公司客户档案建档及管理规范[优秀范文五篇]

第一篇：公司客户档案建档及管理规范

公司客户档案建档及管理规范

一、目的为了提升公司客户管理内涵，提升公司客户服务水平和客户满意度，特制定本规范。

二、适用对象范围

用来指导工程项目人员施工记录和竣工文档建立，用来指导内勤部客户服务的档案建立、整理、管理。

三、具体事项

1、客户档案建立

客户档案建立、归档都是由内勤部去负责，具体流程: 签订合同—临时档案，跟进文档资料的收集→工程完工—项目负责人递交竣工文档—全部整理归档—客户档案入柜→供售后服务工作需要借阅、影印使用。

2、工程文档的管理由内勤部负责，工程合同签定到竣工之间，也就是项目在建期间的文档称为临时文档，处于临时文档期间，内勤部要收集所有与工程有关的信息入档，工程结束收到竣工文档后5天内要把临时文档整理成正式的客户档案，并且上柜；文件柜锁匙分两份，一份内勤部配备，一份交总经理备份保存，用备份锁匙取文件柜资料，须知会内勤部经理，以免管理混乱。

3、客户档案原件不允许拿出公司阅读，在公司内可以登记后借阅，原则上当天借阅须当天归还；需要文档资料外出使用时，经内勤部经理同意可以影印使用，对经常使用的文档，内勤部可备份复印件，借技术人员借阅作用、使用，影印的借阅使用须登记及归还。

4、工程文档的借阅流程

到客户档案管理员处口述申请查阅内容，并说明使用用途→经同意后登记签名→领取相应客户档案在公司内借阅→归还客户档案非原件可以带出公司→检查《客户档案》完整性注销借阅登记。

5、客户档案影印使用流程

到《客户档案》管理员处口述申请影印内容，并说明用途→经内勤部经理同意→登记影印记录→领取《客户档案》影印需要内容→归还《客户档案》→检查《客户档案》完整性，还原存档→归还影印件→核对影印件完整性注销登记。

6、每月5日前统计《客户档案》的原件和影印件，借出未归还的去向列表，呈交总经理。

7、对《客户档案》的使用过程中，因拆旧破损的，应及时修复，以保证保存的《客户档案》的可用性。

8、工程竣工文档必须包含公司指定的表格内容（电话交换机安装参数一览表）。

9、对于公司常用的设备说明书，必须在档案柜里有保留一份以上。

本制度解释权归总经理办公室，由总经理、总经理助理和内勤部经理负责监督执行。

第二篇：公司客户档案管理制度

公司客户档案管理制度3篇1

第一条

目的：

本制度立足于建立完善的国内和国际市场客户档案管理系统和客户档案管理规程，以提高国内和国际营销效率，扩大国内和国际市场占有率，与本公司交易伙伴建立长期稳定的业务联系。

