烟草行业物资采购内部审计办法

第一篇：烟草行业物资采购内部审计办法

烟草行业物资采购内部审计办法

第一章 总 则

第一条 为进一步规范烟草行业物资采购管理，充分发挥内部审计的评价、服务、控制和监督职能，提高物资采购质量和资金使用效益，根据《中华人民共和国审计法》及财政部等五部委《企业内部控制基本规范》（财会[2008]7号）、《烟草行业内部审计工作暂行规定》（国烟审[2009]401号），结合烟草行业实际情况，制订本办法。

第二条 本办法所称物资采购是指烟草行业生产经营和企业管理等经济业务相关的烟用物资（含烟叶配套物资）、烟机零配件和非烟用物资等采购业务。

物资采购审计，是指审计部门依据有关法律、法规，实施适当的审计程序，对物资采购从立项开始，至验收入库及货款结算等环节进行全过程管理的服务和控制，对采购全部经济活动的真实性、合法性、合规性、完整性及效益性进行的评价和监督。

第三条 烟草行业工业企业、商业企业、事业单位除工程建设和宣传促销项目外的物质采购审计，均适用于本办法。工程建设物资采购审计适用《烟草行业工程建设项目审计管理办法》（国烟审[2009]485号），宣传促销物资采购审计适用烟草行业宣传促销内部审计的有关办法。

第二章 审计职责与权限

第四条 烟草行业各级审计部门根据《烟草行业内部审计工作暂行规定》的要求，按照“起点介入、过程监督、重点突出”的原则，对物资采购业务必须开展程序性审计，在此基础上可选择开展全过程跟踪审计或实质性抽查审计。

程序性审计是指审计部门通过调查了解内控制度、实地观察、穿行测试等审计方法，对物资采购业务的相关内部控制的健全性和有效性进行评价；

全过程跟踪审计是指审计部门根据重要性原则对物资采购预算审批、采购方式、供应商资质认证、价格确定、合同管理和验收付款等业务流程的合规性进行监督；

实质性抽查审计是指审计部门根据年度审计计划，按照重要性原则抽取一定比例的采购业务，对其管理制度的完善性、决策程序的合规性和实施程序的规范性进行审计。

第五条 审计部门每年要向单位管理层和决策层提交物资采购专项审计报告。审计报告包括但不限于以下内容：对全年采购情况进行概述；对物资采购内部控制的有效性、过程管理及效果进行评价；审计发现的问题和建议等。

第六条 行业各级单位要依据相关管理规定,赋予审计人员对采购项目事前、事中及事后的全程审计监督权；相关业务部门要建立报审制，积极配合审计工作并对所提供资料的真实性、合法性、完整性负责，不得以任何理由拒绝提供资料，限制审计范围；相关业务部门对审计部门出具的审计意见、建议，要在规定的期限内向审计部门反馈落实情况。第七条 审计部门根据工作需要，可以聘请具备相应资质的社会中介机构开展审计工作并对其工作质量进行评价。

第三章 程序性审计

第八条 业务流程和内控制度的健全性评价。取得或编制采购业务流程图并通过观察和询问，了解梳理物资采购的业务流程，对企业建立的资质认证、供应商管理、预算及计划管理、采购方式、招标管理、合同管理、质量管理等方面的制度流程健全性进行评价。第九条 各环节制度执行的有效性评价。抽取一定数量的采购业务按照各业务环节对其内控有效性进行符合性测试，重点关注采购业务中的主要风险点（立项、供应商选择和价格确定等），是否制订相应的控制措施并有效执行。

第十条 采购业务后评估的评价。检查业务部门是否定期对已完成物资采购项目的采购计划、采购渠道、采购价格、采购质量、采购成本、协议或合同签约与履行情况等业务进行专项评估和综合分析，对其采购业务后评估的效果进行评价。

第四章 全过程跟踪审计

第十一条 全过程跟踪审计的主要内容包括：对物资采购申购环节、采购实施环节、合同签订环节、验收环节和付款结算环节等全过程的审计监督与评价。

第十二条 申购环节的过程审计。

（一）审计物资采购业务是否符合预算审批程序。是否按审批权限经采购领导机构、办公会、董事会的批准。申购、审批、执行职责是否按规定相互分离，相互牵制。

（二）审计技术上有特殊要求的物资采购业务，是否经过技术、设备、质量和安全管理等专业部门确认。

（三）审计物资采购业务是否符合生产经营计划，是否按计划需求量结合实际库存情况审定采购数量，是否在资金预算总额内安排计划外的采购。

（四）审计采购计划审批程序是否执行行业及企业管理规定。专卖品卷烟材料的采购计划是否按国家局、总公司下达的计划编制，是否分类别采用不同采购流程；采购计划的调整是否经过合规审批；烟机专用零备件采购是否均在交易监管网中进行。

第十三条 采购实施环节的过程审计。

（一）审计是否通过资质认证方式对供应商进行评价、认证和管理。

（二）审计采购方式的确定与采购对象的金额及特性是否相适应，是否按照管理权限履行相关审批手续。

1．是否将达到招标规定额度的项目进行拆分或者以其他任何方式规避招标采购； 2．达到招标规定额度的物资采购，采用竞争性谈判、单一来源、询价方式的，是否经过主管部门审批，是否符合供应商不足三家、涉及行业安全和秘密、涉及行业核心技术、采用特定专利专用技术的有关情形；

3．招标代理机构是否按规定通过招标方式选定。招标代理机构是否在资格认定部门依法认定的资格等级范围及招标代理合同约定的代理权限范围内承担招标事宜；招标代理机构是否接受同一招标项目的投标咨询服务，是否与有关行政机关存在隶属关系或其他利益关系；依法必须进行招标的项目，采购人自行办理招标事宜的，其条件是否符合法律法规的规定。

（三）招标实施过程审计。

1．《招标文件》的制订和审批流程是否合规。是否人为设立了不合理的资格条件限制潜在投标人或明显倾向个别投标人；是否以专有技术、专利产品、特定品牌等倾向性内容或技术规格明显有利于个别投标人产品；是否规定了参与前期工作（包括但不限于咨询、规划、监理、设计）的单位不得参与投标；是否包括招标项目的技术要求、投标人资格审查标准、投标报价要求和评标标准等所有实质性要求和条件以及拟签订合同的主要条款。

