7.14基础管理会议

第一篇：7.14基础管理会议

公司基础管理提升工作会议纪要

7月14日上午，董事长、党委书记王明辉在工人文化宫三楼会议室主持召开公司基础管理提升工作会，强调全体干部要保持清醒头脑，深刻认识企业发展内外部环境，高度重视各项基础管理中存在的问题，理清思路，摆正观念，强化管理再出发，不断提高基础管理水平，打造企业管理竞争力，促进年度生产经营目标顺利实现。公司领导肖富国、胡清华、翟富明、唐志波、彭曙光，总助及副总师张晓林、胡少强、王海燕、刘波出席会议，全体中层干部参加会议。

会上，生产管理部、经营管理部、纪委、党委组织部分别通报了上半年各管理线存在的问题，剖析原因，提出下步工作计划。企业管理部对八厂硫精矿账实不符的相关情况和责任人处理进行了通报。公司领导肖富国、胡清华、翟富明，副总经济师胡少强分别就相关基础管理提升工作进行了安排。董事长、党委书记王明辉作重要指示。纪要如下：

一、当前公司面临的形势

市场方面，近期铅锌市场行情下跌，锌锭价格从上半年最高2.6万元跌至2.1万元，铅锭价格从2.1万元跌至1.9万元。受贸易战的影响，后续市场价格还有进一步下跌的风险。环保方面，中央、省市环保督查频次越来越高，力度越来越大，公司面临巨大的环保压力。

上半年，公司生产经营任务完成较好，这既得益于广大干部职工的努力，也得益于产品价格较高、国家给予了补贴。但从管理上看，公司仍然存在诸多问题。目前，部分干部对形势认识不足，盲目乐观，工作要求和标准不升反降，造成各单位基础管理下滑，这种状况必须加以改变，必须创新管理，加大管理力度，提升基础管理水平，从而夯实公司变革图强、稳健发展基础。

二、工作中存在的问题

（一）管理表面提高，实际未达深层，基础管理薄弱，与精细化管理要求相距甚远，导致低水平的生产经营。

1.安全环保管理方面。

安全环保管理存在薄弱环节和管理死角，教育培训有待加强，规章制度执行不严，安全习惯性违章仍然多发。

2.生产管理方面。

生产任务完成不均衡，部分指标完成不理想；部分矿山勘探、重点工程建设进展缓慢；中间物料降库不利；金属平衡出现重大差错；转供水电农村部分收费进度较慢；月度生产分析流于形势，生产管理部、各单位生产主管领导未能履行分析职责，致使对标管理处于停滞；生产计量不准确，统计项目不细致，生产报表存在失真；生产事故、设备事故上半年陆续发生，生产经营受到影响。

3.经营管理方面。

原料物资采购、产品销售基础管理不规范、不扎实；物资库存管理问题突出，物资申报不准确，闲臵物资积压严重，三级库房、“三无库房”依然存在，库房现场管理混乱，安全隐患多；经营考核“十二分”制度需要严格落实。

4.设备管理方面。

蒸汽输送和结算存在问题；外雇车辆审批随意，挖机和铲车租用、车辆运费定价存在漏洞；日常维修中氧气、乙炔违章使用，存在极大的安全隐患。

5.财务管理方面。

在建工程未能及时转固；固定资产、存货未能定期每年盘点；应收应付台账未能建立；一些部门单位安全生产费用控制不严。

6.劳务力资管理方面。

管理不严问题较多，各单位人员分流后，合岗并岗不力，人员返聘无序。

（二）干部缺乏昂扬向上、积极作为、无私奉献、创新进取的精神，公司发展没有优秀的企业文化作支撑。

1.少数干部管理缺位，造成基层一些岗位人员“索拿卡要”，谋取个人和小集体利益。

2.少数干部把单位当成自留地，自设“圈子”我行我素、自私自利，谋取局部利益、个人利益，对公司制度臵若罔闻。

3.少数干部责任缺失，产品销售中先发、超发，造成企业利益受损。4.少数干部思想狭隘，观念保守，缺乏自省，“等靠要”思想严重，“慵懒散”作风不改，工作原地踏步，甚至倒退。

5.一些干部对待问题习以为常、熟视无睹，一旦上级查出问题又拿不出处臵办法，惊慌失措、狼狈不堪。

6.一些干部缺乏吃苦耐劳、无私奉献的优良精神。

7.少数单位缺乏大局意识，公司形势稍好就伸手要求增加设备、增加奖励、增加干部职数。

8.少数单位历史遗留问题处理力度不够，态度不坚决，造成问题长期存在。9.一些单位和干部工作因循守旧，把历史做法当成工作标准，对工作缺乏思考、研究，用创造性思维推动工作的能力不强。

10.干部中普遍习惯于接受指令，被动作为。在与外部协调中，习惯于默默承受，不敢据理力争，造成工作被动。

11.一些干部职工缺失危机意识，未能清醒认识到公司当前面临的严峻形势，盲目乐观、沾沾自喜、自我满足，懒惰懈怠无处不在。12.一些干部缺乏大局意识，自私自利，为了自己的利益、小集体的利益，不惜损害、侵占公司利益。

13.一些干部缺乏节约意识，成本管控不严，费用管理沿袭旧制，损失浪费比比皆是。

三、下半年工作总体要求

（一）全面深入落实湖南有色精细化管理工作会议精神，持续开展精细化管理，真正做到精细化管理横向到边、竖向到底，全方位开展。各单位都要转变工作态度，做好精细化管理，抓出工作成效，年底公司将对各单位进行彻底检查。

（二）以“三转三提高”为抓手，推动精细化管理工作。各单位和全体干部职工要真正转变观念、转变作风、转变机制，提高能力、提高质量、提高效益。要借鉴同行先进的经验，结合公司实际付诸行动，取得突破和成效。

（三）提高各级干部的执行能力。公司布臵安排的工作各级干部务必贯彻落实，一抓到底。

（四）着力建设公司特有的、优良的精神和企业文化。摒弃“圈子文化”、“自利文化”等不良文化，形成“坦诚、干事、担当，节约、奉献、团结”的优良文化。

（五）坚定信心，强化管理再出发。各级干部要理清思路，摆正观念，真抓实干，不断提高基础管理水平，打造企业管理竞争力，争取和创造有利条件，促进年度生产经营目标顺利实现。

