档案管理管理标准剖析

第一篇：档案管理管理标准剖析

档案管理标准

一、总则

1.1为规范公司档案管理，维护公司档案的完整、系统和安全，增强公司档案的实用性和有效性，充分发挥档案作用，更好地为公司各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》《企业档案管理规定》和国家档案局颁发的有关规定，结合公司实际情况，特制定本管理标准；

1.2本制度适用于公司各单位（部门）；

1.3公司档案工作实行统一管理的原则，公司经营管理部综合行政模块负责集中管理全公司各种类和载体的档案；

1.4公司全体员工都有保护档案的义务和维护档案完整安全的职责，任何人不 拒绝归档，对私自损毁档案和不按要求归档的,应当追究有关部门和责任人的责任。

二、文件材料的归档 2.1归档范围

凡公司在各项工作活动（包括筹备、成立、经营、管理及产权变动等）中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种载体材料应列入归档范围，包括但不限于以下内容：

2.1.1发文、收文(上下级单位和外单位的来文)，含原稿、正本和附件；

2.1.2会议材料：由公司及各部门负责组织召开的各种重要的综合、专业、专题会议材料，包括会议讲话、报告、会议交流或讨论材料、会议记录、录音、录像和照片等，以及外出参加会议带回的与本单位有关的文件材料；

2.1.3各类统计报表、统计资料，生产经营月(周)报； 2.1.4公司规划、经营分析、财务分析等专题材料； 2.1.5合同协议文本包括合同协议（正本）、合同审批（会签）表、授权委托书、招投标文件、履行情况记载、纠纷或争议的处理情况记载及有关材料；

2.1.6职工人事档案，分为在岗职工、退休职工和离岗职工。包括履历、考核、任免、奖励、处分等其他可供单位参考的有保存价值的材料；

2.1.7调度运行材料包括调度运行报告、图表等文件材料；

2.1.8科研课题材料包括调研、申报立项研究、试验总结、鉴定报奖、推广应用等材料；

2.1.基建项目材料包括公司基本建设项目前期材料、设计、施工、监理、竣工和验收文件图纸等材料，以及使用、维修、改建、扩建等材料；

2.1.10会计档案包括公司总部财务报表、账簿、凭证、财务移交清单等；

2.1.11上级视察、对外交流、工作组调研、党政工团等各项业务管理与活动中产生的文件(交流)材料、报告、录音录像及照片等；

2.1.12上级或其它单位颁发、赠与的奖状、奖杯、奖牌、证书、锦旗，以及上级领导或名人的题词、书画、签名留念册等；

2.1.13公司及各部门负责印制的对外宣传材料、印刷品、音像制品等； 2.1.14依靠传播媒体展现的、以特殊载体或电子形式存在的有保存价值的网站文件、电子邮件、多媒体文件、程序文件、结构性文件等。

三、归档文件材料来源

3.1公司内部形成的文件材料；

3.2公司所属各部门和派出机构（包括境外机构）应报公司的文件材料； 3.3公司引进项目、外购设备等带来的文件材料；

3.4公司投资的全资、控股、参股企业应向公司提交的文件材料； 3.5公司参与的合作项目，合作单位按要求应向公司提交的文件材料； 3.6公司执行、办理、接收的外来文件材料及各种载体材料； 3.7公司在营销工作中产生的各种与客户有关的材料等。

四、归档文件材料载体

归档的文件材料载体主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、实物等各种载体形式。

五、档案分类

根据国家规定，工业企业档案分为经营管理类、生产管理类、行政管理类、党群管理类、产品生产类、科研开发类、项目建设类、设备仪器类、会计业务类、职工管理类十个一级类目。目前，按照公司实际情况，现设置文书档案、合同档案、基建档案、设备档案、产品档案、科研档案、财会档案、实物档案、图纸档案等档案类别。

六、归档时间

6.1管理性文件材料均由各职能部门按其职责范围收集整理、立卷后在次年的3月底由本部门的兼职档案员统一移交公司档案室；

6.2科研课题、信息化项目文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档；

6.3购置设备、仪器价格高于1000元以上（包括1000元）的所有随机资料等在开箱验收后1个月内由购置部门兼职档案员移交档案室；

6.4公司职工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档； 6.5会计档案由财务部门保管两年后移交，经部门分管领导审核签字后移交档案室；

6.6由各部门签订的各类合同文件均应在合同签订完毕后及时整理并移交档案室；

6.7磁带、照片及底片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档； 6.8电子文件逻辑归档实时进行，物理归档与纸质文件归档时间一致；

6.9基建工程在工程竣工后，由工程主管单位、施工单位、专职档案员共同审核验收竣工资料后由建设单位移交档案室；

6.10下列文件材料应随时归档：

6.10.1变更、修改、补充的文件材料；

6.10.2公司内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；

6.10.3公司产权变动过程中形成的文件材料；

6.10.4其他临时活动中形成的文件材料。

七、归档要求

7.1人事档案的接收、整理、立卷、保管由公司行政部负责；

7.2整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律，保持其有机联系，并符合有关标准、规范要求；

7.3归档的文件材料应为原件，因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料，文件材料归档后不得更改；

7.4非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档；

7.5具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档； 7.6归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求；

7.7归档的文件材料一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性；

7.8所有档案必须是一套真实完整的原件，正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与印件为一件，转发文件与被转发文件为一件，来文与复文可以为一件，报表、名册、图册等一册或者一本为一件，文字图表要清晰，不得用油笔或铅笔、纯蓝墨水笔书写，文件资料上不得乱涂乱画；

7.9公司与其他单位合作完成的项目，公司作为主办单位的保存全套文件材料，公司作为协办单位的保存与承担任务相关的正本文件。有合同、协议规定的，按其要求执行；

7.10各部门档案负责人员应检查本部门归档文件材料的齐全、完整与准确情况，整理完毕并编制移交清册，由部门或项目负责人签字核准后向档案室移交。重要项目的文件材料移交时应编写归档说明。档案室接收时应全面检查归档文件材料的质量；

