秘书处部门手册

第一篇：秘书处部门手册

秘书处部门手册 秘书处简介

自强弘毅，求是拓新。广西大学环境学院学生会秘书处正式命名于2011年6月末，负责上传下达与学院的财务管理工作，包括报账，清理，总账，结账等内容。秘书处工作具有多变性，灵活性，不确定性，所以秘书处力求严谨求实，团结创新。

自成立之日，秘书处一直奉行着“关注学生，服务学生；提高自我，完善自我。”的行为标准严格要求着自己，所有学院下达的任务事无巨细，我们一直坚持着每个人都能参与到“干事”中来，在行动中不断认识自己，锻炼自己，提升自己。甚多的交流与合作促进了部门内部的融合。秘书处现设秘书长一名，副秘书长一名，干事若干名。我们一直在学习，一直在追求进步。

广西大学环境学院学生会秘书处

部门章程

目录

第一章：总则

部门简介 部门宗旨

第二章

组织机构

职务设置 分组设置 工作内容

第三章

基本职能

基本职能介绍

第四章

日常工作制度

值班制度 例会制度 培训制度 档案管理制度

第五章

成员的权利以及义务

成员考核 成员权利 成员义务 成员重用提拔原则

第六章

附则

第一章

总则

环境学院学生会秘书处，是系学生会的重要有机组成部分，是与其他部门联系的桥梁，直接对环境学院学生会主席团负责。为了让大家更加了解秘书处的工作、监督秘书处，特制定本规定。

宗旨：关注学生，服务学生；提高自我，完善自我。原则：公平、公正、公开。

中心：“团结、协作、自信、高效、创新” 工作范围：主要负责学生会各项活动相关资料的汇总等事务性日常工作；对学生会人事档案进行管理；及时传达各项文件的通知；对学生会的会议进行记录；整理并管理学院的学生会共用财务等等。

