第一篇：浅谈传播技巧在公文写作中的运用
浅谈传播技巧在公文写作中的运用
作者/林 曦
传播学中的传播技巧是指针对信息共享的传播活动，所采用的能够迅速高效地达到传播目的的对策方法。传播技巧包括内容提示法、说理法和诉求法等。在传播信息时，需要考虑到不同情况下表达信息的效果。这实际上涉及传播过程中三个方面的因素对于传播效果的影响——传播者（学识、品格等）、传播内容（话题和证明方法）、传播对象（主要指传播者对于受众心理和性格的了解、激发和控制）。这三个影响因素要求传播者在主旨和论点被限定的时候，运用传播技巧，将主要观点的提出、论证方式的选择、材料的安排巧妙地结合在一起，将信息的侧重点鲜明地展现在读者面前。公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效用和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。公文中的传播活动实质上是文字信息的传播，成功的传播方法和技巧的运用，有利于提高公文写作的科学性、有效性和公文的传播效果。如果在公文撰写中针对特定的受众和特定的信息内容采用适当的传播策略、手段，不仅可以完整准确地表达公文需要传递的信息，而且可以增加公文的美感，进而提高对受众的影响力和吸引力。因此在公文写作中传播方案的确定和传播内容的选择，从整体上来看是为发文目的服务的。本文着重探讨在公文写作中如何使用恰当的传播技巧以提高公文的表达和传播效果。
一、明示态度法
在传播信息时，应该简洁明了地表明所要表达的结论，以方便读者清楚地了解文章的主旨，领会传播者所要表达的观点。在公文写作中，突出结论可以迅速有效地使读者清楚撰写者的目的和意图。特别是在宣传性、告知性公文传播活动中，为了使受众接受传播者所提供的信息与观点，更需要直观地摆出结论。古人论文章的写作时强调“立片言以居要” “开门见山”等，都是要求在传播活动中首先将传播目的和核心内容告知读者。当然，要根据具体的公文内容、传播对象、传播时机等因素来判断是否应直截了当地将发文目的表达出来。
比如，《国务院关于深化改革严格土地管理的决定》（国发[2004] 28号）一开头就展示了重要结论： “实行最严格的土地管理制度……土地市场治理整顿取得了积极进展，有力地促进了宏观调控政策的落实……必须正确处理保障经济社会发展与保护土地资源的关系，严格控制建设用地增量，努力盘活土地存量，强化节约利用土地，深化改革，健全法制，统筹兼顾，标本兼治，进一步完善符合我国国情的最严格的土地管理制度。”公文的第一句话“实行最严格的土地管理制度”作为本文的主旨，简洁明了地表达了中国要深化土地管理制度的决心。接下来“土地市场治理整顿取得了积极进展”一句叙述了土地整改的效果，让读者看到了实行土地管理制度各地区取得的进步。当然还要点明在这个制度下的成效是阶段性的，有些地区存在的问题仍需要解决。这份公文的主题与人民的生活息息相关，与受众原有态度和利益相吻合，所以可以使用明示态度法。
二、敲警钟法
传播学中的“敲警钟”法是指用能够使人们产生恐惧意识的语句唤醒人们焦急、紧张的心理活动，这种方法也称为“恐惧诉求法”。这种传播方法在公文写作里也能发挥很大作用。一方面，运用这种方法所产生的紧迫感可以督促人们尽快行动以防发生突发情况。古人早就言明要防患于未然，所以人们在阅读用敲警钟法写作的公文时就会无意识地采取行动了。另一方面，采用这种方法，会在第一时间吸引读者的全部注意力，为满足好奇心，读者会继续阅读下去。虽然借助恐惧诉求能收到较好的传播效果，但我们需要清楚地知道一点，那就是过度地唤醒人们的危机意识以求达到目的，很有可能使读者产生不适感。只有把握好一定的度且切合实际，才会最大限度地发挥警钟的作用。
譬如《国务院办公厅关于印发国家综合防灾减灾规划（2011-2015年）的通知》（国办发（2011）55号）中写道： “‘十二五’时期，在全球气候变化背景下，自然灾害风险进一步加大，防灾减灾工作形势严峻。干旱、洪涝、台风、低温、冰雪、高温热浪、沙尘暴、病虫害等灾害风险增加，崩塌、滑坡、泥石流、山洪等灾害仍呈高发态势……设防水平偏低，农村居民抵御灾害的能力较弱。自然灾害引发次生、衍生灾害的风险仍然很大。”在公文写作中，运用敲警钟法可以快速有效地传递信息给收文对象，并使之警醒。首先，对问题的现状加以描述，像这份通知里的“干旱、洪涝、台风、低温、冰雪、高温热浪、沙尘暴、病虫害等灾害风险增加……设防水平偏低，农村居民抵御灾害的能力较弱。自然灾害引发次生、衍生灾害的风险仍然很大”，就写出了自然灾害的发生越来越频繁，对人类的危害越来越大的现实，这自然会造成读者对象的心理紧张，产生态度和行动上的变化。其次，提出解决问题的方法，“加强自然灾害监测预警能力建设、加强防灾减灾信息管理与服务能力建设”，从心理上催促读者采取相应行动。通过给传播对象施加压力，调动他们的紧张、恐惧心理，引导他们把握公文的主题，符合传播者的意愿。这份通知很好地运用恐惧诉求法即敲警钟的技巧来撰写公文，收到了很好的传播效果。
三、感情交流法
感性语言最容易打动人。传播学中的“诉诸感情”主要是指通过营造某种气氛或使用感情色彩强烈的言辞来感染对方，以谋求特定的效果。公文语言的表达不仅影响工作的执行力度，也影响公务活动的效果。写进公文里的材料必须来自生活实践，不允许虚构，在此基础上运用富有感情的言辞来撰写公文，就能收到较好的效果。感情交流是向传播对象传达一些能让人感到温情的信息，消除对方对传播者的疑虑、误解，为公文的传递创造有利条件。要注意宣示说理严密周全、简洁精练，切忌滥用修辞，于平淡之中见感情才显功夫。要正确认识情感在公文写作中的作用，树立正确的得失观，合理表达自己的感情，确保写作的公文观点正确、内容真实、表达合情合理。
《关于申请暴雨台风受损农村公路维修资金的请示》（连区建（2012）66号）一文中写道：“2012年7月初和8月初连云区先后遭受特大暴雨和强台风的猛烈袭击，造成多处县、乡、村道路破坏严重，部分路基出现坍塌……据统计，全区县、乡、村道路因暴雨台风造成的道路路面损坏和路基塌方现象多达56处，路面损坏面积约8680平方米，部分道路简易修复后虽能维持通行，但仍存在着很大的安全隐患，亟待进行全面修复……恳请市局酌情考虑拨付部分农村公路维修资金……以保证抢修工程的快速推进。”从这篇公文中可以看到请示单位对灾害的忧心以及进行灾后重建的决心。该请示在摆出连云区灾情严重的实际状况时，运用“56处” “8680平方米”等有说服力的数据，融入足以打动人心的“恳请”等词语，语言真挚感人，拉近了文件授受双方的距离，建立了良好的双向沟通交流关系，以期达到希望上级拨款维修的最终目的。要完成一篇高质量的公文，关键是要对发文意图有一个准确的把握，然后将这些转化为充满感情色彩的语句，以收到打动人心的目的。这份请示无疑是一个成功的范例。
四、尊重事实法
公文的另一大语体特征是真实性。孔子《论语，里仁》中云： “君子欲讷于言，而敏于行。”意思是说君子说话要谨慎，行动则要敏捷。在公文写作中也可解释为执笔者用词要谨慎小心，内容要遵从实际。公文中有些文种如情况报告、工作总结、调查报告等内容涉及面宽、传播领域广，不仅拓宽了人们的视野，提高了人们的思维境界，而且促使写作策略发生了变化。只有正确把握问题的实质，坚持实事求是，遵从事物间的逻辑关系，公文才能收到良好的传播效果。在写作中应坚持客观的态度，尽可能地将自己的倾向在文章中隐去。
