财务部函件物资控制管理程序

第一篇：财务部函件物资控制管理程序

财务部函件

呈：董事局

由：财务部

事由：有关物资申购、验收、领用、退货、退仓管理流程

日期：200**年0*月10日CW200****

为了有效的控制好物资采购成本及控制好公司的成本费用；特制定以下管理流程：

一、签收单据管理程序：

1、各部门必须提供经部门最高负责人或被授权人的签名模式（详见附件），方有权签物资申购单、收货记录单、物品领料单。

2、财务部必须认真核对各部门之人员签名模式，未经负责人或被授权人签名确认，仓库有权拒绝收货和发放工作。

二、申购管理程序：

1、一般物资需提前七天以上填写物资申购单；需定版生产类的物资需根据供应商生产周期提前填写物资申购单。

2、急需采购物资的需提前三天填写物资申购单；特急采购小金额（1000元以下的）之类的必须电话知会财务总监，采购方可采购事后补物资申购单。

3、各部门所需采购物资由经部门最高负责人或被授权人填写好“物资申购单”（需注明所需材料品名、规格、型号、单位、数量、需到货日期）并签名，经仓库确认是否有存货100元且单项总额为500元以上的须填写

三家供应商、电话、报价）呈报总经办（单项价格100元以下或多项加总额1000元

以下，超额后须呈报董事局审批。

三、采购及订货管理程序：

1、自行采购：由采购组货比三家进行采购，并在原始送货单或发票、收据上注明采购供货商家的联系电话、联系人以便收集核查。

2、供应商供货：经采购组根据货比三家后进行报价，填写报价表经采购主管、财务总监、董事长（董事）签批选定供应商后执行；同时根据实际情况确定是否签订购销合同及协议或签发订货单。

四、验收管理程序：

1、财务部采购组在“物资申购单”上注明到货日期，并在货到前一天通知财务部仓库组及使用部门，以便仓库作好收货准备工作。

2、物资到货时，由仓库组、使用部门一起进行验收工作。需技术监定方面的还须监定部门负责人参加。（如工程或电脑方面）

3、经验收合格的物资，统一由仓库开据“收货记录单”（白联：财务部，红联：供应商，蓝联：仓库，黄联：使用部门）并需仓库、使用部门、采购员共同签名确认。

五、退货管理程序：

1、所有不合格的物资，退货时必须由仓库开具退货单（用收货记录单以负数表示开据并明退货原因），保安部方可放行。

2、所有退货单须注明退货原因经使用部门负责人、仓库组、采购组一起签名方为有效。

六、领货管理程序：

1、入库后的物资部门需领用的要填写好申领单（注明货物名称、规格、型号、单位、数量），----（白联：仓库，红联：财务，黄

联：领货部门）

2、所有申领单必须经部门最高负责人或被授权人签名，交财务总监签（或其授权人）审核,送总经理签批方可到仓库领用。

3、仓管人员必须严格审核领料单是否有有效人员签批，否则可拒绝发货。

4、领货时须经仓库发货人及部门领货人共同签认。

七、退仓管理程序：

1、所有领用出的物资，经从仓库领出而不合用的物资必须办理退仓手续，退仓时必须由仓库开具退仓单（用申领单以负数表示开

据并明退仓原因），仓库人员方可办理退仓工作。

2、所有退仓单须注明退货原因经申领部门主管（使用部门主管）、仓库部共同签名方为有效；退仓后仓库人员须及时处理，办理退货或调换物资。

妥否敬请董事局批示！以便各部门共同严格执行！

核准：张会忠（财务总监）

第二篇：物资管理程序

物资管理程序

（编号：CWSZ-CX-10）目的

规范公司物资管理，明确物资供、管、用的职责，降低材料消耗，确保采购的物资满足施工质量、安全及环保要求。2 适用范围

本程序适用于公司为完成施工生产而进行的物资采购、验证、供应、管理、搬运及储存全过程的控制。3 相关文件

3.1 《物资设备管理制度》。4 定义 4.1 物资

构成产品的原材料、材料、成品、半成品、购配件、设备。4.2 物资证明文件

随物资进入现场（仓库）证明其质量的有关文件。包括材质证明、合格证、检验报告、使用说明书及资质证书复印件等。4.3 标识

标牌、标签、卡片、现场平面布置图。4.4 供应商

指提供物资及设备的生产厂家或经销商。5 职责

5.1 公司分管领导

5.1.1 负责组织制定并签发公司物资管理文件和《合格物资供方名册》，保证物资采购供应的正常运行。

5.1.2 负责物资采购计划的审核。5.2 物资设备管理部

5.2.1 负责材料供方评审，建立《合格物资供方名册》，并定期考察、更新； 5.2.2 负责编制公司材料采购计划；

5.2.3 负责组织主要材料、重大材料、战略材料的招投标工作； 5.2.4 组织材料合同的评审，监督合同履行情况； 5.2.5 负责建立材料合同台帐； 5.2.6 负责施工现场废旧物资的处理；

5.2.7 负责项目竣工后剩余材料、周转材料的评估； 5.2.8 负责市场材料信息询价工作。5.2.9 负责监督检查指导项目部材料人员工作和施工现场材料管理工作。5.3 项目经理部

