2009年秘书资格考试工作实务练习试题二

第一篇：2009年秘书资格考试工作实务练习试题二

2009年秘书资格考试工作实务练习试题二

一、填空题

1．现代公共关系的兴起是同________的名字联系在一起的，他发表了着名的______。

2．根据组织与公众关系的重要程度，可以把公众划分为_________和________。

3．内部公共关系的重点是_______________________________。

4．任何社会组织的效益都是经由__________________来实现的。

5．乘车时要先让客人上车，上车时让客人从_________上，主人从___________上。

6．正式商谈阶段一般要经历导入、_______、交锋、_______、让步、________、六个步骤。

7．公共关系广告效益的特点有___________、___________、___________。

8．消息主要特点是_______、真实性、________、简短性。

9．经济合同的基本结构形式主要由______、______、______、______、______、几部分组成。

10．书工作作为辅助性管理活动，其本质就是_________。

11．令、指示、决定、交办意见、口头要求等，都是_________的表达形式。

12．秘书收集、获取信息的最基本方法是_________。

13．秘书部门在检查督办工作中运用_________法时，要充分依靠和尊重下级机关和部门。

14．交拟的重点在______上，即行文目的、对象和指导思想等方面。

15．以公有制为主体发展多种所有制经济，允许个体经济、私营经济的存在和发展，发行债券、股票等，以前是一个不可逾越的禁区，今天都已成为习以为常，合情合理的事情，这体现了分析研究______的要求。