如《福建省粮食局关于2012年第四季度粮油质量抽检情况的通报》（闽粮行[2013] 24号）一文中写道： “福州市抽检大米、小麦粉、食用植物油、原粮共484批次，合格484批次，批次合格率100% ……宁德市抽检大米、小麦粉、食用植物油、粮食复制品共67批次，合格63批次，批次合格率94.0%；龙岩市抽检大米、小麦粉、食用植物油、原粮共288批次，合格288批次，批次合格率100%。”在信息传播过程中，经常会遇到无法解决的冲突，这时需要借助于实例来增强说服力。福建省粮食局把2012年第四季度粮食质量抽检结果作了通报，数据真实、叙述清楚，说服力强。
五、重复结论法
传播学指出，传播者要想提高传播效果，就必须设法减少选择性因素对受传者的干扰。古人对这一技巧的功效已有肯定。《战国策》中“三人成虎”“曾母投杼”就是明证。例如，脑白金是大众耳熟能详的保健品，脑白金在刚刚进入市场时并未受到人们的关注。这时，一个虽然通俗却能够让人记住的广告出世了，电视、报纸等传播媒介对这个产品反复宣传，引起大众对脑白金的好奇并相互交流，自此脑白金名声大噪。可见，重复地叙述某个问题或信息可以收到很好的传播效果。
《工业和信息化部、发展改革委、环境保护部关于开展工业产品生态设计的指导意见》（工信部联节[2013] 58号）一文中写道： “生态设计是实现污染预防的重要措施。污染预防是改变‘先污染后治理’发展方式的根本途径。研究表明，800/0的资源消耗和环境影响取决于产品设计阶段……生态设计是落实生产者责任延伸制度的要求……生态设计有利于绿色技术创新……”该意见的主旨是“开展工业产品生态设计”，文中有四段都在重复生态设计的重要意义，“生态设计是实现污染预防的重要措施，生态设计是落实生产者责任延伸制度的要求，生态设计有利于绿色技术创新”，这些句子无一不是在强调生态设计是一件有价值的事情。运用反复强调主题的技巧，的确能快速有效地传递信息给收文对象，传播效果显著。
综上所述，在公文写作中适当运用传播技巧，可以为公文增色添彩，增强表达效果。在写作中要注意把公文主旨表达与公文传播技巧结合起来，重视公文写作策略的作用，从全局上实现公文传递策令、沟通情况、交流经验的社会价值。采取适宜接受对象、传播主体、传播内容的传播方式，就能取得好的效果；否则，传播者虽有好心也可能会办坏事。恰当地使用明示态度法、恐惧诉求法、感情交流法等写作技巧，不仅能加快公文上情下达、沟通联络的速率，也能增强公文的生动性和艺术感染力。
第二篇：常用公文写作格式与技巧(精品免费下载)
常用公文写作格式与技巧
（一）上行文种的写法
1、请示
请示是向上级机关请求指示、批准时使用的一种上行文种。请示要坚持一文一事。即一份请示只能向上级请示批准一个问题，以便上级及时、专一地进行处理；请示的主送机关也只能是一个，不能多头请示。请示的内容由三部分构成： “三段式”。“三段式”不是一成不变的模式，它必然由于不同的内容表现为多变状态：
（1）情况——做法——问题（意见）；
（2）情况（做法）——问题——今后意见；
（3）情况——原因（责任）——下步做法；
（4）情况——原因——责任及处理意见；
通报是“表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况”时使用的文种。通报的类型有四种：（1）用于表扬好人好事的，称“表彰性通报”；
（2）用于批评错误的，称“批评性通报”；
（3）用于传达情况的，称“情况性通报”；
（4）用于传达上级指示精神的，称“指导性通报”。
要注意吸收少数人正确的意见。对反映会议中心议题的正确意见，可采用“会议听取了”、“会议讨论了”、“会议研究了”“会议认为”、“会议决定”等提法，加以集中概括，简明扼要地反映出来。
（三）公布性文种的写法
1、公告和通告
公告是党和国家机关向国内外先部重要事项或者法定事项时使用的文种。
（1）开头部分写请示的缘由或背景，要求写得充分而又简明；（2）主体部分写请求的事项，要求写得实际、合理、明确、简要；（3）结尾部分写希望、要求，可以使用以下惯用语，如：“妥否，请批示”或“当否，请批示”或“以上请示，望予审批”或“以上意见，如无不妥，请批转XXX执行”等。
2、报告
报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议、回复上级机关的询问或要求时使用的一种文种。
报告与请示虽同属于上行文，但两者有着严格的区别：
（1）对上级要求不同。“报告”不要求上级批复；“请示”则要求上级批复。
（2）行文时间不同。“报告”是事中或事后行文；“请示”是事前行文。
（3）文种性质不同。“报告”是陈述性的上行公文；“请示”是请求性的上行公文。
（4）结尾用语不同。“报告”的结尾一般用“专此报告”、“特此报告”等词语，有的干脆不用，报告事项完了，全文就结束；“请示”则一般用“可否（或妥否），请批示”，对上级要求十分肯定。
报告的内涵决定了它在写作上的通用规则，就是人们通常所讲的（5）情况——问题——建议等。
（二）下行文种的写法
１、通知
通知是党政公文下行文中适应性最广、使用频率最高的一个文种。通知适用于转批下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
通知的结构由标题、正文、落款和附件四部分构成。
通知的标题有三种形式：（1）发文机关名称+事由+文种，如苏州大学关于召开XXX会议的通知。（2）事由+文种，如，关于放暑假的通知。（3）特殊情况下形成的通知，标题要注明性质，在文种前加上“紧急”、“补充”、“联合”、“转发”、“批转”、“印发”等字样。通知的正文由开头、主体和结尾三部分构成：（1）开头用一自然段简明交待通知形成的缘由和根据。（2）主体简要叙述通知的事项。（3）结尾另起段写明通知执行要求，常用“以上通知，望认真执行”、“特此通知。”“本通知自发布之日起实行”等习惯用语表示。制发各类通知是为了解决实际问题，这就要求在通知的写作上要主题明白显露、文字简明扼要、结构先总后分，使人一目了然。
2、通报
通报是用典型事实教育干部群众的，因此通报的事情应当是具有先进的代表性或具有反面代表性的人和事以及能给人以启迪和警省作用的典型事件。只有选这样的材料进行通报，才能起到教育大家、鼓舞一片、警戒八方的作用。
通报中的议说，必须是通报中典型事实的延伸，褒贬的尺度、结论的分寸、今后的工作意见都是典型事实的引发，不能牵强附会。
3、会议纪要
会议纪要是用于记载、传达会议情况和议定事项。会议纪要按内容可分为三类：第一类是日常办公会议纪要；第二类是指示性会议纪要，即对某一重要方面的工作综合整理的会议纪要；第三类是讨论型会议纪要，主要是对某一重大理论、实践课题进行研讨的会议所使用的一种纪要，它具有参考性，不具有指挥性。一次工作会议，涉及问题很多，在写会议纪要时，必须抓住会议所集中讨论的几个主要问题，形成纪要的中心，切不可面面俱到。一次工作会议在具体讨论中必然会产生几种不同意见，不能把这些意见都纳入会议纪要，而应该根据会议的宗旨，分析综合各种意见，集中反映符合会议中心要求的多数人一致意见，同时，也
通告是在一定范围内、公布应当遵守或周知事项时使用的文种。两者的不同点主要有三条： 一是从所宣布告知的事项看，公告重于通告；
二是从宣布告知事项的范围看，公告大于通告。公告是面向国内外的，通告是面向国内或国内局部范围的；
