办公自动化对现代文秘的影响

第一篇：办公自动化对现代文秘的影响

办公自动化对现代文秘的影响

林琳

（黄河水利职业技术学院，河南 开封475001）

摘 要：办公自动化改变了传统文秘工作方式，提高了工作效率，适应了当前社会的需要，也给文秘工作带来了极大的影响和冲击。从办公自动化的发展切入，分析了办公自动化在文秘工作中应用的必要性及影响。

关键词：办公自动化 文秘工作 办公自动化设备

引言

随着社会的发展进步以及市场经济体制的改革,各个领域工作中处理的信息量大增,企业的生产经营正不断向集约化、现代化迈进,产品的科技含量不断提高,在这种背景下,传统文秘工作中存在着许多弊端而无法满足现代办公的需求。办公自动化作为一种可以有效提高工作效率和质量的科学应运而生，在当今的文秘工作中发挥了巨大作用。

许多事务工作,如速记、誊写等普遍由手工操作转向使用电脑,不仅如此,由于一些办公自动化软件(Excel、Powerpoint 等)的应用,使报表统计、会议安排等大量繁琐的日常工作趋于智能化。可以说,现代文秘工作最大的特点就是办公自动化,文秘工作已经进入了办公自动化时期。网络通信技术和计算机技术的融入,使现代办公室不再是孤军奋战,不再是闭门造车。当代秘书工作推崇一种新概念“OA”。OA(office automation)即指办公自动化,是指利用现代信息技术提供的技术手段改善办公室工作的环境,提高办公室工作的效率与水平。随着信息技术的发展与整个国家经济信息化的深入发展,计算机及通信等现代信息技术越来越广泛地应用于各行各业。秘书工作本来就是以处理信息为中心任务的,当然就首当其冲地受到这个浪潮的影响。

1办公自动化概述

1.1办公自动化涵义

办公自动化是指利用计算机、通信和自动控制等技术与设备,实现办公业务的自动化。英文简称OA。它是提高办公效率、办公质量和实现科学管理与科学决策的一种辅助手段。现代办公自动化系统是由计算机、通信网络和自动化办公设备以及相应的软件所组成的人机信息处理系统。具有办公信息采集、加工、传

输和存储等功能，对文字、数据、语音、图形、图像等信息能进行综合处理。

1.2办公自动化系统的主要功能

①文字处理。办公业务中最大量的工作是文字处理，包括对中外文字进行编辑、排版、存储、打印和文字识别等功能。

②数据处理。包括数值型和非数值型办公信息的处理。

③资料处理。包括对各种文档资料进行分类、登记、索引、转存、查询和检索等。④行政事务处理。包括机关本身的行政业务，如人事、工资、财务、营房、基建和办公用品等的管理。

⑤图形、图像处理。包括对图形和图像的输入、编辑、存储、检索、识别和输出等。

⑥语音处理。包括语音的输入、存储和输出，语音识别和合成以及语音和文字之间的转换等功能。

⑦网络通信。网络通信技术是实现办公自动化的关键技术之一。它可以沟通系统内部各部门之间的联系,实现信息交流,使办公人员更有效地共享办公自动化系统的资源，同时便于和外界的信息联系。

⑧其他。如信息管理、辅助决策、专家系统等功能。一个办公自动化系统的建立，其功能和规模视其目标而定，并根据不同的技术要求配置相应的各种功能设备和软件。办公自动化是一项军民通用的综合性技术，在军事领域中应用，其可靠性、保密性、安全性和实时性等方面比民用要求更高、通信手段更多、信息综合处理能力更强，广泛应用于军事机关办公、军事训练、作战指挥、后勤保障等各个方面。

2办公自动化对文秘的影响

在早期,大家认为OA 就是诸如公文流传、收发文管理、档案管理、会议安排、电子邮件等这些非结构化数据的处理交换,其面向的用户群也只是机关或企业的职能部门、文秘部门。其实今天看来,OA 应该有更丰富的内容和层面,更广泛的用户群,对网络的依赖性更大。对于高层领导而言,OA 是决策支持系统;对于中层管理者而言,OA 是信息管理系统;对于普通办公人员而言,OA 是

事务/ 业务处理系统。计算机技术是OA 的前提,没有了计算机技术,来阔谈OA ,无异于痴人说梦。

网络通信技术是OA 的基础,OA 是利用网络通信技术来实现人与机器、机器与机器以及人与人的交流,没有网络的支持,OA 便成了空中楼阁。

2.1对日常工作的影响

秘书的日常工作中,单位内部的沟通协调、事务管理类的工作居多、计算机技术及网络的应用使这类办公变得更方便、更轻松。主要表现在:

① 资源共享,使信息和资源由整个机构共享,使得众多人员能够一起处理项目;

②节省资金,在一个网络上,昂贵的硬件(例如彩色打印机、传真/ 调制解调器)都可以由这个网络上的每个人员所共享,这种硬件共享方式就是节省开支的一种替代方案;

③效率高,一封电子邮件可以使你在几秒或十几秒的时间里便与你的业务对象进行联系。而对于一个企业而言,在一个普通的发文系统中,可以定制批阅流程,工作人员起草了发文以后,根据批阅流程,由相关人员批阅,最后交由领导签发,如果同时配备了档案管理系统,对于需要进行归档的文件,在领导签发后,还可自动进行归档管理,整个事务处理过程非常清晰有条理,从而避免了工作中人为地推诿和拖延,极大地利用网络的高效率传递来提高办公效率。

④网络改进了内部信息控制的可靠性和准确性,内部办公公自动化系统可以根据各个岗位设置资源存取权限,可以对邮件、数据加密,还可结合电子签名技术等来确保办公的安全可靠进行;

