基于品牌展会评价标准的展会品牌战略管理思考

第一篇：基于品牌展会评价标准的展会品牌战略管理思考

基于品牌展会评价标准的展会品牌战略管理思考

[摘要] 本文在对商贸类展会品牌概念和品牌实质进一步确认和明晰基础上，提出了我国品牌展会的八条评价标准，并以此为依据对展会运营机构进行品牌战略管理给出了若干建议。

[关键词] 展会 品牌 标准 战略

中国会展业发展迅速，各地不断推出的商贸类展会，从宏观来说，为提升我国制造业水平、为打造城市靓丽名片、为加强我国工商界人士的国际交流和拓展国际空间提供了非常有效的平台；但由于展会运营机构办展水平参差不齐，其中的一些展会未能获得好的经济效益和社会效益。究其原因，主要有二，一是有些展会运营机构由于热衷于追求短期经济利益，不重视对展会品牌的长期培育，导致展会不能持续发展；二是有些展会运营机构虽然有展会品牌培育意识，但由于对展会品牌内涵理解不深和对品牌管理重点把握不准，导致展会的发展也不如意。前一种情况，可以通过展会行业管理加以规范；而后一种情况，展会运营机构必须通过学习展会品牌管理理论，掌握展会品牌战略管理重点，方可使展会走上可持续发展轨道。本文的重点旨在针对后一种情况，通过确认和明晰商贸类展会的品牌概念和品牌实质，提出我国品牌展会的评价标准，并以此为依据给展会运营机构进行品牌战略管理提出若干建议。

一、展会品牌概念与展会品牌实质

在对商品经济的研究中，人们对产品品牌的认识，以及表述是琳琅满目。在学习他人观点的基础上，笔者的理解是，产品品牌是产品全部无形资产的总和，这一“总和”可以以可见的形式呈现出来，比如特定“符号”，如名称、图案、颜色、字体等，或是它们的相互组合等；也常以一种比较抽象的形式呈现出来，如给人带来的好的联想和人们的偏好。这些“符号”以及联想、偏好等，使产品品牌具有区别它物、证明品质的功能。通常说的品牌产品，就是指那些个性鲜明、质量优异的，能给消费者带来好的感受的产品。品牌产品所包含的无形资产往往具有很高的价值。产品品牌的实质是产品的差异化，这种差异化是由产品之形象和内涵交叠形成的，能引起消费者产生共鸣的差异化使产品在市场中具有更显著的竞争优势。会展业的主要产品是展会项目（本文所论述之展会是指商贸类展览会或博览会），如中国进出口商品交易会、中国—东盟博览会等，属于服务产品。展会品牌是指展会项目之无形资产的总和，物化可视的是展会的名称、标识、吉祥物等，抽象可感受的是好的联想和亲近感。品牌展会是指那些形象鲜明、服务优质，知名度和美誉度高的展会。展会品牌的实质是展会项目的差异化，这种差异化，是建立在满足参展客商需要，定位清晰、形象鲜明、卓有成效的基础上。

对于一个展会而言，品牌创立从成长到成熟，是一个长期的品牌战略管理过程，其中凝聚了展会主办机构大量的心血、智慧和创新。一个品牌展会的打造，需要有明确的品牌战略，以及相应的实施策略，包括品牌定位、品牌形象树立、品牌经营和品牌文化形成等。在研究展会品牌战略管理前，有必要在上述理论的基础给品牌展会一个具体的描述，即展会达到什么样的标准才能称其为品牌展会，从而使品牌战略管理有明晰的方向。

二、品牌展会的评价标准

用什么标准评价一个展会是否是品牌展会？迄今为止，国际国内没有统一的标准。综合业内人士的看法，结合我国的实际，笔者认为在我国满足以下八个条件的展会可称为品牌展会。一是良好的展会举办地及场馆。展会举办地城市的环境美化、交通运输、酒店服务、消费娱乐等是否良好，展馆是否能够提供舒适的展示空间、优质的设施服务等是吸引客商参展的重要因素。

二是行业协会和行业代表企业的坚定支持。行业协会，以及行业中代表企业对展会的坚定支持，是确保展会宣传效果和影响力的重要条件；行业协会的参与，以及行业中代表企业的参展无疑也提升了展会的水平。

