松滋市学生资助资料档案整理规定

第一篇：松滋市学生资助资料档案整理规定

松滋市学生资助资料档案整理

具 体 规 定

各乡镇中心学校、市直各学校、市经委学校、市奥林学校：

根据国家、省、市关于学生资助文件的具体要求，为了做好各类迎检工作，规范各校学生资助管理办公室资料档案的收集整理，让学生资助工作进一步健康、有序、可持续发展，结合调研实际，现统一制定《松滋市学生资助资料档案整理具体规定》，请遵照执行！

一、资料档案封面

1、各类资料档案的封面要美观、大方。纸张、颜色、字体、字号、版式、横竖字样、单位名称、装订日期等要符合档案整理规定。

2、装订沿左侧进行。

3、封面格式：**年（*季学期）******资料汇编

二、资料档案目录

1、目录要醒目明了，最好能有页码显示。

2、统一字体和字号：宋体加粗四号。

三、资料档案整理正文排列顺序

（一）义教免费教科书

1、国家、省、市文件（包括承诺函）；

2、本级实施方案；

3、**乡（镇）**年*季免费教科书征订人数统计表；

4、**年**季免费教科书结算审核统计表；

5、**乡（镇）**年*季免费教科书统计表（按年级顺序填造，含结算标准、区划简码）

（二）义教贫困寄宿生生活补助资金

1、国家、省、市文件（包括承诺函）；

2、市级指标、金额分解表；

3、本级实施方案（含本级指标分解表）；

4、受助名单统计表（含区划简码）；

5、资金拨付凭证复印件；

6、发放签领名册；

7、申请表；

8、发放仪式影像资料（主要指图片）复印件。

（三）普通高中国家助学金

1、国家、省、市文件（包括承诺函）；

2、市级人数、金额分解表；

3、本级实施方案（含指标、金额分年级分解表）

4、湖北省普通高中国家助学金统计表（受助学生花名册）；

5、资金拨付凭证复印件；

6、发放签领名册；

7、申请表；

8、家庭经济困难证明材料（原件复印件）；

9、发放仪式影像资料（主要指图片）复印件。

（四）中职国家助学金

1、国家、省、市文件（包括承诺函）；

2、校级分年级、班级统计表；

3、中职资助卡统计表；

4、受助学生花名册；

5、发放签领名册；

6、申请表。

（五）中职国家免学费

1、国家、省、市文件（包括承诺函）；

2、市级指标、金额分解表；

3、本级实施方案（含本级指标、金额分解表）；

4、受助名

册；

5、资金拨付凭证复印件；

6、免学费通知书（一式两份）

7、发放签领名册；

8、申请表；

9、印证材料；

10、发放仪式影像资料（主要指图片）复印件。

（六）校级资助活动（指公办普通高中事业性收费4%、“三限生”收入10%、中职学校收费5%、校友捐赠、社会人士捐赠等）

1、国家、省、市文件（包括承诺函）；

2、**高中**年*学期事业性收入4%落实情况说明及表册（包括学费减免、校内奖助学金、困难补助等）；

3、**高中**年*学期“三限生”收入10%落实情况说明及表册（包括内容同上）；

4、中职收入的5%；

5、社会捐资助学影像资料（主要指图片）复印件；

6、社会捐资助受助学生名册；

7、社会捐资助学受助学生签领名册。

（七）大学生生源地信用助学贷款

1、国家、省、市文件（包括承诺函）；

2、****年生源地信用助学贷款统计表（乡镇）；

3、****年生源地信用助学贷款乡镇分布统计表（分续贷、新贷）；

4、****年生源地信用助学贷款申请表复印件（乡镇）；

4、****年生源地信用助学贷款新生新贷分高中统计表（高中）；

5、湖北省松滋市****届毕业生家庭经济困难学生情况调查表（高中）。

（八）大学新生入学资助项目

1、国家、省、市文件（包括承诺函）；

