电子邮件礼仪 精

第一篇：电子邮件礼仪 精

发邮件注意事项（1）

小编的话：随着计算机的普及，邮件也成为职场上必备的交流工具。然而，收发邮件都存在许多技巧，千万要小心，不要栽在自己设下的陷阱里啦！

守则一：不要随便“回复所有人” 阿康 外企职员

千万不要在回复邮件时随便点击“回复所有人”———这是我从我那倒霉的客户那里学来的“血的教训”。

那次接手一个挑剔的客户，耗了很久，价格一直谈不拢，差不多有两周时间，我每天上班头一件事，就是和对方互通邮件、打探进展。那段日子，老板盯、对方拖，搞得我每天灰头土脸、心力憔悴。直到有一天，在我们通过20封邮件时，我的邮箱里忽然出现了一封“机密”信函，上面有这家公司讨论我们公司的报价的详细经过，包括各级老板的回复意见、他们预期争取的价格，还有准备对付我们的具体计划。

这下好了，掌握了对方的底线，后面的事情做得极其顺利。那个项目谈完，老板对我刮目相看。

我心里有鬼。冷静之后仔细研究了这封邮件的来龙去脉，终于发现：发给我这封邮件的人一定是在某次疏忽之下按了“回复所有人”，才把信不小心传到了我手里。

也真怪不得他，之前我们往来的邮件实在过多，而且所有的邮件题目都是一长串“RE：RE：RE„„”，看起来极其相似。我的邮件发给他、他的老板后，他老板回复给了他，还有他们公司的财务、我以及更多人。之后他们内部还讨论了很多问题，他就沿用那些几经回复的信件，继续发给我询问。这个倒霉蛋初期一直把这项工作做得有条不紊，哪些人在“收件人”一栏里，哪些人在“抄送”栏里，从不混淆，直到有一次，在这么多个类似标题的邮件里，他终于“迷失”了，一点“全部回复”„„

守则二：沟通重要事件时，最好使用邮件，如果你光打电话，对方可以耍赖

大卫 物流管理

在我还是新人时，吃过一次这样的亏。那是一个做事非常拖拉、工作极为马虎的客户，每次交接，都需要我无数次催促、反复提醒。

有一次，由于缺少一些材料，他们公司委托我们发的一批货无法申报。我第一时间就给对方打电话交代了这个情况。我们这行，时间就是金钱。我反复跟他说，如果在几点前备不齐这些材料导致耽搁进程，那就是他们的责任了。

他满口答应，说两个小时后就能给我回音。没想到，两小时过去了、一个上午过去了，还是没发材料来。下午我又催了一次，他还是说“马上”、“马上”。

最后的结果可想而知。对方老板怒了，一个电话打到我老板那儿，投诉我工作不力。

“我确实打过电话了呀。”我向我们老板诉苦。

“你为什么不发邮件呢？”老板虽然相信我，可是对方一口咬定我没通知，口说无凭，没有邮件作证据，只能由我们来赔偿损失。

老板亲授心得：“下回遇到这样的人，非但给他写邮件，还应该明抄一份给他的上司，这样，他就不敢怠慢了。”

姜还是老的辣，办公室“游戏准则”之一就是：遇见重要的事，先发邮件，把责任扔给对方再说。

守则三：如有需要，请用BCC（暗抄）金子 银行客服

前不久，办公室里议论纷纷，说领导最近准备给上上下下所有人配备商务手机。一时间人人纳闷———一向精打细算的领导怎么一下子出手大方起来了？

不久，手机如期而至，公司里还搞了统一的培训，教大家如何用手机收发邮件、处理公文。又过了一阵子，下达最新指令：所有关键部门的员工，24小时开机，随时处理邮件！消息一出，各路流言飞转，出现了多种关于此举动机的猜测：一说公司里各部门严重推卸责任，出现事故，互相推诿，A怪B没有告知，B说自己已经书面邮件通知，A说没有收到邮件；另一种说法是，前不久公司内部出现“打小报告邮件事件”，有人趁他人不备，在对方电脑上使用邮件系统，发送出一份举报信，结果，该信还落入了被举报人手中，他找到发信人论理，该人说一定是有人为了陷害自己，盗用信箱发信；还有传言，说是两个部门的人结怨，跑去领导那里论理，要求每次发完邮件，必须电话通知或者消息确认，不然存在“陷害”的可能性„„