四、具体工作安排

（一）各单位务必举一反三，查摆问题，全面深入开展夯实基础管理的工作。

1.生产管理部负责，对生产管理方面的问题下达整改责任清单，落实主体责任，明确完成责任人、时间，确保整改达标。

2.经营管理部负责，对2017年10月份以来物资采购、库房管理等经营方面的问题，制定清单，下达整改责任书，跟踪整改，严肃追责问责。

3.各整改单位主要责任人务必亲自制定方案、亲自部署整改措施、亲自落实整改责任，亲自追责问责、亲自考核。

4.各职能部门务必积极履行好监督管理职责，做好相关考核工作。

（二）扎实做好各业务线管理问题整改工作。1.安全生产管理方面。

（1）做好安全工作，严查安全隐患，注重安全细节。健康安全环保部负责。

（2）严格管理安全生产费用，严控开支。健康安全环保部负责。（3）康家湾矿要做好转供用水电清理及缴费工作。

（4）铅锌矿要整合优势，发挥潜能，创造性、突破性的开展工作。（5）柏坊铜矿要在找矿加大研究，要切实降低生产成本。

（6）做好蒸汽线路保温工作，降低蒸汽线损；做好蒸汽结算工作。（7）加强外部车辆管理。7月16日召开专题会议讨论外部车辆使用管理及运费定价、结算相关工作。

2.资产管理和压减方面。

（1）定期组织资产盘点。对固定资产一年盘点一次，做到账实一致，设备工程部、资产管理部负责。按要求对库存物资进行盘点，生产管理部负责，做好每月物资库存分析。

（2）做好库存物资利旧工作，想方设法使用库存物资。（3）掌握并做好在建工程相关工作。设备工程部负责。

（4）按进度要求做好法人压减相关工作。公司领导翟富明统筹。3.财务管理方面。

（1）严格按流程审核劳务力资。人员力资审核须先经人力资源部审核，零星物资须先经生产管理部审核，再向公司领导报批；重新梳理劳务力资标准，确保开支合理。

（2）建立应收应付账款台账，加强风险管理。经营管理部负责。（3）做好一级核算协同工作。生产管理部负责，细化统计报表项目，增加其他辅材消耗统计，完善金属投入产出平衡管理，做好计量单位统一。

4.经营管理方面。

执行好相关考核制度，严格按12分考核制度进行考核。

2018年7月14日

第二篇：管理基础学

第1题:为了保证组织目标得以实现，就需要有控制职能。纵向看，各个管理层次都要重视控制职能，(愈是基层的管理者，控制要求的时效性愈长，综合性愈强)。

第2题:约法尔是管理过程学派的创始人，他认为管理的职能有五个，即(计划、组织、人员配备、指挥和控制)，这五种职能构成了一个完整的管理过程。

第3题:企业流程再造的目的是增强企业竞争力，从(生产流程)上保证企业能以最小的成本、高质量的产品和优质的服务赢得客户。

第4题:企业管理层次的差异决定了目标体系的垂直高度。这样，企业目标就成了一个有层次的体系和网络，即是目标的(层次性)。

第5题:(70年代)以后，在我国一些企业，目标管理思想得到广泛的应用，并在实践中与计划管理、民主管理、经济责任制等管理制度相结合，形成带有中国特点的目标管理制度。第6题:按预测时间范围长短不同，可将其分为短期预测、中期预测和长期预测三种。一般地，预测时间范围越短，预测质量越高；反之，预测结果的准确性越低。因此，在进行产品价格决策时，需要做的是(短期预测)。

第7题: 用特尔菲法进行预测与决策，对专家人数的确定要视所预测或决策问题的复杂性而定。人数太少会限制学科的代表性和权威性；人数太多则难以组织。一般以(10-15)人为宜。第8题:授权时应依被授权者的才能和知识水平的高低而定。这就是授权的(因事设人，视能授权)原则。

第9题:有一种领导理论，它将领导方式分为四类，即专权命令式、温和命令式、协商式和参与式，这种领导理论即(管理系统理论)。

第10题:美国哈佛大学的心理学家詹姆士在对职工的研究中发现，按时计酬的职工仅能发挥其能力的20—30％；而受到激励的职工，其能力可发挥至(80%-90%)。

第11题:一个管理人员的职能是“计划、安排和实施各种不同的生产过程”，这是(塞缪尔。纽曼在1935年，，)中的观点。

第12题:决定一个组织经济效益大小和资源效率高低的首要条件是(资源的最优配置和最优利用)，其手段都是管理。

第13题:梅奥等人通过霍桑实验得出结论：人们的生产效率不仅受到物理的、生理的因素的影响，而且还受到社会环境、社会心理因素的影响。由此创立了(人际关系学说)。第14题:企业管理层次的差异决定了目标体系的垂直高度。这样，企业目标就成了一个有层次的体系和网络，即目标的(层次性)。

第15题:组织结构设计的出发点和依据是(实现企业目标)。

第16题:(亨利。)提出协调方式经历了相互调整方式、直接监督方式、标准化方式三个阶段。第17题:美国通用汽车公司，在1920年的危机中，发明并最早采用(M型)组织结构。第18题:下列哪种方法不属于模拟情景训练法?(结构式面谈)

第19题:领导理论的发展大致经历了三个阶段，(性格理论阶段)侧重于研究领导人的性格、素质方面的特征。

第20题:现代企业管理学认为，企业管理的重点在经营，而经营的核心是计划。错

第21题:“正式组织”与“非正式组织”的区别在于，“正式组织”中以效率的逻辑为重要标准。错

第22题:彼得·圣吉提出了学习型组织的五项修炼技能，认为不同的人，对同一事物的看法不同，是因为他们的智慧不同。错

第23题:麦格雷戈在德鲁克目标管理概念的基础上，提出了新的业绩评价方法，提出由下属人员承担为企业设置短期目标的责任，并同其上司一起检查这些目标的责任。错第24题:对企业销售收入及其变化趋势的预测就是销售预测。错

第25题:按照预测时间的不同，可将其分为短期预测、中期预测和长期预测。一般情况下，预测时间范围的长短与预测质量的高低成正比例关系。错

第26题:各级职务和岗位应当按等级来组织，每个下级应当接受上级的控制和监督。这就是韦伯的理想组织模式的基本特征之一——职权等级。对

第27题:管理幅度、管理层次与组织规模存在着相互制约的关系。也就是说，当组织规模一定时，管理幅度与管理层次成正比关系。错

第28题:权变理论亦称随机制宜理论，强调领导无固定模式，领导效果因领导者、被领导者和工作环境的不同而不同。对

第29题:对于规模较小或者必须时刻保持上下一致的组织来说，一般适合采用分层控制的方式。错

第30题:企业文化是指一定历史条件下，企业在生产经营和管理活动中所创造的具有本企业特色的精神财富及其物质形态。错

第31题:人员配备是组织根据目标和任务正确选择、合理使用、科学考评和培训16人员，以合适的人员去完成组织结构中规定的各项任务，从而保证整个组织目标和各项任务完成的职能活动。错

第32题:激励是指人类活动的一种内心状态。它具有加强和激发动机，推动并引导行为使之朝向预定目标的作用。通常认为，一切内心要争取的条件：欲望、需要、希望、动力等都构成了对人的激励。错

第33题:分层控制是指将管理组织分为不同的层级，各个层次在服从整体目标的基础上，相对独立地开展控制活动。错

第34题:用特尔菲法进行预测与决策，对专家人数的确定要视所预测或决策问题的复杂性而定。人数太少会限制学科的代表性和权威性；人数太多则难以组织。一般以（5-10）人为宜。

第35题:德国社会学家马克思?韦伯在本世纪早期提出了理想的组织模式，即：所谓的“理想行政组织”。韦伯主要依据（权威关系）来描述他的理想的组织模式。

第36题:从企业组织结构的含义可以得出：组织结构的核心内容是（权责利关系的划分）。第37题:责任、权力、利益三者之间不可分割，必须是协调的、平衡的和统一的。这就是组织工作中的（责权利相结合）原则。

