北大行政管理：秘书学与秘书工作

第一篇：北大行政管理：秘书学与秘书工作

1、请简述秘书工作的原则及发展趋势。

答：秘书工作的原则：

1.准确原则；准确原则是秘书工作的质量要求

2.及时原则；及时原则，是对秘书工作的效率要求。3.严谨原则；严谨原则，是对秘书工作的作风要求。4.同步原则；同步原则，是对秘书工作的态势要求。5.保密原则。保密原则，是对秘书工作的纪律要求。

秘书工作的发展趋势：

建国以后，尤其自改革开放以来，我国进入了现代化建设的新时代。新时期的秘书工作，有了新的发展。

1、指导思想上的发展。

2、工作方式上的发展。

3、工作内容上的发展。

4、管理模式上的发展。

5、办公手段上的发展。

2、请结合个人工作实际，阐述秘书所必备的知识结构。

答：秘书工作的综合性、要求秘书人员又有自己的专业特点，这就要求秘书人员要在纵向方面具有较深厚的专业知识。

一、基础知识：一方面是社会科学基础只是；另一方面是自然科学只是。

二、专业知识：一方面是作为所有秘书人员都应具有的秘书业务只是。另一方面是秘书人员所在工作部门的专业知识。

三、相关知识：这一部分是秘书人员为适应时代的需要，做好工作，应加以进修提高的知识，是秘书人员知识结构中的较高层次。

3、请根据书中阐述的秘书性格要求，分析您自身性格特点的优、劣势，对于劣势打算如何改进？

答：成熟的性格表现为各个特征之间的相互关系、相互制约、相对稳定。秘书人员需要在有意识的自我调解中发展、改造自己的性格，争取做到：

1、开朗。具有乐观饱满的兴许，善于接受复杂而艰巨的工作任务而无怨无悔。

2、敏捷。思想敏捷、动作敏捷、笔头敏捷。

3、稳健。遇事细心，观察细致、考虑周详。

4、坚毅。做事要有百折不回、坚持到底的勇气和毅力。

5、幽默。幽默是智慧、机灵、学识、风趣的综合表现，而不是油腔滑调或开低级庸俗的玩笑，更不是对别人的作弄或嘲笑。

6、自制。要培养和提高自制能力。

和成功的秘书性格要求相比，现在我自己还和要求有一定的距离，相比来说，我需要在学的开朗和幽默，多学习，多练习。

4、简述秘书工作能力的结构。

答：

1、表达能力，就是通过言语、文字和行为等形式沟通信息、相互交往、合作共事的本领。表达能力又分为三种形式：1.口头表达能力；2.书面表达能力；3.行为表达能力。

2、办事能力,就是秘书人员有效的处理各种日常工作的本领。

3、管理能力，秘书作为领导者的参谋和助手，理应具有一定的辅助决策与管理能力。1.辅助决策能力；2.辅助计划能力；3.辅助沟通能力；4.辅助协调能力；5.辅助控制能力。

4、应变能力，就是适应变化这的环境和事物完成原定任务的本领。要学会适应社会环境、地域环境、职业环境、岗位环境、事物环境的变化。

5、社交能力，就是与他人进行社会交往的本领。

6、操作能力，就是掌握和使用与工作有关的设备。工具和技术的本领。

5、请简述秘书参谋决策的方法。

答：秘书辅佐决策，可以采用多种方式。随着决策内容、决策类型、决策环境的不同，方式也应该有所不同。这里仅按决策形成、决策实施和决策总结的过程，说明各个决策阶段的辅佐方式。

1、决策前服务式辅佐，秘书在领导决策钱，要为领导决策做准备，提供各方面的服务。

2、决策形成中协助式辅佐，秘书在形成决策的过程中，不是主持者和表决者，而是重要的协助者。

3、决策执行中协调辅佐，在决策执行中，秘书是重要的协调者，辅佐决策按计划实施。

4、决策小郭评估中鉴戒式辅佐，秘书既参与拟定决策计划，又参与决策实施的全过程，还要参与决策效果的评估。

6、请述秘书沟通协调的特点和方法。

答：秘书沟通协调的特点：1.非权利支配性；2.非职责限定性；3.非确定地位性；4.认同疏导性。

秘书沟通协调的方法：1.沟通化解矛盾；2.变通淡化矛盾；3.融合缓解矛盾。

7、请简述秘书活动特征中间接效益原理及其运用。

答：秘书间接效益原理，体现在以下几个方面：1.铺垫性效应2.传播性效应3.督策性效应4.职能协同效应。

1.铺垫性效应，秘书的职能活动通常为领导者成功的完成任务做铺垫，由此，素质高的秘书不仅根据领导的吩咐，为领导活动提供服务，做好听命铺垫，而全面了解工作的目的要求、价值标准，把握事物发展的规律，能动的做主动铺垫，发现错误或偏向性主动提出建议，采取恰当的方式，做修正性铺垫，以保证领导活动的有效性。

2.传播效应，在实际工作中，不同的传播对象、不同的传播环境、不同的传播手段，秘书取得的传播效应足不同的。如果在撰拟文稿时，不同的阅听对象、不同的内容和环境，应选用恰当的表述方式，运用有效的语言手段。

