项目档案管理知识

第一篇：项目档案管理知识

项目档案管理知识

重点建设项目档案管理规范主要有：档案工作行业标准《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》。其中关于文件材料的归档范围与档案保管期限，各建设单位可依照《国家重大建设项目文件归档范围和保管期限表》制定。竣工图的编制需执行《编制基本建设工程竣工图的几项暂行规定》的相关标准。重点建设项目档案的案卷要求必须符合国家标准《科学技术档案案卷构成的一般要求》的规定。有关重点建设项目竣工档案专项验收的其他问题可咨询天津市档案局企业处。

什么叫建设项目档案?

建设项目(工程)档案是指从建设项目(工程)的提出、立项、审批、勘察设计、施工、生产准备到竣工投产(使用)的全过程中形成的应归档保存的文件材料．

基建项目档案工作“三同步”、“三参加”、“三纳入”的主要内容是什么?

“三同步”：下达工程计划任务与提出科技文件材料归档要求同步；检查计划进度与检查文件材料形成情况同步；验收、鉴定科研成果与验收档案同步．“三参加”：档案人员参加生产、科技会议；参加科研成果鉴定和基建项目竣工验收；参加重要仪器、设备的开箱工作；“三纳入”：将档案工作纳入工程建设计划；纳入生产、技术管理各个环节；纳入领导和工作人员的岗位责任制。

监理档案应包括哪些内容?

监理档案是随着监理制的建立而形成的。建设监理是指对项目建设参与者的行为所进行的监控、督导和评价，以及采取相应的管理措施，保证建设行为的合法性、科学性、合理性和经济性。建设监理是以合同为依据，以经济为纽带进行工作，双方没有隶属关系．监理的主要任务是：三控制、两管理、一协调。即：进度控削、质量控制、投资控制，合同管理、信息管理，组织协调。监理档案可以分为这样几类：综合管理类、组织协调类、质量控制类、进度控制类、造价控制类、综合记录报告类和验收总结类。

档案行政管理部门如何参加项目竣工验收?

《建设项目(工程)档案验收办法》第九条规定；国家档案局和省级档案局以及国务院有关部门档案机构，参加国家重点建设项目和限额以上技术改造项目的竣工验收，其他建设项目则分别由相关的地方档案行政管理部门和有关主管机关档案部门参加其竣工验收．

什么是档案的初步验收?

档案的初步验收又称为档案预验收。档案的初步验收应与项目的初步验收同步进行。《建设项目(工程)竣工验收办法》的规定，根据建设项目(工程)的规模大小和复杂程度，整个建设项目(工程)的验收可分为初步验收和竣工验收两个阶段进行．规模较大、较复杂的建设项目(工程)，应先进行初验，然后进行全部建设项目(工程)的竣工验收。

档案验收组织的成员由谁组成?

档案验收组织的成员分别由各级档案行政管理部门、建设项目主管部门的档案机构和建设单位、生产(使用)单位、设计，施工等单位的档案人员参加。

档案的自检工作应由谁来完成?

建设项目(工程)初步验收前，建设单位组织施工，设计及使用等有关单位的项目负责人，工程管理，工程技术负责人，进行档案的自检工作．并做出档案自检报告。

项目竣工验收自检报告应包括哪些内容?

项目竣工验收自检报告通常有以下基本内容：项目档案工作的管理体制、档案工作规章制度建立情况、档案资料管理情况、档案的完整、准确、系统状况、竣工档案编制情况、文件材料形成、积累与归档情况、存在的主要问题及采取的整改措施等。

在档案验收时，验收委员会是如何抽查项目档案情况的?

档案验收时，验收委员会着重抽查项目档案的归档情况，必须抽查一定数量及比例的档案实物。凡项目档案数量超过2000卷的，抽查10%的档案；数量超过1000卷但不足 2000卷的，抽查15%的档案；数量在1000卷以下的，抽查30％的档案。

国家档案局如何对国家重点建设项目档案管理登记工作进行组织?

国家档案局每年转发国家计委发布的国家重点建设项目名单，并统一部署对国家重点建设项目档案的登记工作。

国家重点建设项目，如何按隶属关系组织登记?

凡新建、在建、收尾和试生产的国家重点建设项目，按隶属关系组织登记。属于国务院行业主管部门的，由项目主管部门的档案机构负责填写“国家重点建设项目档案管理登记表”，同时抄送项目所在地省级档案行政管理部门，便于相互配合，监督指导；属于地方的，由项目所在地省级档案行政管理部门负责组织填写“国家重点建设项目档案管理登记表”。

登记工作的要求包括哪些内容?

登记工作的要求包括：第一，项目主管部门档案机构应与地方档案行政管理部门互通情况，互相合作；第二，项目主管部门档案机构和省级档案行政管理部门对于新建项目，应及时组织和监督建设单位做好档案管理登记，每年填写表一报送；第三，要认真做好项目档案的预验收工作。国务院各行业主管部门档案机构应主动与项目建设部门加强联系，根据项目计划工期和进度，及时对登记的项目提出档案验收要求，并会同或委托项目所在地省级档案行政管理部门组织预验收。隶属于地方的项目，省级档案行政管理部门应根据相应的工作要求，及时对登记的项目组织预收。

登记表一应由谁负责填写?何时报送?