第38题:管理幅度是指一个主管能够直接有效地指挥下属成员的数目。经研究发现，高层管理人员的管理幅度通常以（4-8）较为合适

第39题:授权时应依被授权者的才能和知识水平的高低而定。这就是授权的（因事设人，视能授权）原则。

第40题:管理者授权时，必须向被授权人明确所授事项的任务目标及权责范围，亦即授权的（明确责任）原则。

第41题:为了充分运用用管理者的专业知识和技能，有利于组织专业化生产和经营，常常采用（按产品划分）部门的方法。

第42题:以职位的空缺和实际工作的需要为出发点，以职位对人员的实际要求为标准，选拔、录用各类人员。这就是人员配备的（因事择人）原则。

第43题:行为科学个别差异原则告诉我们，人的差异是客观存在的，一个人只有处在最能发挥其才能的岗位上，才能干得最好。因此，要根据每个人的能力大小而安排合适的岗位。这就是人员配备的（量才使用）原则。

第44题:在选聘管理人员的时候，安排被选者担任某个临时性的“代理”职务，以防止彼得现象的发生。这就是（临时职务）的培训方法。

第45题:有一种领导理论，它将领导方式分为四类，即专权命令式、温和命令式、协商式

和参与式，这种领导理论即（管理系统理论）。

第46题:领导者的自身影响力取决于领导者本人的素质和修养，主要包括（品德、学识、能力、情感）等因素。

第47题:领导者只决定目标、任务的方向，对部属在完成任务各个阶段上的日常活动不加干预。这种领导方式被称作“效果管理”。它属于（分权型）领导。

第48题:领导者要科学地用人，需要先识人，即发现人所具有的潜在能力。科学用人的艺术主要表现在（知人善任、量才适用、用人不疑）等方面

第49题:当领导者面对一个非处理不可的事情时，不去直接处理，而是先搁一搁，去处理其他问题。这种调适人际关系的方法就是（转移法）。

第50题:美国哈佛大学的心理学家詹姆士在对职工的研究中发现，按时计酬的职工仅能发挥其能力的20－30％；而受到激励的职工，其能力可发挥至（80-90%）。

第51题:马斯洛将人类的需要由低到高划归为五层次。他认为，一般的人都是按照这个层次从低级到高级，一层一层地去追求并使自己的需要得到满足。这就是著名的（需要层次理论）。第52题:管理人员在事故发生之前就采取有效的预防措施，防患于未然，这样的控制活动，是控制的最高境界，即（前馈控制）。

第53题:企业中体现企业目标所规定的成员之间职责的组织体系就是（正式组织）。第54题:老张到总公司开会，回来的路上丢失了部分文件，致使总公司的指令不能及时被传达。由此造成的信息沟通障碍源于（信息接受者的态度、知识和价值观的影响）。第55题:当组织的外部环境变化不大时，企业组织结构可以体现较强的（刚性）。

第56题:小批量生产企业的产品具有差异化的特点，常常根据顾客的要求进行设计、生产，对企业技术人员技术水平要求较高，适于采用（分权式）组织形式。

第57题:（亨利？明茨伯）提出协调方式经历了相互调整方式、直接监督方式、标准化方式三个阶段。

第58题:针对组织结构存在的某些缺陷，通过设立临时性或长久性的协调人员或协调组织实现协调，这种协调方式属于（结构协调方式）。

第59题:组织结构设计的主体阶段是（组织结构的框架设计）。

第60题:（直职能制组织结构）即U型结构，又叫“功能型垂直结构”

第61题:美国通用汽车公司，在1920年的危机中，发明并最早采用（m型）组织结构。第62题:以职位的空缺和实际工作的需要为出发点，以职位对人员的实际要求为标准，选拔、录用各类人员。这就是人员配备的（因事择人）原则。

第63题:行为科学个别差异原则告诉我们，人的差异是客观存在的，一个人只有处在最能发挥其才能的岗位上，才能干得最好。因此，要根据每个人的能力大小而安排合适的岗位。这就是人员配备的（量才使用）原则。

第64题:在选聘管理人员的时候，安排被选者担任某个临时性的“代理”职务，以防止彼得现象的发生。这就是（临时职务）的培训方法。

第65题:人员配备的首要任务是（物色合适人选）

第66题:在管理人员选聘的测试办法中，考查人员事先不拟订谈话形式和内容的框架，而是以漫谈形式让备选人员自由发挥的方法是（非结构式面谈）。

第67题:将考评问题分级分类列表，发放给被调查者并要求填好后送回，由考评小组进行数据综合的考评测试方法是（问卷法）

第68题:有一种领导理论，它将领导方式分为四类，即专权命令式、温和命令式、协商式和参与式，这种领导理论即（管理系统理论）

第69题:激励过程就是一个由（需要）开始，到（需要）得到满足为止的连锁反应。第70题:能够有效发现计划与计划实施之间差距的管理环节是（控制）。

第71题:依据控制的（环节）不同，可将其划分为现场控制、前馈控制和反馈控制。第72题:在企业经营管理活动中，质量的含义是指（产品质量和工作质量两方面）。第73题:零基预算的核心是（一切应按照变化前的重新考虑）。

第74题:“凡是预则立，不预则废”，是强调（计划）的重要性。

第75题:日本经济之所以能在“战后”一片废墟上迅速发展起来，起主导和关键作用的是（培养并充分利用了自己独特的企业文化）。

第76题:生产计划、财务成本计划和供应计划等，是属于按（企业管理职能）进行分类的。

第77题:系统管理学派认为，组织是由一个相互联系的若干要素组成、为环境所影响的并反过来影响环境的开放的（社会技术系统）。

第78题:1990年，美国麻省理工学院斯隆管理学院的彼得?圣吉教授出版了一本享誉世界之作，引起世界管理界的轰动，这就是(《第五项修炼—学习型组织的艺术与实务》)。第79题:企业流程再造的目的是增强企业竞争力，从(生产流程)上保证企业能以最小的成本、高质量的产品和优质的服务赢得客户。

第80题:在完全竞争的市场环境下，企业在追求自身利益最大化的同时，通过市场中“看不见的手”的引导，实现(资源配置的优化)，从而实现全社会的公共利益最大化。第81题:目标管理理论的理论基础是（科学管理理论与行为科学理论的有效统一）。第82题:传统的目标设定过程是由企业的最高管理者完成的，现代管理学提倡(参与制目标设定法)，企业员工参与企业目标的设立。

第83题:在目标设立过程中要注意，目标数量要适中。一般地，要把目标限制在(5个)以内

第84题:目标管理思想诞生于美国，但最早将目标管理理论应用于管理实践的国家是(日本)。

第85题:(70年代)以后，在我国一些企业，目标管理思想得到广泛的应用，并在实践中与计划管理、民主管理、经济责任制等管理制度相结合，形成带有中国特点的目标管理制度 第86题:美国对70个目标管理计划的实施情况进行了调查，得出结论：若高层管理者对目标管理高度重视，并亲身参与目标管理的实施过程，生产率的平均改进程度可达到56%；否则，生产管理效率（6%）