也不知是哪个“军师”的主意，最后让领导下决心给每个人都配置了这款可发邮件的商务手机，现在，所有人都胆战心惊地24小时开机，并且一看到有“CC”（抄送）给自己上司的邮件就格外认真，如果看到了显示BCC（暗抄）的邮件，那么，赶紧起床吧，这觉是再也睡不好了。

守则四：如果你是老板，请设置“敏感词” 小言 外企行政

前不久公司出了一件大事：一个不满工作的员工在跳槽前夜，调出所有同事和客户的电邮，群发了一封“控诉信”。

除了对公司内部关键人物的投诉之外，还列举了公司内部存在的种种管理漏洞。邮件最后说：“这样缺乏信誉的公司，你们还敢和他继续有生意方面的合作么？”

邮件是周一早上群发的，那天我正好在外面办事，下午回到办公室，据说已经被集体删除了。不过，好多人都悄悄备份存在自己的电脑里，我就是那样看到了这封邮件。有好一阵子，它被当作上班生活的调味剂。

据说，高层大骇，虽然最后找到那名员工并追究了法律责任，可对于我们这样的大公司来说，毕竟很是“坍台”。

于是，消息灵通人士最近通知我们，老板出资百万购了一套新系统，据说，现在任何从公司发出的邮件，一旦出现“状况”，系统会自动警报，并阻止发送。

为这事，我们八卦了半天，都在推测系统会设置多少敏感词汇来自动阻止邮件。经讨论，大家达成共识：少写中文邮件———我们工作往来的邮件，大部分是用英语写的，而那封控诉信用的是中文———这种信，还是用母语写比较顺畅。

守则五：不要随意转发 Ken 项目经理 通常我们汇报工作时，贪图方便，会直接把邮件转发给老板。但你的老板如果足够细心和专业，他会批评你。

我对我们老板肃然起敬，也是因为一封邮件。那次，他把我叫到办公室：“Ken，你是不是偷懒，直接把对方的公文发给我了？”

我的确转发了邮件，因为一样是总结，既然对方总结好了，我就顺手按了转发，可是，他怎么会知道？

“你过来，转发的字色是灰色，并且前面会出现‘>’的符号。” 我满脸通红。到底是老板！TIPS：

邮件最能撒谎。面谈时，有可能通过表情泄漏天机；打电话，难免语塞。而邮件永远不会。

邮件是最职业的公务交办手段，它可以丝毫不带感情色彩。公务邮件的最后，一般要设置“免责声明”，大体需要明确的意思是：“如果这封信不是给你的，希望收到后退还给我，以免引起之后的纠纷。”

最后填写收件人，因为一个误操作，有可能送出一份空信，令对方造成你工作粗糙的印象。

愤怒时不要用E－mail.E－mail很难传送幽默，但很容易传达愤怒。使用有意义的标题，让收信人一下就能明白里面是什么，同时也区别于垃圾邮件。

简短。如果有很多话，可以列成要点。

休假时应设置自动回复，这是礼貌和方便的问题。但不要给私人邮件设这种东西，免得有心人知道你家里没人。

使用表情。如果你的情绪可能被误解，就加上笑脸。

发邮件注意事项（2）

一、书面胜于口头。你做过什么，要去做什么，需要别人做什么，写邮件发出去，以后起争执了就是证据，年终盘点也知道你每天都干了些什么。written is always better than oral。长此以往，极度锻炼商务英语。

二、搞清楚TO，CC，BCC，FW。

受件人，也就是要主要阅读这邮件的人放去TO；

相关人等，需要了解信息的放CC，你的直接主管如果是喜欢事必躬亲的，或者这件事你需要领导支持的，一定要去CC，不然你做了很多事情，领导不知道，你就是出了事也没人挺你。就算领导没时间看也没关系，别的收件人看到也是一样的效果。他如果不给你面子就等于不给你老板面子^^ 加密抄送人，放你的下属。举例来说，你需要别的部门做一件事，你要写邮件给这个部门的经理，为了得到老板支持，你又必须抄送你的老板，但这件事最终执行的怎么样，你要你的下属去跟进。很多人会犯的错误就是把下属也放在抄送栏，想想看，下属和领导放一起+多么的不恰当，这时候加密抄送就奏效了。再口头嘱咐一句，下属就能了解事情的前因后果去帮你跟进。

三、关于回复

礼貌上讲，邮件中涉及的人都需要回复在相应的位置，并且包含原文。只回复一个人是极度不礼貌的。

身为一个领导，用的最多的就是转发。每天很多事情，分轻重缓急，很多简单的事情直接可以转发给你的下属去处理。转发后加个批示 XXX, pls.follow.简单明了。

