各级会议组织的注意事项范文

第一篇：各级会议组织的注意事项范文

各级会议组织的注意事项

 会前筹备阶段：

 会前分工不明确，没有将会议中需要衔接准备的各项事务落实到人，没有明确每位事件责任人的时间表，导致参与人员虽多，但却没有头绪，工作混乱；  会前动员会时忘记向所有会务组成员阐明会议举办的原则、目的、意义、我们期望达到的预期效果等，导致与会成员对会议的定位不清；

 确定会议时间时，没有更多了解同一时间是否很多医生不能参加。如职称考试、其他会议等。所以会前必须尽可能将每位到会客人都明确下来，以方便住宿的安排和费用的合理规划；

 会议用的资料、展具、礼品准备时间仓促，忘记了对每项物品进行逐项检查，结果临近使用时才发现物料有损害或不便使用，应该至少提前一周对物料进行安排，以保证到达时间和正常使用；

 费用预算时只看大项，忽视小项。如专家接待费用、工作人员办事来回车费等。

 筹备会只有产品经理和主管参加。其实应该让更多的人参加筹备会，第一可以集思广益，第二让大家都了解整个会议的内容。

 忘记了在筹备中始终保持统一的形象，如统一会议的邀请函、统一着装、统一标准用语等；

 没有及早的将接站的时刻表整理出来，也没有充分考虑到交通、路线等对时间的影响，导致接站的安排比较混乱、车辆不能及时到位或出现客人的疏漏；  费用预算时只看大项，忽视小项。如专家接待费用、工作人员办事来回车费等。

 会议期间控制：

 会议分工后各环节之间的衔接不够。如接站的人和跟车的人之间衔接，负责会场内的人和负责餐厅的人之间的衔接；

 签到表的设计和登记不够详细，应该将房间号、联系电话等细致记录，以便会间拜访和果盘、物品的配送等，发放的会议须知或日程表上宜列明会务组负责人的姓名、电话等，方便客人遇到紧急事件的处理；

