的，但主要集中在以下三个方面：

1、数据清单的提取。

电话销售的一个前提条件是拥有大量的数据清单，即潜在客户。

2、现场活动的监控。

根据每次营销活动的实际情况做相应表格，在现场活动的监控中数据分析主要是帮助我们对营销对象清单的合理利用及对人员绩效提升。

3、项目活动的总结

关于项目活动总结的分析，根据项目的不同类型，分析的侧重点也不一样。总的来说项目活动总结、分析至少要达到以下的效果：（1）对项目总体绩效目标达成情况的分析（2）对清单利用情况的分析（3）对员工绩效的分析（4）对拒绝销售客户的分析

（5）对本次销售活动的经验总结分析

服务中心常用语

u任何情况下都不可回答：喂、不知道、不清楚、不明白。当要用“不”字，应立即用其它礼貌用语代替。以下所列在各种环境场面使用的礼貌用语，是我部门考核服务中心的标准用语，请务必使用，养成习惯。ü 节日期间，应说：××节快乐＋各种场面用语。

ü 让对方说话、行动时，用：请说、请问、请回答、请坐、请帮我„、请把„、ü 对方说话、行动完毕时，用：清楚、明白、谢谢、多谢！

ü 接听电话第一句说：“您好！服务中心，请问有什么可以帮您？”

ü 打出电话第一句说：“您好！我是客房部服务中心××号，麻烦您„„” ü 帮人转接电话，说：请稍等，我帮您转到××，如果转接不成功，麻烦您播打××号码，直接联系。

ü 来电、来人查询信息时，说：请稍等，我马上帮您查。ü 无法及时回答对方问话时，说：不好意思，请稍等片刻再给回复好吗？或者说：不好意思，请稍等片刻，我叫更熟悉这方面的人给您答复好吗？

ü 来电找部门管理人员时，说：请稍等，我帮您看看在哪个位置，请不要挂线„ ü 客人来电要求服务时，说：请问您的房号或请问您现在的位置，我马上派人过去。

ü 打错电话时，说：对不起，打扰了您，我拔错了号码。

ü 见男性管理人员时，说：×生，您好！或因时间祝福，如：早上好！ü 见女性管理人员时，说：姓氏＋职务＋您好！或因时间祝福。ü 受到批评时，说：谢谢您的教导，我会马上改正的！

ü 与对方沟通失误，而分不清责任时，说：不好意思！我们向上一级请示好吗？ ü 工作失误时，说：对不起！给您（或大家）带来了麻烦，我愿意承担责任，请给我改过的机会好吗？

ü 常用礼貌用语67句：

1.请不要着急，很快就给您办好。2.请问还有什么问题吗？

3.请保管好您的贵重物品，以免丢失．

4.请带齐你的行李和钥匙到前台办理离店手续。5.请问您希望怎么办？

6.请问是否给现金还是挂房帐？ 7.请问，您的意思是„„ 8.请问我能为您做些什么？

9.请问您还想了解什么吗？我们很乐意为您提供． 10.请让我来帮你忙吧！

11.请不要着急，我已安排了，很快就给您办好．

12.请您与××部门联系解决好吗？××部门的电话是×× 13.请问我还有哪些地方说得不够清楚，我可以再说一遍！（勿用：你没听懂，我再说一遍。）

14.请稍等，我查一下再答复您． 15.请不要急，马上就好． 16.对不起，这样恐怕不太好．

17.对不起，我问一问别人或帮您打听一下． 18.对不起，我不太清楚，但我可以帮您问一问． 19.对不起，这里走不通，请走那边． 20.对不起，我马上给您换上干净的．

21.对不起，我们再核查一下，请您也回忆一下． 22.对不起，我们再查一下．

23.对不起，我现在忙，马上就来。24.对不起，我不太懂，我问问别人。25.对不起，我找别人帮您解决。26.对不起，我找别的同事帮您。

27.对不起，我不太会，我找别人帮您解决。28.对不起，我们暂时还未提供此项服务，但我们会把您的意见反映给酒店领导。29.对不起，您想要的×××我们暂时没有货，能改成××的吗？也不错的！30.对不起,我们已经查过了，一般不会错，但我们可以帮您再查一查。31.对不起，我来帮您做。