2、市级人数、金额分解表；

3、校级实施方案

4、学生名单表；

5、学生签领表；

6、纸质的公示照片；

7、申请表；

8、家庭经济困难的相关印证材料；

9、诚信承诺书；

10、录取通知书复印件；

11、身份证复印件；

12、外省受理证明的回执。相关资料一律要造册登记并保留3年以上。

四、资料档案装订要求：

1、义教贫困寄宿生生活补助资金、生源地信用助学贷款是以自然年为单位一年装订一本，数量多的可以装几本，但要在封面上注明第*本序号；

2、普高国家助学金、中职国家助学金、中职国家免学费是一学年度一评审，分两学期发放，但资料要分学期装订。春季学期的申请表用上年秋季学期的申请表的复印件，但要注意去掉退学流失的申请表，新增转插的申请表；数量多的也可以装几本，但要在封面上注明第*本序号；

3、义教免费教科书分学期装订；

4、大学新生入学资助项目以自然年度装订一本；

5、校级资助活动资料一个学年度装订一本；

6、乡镇所属学校装订要求与中心学校保持一致，学校要与乡镇、市三对口；

7、严格按顺序整理档案，做到各类表册、数据信息一一对应。所有涉及资金的受助名册、发放签领名册、申请表以及中职免学费的通知书排列顺序是一致的；

8、资助资金发放仪式均要拍照或摄像，影像资料要上传至校园网上，并上传至学生资助管理中心，然后上传至“松滋教育信息网”上；

9、所有电子表格统一按宋体10号、行高18制定。填报时，一定要注意学校名称、学生家庭住址的格式，千万不要简化!还要

注意“区划简码”不能填成“区划编码”；

10、若遇检查，自查报告一定装订在册子的最后；

11、未尽事宜，另行通知。

附件

1、义教贫困寄宿生生活补助资金发放签领表

2、普高（中职）国家助学金发放签领表

3、中职国家免学费发放签领表

4、松滋市****年家庭经济困难大学新生入学资助项目资助资金发放签领表

5、社会捐资助学受助学生签领表

松滋市学生资助管理中心 二〇一二年十二月二十五日

第二篇：松滋市档案局2011档案工作检查情况汇报

松滋市档案局

2011档案工作检查情况汇报

2011年，松滋档案工作在省、荆州市档案局的精心指导以及松滋市委、市政府的高度重视与大力支持下，深入贯彻落实科学发展观，抢抓机遇，乘势而上，努力实现松滋档案工作的新一轮大发展，全新的现代化档案馆顺利投入使用，档案服务 实力显著提升；档案馆基础资源建设强力推进，“五位一体”综合服务功能日趋显现；档案业务基础工作稳中有升，全市档案工作呈现出加速发展的良好局面。现将具体情况汇报如下：

一、依托，切实加强档案馆基础资源建设。

（一）现代化新馆。

我市档案馆已于今年6月份顺利落成并完成了竣工验收。新档案馆严格按照国家二类县级综合档案馆标准进行设计，库容量50万卷。为充分发挥综合档案馆“五位一体”功能，市档案馆投入近80万元配备了密集架、监控设施、报警器、扫描仪、去湿机、消毒柜、空调等现代化档案管理设备。其中密集架

（二）科学有序地开展档案馆资源建设。档案馆资源建设是档案事业的物质基础，是档案事业发展的一项重要工作。为充分发挥档案馆安全保管、信息服务的功能，市档案局将加强档案馆资源建设，丰富和优化馆藏结构作为今年工作的重中之重。一是积极争取市委、市政府支持，以两办名义联合下发了《关于认真做好市直一级单位档案接收进馆工作的通知》（松办[2011]10号），进一步明确了档案接收范围、接收程序以及接收注意事项等内容，为各单位档案资料的顺利移交接收奠定良好的基础。二是深入调研，全面了解全市各部门已达到移交年限的档案资料现状以及数量，研究制定详细的接收细则与接收计划，确保档案接 1 收工作科学有序开展。自6月份搬迁至新馆以来，共接收市纪委、市 共 卷（册）档案。

