第一篇：个体工商户档案管理标准
为进一步规范个体工商户档案管理工作，根据《中华人民共和国档案法》、《城乡个体工商户管理暂行条例》和国家工商行政管理总局《个体工商户档案管理暂行办法》，结合实际，制定本标准。
一、建档原则
１、个体工商户档案是工商行政管理机关依法对个体工商户登记注册、监督管理过程中形成的具有保存价值的文字、图表等形式的历史记录，是工商行政管理机关对其实施监管的重要依据。
２、个体工商户档案管理的任务是接收、整理和保管，维护档案资料的完整与安全，为个体工商户的登记、监管提供基本依据，为国民经济发展提供有关的基础信息。
３、个体工商户档案资料主要有：名称预先核准登记、设立登记、变更登记、换照登记、注（吊）销登记、停（歇）业和验（换）照及监管资料等。
4、个体工商户档案是“谁发照、谁建档”。工商所被授权分层登记的，负责建立和管理个体工商户档案。档案按一户一档建立归档。
5、本标准适用工商所分层登记的个体工商户档案管理。个体工商户档案统一由县（区）局管理的，按照《企业登记档案管理标准》执行。
6、个体工商户档案管理要充分利用现有设备、软件、数据库的优势，实现规范化、信息化、自动化的档案管理，做到数据共享，减少劳动强度，提高工作效率。
二、档案的接收、整理
1、档案管理人员接收档案资料时，要检查案卷内容，符合要求的予以接收，并办理档案资料移交手续。
2、档案管理人员接收档案资料后，应按个体工商户接收顺序编排归档，每户一档（袋），装盒入柜。
3、档案入库信息录入。入库后应在相应系统录入档案管理信息，主要录入盒号、档案位置信息。档案位置信息格式为X局X所X柜X层。
三、档案保管的设施设备
1、档案室。个体工商户档案应专室存放。档案室要具备防火、防水、防潮、防尘、防霉、防虫、防鼠、防盗、防强光，以确保档案的安全。档案室还应配备必要的档案专用工具。
2、档案柜。档案室尽可能配备足够统一制式的铁制档案柜，所有的档案资料要入柜存放。
3、档案盒。统一采用硬性档案盒，每盒装10户个体工商户档案。档案盒应统一编号，档案盒背脊粘贴盒内档案注册号，字迹清楚，做到竖形排放整齐。
四、档案管理定岗定员
1、个体工商户档案按照专业档案管理，实行专人负责，实行岗位责任制。
2、档案管理人员应当具有大专以上文化程度，熟悉档案专业知识，具备基本的计算机操作技能。
五、档案管理人员岗位职责
1、档案人员要熟悉档案专业知识，热心本职工作。
2、认真做好档案管理。档案接收后，应及时整理，准确填写有关目录，及时成卷、装盒、入柜。
3、遵守各项档案管理的规章制度，认真负责地作好档案的安全保管及维护工作。
4、严格保管档案材料，不得将档案资料擅自带出档案室，不得随意允许其他人员进入档案室翻阅档案材料，不得自行改动、销毁、添加档案材料。
5、做好档案的日常检查和维护。对档案室内的电线、电器等设备、设施定期进行安全检查，及时发现和消除不安全隐患。发现档案材料有破损、变质现象，应及时进行修补和采取必要的技术补救措施。
6、发现有可疑情况或事故隐患不能及时处置的，应立即向分管领导报告，采取更有效的处置措施。
7、档案的迁入、迁出、移交时，应当严格交接手续，并记录备案。
六、档案的保管期限与销毁
1、个体工商户的档案管理期限分为永久、长期、短期。具有重要价值的个体工商户档案，如拥有“老字号”品牌、国家知名商标和在当地具有重大影响的，可列为永久性档案；在从事经营活动的个体工商户档案列为长期，长期档案年限为经营终止注销后再延续保存５年。注、吊销个体工商户的档案列为短期档案，短期档案年限为注、吊销后再保存５年。
2、短期档案的销毁时间，由县级工商行政管理机关与县级档案管理机关协商确定。
3、销毁过期档案必须依照档案管理部门的有关规定执行。销毁档案时，必须登记目录。登记目录永久保存。
七、档案资料查阅要求
1、各级组织和自然人需要查阅档案资料时，必须持单位介绍信和查询人员的有效证件，经本单位负责人同意后方可查阅。
律师事务所代理诉讼活动，查询人员出示法院立案证明和律师证件，可以进行档案资料查询。
上述查询，不得查询经营者的开户行、帐号、经营情况。
2、各级公、检、法、纪检监察、国家安全机关，持公函，并出示查询人员有效证件，可以进行档案资料查询。
3、应查询人员的要求，对档案资料的复印件，可以加盖档案资料查询专用章。
4、所有档案资料一律不得外借。需鉴定笔迹、公章、指纹的，一律凭公、检、法、纪检监察、国家安全机关的相关公函，并经分管局领导审批同意后方可办理。