第二条适用范围：

企业的过去、现在和未来的国内和国际市场直接客户与间接客户都应纳入本制度的适用范围。

第三条内容：

1.客户基础资料

客户资料的获取，主要是通过营销人员对客户进行的访问搜集来的。在档案管理系统中，大多以建立客户数据库的形式出现。

客户基础资料主要包括客户的基本情况、所有者、管理者、与本公司交易时间、企业规模、行业、资产等方面。

2.客户特征

服务区域、销售能力、发展潜力、公司文化、经营方针与政策、企业规模(销售额等)、经营管理特点等。

3.业务状况

主要包括目前及以往的销售实绩、经营管理者和业务人员的素质、与其他竞争公司的关系、与本公司的业务联系及合作态度等。

4.交易活动现状

主要包括客户的销售活动状况、存在的问题、保持的优势、未来的对策、企业信誉与形象、信用状况、交易条件和以往出现的信用问题等。

第四条

方法

1.建立客户档案系统

本制度规定客户基础资料的取得形式如下，并采用数据库的形式进行：

(1)由销售代表在进行市场调查和客户访问时进行整理汇总。

(2)向客户派发客户资料表，请客户填写。

(3)委托专业调查机构进行专项调查。

2.客户分类

利用上述资料，将企业拥有的客户进行科学的分类，目的在于提高销售效率，增加企业在国际市场上所占的份额。

客户分类的主要内容包括：

(1)客户性质分类。分类的标识有多种，主要原则是便于销售业务的开展。可按客户所在行业、客户性质、客户地域、顾客类型划分。

(2)客户等级分类。企业根据实际情况，确定客户等级标准，将现有客户分为不同的等级，以便于对客户进行渠道管理、销售管理和货款回收管理。

3.客户构成分析

利用各种客户资料，按照不同的标准，将客户分类，分析其构成情况，以从客户角度全面把握本公司的营销状况，找出不足，确定营销重点，采取对策，提高营销效率。

客户构成分析的主要内容包括：

(1)销售构成分析。根据销售额等级分类，分析在公司总销售额中，各类等级的客户所占比重，并据此确定未来的营销重点。

(2)商品构成分析。通过分析企业商品总销售量中各类商品所占比重，以确定对不同客户的商品销售重点和对策。

(3)地区构成分析。通过分析企业总销售额中不同地区所占的比重，借以发现问题，提出对策，解决问题。

4.客户信用分析

在客户信用等级分类的基础上，确定对不同客户的交易条件、信用限度额和交易业务信用处理办法。

第五条

客户档案管理应注意的问题：

在客户档案管理过程中，需注意下列问题：

1.客户档案管理应保持动态性，不断地补充新资料。

2.客户档案管理应重点为企业选择新客户，开拓新的国际市场提供资料。

3.客户档案管理应“用重于管”，提高档案系统的质量和效率。

4.客户档案系统应由专人负责管理，并确定严格的查阅和利用的管理办法。

公司客户档案管理制度篇2

第一章

总则

一、目的为规范公司客户档案管理，增强公司客户档案的实用性、有效性和保密性，促进销售工作的顺利进行，特制定本制度。

二、范围

与公司发生业务或即将发生业务的客户，即企业的过去、现在和未来的直接客户与间接客户，都是本制度的管理范围。

三、职责

公司销售档案管理由营销总监总负责;各部门经理负责本部门客户档案管理;人力资源部为本制度的监督、处罚部门。

第二章

档案的内容和建档方法

一、客户档案的内容包括以下四项资料：

1、客户基础资料。客户基础资料主要包括客户的名称、地址、电话;经营管理者、法人(这三项应包括其个人性格、嗜好、家庭、学历、年龄、能力等方面);创业时间、与本公司交易时间、企业组织形式、业种、资产等方面。

2、客户特征。服务区域、销售能力、发展潜力、经营观念、经营方针与政策、企业规模(职工人数、销售额等)、经营管理特点等。

3、业务状况。主要包括目前及以往的销售实绩、经营管理者和业务人员的素质、与其他竞争公司的关系、与本公司的业务联系及合作态度等。

4、交易活动现状。主要包括客户的销售活动状况、存在的问题、保持的优势、未来的对策;企业信誉与形象、信用状况、交易条件、以往出现的信用问题等。

二、建立客户档案卡。

档案的分别为两类，一是经销商客户档案，区域提供，二是终端客户档案，业务部和营业部提供。具体内容见《经销商客户档案卡》和《终端客户档案卡》。

三、建档方法

销售人员接待或拜访客户后，当天登陆客户管理系统填写或完善客户档案。不全面的客户档案，销售人员要进一步了解，每月最少完善一次。客户档案不及时更新，销售人员违反每次罚款20元。

第四章

保密规定

一、公司客户档案密级为机密级档案，分级管理。

公司级档案由营销总监负责管理，营销总监、营销副总经理、总经理可以查阅，其他人查阅需营销总监批准;部门级客户档案由部门经理负责管理，其他人查阅需营销副总批准部门经理批准;个人级客户档案由销售人员负责管理，他人查阅需部门经理批准。