2．邀请招标方式是否通过招标管理部门审批，邀请招标的对象是否符合采购管理规定，从供应商管理库中挑选合格的供应商，或者公告报名结束后集体评选；信誉、资质、财务状况是否满足招标文件要求；达到条件的投标人是否不少于三家。

3．采购公告发布、潜在供应商报名、领取标书、投标等时间节点的规定是否符合法律法规；公开招标信息发布是否达到充分公开的效果。

4．评标小组成员组成是否符合法律法规规定，评分细则设定是否科学，资格、商务、性能三部分分值设定是否合理。

5．招标实施机构是否在评标委员会提出的书面评标报告和推荐的中标候选人中确定中标人；是否按规定的方式、时间及内容进行公示。

6．发出中标通知书后，招标实施机构是否按照招投标文件与中标人签订书面合同。

（四）竞争性谈判过程审计。

1．谈判流程的制订和审批是否合规；是否明确谈判程序、谈判小组人员组成、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。

2．竞争性谈判采购对象是否具备谈判文件规定的资质。

3．谈判小组成员组成是否符合法律法规规定的人员数量及结构；谈判小组成员是否集体与单一供应商展开谈判，所有供应商谈判次数是否均等。

4．是否根据符合采购需要、质量和服务相等的情况下，报价最低的原则确定供应商。

（五）单一来源过程审计。1．采购价格的确定依据是否充分，是否经过调研、测算和集体商议。

2．是否组成谈判小组集中进行价格谈判，与采购同一项目的其他业主相比，采购价格是否合理。

（六）询价过程审计。

审查价格信息来源渠道的可靠性、价格构成内容的全面性、可比性和价格信息的充分性。

（七）价格确定过程审计。

价格评议小组人员构成是否合规，价格审批流程是否合规，谈判或审议过程中的重要事项和参与人员的主要意见是否予以记录并按照档案管理要求予以保存。

第十四条 合同签订环节的过程审计。

（一）签订合同的部门和人员是否得到授权；对方签约单位是否具备签约资格、供货资质、履约能力。

（二）合同文本是否经过法规部门审核，是否遵循前期立项、招标、谈判、比价的结果；是否符合采购方的经济利益，合同权利和义务、违约责任和争议解决条款是否明确；是否对物资采购项目、数量和质量、采购价款、包装要求、运输方式、履约期限、交货地点、验收标准、结算方式、履约保证金以及质量保证金等内容予以明确。

（三）与合同相关的过程记录和档案资料是否全面完整，是否真实可靠；合同重要条款的变更是否经过集体商议或审核。第十五条 验收环节的过程审计。

是否按制度规定组成验收小组对采购项目按合同进行数量、质量、供货时间等综合验收；对验收过程中发现的异常情况，是否向管理机构报告，同时由管理机构查明原因并及时处理。

第十六条 付款结算环节的过程审计。

（一）是否按合同约定的比例及条件支付货款，供货单位、合同单位、发票出具单位、收款单位名称是否“四统一”。

（二）在合同履行完成后，质量保证金未返还中标人之前，对合同实际履行过程进行审核检查，对发现问题发出整改通知书。退回质保金前，还需对合同履行情况进行最终审核。

（三）物资采购业务规模或金额超过预算的，是否按规定程序履行手续。

（四）是否按制度规定，按“一项一卷”序时整理装订采购过程资料。

第五章 实质性抽查审计 第十七条 抽查审计的准备工作包括：编制年度审计计划并经单位分管审计工作的领导批准；组织审计力量，成立审计小组，指定项目负责人；拟订审计方案，明确审计范围、方法、要求；下发审计通知，通知被审单位或部门，告知审计范围、审计时间、审计人员、列出要求提供资料的清单。

第十八条 样本的抽取由审计部门确定。样本须主要来源于重点物资采购项目和关键风险控制点。抽样比例要在风险评估结果的基础上进行确定，样本要具有代表性，要兼顾不同品种（烟用物资和非烟用物资）、不同采购方式（招标方式和非招标方式）、不同采购层级（集中采购和分散采购）。

第十九条 抽查审计要实施适当的审计程序。通过现场询问、直接观察、测试、盘点和检查文件等方式，收集审计证据。对重大的审计发现和建议记录在审计工作底稿中，以支持审计结论和建议。

第二十条 采购业务部门要按照“一项一卷”的要求对物资采购相关资料分类归档并向审计部门提供以下资料：物资采购的内控制度；采购部门的目标任务及其完成情况总结资料；采购部门内部工作会议记录；物资采购项目立项报告及批复；物资采购预算明细及批复；招标采购文件审批资料；采购项目清单、供应商选定、价格确定的依据以及审批过程记录和文件；合同订立申报表；评标报告、中标通知书；供货单位的资质证明及报价文件；质量检验报告单、入库单、资产管理部门的有关验收手续；存货收发存记录，存货盘点记录，存货报废和处置记录；仓库、使用部门对于质量问题的反馈记录及其采购部门的处理记录；物资采购有关的财务账簿、凭证、报表及结算资料；与招标代理机构、受托审计机构、供应商签订的合同；网上交易信息数据等。第二十一条 抽查审计主要内容：

（一）物资采购管理制度的完善性。

1．是否建立资质认证、供应商管理、预算及计划管理、采购方式、招标管理、采购程序、合同管理、质量管理等方面的内控制度并有效执行；

2．单位和部门的分工与授权是否符合不相容职务相分离的原则，职责分工、权限范围与机构设置、人员配备是否科学合理。

（二）物资采购决策程序的合规性。

1．是否分别成立了物资采购管理机构并明确物资采购领导机构、计划管理、采购执行部门和物资采购监督小组职能职责；各职能部门是否履行了规定的职责。

2．根据全年实际购进和耗用的结果，评价采购依据是否充分可靠；审批程序是否科学合理；审批决策过程是否存在瑕疵。

3．业务部门是否对进货时点和批次进行经济性管理，是否存在超储积压存货。

（三）物资采购实施程序的规范性。1．是否严格执行合同。是否超合同付款、超进度付款；付款是否经过申请、审批；付款是否提前或滞后、付款不实和违规结算；是否追究了违约责任；是否存在须签订合同而没有签订合同的采购事项。

