日企商务邮件的书写格式[5篇范文]

第一篇：日企商务邮件的书写格式

现在有“电话”、“面对面交流”“传真”、“书信往来”、“邮件”等多种沟通方式。邮件是其中最重要的一种沟通方式。一封商务邮件由“邮件名称”、“收件人地址”、“寒暄语”、“邮件内容”、“结束语”、“署名”构成。随着经济的发展，商务邮件的书写格式也变得很重要。商务邮件有很多基本礼仪。如果不懂这些基本礼仪，可能会给您带来麻烦。下面分别介绍一下商务邮件的基本礼仪。

一.商务邮件的基本礼仪

1.邮件名称

在写商务邮件的时候，如果不写邮件名称，有人会认为这封邮件不重要。而且甚至有人甚至不看这封邮件。所以在写商务邮件的时候最好写邮件名称。

所谓邮件名称就是将邮件内容概括为1-2个词汇，这样收件人一看到邮件名称就可以大体了解邮件内容。如果邮件比较紧急、重要，最好在邮件名称的前面注明“紧急”、“重要”。正确的事例：“关于○○的交期” 错误的事例：“您好” 2.收件人地址

在写商务邮件的时候，部分人可能不会写收件人的公司名称和部门名称。但是，在给日本客户发送商务邮件时，最好注明对方的公司名称、部门名称、以及对方的姓名。例：株式会社○○○ 开发部 ○○先生/女士 3.寒暄语

在写商务邮件的时候，需要写寒暄语。例：承蒙您的关照。我是○○。4.邮件内容

在写邮件内容的时候，邮件内容一定不要过多。

当邮件内容超过80个文字时，有的邮件可能不会自动换行。如果1行的邮件内容过长，对方读这封邮件的时候可能会不方便，所以在写邮件内容的时候，每行控制在35字左右。为了使邮件内容清晰明了，每5~6行为一段落，各个段落之间要插入一行空行。5.结束语

不同的邮件内容，最好使用不同的结束语。例：请多关照。此致，敬礼。今后请多多指导。

百忙之中多有打扰，请多关照。6.署名

在写商务邮件的时候，一定要写署名。例：○○○○株式会社 开发部 ○○○○ 电话

××××－×××× Email 二.注意事项

1.乱码

现在有很多不同的邮件软件，有的邮件有HTML格式，有的邮件不能正常显示汉字。在使用邮件软件的时候请做适当的设定之后，再发送邮件。2.附件

最好不要将Word文档、Excel文档、图像等直接添加到邮箱的附件中。可能因为Word文档、Excel文档等的版本不同，对方无法正常使用该文档。而且，即使Word文档、Excel文档等的版本相同，那些文档中可能有病毒，这样对方的电脑可能会有感染病毒的危险。附件最好使用谁都能用的文档。而且添加的附件最好控制在100K左右。3.CC、BCC 在发送商务邮件的时候，一定要CC或者BCC给相关人员。

第二篇：转载：日企邮件的抄送文化

日企邮件的抄送文化

这里来说说日企的一个细节，关于发邮件，也给想进入日企或者刚进日企的同学做个指导。

日企比较严谨教条，除了十万火急的事情，一般都会发邮件确认，即使是很简单的事情。这种邮件的形式，最主要的好处是能够留存确认记录，便于今后档案资料的查询。

日企在发邮件的时候，习惯于抄送，一方面同时让更多的人知晓这件事，一方面也可告诉领导自己在做什么。

但是，其实在日企，当收到别人的邮件时，自己的名字落在收件人还是被抄送人栏里，是很有讲究的一件事。

1.收件人是你，同时抄送给对方领导。

说明这件事不是特别紧急重要的事情，你能独立处理或者只需你传达就可以了。

2.收件人是你，同时抄送给双方领导。

说明这件事比较重要，但你能独立处理，同时你的领导也需要知道这件事。但实际上，你的领导在这种情况下一般不会参与这件事。

3.收件人是你和你领导，同时抄送给对方领导。

说明这件事比较紧急，需要你的领导来直接制定处理方法，但实际操作还是由你来完成，领导的主要任务就是回复这个邮件，且要回复给对方领导。

4.收件人是你领导，同时抄送给你和对方领导。

说明这件事目前在商讨决策中，而你根本没有决定权。但这并不代表这件事与你关系不大，只要知晓一下就可。你必须积极关注这件事的进展，因为一旦领导把大方向定好了，接下来的操作还是你来完成。

以上，希望日企的各位能了解，记得发邮件事无巨细都要多抄送领导，这在日企里准没错。因为这等于你所有事都向领导汇报过，如果出了事，责任也不全在你。（日企经典名言：即使100%是你引起的过错，但只要你汇报了，你就没责任了）

第三篇：商务邮件规范

英文商务信函格式与结构，商务英语邮件格式规范

2011-01-05 02:29:01 发表于：外贸英语

一般来说，现在使用的商务英语书信的格式主要有两种：传统的缩头式(the conventionalindented form)和现代的齐头式(the modern blocked form)。