登记表一应由行业主管部门或项目所在地省级档案行政管理部门组织项目建设单位填写登记表一。此表于项目开工后6个月内报国家档案局经科司。

登记表一主要有哪些内容?

登记表一称为“项目及项目档案和资料情况动态表”，主要内容包括：项目名称、建设单位及项目法人、地址、上级主管部门、批准概算总投资、计划工期、主要单位工程名称、现已完成的单位单项工程、主要设计单位、主要施工单位、主要设备安装单位、主要监理单位、档案资料管理部门名称、联系地址、电话、项目建档时间、专职档案人员数量、库房面积／档案工作其它用房面积、设施设备、现有档案和资料数量、图纸张数、对项目档案日常监督、指导的上级单位、填表单位。

对于未进行竣工验收的国家重点建设项目，是否应每年填写登记表一?

对于未进行竣工验收的国家重点建设项目，应每年填写登记表一，以便及时了解项目及项目档案工作的进展和变化情况。

登记表二主要有哪些内容

登记表二称为“项目档案预验收表”，工要内容包括：项目名称、项目档案总数、图纸张数、档案移交单位、库房面积／档案工作其它用房面积、项目预验收日期、预验收组织单位、预验收组成员及单位、预验收结论。

登记表三主要有哪些内容?

登记表三称为“项目档案正式验收情况表”，主要内容包括：项目名称、项目档案总数、图纸张数，档案移交单位、项目竣工投产日期、项目正式验收日期，档案正式验收组织单位、验收组成员及单位、验收结论

登记表三应由谁负责填写？何时报送?

登记表三应由档案验收组织单位负责填写，此表于项目正式竣工验收后一个月内报国家档案局经科司．

在登记表

二、表三中，档案移交单位指什么?

档案移交单位是指项目的设计单位、施工单位、监理单位

在登记表

二、表三中，预验收结论、验收结论包括哪些内容?

预验收结论、验收结论的主要内容包括对下列情况的评价；项目档案工作管理体制； 档案管理制度；项目档案资料概况、项目文件、资料的形成、积累、整理与归档工作情况；竣工图的编制情况及质量；存在问题及整改措施．

《登记办法》对工程档案保证金是如何规定的?

《登记办法》第五条规定：为确保国家重点建设项目的正常秩序，任何部门和单位不得向国家重点建设项目和省级重点建设项目收取任何名目的工程档案保证金和任何形式的档案管理登记费用．违反上述规定的属乱收费行为，由各级价格检查机构依法查处．

什么是市重点建设项目？

市重点建设项目，是指经市人民政府批准的，对本行政区域国民经济和社会发展有重大影响的下列建设项目：(一)基础设施、基础产业和支柱产业中的重要项目；(二)文化、教育、卫生、体育等社会事业的重大项目；(三)产业技术进步和结构调整的重大项目；(四)重大生态建设、环境保护项目；(五)区域经济发展的重大项目。

什么是重点建设项目档案？

重点建设项目档案是指在重点建设项目建设全过程中形成的与建设项目各项活动有关的，对国家、社会和单位有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

何谓市重点建设项目竣工档案专项验收？

市重点建设项目竣工档案专项验收是天津市档案局依法在项目竣工验收前，对项目档案进行的专项检查、验收。

为什么在重点建设项目竣工验收时，必须实施竣工档案专项验收？

重点建设项目是国家投资的，对国民经济和社会发展有重大影响的建设项目，具有举足轻重的地位。重点建设项目档案是对立项、设计、施工到监理整体建设活动的原始记录，是评价工程质量的信用依据，也是今后工程运行、改造、维护的不可替代的权威凭证。从国家档案局、国家计委、建设部到地方政府，都非常重视重点建设项目的档案专项验收工作。重点建设项目中涉及的消防、环保、人防、档案、水土保持等专项验收，由法律、法规规定的有关行政主管部门依法组织进行。重点建设项目竣工验收应当有消防、环保、人防、档案、水土保持等行政主管部门签署的专项验收合格文件.天津市重点建设项目竣工档案专项验收由谁组织实施？

天津市档案局负责组织市重点建设项目和国家档案局委托项目竣工档案专项验收工作，或根据建设项目具体情况，委托市级行业行政主管部门组织竣工档案专项验收工作。档案验收组织的成员分别由市档案局、主管部门的档案机构和建设单位、生产(使用)单位、设计、施工等单位的档案人员参加。

竣工档案专项验收的程序是怎么样的？

建设单位自查－向市档案局申报－档案专项验收－评议－竣工验收。

竣工档案验收不合格会有什么后果？

凡档案验收不合格的建设项目，由市档案局建议工程竣工验收组织单位不予组织验收。

竣工档案专项验收申请报告应包括哪些内容？

应包括项目档案资料概况，项目档案工作管理体制，项目档案的形成、积累、整理与归档工作情况，竣工图的编制情况及质量，项目档案的接收、整理、管理工作情况，档案在施工、试生产中的作用。