三是从发布两告的机关看，公告发布的机关级别高，是党和国家的高级机关；通告，上至中央，下至基层机关及国有企事业单位均可使用；
四是从所发布的方式看，公告是采用新闻手段，通过电台、电视台以及报纸等形式予以发布；通告既可采用公告的手段公开发布，也可在内部行文。
两告都是短篇公文，撰写时必须文字简要、层次清晰。一是要直陈其事，不绕弯、不兜圈；二是可说可不说的不说，可少说的不多说。文字简要，才便于人们牢记、遵守。
（四）信函性文种的写法
1、函
函是不相隶属的机关之间相互商洽工作、询问和答复问题或向有关主管部门请求批准事项时使用的平行公文。函的结构由标题、受文机关、正文和落款四部分构成：（1）标题
函的标题有两种形式：发文机关名称＋事由＋文种，如，苏州大学关于ＸＸＸ的复函；事由＋文种，如“关于恳求ＸＸＸ的函”或“关于申请ＸＸＸ的函”；“关于请求批准ＸＸＸ的函”。
（2）受文机关：顶格加冒号写受文机关全称或规范性简称。（3）正文：
开头概括交代发函的原因和目（1）存根部分简填，以便日后查考。
（2）本文部分要填写详细些。（3）派人联系办理重要或保密事情，要注明被派人员的政治面貌、职务。
（4）重要的介绍信要经领导过目或在存根上签字，有的还要限制有效期。
（5）除本文部分需加盖公章外，存根与本文的虚线正中亦要加盖（1）计划的名称。包括订立计划单位或团体的名称和计划期限两个要素，如“××团委2006年工作计划”。
（2）计划的具体要求。一般包括工作的目的和要求，工作的项目和指标，实施的步骤和措施等，也就是为什么做、做什么、怎么做、做到什么程度。
（3）最后写订立计划的日期。工作计划的内容。一般地讲，包表现在哪些方面，是怎样取得的；缺点有多少，表现在哪些方面，是什么性质的，怎样产生的，都应讲清楚。
（3）经验和教训。做过一件事，总会有经验和教训。为便于今后的工作，须对以往工作的经验和教训进行分析、研究、概括、集中，并上升到理论的高度来认识。（4）今后的打算。根据今后的工作任务和要求，吸取前一时期工的，常用“现将有关问题说明如下：”、“现将有关问题复函如下：”等习惯用语过渡转入主体。主体部分要简洁得体，问题、意见要写得明确。
结语。根据不同类型的函件事项，选择“特此函告”、“特此复函”等习惯用语结束正文。便函也可使用“此致．敬礼”等敬语。
落款。在右下方署明发文单位名称，加盖公章并在下面写明年、月、日期。
（五）其他常用应用文的写法
1、介绍信
介绍信是用以介绍被介绍人员的姓名、身份、人数、接洽事项等情况的专用书信。介绍信具有介绍和证明的作用。介绍信通常有两种形式： 普通介绍信。用公文纸书写：（1）在公文纸正中的地方写“介绍信”三个字，字要比正文大些。（2）联系单位或个人的称呼。（3）被介绍人的姓名、身份、人数（派出人数较多，可写成“×××等×人”）。
（4）接洽事项和向接洽单位或个人提出的希望。最后可写上“请接洽”、“请予协助”、“此致敬礼”等语。
（5）本单位名称和写信日期，加盖公章。
带存根的印刷介绍信有规定格式，使用只须填上有关内容。公章。
2、申请书
申请书是个人或集体向组织表达愿望，向机关、团体、单位领导提出请求时的一种书信。申请书应把该写的问题写清楚，但也要注意精炼。申请书一般是一事一书。
（1）在申请书的第一行正中写申请书的名称。如：“入党（团）申请书”、“开业申请书”等，字体较正文稍大。
（2）写接受申请书的单位或有关负责同志的名称。
（3）写申请书的具体内容： 申请的事情或理由最好分段写，以便接受申请的一方把握要领。申请的理由比较多，可以从几个方面、几个阶段谈认识。（4）结尾写表示敬意的话，如“此致敬礼”、“请领导批准”等语，也可以不写。
（5）最后写申请人姓名或申请单位名称（加盖公章）和写申请书的日期。
3、工作计划
工作计划是一个单位或团体在一定时期内的工作打算。写工作计划要求简明扼要、具体明确，用词造句必须准确，不能含糊。工作计划的格式：
括：
（1）情况分析（制定计划的根据）。制定计划前，要分析研究工作现状，充分了解下一步工作是在什么基础上进行的，是依据什么来制定这个计划的。
（2）工作任务和要求（做什么）。根据需要与可能，规定出一定时期内所应完成的任务和应达到的工作指标。
（3）工作的方法、步骤和措施（怎样做）。在明确了工作任务以后，还需要根据主客观条件，确定工作的方法和步骤，采取必要的措施，以保证工作任务的完成。
4、工作总结
总结，就是把某一时期已经做过的工作，进行一次全面系统的总检查、总评价，进行一次具体的总分析、总研究；也就是看看取得了哪些成绩，存在哪些缺点和不足，有什么经验等。基本情况。
（1）总结必须有情况的概述和叙述，有的比较简单，有的比较详细。这部分内容主要是对工作的主客观条件、有利和不利条件以及工作的环境和基础等进行分析。
（2）成绩和缺点。这是总结的中心。总结的目的就是要肯定成绩，找出缺点。成绩有哪些，有多大，作的经验和教训，明确努力方向，提出改进措施等。写好总结需要注意的问题（1）总结前要充分占有材料。最好通过不同的形式，听取各方面的意见，了解有关情况，或者把总结的想法、意图提出来，同各方面的干部、群众商量。一定要避免领导出观点，到群众中找事实的写法。
（2）一定要实事求是，成绩不夸大，缺点不缩小，更不能弄虚作假。这是分析、得出教训的基础。（3）条理要清楚。总结是写给人看的，条理不清，人们就看不下去，即使看了也不知其所以然，这样就达不到总结的目的。（4）要剪裁得体，详略适宜。材料有本质的，有现象的；有重要的，有次要的，写作时要去芜存精。总结中的问题要有主次、详略之分，该详的要详，该略的要略。
（5）总结的具体写作，可先议论，然后由专人写出初稿，再行讨论、修改。最好由主要负责人执笔，或亲自主持讨论、起草、修改。
第三篇：常用公文写作格式与技巧
常用公文写作格式与技巧
（一）上行文种的写法
1、请示
请示是向上级机关请求指示、批准时使用的一种上行文种。请示要坚持一文一事。即一份请示只能向上级请示批准一个问题，以便上级及时、专一地进行处理；请示的主送机关也只能是一个，不能多头请示。请示的内容由三部分构成：
（1）开头部分写请示的缘由或背景，要求写得充分而又简明；（2）主体部分写请求的事项，要求写得实际、合理、明确、简要；
（3）结尾部分写希望、要求，可以使用以下惯用语，如：“妥否，请批示”或“当否，请批示”或“以上请示，望予审批”或“以上意见，如无不妥，请批转XXX执行”等。
2、报告
报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议、回复上级机关的询问或要求时使用的一种文种。
报告与请示虽同属于上行文，但两者有着严格的区别：
（1）对上级要求不同。“报告”不要求上级批复；“请示”则要求上级批复。（2）行文时间不同。“报告”是事中或事后行文；“请示”是事前行文。
（3）文种性质不同。“报告”是陈述性的上行公文；“请示”是请求性的上行公文。
（4）结尾用语不同。“报告”的结尾一般用“专此报告”、“特此报告”等词语，有的干脆不用，报告事项完了，全文就结束；“请示”则一般用“可否（或妥否），请批示”，对上级要求十分肯定。
报告的内涵决定了它在写作上的通用规则，就是人们通常所讲的“三段式”。“三段式”不是一成不变的模式，它必然由于不同的内容表现为多变状态：（1）情况——做法——问题（意见）；
（2）情况（做法）——问题——今后意见；（3）情况——原因（责任）——下步做法；（4）情况——原因——责任及处理意见；（5）情况——问题——建议等。