为加大地方特色档案、名人名家作品的接收与征集力度，进一步丰富和优化馆藏结构，松滋市档案局全面启动了新一轮的具有地方特色的珍贵重要档案资料的征集接收工作。9月16日，松滋市档案局迎来了新馆搬迁以来的第一批名家书法作品展。此次展出的书法作品全部由松滋博物馆原馆长、松滋美协原主席胡青云捐赠，共计70副，具有较高的艺术价值和收藏价值。其中既有开国元帅徐向前，杨成武、李文清、王定烈、付庞如等将军的重要书法作品，又有享誉中外的实力派书法家的字画，还有著名歌唱家蒋大为、吴雁泽以及其他省市政界老领导的作品。此次书法展共接待了4批200余人次参观者，社会各界为松滋档案事业、文化事业倾注更多的关注与支持，为全市档案事业的繁荣大发展奠定了良好的基础。

（三）档案公共服务功能进一步提升。今年来，已接待查阅利用者近4000人次，调阅档案资料近2万卷册，出具准确证明2130余份。特别是6月份以来，按照省人社厅、省财政厅关于解决未参保集体企业退休人员及“五七工”“家属工”基本养老保障等遗留问题的文件精神，我局管理科工作人员还未从档案馆搬迁的疲惫状态中恢复过来，便投入到为全市参保人员查阅档案资料进行身份核实工作中。为了在短时间完成目标任务，确保符合条件的群众应保尽保，管理科仅有的3名工作人员吃住在单位，从早晨七八点钟开始直到晚上六七点钟结束，热情周到，认真仔细，任劳任怨地为查阅者提供服务，没有一起群众纠纷事件发生，得到了群众的高度评价与交口称赞，进一步增强了全社会档案意识，扩大了档案工作的知名度，创造了较大的社会效益和经济效益。

（四）认真修订严格落实档案安全管理制度。根据省、荆州关于档案安全管理工作的相关要求，重新修订完善了包括档案鉴定、库房管理、借阅利用、移交接收、安全管理等6项工作制度，把档案安全要求贯穿于档案接收、保管和利用工作的各项环节。成立了局一把手局长任组长负总责的档案安全管理小组，签订档案安全管理工作责任书，配备档案安全保管所必需的各项设施、设备，并随时做好检修、维护工作。

（五）档案学会工作初见成效。自去年5月松滋市档案学会正式成立以来，新的学会机构积极组织开展了档案法制宣传、档案业务培训、档案学术研讨等活动。2011年，由松滋市档案局、市党史办联合编写的《松滋抗战史料》正式出版，市档案局管理科科长撰写的《》在 上发表。法制科副科长撰写的《》调研文章在荆州 会上交流学习。

二、科学安排、统筹兼顾，档案基础业务工作扎实开展。在抓全市中心工作及档案馆基础资源建设工作的同时，松滋市档案局科学安排，统筹兼顾，各项档案基础业务工作齐头并进，在人手少，任务多的情况下，全局上下齐心协力，心往一处想，劲往一处使，各项业务工作取得可喜的成绩。

（一）全市档案干部业务培训效果明显。今年，我们共组织了两期档案干部培训班。3月份，成功举办了全市档案干部业务培训会。全市各级专（兼）职档案员共202人参加了此次培训会，参会人数较去年又有了一定程度的攀升。今年在保存传统授课内容的基础上，结合全市各单位在档案管理中存在的难点、疑点问题，授课人员着重加强了对档案工作目标管理升级复查评审细则，会计、照片档案整理、实物档案室规范化建设、科怡档案管理软件电子信息录入等方面内容的培训。同时，为了提高档案整理的直观性与可操作性，市档案局创新培训方法，将部分单位 3 2010年的档案资料全部搬至课堂，直接进行现场分类、划期、排序、编目、归档，让学员们自己动手，实行现场整理、现场提问、现场解答，取得了事半功倍的效果，得到了学员们的一致好评。

（二）档案规范化管理工作稳步推进。今年年初，我们早安排早部署，制定并下发了《松滋市机关、企事单位业档案工作规范化管理到期复查通知书》，根据各单位工作进展情况，排列出具体的机关、企事业单位档案规范化管理复查工作计划表，明确分片负责责任人，重点加强对市国土资源局、市人民银行、市烟草局、市沙道观地税分局、市实验小学、市机关幼儿园、松滋一中等15家单位档案目标管理的复查指导力度。同时，按照自愿和量力而行的原则，对市劳动就业局、市房管局、市社会保险局等3家单位下达了机关档案目标管理省一级晋升的计划任务。为顺利实现目标任务，我们派出业务人员多次深入各单位进行专门指导。截止目前，全市共有8家单位机关档案目标管理达到省特级标准，有35家单位档案目标管理达省一级标准，55家单位档案目标管理达到省二级标准。