第二章：组织结构

一、秘书长职责：

1、是学生会的一员,参与对学生会的管理工作,对学生会负责.协助系学生会对各个部门的工作做好相关协调工作；

2、负责秘书处的对外工作,协调好与学生会其它部门及学院其它系学生会的合作关系.对秘书处的工作进行全面监督,做好承上启下的工作；并及时做好每次活动的登记；

3、根据学生会阶段性的具体情况和工作重点研究安排各项相关工作,并制定相关工作计划,并与副秘书长进行沟通交流；

4、负责秘书处工作的审核、落实和工作总结,协调秘书处开展活动；

5、负责每周学生会会议记录以及各部门重要会议记录的整理；

6、管理各个挂账处的财务总理及报账管账收集发票等。

二、副秘书长职责：

1、直接对学生会负责,接受秘书长的领导.在处理决策性问题上及时与秘书长进行沟通与交流；

2、全面负责秘书处内部工作,协调干事之间的关系,在工作会议时向秘书长反映干事的表现和工作情况。

3、负责部内各组工作的分配、调控,协调秘书处成员与其它部门成员之间的关系,并对部员的表现进行评估考核。

4、主管部内人事,负责部内成员的档案和活动资料的管理。

5、注意发现和培养优秀部员,关注他（她）们的进步,为他（她）们的发展创造必要的条件和环境。

三、干事职责：

1、认真及时地完成上级分配的工作,在活动策划时发挥创新意识；

2、团结协助,注重团队协作精神；

3、始终保持着对工作的热情；

4、做好每次例会的会议记录,登记会议出勤情况、汇总会议结束后的意见及讨论结果

6、负责各项活动的后勤工作,如资料收集、场地布置、秩序维持等。

第三章：基本职能

1、做好学生会各项工作汇报。

2、负责协调各部关系，使各部门工作顺利进行。

3、负责系学生会相关档案的管理工作，学生会通知的下达。

4、负责各项会议的记录工作，协助主席健全学生会各项规章制度。

5、负责本学院的办公室值勤及处理日常事务。

6、负责每次例会开会地点。

7、负责部长例会的通知工作。

8、负责收集发票，及学院账目管理。

9、负责每次例会会议内容的记录和整理，并保存归档。

10、负责做好各部门上交的工作计划、工作总结（年度）、活动方案、活动总结的整理工作以及收各部各活动的活动项目书。

11、负责管理会议室和杂物室，定期打扫和清点物品。

12、贯彻本系学生会的工作方针政策，协调和督促各部门履行职责。

13、组织对各项工作和活动的现场考核，为年度考核和评定准备材料。

14、定期向学生会主席汇报有关工作，及时向各部处传达主席的有关工作部署。

15、为年度纳新成员工作提供考务安排等方案，公平、公开、公正地为本会吸收新

（名词解释）

1、收集发票：发票即用来报账用的小票，主要来自于易乐多，文体百货超市等等。发票中的单位一律写：广西大学。报账用的物品不必须是文体用品，比如钢笔，篮球，排球，中性笔，笔记本，透明胶，双面胶……等等一系列可以用来办公的东西。所有发票最最重要的是要求里面所有的物品必须表明单价与数量，否则不得用作发票。

2，账目管理。即负责学期末学院账目总结与各个挂账点的账目清总。（截止2011年11月20日，环境学院的挂账点一共有三个，分别是：西校园狗洞那里的腾飞文印店，西校园化学化工学院负一楼的西子文印店，东校园水塔餐厅旁边的非凡文体店）

3，会议提醒。即对每周一下午的部长例会的提醒，提醒包括保证每位理应出席会议的人得到通知，并交代会议大致事宜，保证出席人员心有准备，以确保例会省时高效的进行。

4，会议记录。即对每周一下午的部长例会进行会议记录，并从纪检部那里了解缺席的部门，以确保缺席的部门也可知道会议内容，及时完成所分配任务。

5，文件书写。文件即为包括主席，副主席，书记等人参加一些活动的发言稿。

6，协助任务。即各种大型活动（如校运会，院运会，青年环境友好使者选拔大赛等）的协助工作，看各个活动的任务分配与负责人员届时安排。

第四章：日常工作制度

1、值班制度：2011年第一学期秘书处的值班时间为每周四下午5:20——6:00。值班为每次2人，值班任务为：接受请柬，并及时传递给相关人士；与其他部门之间沟通交流，互相了解，互相帮助。不能按时值班的人员必须提前跟负责人联系，不可随意旷缺。

2、部长例会制度：要求部长（或者部长与副部长）必须准时出席，具体情况以临时需要为主。出席人员必须保证做好会议记录，并及时通知缺席部门相关事宜。

3、账目管理制度：原则上每 个人都要求有报账经验，鉴于财务管理事物的复杂性，可由每届秘书长（或者副秘书长）负责财务总管与总结。

4、培训制度：

确定正式干事以后，部门要不定期对成员进行培训，培训包括礼仪培训、工作职能培训、心理培训等方面，以及素质拓展培训活动若干（如举行气排球、篮球等体育类活动或外出聚餐、出游活动等）。2，各干事必须完成以上基本培训课程，实际情况记入个人人事档案。3，各干事必须具有至少一次独自处理问题的机会。（比如，一个人去财务处报账，收集发票，买东西挂账。。等等）