（二）下行文种的写法
１、通知
通知是党政公文下行文中适应性最广、使用频率最高的一个文种。通知适用于转批下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
通知的结构由标题、正文、落款和附件四部分构成。通知的标题有三种形式：（1）发文机关名称+事由+文种，如苏州大学关于召开XXX会议的通知。（2）事由+文种，如，关于放暑假的通知。（3）特殊情况下形成的通知，标题要注明性质，在文种前加上“紧急”、“补充”、“联合”、“转发”、“批转”、“印发”等字样。通知的正文由开头、主体和结尾三部分构成：（1）开头用一自然段简明交待通知形成的缘由和根据。（2）主体简要叙述通知的事项。（3）结尾另起段写明通知执行要求，常用“以上通知，望认真执行”、“特此通知。”“本通知自发布之日起实行”等习惯用语表示。制发各类通知是为了解决实际问题，这就要求在通知的写作上要主题明白显露、文字简明扼要、结构先总后分，使人一目了然。
2、通报 通报是“表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况”时使用的文种。通报的类型有四种：（1）用于表扬好人好事的，称“表彰性通报”；（2）用于批评错误的，称“批评性通报”；（3）用于传达情况的，称“情况性通报”；
（4）用于传达上级指示精神的，称“指导性通报”。通报是用典型事实教育干部群众的，因此通报的事情应当是具有先进的代表性或具有反面代表性的人和事以及能给人以启迪和警省作用的典型事件。只有选这样的材料进行通报，才能起到教育大家、鼓舞一片、警戒八方的作用。
通报中的议说，必须是通报中典型事实的延伸，褒贬的尺度、结论的分寸、今后的工作意见都是典型事实的引发，不能牵强附会。
3、会议纪要
会议纪要是用于记载、传达会议情况和议定事项。会议纪要按内容可分为三类：第一类是日常办公会议纪要；第二类是指示性会议纪要，即对某一重要方面的工作综合整理的会议纪要；第三类是讨论型会议纪要，主要是对某一重大理论、实践课题进行研讨的会议所使用的一种纪要，它具有参考性，不具有指挥性。一次工作会议，涉及问题很多，在写会议纪要时，必须抓住会议所集中讨论的几个主要问题，形成纪要的中心，切不可面面俱到。
一次工作会议在具体讨论中必然会产生几种不同意见，不能把这些意见都纳入会议纪要，而应该根据会议的宗旨，分析综合各种意见，集中反映符合会议中心要求的多数人一致意见，同时，也要注意吸收少数人正确的意见。对反映会议中心议题的正确意见，可采用“会议听取了”、“会议讨论了”、“会议研究了”“会议认为”、“会议决定”等提法，加以集中概括，简明扼要地反映出来。
（三）公布性文种的写法
1、公告和通告
公告是党和国家机关向国内外先部重要事项或者法定事项时使用的文种。通告是在一定范围内、公布应当遵守或周知事项时使用的文种。两者的不同点主要有三条：
一是从所宣布告知的事项看，公告重于通告；
二是从宣布告知事项的范围看，公告大于通告。公告是面向国内外的，通告是面向国内或国内局部范围的；
三是从发布两告的机关看，公告发布的机关级别高，是党和国家的高级机关；通告，上至中央，下至基层机关及国有企事业单位均可使用； 四是从所发布的方式看，公告是采用新闻手段，通过电台、电视台以及报纸等形式予以发布；通告既可采用公告的手段公开发布，也可在内部行文。
两告都是短篇公文，撰写时必须文字简要、层次清晰。一是要直陈其事，不绕弯、不兜圈；二是可说可不说的不说，可少说的不多说。文字简要，才便于人们牢记、遵守。
（四）信函性文种的写法
1、函
函是不相隶属的机关之间相互商洽工作、询问和答复问题或向有关主管部门请求批准事项时使用的平行公文。函的结构由标题、受文机关、正文和落款四部分构成：
（1）标题
函的标题有两种形式：发文机关名称＋事由＋文种，如，苏州大学关于ＸＸＸ的复函；事由＋文种，如“关于恳求ＸＸＸ的函”或“关于申请ＸＸＸ的函”；“关于请求批准ＸＸＸ的函”。（2）受文机关：顶格加冒号写受文机关全称或规范性简称。（3）正文：
开头概括交代发函的原因和目的，常用“现将有关问题说明如下：”、“现将有关问题复函如下：”等习惯用语过渡转入主体。
主体部分要简洁得体，问题、意见要写得明确。
结语。根据不同类型的函件事项，选择“特此函告”、“特此复函”等习惯用语结束正文。便函也可使用“此致．敬礼”等敬语。
落款。在右下方署明发文单位名称，加盖公章并在下面写明年、月、日期。
（五）其他常用应用文的写法
1、介绍信
介绍信是用以介绍被介绍人员的姓名、身份、人数、接洽事项等情况的专用书信。介绍信具有介绍和证明的作用。介绍信通常有两种形式： 普通介绍信。用公文纸书写：
（1）在公文纸正中的地方写“介绍信”三个字，字要比正文大些。（2）联系单位或个人的称呼。
（3）被介绍人的姓名、身份、人数（派出人数较多，可写成“×××等×人”）。
（4）接洽事项和向接洽单位或个人提出的希望。最后可写上“请接洽”、“请予协助”、“此致敬礼”等语。
（5）本单位名称和写信日期，加盖公章。
带存根的印刷介绍信有规定格式，使用只须填上有关内容。（1）存根部分简填，以便日后查考。（2）本文部分要填写详细些。
（3）派人联系办理重要或保密事情，要注明被派人员的政治面貌、职务。（4）重要的介绍信要经领导过目或在存根上签字，有的还要限制有效期。（5）除本文部分需加盖公章外，存根与本文的虚线正中亦要加盖公章。
2、申请书
申请书是个人或集体向组织表达愿望，向机关、团体、单位领导提出请求时的一种书信。申请书应把该写的问题写清楚，但也要注意精炼。申请书一般是一事一书。
（1）在申请书的第一行正中写申请书的名称。如：“入党（团）申请书”、“开业申请书”等，字体较正文稍大。
（2）写接受申请书的单位或有关负责同志的名称。（3）写申请书的具体内容：
申请的事情或理由最好分段写，以便接受申请的一方把握要领。申请的理由比较多，可以从几个方面、几个阶段谈认识。
（4）结尾写表示敬意的话，如“此致敬礼”、“请领导批准”等语，也可以不写。（5）最后写申请人姓名或申请单位名称（加盖公章）和写申请书的日期。
3、工作计划
工作计划是一个单位或团体在一定时期内的工作打算。写工作计划要求简明扼要、具体明确，用词造句必须准确，不能含糊。工作计划的格式：（1）计划的名称。包括订立计划单位或团体的名称和计划期限两个要素，如“××团委2006年工作计划”。
（2）计划的具体要求。一般包括工作的目的和要求，工作的项目和指标，实施的步骤和措施等，也就是为什么做、做什么、怎么做、做到什么程度。（3）最后写订立计划的日期。
工作计划的内容。一般地讲，包括：（1）情况分析（制定计划的根据）。制定计划前，要分析研究工作现状，充分了解下一步工作是在什么基础上进行的，是依据什么来制定这个计划的。（2）工作任务和要求（做什么）。根据需要与可能，规定出一定时期内所应完成的任务和应达到的工作指标。（3）工作的方法、步骤和措施（怎样做）。在明确了工作任务以后，还需要根据主客观条件，确定工作的方法和步骤，采取必要的措施，以保证工作任务的完成。
4、工作总结
总结，就是把某一时期已经做过的工作，进行一次全面系统的总检查、总评价，进行一次具体的总分析、总研究；也就是看看取得了哪些成绩，存在哪些缺点和不足，有什么经验等。基本情况。