3，督策效应，秘书没有掌管指挥控制的权利，但其有效的职能活动，能过产生一定的督策效应。

4，职能协同效应，秘书的公务活动，在组织整体运转中，能促进各职能系统的协同配合，发挥职能协同效益。

8、请简述公文办理的要求。

答：

1、准确无误，指公文在办理阶段的各个环节上，其行为的内容、方向和方式及其结果，都完全符合行文制度和实际情况。公文办理的准确性表现在：

1、工作内容准确。

2、工作方向要准确。

3、工作方式要准确。

2、讲究时效，公文的办理要及时迅速，讲究时效。这是对办文的效率要求，也是实现机关工作高效化的重要条件之一。加快公文办理的速度，从以下几个方面入手：

1、强化时间观念。

2、缩短运转周期。

3、简化办文程序。

3、安全保密，一是要保证所经办的文件完整无缺、无损，做到不丢失、不损坏，这就是安全的意思，二是要严格遵守公文管理的保密规定，做到泄密、不失密，这就是保密的意

思。

4、统一管理，公文的办理，包括公文的撰制和保管，都必须由秘书部门统一管理。要是先公文办理的集中与统一，必须要做到三点：

1、统一于秘书部门；

2、统一于公文法规；

3、统一于主管领导。

9、根据个人理解，请述秘书人员如何做到保密（至少谈5点）？

答：

1、对文件的内容要精读，确定文件内容是密或非密，核心秘密与非核心秘密，都要事先加以确定。

2、按章办事，有序秘密关系到国家和集体的利益，凡需要对外公开的是想，都必须按照制度办事，履行规定的程序和手续，绝对不能自行其事，更不能先斩后奏。

3、在交往中要通过正式的或非正式的，直接或鉴戒的渠道弄清对方身份，以确定那些该说，那些不该说，以及说到什么程度，防止秘密的泄漏和被窃取。

4、对于探听文件内容的人，可以假装不知道或转移话题。

5、以礼拒绝，在交往场合下，为了不损害友谊，要以礼拒绝。

10、请简述秘书强化信息运用效果的方式。

答：1：切中需要，秘书掌握了大量信息，必须针对信息客体的实际需要，准确的给予，尽可能提高信息运用的命中率。秘书提供信息，首在准确、有效。要使传输的信息切中信息客体的实际需要，所供给所求。次在信息量适中，所提供的信息不够不行，不便信息客体比较。判断，但也并非多多益善，过多果篮的信息，往往会使信息客体陷于材料堆中，困惑不定，费时费事。

2、全面有效，秘书调研信息贴别是运用提供信息，要具有辩证的广义的有效信息观，针对可能的需要，全面但要恰当的获取、贮存各具潜在用处的信息，切中实用的，也要恰当的去全面的运用，提供广义有效信息，充分发挥在握的职能信息的各种作用。

3、及时沟通，任何信息要起作用，关键在于能及时运用。其价值与其被运用时效成正比效应。再有价值的信息，错过运用时机，则过期作废。玉树运用所掌握信息，也就的高度注意其运用的失效特征。秘书一旦获取有效信息，五笔立即加以鉴别，清楚其价值，明确其需要对象，判明其运用时效；与机关关系重大、运用失效明显的有效性信息，务须迅速输达，若其需要对象是机关领导，就更应立即传达，千万不可错失运用时机。

4、综合开发，秘书的综合职能，决定秘书会账务带综合性的多方位信息，信息量是会相当大的。综合运用，一是利用同一信息，侧重点不同的提供个需要对象，多方面的发挥其参考作用，二是善于讲多种表面无关、实际有关的信息组合运用，综合获取并提供新的信息。开发运用，一指深入把握信息，不浮于表象，获取并提供从现象到本质的更是价值的信息。二是从参谋职能出发，尤其是想领导提供信息时，既提供客观情况，同时陈述自己的看法、建议，以使领导提供信息时既提供客观情况，同时陈述自己的看法建议，以使领导获得更多一些，更深刻一些的信息参考。

11、请结合个人工作实际，简要介绍某此重大会议是如何组织安排的？

答：所谓重大回忆是指内容重要、规模较大、时间较长的会议。召开这种会议往往有完整的过程与程序，一般可以分为三个阶段。

1、会前准备阶段

为使会议达到预想的效果，事前事做好充分的准备，仓促的开会，不仅会拖长会议时间，而且还会影响会议的效果。会前的准备工作有：1，了解、掌握有关情况，确定会议主题，民却通过开会要解决什么问题。2，起草文件材料，组织发言文稿，会上分发讨论的材料要准备好人手一册。3，确定并通知开会对象，要把会议的内容、时间、地点、对象和注意事项通知给有关单位和个人，使有关单位和个人及早做好准备。4，做好行政性的事务准备工作。除布置好会场外，还要事物安排好与会人员的接待工作，包括交通、食宿、医疗和参观访问等。

2、会议进行阶段

1，会议开始后，首先要检查、核对与会人员，特别是立法法制性的会议，还要进行代表资格审查，发现问题要采取措施，妥善安排。2，汇总情况，编写简报。汇总请款共包括分组讨论情况，整理提案，送给大会主席团或提案审查委员会。编写会议简报，要少而精，供领导掌握会议进程和存在的问题，一边及时部署工作，使会议健康发展。

3、做好会议记录，包括大会报告、小组发言等。

3、会议结束阶段

1，收有关文件。根据保密原则，该收回的收回，该汇总的汇总，做到会内会外有别。

2、整理会议记录，根据会议需要，形成大会决议或会议纪要。3，立卷归档。把会议过程中的一整套材料，包括通知、领导报告、各种文件、简报、群众来信、报刊上的有关报道等都要进行分类立卷，最后归档。

12、请您结合个人工作单位情况，从接待工作的程序、方法、礼仪等视角出发，简要分析一次接待工作中的优点和存在的不足（可以是自己组织、参与的，也可以是自己知晓的；一般接待、内部接待、外事接待三者选一个即可）。答：接待工作的一般程序通常有以下几个步骤：

（一）收集来宾情况，判断来访用意。获取来访者的情况和意图，是做好接待工作的基础。

（二）拟定接待方案。重要的接待都应拟定接待方案，作为接待工作的依据和指南。

（三）准备接待材料。重要的接待活动，要求秘书人员准备有关文字材料，如汇报材料、发言材料、参考材料。欢迎词、祝酒词、答谢词、协议书、会议纪要、接待简报、视察纪要等。

（四）组织双方活动。接待方案经主客双方同意后，秘书人员要据此加以精心组织实施。

（五）处理善后工作。一项接待活动结束后，秘书人员还要主动做好善后工作，如总结本次接待工作的经验、教训、向领导者进行报告，结算有关费用，对接待中的文字材料进行处理和立卷、归档等。

13、请简述接待来访的基本要求。

答：接待工作的要求有：

1、热情大方。对于来访的客人，秘书人员都要热情、诚恳，以礼相待，使其有一种宾至如归的感觉。对于来访者的正当要求，应尽量地予以满足，不能满足的也要讲明情况和理由，力求取得对方的理解。

