会议管理规定

第一篇：会议管理规定

会议管理规定

会议管理规定

总则

为规范公司会议制度，明确会议任务，提高会议质量和效率，扎实有效地做好公司各项管理工作，特制定本管理规定。

一、会议类型

1、总经理办公会议

会议时间：每月最后一周的周五下午17:30召开。如遇特殊情况需变更会议时间，则以授权人通知为准。

参会人员：总经理、各部门经理及公司核心员工，必要时可邀其他有关人员列席会议。

2、部门工作会议

会议时间：各部门根据本部门具体情况而定，原则上每周最少安排一次。参会人员：部门负责人及相关工作人员。

3、周工作例会

会议时间：每周一早9:30召开。如遇特殊情况需变更会议时间，则以授权人通知为准。参会人员：公司全体员工。

4、专项工作会议

为解决某项议题或公司专项工作，需协调或临时分工时召开。

5、员工大会

会议时间：每季度召开一次。参会人员：公司全体员工。

二、会议记录

1.总经理办公会议由人事行政部负责进行会议记录并归档；

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会议管理规定

2.部门工作会议记录人由各部门经理安排专人进行记录； 3.周工作例会由个人记录与各自相关的会议及工作内容；

4.专项工作会议由项目负责人或会议发起人记录或安排专人记录，并保存会议记录； 5.员工大会的会议记录由人事行政部负责进行会议记录并归档。

三、会议内容

1.总经理办公会议：本月度公司经营管理状况、公司重大事件通报及下月度工作重点等。2.部门工作会议：本部门工作总结、分工及问题分析等。

3.周工作例会：公司上周各部门或人员进行工作总结，分析、评价、通报及需要沟通的问题与事件，安排并布置本周工作重点等。

4.专项工作会议：沟通项目或议题内容，共同分析其中的难点与重点，协调并解决可能存在的问题及隐患等。

5.员工大会：总结部门和员工的季度工作状况，通报公司季度重大事件与问题，评选季度优秀员工等。

四、会议纪律

1.与会人员应提前进行会议准备并按时到达会议室，不得无故缺席；确因有事不能准时参加应提前向上级领导请假；

2.会议过程中应保持安静，不得随意走动，不得交头接耳；手机须处于震动或静音状态，确需拨打、接听电话时须回避会议；

3.会议过程中如有不同观点或意见，可临时提出，原则或保密问题应首先进行记录，在会后与当事人进行沟通；任何事件在会议中若形成决议，无论个人是否认可，都应认真贯彻坚决执行；

4.参会人员着装应遵守公司员工着装要求，如有不符合要求者，公司有权取消当事人本 第2页，共3页

会议管理规定

次会议的参会资格；

5.如无特殊情况，全部例行会议将不再临时通知。

五、附则

1.本制度由人事行政部负责解释及修订；

2.本制度自发布之日起开始执行，如有与公司其它规定相抵触的，则以本制度为准；

3.本制度经总经理（或其授权人）批准后执行，修改亦同。

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第二篇：会议管理规定

会议管理规定

为规范规范公司内部会议的召开程序和纪律管理，保证会议资料和信息的安全性，提高会议的质量和效率，确保有效沟通和决策，加强决策执行力度和监督机制，特制定本规定。

1．会议分类及定义

1.1公司级会议

1.1.1 系由公司组织、由多部门人员参加的会议。

1.1.2主要包括股东会议、监事会议、CST 会议和周（月/季/）例会等。

CST 会议：指每月定期召开的经营管理会议。CST 是英文 Core Strategic Team 的缩写，意为核心战略团队。

公司周例会时间为每周一上午八点，由总经理主持。周例会会侧重于各部门本周工作计划安排及总体工作部署和上周工作完成情况以及各部门间需沟通协调事宜。部门例会可放在周一公司例会后召开以便于传达公司指示。