二、档案的保存

公司档案以客户档案管理系统进行管理，营销总监为系统管理员，每月1日对数据进行备份，以防止数据丢失。

三、客户档案的查阅

1、查阅公司的客户档案必须经过审批。填写《查阅档案审批表》，经本部门经理签字，总经理批准后，档案管理负责人才可以让其查阅。

2、未经审批私自查看客户档案，每次处50元罚款;未经审批，擅自将客户档案账号提供给人查阅，每次处50元罚款。

公司客户档案管理制度篇3

一、客户资料管理办法总则。

为了提高客户资料的有效性和利用率，加强客户资料管理，做好客户服务品质提升和客户关系维护的基础工作，提升客户满意度和忠诚度，使公司对客户的管理规范化、有效化，保证稳定开展，特制订本客户资料管理办法。

二、客户资料管理办法管理范围。

1、公司已合作客户(老客户)、未合作客户、潜在客户、流失客户等客户资料都纳入本管理办法范围。

2、客户资料的管理包括客户资料的收集、整理、查阅、分析等方面。

3、公司客户为与公司有业务往来的供应商和经销商及合作的重点客户、品牌客户。

三、客户资料的内容。

完整的客户资料包括以下资料信息：

1、公司信息部负责公司所有客户基本信息的汇总、整理。

a、客户基本资料的收集是业务拓展的基础，也是客户资料管理的第一步。客户基本资料的收集主要由市场人员完成，市场人员要熟练掌握各种客户资料收集的有效方法，积极主动的收集客户信息。

b、客户基本信息包括客户的企业名称、地址、所有者(法人代表)、成立时间、企业性质、所属行业、注册资料、联系人、联系方式(电话、传真、邮箱)等方面。

C、对经销商、重点/品牌资料要在ERP中规范管理。建立必要的信息系统，如客户性质/客户合作年限/经营品牌/信用评估/财务状况/人员状况等。

2、建立客户档案，并编制客户一览表供查阅。

1)、每发展、接触一个新客户，均应建立客户档案户头;

2)、客户档案适当标准化、规范化，摸清客户基本信息，如客户名称、法定代表人或不夫代表、地址、邮编、电话、传真、经营范围、注册资本等。

3)、建立客户特征资料，客户特征资料包括企业规模(营业额、员工人数)、采购决策特征、具体需求、决策者个人信息(爱好或偏好、生日等)、业务发展趋势等。

3、客户档案的更新、修改。

1)、客户单位的重大变动事基、与本公司的业务交往，均须记入客户档案;

2)、对客户单位的重大变动事项、与本公司的业务交往，均须记入客户档案;

3)、积累客户业绩和财务状况报告。

4)客户在财务上的开户、更改户名需提供纸制申请，并做好档案记录(销售中心及财务部存档，公司ERP做好记录和分类，及时和相关人员沟通，并做好记录)