7.11档案移交时，交接双方应认真核对移交清册，并履行签字手续，移交清册各留一份以备查考。

八、管理制度

8.1档案人员的“三参加”

8.1.1公司召开年度工作会议，周例会、季度例会时，档案管理人员必须参加，以便及时了解情况，做好信息交流，保证文档材料的完整性，档案利用的灵活性； 8.1.2上述规定公司各有关部门要认真遵照执行，凡不按规定造成档案的丢失、泄密等损失，要按《档案法》及公司有关规定追究有关人员责任；

8.2档案的收集、整理

8.2.1档案是公司各部门在各项工作活动中形成、积累的，是公司的宝贵财富，因此各主管部门负责人应积极配合与支持；

8.2.2各部门档案员要根据国家档案法规和各部门归档范围，做好档案资料平时的积累、整理、分类、立卷工作，并按规定时间向档案资料室移交归档，实行集中统一管理，任何单位和个人不得据为己有；

8.2.3档案资料室要与各部门经常保持联系，将属于档案资料室管理并具有保存价值的档案资料及时收集、整理，防止流失；

8.2.4做好调查、掌握应收入档案室的档案的分散、流动、管理和使用等方面的信息；

8.2.5收集具有保存价值的档案资料入库，做到库藏档案的优质； 8.2.6档案管理员根据企业档案整理规定分门别类进行档案整理。

九、档案的保管

9.1凡入库的各类档案，交接双方要认真检查核对，并办理交接手续，专职档案员上账登记，按保管的类目顺序排列对号入架；

9.2保管档案必须有专门库房和专用柜架，各类档案有专职档案员保管；

9.3专职档案员要定期查看档案保管情况，对破损或有变质的档案材料，要及时采取措施修复和复制；

9.4库藏档案要因保管不善发生问题，要追究有关人员的责任。

十、档案的统计

10.1档案资料室负责建立各类档案及其管理状况的统计，包括档案的收集、整理、保管、借阅利用、鉴定销毁的登记；

10.2各类档案的统计数字要完整、准确、实事求是、充分发挥统计工作的作用； 10.3准确编制档案工作情况统计年报。

十一、档案的借阅

11.1 因工作需要，公司的其他人员需查阅、借阅档案时，由当事人填写《公司档案使用、借阅情况登记册》，经部门负责人和分管档案的领导审批后方可查阅、借阅；

11.2外单位来人查阅本单位档案，需持单位介绍信并经单位有关部门领导签字批准，方可查阅，不得抄录或借出；

11.3公司档案均为秘密级档案，只能在档案室阅览，原则上不准外借；经审批可以借阅，由总经理或行政总监批准，但借阅时间不得超过4小时；

11.4档案借阅者必须做到：

（1）爱护档案，保持整洁，严禁涂改；

（2）注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

十二、档案的鉴定销毁 12.1档案的鉴定销毁是指确定应保存的档案期限（根据国家有关部门的规定，公司的各类档案可分为永久、30年、10年三种），并通过对档案的定期检查，确定对失去保存价值的档案予以销毁；

12.2档案室在各部门的协助下，对应归档材料进行鉴定，确定其完整性、准确性和保存价值，然后按价值大小确定其保管期限；

12.3档案室负责对已过保管期限的档案材料进行价值审查；对部分档案材料重新确定其保管期限和进行密级调查，对已失去保存价值的档案材料予以销毁；

12.4档案的鉴定工作，必须在行政部的主持下，由档案资料室和有关业务部门的人员组成进行；

12.5档案室负责制定鉴定销毁工作计划，计划一般包括：鉴定目的与内容，鉴定范围与对象，库藏档案状况与分析，鉴定方法与步骤，具体时间安排与人员分工，鉴定工作计划制定后，要经行政部及相关部门负责人批准后方可执行；

12.6对剔除档案材料的销毁处理，要填写档案销毁清册，鉴定销毁工作总结，并由小组成员签字后存档；

12.7任何部门和个人不得擅自销毁档案资料，否则按《档案法》有关规定追究责任。

十三、档案的管理保密

13.1公司档案保密工作，实行既确保秘密又便利工作的方针；

13.2档案资料室是集中统一管理公司各类档案的基地，各类档案资料都涉及到保密工作。为此，档案管理人员要学法、懂法、守法，严格遵守公司的保密制度；

13.3档案管理人员要加强保密观念，严格遵守公司的秘密，妥善保管档案资料，不准在私人交往和通信中泄密公司秘密；不准在公共场所谈论公司秘密；不准通过其他方式传递公司秘密；

13.4凡归档的档案，要严格执行借阅制度，认真履行审批手续；凡未经有关领导批准，档案管理人员不得私自提供查阅；

13.5声像档案管理人员，要对录有密级内容的录音、录像带严格管理，严格执行借阅审批手续，未经领导批准，一律不得擅自借用及复制。

十四、档案、资料的复制

14.1各部门要复印文件资料时，应填写复制申请单，一般性的文件材料经本部门负责人及档案室负责人签字批准后，由档案管理人员予以复印；

14.2复印密级范围内的文件资料，根据借阅程序方可复印；

14.3档案管理人员要及时妥善地处理复印过程中产生的不合格的文件材料，不得随便乱扔；

14.4需外出进行大图复印时，经本部门负责人、档案室负责人签字批准后，方可外出复印；

14.5会计档案需复印时，经财务部负责人、档案负责人签字批准后，由档案管理人员、财务人员一同复印，其他人不得参与，对复印出不合格的材料要及时销毁；

14.6需要复印档案的人员，应遵守档案管理制度，听从管理人员指挥，否则，档案室有权拒绝复印。

十五、声像档案的管理

声像档案在保管期限内须进行定期检查，防止档案的变质、退磁，对重要的声像档案应制作光盘保管，严禁私自撤销、清洗、消磁和修改，照片等入库前，必须认真检查，对质量不合格的，不予入库。