4、其他院重大活动考勤制度：迎新、校运会等院重大学生活动中，若需要咱系相关负责人必须各司其职，按时到岗，不得无故迟到、早退、缺席。

第五章：成员的权利以及义务

一、日常：

1、秘书处成员要严于律己,遵守学生会的管理制度,互助共勉,树立秘书处良好的形象和声誉,如发现部内成员有严重损害秘书处形象的,当即予以辞退；

2、秘书处成员不得以权谋私,不得以秘书处或学生会的名义有越权行为,一经发现,视情节轻重,分别处以批评,警告、直至辞退：

3、秘书处成员在执行任务中,出现错误应追究该组负责人及当事人的责任,如因主观原因出现一次重大错误或者三次小错误,即予以除名；

4、秘书处成员如察觉自己无法胜任秘书处工作,可以向秘书长或副秘书长提出辞职,并上交辞职报告,秘书长和副秘书长根据实际情况讨论后,当工作移交完整后方可离开秘书处。

二、会议：

1、秘书处根据实际工作需要,会不定时召开工作会议,干事应准时参加例会,例会前专设一名干事登记本次例会的出勤情况；

2、部内成员应遵守例会纪律,不得讨论与会议无关的话题,保证讨论的议题顺利进行；

干事应认真完成会议记录,对于有异议的地方可以会后讨论解决,或向秘书长或副秘书长提出；

3、如遇特殊情况应事先向秘书长或副秘书长请假并说明理由,事后明确会议内容,干事迟到、早退达五次或无故缺席三次者,予以辞退处理。

第六章：附则

广西大学环境学院团委办公室对此制度有最终解释权。本章程自公布之日起实行。

附件一：

广西大学环境学院团委办公室成员考核说明

。。

附件二：。。。

秘书处大事记

2011年

6月，环境学院团委学生会举行换届大会，会后经过结构调整，学生会新设立了秘书处一部门，由冯小红担任第三届环境学院学生会秘书处秘书长，陈远征任副秘书长。

2011年

9月，秘书处首次参与学院团委学生会招新。秘书处迎来建部以来首批干事；

2011年10月，秘书处开展了首轮业务培训，参与学生会各部烧烤联谊活动，增进了部门内部及各部之间的交流，加深了新一届团委干部干事间的友谊。

秘书处家谱

历届部长、副部 第三届秘书长：冯小红

女

环境工程103班

副秘书长：陈远征

女

环境工程102班 第三届干事：胡文科

男

环境工程111班

黄季椋

女

环境工程112班

乔荣涛

男

环境工程112班

刘大杰

陈涵涛

龙俊霖

男

环境工程113班 男

环境工程113班 男

环境工程112班

第二篇：秘书处学习手册

中心秘书处

学习手 册

党委学工部（处）学工助理中心

第一章 总 则

中心秘书处是学工助理中心的重要有机组成部分，其连接指导老师及学工助理各部门的纽带和桥梁，作为一个上传下递的部门，我部直接对老师及主席团负责。为了加强与各部门的沟通与交流，维持正常的工作秩序，营造良好的工作环境，同时，也让大家更加了解秘书处的日常工作，特制定部门规章制度对部门进行监督管理，实现秘书处的可持续发展。宗旨：为同学服务，为老师分忧，从而增值自我 原则：“团结、协作、自信、高效、创新”

秘书处的四大重要性质：

一、辅助性

秘书工作的辅助性要求秘书人员摆正秘书和领导的关系，任何情况下都不能越权行事。只有领导才有决策权和指挥权，秘书只能给领导当参谋和助手，提供辅助性服务，不能代替领导决断和指挥。当秘书与领导在某些问题上有不同看法时，秘书在工作上不能按自己的意愿自行其事。秘书无论是办理常规业务，还是完成领导直接交办的事项，都必须准确领会领导的意图，遇事多请示，多汇报，这样才能当好领导的参谋和助手。

二、综合性

秘书工作的综合性对秘书提出两方面的要求：第一，秘书工作人员应该具备较广的知识面和多方面的技能，因为在综合处理各种事务时，必然要运用多方面的知识和技能，秘书不仅在文字处理上应该是专家，还应该是一个具备多种知识和技能的“通才”。第二，秘书要善于从领导的角度观察问题、考虑问题，心中要有全局，要对整个机关的总体情况做到心中有数，因此，秘书虽然不必精通各职能部门的业务，但应该熟悉各职能部门的工作内容和特点，这样才能更好地为领导和机关工作提供综合服务。

三、机要性

机要就是“机密而重要”，其意义偏于机密。因为机密的事项都是重要的，而重要的事项不一定是机密，因此“机要性”与“机密性”、“保密性”是同义词。秘书的工作内容决定了秘书能够比其他工作人员了解到更多重要的秘密事项，因此秘书工作的机要性程度远远高于其他部门。

秘书工作的机要性要求秘书人员具有高度的责任感、严格的纪律性和牢固的保密观念，秘书对自己所知晓的秘密事项必须做到守口如瓶。

四、事务性

秘书部门大多数工作是一些很具体的工作，秘书部门每天都要处理大量繁重而又琐碎的事务。除了接待、通信、值班、等项明显属于事务性工作外，其他具有政务性和业务性的工作实际上也包含有大量具体事务。

