秘书办事的学问

第一篇：秘书办事的学问

秘书人员有两大任务，一是办事，二是当参谋。近几年来，当参谋问题引起了秘书界极大重视，大量的理论性、经验性文章见诸报刊。相比之下，对于办事的学门却议论较少。出于抛砖引玉的想法，试就“办事”的学问作一番探讨。

一、如何办好领导交办事项

（一）接受工作任务要弄清“三要素”

领导交办工作任务，大体都有“三要素”：一是内容--办什么事；二是时限--什么时间完成；三是要求--工作质量，注意事项等等。秘书人员在接受领导交办任务时，一定要把“三要素”搞清楚，为把事情办好创造前提条件。

（二）优化办事成果“三比较”。

办事的目的是为了获得好的结果，排除或缩小坏的结果，因而办事的全过程也是趋利避弊、兴利抑弊的过程。事物有其两面性，比较地说，一是利，一是弊。优化办事成果，要进行三个方面的比较，这就是“利利相交取于大，利弊相交取于利，弊弊相交取于小”。

（三）把握好办事“三形式”

办事可能出现三种形式：1．单一办事--在同一时间内完成一项工作任务；2．交叉办事--同时受领两项工作任务或者两位领导分别赋予不同任务，需要在同一时间或交叉时间内完成；3．穿插办事--三项以上工作任务穿插在同一时间流程中进行。

（四）检验办事效率“三标准”

秘书人员完成领导交办工作之后，要进行工作效率自我检验，标准有三：l．工作质量，是不是达到了领导要求的限制条件，有没有潜在的问题和漏洞；2．工作速度，有没有超过工作时限，有没有浪费拖延时间的情形；3．对社会和群众的影响，办事全过程对社会、群众有没有不良影响。

（五）向领导复命“三注意”

工作任务全部结束，或告一段落，应向赋予任务的领导复命，汇报完成任务的效果、时间，讲明存在和可能出现的问题，以及对后续工作的看法等。复命时要注意三点：1．不失真。对完成任务情况要一是一，二是二，不扩大，不缩小，不隐匿问题和缺点。2．不吹嘘。不借机自我夸耀，不喋喋不休地表功、诉苦。3．不邀利。不因为完成了领导交办工作。

二、如何办好请办事项

做好请办工作的基本要求是，秘书人员和部门事先搞好情况调查和了解，认真地进行分析研究，提出可行的工作建议，并且通过科学的请办方式和程序，使领导对请办建议表示赞同或者赏识，以体现出秘书人员在请办工作中的参谋助手作用。

（一）精心准备，提出合理建议

（二）讲究方法，选择适当形式

（三）注重程序，坚持逐级请办

（四）提高艺术，优化请办效果

（五）以缓应急，避免紧张出错

第二篇：秘书办事办公办文

秘书办事我之见

摘 要

秘书人员有两大任务，一是办事，二是当参谋。近几年来，当参谋问题引起了秘书界极大重视，大量的理论性、经验性文章见诸报刊。相比之下，对于办事的学门却议论较少。

关键词：秘书办事

一、信息工作

秘书做好“辅助管理”首先要做好信息工作。在当今竞争日益激烈的社会中，信息已经成为了一种特殊的政治资本、战略资源和物质财富。在这个充盈着信息的环境中，秘书的工作必然围绕信息展开。无论政坛，还是商场，领导者的成败得失已经逐步表现为判断速度和选择准确率的较量，而领导者决策的关键是要“耳聪目明”，要保持充分的准确信息量。秘书要为这样的领导辅助管理，信息工作必当放在首要位置。无论是公文，会议都是信息的载体。文书是记载信息的，会议是发布、交流信息的。可以说没有游离于信息之外的秘书工作。

信息的无时不在无处不有的特性决定秘书信息工作的普遍性。对于秘书来说信息手机工作中没有职内职外之分，一切对工作有用的最新变化信息，都是我们的手机对象。由于信息的时限性和非消耗性，秘书的信息工作是十分紧迫的。这就要求秘书一定要信息获取量大，准确率高，处理周期短。同样的信息如果别人知道的早，利用的早，我们就是去优势这时这样的信息也就没有啦利用价值。更快更准的向领导提供信息是秘书做好“辅助管理”的重要保障。信息分为两种，一种是初级信息一种是高级信息。秘书对信息努力开发并及时向领导提供高层信息，是秘书信息工作的重要特点。

二、秘书办公室管理工作

在任何一个机关，秘书部门都承担着承上启下、联系左右、沟通各方面的重要的协调作用，因此秘书部门应当是整个机关工作系统的良性枢纽。完善的秘书办公室有利于辅助领导推进各项政务和业务工作的展开，协调各智能部门的合作，沟通和密切与社会公众的联系,树立组织机构的良好形象。