4、建立客户交易资料

客户与竞争对手合作信息(合作方式、交易额、付款方式)、客户与公司历史交易信息(合作方式、交易额、付款方式、合同编号、流失原因)等。

四、公司各部门与客户接触的重大事项，均须报告信息部(除该业务保密外)，不得局限在业务人员个人范围内。

五、员工调离公司时，不得将客户资料带走，其业务部门会同信息部将其客户资料接收、整理、归档。

六、建立客户信息查阅权限制，未经许可，不得随意调阅客户档案。

七、客户管理。

1.接待客户，按公司对外接待办法处理以及招待费用管理办法进行审批接待。

2.与客户的信函、传真、长话交往，均应按公司各项管理办法记录在案，并整合在客户档案内。

3.对一些较重要、未来将发展的新客户，公司要有两个以上的人员与之联系，并建立联系报告制。

4.负责与客户联系的员工调离公司时，应由公司及时通知有关客户，产指派其员工顶替调离员工迅速与客户建立联系。

八、客户资料管理办法附则。

本客户资料管理办法由公司销售中心解释、补充，经总经理批准颁行。

第三篇：公司客户档案管理制度

公司客户档案管理制度

一、为规范档案管理，保证小贷、担保业务档案资料（以下简称档案）的安全完整，维护公司及客户的权益，特制定本细则。

二、档案的管理是指对公司已发生的项目资料、权属证明等进行整理，并统一移交档案管理人员编号归档。

三、档案管理人员应建立档案台帐及权证档案台帐记录，便于资料查询、借阅、管理。

（一）客户档案管理由总经理制定专人负责。

（二）档案管理员对客户档案资料的安全性负责。

四、档案的整理与移交

（一）业务的具体经办人员（项目经理A、B角）为档案移交人；

（二）部项目经理A角将项目资料按档案清单（附后）的要求进行分类整理，编制好册内资料清单（具体到每一项内容的页数，包含资料中的封面及所有纸张）移交项目经理B角，清单一式三份，A、B角各执一份，档案资料中一份，A、B角、档案管理人员三方分别签字确认。项目经理B角根据清单内容对档案资料进行审核，确认档案及相关有权人员签字完整并编码之后移交给档案管理员，若资料中有重要资料或签字缺少，项目经理B角须列出补充资料清单要求项目经理A角补齐；

（三）项目资料包括四部分：立项审批资料、重要合同或单据等、项目调查资料、客户或企业资料；（具体内容及顺序附表）；

（四）业务发生后与客户所签署的合同，属于客户但客户未拿走的部分，应列入档案附件交档案室保存，列入附件的资料不进行编码；

（五）档案的移交时限为项目结束后（一般为贷款发放后）的五天之内，具体为项目经理A角三个工作日内移交项目经理B角，项目经理B角两个工作日内移交档案室，特殊情况说明原因经有权审批人同意后可以酌情延后；

（六）档案管理员在接交档案时，按照项目经理B角提供的清单一一核对档案资料，双方确认无误，项目经理B角、档案管理员双方签字确认；

（七）档案管理员在档案登记本上按时登记所接收的档案名称，双方签字确认；

（八）档案管理员对接收的档案统一编号，并按照档案号相应给档案中的合同编号。

五、重要权证资料的移交

（一）重要权证资料包括：贷款或者担保客户的财产权属证明原件、保证人的财产权属证明原件、他项权证原件、动产抵押登记通知书、股权出质设立登记通知书、其他权属证明原件；

（二）重要的权证应与档案资料分开移交，重要权证视同现金管理，相关权属证书在第一时间移交公司指定的权证管理人员，A角列出重要权证移交清单，AB角及档案员三方在对清单上所列权证的名称、权证号、数量核对无误后，单独移交档案室存档并在移交单上签字确认；

（四）档案管理员应将所收到的权证存入保险柜单独保存；

（五）存档的权证应按项目按项目编号分开保存，且权证编号应与项目的档案编号一致。如档案号为2012鸿借字第001号档案对应的权证档案编号也为2012鸿借字第001号。

六、档案的借阅

（一）公司董事长、总经理。副总经理需要借阅档案可以直接通过档案管理员办理借阅手续，员工因工作需要借阅档案的，必须按借阅需求填写《档案资料出借单》，并经公司董事长、总经理或主管副总经理批准；

（二）档案管理员凭《出借单》办理档案借阅手续并登记台帐；

（三）档案借阅人必须在《档案资料出借单》规定的期限内，将所借资料完整归还档案管理员；

（四）档案管理员核对资料完整无误后将档案复位，并登记台帐。

七、本实施细则自颁布之日起执行。

第四篇：公司管理规范

公司管理大纲

为执行公司合理合法、科学正规的管理原则，保证公司能够为客户提供最优质的项目和服务，满足客户最大需求，同时促进公司不断完善各项管理制度，发展壮大。现根据国家有关法律、法规及公司章程的规定，特制订公司管理制度大纲，规范公司日常经营和管理。

一、公司遵纪守法，诚信经营。坚持客户至上，品质第一，效率生产。

二、公司倡导树立全局思想，禁止任何部门、个人做有损公司利益、形象、声誉或破坏公司发展的事情。

三、公司通过发挥全体员工的积极性、创造性和提高全体员工的技术、管理、经营水平，不断完善公司的经营、管理体系，不断壮大公 司实力和提高经济效益。

四、公司为员工创造良好和谐的工作和学习环境和机会，提倡全体员 工不断学习并以提高整体素质和水平，造就一支品质好、思想新、作风硬、业务强、技术精、服务优的员工队伍。