重点建设项目档案应如何进行管理？

重点建设项目档案管理规范主要有：档案工作行业标准《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》。其中关于文件材料的归档范围与档案保管期限，各建设单位可依照《国家重大建设项目文件归档范围和保管期限表》制定。竣工图的编制需执行《编制基本建设工程竣工图的几项暂行规定》的相关标准。重点建设项目档案的案卷要求必须符合国家标准《科学技术档案案卷构成的一般要求》的规定。

第二篇：项目档案管理知识

项目档案管理知识

项目档案管理知识

重点建设项目档案管理规范主要有：档案工作行业标准《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》。其中关于文件材料的归档范围与档案保管期限，各建设单位可依照《国家重大建设项目文件归档范围和保管期限表》制定。竣工图的编制需执行《编制基本建设工程竣工图的几项暂行规定》的相关标准。重点建设项目档案的案卷要求必须符合国家标准《科学技术档案案卷构成的一般要求》的规定。有关重点建设项目竣工档案专项验收的其他问题可咨询天津市档案局企业处。

什么叫建设项目档案?

建设项目(工程)档案是指从建设项目(工程)的提出、立项、审批、勘察设计、施工、生产准备到竣工投产(使用)的全过程中形成的应归档保存的文件材料．

基建项目档案工作“三同步”、“三参加”、“三纳入”的主要内容是什么?

“三同步”：下达工程计划任务与提出科技文件材料归档要求同步；检查计划进度与检查文件材料形成情况同步；验收、鉴定科研成果与验收档案同步．“三参加”：档案人员参加生产、科技会议；参加科研成果鉴定和基建项目竣工验收；参加重要仪器、设备的开箱工作；“三纳入”：将档案工作纳入工程建设计划；纳入生产、技术管理各个环节；纳入领导和工作人员的岗位责任制。

监理档案应包括哪些内容?

监理档案是随着监理制的建立而形成的。建设监理是指对项目建设参与者的行为所进行的监控、督导和评价，以及采取相应的管理措施，保证建设行为的合法性、科学性、合理性和经济性。建设监理是以合同为依据，以经济为纽带进行工作，双方没有隶属关

系．监理的主要任务是：三控制、两管理、一协调。即：进度控削、质量控制、投资控制，合同管理、信息管理，组织协调。监理档案可以分为这样几类：综合管理类、组织协调类、质量控制类、进度控制类、造价控制类、综合记录报告类和验收总结类。

档案行政管理部门如何参加项目竣工验收?

《建设项目(工程)档案验收办法》第九条规定；国家档案局和

省级档案局以及国务院有关部门档案机构，参加国家重点建设项目和限额以上技术改造项目的竣工验收，其他建设项目则分别由相关的地方档案行政管理部门和有关主管机关档案部门参加其竣工验收．

什么是档案的初步验收?

档案的初步验收又称为档案预验收。档案的初步验收应与项目的初步验收同步进行。《建设项目(工程)竣工验收办法》的规定，根据建设项目(工程)的规模大小和复杂程度，整个建设项目(工程)的验收可分为初步验收和竣工验收两个阶段进行．规模较大、较复杂的建设项目(工程)，应先进行初验，然后进行全部建设项目(工程)的竣工验收。

档案验收组织的成员由谁组成?

档案验收组织的成员分别由各级档案行政管理部门、建设项目主管部门的档案机构和建设单位、生产(使用)单位、设计，施工等单位的档案人员参加。

档案的自检工作应由谁来完成?

建设项目(工程)初步验收前，建设单位组织施工，设计及使用等有关单位的项目负责人，工程管理，工程技术负责人，进行档案的自检工作．并做出档案自检报告。

项目竣工验收自检报告应包括哪些内容?

项目竣工验收自检报告通常有以下基本内容：项目档案工作的管理体制、档案工作规章制度建立情况、档案资料管理情况、档案的完整、准确、系统状况、竣工档案编制情况、文件材料形成、积累与归档情况、存在的主要问题及采取的整改措施等。

在档案验收时，验收委员会是如何抽查项目档案情况的?

档案验收时，验收委员会着重抽查项目档案的归档情况，必须抽查一定数量及比例的档案实物。凡项目档案数量超过2000卷的，抽查10%的档案；数量超过1000卷但不足2000卷的，抽查15%的档案；数量在1000卷以下的，抽查30％的档案。

国家档案局如何对国家重点建设项目档案管理登记工作进行组织?

国家档案局每年转发国家计委发布的国家重点建设项目名单，并统一部署对国家重点建设项目档案的登记工作。

国家重点建设项目，如何按隶属关系组织登记?

凡新建、在建、收尾和试生产的国家重点建设项目，按隶属关系组织登记。属于国务院行业主管部门的，由项目主管部门的档案机构负责填写“国家重点建设项目档案管理登记表”，同时抄送项目所在地省级档案行政管理部门，便于相互配合，监督指导；属于地方的，由项目所在地省级档案行政管理部门负责组织填写“国家重点建设项目档案管理登记表”。

登记工作的要求包括哪些内容?