（1）总结必须有情况的概述和叙述，有的比较简单，有的比较详细。这部分内容主要是对工作的主客观条件、有利和不利条件以及工作的环境和基础等进行分析。
（2）成绩和缺点。这是总结的中心。总结的目的就是要肯定成绩，找出缺点。成绩有哪些，有多大，表现在哪些方面，是怎样取得的；缺点有多少，表现在哪些方面，是什么性质的，怎样产生的，都应讲清楚。
（3）经验和教训。做过一件事，总会有经验和教训。为便于今后的工作，须对以往工作的经验和教训进行分析、研究、概括、集中，并上升到理论的高度来认识。
（4）今后的打算。根据今后的工作任务和要求，吸取前一时期工作的经验和教训，明确努力方向，提出改进措施等。写好总结需要注意的问题
（1）总结前要充分占有材料。最好通过不同的形式，听取各方面的意见，了解有关情况，或者把总结的想法、意图提出来，同各方面的干部、群众商量。一定要避免领导出观点，到群众中找事实的写法。
（2）一定要实事求是，成绩不夸大，缺点不缩小，更不能弄虚作假。这是分析、得出教训的基础。
（3）条理要清楚。总结是写给人看的，条理不清，人们就看不下去，即使看了也不知其所以然，这样就达不到总结的目的。
（4）要剪裁得体，详略适宜。材料有本质的，有现象的；有重要的，有次要的，写作时要去芜存精。总结中的问题要有主次、详略之分，该详的要详，该略的要略。
（5）总结的具体写作，可先议论，然后由专人写出初稿，再行讨论、修改。最好由主要负责人执笔，或亲自主持讨论、起草、修改。
第四篇：常用公文写作格式与技巧
常用公文写作格式与技巧
（一）上行文种的写法
1、请示
请示是向上级机关请求指示、批准时使用的一种上行文种。请示要坚持一文一事。即一份请示只能向上级请示批准一个问题，以便上级及时、专一地进行处理；请示的主送机关也只能是一个，不能多头请示。请示的内容由三部分构成：
（1）开头部分写请示的缘由或背景，要求写得充分而又简明；（2）主体部分写请求的事项，要求写得实际、合理、明确、简要；
（3）结尾部分写希望、要求，可以使用以下惯用语，如：“妥否，请批示”或“当否，请批示”或“以上请示，望予审批”或“以上意见，如无不妥，请批转XXX执行”等。
关于启动宁汉沪宁杭光缆线路工程的请示
张继平副总经理：
宁汉、沪宁杭光缆线路工程的可行性研究报告已于2001年3月批复，中讯邮电咨询设计院和浙江省邮电规划设计院已分别完成初步设计。由于当时处在南北拆分阶段，故而未进行初步设计的会审及相关后续工作。
目前南北拆分工作已基本完成，根据沿途业务发展的需要，特别是长江航运局急需租用光纤，因此我部建议启动该工程，抓紧时间进行初步设计会审及相关后许工作。
以上妥否，请批示。
网络发展部
二OO二年七月三日
2、报告
报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议、回复上级机关的询问或要求时使用的一
种文种。
报告与请示虽同属于上行文，但两者有着严格的区别：
（1）对上级要求不同。“报告”不要求上级批复；“请示”则要求上级批复。（2）行文时间不同。“报告”是事中或事后行文；“请示”是事前行文。
（3）文种性质不同。“报告”是陈述性的上行公文；“请示”是请求性的上行公文。
（4）结尾用语不同。“报告”的结尾一般用“专此报告”、“特此报告”等词语，有的干脆不用，报告事项完了，全文就结束；“请示”则一般用“可否（或妥否），请批示”，对上级要求十分
肯定。
报告的内涵决定了它在写作上的通用规则，就是人们通常所讲的“三段式”。“三段式”不是一成不变的模式，它必然由于不同的内容表现为多变状态：
（1）情况——做法——问题（意见）；
（2）情况（做法）——问题——今后意见；（3）情况——原因（责任）——下步做法；（4）情况——原因——责任及处理意见；
（5）情况——问题——建议等。
关于报备与中国联通互联协议的报告
信息产业部:
为促进电信市场的有效竞争，规范电信网间的互联互通关系，确保联通CDMA网按计划开通运营，中国电信集团公司与中国联合通信有限公司经过友好协商与合作，于2001年9月30日签定了《中国联合通信有限公司与中国电信集团公司电信网网间互联及结算框架协议》、《中国联合通信有限公司陆地蜂窝移动通信网与中国电信集团公司固定本地电话网、国内长途电话网、国际电话网、IP电话网网间互联及结算协议》。根据《中华人民共和国电信条例》，现将以上两个协议报送信息产业部备案。
在信息产业部有关领导及主管部门的关心和具体指导下，中国电信与中国联通在网间长途呼叫路由组织等问题上达成了一致意见，为协议的最终签定创造了有利条件。双方总部间互联协议签定后，下属企业的省级协议也在积极协商之中，中国电信PSTN与中国联通CDMA网的网间互联测试等工作也将随即启动。中国电信与中国联通将继续加强合作，为国家的通信事业做出更大的贡献。
中国电信集团公司
二００一年十月十七日
（二）下行文种的写法
１、通知
通知是党政公文下行文中适应性最广、使用频率最高的一个文种。通知适用于转批下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
通知的结构由标题、正文、落款和附件四部分构成。通知的标题有三种形式：（1）发文机关名称+事由+文种，如苏州大学关于召开XXX会议的通知。（2）事由+文种，如，关于放暑假的通知。（3）特殊情况下形成的通知，标题要注明性质，在文种前加上“紧急”、“补充”、“联合”、“转发”、“批转”、“印发”等字样。通知的正文由开头、主体和结尾三部分构成：（1）开头用一自然段简明交待通知形成的缘由和根据。（2）主体简要叙述通知的事项。（3）结尾另起段写明通知执行要求，常用“以上通知，望认真执行”、“特此通知。”“本通知自发布之日起实行”等习惯用语表示。制发各类通知是为了解决实际问题，这就要求在通知的写作上要主题明白显露、文字简明扼要、结构先总后分，使人一目了然。
关于印发中国电信集团公司 公文处理办法的通知
各省、自治区、直辖市电信公司，集团公司各部门、各直属单位:
现将《中国电信集团公司公文处理办法》印发你们，请遵照执行。2000年7月10日集团公司印发的《中国电信集团公司公文处理办法（暂行）》（中国电信办[2000]355号）及2000年11月1日集团公司综合部印发的《中国电信集团公司公文实施细则（试行）》（综合[2000]3号）同时废止。
二００二年五月二十日
2、通报
通报是“表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况”时使用的文种。通报的类型有四种：（1）用于表扬好人好事的，称“表彰性通报”；（2）用于批评错误的，称“批评性通报”；（3）用于传达情况的，称“情况性通报”；
（4）用于传达上级指示精神的，称“指导性通报”。通报是用典型事实教育干部群众的，因此通报的事情应当是具有先进的代表性或具有反面代表性的人和事以及能给人以启迪和警省作用的典型事件。只有选这样的材料进行通报，才能起到教育大家、鼓舞一片、警戒八方的作用。
通报中的议说，必须是通报中典型事实的延伸，褒贬的尺度、结论的分寸、今后的工作意见都是典型事实的引发，不能牵强附会。
关于2002年1至5月服务质量情况通报
中国电信集团各省、自治区、直辖市电信公司：
现将2002年1—5月用户投诉处理情况通报如下：
一、电信用户申诉总体情况
据部申诉中心通报，今年第一季度向部申诉中心投诉共1271件，正式立案的案件有46件，回函率为100%。其中申诉中国电信14件、申诉中国联通15件、申诉中国移动17件。