⑤网络使远程办公成为可能,现在许多大型集团性企业由于业务发展的需要,在各地建立分公司,或者由于销售网络的开拓,在各地建立销售网点,相互之间的办公文件可以通过电子邮件传送,商务会谈也可以在网上进

行,这可以大量节省办公费用,大大提高工作效率。

2.2对其他工作的影响

秘书的职能中,除了日常事务管理、沟通协调外,还有更重要的参谋咨询、辅助决策职能,秘书要做好领导的助手,除了练就扎实的业务功底,还需要经常进行调查研究,掌握和本行业、本单位、本部门密切相关的前沿性、动态性、苗头性的信息,只有这样才能在领导集团的决策过程中,提供高质量、有价值的资料,真正当好领导的参谋助手。通常,依靠报纸、杂志、电视等手段获得信息费时费力,效

率很低,而计算机技术和网络技术的融入,使得秘书调研工作的效率成倍提高。首先,网络的速度优势能为秘书调研提供第一手资料,秘书调研中常会遇到一些突发事件,需要赶写紧急材料,这些工作的关键是充分占有材料,网络无与匹敌的速度,能解“燃眉之急”;

其次,网络集信息之大成,它的丰富信息是秘书调研的“资料库”,需要某方面的信息,只需输入关键字,即可搜索到与此相关的所有信息,秘书可以从中仔细挑选,下载打印,细细研究。秘书可以方便快捷地利用这些手段搜索到大量的有效信息,深入开展调查研究,协助做好工作活动中的分析、判断、预测,高节奏、高效率地为领导提供服务,更好地发挥助手作用。

3如何组织办公自动化环境下的秘书工作

办公自动化给秘书工作带来如此大的冲击和改革,那么,秘书工作在办公自动化条件下的新情况、新特点及应当注意的事项,是我们应当认真考虑和研究的。秘书工作是办公室行政工作中最常见、最普通的一类,OA 对于秘书工作来说,只是一种技术手段的更新,从管理的内容或对象来说,推行办公自动化还存在着一些误解。

如何正确运用好办公自动化,提高秘书工作水平,实现秘书工作现代化呢? 在秘书工作中,应当有计划有步骤地从长远发展的角度去组织这项工作：

一、认真实现秘书工作的规范化操作。要科学有效地建立办公自动化条件下的秘书工作规范,严格规范秘书工作制度和程序。

办公自动化的实现对日常性的事务处理有极大的帮助;但是,象公文办理、档案管理等工作虽然运用了自动化软件,由于这类工作有传统的规范程序,例如,公文办理中的拟办、批办、承办等核心环节,档案管理中的鉴定、分类、整理等核心环节,即使在办公自动化环境下仍要坚持规范处理,使OA 与传统秘书工作真正相结合。

二、认真分析工作中所需要的信息处理功能,分清轻重缓急,把有限的办公自动化设备与软件用在刀刃上,切实取得成效和经验。

三、随着办公自动化进程的推进,秘书人员的素质需要不断提高。

除了在日常工作中不断完善自己的专业知识,提高自己的业务技能,单位或部门还应组织或培训秘书人员熟悉常用的现代化办公设备以及常用的办公系统软件,使秘书真正成为一个办公自动化时代的行家里手,在办公

自动化环境中从容高效地处理业务工作。

四、重视设备与软件的购置,更要重视它们的使用与管理。

4秘书如何适应办公自动化

办公自动化的实现从方方面面对传统秘书工作提出了挑战,处于转型期的秘书人员应努力适应办公自动化新环境。

首先,从思想观念上应充分认识到办公自动化实现的必要性和长远功效;其次,应落实到自己的行动上。秘书工作千头万绪,错综复杂,秘书人员不仅要掌握电脑、传真机、复印机等现代办公手段,尤其要掌握计算机信息处理技术和网络技术,熟练使用办公自动化软件(如Word、Excel、Powerpoint),以适应新环境对秘书的新要求,充分发挥秘书职能;最后,要能逐渐地在日常工作中,把传统工作环节和先进的自动化手段相结合,真正提高工作效率。

秘书工作的现代化不是一朝一夕之功,是一个长期的逐步提高的过程。如果秘书工作的技术手段仍然拖沓不前、因循守旧,就会影响整个单位的工作和效益。

因此办公自动化的实现对于秘书工作的现代化不仅重要,而且势在必行。只有切实有效地逐步建立办公自动化体系,才能使秘书工作呈现出快节奏、高效率的崭新局面。

第二篇：办公自动化的发展对文秘工作的影响

论办公自动化的发展对文秘工作中的影响

摘要：办公自动化是有效的利用计算机网络功能与现代办公相结合推陈出新的办公方式。最大程度实现文秘工作的效率化、成本化以及智能化。但是，在享受一种新型办公方式的同时又会给文秘工作环节带来哪些我们没注意到的正负影响。本文着力探究办公自动化的发展对秘书工作的正负影响，首先要了解办公自动化以及其特点；在与实际相结合阐述办公自动化的发展给文秘工作带来的冲击。

关键词：办公自动化；文秘工作；正负影响；方法

引 言

随着计算机普及和网络的发展进步,各个领域工作中处理的信息量大增,市场经济正不断向集约化、现代化、网络化迈进,在这种背景下,传统文秘工作因存在许多弊端而无法满足现代办公的需求。办公自动化作为一种可以有效提高工作效率和质量的科学应运而生，在当今的文秘工作中发挥了巨大作用。

当代秘书工作越来越趋向于办公自动化。随着信息技术的发展与整个国家经济信息化

[7]的深入发展,计算机及网络等现代信息技术越来越广泛地应用于各行各业。秘书是以收集资料、研究政策、反映情况、提供咨询及草拟文件等方式开展工作的。办公自动化的出现使秘书工作发生了前所未有的变化。对文秘工作而言，办公自动化的内涵是办公室文秘人员利用先进的计算机技术、通信技术、信息技术和软科学技术，通过各种办公设备和人机信息系统来完成领导交办的任务和职能部门与教学部门之间的联系工作。它的实现使高校办公室秘书人员的工作流程规范化、标准化，提高了工作效率，促进管理工作的改革，但同时它的消极影响也值得我们关注。