5、查阅档案资料人员，要爱护档案，不准私自摘抄、翻印和转借，不准标注。严禁查阅人员在档案上修改、填抹、抽取、拆散。如发生上述情况，要追究有关人员责任。归还时，档案管理人员必须认真核对，保证资料的完整。
6、查询、复制档案资料，查询人应当缴纳查询费、复制费。公、检、法、纪检监察、国家安全机关查询书式档案资料不收取查询费（不包括档案复制费）。
第二篇：国家工商行政管理局个体工商户档案管理暂行办法
国家工商行政管理局个体工商户档案管理暂行办法
（工商［１９９０］３３４号）
第一章 总则
第一条 为了更好地发挥档案在个体工商户管理工作中的作用，促进个体工商业的健康发展，根据《中华人民共和国档案法》和《城乡个体工商户管理暂行条例》的有关规定，制定本办法。
第二条 个体工商户档案是工商行政管理机关对个体工商户登记、监督管理工作中直接形成的有查考价值的各种文件、证件、照片、音像等历史记录，是工商行政管理机关对个体工商户监督管理的重要依据。
第三条 各级工商行政管理机关依照本办法管理个体工商户的档案，同时接受同级国家档案管理部门的业务监督与指导。
第二章 档案的建立
第四条 县级工商行政管理机关，必须建立个体工商户档案，设置档案室和档案存放专柜。档案室要配备专职管理人员。
第五条 个体工商户的档案，应按户建档，一户一档。
第六条 个体工商户档案由登记资料、日常监督管理资料及其它有关资料组成。
登记资料包括：
（一）开业登记材料。指申请书、申请开业登记表、从业人员的身份和资格证明、经营场地使用证明、有关部门批件等。
（二）变更登记材料。指申请变更登记表、收回的营业执照及其副本等有关材料。
（三）停、歇业登记材料。指申请停、歇业报告，申请停、歇业后收回的营业执照及其副本等有关材料。
日常监督管理资料包括：
（一）验照、换照过程中形成的所有材料。
（二）停业整顿，注销、吊销营业执照等有关材料。
（三）先进事迹记载和表彰奖励决定。
（四）县级以上党代表大会的代表、人大代表、政协委员及社会团体委员的资格凭证。
（五）违章、违法行为的处理决定及执行情况的记录。
第七条 工商行政管理机关内部各有关业务部门，在对个体工商户进行登记和日常监督管理工作中，应将有关材料及时、完整地移交给发照地县级工商行政管理机关的档案室归档。
第八条 档案管理人员接收档案时，要检查案卷内容，符合要求的予以接收，并办理档案移交手续。第九条 档案管理人员接收档案后，应按个体工商户从事的行业、分布区域、组织形式、开业等项目分类编排归档顺序，填写检索卡片、档案目录登记簿。
每户档案内，要有收进的文件、资料和证件的目录。
临时经营户的档案，要单独存放、编号。
第三章 档案的利用
第十条 档案管理人员应严格执行保密制度。除公安机关、人民法院、人民检察院和有关国家机关外，其它单位和个人一般不得借调和查阅档案。因特殊情况必须查阅档案的，报县级工商行政管理机关批准。
借阅档案，要遵守档案借阅制度。
第十一条 对违反档案借阅制度，擅自修改涂抹、标注、抄录、转借、复印、抽调、销毁档案内容的，要追究责任。
第十二条 有关单位需查询个体工商户的档案时，要持有单位介绍信。
查询档案应交付查询成本费（公、检、法和工商行政管理机关除外）。
第四章 档案的管理
第十三条 个体工商户的档案要妥善保管。档案室要有防盗、防潮、防虫、防火等安全保管设施。
个体工商户被注销登记或吊销营业执照后，对其档案应定期进行安全检查，严禁个人擅自销毁。
第十四条 县级工商行政管理机关管理档案要严格遵守档案保管、档案借阅、档案员职责等制度。
第十五条 工商行政管理机关和档案管理机关对需要移交给档案管理机关的档案，应当依照国家档案法和有关规定，共同确定移交档案的种类、日期等事宜，及时办理移交手续。
第五章 档案的保管期限
第十六条 保管期限从个体工商户注销登记和吊销营业执照之日起，分为永久、长期、短期。
（一）永久性档案保管期在５０年以上。具备下列条件之一者，应列入永久性保存档案。
１、生产在全国或国际上有声望的名、优、特产品的个体工商户；
２、获得国家、国际发明奖或取得专利的个体工商户；
３、年创汇额在５０万元以上的个体工商户；
４、户注册资金２０万元以上或是当地户均注册资金５０倍以上的个体工商户；
５、年营业额达５０万元以上或是当地户均年营业额５０倍以上的个体工商户；
６、工商行政管理机关和档案管理机关认为有必要作为永久性保存的档案。
（二）长期性档案保存期为１６－５０年。具备下列条件之一者应列入长期性保存档案。