16．安排会议议题时，重大会议以_________为主。

17．秘密是保密的______，保密是秘密的______，保密工作则是实现保密目标的______。

二、不定项选择题

1．以下组织属于经济组织的是（）。

A．证券公司

B．农业银行

C．医院

D．九三学社

2．公共关系传播媒介中，印刷媒介的特点主要表现为以下的哪些方面（）。

A．内容丰富，针对性强

B．经济实惠

C．稍纵即逝，不便保存

D．印刷精良，吸引力大

3．内部公关的目的是（）。

A．增强内部的凝聚力

B．调动员工的积极性

C．提高整体素质

D．有利于整体目标的实现

4．衡量组织形象的两个基本指标是（）。

A．知名度和信任度

B．信任度和美誉度

C．美誉度和知名度

D．知名度和协调度

5．上海大江有限公司出资25万元，与八家新闻单位联合主办“大江杯迎亚运世界体育知识大奖赛” 这一活动是（）。

A．宣传型公关

B．交际型公关

C．社会型公关

D．服务型公关

6．逢节假日出现的游客、招生时节的考生和家长属于（）。

A．非公众

B．知晓公众

C．潜在公众

D．行动公众

7．公共关系广告的心理效益可分为（）。

A．认知效益

B．态度效益

C．行为效益

D．情感效益

8．股东是组织的财政支持者，处理股东关系应做到（）。

A．尊重股东的主人翁意识

B．加强与股东的信息沟通

C．开展各种联谊活动

D．保证股东的经济权益

9．某市直属粮库因保管不善，五十万斤粮食发生霉烂，省粮食局要将此事告知全省粮食系统，以引起重视，防止类似事件再次发生，应该选用的公文种类是（）。

A．通知

B．通告

C．公告

D．通报

10．下列祝词属于祝酒词的有（）。

A．世纪新春宴会致辞

B．庆招待会祝辞

C．X职校艺术节活动开幕祝词

D．X宾馆开馆仪式剪彩祝词

11．备忘录的结构包括（）。

A．标题

B．称呼

C．前言

D．正

E．签章

12．秘书的“不管部”作用，主要通过下列内容来实现（A．带全面性的任务或活动

B．围绕中心工作产生的任务

C．临时发生的突击任务

D．为领导提供决策依据的任务

E．为领导服务的其他任务 F、与外界联系和接待任务

13．印章作为对外界联系工作的工具之一，体现了印章（A、法律作用

B．权威作用

C．标志作用

D．凭证作用

14．保密事项宜采用（）调查方式。

A．个别调查

B．开调查会

C．现场观察

D．收集书面材料

E．统计调查

15．秘书工作的基本属性是（）。

A．政治性

B．服务性）。）。

C．综合性

D．辅助性

E．机要性

16．依据决策，对本单位的人力、物力、财力进行统一支配，平衡安排，这属于秘书沟通协调内容中的（）。

A．决策协调

B．业务协调

C．事务协调

D．临时性工作协调

17．广交会属于信息资料传递基本方式中的（）。

A．单向传递

B．反馈传递

C．相向传递

D．双向传递

18．秘书人员与具体领导人相处的原则（）。

A．知识互补原则

B．一味服从原则

C．相互信任原则

D．相互适应原则

E．不分亲疏原则

19．要设计一款新型儿童玩具，但讨论的题目却是让大家设想怎样使儿童开心又不存在危险。这是何种调查方式（）。

A．头脑风暴式

B．哥顿方式

C．集体讨论方式

D．现场观察方式

E．特尔斐方式

参考答案

一、填空题

1．艾维·李《原则宣言》

2．首要公众 次要公众

3．和谐的人际关系

4．顾客的消费

5．右侧门 左侧门

6．概说 僵持 协议

7．滞后性 隐蔽性 稳定性

8．时间性（时效性、及时性），明确性（准确性）

9． 略

10．为领导服务

11．领导意图

12．观察法

13．分层负责法

14．交代写作意图上

15．要注意创新

16．一会一题

17．对象和行为客体；条件和保证；手段和措施

二、选择题

1．ABE2．ABD3．ABCD4．C5．C6．B7．ABC

8．ABD9．D10．AB11．ACDE12．ABCE13．C14．B

15．ABD16．B17．C18．ACD19．B

第二篇：秘书资格考试试题练习

1、会场的大小要根据会议的规模而定。

2、会议签到工作是准确统计到会人数的重要手段。

3、秘书要摆正自己与上级的位置，其基本原则是兢兢业业，甘当无名英雄。

4、大中型会议收集文件的方法是提前发文件清退目录

5、一般研讨会，汇报会，座谈会等小型会议的记录，最好采用摘要记录法。

6、了解来宾基本情况，包括所在单位、姓名、职务、级别、一行人数，以及到达的日期和地点。

7、会议文件的分发需要注意要适时适量分发。

8、大会发言是属于主题类文书。

9、会场内的设备，秘书人员应当会使用

10、拟写会议议程应当简明概略

11、收集简单的、时间性强的信息，更适于采用电话询访法

12、存储信息要方便利用，而方便利用的关键是要科学编码

13、制约会客室环境的因素中最主要的是人的素质修养因素。

14、在直接的言谈中应注意谈吐的仪态、言者的表现、听者的反映和话题的选择。

15、信息分类原则中不包括排他性

16、认真聆听是要求听者适时做出积极反应

17、保密是秘书必须遵循的一项要求

18、办公室安排领导参加业务活动时，宜多安排第一线领导

19、办公室工作的重要地位取决于它的职能

20、在上级身边工作，为上级出谋献策是职业道德对秘书的一项基本要求。

2、要做好接待工作心理准备，重要的是要学习礼仪常识，塑造自身良好形象。

3、单协调的缺点是对双方矛盾的焦点不易把握准确。

5、“出迎三步，身送七步”是迎送宾客最基本的礼仪之一。

6、为使来访者排解等待的时间，可准备香烟和小食品。

8、信息传递制度包括领导审核、限时传递、安全保障。

11、在会议工作中，分发重要文件一般要编号、登记。

12、以召开座谈会形式调研，缺点是与会者会产生从众心理，不容易得到真实的看法。

13、不同的信息性质和内容有不同的信息传递要求。

14、专项督查的特点是内容具体，事项单一。

15、督查调研就是组织有关职能部门抽调人员组成调查组，了解有关情况、问题，并处理解决这些问题。

17、在分工越来越细、相关因素越来越多的现代管理实践中，秘书工作中的横向同级关系之间的通力合作、协商配合就显得十分重要。

1、试述秘书学的学科特征?(⑴实践的应用性;⑵理论上的兼容性;⑶时代的发展性。)

2、秘书工作有那些特性?(⑴政治性;⑵辅助性;⑶综合性;⑷服务性;)

3、试述秘书调研工作的基本过程。(⑴准备工作阶级及具体工作要点;⑵调查研究阶段及具体工作要点;⑶成果反映阶段及具体作法。)

4、试述秘书信息工作的重要性。（1、辅助决策的一项重要工作。

2、信息工作是秘书部门的一项重要任务。

3、信息工作有利开创秘书工作的新局面。)

第三篇：秘书资格考试：《公文写作》练习试题(四)

秘书资格考试：《公文写作》练习试题

（四）一、填空题：（共16分）

1、批复的正文一般包括___________、__________和________三个部分。

2、会议纪要的主体部分的三种写法是_________、________和____________。

3、按照适用范围的不同，可以将报告分为__________、_________和________。

4、公文的标题中除_________________名称加书名号外，一般不加标点符号。

5、公文主题词一般不超过5个，其标引顺序是__________________________。

6、命令一般包括任免令、__________、_____________和_____________等。

7、完整的公文标题由____________、_________和文种名称三部分组成。

二、单项选择题：（共10分）

1、行政公文共有（）

A、11类13种

B、13类13种

C、13类14种

D、14类15种

2、公文的秘密等级应标于文头的（）

A、左上角

B、右上角

C、右下角

D、左下角

3、发文字号中年份的正确写法是（）A、[97]

B、[‘97]

C、[1997]

D、[1997年]

4、一般要标注签发人姓名的公文是（A、上行文

B、平行文

C、下行文

D、泛行文

5、只能有一个主送机关的行文是（）A、上行文

B、平行文

C、下行文

D、泛行文

6、什么级别以上的政府才可以发布命令（））

A、乡镇级

B、县级

C、省级

D、中央级

7、转发公文应使用的文种是（）

A、通知

B、通报

C、报告

D、批复

8、任免干部应使用的文种是（）

A、通知

B、通报

C、意见

D、批复

9、结语“现提请审议”适用于（）

A、请示

B、报告

C、议案

D、函

10、通报和通告共同具有的一个特质是（A、独特性

B、指导性）C、知照性

D、政策性

三、分析题：

以下公文存在多方面的错误，请认真阅读后找出错误的地方，并说明正确的写法。

要求：

1、精炼概括、语言通顺、表述准确；

2、不得直接在试卷上做涂改。（共10分）份号：001 机密★1年

特急

××市人民政府文件

关于遭受特大自然灾害和发生地震情况的请示报告 签发人：××××发[2002]99号

××省委、省政府、省财政厅、省委宣传部：

最近我市遭受百年不遇的特大洪涝灾害，造成房屋倒塌，良田损坏，损失严重。为解燃眉之急，请省里帮助解决部分救灾物资和500万元救灾款。在这次抢险救灾中，我市全国劳动模范、受国务院表彰的英模×××同志不幸牺牲，为表彰他的献身精神，我市拟在他的家乡A县为其建一尊大理石雕像，请予批准。

在全市人民团结奋战，抗洪抢险之际，昨天晚上20:45分，我市B县又发生了4.1级地震，虽未造成人员伤亡和经济损失，但我们已做好预防大震的准备，积极组织全市人民抗灾自救，建好家园。