与2001年同期相比，中国电信的申诉从65件下降到14件，下降幅度为78.4%；中国移动的申诉从33件下降到17件，下降幅度为48.5%；中国联通的申诉从13件上升到今年的14件，上升幅度为7.6%。
从各运营企业用户申诉占总申诉比重看，中国电信由58.6%下降到30.4%；中国移动由29.7%上升到今年的37.0%；中国联通由11.7%上升到今年的32.6%。中国电信的申诉下降幅度最大。
1—5月用户以各种渠道越级投诉共计39件，其中4—5月份11件，比1—3月下降了39％。其中涉及南方的18件，涉及北方的21件。
二、电信用户申诉的分类情况
（一）服务质量问题……
三、申诉中国电信服务的具体内容
（一）反映服务质量问题一季度共有7件, ……
（二）话费争议问题…… ……
3、会议纪要
会议纪要是用于记载、传达会议情况和议定事项。会议纪要按内容可分为三类：第一类是日常办公会议纪要；第二类是指示性会议纪要，即对某一重要方面的工作综合整理的会议纪要；第三类是讨论型会议纪要，主要是对某一重大理论、实践课题进行研讨的会议所使用的一种纪要，它具有参考性，不具有指挥性。一次工作会议，涉及问题很多，在写会议纪要时，必须抓住会议所集中讨论的几个主要问题，形成纪要的中心，切不可面面俱到。
一次工作会议在具体讨论中必然会产生几种不同意见，不能把这些意见都纳入会议纪要，而应该根据会议的宗旨，分析综合各种意见，集中反映符合会议中心要求的多数人一致意见，同时，也要注意吸收少数人正确的意见。对反映会议中心议题的正确意见，可采用“会议听取了”、“会议讨论了”、“会议研究了”“会议认为”、“会议决定”等提法，加以集中概括，简明扼要地反映出来。
通信机房防火安全工作交流会会议纪要
为了贯彻国务院召开的全国安全生产电视电话会议精神，落实开展安全生产专项整治工作要求，2001年8月1－3日，中国电信集团公司在福建省召开了通信机房防火安全工作交流会，目的是进一步促进通信机房规范化建设，提高通信防火安全管理水平，保障通信安全。参加会议的有各省（区、市）电信公司安全保卫和运行维护部门的领导。现将会议纪要如下：
一、会议基本情况……
二、福建机房标准化改造的经验
（一）领导挂帅，部门协作，齐心合力抓机房改造。……
（二）因地制宜，积极稳妥，推进老机房改造。……
（三）执行规范，控制源头，抓好新机房建设。……
三、加强通信防火工作要求
（一）提高认识，切实加强通信防火工作。……
（二）相互协作，通过综合治理实现机房无火灾隐患要求。……
（三）源头堵漏，新机房建设必须严格执行防火规范。……
（四）根除隐患，老机房改造要加快步伐。……
（三）公布性文种的写法
1、公告和通告
公告是党和国家机关向国内外先部重要事项或者法定事项时使用的文种。通告是在一定范围内、公布应当遵守或周知事项时使用的文种。两者的不同点主要有三条：
一是从所宣布告知的事项看，公告重于通告；
二是从宣布告知事项的范围看，公告大于通告。公告是面向国内外的，通告是面向国内或国内局部范围的；
三是从发布两告的机关看，公告发布的机关级别高，是党和国家的高级机关；通告，上至中央，下至基层机关及国有企事业单位均可使用； 四是从所发布的方式看，公告是采用新闻手段，通过电台、电视台以及报纸等形式予以发布；通告既可采用公告的手段公开发布，也可在内部行文。
两告都是短篇公文，撰写时必须文字简要、层次清晰。一是要直陈其事，不绕弯、不兜圈；二是可说可不说的不说，可少说的不多说。文字简要，才便于人们牢记、遵守。
（四）信函性文种的写法
1、函
函是不相隶属的机关之间相互商洽工作、询问和答复问题或向有关主管部门请求批准事项时使用的平行公文。函的结构由标题、受文机关、正文和落款四部分构成：
（1）标题
函的标题有两种形式：发文机关名称＋事由＋文种，如，苏州大学关于ＸＸＸ的复函；事由＋文种，如“关于恳求ＸＸＸ的函”或“关于申请ＸＸＸ的函”；“关于请求批准ＸＸＸ的函”。
（2）受文机关：顶格加冒号写受文机关全称或规范性简称。（3）正文：
开头概括交代发函的原因和目的，常用“现将有关问题说明如下：”、“现将有关问题复函如下：”等习惯用语过渡转入主体。
主体部分要简洁得体，问题、意见要写得明确。
结语。根据不同类型的函件事项，选择“特此函告”、“特此复函”等习惯用语结束正文。便函也可使用“此致．敬礼”等敬语。
落款。在右下方署明发文单位名称，加盖公章并在下面写明年、月、日期。关于申请办理北京市鸿翔大厦房地产过户手续的函
北京市房地产管理局:
1992年8月原邮电部委托其所属单位—中国邮电器材总公司购置了北京市海淀区欣华农工商公司所属“龙乡饭店”（北京市海淀区龙翔路15号）的全部房地产及所属物，并更名为北京鸿翔大厦，同时在海淀区房地产管理局办理了产权过户手续，也经北京市城市规划管理局同意鸿翔大厦所占用的土地作为国家划拨地由邮电器材公司使用。
1998年，原邮电部将鸿翔大厦成建制划归给了原中国邮电电信总局，划归后原中国邮电电信总局没有办理鸿翔大厦的房产和土地的过户手续。2000年经过国务院的批准原中国邮电电信总局组建成为全民所有的中国电信集团公司。
鉴于以上所述，特此申请办理鸿翔大厦的房地产过户手续，同时由于中国电信集团公司和鸿翔大厦的全民所有的性质以及该土地的使用性质没有改变，希望继续保留该土地为国家划拨地的性质。
请贵局给予大力支持，办理相关手续为盼。
• • •
关于互联互通问题的复函
• 中国联合通信有限公司: 贵公司《关于通报目前互联互通存在问题的函》（中国联通函[2004]5号）收悉，经调查，现将有关情况函复如下：
一、由于2003年以来网间话务增长迅猛，造成福建电信各地关口局资源紧张，因能力问题在一段时间内曾出现无法增加与各运营商间网间中继的情况。福建电信已采取措施对部分关口局进行了紧急扩容，并调整了部分网内资源用于增加网间中继，中继紧张问题已于春节前陆续解决。（以下略去）
特此函复。
（五）其他常用应用文的写法
1、介绍信
介绍信是用以介绍被介绍人员的姓名、身份、人数、接洽事项等情况的专用书信。介绍信具有介绍和证明的作用。
介绍信通常有两种形式： 普通介绍信。用公文纸书写：
（1）在公文纸正中的地方写“介绍信”三个字，字要比正文大些。（2）联系单位或个人的称呼。
（3）被介绍人的姓名、身份、人数（派出人数较多，可写成“×××等×人”）。
（4）接洽事项和向接洽单位或个人提出的希望。最后可写上“请接洽”、“请予协助”、“此致敬礼”等语。
（5）本单位名称和写信日期，加盖公章。
带存根的印刷介绍信有规定格式，使用只须填上有关内容。（1）存根部分简填，以便日后查考。（2）本文部分要填写详细些。
（3）派人联系办理重要或保密事情，要注明被派人员的政治面貌、职务。（4）重要的介绍信要经领导过目或在存根上签字，有的还要限制有效期。（5）除本文部分需加盖公章外，存根与本文的虚线正中亦要加盖公章。
2、申请书
申请书是个人或集体向组织表达愿望，向机关、团体、单位领导提出请求时的一种书信。申请书应把该写的问题写清楚，但也要注意精炼。申请书一般是一事一书。
（1）在申请书的第一行正中写申请书的名称。如：“入党（团）申请书”、“开业申请书”等，字体较正文稍大。
（2）写接受申请书的单位或有关负责同志的名称。（3）写申请书的具体内容：
申请的事情或理由最好分段写，以便接受申请的一方把握要领。申请的理由比较多，可以从几个方面、几个阶段谈认识。