五、公司鼓励员工积极参与公司的决策和管理，鼓励员工发挥才智，提出合理化建议。

六、公司实行“岗薪制”的分配制度，为员工提供收入和福利保证，并随着经济效益的提高逐步提高员工各方面待遇；公司为员工提 供平等的竞争环境和晋升机会；公司推行岗位责任制，实行考勤、考核制度，评先树优，对做出贡献者予以表彰、奖励。

七、公司提倡求真务实的工作作风，提高工作效率；提倡厉行节约，反对铺张浪费；倡导员工团结互助，同舟共济，发扬集体合作和 集体创造精神，增强团队的凝聚力和向心力。

八、公司必须维护员工利益，增加员工归宿感和责任感；必须把客户 的利益放在首位，提升公司的品牌美誉度、知名度、忠诚度。

员工职业道德规范

求真务实，客户至上；爱岗敬业，忠于职守。

钻研业务，勤奋创新，真诚待人，提高技能；团结协作；积极乐观；质量第一，遵章守纪，艰苦奋斗，效率生产。

诚实信用。

勤俭节约。

员工日常行为准则

一．公司所有员工，爱岗敬业，讲文明，讲礼貌，讲卫生。遵纪守法，遵守

公司的工作纪律，不迟到不早退，不擅离职守。

二．考勤实现签到制，必须按时到岗，坚守岗位，按质按量完成当天工作，如工作需要，自觉加班。有事不能按时上班需请假。

三.保持公司办公区和案场展示厅环境优美整洁，员工要有主人翁责任感，在保证自己的工作区域卫生的同时，监督其他区域卫生情况。四．员工上班必须保持干净干练的形象。穿着端庄大方、整洁得体、便于工

作。男士不得蓄须，女士化妆淡雅洁净，切忌浓妆艳抹。

五.员工举止文明，仪表端庄大方，同事之间重沟通，重协作，真诚待人；

尊重客户，自然亲切。

六.员工用于文明得当，语言温和。及时接听电话，电话接通先“您好！XX

置业公司”，客户交谈时保持适当的距离，在传达信息时必须真实有效，不夸大不承诺，不说文明忌语。

七．要时刻维护公司形象和名誉，不做任何有损公司利益、形象、声誉或破

坏公司发展的事情。

八．坚持客户至上，一切从客户出发，用心平等服务每一位客户，认真虚心

听取客户意见。客户的满意度是衡量公司优质服务的标准。

第五篇：六,科研仪器设备建档规范

六、科研仪器设备建档规范

1.总 则

1.1 本规范规定了中国科学院各单位科研仪器设备购置、研制、改造、运行与管理过程中重要文件材料建档及其档案管理的基本要求。

1.2本规范主要规定标准科研仪器设备档案的建档与管理，非标准设备档案的建档与管理参照《科研课题档案建档规范》执行。

1.3 本规范适用范围执行《中国科学院档案管理工作标准》。规范性引用文件

下列标准所包含条文，通过在本规范中引用而构成本规范条文。GB/T 11822-2000 《科学技术档案案卷构成的一般要求》。专用术语

3.1科研仪器设备(Scientific Research Instrument and Equipment)指在科研和科技开发活动中直接用于实验、分析、测试和计算的仪器和设备。科研仪器设备按生产标准可分为标准设备和非标准设备；设备来源方式主要有采购设备、研制设备和捐助等其他来源设备等。

标准设备是指有定型标准，各设备生产厂在工艺过程中可采用批量生产，并根据具体的设计图纸制造的设备；非标准设备则反之。

3.2 科研仪器设备档案(Scientific Research Instrument and Equipment Archives)