十六、库房管理

16.1档案工作人员在档案入库前必须认真核对档案的数量，填写入库登记表，做到账物相符；

16.2库房内档案柜、架做到排列整齐，档案类目编排井然有序；

1.3档案库房是机密重地，除管理人员外，未经允许一律不准私自进入，严禁任何人在库房内办公、会客；

16.4房内每周清扫一次，保持清洁卫生，并要经常通风，保持库内温度适宜。16.5库房内严禁存放易燃易爆物品及其它杂物；

16.6为确保库房安全，库房内要配备防盗、防水、防火、防鼠、防虫、防光、防尘、防潮等设施，管理人员要定期检查，防患于未然；

16.7库房内照明灯要随开随闭，防止因电而造成灾害。档案工作人员要做到随手关闭门窗；

16.8因管理人员失职，发生档案损坏、短缺、丢失等现象，档案管理员承担全部责任，并按有关规定给予处理。

十七、考核

17.1将公务中形成的应当归档的文件、资料据为己有，拒绝交档案室归档的，根据有关档案的价值和数量，对责任部门处以1000元的罚款，对个人处以500元的罚款；对推迟移交档案的，每推迟一个月，罚部门领导50元，兼职档案员50元；

17.2明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成损失的，追究工作人员全部责任，并给予500元的罚款；

17.3擅自提供、抄录、公布、销毁、涂改、伪造档案的，处以责任部门200元的罚款；对个人处以100元的罚款。

十八、本制度由经营管理部（综合行政模块）负责起草、解释及考核。

第二篇：公司档案管理标准

档案管理标准

为合理、有效地收集、整理公司各项经营管理过程中所形成的档案，并有效地保存、利用档案，使之服务于公司各项经营管理工作，特制订本标准。1 范围

本标准规定了公司各项经营管理档案的形成、归档保存、利用，以及检查考核等内容。本标准适用于*****有限公司。2 规范性引用文件

无 3 定义

档案：指公司经营管理活动中需分类保存的文件和材料。4 管理职责

4.1 档案室是公司档案的归口管理部门，其职责是：

a)负责档案的分类、编目、鉴定、保密等工作。

b)负责档案的收集、保管、销毁及相关部门查询借阅登记管理工作。c)向集团公司办公室上报需由集团公司备案、保存的相关档案。d)接受集团公司档案管理部门的指导、检查。

4.2 其他各部门负责公司经营管理过程中涉及本部门的档案的收集、整理与及时归档，接受档案管理部门的指导、检查。

4.3 档案管理员应严格遵守保密规则，不得泄露档案内容及严格按规定办理档案归档、保存、查询、借阅登记等管理工作，档案管理员工作有变动时，必须办好移交手续。5 管理内容与要求 5.1 档案的种类及收集 5.1.1 经营管理方面

a)公司成立的各种资料：公司申请注册有关资料、公司章程、公司发展变更资料、验资审计报告、公司高层管理机构人员名单（董事会、监事会、法人代表）等； b)公司主要经营性证件：公司组织机构代码证、法人代表证、公司营业执照正副本、开户许可证、税务登记证（国地税正副本）、统计登记证等经营许可证及土地、房屋所有权、使用权证、专利权证、商标权证等；

c)公司其他各种经营性资料：董事会决议、股东会决议、董事监事会议纪要、公司申报项目资料、公司财产保险单证、车辆资料（保险、年检、牌照等）及公司级会议纪要、各种合作项目、验资报告、财务审计报告、各类红头文件及对公司发展具有重大改变的历史性资料、图片等等；

d)各级地方政府部门下发的各类红头文件、通知及颁发的各种奖杯（状、牌、章）。5.1.2 人力资源管理方面

a)应聘的相关资料：包括员工招聘登记表、个人简历表、学历证书复印件、专业资格证书复印件、身份证复印件等；

b)与公司的各种协议：劳动合同、竞业限制协议、委外培训协议、劳动合同解除协议等其他合同协议；

c)日常工作中产生的资料、证件：新员工试用期工作鉴定表、养老保险手册、养老转正鉴定表、奖励或处分通告、任免或调动通知、辞职报告、离厂确认单、人事户口代办资料及养老保险等福利证件、岗位竞聘资料、绩效考评资料等；

d)教育培训资料：包括公司自行组织的员工教育培训计划、资料和技术教材、考核结果及由公司委派专人参加的社会性培训的邀请函、领导批文、教材、取得的培训证书复印件等。5.1.3 财务管理方面

财务管理方面包括：财务管理中的各种账册、报表、凭证、公司方针目标管理协议、公司的股权证和国家或各级地方政府部门下发的财务管理方面政策及各种物资库存保管形成的文件资料等。5.1.4 技术质量方面

a)各种对外签订的技术项目合作协议、合同及相关的技术资料、标准化信息资料等；

b)各种产品、项目的设计、试制的图样（包括外来图样）、产品标准和设计、工艺等技术性文件； c)各种原材料、半成品、成品的检验资料及产品生产过程中形成的其他技术资料等； d)专利申请、受理及证书等资料。5.1.5 营销管理方面

a)内贸包括：销售合同、供货协议、产品运输招标的资料、顾客财产的资料、各种报表、市场调研资料、客户满意度调查资料、广告宣传和用户服务中所形成的文件资料。

b）外贸包括：单证资料（托单、提单确认件、装箱单、合同、发票、形式发票、报关单等）、客户来访申请表、报价、客户回访、合同等资料。5.1.6 物资采购方面

物资采购方面包括：供方档案、各种物资的采购合同、协议、质保单、保修单、说明书及管理中形成的其他文件资料。5.1.7 设备仪器方面

设备仪器方面包括：各种设备仪器的图样和技术文件，设备仪器安装、调试和验收过程中的所产生的技术性、凭证性文件材料，设备仪器的运行维修记录、设备改进、改装和报废的等文件资料。5.1.8 质量、环境管理体系方面

