8种信函写作要点[大全5篇]

第一篇：8种信函写作要点

8种信函写作要点大总结

1.信的基本类型

英文书信主要分为两大类：私人信函和公务信函。私人信函是指与朋友、家人之间的往来书信，其内容比较自由，只需要包括以下几个部分即可：日期、称呼、正文、落款。公务信函类型多样，应用范围非常广泛，属正式文体，包括求职信、辞职信、拒聘信、询问信、复询信、留学和奖学金申请信、投诉信、答复赔偿信等。此类信件的共同特点是：1.内容明确，不可漫无目标；2.措辞诚恳，坦然，不能感情夸张；3.语言清晰、简洁、有礼。从形式上看应该侧重考查公务信函，因为只有此类信函才需用到书面语的正式语体。

2.各类信函的内容要点

以下主要针对公务信函，介绍几种常见信函的基本特点。对于其他不同功能的信件，考生可以根据本书的介绍做到举一反三。在备考阶段，考生应熟悉各类信函的书写模式及常用话语并加强练习。

（1）求职信（Letters of Applying for a Job）

通常包含三个部分：a)引言部分写明写信原因、具体谋求的职位、获得申请信息的来源（如：报纸广告、熟人介绍）等。b)发展部分叙述自己能够胜任该职位所具备的条件，包括教育背景、工作经历、社会实践等。这部分内容要具体，不要空洞游说或者列举，用事实说服会更有力。C)结尾部分再次表达对职位的渴望，争取面试机会。如请求及时回信、希望当面洽谈、提供进一步接触的联系方式或指出附件中有相关的证明文件等。

求职信的语言应严谨、规范、得体。其常用套语有：

引言：I am writing to apply for the post of...advertised in...In answer to your advertisement in...for the post of..., I would like to apply for...I have learned from...(sb)of your opening/vacancy for...(job), and am therefore writing to apply for the post.发展：I am now a senior student in(Department)of(University), and I expect to graduate in(date)with a degree in(discipline).I receive my(degree)in(subject)from(name of university)in(date).Since graduation, I have been working with(name of company/organization)as(job title)

I was awarded the prize of(title)in(month/year)for(eg.good performance inetc.)I am confident that my academic training has prepared me to handle the job.结尾：Enclosed are testimonials from my university teacher and my present employer.If these meet your requirements, please grant me an interview.（2）辞职信（Letters of Resignation）

正式的辞职信应具备以下要素： a)受理者恰当的称呼； b)辞职决定及其理由（如：未受公司重用或尊重，健康、家庭或个人原因，另觅一份更适合自己的工作等）； c)缓和气氛的语句，如对原单位所给予工作机会以及提供的工作经历表示感谢，对因自己辞职而给对方带来的不便表示歉意，表达对原单位的良好祝愿等等。需要注意的是：避免负面评论。不论什么原因，不要对你的公司政策、老板、管理人员、同事做任何负面评价。

常用套语如下：

称呼：Dear Mr.Smith

（5）投诉信

投投诉信是因为对服务、商品等不满而向诸如商店、厂家、消费者协会等相关负责机构写的信件。写此类信件时候，应注意写信的目的不仅仅是表示不满，更重要的是让对方了解并解决你所遇到的问题。因此投诉信的内容可包括：

1)反映问题。比如应具体说明什么质量问题，并提供确切的发票，问题的内容要明确而具体。

2)说明由此问题所带来的不便、比如时间或精神上的损失等，内容要实事求是。

3)提出解决方案，赔偿方法和方式等，所提出的要求要合理。

4)结尾既要提出希望，比如要求对方尽快解决问题，同时又要为对方做出的努力表示感谢，这样对方才可能以积极的态度处理并解决你的问题。

投诉信的语气要坚决，但注意礼貌用词，不宜过分尖锐，叙述问题时用过去时态。其常用套语有：

引言：I am returning...which I bought from your store in...(time).I must complain about...发展：This has put us to great inconvenience.Therefore, I am returning...and would greatly appreciate if you could replace it.结尾：We hope that you will understand our expectation of the compensation for our damaged goods.I would be grateful if this matter would have your immediate attention.Having been given your excellent reputation, I am sure you will do everything possible to...（6）建议信