2．是否严格物资采购供应过程的管理。是否建立了质量信息反馈渠道，质量问题是否得到妥善处理；审查短缺物资和不符合质量要求的物资是否查明了原因，有无根据不同情况及时组织索赔；审查对逾期未交货者，有无按合同规定给予罚款或没收违约金；审查对大型或数额较大的物资采购，有无取得供货商合同的验收证明，合同中是否规定了必要的质保内容；验收人员的组成是否符合规定，是否由相关技术员及质检员依据有关规定、标准共同验收并出具验收依据；实际到货是否与合同约定的数量、品牌、规格、型号，以及技术标准一致，是否与样品一致；审查物资验收是否严格，有无存在由于验收不严造成以次充好、以劣充优、不合格物资入库等问题。

3．是否加强采购付款管理。是否加强预付账款和定金管理，及时清收往来账款；是否挪用采购资金；是否及时取得合规发票；是否按确定的付款方式付给指定的收款人。4．是否存在因重大差错、舞弊、欺诈而导致资产损失。5．招标代理机构、受托中介机构是否提供了合同约定的服务。

6．物资采购专项审计意见和建议是否得到了整改落实，是否建立了相关记录。

第六章 罚 则

第二十二条 凡违反物资采购相关规定造成国有资产流失、损失或浪费的，按规定移交相关部门处理；涉嫌犯罪的，依法移交司法机关处理。

第二十三条 对于滥用职权、徇私舞弊、玩忽职守、泄漏秘密的内部审计人员，由所在单位依照国家有关规定给予纪律处分；涉嫌犯罪的，依法移交司法机关处理。

第二十四条 受托中介机构及人员不作为、玩忽职守、与相关利益方串通损害企业利益的，提交其所在行业协会按有关规定处理；涉嫌犯罪的，依法移交司法机关处理。

第二十五条 对于打击报复内部审计人员的，企业要及时予以纠正；涉嫌犯罪的，依法移交司法机关处理。

第七章 附 则

第二十六条 各级烟草企业根据本办法并结合单位实际情况，制订具体的实施细则。第二十七条 本办法由国家局负责解释。

第二十八条 本办法自印发之日起施行。

第二篇：公司物资采购审计办法

ⅩⅩ公司物资采购审计实施办法

第一章 总 则

第一条

为规范公司物资采购审计的内容、程序与方法，根据《ⅩⅩ省内部审计工作规定》及《ⅩⅩ公司内部审计工作规定》，制定本办法。

第二条 本办法所称物资采购审计，是指企业内部审计机构及人员依据有关法律、法规、政策及相关标准，按照一定的程序和方法，对物资采购各部门和环节的经营活动和内部控制等所进行的独立监督和评价活动。本办法所称“物资”是指企业在产品生产、基本建设和专项工程中所使用的主要原材料、辅助材料、燃料、动力、工具、配件和设备等。

第三条 物资采购审计的目的是改善物资采购质量，降低采购成本，维护企业的合法权益，促进企业价值的增加及目标的实现。

第四条

本办法适用于ⅩⅩ公司总部机关及权属企业。第五条

物资采购审计是对物资采购全过程实施的监督和评价，审计的主要内容包括物资采购内部控制、采购计划、采购实施、采购申报价格、采购合同执行及履行情况追踪等。

第六条 根据企业管理模式和要求、物资采购业务量、内部审计资源等情况，物资采购审计可以采取项目管理式审计和过程参与式审计两种模式。

模式，管理层对物资采购内部控制的重视程度，企业采购业务岗位设置的合理性及权责划分的明确性。

第十二条 采购控制活动评价。物资采购控制活动主要包括业务授权、职责分离、质量验收控制、物资采购招标控制、凭证和记录控制、资产接触和记录使用控制、独立检查、物价信息控制等内容。重点关注：

（一）企业是否建立了采购与付款业务的岗位责任制，明确了相关部门和岗位的职责、权限，确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。

（二）企业是否由不同部门或个人办理采购与付款业务的全过程。

（三）企业是否对采购与付款业务建立了严格的授权审批制度，明确了审批人对采购与付款业务的授权审批方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定了经办人办理采购与付款业务的职责范围和要求。

（四）审批人是否根据采购与付款业务授权审批制度的规定，在授权范围内进行审批。

（五）经办人是否在职责范围内，按照审批人的批准意见办理采购与付款业务。对于审批人超越授权范围审批的采购与付款业务，经办人员是否拒绝办理，并及时向审批人的上级授权部门报告。

（六）企业对重要的或技术性较强的采购业务是否组织了专家论证，是否实行集体决策。

（七）是否存在未经授权的机构或人员办理采购与付款业务的现象。

（二）采购计划审批程序的规范性。采购计划是否按规定履行了审批程序；技术上有特殊要求的物资采购业务，是否经过技术、设备、质量和安全管理等专业部门确认。

（三）采购计划所列价格的合理性。对于重复购置的物资，如价格未发生变化，则以上次成交价格为依据，将高出确定标准的计划价作为重点审计对象；如价格已发生变化，应掌握最新市场公允价作为审计标准。审计物资采购计划价格时，应将新购物资作为审计的重点。

（四）采购计划所列物资数量的合理性。物资采购计划部门对申请单是否做了最有效的归类；物资采购数量是否考虑了经济批量，是否与生产需求和物资库存相适应。

（五）采购方式选择的合理性。采购方式的确定是否综合考虑了现有资源的充分利用、物资的重要性程度、资金的贴现幅度、供应商的信誉和各种价格构成要素等因素。采用招标方式的，应具体审查以下内容：

1．有关招标文书的内容是否完整、严密，有关条款规定是否得到切实遵守。

2．招标方式的选择是否合理。采用公开招标方式的，对外发布的招标信息是否全面、准确，发布范围是否具有广泛性，参与招标的投标人是否合格；采用邀请招标方式的，接受邀请的投标单位是否具有良好信誉、资质和财务状况，是否邀请至少三个以上投标人参加；采用议标采购方式的，所采购的物资是否确实存在没有供方投标、没有合格投标者、因技术复杂或性质特殊不能详细确定规格或具体要求、采用招标所需时间不能满足企业紧急需要、不能预先计算出价格等情