１、户注册资金１０万元以上或是当地户均注册资金２０倍以上的个体工商户；
２、年营业额或收入连续三年超过２０万元或达到当地同行业年户均营业额３０倍以上的个体工商户；
３、县级以上党代表大会的代表、人大代表、政协委员和社会团体的委员或连续三年受县级以上单位表彰的先进人物；
４、工商行政管理机关和档案管理机关认为应长期保存的档案。
（三）除永久、长期保存的档案外，均为短期保存档案。短期档案保存期在１５年内。
第十七条 短期档案的保存、商确定。
第十八条 销毁档案时，要有登记目录。登记目录作为永久保存的档案予以保管。
销毁档案要依照档案管理部门的有关规定执行。第十九条 档案管理人员对档案的建立、移交和销毁情况按进行统计。
第二十条 各省、自治区、直辖市工商行政管理机关可根据本办法制定实施办法。第二十一条 本办法自发布之日起施行。
发布部门：国家工商行政管理总局0月29日(中央法规
销毁时间，由县级工商行政管理机关与县级档案管理机关协
发布日期：)
附则
一九九０年十月二十九日1990年1029日
年1
第六章
月实施日期：1990
第三篇：公司档案管理标准
档案管理标准
为合理、有效地收集、整理公司各项经营管理过程中所形成的档案，并有效地保存、利用档案，使之服务于公司各项经营管理工作，特制订本标准。1 范围
本标准规定了公司各项经营管理档案的形成、归档保存、利用，以及检查考核等内容。本标准适用于*****有限公司。2 规范性引用文件
无 3 定义
档案：指公司经营管理活动中需分类保存的文件和材料。4 管理职责
4.1 档案室是公司档案的归口管理部门，其职责是：
a)负责档案的分类、编目、鉴定、保密等工作。
b)负责档案的收集、保管、销毁及相关部门查询借阅登记管理工作。c)向集团公司办公室上报需由集团公司备案、保存的相关档案。d)接受集团公司档案管理部门的指导、检查。
4.2 其他各部门负责公司经营管理过程中涉及本部门的档案的收集、整理与及时归档，接受档案管理部门的指导、检查。
4.3 档案管理员应严格遵守保密规则，不得泄露档案内容及严格按规定办理档案归档、保存、查询、借阅登记等管理工作，档案管理员工作有变动时，必须办好移交手续。5 管理内容与要求 5.1 档案的种类及收集 5.1.1 经营管理方面
a)公司成立的各种资料：公司申请注册有关资料、公司章程、公司发展变更资料、验资审计报告、公司高层管理机构人员名单（董事会、监事会、法人代表）等； b)公司主要经营性证件：公司组织机构代码证、法人代表证、公司营业执照正副本、开户许可证、税务登记证（国地税正副本）、统计登记证等经营许可证及土地、房屋所有权、使用权证、专利权证、商标权证等；
c)公司其他各种经营性资料：董事会决议、股东会决议、董事监事会议纪要、公司申报项目资料、公司财产保险单证、车辆资料（保险、年检、牌照等）及公司级会议纪要、各种合作项目、验资报告、财务审计报告、各类红头文件及对公司发展具有重大改变的历史性资料、图片等等；
d)各级地方政府部门下发的各类红头文件、通知及颁发的各种奖杯（状、牌、章）。5.1.2 人力资源管理方面
a)应聘的相关资料：包括员工招聘登记表、个人简历表、学历证书复印件、专业资格证书复印件、身份证复印件等；
b)与公司的各种协议：劳动合同、竞业限制协议、委外培训协议、劳动合同解除协议等其他合同协议；
c)日常工作中产生的资料、证件：新员工试用期工作鉴定表、养老保险手册、养老转正鉴定表、奖励或处分通告、任免或调动通知、辞职报告、离厂确认单、人事户口代办资料及养老保险等福利证件、岗位竞聘资料、绩效考评资料等；
d)教育培训资料：包括公司自行组织的员工教育培训计划、资料和技术教材、考核结果及由公司委派专人参加的社会性培训的邀请函、领导批文、教材、取得的培训证书复印件等。5.1.3 财务管理方面
财务管理方面包括：财务管理中的各种账册、报表、凭证、公司方针目标管理协议、公司的股权证和国家或各级地方政府部门下发的财务管理方面政策及各种物资库存保管形成的文件资料等。5.1.4 技术质量方面
a)各种对外签订的技术项目合作协议、合同及相关的技术资料、标准化信息资料等；
b)各种产品、项目的设计、试制的图样（包括外来图样）、产品标准和设计、工艺等技术性文件； c)各种原材料、半成品、成品的检验资料及产品生产过程中形成的其他技术资料等； d)专利申请、受理及证书等资料。5.1.5 营销管理方面
