员工档案管理标准（推荐阅读）

第一篇：员工档案管理标准

员工档案管理标准 范围

本标准规定了人事档案管理职能、管理内容和要求及检查与考核。本标准适用于公司人事档案管理工作。2 引用标准

《中华人民共和国档案法》 《中华人民共和国保密性》 《干部档案工作条例》 3 管理职能

3.1 人事档案管理工作，在总经理领导下，由人力资源部具体实施，明确专人负责。3.2职责

3.2.1总经理负责领导全公司人事档案管理工作，组织贯彻党和国 家有关人事档案管理的方针、政策、法规、条例和纪律。

3.2.2人力资源部在总经理的领导下，执行上级有关人事档案管理政策规定，负责人事档案的收集、鉴别、整理和保管；办理人事档案的查阅、借用和传递；做好人事档案管理的安全工作。3.3 权限

3.3.1 总经理有权决定人事档案专责人员的任免，有权了解、检查、指导、考核人事档案管理工作。

3.3.2 人力资源部有权按员工管理权限管理全公司人事档案，有权了解档案具体工作和存在的问题，提出任务要求。

3.3.3 人事档案专责人必须保守档案秘密，有权拒绝不按规定进行借用、查阅人事档案。4 管理内容及要求

4.1 档案管理

4.1.1 人事档案由人力资源部统一管理，并设专人管理档案。

4.1.2 任何人不得保管自己的档案，也不得私自保管他人的档案材料。4.1.3 管档范围

4.1.3.1 本公司一般干部档案。

4.1.3.2 本公司工人（包括退休，去世和劳动合同制工人）的档案。4.1.3.3 流动人员的档案。4.1.4 登记与检查

4.1.4.1 所保管的人事档案，要逐人详细登记编号，新建和转递人的档案要在十天内登记、编号、整理完善后归档保管，做到准确、实用、排列有序、查找方便、提供迅速。

4.1.4.2 定期对所管档案进行检查、核实，每半年核对一次档案数量，每年全面检查分析一次，对所缺材料要查明原因，与有关部门联系，及时补充，对不应存档的材料及时清理。4.1.5 保护

4.1.5.1 人事部门应设专门档案室保管档案，并设有整理、查阅、接待场所，场所要利于保密。

4.1.5.2 档案要存放于铁制保险柜中。

4.1.5.3 档案室要完备各项安全防范措施，保证档案的防火、防盗、防晒、防潮、防尘、防蛀。4.2 档案的利用 4.2.1 利用范围

4.2.1.1 凡涉及员工本人入党、入团、出国、考察、审查、职位任免、工作调动、离退休、组织处理、福利待遇、婚丧等，需要了解情况时，可以提供本人档案。

4.2.1.2 凡因编写党史、人物传记、地方志、史志要了解当事人的经历和社会实践情况，与他人案件密切关系，而当事人因病重不能口述、书定或死亡的，可提供档案中履历和自传部分。

4.2.1.3 公安、保卫、纪检、监察等部门因业务需要，了解职工有关情况时，可提供有关部分。

4.2.1.4 其它特殊情况。

4.2.2 对子女及其它亲属的政审不能直接用档案。4.2.3 利用方式 4.2.3.1 查阅

4.2.3.1.1 查阅人事档案，应由二人进行。

4.2.3.1.2 人事部门应视查阅用途，确定是否提供人事档案或提供有关材料。4.2.3.1.3 上级主管部门（或领导）需查阅档案，人事部门予以提供。

4.2.3.1.4 查阅档案，必须在人事部门指定的地点进行，不得拿出或带到其它地点。4.2.3.2 借阅

4.2.3.2.1 人事档案一般不外借，特殊情况下需要阅借，必须陈述理由，经人事部门负责人批准，填写“档案借阅单”后方能借阅。

4.2.3.2.2 上级主管部门（或领导）需要借阅档案，人事部门予以提供。

4.2.3.2.3 借用档案要在二周内归还，到期可续借，逾期不归还的人事部门要催要，借阅人不得将档案私自转借。

4.2.4 人事部门对档案的利用应登记并完备审批、借阅手续。

4.2.5 档案管理人员应对利用完毕的档案，认真进行核对，予以注明，无误后方可归档。4.2.6 对利用档案人员的要求

4.2.6.1 利用者必须是中共党员，并携带本人身份证，工作证及介绍信。4.2.6.2 利用者不能查阅本人及其亲属的档案。

4.2.6.3 利用者必须爱护档案，注意档案的清洁，不得随意拆散档案，或在档案上勾、抹、涂、画、折角、叠页等，不得私自装人或撤出材料，不得从档案中抽换材料，不得随便公开议论 和摘抄，复制档案内容。

4.2.6.4 借用档案有妥善保管，严格保密，不得转借。4.3 调查证明材料

4.3.1 外单位要索取人事调查证明材料，应有市及以上机关的组织、人事等部门的“调查证明材料介绍信”或“函调证明材料信”，人事部门根据调查证明内容提供文字材料。4.3.2调查证明材料的信、函不能直接利用档案。

4.3.3 人事档案主要反映本人情况，不直接证明其他人情况，人事部门一般不负责提供其他证明材料，如确属特殊情况，可引述有关内容注明抄自人事档案，不加任何注释。4.4 档案转递。4.4.1 转递原因