根据英国传统做法，缩头式要在信文每一段缩进五或六个字母的空间，有时可能会缩进更多。现在，齐头式在商务英语书信中使用得非常普遍。它的突出特点就是所有信的内容都从信纸的左边开始，段落与段落之间要比缩头式多空出两到三行，以便于区分。这种格式被称作齐头式(the fullblocked form)。但是，有时把日期放在信纸的左边会给查找带来不便，所以，人们使用了一种改良的齐头式(the modifiedblocked form)，即把日期放在右边，而把其他内容放在左边。

一般来说，我们通常使用单行距来布局一封信，这会使我们所写的信有一种紧凑感，但有些人在写短信的时候，更喜欢用双行距。

根据个人或公司的喜好，可以选择使用齐头式或缩头式。但不论选择哪一种格式，一般商务英语书信的结构都包括以下几部分内容:

(1)信头(the lettermail 地址。信头在信纸的最上方，有的公司把信头直接印在所使用的信纸上。质量优良的信纸以及一个整洁、匀称的信头，可以展示一个公司的风采，增强公司的信誉。

案号是写信时所给的、以便查询的字母或数字。经常以“Our ref”和“Your ref”来区分。它的位置一般是在信头的右边。而日期在信头以下三行或四行，不管是齐头式还是缩头式，一般把日期放在右端，这可起到行尾的作用，使信看上去更整齐。在商务英语书信中，日期一定要写全，不能用数字的形式，因为美国和英国的日期标示法是不同的。英国的日期标示法是“24thMarch.2002”，而美国的日期标示法则是“March24，2002”。月、日的后面用逗号，年份后面不用标点。

封内名称和地址即收信人的名称和地址，要放在信纸的左上方，在日期以下三行或更多行，这可根据信的长短来定。

封内名称和地址要用齐头式，紧靠信纸的左边，这样会使信看上去整齐。

开头称呼语是写信人开始信文的礼貌用语，一般商务英语书信中多用Dear Sir，Dear Sirs 或Gentlemen，并且独立成行，在封内名称和地址以下三行。在Dear Sir 或Dear Sirs 后面用逗号，而在Gentlemen 后面用冒号。

信文是实质性的内容，信文的书写要求是简洁、清晰、礼貌;语法正确，切中要点;段落划分明确，每段集中于一个话题;打印准确，布局要有艺术性，使你的信件看上去赏心悦目。尤其注意页边空栏，它是信文的框架。信文多用单行距，有些短信可用双行距。

结尾敬语是信件结束时的一种礼貌用语。它只是一种礼貌用语，在信中没有实际意义，传统使之成为必须，并已成为习惯，所以一直沿用至今。传统的结尾敬语有： Yours faithfully，Yours truly(多用于美国)等，也有人用倒装的Faithfully yours，Truly yours 等。结尾敬语必须和信文紧连一起，不能分开，更不能把它单独放到另一页。如遇此种情况，则信件必须重新安排、打印。

签署是写信人或其所代表公司的名称或标记。公司名称可以打印，而主管人签名则必须是手写，两者都不可用印章代替。这部分在结尾敬语以下三行，大约留出五行或更多的空间。

注意事项的习惯用语是：For the attention of 或简单的Attention，下面一般要加上横线。当信件是写给特定的人或主办部门时，则用此用语。它在开头称呼语以上两行。除齐头式外，可放在信文以上中间。

事由或标题在开头称呼语以下两行，下加横线，除齐头式外，一般放在信文以上中间。经常是用一词或简单的几个词来表示信文的主题，让收信人先对所谈内容有所了解。

经办人代号在签署以下两行。是打字员名字的首字母缩写，可用小写，也可用大写。

附件在经办人代号以下两行。写信人可标示出一个或多个信中所提到的附件。经常使用的形式有: Enclosure，Enclosures，Encl.，Enc.等。

抄送在附件以下两行。抄送有明、暗两种方式。明示的标记为cc，后面加上收件人或公司的名字，可打印在原件和复印件上。暗示的标记为bcc，后加收件人或公司的名字，只打印在复印件上，并且只有写信人和收信人知道。

附言在抄送以下两行。如写信人想增加些信中忘记提到的内容，可用此方式，但应尽量避免使用。因为它可能会给人一种错觉，即在写信前，你未能很好地安排你的信件。这可能会影响到你的信誉。

在上述十三部分内容中，前七部分是每一封商务英语信件所必需包含的内容，而后几部分则是可有可无的。

总之，当你书写商务英语书信的时候，必须谨记：选定一种格式，坚持使用，不能变来变去；结构中的内容要安排合理得当，所必需的七部分内容一个都不能少。布局好的信件是双方交易的好的开始。一封布局优雅、端庄匀称的信件，会留给人一种良好的印象，促进双方的进一步往来，直至交易的达成。