登记工作的要求包括：第一，项目主管部门档案机构应与地方档案行政管理部门互通情况，互相合作；第二，项目主管部门档案机构和省级档案行政管理部门对于新建项目，应及时组织和监督建设单位做好档案管理登记，每年填写表一报送；第三，要认真做好项目档案的预验收工作。国务院各行业主管部门档案机构应主动与项目建设部门加强联系，根据项目计划工期和进度，及时对登记的项目提出档案验收要求，并会同或委托项目所在地省级档案行政管理部门组织预验收。隶属于地方的项目，省级档案行政管理部门应根据相应的工作要求，及时对登记的项目组织预收。

登记表一应由谁负责填写?何时报送?

登记表一应由行业主管部门或项目所在地省级档案行政管理部门组织项目建设单位填写登记表一。此表于项目开工后6个月内报国家档案局经科司。

登记表一主要有哪些内容?

登记表一称为“项目及项目档案和资料情况动态表”，主要内容包括：项目名称、建设单位及项目法人、地址、上级主管部门、批准概算总投资、计划工期、主要单位工程名称、现已完成的单位单项工程、主要设计单位、主要施工单位、主要设备安装单位、主要监理单位、档案资料管理部门名称、联系地址、电话、项目建档时间、专职档案人员数量、库房面积／档案工作其它用房面积、设施设备、现有档案和资料数量、图纸张数、对项目档案日常监督、指导的上级单位、填表单位。

对于未进行竣工验收的国家重点建设项目，是否应每年填写登记表一?

对于未进行竣工验收的国家重点建设项目，应每年填写登记表一，以便及时了解项目及项目档案工作的进展和变化情况。

登记表二主要有哪些内容

登记表二称为“项目档案预验收表”，工要内容包括：项目名称、项目档案总数、图纸张数、档案移交单位、库房面积／档案工作其它用房面积、项目预验收日期、预验收组织单位、预验收组成员及单位、预验收结论。

登记表三主要有哪些内容?

登记表三称为“项目档案正式验收情况表”，主要内容包括：项目名称、项目档案总数、图纸张数，档案移交单位、项目竣工投产日期、项目正式验收日期，档案正式验收组织单位、验收组成员及单位、验收结论

登记表三应由谁负责填写？何时报送?

登记表三应由档案验收组织单位负责填写，此表于项目正式竣工验收后一个月内报国家档案局经科司．

在登记表

二、表三中，档案移交单位指什么?

档案移交单位是指项目的设计单位、施工单位、监理单位

在登记表

二、表三中，预验收结论、验收结论包括哪些内容?预验收结论、验收结论的主要内容包括对下列情况的评价；项目档案工作管理体制；档案管理制度；项目档案资料概况、项目文件、资料的形成、积累、整理与归档工作情况；竣工图的编制情况及质量；存在问题及整改措施．

《登记办法》对工程档案保证金是如何规定的?

《登记办法》第五条规定：为确保国家重点建设项目的正常秩序，任何部门和单位不得向国家重点建设项目和省级重点建设项目收取任何名目的工程档案保证金和任何形式的档案管理登记费

用．违反上述规定的属乱收费行为，由各级价格检查机构依法查处．

什么是市重点建设项目？

市重点建设项目，是指经市人民政府批准的，对本行政区域国民经济和社会发展有重大影响的下列建设项目：(一)基础设施、基

础产业和支柱产业中的重要项目；(二)文化、教育、卫生、体育等社会事业的重大项目；(三)产业技术进步和结构调整的重大项目；

(四)重大生态建设、环境保护项目；(五)区域经济发展的重大项目。

什么是重点建设项目档案？

重点建设项目档案是指在重点建设项目建设全过程中形成的与建设项目各项活动有关的，对国家、社会和单位有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

何谓市重点建设项目竣工档案专项验收？

市重点建设项目竣工档案专项验收是天津市档案局依法在项目竣工验收前，对项目档案进行的专项检查、验收。

为什么在重点建设项目竣工验收时，必须实施竣工档案专项验收？

重点建设项目是国家投资的，对国民经济和社会发展有重大影响的建设项目，具有举足轻重的地位。重点建设项目档案是对立项、设计、施工到监理整体建设活动的原始记录，是评价工程质量的信用依据，也是今后工程运行、改造、维护的不可替代的权威凭证。从国家档案局、国家计委、建设部到地方政府，都非常重视重点建设项目的档案专项验收工作。重点建设项目中涉及的消防、环保、人防、档案、水土保持等专项验收，由法律、法规规定的有关行政主管部门依法组织进行。重点建设项目竣工验收应当有消防、环保、人防、档案、水土保持等行政主管部门签署的专项验收合格文件.天津市重点建设项目竣工档案专项验收由谁组织实施？天津市档案局负责组织市重点建设项目和国家档案局委托项目竣工档案专项验收工作，或根据建设项目具体情况，委托市级行业行政主管部门组织竣工档案专项验收工作。档案验收组织的成员分别由市档案局、主管部门的档案机构和建设单位、生产(使用)单位、设计、施工等单位的档案人员参加。

竣工档案专项验收的程序是怎么样的？

建设单位自查－向市档案局申报－档案专项验收－评议－竣工验收。

竣工档案验收不合格会有什么后果？

凡档案验收不合格的建设项目，由市档案局建议工程竣工验收

组织单位不予组织验收。

竣工档案专项验收申请报告应包括哪些内容？

应包括项目档案资料概况，项目档案工作管理体制，项目档案的形成、积累、整理与归档工作情况，竣工图的编制情况及质量，项目档案的接收、整理、管理工作情况，档案在施工、试生产中的作用。