2、细致周到。接待工作无小事，必须有认真、严谨的态度和细致、周到的作风。秘书人员要处处替来宾着想，时刻关注来宾的需要，为来宾作出周到的安排，使其感到方便和满意。

3、确保安全。确保接待中的安全，是接待工作的重要任务之一，也是接待工作必须坚持的重要原则。尤其是高层人士的政事来访，保证安全和保守秘密就更显重要。

4、俭省节约。接待是一项消费型的事务活动，接待者不仅要投入人力，还要投入物力和财力。秘书人员在接待工作中要精打细算，厉行节约，抵制那种讲排场、摆阔气、奢侈铺张、大吃大喝的陈规陋习，抵制各种不正之风的侵袭。

5、内外有别。内外有别是指在接待中要注意本系统内和本系统外、党内和党外、国内来宾和国内来宾有所区别。特别是在外事接待中，既要做到热情友好、尊重对方、文明礼貌，又要严格按照国家有关政策和规定办事，内外有别，严守纪律。

秘书工作的作用：

一、参谋助手作用

二、沟通协调作用

三、督促检查作用

四、信息反馈作用

五、中介枢纽作用

秘书在实践中运用对立统一原理应注意：

1、随机参与，提出参谋建议，辅佐决策，参与政务，一般是随机性的，在实际工作中，秘书与领导在一起工作，对领导的工作意图、工作内容、工作方式、工作态度和工作能力等都十分了解，同时也了解问题发生、发展的始末，这就有利于秘书随时发现问题，相继提出意见和建议。这样，发现问题及时，协助领导解决问题也就比较迅速。

2、务实与超前，要处理好秘书活动中被动与主动的关系，必须在实际工作中既要注重务实求真，准确的了解现状，又要注重分析各方面的变化和发展，把握未来发展的态势，工作中具有一定的超前性。

3、“T”型能量，优秀的秘书应当具备“T”型能量，也就是既要有横向比较广阔的综合知识能量，又要有总想颇为深厚的专业知识方面的能量。运用广泛的社会科学与自然科学知识得以综合各方面的全面情况，运用比较深厚的专业知识，才能熟练地完成本职工作任务。

4、同步与异步，秘书必须为领导工作提供公务服务，既要听命于领导，充当其助手；又要随时提出劝谏发挥参谋作用。

5、开发与控制，秘书职能活动既要把秘书的决策指令透彻的传递给各组织成员，又要保守机密。既是对外联系的窗口与门户，又要保存机密材料，做到守口如瓶。

关于“七·一”计划组织各支部书记及成员参观西柏坡的请示

今年恰逢中国共产党建党九十周年，为进一步推动对党史知识的学习研究，增进对革命先辈优良传统的继承发扬，增强党员群众的党性修养和政治觉悟，计划在“七〃一”期间组织各支部书记及成员参观西柏坡，旨在通过此次参观学习，增强专业联系社会、理论联系实际的能力。特此请示单位主管领导批准前行。

以上请示妥否，盼复。

中高层管理着召开半年会的通知

第二篇：北大行政管理：秘书学与秘书工作

1、请简述秘书工作的原则及发展趋势。

答：原则：

1、准确原则，是对秘书工作的质量要求。

2、及时原则，是对秘书工作的效率要求。

3、严谨原则，是对秘书工作的作风要求。

4、同步原则，是对秘书工作的态度要求。

5、保密原则，是对秘书工作的纪律要求。

发展趋势：

1、指导思想上的发展，新时期秘书工作的指导思想是:围绕“一个基本任务”，当好参谋助手，做好“三个服务”，即以邓小平同志建设有中国特色社会主义理论和党的基本路线为指针，为领导工作服务，为同级和上下级机关服务，为人民群众服务。

2、工作方式上的发展，新时期的秘书工作，在工作方式和工作方法上出现了

“四个转变”，也就是四个方面的发展，即从偏重办文办事转变为既办文办事、又出谋献策;从收发传递信息转变为综合处理信息;从单凭老经验办事转变为实行科学化管理;从被动服务转变为力争主动服务。

3、工作内容上的发展，新时期的秘书工作内容有了新发展。突出地表现在“四

个强化”上，即辅助决策的强化，信息工作的强化，协调工作的强化，督查工作的强化。

4、管理模式上的发展，新时期秘书工作的管理模式，开始由经验型向科学型

转化。群书工作的“三化”，即规范化、制度化和科学化，就是这种转化的重要标志。

5、办公手段上的发展，在新技术革命的推动下，秘书工作的办公手段也发生

了重大的变化，即以电子计算机为主的现代化办公设备，开始进入秘书机构，己经或正在替代手工操作的办公设备和办公技术。

2、请结合个人工作实际，阐述秘书所必备的知识结构。

答：必备的知识结构：

1、基础知识：秘书应具有的基础知识分为两方面:一方面是社会科学基础知识，即一定水平的语文、政治、历史、地理、外语知识;另一方面是自然科学知识。即物理、化学、数学、生物等自然科学方面的知识，以及一些工农业生产和科技常识。

2、专业知识：专业知识包括两个方面:一方面是作为所有秘书人员都应具有的秘书业务知识，包括:公文和应用文写作知识，文书制作和文书处理知识，档案保管知识，调查研究知识，会议组织知识，信访工作知识，资料工作和信息科学知识，保密工作知识等。另一方面是秘书人员所在工作部门的专业知识，如在政府机关部门工作的必须具有行政管理知识，在工商企业部门工作的必须具有企业管理知识，其他处在文艺、体育、教育、军事、外事、科学、出版、医疗等等行业系统的秘书人员应分别具有各自的专业基础知识。专业知识是秘书人员知识结构中的基本层次。

3、这一部分是秘书人员为适应时代需要，做好工作，应加以进修提高的知识，是秘书人员知识结构中的较高层次。有经济学、法学、社会学、心理学、公共关系学、传播学、领导科学、统计学、计算机科学等。