常规工作：

1、每周收取各部门成员工作周记，并于每周上交给指导老师，让指导老师能够了解学工助理中心各部门成员近期工作状况，方便指导开展工作；

2、做好办公室值班人员的编排、协调与监督工作，保证我学工助理中心办公室工作的顺利进行。增强所有工作人员的责任感，维护我学工助理中心的良好形象；

3、编制我学工助理中心日常的例会制度，每次举行会议，我部负责通知各个部门开会的时间、地点和注意事项还有做好会议记录。有时候还要负责有关会议的主持工作；

4、统一规范和管理学工助理中心各类书面材料及相关内部档案，并定时于每个学期的末尾收取学工助理中心各部门的《部门工作手册》上交老师及主委团审核。

第二章 秘书处各成员的工作职责

一、秘书长职责：

1、作为学工助理中心常委会的成员，参与对学工助理中心的管理工作，协助学工助理中心指导老师及主委团对各部门做好相关协调工作、沟通交流的工作；

2、负责秘书处的对外工作，协调好与学工助理中心其它部门及的合作关系。对秘书处的工作进行全面的管理监督，做好承上启下的工作；并及时做好每次活动的登记；

3、根据学工助理中心阶段性的具体情况和工作重点安排各项相关工作，并制定相关学工助理中心学工作计划及部门工作计划；

4、负责秘书处工作的审核、落实和工作总结，协调秘书处开展活动；

5、负责部门内部成员工作的分配、调控，协调秘书处成员与其它部门成员之间的关系，并对部门成员的表现进行评估考核；

6、负责学工助理中心统一的经费管理。及时进行财务登记，及时报销，及时总结，及时报账，账目清晰公开。

二、副秘书长职责

1、直接对学工助理中心负责，接受秘书长的领导，协助秘书长开展部门日常工作。在处理决策性问题上及时与秘书长进行沟通与交流；

2、全面负责秘书处内部工作，协调干事之间的关系，在工作会议时向秘书长反映干事的表现和工作情况；

3、注意发现和培养优秀部门成员，关注他（她）们的进步，为他（她）们的发展创造必要的条件和环境；

三、干事职责

1、认真及时地完成上级分配的工作，在活动策划时发挥创新意识；

2、团结协助，注重团队协作精神；始终保持着对工作的热情，对同事及上级的尊重，对工作的认真负责；

3、做好每次例会的会议记录，登记会议出勤情况、汇总会议结束后的意见及讨论结果；

4、负责与所负责的部门进行联系，及时了解部门的近期动态，于每周五将本周所负责部门的周计划发送至副秘书长邮箱，并向分管的副秘书长反映部门的近期动态；

5、负责部门各项活动的后勤工作，如资料收集、场地布置、秩序维持等。

6、协助部长开展部门日常工作，并定期向部长反馈工作情况。

第三章 中心秘书处规章制度

一、日常工作制度

1、秘书处成员要严于律己，遵守学生会的管理制度，互助共勉，树立秘书处良好的形象和声誉，如发现部内成员有严重损害秘书处形象的，当即予以劝退处理；

2、秘书处成员不得以权谋私，不得以秘书处或学生会的名义有越权行为，一经发现，视情节轻重，分别处以批评，警告、直至辞退；

3、秘书处成员在执行任务中，出现错误应追究负责人及当事人的责任，如因主观原因出现一次重大错误或者三次小错误，即予以批评、检讨处理；

4、秘书处成员应积极主动定期的向上级汇报部门工作的开展情况，若在对上级上报工作时有所隐瞒或汇报工作出现错误，则予以警告，批评、检讨处分；

5、在工作、活动策划及开展过程中，大胆提出创新意见者将优先考虑优秀干事的评比之中；

6、秘书处成员如察觉自己无法胜任秘书处工作，可以向秘书长或副秘书长提出辞职，并上交辞职报告，秘书长和副秘书长根据实际情况讨论后，当工作移交完整后方可离开秘书处；

7、在日常工作当中，应以一名学生干部的身份去约束自己，注意礼貌问题，工作态度，及工作责任心等问题；

8、秘书处作为联系老师和常务委员会的桥梁，一种监督制度的落实是十分必要的。为了更好地加强与各部门的联系，我部将安排干事定期跟进各自所负责部门的工作情况及部门最新动态，将掌握的相关信息及时转告给分管副秘书处长或秘书长，再由秘书长或副秘书长反馈给老师或主委团。