三是形成规模效应。品牌展会必须是在同类型或同行业展会中规模大的展会，在展览期间，整个行业众多有实力的卖家、买家和中介齐聚一堂。有规模效应的展会，意味着大批的产品供应商和采购商参展，以及由此降低的组展商单位成本，和其他各方投入产出比率的增加。四是代表行业发展方向或展示行业最高成就。这体现了展会的专业性和前瞻性。这样的展会必定有明确的目标市场和目标客户，且能提供几乎涵盖整个专业市场的所有信息。由于提供的信息全面、专业，必然吸引众多客商和观众参展。

五是一流的展会服务。展会服务贯穿于组展商的整个运营过程，从市场调研、主题立项、寻求合作、广告宣传、招展手段、观众组织、活动安排、现场气氛营造、展后服务，甚至包括所有对外文件和信函的格式化、标准化等，都须具备高的专业水准和从业人员的严谨处事态度，服务过程体现高效和细致。

六是战略规划指导下的连续性和灵活性。只有科学合理的展会发展战略，才能使展会资源得到很好地分配，才能使展会从谋求短期利益走向谋求长远利益。展会的连续性要求展会在一定时期内在举办时间、频率、地点和主体活动等方面基本一致；灵活性要求展会根据国内外会展业发展趋势和参展商要求不断进行改革和创新。展会生命周期的延续是连续性和灵活性的统一，一成不变或忽视市场变化的做法将使展会难以为续。

七是媒体的强力合作。有影响力媒体的强力合作是展会影响力的重要保障。一个展会要成功举办，并发展成为品牌展会，媒体宣传报道充分与否至关重要；展会品牌的形成需要媒体的大量的正面报道；媒体的权威性和可信度，亦有助于提升展会的知名度和美誉度。反过来，品牌展会也会在一定程度上吸引众多媒体的关注。

八是得到政府的大力支持。在我国目前的体制现状下，能得到政府支持的展会，往往能获得良好的综合效益，包括经济和社会效益。这样的展会，展会运营机构在政府的支持和帮助下，能整合更多的资源，从而能为参展客商提供更多的实惠和便利，办展质量往往较高，展会的品牌影响力更容易扩张。

三、基于品牌展会评价标准的展会品牌战略管理思路

上述的品牌展会评价标准，为展会主办机构的品牌战略管理提供了有益的启示。

1.树立品牌观念，制定品牌战略

要培育一个品牌展会，首要的是展会运营机构要树立牢固的品牌观念，认识到只有走品牌化发展道路，展会才可能持续发展。树立了这样的品牌观，展会运营机构才会从举办地及场馆的选择、主题的立项、展会活动的策划、展会活动的组织与管理、展会的创新等具体方面来实施展会的品牌化发展。同时，必须认识到展会品牌的建立是一个长期的过程，展会的运营机构要制定长期的发展规划，确立展会的品牌发展战略。只有在较长时间内坚持一种战略，而不轻易游离的展会运营机构才能赢得最终胜利。

2.研究环境变化，满足客户需要

对展会运营机构来说，参展商是客户，对参展商来说，专业观众是客户。客户满意，展会才有可能持续发展和壮大。客户的需求是变化的，要做好服务，就必须尽最大努力满足客户的需求。此外，展会的外部宏观环境、行业环境、竞争环境都在变化，只有适应变化，不断创新，展会才有生机和活力。因此，市场调研尤其重要。设立高水平的研究机构，确保研究内容的科学性、时效性、针对性，是展会品牌战略制订和实施的前提和基础。

3.发挥各方作用，有效整合资源

为打造强势品牌，展会运营机构还应充分利用各种相关资源，发挥不同利益主体，包括主办机构、承办机构、协作机构、参展商、专业观众、展会场馆、展会所在地等对展会项目运作各个环节的支持和配合。利用先进的技术手段分析、梳理、整合各种资源，并加以综合利用。在整合资源的过程中，展会运营机构必须努力寻求专业协会、行业内领导型企业、有影响力的媒体、政府等多方的支持。因此，展会运营机构应主动沟通、服务先行，强调互惠多赢合作，以最大程度聚集资源、盘活资源，为展会项目的运营管理服务。

4.致力专业化，展示新成果

专业化是打造品牌展会的必由之路。专业化能够形成差异化，差异化可形成展会的竞争优势。专业化使展会运营机构在市场细分的基础上，更好地把握客户的需要，从而在招商招展和展览会现场管理等过程中更加准确、有效。专业化需要展会运营机构建立科学的管理体系、拥有专业化的人才队伍、实行完善的操作规范、形成优秀的企业文化。专业化要求展会专注于某一行业或某一市场的客户，努力把握行业或市场发展的脉搏，展示行业的最新成果，以新技术、新产品、新观念的不断推出，占据同类型展会的制高点。