a)内贸包括：销售合同、供货协议、产品运输招标的资料、顾客财产的资料、各种报表、市场调研资料、客户满意度调查资料、广告宣传和用户服务中所形成的文件资料。
b）外贸包括：单证资料（托单、提单确认件、装箱单、合同、发票、形式发票、报关单等）、客户来访申请表、报价、客户回访、合同等资料。5.1.6 物资采购方面
物资采购方面包括：供方档案、各种物资的采购合同、协议、质保单、保修单、说明书及管理中形成的其他文件资料。5.1.7 设备仪器方面
设备仪器方面包括：各种设备仪器的图样和技术文件，设备仪器安装、调试和验收过程中的所产生的技术性、凭证性文件材料，设备仪器的运行维修记录、设备改进、改装和报废的等文件资料。5.1.8 质量、环境管理体系方面
质量、环境管理体系方面包括：公司质量、环境管理手册和程序文件（ISO9000质量管理体系文件、ISO14001环境管理体系文件、TQM文件）及相关认证证书等文件资料，管理评审资料。5.1.9 基建工程方面
基建工程方面包括：基建工程设计合同、基建工程施工图、工程预算表、工程承包合同、工程主要材料质保单、工程主要项目施工记录、水电安装图、工程竣工图、工程竣工验收记录、工程决算表等文件资料。
5.1.10 外来文件方面
包括各种法律、法规，外来标准及各种参考资料、书籍。
5.1.11 其他应列入档案管理的资料由相关部门业务主办人员负责收集、整理。5.2 档案的归档
5.2.1 档案的保管部门及归档时间
5.2.1.1 经营管理方面形成的档案，都应在档案形成后的15天内由负责收集、整理的责任人归入公司档案室管理，以下档案同时应报集团公司档案室管理。(上报集团公司的资料应由集团公司档案管理员签收后返回收单存档)a)公司成立的各种资料（复印件）； b)公司主要经营性证件（复印件）；
c)公司的董事会决议、股东会决议、公司申报项目资料（复印件）。
5.2.1.2人力资源管理方面形成的档案，除员工培训计划、资料、技术教材及由公司委派专人参加的社会性培训的邀请函、领导批文、教材、取得的培训证书复印件由人力资源管理部门负责保存外，其他档案都应在档案形成后的7天内由负责收集、整理的责任人归入档案室管理。公司高管、人力资源管理部门负责人、办公室负责人、人事管理人员、档案管理员的劳动合同、补充合同（原件）等档案同时归入集团公司档案室管理。
5.2.1.3 财务管理方面形成的档案，由财务部门负责按本标准相关规定专柜、专人保存，不归入档案室管理，以下档案同时归入集团公司财务审计本部管理：
a)公司方针目标管理协议资料（原件一份）； b)公司股权证（复印件，同时再复印档案室留存）。
5.2.1.4 技术质量方面形成的档案，要求在档案形成后的20天内由负责收集、整理的责任人归入公司档案室管理，属质量检验性质的档案由品质管理部门负责按本标准相关规定保存，不归入档案室管理。5.2.1.5营销管理方面形成的档案，除营销有关的合同、协议，顾客财产资料、每期印刷的产品样本、外贸报价、单证资料应在档案形成后的次月统一由负责收集、整理的责任人归入公司档案室管理外（营销部门、财务部门留存复印件），其他的档案由营销管理部门负责按本标准相关规定保存，不归入档案室管理。5.2.1.6物资采购方面形成的档案，除供方档案、资本性支出物品的采购合同、协议、质保单、保修单、说明书应在档案形成后的次月统一由负责收集、整理的责任人归入公司档案室管理外（资材课留存复印，），其他的档案由采购管理部门负责按本标准相关规定保存，不归入档案室管理。
5.2.1.7 设备仪器方面形成的档案，除设备仪器的运行日常维修记录由设备维修部门负责按本标准相关规定保存不归入档案室管理外，其他的档案都应在档案形成后的15天内由负责收集、整理的责任人归入公司档案室管理，进口设备或其他重大设备、流水线的随机资料（复印件）等档案同时应归入集团公司档案室管理。
5.2.1.8 质量环境管理体系方面形成的档案，除各种认证证书、手册、程序文件应在形成后的7日内由负责收集、整理的责任人归入公司档案室管理外，其他档案由体系管理归口部门负责按本标准相关规定保存，不归入档案室管理。
5.2.1.9 基建方面形成的档案，应在形成后的7日内由负责收集、整理的责任人归入公司档案室管理。5.2.1.10 外来文件由相关责任人负责收集后直接交档案室存档。5.2.2 归档档案的基本要求
a)必须准确反映档案记载的各项活动的真实内容和历史过程； b)必须层次分明，符合其形成规律；