建议信是写信人希望对解决问题有所帮助而向相关部门或者个人写的信件，其主要目的是提出自己的意见，希望对方能够采纳并采取相应行动。为了达到交际目的，所提建议要合理、可行、容易让对方接受。除此之外还需要注意语气要和善，要与对方拉近距离而不可盛气凌人。

建议信的内容一般包括：1）提出亟待解决的问题；2）分析造成问题的原因；3）提出解决办法。

常用套语有：

提出问题：It seems that …(not have desired effects, not have obtained the full attention;be not satisfactory/ perfect;have harmful/ deadly/ serious/negative effects)

I am …(deeply/ really/ seriously/ terribly/greatly)concerned / worried / sad / confused about…

分析原因：Currently, … especially …;Therefore,…;This leads to…;one of the factors is …;

It is understood that if…it will….提出解决方法：In order to combat the growing problem of… , … should reduce/ increase/ ensure…;I think it would be more beneficial if you could….;I think it would be helpful to….（7）道歉信

道歉信是写信人对未尽之事向收信人表示歉意。所有道歉信都需要注意的是：解释的理由要真实而详细，态度要诚恳、语言要诚挚，从而使收信人理解，并达到最终谅解。道歉信的内容可包括：1）表示歉意并说明道歉的事因；2）解释自己的难处或苦衷；3）请求原谅或提出补救的方法。

常用套语有：

表达歉意：There's no excuse for … I forgot to ….I am indeed very sorry for …, but believe I had no intention to…

Here is my deepest apology for...Please forgive me for …

解释苦衷：The fact is that I had …/ Unfortunately I …/ I had a small accident …/ I have some urgent business to deal withMy behavior yesterday was inexcusable, and I must tell you how …

请求原谅提出补救方法：I want you to know how badly feel about… and to assure you that it will not happen again.I realize that particular… is irreplaceable, but I hope you will use the enclosed check to purchase a similar one.I hope this situation can be mended to everyone's satisfaction.I can only hope you will forgive … on my part.（8）感谢信

感谢信的目的是感激对方为自己的付出，感激之情要传达得真挚自然，不要刻意夸大。感谢信所涉及的内容多种多样，比如可以感谢对方替自己做了一件事情，在自己痛苦时安慰了自己，出席了自己的宴会等等。其内容包括：1）表达感激之情2）回顾事情的经过 3）肯定对方帮助的价值以及对自己的影响，表达自己回报的愿望。

常用套语有：

表达感激之情：Thanks so much for…；Abundant thanks to … for…

I'm writing to express my heartfelt thanks for …

On behalf of my whole family, I wish to extend our heartfelt thanks for all the trouble you had taken in …I must write to thank you for inviting me to…

肯定对方帮助的价值及影响：You will never know how much we appreciated your kind and practical help.Your …meant more than I can express in words.Nothing can be more precious for me than your…

表达回报的愿望：I hope I can return the favor someday … Do call on me if I can ever return the favor.感谢信中比较特殊是求职者面试后给面试官写的信。此类感谢信的内容不只是感谢，而是一般感谢信和求职信的结合。其主要内容包括：（1）感谢对方给你面谈的机会，并注明你面试的时间和所求的职位；（2）说明你对该公司、该职位的兴趣，强调你的知识与技能符合公司的需要，表示自己能为公司的发展做出贡献。也可以补充说明或澄清在面谈中忽略或没有讲明的问题（3）重申你对该职位的兴趣，主动提供更多的材料，表示期待他们的消息。

第二篇：商业信函写作的要点

商业信函写作的要点

广义上说，商业信函的作用可以分为：（1）询问或传递信息;（2）制定或接受要约;

（三）处理有关业务协商问题。此外有一种商业信函，只是提示发件人的存在，而没有其他目的。商业信函的写作不同于任何其他创作。良好的英语水平是写好商业信函的重要基础之一。商业信函写作不能有语法错误，也不能有歧义。但凡优秀商业信函，其共同特点可以概括为三个C，即（1）明确;（2）简洁;（3）谦恭。