（4）结尾写表示敬意的话，如“此致敬礼”、“请领导批准”等语，也可以不写。（5）最后写申请人姓名或申请单位名称（加盖公章）和写申请书的日期。
3、工作计划
工作计划是一个单位或团体在一定时期内的工作打算。写工作计划要求简明扼要、具体明确，用词造句必须准确，不能含糊。工作计划的格式：
（1）计划的名称。包括订立计划单位或团体的名称和计划期限两个要素，如“××团委2006年工作计划”。
（2）计划的具体要求。一般包括工作的目的和要求，工作的项目和指标，实施的步骤和措施等，也就是为什么做、做什么、怎么做、做到什么程度。（3）最后写订立计划的日期。
工作计划的内容。一般地讲，包括：（1）情况分析（制定计划的根据）。制定计划前，要分析研究工作现状，充分了解下一步工作是在什么基础上进行的，是依据什么来制定这个计划的。（2）工作任务和要求（做什么）。根据需要与可能，规定出一定时期内所应完成的任务和应达到的工作指标。（3）工作的方法、步骤和措施（怎样做）。在明确了工作任务以后，还需要根据主客观条件，确定工作的方法和步骤，采取必要的措施，以保证工作任务的完成。
4、工作总结
总结，就是把某一时期已经做过的工作，进行一次全面系统的总检查、总评价，进行一次具体的总分析、总研究；也就是看看取得了哪些成绩，存在哪些缺点和不足，有什么经验等。基本情况。
（1）总结必须有情况的概述和叙述，有的比较简单，有的比较详细。这部分内容主要是对工作的主客观条件、有利和不利条件以及工作的环境和基础等进行分析。
（2）成绩和缺点。这是总结的中心。总结的目的就是要肯定成绩，找出缺点。成绩有哪些，有多大，表现在哪些方面，是怎样取得的；缺点有多少，表现在哪些方面，是什么性质的，怎样产生的，都应讲清楚。
（3）经验和教训。做过一件事，总会有经验和教训。为便于今后的工作，须对以往工作的经验和教训进行分析、研究、概括、集中，并上升到理论的高度来认识。
（4）今后的打算。根据今后的工作任务和要求，吸取前一时期工作的经验和教训，明确努力方向，提出改进措施等。写好总结需要注意的问题
（1）总结前要充分占有材料。最好通过不同的形式，听取各方面的意见，了解有关情况，或者把总结的想法、意图提出来，同各方面的干部、群众商量。一定要避免领导出观点，到群众中找事实的写法。
（2）一定要实事求是，成绩不夸大，缺点不缩小，更不能弄虚作假。这是分析、得出教训的基础。
（3）条理要清楚。总结是写给人看的，条理不清，人们就看不下去，即使看了也不知其所以然，这样就达不到总结的目的。
（4）要剪裁得体，详略适宜。材料有本质的，有现象的；有重要的，有次要的，写作时要去芜存精。总结中的问题要有主次、详略之分，该详的要详，该略的要略。
（5）总结的具体写作，可先议论，然后由专人写出初稿，再行讨论、修改。最好由主要负责人执笔，或亲自主持讨论、起草、修改。
关于对xxx同志的处理决定
xxx，男，1966年6月出生，1986年7月参加工作，原为中国邮电电信总局办公室助理调研员。1999年8月公费赴美国学习；2000年12月回国后，因对中国电信集团公司为其安排的工作不满意，始终未到单位上班，并且从此与单位失去联系。
根据国务院《企业职工奖惩条例》的有关规定，决定从即日起将xxx同志除名。
中国电信集团公司劳动工资部
二OO二年三月十四日
第五篇：关于公文写作教学中简化技巧的探讨.doc
龙源期刊网 http://.cn
关于公文写作教学中简化技巧的探讨
作者：李国英
来源：《教育与职业·理论版》2007年第12期
［摘要］“句无可削、字不得减”是衡量文章简练与否的标准，公文担当处理公务的重任，在简练为文方面较其他文体有更严格的要求。结合公文写作教学的实践，文章探讨了简化公文的相关技巧。
［关键词］公文写作教学 简化技巧 探讨
［作者简介］李国英（1969-），女，河南唐河人，平顶山工业职业技术学院文秘教研室主任，讲师，硕士，研究方向为应用文写作教学。（河南平顶山467001）
［中图分类号］G424.1［文献标识码］A［文章编号］1004-3985（2007）18-0148-02公文是法定组织在公务活动中撰写的表达其工作实施意图与措施，并具有一定法定效力与规范体式的文书，是党政机关、企事业单位和社会团体处理公务的工具，具有很强的实用性、鲜明的政策性和严肃的法定性。因此在简练为文方面，公文较其他文体有更严格的要求，既要符合“句无可削、字不得减”的标准，又要达到“言简
意赅、文约事丰”的效果。这就要求教师在公文写作教学中不断进行探索，使学生掌握简化公文的技巧。
一、准备工作的技巧
“凡事预则立”。写作教学的实践证明，做好写作前的准备工作，对简化公文可以起到事半功倍的效果。
首先，要做好调查研究工作。动笔前，要在充分领会制文意图和公文主旨的基础上，对所写对象进行调查了解，广泛地收集材料。在广泛掌握材料的基础上，根据公文主旨的要求，正确地选择和运用材料，凡是与主题无关的词汇、语句都要舍弃。这样才能避免写作中因不着边际而空话连篇，或因无充分的材料支撑而主题不丰满。例如，模拟写作“在校庆30周年会议上的讲话”，要求学生先收集有关会议议题、与会者、开会时间、开会地点和有关会议的保障等资料，做到有的放矢。同时，还要设法了解与会者的身份，特别是一些特殊人物，比如上级领导、来宾、特邀人员、老同志等等，以增强写作的针对性。通过训练，不仅可以提高学生的写作水平而且能够培养他们收集和利用信息的能力。
其次，整理写作思路。这是动笔前十分重要的环节，文章的结构与质量，主要取决于作者的思路。因此，写作前要先理顺思路，对于任务急、篇幅短的公文，多采取打腹稿的办法；而对于复杂的公文最好先列提纲。动笔前，对于公文的层次、段落、篇幅的长短都事先考虑清
楚，把大小标题、开头结尾、过渡照应等都列出来，形成一个比较成熟的提纲。重要公文，尤其是多人参与写作的公文，如工作报告之类，提纲应尽可能列得详细一些。这样，再稍加扩充、润色、归整，就可以成为一篇像样的公文。
二、开门见山的技巧
俗话说，“好的开始是成功的一半”。出于对开头的重视，许多学生在开篇时极尽铺张渲染之能事，制造出一定的氛围后才切入正题，结果不是显得头重脚轻，就是整篇文章不乏繁文缛词。公文的特点决定了开头不能像文学作品那样进行铺垫，而是愈简洁愈好。开头应当点题或揭示公文的内容走向，并领起下文。
1.概述情况。这种方式要求开头简明扼要、切题地介绍有关情况或背景。报告、会议纪要、总结等常用此法开头。
2.说明根据。开头即引用上级指示精神或有关法律、法规，常以“根据”“遵照”“按照”等词语领起下文，鲜明标示出行文有据，表明公文内容的权威性。通知、批复、规章等常这样开头。
3.直陈目的。开头常用“为了”“为”等领起下文。法规、规章、决定、通知等公文常用此方式。
4.交代原因。开头常用“由于”“因为”“鉴于”等领起下文，也可直接陈述发文原因。
5.阐明观点。开头先提出观点，或者点明主旨，接着加以解释说明，以引起读者的重视。
6.表明态度。开头直截了当地对批转、转发或发布的文件或者有关的事项、会议表明态度，做出评价，提出看法。批转、转发性通知多如此开头。
7.引述来文。开头引述对方来文、来电的标题、文号，然后引出下文。公文中的复函、批复普遍使用此方式开头。
8.提出问题。开头提出问题，提示公文的主旨或主要内容，以引起阅读者的注意与思考。各类调查报告常用这种方式开头。
三、提炼语言的技巧