5.完善场地设施，提升服务水准

场地设施是否完备、便捷，服务水准是否高水平，对展会品牌形象的树立至关重要。场地设施属于展会的硬件，服务属于软件。硬件建设要使展会的设施，包括展馆的空间、水电、采光、空调通风、宽带网线、消防、电梯、通讯传输、疏散通道等是齐备的、令人舒适的、便捷的、安全的。软件建设要保证展会服务达到一流水准，包括招商招展、迎送接待、通关检验、现场服务、知识产权保护、安全保卫、展后跟踪等都必须是高水准。为此，展会运营方要加大先进技术引进和服务人才培养的力度，做到展会的软、硬件建设与国际先进水平接轨。

6.拓展品牌空间，善用品牌资源

要扩大展会品牌影响，必须拓展品牌空间。展会品牌空间包括时间、地域和价值三个方面。时间方面主要指展会举办期的长短、举办的频率等，当展会发展到一定程度，适当延长举办时间，或增加办展频率，可以提高总效果；地域方面主要指展会的地域扩张，比如一些国外著名展会在其他国家办展等，可扩大展会品牌在世界范围的影响；价值方面主要指品牌的综合经营，品牌的物化形式，如名称、标识、吉祥物等是重要的品牌资源，要善加保护和利用，通过与高质量、高层次客商的合作，取得品牌的综合经济效益和影响力，提升品牌的价值。

7.优待新闻媒体，打造网络品牌

展会品牌良好形象的塑造，必须借助国内外有影响力的新闻媒体的大量正面宣传报道。做好

对这些新闻媒体的公共关系工作，保证展会期间媒体和记者能得到很好的待遇，将吸引更多的媒体或记者关注和报道展会。在众多媒体当中，互联网是一种新型媒体，它综合了传统媒体的许多优点，且互动能力突出，是展会品牌传播的重要平台。展会运营机构应充分利用互联网络的功能，通过建立网站、规划网站内容、美化页面、信息筛选和及时更新等一系列工作，在现实展会之外打造精品网络展会，高效传达品牌认知和美誉。

8.争取政府支持，构建良好环境

品牌的形成需要良好的外部环境。在我国，寻求政府对展会的支持是保护和提升展会品牌形象的重要一环。通过政府的力量，可有效打击重复办展现象以及品牌侵权行为，避免客商资源的分散和不良口碑的传播，从而保护品牌展会运营机构的权益；通过政府渠道，可利用国内、国外两个市场，聚集国内、国际两种资源，为提高展会的成效服务；利用政府的影响力，可协调理顺展会活动各方的关系，保障展会的健康发展；利用政府的补贴扶持政策，可扩大展会的规模和提高展会的质量；利用政府的对外关系，可拓展展会的海外空间。

四、结语

我国商务部对会展业宏观管理的举措中，有一项是加强培育品牌展会，做大做强中国会展企业。培育品牌展会，这既是展会运营机构的社会责任，也是自身发展的需要。各展会运营机构按照品牌展会的评价标准，扎实做好展会品牌战略管理的各项工作，才能保证展会取得长期的经济效益，才有助于从整体上提高我国会展业的水平。

参考文献:

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[2]俞华朱立文:会展学原理[M].北京：机械工业出版社，2005：173－175

[3]许传宏:会展策划[M].上海：复旦大学出版社，2005：115－116.[4]陈泽炎:“政府型展会”的创新发展之路[J].中国会展，2006（21）：60－61