三家、涉及行业安全和秘密、涉及行业核心技术、采用特定专利专用技术等有关规定、限制或要求。

（二）招标代理机构选聘审计。招标代理机构是否按规定通过招标方式选定。重点关注：

招标代理机构是否在资格认定部门依法认定的资格等级范围及招标代理合同约定的代理权限范围内承担招标事宜；招标代理机构是否接受同一招标项目的投标咨询服务；依法必须进行招标的项目，采购人自行办理招标事宜的，是否符合法律法规规定的条件。

（三）招标实施过程审计。招标过程和招标标准是否符合“公开选购、公平竞争、公正交易”的原则，在招标、开标、评标和定标过程中有无违反规定程序的情况。重点关注：

1．《招标文件》的制订和审批流程是否合规，是否人为设立了不合理的资格条件。

2．邀请招标方式是否按规定通过审批；邀请招标的对象是否符合采购管理规定，是否为从供应商备选库中挑选的或者公告报名结束后集体评选的合格供应商，信誉、资质、财务状况是否满足招标文件要求；达到条件的投标人是否不少于三家。

3．采购公告发布、潜在供应商报名、领取标书、投标等时间节点的规定是否符合法律法规；公开招标信息发布是否达到充分公开的效果。

4．评标小组成员组成是否符合法律法规规定；评分细则设定是否科学；资信、商务、性能三部分分值设定是否合理。

5．招标实施机构是否在评标委员会提出的书面评标报告和推荐的

（二）审计内容主要包括《价格申报单》填列是否完整，价格标准确定及采购申报价是否合理，申报价格核定程序是否规范；价格评议小组人员构成及价格审批流程是否合规；谈判或审议过程中的重要事项和参与人员的主要意见是否予以记录并按照档案管理要求予以保存。

第十八条

采购合同审计。采购合同审计是对采购合同的合法性、完整性和有效性等进行的审计。

（一）应获取企业内部有关合同制度、合同文本以及供应商资料等相关资料。

（二）审计内容主要包括：

1．签订合同的部门和人员是否得到授权；合同相对方是否具备签约资格、供货资质、履约能力。

2．合同是否遵循前期立项、招标、谈判、比价的结果；合同条款是否完备。

3.合同签订、变更、解除等是否按照合同管理制度履行了审核审批程序，是否存在应签未签合同、先履行后签合同、先签合同后补办审核审批程序等现象。

4．与合同相关的过程记录和档案资料是否全面完整、真实可靠。第十九条 物资采购计划执行情况审计。采购计划执行情况审计是指在采购物资运达企业后，对物资验收和货款支付等业务执行的合法性和有效性等进行的审计。

（一）应获取物资采购申请单、采购计划、采购合同、价格申报单、采购发票、运费单、检验报告单、入库单、付款凭单、转账凭证、（一）应获取的相关资料。包括审计报告、审计回复、定点供货目录、价格申报单、采购计划和物资质量标准等。

（二）物资采购后续审计的基本过程包括：

1.取得被审计单位的反馈意见并进行合理分析。应关注如下事项：被审计单位不做反馈和反馈不充分的事项；被审计单位有异议或误解的事项；反馈意见中说明不采取纠正措施的事项等。内部审计人员应逐项分析上述事项的具体原因，并且特别注意反馈意见中对于问题原因的分析是否具有针对性，拟采取的措施是否具体。

2.实施适当的审计程序。对重大的审计发现和建议通过询问、直接观察、测试和检查文件等方式，编制“后续审计面谈结果小结”和“后续审计跟踪记录表”等工作底稿。

3.评估采纳审计建议所达到的效果。4.提交后续审计报告。

第二十三条

物资采购后续审计主要采用审计分析方法、详查法、抽查法、终点审计法、重点审计法、函证法和查询法等方法。

第五章

附

则

第二十四条

本办法由ⅩⅩ公司解释和修订。第二十五条

本办法自公布之日起执行。

第三篇：物资采购审计

物资采购审计

一、物资采购内控制度审计

收集资料：包括组织资料、相关制度规定；了解采购业务流程，主要涉及编制需求计划和采购计划、请购、选择供应商、确定采购价格、订立框架协议或采购合同、管理供应过程、验收、退货、付款、会计控制等环节。

1、采购计划阶段：需求部门一般根据生产经营需要向采购部门提出物资需求计划，采购部门根据该需求计划归类汇总平衡现有库存物资后，统筹安排采购计划，并按规定的权限和程序审批后执行。该环节的主要风险是：需求或采购计划不合理、不按实际需求安排采购或随意超 计划采购，甚至与企业生产经营计划不协调等。

主要管控措施：第一，生产、经营、项目建设等部门，应当根据实际需求准确、及时编制需求计划。需求部门提出需求计划时，不能指定或变相指定供应商。对独家代理、专有、专利等特殊产品应提供相应的独家、专有资料，经专业技术部门研讨后，经具备相应审批权限的部门或人员审批。第二，采购计划是企业生产经营计划的一部分，在制定生产经营计划过程中，企业应当根据发展目标实际需要，结合库存和在途情况，科学安排采购计划，防止采购过高或过低。第三，采购计划应纳入采购预算管理，经相关负责人审批后，作为企业刚性指令严格执行。

2、请购阶段：主要风险是：缺乏采购申请制度，请购未经适当审批或超越授权审批，可能导致采购物资过量或短缺，影响企业正常生产经营。

主要管控措施：第一，建立采购申请制度，依据购买物资或接受劳务的类型，确定归口管理部门，授予相应的请购权，明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购程序。企业可以根据实际需要设置专门的请购部门，对需求部门提出的采购需求进行审核，并进行归类汇总，统筹安排企业的采购计划。第二，具有请购权的部门对于预算内采购项目，应当严格按照预算执行进度办理请购手续，并根据市场变化提出合理采购申请。对于超预算和预算外采购项目，应先履行预算调整程序，由具备相应审批权限的部门或人员审批后，再行办理请购手续。第三，具备相应审批权限的部门或人员审批采购申请时，应重点关注采购申请内容是否准确、完整，是否符合生产经营需要，是否符合采购计划，是否在采购预算范围内等。对不符合规定的采购申请，应要求请购部门调整请购内容或拒绝批准。