第87题:定量预测是根据调查得到的数据资料，运用数学模型对事物未来的发展趋势作出定量、具体的描述。它需要有充分、有效的(数据资料)做支持。

第88题:预测方法很多，不同的预测方法往往有不同的适用范围，有的方法适用于长期预测，有的则适用于中、短期预测，等等。例如定性方法往往适合于(长期预测)。

第89题:如果要对事物发展变化的未来趋势作出描述，例如对五年后技术变革方向进行预测，通常（定性预测）

第90题:企业在长期的生产经营和管理活动中创造的具有本企业特色的精神文化和物质文化就是(企业文化)

第91题:管理科学学派中所运用的科学技术方法，来源于(军队)。

第92题:对企业现在和未来的整体效益活动实行全局性管理，就是(战略管理)的核心。第93题:按计划内容的不同可以将其分为(专项计划和综合计划)。

第94题:目标不是一成不变的，应根据外部环境的变化及时调整与修正，使其更好的实现企业的宗旨。这就是确定企业目标的(权变性)原则。

第95题:企业管理层次的差异决定了目标体系的垂直高度。这样，企业目标就成了一个有层次的体系和网络，即是目标的(层次性)。

第96题:企业目标的内容和重点是随着外界环境、企业经营思想、自身优势的变化而变化的。这就是企业目标的(变动性)

第97题:戴维斯等学者指出，企业目标可分为主要目标、并行目标、次要目标。其中，(主要目标)由企业性质决定，是贡献给顾客的目标。

第98题:按照计划内容表现形式的不同，可以将其分为目标、策略、政策等多种。在决策或处理问题时，用以指导并沟通思想活动的方针和一般规定就是(政策)，它指明了组织活动的方向和范围。

第99题:为了保证组织目标得以实现，就需要有控制职能。纵向看，各个管理层次都要重视控制职能，(愈是基层的管理者，控制要求的时效性愈长，综合性愈强)。

第100题:约法尔是管理过程学派的创始人，他认为管理的职能有五个，即(计划、组织、人员配备、指挥和控制)，这五种职能构成了

第101题:企业流程再造的目的是增强企业竞争力，从(生产流程)上保证企业能以最小的成本、高质量的产品和优质的服务赢得客户。

第102题:企业管理层次的差异决定了目标体系的垂直高度。这样，企业目标就成了一个有层次的体系和网络，即是目标的(层次性)。

第三篇：基础管理

问题一 ：业务接单是创造广告公司经济效益的主要来源，它关系到公司的生存和发展，所以，业务接单是每个公司日常经营中要考虑的头等大事。目前，许多公司单纯靠老板本人和专职业务员接单，虽然能落实一部分业务，但这并不是最佳方法，一是靠老板接单，使老板整天忙碌于日常的业务之中，没有时间和精力考虑公司的发展；同时，老板直接出面，往往在操作上，特别是业务价格上没有回旋的余地和空间，导致业务接单时常出现僵局，没有退路，或者是成交价太低。二是靠专职营销员接单，公司还要支付高比例的提成费用。要知道在您公司管理人员和员工中，必定有一些优秀的人员在接单方面有他们的专长，如果带动这部分人员把专长发挥出来，将会为公司带来可观的经济效益。一开始，我们在实施这个制度时，就是用这个方法去激励一些专职业务员接单，但是根本是收效及小。

问题一的解决办法：我们公司使用积分制管理后，靠积分来激励员工参与接单，从而我们把这个积分奖励在当月实现。公司规定：凡参与接单的人员，接单成功后，按业务金额，每100元记积分1分，少于10分按10分记分，实行积分奖励“上不封顶”。并且鼓励所有的设计人员也参与到里面去；给所有的人同样的机会。通过这一方法，员工的接单积极性空前高涨，只要一有接单信息，马上争先抢着外出接单。在积分的引导与激励下，一个优秀、高效的接单团队迅速形成。

当然，实行这一方法，还必须有一些配套工作，例如，制定统一的接单说明、接单流程，对接单人员的工作能力、沟通能力进行分期培训考试。实践证明，任何一个公司，只要解决了业务接单问题，老板都会感觉无比轻松，企业效益也会得到明显的提高。

第四篇：会议管理

会议管理制度

目的：为规范会议管理，提高会议效率，对会议管理进行规定。

一、会议召集人职责：

1、会议召集人要提前与能起会议决策性作用人员沟通，在会议决策人员没有会议冲突的情况下再申请发放会议通知，会议通知要求提前1天发放，当天发放的会议通知，会议召集人要电话或口头通知和提醒与会人员；

2、召集会议时，要区分参加人员和邀请人员；具体事务的直接负责人为必须参加人员，之外的为邀请人员，邀请人员可选择性参加；

3、会议开始后，会议召集人要说明会议的议题、议程、需解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等,以免跑题；

4、会议过程中如果出现跑题的现象，会议召集人要及时控制、提醒会议剩余时间和中止与议题无关的发言，以确保回归议程；

5、属讨论、决策性议题的会议，召集人应引导会议作出结论。对需集体议决的事项应加以归纳和复述，适时提交与会人表明意见；对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见；

6、如无特别指定，会议召集人负责记录会议纪要，会后负责整理并发布正式的会议纪要，避免议而不决。

二、秘书职责：

1、收到会议通知发放需求，预订会议室及准确无误的发放会议通知，会议通知邮件标题要显示会议主题、会议时间、会议地点。以便与会人能快速查看；

2、遇紧急会议，但预订不到会议室时，要积极主动与其它部门协调解决；

3、隔天发放的会议通知，在会议开始前1小时，必须发放会议提醒；

4、当天紧急临时会议，要电话通知与会人员，以保证与会人员准时参会；

5、会议开始前，要提前20分钟调试好会议用设备（投影仪、笔记本及其它设备），并保证设备畅通；同时准备好会议签到表，并在会议签到表中填上必须参加人员名单，以便会议召集人核对；

6、紧急重要的会议，在会议设备资源紧张的情况下，要积极与其它部门协调解决。

三、与会人职责：

1、必须参加人员必须准时出席会议，因各种原因，不能参会者，必须提前向会议召集人员请假，不得无故缺席或迟到,以免会议召集人在不知情的情况下等待而影响会议效率；

2、到会场后，要及时在会议签到表上签到；

3、会议期间，手机要调成振动模式；

4、会议中，发言应言简意赅，紧扣议题,与会议无关的话题，严禁讨论；

5、遵循会议召集人对议程控制的要求，如需要提前离开会场，要知会会议召集人。

四、违规处理

1、会议必须参加人员，迟到2分钟以内罚款20元/次，迟到2分钟以上（含缺席）罚款50元/次，未经召集人同意擅自提前退场的罚款20元/次；

2、会议违规处罚由秘书根据会议签到表的签到情况来执行；

3、罚金在秘书处登记后，将作为研发管理部活动经费；

4、凡因通知原因造成必须参加会议人员迟到或缺席的，以上处罚由会议召集人和秘书承担。

五、附件：

附件1：《会议签到表》

附件2：《会议纪要模板》

附件3：《研发人员违规收款登记表》

本制度自颁发之日起开始实施！

第五篇：会议管理

秘书考试（四级）复习笔记之会议管理——会议概述 会议是有组织、有目的地召集人们商议事情,沟通信息,表达意愿的行为过程。

会议分为大型会议、中型会议和小型会议三种。

一般而言,会议申报与审批大体有三种形式：口头申报、书面申报、会议申报。

秘书部门对有关职能部门申报召开的会议,要本着精简从严的审批原则,严格把好审批关。要分析会议是否有必要开,能否合并开,可否用其他方式解决问题等。会议审批还应遵循“一支笔”的原则。