公文的作用主要是传递信息与指令，其实用性的目的要求公文用语必须简洁，即用比较精练的文字表达丰富的内容，从而使受文者一目了然，而不必在无谓的文字阅读上花费时间和精力。而初学者往往因为缺乏经验找来很多参考材料，觉得哪句话都好，一概采用，结果文章写得很长还不切中要害。
1.运用概括性语言。尽可能用最少的语言，清楚明白地表达更丰富的内容，达到“以一当十”的效果。这样的例子，俯拾皆是。《婚姻法》第三章第27条规定：“继父母与继子女之间，不得虐待或歧视。”而修改之前的法律条文是这样的：“夫对于其妻所抚养与前夫所生的子女或妻对于其夫所抚养与前妻所生的子女不得虐待或歧视。”修改后的条文用16个字代替原条文40个字。前面只用“继父母与继子女”7个字就概括了原条文前两句33个字的内容，并且增加了“之间”两个字，就使原条文中只是单向性规定“继父母对继子女不得虐待或歧视”改成“继父母与继子女双向都不得虐待或歧视”。
2.尽量使用短句。公文中除了在阐发道理，说明事物性质、状态，叙述复杂或精细的事物时用长句外，其他多用短句。长句的成分较多，读者常常需要反复阅读，才能明白句子的含义，不符合公文讲究实效的特点。而用短句，简短的几个字，意思就能表达清楚，且文笔简练、流畅。如党的“十六大”报告中有大量的短句，如“继往开来，与时俱进，全面建设小康社会”“和平的力量，正义的力量，进步的力量，终究是不可战胜的”“万众一心，发愤图强”等。此外，使用缩略句，如“经与财政局商榷”；使用无主句，如“请示收悉答复如下”，都可以达到简化公文的效果。
3.使用专用词语。在长期的公务实践中，由于行文关系和处理程序的需要，公文逐渐形成一套常用的规范化、定型化、格式化的词语，这就是公文专用语。这些词语的使用，有助于文章表述得简练。例如“来函收悉”四个字，要换成“来信收到，内容尽知”的话，文字多了一倍，意思却一点没变。常用的专用词语有开头用语、承启用语、结尾用语、称谓用语、经办用语、引叙用语、表态用语、批转用语、征询用语等。在写作实践中，需要根据不同的文种和写作要求选择使用。
4.多用单音节词。这是公文对文言词语的继承，继承文言词语的一个主要原因，即文言词语比现代汉语更精练，也是公文用语权威性和庄重性的体现。如“共识”代替“共同的认识”；“已经”代替“已经经过”。通过以下公文的练习，可以使学生更好地掌握单音节词的用法（以下是经学生修改后的公文，有下划线的字都是删去的，括号中的字是添加或者改正的）。“查我们祖国具有极其珍贵历史文化价值的文物图书，在过去国民党匪帮反动统治时期，往往官僚商人互相勾结，偷盗贩运出口，以（致）使我们（国）这些文化遗产蒙受莫大的损失。现在，（今）反动政权（业）已经被推翻，海上陆上运输（均）已经畅通行使，没有阻碍了，为了防止这些珍贵文物图书继续失散起见，特别制定了一份《禁止珍贵文物图书出口的暂行办法》，随着这个命令颁发下去，希即转令所属各有关单位遵照办理为要。”其中，用“我国”取代“我们国家”，用“官商”取代“官僚商人”，用“盗运”取代“偷盗贩运”，用“业已”取代“已经被”，用“海陆”取代“海上陆上”等，这些单音节词的替代不仅没有改变文章的内容，而且使文章显得更加严谨、庄重。
四、运用数字的技巧
善用数字简化文字表述是简化公文的一种好方法，要让学生充分认识到数字在简化公文方面所起的作用。来看下面的一段文字：
“五年来我国平均每年年均新增电话用户1亿户，目前中国的电话用户已达到8.2亿户，居世界第一。其中，固定电话3.7亿户，是2001年的2倍；移动电话4.5亿户，是2001年的3倍；互联网用户突破1.2亿户，是2001年的4倍；电子信息产品进出口额达到5200亿美元，是2001年的近5倍；电子信息产品销售收费达到3.84万亿元，是2001年的6倍。2005年信息产品增加值占全国GDP的比重已经达到了7.2％，信息产业已经成为中国的基础性、先导性和支柱性产业。”
这是信息产业部副部长蒋耀平先生在2006年12月11日中国加入世贸组织五周年纪念活动上的讲话，其中包含绝对数、平均数、百分数、对比数和倍数。绝对数可以简明清晰地说明各种通讯工具的数量；平均数表现了通讯业的发展水平；百分数表明了加入世贸后通讯业的工作成绩和变化的情况；对比数和倍数在比较入世前后通讯业不同发展程度的时候，可收到强烈的、鲜明的效果，是用文字叙述所不能达到的。通过分析，学生不仅认识了数字的重要性而且学习了各种数字在公文中的用法。
为了言简的需要，在公文中常对一些特定内容的长句，以数词手法进行高度浓缩，使之言简意赅。比如，把党的基本路线概括为“一个中心，两个基本点”等。采用这种浓缩句式的方法，应当注意切勿为浓缩而浓缩使句意难懂，甚至带来歧义。
数字的使用固然能起到简化公文的效果，但若使用不当，则会影响表达的准确性，从而适得其反。在学生习作中常常会出现数字不实、数字“打架”、数字增减时用词不准确、数字书写不规范等现象。比如增加数字时往往把增加到多少写成增加了多少，前者是原数加上增加数，后者则只表明增加数，不能混淆。
所以，在公文写作中使用数字，首先，要注意核实数字的准确性，选取最具说服力的数字，不要形成数字罗列；其次，不要孤立引用数字，要做纵向或者横向的比较，以增加使用效果。
五、修改的技巧
“三分写，七分改”，修改是公文写作的最后一道程序。通过修改，使文章符合“句无可削，字不得减”的标准，从而达到简化公文的目的。在写作教学中，应本着“宁求精不求多”的原则，让学生在对公文一次次修改的过程中，逐步把握写作的要领，做到熟能生巧。
修改的重点是16个字：深化主题，增删材料，调整结构，润色文字。第一，深化主题，既有在原来意义上的发掘与深化，也有特殊情况下的主题改换。尤其要注意看主题是否正确、深刻、鲜明和集中。第二，改动材料。累赘的，要删减；不足的，要增补；过细的，要浓缩；观点与材料脱节的，要调整或改换。第三，调整结构。凡是层次段落不清楚、联结不紧凑、交
代不明白、开头结尾不连贯的，都在修改、调整之列。第四，润色语言。一是消肿，将多余的字、词、句、段删掉；二是改动不合语法、不贴切的词句和不妥当的提法，修补句子的残缺成分；三是选择更优的表达方式，或对原来的语言进行加工润色。
修改的方式有三种：一是读改法。自读自改或一人读大家改，在读诵的过程中发现问题，随笔修改。二是冷处理。文稿拟就之后，暂时搁置一旁，冷静地思索一番，或阅读一些相关的材料，然后再拿出来修改，往往可以发现其中的毛病。三是集体会诊。稿子写成之后，请大家共同讨论，集思广益，一起修改，这样可以打破个人能力的局限性或认识上的偏颇。四是求助高手。可请写作经验丰富者帮助修改。在修改时最忌讳的是抱残守缺、固执己见，怕别人对自己的文章挑剔、修改。应当懂得，若想在写作方面有长进，就必须要反复修改，尤其要乐于让别人修改自己的文章。
此外，用增加附件的办法，使用成语、格言、比喻的手法等，也可以达到简化公文的目的。当然，简化公文的技巧不止这些，有待于在以后的教学实践中去不断探索和积累。［参考文献］
［1］陈功伟.最新公文精要［M］.广州：广东人民出版社，2001.［2］郭冬.当秘书写作［M］.北京：高等教育出版社，2004.［3］秦浩波.浅谈公文的语言艺术［J］.齐齐哈尔大学学报（哲学社会科学版），2003
（1）.［4］方玉军.也谈公文的语言艺术［J］.办公室业务，2005（2）.
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