为进一步加强全市重点建设项目档案工作，对全市重点建设项目档案实行动态化监管，市档案局化被动为主动，积极联系市发改局、市长江港口工业园以及相关建设单位，及时准确掌握了荆州港松滋港区车阳河综合码头建设项目、市丽源科技公司染料复配项目、江陵凹陷深层富钾卤水开发科研项目等3个重点工程档案管理情况并对其进行规范化档案指导。

（三）扎实推进机关档案“三合一制度”审核复函工作。根据省档案局办公室《关于深入推进全省机关档案“三合一”制度贯彻实施和延伸覆盖工作的通知》（鄂档办［2011]41号）文件精 4 神和荆州市档案局有关工作要求,今年以来，我局业务科在去年全市80家市直机关、乡镇100%完成“三合一”制度编制修订的基础上，重点加强对我市垂管单位和本地二级以下机关档案“三合一”制度修订备案，目前已完成市烟草局、人民银行等７家垂直管理单位和市劳动系统、教育系统等5５家二级单位的“三合一”制度修订审核工作。在审核复函过程中，对各单位“三合一”制度的修订实行初审修改、终审定稿、发文备案，严格按照公文格式规范进行收文、复函，确保了工作的严肃性。

三、围绕中心，服务大局，档案规范化建设示点全面推进。今年以来，松滋市档案局紧紧围绕市委、市政府关于“万名干部进万村入万户”、基层党组织“五个基本”建设、“服务进社区，共建和谐新家园”等中心活动的开展，通过与相关单位的联合，加强了对镇、村、社区档案的考核力度，不断加强基层综合档案室的规范化建设。今年来，我们克服经费不足的困难，优先保障村级建档工作的开展，共投入近2万元购买档案柜、检索柜、档案用品等档案用具，免费送到基层行政村。目前，全市共建立了42个基层行政村档案规范化建设示范点，其中2011年新增庆贺寺村和木天河村2家档案规范化建设单位。全市16个乡镇238个村中，有20%的行政村实行了村级建档标准化管理，80%的行政村达到了档案工作的“五有”基本要求。规范整理包括白云社区、杏花村社区、歇金台社区、石板坡社区等6家基层社区档案。

四、内强宣传，外促执法，档案外部工作环境。

1、以特色亮点工作为导向，营造宣传工作新氛围。

近几年来，我市档案局紧贴服务民生，发展地方经济这一主线，全方位地宣传我市档案工作，使社会各界了解档案，贴近档案，重视档案，充分利用多种形式保证效果。一方面利用松滋市档案信息网站开展档案宣传工作，及时将我市档案工作动态、重要信息、5 学会工作等向社会公布，成为社会了解我市档案事业的窗口和我市档案工作者学习交流的平台。同时踊跃向省、荆州以及本市报刊媒体上投稿，今年来，共有3篇信息文章国家级媒体发表，8篇在省级刊物发表，40篇信息在荆州级刊物发表，4篇在松滋级报刊媒体、政府网站平台上发表，通过这些形式多样的宣传，提高了全社会的档案意识。

2、以法律法规宣传为重点，营造依法治档新氛围。一是结合我市档案事业发展现状，结合“五五普法”、法制宣传月、法律颁布纪念日等活动，采取办橱窗、网站设臵专栏、悬挂横幅标语、开展档案进社区、进企业宣传展示活动等形式，广泛宣传档案法律法规，增强全民档案意识和学法守法的自觉性。二是每年与市委办、市政府办及相关部门组织开展档案行政执法检查工作，对市直机关企事业单位、乡镇、社区、开发区等各立档单位进行档案行政执法检查，执法检查采取抽查的方式，主要检查各单位贯彻执行档案法律法规情况及档案收集、整理、归档、开发利用等情况，对于检查中发现的问题当场进行反馈，并要求限时整改，严格执行档案违法案件季报制度。通过一系列措施，优化了档案工作发展的环境。