5.3.1 负责编制单位工程材料需求总计划、月计划、加工计划； 5.3.2 负责材料的验收验证工作； 5.3.3 负责施工现场材料管理工作；

5.3.4 参与材料综合选择、考察、招标工作。6 工作程序 6.1 物资采购

6.1.1 供货方的选择、评价

工程物资按其对工程质量、功能的影响大小分为A、B、C三类（见附录），采用不同程度的控制方法，并分别对供货方进行选择评价。6.1.1.1 供货方的评价

a)应用市场调查、网上查询、实地考察等方法，掌握了解供货方提供采购物资的能力和产品质量等，并评价和选择供货方，填制《合格供货方预审评价表》；

b)根据《合格供货方预审评价表》评价结果，编制《合格物资供方名册》，报公司主管领导批准后下发至有关部门和单位，A、B类物资采购时，应从《合格物资供方名册》中选择供货方；

c)工程急需或其他特殊原因，来不及对某种物资的供货方进行评价时，填写《合格物资供方外采购报告表》，报主管领导审批后实施并备案；

d)当顾客通过与公司签订的协议书、合同、或用其他书面形式指定物资供货方时，也应按本程序对其指定的供货方进行评价，并实施物资采购； 6.1.1.2 供货方的选择

公司成立评审小组，根据所需物资的品种，在《合格物资供方名册》中选择几家诚信度、质量、价格、供货准时度、供货能力、资金垫付等综合能力好的供方，通过招标、报价会签、询价比价等程序，并填写招标采购相关表格、报价会签单、询价、比价表，经审核批准确定供方后实施采购。6.1.1.3 供货方的评定与更新

a)对A、B类物资的合格供应方应建立档案，保存对其审批、评定、到供货方验证、不合格品报告、现场对其环境行为监控、技术质量资料等验证记录，以作为跟踪监控、评定的依据；

b)物资采购人员应及时掌握合格物资供方的供货情况，当出现供货不及时、质量保证资料传递不及时、出现不合格品、供货方环境行为不符合公司相关要求等现象应及时将相关信息反馈给供货方，并共同进行分析改进，同时记录存档；

c)每年12月25日前，物资设备部组织对当年供货方情况进行综合评定，填写《供货方评定表》，评定表纳入各合格物资供方的监控档案；对诚信不好的给予除名。6.2 物资采购文件

6.2.1 材料需求计划的编制与审批

a)项目部根据施工预算、月度施工生产计划、加工翻样及技术人员提出的有关要求，编制《材料需求计划》；

b)材料需求计划每月25日前报公司物资设备部;c)材料需求计划有变更时，施工单位及时补充材料需求计划，报公司物资设备部；

d)加工制作的材料需求计划要在使用前两个月报公司物资设备部，要有规范图样、加工要求或样品及其他必要的技术资料，并注明进场时间；

e)项目技术、预算人员根据施工图纸和现场施工进度，按施工合同的要求分阶段上报甲供材料需求计划表，计划表上必须明确规格、型号、进场日期。6.2.2 物资采购计划的编制与审批

物资设备部将《材料需求计划》分类汇总平衡后，编制《物资采购计划》，公司主管领导审批后物资设备部进行实施采购。6.2.3 采购合同

6.2.3.1 物资设备部根据材料计划的内容要求起草合同，其内容包括：

a)产品名称、规格型号、品牌、生产单位、质量标准及要求、质量资料、交货时间及方式、验证方式、价格、付款方式、服务、违约责任等；

b)加工定做合同，还应包括执行标准图集的编号或技术交底；

c)对采购物资需要或顾客提出在供货方的货源地实施验证时，应在合同中规定验证的方式和采购物资的放行办法。

6.2.3.2 物资采购合同经有关部门会签审批后加盖“公司合同专用章”生效。6.2.4 非合同订货

a)与公司长期合作、质量稳定可靠、供货及时、诚信服务好、价格合理的合格供货方，可直接电话通知供货；

b)对零星和小批量材料，由公司物资设备部直接通知供货方供货。6.3 物资的验收 6.3.1 进场检验

6.3.1.1 工程使用的所有物资（含甲供材料）在进场或入库时，各单位材料员必须按相应标准进行验收，必要时由材料员组织技术、生产、质检人员共同验证签名，填写验证记录。

6.3.1.2 经检验不合格、供量不足或超供的物资，材料员应当场拒收，并要求供应商及时补足或退货，如无法马上退货，对不合格物资标识，做好记录，并按《不合格品控制程序》要求执行。

6.3.1.3 收料单位向供货方索要物资材质证明、产品质量合格证明等相关质量文件并存档。

6.3.1.4 现场加工件，由工长组织现场技术、质量人员按《加工单》对加工质量进行确认，确认合格并在加工单上签字后方可使用。

6.3.1.5 对于采购合同中规定在供方现场实施验证的物资送达现场后，由收料单位材料员依据合同及物资验收验证记录中的要求予以验收。6.3.2 材料复试

a)需复试的材料，各单位要及时取样试验，试验员应及时将试验结果复印件传递给材料员重新标识产品的检验和试验状态并存档。有见证取样要求的按监理和建设单位要求送有关试验单位进行试验；