特此报告，妥否，请批示。

××市人民政府

主题词：省委办公厅、省政府办公厅

（共印30份）

四、名词解释：（共9分）

1、复函——

2、会议纪要——

3、不相隶属机关——

五、简答题：（15分）

1、批转、转发性的通知在制作标题时要注意些什么？

2、议案、提案、建议有什么区别

3、提高公文作者的素质修养应注意哪些问题？

六、作文题：（共40分）

1、某大学承办了全省第M届大学生篮球赛，请代该校拟一份请示，向教育厅申请拨款20万元购买比赛器材。（10分）

2、以本单位推广普通话活动（或其它活动）为主题，编写一期简报。（30分）

要求：（1）画出简报的样式。（2）采用总结式写法，写一篇600字左右的稿件。要求内容完整，重点突出，符合总结的结构要求。（3）具体内容可作合理的想象。参考答案

一、填空题：

1、批复缘由、批复事项、结语

2、条项式、综合式、摘录式

3、工作报告、情况报告、答询报告

4、法规、规章

5、先标类别词，再标类属词

6、发布令、行政令、奖惩令

7、发文机关、事由

二、选择题：

1、B2、B3、C4、A5、A6、B7、A8、A9、C10、C

三、分析题：

1、一般件不印“份号”、“秘密等级”和“紧急程度”。如有，“秘密等级”和“紧急程度”的位置应标在右上角。

2、混用文种，应删去标题中的“报告”，结语中的“报告”应改为“请示”。

3、标题含义不准确，应进行概括并点明请示事项。

4、签发人和发文字号不能混在一起，发文字号应标注于发文机关标识下方居中位置，签发人应在发文字号右侧平行标注。

5、主送机关只能一个。

6、应当一文一事，不能在一个请示里同时请示“救灾”和“建雕像”等多个事项。

7、请示缘由混乱，应将文中有关遭受洪涝灾害和地震的情况结合叙述。

8、成文时间应用小写汉字。

9、主题词错误，应按《国务院公文主题词表》规定办法标注。

10、缺印发机关和时间。

四、名词解释：

1、复函是指答复对方单位提出的有关公务事项的函。

2、会议纪要是用于记载和传达会议情况、议定事项的文种。

3、不相隶属机关指不是同一垂直组织系统不发生直接职能往来的机关，包括平级机关或不同级别的机关。

五、简答题：

1、发布性通知的标题，一般由发文机关、发文方式、被发文件标题、文种组成。若被发的是法规性文件，应给原文件标题加上书名号。被层层转发的公文，为使标题简洁，可进行简化处理：删去前面的“关于”，保留最后一个“关于”；省掉中间过度机关，直转至最上级机关原文。

2、议案是各级人民政府依照法律程序向同级人民代表大会或其常务委员会提请审议事项的公文。提案是政协委员向政府部门提出书面意见和建议的专用文书。建议是人大代表对政府工作所提的批评、意见和建议的一种文字素材。

3、提高公文作者素质修养应注意以下内容：（1）人格素养；（2）思想理论素养；（3）文化科学知识素养；（4）思维能力；（5）处事能力。

六、作文：（略）

第四篇：秘书资格考试秘书三级实务考点汇总

秘书资格考试秘书三级实务考点1 礼宾次序常用的5种方法

1.依照来宾的具体身份和职务高低来排列顺序。2按字母顺序排列。

3依照来宾到达现场的具体时间早晚来排列 4依照来宾告知东道主自己到访的时间的先后排列

5不排列即不分先后

涉外礼宾的准备工作。

1.搞清楚来访外宾或代表团的基本情况。

2.注意先弄清楚外宾的饮食爱好、宗教信仰和其他生活习惯。

3.拟定来宾访问日程。4.安排食宿

涉外会见、会谈的程序。

1.提前约定。2.通知对方有关事项。3.准备工作.4.迎接客人

4.会见、会谈

6.送别客人

接待计划与安排

1、说明接待计划的三项内容：

（1）接待规格；（2）日程安排；（3）经费列支。

2、人员安排中计划中应写明；

（1）主要陪同人员；（2）主要工作人员；

（3）住宿地点、标准、房间数量；（4）宴请时间、地点、标准、人数

（5）会见、会谈地点、人数、参与人员。

3、日程安排计划：

（1）日期、时间、地点；（2）活动内容；（3）陪同人员。

4、接待经费计划（列支）；

（1）工作经费；（2）餐饮费；（3）住宿费；（4）交通费；（5）参观费；（6）其他不可预见费用。

进行岗前培训的基本原则和要求

①.不卑不亢：不论来自哪个国家.所代表公司、企业的大小应以礼相待，互相尊重

②依法办事：国际间交往合作.都要依法而行.既遵守我国法律.也遵守对方国家的法律

③内外有别：指要有保密观念，既要保守国家机密，也要保守本单位的机密。

④了解国际交往的基本礼仪：即见面礼仪、谈话、身体语言、餐饮等等

新闻发布会的注意事项。

1.确定新闻主题，选择发布良机。2.挑选媒介单位、落实宴请范围。

2.确定会议主持人，精选发人4.处理好应回避的问题制定各种应变措施。

庆典活动组织工作重点。

1.前期调查研究 2.精心策划准备。3.选择最佳时机。4.邀请嘉宾光临。

5.编排活动程序。6 安排其他活动。7.善后工作处理。

开放式和封闭式办公室优缺点。

1开放式：有利于沟通 节省办公空间 办公设备共享。难保机密 干扰大 无私人空间

2.封闭式：有利于安全保密 集中注意力 保护隐私。难交流 费用高

选择不同办公模式的方法

1.认真分析现有工作模式存在的问题。2.综合分析不同模式各自优缺点。

3.确定新的办公模式。4.根据新的办公模式制定相应规章制度。

5.确定新的分配制度。

办公模式发生变化的原因

1.信技快速发展，尤是通技的改变人们的联系不受地理位置限制，不再办公场所也能进行工作。

2.企业经营需要既支出少量费用，又能有更优秀的人才完成任务 3.办公场地费用过高，需要压缩办公室面积，以最小投入得最好效益 4.大中城市交通状况使人们寻找新的工作模式。5.人们思想观念的变化，不再拘于一种固定工作模式 6.社会丰富多彩人们需要在时间上又更大的自主性和灵活性。7.人们希望最大限度的发挥自己的才干，多干事情多得报酬。

8.人事制度的改革，必须打破“铁饭碗”，用多种方式激励员工的工作积极性。

秘书资格考试秘书三级实务考点2 制定计划的作用。

1指明办公室工作所起的作用及所处的地位 2.指明组织为实现自己的目标而确定 的主攻位置，所拥有的人、物、财力部署的根据 3.指明组织的活动方针和范围保证行动目标一致 4指明事务顺序先后安排