1.办公自动化基本内容及发展趋势

1.1办公自动化基本内容

办公自动化（简称OA即Office Automation）是一门综合性技术；它能不断使人们的部分办公业务活动物化与人以外的各种设备，并由这些设备与办公人员构成服务与某种目标的人机信息系统。

（1）[4]文字处理。包括文件的输入、编辑、修改、合并、生成、存储、打印、复制和印刷等。通常由文字处理机、智能复印机和电子照排轻印刷设备等来完成这项任务。

（2）文件管理。包括文件的登记、存档、分类、检索、保密、制表等，一般通过建立公用的或专用的分布式关系数据库系统来实现。

（3）行政管理。包括图表生成、日程安排、工作计划、人事管理、财务管理和物资管理等，主要依靠计算机的图形系统、数据库和各种应用软件来实现。

（4）信息交流。OA系统主要是通过电子邮件和电子会议等方式交流信息，已从采用电话网、用户电报网、计算机网发展到采用综合业务数字网。

（5）决策支持。OA系统可配置决策支持系统(DSS)和群体决策支持系统(GDSS)。（6）图像处理。包括用光学字符阅读器直接将印刷体字母和数字输入计算机，用光电扫描仪或数字化仪将图形文字输入计算机。有的OA系统配置图像处理系统，它具有图像识别、增强、压缩和复原等功能。因此，办公自动化在现代文秘工作中有密不可分的联系

1.2办公自动化发展趋势

[9]根据全国办公自动化规划会议的安排，我国办公自动化要分三个阶段进行：第一阶段（准备阶段）：同行试点，探讨我国办公自动化的基本模式；第二阶段（开创模式）：简历一批高水平的办公自动化系统，做好标准化工作；第三阶段（走向成熟阶段）：建立自上而下的办公自动化网络系统。

（1）工作环境网络化。政府、机关内部、企事业单位等办公室要四通八达，且要与办公设备构成局域网，办公室与世界各地连成广域网，使其成为纵横南北，连贯东西的自动化网络系统，形成一个地球村，共享形形色色的资料信息。

（2）信息载体无纸化。高新技术应用于办公用品制造，产生大量磁盘、光盘、u盘等新型信息载体，储存量大，轻便小巧，可随意放大缩小，便于阅读和复制，逐步减少或取代办公用纸，实现信息载体无纸化。（3）办公室无人化。办公室自动化发展的方向，是尽量用自动化设备取代手工操作。不仅文件的撰写、印制、储存、检索、收发、传输等，可全部交给办公自动化设备处理，甚至统计、财务、协调管理等工作，都可通过办公自动化系统来调节。当然，办公室的无人化是未来发展的趋势，现在的办公室只能达到半自动化，在工作实践中逐步实现。

（4）设备机件智能化。设备智能化实现办公自动化的关键。设备智能化，是指办公室的机器能模拟人脑思考的功能，安排和处理各种公务活动。

2.办公自动化发展对文秘工作的正面影响

不同时代不同统治者都需要通过某种方式让被统治者了解自己想法，逐渐的积累形成文化，一个国家的法律、方针、政策。工作载体也随之改变，由原来的原始社会的打结记事转变为文字记事，也由原来的甲骨文、竹简、布变为纸张一直到现在的虚拟文字。办公自动化将繁杂、纠结的事物变得简单，只需手指轻轻一点一切尽在掌控之中，劳动力大大减少，效率提高，操作简单。

2.1提高文秘工作效率

[1]文秘工作是以为领导决策及其实施和领导机关工作运转服务为宗旨，通过办文、办会、办事等工作为领导者提供参谋、铺助性服务的活动。文秘工作的主要内容：撰拟公文、办理公文、办理会务、调查研究、信息工作、督察工作、协调工作、信访工作、公务接洽。其工作对象具有复杂性和多变性的特点，办公室要收到各种不同的文件，这些文件需要文秘人员及时、准确无误地传给领导批阅，并根据领导指示向下发至各个部门及时落实文件内容或是精神。在传统的方法中，步骤繁多，一些文件到了领导手中已经过期。而采用办公自动化，秘书人员可以在扫描上网后，利用特定的办公软件发送给领导。这样，即使领导离开办公室，也可以在异地对文件进行浏览、批示，不会造成时间的延误，极大地提高了工作效率，同时秘书人员可以对文件进行规范化的管理，方便查阅和最终的电子归档，提高了秘书人员的工作质量。

科学技术的迅速发展为办公管理现代化创造了物质条件，秘书可以借助各种先进的设备和技术（计算机、复印机、传真机、扫描仪、数据传输网络等）开展工作，传统的纸笔起草、修改、抄写、打字、校对、修改等繁琐的过程被键盘操作、屏幕编辑和自动打印等现代化手段取代，拥有这些现代化机器的帮助文秘人员主观能动得到提高，自然工作的效率必然提高。

2.2增加存储优化管理 文秘工作是机关工作中各种信息的主要集散地，上下左右，四面八方的信息都在这聚拢，拥有[3]“信息库”和“资料库”的美称。信息的大量集聚单单靠手工操作，远远无法达到信息的更新速度，而且各类文件的[2]立卷归档，以手工编制检索，步骤繁琐且易丢易出错，查找也不方便。计算机虚拟内存，其微小的空间能高密度记录数以万计信息，根据你所需信息的关键字轻易检索。你可以根据自己的需求将不同种类、性质的信息分别放置于相应的硬盘中，优化信息的管理节约时间、空间。秘书也可以方便快捷地利用这些手段搜索到大量的有效信息,深入开展调查研究,协助做好工作活动中的分析、判断、预测,高节奏、高效率地为领导提供服务,更好地发挥助手作用。