三、选择供应商阶段：该环节的主要风险是：供应商选择不当，可能导致采购物资质次价高，甚至出现舞弊行为。

主要管控措施：第一，建立科学的供应商评估和准入制度，对供应商资质信誉情况的真实性和合法性进行审查，确定合格的供应商清单，健全企业统一的供应商网络。企业新增供应商的市场准入、供应商新增服务关系以及调整供应商物资目录，都要由采购部门根据需要提出申请，并按规定的权限和程序审核批准后，纳入供应商网络。第二，采购部门应当按照公平、公正和竞争的原则，择优确定供应商，在切实防范舞弊风险的基础上，与供应商签订质量保证协议。第三，建立供应商管理信息系统和供应商淘汰制度，对供应商提供物资或劳务的质量、价格、交货及时性、供货条件及其资信、经营状况等进行实时管理和考核评价，根据考核评价结果，提出供应商淘汰和更换名单，经审批后对供应商进行合理选择和调整，并在供应商管理系统中作出相应记录。

四、确定采购价格阶段：该环节的主要风险是：采购定价机制不科学，采购定价方式选择不当，缺乏对重要物资品种价格的跟踪监控，引起采购价格不合理，可能造成企业资金损失。

主要管控措施：第一，健全采购定价机制，采取协议采购、招标采购、询比价采购、动态竞价采购等多种方式，科学合理地确定采购价格。对标准化程度高、需求计划性强、价格相对稳定的物资，通过招标、联合谈判等公开、竞争方式签订框架协议。第二，采购部门应当定期研究大宗通用重要物资的成本构成与市场价格变动趋势,确定重要物资品种的采购执行价格或参考价格。建立采购价格数据库，定期开展重要物资的市场供求形势及价格走势商情分析并合理利用。

五、订立框架协议或采购合同阶段：该环节的主要风险是：框架协议签订不当，可能导致物资采购不顺畅；未经授权对外订立采购合同，合同对方主体资格、履约能力等未达要求、合同内容存在重大疏漏和欺诈，可能导致企业合法权益受到侵害。

主要管控措施：第一，对拟签订框架协议的供应商的主体资格、信用状况等进行风险评估；框架协议的签订应引入竞争制度，确保供应商具备履约能力。第二，根据确定的供应商、采购方式、采购价格等情况，拟订采购合同，准确描述合同条款，明确双方权利、义务和违约责任，按照规定权限签署采购合同。对于影响重大、涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同，应当组织法律、技术、财会等专业人员参与谈判，必要时可聘请外部专家参与相关工作。第三，对重要物资验收量与合同量之间允许的差异，应当作出统一规定。

六、管理供应过程阶段：该环节的主要风险是：缺乏对采购合同履行情况的有效跟踪，运输方式选择不合理，忽视运输过程保险风险，可能导致采购物资损失或无法保证供应。

主要管控措施：第一，依据采购合同中确定的主要条款跟踪合同履行情况，对有可能影响生产或工程进度的异常情况，应出具书面报告并及时提出解决方案，采取必要措施，保证需求物资的及时供应。第二，对重要物资建立并执行合同履约过程中的巡视、点检和监造制度。对需要监造的物资，择优确定监造单位，签订监造合同，落实监造责任人，审核确认监造大纲，审定监造报告，并及时向技术等部门通报。第三，根据生产建设进度和采购物资特性等因素，选择合理的运输工具和运输方式，办理运输、投保等事宜。第四，实行全过程的采购登记制度或信息化管理，确保采购过程的可追溯性。

七、验收阶段：主要风险是：验收标准不明确、验收程序不规范、对验收中存在的异常情况不作处理，可能造成账实不符、采购物资损失。

主要管控措施：第一，制定明确的采购验收标准，结合物资特性确定必检物资目录，规定此类物资出具质量检验报告后方可入库。第二，验收机构或人员应当根据采购合同及质量检验部门出具的质量检验证明，重点关注采购合同、发票等原始单据与采购物资的数量、质量、规格型号等核对一致。对验收合格的物资，填制入库凭证，加盖物资“收讫章”，登记实物账，及时将入库凭证传递给财会部门。物资入库前，采购部门须检查质量保证书、商检证书或合格证等证明文件。验收时涉及技术性强的、大宗的和新、特物资，还应进行专业测试，必要时可委托具有检验资质的机构或聘请外部专家协助验收。第三，对于验收过程中发现的异常情况，比如无采购合同或大额超采购合同的物资、超采购预算采购的物资、毁损的物资等，验收机构或人员应当立即向企业有权管理的相关机构报告，相关机构应当查明原因并及时处理。对于不合格物资，采购部门依据检验结果办理让步接收、退货、索赔等事宜。对延迟交货造成生产建设损失的，采购部门要按照合同约定索赔。

八、付款阶段：主要风险是：付款审核不严格、付款方式不恰当、付款金额控制不严，可能导致企业资金损失或信用受损。

主要管控措施：企业应当加强采购付款的管理，完善付款流程，明确付款审核人的责任和权力，严格审核采购预算、合同、相关单据凭证、审批程序等相关内容，审核无误后按照合同规定，合理选择付款方式，及时办理付款。要着力关注以下方面：第一，严格审查采购发票等票据的真实性、合法性和有效性，判断采购款项是否确实应予支付。如审查发票填制的内容是否与发票种类相符合、发票加盖的印章是否与票据的种类相符合等。企业应当重视采购付款的过程控制和跟踪管理，如果发现异常情况，应当拒绝向供应商付款，避免出现资金损失和信用受损。第二，根据国家有关支付结算的相关规定和企业生产经营的实际，合理选择付款方式，并严格遵循合同规定，防范付款方式不当带来的法律风险，保证资金安全。除了不足转账起点金额的采购可以支付现金外，采购价款应通过银行办理转账。第三，加强预付账款和定金的管理，涉及大额或长期的预付款项，应当定期进行追踪核查，综合分析预付账款的期限、占用款项的合理性、不可收回风险等情况，发现有疑问的预付款项，应当及时采取措施，尽快收回款项。