在办公室管理中主要包括秘书人员的人力资源管理，对办公设施的屋子和产业管理，对办公机构的岗位责任和制度管理和对办公环境氛围的统筹管理。

（一）办公室的人力资源管理

在人力资源管理中既包括传统意义上的认识管理，又包含新的内容。将秘书从传统的归人事部门管的概念，转变为人力资源管理，是将秘书作为一种人力资源，通过对秘书工作岗位分析，人力资源规划、秘书人员的招聘选拔、秘书工作的绩效考评、秘书的薪酬管理、有效的激励机制、人才培训和开发等一系列手段来提高秘书办公室的工作效率，从而达到机构和领导的工作目标。

（二）办公室的设备设施管理

随着物质的丰富和办公条件的改善，办公室的设备设施也日益复杂，设备设施管理成为办公室管理中一项重要的内容.科学合理的制备,可以提高办公效率和水平。

1．办公房间、桌椅、文具柜和文具的管理

办公房间自然以朝向好、通风、采光好为宜。当然秘书在选择办公室的时候一定要考虑到便于领导随时召唤，与领导办公室的距离不宜太远；方便来访者到办公室办事，房间最好在楼梯附近；便于了解观察机关情况，房间可以窗临机关大门；

2．办公机械设备和电器设备的管理

目前秘书办公室比较普遍的办公机械设备和电器设备包括电话机、手机、传真机、复印机、裁纸机、装订机、碎纸机、打号器、打孔器、计算机、扫描仪、刻录机、打印机、等等。秘书部门对这些办公机械设备和电器设备的管理主要应用有三个方面。第一是做好资产登记，第二是定时定人负责维护保养，第三是科学合理地使用。

（三）办公室的环境管理

秘书的办公室环境是指秘书在工作中所处的场所和氛围，因此包括物质的环境，也包括人文环境

1．办公室环境安排

一两名秘书在一间办公室，称之为封闭式办公；若干名迷失同在一间办公室的，称之为开放式办公。目前规模较大的公司均采用开放式办公。开放式办公室中几十人办公，格子默默忙碌，低声言语。领导可以一目了然竟然有序的办公状态，这是体现办公室管理的一个重要方面。

2．办公室环境布置

是指办公室桌上物品的拜访，窗帘、灯具、墙上装饰品等的布置。通过这些布置体现秘书办公室的风格和管理水平。秘书的办公室是一扇一线机关整体水平的窗口，办公室环境的布置应当和机关的整体风格和格调一致，应当使办公室物品烘托环境的庄重、整洁和雅致。办公室灯具应选择样式朴素、光照明亮的；秘书的办公桌上的物件应放在比较固定的位置，一般常用的小件文具要成放在文具盒或抽屉中，避免给人凌乱的感觉。电话应放在比较固定的位置，一般放在秘书办公桌左前方，要保证电话的整洁。办公室环境是秘书人员形象和素质的反映

三、办公室日常事务

办公室日常事务是秘书工作中最基础的一项，也是最见秘书的管理工作水平的一项

（一）值班工作

第一，坚守值班恭维。值班人员在规定的值班时间内，必须做到人不离岗，人不离机和24小时不关机，始终保持通讯联络畅通，及时接纳来自四面八方的函电信息，传送处理信息

第二，认真处理事务。值班室工作庞杂，琐碎，无规律性，处理起来有时比较麻烦，但值班人员不得有丝毫大意和马虎，如果出现差错或处理不当，轻则耽误工作，重则造成严重后果。因此值班人员必须要以认真负责的态度处理好每一件事情。

第三，做好值班记录。一是记好值班电话记录，二是做好接待记录。

第四，加强安全保卫工作。值班人员的职责之一就是做好机关的安全保卫工作。值班人员一定要处理好热情接待来人和严格门卫制度关系。既要热情接待，又要严格执行制度，严防坏人混入。

（二）接打电话的工作

办公室日常十五致以，就是接打电话。打电话工作，看似简单，实际上需要工作人员认真对待。做好接打电话工作需要注意以下几点。

1.熟悉常用电话号码

应当熟悉本单位电话的分布情况、各科室电话好嘛和本单位领导们的电话号码；熟悉主要业务联系单位的点好好嘛和近期有业务联系的电话号码；工作案头应备电话好嘛查询资料以咨查备用。

2.打电话时应注意的事项

打电话之前，应确认对方电话好嘛、单位和具体要通话人的姓名；事先要考虑通话内容，准备好记录纸和有关资料。

接通后，先确认对方，然后爆出自己的单位、姓名和职务。如果找人要说：

“对不起，请***听电话”