另一方面，档案保管工作强度也将减轻。档案信息的载体主要是纸张，字迹是采用黑色墨水，但不适的温湿度，光照，灰尘，水，虫，鼠等都会造成档案的损害，纸张都用自己的使用寿命无法满足社会各方面对档案信息长远利益的需要。电脑中虚拟内存存储量大而且可以使用光盘、硬盘、u盘等移动存储产品导出所需信息放置库房中，存放空间小，保管方便无需繁琐的注意事项，减轻管理强度。

2.3促进办公室改革

办公室的改革分为硬件，软件两方面。硬件是指我们所能看的办公设备，用电脑、键盘、传真机、投影等逐渐取代笔纸以及距离带来的不便。[8]办公室不在拘泥于狭小的空间，办公自动化支持移动办公和异地办公，让工作人员从桌面解放出来，不受时间和空间的限制；软件则是运用网络和计算机，铺助文秘工作尽善尽美，推进办公室管理的现代化、决策的科学化、和业务的标准化，还能节约纸张节省经费。

实现办公自动化的过程，也就是促进办公室管理工作改革的过程。实现办公自动化后，可以实现时间管理自动化。员工的考勤不必要浪费时间签到、点到，利用指模轻轻一点就能清楚了解每天考勤情况，方便管理且不能投机取巧。电子日程表和电子备忘录可以在两三分钟之内安排好一个会议，还会巧妙地解决同一段时间中多人参加的多种会议，轻易地应对大量会议改期或撤消等情况；能及时地发出信号，提醒人们不要错过会议或迟到；还能科学地调配会议室、交通工具和其他服务设施。

2.4文秘人员素质和思维的转变

当前社会最需要的人才是能力型非学习型。文秘人员做好相应工作，不再是打打电话，抄抄写写就能办到的，智力方面的增多，新增加的内容对文秘人员的综合素质和业务素质有着新的要求。服务性行业是发展最快也是覆盖地区最广的行业。随着办公自动化信息技术的发展，文秘人员的服务方式也变得多种多样，本着三服务的精神尽心尽责的服务领导和基层、社会、雇主。

思维方式上，以前秘书工作是消极等待领导的命令，现在网络能畅游世界各地，紧随全球化的步伐，要求文秘人员积极的顺应时局，具备创新思维。作为组织和领导的参谋智囊，思维创新是提高职业水平的必然选择，也是优化领导决策和科学管理的关键，文秘人员的工作态度要从被动向主动转变，积极、主动、热情的心态面对自己的本职工作，充分发挥主观能动性。

3.办公自动化发展对文秘工作的负面影响

办公自动化化的发展对秘书工作无疑是有利的，但是计算机等现代办公技术的普及运用也会给秘书工作带来了一定的负面影响。办公自动化是一把双刃剑，应该运用哲学的方法看待，既要了解积极的方面又不能忽视消极的方面，充分的利用积极方面，缓解、消除消极方面。

3.1保密程度低

办公自动化将现代化办公设备和计算机网络结合起来，具有很高的数据共享性，这给高校的保密工作带来了隐患。若[6]办公自动化系统在硬件或软件上缺乏保密技术防范或技术防范级别不够高，防范不够严密，就极易造成办公自动化系统被黑客攻击、侵害，导致电子文件中的信息被恶意增删或修改，办公自动化要处理、传递、存储公文等敏感信息和机密数据，一旦泄露可能会造成难以估量的后果。

此外，办公室秘书人员的一些疏忽也会造成泄密。如，废弃的打印纸和用过的磁盘、U盘等移动存储介质上，可能留有秘密信息资料，却没有妥善处理；在对外交流过程中，向无关者展示不该公开的涉密数据和信息；计算机送去维修、报废时没有及时清除掉硬盘中的涉密数据和信息；公用计算机、复印机等设备不加密码等，都可能造成泄密。

3.2公章使用带来难题

办公室每天都有大量的文件、材料需要使用公章，而每个工作单位都制定严格的管理制度来规范公章的使用，不能将公章带离办公室，必须文秘人员亲自盖章，不可由他人代劳，任何人不得私自动用公章，也不得在空白介绍信和空白信纸上盖印。应用办公自动化后，除了继续在纸质文件上加盖公章外，也有部分文件、材料需要使用电子印章。而电子印章是通过技术手段实现，因此也就容易通过技术手段被窃取和复制，如何保证公章使用的安全性是技术人员需要攻克的一个难题，能不能像超市的商品一样设置一个条形码，扫描仪一下就能显示代表本单位的工作，保证其安全性。3.3 文秘人员文字，语言能力降低

过分的依懒计算机和网络，领导需要秘书人员些什么文件、报告、总结，由于对网络产生一种依懒养成惰性，无需自己动大脑只需在网站上找到相似的文章，复制、粘贴就形成了自己的文章。导致文秘人员的文字功底逐渐降低，文章都是千篇一律，原创是越来越少，自身的文字才能在无形中浪费，竟而影响领导的决策。

办公室事务性工作错综复杂，办公室文秘人员作为领导的参谋，需要为领导提供决策辅助，一般通过面对面的传统沟通模式。办公自动化引入了计算机网络等现代化办公设备后，取代办公室文秘人员与领导之间、员工与员工之间面对面的沟通模式。过分依赖办公自动化系统，单纯点击几下鼠标，忽视了语言、表情、肢体等面对面的交流，容易造成沟通不良，甚至造成彼此间的误会，使秘书工作变成了“机器”与机器之间的工作，不利于及时有效地开展工作。