1.2专业会议

系公司的技术、业务综合会议，包括项目开发计划讨论会、营销推广/分析/总结会、工程质量分析会、工程进度协调会、设计联络会、安全工作会议等。

1.3部门会议

系由各部门自行组织、参与的会议，包括部门经营会议、专题讨论会、例行会议等。

2.工作职责

2.1会议主持人

负责确定议题、召集、主持会议、审核会议纪要和跟进会议决议完成情况等。

2.2会议秘书

2.2.1 协助会议主持人草拟会议通知、召集会议、收集和整理会议资料、处理全程会务、负

责记录和编写、分发、归档会议纪要、收集会议决议完成情况等；

2.2.2 对于会议内容和参会人数较多的大型会议，应指定会议组织部门履行会议秘书的工作

职责。

3.会议的组织原则

3.1应避免会议过多和重复，因此经常召开的同类会议应一律纳入例会制。原则上例会应按

规定的时间、地点组织召开。

3.2与会人员应在会前就议题进行充分研究和沟通；主持人应良好掌控会议节奏，以提高会

议效率、缩短开会时间。

3.3会议的目的、程序、结论均应明确。如无法当次达成一致结论，应于会后继续深入研究、沟通和协调，并另行组织专题会议讨论。

3.4对于准备不充分、内容重复和作用不大的会议，应予以取消；对于参加人员重复、内容

接近、时间相适的会议，应安排合并召开。

3.5各种会议出现交叉时，应坚持小会服从大会、局部服从整体的原则。

3.6涉及商业秘密内容的讨论，应召开专门会议，限制参会人员，以防泄露机密。

4.会议的组织程序

4.1会议的召集

4.1.1 会议发起人应向相关主管（如有）口头提报会议计划，批准后由会议主持人指定会议

秘书实施；

4.1.2 根据会议主持人的授意，会议秘书原则上应于大型会议前 7 个工作日、小型会议前 2

个工作日填写并向参会人员发送《会议邀请函/反馈表》。

4.1.3 参会人员应于收到邀请函后 1 个工作日内向会议秘书及时回复是否参会和对会议议

题、时间和地点的意见和建议以及前次会议决议（如有）的执行情况。

4.1.4对于 CST 等大型会议，会议主持人应根据会议秘书收集的反馈意见发布正式的会议通

知，发布时间原则上不晚于会前 5 个工作日。

4.1.5会议秘书应确保将会议邀请函和/或会议通知送达每位参会人员，并及时收集反馈信息

后提报会议主持人。

4.1.6 小型会议和例行会议应简化会议召集程序。

4.2会前准备

4.2.1会议主持人、组织部门和与会人员都应分别作好参会准备工作。

4.2.2汇报人如需编制会议报告，应认真准备、及时完成，并于会前 2 个工作日将报告电子

版发送会议秘书。

4.2.3会议秘书至少应于会前 1 个工作日完成会议资料的汇总、整理工作并发送参会人员参

阅。如会议需要，应打印、复印或装订成册。

4.2.4参会人员或议题汇报人应于会前认真研读会议资料，必要时应组织相关部门及时、充

分沟通，以提高会议效率。

4.2.5小型会议可适当简化会前准备工作程序。

5.会议纪律

5.1参会人员应按时到会，并在《会议签到表》上签到（当有公司外部人员参加时）。

5.2因故缺席者须向主管领导申请批准、委托参会代表后通过回复《会议邀请函/反馈表》通

知会议秘书。

5.3参会人员应以彼此尊重的态度认真倾听他人发言并积极发表个人意见。

5.4所有参会人员应关闭手机铃声；有重要电话应在会场外接听。

5.5不可大声喧哗或交头接耳；不应频繁出入会场、无故离席或早退。

5.6会议结束后，参会人员应自觉将座椅归位，将茶杯、纸巾等个人用品带离会场。

5.7公司的股东会议、监事会议、CST 会议、计划总结会等正式会议应着正装。