有些事情你无法或者说超出你的权限，你不能做决定的，也需要转发给领导，请求领导批示。还有一些不是需要批示，只是给领导一个信息。最忌讳的不是什么都不写的原文转发，而是仅仅写个FYI（for your information），领导不是你的下属，FYI的语势却是平等的或者是从上到下的。

这里顺便再讲一讲和领导写邮件的要点不外乎几种：

一、汇报工作。

邮件正文需要提纲挈领，如果你一定要把自己做的事情事无巨细，请在附件里写。要知道领导的时间远比你的宝贵。

二、请求批示。

写清楚什么事，如果领导完全不知道的事，还需要补充背景资料，切忌自以为领导什么都知道。很重要的一条是不要自作聪明加上许多自己的分析，要知道领导不会比你苯，至少不要表现出来。更重要的一条是不要只提出问题不提出解决方案。这个需要一点技巧，汇报了一个问题，然后委婉的说自己的看法，最后的决定却是领导的。一个懂得解决问题的才是manager，只会反映问题的不过是staff而已。

三、转发资料

可能你做了什么报告，领导忽然需要调用，你发过去，最重要的就是写清楚主题。如果要谄媚一点，还可以打印好拿过去方便领导看。但电子版发过去更好。

再次强调主题的重要性，我是很讨厌我的下属发东西给我不写主题，因为我所有文件都存档的，以后查找就是按主题搜索。领导的信息存储量更大，没有一个正确的主题是很不职业的。

发邮件注意事项（3）

1、邮件标题和正文尽量不为空也不要太短，如只有一个无意义的字符或者“hi/hello/你好”等，标题也不要过长，以免被邮件接收系统当作垃圾邮件误拦；

2、每次发邮件收件人不要超过10人，如超过另外转发；

3、如果您不需要某些邮件接收者回复您的邮件，请把他放到抄送名单中；

4、可以在邮件正文中表述清楚的内容不要采用附件的形式发送；

5、回复邮件时引文不要过长，不便于收取和阅读；

6、多个附件尽量使用zip格式压缩文件，不采用rar格式，通用性更强；

7、附件不要过大，以10M以下为宜；

8、非常重要的的邮件可以要求回执，但普通信件不建议每封要求回执； 在若干电子邮件系统中，由于「附件」功能的缺乏或不成熟，会造成使用者无法顺利阅读文件。使用者经常会因不便而直接去除来函，以致丧失沟通功能。如果附件内容不长时，请直接撰写于信件中。若一定要使用附件功能，也须注明附件的撰写软件，例如：“本信附件内容撰写软件为例如：“本信附件内容撰写软件为Word6.0forWindows”。

第二篇：电子邮件的礼仪

电子邮件是职业信件的一种，它的一个重要方面就是节省他人时间，只把有价值的信息提供给需要的人。职业信件中是没有不严肃的内容的。

电子邮件应当注意以下八个方面：

1)标题要提纲挈领，切忌使用含义不清的标题，例如：“嘿！”或是“收着！”

添加邮件主题是电子邮件和信笺的主要不同之处，在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容，便于收件人权衡邮件的轻重缓急，分别处理。尤其是回复的信件，要重新添加、更换邮件主题是要格外注意的环节，最好写上来自公司的邮件，年、月、日以便对方一目了然又便于保留。

2)电子邮件的文体格式应该类似于书面交谈式的风格，开头要有问候语，但问候语的选择比较自由，像“你好”、“Hi”，或者仅仅是一个简单的称呼，结尾也可随意一些，比如“以后再谈”、“祝你愉快”等；也可什么都不写，直接注上自己的名字。但是，如果你写的是一封较为正式的邮件，还是要用和正式的信笺一样的文体。开头要用“尊敬的”或者是“先生女士，您好!”结尾要有祝福语，并使用“此致敬礼!”这样的格式。

3)内容简明扼要，针对需要回复及转寄的电子邮件，要小心写在电子邮件里的每一个字，每一句话。因为现在法律规定电子邮件也可以作为法律证据，是合法的，所以发电子邮件时要小心，如果对公司不利的，千万不要写上。发邮件时一定要慎重，还要定期重新审查你发过的电子邮件，评估其对商业往来所产生的影响。