c)归档档案的正式文件、底稿、领导签批意见、附件等必须齐全； d)必须整洁整齐、编制流水页码；
e)归档档案一般用碳素墨水、蓝黑墨水书写、签批，不得用铅笔、圆珠笔、红墨水书写、签批； f)归档档案必须拆除金属装订物。5.2.3 档案归档手续及鉴定
5.2.3.1 所有档案归档，需由负责收集、整理档案的主办人员填写QG/HX19.03表1《部门归档资料台帐》（图样归档按公司相关技术文件管理规定办理），经部门主管审批后交档案管理员签收。各部门主管应经常督促本部门负责收集、整理的档案及时办理归档。
5.2.3.2 各部门归档资料台帐由档案室统一制订，指定专人负责保管，所有部门归档资料应统一登记在该台帐上，如发现本台帐以外的资料丢失，由该部门自己负责。该台帐应妥善保管，如有丢失或损坏，将对台帐保管人按工作质量进行考核。
5.2.3.3 档案管理员接收归档档案时，必须认真验收归档档案的完整性、整套性及与审查归档申请表手续等方面的一致性。
a)对符合归档要求的办理归档手续；
b)不符合归档要求的应说明原因后，退交负责收集、归档的主办人员重新收集、归档。5.3 档案的标识
5.3.1 档案立卷：为便于档案的保管和查找利用，保持档案内各资料之间的历史联系，如：请示与批复、正文与附件等同一事件形成的资料可为一个立卷单位。
5.3.1.1 公司成立的各种资料、其他各种经营性资料及各级地方政府部门下发的各类红头文件、通知等可按公司、档案的时间规律立卷。
5.3.1.2 公司主要经营性证件（见5.1.1 b）款）、各种奖杯（状、牌、章、证）可按时间规律立卷。5.3.1.3 人力资源管理方面的各种资料可按部门、个人分类立卷。5.3.1.4 设备仪器方面的各种资料可按设备编号分类立卷。
5.3.1.5 各类采购、销售合同、协议及相关资料可以按部门、档案的时间规律立卷。
5.3.2 档案编目：按档案的分类不同及不同的立卷单位，档案管理员应根据归档档案编制各分类立卷档案的卷目，填写QG/HX19.03表2《卷内文件目录表》。5.3.3 档案登记：新归档的档案由档案管理员按档案的不同分类、编目进行归档登记于相应的卷目中，并在QG/HX19.03表3《归档档案（分类）台帐》中做好登记。5.4 档案的存放
5.4.1 存放档案必须有专用柜、架，排架方法要科学和便于查找，档案柜、架上应写明内存档案的种类、卷目等明细。
5.4.2 存放档案必须符合防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防霉变和通风避光条件，尽可能选择中高层楼房作为档案室。
5.4.3 技术性图纸底图存放以平放为宜（大幅面的可以卷放）。
5.4.4 对特殊载体档案：如光盘、录像带、录音带、胶片、照片应根据载体的不同特点进行保管，必要时作备份，胶卷应装入专用盒中，并做好编号及图片文字说明。
5.4.5 档案资料总目录应予以共享，并每季度更新一次，方便大家了解档案资料，以提高其利用率。每半年应进行一次库藏档案的全面清理核对，做到帐物相符。5.5 档案的保管期限
5.5.1 日历年概念：除档案归档的当外，应保管的一个完整的数，如规定档案保管期为一个日历年，若档案为2000年10月1日建立，则该档案必须保留2001年一个完整后于2002年1月1日以后方可销毁。使用日历年概念，以便于档案保管期满后可统一销毁。
5.5.2 档案保管期限分永久性、长期、中期、短期四种：永久性保管为档案跟随企业永续经营，长期保管为10个日历年、中期保管为5个日历年，短期保管为2个日历年以下。5.5.3 永久性保管的档案有如下：
a)公司成立的各种资料（见5.1.1a款）； b)公司主要经营性证件（见5.1.1b款）； c)公司董事会决议、股东会决议、董事监事会议纪要、； d)公司在职、非在职员工档案； e)公司股权证；
f)新产品开发档案、技术文件底图、技术更改记录 g)产品企业标准。5.5.4 长期保管的档案有如下：
a)各种奖杯（状、牌、章）； b)公司红头文件； c)公司申报项目资料；
d)与公司有关的各级地方政府部门下发的各类红头文件、通知； e)车辆牌照资料（车辆报废1个日历年后，可销毁）；
f)设备仪器方面各种资料，含设备仪器的采购合同、协议、质保单、保修单（该设备报废1个日历年后，可销毁）； g)用户服务中所形成的文件资料(保管至该用户撤消或项目设备报废2个日历年后，档案可销毁）； h)质量环境管理体系相关认证证书。5.5.5 中期保管的档案有如下：