4.4.1.1 转递档案原因。4.4.1.1.1 职工调出本公司

4.4.1.1.2 干部职工变动、任免改变了主管、协管单位。4.4.1.1.3 职工刑满释放异地安置或到其它单位工作。4.4.1.2 转递档案材料原因

4.4.1.2.1 需要补充进入档案材料

4.4.1.1.2 经鉴别应由上级或外单位保存的材料。4.4.1.2.3 经鉴别应由上级或外单位复查的材料。

4.4.1.2.4 经鉴别应退回单位补办手续或重新制作的材料。4.4.2 转递方式

4.4.2.1 档案及档案材料必须通过机要交通转递或者由组织，人事部门派专人送取。4.4.3 转递手续 4.4.3.1 转出

4.4.3.1.1 转出人事档案或档案材料应填写《人事档案材料转递通知单》与档案或档案材料一起发出。

4.4.3.1.2 成批转出时应编制《人事档案材料移交清单》与档案或档案材料一并发出。4.4.3.1.3 转出时必须在档案登记册上进行登记并注明转出时间、数量、单位、转递通知单的发文号，以备考查。4.4.3.2 转入

4.4.3.2.1 对转入的人事档案或档案材料，人事部门应按《档案材料转递通知单》或《移交清单》逐一检查清点，核对无误后盖章签字，及时将回 执退回转出单位。4.4.3.2.2 接收档案后，要及时登记归档。

4.4.3.2.3 无论转出、转入，人事部门都应将转递手续妥善保存，以备考查。5 检查与考核

5.1 检查与考核的部门及负责人 执行部门：人力资源部 负责人：：人力资源部主任

5.2 检查与考核的程序、内容、时间和方法

根据本标准所规定的管理内容与要求，分别进行季、年的检查与考核，阶段性工作完成后，专题汇报，日常工作每月由科长自查，分管领导不定期抽查，并接受上级和地方业务主管部门检查，5.3 奖惩细则

按公司现行经济责任制考核挂钩。

第二篇：0207员工劳动合同和档案管理标准（范文模版）

河南纪元劳务工程有限公司 企业标准

员工劳动合同和档案管理标准

编号：Q/JY B 0207—2011 标准起草人: 张良然 归口部门: 综合部 批准人:张国良

本标准根据《企业标准编制修订标准》（Q/JY B 0101—2011）的要求编写，为第2次修改。

本标准至发布之日起生效，即日执行。

标准执行遵循新标准替代旧标准原则,新标准发布执行的同时，原标准《员工劳动合同和档案管理标准》（Q/JY B0108-2008）自动失效。

发布单位:综合部 发布时间: 2011年6月1日

河南纪元劳务工程有限公司 企业标准

员工劳动合同和档案管理标准

Q/JY B 0207— 2011

目的

为贯彻国家和郑州市的人才、劳动合同管理规定，科学、规范管理本公司聘用员工的劳动合同和档案，特制定本标准。2 范围

本标准规定了员工的劳动合同和内部档案管理的职责、方法和要求。本标准适用于员工的劳动合同和内部档案的管理。3 职责

3.1 公司总经理代表公司与员工本人签订和续签劳动合同、负责批准员工的调入、调出及处罚；负责根据公司经营生产的状况及对员工的考核结果审定和批准员工的报酬和奖罚。

3.2 综合部负责公司员工的劳动合同、人事档案、培训的管理；负责建立“员工内部档案”，并保管和组织审验各类人员资格证书、上岗证。4 标准要求 4.1 劳动合同

4.1.1 公司员工实行“劳动合同制”管理，凡与公司签订劳动合同的员工，享受通过为企业提供劳动、工作或服务获得相应的劳动报酬。4.1.2 公司各类员工的劳动合同期限如下

1）公司总经理、副总经理与公司签订五年以上的劳动合同;2）公司部门经理、项目经理、各类专业人员与公司签订三年以上的劳动合同；

3）公司一般管理人员、服务人员与公司签订两年以上的劳动合同； 4）公司招聘的大中专院校毕业生与公司签订两年以上的劳动合同。4.1.3 公司自社会招聘的各类人员，试用满后，填报“员工转正鉴定审批表”经公司考核，符合公司录用条件者，公司与其签订两年以上劳动合同；工作满两年后，可按“4.1.2”条规定的期限，续签新的劳动合同。