秘书考试（四级）复习笔记之会议管理——会前筹备

一、拟订会议议程、日程

（一）会议议程和会议日程的内容及作用

1、会议议程的内容

会议议程是为完成议题而做出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排，会议主持人要根据议程主持会议。会议议程是会议具体的概略安排，它通过会议日程显示出来。大中型会议的议程一般安排如下：开幕式；领导和来宾致辞；领导作报告；分组讨论；大会发言；参观或其他活动；会议总结；宣读决议；闭幕式。

2、会议日程的内容 会议日程就是根据议程逐日做出的具体安排，它以天为单位，是会议全程各项活动和与会者安排个人时间的依据。

3、会议议程和日程的作用

通过了解会议议程和日程，与会者可以更好地了解会议所要讨论的问题，清楚会议顺序计划，即获得有效信息。会议议程更是一个沟通的平台，一个高效的市场管理工具。

（二）会议议程的制定程序

1、明确目标和参加者

2、安排各议程事项的时间

3、确定每一项议程

4、决定会议讨论形式

（三）会议日程的编制方法

1、制定议程表时，应注意议题所涉及各种事物的习惯性顺序和本公司章程有无对会议议程顺序的明确规定。

2、制定议程表之前还须明确会议活动的人员、日期和时间、地点、有关的餐饮安排。

3、宣布议程，然后说明一些有关此次会议事务性的内容，之后在安排讨论的问题。

4、尽量将同类性质的问题集中排列在一起，这样既便于讨论，也便于有关列席人员到会和退席。

5、保密性较强的议题，一般放在后面。

二、提供会议地点的备选方案

（一）会议地点选择的要求

1、交通便利。

2、会场的大小应与会议规模相符。

3、场地要有良好的设备配置。

4、场地应不受外界干扰。

5、选择会议地点应考虑有无停车场所。

6、场地租借的成本必须合理。

（二）会议场地选择的工作程序

1、会议的目的与形态

2、实质上的需要、与会者的期望

3、列出选择会议场地需求的工作清单，确定会议场地

4、对会议地点进行确认 考试大编辑整理

5、签订书面合同

（三）实地考察会议地点的注意事项

1、会见能作决策的人，有利于以后解决可能出现的问题。

2、只要可能，一定要在酒店建议的日期去参观。

3、不要出于个人原因再次参观酒店。

4、不要带家属同行参观。

5、要考虑是否以一个普通客人的身份不宣而至，以检查酒店对客人的接待情况。

6、要考虑另外一两家酒店作为“备选”，以免因谈判失败而出现被动局面。

三、布置会场和安排座次

（一）会场整体布局安排

1、会场整体布局的要求（1）庄重、美观、舒适。

（2）会场的整体格局要根据会议的性质和形式创造出和谐的氛围。

（3）中大型会议要保证一个绝对的中心。（4）小型会场要注意集中和方便。

2、会场整体布局的类型（1）较大型会场的座次安排。（2）中小型会议的座次安排。

3、会场整体布局安排的工作程序（1）确定会场形式。（2）合理摆放桌椅。（3）布置附属性设备

(二)主席台的座次和场内座次安排

1、主席台座次和场内座次的要求

主席台是与会人员瞩目的地方，也是会场布置工作的重点。各种大中型会议均应该设主席台。座谈会和日常工作会议一般不设主席台或主席桌。无论是否设置主席台，都要注意使会议主持人面向与会人员，避免同与会人员背向现象。另外，一般会议不必把众多的领导人都请上主席台，只请讲话人和主持人即可。

2、主席台的座次和场内座次安排

（1）安排主席台的座次。会议主席台就坐者都是主办方的负责人、贵宾或主席团成员，安排座位时应注意以下惯例： 1）依职务的高低和选举的结果安排座次。职务最高者居中，然后按先左后右、由前至后的顺序依次排列。正式代表在前居中，列席代表在后居侧。

2）为工作便利起见，会议主持人有时需在前排的边座就座，有时可按职务顺序就座。

3）主席台座次的编排应编制成表，先报主管上司审核，然后贴于贵宾室、休息室或主席台入口处的墙上，也可在出席证、签到证等证件上表明。

4）在主席台的桌上，于每个座位的左侧放置姓名台签。（2）安排场内其他人员的座次

1）小型会场内座位的安排。分清上下座，一般离会场的入口处远、离会议主席位置近的座位为上座；反之，为下座。会议的主持人或会议主席的位置应置于远离入口处、正对门的位置。

2）中大型会场内座次的安排。常见的安排方法有三种： ①横排法。是按照参加会议人员的名单以及姓氏笔画或单位名称笔画为序，从左至右横向依次排列座次的方法。②竖排法。是按照各代表团或各单位成员的既定次序或姓氏笔画从前至后纵向排列座次的方法。将正式代表或成员排在前，职务高者排在前，列席成员、职务低者排在后。③左后排列法。是按照参加会议人员姓氏笔画或单位名称笔画为序，以会场主席台中心为基点，向左右两边交错扩展排列座位的方法。

四、发布会议信息

（一）会议信息的内容和类型

1、会议信息的内容

会议信息的内容包括：会议的报名时间、地点、费用及方法；会务联系电话与联系人；会议报到及会议议程、日程；与会者的信息；会议报送的交流信息；会议的记录和纪要内容；会议的宣传报道内容；会议的决议内容。

2、会议的类型

会议信息分类是根据信息所反映的内容性质和特征的异同，将信息分成各个类别，使信息条理化，便于存放和查找，提高信息利用的效率。

（二）发布会议信息的工作程序

1、传递会议通知信息

2、分发传递会议文件

3、沟通传递会议有关情况

（三）注意事项

1、发布会议信息前要进行报审

2、要对媒体进行选择

五、安排会议食宿

（一）会议餐饮的常识和工作程序

1、会议餐饮的常识

（1）餐饮安排的原则是让代表吃好而又不浪费。（2）就餐大体上是一个标准，要适当照顾少数民族代表和年老体弱者。确定好伙食标准和进餐方式，照顾南北不同代表的口味。

（3）秘书人员应提前到现场布置并检查组织工作的落实情况，并事先将座位卡及菜单摆上。

（4）座位的通知除在请柬上注明外，还可在宴会上陈列宴会简图，标出全场座位以及全体出席者位置，还可用卡片写好姓名席位，发给本人。

2、安排会议餐饮

（1）根据会议的经费和人员情况决定会议餐饮的标准。（2）就餐方式可根据会议的规模和性质来确定，提倡实行自助餐制和分餐制。

（3）事先与提供餐饮的单位确定餐饮时间和地点。（4）事先设计和确定就餐的凭证。

（5）要与饭店一起确定菜单，饮食要卫生、可口、品种多。（6）事先要准备好干净的饮食用具。

（7）给因开会或服务工作误了用餐的人员预留饭菜。（8）做好饮水、饮料的供应。

3、会议餐饮的类型和标准

（1）早餐。早餐食物的选择可以是正规的复杂早餐，也可以是自助早餐。

（2）会场休息期间的茶歇。一般供应咖啡、茶或其他饮料。（3）午餐。午餐不宜大吃大喝，以免影响下午的会议安排。（4）正式晚餐。晚餐食物的选择既要考虑到营养和健康，又要考虑到出席者的口味和特色。