6会议纪要的编制、发送和归档

6.1会议秘书负责做好会议记录和纪要。

6.2会议纪要内容应实事求是、简明扼要、准确完整，切忌做成冗长繁杂、不明重点的简单

记录。

6.3涉及公司商业秘密的文字信息应予以删略。

6.4会议纪要应在会后 3 个工作日内编写完成、提交会议主持人审核后送相关人员签署（如

果需要）并发送参阅人员。

6.5一般会议的会议纪要需发送所有参会人员参阅；例行会议的会议纪要需发送所有固定参

会人员，对于临时参会人员，应视实际需要发送相关内容。

6.6会议纪要由会议主持人指定人员归档。归档管理参见公司《档案管理规定》。

7会议决议执行情况的跟踪

7.1对会议形成的决议和决定必须认真贯彻执行，由会议指定的负责人和负责部门组织实施，并及时将执行情况报告主管领导；

7.2例行会议的会议秘书应协助主持人跟进会议决议的执行情况，并记录在会议纪要或下次

《会议邀请函/反馈表》中的《前次会议决议事项执行情况反馈表》，及时提交会议主持人。

8．相关文件

《档案管理规定》

《会议邀请函/反馈表》

《周例会纪要示范格式》

第三篇：会议管理规定

会议管理规定

第一章 总则

第一条：为及时研讨处理生产经营中存在的问题，明确工作的方向性和提高工作效率，协调各部门之间的工作，保证企业决策贯彻到位，特制定本规定。

第二条：本规定适用于本公司各种类型的会议。

第三条：会议的召开本着精简、高效、注重效果的原则进行，避免开冗会。

第二章 会议通知

第四条：部门间会议由总经理办公室负责下发通知，部门工作会议由本部门负责下发通知。

第五条：会议通知包括：会议的名称，议题，时间，地点，参加人，需带资料以及通知方法和途径。

第六条：会议于固定时间召开，如有变动提前通知。

第三章 会前准备

第七条：会议准备包括议题议程，主持人，记录人，将要下发的文件，有准备发言，对会议进程的预测和对策。

第八条：会议召集者就议题准备充分资料、信息，拟就议题进行顺序及时间分配，确定好主持人及会议记录人。

第九条：与会人员接到通知后认真就会议议题准备好言简意赅的发言稿。

第十条：会议场所提前布置，保持整洁，所需仪器设备提前到位并调试正常。

第四章 会议议程

第十一条：主持人事先安排好与会人员座次。

第十二条：会议议程由主持人于会议开始时向与会人员宣布，与会人员应严格遵守。第十三条：会议主持人应紧紧围绕议题按照议程去进行，确保会议总时间不变。第十四条：会议主持人要及时作出结论，及时制止干扰会议的任何情况，适时宣布散会。第十五条：与会人员均应保持良好的会风，注意言谈举止，力求言简意赅，举止文明大方。

第五章 会议纪要

第十六条：会议记录员要在会议进行期间认真记录，对结论性发言做重点记录。第十七条：会议记录员要在会议结束后24小时内整理原始记录，形成会议纪要，交由主持人签发。

第十八条：会议纪要由记录人送达抄送人员。

第六章会议考勤

第十九条：与会人员不得无故迟到、早退或缺席。如有特殊情况不能按时到会，应提交前向会议召集人亲自以书面请假方可，紧急情况事先可以口头请假，事后必须补办请假手续。

第二十条：与会人员不得中途退席，特殊情况经主持人同意方可离席。

第七章会场秩序与礼仪

第二十一条：与会人员应提前到会，不得喧哗，不得来回走动。

第二十二条：迟到、中途离席者应轻声入、出席，尽量不干扰会议进行。

第二十三条：与会人员应坐姿（站姿）端正，禁止吸烟，禁止交头接耳开小会。第二十四条：会议期间与会人员关闭通讯工具，不会客（特殊客人除外），认真听取会议内容并做好记录。