b)当物资贮存时间较长发现异常或贮存物资超过期限时，材料员应组织相关人员对该物资进行重新检验和试验；

c)严格按《监视和测量程序》办理。6.3.3 未经验证物资的紧急放行

a)若因生产急需来不及检验和试验或检验和试验结果尚未确定的物资（必须可追回和更换，不影响结构和使用功能）投入使用时，由工程项目生产负责人书面提出紧急放行申请，经甲方、监理认可，技术负责人批准后，材料员在收料单“备注”栏中注明“紧急放行”字样；

b)不能追回和更换或追回和更换影响结构和使用功能的物资，严禁紧急放行。

6.3.4 货源地采购的验证

采购合同规定到供方货源地对物资验证时，由采购业务员对采购物资的外观质量、质量证明文件、规格型号等进行验证，必要时邀请专业技术人员共同前往验证，并填写《物资验收验证记录表》，验证合格后方可供货； 6.3.5 对供货方行为要求的监督

a)现场材料员在收料时，对供货方提出具体要求，每月对供货方进行抽查，填写《供货方行为检查记录》；

b)对于连续两次违反公司要求的，供货不诚实、弄虚做假的供货方，报物资设备部，经物资设备部核实后，取消其合格供方资格。6.4 库房及现场管理

库房及现场物资（含甲供材料）管理执行公司《物资管理制度》中的相关规定。

6.5 物资的收发

6.5.1 物资在进场签收后，应依据原始单据开据点收单入库，甲供材料要单独建立材料台帐。

6.5.2 发料手续应齐全、库存物资应遵循先进先出的原则，并建立领用台帐，记录领用状况和节超状况。6.6 材料节约

工程用料（含甲供材料）实行材料包干制，有条件的实行限额用料，实行修旧利废，严格材料消耗、收、发料手续。6.7 物资的清退、回收、处理

执行公司《物资管理制度》规定。废旧材料的处理由公司物资设备部鉴定后统一办理，不能擅自处理。7 表格

7.1 《合格供货方预审评价表》 编号：CX-10-01 7.2 《供货方评定表》 编号：CX-10-02 7.3 《合格物资供方外采购报告表》 编号：CX-10-03 7.4 《项目月度材料需求计划》 编号：CX-10-04 7.5 《物资采购计划表》 编号：CX-10-05 7.6 《物资采购记录》 编号：CX-10-06 7.7 《物资验收验证记录》 编号：CX-10-07 7.8 《供货方行为检查记录》 编号：CX-10-08 7.9 《紧急放行物资申请表》 编号：CX-10-09 7.10 《开标签到表》 编号：CX-10-10 7.11 《招标文件领取签到表》 编号：CX-10-11 7.12 《招标文件回标签到表》 编号：CX-10-12 7.13 《评标报告流转表》 编号：CX-10-13 7.14 《谈判记录表》 编号：CX-10-14 7.15 《物资采购询价比价表》 编号：CX-10-15

第三篇：仓库物资管理程序

仓库物资管理程序 总则

为实现公司质量方针公司必须对仓库物资进行控制，以确保仓库管理规范，各种物资符合规定要求，帐物相符，物资财产完整、安全。2 适用范围

本程序适用于公司仓库物资的管理控制。3 职责

3.1仓库负责所有入库物资的验收、储存、保管及限额发料。3.2财务中心负责对仓库物资的帐物监督、指导与财务管理，4 工作程序 4.1 物资分类

4.1.1 物资分类按自然属性的划分详见“材料目录”。按物资用途划分为生产用物资、非生产用物资和专项物资。

4.1.2 生产用物资分为产品结构用物资（又称结构材料或主要材料）和工艺过程用物资（又称工艺设施与辅助材料）。

4.1.2.1 产品结构用物资指产品本身所用的各种物资材料。

4.1.2.2 工艺过程用物资指产品生产制造过程所用的各种工艺设施与辅助材料，包括设备、工装、包装材料、润滑油、维修用材料、气体、棉纱等。4.1.2.3 生产物资按形成方式又分为外购件、外协件、自制件

（1）外购件指从市场上或生产厂家、供应商直接采购的物资，包括原材料、标准件、电器件、机械件、液压件、化工产品等。

（2）外协件指由公司设计，全部或部分委托其他企业代为加工制造的各种零部件。

（3）自制件指由公司自行设计、生产制造、装配调试的各种零部件。4.1.2.4 生产物资中还包括顾客财产和各种原因从外部返回物资。4.1.3 非生产用物资分为以下三类（1）办公设施及办公用品。

（2）后勤服务、房屋、水、电、气、暖及其维修物资。（3）车辆及其维修物资。

4.1.4 专项物资指国家、省、市批准立项的重要项目所用物资，列在“在建工程”项下管理，不在生产范围之内，但在计划、采购、保管、使用上的均可比照生产用物资的管理办法执行。