九、会计控制阶段：主要风险是：缺乏有效的采购会计系统控制，未能全面真实地记录和反映企业采购各环节的资金流和实物流情况，相关会计记录与相关采购记录、仓储记录不一致，可能导致企业采购业务未能如实反映，以及采购物资和资金受损。

主要管控措施：第一，企业应当加强对购买、验收、付款业务的会计系统控制，详细记录供应商情况、采购申请、采购合同、采购通知、验收证明、入库凭证、退货情况、商业票据、款项支付等情况，做好采购业务各环节的记录，确保会计记录、采购记录与仓储记录核对一致。第二，指定专人通过函证等方式，定期向供应商寄发对账函，核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项，对供应商提出的异议应及时查明原因，报有权管理的部门或人员批准后，做出相应调整。

二、测试内部控制制度的完整性，以及对采购业务内控制度的风险进行评估。

第四篇：物资采购审计管理办法

xx集团有限公司

物资采购审计管理办法

第一章

总则

第一条

为了强化公司物资管理，规范物资采购行为，控制物资采购价格，在保证质量的前提下降低采购成本，维护公司的合法权益，特制订本办法。

第二条

本办法适用于公司所属各部门及子公司所需物资的采购管理，包括：

1、新店建设自采物资。

2、老店更新改造自采物资。

3、车展所需广告物料、礼品。

4、日常市场广宣所需物料、礼品。

5、精品加改装所需零配件。

6、日常办公用品购置。

7、其他领导安排需要审计的物资采购及相关事项。

第三条

审计范围包括物资采购计划（预算）的编制、审批、招标采购、委托加工、验证、付款等物资采购工作的全过程。

必要时还应跟踪审计物料的使用效果及回收物料的保管、使用情况。

第二章

审计内容

第四条

物资采购的分类管理，需要编制物资招标采购计划（预算）的，其计划的编制和管理。

第五条

物资采购合同的合法性、严密性、合同条款履行的可行性、完整性等。

第六条

物资采购价格是否合理。

第七条

需要招标采购的物资，其招标采购的方式、方法及程序等。

第八条

物资运输特别是重要物资的运输管理。

第三章

审计要点

第九条

物资招标采购计划（预算）审计要点：

1、需要编制物资采购计划（预算）的，其手续是否完备，有无无计划采购和盲目采购现象。

2、市场广宣物料的采购是否符合分类管理要求，耐用类物料（桁架、拱门、注水旗等）是否由公司集中采购管理使用，子公司一般只采购消耗性市场广宣物料。

3、工程临时急需物资的采购是否编制临时采购计划。

第十条

物资招标采购审计要点：

1、投标方资格、条件审查。

2、耐用性市场广宣物料、大宗物资的招标采购是否执行了公司集中采购管理制度；投标单位是否在三家及以上。

3、招标采购过程是否做到了公开、公平、公正。

第十一条

物资采购价格审计要点：

1、物资采购价格是否合理，是否与同期市场平均价格水平相吻合，有无价格过高的情况。

2、是否建立了供应商报价资料库。

3、是否按公司财务部门规定的结算时间结算。

第十二条

物资采购合同审计要点：

1、物资采购合同签约双方资格及名称。

2、合同条款中是否明确注明产品名称、注册商标与标号、生产厂家、产品规格、型号、等级及包装标准等。

3、产品质量要求、技术标准。有国家标准或行业标准的，明确注明执行国家标准或行业标准，没有国家标准或行业标准的，由双方协商签订，在条款中应写明执行何种标准。实行抽样检验质量的产品，在合同中应规定抽样标准、方法、比例等，经安装运行才能发现内在质量缺陷的产品，合同中应具体约定提出质量异议的条件和时间。

4、技术资料，包括样品、图纸等。

5、产品数量和计量单位，按法定计量单位执行。

6、产品的交货单位、交货方法、运输方式、到货地点、接货单位或提货单位、交货期限，在合同中应予以明确。

7、验收标准、方法和期限。验收方法可采用数量清点和质量检验的方式，对质检出现问题的处理方法应明确规定。

8、交货方式和地点。

9、交付定金、预付款数额及时间。质保时间及留作质保金的比例。

10、发票类型、结算方式及时间。

11、违约责任，应明确当事人双方或一方有违约行为时，责任承担的方式和标准。

12、解决合同纠纷的方式。

第十三条

物资运输特别是重要物资运输审计要点：

1、运输企业资质审查。

2、物资运输的可行性研究及费用的审查。

3、物资运输合同的审查。

第四章

审计程序

第十四条

公司部门和子公司单件或单笔3000元以上的物资采购一般应事前向审计部报送预算。结算时经审计部审计。

一般应于完成时或每月5日前完成上月的物资资料整理汇总，每月8日前完成审核流程。

第十五条

物资采购审计属常规审计项目，采取网上审计和书面审计两种方式，审计完结直接签署意见。

公司部门和子公司的物资采购以网上办公系统（ＯＡ）审核为主，将经有关人员（经办人、子公司部门经理、子公司总经理、集团业务部门等）审核签字后的资料电子图片传到网上办公系统（ＯＡ），走网上审核流程。