在“十二五”开局之年，松滋档案工作开创了前所未有的发展新局面，档案工作新平台实现了跨越式发展、档案业务建设水平稳步提升、档案事业发展环境日趋优化，这些都离不开档案工作者们坚持不懈的努力奋斗与全力拼搏，更离不开各级各部门的亲切关怀和全力支持。在今后的工作中，我们要继续强化服务主题，努力推动档案工作上水平；以加快档案信息化建设为重点，着力推动档案技术上档次；以加强档案收集为基础，尽力推动档案资源上规模，努力谱写松滋档案工作新篇章。

二○一一年十二月十五日

第三篇：学生资助资料整理归档要求

学生资助材料整理归档要求

学生资助资料档案是资助工作过程的体现，是学生资助专项资金落实情况的印证，是学生资助工作的重要组成部分。为了完善各类资助印证资料，规范建立各类资助材料档案。对学生资助工作资料归档要求如下：

学生资助材料主要分两大块，一是社会资助，社会资助材料报教育局存档的是资助项目境内（境外）审批表（附上资助情况材料），其余的材料学校存档。二是国家资助，国家资助材料归档主要分三块：1.学前幼儿资助2.寄宿生生活费补助3.高中国家助学金

一、学前幼儿资助

（一）所需的资料：

1.评审小组名单（由学校校长或幼儿园园长、资助管理人员、班主任和家长代表组成的工作领导小组）

2.受助学生申请表（乡镇、学校审核签字盖章、此表一式二份，一份学校存档，一份教育局存档）3.评审记录、照片

4.贵州省学前教育幼儿资助名单汇总表（附件3）5.公示材料（内容包含拟受助的幼儿和家长名单及资助金额在学校（或幼儿园）公示栏及其他便于公众知晓的位置）6.班级汇总表 7.权力运行清单备案表

8.资金发放登记表（附件4学生签字，按手印一式三份，签字不能出现相同笔迹，签字栏只能是一个人，不能出现两人，而且不能代领）9.发放图片

（二）装订顺序：学校存档

1.封面（封面可以用档案盒代替，不用档案盒装订成册的就要求有封面）、目录

2.县教育局下拨资金文件（复印件）3.评审委员会名单 4.评审记录、照片

5.公示材料：①受助学生公示名单；②公示受助学生图片（纸质）③公示结果； 6.学生申请表

7.权力运行清单备案表 8.资金发放汇总表； 9.发放登记表 10.发放图片

交教育局材料顺序： 1.封面 2.名单汇总表 3.公示材料 4.学生申请表 5.发放汇总表 6.发放登记表 7.发放图片

二、寄宿生生活费补助资料

（一）所需的资料：

1.评审小组名单（由学校校长或幼儿园园长、资助管理人员、班主任和家长代表组成的工作领导小组）

2.受助学生申请表（乡镇、学校审核签字盖章、此表一式二份，一份学校存档，一份教育局存档）3.评审记录、照片

4.威宁县农村义务教育阶段家庭经济困难寄宿生生活补助费登记汇总表

5.公示图片（内容包含拟受助的学生名单及资助金额在学校（或幼儿园）公示栏及其他便于公众知晓的位置①受助学生公示名单；②公示受助学生图片（纸质）③公示结果；）6.权利运行清单备案表