4.1.4 员工首次与公司签订劳动和同时，应书面声明无单位或已与原单位依法解除劳动合同关系。

4.1.5 员工提出解除劳动合同，在未得到批准和办完解除劳动合同手续前应坚持本岗位工作，不得在外应聘、兼职和就业。

4.1.4 劳动合同的签订、续签、解除、终止等按国家、郑州市相关规定执行。员工与公司签订劳动合同后，为个人档案的转移、保存提供积极配合。4.2.员工档案管理

4.2.1 员工人事档案管理

4.2.1.1 公司为员工办理集体内部人事档案。

4.2.1.2 公司为符合规定条件的员工办理职称评定、晋级及相关手续。4.2.2 员工内部档案管理

4.2.2.1 员工“内部档案”管理的内容

员工登记表、员工应聘登记表、劳动合同、培训协议、培训记录、本人岗位证书的复印件、本人工作总结、个人表现记录、考核及鉴定记录、对该员工的奖励、处罚记录等。

4.2.2.2 员工“内部档案”的管理

进入公司工作员工均具有唯一编号的员工“内部档案”袋。由档案管理员将档案袋内保存的材料一一登记在“卷内目录”上。

从“内部档案”存入或取出考核及鉴定记录、个人表现记录、对该员工的奖励和处罚记录等，须经过该员工所在部门经理审定。

4.2.2.3 员工在工作期间的良好突出表现或不良言行都将记录进本人的“内部档案”。员工“内部档案”记载的内容作为员工晋升、奖励、加薪或辞退、处分的依据。

4.2.2.4员工“内部档案”保存期限为:在职员工“内部档案”长期保存;本人调离公司满一年，经批准后方可销毁调离员工的“内部档案”。

4.3 公司保管的个人培训合格证、上岗证、毕业证书等证件原件一般不外借。如有必要借用证件原件时，由部门主管签字批准综合部办理外借，且每次不可借用同一人的一个以上的证件。公司经营工作需要时除外。4.4 员工违约管理

4.5.1 公司员工违反公司企业标准、管理制度的，按劳动合同的约定条款执行。4.5.2 公司员工本人如需提前解除劳动合同，须提前一个月以上递交书面报告，经公司总经理批准后，届时方可办理相关手续。

4.5.3 公司员工本人要求提前解除劳动合同的，必须向公司退还在公司期间培训、学习等报销费用、晋升学历、职称享受奖励的全额、及劳动合同约定的违约金，并按规定办理离职交接手续后，方可从公司取走本人相关证件的原件。4.5.4 公司员工采取“不辞而别”等不正当的手段，擅自离开公司者，公司视为自动离职，其后果由本人自行承担。

附表：

1、QR-018 员工转正鉴定审批表

第三篇：员工档案管理

员工档案管理办法

第一条 档案工作任务

1 保管员工档案； 2收集、鉴别和整理员工档案材料； 3

办理员工档案的查阅、借用和转递； 4通过档案熟悉员工，为人事工作提供情况； 5逐步实现员工档案管理工作的科学化和现代化。

第二条 档案材料内容： 1履历表； 2自传； 3鉴定； 4考核材料； 5政治历史问题的审查及甄别、复查材料； 6参加党、团材料； 7奖励及先进事迹材料； 8处分、取消处分材料； 9招聘、转正定级、吸收录用审批表、任免报告表、考评技术资格、学位审批表、出国人员审批表、调整工资审批表、离休退休、辞职审批表等； 10其他可供组织上参考的材料，如员工个人写的思想、工作、学习总结、检查等。形成以上档案材料的部门和职能人员应及时将完备的材料转交档案室存档。第三条 档案的管理

员工档案按照管理(任免)权限实行分级管理。1正、副总监以上领导档案，报送总公司人事部。2物业管理有限公司部门经理以下员工档案，由各单位人事部门自行管理。3根据人事回避原则，档案管理人员的档案由人事部领导直接保管。4出国(境)不归及死亡员工档案仍按上述分工管理。5员工辞职、自动离职、开除公职、降名及解除劳动合同后，档案管理人员于15日内将其档案转至户口所在地的街道办事处保管。把物业管理站点加入收藏夹

第四条 档案材料的收集和归档

1人事档案管理人员要根据档案管理规定，通过有关部门收集入档材料。有关部门应积极配合，档案管理人员对归档材料应及时归档。

2凡归档材料，均应认真鉴别，材料应详实、完整，用钢笔或毛笔誊写(不得用圆珠笔、铅笔等书写)，并经组织审查盖章或本人签字后生效，否则不得归档。3员工档案必须分类明确，编排有序、目录清楚、装订整齐。

第五条 档案的保管

1员工档案由人事部门设专人保管，档案管理人员必须是中共正式党员。来源：考试大

2员工档案应存入保险柜。档案室必须坚固适用，有防盗、防火、防潮等安全措施。3对保管的档案要逐一登记造册、编号，每年检查一次，发现缺少，及时查找。4档案移交要填写移交清单，交接双方应共同清点并签字留据。

5严禁任何人私自保存他人的档案材料，对造成泄密或其他后果的，视情节轻重，给予严肃处理。

6逐步实现档案管理工作的科学化、现代化。第六条 档案的查阅和借用考试大论坛 1外单位前来查阅员工档案须凭党组织或人事部门的介绍信、公检法系统的组织介绍信，并经人事部门领导批准。

2大厦部门领导和党组织、纪检人员查阅员工档案应经人事部门领导批准。3档案管理人员应根据主管领导指示提供有关材料。4员工档案一般不外借，特殊情况，经人事部门领导批准亦可借阅，但必须严格履行登记手续，按期归还。

5私人不得查阅或借用员工本人及其亲属的档案。

6查阅档案必须严格遵守保密制度，严禁涂改、圈划、拆换档案材料，不得向无关人员谈论或泄露档案内容，违犯者将视情节轻重，给予批评教育甚至纪律处分。本文来源:考试大网

第七条 档案的接收与转递来源：考试大

1员工试用期满转正后，应及时到人事档案室办理档案调入手续，档案管理人员接收档案后应及时进行登记，并将档案回执及时退回原单位。

2员工调出或辞职后，档案管理人员要及时办理档案转递手续。3员工档案转递应密封，一般应通过机要交通转递，也可由组织指派专人传送，但不得由员工本人自带。来源：考试大的美女编辑们 4有关职能部门应及时将员工奖励材料、入党团的材料转交档案室存档。