首先，要确保你的信函内容是明确的，不能被误解。商业信函的莫能两可的措辞将给双方都带来麻烦，进一步的解释工作不可避免，因此将会导致时间的白白浪费。

接下来，商业信函内容的表述应清晰、简单、适宜、易懂。简洁表达是商业信函所需要的。

商业信函使用明确和简洁的表达，摒弃商业行话的罗嗦可以使信函的表达更清晰，同时也更加简洁。

商业信函的简洁并不一定意味着就是短的。有时商业信函处理的问题多种多样，或许不能避免会长。如果商业信函的写作简洁和和谦恭发生冲突，然而简洁作出一点小的牺牲。一般来说，商业信函写作的明确简洁是通过写短句子而非长句子。商业信函的内容更明确，更易于阅读和研究更具吸引力是通过仔细阅读每个段落，一段一观点是惯用的做法。没有必要在您的信函中强调礼貌的重要性。最重要的事情之一就是迅速。准时回复你的客户，不要让客户等上数天，才得的你的答复

怀疑对方的诚意，更坏的是与之发生矛盾，几乎都是错误的。这样的话分歧一定会发生，但他们可以通过交际手腕和技巧克服和解决并不憎恨任何一方。

在我们剖析商业信函的详细结构之前，美国作家们产生并推重一个观点：这是“你”的态度。你在信函中要始终牢记信函的对象。从他的角度来看事情，从他周围的事物来认识他，看到他的问题和困难，根据他的情况来表达我们的想法。

第三篇：商业信函写作（范文）

商业信函的写作要求

商业信函不同于文学创作。文学作品忌显不忌隐，忌直不忌曲，而商业信函应清楚明确，不隐不曲。商业信函的写作要求是：

1、主题突出，观点明确

商业信函是为开展某项商业业务而写的，具有明显的目标。信文内容应紧紧围绕这一目标展开，不要涉及无关紧要的事情，以免冲淡主题；也不必象私人一般信函那样，写入问候、寒喧一类词语。向对方提出的问题要明确，回答对方的询问也要有针对性，不能答非所问，或故意绕弯子，回避要害。鉴于商业信函往来涉及经济责任，所谈事项必须观点明确，交待清楚。例如答复对方订货要求时，必须将供应商品的规格、性能、供货日期、价格与折扣条件、交货方式、经济责任等，一一交待清楚，切忌含混不清，以免日后纠纷。

2、面向对方

为促进双方经销往来，信函应给对方一个好的印象。因此，在写信之前，要设身处地想一想：对方的需要：对方的处境、利益与困难；如何在互惠互利的前提下尽可能考虑对方的需求，还要考虑对方的地位、身份、专业知识、文化程度，接受能力等，使对方正确理解信中所谈内容。

态度诚恳是指信文内容应实事求是，不要夸夸其谈，弄虚作假。同时即使对方提出的要求不能接受，也应用委婉地语气加以

解释，以求保持良好关系，不致损害以后的买卖来往。

3、实事求是，谦恭有礼

经商往来要求实事求是，遵守职业道德，维护企业与个人的信誉，不得蓄意欺骗对方或设下圈套诱使对方上钩，以谋求不正当利益。谦恭有礼不是仅说几句客套话，而是要尊重对方，讲究文明礼貌。例如，收到对方来函，应尽快给以答复，拖延回信的做法是不礼貌的。

4、结构严谨、首尾圆合

结构严谨，要做到这一点应在动笔之前，首先把所要写的内容有条不紊地组织起来，列成提纲或打草稿，以免结构松散，首尾脱节。

商业信函的特点是开门见山。可在信的开头直接进入主题而不落俗套。在信的结尾可提出各种希望等。

5、语气平和，用词准确

为了达到买卖往来的目的，注意写信的口吻与语气是很重要的。商业信函的语气要平和，要平等相符，不得用命令或变相威胁的语气，要做到不卑不亢。

用词要准确，不要用一些晦涩的或易于引起歧义的词语。用词不当或不准确，常常会使对方引起误解，甚至被人利用而导致一方经济损失。例如提请对方供货时，不要用“大量”、“许多”一类词语，应具体说明数量。同样，报价不能笼统地说“合理价格”或“市场价格”，而应说明具体价格为多少，用何种货币，怎样结

算，有没有各种附加收费，尽量避免使用“大约”、“左右”一类词语。答复对方的来信，最好说明那封来信的日期、内容、编号，不要笼统地说“来信收到”或“上月来信”等，因为来信可能不止一封。