5是一种主要控制手段和数量化财政计划

计划工作主要内容

1每一项工作的起始时间、阶段时间和最终期限 2.每一项任务的数量和质量要求。

1.每一项任务所需费用和其他资源 4.每一项任务所承担的人员及负责人。5.每一项任务完成情况的检查和监督。

安全检查的主要内容及原则

1.对可预见的自然灾害作好科学预测分析及时及早预报 2.对可能发生的人为事故要多渠道深入了解有关信息，掌握动向 3.对以前发生的事件进行总结，制定防范措施。

4.对预测的突发事件制定应急方案 5.将应急方案或应急程序公示于醒目位置

6.进行对突发事件的培训和演练，掌握必要的知识与技能 7.配备相关设备和资源

8.定期检查维护更新设备和资源，使之处于良好备用状态。

原则：

1加强领导 统一指挥 2.快速反应 控制事态发展 3以人为本 保护公众利益 4公开透明 面对公众。

突发事件的报告和记录的必要性及其两表内容

必要性：1.作为事故处理的一依据 2.作为安全教育的案例资料 3.便于应对各种赔偿案件 内容：1.《事故情况记录表》：事故发生日期、时间、地点、涉及人员，事故过程。证人

2.《工伤情况报告表》：事故发生日期、时间、地点，涉及人员基本情况，事故过程细节，救治过程，医疗处理情况，证明人

办公设备购买和租用的优缺点及其采购程序

1购买：优点：为组织增加固定资产。使用方便。缺点:一次付费过高。设备难更新。

2租用：优：最初投入费用低，并能被获得的利润补偿。租用协议包括维护修理。

便于更新换代。缺点：常年租用费用过高。提前终止合同会有很高赔偿。

采购程序：提出购买申请 审批落实费用 选择供应商 签订供货合同 货物验收入库 支

付货款。

正确选择办公设备和易耗品供应商须考虑的因素 1.价格和费用

⑴比较不同供应商的要价：初次洽谈的价格

⑵降低价格方法，如批量购买，节日削价或将其指定为唯一的办公用品供货商

⑶购买后还要考虑费用的支出，如：占用空间费用，存储物品报废，存储过多占用资金

2.质量和交货

⑴保证购买后能满足需求 ⑵选择不合格物品的供应商

⑶比较供应商交货的时间⑷供应商能说到，做到，有诚信，很可靠

3.服务和位置

⑴比较为客户提供服务是否方便，如所提供的订购方式

⑵供应商所在地点方便联络和交货

4.安全和可靠性

⑴送货整个过程中，保证货品安全，包装，存放，运输和交货

⑵比较供货商卖货手续及相关发票是否齐全，如查订货单，交货单等

⑶了解商家规模的大小，经商史上的信誉度，如为客户保密的可靠性

秘书资格考试秘书三级实务考点3 申请费用以及报销结算的步骤是:

1、申请人提交费用申请报告或填写费用申请表，详细说明需要经费的人员、时间、用途、金额等情况，并亲自签字。

2、该报告或该表必须经过组织确定的授权人审核同意，并签字批准。

3、一种情况是将获得批准的费用申请报告或费用申请表提交财务部门，领取支票或现金借款；一种情况是先由申请人垫付，完成商务工作。

4、在进行商务工作中，无论是使用支票，还是使用现金，都要向对方索取相应的发票，其内容中填写的时间、项目、费用等应与使用者实际用途相符。

5、商务工作结束，申请人应将发票附在“出差报销单”后面，并亲自签字提交出纳部门，由出纳部门把先前领取的现金数额和支出情况进行结算。如果是先由申请人垫付的，在提交票据和“报销凭单”后，方可返还现金。

6、如果事实商务工作时，计划的费用不够，需要超出时，应提前向有关领导报告，在得到许可和批准后，超出的部分才可得到报销。制定采购预算方案的程序和内容

1程序：确定预算基数 调研 确定采购的产品 编写预算方案 修改完善方案

2内容：预算的项目名称 目标 需要的办公资源 采用预算方法 测算的依据 支付预算标准 政府采购主要方式

公开招标 邀请招标 竞争性谈判 单一来源 询价 国务院政府采购监督机构认定的其他方式 合理调配和利用办公资源

1.a制定合理的调配计划：根据有关开支规定、现有库存、轻重缓急、逐项作出调配计划，计划要又预见性和合理性，并注意在工作中不断调整满足办公需要。B保证重点物品的使用对工作性质重要的部门实行倾斜政策。

2.建立办公资源运行档案（购买信息 维修合同 操作指南 所有资源情况列表 基本信息 日志记录和故障登记）

3.管理办公资源的注意事项（及时更新记录 按规定清退办公用品、设备 掌握人员流动情况）

秘书资格考试秘书三级实务考点4 会议筹备

1作用：了解会务工作的全局 加强协调沟通 确保会议目标实现 2特点：全面性和具体性 计划性 明确性 3原则：严格时间 事项明确 会议必要

4内容：会议主题于议题 会议名称 会议议程 时间和日期 地点 需要设备和工具 会议文件会议人员组成及人数 与会人员的组成 会议食宿安排 确定会议经费安排 会议筹备机构和完成任务的期限 会议应急方案的内容

1.会议中可能出现的意外事件：人员问题 场地问题 设备问题 资料问题 健康与安全问题 与会者情绪问题 与会者返程问题 行为问题 2.明确意外事件出现时工作人员的责任 3.处理会议中意外事件的方法：同上 组织电话会议的方法

发出会议通知 分发会议资料 安排会场 接通电话 相互通报出席情况 记录 组织视频会议的方法

视频会议的会场 做好会场布置工作 配备和检查设备 设备维护 为减少租用通信线路的时间 节约费用

远程会议筹备方案特点

（1）远程会议具有节省时间和金钱、能够与电话服务机构商定使用录音带做永久记录、而且交流更加直接、简短的优点。

（2）远程会议筹备方案拟定时，应预先了解提供电信会议服务公司的服务业务，并提前一周与电信会议服务公司预约，明确提出自己的要求，并提前将下列内容告诉电信服务公司：会议日期、会议起止时间、会议参加人数、与会者的电话号码、主持人姓名等。（3）会议程序、议程及其他材料必须提前寄给与会者，以便他们有时间准备会议讨论。（4）远程会议筹备方案中要有专人负责检查远程会议设备是否齐全和正常，摆放是否符合要求。