4)一定要清理回复的内容。在美国加州有一位传播学专家摩根女士曾举例说：我最近收到一份电子邮件，其中包括了辗转收送的十二个人之姓名，我实在没有必要知道这些讯息。有一个妙方就是寄信时采匿名附件收信者取代附件收信者方式，或是在转寄之前删除一切无关紧要或重复的内容，例如：原件中摘要部分之主题、地址及日期等。注意回答问题的技巧。当回件答复问题的时候，最好只把相关的问题抄到回件，然后附上答案。不要用自动应答键，那样会把来件所有内容都包括到回件中﹔但也不要仅以「是的」二字回复，那样太生硬了，而且让读的人摸不着头脑。对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼，这是非常不礼貌的。怎么着也要凑够10个字，显示出你的尊重。

5)合宜地称呼收件者，并且在信尾签名。虽然电子邮件本身已标明了邮自哪方，寄与何人，但在邮件中注明收信者及寄件者大名乃是必须的礼节，包括在信件开头尊称收信者的姓名，在信尾也注明寄件者的姓名以及通讯地址、电话，以方便收信者未来与你的联系。越是在大型的公司，你越是要注意在自己的邮件地址中注上自己的姓名，同时在邮件的结尾添加个人签名栏。人们通常会把邮件转发给过多的人，打开邮件箱你可能发现有一半的邮件是与你无关的，删除它们费时费力，所以在转发前要做一下整理，把邮件的数量控制在最小。条件允许的话要每天检查自己的邮箱，及早回复邮件。重要邮件发出后要电话确认。另外，重要的机密和敏感的话题不要使用电子邮件，因为它不能保证严守机密。

6)结尾签名。每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽然你的朋友可能从发件人中认出你，但不要为你的朋友设计这样的工作。

7)要区分To和CC还有BCC（区分收件人、抄送人、秘送人）。

1．To的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。

2．而CC的人则只是需要知道这回事，CC的人没有义务对邮件予以响应，当然如果CC的人有建议，当然可以回Email。

3．而BCC是秘送，即收信人是不知道你发给了BCC的人了的。这个可能用在非常规场合。

4．TO，CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列；按职位等级从高到低或从低到高都可以。适当的规则有助于提升你的形象!

5．只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源

6、转发邮件要突出信息，还应对转发邮件的内容进行修改和整理，以突出信息。不要将RE了几十层的邮件发给他人，让人摸不着头脑。

8）主动控制邮件的来往

为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句：“全部办妥”、“无需行动”、“仅供参考，无需回复”。

第三篇：职场电子邮件礼仪规范

职场电子邮件礼仪规范

现如今，可能已经找不到没有电子邮箱的网民了。特别是职业人士，还拥有使用公司域名的邮箱。职业人士的利用公司邮箱发送邮件与私人信件有着很大区别，存在着职场邮件礼仪方面的新问题。据统计，如今互联网每天传送的电子邮件已达数百亿封，但有一半是垃圾邮件或不必要的。“在商务交往中要尊重一个人，首先就要懂得替他节省时间”，电子邮件礼仪的一个重要方面就是节省他人时间，只把有价值的信息提供给需要的人。

写Email就能看出其人为人处世的态度。你作为发信人写每封Email的时候，要想到收信人会怎样看这封Email，时刻站在对方立场考虑，将心比心。同时勿对别人之回答过度期望，当然更不应对别人之回答不屑一顾。

关于主题

主题是接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，使用有意义的主题行，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。

1.一定不要空白标题，这是最失礼的

2.标题要简短，不宜冗长，不要让outlook用„才能显示完你的标题

3.标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如 “王先生收”

4.一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理

5.可适当用使用大写字母或特殊字符(如“*!”等)来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。

6.回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要RE RE一大串。

关于称呼与问候

1.恰当地称呼收件者，拿捏尺度邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。

如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dear xxx”，显得很熟络。

2.Email开头结尾最好要有问候语最简单的开头写一个“HI”，中文的写个”你好”；结尾常见的写个Best Regards，中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了。

俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待。

Email正文

1.Email正文要简明扼要，行文通顺Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。

2.注意Email的论述语气根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。

3.Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。

4.一次邮件交待完整信息最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。

5.尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文Email，最好把拼写检查功能打开； 如果是中文Email，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。

6.合理提示重要信息

不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。

7.合理利用图片，表格等形式来辅助阐述对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴。

8.不要动不动使用 :)之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻Business Email 不是你的情书，所以：)之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合，比如现在－:)