（5）招待会。应选择健康的、美味的、人们爱吃的配餐。

二、（二）会议住宿的常识和工作程序

1、会议住宿的常识

（1）要提前编制住房方案。

（2）长者、尊者、领导要适当照顾。

（3）具体安排住宿时，要根据与会人员职务、年龄、健康状况、性别和房间条件综合考虑，统筹安排。（4）有时还要按地区集中，统筹安排。

（5）不同标准的房间要作合理分配，一般是根据房间的不同规格并结合代表具体情况列出住宿表。

（6）报经有关领导审定后，按表分配住宿，做到有条不紊。

2、安排会议住宿（1）安排方式的选择。（2）预定会议住宿的程序。（3）确定会议住宿的程序。

3、会议房间的分配

（1）如果由主办方支付费用，则需按其职务标准安排住房，除了部分嘉宾和主办方的领导，其他与会人员的住宿标准应相近。

（2）年龄较大的与会者和女性应尽量安排到向阳、通风、卫生条件较好的房间。

（3）注意尽量不要把汉族与会者与有禁忌的少数民族与会者安排在同一房间。

（4）可预先在会议回执上将不同规格的住宿条件标明，请与会者自己选择预订。

（5）预订住宿地点的工作一定要打出提前量，预订数量上应略有富余。

六、邀请会议嘉宾

（一）、会议嘉宾的类型和要求

1、会议嘉宾的类型

（1）组织方的上级领导和政府官员。（2）企业的重要客户和各种利益相关方。（3）社会名流和电影明星。

（4）对实现会议目标有潜在贡献的人。

2、嘉宾邀请的要求

（1）要事先确定嘉宾名单，并事先与嘉宾沟通确认能否出场。

（2）要发出正式邀请函。（3）要做到有礼貌。

（4）要了解嘉宾各自的背景，处理好嘉宾之间的关系。（5）对于难以分辨是否应该邀请的人士，最好能采取“宁可邀请，而不排斥”的原则。（6）嘉宾人数不宜过多。

（二）邀请会议嘉宾的工作程序

（1）在邀请参会嘉宾方面，要开会研究，确定嘉宾名单，而接下来邀请嘉宾的工作就由工作组负责组织实施。（2）拟写并发送嘉宾请柬，要使每一份请柬都制作精美。（3）要逐一与嘉宾联络，确认其参会情况。

（4）在会议正式召开之际，要再次与嘉宾联系，并确认如何接送。

七、准备会议资料、会议用品

（一）会议资料的类型和准备

1、会议资料的类型

（1）来宾资料：会议手册、宣传材料、会议管理性材料。（2）会议资料：开会的请示、提交会议审批的文件、会上用的文件、会议宣传性文件。

（3）沟通资料：来宾登记表、住宿登记表、用餐分组表、会务组成员通讯录。

2、会议资料的准备

（1）来宾资料袋内容：会议手册、会议文件资料、分组名单、笔记本、文具、代表证、房号、餐券等。

（2）会务资料内容：接站一览表、来宾登记表、住宿登记表、用餐分组表、订票登记表、会议讨论分组表、会务组成员通讯录。

（3）沟通资料内容：会议参考文件、会议宣传文件资料、各种记录、各种会议协议和合同以及相关资料。

（二）会议用品的类型和准备

1、会议用品的类型

（1）必备用品和设备是指各类会议都需要的用品和设备。1）会议内设备主要包括灯光设备、音响设备、空调设备、通风设备、录音、摄像等设备以及必要的安全设施等。2）常用物资有电脑、打印机、复印机、传真机、照相机、摄像机或小型DVD、胶卷、饮用水、一次性水杯、电池、裁纸刀、剪刀、胶带纸、双面胶、回形针、大头针、胶水、白板笔、白粉笔等。