会议筹备情况检查主要内容

1会议准备工作是否充分2文件材料的准备3会议布置情况4礼仪接待人员的准备5环境条件与用品的准备6保卫工作的检查7检查其他内容 做好会务筹备情况检查的方法有两种：（1）听取会议筹备人员的汇报

1）听取汇报的领导要加强前期的调查，深入一线，发现问题，解决问题。2）会议筹备人员对汇报材料的准备要侧重困难和问题，注重实效。3）选择合适的汇报时间。

4）对会议筹备情况汇报的重点是筹备中的问题。因此，汇报之后要抓紧催办和落实。（2）会前现场检查

1）检查会议所需的各种资料，要考虑一些特殊人群的需求，如提供大号字印刷材料。远程会议要提前下发材料。

2）注意气味。一些人对香水、花露水和浓重的化学气味过敏或高度敏感。因此，要对所有工作人员提出要求。

3）设立入场登记台。为使人们能轻松、快捷地登记入场，可考虑设置咨询台或登记台。张贴会场平面示意图。

4）佩带徽章、名牌。为方便工作，所有工作人员都应佩带徽章或名牌。

5）准备接待休息室。应在接待休息室内放置公司标志或旗帜，可放置电话机、传真机、电脑、留言条和笔等。此外，还应备有急救箱。

6）安排接待、服务人员。配备精通产品和服务的人员，事先组织培训，回答与会者的提问。7）远程会议要加强对设备的检查

秘书资格考试秘书三级实务考点5 会议协调的内容

1协调会议召开的时间地点出席人员列席人员 2协调会议相关事项 3协调会议议题 4协调会议纪要

5协调会议决定事项的落实 推进会议进程的方法 1了解会议主题和议题 2严格遵守会议时间

3主题明确4鼓励和引导与会者 5消除交流故障抵制不和谐因素 6合理安排议题 7掌握会议休息的时机 8适时结束会议 会议经费使用的方法

1以节约为原则，需要开支的项目要尽量列的详细具体 2向会议筹备委员会的领导人提出申请并按照审批权层层审批 3领导审批后由财务部门提取现金或填写支票 4支出会议经费

5领导审批后按本单位零用现金、开支标准和报销的这种财务制度和规定办理结账手续。会议总结的目的

1检查会议目标的实现情况 2检查各小组分工执行情况 3检查个人工作情况 4表彰先进个人

5妥善解决会议遗留的问题 高效率会议的决定因素 1会议召开的必要性 2经过精心准备 3地点选择适中 4形式多样化

5严格执行了会议的各项议程 6与会者经过认真确认和专心挑选 7严格开会、散会时间 8会议作出的决定事项 9会议经费支出合理 10会议服务热情周到

秘书资格考试秘书三级实务考点6 信息利用的要求

1信息利用要给组织带来效益

2信息利用要对社会环境和公众负责。不能损害社会环境和公众利益 3信息利用要严格遵守信息法规，遵守知识产权保护的相关法律法规 登记

（1）登记的含义：登记即建立信息的完整记录。

（2）登记分为两种类型；

①总括登记，对存储信息按批分类登记；

②个别登记，按信息存储顺序逐件登记。

（3）登记形式有两种：卡片式登记、薄册式登记。

编码：

（1）编码要求；编码结构应表示出信息的组成方式及关系。

（2）编码步骤；分析所有预编的信息；选择最佳的编码方法；确定数码的位数

（3）编码的两种方法：

①顺序编码法，按信息发生的先后顺序或统一标准编码； ②分组编码法，利用十进位阿拉伯数字，按后续数字来分别信息的大、小类 提供档案利用的要求及方式

1要求：依法开展利用工具 主动及时开展利用工作 不断完善档案服务方式和手段 掌握本单位近期工作重点、重大活动据此开展档案利用工作

2方法：开设阅览室提供利用 档案外借 制发档案复制本 提供咨询服务 印发档案目录 举办档案展览

编写大事记的工作步骤和注意事项

1.接受任务后，首先收集有关文件和材料，掌握公司成立至今以来发生的一些大事和要事，接下来了解编写大事记的注意事项，如材料真实编写时突出大事不要漏要点抛掉小事。编写大事记注意系统性和条理性，简明扼要。写完之后要让经理过目，经理认为没有问题后将其制作成展板，供客阅览了解使用。同时要将该大事记放在公司的参考资料里，以后逐年编写。2.大事记主要由大事记记述和时间组成。大事记述是大事记的核心部分，通过许多重大事件的记述，反映历史发展的概貌和规律。大事的合理选择是撰写着部分之一。大事时间要求有记载准确的日期，不用模糊的字词。而且对每件大事均写明某年某月某日，尔后再按大事发生的时间顺序进行排列。

秘书资格考试秘书三级实务考点7 会议管理

1、会议筹备方案的拟订

内容包括：确定会议的主题和议题、名称、议程、时间和地点、所需的设备和工具、会议文件的范围以及文印或复制工作、与会代表的组成、经费预算、住宿和餐饮安排、会议的筹备机构与人员分工。

作用有：确保会议的周密组织、服务质量和沟通协调到位、确保领导的意图得以贯彻执行。

（1）组建会议筹备委员会

（2）分成筹备小组

（3）形成筹备方案

（4）领导审核方案

2、会务检查工作程序

内容包括：会议准备是否充分、会议期间能否排除各种干扰、环境条件与用品准备、文件材料的准备情况、会场布置情况的检查、会议保卫工作的检查以及其他。

（1）开会检查的程序

1）会议筹备机构对会议的准备情况进行自我检查

2）会议领导小组确定汇报会的时间和地点并发出协调会通知

3）召开协调会并在会上现场解决问题

4）汇报会后对检查中发现的问题予以催办和落实

（2）现场检查的程序

1）指定现场检查的路线和确定现场检查的重点

2）制作检查单，以便记录和汇总

3）按照既定的检查重点逐一现场核对并明确记录

4）对未达到要求的整理出整改和修订意见并予以纠正

3、会议文件审核工作程序

内容包括：审核会议文件的准确性和完整性，审核会议文件与会议主题的关系，审核会议文件是否存在与国家和组织的方针、政策、法规相冲突的内容，审核会议内容是否经过调查研究、是否与实际相符，提交会议讨论的文件是否进行了会商，审核会议文件是否做到了中心突出、观点明确、条理分明、事实准确。