第八条 档案工作人员守则 1认真学习党和国家的劳动人事政策、档案管理规定，不断提高工作水平。2热爱本职工作，忠于职守，刻苦钻研业务，提高业务水平和工作能力，努力为人事工作服务。

3保护档案安全，不得擅自转移、分散和销毁档案。严禁在档案室用火、吸烟或存放易燃、易爆等危险品。来源：考试大

4严格遵守保密制度，不得向他人提供或泄露档案内容，无关人员不得进入档案室。5坚持原则，遵守纪律，严格按照档案工作的各项规章制度办事。

员工档案管理办法

1.目的

为规范公司员工人事档案管理，变静态的员工管理为对员工成长过程的动态跟踪管理，特制定本规章。2 范围

公司针对所有员工的管理工作均应遵照本办法执行。3解释

人事管理档案：指公司为加强对员工的管理，而建立起来的有关员工基本情况的资料以及历次考核与异动等项的资料。4 权责

4．1 全体员工人事管理档案的建立、管理工作由人力资源部人事管理专员负责，各人力资源派驻机构或人员应在其指导下完成所属单位中层及以下员工的人事管理档案的建立、更新工作。

4．2 员工的人事资料由员工所在部门负责收集，并填写《人事（管理）档案资料移交清单》移交人力资源部。

4．3 公司员工的人事管理档案，必须是一级部部长（含）以上的领导在其所属员工晋升、奖惩、异动、了解基本情况时方有权调阅。5 工作内容 5.1人事档案 5.1.1人事档案的调转

5.1.1.1员工可在被公司正式聘用之日起三十天内将人事档案转入公司。5.1.1.2人力资源有义务协助员工办理人事档案调转手续。5.1.2 人事档案的管理人力资源部负责按照国家有关法规和文件的规定,定期对员工的人事档案进行更新、整理。5.2 人事管理档案 5.2.1人事管理档案的建立

5.2.1.1 人事管理档案应在员工到职一周内，由所在部门负责将员工到职后形成的人事资料收集完整，待员工经试用期考核通过，正式录用时将其人事资料移交人力资源部。

5.2.1.2 人力资源部对移交的人事资料要依据《人事管理档案分类目录》进行审核，发现有人事资料不完整的及时向相关单位和人员追索，以确保人事档案的真实与完整。5.2.1.3 对营销人员、送货员、外派财务人员等特殊岗位的人员应收取学历证原件；对外派财务人员还需收取执业资格证、职称证原件；对营销人员及非总部财务人员同时需收取担保文件。

5.2.1.4 收取员工相关证件时，应向对方出具收据（一式二份），一份交对方，一份存入档案袋（盒）查验。

5.2.1.5人事资料收集、归档后，人事管理专员应在档案袋（盒）上详细填写员工姓名及档案资料清单等内容，依档案材料分类目录顺序排列，各类资料以形成时间为序，分类装订，并注明档案资料收集、归档经办人姓名。

5.2.1.6 档案管理员应将档案资料分类存放、严格保管。5.2.2 人事管理档案的健全、更新

5.2.2.1公司员工考核、任免、奖惩、教育培训、薪资调整、职务异动等人事资料一经形成，员工所在部门应及时协助人力资源部整理相关资料。

5.2.2.2员工调任、晋升、降职、免职等人员异动资料归档时,除按资料形成时间顺序排列装订在档案第三类外,同时应在《人员薪资/异动变化记录表》中登记。

5.2.2.3员工薪资变动资料归档时，除按资料形成时间顺序排列装订在档案第五类外，同时在《员工薪资/异动记录表》中登记，如因调任、晋升、降职等人事异动涉及薪资变动时，所归档资料仍放第三类。

5.2.2.4人力资源部人事管理专员在对收集上来的各项人事资料审核无误后，应参照5.2.2.5条款规定交档。

5.2.3人力资源部本着对员工负责的态度，按照人事档案管理的有关规定，定期填写《人事（管理）档案资料移交清单》。

5.2.4 人事管理档案建立后，由人力资源部按照档案管理的有关规定统一保管。

5.3 人事档案及人事管理档案查阅、借阅及复印管理 5.3.1 有下列情形之一时，方可查、借阅人事（管理）档案： a.了解所属员工基本情况； b.员工晋升、降职； c.员工奖惩； d.员工调动。5.3.2查、借阅及复印人事（管理）档案的手续

5.3.2.1查阅人事（管理）档案的手续 a.须查阅人员（管理）档案时，查阅人持所属一级部部长签批的《人事(管理)档案查阅/借阅单》，经人力资源部长签核后，即可到档案室查阅所需的人事资料。b.查阅人事（管理）档案，必须在档案室内完成；不准将有关资料私自带出或复印。