此外，信文用字应规范化，还要正确使用标点符号。

6、清楚简洁，注意修辞

信文内容与形式都要做到清楚简洁。做生意讲求效率与节省时间。清楚简洁的书信最受欢迎。要避免使用长句冗词以及不必要的修辞词。

商业信函以实用为宗旨，它不象文学作品那样讲究修辞，但必要的修辞也是不可少的。不通顺或逻辑混乱的语句，就会影响意思的表达和信息的交流。

最后要养成寄信前至少检查一遍的习惯。除核实内容是否完整、事实是否准确外，还要检查语句是否有毛病，以及检查信件是否能为对方理解和接受，经过检查认为满意后，再签名寄出。

中文商务信函写作格式

对秘书人员而言，写成一封得体、明确的信，不仅要有对书信内容所涉业务或相关背景的熟悉，还应了解中外书信的基本规范。

中文书信内容的结构，主要由称呼、启词、正文、酬应过渡、祝颂词、签署、日期等七部分组成。

1、称呼 称呼是写信人对受信人的尊称，主要依据相互间的隶属关系、亲疏关系、尊卑关系、长幼关系等而定，一般都用“敬语＋称谓”的形式组成。如：“尊敬的王总经理”、“亲爱的刘主任”、“尊敬的董事长先生阁下”等。对某些特殊的内容或与境外华文地区的人员往来还可加上“提称”如：“尊敬的王博士总经理海成先生台鉴”、“亲爱秘书明玉小姐雅鉴”等等。（顶格写，后面加冒号。）

2、启词 启词是信文的起首语，可有多种表示法。如问候式的“您好”、“别来无恙”；思怀式的“久不通信，甚为怀想”、“去国半载，谅诸事顺遂”等；赞颂式的“新春大吉”、“开张大吉”等；承前式的“上周曾发一传真件，今仍具函，为××事”，“贵公司×月×日赐函已悉”等等。不分对象，不论内容，一律以“您好”为书信之启词，实在极不恰当。此外，公务书信的启词还可用“兹为、兹因、兹悉、兹经、兹介绍、兹定于”；“顷闻、顷悉、顷获”；“欣闻、欣悉、欣逢、值此”，以及“据了解、据报、据查实”等一系列公文用语，以提领全文。（在称呼下面另起一行，前空两格！）

3、正文 正文是书信的主体，是书信能否达到写信人理想效果的关键。一封信可以专说一件事，也可以兼说数件事，但公务书信应该一文一事。正文要清楚、明了、简洁，并注意情感分寸，不应有昵亵轻狂之嫌，也不可显侮蔑轻慢之意。（在启词下面另起一行空两格。）

4、酬应过渡 正文结束时，可写几句酬应性的话作为全文的过渡。如“我方相信，经过此次合作，双方的友谊将有进一步发展”。又如“再次表示衷心的感谢”或“代向公司其他同志问候”等等。也有用公务书信的常用结语过渡，如“特此函达、特此说明、特此重申、特此函询、特此致歉”，或“肃此专呈、肃此奉达”，也有“特此鸣谢、敬请谅解、尚祈垂察、务请函复、至希鉴谅”，以及“承蒙惠允、承蒙协办、承蒙惠示、不胜荣幸、不胜感激”等等。（过渡一下更符合礼仪规范）

5、祝颂词 书信的最后，写祝颂词是惯例。由于写信人与受信人的关系各有不同，书信内容各有不同，祝颂词的写法便呈多种多样。诚祝生意兴隆”等等，有时，往往用简单的一两句话，写明希望对方答复的要求。如“特此函达，即希函复。”同时写表示祝愿或致敬的话，如“此致敬礼”、“敬祝健康”等。祝语一般分为两行书写，“此致”、“敬祝”可紧随正文，也可和正文空开。“敬礼”、“健康”则转行顶格书写。

6、签署 书信的签署以写信人全名为要，不能只签个姓氏或习惯称呼，如“老王、小王、小李、张主任、赵经理”等，而要完整地写成“××部主任张金水”、“××公司经理王富成”或者 “××公司办公室秘书李倩”、“××部业务员刘震”等。今天，许多书信都以计算机制成，但即使已打印了姓名，仍应再以手书签署一遍，这既表信用，亦示诚意。对某些特殊对象，署名后应有具名语，如“谨上、谨呈、敬述”等，以表示对受件者的尊重。(通常中文