3、请根据书中阐述的秘书性格要求，分析您自身性格特点的优、劣势，对于劣势打算如何改进？

答：秘书的性格要求有：

1、开朗。具有乐观饱满的情绪，善于接受复杂而艰巨的工作任务而无抱怨之心和牢骚之言。

2、敏捷。思想敏捷，对事物敏感，易于接受，善于分析。动作敏捷，做事干净利落。

3、稳键。遇事细心，观察细致，考虑周详。办事稳当，不冒失从事，也不敷衍了事。

4、坚毅。做事要有百折不回、坚持到底的勇气和毅力。

5、幽默。幽默是智慧、机灵、学识、风趣的综合表现，而不是油腔滑调或开低级庸俗的玩笑，更不是对别人的作弄或嘲笑。

6、自制。要培养和提高自制力。在不同场合、不同情景、不同对象面前要善于选择和控制自己的情绪和行为方式。

由于自己的年龄可能还是偏小，所以感觉上自己的稳健度不够，办事还是不能够考虑周详，有时候在自己情绪低落的时候还会出现敷衍了事的心理。将来要在生活中不断地锻炼自己的稳健。

4、请简述秘书工作能力的结构。

答：能力结构有：

1、表达能力：就是通过言语、文字和行为等形式沟通信息、相互交往和合作共事的能力。主要有以下三种形式，（1）口头表达能力。（2）书面表达能力。（3）行为表达能力。

2、办事能力：就是秘书人员有效地处理各种日常工作的本领。

3、管理能力：秘书管理能力有以下几方面，（1）辅助决策能力。（2）辅助计划能力。

（3）辅助沟通能力。（4）辅助协调能力。（5）辅助控制能力。

4、应变能力：就是适应变化着的环境和事物完成原定任务的本领。适应社会环境的变化，即现实社会发生了变动，秘书要尽快适应之;适应地域环境的变化，即当自然地域发生了变动，秘书要.尽快适应之;适应职业环境的变化，即当从事的工作发生了变动，秘书要尽快适应之;适应岗位环境的变化，即当工作的分工发生了变动，秘书要.尽快适应之;适应事物环境的变化，即当某一事态变化或出现突发性事件时，秘书要.尽快适应之。

5、社交能力：就是与他人进行社会交往的本领。

6、操作能力：就是掌握和使用语工作有关的设备、工具和技术的要领。

5、请简述秘书参谋决策的方法。

答：参谋方法有：

1、预测性参谋，是秘书根据各方面的信息资料，把握住事物发展的客观规律，对组织未来的状况加以描述，并针对未来发展的状况，提出相应的策略供领导人参考。

2、跟踪性参谋：是指秘书人员随着计划实施的过程，在各个实施环节、步骤中，追踪发前问题，分析问题，进行参谋咨询。

3、进谏性参谋：是指秘书就组织管理中存在的某些问题，向领导人提出规劝或建议，或者提出问题，引起领导人重视后，再提供咨询。

4、提供资料性参谋：当领导由于信息资料不足，出现处理问题失误，或虽有正确的办法，但没有充足的依据难下决断时，秘书可采取提供资料性参谋，让领导人根据大量准确的信息资料，修改错误或对正确地计划早下决断。

辅助决策方法：

1.决策前服务式辅佐，为领导决策前做准备，提供各方面服务。

2.决策形成中协助式辅佐，秘书在形成决策的过程中，不是主持者和表决者，而是重

要的协助者。

3.决策执行中协调式辅佐，在决策执行中，秘书是重要的协调者，辅佐决策按计划实

施。

4.决策效果评估中借鉴式辅佐：秘书既参与拟定决策计划，又参与决策实施的全过程，还要参与决策效果的评估。

6、请述秘书沟通协调的特点和方法。

答：协调的特点：

1.非权力支配性，在管理体系内，秘书没有待掌法定的支配权力。

2.非职责限定性，没有确定的职责范围的限定。

3.非确定地为性，秘书沟通协调，具有非职责限定性，因而也就没有确定的地位。

4.认同疏导性，不能用直接强制手段，而是从信息沟通、感情沟通、加以疏导。协调的方法：

1.沟通化解矛盾。2.变通淡化矛盾。3.融合缓解矛盾。

7、请简述秘书活动特征中间接效益原理及其运用。

答;秘书间接效益原理，体现在以下几个方面:

1、铺垫性效应：秘书的职能活动，通常是为领导人或机关其他部门及人员的工作提供服务，或为其决策作好准备，或为其了解问题实质，寻求解决的办法调查研究，或为其决策的彻底实施检查督办，或为工作顺利进行提供必要的事务服务，或为其传达决议精神操办会议事务等等。

2、传播效应：根据秘书活动间接效益原理，秘书在日常信息沟通工作中，要注意传播效应。

3、督策效应：秘书没有掌管指挥控制的权力，但其有效的职能活动，能够产生一定的督策

效应。

4、职能协同效应：秘书的公务活动，在组织整体运转中，能促进各职能系统的协同配合，发挥职能协同效应。

8、请简述公文办理的要求。

答：公文办理的要求有：

1.准确无误：表现在以下几方面，（1）工作内容准确。（2）工作方向要准确。（3）

工作方式要准确。

2.讲究实效：从以下几方面着手，（1）强化时间观念。（2）缩短运转周期。（3）

简化办文程序。

3.安全保密：有两层含义，一是要保证经办的文件完整无缺、无损，做到不丢失、不损坏，这就是安全的意思。二是要严格遵守公文管理的保密规定，做到泄密，不失密，这就是保密的意思。

4.统一管理：做到以下几个方面：（1）统一于秘书部门。（2）统一于公文法规。

9、根据个人理解，请述秘书人员如何做到保密（至少谈5点）？

答： 熟记范围；牢记保密的范围，哪些是密和非密，核心秘密和非核心秘密。熟记并记住

秘密的范围。

按章办事：由于秘密关系到国家和集体的利益，凡需要对外公开的事项，包括解密和降密，都必须按照制度办事，履行规定的程序和手续，绝不可自行其事，更不可先斩后奏。

弄清身份：秘书人员要同各种人交往，包括同外宾交往。为了知密不泄。秘书在交往中要通过正式的或非正式的，直接或间接的渠道，首先弄清对方的身份，以使确定哪些该说，哪些不该说，以及说到什么程度，严防秘密的泄露和被窃。