5.3.2.2借阅人事（管理）档案的手续 a.须借阅人员（管理）档案时，借阅人持所属一级部部长签批的《人事(管理)档案查阅/借阅单》，经有核准权限的人员签核后，即可到档案室办理借阅手续。b.人事（管理）档案的借阅期限，一般为十五天，特殊情况可延长至一个月。借阅人必须保证人事资料的安全、完整，不准私自复印或转借他人。c.借阅档案人员应按期交还所借阅之档案，逾期未还者，档案管理人员有责任进行追索。d.归还档案时，档案管理人员应依《人事(管理)档案查阅/借阅单》的记载逐一核对，并检查档案资料的完整性，确认无误后，在《人事(管理)档案查阅/借阅单》备注栏中注明归还日期。

e.因工作需要确需调阅员工人事档案的,由人力资源部负责与(b)联系。

5.3.2.3确因工作需要，要求复印人事资料者，在《人事(管理)档案查阅/借阅单》上标明，必须经人力资源部长核准方可进行。5.3.3人事（管理）档案的借阅及复印者，应注意资料的保密性和安全性。由于不妥善保管造成资料丢失、损坏或不注意保密擅自扩大资料的阅读范围影响者，而对当事人造成损失或不良影响者，责任由其个人承担。

5.4 离职人员档案的处理 5.4.1 退档手续的办理

离职人员持经核准的《离职(调动)交接表》到档案室办理。5.4.2 人事管理专员需将离职人员离职资料归档，按分类目录排放装订，并在档案袋（盒）上注明离职日期和原因。5.5 证件的借用、归还程序

5.5.1因特殊用途需借用人事管理档案中证件者，应提出书面申请，经所属一级部部长或单位负责人批准。

5.5.2证件借出期限最长为二个月。逾期未归还者，按每个证件20元/天计算罚金，罚金从押金中扣除。5.5.3证件的归还

5.5.4档案管理员应详细记录证件借用者的姓名、部门、借用证件名称、借出日期、归还日期等资料，备查。5.6 档案的统计、清点

5.6.1档案管理员应及时将人事信息归档，及时记录，及时录入微机，保证实存档案信息与微机存储信息一致。

5.6.2档案管理员每周一统计上周退档、归档人员清单，每月五日进行月度汇总。5.6.3每年一月份，对档案进行清点。统计上归档数、档案总数、退档总数、在岗人员档案数等数据，并与微机存储数据校对，要求二者一致。5.6.4人事管理档案保存期限：

a.已办理离职手续的员工，其人事管理档案保存期为两年，从《离职(调动)交接表》中核准的日期为依据计算；

b.未办理离职手续但实际已离开公司的人员，其人事管理档案保存期为三年，以当事人所在部门出具的书面报告中标称的离开公司时间为依据开始计算。

5.6.5 每年三月份，对上已超出保存期限的档案统一进行销毁。5.7 本办法自颁布之日起开始执行。6.相关表单

6.1 《人事（管理）档案资料移交清单》 6.2 《人事管理档案分类目录》 6.3 《人员薪资/异动变化记录表》 6.4 《人事(管理)档案查阅/借阅单》

第四篇：公司档案管理标准

档案管理标准

为合理、有效地收集、整理公司各项经营管理过程中所形成的档案，并有效地保存、利用档案，使之服务于公司各项经营管理工作，特制订本标准。1 范围

本标准规定了公司各项经营管理档案的形成、归档保存、利用，以及检查考核等内容。本标准适用于*****有限公司。2 规范性引用文件

无 3 定义

档案：指公司经营管理活动中需分类保存的文件和材料。4 管理职责

4.1 档案室是公司档案的归口管理部门，其职责是：

a)负责档案的分类、编目、鉴定、保密等工作。

b)负责档案的收集、保管、销毁及相关部门查询借阅登记管理工作。c)向集团公司办公室上报需由集团公司备案、保存的相关档案。d)接受集团公司档案管理部门的指导、检查。

4.2 其他各部门负责公司经营管理过程中涉及本部门的档案的收集、整理与及时归档，接受档案管理部门的指导、检查。

4.3 档案管理员应严格遵守保密规则，不得泄露档案内容及严格按规定办理档案归档、保存、查询、借阅登记等管理工作，档案管理员工作有变动时，必须办好移交手续。5 管理内容与要求 5.1 档案的种类及收集 5.1.1 经营管理方面

a)公司成立的各种资料：公司申请注册有关资料、公司章程、公司发展变更资料、验资审计报告、公司高层管理机构人员名单（董事会、监事会、法人代表）等； b)公司主要经营性证件：公司组织机构代码证、法人代表证、公司营业执照正副本、开户许可证、税务登记证（国地税正副本）、统计登记证等经营许可证及土地、房屋所有权、使用权证、专利权证、商标权证等；

c)公司其他各种经营性资料：董事会决议、股东会决议、董事监事会议纪要、公司申报项目资料、公司财产保险单证、车辆资料（保险、年检、牌照等）及公司级会议纪要、各种合作项目、验资报告、财务审计报告、各类红头文件及对公司发展具有重大改变的历史性资料、图片等等；

d)各级地方政府部门下发的各类红头文件、通知及颁发的各种奖杯（状、牌、章）。5.1.2 人力资源管理方面

a)应聘的相关资料：包括员工招聘登记表、个人简历表、学历证书复印件、专业资格证书复印件、身份证复印件等；

b)与公司的各种协议：劳动合同、竞业限制协议、委外培训协议、劳动合同解除协议等其他合同协议；

c)日常工作中产生的资料、证件：新员工试用期工作鉴定表、养老保险手册、养老转正鉴定表、奖励或处分通告、任免或调动通知、辞职报告、离厂确认单、人事户口代办资料及养老保险等福利证件、岗位竞聘资料、绩效考评资料等；

d)教育培训资料：包括公司自行组织的员工教育培训计划、资料和技术教材、考核结果及由公司委派专人参加的社会性培训的邀请函、领导批文、教材、取得的培训证书复印件等。5.1.3 财务管理方面