重点建设项目档案应如何进行管理？

重点建设项目档案管理规范主要有：档案工作行业标准《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》。其中关于文件材料的归档范围与档案保管期限，各建设单位可依照《国家重大建设项目文件归档范围和保管期限表》制定。竣工图的编制需执行《编制基本建设工程竣工图的几项暂行规定》的相关标准。重点建设项目档案的案卷要求必须符合国家标准《科学技术档案案卷构成的一般要求》的规定。

有关重点建设项目竣工档案专项验收的其他问题可咨询天津市档案局企业档案管理处，电话：23678934

第三篇：档案管理知识测试题(参考答案)

三亚铭润旅游投资开发有限公司

档案管理知识测试题

一、单项选择题（共10题，每题3分，共30分）：

1.A

2.A

3.C 4.B

5.A

6.D

7.A

8.C

9.D

10.A

二、判断题（共10题，每题3分，共30分）：

1.对

2.对

3.对

4.对

5.对

6.对

7.错

8.错

9.对

10.对

三、简答题（共2题，每题10分，共20分）：

1.答：归档范围包括两方面：（1）公司对内的文书资料，包括规章制度，公司或各部门的发文，公司各类会议形成的会议纪要、文件、重要讲话稿及会议决定，工作计划、总结，重要工作成果如工程设计图纸等。（2）公司涉外的文书资料，包括与外部单位的信件、协议、合同等，公司参与的重要活动的文件、重要讲话稿及音像资料，出差学习考察获得的资料等。

2.答：准确表达案卷内容；文字简明扼要；标题结构完整。

四、案例分析（共2题，每题10分，共20分）：

1.答：人事任命决定、领导讲话稿、电视台摄制影像资料。

2.答：（1）正确：将人事任命决定进行了存档；将人事任命存放进了相应公司文件类档案中。（2）错误：①不应只将人事任命决定存档。应当把人事任命决定、领导讲话稿、电视台摄制影像资料都存档。②不应将人事任命决定直接存档。应该进行存档登记、编号再归档。③不应让办公室主任直接借阅和复印。应该做好借阅和复印登记工作。

第四篇：2014年档案管理知识更新

1． 如何理解档案信息公开？

答：档案信息是社会组织或个人在以往的社会实践中直接形成的具有清晰、确定的原始记录作用的固化信息。档案信息是信息的属概念，是可以脱离档案文件实体而存在的档案信息积累，是具有保存和利用价值的档案信息资源总和。在我国，“档案信息公开”一词是从“公开历史档案”逐步演变而来的。受20世纪80年代初改革开放大潮的影响，中共中央国务院做出了“公开历史档案”的决定；80年代末期，“公开历史档案”又进一步转变成全面的“档案信息公开”。档案信息公开是指将各级国家档案馆保存的可以公开的保密期满的档案解除封闭，向社会公开，供社会利用的过程。”对此，应该从以下四个方面来理解：（1）档案信息公开的实施主体是各级国家档案馆。（2）可以公开的封闭期满的档案是档案信息公开的具体对象。（3）档案信息公开的最终目标是便于社会利用，为社会主义建设服务，满足公众的利用需求。（4）档案信息公开需遵照相关的法律法规进行。

2．档案信息公开法律范围及制度建设存在哪些缺陷？

答：从法律规范看，其一，我国已出台的“办法”及相关“指南”仅限于国家档案局的档案行政管理活动，并不完全适用于其他各级各类档案管理机构及服务机构；其二，《国家档案局政府信息公开工作管理办法》所称政府信息，是指国家档案局在履行档案行政管理职责过程中制作或者获取的，以一定形式记录、保存的信息，并不涉及其他行政机构、社会团体乃至于个人信息；其三，信息公开指南仅仅可用于指导公民或团体合法获取国家档案局的政府信息，缺乏适用于整个档案行业的信息公开指南模式。从档案信息开放制度设计看，档案开放制度在设立原则、开放时间、开放适用范围(主体和客体)上与政府信息公开精神不相协调，档案开放制度更多地从档案馆开展工作的角度而非公民权利保护角度进行内容设计。适应网络时代开放服务与共享的意识、理念及相应的制度规范尚有待变革与重新构建。

3．简述参考咨询服务模式。

答：参考咨询服务最早源于图书馆，是针对读者的需要，帮助和指导读者查找和获取各种形式信息的过程。参考咨询工作实质是为读者或信息用户解决文献或信息查询与获取过程中遇到的各种问题，其目标是向读者或信息用户提供或推荐相关文献或文献线索，帮助他们掌握各种文献查询工具的利用途径、方法与技巧，进而满足其自身的信息需求。