a)车辆资料（保险、年检等）； b)各种合作项目合同协议；
c)质量环境管理体系方面的各种体系文件依时间推移不断更新。5.5.6 短期保管的档案有如下：
a)公司财产保险单证（按保险期，到期1个日历年后，可销毁）； b)各种采购合同协议； c)公司级会议纪要；
d)除5.5.4 b)款中规定外的各级地方政府部门下发的各类红头文件、通知； d)成品的检验资料；
e)技术项目合作协议、产品设计、试制、工艺等技术开发文件合同； e)销售合同、供货协议； f)其他各种技术资料。
5.5.7 财务管理方面：财务管理档案的保存期限按国家有关规定执行。5.5.8 对确认保管期限有疑问的档案，档案管理员应请示部门主管确定，若也无法确定，可请示总经理。
5.6 档案的利用，详见QG/HX19.03 附录A《档案借阅、复印规定》 5.7 档案的编目分类，详见QG/HX19.03附录B《档案分类编号方法》 5.8 档案的销毁
5.8.1 档案销毁按日历年原则实施，每年元月初由档案管理员负责依上第四季度进行的库藏档案的全面清理核对情况及档案保管到期情况报部门主管。5.8.2 档案销毁审批、实施
5.8.2.1 凡因过期、更改过多、换版或污损等原因作废的管理文件，在文件封面加盖“作废文件”红印章，销毁时由档案室填写QG/HX19.03表4《文件销毁清单》，经部门主管审核，管理者代表批准后销毁。
5.8.2.2 凡因更改过多、换版等原因作废的技术文件由档案室保管，定期列出清单报技术部门主管审核，主管经理批准后销毁。作废底图应永久保存不作销毁处理。5.8.2.3 文件销毁时应由档案管理部门派人监督。
5.8.2.4 若因法律需要、具有保留和参考价值、历史状况追溯（适用于产品）等原因要保留作废文件的，应在文件盖“作废留存”红印章长期保存。6 检查与考核
本标准由人力资源部门组织各部门实施，由品保部会同办公室检查与考核。7 附录附表
QG/HX19.03附录A 档案借阅、复印规定 QG/HX19.03附录B 档案分类编号方法 QG/HX19.03表1 部门归档资料台帐 QG/HX19.03表2 卷内文件目录表 QG/HX19.03表3 归档档案（分类）台帐 QG/HX19.03表4 文件销毁清单 QG/HX19.03表5 档案借阅、复印登记表
本标准由人力资源部门归口并解释。
第四篇：文书档案管理标准
江苏汇利镀锌钢管股份有限公司管理制度
文书档案管理标准（草稿）
1． 主管部门及领导
文书档案室归公司办公室主管，受分管领导、公司办公室主任的直接领导。
2． 归档文件
本公司在其职能活动中形成的、办理完毕的、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
2．1 归档文件整理
将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
3.整理原则
遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
4.质量要求
4．1 归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修改，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。
4.2 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
5.整理方法 5.1 装订
归档文件应按件装订。已成册不易拆钉的可维持原样。保管期限为短 期的归档文件，可保持原貌。
5.2 分类
归档文件采用-机构（问题）-保管期限的方法进行分类，并应保持分类方案的稳定。
5.2.1 将文件按其形成分类。跨的文件，统一按文件的签发日期判定所属；跨办理的文件归入结束年；几份文件作为一件时，“件”的日期以装订时排在前面的文件落款日期为准。
5.3 排列
归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
5.4 编号
归档文件应按分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章，并填写相关内容。归档章的印迹颜色为红色，填写归档章时应使用符合档案保护要求的字迹材料。
5.5 编目