[5]张丽:展会升级 出路还是死路[J].中国会展，2006（23）：34－37

[6]王重农:城市节庆品牌的培育和打造[J].中国会展，2006（7）：52－53

第二篇：展会管理

 展前管理方案

1、参展商预制卡

为保证参展商顺利参展，展前2个月根据参展商信息和数据制作实名制卡，在展

会举办前寄送到参展商手中。

2、专业观众登记

为了给专业观众提供更优质的展会服务，同时也为了收集专业观众的有关信息，建立展会数据库，便于下次展会的招展招商和宣传推广，展会建议专业观众填写一份

简单的观众登记表。观众登记表分为专业观众预登记和现场登记两种。对于预登记的专业观众将在展会前优先收到展会服务手册和资料，并发放专业观众参观证；现场登

记的专业观众将现场发放。

3、参展商报到

报到注册是对数据库中的相关展会参与者的验证与登记，预注册的展商则可以直

接拿到自己的相关证卡、资料等。未预注册的参展商在提交相关信息后现场领取临时

卡，领取相关资料。资料由环保购物袋统一包装。

4、参展商申请服务管理

参展商在报到时可能申请其它服务，如住宿、饮食、租用设备等，对参展商提出的要求要做到有条不紊。

5、布展管理

（1）布展时间：2011年10月20日

（2）办理工商、消防、安保和海关等有关手续，办理外地车辆进城证。

（3）与展会指定承建商和展品运输代理进行充分的协调和沟通，避免出现现场布展

格调不统一或展品迟迟未到等不良现象，保证布展现场秩序井然、有条不紊。

（4）展位画线工作，展会地毯铺设，展位搭建协调工作，现场施工管理和验收，展

位楣板的制作、安装和核对，现场安全保卫工作，消防和安全检查，现场清洁和布展

垃圾的处理工作。

二、展中管理方案

（一）展会开幕管理

1、开幕式现场布置

在举办开幕仪式之前，首先要将开幕现场布置好，以便为展会开始和观众参观做

好充分的准备。

2、VIP接待

对于贵宾的接待，应给予特别的对待，从到达酒店到出席开幕直到离开展会地点

都要进行周到的安排，对于重要贵宾还需要事先制订接待计划，上报有关负责部门和

相关人员审定后执行。

3、媒体的接待和管理

展会开幕前，办展机构要与有关媒体取得联系，为召开新闻发布会或邀请媒体记

者对展会开幕现场和展览现场进行采访和新闻报道做准备。

4、展会开幕

1）开幕式讲话稿和新闻通稿。

2）开幕流程的确定。

3）因为开幕仪式在广场举行开幕天气的影响

（二）展会期间管理

1、专业观众现场登记：观众通过登记进入展会，展会会对观众参观、信息咨询、场地休息、参与贸易谈判等提供便利和服务。

2、保持与参展商的现场联系：展会派专门的工作人员或负责人亲自到展会拜访

参展商，与他们联络感情，了解他们的需求，征求他们的意见，及时为他们提供其需

要的各种优质服务。

3、对参展商和观众行为进行管理：对于参展商，展会根据参展合同以及参展商

手册的有关规定来进行。展会派出一些工作人员或安保人员巡逻展会现场。对于观众，展会准备专业的分流小队和巡逻小队来保持现场通道的通畅，维持良好的环境和秩

序。

4、展会在展会现场设立一个客户投诉台，认真接待和积极处理收到的各种投诉。

5、对现场参展观众进行统计，有两种办法：一是依据观众办理登记手续的内容

进行统计；二是根据参展商的客户统计。

6、展会会刊的发放，到场的每一位专业观众都将免费领取会刊一份，普通观众

则可免费获得展会资料一份。

7、随时关注天气情况，并每天两次向参展商、观众和管理人员公布天气实况，特别是户外的互动活动，届时天气将对活动的实施和效果产生较大影响。

8、对前来参展观众的车辆进行引导工作，车辆统一停放到浙江世贸展览中心的停车库内，不得停放在广场，以免影响广场的活动。

9、展会安全管理

（1）对参展工作人员进行安全教育，提出安全工作要求，将《参展人员须知》发到

每个单位，并张贴于出入口处；

（2）成立危机管理小组，做好应急救援预案；

（3）做好临时搭建的设施、建筑物的安全检查，消除安全隐患；

（4）落实医疗救护、灭火、应急疏散等应急救援措施并组织演练；

（5）严格发证、验证、检票，维持展区秩序，加强展区巡查，发现可疑对象及时处