(1)基于电子邮件的参考咨询。在档案机构主页设置电子邮件地址的链接或一个表单，咨询问题就可嵌入参考咨询部的工作流程中。(2)基于实时交互的参考咨询。实时咨询服务利用基本的软件实现用户与档案馆员之间进行文本或视频信息的迅捷交流。(3)基于网络化协作的参考咨询。协作参考咨询是将两个或更多的档案馆联合起来，共同提供网络参考咨询，各方共担责任，优势互补，具有连锁经营的效果，可提高服务质量，体现档案馆长期以来追求合作共享的思想。(4)基于多种模式的参考咨询服务。网络呼叫中心充分利用现有通信手段和计算机技术的全新现代化服务方式.由于不同的参考咨询模式各有短长，应用于不同技术和非技术环境以及用户的不同偏好，需建立将各种咨询模式融为一体的咨询服务模式，即复合型参考咨询模式。(5)自动化解决方案

4．论述档案信息公开程序化的作用体现。

答：程序化大体包括程序的科学性、程序的公开性和程序的合法性等方面的内容。在强调档案信息公开民主化的同时也应重视档案信息公开程序化问题。（1）程序化的内涵及对档案信息公开的重要性

程序化作为体制、结构、系统中的一种，一旦确立，就要求具备法律效应，对档案信息公开具有重要作用。

①能够促进档案信息公开的民主化和理性化。程序的科学性要求程序的设置必须符合科学性，人们按此办理能够以较少的投入获得较大的收益。档案信息公开的程序化有助于公众参与到档案信息公开的过程中.促进档案信息公开的民主化和理性化。

②能够保障公民档案信息权利的实现。程序的公开性是对公民权利的一种维护和尊重。换句话说，档案信息权利行使之保障，说到底必须以承认和保障公民应当享有的程序性权利为基础或前提。

③具有整合功能，可增加档案信息公开的可接受性。程序的合法性使其具有整合功能。另一方面，程序可以吸纳社会的不满，人们对特定立法可能不满，但是由于遵守了严格的特定程序，通过人们的参与使得人们对法律的服从变得顺理成章，能够最大限度地增加档案信息公开的可接受性。

第五篇：档案管理知识培训讲义

档案管理基础知识

一、档案

（一）涵义

档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

1、档案的来源：过去和现在的国家机构、社会组织以及个人;档案又来源于形成者自身的实践活动

2、档案的形成条件：是由文件材料有条件转化来的

3、档案的形式是多样的

4、档案是原始的历史记录

（二）、档案的种类

1、按历史时期分：中华人民共和国成立前、中华人民共和国成立后

2、按档案的内容、性质分：

文书档案：反映党务、行政管理活动的纸质文件材料 科技档案：企事业单位和国家机关、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料

专门档案：指各种专门业务活动中形成的具有保存价值的文件材料

3、按档案载体形式分： 甲骨档案、金石档案、简牍档案、缣帛档案、纸质档案、声像档案、电子档案

4、按档案所用文字分：

汉语言文字档案、满文档案、藏文档案、蒙文档案、外文档案

二、档案工作

（一）内容

管理档案和档案事业的活动： 狭义：管理档案

档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用、编研 广义：管理档案事业

档案室工作、档案馆工作、档案行政管理工作、档案专业教育工作、档案科学技术研究工作、档案宣传出版工作、档案外事工作等。

三、机关档案工作

（一）涵义：机关档案工作就是管理机关档案和机关档案事业的工作。

（二）机构的设臵和人员的配备

1、机关要设臵综合档案室

机关档案管理机构就是对本单位不同门类、不同载体的全部档案实行集中统一管理的机构，即我们平常所讲的机关综合档案室。

2、档案人员的配备

（三）、机关档案工作各项规章制度的内容

1、归档制度：包括归档范围、归档时间和归档要求。

2、档案利用制度：包括档案利用的范围、方式、要求、批准手续

3、档案人员岗位责任制：包括档案人员的职责、权限、任务、考核和奖惩措施。档案人员岗位责任制要对岗不对人，即档案人员在这个岗位上做到什么，人员多少不同，职责分工不同。

4、档案保管制度：包括档案的安全保护和库房、设备管理措施。

5、档案保密制度：包括档案保密措施和对档案人员的保密要求。

6、档案管理办法：包括档案工作的体制、机构、人员配臵及档案收集、整理、保管、利用、统计、鉴定、移交等内容。可以制定成一个各种门类及载体档案的管理办法，也可以各种门类及载体档案的管理办法分别制定。

（四）、档案保管的基本物质条件 两个方面：

一是有适宜保存档案的库房；库房的选择：

1、承重负荷要符合要求，地面、墙壁要坚固、平整、光滑

2、库房的门窗要小、少，密封要好。

3、库房应远离火源。库房中的电器、照明导线应采用芯导线，并用铁管保护暗敷。库房不要靠近锅炉房。

4、不能选择在水房旁，也不能选在无地下室或防潮结构不好的底层，更不能选在地下室。随着照片、录音、录像、磁盘、光盘等特殊载体档案数量的增加，有条件的机关档案室还应设立 专门存放的库房。无专门库房也可在库房内设臵防磁柜，把磁性声像档案放入其中减少外界磁场对它的影响。