Email附件

1.如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件

2.附件文件应按有意义的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名

3.正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时

4.附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件

5.如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用

6.如果附件过大(不宜超过2MB)，应分割成几个小文件分别发送，语言的选择和汉字编码

1.只在必要的时候才使用英文邮件英文邮件只是交流的工具，而不是用来炫耀和锻炼英文水平的。如果收件人中有外籍人士，应该使用英文邮件交流；如果收件人是其他国家和地区的华人，也应采用英文交流，由于存在中文编码的问题，你的中文邮件在其他地区可能显示成为乱码天书。

2.尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件如果对方与你的邮件往来是采用中文，请不要自作聪明的发送英文邮件给他；如果对方发英文邮件给你，也不要老土的用中文回复。

3.对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文。你很难保证你的英文表达水平或收件人中某人的英文理解水平存在问题，而影响邮件所涉及问题的解决。

4.选择便于阅度的字号和字体中文老实点用宋体或新宋体，英文就用Verdana 或 Arial 字型，字号用五号或10号字即可。这是经研究证明最适合在线阅度的字号和字体。不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务邮件。

结尾签名

每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽然你的朋友可能从发件人中认出你，但不要为你的朋友设计这样的工作。

1.签名信息不宜过多

电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或公司的宣传口号。但是要分清收件人对象与场合，切记一定要得体。

2.不要只用一个签名档对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让与对方显得疏远。你可以在OUTLOOK中设置多个签名档，灵活调用。

3.签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。

第四篇：商务电子邮件礼仪

近年来，在诸种电子通讯手段中跑出来一匹“黑马”，它就是电子邮件。自打诞生以来，它的发展可谓突发飞进，日新月异。令人刮目相看。当前，它已经在商界得到了越来越广泛的使用。电子邮件，又称电子函件或电子信函。它是利用电子计算机所组成的互联网络，向交往对象所发出的一种电子信件。使用电子邮件进行对外联络，不仅安全保密，节省时间，不受篇幅的限制，清晰度极高，而且还可以大大地降低通讯费用。商界人士在使用电子邮件对外进行联络时，应当遵守的礼仪规范主要包括以下四个方面。第一，电子邮件应当认真撰写。向他人发送的电子邮件，一定要精心构思，认真撰写。若是随想随写，是既不尊重对方，也不尊重自己的。在撰写电子邮件时，下更三点尤其必须注意。一是主题要明确。一个电子邮件，大都只有一个主题，并且往往需要在前注明。若是将其归纳得当，收件人见到它便对整个电子邮件一目了然了。二是语言要流畅。电子邮件要便于阅读，就要以语言流畅为要。尽量别写生僻字、异体字。引用数据、资料时，则最好标明出处，以便收件人核对。三是内容要简洁。网上的时间极为宝贵，所以电子邮件的内容应当简明扼要，愈短愈好。第二，电子邮件应当避免滥用。在信息社会中，任何人的时间都是无比珍贵的。对商界人士来讲，这一点就显得更加重要了。所以有人才会说：“在商务交往中要尊重一个人，首先就要懂得替他节省时间。”有鉴于此，若无必要，轻易不要向他人乱发电子邮件。尤其是不要以之与他人谈天说地，或是只为了检验一下自己的电子邮件能否成功地发出，更不宜随意以这种方式在网上“征友”。目前，有不少网民时常会因为自己的电子信箱中堆满了无数的无聊的电子邮件，甚至是陌生人的电子邮件而烦心不堪。对其进行处理，不仅会浪费自己的时间和精力，而且还有可能会耽搁自己的正事。不过一般而言，收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的。第三，电子邮件应当注意编码。编码的问题是，是每一位电子邮件的使用者均应予以注意的大事。由于中文文字自身的特点加上一些其他的原因，我国的内地、台湾省、港澳地区，以及世界上其他国家里的华人，目前使用着互不相同的中文编码系统。因此，当一位商界人士使用中国内地的编码系统向生活在除中国内地之外的其他一切国家和地区里的中国人发出电子邮件时，由于双方所采用的中文编码系统有所不同，对方便很有可能只会收到一封由乱字符所组成的天书。因此，商界人士在使用中文向除了中国内地之外的其他国家和地区的华人发出电子邮件时，必须同时用英文注明自己所使用的中文编码系统，以保证对方可以收到自己的邮件。第四，电子邮件应当慎选功能。现在市场上所提供的先进的电子邮件软件，可有多种字体备用，甚至还有各种信纸可供使用者选择。这固然可以强化电子邮件的个人特色，但是此类功能商界人士是必须慎用的。这主要是因为，一方面，对电子邮件修饰过多，难免会使其容量增大，收发时间增长，既浪费时间又浪费金钱，而且往往会给人以华而不实之感。另外一方面，电子邮件的收件人所拥有的软件不一定能够支持上述功能。这样一来，他所收到的那个电子邮件就很有可能会大大地背离了发件人的初衷，因而使之前功尽弃。来源：青岛时尚生活网