质量、环境管理体系方面包括：公司质量、环境管理手册和程序文件（ISO9000质量管理体系文件、ISO14001环境管理体系文件、TQM文件）及相关认证证书等文件资料，管理评审资料。5.1.9 基建工程方面

基建工程方面包括：基建工程设计合同、基建工程施工图、工程预算表、工程承包合同、工程主要材料质保单、工程主要项目施工记录、水电安装图、工程竣工图、工程竣工验收记录、工程决算表等文件资料。

5.1.10 外来文件方面

包括各种法律、法规，外来标准及各种参考资料、书籍。

5.1.11 其他应列入档案管理的资料由相关部门业务主办人员负责收集、整理。5.2 档案的归档

5.2.1 档案的保管部门及归档时间

5.2.1.1 经营管理方面形成的档案，都应在档案形成后的15天内由负责收集、整理的责任人归入公司档案室管理，以下档案同时应报集团公司档案室管理。(上报集团公司的资料应由集团公司档案管理员签收后返回收单存档)a)公司成立的各种资料（复印件）； b)公司主要经营性证件（复印件）；

c)公司的董事会决议、股东会决议、公司申报项目资料（复印件）。

5.2.1.2人力资源管理方面形成的档案，除员工培训计划、资料、技术教材及由公司委派专人参加的社会性培训的邀请函、领导批文、教材、取得的培训证书复印件由人力资源管理部门负责保存外，其他档案都应在档案形成后的7天内由负责收集、整理的责任人归入档案室管理。公司高管、人力资源管理部门负责人、办公室负责人、人事管理人员、档案管理员的劳动合同、补充合同（原件）等档案同时归入集团公司档案室管理。

5.2.1.3 财务管理方面形成的档案，由财务部门负责按本标准相关规定专柜、专人保存，不归入档案室管理，以下档案同时归入集团公司财务审计本部管理：

a)公司方针目标管理协议资料（原件一份）； b)公司股权证（复印件，同时再复印档案室留存）。

5.2.1.4 技术质量方面形成的档案，要求在档案形成后的20天内由负责收集、整理的责任人归入公司档案室管理，属质量检验性质的档案由品质管理部门负责按本标准相关规定保存，不归入档案室管理。5.2.1.5营销管理方面形成的档案，除营销有关的合同、协议，顾客财产资料、每期印刷的产品样本、外贸报价、单证资料应在档案形成后的次月统一由负责收集、整理的责任人归入公司档案室管理外（营销部门、财务部门留存复印件），其他的档案由营销管理部门负责按本标准相关规定保存，不归入档案室管理。5.2.1.6物资采购方面形成的档案，除供方档案、资本性支出物品的采购合同、协议、质保单、保修单、说明书应在档案形成后的次月统一由负责收集、整理的责任人归入公司档案室管理外（资材课留存复印，），其他的档案由采购管理部门负责按本标准相关规定保存，不归入档案室管理。

5.2.1.7 设备仪器方面形成的档案，除设备仪器的运行日常维修记录由设备维修部门负责按本标准相关规定保存不归入档案室管理外，其他的档案都应在档案形成后的15天内由负责收集、整理的责任人归入公司档案室管理，进口设备或其他重大设备、流水线的随机资料（复印件）等档案同时应归入集团公司档案室管理。

5.2.1.8 质量环境管理体系方面形成的档案，除各种认证证书、手册、程序文件应在形成后的7日内由负责收集、整理的责任人归入公司档案室管理外，其他档案由体系管理归口部门负责按本标准相关规定保存，不归入档案室管理。

5.2.1.9 基建方面形成的档案，应在形成后的7日内由负责收集、整理的责任人归入公司档案室管理。5.2.1.10 外来文件由相关责任人负责收集后直接交档案室存档。5.2.2 归档档案的基本要求

a)必须准确反映档案记载的各项活动的真实内容和历史过程； b)必须层次分明，符合其形成规律；

c)归档档案的正式文件、底稿、领导签批意见、附件等必须齐全； d)必须整洁整齐、编制流水页码；

e)归档档案一般用碳素墨水、蓝黑墨水书写、签批，不得用铅笔、圆珠笔、红墨水书写、签批； f)归档档案必须拆除金属装订物。5.2.3 档案归档手续及鉴定

5.2.3.1 所有档案归档，需由负责收集、整理档案的主办人员填写QG/HX19.03表1《部门归档资料台帐》（图样归档按公司相关技术文件管理规定办理），经部门主管审批后交档案管理员签收。各部门主管应经常督促本部门负责收集、整理的档案及时办理归档。

5.2.3.2 各部门归档资料台帐由档案室统一制订，指定专人负责保管，所有部门归档资料应统一登记在该台帐上，如发现本台帐以外的资料丢失，由该部门自己负责。该台帐应妥善保管，如有丢失或损坏，将对台帐保管人按工作质量进行考核。

5.2.3.3 档案管理员接收归档档案时，必须认真验收归档档案的完整性、整套性及与审查归档申请表手续等方面的一致性。

a)对符合归档要求的办理归档手续；

b)不符合归档要求的应说明原因后，退交负责收集、归档的主办人员重新收集、归档。5.3 档案的标识

5.3.1 档案立卷：为便于档案的保管和查找利用，保持档案内各资料之间的历史联系，如：请示与批复、正文与附件等同一事件形成的资料可为一个立卷单位。

5.3.1.1 公司成立的各种资料、其他各种经营性资料及各级地方政府部门下发的各类红头文件、通知等可按公司、档案的时间规律立卷。

5.3.1.2 公司主要经营性证件（见5.1.1 b）款）、各种奖杯（状、牌、章、证）可按时间规律立卷。5.3.1.3 人力资源管理方面的各种资料可按部门、个人分类立卷。5.3.1.4 设备仪器方面的各种资料可按设备编号分类立卷。