归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。5.5.1 归档文件应逐件编目。来文与复文为一件时。只对复文进行 编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。
5.5.2 归档文件目录用纸尺寸采用国际标准A4型。
5.5.3 归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面设置全宗名称、、保管期限、机构（问题）等项目。
5.6 装盒
将同一保管期限、同一机构（问题）的归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并逐项填写档案盒封面、盒脊项目（馆编件号、盒号暂不填写）。
5.6.1 档案盒封面应标明全宗名称。在脊背须设置全宗号、、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。盒号即档案盒的排列顺序号,进馆前可编号（用铅笔），也可不编号。
5.6.2 备考表
备考表放在盒内文件材料之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。
5.7 排架
不同保管期限的档案分别排架。6.管理要求
6.1严格执行岗位责任制，做到收集及时，分类合理，保管妥善。6.2配合有关部门，积极做好档案的利用工作。6.3台帐清楚，条理分明，帐物相符。
6.4做好文书档案资料的防火、防潮、防蛀、防盗等安全保护工作。7.借阅
7.1凡借阅档案，外单位需持单位介绍信，并注明借阅者姓名、职务及借阅目的、内容等；本单位需借阅者应进行登记，并填写档案利用效果单，重要档案需经公司办公室主任或总经理批准方可借阅。
7.2 借阅方式，原则上就地借阅。不得翻阅其它无关文件资料，不准在文件上圈划、涂改或增删内容，更不准复制或者抽出文件。
7.3 如因特殊情况需外借者，需经公司办公室主任或总经理批准，但时间不得超过三天，借阅人要绝对保密，不准扩大传阅范围，严防失密、泄密的事故发生。
8.销毁
8.1 凡多余、重复、无保存价值的文件，要列出清单，经有关分管领导鉴定审批后方可销毁，不准任意私自销毁或当废纸卖出。
8.2 销毁资料文件时，要指定专人监销，以防失密。销毁后，销毁人和监销人都要在销毁清单上签字。
2009年12月10日
第五篇：个人信用档案管理标准
E-315:9000国际信用管理体系
个人信用档案管理标准
第一章 总则
第一条 为了帮助个人树立信用和积累信用资产，帮助诚信个人发展，促进社会诚信，降低交易成本，国际信用标准化组织[E-315]（以下简称组织），根据国际通行的民法精神和国际惯例，制定本标准。
第二条 个人信用档案的管理，适用本标准。
第三条 个人信用档案的管理遵循客观、公正、保密的原则。
第四条 本标准所称建档人，是指个人信用档案的被记录人，如：对于张三的个人信用档案，张三就是该个人信用档案的建档人。
第五条 个人信用档案建立后，组织将同时按照《E-315:9000国际信用管理体系个人信用级别评定标准》，为建档人评定个人信用级别。
第二章 个人信用档案的建立与内容
第六条 个人信用档案的建立：
1.组织在信用工作中，对于发现的个人信用信息进行分类整理，按身份证号码或其它个人身份识别唯一码建立信用档案。
2.组织根据各类组织的委托，并经建档人同意，为建档人建立个人信用档案。委托建立信用档案的各类组织，应提供：
①建档人同意建立信用档案的书面证明或建档人签名的《个人信用档案登记申请表》、个人两寸以上彩色照片；
②建档人的身份证资料。
委托建立信用档案的各类组织对上述资料的真实性负责。委托建立信用档案的各类组织可以委托E-315:9000国际信用机构对上述资料进行调查认证，调查后上述资料的真实性，由该信用机构负责。
3.组织根据建档人的申请，为其建立个人信用档案。
建档人应提供：
①建档人签名的《个人信用档案登记申请表》、个人两寸以上彩色照片；
②建档人的身份证资料；
③建档人要求记入信用档案的其它资料及证明；
建档人应对上述资料的真实性负责。为了提高自身可信度，建档人可以委托E-315:9000国际信用机构对上述资料进行调查认证，调查后上述资料的真实性，由该信用机构负责。
第七条 个人信用档案中可包括以下信息内容：
1.个人身份证明信息：身份证号码、户口所在地、常住地址、可能的联系方式、个人两寸以上彩色照片；