第五篇：别告诉我你懂电子邮件礼仪

别告诉我你懂电子邮件礼仪

最近一本畅销书非常火爆，名字叫做《别告诉我你懂PPT》。现在啥都时兴搭顺风车，那咱也照猫画虎套用这个雷人的标题吧。

现如今，每个职场人都要在工作中使用电子邮件。每天你也会收到、发出几十封甚至上百封电子邮件。那么你可知道，利用电子邮件这种听不到声音、看不到表情、互不谋面的沟通方式，也是需要基本礼仪的。

电子邮件礼仪代表着一个人基本的职业素质和为人处世态度。它涉及到电子邮件方方面面的内容。其中，最最核心的指导思想就是——尊重他人、节省时间、只将有价值的信息提供给需要的人。

那么我们应该关注哪些方面的内容呢？

一、标题——电子邮件的灵魂所在

毋庸置疑，当你收到一封电子邮件时，标题是最先映入眼帘的。如何能吸引收件人的注意力，在众多邮件中首先关注你的邮件，而不是当作垃圾邮件直接忽略掉，需要特别注意以下几点：

1、标题简单明了，突出重点，让人一目了然。避免使用像Your Email;Information之类容易产生歧义或含糊不清的标题。

2、每封邮件只针对一个主题，对同类的主题最好使用相同的标题命名格式，这样便于日后整理存档邮件。要知道，让你快速搜索出一封N年前的电子邮件，醒目的标题是多么重要的线索啊！

例如：所有关于proposal的邮件都可以命名为Proposal for xxx

3、可适当使用大写字母或特殊字符来突出标题，引起收件人的注意。

例如：***REMINDER: xxx

Proposal for xxx-Need Your Approval

但此种方法应适度使用，不要随意使用Urgent这种表达强烈感情色彩的词汇。要知道，如果凡事都是urgent的，那就意味着没有真正urgent的事情了。

4、回复对方邮件时，如果谈论的内容已经和之前的内容发生了变化，可以根据回复内容的需要更改标题，使收件方更加清楚明了该邮件的主要内容。

5、空白标题是不职业不尊重对方的表现。如果在未写明标题的情况下不小心点击了发送键，也请追加一封邮件对此疏忽表示歉意。

总之一句话，不能让收件人一眼看明白邮件主旨的标题不是好标题！

二、称呼与问候——细节中体现尊重

如何恰当地称呼和问候收件人，拿捏好尺度是个技术活。

1、纠结在“Hi”与“Dear”中

根据每个公司的不同文化，在邮件开头用何种问候显得尤为重要。对公司内部的同事，最好的方法就是随大流。先观察一下同事间的问候语，如果大家都用Hi，你也入乡随俗没有任何问题。如果大家都用Dear，你突然用个Hi显得有些另类。对公司外部的客户或陌生人，最保险的方法是用Dear。有些人对Hi很反感，觉得是不够尊重对方的表现。还记得电子邮件礼仪的核心思想吗？——尊重他人。因此请避免使用各种可能导致对方不舒服的词汇。

2、让我如何称呼你

邮件的开头需要称呼收件人。合适的称呼最能反应对收件人的礼貌和尊重。因此以下几点需要注意：

1）在外企环境中，每个人都有英文名，同事间的邮件使用Dear+英文名的方式是最为保险的。如果该同事没有英文名，可使用中文名的拼音代替。使用中文名时最好不要加上姓氏，这样显得更加亲切，没有距离感。

2）在发邮件给外籍人士或高级别人士时，还需要特别关注他们的一些特殊称谓。在欧美国家，有些公司高管，尤其是偏技术型的高管，他们不喜欢对方称呼其Director, VP之类的职位Title。而更喜欢对方称呼能够彰显其学历或特殊身份的Title。如: Dear Dr.xxx, Dear Professor xxx。在欧美国家，博士和教授的头衔是一种特殊身份的象征。因此你需要留心关注一下对方的签名，如果看到了Dr.或者Professor之类的词汇，说明对方很看重这个Title。那么在称呼对方的时候不妨带上，以表示足够的尊重。