4.1.5 科研开发物资指新产品开发和新工艺新技术研制试验用的物资，按其最终用途，分别按生产物资或非生产物资进行管理。4.2 物资入库

4.2.1 外购外协物资到公司，由采购员、外协员填写验收入库单或电脑录入“收料通知单”，通知质检员进行检验。检验合格后2天内办完入库手续。

a、入库单上要填写清楚：供方名称、日期、入库单编号、材料代码、物资名称、规格型号、计量单位、数量、物品单价、采购总金额（均为不含税），赊购物品的入库单应在“标准价”栏内填写估价；

b、入库单一式三份，采购员、仓库、财务各一份；

c、入库单编号有发票者为发票号，无发票者为个人代码加顺序号，共7位阿拉伯数字；

d、材料代码应符合设计文件规定，自制件、外协件写产品图号7位码或8位码，外购件写国家标准号或生产厂标准号或公司自定义的7位码。4.2.2 库管员接到验收入库单（收料通知单）和材料现品后验收入库：

a、首先依据采购计划和外协计划（包括临时计划）核对入库单上采购物资的代码、名称、规格型号、数量，对超计划进料要经生产副总裁批准，否则，库管员有权拒绝接收；

b、入库单填写不全或随意涂改或无质检员盖章，库管员有权拒绝接收； c、应及时点数过秤和质量复检，检查核对该物品的生产厂名、厂址、合格证、化验单等，查看是否“三无”产品，否则拒收；

d、确认无误后在入库单上签字，24小时内录入计算机；或通过“单据号”和“库号”从电脑中调出“收料通知单”，审核确认后打印；

e、自留“记帐联”，将“报帐联”返给采购员作为报销凭证，将“核算联”于次日九时前返财务中心，以便进行会计核算。4.2.3 对外购外协件和自制件，均必须先办入库再办出库，不得不入库先出库，更不得没有手续先使用；无发票者必须办赊购入库，至少一周办一次。4.3 领用出库

4.3.1 仓库应确保做到限额领料。

4.3.2各单位操作者或兼职领料员依据生产计划、材料定额或零部件明细表等技术文件填写领用出库单，由部门负责人复核签字，也可通过计算机打印的“配件发放表”领用。

a、出库单要写清楚：日期、出库单编号、材料代码、名称、规格型号、请领数量、生产编号（生产计划号），领用原材料时应写全毛坯尺寸；

b、出库单编号为出库人个人代码加顺序号； c、材料代码应符合设计文件规定的零部件代码

d、出库单填写不全或随意涂改，仓库管理员有权拒绝发件； e、出库单一式三份，车间、仓库、财务各一份。

4.3.3 库管员按上述要求审核出库单，并依据生产计划、材料定额或零部件明细表限额发料，发料后在出库单上签字。无依据或依据错误不得发料。此时若生产急需可填写“领借单”，先借料，待依据具足后以出库单更换领借单 4.3.4生产现场存放的原材料也要严格按上述程序办理出库手续和管理控制。4.3.5领用出库单应当天录入计算机或当天完成对“配件发放表”的确认。4.3.6 领用开发部研发试验用物资必须经开发部长审核，总工程师批准。4.3.7凡发生代料情况，均应由要求代料的单位负责人审核，总工程师批准。4.3.8在生产过程中产生并由质检员鉴别确认为废品后，使用单位必须凭废品单和废品以旧换新办补件出库手续。无废品和废品单，仓库不得重复发件。4.4 仓库物资管理

4.4.1 物资存放

要做到“四号定位”（库号、架号、层号、位号）、“五五堆放”，使库存物资清洁无尘，整齐有序，一目了然。

4.4.2 物资标识

每种材料要挂一个标签，标明材料品名、规格型号、数量，4.4.3 帐、卡、物一致

库管员应作到出库、入库品名、数量、规格型号准确无误，录入及时正确，确保库存物资帐物相符。4.4.4 妥善保管、先进先出、保持物品质量

严格按物资的种类特性、存放要求妥善分类保管，先进先出，防止磕碰划伤、混串、腐蚀、老化、自燃或其它化学变化。对于等离子电源、焊接电源、控制系统等贵重外购件应保护好原包装，不要损坏，以便发货时可原样包装。

4.4.5定期检查

仓库保管员应每季度对帐、物进行检查清理、整顿，对库存物资的质量问题如锈蚀、老化等应及时发现、及时处理，保证库存物资完好。对老化物资应请技术人员鉴定注明可利用价值或报废意见，由仓库管理员转再生库存放登记上帐或作废品处理。

4.4.6防止产生新的积压

库管员应及时发现、及时反馈存货积压情况。4.4.6.1新进库存物资单价在100元以上的超过三个月不领用的,以信息反馈单向生产准备部、事业部反映，要求尽快使用；

4.4.6.2库存物资单价在100元以上的超过六个月不领用的，除向生产准备部、事业部反映要求尽快利用外，还应列表向总裁助理和人资部反映，以便对积压原因进行调查、处理，对责任者或部门进行考核处罚。

4.4.6.3库存物资超过一年不领用的，列入积压物资。以上年末为基础，对由于库管员未认真履行职责造成的新增积压物资，按积压物资的1%扣发绩效工资。4.5服务物资管理

4.5.1 服务物资指为客户安装调试、维修用的零部件。服务物资领借返还手续具体见《服务物资管理程序》。材料目录

4.5.2售出产品安装调试过程中需更换零部件时，必须由事业部办理领借出库，列入生产费用，设备验收后，调试人员负责或请顾客将重要旧件寄回公司。4.5.3调试人员外出需带备件时，由售后服务室办理领借单，领借单经事业部长批准后，由外出调试人员凭此单到库房办理领借手续；工作结束后，及时将备件返还库房，如果已用于维修用或正常损坏，则应办理出库手续。