3.4文秘人员的身体健康和生理健康带来危害

办公自动化是借助计算机、复印机、打印机等自动化办公设备来实现的。这些先进的办公设备虽然操作便捷，效率高，但是带给办公室秘书人员的负面影响也是不容忽视的，它们往往带有很强的辐射性，秘书人员长时间接触这些辐射性强的电子设备会产生各种疾病，设备的运作产生大量难闻气味可能含有苯、甲醛、氯气等有害气体，散播在办公室的各个角落是办公室人员健康的隐性杀手，天天盯着电脑视力明显的下降，工作量越大眼睛负荷近视度数也会增加。同时，办公室秘书人员因工作的特殊性会长时间保持坐姿，也难免会产生颈椎病、鼠标手、肩椎炎等职业病，对身体健康带来危害。

3.5 人员态度的影响

办公自动化使办公室秘书工作离不开计算机以及网络的应用，因此，计算机带来的安全问题就成了秘书工作不容忽视的问题。办公室秘书人员平时没有养成资料存盘备份的良好习惯，那么一旦计算机发生故障或遭受病毒攻击，计算机里的信息资料完全消失，就将无法正常开展工作，甚至导致工作瘫痪。办公室秘书过分依赖办公自动化系统，将文字工作当成完成任务，长期不动脑筋就到网上复制、粘贴，借用计算机网络的方便操作，通过互联网随便下载一些相关内容的资料来应付完成。而对于调查报告，没有调查就没有可信的资料，只有通过调查，才能使资料具有真实性。文秘人员过分依赖互联网或相关自动化设备，会逐渐丧失工作的主动性和积极性，也会使自身的创造性思维得不到良好的发展，长此以往必定会使秘书工作处于一种被动、消极的局面，形成不踏实的工作作风，也不利于自身发展。3.6历史文献减少

电子字体取代了纸质文书，纸质文献作为瑰宝一代一代传承，电子稿需要特定的软件才能了解内容，知识冷冰冰的文字不存在感情色彩也不存在独特性，纸质文献保存着作者的感情、独特性具有研究价值和保存价值。比如：我们的毛主席给后代留下了一系列诗词作品（《沁园春.雪》、《念如娇.昆仑》、《七律.长征》等），给后人品味中华人民共和国建国不易，教育一代又一代莘莘学子为祖国建设付出汗水、青春。先进设备的更新有越来越多的人丢弃传统的纸笔取代的更便利的电脑，键盘等，留给后代是千篇一律的字体、格式、纸张，无法体会他们写作时的意境，感想。

4.解决负面影响的方法

追寻社会高速发展的脚步人们不得不改变原有的工作方式适应现代工作进程，信息更新。办公自动也以其弊端受到人们的质疑。每个事物都用其发展的两面性，关键在于如何有效的利用与调控它，已发挥它有效功能避免不足之，处扬长避短，使它朝着更有利的方向发展。

4.1文秘工作规范化

办公自动化的发展是必然的适应事物的发展趋势，要在适应办公自动化同时不影响文秘人员工作活动，需要完善管理系统和管理手段。[10]首先对计算机的维护和保养。(1)保持良好的运行环境。经常打扫卫生，使室内保持清洁，这是保证微机系统正常运行和延长使用寿命的基本条件。(2)定期进行维护与检测。在微机系统的使用中，有很多使用者都是在出现故障后进行维修，而正确的使用方法应该在不连续使用时或者定期对策机系统进行外部设备的维护和内部器件的检测。(3)发现故障，正确判断，及时在规范维修点修复。创设良好舒适的微机运行环境和办公环境。

其次，办公室人员的培训。办公人员是实现办公自动化最基本的构成元素，办公人员可能因为错误的操作方式导致保密文件泄漏。要将这种最低级的错误在根源遏制就必须对每位办公室人员进行比较基础电脑方面的培训，对点电脑、系统、以及办公自动化软件运用有一定的心得，减少这种低级错误。再者，对文秘工作要建立相关规章制度，以保证办公室系统的正常运行，在软件运行的过程中也要对相关环节进行规范。只有在这个基础上才能有效保护文件防止泄露。

4.4转变人员思想提高素质。

信息化带来的便利是原来利用纸张的方式无法比拟韵。例如：信息共享的优点，使你无论在何地，只要能连上互联网就能办公，网上办公室已得到人们的认同。新形势对办公人员的素质提出了更为严格和全面的要求。一方面，[6]文秘人员不仅要拥有广博的基础知识和丰富的专业知识以及相关的辅助知识，还要掌握操作现代化办公设备的技能，能熟练运用计算机、打印机、传真机等并通晓其各项功能。

另一方面，文秘人员要在思想上跟上发展的步伐，具备良好的政治思想修养、工作作风修养、职业道德修养和心理品质修养。除此之外，还要求文秘在语言上表达艺术。恰当运用角色语言，注意说话的场合环境，讲究说话的方式；拥有出色的人际关系协调艺术对信息具有灵敏性，做好机关内部人际关系协调工作，对促进决策形成，保证决策落实，理顺各种关系，优化整体功能，调高效率，具有重要作用。加强对工作具有预见性。只有文秘人员这个办公室的中心枢纽发挥自身的最大作用，整体才能灵活运转。好比：公里上的指示灯顺利工作，没有故障，阡陌纵横的道路才能井然有序，而非水泄不通，事故频发。

4.3使用环保材料

选择办公材料尽量选择环保材料，在源头减少有害物质、气体的散播，注意通风。在做文字编辑时，将背景调暗些，节能的同时还可以保护视力、减轻眼睛的疲劳度，劳逸结合工作疲劳时可以放松会眺望远方缓解眼睛压力，同时营养摄取应均衡不可偏食，应特别注意维生素B类（胚芽菜、麦片、酵母）之摄取。