3）在发邮件给日本人时，也需要格外尊重对方的称谓习惯。他们喜欢在名字后面加个后缀-san以表示尊重。例如：Dear Hitoshi-san。因此你也最好入乡随俗加上这个后缀。俗话说，礼多人不怪嘛。

4）对于陌生人，可以使用Dear Ms.Xxx或者Dear Mr.xxx。如果连对方是男是女都不清楚，使用Dear Madam/Sir是最保险的。

5）如果同时发送给多人，不可能一一说出对方的姓名，那么Dear All是最好的选择。

总之，适当的称呼与问候可以拉近双方距离，给人留下美好的第一印象。

三、正文——关乎成败的主干部分

一封电子邮件，正文是最最重要的部分。它关系着整封邮件的成败，因此需要特别注意。

1、做与不做，这是个问题

电子邮件并不是最有效及时的沟通方式，那么什么事情用电子邮件沟通最合适呢？一句话就能说清的事情有发邮件的功夫还不如打电话搞定。太过复杂的事情邮件有时候又不容易表述清楚，反而会使对方产生误解。还不如面对面的沟通交流更加有效。因此，那些难易适中，用文字表述不易产生误解的事情是最适合用邮件来沟通的。

2、邮件正文要言简意赅，行文通畅

邮件正文内容应当适中，不宜过多或过少。表述要清晰准确，不要出现让人晦涩难懂的语句。在写英文邮件时，尽量使用简单句，避免使用从句套从句的复杂句式。要知道，你的目的是让对方看懂，而不是考对方语法。此外，不要使用让人费解的英文缩写，如：NM=never mind, NP=no problem, OIC=Oh, I see。对于看不不懂的天书，没有人会花时间反复研读。

3、注意论述的语气

文字是冷冰冰的，以不同的语气阅读就能产生截然不同的含义。而电子邮件的缺点就在于对方只能看到文字却感受不到语气。因此，在发邮件时需要考虑收件人与自己的熟络程度、等级关系以及邮件的性质。用语措辞要妥当，多使用敬语，多表示感谢。要知道，邮件是可以被转发的，不要因措辞不当引发不必要的误会。

4、行文注意逻辑性和人性化

当你看到一封段落不清晰，冗长繁复的邮件时，会是什么心情？相信很少有人能耐心将它从头到尾认真看完。记住，电子邮件礼仪的核心思想就是“只将有价值的信息提供给需要的人。”因此，你的邮件行文要注意逻辑性，要提炼出有价值的信息。

如果要说明几件事情或要阐述几个观点，可以用1，2，3，4进行罗列或分段论述。最好还能在每段开头加个小标题，让对方能一下子抓住重点。

如果所阐述的事情单纯用文字难以让人理解，可以配合图表加以说明。这样人性化的电子邮件一定会让收件人赞赏你的专业与体贴。

5、合理提示重要信息

对于需要对方格外关注的重要信息，可使用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段进行提示。但需要合理运用，如果通篇都是花花绿绿大大小小的字符，只会让人抓不到重点，影响阅读速度。

6、请选择合适的语言和字体

如果对方与你的邮件往来是采用中文，请不要自作聪明的发送英文邮件给他；如果对方发英文邮件给你，也不要老土的用中文回复。尊重对方的习惯是一种美德。

选择便于阅读的字体和字号也是非常重要的。字体过小让人读起来很费劲，估计收件人在心中暗想“字大点能死啊！”字体太大又要让对方不停地拉动下拉杆，也不是人性化的体现。这里建议中文用宋体或新宋体，英文用Verdana或Arial字型，字号用五号或10号字即可。这是经研究证明最适合在线阅读的字号和字体。不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对商务邮件。

7、不要让错别字毁了你的邮件

避免错别字是对别人的尊重也是自己认真态度的体现。在发送邮件之前一定要仔细阅读一遍，如果是英文邮件需要使用spelling check进行检查。而中文邮件则要防止拼音输入法带给你的“杯具”。错别字往往如同美玉上的瑕疵，让你之前的努力功亏一篑。

此外，最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确，没有任何遗漏和错误。不要过几分钟再发一封“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人感觉好像新衣服上凭空多了一块补丁。

8、不要把心情带到邮件中

有些人喜欢在邮件的结尾加上各种表达心情的字符。如：）^_^ >_<等。在商务信函中这是一种轻佻的表现。请记住，你不是在写情书，不需要让对方知悉你的心情。除非双方很熟络，又是非正式的私人沟通，否则尽量不要在商务场合使用心情字符。