5.3.1.5 各类采购、销售合同、协议及相关资料可以按部门、档案的时间规律立卷。

5.3.2 档案编目：按档案的分类不同及不同的立卷单位，档案管理员应根据归档档案编制各分类立卷档案的卷目，填写QG/HX19.03表2《卷内文件目录表》。5.3.3 档案登记：新归档的档案由档案管理员按档案的不同分类、编目进行归档登记于相应的卷目中，并在QG/HX19.03表3《归档档案（分类）台帐》中做好登记。5.4 档案的存放

5.4.1 存放档案必须有专用柜、架，排架方法要科学和便于查找，档案柜、架上应写明内存档案的种类、卷目等明细。

5.4.2 存放档案必须符合防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防霉变和通风避光条件，尽可能选择中高层楼房作为档案室。

5.4.3 技术性图纸底图存放以平放为宜（大幅面的可以卷放）。

5.4.4 对特殊载体档案：如光盘、录像带、录音带、胶片、照片应根据载体的不同特点进行保管，必要时作备份，胶卷应装入专用盒中，并做好编号及图片文字说明。

5.4.5 档案资料总目录应予以共享，并每季度更新一次，方便大家了解档案资料，以提高其利用率。每半年应进行一次库藏档案的全面清理核对，做到帐物相符。5.5 档案的保管期限

5.5.1 日历年概念：除档案归档的当外，应保管的一个完整的数，如规定档案保管期为一个日历年，若档案为2000年10月1日建立，则该档案必须保留2001年一个完整后于2002年1月1日以后方可销毁。使用日历年概念，以便于档案保管期满后可统一销毁。

5.5.2 档案保管期限分永久性、长期、中期、短期四种：永久性保管为档案跟随企业永续经营，长期保管为10个日历年、中期保管为5个日历年，短期保管为2个日历年以下。5.5.3 永久性保管的档案有如下：

a)公司成立的各种资料（见5.1.1a款）； b)公司主要经营性证件（见5.1.1b款）； c)公司董事会决议、股东会决议、董事监事会议纪要、； d)公司在职、非在职员工档案； e)公司股权证；

f)新产品开发档案、技术文件底图、技术更改记录 g)产品企业标准。5.5.4 长期保管的档案有如下：

a)各种奖杯（状、牌、章）； b)公司红头文件； c)公司申报项目资料；

d)与公司有关的各级地方政府部门下发的各类红头文件、通知； e)车辆牌照资料（车辆报废1个日历年后，可销毁）；

f)设备仪器方面各种资料，含设备仪器的采购合同、协议、质保单、保修单（该设备报废1个日历年后，可销毁）； g)用户服务中所形成的文件资料(保管至该用户撤消或项目设备报废2个日历年后，档案可销毁）； h)质量环境管理体系相关认证证书。5.5.5 中期保管的档案有如下：

a)车辆资料（保险、年检等）； b)各种合作项目合同协议；

c)质量环境管理体系方面的各种体系文件依时间推移不断更新。5.5.6 短期保管的档案有如下：

a)公司财产保险单证（按保险期，到期1个日历年后，可销毁）； b)各种采购合同协议； c)公司级会议纪要；

d)除5.5.4 b)款中规定外的各级地方政府部门下发的各类红头文件、通知； d)成品的检验资料；

e)技术项目合作协议、产品设计、试制、工艺等技术开发文件合同； e)销售合同、供货协议； f)其他各种技术资料。

5.5.7 财务管理方面：财务管理档案的保存期限按国家有关规定执行。5.5.8 对确认保管期限有疑问的档案，档案管理员应请示部门主管确定，若也无法确定，可请示总经理。

5.6 档案的利用，详见QG/HX19.03 附录A《档案借阅、复印规定》 5.7 档案的编目分类，详见QG/HX19.03附录B《档案分类编号方法》 5.8 档案的销毁

5.8.1 档案销毁按日历年原则实施，每年元月初由档案管理员负责依上第四季度进行的库藏档案的全面清理核对情况及档案保管到期情况报部门主管。5.8.2 档案销毁审批、实施

5.8.2.1 凡因过期、更改过多、换版或污损等原因作废的管理文件，在文件封面加盖“作废文件”红印章，销毁时由档案室填写QG/HX19.03表4《文件销毁清单》，经部门主管审核，管理者代表批准后销毁。

5.8.2.2 凡因更改过多、换版等原因作废的技术文件由档案室保管，定期列出清单报技术部门主管审核，主管经理批准后销毁。作废底图应永久保存不作销毁处理。5.8.2.3 文件销毁时应由档案管理部门派人监督。

5.8.2.4 若因法律需要、具有保留和参考价值、历史状况追溯（适用于产品）等原因要保留作废文件的，应在文件盖“作废留存”红印章长期保存。6 检查与考核

本标准由人力资源部门组织各部门实施，由品保部会同办公室检查与考核。7 附录附表

QG/HX19.03附录A 档案借阅、复印规定 QG/HX19.03附录B 档案分类编号方法 QG/HX19.03表1 部门归档资料台帐 QG/HX19.03表2 卷内文件目录表 QG/HX19.03表3 归档档案（分类）台帐 QG/HX19.03表4 文件销毁清单 QG/HX19.03表5 档案借阅、复印登记表

本标准由人力资源部门归口并解释。

第三篇：文书档案管理标准

江苏汇利镀锌钢管股份有限公司管理制度

文书档案管理标准（草稿）

1． 主管部门及领导

文书档案室归公司办公室主管，受分管领导、公司办公室主任的直接领导。

2． 归档文件

本公司在其职能活动中形成的、办理完毕的、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

2．1 归档文件整理

将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

3.整理原则

遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

4.质量要求

4．1 归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修改，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。

4.2 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

5.整理方法 5.1 装订

归档文件应按件装订。已成册不易拆钉的可维持原样。保管期限为短 期的归档文件，可保持原貌。

5.2 分类

归档文件采用-机构（问题）-保管期限的方法进行分类，并应保持分类方案的稳定。

5.2.1 将文件按其形成分类。跨的文件，统一按文件的签发日期判定所属；跨办理的文件归入结束年；几份文件作为一件时，“件”的日期以装订时排在前面的文件落款日期为准。