5、库内照明使用白炽灯，不用日光灯。

6、要做好库房清洁卫生工作。

7、放臵防虫、鼠药剂

8、要配备测量温湿度的仪表，自动记录更好，人工记录的要按时登记。

二是档案保管所必须的设施设备：

档案装具（五节柜、密集架、卷皮、卷盒等）、防潮去湿、空气调节和空气处理设备、吸尘器、防火装臵（含防火报警器和灭火装臵）、档案库房门窗上要安装防盗门和防护栏、计算机、录音机、扫描仪、光盘、刻录机、复印机、打印机等设施设备。

库房中的档案柜、架应排列一致，如有大小样式不一的柜架，应分开排列，尽量做到整齐、美观、一致。装具的排放，既要充分利用空间，又不能太拥挤，主要通道宽度不应少于1米；装具与装具之间的间距为80厘米左右；有窗的库房，装具应与窗垂直排放，以便通风和防止阳光直射；柜架不应紧靠墙壁，柜架与墙之间的距离在10厘米以上，以防潮湿。

所有装具应统一编号。在一间库房内，档案装具的编号顺序是：自门口起，从左向右，回行时从右至左编顺序号，一套档案箱的上下也要编号，其方法是从上而下逐个编号。

四、文件材料的归档

（一）涵义

文件材料的归档，就是将具有保存价值的文件材料移交档案 机构保存。

（二）文件材料的归档范围和档案保管期限表（见文件）

（三）归档的要求

1、归档份数

各类文件材料一般归档一式一份，比较重要的可以适当增加归档份数，如基建档案，为满足日常需要，向有关单位、专业档案馆报送的需要，归档可适当多几份。新型文件材料的归档份数按有关规定执行，如磁性载体文件归档一式两份，电子文件归档一式三份。

2、归档的质量要求

（1）归档的文件材料的种类、份数以及每份文件的页数必须齐全、完整、保证内容的准确性、完整性、原始性、真实性，能正确反映本单位各项活动的基本面貌和历史过程。

（2）归档文件材料要遵循文件材料的形成规律，保持文件材料之间的历史联系，区分不同价值，经过系统分类，整理编目，以件或立成案卷均可，质量要符合规范要求。

（3）、归档的文件材料应符合形成过程中的质量要求，以利长久保存。

A、公文格式必须符合规定格式

B、发文卡的格式要符合《发文稿纸格式》（GB802—89）中的规定。

C、公文用纸主要技术指标 D、字迹材料要耐久

3、归档的时间 机关文书在形成的第二年六月底前归档，科技档案在任务完成或告一段落后归档。会计档案在会计终了后暂由会计部门保管一年，期满后归档，照片档案冲洗加工后及时归档或随其他载体档案一起归档，磁性载体文件待项目结束后转换成标准格式及时归档。

4、归档（接收）手续 归档手续包括：

第一，编制归档文件材料案卷目录或移交清单，一式两份，移交时按目录或移交清单点交清楚，交接双方签字后各留一份，以便查考。

第二，归档材料中若遇有关问题需要说明时，可附说明材料，以备日后查阅。

在档案工作与文书处理工作由一人兼管的单位，虽不存在办理归档手续的问题，但在档案工作人员调动工作时，需参照上述办法办理交接手续。

归档文件的整理

根据国家档案局2000年12月发布的《归档文件整理规则》，山西省档案局在2002年3月印发了《山西省〈归档文件整理规则〉实施细则》，归档文件的整理是文书档案整理的又一方法，其实质是以件为单位整理档案，是对机关文书立卷的重大改革。

一、基本概念(一)归档文件

归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕的应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。这里的归档文件有特 指，并不是所有的文件。首先是指办理完毕，即完成了其文书处理程序或是一组具有逻辑联系的文件完成了其逻辑关系之后。其次它是指纸质文书材料，暂不涉及科技档案、会计等专门档案及声像、电子等特殊体载体材料的整理。

(二)归档文件的整理

归档文件的整理指对归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编制目录、装盒，使之有序化的过程。

（三）件

件是归档文件的整理单位。一般指一份文件，即每份文件的正本与定稿、正件与附件、原件与复印件、转发文与被转发文为一件，统计报表、名册、图册等一册（本）为一件。

二、归档文件整理的质量要求

（一）归档文件的整理要符合其整理原则

归档文件的整理原则是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。这一原则与立卷的原则是一致的，操作时体现在分类时将同一、机构形成的文件保管期限相同的相对集中，不能取消分类，排列时按事由排列，保管期限长的还要重点整理。

（二）、归档文件应齐全完整

第一、按照《归档范围》应归档的文件全部归档，不能少一份一件一页。

第二、对破损的文件予以修整，字迹模糊或易褪变的文件附有复制件或作耐久处理后与原件保存在一起。第三、整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等符合档案长久保管的要 求。

三、归档文件的整理方法

（一）装订

1、归档文件装订以件为单位，因此首先要按照前述中件的概念来确立整理单位——件。需要注意的是阅文卡要与正文作一件，复制件与原件作一件。

2、文件修整

（1）修裱。对破损的永久、长期保存的文件要使用粘合剂和特定的纸张（宣纸）进行修补、托裱。

（2）复制。对于字迹褪变、模糊不清的文件要采用复印或字迹固定液等方法进行加固。

（3）去除金属物。文件制作时普遍使用的装订用品，如订书钉、曲别针、大头针等，其材质以铁、铝等化学性质活泼的金属为主，容易被空气中的二氧化碳、二氧化硫等物质氧化和腐蚀，使文件纸张受到损害。因此，文件整理时需去除这些易锈蚀的金属物，已装订成册的刊物、书籍可保持原册封。