4.5.4为方便生产和严格限额发料，对各事业部电调岗位所需调试用备件，由电调人员开领借单，经事业部长批准后领取。岗位变动时将备件交还仓库取回领借单。返回的备件可在调试人员中领用周转。

4.5.5 直接用于顾客服务用生产物资，售后服务室先办领借单领用寄给客户，待 顾客将旧件寄回后再办出库手续，抽回领借单。每3个月应清理一次服务领借物资。

4.5.6因顾客要求，销售员拟提供合同之外的备品时，必须提出申请，销售总监审核，销售付总裁批准，下达生产通知单，由生产准备部采购或制造，由事业部凭生产通知单办理出库发货。4.6非正常物资的管理 4.6.1 不合格品的管理

4.6.1.1依据《不合格品管理程序》有关规定执行，不合格品不准入库。4.6.1.2采购物资入库前发现的不合格品不能及时退货的可由库房代保管，隔离存放并做好明显标识，记入不合格品临时帐户，库管员应督促采购员及时退货。4.6.2外部返回物资的管理

4.6.2.1依据《外部返回物资管理规定》，外部返回物资主要指改造设备等顾客财产，应由经办部门负责组织进行鉴别、鉴定、评估。

4.6.2.2评估确定属于8成新以上合格物资的可以办理入库手续返回各有关仓库；有利用价值的，由经办人办理入库手续入再生库；没有再利用价值的入废品库进行处理。参加鉴定的人员必须在入库单上签字。入库单上应写明来源及用途。4.6.2.3未按规定进行鉴别鉴定的外部返回物资一律不准入库，4.6.2.4公司设置再生库（可利用物资），由仓库负责建账、标识、上架管理，财务中心负责监督检查，开发部负责尽可能地充分利用再生库物资。对利用再生库物资有贡献的员工按再生库物资评估价格的3%奖励。4.6.3废旧物资的管理

4.6.3.1仓库负责回收保管、处理废旧物资。公司设置废品库。废旧物资入废品库，每月处理一次。废品处理金额归财务中心。

4.6.3.2废铁屑、边角废料由仓库负责定期处理，废料款交财务，处理时库管员应现场监督，防止可利用材料丢失。4.7辅材管理

4.7.1生产用工装即工、卡、量、刃具。

4.7.1.1领用工装采取工具牌借用制，其它各部门采取借条（以出库单代为借条）借用制，借条上应标明借用期限，届时必须归还，库管员负责及时催要。4.7.1.2金属切削刀具采用指标考核和以旧换新出库单领用制。库管员负责严格执行，认真登记和统计考核。具体见《工卡量具及刀具管理规定》。

4.7.2将其他生产用辅材分为6类：焊接辅材、涂漆辅材、气体、油类、打磨辅材、日常辅材。

4.7.2.1生产用辅材采用出库单领用制和指标控制办法。

4.7.2.2数控车间领用辅材必须严格执行《数控车间生产调试用辅助材料配置明细表》的规定，不得超标领用。具体见《生产用辅材管理规定》。4.8其他物资管理

4.8.1后勤物资分为易耗办公用品、耐用办公用品、印刷品、卫生清洁品、计算机耗材、劳保用品、办公家具等7类。具体见《后勤物资管理办法》

4.8.2 固定资产指使用年限在一年以上，价值在二千元以上的设备、工具、仪器、装置等物资。固定资产由其管理部门登记台帐，进行管理，由使用部门维护、保管；具体按《固定资产管理程序》执行。

4.8.3 价值低于2千元，但可长时间使用的 “低值易耗品”，应由仓库保管员建立个人辅助帐，由使用者维护保管，部门负责人综合管理。使用者离开公司时必须退回仓库，否则必须按规定赔偿。正常损坏不能使用的低值易耗品由使用部门提出报告，主管副总裁审批后，交仓库注销辅助帐。

4.8.4其他物资入库应由以下人员验证审核，由后勤库管员负责验收入库，登记建帐和发放出库：

（1）办公用品由需求部门部长验证审核签字；

（2）电器、电话及其维修物资应由电工组长验证审核签字；（3）车辆及其维修物资应由车队长验证审核签字；

（4）后勤服务、水暖、房屋等维修物资应由维修工和后勤主任验证审核签字；（5）计划外物资应由需求部门部长验证审核。

4.8.5 专项物资指技改项目或基建用物资。专项物资到公司后由基建办负责人组织验收。由有关库管员负责验收入库、登记建帐、维护保管和出库：（1）建筑用物资应具有合格证、材质化验单等质量证明资料，基建办负责人组 织建筑工程师检验验收，办理入库；

（2）生产设备由基建办负责人组织生产准备部长进行检验验收并签字；（3）其它物资由基建办负责人组织有关部长和采购员参加检验验收并签字；（4）属于销售易货物资由营销中心负责填写入库单，并派人参加入库验收；（5）专项物资出库单应有领用部门负责人、基建办负责人、库管员签字 4.9仓库物资核算

4.9.1 仓库物资帐要实行数量、金额全面核算。为工作简便、可比、通用起见，材料单价执行计划价格，一个计划期内执行，年终决算按实际结算，而在核算产品实际成本时可由财务中心按物资分类差率还原为实际价格。