32.对不起，我让人来帮您填写。33.对不起，请您明天再来。34.对不起，请您稍候。

35.对不起，请您再说一遍好吗？ 36.对不起，您看怎么办更好？ 37.对不起，您还需要什么？ 38.对不起，可能是我们听错。

39.对不起，我们一定会努力改进的。40.对不起，我再帮您想别的办法。

41.对不起，时间可能不够，请想别的办法好吗？ 42.对不起，我们查一下给您答复好吗？ 43.对不起，已经有人预订了。

44.对不起，我已把您的要求跟我们主管(经理)说了，他/她将会给您满意的答复。

45.对不起，这里是内部用的通道，请您走那边好吗？ 46.对不起，经查询，您找的人查不到。

47.对不起，如果您需要用这样东西，我们可以另外为您提供。48.对不起，打扰了。

49.对不起，不好意思打扰您了。

50.对不起，请小点声，以免影响其他客人。

51.对不起，这要找刚才为您安排的人来解决，请稍候。

52.对不起，您的房间正在清理，能否先等一下或先把行李放下，回头再上房间好吗？

53.对不起，我们已经核对几次了，应该不会错。54.对不起，您要拨的××号正在占线，请您稍后再拨好吗？ 55.很抱歉，我没有见过。

56.很抱歉，我们查不到你要找的人。57.很抱歉，欢迎下次光临。58.先生/小姐，请问您贵姓？ 59.先生/小姐，请问您找谁？ 60.我的态度不好，请原谅。

61.我们会根据您的要求服务的。62.我们这里也有，请问您需要吗？

63.您对我们的服务满意吗？欢迎您提出宝贵的意见。64.您如果不满意，我可以给您更换。65.没关系，这是我应该做的。66.没关系，欢迎下次再来。67.不要紧。

第二篇：客服部工作流程

客服部工作流程

一、客服工作人员接到客户来访或电话时，做到热情接待或接听

二、、工作人员在接待来访或接听电话的同时，将所有了解的内容详细填写客服电话记录上，具体分一下几种情况：

1、咨询：工作人员接到客户咨询电话时待客户说明情况后，要热情的对其做出详细的解答。

2、投诉：客服人员接到客户投诉时，待了解情况后工作人员要对其做出正确的处理。

3、日常服务管理工作：客服人员遇到其他事件时，要根据具体情况通知相关部门进行处理，之后要将处理结果反馈给客服。

三、客服工作人员对客户进行回访，并做好相关记录。

四、客服工作人员有无法处理的情况，应及时反馈给部门负责人去协调沟通。

五、客服工作人员中作中需要做到以下几点：

1、加强自身业务素质的培养。

客服部的工作不是简单地与客户进行电话沟通，而必须对客户要有全面、形象、具体的了解，建立起真正意义的感情沟通。

2、认真做好客户信息的记录，主要内容包括信息客户基本信息，如来电时间、客户所在地区联系方式等；信息反馈，如相关联系部门、反馈结果等，并及时将处理结果上报给部门负责人。

3、加强自身职业道德的培养。

所以客服部工作人员在工作中应注意： 、对客户应区别对待，对弄些年龄较大、文化水平较低的客户应注意对话用语、速度。、要沉着冷静地处理各种复杂问题，这有助于舒缓紧张情绪。

若服务工作中出现错误，要想到谁都有可能犯错误，从而不再耿耿于怀，继续正常的工作。要学会自我调节，时刻用饱满的热情对待每一位客户。

管理规定

（1）客服人员上班时间，不得拨打私人电话聊天。

（2）在接听电话时，要面带微笑，要注入礼貌用语，决不允许把个人的情绪带到工作中来。

（3）要多站在客户的位置想一想，想问题、说话办事都要尊重对方，对客户的疑问要耐心细致的解答。

（4）约定的客户应及时接待办理，不能让客户打电话催办。

客服部投诉处理管理规定

客户投诉处理必须坚持“五清楚、一报告”的处理原则:

1、听清楚：在接待客户投诉时，应耐心听客户讲完，听清客户投诉的内容，不得打断客户说话，更不能急于表态。

2、问清楚：待客户讲完后，要进一步问清有关情况，切忌与客户正面辩驳，应客观冷静地引导客户叙述清楚实际情况。

3、跟清楚：受理客户要一跟到底，直到问题达到解决并回复客户为止。对不能解决的投诉，应委婉的向客户讲清楚，并确定下次回复的时间。

4、复清楚：对客户的投诉在充分了解情况后，应及时把处理的过程及结果清楚地回复客户，以表示客户的投诉已得到足够的重视和妥善的解决。

5、记清楚：处理客户投诉，应把投诉的事项、处理过程及结果清楚地记录下来。

6、报告:重大投诉，必须马上报告部门经理。

回访流程

从公司客户档案中提取需要统一回访的客户资料，统计整理后分配到各客户专员，通过电话的方式与客户进行沟通并认真记录每一位客户回访结果，最后分析结果，进行最终总结。

回访内容

询问客户对本司、本产品和服务的意见和建议等等

回访规范

一个避免、三个必保，即：避免在客户休息时打扰客户；必须保证会员客户的100%的回访；必须保证回访信息的完整记录；必须保证在三天之内回访完成。

第三篇：客服部工作流程

客服部工作流程(参考)

如今,影楼中客服部的重要性日益彰显.客服部的工作较为琐碎,需要工作人员有高度的责任心,并且要细心、耐心.。

客服部每日工作流程分为六个部分

1、打扫并保持工作环境的卫生

2、清点物品并作检查

3、客户资料建立文档、问卷调查

4、电话沟通

5、递交主管、上报经理

6、扫尾工作

一、打扫并保持工作环境的卫生

早上上班提前十分钟到达公司后，换好制服，打卡完毕开晨会，进入客服部办公室。负责把个人办公区域的卫生打扫干净，包括桌面、地面、椅子、计算机、电话机和录音笔的正常维护工作等等。良好的工作环境，可以使自己更快的进入工作状态，所以在打扫卫生的同时，也必须保持整个工作环境的卫生以及个人制服的整洁、干净。

二、清点物品并作检查

1、打开计算机看是否有程序或其它故障，及时找专人维护。

2、电话要做到定期交费，以免欠费。

计算机和电话是客服最主要的作业工具，前者是负责记录客人资料建立文件的，一旦电脑出现故障又不及时维修，那一天大部分工作就会被搁置。同样，客服部的电话是客服人员和客人之间沟通的工具不允许有欠费停机的情况发生。

三、客户资料建立文件、问卷调查

比如：只是预约过的客人，就是我们需要建文件的对象。首先，可以根据预约单来给客人建立基本栏案，然后把客人预约、拍照、看样、取件的日期建立一份详细档案；而客人预定的套系和二次消费的内容，归纳为另一详细档案。客人的结婚日期也要做份记录，这样，我们的客人，在客服部就有了一份非常详细的资料，以便在未来的日子里，及时送上我们全体员工对新人的一份祝福。

按以上所说把需要建立文件的资料归类如下：

客户基本资料：1.票单号 2.客户姓名 3.生日 4.电话 5.家庭住址

客户整个流程时间表：1.预约日期 2.拍照日期 3.看样日期 4.取件日期 5.结婚日期 客人套系内容：1.票单号 2.客户姓名 3.预约套系价位 4.套系内容 5.二次内容

客户流程服务人员：1.票单号 2.门市人员 3.造型师 4.摄影师 5.礼服师

问卷调查：1.调查日期 2.票单号 3.顾客姓名 4.相关部门人员 5.客人感受

四、电话沟通的标准流程

这个环节对于客服部来说非常重要，是我们客服部人员在是常工作中与客人最直接的接触点（因为我们不需要对客人解决客诉）。我们除了把固定的资料建立文件外，还要把预定过套系的客人，作为我们每天的服务对象、和门市部、摄影部、造型部的区别是：他们是面对面地为客人服务;而客服部则是通过电话沟通了解客人在公司预约、拍照、看样的情况以及选结婚当天礼服、化结婚当天妆的整个过程中有什么感受等等，通过这种方式也可以对员工进行考核，此外，也可通过电话沟通了解到某个流程的失误，作到亡羊补牢。

我们的电话沟通是一对一的服务，由一位客服部人员来负责一个客人的全程电话沟通，并作好相应的记录。

1、电话沟通前的安排：

A、两名员工（如有一位休息）把前一天预约单单据分均，之后把前一天调度下给的拍摄当

天客人详细资料、前一天的看样单客人资料、前一天取件的客户资料。

B、提前作好录音准备，并查看录音带的剩余量，以使及时更换。

C、预约后给客人致电前，查看一下前几次与这个客人的沟通电话记录情况。

D、拍照、看样、取件致电前，查看一下前几次与这个客人的沟通电话记录情况。

2、预约后给客人的电话沟通（预约后第二天电话沟通）

“您好！我是XX婚纱影楼客服部的XX”