财务管理方面包括：财务管理中的各种账册、报表、凭证、公司方针目标管理协议、公司的股权证和国家或各级地方政府部门下发的财务管理方面政策及各种物资库存保管形成的文件资料等。5.1.4 技术质量方面

a)各种对外签订的技术项目合作协议、合同及相关的技术资料、标准化信息资料等；

b)各种产品、项目的设计、试制的图样（包括外来图样）、产品标准和设计、工艺等技术性文件； c)各种原材料、半成品、成品的检验资料及产品生产过程中形成的其他技术资料等； d)专利申请、受理及证书等资料。5.1.5 营销管理方面

a)内贸包括：销售合同、供货协议、产品运输招标的资料、顾客财产的资料、各种报表、市场调研资料、客户满意度调查资料、广告宣传和用户服务中所形成的文件资料。

b）外贸包括：单证资料（托单、提单确认件、装箱单、合同、发票、形式发票、报关单等）、客户来访申请表、报价、客户回访、合同等资料。5.1.6 物资采购方面

物资采购方面包括：供方档案、各种物资的采购合同、协议、质保单、保修单、说明书及管理中形成的其他文件资料。5.1.7 设备仪器方面

设备仪器方面包括：各种设备仪器的图样和技术文件，设备仪器安装、调试和验收过程中的所产生的技术性、凭证性文件材料，设备仪器的运行维修记录、设备改进、改装和报废的等文件资料。5.1.8 质量、环境管理体系方面

质量、环境管理体系方面包括：公司质量、环境管理手册和程序文件（ISO9000质量管理体系文件、ISO14001环境管理体系文件、TQM文件）及相关认证证书等文件资料，管理评审资料。5.1.9 基建工程方面

基建工程方面包括：基建工程设计合同、基建工程施工图、工程预算表、工程承包合同、工程主要材料质保单、工程主要项目施工记录、水电安装图、工程竣工图、工程竣工验收记录、工程决算表等文件资料。

5.1.10 外来文件方面

包括各种法律、法规，外来标准及各种参考资料、书籍。

5.1.11 其他应列入档案管理的资料由相关部门业务主办人员负责收集、整理。5.2 档案的归档

5.2.1 档案的保管部门及归档时间

5.2.1.1 经营管理方面形成的档案，都应在档案形成后的15天内由负责收集、整理的责任人归入公司档案室管理，以下档案同时应报集团公司档案室管理。(上报集团公司的资料应由集团公司档案管理员签收后返回收单存档)a)公司成立的各种资料（复印件）； b)公司主要经营性证件（复印件）；

c)公司的董事会决议、股东会决议、公司申报项目资料（复印件）。

5.2.1.2人力资源管理方面形成的档案，除员工培训计划、资料、技术教材及由公司委派专人参加的社会性培训的邀请函、领导批文、教材、取得的培训证书复印件由人力资源管理部门负责保存外，其他档案都应在档案形成后的7天内由负责收集、整理的责任人归入档案室管理。公司高管、人力资源管理部门负责人、办公室负责人、人事管理人员、档案管理员的劳动合同、补充合同（原件）等档案同时归入集团公司档案室管理。

5.2.1.3 财务管理方面形成的档案，由财务部门负责按本标准相关规定专柜、专人保存，不归入档案室管理，以下档案同时归入集团公司财务审计本部管理：

a)公司方针目标管理协议资料（原件一份）； b)公司股权证（复印件，同时再复印档案室留存）。

5.2.1.4 技术质量方面形成的档案，要求在档案形成后的20天内由负责收集、整理的责任人归入公司档案室管理，属质量检验性质的档案由品质管理部门负责按本标准相关规定保存，不归入档案室管理。5.2.1.5营销管理方面形成的档案，除营销有关的合同、协议，顾客财产资料、每期印刷的产品样本、外贸报价、单证资料应在档案形成后的次月统一由负责收集、整理的责任人归入公司档案室管理外（营销部门、财务部门留存复印件），其他的档案由营销管理部门负责按本标准相关规定保存，不归入档案室管理。5.2.1.6物资采购方面形成的档案，除供方档案、资本性支出物品的采购合同、协议、质保单、保修单、说明书应在档案形成后的次月统一由负责收集、整理的责任人归入公司档案室管理外（资材课留存复印，），其他的档案由采购管理部门负责按本标准相关规定保存，不归入档案室管理。

5.2.1.7 设备仪器方面形成的档案，除设备仪器的运行日常维修记录由设备维修部门负责按本标准相关规定保存不归入档案室管理外，其他的档案都应在档案形成后的15天内由负责收集、整理的责任人归入公司档案室管理，进口设备或其他重大设备、流水线的随机资料（复印件）等档案同时应归入集团公司档案室管理。

5.2.1.8 质量环境管理体系方面形成的档案，除各种认证证书、手册、程序文件应在形成后的7日内由负责收集、整理的责任人归入公司档案室管理外，其他档案由体系管理归口部门负责按本标准相关规定保存，不归入档案室管理。