电话中谈工作前，先确认对方是否有时间，是否方便谈此项事宜。一般要先向对方征询说，对不起，我想就什么问题和您商量，大概需要多长时间，您看是否方便？

替上司打电话给对方上司的，应在对方上司接电话前就将电话递给自己的上司。

打错电话，要说“对不起，打扰了”。

（三）接电话时应注意的事项

铃响两三声之间，是接听电话最佳时机。让对方多等了，接听电话之后要马上道歉：“对不起，让您久等了”

接听电话，拿起后应先说：“您好，这里**公司**部门”。

接听找人的电话，要问清对方的姓名或单位：“对不起，您贵姓？”“对不起，我怎么称呼您？”然后说：“请您稍等。”

电话中谈事情，要尽快确认对方单位、姓名和电话事由。

不清楚的，要请对方复数；重要的内容，要主动复述给对方确认无误。通话结束，挂机不必过于迅速，一般对方身份高时，要等对方先挂机。

（四）电话记录的处理

通话后应及时整理记录内容（包括录音电话记录），并涉及的内同和缓急程度，送有关领导阅读。领导批示和答复后，秘书人员应立即告知有关部门活人员办理。对于一般的例行事务秘书人员可直接答复或办理。

四、做好接待工作

来客接待，是指秘书对一切来客、来宾、来访者的接待工作，它包括对来客、来宾礼仪礼貌性的接待工作和对来客、来访锁涉及的处理工作，所以，历来被认为是十分重要的工作。接待礼仪包括接待环境和接待工作两方面。

（一）秘书应尽量坚持“约见制度”

来客常被秘书按照事先是否有约定而分为“有约来客”和“无约来客”。原则上说，无论是否优越，秘书都应当以礼相见，服务于人，热情周到。但是从更好地搞好工作，更顺利地接待商谈事物的角度说，如果有约在先，双方的会晤和接洽会因为准备充分而十分顺利。另外，从秘书每日工作应当统筹安排的角度考虑，事先有约，也便于秘书安排其他工作，便于秘书事先对要谈的事情给领导汇报请示。所以，在接待工作中，秘书应尽量坚持“约见制度”。及时每一位来客

和来访者能在实现通过电话预约来访时间和所谈事宜，使秘书对每一项都实现有准备，接谈后的事情能够落实，或者有实质性进展。

（二）秘书必须坚持“一视同仁”的原则

秘书对每一位来访者，必须坚持“一视同仁”的原则，即无论来客是权势显赫的大人物，还是来寻求帮助的人。在具体事宜的处理上也许会有不同，但是在接待礼仪上，她们从秘书这儿得到的应当是同样的礼貌接待。

第三篇：秘书办事掌握领导性格

有些领导眼中的可爱，会成为另外一些领导心中的忌讳。性格的差异造成了不同的相处状态。不同性格的上级，待人处世的方式往往不一样。有些人眼中的可爱，会成为另外一些人心中的忌讳。性格的差异造成了不同的相处状态。汉景帝时，朗中令中有个叫周文的。最初，他是文帝的御医，后来被任命为太子的医生。太子即位，成了景帝，他就被升为朗中令。周文言谈十分谨慎，他总是穿着补丁衣服，故意弄得很邋遢。这样，景帝很放心，连寝室都让他随便出入，做房事时也让他在旁边侍候。景帝每问他对于臣儒们的意见时，他就说“请您自己判断吧”，从不说牵扯大巨们命运的话。为此景带两次专程去访问，表示敬意。武帝即位后，周文仍作为先帝的宠巨很受器重。像周文这样的人能被三个皇帝器重的不倒翁，靠的是什么？当然是无所作为，唯唯诺诺。试想，换了别人，他看了皇帝的房事出来能不对另外的人说吗？一说，就要被杀头。再者，他与皇帝那样亲近，官居郎中令，却一点也不过问朝政，这不是无所作为又是什么呢？“无为”的性格可以使一部分人获得长久的保全，但若用之不当，也可能起到适得其反的效果。张作霖当了大帅后，要论功行赏，大封部下，但手下一个秘书长，却被撒了职。几个朋友替秘书长去说情。“大帅待人一向厚道，秘书长撤职后，未派其他差使，生活都成问题。”张作霖说：“我对他并没有什么，不过他作了8年的秘书长，没有同我抬过一回扛，难道我8年之中，就没有做错一件事吗？这样的秘书长，又有何益？”周文与这个秘书长，采用了相同的方法，两者结果却大不相同，一者可以长久相处，一者被撤职辞退，这其中原因，就是彼此之间所存在的性格的差异。当然，我们工作中遇到的不可能就这么简单的两种领导，但是每个人都有不同的性格，领导也不例外。准确的掌握领导的性格，确定适宜的原则，将会使你和领导的相处事半功倍来源：中华秘书网