（2）特殊用品是指一些特殊类型的会议所需用品和设备。例如，选举会议、谈判会议、庆典会议、展览会经常需要的特殊用品和设备，如伴奏带、投票箱、旗帜、仪仗队、鲜花等。

2、准备会议用品（1）检查空调设备，必要时做好开机准备，一般要在会议前两小时预热或预冷。（2）检查好灯光、扩音设备。

（3）检查黑板、白板，确保已擦干净，准备好粉笔、指示棒、板擦等用具。

（4）如有陌生人或外来人参加会议，摆放好姓名牌，注意文字大小适当，清楚易认。（5）在每人座位前摆放纸笔。

（6）多媒体电视需要安放投影机、屏幕、录音设备等。（7）如果有选举、表决、表彰的议程，还需要准备好投票箱、计数设备和奖励用品。

（8）会期较长的会议，要安排好茶水饮料，并指定专人服务。

（9）如果是电话、广播会议，须提前检查线路，保证音响效果良好。

八、安排会议礼仪服务

（一）会议礼仪的种类

1、会议的通用礼仪（1）会议文书礼仪。（2）迎送礼仪。（3）参会礼仪。（4）服务礼仪。

2、主持人的礼仪

3、会议发言者礼仪

4、会议参加者礼仪

（二）安排会议礼仪服务的工作程序

1、选择会议礼仪服务人员（1）从组织内部员工中选择。

（2）聘请专业礼仪公司或礼仪人士承担会议主要的礼仪服务。

2、分解工作程序

3、培训会议礼仪服务人员

（1）对会议工作的宗旨和合作精神的培训。（2）对会议礼仪知识和工作技能的培训。（3）对会议的设备和用品的使用常识培训。

4、准备服装用具

（1）礼仪服务人员的服装应统一并且与会场环境协调。（2）迎接一般的与会者不需要献花。

5、礼仪执行

（1）接待礼仪及程序。（2）引领。

（3）乘车的座次安排。

九、检查会议常用视听设备是否正常

（一）会议常用视听设备的选用 音响手段与视觉手段可以分开单独使用，也可以合在一起使用。

常用的设备类型有表决系统、同声传译系统、发言讨论系统、多媒体投影仪、幻灯机、投影仪、录像机、电视机、摄像机、灯光设备等。

对于会议使用的设备，应设专人操作与维护。来源于考试大

（二）检查会议常用视听设备的工作程序

1、确定工作人员的职责。

2、预演和检查会场视听设备。

秘书考试（四级）复习笔记之会议管理——会中服务

一、安排会议值班

（一）会议值班工作的内容和意义

1、会议值班工作的内容（1）值班电话记录。（2）值班接待记录。（3）值班日记。（4）做好信息传递。

2、会议值班的意义

会议值班起着沟通上下、联系内外、协调左右的作用，保证了会议的顺利进行。

（二）安排会议值班的工作程序

1、制定值班工作制度（1）信息处理制度。（2）岗位责任制度。（3）交接班制度。

2、明确值班工作任务

（1）在会议中协助搜集有关情况、文件和资料，传递各种信息。

（2）要加强与会议无关人员出入会场的控制。

（3）手边要有公司和各部门领导的联络方式，以便出了问题及时与之联络、请示。

（4）要备有一份设备维修人员、车队调度人员和食宿等后勤服务部门主管人员的电话通讯录。

（5）要坚守岗位，保证会议信息的畅通无阻。

（6）必要时，要负责督导和协助专职会议服务人员为与会者做好各项具体的服务。

（7）做好会议期间各项活动与各种矛盾的协调工作。（8）必要时，应建立主管领导带班制度。

3、编制会议值班表

会议值班表应包括以下内容：

（1）会议值班时间期限和具体值班时间。（2）会议值班人员姓名。

（3）会议值班的地点，并在会议须知上注明会议值班室的房间号。

（4）会议值班负责人姓名或带班人姓名。（5）用简明的文字表明值班的工作内容。

（6）表明人员缺勤的备用方案或替班人员的姓名。

二、接待采访会议的新闻媒体

（一）相关知识

1、接待采访会议的新闻媒体的基本原则（1）报道的内容必须与会议基本内容相吻合。（2）掌握会议信息的保密度，做到内外有别。（3）报道中的重要观点和提法，要经领导审定。（4）要准备得全面周到、主动积极。

（5）在传递的方式和内容选择上应本着对象、效果、时效、费用的原则综合考虑。

（6）在会议中，秘书要随时注意收集外界舆论和新闻媒体对会议的反映信息的报道。

（7）在会议结束后，秘书要为召开媒体沟通会提供必须的信息资料。

2、接待新闻媒体的工作内容

（1）由会议秘书撰写新闻报道稿件，经领导审阅后，向媒体发送。

（2）在会议召开期间，邀请有关报社、电台、电视台派记者驻会随访，发表消息。（3）在会议结束时，召开记者报告会，由会议领导者直接介绍会议情况，并亲自回答记者提出的问题。

（二）工作程序

1、媒体人员登记

2、为媒体人员提供简单的会议材料

3、安排拍照和新闻发布会等传统活动

4、安排媒体沟通会

（三）妥善处理新闻媒体的负面报道（1）快速作出反应。

（2）联合或聘请专业公关公司处理危机。（3）让负责人出面。

（4）对未知的事实不要推测。（5）不要隐瞒事实真相。（6）为媒体采访敞开大门。

（7）统一口径，用同一个声音说话。（8）频繁沟通。

三、做好会议的记录工作和简报工作

（一）做好会议的记录工作

1、会议记录的内容（1）会议描述。（2）与会者姓名。（3）缺席者请假条。（4）宣读上次会议记录。（5）有会议记录中产生的问题。（6）通讯记录。（7）一般事务。（8）其他事务。（9）下次会议日期。（10）主席签名。

2、会议记录的要求（1）速度要求。（2）真实性要求。1）准确 2）清楚 3）突出重点（3）资料性要求。

3、会议记录的工作程序

会议记录的结构是：标题+正文+尾部。

（1）标题。一种是会议名称+文种。另一种是文种。（2）正文。首部+主体+结尾。

（3）尾部。右下方写明“主持人：（签字）”、“记录人：字）”。

（二）做好会议的简报工作 来源于考试大

1、会议简报的内容

（签会议简报要迅速反映会议的实际情况，交流会议的经验，沟通会议的信息。要反映出会议的新情况、新问题、新经验、新见解、新趋势，更好地对会议起到指导和沟通作用。

2、会议简报的要求（1）真实准确。（2）短小精悍。

（3）快是简报的质量体现。（4）生动活泼。

3、会议简报的工作程序（1）会议简报的内容。（2）会议简报的结构。

四、收集信息的分类

（一）会议信息的分类

1、按照会议信息的作用划分（1）与会者信息。

（2）会议指导性、宣传性信息。（3）会议议题性信息。（4）会议主题内容信息。（5）记录性、结果性文件信息。（6）会议的程序性文件信息。（7）会议交流性文件信息。（8）会议参考性信息。（9）会议管理性信息。

2、按照会议信息的保密性划分（1）保密性会议信息。（2）内部性会议信息。（3）公开性会议信息。

3、按照会议信息传递方式划分（1）会议讲话信息。（2）会议书面信息。（3）会议声像信息。

（二）收集会议信息的要求

1、齐全。

2、及时。

3、准确。

4、有效。（1）责任到人。（2）履行登记。（3）严格保密。（4）明确范围，（5）有针对性。

（三）收集会议信息的工作程序

1、确定会议信息的搜集范围。

2、选择会议信息的搜集渠道。

3、确定搜集会议信息的方法。（1）召集开会。（2）提供书面材料。（3）个别约见。

（4）会议结束时及时搜集。（5）个别催退。（6）按清退目录收集。（7）限时交退。

五、反馈会议信息

（一）反馈会议信息的内容和要求

1、反馈会议信息的内容（1）反馈会前信息。（2）反馈会中信息。

（3）反馈会后传达落实的情况。

2、反馈会议信息的要求

（1）会议的信息反馈要注意店面结合，正负反馈结合。（2）会议信息反馈的目的要明确。（3）充分重视会议的反馈信息沟通。

（二）反馈会议信息的工作程序

1、布置会议信息收集工作。

2、会议信息的搜集渠道的选择和建设。

3、建立定期的会议信息反馈制度。

4、做好会议信息的反馈汇报工作。

5、抓好会议反馈信息的落实工作。

秘书考试（四级）复习笔记之会议管理——会后落实

一、会议文件资料收集的要求

（一）收集会议文件资料的要求和内容

1、收集会议文件资料的要求

（1）确定会议文件资料的收集范围。

（2）收集会议文件资料要及时，确保文件资料在与会人员离会前全部收集齐全。

（3）选择收集文件资料的渠道，运用收集文件资料的不同方式方法。

（4）收集会议文件要履行严格的登记手续。来源于考试大（5）收集整理过程中要注意保密。

2、需收集的文件资料

（1）会前准备并分发的文件。（2）会议期间产生的文件。（3）会后产生的文件。

（二）会议文件的立卷归档

1、会议文件立卷归档的意义

（1）保持会议文件之间的历史联系，便于查找利用。（2）保持历史的真是面貌，反映工作的客观进程。（3）保护会议文件的完整与安全，便于保存和保管。（4）保证会议秘书工作的联系性，为档案工作奠定基础。

2、会议文件立卷归档的范围的范围和分工。（1）会议文件立卷归档范围（2）会议文件立卷归档分工。

3、会议文件立卷的基本原则和方法（1）会议文件立卷的基本原则。（2）会议文件立卷方法。

4、会议文件立卷工作程序。（1）大中型会议文件立卷

（2）日常工作会议文件资料立卷。

（三）会议文件资料收集整理的工作程序

将收集的文件资料进行登记——向上级总结、汇报情况——甄别整理、分类归卷——卷内文件的排列——卷内文件的编号、编目——填写卷内文件的备考表——案卷标题的拟制——填案卷封面——移交给档案室——清理-销毁不再利用的纸张。