（1）起草该文件的秘书就内容进行自审

（2）主观秘书进行初审

（3）如内容涉及部门较多，要进行会审

（4）审核修改后，主要领导或主管领导进行终审

4、拟订会议的应急方案

内容包括：会议举行过程中可能出现的问题（人员、场地、设备、资料、健康与安全、行为等问题），出现问题时负责解决的会议工作人员。

（1）预测不可预知的情况

（2）提前准备应对的备选方案

（3）讨论会议紧急情况

（4）确定会议应急方案

5、提示会议按计划进行

是根据会议目标的需要，在会议进行过程中创造与会议目标相适应的环境气氛，掌握会议议程，维护会间秩序，排除外界对会议的干扰，从而引导决定、决议、结论的形成。

（1）了解议题和议程

（2）准时宣布开会

（3）有效引导议题

6、处理会议突发事件的程序

（1）向领导报告

（2）启动会议应急方案

（3）实施应急方案

（4）必要时向公共应急机构请求支援

（5）善后工作（向受害者及其家属进行安抚、与媒体沟通）

7、会议总结工作程序

内容包括：会议名称、时间、地点、规模、与会代表人数、主要议题，参加会议的上级领导人，会议的主持者，领导报告或讲话的要点，对会议的基本评价和贯彻要求，会议的决议情况及今后的工作任务布置等。

（1）对会议征询意见，拟就工作总结稿

（2）向领导报告会议结论

（3）总结定稿

（4）印发

（5）归档

（6）组织全体工作人员进行总结

秘书资格考试秘书三级实务考点8 事务管理

1、礼宾次序确定步骤

亦称礼宾序列，是在商务交往中对参观访问、出席活动、参加仪式的来自不同国家、不同地区、不同团体、不同单位、不同部门、不同身份的组织或个人的尊卑、先后的顺序和位次，所进行的合乎礼仪惯例的具体排列。

（1）确定礼宾次序方案

（2）提前通知有关各方

（3）按礼宾次序排列座次、名次、出场次序

2、安排涉外迎送工作程序

（1）确定迎候人员

（2）准备迎宾的物品

（3）见面讲究礼节

（4）送行前的拜访（5）安排送行仪式

3、会见会谈工作程序

会见也叫礼节性会晤，通常是半小时左右，属于礼貌性的应酬。会谈也叫谈判，是双方或多方为各自利益，就某些实质性问题交流情况、交换意见、达成协议等，专题性较强。

（1）约定

（2）通知对方有关事项

（3）准备工作：背景资料、会见场所布置、人员安排

（4）迎接客人

（5）会见、会谈

（6）送别客人

4、西餐礼仪

（1）赴宴前的准备

1）接到邀请后,要看清请柬的各项内容

2）如果决定接受邀请并已答复主人，就不要轻易改变

3）到别人家赴宴需要带礼物

4）要根据请柬上的要求选择赴宴的服装

5）要准时赴宴

（2）西餐的座次安排

主客间隔而坐，男女间隔而坐，夫妻分开而坐

（3）入席、退席礼节

1）客人要在主人的带领下顺序入席

2）入座后，腰挺直，背部微靠在椅背上，双手放在膝盖

3）暂时离开应该把餐巾放在自己的椅子上

4）主人把餐巾放在盘子旁边，意味着结束进餐，其他人应该也把餐巾放在桌子上，随女主人退席

（4）餐具的使用方法与席间礼节

1）左手持叉，后手持刀，胳膊肘不要上桌

2）吃鸡、虾、鱼的方法

3）吃面包时要掰下一小块，涂上黄油，放入口中

4）吃意大利面条的方法

5）吃水果的方法 6）喝咖啡或茶的方法

7）每道菜吃完，要把刀叉并排放在盘内

8）进餐速度应该与大家一致

9）谈话声音一定要轻

（5）西餐的饮酒礼仪

1）上菜次序：汤或冷食、鱼、主菜、色拉、甜食、咖啡

2）上酒次序：宴会开始前的鸡尾酒、白葡糖酒配鱼、红葡萄酒配主菜、香摈酒与葡萄酒一起上

5、招待会的礼仪

（1）招待会的请柬：表明时段、不需要客人回复

（2）冷餐会的礼节：按顺序取菜、按量取菜、顾及他人的利益

（3）酒会的礼节：要以恰放的方式把自己介绍给陌生人，要欣然接受陌生人加入自己的谈话圈中，聊天时要照顾到所有在场者，不要大声喧哗

6、不同办公模式的特点

（1）在家办公。优点：节省办公室空间和资金，节省花费的时间，更灵活的管理自己的时间，减少交通的拥挤、污染和费用。缺点：需计算机和电话以保持联系，有的缺乏适宜的办公环境，增加了组织监督、管理和控制工作人员工作的难度，同事之间交流减少，减少了与专业人员及社会的联系。