5.3 排列

归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

5.4 编号

归档文件应按分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章，并填写相关内容。归档章的印迹颜色为红色，填写归档章时应使用符合档案保护要求的字迹材料。

5.5 编目

归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。5.5.1 归档文件应逐件编目。来文与复文为一件时。只对复文进行 编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。

5.5.2 归档文件目录用纸尺寸采用国际标准A4型。

5.5.3 归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面设置全宗名称、、保管期限、机构（问题）等项目。

5.6 装盒

将同一保管期限、同一机构（问题）的归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并逐项填写档案盒封面、盒脊项目（馆编件号、盒号暂不填写）。

5.6.1 档案盒封面应标明全宗名称。在脊背须设置全宗号、、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。盒号即档案盒的排列顺序号,进馆前可编号（用铅笔），也可不编号。

5.6.2 备考表

备考表放在盒内文件材料之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。

5.7 排架

不同保管期限的档案分别排架。6.管理要求

6.1严格执行岗位责任制，做到收集及时，分类合理，保管妥善。6.2配合有关部门，积极做好档案的利用工作。6.3台帐清楚，条理分明，帐物相符。

6.4做好文书档案资料的防火、防潮、防蛀、防盗等安全保护工作。7.借阅

7.1凡借阅档案，外单位需持单位介绍信，并注明借阅者姓名、职务及借阅目的、内容等；本单位需借阅者应进行登记，并填写档案利用效果单，重要档案需经公司办公室主任或总经理批准方可借阅。

7.2 借阅方式，原则上就地借阅。不得翻阅其它无关文件资料，不准在文件上圈划、涂改或增删内容，更不准复制或者抽出文件。

7.3 如因特殊情况需外借者，需经公司办公室主任或总经理批准，但时间不得超过三天，借阅人要绝对保密，不准扩大传阅范围，严防失密、泄密的事故发生。

8.销毁

8.1 凡多余、重复、无保存价值的文件，要列出清单，经有关分管领导鉴定审批后方可销毁，不准任意私自销毁或当废纸卖出。

8.2 销毁资料文件时，要指定专人监销，以防失密。销毁后，销毁人和监销人都要在销毁清单上签字。

2009年12月10日

第四篇：个人信用档案管理标准

E-315:9000国际信用管理体系

个人信用档案管理标准

第一章 总则

第一条 为了帮助个人树立信用和积累信用资产，帮助诚信个人发展，促进社会诚信，降低交易成本，国际信用标准化组织[E-315]（以下简称组织），根据国际通行的民法精神和国际惯例，制定本标准。

第二条 个人信用档案的管理，适用本标准。

第三条 个人信用档案的管理遵循客观、公正、保密的原则。

第四条 本标准所称建档人，是指个人信用档案的被记录人，如：对于张三的个人信用档案，张三就是该个人信用档案的建档人。

第五条 个人信用档案建立后，组织将同时按照《E-315:9000国际信用管理体系个人信用级别评定标准》，为建档人评定个人信用级别。

第二章 个人信用档案的建立与内容

第六条 个人信用档案的建立：

1.组织在信用工作中，对于发现的个人信用信息进行分类整理，按身份证号码或其它个人身份识别唯一码建立信用档案。

2.组织根据各类组织的委托，并经建档人同意，为建档人建立个人信用档案。委托建立信用档案的各类组织，应提供：

①建档人同意建立信用档案的书面证明或建档人签名的《个人信用档案登记申请表》、个人两寸以上彩色照片；

②建档人的身份证资料。

委托建立信用档案的各类组织对上述资料的真实性负责。委托建立信用档案的各类组织可以委托E-315:9000国际信用机构对上述资料进行调查认证，调查后上述资料的真实性，由该信用机构负责。

3.组织根据建档人的申请，为其建立个人信用档案。

建档人应提供：

①建档人签名的《个人信用档案登记申请表》、个人两寸以上彩色照片；

②建档人的身份证资料；

③建档人要求记入信用档案的其它资料及证明；

建档人应对上述资料的真实性负责。为了提高自身可信度，建档人可以委托E-315:9000国际信用机构对上述资料进行调查认证，调查后上述资料的真实性，由该信用机构负责。

第七条 个人信用档案中可包括以下信息内容：

1.个人身份证明信息：身份证号码、户口所在地、常住地址、可能的联系方式、个人两寸以上彩色照片；

2.教育经历：受教育情况、取得社会资格证书情况、专业培训经历等；

3.工作履历：工作简历和工作情况；

4.荣誉记录：受到的各类社会荣誉。

5.信用不良记录，包括：

①职业不良记录；

②银行信用记录：在银行或其信用机构的不良信用记录；

③受国家部门的处罚记录；

④消费信用记录：采用分期付款购买商品或其它信用工具的不良记录情况；

⑤其它不良记录。

6.或有事项记录：对于来源未确定和没有证明材料的信用信息，记录为或有事项。

7.信用积分，信用积分分为时间积分和奖惩积分，时间积分是从建立档案第二日起，每日增加一分；奖惩积分是按体系相关标准规定的奖励分或罚扣分。

第八条 第七条第7款所称奖惩积分的计算标准如下：

1.被有效地内部投诉一次扣1分，被有效地公开投诉一次扣2分；

2.被永久曝光一次扣360分，曝光后积极补救的扣180分，积极补救后对方没有受实质损失的扣100分；

3.实施了骗取信用积分、滥用异议权、滥用直接曝光权等严重失信行为，扣1000分；

4.体系其它标准规定的积分计算方法。

第九条 个人信用档案信用信息的来源：

1.建档人的提供；

2.建档人雇主的提供；

3.金融机构、商业机构等其他利益关系人的提供；

4.国家机关的公告；

5.媒体的公开报导；

6.其它合法的来源。

第十条 除或有事项外，个人信用档案的记录必须凭相应的证明，并经信用执业人员的形式审核（审核证明来源的真实性）。利益关系人应对其所提供的信用信息的真实性负责。

第三章 个人信用监督卡

第十一条 建档人为了提高自身可信度，可以申请使用组织签署的个人信用监督卡，但应符合以下条件：

1.身份证件或学历证件经E-315:9000信用机构调查核实，是真实的；

2.有明确的承诺和315条款。

第十二条 个人信用监督卡的主要内容包括：

1.建档人对某种事项的诚信承诺；

2.如果建档人失信违约，建档人的利益关系人的投诉办法；

3.违反承诺的责任。

第四章 个人信用档案的查证、查询与异议

第十三条 任何人均可凭建档人的身份证号码通过 *****网（注：组织指定信用服务平台）个人信用档案查证栏目，查证建档人是否真正建立了个人信用档案、个人信用级别、信用积分。