理；

（6）展览会安保组与浙江世贸展览中心安保部及民警办保持联系，及时互通情况，每日召开碰头会，交流情况，总结经验，研究处理工作中遇到的疑难问题；

（7）每天闭馆前15分钟用广播向参展、参观人员预告，做好闭馆的准备工作。闭

馆后，浙江世贸展览中心关闭展区的电源；展览会组委会安保组与中心安保人员共同

负责清理展厅，并进行交接。

三、展后管理方案

1、展位的拆除。展会委托承建商负责标准展位的拆除；特装展位或参展商自己搭建的标准展位，由参展商自己负责。办展单位会监督各参展商或承建商按规定的时间和

程序进行展位的拆除工作。

2、参展商租用展具的退还。参展商须按规定退还租用展具，如有损坏需按规定偿还。

3、参展商展品的处理和回运。展会最后一天将对参展商的展品处理意愿进行调查收

集，并统一对展品进行处理。需回运的展品参展商可委托展会运输承办商；需销毁的展品展会主办方将统一处理。

4、展场的清洁。展会撤展期间清洁保证到位，主办方需监督展会撤展的清洁工作。

5、撤展安全保卫。展会的消防、安保工作到展会彻底闭幕，参展商完全撤出时才结

束。

6、展会总结报告寄往展会参展商和专业观众。

7、邮寄调查表，了解专业观众、展商等对展会的评价。

 展会客服管理

一、展会接待服务管理

1、安排固定人员搜集参展商和专业观众的信息。

·参加展会人员的国别、地区、组织机构、姓名、性别、职务、民族等基本信息；

·参加展会的目的、对展会哪些内容感兴趣等，以便有针对性地进行个性化服务；

2、接待方案

·根据身份、职务的不同，给参加展会的人员提供不同规格的接待。

·接待职责落实到人，建立专门的工作小组。

·做好接站、报到、引导和食宿服务。

·安排专人做好服务人员和志愿者的培训工作。

（具体工作和人员分工详见下文“展会商务服务策划”中的项目分组）

二、展会商务服务管理

根据项目分组情况，每组指定一名组长，安排下属进行工作。

1、注册组（负责注册表、参观者接待记录表等服务工作）

2、文书组（负责文书事务工作处理、公函、信件往返等）

3、总务组（负责会场签约事宜、各会议室座位安排、纪念品、会议资料运送、办公

设备安排等）

4、物流组（负责厂商进展、展会撤展协调、展品运输安排等）

5、会场搭建布置组（负责搭建商安排和联络、视听设备租用、工程人员的沟通联络、布置物检视、验收、展品投保等）

6、会场便利设施组（负责指示牌的设计布置、电话、传真、打印、复印以及取款机

和银行代理处的相关服务）

7、推广组（负责开幕式、闭幕式组织安排、平面广告、海报、新闻发布会的安排与

协调、新闻媒体及刊物报道的接洽、电视、报刊的采访，记者会的安排等）

8、住宿、旅游、餐饮组（主要负责展会指定宾馆的洽谈、贵宾的住宿房间安排、会

展旅游和旅行社的协调安排，午餐、茶点的安排等）

三、展会交通服务管理

1、选择一家出租车公司作为合作伙伴，展会可为该公司提供客源和品牌宣传，该公

司为展会提供优惠服务。

2、印制展馆到指定宾馆、周边的景点和风景区、其他社交活动地点之间的路线图和

公交车班次时刻表，以方便参观者出行。

四、展会安保和清洁服务管理

1、在展会开始前对其进行安全风险评估，指定具体的工作方案。

2、配备专业的安保人员、警察等，明确主办方对于这些力量的调动权利。

3、安排工作人员进行排班，确定岗位，以便出事后追究相关责任人责任。

4、检查安全门、安检设施，以及应急的广播、照明系统运作正常。

5、确保消防安全和电路安全。

6、根据展会规模办理好各种保险。

7、现场医疗急救。

8、安排适量的清洁人员，确保展会环境的舒适清洁。洗手间的清洁工作实行专人负

责制，洗手液及卷纸及时更换。

第三篇：展会管理规定综述

展会管理规定

一、总则

明确公司参展标准和操作流程，掌握国内外的大型专业展会的行情，持续改进和完善公司展会的组织、开展和管理工作。

二、适用范围

本制度适用于展会的组织、信息收集和参展的程序管理。综合办行政管理员为展会统一负责人，原展会负责人赵业水与刘建开应与综合办行政管理员进行工作交接，并负责给综合办行政管理员提供之前参加过的展会相关资料。