（2）弹性时间。优点：时间灵活，更好的安排工作时间，提高效率。缺点：难以监督员工

（3）远程工作。优点：减少总部办公空间的开销，工作时间更灵活。缺点：加大了对员工监督和控制的难度。

（4）虚拟办公。优点：减少工作空间和办公用品的耗费，信息能够存储、归档和通过计算机网络发送。缺点：难以控制任务和信息的质量，难于管制网络以及信息的安全保密。

（5）兼职工作。优点：兼职人员可控制自己的工作时间和多份工作，充分发挥自己的专长。缺点：控制和监督员工较难，难以控制工作量及报酬。

（6）定期合同制。优点：能灵活聘到优秀人员，这些人工作有动力，效率高。缺点：难以控制员工对企业的忠诚，缺乏工作保障。

（7）交替工作。优点：能激励工作人员。缺点：交接不当，会出现工作混乱。

（8）临时办公桌。优点：节省资金也节省了员工的时间。缺点：员工缺乏归属感，不能得到充足的信息，降低工作效率，也难于被管理。

7、选择办公模式的工作程序（1）深入调查现有办公模式所面临的问题

（2）根据调查结果确定相应的新型办公模式

（3）根据新的模式要求制定管理监督的标准和责权利相结合的分配制度

（4）先在部分部门实行取得经验，逐步推广新模式

（5）不断根据本企业特点完善新模式，评估启用新模式的得失

8、设计办公室的工作程序

（1）分析不同部门业务特点对于办公条件的要求

（2）设计平面图

（3）选择办公家具、设施和装饰

（4）采光、温度和通风

9、改进办公事务工作程序

（1）定义一个需要加以分析和改进的流程

（2）确定衡量流程的关键指标并对该流程进行评价

（3）寻找所存在问题和差距的原因

（4）根据以上分析提出可行的改进方案

（5）实施改进方案

10、改进办公事务的流程

（1）确定问题

（2）分析有关资料

（3）确定造成问题的可能的原因

（4）提出可能的解决方案

11、突发事件的预防措施

发生的事情是不可预见的或突然发生的，并带来危险，需要立即采取应对措施，尽力控制。主要有火灾、伤害、疾病、炸弹威胁或恐慌。

（1）以书面形式确定紧急情况处理程序

（2）根据书面程序，对所有工作人员进行培训

（3）让所有人员了解有情况发生该如何疏散和急救员的姓名

（4）实行紧急情况模拟演练

（5）明确各级管理人员在紧急情况下所负的任务和职责

（6）保证配备相关的设备和资源以随时处理紧急情况

（7）保证定期检查和更新设备

12、突发事件的应对措施

（1）准备清楚的书面紧急情况处理程序

（2）用这些程序培训所有人员

（3）在可利用的地方清楚地显示有关紧急程序

（4）实行紧急情况模拟演练来测试编写的程序

（5）明确员工在紧急情况下的职责

（6）保证工作场所有受过紧急情况处理培训的人员

（7）保证配备相关的设备和资源以随时处理紧急情况

（8）保证定期检查和更新设备

13、处理突发事件的流程

（1）及早发现，马上报告，并保护好现场

（2）查找问题的原因

（3）成立临时指挥中心

（4）控制源头，釜底抽薪

（5）召开新闻发布会

14、上司交办事项督查的程序

直接为上司服务、为实施上司的决策和实现上司决策的目标而进行的一项工作

（1）上司向有关督查人员授权转承催办

（2）很大一部分转交各有关人员具体承办

（3）有些又上司指导督查人员亲自承办

（4）转交办的事项要及时催办

（5）督办人员要对转交办事项深入的检查

（6）上司交办事项办理完毕

（7）办结回告

（8）对办结回告进行审查评估

（9）立卷和归档

15、制定工作计划的方法

（1）根据要求列出本团队要完成的所有任务

（2）区别重要的任务和紧急的任务

（3）按照轻重缓急和逻辑顺序标记出任务完成的先后顺序（4）列出完成每项任务所需的资源和相关信息

（5）明确完成各项任务的每个阶段指标和估算的时间要求

（6）指明每项任务的负责部门或承担人以及负责人

（7）推算各阶段工作完成时间并填入计划表

（8）确保计划顺利实施

（9）明确工作进展的情况和质量如何监督和管理

16、制定工作计划的程序

（1）估量机会

（2）确定计划工作的目标

（3）确定计划工作的前提条件

（4）拟订可供选择的行动方案

（5）评价各种备选方案

（6）选择方案

（7）拟订分计划

（8）编制预算

17、制定承办期限规定的程序

企业接到客户或询问者的问题后处理并回复的时间规定

（1）调查本单位或组织在行政管理工作方面有哪些行为需要做出时间期限的规定

（2）时间期限适宜标准

（3）确定同一任务的不同承办周期

（4）确定同一任务紧急情况不同的承办周期

18、办公室工作评估的程序

实质上就是对办公室工作进行目标管理。它提高了管理工作效率，明确了组织机构的建制，促进了员工承担责任，有助于进行控制和监督工作。

（1）建立一套完整的目标体系

（2）制定目标

（3）组织实施

（4）检查和评估

19、办公用品与设备的采购程序

（1）提出购买申请

（2）审批，落实经费（3）招标，选择供应商

（4）签订供货合同

（5）货物入库

（6）支付货款

20、制定采购预算方案程序

（1）确定预算的核算基数

（2）进行市场调研

（3）确定采购产品的种类及型号价格

（4）编写预算方案

（5）征求意见，完善方案

21、办公资源管理程序

包括各类办公设备、办公家具、车辆、会议室、日常用品、图书等。办公资源管理就是实行办公资源统一规范管理，减少资源浪费，合理的调配与利用办公资源，提高办公资源的使用效率。