第十四条 个人信用档案的查询须同时满足以下三个条件：

1.向建档人说明查询信用档案的用途；

2.经建档人同意；

3.承诺不将查询到的信用档案用作其它用途。

第十五条 个人信用档案的查询方法：

1.查询人凭其证明资料（单位营业执照和经办人身份证、介绍信）、信用档案建档人的身份证、书面同意书（应注明查询的用途），到组织或组织授权的信用机构查询。

2.由建档人或建档人授权查询人，在*****网（注：组织指定信用服务平台）个人信用档案查询栏目凭个人身份证号和查询密码进行查询。

第十六条 建档人对个人信用档案中的信用信息有异议的，可以按《E-315:9000国际信用管理体系争议信息处理标准》处理。

第五章 违约责任

第十七条 建档人、委托为建档人建立个人信用档案的各类组织提供虚假证明材料的，由其承担一切法律责任，存在故意或重大过失的，属于严重失信行为，将被永久曝光或联合曝光。

第十八条 建档人在信用信息异议中弄虚作假的，属于严重失信行为，将被永久曝光或联合曝光。

第十九条 建档人的利益关系人提供虚假投诉材料的，由其承担一切法律责任，存在故意或重大过失的，属于严重失信行为，将被永久曝光或联合曝光。

第二十条 信用工作人员在审核、调查、记录、查询个人信用信息的过程中，发生失误的，给予公告批评或禁业一至五年的处分，存在弄虚作假或重大过失的，取消信用执业人员证书并终生禁业。

第二十一条 个人信用档案的查询人，伪造证明资料进行查询的，或将个人信用档案用于非法事件的，或将个人信用档案用于没有经过建档人同意的用途的，属于严重失信行为，将承担一切由此引起的法律责任，并将被永久曝光或联合曝光。

第二十二条 持有个人信用监督卡的建档人，出现了违约、失信行为，按其承诺的315条款承担责任。

第六章 附则

第二十三条 本标准自发布之日起施行。

第二十四条 本标准涉及术语的定义见《E-315:9000国际信用管理体系国际信用行业术语》。

第二十五条 本标准会被修订，使用本标准的各方应充分注意本标准的修订，并使用本标准的最新版本。第二十六条 本标准由国际信用标准化组织[E-315]负责解释。

第五篇：档案管理收费标准

档案管理收费标准

按照xx省物价局x价费〔2003〕274号文件规定

1.单位和个人委托保存人事关系、档案的收费标准为每人20元/月

2.个人委托单纯存档的收费标准为每人10元/月 其他人事代理服务收费按xx省物价局x价费〔2003〕243号文件规定执行。

办理辞职审批

原为国有企、事业单位的专业技术、管理人员申请办理辞职。

1.在中心领填《专业技术、管理人员辞职申请表》

2.原单位或主管部门签意见盖章

3.中心开函调转档案

4.档案到中心后审批辞现职或辞公职并签发辞职证书另备证书用一寸正面免冠照片一张

5.辞现职保留全民所有制身份的还应提供新单位的工作证明和营业执照副本复印件。

6.办理人事档案委托管理事宜

办理市内、外工作调动

原为国有企、事业单位的专业技术、管理人员需要流动到市内非国有单位工作或聘用到国有单位工作的工作调动办理。

1.市内单位提供申调报告

2.单位营业执照副本复印件

3.领填《专业技术、管理人员流动登记表》调出单位在表上签意见盖章或出具同意调出函

4.中心开具商调动函调转档案单位转档并开具行政、工资关系介绍信

5.办理人事档案委托管理事宜 办理转正定级 大中专毕业生、毕业研究生分配在国有聘用和非国有单位工作且工作满一年档案存放在中心管理

办理转正定级。

1.出示中心存档卡片或《人事档案管理合同书》

2.在中心领填《大中专毕业生转正定级审批表》

3.工作单位意见、盖章

4.交中心审批归档

办理单位委托人事代理

1.单位提供营业执照副本复印件

2.单位委托书在中心领填盖单位公章

3.签订《人事代理协议书》由中心提供双方签字盖章

4.立户登记

5.委托人事代理名单名单表由中心提供

6.中心开函调转档案或单位移交档案档案内含:现实表现鉴定含:婚育状况证明另附个人两寸正面免冠照片一张。

7.签订单位委托《人事档案管理合同书》由中心提供

办理个人委托人事代理

1.个人原为国有单位正式就业人员要提供与单位解除劳动关系的脱离证明材料包括辞职、辞退、解除劳动合同自动离职、除名或开除、企业脱钩改制或破产的文件、以及复转军人的转业材料等未脱离的可在中心办理工作调动或辞职审批手续