第四篇：商务邮件规范

商界人士在使用电子邮件对外进行联络时，应当遵守一定的礼义规范，如何正确使用电子邮件，撰写规范的商务Email，顺利的进行对外联络。下面做详细介绍（Email的撰写礼义另外介绍）。撰写邮件有三种方式：写邮件、回复邮件、转发邮件。三种方式各有所长，但在撰写格式方面都一至分为四点：收件人，抄送，主题（标题），内容。

一、收件人

1.确认传送讯息的对象，并将人数降至最低。2.传送电子讯息之前，确认收信对象是否正确，以免造成不必要的困扰。

二、抄送

1.在必要和确定的情况下，抄送给相应需要知道进展情况的人员。2.一般情况下不要给普通客户抄送。3.确认抄送讯息的对象，并将人数降至最低，以免造成不必要的困扰。

三、主题 电子邮件一定要注明主题，因为有许多网络使用者是以主题来决定是否继续详读信件的内容。此外，主题要明确、精练与内容相关，表达出对方需要了解的信息，而且可以区分对同一事物的不同信息。让人一望即知，以便对方快速了解与记忆。

四、内容在线沟通讲求时效，所以电子邮件的内容力求简明扼要，并求沟通效益。一般信件所用的起头语、客套语、祝贺词等，在在线沟通时都可以省略。但称呼，正文，结束，落款/签名四点要尽量完整。

1、称呼 1)如果有收件人的姓名的话,可以让对方感觉更加友好。2)若知道对方的性别可以用：**先生、**小姐、**女士 3)如果知道对方的身份可以用：**总经理、**经理、**董事长、×总、×董、×经理

2、正文 正文做到主题明确，语言流畅，内容简洁。在撰写正文时还应注意以下几点，以示礼貌和尊重，以免造成不必要的困扰。1)在撰写英文信函时,只对一两个词进行大写以示强调,全篇都用大写是不礼貌的。在撰写中文的时候，只对部分以示强调的词采用加粗等方式。2)不要在信件中发泄不满,应面对面的解决。3)回复信件时,有必要加上部分的原文,以方便对方了解回信内容。4)若摘录的原文很长,应先把回复内容放到前面,原文内容在后, 5)在收件人明白其意时,才可使用俚语或缩写。6)如果有附件，应该在正文处说明附件的内容和用途；

3、结束 1)如果可提供好的选择,应在结尾处提出。如: 请您考虑，有任何需要咨询，请电话或EMAIL联系我.2)最好的结尾要着眼未来： 如：希望我们能够达成合作 3)结尾应显示诚恳： 如：感谢您抽空洽谈

4、落款/签名目前，有不少网民时常会因为自己的电子信箱中堆满了无数的无聊的电子邮件，甚至是陌生人的电子邮件而烦心不堪。对其进行处理，不仅会浪费自己的时间和精力，而且还有可能会耽搁自己的正事，鉴于此，在商务邮件中应该有落款/签名，以示身份。

第五篇：商务邮件范本

一、初次自我介绍函 Dear Sir/Madam, Good morning!It’s great honor for me to represent my company to contact you.I’m Michael, the assistant of Betty.From now on I would be responsible for your company’s business.If you have some questions, please feel free let me know.I would try my best help you.Best regards!Michael 起爱的先生/女士，早上好。很荣幸能够代表我司与您联系。我是Michael，Betty的助手。从今天起我将负责对应贵司的业务。如果您有什么问题，请随时与我联系，我会尽我最大的努力帮助您！最诚挚的问候 Michael

二、订单确认函

Dear(first name)熟人间称呼

How’s it going? I have received your new purchase order #88888 and arrange my production team to manufacture.They told me they would finish production on(date).Would that be convenient for you? Keep touch.Michael

亲爱的….最近怎么样？我收到您号码为88888的订单了，并且我已经安排我们的生产部门开始加工。他们告诉我他们会在（）这个日子完成生产。这个日子对您来说是否方便呢？ 保持联系。Michael

三、发货通知函 Hi Ms./Mr.()Good afternoon!I have shipped the goods you need as you request.The tracking No.is DHL/UPS######.The attachment is the invoice and the packing list, please check.If you still have some questions, feel free let me know.Good luck!Michael 嗨（）先生/女士，下午好！我已经按照您的要求寄出了你所需的货物。这批货物的追踪号码为DHL/UPS######。附件所加是发票和箱单，请检查。如果您仍有什么疑问，请尽管联系我。祝你一切顺利！

四、协商问题函

Hello Bryan/Jenny, Morning!I have checked our warehouse.I’m sorry we don’t have enough quantity of the goods you need in stock now.My production colleagues told me they can fulfill your demand 10 days later.Once we finish the production, I would ship the goods out.Would that be OK for you? Looking forward to your reply!Michael Bryan/Jenny您好，早上好！我查看了我们的仓库，很抱歉对于您所需的产品我们目前没有库存。我的生产部门的同事告诉我他们能在十天之后完成您所需的产品。一旦我们完成了生产，我就立刻将其寄出。您看是否可行？ 期盼着您的回信！Michael 注：黄色部分为可以替换部分