指科研仪器设备从购置、研制、改造、运行与管理到报废所形成的管理文件和技术资料等所有文件材料的集合。管理要求和管理职责

4.1 管理要求

4.1.1 科研仪器设备的建档工作必须建立管理制度纳入各单位的管理工作中，与科研仪器设备的计划管理、采购供应和运行维护等管理工作同步进行。

4.1.2 科研仪器设备的建档工作由单位主管领导牵头，设备管理部门负责、仪器设备使用部门和综合档案室等相关部门配合完成设备建档。

4.1.3 科学仪器设备档案应真实、完整地全面反映科研仪器设备的购置、验收、运行、管理、维修、改造等过程。

4.2 管理职责

4.2.1 单位主管领导职责：组织贯彻国家和院关于仪器设备管理工作的政策与法规，保证本单位科研仪器设备建档及档案管理工作所需的经费和人员配备等工作条件，定期检查和研究解决仪器设备建档及其档案管理工作中的实际问题。

4.2.2 设备管理部门职责：负责组织科研仪器设备自调研立项至验收的所有文件和技术资料的收集、整理、初步立卷，待设备验收完成后向综合档案室移交归档。

4.2.3 综合档案室职责：负责监督、指导、配合相关部门做好科研仪器设备建档工作，参加科研仪器设备开箱验收等活动，做好设备档案的接收、完善、保管和利用工作。

4.2.4 科研仪器设备使用部门职责：负责收集仪器设备建档所需的自采购至验收的所有材料，进行初步整理并及时移交给设备管理部门；负责按期将仪器设备运行维护报告等文件材料向综合档案室移交归档等。

5.建档原则和归档范围

5.1 各单位所有科研仪器设备均应按照国家有关资产管理要求建立严格的台帐管理制度，确保帐物相符。

5.2 建档原则与标准：直接用于从事科研活动的仪器设备，其中标准设备单台(套)原值在50万元人民币以上的(含50万元)必须建档，低于上述建档标准的科研仪器设备是否建档，由各单位根据情况自行确定。自行研制和委托加工研制的非标准设备按《科研课题档案建档规范》建档。

原值在200万元人民币以上的科研仪器设备验收后12个月内须向档案馆报送设备档案目录备存。

5.3 科研仪器设备材料归档范围(附录A)。

6.建档与整理要求

6.1 科研仪器设备文件材料的收集与积累

6.1.1 设备管理部门是科研仪器设备文件材料的收集积累、汇总部门，应设有专(兼)职人员集中管理本单位的设备文件材料；

6.1.2 从设备购置到设备验收(进口设备到索赔期满)过程中的管理性文件和技术性文件，均由设备管理部门负责收集、积累(科研仪器设备使用部门形成的相关文件材料并入设备管理部门)，经整理、立卷后向综合档案室移交。

6.1.3 设备管理部门负责设备随机文件材料以及设备开箱、调试验收、使用记录等文件材料的收集、积累、整理登记。特别是大、中型设备的开箱验收必须有综合档案室人员参加，监督、检查、指导设备文字材料和技术文件的清点、验收工作。

6.1.4 综合档案室督促、检查、指导设备管理专(兼)职人员做好设备文件材料的积累工作。

6.1.5 设备使用单位要认真做好设备到货前后、运行的文件材料形成、积累和归档工作，做好设备技术文件整理归档，为今后设备的使用、维修、改造做到动态跟踪管理。及时提交相关记录补充建档，确保设备文件的完整、系统、准确。