5.2.1.9 基建方面形成的档案，应在形成后的7日内由负责收集、整理的责任人归入公司档案室管理。5.2.1.10 外来文件由相关责任人负责收集后直接交档案室存档。5.2.2 归档档案的基本要求

a)必须准确反映档案记载的各项活动的真实内容和历史过程； b)必须层次分明，符合其形成规律；

c)归档档案的正式文件、底稿、领导签批意见、附件等必须齐全； d)必须整洁整齐、编制流水页码；

e)归档档案一般用碳素墨水、蓝黑墨水书写、签批，不得用铅笔、圆珠笔、红墨水书写、签批； f)归档档案必须拆除金属装订物。5.2.3 档案归档手续及鉴定

5.2.3.1 所有档案归档，需由负责收集、整理档案的主办人员填写QG/HX19.03表1《部门归档资料台帐》（图样归档按公司相关技术文件管理规定办理），经部门主管审批后交档案管理员签收。各部门主管应经常督促本部门负责收集、整理的档案及时办理归档。

5.2.3.2 各部门归档资料台帐由档案室统一制订，指定专人负责保管，所有部门归档资料应统一登记在该台帐上，如发现本台帐以外的资料丢失，由该部门自己负责。该台帐应妥善保管，如有丢失或损坏，将对台帐保管人按工作质量进行考核。

5.2.3.3 档案管理员接收归档档案时，必须认真验收归档档案的完整性、整套性及与审查归档申请表手续等方面的一致性。

a)对符合归档要求的办理归档手续；

b)不符合归档要求的应说明原因后，退交负责收集、归档的主办人员重新收集、归档。5.3 档案的标识

5.3.1 档案立卷：为便于档案的保管和查找利用，保持档案内各资料之间的历史联系，如：请示与批复、正文与附件等同一事件形成的资料可为一个立卷单位。

5.3.1.1 公司成立的各种资料、其他各种经营性资料及各级地方政府部门下发的各类红头文件、通知等可按公司、档案的时间规律立卷。

5.3.1.2 公司主要经营性证件（见5.1.1 b）款）、各种奖杯（状、牌、章、证）可按时间规律立卷。5.3.1.3 人力资源管理方面的各种资料可按部门、个人分类立卷。5.3.1.4 设备仪器方面的各种资料可按设备编号分类立卷。

5.3.1.5 各类采购、销售合同、协议及相关资料可以按部门、档案的时间规律立卷。

5.3.2 档案编目：按档案的分类不同及不同的立卷单位，档案管理员应根据归档档案编制各分类立卷档案的卷目，填写QG/HX19.03表2《卷内文件目录表》。5.3.3 档案登记：新归档的档案由档案管理员按档案的不同分类、编目进行归档登记于相应的卷目中，并在QG/HX19.03表3《归档档案（分类）台帐》中做好登记。5.4 档案的存放

5.4.1 存放档案必须有专用柜、架，排架方法要科学和便于查找，档案柜、架上应写明内存档案的种类、卷目等明细。

5.4.2 存放档案必须符合防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防霉变和通风避光条件，尽可能选择中高层楼房作为档案室。

5.4.3 技术性图纸底图存放以平放为宜（大幅面的可以卷放）。

5.4.4 对特殊载体档案：如光盘、录像带、录音带、胶片、照片应根据载体的不同特点进行保管，必要时作备份，胶卷应装入专用盒中，并做好编号及图片文字说明。

5.4.5 档案资料总目录应予以共享，并每季度更新一次，方便大家了解档案资料，以提高其利用率。每半年应进行一次库藏档案的全面清理核对，做到帐物相符。5.5 档案的保管期限

5.5.1 日历年概念：除档案归档的当外，应保管的一个完整的数，如规定档案保管期为一个日历年，若档案为2000年10月1日建立，则该档案必须保留2001年一个完整后于2002年1月1日以后方可销毁。使用日历年概念，以便于档案保管期满后可统一销毁。

5.5.2 档案保管期限分永久性、长期、中期、短期四种：永久性保管为档案跟随企业永续经营，长期保管为10个日历年、中期保管为5个日历年，短期保管为2个日历年以下。5.5.3 永久性保管的档案有如下：

a)公司成立的各种资料（见5.1.1a款）； b)公司主要经营性证件（见5.1.1b款）； c)公司董事会决议、股东会决议、董事监事会议纪要、； d)公司在职、非在职员工档案； e)公司股权证；

f)新产品开发档案、技术文件底图、技术更改记录 g)产品企业标准。5.5.4 长期保管的档案有如下：

a)各种奖杯（状、牌、章）； b)公司红头文件； c)公司申报项目资料；

d)与公司有关的各级地方政府部门下发的各类红头文件、通知； e)车辆牌照资料（车辆报废1个日历年后，可销毁）；

f)设备仪器方面各种资料，含设备仪器的采购合同、协议、质保单、保修单（该设备报废1个日历年后，可销毁）； g)用户服务中所形成的文件资料(保管至该用户撤消或项目设备报废2个日历年后，档案可销毁）； h)质量环境管理体系相关认证证书。5.5.5 中期保管的档案有如下：

a)车辆资料（保险、年检等）； b)各种合作项目合同协议；

c)质量环境管理体系方面的各种体系文件依时间推移不断更新。5.5.6 短期保管的档案有如下：

a)公司财产保险单证（按保险期，到期1个日历年后，可销毁）； b)各种采购合同协议； c)公司级会议纪要；

d)除5.5.4 b)款中规定外的各级地方政府部门下发的各类红头文件、通知； d)成品的检验资料；

e)技术项目合作协议、产品设计、试制、工艺等技术开发文件合同； e)销售合同、供货协议； f)其他各种技术资料。

5.5.7 财务管理方面：财务管理档案的保存期限按国家有关规定执行。5.5.8 对确认保管期限有疑问的档案，档案管理员应请示部门主管确定，若也无法确定，可请示总经理。