办公室应经常摆放一些绿色植物。对于上班族而言，办公室可谓自己的第二个家。那里的空气质量如何，健康有着不可忽视的影响说到办公室应该摆放绿色植物，不少人都经常问该摆放哪些植物，绿色植物对人体有益。常见的有常春藤、芦荟、吊兰 虎尾兰、米兰 等等。有照明的条件下，能消灭房间内90%的苯，能对付从室外带回来的细菌和其他有害物质，甚至可以吸纳大量灰尘，也有害气体，防辐射。工作单位要定期组织员工到专业医院进行体检，早发现早治疗减少病害恶化。

4.4精神、物质的鼓励

领导或者是用人单位以物质或者是精神勉励法，调高人员的拿起笔和纸去写作去发表的激情。用奖金、鼓励的方式激励人员，让他们由心出发真正的爱上以笔写代替键盘敲击。可以将写作、书法发展为自己的爱好，很多名人在书法、绘画方面都得到较高地位，让自己多方面发展，别局限在小小框框之中，练字或是学习绘画可以磨练一个人的心境，学会忍耐养成耐心出去浮躁。字如其人，秀气端正的字体，可以让你感觉事事不如意的心态，在一个偶然机会下，领导在看到你的字体、文采时你得到重用，这也是你的一种能力是你在社会生存的技巧。注重文字、书法、纸笔带来的财富，别轻易丢弃。也能带动同事内部优良风气，积极向上富有朝气的精神面貌，促进单位内部的良性竞争，引领内部一派生机勃勃、积极向上的现象。

结语：办公自动化技术的发展，一方面使现代秘书工作和过去传统的工作方式相比发生了重大变化。许多新技术、新设备的投入使用，极大地促进和推动了秘书工作现代化的发展；另一方面，因为技术本身存在着缺陷，也因为一些人为因素，办公自动化技术也给人类带来了许多新的考验和挑战，有许多新问题等待着人们去解决。但是，总的看起来，办公自动化技术的发展对秘书工作的影响还是积极的，进步的。我们要继续扩大其影响中积极有利的一面，对于其影响中消极的一面，要努力克服，尽量减小。努力提高现代秘书工作中的科技含量，推动和促进办公自动化技术的进步和发展，使其在现代秘书工作中发挥出更大的作用。

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第三篇：文秘与办公自动化自荐信

尊敬的领导：

您好！首先感谢您在百忙之中抽时间来阅读这封自荐信。

我是广西财经学院文化与传播系文秘与办公自动化专业好范文。在此临近毕业之际，我希望能得到贵公司的赏识与栽培。为了发挥自己的才能，特向贵单位自荐。

“诚以修身，信以立业”作为广西财经学院的校训，我一直把它铭记在心，诚信做人，立志要在大学三年里全面发展自己，从适应社会发展的需要而提高自身的素质，将来真正能在本职工作上做出成绩，为母校争光。

宝剑锋从磨砺出，梅花香自苦寒来。大学三年的生活期间我以勤勉进取的积极态度，全方位地充实锻炼自己，系统地学习和掌握了较为扎实的专业基础知识。在掌握了本专业知识的基础上，不忘拓展自己的知识面，我当班委和学生会工作的一些经历使我认识到团结合作的重要性，也学到了很多社交方面的知识，增加了阅历，相信这对我今后投身社会将起重要作用。

现在，我以满腔的热情，准备投身到现实社会这个大熔炉中，虽然存在很多艰难困苦，但我坚信，大学生活给我的精神财富能够使我战胜它们。

最后，再次感谢您阅读我的自荐信！

忠心祝愿贵公司事业蒸蒸日上!

此致

敬礼!

第四篇：10文秘办公自动化测试题

10文秘办公自动化测试题

一、单项选择题(本大题共18小题，每小题2分，共36分)

在每小题列出的四个备选项中只有一个是符合题目要求的，请将其代码填写在题后的括号内。错选、多选或未选均无分。

1.办公自动化简称（A.OB B.IA

C.OA D.AO

C)

2.微处理器主要由____________构成。(B)

A.总线和内存储器 B.运算器和控制器

C.时钟和运算器 D.控制器和内存储器

3.在WindowsXP中，双击控制面板的____________图标，可以设置屏幕保护。(C)

A.口令 B.系统

C.显示器 D.辅助选项

4.在Word中，段落“缩进”后打印出来的文本，其文本相对于打印纸界的距离为(D)

A.页边距 B.缩进距离

C.悬挂缩进距离 D.页边距＋缩进距离

5.段落标记是在输入____________之后产生的。(B)

A.句号 B.Enter键

C.分页符 D.Shift＋Enter

6.激光打印机的工作过程分成5个步骤，第3个步骤是(A)

A.显影 B.形成静电潜像

C.转印 D.定影

7.计算机硬盘的容量比软盘大得多，读写速度与软盘相比(C)

A.差不多 B.慢一些

C.快得多 D.慢得多

8.若要快速打印分辨率高，无噪声且高质量的文件，可以选用下面哪种打印机？(D)

A.EPSON LQ-1900K2+ B.松下KX-P1121

C.EPSON LQ-1600K D.HP Laser jet 1100

9.数码相机中的图像文件可以存储在____________中。(A)

A.PC卡 B.CCD

C.LCD D.A/D

10.复印机在使用之前必须先预热，预热时间大约为(B)

A.0～50秒 B.60～240秒

C.250～300秒 D.300秒以上

11.利用电话线路按V.42bis规程传送数据时，波特率为9600，那么位率为

()

A.4800b/s B.9600b/s

C.19200b/s D.38400b/s

12.目前使用的传真机一般是()

A.一类机 B.二类机

C.三类机 D.四类机

13.最容易处理网络故障的网络拓扑结构是(D)

A.星型拓扑结构 B.环型拓扑结构

C.总线型拓扑结构 D.星型总线型拓扑结构

14.快速以太网的工作方式是()