4.9.2仓库保管员负责仓库物资日常核算。当天整理出、入库单，核对计划价格、实际价格，录入计算机，同时按出、入库单及时改写料签。

4.9.3 财务中心负责审核确认。材料会计应第二天核对入库单，采购计划、采购合同及仓库计算机录入数据，准确无误后及时“确认”、及时过帐。

4.9.4赊购入库。月末结转时仓库保管员将无发票的入库单按计划价格办理赊购入库，同时自动生成赊购冲回单据，月初自动冲回。

4.9.5 物资盘点。仓库物资实行计算机动态管理，随时入、出库，随时盘点。库管员应有计划地每天核对一部分库存，每月实现全面循环自盘点一次。每月将库存物资报表报财务中心。4.9.6 全面财产清查

4.9.6.1为保护公司财产的安全、完整，公司要组织财产的单项清查和全面清查。7月末由财务中心和仓库组织单项清查；11月末由财务中心和仓库组织对库存物资的全面清查。

4.9.6.2财产清查可以现品为准逐项清查，作好标识，防止重查、漏查，再核对仓库与财务帐面是否帐卡物相符，发现差异，找出原因，及时调整处理。4.9.6.3 物资监审：财务中心、仓库、生产准备部长、材料会计要不定期地对合同、库存物资进行抽查，确保物资数量、价格准确，仓库管理规范化。4.9.7 仓库实行计算机动态管理和永续盘存制，公司审计员应不定期组织财务人员对仓库的帐、物进行监督抽查。

第四篇：财务部函件合同管理制度

财务部函件

致：董事局

由：财务部

事由：有关合同管理规定

日期：200**年0**月13日

为了确保公司的经济利益及完善合同的管理，特制定以下合同签定流程及管理规定：

一、合同要素条款：

1、合同的特征：法律行为、合法行为、平等地位。

2、合同的种类：购销合同、供应合同、承包合同、基建合同、信贷合同、租赁合同

3、合同的内容：A、标定：双方或多方意向的对象和实物、行为、智力创作；同时要注意把货物的品种、式样、规格、质量标准和提供服务的标准，做法等与在合同上，购买关系的合同，还必须强调留样，以作留样品核对来货作为验收依据；B、价金：合同内项目的价格及金额；C、数量：数量应在合同中注明；D、期限：在合同上应写明和空出准确的期限；E、经济责任：应注明双方承担的经济责任；F、违约的处理有：a违约金若干；b罚金若干；c赔偿损失。

二、签订合同的前提：

1． 签约双方的代表必须是法定代表人或其指定人员；

2． 内容合法：签订合同的内容，绝对不允许利用合同的签订搞违法内容的条款；

3． 充分协商、平等互利：签订合同必须经过双方或多方的充分协商，要做到平等互利；

4． 坚守合同、等价有偿：签订的合同，必须坚决守约，以保证对外资信，相互等价。

三、要注意执行合同过程中存在的问题：

1． 根据法律，属主观原因不履行合同者，要负经济责任；

2． 属客观原因不履行合同者，则不负经济责任；

3． 主观原因包括：A、从行为看，要有行动；B、从动机看，要有过错，过错还要划分为故意或是过失；

C、从效果看，要有损害的事实；

4． 客观原因包括：A、不可抗拒的自然灾害；B、因战争原因或抢险救灾造成；C、当事人未在合同上订明的内容而导致的原因。

四、重要合同的监证：重要的合同必须由公证处监证，以取得法律保障。

五、合同签定流程：

1、订约的提议：要办理某事项，需要以合同作约束，双方或提议方均可提出初议，订约提议应包括以下特点：A.表示决心；B.充分磋商，并写出协议书（如系第一阶段的草约，应订明不具有法律责任）；进行业务洽谈并提出相关条款。