2.个人原受聘在国有或非国有单位工作的非正式就业人员及应往届毕业生等只须提供个人的档案存放处或单位

3.中心开函调转档案档案内含现实表现鉴定含“六.四”、“法轮功”情况婚育状况证明另附个人两寸正面免冠照片一张。

4.个人委托书由中心提供个人签字

5.签订个人委托《人事档案管理合同书》由中心提供

办理人才引进入户

大学专科及以上学历或具有中级以上职称的流动人员办理人才引进入户

1.档案委托中心管理已管理的出示中心存档卡片或《人事档案管理合同书》

2.领填入户书面申请

3.领填《申请落户成都市外籍中级及以上专业技术人员管理人员、本科及以上毕业生基本情况登记表》

4.提供学历证或职称证复印件

5.在x单位的劳动聘用合同书及营业执照复印件

6.入户人员户籍证明身份证复印件

7.合法固定住所的房屋产权证或购房合同书单位集体户或亲友户口的户籍证明

8.申请配偶、未成年子女随迁还须提供

1亲属关系证明结婚证、户口

2配偶系无职业的城镇居民需提供无职业证明

3配偶系国家机关、事业、国有企业职工需经过人事、劳动保障部门办理调动。

办理职称申报评审

人事档案转到中心管理已管理的出示中心的存档卡片或《人事档案管理合同书》

1.初定专业技术职务

1.1员级中专毕业工作满一年。

1.2助师级大专毕业工作满三年本科毕业工作满一年硕士毕业工作后考察合格

1.3中级硕士毕业工作满三年博士学位获得者

1.4副高级博士后流动站期满合格出站人员。

1.5符合条件的在中心领填《初聘专业技术职务呈报表》《专业技术人员考核表》所在单位审定签署意见报中心审核确定发证。

2.申报评审专业技术职务

2.1初级职务“五大”生工作满一年在非本专业和相近专业工作满一年的大中专毕业生中专毕业担任技术员职务四年以上。

2.2中级职务大专本科毕业任助理级职务四年以上

2.3副高级职务本科毕业及以上学历担任中级职务五年以上博士学位获得者从事专业技术职务工作二年以上。

2.4高级职务副高级职务晋升正高级职务应担任副高级职务五年以上。

2.5外语条件除符合免试条件者外晋升相应职务的专业技术人员须参加国家或xx省统一组织的外语考试。

2.6计算机条件职称计算机应用能力考试合格。

2.7本人提出申请并备齐以下材料

A《专业技术职务任职资格评审表》晋升初、中级职务的一式二份晋升高级职务者一式一份和《高级专业技术职务资格申报信息表》一份《专业技术人员考核表》每年一份《任职期满考核表》一份

B最高学历证明和外语成绩合格证及职称计算机考试合格证或成绩通知单各一份

C代表作原件—份

D业绩证明材料论文、论著目录各一式10份

E单位综合推荐材料晋升初、中级的一式10份晋升高级的一式15份。

2.8所在单位对个人申报材料审查核实写出综合推荐意见并在相关报表上签署意见后报中心审核。

2.9中心将晋升初、中级职务的评审材料按专业送省人事厅流动人员中级职务评审委员会评审晋升高级职务的评审材料送省职改办审核后送相应评审委员会评审。

3.通过国家统一资格考试晋升专业技术职务国家实行专业技术考试的系列不再评审专业技术职务任职资格。参加国家统一考试并取得相应的专业技术资格其资格证书复印件及考试合格通知材料交人才中心存入本人档案。

代办社会保险

人事档案转到中心管理已管理的出示中心存档卡片或《人事档案管理合同书》。

1.个人参保须提供身份证和户口本原件及复印件

2.单位参保须提供营业执照和组织机构代码证复印件、参保人员工资表及身份证复印件是机关事业单位的还要提供编委等有关部门批准的文件复印件原办理过社保须提供劳动合同以办转入手续

3.签订《单位个人委托办理社会保险业务协议书》

4.代办险种单位办保有基本养老保险含生育保险、基本医疗保险、失业保险、工伤保险、住房公积金个人办保有基本养老保险含生育保险、基本医疗保险

5.单位开户需填报《社会保险登记表》一份《成都市社会保险申报表》一式二份《成都市社会保险人员增加表》一式二份《成都市社保卡申报表》一式二份并加盖公章

6.其它转移手续转入和转出、缴费基数和缴费比例的确定以及缴纳滞纳金等均按成都市社保局相关规定办理。

7.各险目前的缴费比例

养老保险单位交20个人交8%

医疗保险单位交7.5个人交2%

失业保险单位交2个人交1%

工伤保险单位交0.6%一般—1.2%高危最高由社保局认定

生育保险个人交0.6%

住房公积金单位个人均交6—15%

以上保险缴费基数为单位支付给个人的实际工资上限为本市社会平均工资的三倍下限为60。其中住房公积金缴存基数为职工本人上一月平均工资。

办理生育证申请

1.出示中心存档卡片或《人事档案管理合同书》

2.档案委托管理时已提供有婚育状况证明

3.申请者系成都市五城区含高新区户口的已婚未育者或符合照顾一孩生育者

4.申请一孩办理已婚双方系初婚或再婚前未生育过的须出具结婚证再婚的须出具离婚证或法院离婚判决书女方户口簿复印件在中心领填《新婚夫妇计划生育登记表》

5.申请照顾一孩办理已婚双方的一方系初婚或再婚前未生育者一方系再婚已生育一孩者须出具再婚者的离婚证或法院离婚判决书以及另一方的初婚证明或再婚前未生育证明夫妻双方均系独生子女已生育一孩申请再生育的提供双方均系独生子女的证明女方户口簿复印件在计生部门领填《再生育审批表》

6.申请表返回中心审查后报计生主管单位批准

7.接受计生部门安排的优生优育学习取得合格证 8.确认怀孕后在50天内到中心办理领证事宜。

办理出国(境)政审

1.出示中心存档卡片或《人事档案管理合同书》

2.提供工作单位近期表现鉴定材料含“法轮功”情况

3.办因私出国境应提供公安局《中国公民因私出国境申请表》

4.办自费出国留学还需提供省教育厅的《具有大学专科以上学历人员自费出国留学申请表》由中心提供审查公函

5.公派出国境应提供有关部门的《因公出国赴港澳任务申报表》、《因公出国及赴港澳人员审查批件》各一式三份、《因公出国人员审查表》一份办理《出国任务批件》