 会间忘记设立专门的茶歇处，提供较丰富的水果和食品等以增强会议的服务

质量，还应预计好需要自备酒水的数量等以便提前购买；

 宜提前对邀请专家的讲座内容作充分沟通，防止脱离我们的会议目的；  整个会间应有专人对专家和部分重要客户进行陪护；

 只关注自己的客户，忘了在所有参会代表面前，你只是我们团队一个整体中的一只手。一定随时想到在另一个地方有同事还在照顾着你的客户；

 所有岗位的人应该提前上岗，延后撤离。如负责安排住宿的人可考虑是否有

必要提前住进宾馆；

 会议开始前应全面调试电脑、多媒体、话筒、激光笔、演讲席、坐牌等，防

止会间因意外情况中断；

 开始试着话筒效果很好，可是开会时效果很差，因为开会时将大会议室隔成了小会议室，被屏蔽了；

 开始邀请的人数比实际到会的人数少。菜也没准备那么多，会议室也搞得很

拥挤。资料礼品也不够；

 手机没电，找不到人，非常着急。会场里我们自己的手机在叫；

 本来想让专家讲三蕊的，结果讲了很多异维甲酸。因为前期沟通太不到位；  会上讨论时有人总在提与会议内容无关的问题。因为没提前安排可以帮我们

说话的客户；

 如会议地点和用餐地点不同，应提前安排好车辆和紧急情况的应急措施，避

免时间的耽误和出现安全意外；

 临近会议快结束时，及早通知用餐处准备，以免人员空等；

 会后衔接跟踪：

 忽视对客户安全的关注，谨防出现以外事件；

 向客户强调退房的时间要求，以及退房退卡的方式等，避免房牌的遗失和物

品的遗漏，会务组宜有专人负责；

 对客户的返程时间和方式应详细询问，提前列明时间表并由专人安排送站事

宜，尤其防止疏漏和衔接失误；

 送站时须有认识大部分客户的人员在会议酒店组织送站工作，避免出现客人

无人送，客人空等，车辆空等的现象；

 避免会后都在照顾客户了，没人收拾摊子；

 所有的物料须在会后再次进行细致的清理和收拾，避免展具的损坏，以备下

次会议的使用；

 对贵重的电脑、多媒体、激光笔等物料仔细整理，谨防遗漏诸如插线板一类的物品；

 客人离开前注意关于会议的意见反馈表是否已经发放，便于对会议进行跟踪

评估并加强客户印象；

 会后忘记须要举行会后的经验总结小会，不但便于发现会间出现的错误和加

强改进，还可以对费用进行及时的整理以免错误；

第二篇：会议组织注意事项

会议组织注意事项

一、会议筹备

1、提前3-7天将参会人员的资料，按每人次准备好，注意区分参会人员的角色（如会议主持、参会领导、演讲嘉宾、参会代表、媒体记者等），资料按照人员角色分别准备。

2、会议资料较多时，需要按照会议议程将会议资料按次序排放，最好装订成册，编好页码，方便参会人员阅读。

3、角色不同需要不同的资料时，应当按照人员或单位将资料以文件袋装好标注资料归属人员或单位，方便参会人员领取。

4、给参会人员发放纪念品或礼品等，应当与会议资料一同准备好，置于资料文件袋中一并发放给参会人员。

（会议方案、通知、不同角色邀请函、邀请确认、赞助确认、会议时间、地点和会场布置确认，会议资料制作、新闻通稿、纪念品、背景素材、横幅、易拉宝，名签（铭牌）、签到处、大会背景板制作或投影，带电脑（含会议资料、投影灯），速记、摄影摄像）

（二）、会议通知：口头通知（电话、微信、QQ或其他）和书面通知（快递通知、邀请函，或电子邮件发正式通知、邀请函等），通知需注意：

1、通知应包含：简要的会议议程说明、参会人员构成、会议时间、会议地点、餐饮安排等。

2、应通过正式途径发送给参会人员，如OA系统、电子邮箱、网站公布、函件等，如有必要可另行电话通知参会人员。（主要领导、嘉宾名单确认；参会代表名单确认、媒体记者名单确认、演讲嘉宾名单和内容确认，PPT应在会议资料制作时收集好）