9、另外，在本部门所提及的制度中相关的惩罚或奖励条例将以实际情况为主。

二、会议制度

1、秘书处应根据部门实际工作的需要，于每周召开一次部门例会，秘书处成员应准时参加部门例会，例会前应通知参会人员相关会议内容，例会前专设一名或多名干事记录本次例会的出勤情况及负责当晚的会议记录；例会签到人员应提前5-10分钟到达会议现场；

2、部门成员应遵守部门例会纪律，不过多讨论与会议无关的话题，但应积极参与部门会议的讨论，保证讨论的议题顺利进行；

3、干事应认真完成会议记录，对于有异议的地方可以会后讨论解决，或向秘书长或副秘书长提出；

4、另外以上所提及相关的会议要求适用于学工助理中心各种例会，具体会议要求以实际的例会为准；

5、如遇特殊情况应事先向秘书长或副秘书长请假并说明理由，事后明确会议内容，干事迟到、早退达五次或无故缺席三次者，予以警告，批评处分。

三、档案管理制度

秘书处，顾名思义，就是经常负责文书写作的部门，自然会有一些电子版或打印版的文字材料，实行有效的部门档案管理制度是十分必要的，除了给下一届学生会提供参考的依据，也能很好的提高部门对信息的敏感意识。

1、档案管理的内容：

（1）学工助理中心学期工作计划及工作总结；（2）学工助理中心各部门学期工作计划及工作总结；（3）学工助理中心周计划及各学工助理中心部门例会会议记录；（4）办公室值班表、会议签到表等相关表格；（5）各类大型活动的相关资料及通讯稿和照片；（6）学工助理中心内部干部干事培训的资料；

2、档案的收集

（1）我部应在学期开始时指定部门干事负责相关部门档案的收集工作。在进行工作，开展活动时，应注意上述材料的收集、整理并及时上传到群共享或秘书处公共邮箱，以便尽快存档。（2）我部干事应提醒各部门负责人在指定的时间里上交指定的工作或活动的相关资料。

3、档案的整理

（1）收集的零散资料必须立即进行整理、分类，使之系统化。（2）档案整理的原则是：必须保持文书资料之间的历史联系，充分利用原始资料的基础，便于保管和使用。

4、档案的管理

（1）档案由学工助理中心秘书处负责定期进行清理和检查，如有遗失或残缺应立即汇报并进行补救，对于事故的负责人视情节轻重给予处罚。（2）借阅档案必须有证明，由中心常委会或主委团授权后方可借阅，没有证明的一律不予借阅。借阅档案必须进行注册登记，登记时应注明借阅人姓名、地址、借阅的内容和时间等。

第三篇：秘书处部门总结

秘书处在服务团所从事的是最基本而又必不可少的工作，可以说是连接与沟通其他部门与小组的枢纽，主要负责每次活动以及会议通知的下达，活动的材料准备，通讯的撰写以及活动会议的记录整理，下面主要就以上几方面的工作来说一下优缺点。

优点：

1.通知的下达：

（1）服务团内部会议：每名干事负责一个部门，这样的话，分工明确，提高了效率，方便最后的统计。

（2）活动通知：干事们会将报名参加活动的人员的基本信息统计清楚，做成表格，然后再具体分配到人，以便及时准确地通知到参赛选手

总之，下通知及时、准确、效率较高。

2.活动的材料准备：主要负责活动过程中要用到的记分条、签到表、选手基本信息表等各种表格的制作以及笔纸等相关材料的准备，对于这些前期准备呢，各种表格的制作比较好，笔纸等相关材料也准备得比较齐全，进而也就保证了活动的顺利进行。通讯的撰写：通讯作为服务团主要的活动会议记录的载体和宣传工具，在整个工作中是非常重要的，因此，我们也加强了对干事们通讯写作的培训，并对每一篇通讯都进行了认真的修改。总体而言，干事们的通讯写作能力不断提高，通讯的质量也越来越好。

4．活动会议的记录整理：每一次的活动和会议，我们都会在记录本上认真记好活动会议的具体内容，详细流程，会议后，并将其整理成电子版储存起来，以便为以后的学弟学妹们提供参考和借鉴。