5.6 档案的利用，详见QG/HX19.03 附录A《档案借阅、复印规定》 5.7 档案的编目分类，详见QG/HX19.03附录B《档案分类编号方法》 5.8 档案的销毁

5.8.1 档案销毁按日历年原则实施，每年元月初由档案管理员负责依上第四季度进行的库藏档案的全面清理核对情况及档案保管到期情况报部门主管。5.8.2 档案销毁审批、实施

5.8.2.1 凡因过期、更改过多、换版或污损等原因作废的管理文件，在文件封面加盖“作废文件”红印章，销毁时由档案室填写QG/HX19.03表4《文件销毁清单》，经部门主管审核，管理者代表批准后销毁。

5.8.2.2 凡因更改过多、换版等原因作废的技术文件由档案室保管，定期列出清单报技术部门主管审核，主管经理批准后销毁。作废底图应永久保存不作销毁处理。5.8.2.3 文件销毁时应由档案管理部门派人监督。

5.8.2.4 若因法律需要、具有保留和参考价值、历史状况追溯（适用于产品）等原因要保留作废文件的，应在文件盖“作废留存”红印章长期保存。6 检查与考核

本标准由人力资源部门组织各部门实施，由品保部会同办公室检查与考核。7 附录附表

QG/HX19.03附录A 档案借阅、复印规定 QG/HX19.03附录B 档案分类编号方法 QG/HX19.03表1 部门归档资料台帐 QG/HX19.03表2 卷内文件目录表 QG/HX19.03表3 归档档案（分类）台帐 QG/HX19.03表4 文件销毁清单 QG/HX19.03表5 档案借阅、复印登记表

本标准由人力资源部门归口并解释。

第五篇：文书档案管理标准

江苏汇利镀锌钢管股份有限公司管理制度

文书档案管理标准（草稿）

1． 主管部门及领导

文书档案室归公司办公室主管，受分管领导、公司办公室主任的直接领导。

2． 归档文件

本公司在其职能活动中形成的、办理完毕的、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

2．1 归档文件整理

将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

3.整理原则

遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

4.质量要求

4．1 归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修改，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。

4.2 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

5.整理方法 5.1 装订

归档文件应按件装订。已成册不易拆钉的可维持原样。保管期限为短 期的归档文件，可保持原貌。

5.2 分类

归档文件采用-机构（问题）-保管期限的方法进行分类，并应保持分类方案的稳定。

5.2.1 将文件按其形成分类。跨的文件，统一按文件的签发日期判定所属；跨办理的文件归入结束年；几份文件作为一件时，“件”的日期以装订时排在前面的文件落款日期为准。

5.3 排列

归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

5.4 编号

归档文件应按分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章，并填写相关内容。归档章的印迹颜色为红色，填写归档章时应使用符合档案保护要求的字迹材料。

5.5 编目

归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。5.5.1 归档文件应逐件编目。来文与复文为一件时。只对复文进行 编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。

5.5.2 归档文件目录用纸尺寸采用国际标准A4型。

5.5.3 归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面设置全宗名称、、保管期限、机构（问题）等项目。

5.6 装盒

将同一保管期限、同一机构（问题）的归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并逐项填写档案盒封面、盒脊项目（馆编件号、盒号暂不填写）。

5.6.1 档案盒封面应标明全宗名称。在脊背须设置全宗号、、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。盒号即档案盒的排列顺序号,进馆前可编号（用铅笔），也可不编号。

5.6.2 备考表

备考表放在盒内文件材料之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。

5.7 排架

不同保管期限的档案分别排架。6.管理要求

6.1严格执行岗位责任制，做到收集及时，分类合理，保管妥善。6.2配合有关部门，积极做好档案的利用工作。6.3台帐清楚，条理分明，帐物相符。

6.4做好文书档案资料的防火、防潮、防蛀、防盗等安全保护工作。7.借阅

7.1凡借阅档案，外单位需持单位介绍信，并注明借阅者姓名、职务及借阅目的、内容等；本单位需借阅者应进行登记，并填写档案利用效果单，重要档案需经公司办公室主任或总经理批准方可借阅。

7.2 借阅方式，原则上就地借阅。不得翻阅其它无关文件资料，不准在文件上圈划、涂改或增删内容，更不准复制或者抽出文件。

7.3 如因特殊情况需外借者，需经公司办公室主任或总经理批准，但时间不得超过三天，借阅人要绝对保密，不准扩大传阅范围，严防失密、泄密的事故发生。

8.销毁

8.1 凡多余、重复、无保存价值的文件，要列出清单，经有关分管领导鉴定审批后方可销毁，不准任意私自销毁或当废纸卖出。

8.2 销毁资料文件时，要指定专人监销，以防失密。销毁后，销毁人和监销人都要在销毁清单上签字。

2009年12月10日