信函写在结尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置，但一般E-mail商务信函也可靠左)以单位名义发出的商业信函，署名时可写单位名称或单位内具体部门名称，也可同时署写信人的姓名。

7、日期 日期明确本是应用文写作的基本要素，书信自然不可缺了这一项。日期必须准确，表现出写信人的负责态度，而万一记错日期，也许会因此而误事。（写信日期-般写在署名的下一行或同一行偏右下方位置。）

中文商务信函的写作格式

如同一般信函，商业信文一般由开头、正文、结尾、署名、日期等5个部分组成。

(1)开头

开头写收信人或收信单位的称呼。称呼单独占行、顶格书写，称呼后用冒号。

(2)正文

信文的正文是书信的主要部分，叙述商业业务往来联系的实质问题，通常包括：

①向收信人问候；

②写信的事由，例如何时收到对方的来信，表示谢意，对于来信中提到的问题答复等等；

③该信要进行的业务联系，如询问有关事宜，回答对方提出 的问题，阐明自己的想法或看法，向对方提出要求等。如果既要向对方询问，又要回答对方的询问，则先答后问，以示尊重；

④提出进一步联系的希望、方式和要求。(3)结尾

结尾往往用简单的一两句话，写明希望对方答复的要求。如“特此函达，即希函复。”同时写表示祝愿或致敬的话，如“此致敬礼”、“敬祝健康”等。祝语一般分为两行书写，“此致”、“敬祝”可紧随正文，也可和正文空开。“敬礼”、“健康”则转行顶格书写。

(4)署名

署名即写信人签名，通常写在结尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置。以单位名义发出的商业信函，署名时可写单位名称或单位内具体部门名称，也可同时署写信人的姓名。重要的商业信函，为郑重起见，也可加盖公章。

(5)日期

写信日期—般写在署名的下一行或同一行偏右下方位置。商业信函的日期很重要，不要遗漏。

第四篇：英文写作---信函

信函

信函（Letter）是用以交涉事务、增进了解、联络友谊、交流思想的重要工具。英语信函主要包括私人信函（Personal Letters）和公务信函（Business Letters）两大类。公务信函，一般用来处理或讨论重要事务，包括邀请信（Invitation Letter）、感谢信（Thankyou Letter）、道歉信（Letter of Apologies）、祝贺信（Letter of Congratulations）等。按照一般的格式英语信函主要由六个部分组成：信头、信内地址、称呼、正文、结句、签名；有的信函还包括附言和附件部分（常用P.S.表示）。信头（Heading）

信头由发信人地址和发信日期两部分组成，通常写在第一页的右上角。行首可以缩进去写，也可以齐头写；行尾可用也可不用标点符号。值得注意的是，英语书信中的地址与中文正好相反，应该由小到大，先写门牌号码、街名，再写城市名、州（省）名、邮编、最后再写国名。如： No.256, Chaoyang Street Beijing, 100069, China

日期的写法英、美两种格式都可以，英国顺序为“日、月、年”，美国顺序则为“月、日、年”，如： 27 Sep., 2006（英）Sep.27, 2006（美）

信内地址（Inside Address）

包括收信人的姓名和地址，一般置于信纸的左上角。在私人信函中，这一部分经常省略。其格式和发信人的姓名、地址一样。称呼（Salutation）

称呼位于收信人地址之下的一至二行，顶格写起，自成一行。在私人信函中后面用逗号，在公务信函中则用冒号。

正文（The Body of the Letter）信件的主要内容。

结句（Complimentary Closure）

类似于中文中的“此致”“敬礼”这类的话，主要是一些套语。一般是正文结束隔两行另起，独立成行，位于信纸的右角，也可以略居中右方。签名

写信人的名字一般签在结尾语下面一至二行处。在私人信函中只需亲笔签名就可以了，而在公务信函中，发信人的亲笔签名应该写在结尾套语和打印的姓名之间。

以上几点是英语信函的共同特征。

范文：致歉信

No.256, Chaoyang Street Beijing, 100069, China Sep.27, 2006

Dear professor Jackson:

I am indeed very sorry that I missed the examination you gave on Moby-Dick last Wednesday.I feel badly about it and want you to know what happened.On my way to class that day, I had a flat tire, and I had to go with the mechanic when he repaired it.It took me more than one hour to get it done.A copy of the bill is enclosed.I sincerely hope you can accept my apologies and understand my situation.I would appreciate your allowing me to take a make up examination.I will come to your office during your office hour on Monday to discuss this possibility with you.Once again, I’m sorry for any inconvenience caused.Sincerely yours,Alice

第五篇：英文信函写作

信函写作模板

一、投拆信：

1、开头：

Dear sir/madam:

I am****(a guest/a customer…一般现在式)who…….（一般过去式）I hate to complain ,but it is really disturbing that ******(投拆的事情).2、中间：

说明是什么事情，经过，两点（FirstSecond ….）

3、结尾：

I would be very grateful if you could inspect the matter as soon as 确possible ,and I am looking forward to an early reply.(温和的)

I will be forced to take legal action unless the immediate action is taken.(强硬的)

二、询问信：

1、开头：

Dear sir/madam:

I am****(介绍自己，一般现在式)who…….（一般现在式）Your advertisement in ***(信息的来源)caught my attention.I am particularly interested in ***(询问的内容)。

2、中间：

说明是询问的具体什么内容

First，I am in great need if **(东西，信息)

Second ….3、结尾：

It would be highly appreciated if you could….,and I am looking forward to an early reply.三、道歉信：

1、开头：

Dear ***:

I am writing this letter to make sincere apology for my careless mistake that I***(道歉的事情，一般过去式)。

2、中间：

说明理由，解释原因，过程。

3、结尾：

To make up for my misplay.Could I …….(补救措施)

I hope this mistake/misunderstanding would not hurt you feeling/damage our friendship.(表示期望)

Please accept my apology and I am looking forward an early reply(万金油)

四、感谢信：

1、开头：

Dear ***:/Dear sir/madam:

I am ***who***.I am writing this letter to express my sincere

appreciation to***(要感谢的人)for his/her **(因为什么事情)help…..2、中间：

说明理由，解释原因，过程。

3、结尾：

It really provide great help and convenience to me.My true gratitude is

beyond any word’s description.(不熟悉的人)

If there is anything I can do for you ,please don’t hesitate to ask.(熟

人)

五、推荐信：

1、开头：

Dear ***:

I am****who****(介绍自己，说明自己和被推荐人的关系).It is my

great honour to write this recommendation.I recommend ***(人或物)to you /to your department/company/university.2、中间：

说明推荐理由。

He/She is the most industrious students/staff I have ever seen.He is very

intelligent is learning ***(在什么方面).3、结尾：

Therefore, I don’t hesitate to remmend***as the right person for your..(响应开头)

六、求职信：

1、开头：

Dear sir/madam:

I am accountant who has working experience for over ten years.Your

recruitment advertisement caught my great interest.2、中间：

说明自已的情况。

I am offered an opportunity to be interviewed..At firstSecond………..I am in absolute conferrer that my qualifications and work experience make me a

suitable candidate for this job.3、结尾：

I am really appreciated for your attention and I am looking forward to your early reply.It will be a great honour if I am offered an opportunity to be interviewed.七、辞职信：

Dear ***:

I have been working as manager in this apartment for three years.I am really appreciated for your supervision and help ,however I am so sorry to inform my current postrion.There are great divarication between my idea and the company’s policy.I find my previous job doesn’t fall in with my previous training.What I

need is more challenging job and more promotion chances.I do appreciate your kind consideration you have shown to me.Please accept my sincere apologies for any inconveniences my leaving may incur.八、邀请信：

1、开头：

Dear sir/madam:

It is my great honour to invite you as ***(作为什么人)to do sth on/at/in

***(在什么地点)on(日期)/in(月/年).I am really appreciated for your precious time.2、中间：

活动的安排,请了什么人

3、结尾：

Would you please drop me a line to let me know if you can come to ***(参加什么).I am looking forward to you coming with great pleasure.九、建议信：

1、开头：

Dear sir/madam:

I am***who***(自我介绍).I am writing to express my views

concerning ***(关于什么)

2、中间：

I really appreciate your hardworking in ***(关于什么)，however, I’d

like to suggest that ***(自己的建议)

3、结尾：

It will be my great honour of my suggestions are adopted.I hope that you take my suggestions into serious consideration.I will be ready for future discussing this matter into details.