（1）了解本单位所有办公资源的基本情况

（2）对本单位所有办公资源进行分类管理

（3）对办公资源建档，记录应用情况

（4）定期进行数据分析

22、信息开发的主要形式

对信息进行全面挖掘、综合分析、概括提炼，以获得高层次信息的过程。

（1）剪报

（2）索引

（3）目录编制

（4）文摘

（5）信息资料册

（6）简讯

（7）调查报告

23、信息开发的程序

（1）确定主题

（2）分析信息材料

（3）选择信息开发方法（4）选择开发信息的形式

（5）形成信息产品

24、信息利用的工作程序

通过有效的方式将信息提供给利用者，实现信息的价值，具有周期性、经常性、广泛性和实效性特点。

（1）熟悉信息的内容

（2）确定利用需求

（3）确定信息利用服务的途径

（4）获取信息

（5）提供信息

25、信息反馈的工作程序

将信息使用过程中产生的效应及活动中不断产生的信息进行再收集、再处理、再传递的过程。目的是检查输出信息的真实性；对信息传递进行检验与调整；为决策提供依据。

（1）明确目标

（2）选择信息反馈的方法

（3）获取反馈信息

（4）加工分析反馈信息

（5）传递反馈信息

（6）利用反馈信息

秘书资格考试秘书三级实务考点9 文书处理与拟写

1、文书审核的工作程序

对文件草稿从内容到形式所做的全面检查和修正工作。

（1）明确审核范围

（2）确定是否需要行文

（3）审核文书内容

（4）检查文字表达

（5）检查文件体式

（6）检查文书在处理程序上是否妥善完备

2、档案利用的工作程序

是开发和直接提供档案，满足利用者的档案需求的工作。

（1）熟悉库藏

（2）分析利用需求

（3）选择档案利用方式

（4）获取档案

（5）提供档案

3、电子档案管理的工作程序

在计算机系统中形成的具有查考利用价值的社会活动的原始记录。

（1）电子档案的收集积累

（2）电子档案的归档

（3）电子档案的保管

（4）电子档案的利用

4、文书拟写

通告、通报、决定、请示批复函、招标书、投标书、计划、总结、述职报告、讲话稿、市场调查报告

以上文种重在记住结构、常用语，到时会写。

第五篇：商务秘书实务试题

商务秘书实务试题

一、名词解释（每题5分，共20分）

1、商务谈判

是指人们为了满足各自的需要、协调彼此之间的利益关系，而在一定时空条件下通过协商对话达成交易的行为和过程。

2、反馈

是指控制系统把输出信息的结果送回原输入端，对信息的输入和输出发生影响，起到控制和调节作用，从而使系统保持稳定或达到预定的目的。

3、护照

是一个国家的公民出入本国国境和在外旅游或居留时，由本国发给的，证明该公民身份的合法证件。

4、损益表

又称利润表，是把一定时间的营业收入与其同以会计期间相关的营业费用进行配比，以计算出企业一定时期的净利润的会计报表。

二、简答题（每题10分，共20分）

1、出国商务旅行之前除了要做一些鱼国内商务旅行一样的准备工作之外，还需要做哪些准备工作？

要点：办理护照、签证、办理《国际预防接种证书》、办理出境登记卡，定购机票。

2、简述横向沟通的优点及缺点

横向沟通具有很多优点：第一，它可以使办事程序、手续简化，节省时间，提高工作效率。

第二，它可以使企业各个部门之间相互了解，有助于培养整体观念和合作精神，克服本位主义倾向。

第三，它可以增加员工之间的互谅互让，培养员工之间的友谊，满足员 工的社会需要，使员工提高工作兴趣，改善工作态度。

其缺点表现为，横向沟通头绪过多，信息量大，易于造成混乱；此外，横向沟通尤其是个体之间的沟通也可能成为员工发牢骚、传播小道消息的一条途径，造成涣散团体士气的消极影响。

三，论述题（每题15分，共30分）

1、试述商务秘书在商务谈判的准备阶段应该做哪些工作？

要点：1，可行性调查研究；2确定谈判主题，3拟定谈判要点，4谈判队伍组织，5制定谈判措施

2、什么是时间管理，现阶段时间管理理论基本内容是什么？

要点：第四阶段时间管理理论：深入研究并明确界定了到底什么才是最优先要做的工作，同时强调有弹性的时间管理。这一阶段的时间管理理论认为，过去的时间管理理论使人丧失了自我，每天的时间越来越多地被计划牢牢控制，时间变得越来越没有弹性，而一些所谓紧急的工作其实并不值得花去大量的精力或占去太多的时间，这导致人们在工作中变得越来越不快乐。因此第四阶段的时间管理理论提出，以目标为中心，将与目标密切相关的事情界定为“重要”的事情，它最值得人们优先处理，并值得在这上面花费最多的精力，同时也要兼顾紧急的事情。人们还将帕累托定律(2／8定律)引入时间管理领域，即应该用80％的时间做能带来最高回报的事情，而用20％的时间做其他事情。现阶段时间管理理论的核心内容是根据事情的重要和紧急程度，将各种事务划为A、B、C、D四个类别，对事务进行管理，即ABCD工作法。

四，案例分析（每题15分，共30分）

仔细阅读下列两个案例并完成文后提出的问题。

（一）、总经理帕森下午2：00要和业务部共同讨论如何开展某商品在郊区的销售工作，这项销售工作的成败和公司是否能达到今的销售预算有很大关联；接着，下午4：00又要和一位客户商洽一笔重要的交易，他希望花一个小时的时间和这个客户商讨，5：00，结束。但是恰巧当天上午，办公室又收到某一政府单位临时开会的通知书，上面写着会议的时间是下午3：00，必须由帕森亲自参加，而且通知书上没有写清会议结束的具体时间。

问题：如果你是帕森先生的秘书，你该怎么办呢? 并简要说明理由

参考答案：因为下午2点开始的讨论会到3点一定无法结束，而3点开始的会议，又不知道什么时候结束，所以4点与客户的约会可能会受到影响。3点开始的会议必须参加，不能变更，4点的约会，涉及一笔很大的交易，最好能在当天谈完，2点开始的讨论，参加的人员都是内部员工，可以将时间延迟。

这样就可以进行如下变更：2点和客户谈生意，3点参加政府机关的会议，4点半或5点开讨论会。

（二）、某公司总经理告诉秘书小王，今天上午要集中精力写一份重要的报告，不希望被任何事情所打扰。但不久，来了一位陌生人，说要向总经理推荐他们的一种新产品。小王告诉他，今天总经理不在公司。谁知恰巧这时总经理打开房门，要小王进总经理办公室给他找一份文件。此情形令小王非常尴尬，只好解释今天总经理工作特别忙，不接待任何来访。客人非常不高兴地离开了。

问题：请问，这件事小王怎样处置会更妥当一些? 并简要说明理由

参考答案：来访人是要向总经理推荐他们的产品，这种事一般不应该由总经理来处理，而应该由其他部门接待。因此，秘书小王了解了采访人的来意后，应该明确告诉他这件事由其他部门来接待会更合适。如果公司规定拒绝上门推销，秘书也应该及时将这个规定告诉他。

小王不应该欺骗来人说总经理不在，这样会让来人有受愚弄的感觉。一般情况下，不该由总经理出面接待的来访可以通过秘书的分流有效地得到处理；而对于确实应该由总经理接待的无约来访人，秘书则应该如实告知来访者总经理这时很忙，不能抽出时间来接待这种无约来访，但可以另外给他们安排会面的时间，从而使事情得到合理解决。因此，为了使总经理不受打扰而撒谎是不必要的，也是不妥当的。