首先，感谢您对XX的信任与支出，把您一生一次的婚纱照交给我们，您就放心好了，在以后的日子里我们将竭诚为您服务，让您感受到某某某的服务是最完美的，不知道您是否安排好您的拍照时间？（如安排好）希望两位在忙碌的工作中也要注意休息，使两位在拍照时饱满的精神状态，以及好的心情。（若未安排）那我建议两位能尽早安排好拍照时间，您的门市小姐会提前给两位安排好化妆师和摄影师，并会提前五天通知新娘来选拍照当天的礼服，我们会把每一个细节做到最完善，您对我们门市小姐的讲解介绍是否满意呢？

3、拍照后给客人电话沟通（拍照后第二天）

您好！我是XX婚纱影楼客服部的XX昨天的拍照结束了，两位辛苦了！这两天可要注意好休息，您在什么时候选片？（客人告知）您可要准时到！想一想拍照的辛苦，当您看到美好的照片时，可要多留一些了，那就让我们共同期待选片那天的到一吧！同时希望您有一个愉快的心情来挑选照片时可要多留一些了，同时希望有一个愉快的心情来挑选最精美的照片，您对我们XX人员的服务是否满意，希望您能够我们XX提出宝贵的意见！以便我们在今后工作中能服务的更好。

4、看样后给客人的电话沟通（看样第十天）

您好！我是XX婚纱影楼客服部的XX很高兴再次接通您的电话，恭贺两位的照片拍摄成功，应该感到物超所值吧！您什么时候取件？？（客人告知）那您一定要准时到！当您看照片后一定会认为选择XX来拍这一生一次的婚纱照是对的。

5、取件后给客人的电话沟通（取件后第五天）

您好！我是XX婚纱影楼客服部的XX，看到挂在家中的放大照感觉如何？您朋友看到两位的照片了吗？是不是也感觉不错呢？若您的朋友也来某某拍照，我们同样会把最好的服务带给他们，您选结婚当天礼服的时间定好了吗？您的礼服师一定会帮您选择到最合适您的婚纱礼服，让您成为结婚当天众人的焦点，新娘子这段时间一定要注意保养好自己的皮肤！预祝二位永浴爱河，白头偕老。

6、结婚当天的服务问候

在客人结婚当天致电（或者发短信息）祝贺二位新婚快乐！

1、若未联系到客人，要做一份详细记录，下班前一定要完成电话追踪。

2、电话沟通时客人，要做一份详细记录，下班前一定要完成电话追踪。

3、遇到客诉时，要用红色字体将客诉认真准确详细的做记录，并且要用委婉的话来解答。

五、递交主管

1、每晚六点下班前把当日所发生的重大客怨、客诉及要马上解决的问题，归纳整理汇报主管然后交到总经理办公室。

2、递交后，也可以以口述方式向总经理清楚表达。

六、扫尾工作

一天的工作结束后，切断电源，整理好物品，上灯，锁好门，方可离开

第四篇：客服部工作流程描述

客服部工作流程描述

一：每日必做工作

1、销售新增客户的录入：

根据销售部提供的销售数据进行系统录入

2、短信保养提醒：

根据短信内容区分首保、常规保养

短信发送统计表记录

3、保养电话招揽：

系统中筛所要导出日期的首保、定保招揽数据；

引导客户进行电话预约，详实记录客户信息完成预约。

4、流失电话招揽：

系统中筛所要导出日期的流失客户数据；

完成电话招揽，详实记录客户流失原因

5、售后回访

系统中筛所要导出日期的售后回访数据；

顺利完成回访，详实记录客户意见及建议。

6、售后工单存档

收到工单，按照服务顾问统计工单上交数份→备案→入档

7、厂家投诉电话反馈

长安铃木厂家接到投诉电话反馈到客服部→记录投诉信息并邮件给销售（售后）→实时跟进信息并于两日内日反馈给

二：不定期工作

1、节点短息发送:

车主生日、传统佳节、极端天气、尾号限行等

2、活动招揽（短信、电话）：

协助相关部门进行客户招揽（如车主讲堂、试驾会、自驾游等）

3、公司安排的其他临时性工作。

第五篇：客服部工作流程

客服部工作流程图

服务准则：

准确——第一次就准确沟通——细心聆听主动表达

快捷——第一时间提供服务友善——全程保持友善态度

礼貌——礼貌待人统一礼貌用语

早班（08:15—17:15）工作流程：