A.Token Bus B.Token Ring

C.CSAM/DC D.CSMA/CD

15.Internet上许多不同的网络和不同类型的计算机赖以互相通信的基础是

()

A.ATM B.TCP/IP

C.Novell D.X.2

516.拥有计算机并以拨号方式接入网络的用户需要使用(D)

A.CD-ROM B.鼠标

C.电话机 D.Modem

17.系统对WWW网页储存的默认格式是(B)

A.PPT B.TXT

C.HTML D.DOC

18.下列有关电子邮件的说法中，正确的是(A)

A.电子邮件是Internet提供的一项最基本的服务。

B.电子邮件的邮局一般在接收方个人计算机中。

C.电子邮件不能向世界上任何一个Internet用户发送信息。

D.电子邮件可发送的多媒体信息只有文字和图像。

二、填空题(本大题共12小题，每小题2分，共24分)

请在每小题的空格中填上正确答案。错填、不填均无分。

1.一般情况下，办公信息处理至少要包括_数据处理___、文字处理、声音处理、_图像处理____和网络支持等内容。

2.对局域网中的计算机，Windows2003通过__网上邻居_____可以访问网中其它计算机中的信息。

3.在Word 2003中，为了看清文档打印输出的效果，应使用__打印预览____视图。

4.用PowerPoint制作的幻灯片在放映时，要使每两张幻灯片之间的切换采用向右擦除的方式，可在PowerPoint的____格式________菜单中设置。

5.对软盘进行物理格式化（能/不能）____能________消除软盘上的计算机病毒。

6.计算机内部各部件之间的通信是利用____二进制________信号进行的。利用这种信号进行通信的线路长度受到严格的限制，一般小于____30____米。

7.以太网的5－4－3规则中的4指的是____ 4台网络延长设备________。

8.网络通信协议是国际标准化组织ISO提出的网络参考模型的_____传输_____层协议。以太网实际上的通信协议只用了此模型的底下_____物理_____层。

9.一个以太网至少包含_____网络服务器_______、网络工作站、网卡和传输介质。

10.常见的因特网服务有_____万维网_______、_____电子邮件_______、_____文本传输协议______和_____远程登录_______。

11.因特网信息检索的主要检索方法有_____位置检索_______、词语检索、字段检索和______范畴检索______等等。

12.政府机关办公自动化系统面临的主要问题是__经费__________、__安全____和电子文件与电子签名的法律效率问题。

三、简答题(本大题共6小题，每小题4分，共24分)

1.请写出微型计算机硬件的四个主要组成部件并作简单介绍。

答：CPU、内存(主存)储器、辅助存储器、输入/输入设备

2.请说明PowerPoint2003新建演示文稿的四种方式。

答：1.右键单击桌面，选择新建-microsoft powerpoint文件

2.打开Powerpiont，选择文件-新建

3.打开Powerpiont，点击常用工具栏上的新建图标

4.开始菜单-新建office文档-新建microsoft powerpoint文档。

3.请写出复印机的操作规程。

答：

4.写出图文传真三类机中主要的发送和接收模块。（用图形或文字回答都可以）答：

5.如何设置NetMeeting V2.1的呼叫功能。

答：

1、选择“工具”菜单里的“选项”。在弹出的对话框中的“目录设置”输入“ils.nbip.net”，然后确定。

2、选择“呼叫”菜单里的“登录到ils.nbip.net”，稍候正在登录。

3、如果连接成功，此时Netmeeting的右下角“网络连接”图标变绿；

4、选择“呼叫”菜单里的“目录”菜单项。

5、显示出所有在线用户。您可以选择一个进行呼叫

6.如何更改IE主页？

答：打开IE，在IE右侧找到工具按钮，点击并在下拉菜单中选择“Internet选项”，在“Internet选项”窗口中的“常规”标签下，第一个就是“主页”栏，在“主页”栏中输入要设为主页的网址，按确定即可。

四、问答题(本大题共2小题，第一题,5分，第一题11分，共16分)

1.为什么对于同样的检索项各个检索工具会给出差别相当大的检索结果？请举例说明。

答：

2.a.请将下面文字设置成可印刷出版的版面（所需元素自定）

b.在工具菜单中 将“用户信息” 设置成内容为：姓名： 考生姓名；邮件地址： 广州（对话框截屏图片）。

附：

小资和愤青

上海是小资的大本营，北京是愤青的大本营———小资和愤青是当代中国青年的两大阵营。小资的标签是“帅呆”，愤青的标签是“酷毙”。

大体说来，愤青的一切行为，都是与小资对着干的。比如小资戴假发，愤青就剃光头。小资染发，愤青就文身。小资佩一副耳坠，愤青就挂一只耳环。小资衣帽光鲜，愤青就蓬头垢面。小资抽烟，愤青就吸毒。小资喝水，愤青就喝酒。小资吃麦当劳，愤青就蹲大排档。小资打的，愤青就飙车。小资安安静静日光浴，愤青就疯疯癫癫裸奔。小资用香肠喂自家的狗，愤青就用硫酸泼公家的熊。小资在家上网，愤青就啸聚网吧。小资去新马泰，愤青就去登山；小资蹦迪，愤青就蹦极。小资爱说洋话，愤青就操国骂。小资迷琼瑶，愤青就迷金庸。小资看大片，愤青就看毛片。小资合租，愤青就同居。不难看出，小资是颤抖的甜果冻，愤青是愤怒的酸葡萄。小资玩的是深沉，愤青玩的是心跳。小资总是倾向于把品位装得比实际高，愤青却总是倾向于把品位装得比实际低———以此掩饰其实际上的更低。