判断用意：在社会交往中，交往双方的行为都受到交往目的支配，秘书人员要通过观察与分析，准确判断对方来访的真正用意。如果察觉对一方旨在试探秘密，套取情报，秘书就要及时采取对策，防止落入圈套。

以礼拒绝：对于秘书事项，秘书一般应公开告对方不能打听，不能阅读，不能参观，不能介绍，不能拍照。但是，在某种交往关系和场合下，为了不损害友谊，常常要以礼拒绝。拒绝的方法有:直言、谢绝、婉言谢绝、托辞谢绝等。

佯假不知：探听秘密的人，有些是秘书的朋友、亲属、同学、同乡等。为了不使对方、产生误会，秘书可假装不知，或转移话题等。

10、请简述秘书强化信息运用效果的方式。

答：

1、切中需要：秘书掌握了大量信息，:必须针对洁息客体的实际需要，准确地给予，尽可能提高信息运用的命中率。此乃作为信息主体的秘书。扩大运用效果、发挥信息有效性的基点。秘书提供信息，首在准确、有效。要使传输的信息切中信息客体的实际需要，所供即所求。次在信息量适中，所提供的信息不够不行，不便信息客体比较、判断，但也并非多多益善，过多过滥的信息，往往会使信息客体陷于材料堆中，困惑不定，费时费事。

2、全面有效：秘书运用信息，就是向信息客体传输起正面作用的绝对有效信息，排除绝对的无效信息以至干扰信息。然而，向秘书索取信息者，在不少情况下，并非只需要这种绝对有数信息。亦如进行决策活动的领导，他当然首先需要绝对有效信息，但是，进行正确决策的规律，还令他同时需要某些相关的无效信息以至干扰信息，用以开阔思路，进行反证比较，排除不利因素，作出预后安排，力保决策的全面、正确、周密和可行。从这个意义上讲，这种起反证比较作用的无效信息或者干扰信息，相对而言，又可谓有效信息或说有用信息了。因此，秘书调研信息特别是运用提供信息，要具有辩证的广义的有效信息观，针对可能的需要，全面但要恰当地获取、贮存各具潜在用处的信息，切中实用地，也要恰当地去全面运用，提供广义有效信息，充分发挥在握的职能信息的各种作用。

3、及时沟通：任何信息要起作用，关键在于能及时运用。其价值与其被运用时效成正比效应。再有价值的信息，错过运用时机，则过期作废。秘书运用所握信息，也就得高度注意其运用的时效特征。秘书一旦获取有效信息，务必立即加以鉴别，清楚其价值，明确其需要对象，判明其运用时效;于机关关系重大、运用时效明显的有效信息，务须迅速输达，若其需要对象是机关领导，就更应立即.传达，千万不可错失运用时机。

4、综合开发：秘书的综合职能，决定秘书会掌握带综合性的多方位信息，信息量是会相当大的。综合运用，一指利用同一信息，侧重点不同地提供各需要对象，多方面地发挥其参考作用。二指善于将多种表面无关、实际有关的信息组合运用，综合获取并提供新的信息。开发运用，一指深入把握信息，不浮于表象，获取并提供从现象到本质的更是价值的信息。

11、请结合个人工作实际，简要介绍某此重大会议是如何组织安排的？

答：如科级干部述职大会：

1.会前准备阶段：确定会议主题为“科级干部述职大会”，通过开会进行干部述职演讲，再通知的阶段中，给每个需要述职的人员一个述职PPT模板，进行述职报告制作。

2.会议进行阶段：在开会的前五分钟，进行人员签到与核查未签到人员。调整好述职

所需设备，然后根据已做好的述职顺序名单，进行干部述职。

3.会议结束阶段：大会后，将科级干部的述职材料进行收集汇总。将领导干部的评分

表进行保密装订后进行统计。

12、请您结合个人工作单位情况，从接待工作的程序、方法、礼仪等视角出发，简要分析一次接待工作中的优点和存在的不足（可以是自己组织、参与的，也可以是自己知晓的；一般接待、内部接待、外事接待三者选一个即可）。

答：接待是一项细致而重要的公关工作。一个组织或单位在他人心中第一印象的好坏，往往看初次接待工作是否做的细致到位。

准备了四天的陕汽集团接待工作已经结束，由于其中变数太多，加之初次面对如此重要的接待任务，很多方面都考虑不周，缺乏突发事件的应对能力，因此，很有必要对这次活动做一个总结，以便在以后的接待事务中，吸取教训，使我们准备的更周到，做的更好。首先，我们应该拟定整体接待方案，列出方案的主要几大部分。其中包括：访问目的、来访人员名单、接待人员名单、日程安排、会议及访问参观具体内容、其他相关事宜及联系人联系方式、两地近期天气情况等。

第二，对整体方案各环节的每个细节做详细描述和分工，整理成文发给每位工作人员，使他们做到心中有数，各负其责。每人对于自己管辖和负责的事项从开始准备到最后结束都要全程跟进，不得疏忽。无论是接站时车上预备的应急药品和矿泉水，还是引导入住时的鲜花和欢迎辞，我们要从这些细节上让客人感受到我们的热情和细心。

第三，要做到团队之间相互帮助，与其他相关单位和部门密切合作。没有完美的个人，只有完美的团队。一个人的思想和力量是有限的，团队之间各成员应积极主动互相配合，随时保持联络，出现问题及时想办法解决，不应相互埋怨，推卸责任。同时，还要注意加强跟其他相关单位和部门的联系和沟通，希望得到他们的协助和配合，完善我们的接待工作。第四，物品的购买和接待宣传材料的设计应先征集大家的意见，确定好样式和内容之后