（三）、会议议程：

1、会议开始时说明流程：工作汇报（致辞、讲话、发言、演讲）、讨论、工作安排（小结、总结）等，应事先制作好

2、会议时段如果是跨天，或占用餐时间，需考虑餐、宿问题。

（四）、会场布置：

1、会场应提前安排好。会场如相对隐蔽，应事先通知参会人

2、要安排好参会人员的坐席，并放置好重要人员的铭牌，并告知如何快速准确找到铭牌就坐。

3、安排好坐席的会场，应将会议资料袋会前摆放在坐席上。

4、需要用到视频放映或开视频会议时，要调试好会场的投影仪、调音台、幕布、麦克风等器械。

5、注意会场环境，如温度、灯光等，按照实际情况调整好。

6、应准备好会议记录工具，如相机、摄像机、录音笔等，以便于在会后做好会议总结工作。

（五）、现场安排（人员入场时）：

1、会场入口处设立接待处，准备好签到表，对参会人员签到，发资料、发参会证牌。

2、会议资料较少时可在参会人员签到时分发给参会人员。

二、会议中

（一）会议记录：

1、速记，或专职的会议记录员，记录内容会后留底。

2、安排专人摄影（摄像、录音），会后留底。

（二）会议服务注意事项：

1、安排专人（会议组织人员或物业人员）负责茶水服务。

2、举办大型会议或视频会议时，安排专人负责操作麦克风、调音台、投影仪、视频设备等。

3、参会人员就坐后提醒全部参会人员关闭手机或调成静音。

4、可适当安排中途休息时间。

三、会议后

1、整理好会议中的文字记录和图片、视频、音频记录，进行备案。

2、完成会议总结材料，材料内容应包括：会议议程各项内容、主要人员发言材料、会议讨论内容和总结性结论。

3、整理完成会议总结材料后报领导审批，将审批通过的材料分发至各参会人员遵照执行。

4、新闻发布情况和资料收集，官网发布相关文图。

第三篇：会议组织注意事项

会议组织注意事项

一、会议筹备

（一）、会议资料准备注意事项：

1、在具备条件的前提下将参会人员的资料按每人次准备好，注意区分参会人员的角色（如分成会议主持、参会领导、参会普通人员），资料按照人员角色分别准备。

2、会议资料较多时，需要按照会议议程将会议资料按次序排放，最好装订成册，编好页码，方便参会人员阅读。

3、当参会各人员因角色不同需要不同的资料时，应当按照人员或单位将资料以文件袋装好标注资料归属人员或单位，方便参会人员领取。

4、若需要给参会人员发放纪念品或礼品等，应当与会议资料一同准备好，置于资料文件袋中一并发放给参会人员。

（二）、会议通知注意事项：

会议通知分为口头通知和书面通知，其中口头通知只适用于参会人员较少的非正式会议，书面会议通知需注意以下几点：

1、正式的书面会议通知应包含：简要的会议议程说明、参会人员、会议时间、会议地点等。

2、书面会议通知应通过正式途径发送给参会人员，如OA

系统、电子邮箱、网站公布等，如有必要可另行电话通知参会人员。

（三）、会议议程安排注意事项：

1、正式会议开始时一般需要解释会议整体流程，将会议分为几项内容，如工作汇报阶段、讨论阶段、工作安排阶段等。会议流程介绍需要整理成正式文档作为会议主持的资料装订好，一般情况下没有会议主持人的情况下可有会议组织人员介绍会议流程。

2、安排会议议程时应考虑到会议时间，尽量将会议时段安排在正常工作时段内，如9：00-11:00或者15:00-17:00，如果是跨天的会议或者占用中晚餐时间的会议需要考虑是否安排餐宿问题。

（四）、会场布置注意事项：

1、正式会议的会场应提前安排好，并在书面会议通知中告知参会人员。

2、正式会议一般需要安排好参会人员的坐席并准备好参会人员的铭牌，在会议开始前排好坐席及铭牌。

3、对于安排好坐席的会场，应将会议资料袋在会议前摆放在坐席上。

4、需要用到视频放映或者开视频会议时，要调试好会场的投影仪、调音台、幕布、麦克风等器械。

5、注意各项会场的环境因素，例如温度、灯光等，按照

实际情况调整好。

6、会议组织人员应准备好各项会议记录工具，如相机、摄像机、录音笔等，以便于在会后做好会议总结工作。

（五）、现场安排（人员入场时）注意事项：

1、会议开始前在会场入口处设立接待处，准备好签到表，对参会人员签到。

2、会议资料较少时可在参会人员签到时分发给参会人员。

二、会议中

（一）会议记录注意事项：

1、安排好专职的会议记录员，对参会人员的发言进行记录（特别是讨论性质的会议），记录内容会后留底。

2、安排专人摄影（摄像、录音），会后留底。

（二）会议服务注意事项：

1、安排专人（会议组织人员或物业人员）负责茶水服务。

2、举办大型会议或视频会议时，安排专人负责操作麦克风、调音台、投影仪、视频设备等。

（三）其他注意事项：

1、参会人员就坐后提醒全部参会人员关闭手机或调成静音。

2、会议时间较长时，可适当安排中途休息时间。

三、会议后

（一）整理会议记录：

1、整理好会议中的文字记录和图片、视频、音频记录，进行备案。

2、完成会议总结材料，材料内容应包括：会议议程各项内容、主要人员发言材料、会议讨论内容和总结性结论。

3、整理完成会议总结材料后报领导审批，将审批通过的材料分发至各参会人员遵照执行。

3、重要会议结束后可考虑在网上发布会议相关新闻。

第四篇：“九段秘书”组织会议注意事项

“九段秘书”组织会议

一段：发通知。用邮件或在黑板上发会议通知，并准备好相关会议用品，并参加会议。

二段：抓落实。通知发了后，再打一通电话确认。

三段：重检查。发通知，落实到人后，在开会当天提前半小时再提醒参会人。对临时有事无法参加的人，立即汇报上级，保证上级提前知道。

四段：勤准备。前面的做好后，在开会前，提前测试可能用到的会议设备是否正常。并提前在会议室前铁上小条，告知会议室在什么时间段已被占用。

五段：细准备。前面的都做好的同时，了解会议主题，并提前将相关主题准备好，发给参会者做参考。

六段：做记录。前面的做好的同时，在会议中做好详细的会议记录。七段：定责任。整理好记录并发给相关人员。将会议纪要中的各项任务，一对一落实到相关负责人，再经当事人确认后，形成书面备忘录，交给领导与当事人，一人一份。