（4）超大纸张折叠。公文用纸幅面规格包括A4型和16开型两种。实际工作中，某些特殊形式的文件，如报表等纸张幅面大于上述两种规格，整理时可统一折成A4幅面大小，折叠时注意尽量减少折叠的次数，折痕处尽量位于文件、图表字迹之外。

3、件内排序

件内排序，即：正本在前，定稿在后；正件在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；中文本在前，外文本在后；阅文卡在前，文件在后。

4、编制页号

归档文件按件逐页编制页号，以固定件内材料的顺序和位臵。页号用阿拉伯数字在有文字正面的右下角，背面的左下角标注；已有页码的报表、图册可不再重新编制页码。

5、装订

归档文件修整、排序、编制页号完毕后，要采用三孔一线、缝纫、不锈钢夹等符合档案保护要求的装订材料、方法在左侧重新加以装订，装订时可加封面。已经成册的报表、图册保持原册封。

（二）分类

归档文件数量较少的单位可按——保管期限进行分类。

1、按分类

按分类，就是将文件根据形成和处理的分类。正确地判定文件的日期并归入相应，是决定分类的关键。一般文件以签发日期（落款日期）为准，包括计划、规划、总结、预决算、统计报表、法规性文件等。跨形成的文件统一归入办结，如会议、案件，请示、批复。几份文件作一件时，以装订时排在前面的日期为准。

2、按保管期限分类

按保管期限分类就是将文件按其划定的不同保管期限进行分类。保管期限目前仍为永久、长期、短期三种，如果国家修订为永久、定期（可定30年、15年等）则分为永久、定期两类。

（三）排列

归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内，按事由 结合时间顺序排列。会议文件、统计报表、关于同一事由的来文与复文等成套性文件应集中排列。

“事由”可指一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较紧密的工作过程等。通过强调事由、界定事由，使密切相关、参照性强的文件从实体上相对集中，可以进一步体现出最低一级类目内归档文件之间的有机联系，方便检索利用。

“最低一级类目”指分类时所确定的类目体系中设在最低一级的类目，例如按照“——保管期限”分类，“保管期限”即为最低一级类目。

具体排列方法，在同一事由内的归档文件，按文件时间顺序排；不同事由的归档文件排列，即事由排列，也可按事由的时间顺序排列。会议文件、统计报表集中排列。如有机构分类，机构按习惯顺序排。保管期限按永久、长期、短期排。

（四）编制档号

归档文件编制档号是指将归档文件在全宗中的位臵标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。归档章由全宗号、类目号、件号、页数、保管期限等项目组成。

1、全宗号：档案馆给立档单位编制的代号

2、类目号：分类方案中类目的标识符号

3、件号：按——保管期限分类的，文件在同一同一期限内依事由结合时间顺序编号。整理归档文件只编室编件号。

4、页数：指每一件归档文件的页数。

5、保管期限：根据国家规定划定的文件的保管期限。归档章可直接印制在封面上，没有封面的加盖在归档文件的首页上端。

（五）编制目录

1、归档文件目录设件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目

①件号：填写室编件号。

②责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。

③文号：文件的发文字号，要照实登录。

④题名：文件标题，没有标题或者标题含义不清，不能揭示或不能全面揭示文件内容，应根据文件内容重新拟写或补充标题，外加“[ ]”号。

⑤日期：文件的形成日期（落款日期），以8位阿拉伯数字标注年月日，如2002年3月15日标注为20020315。

⑥页数：每一件归档文件的页数。⑦备注：注释文件需说明的情况。

2、归档文件目录应装订成册（目录本）并编封面。归档文件目录与分类方案可以一致也可以不一致，可以按末级类目编制，也可按上一级类目编制。

如按照——保管期限分类的目录编制可以有两种方法：一是可以每个装订一本目录，二是每个按永久、长期、短期装订三本目录。

（六）将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒脊及备考表。

1、档案盒

档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310×220mm（长×宽），盒脊厚度可以根据需要设臵20mm,30mm、40 mm等几种规格。

档案盒脊设全宗号、类目号、室编件号、馆编件号等项目。件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“—”号连接，不按组织机构分类的单位，组织机构项空臵不填。

2、装盒方法

注：以下所述方法不适用于事业单位登记管理机关业务档案，专指业务档案以外的其它文书档案的装盒方法；事业单位登记管理机关业务档案仍按一单位一盒的方法装盒。

（1）严格按件号顺序装盒。

（2）不同的归档文件不应放入同一档案盒。（3）不同保管期限的文件不应放入同一档案盒。（4）分类中设臵机构层次的，不同机构的不应放入同一档案盒。

（5）同一事由的文件不一定必须装入同一档案盒。

3、备考表

备考表臵于盒内文件之后，项目包括：盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。

（1）盒内情况说明：填写盒内文件的档案及文件的缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

（2）整理人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。（3）检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。（4）日期：归档文件整理完毕的日期。