2.教育经历：受教育情况、取得社会资格证书情况、专业培训经历等；
3.工作履历：工作简历和工作情况；
4.荣誉记录：受到的各类社会荣誉。
5.信用不良记录，包括：
①职业不良记录；
②银行信用记录：在银行或其信用机构的不良信用记录；
③受国家部门的处罚记录；
④消费信用记录：采用分期付款购买商品或其它信用工具的不良记录情况；
⑤其它不良记录。
6.或有事项记录：对于来源未确定和没有证明材料的信用信息，记录为或有事项。
7.信用积分，信用积分分为时间积分和奖惩积分，时间积分是从建立档案第二日起，每日增加一分；奖惩积分是按体系相关标准规定的奖励分或罚扣分。
第八条 第七条第7款所称奖惩积分的计算标准如下：
1.被有效地内部投诉一次扣1分，被有效地公开投诉一次扣2分；
2.被永久曝光一次扣360分，曝光后积极补救的扣180分，积极补救后对方没有受实质损失的扣100分；
3.实施了骗取信用积分、滥用异议权、滥用直接曝光权等严重失信行为，扣1000分；
4.体系其它标准规定的积分计算方法。
第九条 个人信用档案信用信息的来源：
1.建档人的提供；
2.建档人雇主的提供；
3.金融机构、商业机构等其他利益关系人的提供；
4.国家机关的公告；
5.媒体的公开报导；
6.其它合法的来源。
第十条 除或有事项外，个人信用档案的记录必须凭相应的证明，并经信用执业人员的形式审核（审核证明来源的真实性）。利益关系人应对其所提供的信用信息的真实性负责。
第三章 个人信用监督卡
第十一条 建档人为了提高自身可信度，可以申请使用组织签署的个人信用监督卡，但应符合以下条件：
1.身份证件或学历证件经E-315:9000信用机构调查核实，是真实的；
2.有明确的承诺和315条款。
第十二条 个人信用监督卡的主要内容包括：
1.建档人对某种事项的诚信承诺；
2.如果建档人失信违约，建档人的利益关系人的投诉办法；
3.违反承诺的责任。
第四章 个人信用档案的查证、查询与异议
第十三条 任何人均可凭建档人的身份证号码通过 *****网（注：组织指定信用服务平台）个人信用档案查证栏目，查证建档人是否真正建立了个人信用档案、个人信用级别、信用积分。
第十四条 个人信用档案的查询须同时满足以下三个条件：
1.向建档人说明查询信用档案的用途；
2.经建档人同意；
3.承诺不将查询到的信用档案用作其它用途。
第十五条 个人信用档案的查询方法：
1.查询人凭其证明资料（单位营业执照和经办人身份证、介绍信）、信用档案建档人的身份证、书面同意书（应注明查询的用途），到组织或组织授权的信用机构查询。
2.由建档人或建档人授权查询人，在*****网（注：组织指定信用服务平台）个人信用档案查询栏目凭个人身份证号和查询密码进行查询。
第十六条 建档人对个人信用档案中的信用信息有异议的，可以按《E-315:9000国际信用管理体系争议信息处理标准》处理。
第五章 违约责任
第十七条 建档人、委托为建档人建立个人信用档案的各类组织提供虚假证明材料的，由其承担一切法律责任，存在故意或重大过失的，属于严重失信行为，将被永久曝光或联合曝光。
第十八条 建档人在信用信息异议中弄虚作假的，属于严重失信行为，将被永久曝光或联合曝光。
第十九条 建档人的利益关系人提供虚假投诉材料的，由其承担一切法律责任，存在故意或重大过失的，属于严重失信行为，将被永久曝光或联合曝光。
第二十条 信用工作人员在审核、调查、记录、查询个人信用信息的过程中，发生失误的，给予公告批评或禁业一至五年的处分，存在弄虚作假或重大过失的，取消信用执业人员证书并终生禁业。
第二十一条 个人信用档案的查询人，伪造证明资料进行查询的，或将个人信用档案用于非法事件的，或将个人信用档案用于没有经过建档人同意的用途的，属于严重失信行为，将承担一切由此引起的法律责任，并将被永久曝光或联合曝光。
第二十二条 持有个人信用监督卡的建档人，出现了违约、失信行为，按其承诺的315条款承担责任。
第六章 附则
第二十三条 本标准自发布之日起施行。
第二十四条 本标准涉及术语的定义见《E-315:9000国际信用管理体系国际信用行业术语》。
第二十五条 本标准会被修订，使用本标准的各方应充分注意本标准的修订，并使用本标准的最新版本。第二十六条 本标准由国际信用标准化组织[E-315]负责解释。
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