第二十五条：与会人员应保持会场整洁，不准随地吐痰，扔纸屑，会议结束后将座椅整理好。

第二十六条：与会人员不可无故打断他人的发言，不可对发言者吹毛求疵。

第八章保密事项

第二十七条：会议召集者对会议内容的秘密事项的保密工作负总责。

第二十八条：与会人员及记录员对会议内容的秘密事项负有保密的义务。

第二十九条：涉及到秘密事项的会议纪要记录员应在保密地方整理，并且严格按照主持人签发的抄送人员发送。

第九章违纪处理

第三十条：违法第十九条迟到早退每项罚款10元，无故缺席50元，由会议召集人下罚款通知单，违纪者24小时内到财务核算部交罚金，违者双倍从当事人工资中扣除。

第三十一条：违反二十七、二十八、二十九条按公司保密制度有关处理执行。

第十章监督检查

第三十二条：各种类型会议纪要于会议结束后次日上午10点之前送达总经理办公室。第三十三条：总经理办公室负责对各种类型会议的执行与保密事项进行监督检查。

第十一章附则

第三十四条：本规定由总经理办公室制定，报总经理批准并施行。

第三十五条：本规定自１９９８年月日起施行。

第四篇：会议管理规定

会议标准及处理办法

一、会议前期准备要求

1、接到会议通知后，服务班全体人员按要求提前半天布置好会议桌型，通知上级领导检查合格后方可离开；

2、负责会议室的工作人员在桌型摆好后，及时打扫地面及桌面卫生；

3、会议所需物品（湿巾、纸杯或瓷杯及水果）必须在会议开始前20分钟准备完毕；如大型会议或多个会议同时进行，服务班其他人员协助做好准备工作。

二、会议结束后工作要求1、18点之前会议结束，会议室的工作人员必须将当天所用纸杯收掉，瓷杯洗净，毛巾收起洗净晾晒好；

2、18点以后会议结束，会议室的工作人员将工作交接给当天值班人员（值班人员要求同上）

3、每天早晨负责会议室的工作人员必须检查会议室卫生情况，如发现前日未打扫或未打扫彻底的，会议室工作人员应及时打扫并报有关领导。

三、处理办法

1、在做好各自区域卫生的前提下，优先做好会议准备工作，无特殊原因不参加会议准备工作的一次扣5元；

2、会议室地面、桌面、窗台、窗帘不干净的，一项扣5元；

3、会议结束未及时打扫会场，包括未收纸杯、瓷杯未洗或不干净、毛巾未洗或未晾晒的，一项扣10元；

4、会议室的工作人员因下班未交接或交接不清，发生争执的，双方同时按上述规定处罚。

第五篇：会议管理规定

1.目的: 为规范会议管理，提高会议质量,特制定此办法；

2.适用范围:公司全体成员；

3.会议原则：树立简明、高效之会风。

3.1布置工作讲标准（工作事项责任人完成时间进度检查）；

3.2检查工作问过程(完成过程汇报总结与检讨)；

3.3汇报工作讲结

果(总结与结论评价与调整)；

3.4请示工作讲方案(存在问题点与建议)；

3.5回忆工作讲感受(成绩与借鉴检讨).4.参会原则：

4.１专题会议内容所涉及的部门，至少有一名负责人到会；

4.２资源性问题会议及对公司重要政策的调整必须有总监及以上人员参会；

4.３对公司的政策性宣导会议需公司中层以上干部参与；

4.４会议采取签到制；

4.５总裁可视会议重要性决定是否例席，如需总裁出席会议，需提前与总裁秘书约定。

5.职责：

5.1主持人：会前资料准备与会议召集；会中对会议效果的推进与会议进程控制；会后资料发放范围确定与共享，并对落实事务予以跟踪，直至关闭；对会务负领导责任；

5.2组织与会务：受主持人领导，负责会议前、中、后期的协助工作；具体负责会议准备（会场、人员）、签到整理并对参会情况予以通报、会议纪要整理与发放等；

5.3参会人员：会前准备；会中积极参与；会后就会议精神向下

作宣导，对落实事项向下作布署；

5.4稽核与跟进：检查各项会议执行情况；对会议决议与精神的贯彻予以稽核；对会中布置任务的完成与问题的关闭进行检查与稽核；并对稽核结果及时予以通报。

6.分类:会议按层级与范围分公司、部门两级，两级会议按性质再细分为例会、专题会、紧急会议，部门不设专题会。

6.1例会：

6.1.1定义：有固定的召开频率，内容涉及公司经营、管理、服务领域；

6.1.2公司与部门的例会统一交由目录管理员(总裁办秘书)列入公司《例会名录》进行管理。《例会名录》的不定期调整由总裁办组织商榷并及时公布；

6.1.3已列入《例会名录》部门例会，部门对其调整与取缔拥有建议权，以联络单方式说明理由，由总裁办核准后，由目录管理员统一调整后公布；部门新增的例会,请知会目录管理员统一调整后及时公布；会务主持人员按《例会名录》要求如期召集会议.6.1.4《例会名录》的定期调整由总裁办每年年未组织一次,并依评估结论作调整,次年年初由总裁办公布当年《例会名录》，并对上各部的执行作情况汇报。