金额较大或首次进行的物资采购业务，应先走完纸质资料的审核传递流程，再走网上办公系统（OA）审核流程。

第十六条

公司招标采购物资或确定固定的供应商，审计部派员全过程参与；招标采购的物资在付款前必须经审计签证后，财务部门方能办理付款(入账)手续。

第五章

审计方法

第十七条

对物资采购管理中的重大合同，签约前采用网上或就地审计方式。审计人员参加有关会议，搜集资料，取证查询，审核分析，对合同草本内容、条款提出修改意见。

第十八条

对较重要的物资采购可采用资料查阅、现场盘查、网上查询等调查分析法，分析掌握物资采购情况，提出审计意见或建议。

第十九条对一般物资采购以送达审计方法为主，必要时采用就地审计，可运用审阅、比较、分析等方法。

第六章

审计职权与责任

第二十条

应送交审计部审签的合同和发票，应送审而未送的；或虽经审计，但未按审计意见执行的，给公司造成经济损失的，根据有关规定对责任部门和有关人员进行处罚。

第二十一条

经审计发现利用职权进行违法违纪活动的，建议给予相应处分，情节严重构成犯罪的，移交司法机关处理。

第二十二条

物资采购合同一经订立，即具有法律效力，审计部要督促合同承办部门建立合同履行情况、检查考核制度，解决合同履行中出现的重大问题，并对合同执行情况进行跟踪审计。

第二十三条

凡违反本办法，经审计部提出，有关部门不得签章，财务部门不予付款。

第七章

附则

第二十四条

市场广宣所需物料制作费、新车运费等，参照本办法执行。

第二十五条

本办法由审计部起草并负责解释。

第二十六条

本办法自公布之日起执行。

二〇一五年五月十四日

第五篇：企业物资采购内部审计概述及审计要点分析

企业物资采购内部审计概述及审计要点分析

物资采购是企业生产活动得以持续的关键环节之一，同时也是最容易出漏洞的环节，如果不严格加以控制管理，降低库存，势必会给企业带来浪费；如果采购环节的审计管理薄弱，则会出现材料物资价格不实和材料物资质量低劣等现象。因此，企业对采购过程和采购物资要进行严格的审计。

一、物资采购内部审计概论

内部审计是组织内部的一种独立客观的监督和评价活动，它通过审查和评价经营活动及内部控制的适当性、合法性和有效性来促进组织目标的实现。物资采购的内部审计是企业内部控制重点之一。

（一）物资采购审计目标在物资采购流程中，要保证现金支付后获得相应的物品或服务。预付款之前，要与服务供应商签订购买合同，明确物资和服务的供应时间以及不能按时供应的赔偿条款，从而保证应付账款的真实性。内部控制应当防止交易发生之后，应付账款被少记或漏列，从而避免因此而虚增企业的财务实力。同时也要保证应付账款与应收账款的一致，防止应付账款借记时，实际债务并未偿还，而是有人挪用企业资金。会计记录应当真实的揭示企业所享受的折扣与折让，从而保证采购费用的合理支出等情况。

（二）物资采购审计原则要根据生产计划制定全年的物资采购费用计划，实行费用总额限制，规定各类物资的费用上限，规定采购费用支出的申报和审批程序。对费用审批权限实行分级管理，逐级授权，并且建立专人复核制度。

（三）物资采购审计监督流程设计主要内容有：

（1）职务分离制度。整个采购过程应当进行职务或职权分离，其中包括物资需求计划应当由非采购部门提出，由采购部门执行；付款人员不得寻供应商或索价；采购人不得办理物资的验收工作；物资的采购、存储和使用人员不得从事相关的账务记录工作；付款人不得兼职付款审核；应付账款的记录人不得兼职付款业务；数额巨大的采购业务不能由个人专断审批等。

（2）请购计划制度。请购计划要由生产部门根据生产计划提出；仓储公司材料员接到请购计划后将生产所需的材料数量、规格与库存数量及定额进行核对，如果确实超过，签署同意购买的计划数量，并经主管复核签字后报采购部门审批；采购人员认为是合理采购时，签字同意后报负责采购资金预算控制主管人员审批，如果符合各项费用预算及全年总费用要求准许采购。控制的关键点是请购计划、库存定额和采购费用预算。

（3）订货控制制度。订货制度要解决的主要问题是如何合理经济地确定采购价格、数量和质量、采购时间以及供应商，因此，该控制的主要规定设计为：所购物资数量和时间与生产计划要求一致，质量标准由质检部门确定，审计部门负责检查；所购物资价格由市场部门核准，由审计部门确认；购货单要注明所购物资的规格、单价、数量、总金额、质量指标、折扣折让以及付款条件等情况。按照有关采购文件规定实行重点物资定点采购、招标采购，对供应商实行定期评价制度，及时淘汰不合格的供应商。

（4）购入货物质检验收制度。验货由独立于请购、采购以及财会部、质检部门承担，根据各类物资的质量标准进行质检、填写质检单并由质检员签字，同时赋予质检部门可以否决质量不合格物资的入库权力；质检后由仓储公司根据质检结果和请购计划单查验后方可办理物资入库手续、填写入库单并由经办人员和复核人员签字。

（5）退货和折让控制制度。质检和仓储部门在接到收货报竹后，如果经检验确认所购物资的数量和质量不符合购货单要求，应及时通知采购部门和供应商，并负责要求供应商补足数量或等待处理；退货时要填写退货记录，由采购部门负责与供应商联系退货，若已经办理入库的要办理退库手续并由审计部门负责审查监督；建立折让制度，当企业在得到对方授权人的承诺批准后，确认由采购部门负责应享受的折让金额，并填写借项凭证及时通会计部门调整应付账款。

（6）付款及应付账款控制制度。防止未核准的款项被支付，保证收货之后再付款，在资金不紧张时应做到及时付款，以维持企业的信誉度；会计人员要定期核查应付账款的明细账，付款的会计记录要完整全面，特别是折扣的记录要明确。控制要点包含：应付账款的总账和明细账，折扣交易的入账记录；与供应商的对账单核对。

二、物资采购内部审计实施要点

（一）内部控制的初步评价与关键控制点主要包括：

（1）内部控制的了解与初步评价。通过对公司的基本情况的调查了解，内部审计人员首先需要了解企业的经营情况是否良好；是否属于合法、正当的经营企业，进一步了解其关于采购付款环节的内部控制程序，考察公司在该方面的内部控制制度，程序设计是否齐全、合理，整个循环是否由清购、订购、审核、验收与保管、编制应付凭证、会计处理、付款等环节构成。请购单审核是否符合公司采购计划，是否经相关主管人员签字审批等程序后，采购部门根据合同规定的请购单编制连续编号的订购单并报审核部门审批，订购单经审核批准后，向供应商发出订货要求，（若数额较大）签订正式合同，所购货物运到公司后经过验收部门负责验收之后方可入库，记账，付款等环节都有相应的凭证和处理手续。内部审计人员认为公司采购付款循环的内部控制较小，可以进行进一步的调查和测试。