6.1.6 设备文件材料须使用规定书写工具(毛笔、钢笔或签字笔)填写，字迹工整，图样清晰

6.1.7 设备文件材料归档保存时原则上应为原件。重要和经常使用的文件材料应酌加副本以便今后利用。

6.2 组卷要求

6.2.1 设备建档由设备管理部门实行初步立卷的原则。设备验收完成和进口设备索赔期满后，资产管理部门的专(兼)职人员应及时将形成的设备所有文件材料整理组卷。

6.2.2 设备档案的组卷应遵循其文件材料的成套性、完整性、真实性原则，组成一个或若干个案卷。

6.2.3 将购置设备文件及管理文件放入首卷，其余设备技术文件材料按设备的工作程序及重要程度，依次系统排列。

6.2.4 设备文件材料中的非纸质载体材料应归档，需要使用时可办理借阅，存档时应放入特殊载体档案的专柜保管，并按要求标明参见号。

6.2.5 卷内的文件材料应按文字材料在前，图表在后的顺序排列。

6.2.6 应拆除卷内文件中的金属物；用线装订；对破损的文件材料组卷时应及时进行修补。对存档资料中成册的、使用专用文件夹装订的资料，也可以保持原状。

6.2.7 设备文件材料采用卷盒的保管形式，图件按卷盒规格叠成手风琴式。引进设备文件的资料可装卷盒或按其自然状态保管。

6.2.8 对按卷管理的设备档案组卷后应编写页号，凡有文字的页面均为一页，每卷页号从1开始编写，页号位置在非装订线一侧的上角；对按件管理的设备档案，每件应加装软卷皮，逐项认真填写并加卷内顺序号；对不装订文件装盒的归档材料，在每件文件右上角加盖上有档号、件号的戳记章，并逐项填齐内容。

6.2.9 填写归档说明书(式样见附录图C6)、卷内文件目录和备考表。归档的案卷应填写归档说明书、卷内文件目录，可打印或使用规定书写工具正楷填写，字迹要工整、清晰，页面要整洁，不得涂改。案卷备考表中应写明本案卷图纸和文件材料的总页数，并对文件材料的完整、准确程度、损坏、缺少情况加以说明。案卷内的图纸和文字材料需要变更、修改时，由档案管理人员及时在备考表上注明。

6.2.10 准确填写案卷封面各个项目，案卷标题要简明、准确，字数控制在100个字符(50个汉字)以内。

6.2.11 设备文件材料保管期限的确定原则：设备随机的技术文件和使用维修、改造等文件，由于其价值是作为设备的组成部分而存在的，保管期限定为与设备共存。

6.2.12 已建档的仪器设备在调出使用或办理报废手续的，其档案随设备调出或定期销毁。

6.2.13 设备档案的密级确定，除属科研部分的自制设备应随科研课题档案确定密级外，设备档案文件材料原则上不需确定密级。

7.设备档案的分类

根据中国科学院ARP信息管理系统的实施情况，设备档案的分类采用院ARP系统中关于固定资产和科研仪器设备的分类体系(附录B)。

8.设备档案的接收和归档

8.1 归档前的审核

8.1.1 审查设备归档材料是否齐全完整，能否反映设备整个管理的全过程；

8.1.2 审查材料组卷及分类是否合理；

8.1.3 审查案卷是否符合整理规范要求。

8.2 案卷归档

8.2.1 归档时间

设备档案的归档时间为设备验收完毕投入使用后的2个月内。

8.2.2 归档手续

由设备管理部门的兼职档案员负责填写设备档案移交目录，内容包括：设备文件材料的名称、份数、移交时间，移交目录应填写一式两份。将移交目录连同案卷送单位负责人进行审查，再向综合档案室归档，归档时双方签字。移交目录各持一份备查。

9.设备档案的管理和借阅

9.1 设备档案归档后的补充完善

9.1.1 设备管理部门和课题组应随时收集设备在使用和运行中形成的文件和工作记录，根据设备管理情况对档案进行必要的补充。

9.1.2 档案部门及时对补充归档的设备文件材料整理编目。归档文件不多的，可归入相关的案卷内，填写卷内目录，并在卷内备考表中注明补充情况。归档文件较多的，可单独组卷编目，放在该设备档案适当的位置。

9.1.3 对已归档的设备档案，一般不允许更改。如确需更改，设备使用者必须向设备管理部门提出书面更改申请，写明更改内容和理由，经批准后方可进行。未经批准，综合档案室应予拒绝。

9.2 设备档案的借阅

设备档案材料未归档前，一般不外借。设备档案归档后，档案部门应严格借阅制度：设备档案一般只允许设备的使用单位的人员借阅；非使用单位人员因工作需要借阅有关档案，需经设备管理部门同意后在档案阅览室阅览；外单位人员查阅档案，需持有单位介绍信，经设备管理部门及单位主管领导人批准方可查阅。