当代小资的人数显然比当代愤青的人数多得多，这使我有理由对当代青年的总体评价较好。众所周知，“文革”时期的中国青年，是以愤青为主流的。一个以小资为主流的时代，显然比一个以愤青为主流的时代更为进步。但当代愤青的人数虽少，其言论能量却比小资大得多，在互联网上尤其如此。原因在于，愤青是较为狂热的。一个愤青的声浪，可能比十个乃至百个小资的声浪更大。

小资更有建设性，愤青更具破坏性。“比下有余”固然使小资略有优越感，但小资更强烈地意识到自己的“比上不足”。愤青基本上没有“比下有余”的心理空间，因此“比上不足”不再是隐痛，而成为难以容忍的刺痛，这刺痛使他们成为愤怒的刺猬，除了向上攻击，别无其他出路能够释放其郁积过多的心理能量。

中国的小资多是真小资，但中国的愤青却多是假愤青。真小资虽然无害，但也非常无用，他们较关注一己的私利，而不太关心国家的现实和未来。假愤青关心国家大事，但却可能把国家再次拖向以大乱为大治的深渊。假愤青更关心国际局势，但他们顶多为恐怖主义欢呼，却不会真的成为恐怖主义分子。中国的愤青虽然比中国的小资有害得多，但其害处也并不甚大，最大的受害者是愤青自己，无益的怒火烧毁了他们仅有的一生。作为一种“中国特色”，中国的小资老了，依然是汗不敢出的老顽童；而中国的愤青老了，却依然是敢怒不敢言的愣头青。

第五篇：文秘办公自动化实习报告

实习时间：6月9日至13日

实习地点：机房

实习内容：办公自动化

指导老师：何伟民、朱海蓉

实习生：李文

为了让我们可以快速掌握办公自动化软件的使用，巩固文秘专业的主业知识，提高实际操作技能，丰富实际工作和社会经验，掌握操作技能，将所学知识用于实际工作，文秘办公自动化实习报告。按照学校的安排，给我们文秘071班制定了相应的实习计划。

注重在实习阶段对所学的文秘理论知识进行进一步的巩固和提高，以期达到根据理论知识，指导日常的工作实践的目的。收到了较好的效果。主要实习情况报告如下：

实习的第一天，老师给我们安排的主要课程就是训练文字录入，也就是要练习我们的打字速度。老师要求我们要达到的标准是每分钟至少50字。上午测试一次打字速度，下午还会继续测试打字速度，看看成绩是否有所提高。而我们的打字速度测试的成绩主要是看在规定的时间内打字的平均速度以及正确率。记得我上午测试的成绩是86字每分钟，正确率96%，看起来似乎还不错。但是我没有因此而觉得练习打字没有必要再继续了。下午我仍然继续努力，所以我测试的成绩是108字每分钟，正确95%。看来一天的强化训练对我们还是有很大作用的。

第二天，老师的授课内容主要是Word文档排版和Excel表格的使用。在课上，老师不仅教了我们Word排版和Excel表格的基础应用。其中，还教了我们一些在日常生活中经常会碰到的一些很难解决的问题，但是又是书本上所没有提到的内容，实习报告《文秘办公自动化实习报告》。例如：一些你想要的文章或资料在网上不能复制为自己所使用的情况下，我们可以把你所需要的内容另存为一个文件名，这样就可以轻松地解决类似的问题了。或者是把一些带有表格的资料内容复制以后如何去掉那些表格框，觖决的方法就是我们可以先打开Word文档，然后在编辑里找到选择性粘贴里面的无文本格式，或者是单击表格中的转换里面的表格转换成文本就可以了。

第三天，老师教我们如何制作powerpoint演示文稿以及如何将一些较长的文件复制到powerpoint演示文稿中，然后使用大纲中的升级和降级中进行操作和处理。同时，老师还教我们如何对图象进行拆除和组合。其余时间，还是由我们自行支配。对于不熟悉的操作进行反复练习，直到熟练为止。再就是可以练习打字，提高打字速度。

相比较前三天而言，第四天是比较轻松的。班主任让机房的老师给我们接了网线，先是给我们讲了一些在网上如何搜索资料以及如何使用Email来收发邮件。由于比较基础，大家基本都会。其余的时间，老师让我们自由支配。同学们也比较自觉，有的打字速度达标的就在查资历料。没有达标的则都在勤奋地打字，想要提高打字速度。因为下午老师还要对我们的打字速度进行最后一次测试，并且把测试的成绩记录好。

最后一天，我们实习的地点不是在机房而是且院办公室。我们这一天的主要任务主要就是熟悉办公室打印机、复印机、传真机等办公用品的主要功能以及使用方法。并且，教了我们在碰到打印机、复印机、传真机日常所会出现的一些问题如何去解决。

经过为期一周的办公自动化实习，让我收获颇多。首先，让我们了解了办公自动化系统的一些日常办公的基本范围：

1、能迅速处理各种文书、资料，包括输入、翻译、编辑、拍板、修改、打印、储存等功能的文字信息处理；

2、能高效率、大容量地登记、分类、储存、检索各种信息资料的信息查询；

3、能在网上查询、下载资料、发布信息、传递文件、运用电子信箱进行网络通信等处理。实现公文、档案、秘书、信息宣传、办公等日常工作全程网络化、无纸化。

其次，也让我们了解了办公自动化系统的主要功能有：①文字处理。办公业务中最大量的工作是文字处理，包括对中外文字进行编辑、排版、存储、打印和文字识别等功能。②数据处理。包括数值型和非数值型办公信息的处理。③资料处理。包括对各种文档资料进行分类、登记、索引、转存、查询和检索等。⑤图形、图像处理。包括对图形和图像的输入、编辑、存储、检索、识别和输出等。⑦网络通信。网络通信技术是实现办公自动化的关键技术之一。它可以沟通系统内部各部门之间的联系,实现信息交流,使办公人员更有效地共享办公自动化系统的资源，同时便于和外界的信息联系。