7.资金发放登记表（学生签字按手印，一式三份，签字不能出现相同笔迹，签字栏只能是一个人，不能出现两人，而且不能代领）8.发放图片

（二）装订顺序：学校存档 1.封面（封面可以用档案盒代替，不用档案盒要装订成册要求有封面）、目录

2.县教育局下拨资金文件（复印件）3.评审委员会名单 4.评审记录、照片

5.公示材料：①受助学生公示名单；②公示受助学生图片（纸质）③公示结果； 6.资金发放汇总表； 7.权利运行清单备案表 8.发放登记表 9.发放图片

交教育局存档资料顺序： 申报评审阶段 ： 1.封面 2.名单汇总表 3.公示材料 资金发放阶段： 4.发放报告（附件5）5.发放汇总表 6.发放登记表

7.发放图片

三、高中助学金 所需材料：

1.评审小组名单（由学校校长、资助管理人员、班主任和家长代表组成的工作领导小组）

2.受助学生申请表（乡镇、学校审核签字盖章、此表一式二份，一份学校存档，一份教育局存档）3.贵州省普通高中学生家庭经济情况调查表 4.评审记录、照片

5.威宁县普通高中家庭经济困难学生统计表 6.普通高中家庭经济困难学生银行资助卡号统计表 7.公示材料

8.权利运行清单备案表

9.资金发放登记表（学生签字，按手印一式二份，签字不能出现相同笔迹，签字栏只能是一个人，不能出现两人，而且不能代领）10.发放图片

（二）装订顺序：学校存档 1.封面、目录

2.县教育局下拨资金文件（复印件）3.评审委员会名单 4.评审记录、照片

5.威宁县普通高中家庭经济困难学生统计表（附件3）6.普通高中家庭经济困难学生银行资助卡号统计表 7.公示材料：①受助学生公示名单；②公示受助学生图片（纸质）③公示结果； 7.权利运行清单备案表 8.资金发放汇总表； 9.发放登记表 10.发放图片

交教育局资助中心材料顺序： 1.封面包含（目录）

2.威宁县2015年秋季普通高中家庭经济困难学生统计表 3.2015年秋季普通高中家庭经济困难学生银行资助卡号统计表 4.公示材料 5.发放汇总表 6.发放登记表 7.发放图片

二、要求：

1、乡镇学校交教育管理中心汇总后交教育局学生管理资助中心，县城学校直接交教育局学生资助管理中心

2、资料完整，顺序统一。

3、需校长签字的地方必须签字，并加盖学校公章。

4、纸质版材料全用A4纸打印

5、公示材料包含：①受助学生公示名单；②公示受助学生图片（纸质）③公示结果，公示图片要求现场有人员查看，发放图片要有主题，能体现出现场具体在发放什么资助金，而且图片要真实。

6、封面可以用档案盒代替，不用档案盒的需装订成册，装订要有封面，要附上目录。7、2016年春季学期起必须按此要求整理，2015秋季年学期前的尽量根据此要求规范整理。

第四篇：学生资助档案管理制度

定边县红柳沟镇学区 学生资助档案管理制度

第一章 总 则

第一条 为加强学生资助档案管理，根据我校学生资助工作实际，制定本制度。

第二条 本制度所指的学生资助档案是指在我镇学生资助工作中形成的具有查考和保存价值的文字信息（含文字、图表等）、证明材料、声像、电子资料、原始数据等历史记录。

第三条 学生资助档案管理遵循统一领导、分级负责的原则，确保档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。

第四条 学生资助档案工作是学生资助工作的重要组成部分，各学校应加强对本校学生资助档案工作的领导，将学生资助档案工作纳入工作计划，与学校其他工作同步布置、检查、验收，确保学生资助档案的全面建立和完善。

第二章 学生资助档案的构成与归档

第五条 学生资助档案原则上分为文件类、上报审批信息类和原始证明材料类。

（一）文件类：各级资助文件，重要资助会议、会谈记录，来信来访及调查记录，核查通知及回复，其他有保存价值的材料。

（二）上报审批信息类：贫困生认定表、资助审批表、各类资助统计报表、资助资金发放领取名册及资助信息系统所形成的电子数据。

（三）原始证明材料类：各学校的贫困、低保、申请等原始证明材料。

第六条 归档的资助档案材料应做到规格规范、字迹工整、齐全完整，真实反映情况。书写材料应符合耐久性要求。

第七条 各校对应归档的文件（包括电子信息等）要及时归档整理完毕并立卷装盒。

第三章 学生资助档案的管理

第八条 资助文件类、上报审批类学生资助档案管理服从学校统一规定；学生原始证明材料类档案保存期限执行上级资助管理部门要求。

第九条 各学校学生资助档案要指定专人负责。管理人员要定期对档案保存情况进行检查，人员调动或离开学生资助岗位时必须办理学生资助档案移交手续。

第十条 各学校应建立学生资助统计制度

第四章 学生资助档案的利用

第十一条 学生资助档案的提供和利用，必须严格遵守保密制度。学生资助档案不对外开放。上级相关部门根据需要可以查阅学生资助档案。查阅者不得丢失、损毁、涂改学生资助档案。