二、会议纪要的内容和要求

（一）会议纪要的种类（1）办公关于纪要。（2）工作会议纪要。（3）协调会议纪要。（4）研讨会议纪要。

（二）会议纪要的内容（1）会议情况简述。（2）对会议精神的阐发。

（三）会议纪要的要求

1、会议纪要的拟写要求

（1）实事求是，忠于会议实际。（2）内容要集中概括。（3）要有条理。

2、印制并分发给有关部门有关人员或归档保存

3、会议纪要要按印发范围和查看等级分发（1）确定印发范围。（2）确认接收者。（3）签发会议执行。

（四）工作程序

完善会议记录→起草、编写会议纪要→确定印发范围→接收者确认→领导签字→打印成文→印制、分发或归档保存。

三、会议经费结算的方法

（一）会议经费结算的方法和要求

1、会议的收费与付费方法（1）收款的方法与时机。（2）付款的方法和时间表。

2、会议付费的要求

（1）会议经费的名称要规范。

（2）遵守公司零用现金、消费价格及用品报销的各种财务制度和规定。

（二）会议经费结算的工作程序

通知与会人员结算时间地点→清点费用支出发票→核实发票→填写报销单、将发票贴于报销单背面→请领导者签字→到财务部门报销→与相关部门及人员结清费用。

（三）会议经费结算的注意事项 考试大编辑整理（1）开具会议住宿费发票时，需要向宾馆酒店索取盖有酒店章的正式发票，保证开立的发票与收取的会务费相等。（2）住宿费一般不包括使用房间的长途电话费、客房小酒吧、在酒店签单的费用。

四、跟踪反馈落实会议精神

（一）会议决定事项的传达

1、会议传达决定事项的要求

（1）传达会议决定事项必须准确，必须原原本本传达。（2）传达会议决定事项必须及时。（3）传达会议决定事项必须到位。

2、会议传达落实的作用

（1）会议决策传达落实是实现会议决策目标的最主要环节。（2）会议决策传达落实是衡量下级组织得力与否的主要标志。

（3）会议决策传达落实是对会议决策的检验。

3、传达落实会议决策的具体实施（1）传达动员。（2）分解任务。（3）互相沟通。（4）操作控制。（5）效益考核。

（二）会议决定事项反馈（1）反馈的原则。（2）反馈的重点。（2）综合反馈。

（三）跟踪反馈落实会议精神的工作程序

会议决定事项的传达→会议决定事项的催办与登记制度→会议决定事项的反馈。

（四）跟踪反馈落实会议精神的注意事项（1）综合性的须由多部门共同办理的工作事项。（2）部门责任分工边缘的、交错的工作事项。秘书考试（四级）复习笔记之会议管理——案例分析 案例一

英豪公司将举行销售团队会议，研究销售工作下一季度的目标以及人员招聘、销售二部经理人选等问题，在会上，还将进行东部地区销售情况的总结、销售一部关于内部沟通问题的发言。如果你是秘书，请制定一个会议议程表。英豪公司销售团队会议议程表

公司销售团队会议将于5月25日星期一上午九点在公司总部的三楼会议室举行。宣布议程。

说明有关人员缺席情况。宣读并通过上次会议的记录。东部地区销售情况总结。

销售一部经理关于加强团队沟通问题的发言。公司销售人员的招聘和重组。销售二部经理的人选。下季度销售目标。案例二

公司准备在暑假召开一个各部门负责人的培训会议，经理让秘书钟苗选择一个会议地点，钟苗经过仔细考虑，预定了位于市郊风景区的一家酒店，价格相对便宜，而且风景宜人。经理及参加培训的人员都很满意。

点评：由于该会议的参加者都是本单位人员，可一起驱车前往，所以郊外是比较理想的选择，不但价位适中，而且位于风景区，可使与会者身心放松。案例三

名山公司要召开2003总结大会，作为大会工作人员的王琴主要负责会议文件材料工作。会前王琴进行会议筹备有关信息的搜集，为会议议题的确定及大会会议材料的形成做好准备。大会的工作报告非常重要，包括一定时期的工作总结、体会或者经验，对目前情况的分析和下一步工作的思路、要求及具体措施等内容。为此，王琴有针对性地、广泛搜集一段时间以来各方面工作的进展情况。会议期间王琴认真做好会议记录，力求会议记录准确、完整，忠实发言人的原意，并进行会议发言录音和录像。为了使会议信息尽快传递给与会者，她及时编写会议简报、使会议达到良好的效果。会后王琴认真编写会议纪要，作为与会代表贯彻执行的依据，推动会议精神的贯彻落实，她还搜集齐会议期间所有文件材料，及时整理有关会议文件，为会议文件的归档打下基础。王琴大会期间的表现赢得了大家的一致好评。点评：会议信息流动和处理是否科学、务实、有效，直接影响会议的质量和效率，影响会议的实际效果。王琴的会议信息工作实际上是确保会议信息有效流动，实现会议目的的工作。考试大编辑整理 案例四

天地公司年底为表示对客户的谢意，召开了客户联谊会，会后共进晚餐。负责接待工作的秘书钟苗根据上司的指示和宴会惯例，安排桌次座位。这次宴会共设3桌，餐厅正面靠墙为主桌，编1号，靠入口处为2、3号桌，摆成三角形，突出主桌。重要客户在主桌。为方便来宾入席，钟苗特意做了座位名签，并摆在桌上。但由于这次联谊会时间紧，与会人员名单确定得晚，钟苗在抄写时漏了应便在主桌的一位重要客户，结果致使该客户入席时找不到座位，出现了十分尴尬的场面。

点评：秘书钟苗在安排会议晚宴时，只注意到桌次的正确安排和名签的摆放，但忽略了对人员和名签的核对，致使重要嘉宾未能受到应有的礼遇，给组织的公关工作造成了不良的影响。案例五

某公司要举办成立大会，请了有关单位的领导参加，秘书小李负责嘉宾的邀请。她用电话通知各位嘉宾，但有的嘉宾电话没通，所以没有找到，事后她把这件事忘掉了，会前也没和嘉宾再次确认。对于重要嘉宾发出了邀请函，但邀请函不是十分美观，比较简陋。结果开会那天，来的嘉宾很少。点评：秘书小李的做法有许多不妥之处。邀请嘉宾是一项重要的工作，一定要抓住确认环节，这样才不会使组织很被动。另外，要注意邀请的礼节，在邀请函和请柬这些事情上都要精益求精，显示出组织应有的尊重和诚意。案例六 某公司举办大型服装新品展销会。与会者是来自各大公司的老总或经理。本次活动得到了媒体的广泛关注。当地政府也对此产生了浓厚的兴趣。该公司也向当地政府发出了邀请。由副市长代表参加。市长由于有另外一个活动，不能确定。展销会即将开始时，市长却来到了。各嘉宾已经在台上就座。但发现没有市长的名台和座位，会议主办方十分尴尬。点评：该公司应实现考虑好领导的到来可能性。即使不来，也要做好物品的准备工作。