当然，秘书处在工作过程中也存在许多不足，这些不足主要是：经验不够，与团内成员、活动参与人员、校外社会人员的沟通过程中积极主动性不够高，成员参与活动的自觉性与积极性不高，有时还存在工作失误、协调不到位的情况。对于以上缺点，我们有必要在总结过去活动经验的基础上进行深刻反思、积极改进，对本部门成员的工作缺点进行批评指正，并虚心接受其他部门提出的意见，在实践中不断改进与完善。

未来展望：

1.加强对干事们的通讯写作的培训，不断提高通讯的质量和数量，进而来更好地宣传服务团，扩大其影响力。

2.加强本部门的团结和凝聚力。

3.加强与服务团其他部门以及法学院其他社团的交流。

4.认真做好每一次活动会议的纸质版和电子版的记录整理工作。

5.积极协助其他部门的工作，共同为服务团的发展贡献自己的一份力量。

现在行政政策服务团无论在校内还是在校外都有着一定的影响力，它能走到今天实为不易，但服务团还需要在已有的基础上再接再厉，不断开拓创新，通过所有成员的共同努力，把服务团发扬光大，让它能更好地为社会、为学校、为人民服务！

第四篇：秘书处部门介绍

秘书处部门介绍

秘书处是全面负责处理团委日常事务，协调各部开展工作的一个部门，同时负责团委各类资料的制作、收集、整理备案及保存工作，并且还要与办公室一起协调和管理学生会的值班室的使用。在团委中，秘书处是负责团委内部事务的综合性部门，其职能工作如下：

一、传达上级的指示，保持与上级的联系；

二、加强和协调系团委与学生会、各部门之间以及学生会成员间的交流与关系，为学生会工作在全系范围内的顺利开展创造条件；

三、制定和完善学生会内具有全局性,基础性的规章制度并监督实行,使学生会的日常工作制度化,规范化,提高学生会工作效率；

四、负责系团委学生会办公室的管理工作；

五、负责编排学生委员会的值班和值日安排，负责整理值日、值班考勤情况；

六、负责系团委学生会办公室的管理工作；

七、负责系学生会计划、通知等的起草,整理,收发工作,并整理成档案加以保存；

八、负责学生会召开会议的登记，协调，记录，考勤和存档等会务工作事宜。

九、负责管理学生会的一切可用公物，学期初与学期末对学生会固定资产进行整理并记录存档。

十、收集并管理团委学生会各类档案。

第五篇：秘书处部门设置

沈阳建筑大学学生联合会（以下简称校学联）秘书处直属于校学联主席团，是校学联下设的日常理事机构，是连接校学联主席团和校学联下辖组织及分会的纽带。服务于校学联下辖组织及分会，统筹规划校内学生组织活动，沟通联络各级学生组织单位。其主要职能为：协助校学联主席团开展日常工作，制定和修改校学联各项制度及章程，召集校学联日常会议并作记录存档工作，管理维护“建大青年”网站，定期收集并整理下辖组织及分会活动资料，定期或不定期对下辖组织及分会工作情况进行监督和评价。

会务通讯部：负责召集校学联日常会议以及会议记录工作；联络校学联各下辖组织单位，保持校学联内部信息通畅，平衡协调各单位资源。要求应聘者应具有良好的沟通能力和较强的组织协调能力，有耐心、有热情。有相关经验者者优先。

财务外联部：负责校学联会费的管理及校学联日常活动开支的预决算工作。要求应聘者应具有较强的沟通协调能力，原则性强，工作细致，对财务工作有一定了解。会计专业、有相关经验者优先。

网络技术部：负责管理维护“建大青年”网站，校学联对外宣传彩喷、KT板等宣传资料的设计与制作，校学联日常活动影像资料的采集。要求应聘者应具备一定的网络技术和计算机操作基础，热衷于从事网络技术工作，对待工作积极认真，耐心细致。工业设计、艺术设计、信息学院相关专业以及摄影爱好者优先录取。

宣传部：负责校学联一切活动的宣传工作，设计和制作对外宣传海报、展板。要求应聘者对宣传工作有一定认识，具备从事宣传工作的基本技能。沟通协调能力强，工作细致。设计类专业、绘画、书法特长者优先。

综合信息部：负责对校学联内部信息的整理归档工作以及对各组织、分会的监督、评价工作。要求应聘者具有较强的组织协调及沟通能力，文字功底深厚，能够熟练运用相关文字处理软件（WORD、EXECL等）。有相关经验者优先。