第十二条 受助学生要求查阅本人档案的，须经校学生资助中心负责老师同意。

第十三条 外单位查阅我校学生资助档案，须经学校资助领导小组批准，并办理登记手续。

第五章 学生资助档案的鉴定与销毁

第十四条 各学校负责本学校学生资助档案的鉴定工作。

第十五条 学校不得擅自销毁学生资助档案。对保管期满的学生资助档案，学校负责老师应及时向校学生资助领导小组提交申请，获批后方可作相应处理。

第五篇：中等职业学校学生资助档案整理辅导

中等职业学校学生资助档案整理辅导

一、我们做档案工作要遵行按照“真实、完整、安全、效能“的总要求。

真实是指：档案是在一定的历史背景下的原始记录，一般来说，是比其他的文字材料具有更大的可靠性和真实性。但是，事实上有的档案在形成过程中由于种种外界的原因而形成了一些并没有真正反映历史事实的档案，也就是档案的内容有误、掺假等。但是，就算是这样，档案也是真实可靠的，因为档案是在当时的历史背景下形成的，就算是有误，通过这些人为的错误，我们也能简介的看到那个历史年代的真面目。档案的真实可靠其含义为：（1）档案本身内容是真实的，真实、直接的反映历史事实；（2）档案本身的内容有误，但同样从另一面反映了历史事实。

完整是指：是指各种档案材料齐全完整，不能缺失。安全是指：所谓档案安全保护就是保证档案的安全，对于档案安全作出全面的保护。档案安全保护是针对档案库房的安全保护，一般通过档案库房安全保护智能化综合管理系统来为档案的安全作出全方位的保护。档案保护的重点主要是防止档案：涂改，丢失，被盗。我国档案事业发展指导思想的概括表达指出三大体系，具体是指“覆盖人民群众的档案资源体系，方便人民群众的档案利用体系和确保档案安全保密的档案安全体系”。今年3月19日，我们市委办、市政府办以两办的名义下发了关于加强新形势下档案和数据资源建设工作的意见中，定四大体系，增强了保障体系。

效能是指：主要指的档案价值的挖掘和利用。

最终落实到具体的事务操作中就是收、管、用，今天我们只讲收和管两个方面的问题，用的问题在这里就不进行讲解。

二、资助档案材料的收集。

讲三个方面：如何收集，收集哪些材料，有什么样的要求。

去年6月份，我们市档案局联合市政府督查室对全市30多家市直机关单位的档案和数据资源建设进行督查，发现有关收集的问题不少，一是该收集没有收集齐全，二是收集的重复件太多，三是各部门之间主动协调少，档案资料丢失的现象比较多。这就给我们档案的整理工作带来了很大的难度。