再去购置和制作，同时要注意在保证整体效果的前提下节约成本，减少开支。

第五，接待过程中如果遇到突发事件和紧急情况，不要慌张，尽量不要擅自处理，应及

时向领导反应，征求意见，妥善解决。

通过这次接待活动，使我了解了更多接待礼仪，提高了自身的综合素质，让我充分认识

到沟通与合作的重要性，为今后的接待工作积累了宝贵的经验

13、请简述接待来访的基本要求。

答：1.热情大方：对于来访的客人，秘书人员都要热情、诚恳，以礼相待，使其有一种宾至如归的感觉。对于来访者的正当要求，应尽量地予以满足，不能满足的也要讲明情况和理由，力求取得对方的理解。在接待中既要讲求礼仪，又要注重实效，做到礼仪周到而不繁琐，接待热情而不铺张。秘书在接待中要不卑不亢，落落大方，自然得体，以自己的努力，树立“门好进，脸好看，话好听，事好办”的良好风气。

2、细致周到：接待工作无小事，必须有认真、严谨的态度和细致、周到的作风。秘书人员要处处替来宾着想，时刻关注来宾的需要，为来宾做出周到的安排，使其感到方便和满意。

3、确保安全：确保接待中的安全，是接待工作的重要任务之一，也是接待工作必须坚持的重要原则。尤其是高层人士的政事来访，保证安全和保守秘密就更显重要。安全包括住地安全、交通安全和饮食安全等;保密包括会谈保密、文件保密和活动安排保密等。秘书人员要有强烈的安全和保密意识，以确保接待工作的顺利进行。

4.俭省节约：接待是一项消费型的事务活动，接待者不仅要投入人力，还要投入物力和财力。秘书人员在接待工作中要精打细算，厉行节约，抵制那种讲排场、摆阔气、奢侈铺张、大吃大喝的陈规陋习，抵制各种不正之风的侵袭。

5、内外有别：内外有别是指在接待中要注意本系统内和本系统外、党内和党外、国内来宾和国外来宾有所区别。特别是在外事接待中，既要做到热情友好、尊重对方、文明礼貌，又要严格按照国家有关政策和规定办事，内外有别，严守纪律。

第三篇：行政管理专业《秘书学与秘书工作》课程期末复习提纲（xiexiebang推荐）

2011年春季学期行政管理专业《秘书学与秘书工作》课程期末复习提纲

苏海波

秘书是领导者、主事者身边的综合辅助者和公务服务者，是以辅助决策、综合协调、沟通信息、办文办会办事等为主要职能活动的领导者、决策者的参谋助手。秘书学就是以秘书工作为研究对象，研究其主体与客体及其相互关系的一门学科。它研究秘书工作的产生与发展、职能与环境、性质与作用、规律与特征、原则与要求、程序与环节、方法与艺术、机构与人员，以及秘书工作规范化、科学化、现代化的发展趋势等问题，以促进秘书工作适应社会发展的需要。

本门课程主要围绕迟行刚老师主编的《秘书学与秘书工作》这本书，从秘书与秘书学的发展、秘书的素质能力、秘书的基本职能、秘书活动的特征、文书工作、保密工作、信息工作、会务工作、接待工作、信访工作等10个章节安排进行深入学习。

秘书学具有实践的应用性、理论的兼容性、时代的发展性等学科特征；同时，秘书学是一门横跨多个学科的综合性的学问，它不仅有自身形成的特有内容，而且融入其他学科的某些内容，如管理学、领导科学、公文写作、社会学、政治学、心理学等。因此，鉴于学科的特点，我们除了掌握知识点外，最重要的是结合实际切实提高解决问题的能力，尤其是棘手、复杂问题的艺术。

【复习方法】

1、在复习过程中，同学们应以教材为主。首先通读课程教材，本课程共10章，内容不多，大家可以利用半天时间参照目录对知识框架有一个总体认识和了解。

2、在此基础上，大家参照《秘书学与秘书工作》课程学习指导，对重点知识点和核心概念进行理解、思考并掌握。

3、认真完成作业，作业中涉及的知识点都是本课程重点知识点，不排除部分题目会作为期末考题。

4、参与课程答疑（2011年6月7日），期待大家参与课程论坛的互动交流。

5、对一些疑难或者晦涩的知识点，大家提出，我会及时解答，希望大家广泛参与讨论。

6、课件作为教学的一种补充，大家可参考，以促进对教材内容的学习理解。

7、可充分利用网络资源，通过观影、阅读传记和案例等，用轻松愉悦的方式拓展自己知识存量和视野，同时也可提高自身分析、解决问题的能力。

【总体要求】

1、“秘书学及秘书工作”核心知识体系的掌握；

2、结合所学知识点，提升个人解决实际工作中的问题的能力和艺术。

【参考资料】

1、教材

秘书学与秘书工作1

《秘书学与秘书工作》，迟行刚著，为北京大学远程（网络）教育内部使用教材。

2、课程论坛

在课程论坛中定期会有专题和案例，希望同学们积极参与，并思考讨论。

3、对学有余力的同学，也可以阅读学习指导中推荐的参考书目。

【课程考核】

满分为100分，每一位同学的最终成绩由四部分组成：作业（20分）+答疑参与（5分）+论坛参与（5分）+期末闭卷考试（70分）。

期末试题来源：知识点全部来源于课程指定的教材（迟行刚老师的《秘书学与秘书工作》）；案例来源于论坛。

【试卷结构】

本门课程采取闭卷考试方式。

考试题型分为三类，即：简答题（3道），论述题（1道），案例分析题（1道）。

注：

1、简答题和论述题考核的知识点均来源于教材；

2、案例分析题来源于平时课程论坛中讨论的案例（选取一个），同学们务必关注论坛，积极思考并踊跃讨论。

3、案例分析题没有固定、统一的答案，结合《秘书学与秘书工作》课程相关的知识和理念，根据自己的理解，最好结合实际情况，加入个人独到的认知和见解。

4、案例题的解答一般分三个步骤，即：首段阐明个人的立场观点，第二部分结合课程知识和案例进行阐释，最后总结（可适当结合工作等实际），最好能按段落展示，会更清晰明了。