四、结尾签名——彰显你的职业化

一封没有签名的邮件是不完整的，也显得发件人不够职业。一个好的签名能够让你的邮件锦上添花。

1、结束语必不可少

在英文邮件中一定要加上Best Wishes, Best Regards之类的结束语，这是最起码的礼貌。如果你怕忘记了，不如把这部分内容设计在签名里。

2、签名信息不宜过多

签名可以包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。

3、不要只用一个签名

对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名应该进行简化。过于正式的签名会与对方产生距离感，显得疏远。你可以在在邮件系统中设置多个签名档，根据情况灵活使用。

五、回复邮件的技巧

1、及时回复邮件——遵循24小时反馈法则

当一封重要邮件发送出去后就石沉大海，迟迟得不到回应，那种郁闷的感觉是无法形容的。因此及时回复邮件是对他人的尊重，也是重要的电子邮件礼仪。

一般情况下，对于紧急重要的邮件，当然是回复得越早越好。可接受的理想回复时间是2小时以内。对于一些优先级低的邮件可以集中在一个特定的时间处理，但一般不要超过24小时。

如果事情的确很复杂，你无法及时做出回复，也需要回复说明已收到邮件，正在抓紧时间处理，将会在何时给出答复等等。总之，不要让对方等得花儿都谢了。记住：在收到邮件后及时做出回应，哪怕只是确认一下收到了也好。

如果你正在出差或者休假，应当设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。

2、进行针对性回复

当回答对方提出的问题时，最好把相关的问题粘贴到邮件中，然后逐条有针对性的回答。为了便于区分问题和答案，可将答案的字体标注成与问题不同的颜色。

3、不要当鲁班盖高楼

如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，就说明此问题不适宜用邮件进行交流，造成了交流不畅，说不清楚的情况。此时应采用电话沟通或面对面沟通等其他方式进行解决。

对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越RE越高，这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。此时应当及时对之前讨论的结果进行小结，删减瘦身，突出有用信息。

4、要区分Reply和Reply To All

还记得电子邮件礼仪的核心思想吗？只将有价值的信息提供给需要的人。这完全可以作为你选择Reply和Reply To All的依据。

例如，某人群发邮件给全体员工统计报名参加某项活动的人数。可怕的是很多人都不由自主地选择Reply To All来回复邮件。结果导致你的邮箱收到了无数封与你无关的报名参加确认邮件。是不是感到不胜其烦呢？如果是的话，那就请在点击“Reply To All”之前三思而行，不要让你也无意中变成那个让人不胜其烦的人。

如果你对发件人提出的问题不清楚，或有不同的意见，应与发件人单独沟通。不要当着所有人的面，不停的RE来RE去，与发件人进行讨论。这是一种效率低下并且浪费网络资源的表现。你们讨论好了再告诉大家也不迟。

六、正确使用To，cc和bcc

1、To的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题，理应对邮件予以回复和响应。

2、而cc的人则只是需要知道这件事，并没有义务对邮件予以响应。当然如果cc的人有好的建议或意见，也可以主动回复邮件。

3、bcc是秘送的意思，即收信人并不知道你发给了其他人。这项功能可以用在非常规的场合。

4、To，cc中的收件人排列应遵循一定的规则。比如按部门排列、按职位等级排列等。适当的规则有助于提升你的职业形象。

5、只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源。

有些人喜欢每封邮件必cc老板，好表现出自己做了很多事情，这其实是不够职业的表现。如果你的老板不是一个事必躬亲型的领导，那他会觉得你的能力有问题。芝麻大点的事情也cc我，那还要你干什么啊？

6、发送邮件要注意安全性

在你发送邮件之前，首先要确认所有收件人需要此消息并且可以知道此信息。除此之外，对敏感或者机密的信息要小心谨慎处理，不要把内部消息发送给外部人员或者未经授权的接收人。为了防止信息外泄，可以在发送时标注confidential标记，或在发送时设置禁止转发和打印，以确保机密信息的万无一失。

好了，能看到这一页我已经很佩服你的意志力了。那么再请你拿出一点点耐心来翻出以前的邮件一条条仔细比对，看看自己到底做到了几条呢？如果大部分都做到了，那么恭喜你，你已经是个很专业的邮件老手了。如果只做到了几条也请不要气馁，谁不是从菜鸟过来的？只要牢记电子邮件礼仪的核心思想并将其灵活运用到实际中，就能够让你的邮件显得大方得体，避免不必要的失礼。让我们最后再回顾一下电子邮件的核心思想吧！

尊重他人、节省时间、只将有价值的信息提供给需要的人！