2、财务总监（或其授权人）审核；审核要点：审核合同的金额、支付条件、结算方式、支付时间等内容；

3、经财务总监（或其授权人）审核后呈报给董事局指定人员签定合同。

4、签定合同后合同应留存于财务部一份，以便监督合同执行。

六、合同签定后要注意跟办如下事项：

1． 要经常检查合同执行情况和执行中存在的问题；

2． 要研究可行性问题和明确经济责任；

3． 要注意不可抗拒的因素和随时找出法律依据；

4． 出现索赔问题，要抓紧时间，及时依法追索赔偿，并采取相关措施加以保障；

5． 协商条款时，订明担保条件（包括银行保证或缴纳违约金）和解决纠纷的方式（包括协商、调解、仲栽、诉讼）；

6． 解决纠纷的仲栽机构，应在合同中列明；

制定：张会忠（财务总监）

第五篇：仪器设备控制和管理程序

1目的对仪器设备进行有效控制，使其始终处于完好状态，确保检测结果的准确可靠和有效，为特制定本程序。范围

适用于我中心用于检测、数据处理、环境监测、安全监控和仪器、设备、量具、器具的采购、验收、使用与维护保养、维修、降级与报废以及仪器设备的表示和档案管理。3 职责

3．1 最高管理者代表的职责

负责大型仪器设备购置、修理、报废申请的批准。

3．2 技术负责人的职责

负责批准仪器设备的使用、维护、检查的作业指导书，批准操作规程，负责维护本程序的有效性，发现仪器设备存在缺陷时负责组织对可能产生的影响进行追溯。

3．3 质量负责人的职责

负责审核仪器的购置申请；组织仪器设备的验收；提出仪器设备的使用要求；组织对仪器设备实施维护；审核仪器设备操作规程；提出降级报废的处理意见。

3．4 设备管理员的职责

负责组织对拟购仪器设备的论证、申购、验收、建档、报废核在用仪器设备的监督管理，建立固定资产台帐以及组织便携仪器设备操作报规程，负责粘贴仪器设备管理状态标识。

3．5 公司物设部采购员职责

负责仪器设备采购、运输、安装、调试、维修、质量验收、发放。

3．6 计量检定员的职责

协助设备管理员填写仪器设备的采购身申请，负责建立仪器设备台帐，组织仪器设备送检和校准，负责粘贴仪器设备计量标识。

3、7 检验员的职责

按照仪器设备的使用、维护要求操作，做好《测量试验设备使用运行情况记录》 4 程序

4．1 仪器设备的配置

4．1．1 质量负责人应会同技术负责人审核实验室仪器设备的配置要求，配置应当满足承检项目标准和承检能力的技术条件。

4．1．2 仪器设备的配置应考虑以下因素：

4．1．2．1 测量仪器设备的测量参数范围要求；

4．1．2．2 测量仪器设备的测量参数准确度要求；

4．1．2．3 仪器设备的准确度应与被测参数的允差相适应；

4．1．2．4 测量仪器设备的测量稳定性要求；

4．1．2．5 测量仪器设备的分辨力要求；

4．1．2．6 仪器设备的测量范围与灵敏阈应满足所执行能够的标准要求；

4．1．2．7 测量仪器设备的自动化要求；

4．1．2．8 测量仪器的量值溯源性要求；

4．1．2．9 测量仪器设备的价格和维护要求；

4．1．2．10 对供货厂商的售后服务与培训要求；

4．1．2．11 法律和法规对产品的要求。

4．2 仪器设备的采购

4．2．1仪器设备管理员到公司物设部领取购置仪器设备《申请表》，按检测技术标准的要求填写名称、型号、不准确度及购置理由，经使用部门工程技术人员签字同意后交质量负责

人。

4．2．2 质量负责人负责对拟购仪器设备的技术指标、性能进行论证，提出具体参考意见，会同技术负责人审核；属于高精度设备或重大型设备，由质量负责人组织本中心专业学术会讨论决定，报首席执行者代表批准。

4．2．3 公司物设部采购员负责与供货商联系，并索取合同书，确定技术指标、运输、安装、调试要求、质量验收标准、验收程序及付款方式等，最后签订合同，4．3 仪器设备的验收

4．3．1 仪器设备到货后，由公司物设部采购员组织验收，验收时应会同试验检测中心质量负责人按照设备管理的有关规定验收，合格后确定可否发放和投入使用。

4．3．2 根据合同规定，由设备物设部采购员组织有关人员进行安装、调试、校准，确定符合所规定的技术条件后，填写《仪器设备验收记录表》，通知试验检测中心仪器设备管理员办理保管使用手续。

4．3．3经验收合格的仪器设备，由仪器设备管理员在仪器设备上张贴使用状况标识，建立仪器设备胆敢，使用说明书一份归档，一份复印由使用人员参照使用保管，4．4 仪器设备的使用

4．4．1 如验收达到要求后应由仪器设备管理员计时制定检定/校准计划对仪器设备安排检定/校准,检定/校准执行《量值溯源程序》。

4．4．2 如经验收或检定/校准达不到使用要求的应由仪器设备管理员通知设备物设部采购员，由设备物设部采购员与商家办理包修、包换、包退业务。

4．4．3 经检定/校准合格后的仪器设备,应由各仪器设备管理员组织编写仪器设备操作规程,制定的仪器设备操作规程和运行文件应由技术负责人批准后方可实施.操作规程和运行文件应包括:仪器设备安全、有效使用的操作规程，使用限制条件，仪器设备的期间检测方法和记录格式，仪器设备的维护、保养方法和记录，仪器设备的档案，仪器设备的使用记录等内容。

4．4．4 对初次添置的仪器设备，操作人员应按《人员培训程序》经过培训，详细了解使用说明书的内容，熟练掌握仪器设备的基本原理、性能、保养方法和操作规程后，方可开机操作，操作大型、贵重、精密合操作难度较大的仪器设备须取得仪器设备操作证。

4．4．5 对容易引起误操作或对检测结果产生影响的操作过程，则由仪器设备管理员起草详细的操作规程，报质量负责人审定后由技术负责人批准实施。

4．4．6 使用前须对仪器设备进行检查，并记录其状态。

4．4．7 检测过程汇总严格按照规定程序进行，避免误操作和使用超周期的仪器设备，发现异常现象时，立即停止操作并标识，再按《纠正预防措施控制程序》进行原因分析。

4．4．8 使用结束后，使用人员应及时填写《测量试验设备使用运行情况记录》

4．5 仪器设备的管理

4．5．1 仪器设备管理员应对本中心配置的所有仪器设备建立仪器设备的使用档案，仪器设备的档案应包括以下全部内容：

4．5．1．1 仪器设备名称；

4．5．1．2 制造商名称、型号、序号或其他唯一性标识；

4．5．1．3 对设备是否符合规范的核查；

4．5．1．4 接收日期和启用日期；

4．1．5．5 目前放置位置；

4．1．5．6 接收时的状态；

4．1．5．7 制造商使用说明书，或借用存放地点；

4．1．5．8 所有检定/校准/验证的日期和结果以及下次检定/校准/验证的预定日期;