6.1.5《例会名录》常设信息点有:会议名称、召开频率与时间、会议内容(主题、议程)、主持人、与会人员、会务等。

6.1.6公司、部门的例会会议纪要或决议必须抄送总裁办备案。

7.专题会：凡因解决公司经营、管理、服务等领域的重要问题或事务，需涉及二个以上部门间（不含的二个）沟通与协调，可由提案人向总裁办秘书申请，由总裁办确认后统一安排与组织。

8.会议要求:

8.1前期准备：

8.1.1除紧急会议外，其它会议至少提前二个工作日由会务将相关资料及开会通知发至各与会人员，以便会前做好思考与信息收集;

8.1.2通知内容：应将会议名称、主持人、具体时间(开起与结束)、地点、与会人员、会议主题与议程(例会名录中已作记录的不再要求，专题会议此信息必不可少)详细告知与会人员。

8.1.3会务应于开会前十分钟准备好会场及开会时的演示资料；各参会人员进入会议室前应准备好相关资料（并携带，避免中途准备资料而干扰会议）。

8.2纪律要求：

8.2.1会议原则上不允许请假,如有特殊情况（紧急任务或销假中）须提前报请会议主持人批准,并授权其职务代理人参加会议，否则视同缺席；

8.2.2与会人员按时参加会议，不得迟到、早退或缺席，否则分别处以20元/次（迟到、早退）和30元/次（缺席）罚款；

8.2.3会议中，与会人员手机应调至震动；如因接听电话干扰会议，经主持人提出拒不改正的，罚款３0元/次。

8.2.4会议中，严禁大声喧哗,统一听从会议主持人安排,发言

不得偏离议题或带有人身攻击；经主持人指出拒不改正的，处50元/次罚款。

8.2.5会议结束后，由会务处理会议场所的整理，并且关闭设施与空调、灯，否则对会务人员处20元/次；

8.2.6会议相关人员（主持人、组织者、与会人员、记录员、会议中落实的工作事务负责人）应按本规定履行职责，否则视为怠于履行工作，视情节轻重处50-200元罚款。代理人怠职责任由授权人承担；未传答造成的怠职责任由传答人承担。

8.2.7会议主持人、稽核与跟踪员、部门负责人对违纪人员可在此规定范围内行使处罚权提报权，经综合管理部复核后作通报，并在当月工资核算中予以引用。

8.3会议组织要求:

8.3.1会

议主题、议程、持续时间由会议主持人统一控制,与

会人员应围绕主题按发言和参与讨论，严防偏离主题。

8.3.2会议原则上按既定的时间召开，如遇特殊情况，经会议

主持人决定，由会务提前10分钟将推迟信息及调整后具体的召开时间（或取消信息）通知与会人员。例会不得取消，如延期，需将延期召开理由以联络单方式报备总裁办，以此作为对执行会议的考核依据。

8.3.3会议讲究高效：

8.3.3.1避免悬而不决：属与会人员权责内事务，应当场解决，以会议结果（会议纪要或会议决议）的共享来关闭问题点；权责内无法决策的（如资源问题、权限问题），主持人也应在会议中明确解决思路，并依此落实推进责任人，并拟制完成时间、安排任务的追踪与稽核人，以确保会中的布置事项在会后得到落实。

8.3.3.2避免决而不行：与会人员于会后一个工作日内应将会议精神传达或上报至部门相关人员（主持人对此有特别要求的，依主持人要求），会议主持人应指导会务人员（记录员）于会议结束后２个工作日内将会议决议或会议纪要发至与会人员和相关部门。如涉及工作布置的会议，会后相关人员应按会议中确定的进度如期完成，不事先提出困难并获得会议主持人同意（同时知会稽核、跟进人）、又不如期完成的，视为怠于完成工作。

8.3.3.3承前启后、循序见进：例会中有涉及工作任务分配的，议程中必须设置“上次会议布置事项进度汇报”环节；例会中涉及工作计划的，议程中必须设置“上期计划的达成情况汇报”环节。

9.会议文化（六问）：

9.1我们今天的行动准备好了吗?

9.2会议内容事前检讨过了吗?

9.3要发言的意见都准备好了吗?

9.4为了使讨论活跃你准备好了吗?

9.5起点开始,正点结束了吗?

9.6会议结果满意吗？

9.7会议结果共享了吗?