（2）内部控制关键的控制点。从整个循环来看，关键的控制点有：采购计划市批、签合同、验收货物、付款结算的审签、记账和对账、稽核等。针对关键控制点设计内部控制调查表，对内部控制设置情况进行调查，其它调查表的设计也同样针对内部控制设置情况而设计。

（二）内部控制的符合性测试符合性测试可采用观察法、检查凭证、实验重做法等方法，主要程序包括：

（1）请购和采购环节的符合性测试。通过测试检查公司请购单内容是否完整，是否有授权人员的签字，数额计算是否正确并有审核、审批手续；订购单上的金额计算是否准确，是否有公司稽核部门的复核标记，订购单上是否有相关采购人员和主管人员签字，合同与请购单、订货单是否相符合，查明细账与总账：等财务记录是否相符。比如，发现没有制定公司的采购计划，订购数量控制不够严格，则可认为公司的订购和采购环节对订购数量的控制薄弱。

（2）检查验收保管环节的符合性测试。审查测试物资验收单是否符合内部控制的要求，金额计算正确，验收单连续编号，并有主管人员签字和审核标记，需要技术鉴定的有技术人员签字，验收单交送给购货和财务部门是否及时；货物在入库时均按要求填写入库单，入库单与验收单一致，针对某一时间物资入库情况核对没有发现问题；保管与验收职责是相分离的由不同人承担，货物管理程序严格，从而可以有效减少不经授权所导致的采购与盗用的风险问题。

（3）编制应付凭证和账务处理环节的符合性测试。公司编制的凭单与其所附支付凭证内容要求一致，票面金额计算要求正确，付款凭证的连续编号均有授权人员签字；应付账款明细账记录清晰，每一笔记录对应的记账凭证都应附有经批准的原始凭证，而且原始凭证的内容与记账凭证的记录相一致，每月的明细账与总账核对相符合，应付账明细与供应商对账单定期对账，与应付账款对应的资产账目没有发现异常，则说明该环节的内部控制制度执行良好。

（4）付款环节的符合性测试。审查测试公司对支票签发的内部控制情况，检查支票存根编号是否连续，金额、日期、供应商等名称与现金日记账、银行存款日记账以及应付账款明细账核对相符，数量价格计算正确；所检查的每张发票是否都与相应的原始凭证相符，对有折扣条件的发票和财务处理记录详细，享受的折扣采用冲减财务费用的方式处理并符合要求，作废的票据均盖有“作废”印章。

（三）审计结论与风险评估通过以上的审查与测试，可以认为采购付款循环所涉及的有关交易与账户的相关内部控制是否健全、有效，如果能够达到公司对该循环业务的控制目的，财务处理符合程序且基本正确无误，能保证财务报表按正确的会计期间反映企业财务状况；企业关于该业务循环的内部控制风险水平较低，则可以对内部控制给予较高的信赖。

三、加强企业物资采购内部审计的建议

物资采购是对企业物资采购活动的一种独立客观的监督和评价活动，它通过审查和评价经营活动及内部控制的适应性、合法性和有效性来促进企业目标的实现。物资采购是最容易出现问题而又不被重视的环节，同时又是内部审计中最薄弱的“盲区”和难点。在日常实际工作中，重视和强化物资采购的内部审计是十分必要的。

（一）加强内部审计的职责和地位一个有效健全的内部控制体系，可以保证企业各项经济活动的真实性、合法性和有效性，所以，要使内部审计部门真正成为企业内部有效的监督、管理、咨询部门，促使企业国企建立一个有效健全的内部控制体系，尤其是确立内部审计在公司治理中的法律地位，国家应为内部审计创造良好的建设、发展环境，树立内部审计的权威地位，真正让内部审计成为企业自身发展、加强经营管理的内在需要，充分发挥审计在物资采购中的作用。

（二）完善内部控制由于受托责任的产生，才有了委托者及其他第三方对受托者的审计监督。审计监督是确保受托责任有效履行的手段之一，是一种落实受托责任的控制机制。加强和完善对企业物资采购活动的监督控制，一是可以保证企业资产的保值、增值；二是可以促使受托者千方百计完成受托责任，其中包括建立内部控制，重视内部审计工作。例如，通过加强和完善企业，领导人经济责任审计，评价企业内部控制制度是否建立、健全，企业经营目标是否实现，企业财务会计及其他信息是否真实可靠，法律法规、财经法纪是否切实得以履行。

（三）优化企业内部审计的工作环境企业内部审计工作环境，可以分为外部环境和内部环境。企业内部审计的外部环境是指企业内部审计所处的特定时间和外部空间的总和。外部环境是所有企业内部审计所面临的特定的社会条件和物质条件，是任何单一的企业都无能为力改变的环境因素。企业内部审计的内部环境，是指企业内部审计所处的特定的时间和内部空间的总和。相对于企业内部审计的外部环境来说，它属于微观环境。

（1）设置独立内部审计机构进行物资采购审计。无论是执行何种审计，最关键的在于具有独立性，能按规定的职权办事，不受干涉，才能保证审计工作的公正和客观。相对于其他类型的审计，物资采购内部审计工作实施的好坏上依靠管理当局的重视程度和所赋予的权力大小。因此保持单位内部审计的独立性，首先要求内部审计机构在单位的组织上有较高的地位。在物资采购审计中，内部审计是企业健全自我监控自我约束机制、保障所有者权益的手段，是管理体制的组成部分，其组织地位应是超然独立于企业的其他管理部门。

（2）提高物资采购审计队伍的素质。提高物资采购中审计人员队伍素质，是实现审计工作质量和效率的突破的关键。随着审计领域的不断拓展，内部审计必须提高审计队伍的素质，突出多学科、高智能的特点。由于在企业内部，管理人员和审计人员执行同一政策，实现同一目标，审计人员可以渗透到企业管理的各个环节，工作领域的广阔、无界，就必然要求内部审计向多学科、高智能的方向发展。在物资采购中，涉及合同、数学计算、管理等各种学科的知识，审计人员若不了解这些知识，势必会陷入审计困境。