一是如何收集，我想

1、主动收集。目前，有些档案材料形成部门和个人的档案意识淡薄，材料产生后把材料据为已有，没有及时移交。

2、适时收集。可以在事件办理过程中进行收集，也可以在事件办理完毕后进行收集，但一定要注意及时进行收集，防止丢失。

3、追踪收集。工作人员要经常关注这项工作，随时掌握工作进度，及是与相关人员取得联系，避免时间过长造成材料无法收集到位。

二是收集哪些材料，这个《湖南省中等职业学校学生资助档案管理办法》的通知上不明确的要求，中职学生资助档案的归档材料主要包括以下几类：

1、工作文件

（1）国家、省、市（州）、县（市、区）相关文件及有关材料；

（2）学校学生资助组织机构文件和制定的有关学生资助管理文件；

（3）学校学生资助管理机构人员分工及职责；

（4）学校学生资助工作计划、工作总结、资助工作会议记录等资料。

2、国家助学金材料

（1）学生学籍花名册；

（2）《湖南省中等职业学校国家助学金申请表》；（3）学生身份证或户籍复印件和家庭经济困难证明（分贴于《湖南省中等职业学校国家助学金申请表》后）；

（4）《湖南省中等职业学校国家助学金受助学生汇总表》；

（5）国家助学金受助学生公示名单及公示照片；

（6）学生本人签字的《中等职业学校学生资助卡发放名册》；

（7）《中等职业学校学生异动情况表（增加/减少）》；

（8）《中等职业学校学生资助卡丢卡补卡登记表》；（9）国家助学金发放凭证（如学生签名册、打卡发放的银行对账单复印件等）。

3、免学费材料

（1）《湖南省中等职业学校家庭经济困难学生免学费申请审批表》（附件6）；

（2）学生身份证或户籍复印件及家庭经济困难证明（分贴于《湖南省中等职业学校家庭经济困难学生免学费申请审批表》后）；

（3）《中等职业学校免学费汇总花名册》，其中涉农专业学生、农村家庭经济困难学生、城市家庭经济困难学生和顶岗实习困难专业学生须分类汇总；

（4）免学费学生公示名单及公示照片；

（5）学生本人签字的《中等职业学校免学费学生学费退还名册》；

（6）其他免学费或退学费凭证；

（7）物价部门批准的学校分专业收费标准文件。

4、校内资助档案（根据学校要求整理）

5、中职学生资助学期统计报表（从全国中等职业学校学生管理信息系统或全国技工院校电子注册和统计信息管理系统打印，并加盖学校公章或法人代表签字）。

三是收集材料有什么要求，我想：

1、收集的材料齐全完整；

2、收集的材料要是原始材料；

3、收集的材料办理的手续要齐全；

4、要剔除重复重件。

中职学生资助档案所有归档材料要求真实、完整。属归档范围，但因特殊原因确实无法收集到的文件，经办人应在备考表中陈述，并由经办人、资助中心负责人审批签字后，存档备查。

这是我要讲的第一个问题，要讲的第二个问题就管，管的过程中就包括整理，保管两大块。

请大家一下幻灯片，从中可以看出什么东西不 ××学校××年××学期国家助学金第×册

三、资助档案材料的整理，他包括分类，装订，编页码，编目录，填写备考表，装盒，书写档案盒，排序等工序。

1、分类：

《湖南省中等职业学校学生资助档案管理办法》的通知中，对中等职业学校学生资助档案的分类有要求：中职学生资助档案须分学期、按项目整理归档。中等职业学校的资助项目主要有国家助学金、免学费和校内资助。

2、装订

中职学生资助档案须按学期、项目、班级排序装订，并按档案管理有关规定编制页码和册内文件目录。

3、编页码

我们可参照文书档案编写页码的方式来编写，将页码编在每页的右上角，注意凡是有字的页都要编页码。

4、编目录

我们可参照科技档案编写卷内目录的方式来编写目录，它包括序号，文件编号，责任者，文件题名，日期，页数，备注七项内容，见附表。

5、填写备考表

中职学生资助档案要分卷填好备考表并装订于册尾。备考表主要注明册内文件情况说明、建册人、检查人、立卷时间等。

6、装盒

各校中职学生资助档案应采用统一规格的档案盒保存。学校对档案盒有统一规定的，按学校规定执行。无统一规定的，采用长宽为31×22cm的无酸纸档案盒。

7、书写档案盒

中职学生资助档案盒应统一封面设计，在正面和脊面注明该册档案文件名称，包括学校、学期、项目、册号等（如××学校××年××学期国家助学金第×册）。

8、排序

从右至左，从下到下按照顺序依次排列就可以。

四、资助档案材料的保管 按照档案保管的要求

《中华人民共和国档案法》第十三条规定，各级各类档案馆，机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构，应当建立科学的管理制度，便于对档案的利用，配置必要的设施，确保档案的安全，采用先进技术，实现档案管理的现代化。我想我们中职学生资助档案的保管，一是购置必要的存放设备，如柜子，锁，采用统一规定的档案盒进行装盒等。二是要对中职学生资助档案须实行专人专柜管理。