【各章节知识点】

本课程共10章，各章重点及主要内容如下：

第一章绪论

1、秘书的层级与类别；（概念）

2、秘书工作的发展趋势、作用、范围和原则；（概念）

第二章 秘书的素质能力

1、秘书的T型知识结构；（重点）

2、秘书的职业道德；（理解）

3、秘书的个性心理；（理解）

4、秘书的性格要求；（理解）

5、秘书工作能力的结构；（定义、运用）

第三章 秘书的基本职能

1、秘书辅佐决策的特点和方式；（重点）

2、秘书参谋决策的方法；（概念、运用）

3、秘书检查督办的要领；（运用）

4、秘书实务管理的特点和方法；（概念、运用）

5、秘书沟通协调的特点和方法；（重点、运用）

第四章 秘书活动的特征

1、秘书综合辅佐原理的集中表现；（难点）

2、系统中介原理及其运用；（难点、运用）

3、间接效益原理及其运用；（难点、运用）

4、对立统一原理及其运用；（难点、运用）

第五章 文书工作

1、公文撰拟对象、原则和文风；（理解、运用）

2、公文办理的程序和要求；（理解、运用）

第六章保密工作

1、保密的特点 ；（概念）

2、秘密的范围；（概念）

3、保密的方法；（重点、运用）

第七章 信息工作

1、秘书调查研究的原则 ；（定义）

2、秘书强化信息运用效果的方式；（定义、运用）

第八章会务工作

1、重大会议的组织安排 ；（重点、运用）

2、会议文书的撰写；（运用）

第九章 接待工作

1、接待工作的一般程序；（概念）

2、外事接待工作的一般程序；（重点、运用）

3、接待内宾的方法；（运用）

第十章 信访工作

1、信访部门的基本任务；（概念）

第四篇：秘书学与秘书工作-网上作业参考答案1

2012年春《秘书学与秘书工作》网上作业

参考答案

1、请简述秘书工作的作用和原则。（第一章）

答：作用：参谋助手作用；沟通协调作用；督促检查作用；信息反馈作用；中介枢纽作用。原则：准确原则；及时原则；严谨原则；同步原则；保密原则。

2、结合你自身的实际，根据秘书的T型知识结构和能力要求，分析你自身的优势和劣势（针对劣势，提出提高的计划）。（第二章）

答：优秀的秘书既要有横向比较广泛地综合知识能量，又要有纵向颇为深厚的专业知识方面的能量。运用社会科学与自然科学知识得以综合各方面的全面情况，运用比较深厚的专业知识，才能熟练地完成本职工作任务。

我个人认为根据秘书的T型知识结构和能力要求，自己在基础知识和专业知识掌握较好，但在一些相关知识掌握方面有所欠缺，未能跟上时代步伐，知识结构老化。要在今后的工作中加强学习和进修，不断提高综合知识水平，拓宽知识面。

3、请论述秘书如何更好的体现辅佐决策的职能。（第三章）

答：

一、全面系统和随机辅佐相结合。秘书要发挥综合办公的职能优势，全面系统地辅佐决策。他不仅从可行性，还可以从时空变化，组织内外环境条件发展的角度，考虑决策执行的适度性和决策宗旨的维持性。秘书是追踪决策目标实现全过程的实际工作者，无论其发现哪一方面、某个因素出现问题，便能立即协助领导人分析和解决问题，这就形成了秘书全面系统地辅佐决策与随机性的辅佐决策的有机结合。

二、决策辅佐与实施辅佐相结合。秘书既要为决策形成提供各方面的服务，又要具体参与决策实施工作，在实施中帮助领导指挥、协调和控制实施过程，确保决策目标的实现。更具体地从实施决策地各步骤、各环节和各项具体措施，深入细致地考虑决策方案的科学性、可行性和可受性；在决策实施的，完整全面地考虑实施方向与决策目标的一致性，决策要求与实施效果的统一性。

三、超脱性辅佐和参与性辅佐相结合。秘书的辅佐决策是超脱于决策的权力与责任。这有利于秘书用不同于领导人的比较超脱的目光更客观地观察问题和分析问题；又不同于局外人或第三者对决策的议论。秘书自始至终参与决策，与决策成败有着不可分割的相关性，使其必须认真负责、全力以赴地投入决策全过程。

4、请述秘书在实践活动中如何运用对立统一原理。（第四章）

答：第一是随机参与。秘书与领导在一起工作，对领导的工作意图、工作内容、工作方式、工作态度和工作能力等都十分了解，同时也了解问题发生、发展的始末，这就是有利于秘书随时发现问题，相机提出意见和建议。

第二是务实与超前。要处理好秘书活动中被动与主动的关系，必须在实际工作中既要注重务实求真，准确地了解现状，又要注重分析各方面的变化和发展，把握未来发展的态势，工作中具有一定的超前性。这样不仅能够提高工作效率，而且能促进组织取得长远的工作效果。

第三是T型能量。优秀的秘书既要有横向比较广泛地综合知识能量，又要有纵向颇为深厚的专业知识方面的能量。运用社会科学与自然科学知识得以综合各方面的全面情况，运用比较深厚的专业知识，才能熟练地完成本职工作任务。

第四是同步与异步。秘书与领导思维和行为同步，才能够配合默契，领导所想的，需要的，正是秘书想到的，在做的，这样的秘书才是领导得心应手的助手。秘书与领导思维和行为，秘书根据发展的态势，进行预测，才能提出对未来对策有价值的参谋建设方案；并且对已做出的决策和措施，根据实践的效果，分析研究发现问题，提出补充修正性意见和建议，才能志到劝谏性参谋作用。

第五是开放与控制。秘书职能活动既要把领导的决策指令船长地传递给各组织成员，又要保守机密，既是对外联系的窗口和门户，又要保存机密材料，做到守口如瓶。

5、假设你是某单位的党务秘书，“七·一”计划组织各支部书记及成员参观西柏坡，请拟一个请示给你的单位主管领导。（要求：格式符合请示要求，内容简练，用词准确。）（第五章）

答：

关于前往西柏坡参观学习的请示

尊敬的单位领导：

为继承发扬革命先辈优良传统，增强单位党员的党性修养和政治觉悟，我单位拟于“七·一”前夕组织各支部书记及成员共X名（详见附件）前往河北省平山县西柏坡进行为期X天的参观学习。本次活动旨在通过此次参观学习，增强联系社会、理论联系实际的能力。