八段：追结果。下发记录，一对一落实，每天或每周定期跟踪各项任务执行情况，并随时汇报给领导。

九段：做流程。将上述过程做成标准流程，让每一个秘书都能根据这个流程吧会议组织好。

第五篇：会议组织流程及注意事项（xiexiebang推荐）

会议组织注意事项

但若人数众多，则最好是将与会者分成若干 小组，每一小组各聚在同一桌子周围。这种安排的好处在于方便分组讨论及综合 讨论。

2、正式会议一般需要安排好参会人员的坐席并准备好参会人员的铭牌，在 会议开始前排好坐席及铭牌。

3、对于安排好坐席的会场，应将会议资料袋在会议前摆放在坐席上。

4、需要用到视频放映或者开视频会议时，要调试好会场的投影仪、调音台、幕布、麦克风等器械。

5、注意各项会场的环境因素，例如温度、灯光等，按照实际情况调整好。

6、会议组织人员应准备好各项会议记录工具，如相机、摄像机、录音笔等，以便于在会后做好会议总结工作。

7、除非是较长的会议(超过一个半小时的会议)，否则尽量不要提供茶点，以 防与会者分心。

8、会（徽）标：（必须要体现出本次会议的内容）。

9、横幅（会议的题目、大小、大约提前 3-5 天制作）。

10、讲师的行李包（或笔记本包）注意要放在椅子或其他上面，应避免直接 放置在地上，这能反映出服务细节的水平。安排（（五）现场安排（人员入场时）、现场安排 人员入场时）

1、会议开始前在会场入口处设立接待处，准备好签到表，对参会人员签到； 在入口处安排服务人员，明确、清楚的告诉每位进场的人员如何坐？坐到什么地 方？例如：竞岗的人坐在那里？旁听的人坐那里？

2、会议资料较少时可在参会人员签到时分发给参会人员。

3、讲演稿（不做保密的可以为与会代表每人一份）

4、会议日程安排表

5、铅笔和纸（或是其他本笔，这些可以和礼物等一同给与会代表）

6、空调的温度问题，如果在高楼层，因为温度会往上走，导致原空调失效，这些必须在会议前进行安排，可以提前进行降温或升温！

7、出入口的门窗注意关闭，安排人员全程负责！

二、会议中

（一）会议记录

1、安排好专职的会议记录员，对参会人员的发言进行记录（特别是讨论性 质的会议），记录内容会后留底。

2、安排专人摄影（摄像、录音），会后留底。

（二）会议服务

1、安排专人（会议组织人员或物业人员）负责茶水服务。

2、举办大型会议或视频会议时，安排专人负责操作麦克风、调音台、投影 仪、视频设备等。

3、着装（因为除讲话人之外，服务人员是唯一走动的人，唯一关注的人，所以一定要注意着装）如：女性的皮鞋，走动时注意不能发出声响；动作要轻、慢、柔、避免快、重！

4、主持人也要避免少走动，如有特急的事情，可以通过写纸条的形式来传 递。

（三）倒茶

1、外面的领导来你们单位，那外面的领导就是客人，倒茶的时候要先给客 人

倒茶，然后在给自己单位的领导倒茶；给主席台上公司级领导倒水的顺序按进 入的顺序就可以了（特别安排除外），但如有重要领导在场（如市长或更高级的 领导）就要先给领导冲。

2、倒茶的顺序要按照职务的高低，比如说参加会议的有单位董事长、总经 理、副总经理，那你就应该先给董事长倒茶，然后在是总经理，在轮到副总经理。

3、切记一点，倒茶不能倒满，这个是很忌讳的，倒满了有驱客的嫌疑。

4、冲水不能冲着对方，针对冲水的动作，要进行分解：要拿起杯子，不要 对着领导冲水，不要挡住领导形象，不能直接在桌面上冲等。

5、冲水的服务人员最好只安排 1 人，可以避免太多的吸引会场参与者的目 光。

6、要保证每一个人都有水喝，但不要试图在冲水时每一个都去冲。对领导、主席台、主持人、特殊人物一定要保证有水，参会者不一定照顾到。

（四）其他

1、参会人员就坐后提醒全部参会人员关闭手机或调成静音。

2、会议时间较长时，可适当安排中途休息时间。

三、会议后

（一）整理会议记录

1、整理好会议中的文字记录和图片、视频、音频记录，进行备案。

2、完成会议总结材料，材料内容应包括：会议议程各项内容、主要人员发 言材料、会议讨论内容和总结性结论。

3、整理完成会议总结材料后报领导审批，将审批通过的材料分发至各参会 人员遵照执行。

3、重要会议结束后可考虑在网上发布会议相关新闻。