第四篇：秘书放置书刊是一门学问

相信大家都听过一句话，看一个人阅览报纸的书刊，便知道他是哪一类人。所以有些学问深的人，不喜欢别人参观他的书房，知道他收藏、阅读哪类书籍，惟恐因此而暴露了本身的内心世界或思想倾向。秘书作为一名办公室的人员，在办公室放置（或者说是布置）什么书刊是一门大学问，它们可以成为他的“工具”，在别人心目中造成印象或错觉，所以不能掉以轻心。

1、禁忌。即使阁下是一位风流人物，亦切不可在办公室内放置像《花花公子》这类裸子杂志。一般人对色迷迷的人士都不会产生好感，假若进入办公室的人是一名女士，所感自然更大，对你的印象大找折扣。像这类杂志只适宜留在家里，不可带到工作地方。

2、哪些杂志、报纸、书籍最为合适，亦可“装门面”？如果你懂得英文的话（不懂也不要紧，因为杂志、报纸纯粹作为装饰、点缀之用），大可在案头放一份《金融时报》或《华尔街日报》，表示你是一位十分关经济、金融事务的行政人员;中文报章方面的《信报》《香港经济日报》够显分量;杂志方面，英文的《经济学人》、《今日管理》、《财富》;中文的《经贸纵横》、《资本》、《君子》等等。由于格调高，水准够，均能使阁下的“目标”对你另眼相看，相信你是个有料之人。书本方面也很重要，虽然我知道有不少主管根本没有时间或完全不喜欢阅读书籍，但相信他们亦不会反对把书籍用作道具。因此，在选择书籍时应当花点心思。来源：秘书高效率工作手册

第五篇：秘书陪同领导办事注意事项

陪同首长活动是机关干部常遇到的事情。首长活动一般有四种形式：一是下部队；二是参加上级会议或集

训；三是到友邻单位协调工作或走访；四是参加地方党政会议或其他活动。陪同首长活动要注意做到四点：

（一）精心做好出发准备。当接受任务后，首先，要弄清首长到哪去、干什么、怎么走、什么时间走、怎样活动。努力做到“五清”：首长活动的时间清、地点清、方式清、日程清、任务清。其次，要熟知所去单位的基本情况、行车路线和路况，特别是陪同刚到本单位工作的首长，更要注意这些。同时，做到首长所询问的问题能回答上来，首长有疑问的能解释清楚，首长拿不准的问题能提出建议。第三，安排车辆或订购车票，通知或联系所去单位，讲清出发时间、到达时间、人员、工作任务和活动日程。第四，根据首长指示和意图拟定活动计划。第五，准备好生活用品。必要时可根据以上情况列出详细的活动日程，确保不误时、不误事。

（二）细心安排各项活动。要想在首长前，谋在首长先。根据首长指示和意图所拟制出的首长活动日程安排，要及时向首长报告或审阅，让首长对活动安排心中有数。根据日程安排，对首长做哪项工作、参加哪项活动、哪些场合需要首长讲话、讲什么内容，要提前准备，周密计划，精心安排。凡涉及首长参加的活动，都要提前提醒首长，并按时请首长入场。如需要首长讲话时，要为首长带好讲话稿、并认真检查有无错页、漏页。如首长参加地方组织的活动，应事先确切了解活动时间、地点、内容、地方参加领导、是否设主席台、是否安排首长在主席台就座，并将以上情况及时报告首长。必要时先熟悉一下路线，到现场看一下。陪首长到达活动地点后，要马上安排好首长的休息或入场，适时向地方领导或有关人员介绍首长，如首长座次安排有问题，积极与地方有关部门协调纠正。陪同首长活动，还要注意拾遗补缺。古人说“屋漏在上，知之在下。”再高明的领导也难免有失误的时候，再精密的思考也难免有疏漏的地方。所以一旦发现失误或遗漏，应积极巧妙地加以弥补。不能唯唯诺诺、谨小慎微、前怕狼后怕虎。“无私才能无畏，不讳方敢直言”。只要出于公心，是抱着对工作、对首长高度负责的态度，就不要有任何顾虑和担心。

（三）尽心尽力办好每一件小事。陪同首长活动，切忌高傲自大。不能“一人之下，众人之上”。陪同人员的自身形象，在某些方面代表着首长的形象。因此，作为陪同人员要注意小节，注意礼节，严格自身要求，树立良好形象。乘车时要等首长，不要让首长等你；用餐时要等首长坐好，再按照主人的安排入座，做到首长不到不能到，首长不坐不能坐，首长不吃不能吃，首长不起不能起。要严守纪律，不能把涉及党委机关和部队领导的一些机密事项透漏给地方人员和基层官兵，更不能为显示自己乱许愿，表一些不该表的态，讲一些不该讲的话。

（四）、用心搞好归队汇报。注意留心掌握首长想什么、讲什么、抓什么、作为机关应该做什么。归队后及时写出情况汇报。