妥否，请予审批。

附件：“七·一”参观西柏坡人员名单

XXX支部委员会

XXXX年X月X日

6、请述保密的范围和方法。（第六章）

答：保密的范围：从秘密的等级来说，绝密是重点；从秘密的层次上来说，国家秘密是重点；从秘密的产生来说，首脑机关的秘密是重点；从秘密的内容来说，秘密集中的地点、部门和人员是重点；从秘密的内容来说，常务、政务和军事秘密是重点。

保密的方法：熟记范围、按章办事、弄清身份、判断用意、以礼拒绝、佯装不知。

7、请述秘书调查研究的方法和原则。（第七章）

答：调查研究的方法：现场观察，个别访查，集体座谈，书面问卷，查阅资料，综合统计。

调查研究的原则：实事求是，近源亲受，切题有效，调、研结合，追求效率。

8、假设你所在的单位现在需要组织中高层管理者在承德避暑山庄举办一个为期三天的半年会，会议的组织安排负责人是你，请拟定一个会议安排（分会前、会中、会后）。（第八章）

9、假设你工作单位的性质是一家中美合资的生物制品公司，下星期美国的合资方来你单位研讨某新产品在中国市场的推广问题，你是董事长秘书，也是作为此次接待活动的负责人，请拟定接待方案。（第九章）

10、最近某县的某镇因被规划为经济开发区，这个镇部分人员对搬迁的安置费用问题不满，到县委上访，假设你是县长秘书，被安排负责接访，请谈谈你是如何接访的。（第十章）

第五篇：秘书工作的起源、发展和秘书学的形成

秘书的定义，秘书是直接为领导服务的办公室人员，协助领导处理政务和日常办公事务，是领导的参谋和助手。他的从业范围很宽，凡是有管理组织、有领导的地方都有秘书，主要分布在党政机关、群众团体和企事业单位等。

秘书工作是个古老的职业、秘书的出现，必须具备两个条件，一是管理组织的出现。原始社会，生产力低下，没

有领导和被领导之分，随着生产力的发展，出现了社会管理组织，出现了领导和公务活动，也就需要秘书协助领导处理公务，秘书与领导有着天然的联系，先有领导，后有秘书。二是文字的出现，有文字才能有公文，而公文的制作、传递、管理，是秘书工作的重要内容。因此，秘书同文字、公文是密不可分的。

秘书起源于什么时代？一般地说，起源于距今4500年至4100年的黄帝至禹时期，这个时期是部落联盟的昌盛时期，国家尚未形成，社会管理组织已产生。因为部落联盟是由多个部落组成的，地域广、人口多，单靠口头指挥难以实施管理，因为语言在空间上不能传于异地，在时间上不能传于异时，语言不能及时、准确传遍整个部落联盟。这个时候，公文应运而生，秘书和秘书工作也就产生了。秘书是生产发展和社会进步到一定程度才产生的，秘书产生后，作为领导的参谋和助手，又促进了生产的发展和社会进步。

夏朝是我国第一个奴隶制国家。那时已有了正规的文书，“尚书”就是一部最早的文书集，收入该书的多是帝王的作战命令。西周时期，开始有了秘书机构，叫太史尞，就是现在的办公室，并且有了文书档案，“左传”、“国语”，就是根据文书档案编写而成的。东周（战国）时期，开始有了私人秘书，当时的高级官僚，养了不少门客，这些门客就是做秘书工作的，大家听说过毛遂自荐的故事，毛遂是当时赵国平原君的秘书。秦汉时期，秘书工作已经形成制度，并通过法律的形式固定下来。著明的政治家、文学家李斯就是秘书出身，曾当过秦朝长史（政府秘书长）写过著名的《谏逐客书》，对秦朝统一中国，建立一个中央集权国家发挥了重要作用。魏晋南北朝时期，秘书工作有了比较大的发展，公文成为独立的文种，开始对公文进行研究，涌现出秘书工作的优秀人才。被称为建安七子的陈琳是个出色的秘书，曾写文章骂过曹操。因为公文写的好，曹操不但没杀他，反而收他为秘书，称陈琳写的公文可以治疗他的头痛病。唐宋时期，秘书工作为成熟期，文书、档案分流，文体正齐化一。唐初政治家魏征，也是秘书出身，向皇帝提出200多条批评建议。“兼听则明，偏听则暗”，“水能载舟，亦能覆舟”等名言，就是他提出来的。明清时期是秘书工作的强化时期，通过科举选拔人才，秘书的地位有很大提高。

新中国成立以后，特别是改革开放以后，秘书工作从内容到形式都有很大的发展。明确了三服务的思想，一为直接领导服务；二为同级和上下级领导机关服务；三为人民服务。三服务中，最直接最大量的是为领导服务，是秘书工作的立足点，为机关服务是秘书工作的责任和义务，为人民服务是秘书工作的出发点和归宿。三个服务是一致的。在工作方式上强调四个转变：一，从偏重于办文办事转变为既办文办事，又出谋献策；二，从单纯的收发传递信息，转变为综合处理信息；三，从单纯凭老经验办事，转变为实行科学化管理；四，从被动服务转变为主动服务。工作内容上突出四个强化。一辅助决策的强化；二信息工作的强化；三督查工作的强化；四协调工作的强化。办公手段自动化，节约了时间和经费，提高工作效率。

秘书工作虽然有了4000多年的历史，但在我国形成一门系统的科学，还是近20多年的事，也可以说党的改革开放政策促进了秘书学的形成。大家可以回顾一下，在20世纪80年代以前，秘书工作没有一本系统的教材，没有专门培养秘书的院校。那时，秘书工作是封闭的，重点是处理事务性工作，效率很低。培养秘书的方法是老秘书带新秘书，或在工作中摸索。

1985年，中央召开了全国秘书长和办公厅主任会议，这次会议在我国秘书发展史上树立了新的里程碑，明确新的历史时期秘书工作的指导思想，从内容到形式都有许多创新，把秘书工作提高到新水平。在这之后，涌现出一批秘书学专著和秘书学带头人，全国有120多所高等院校开设了秘书专业，一批秘书工作学术团体相继成立，一批秘书工作杂志相继创刊，秘书科学研究十分活跃。这些都标志着秘书学的诞生。

《秘书工作的起源、发展和秘书学的形成》