4．1．5．9 设备的使用运行、维护记录；

4．1．5．10 设备的任何损坏、故障、改装或修理的历史记录。

4．5．2 对无法建立档案的量具、器具或易耗仪器，仪器设备管理员应负责建立“量具帐目”。量具帐目应包括：

4．5．2．1 量具的名称；

4．5．2．2 编号；

4．5．2．3 目前使用和存放位置；

d．详细的技术指标；

e．检定/校准/验证的日期和结果以及下次检定/校准/验证的日期。

4．5．3 仪器设备管理员对所有检测配置的仪器、设备、量具实施“绿、黄、红”三色标志管理，将“三色标识”张贴在仪器设备的醒目处。“三色标识”意为：

a．合格证（绿色）表明该仪器设备经计量检定（包括自校）合格，或经检查其功能正常，或经实验室间比对符合规定要求，处于正常使用状态；

b．准用证（黄色）表明该仪器设备有部分缺陷，但经检查其检测工作所需的某些功能或所使用量程合格，准予使用或不影响测量结果的降级使用；

c．停用证（红色）表明该仪器设备已损坏或已超过检定周期或经检定不合格等，不准使用。

4．5．4 仪器设备管理员每半年至少安排一次对各检测室的仪器设备的存放、保管及使用情况进行监督检查。

4．5．5 使用人员应经常地对其操作的仪器设备进行维护保养、通电、去尘、去湿、加油及功能性检查，发现问题计时解决，并按检查结果更换状态标识。

4．5．6 仪器设备借用时，由接用人写《仪器设备借用登记表》，保管人进行资格审核，技术负责人批准，确定其能正确操作后方可签字借出，并在借出和返回时进行状态验收，必要时按《期间核查程序》进行核查。

4．6仪器设备的携带与运输

4．6．1 携带仪器设备到现场检测时，先将仪器设备置于稳固的包装箱内，在运输过程中要避免碰撞。

仪器设备到达现场后应将仪器安放在安全可靠的位置，并检查环境条件符合仪器设备使用条件后再开机，开机后应先检查仪器的技术状态，并作好记录。

4．7 仪器设备的维护

4．7．1 仪器设备使用人员对仪器设备的维护应提出详细计划，以保持在用仪器设备的性能。仪器设备的维护计划应考虑以下方面的内容：

4．7．1．1 仪器设备安全使用条件；

4．7．1．2 仪器设备正常操作的文件；

4．7．1．3 周期校准/检定的结果；

4．7．1．4 仪器设备的“期间检查”结果；

4．7．1．5 自动测量用的程序文件；

4．7．1．6 必要的清扫和除尘。

4．7．2 当仪器设备经检定/校准/验证后或在维护中确认达不到使用要求时,检测室负责人应向质量负责人提出书面申明.质量负责人确认后可作本程序第4.8.5款的降级限用处置。

4．8 仪器设备的修理和报废

4．8．1 仪器设备出现故障时，检验人员应停止仪器设备运行，及时向质量负责人报告，分析、检查故障原因。若故障为不影响检测精度的简单故障，排除后可继续使用，检验人员应在使用记录重作好记录；若故障无法排除，检验人员应通知仪器设备管理对故障设备粘贴红

色“停用证”标识防止误用。

4．8．2 仪器设备发现故障采取紧急措施后仍需送检时，由使用部门填写《仪器设备维修申请表》，提出修理意见报技术负责人批准，由公司物设部组织实施。

4．8．3 仪器设备由公司物设部组织负责承建或送修，修理时应请专门技术人员来实施，修复后必须经过检定/校准和功能检查,达到规定的技术要求后再交投入使用.修理晚场后维修人员应填写《仪器设备故障维修记录表》，并将所有材料存档。

4．8．4 对发现故障前一定时期内所检测结果有怀疑的，由技术负责人组织进行追溯核查。当核查发现由于设备问题已经给检测结果造成了影响时，本中心应以书面形式尽量通知到所有保存检测报告和使用检测结果的客户，追溯应按《检测结果报告程序》和《纠正预防措施控制程序》执行。

4．8．5 对于降级限用处置的仪器设备，应由仪器设备管理员分别张贴黄色“准用”标识和编制限制使用“警示”。

4．8．6 仪器设备出现故障后无法修复、使用年限过长等不能满足检验要求时，使用部门可申请报废，但计量检定人员经确认后说明报废理由，填写仪器设备《报废通知单》，报质量负责人审批。

4．8．7 大型仪器设备的报废须经最高管理者代表批准。相关文件

5．1 《检测结果报告程序》

5．2 《期间核查程序》

5．3 《纠正预防措施控制程序》

5．4 《人员及资格确认培训程序》

5．5 《量值溯源程序》质量记录

6．1 《申请表》

6．2 《仪器设备验收记录表》

6．3 《仪器设备使用记录》

6．4 《仪器设备维修（保养）记录》

6．5 《报废通知单》

6．6 《仪器设备借用登记表》

编制人：日期：年月日 身何人：日期：年月日 批准人：日期：年月日