三、展会操作规程

（一）国内展会参展操作规程

第一步：收集资料。收集与本公司业务相关的专业展会信息，并与展会组委会取得联系，向其索要参展指南以及参展注意事项；

第二步：确展。经公司研究后确认参展及参展人员，筹备参展计划及人员分工；

第三步：签订合同。与展会组委会联系、洽谈合同签订事宜，合同签订后，催促对方尽快确认展位；

第四步：签订广告合同。与展会组委会联系，确定本次会议的广告代理商，如需广告宣传，经公司领导批准同意后，与其联系并签订合同，办理相关事宜；

第五步：办理参展商证、参观证。摊位确认后，向组委会询问参展商证和参观证办理的有关事项，确定参观人数后，酌情办理参观人员的证件；

第六步：预订房间。展位确认后，尽快预订房间，房间尽量订在展区附近或交通便利、价格适中的酒店，做到既节省费用又方便与客户洽谈；

第七步：展会筹备。在展前的筹备时间内，参展人员按展会方案分工实施完成；

第八步：展前动员。展前要求召开参展会议，以确保参展过程中万无一失；

第九步：参展总结。将各人汇报附在材料后归档，并将所有带回的客户名单输入公司客户名单，所有影像资料，在电脑中存档；

第十步：存档。将所有展会的资料汇总装订成册，经董事长审批后存档，要求在电脑和档案橱中各保存一份；

第十一步：落实政策补贴。根据国家、省、市相关规定办理相关手续，积极申报各项扶持政策。

（二）国外展会参展操作规程

第一步：收集资料。通过因特网和各类信息刊物收集与本公司相关的专业展览会，特别是国际专业展览会；与展会的组委会或中国承办方联系，向其索要参展指南及注意事项；

第二步：确展。经公司研究后确认参展及参展人员，筹备参展计划及人员分工；

第三步：签订合同。与展会主办单位或组展方联系洽谈签订合同事宜，合同签订后，催促主办单位或组展方尽快确认展位；

第四步：签订广告合同。与展会组委会联系，确定本次会议的广告代理商，如需广告宣传，经公司领导批准同意后，与其联系并签订合同，办理相关事宜；

第五步：展会筹备。在展前的筹备时间内，各人按展会方案的分工实施完成；特别注意如参展形式为特装展的，应做好展台的设计、搭建工作；

第六步：签证办理。摊位确认后，向主办机构询问签证的有关事项，督促参展人员办理护照，要求对方寄发邀请函，随后安排办理签证；该项事宜由组展方统一办理的，应积极配合提供相关证件；

第八步：预订房间及往返机票。展位确认后，应尽快预订往返机票及房间，房间应尽量订在展区附近或交通便利、价格适中的酒店，做到既节省费用又方便与客户洽谈；

第九步：展前动员。展前召开参展要求会议，以确保参展过程中万无一失；

第十步：参展总结。将各人汇报附在材料后归档，并将所有带回的客户名单输入公司客户名单，所有影像资料，在电脑中存档；

第十一步：存档。将所有展会的资料汇总装订成册，经董事长审批后存档，要求在电脑和档案橱中各保存一份；

第十二步：落实政策补贴。根据国家、省、市相关规定办理相关手续，积极申报各项扶持政策。

四、展会管理实施细则

（一）参展目的

企业形象和品牌推广、产品展示、市场宣传和信息收集。

（二）参展原则

1）参加展会应本着严谨、经济、实效、符合市场战略的原则，避免盲目、冲动及铺张浪费的参展行为；

2）参展前应认真了解展会信息，仔细阅读参展商手册，并做好真实性调查等风险防范工作；

3）参加展会应做详细周密的策划，包括展位的选择、展台的布置方案、广告的发布、目标客户的邀请等；

4）除布展工作外，应强调参展人员的作用，做好明确的职责分工和展前培训，展示公司团结、专业的良好形象，把握商机；

5）展会应与市场拓展紧密集合，国外展会是我公司拓展市场区域接触客户的主要途径之一，展会后应及时、积极跟进，做好后续宣传和客户开发工作；

6）展会结束后应做效果分析并提交总结报告，积累参展活动经验。

（三）展会计划 组织展会负责人应在每年12月份对下一展会的信息进行收集，并整理为《展会信息报告》，发给国际项目部，国外展会具体市场调研由国际项目部负责，国际项目部对收集后的展会信息应做初步的评价，对其相关性、影响力、往期信誉和效果进行分析，选定目标展会；综合办行政管理员负责在每年1月份根据各项目部意见，整理、确定本《展会信息及参展提案》报公司领导研究确定，企划法务室赵业水与采购履约部刘建开负责协助综合办整理《展会信息机参提案》。

1）信息调研

综合办行政管理员应对目标展会做详尽的信息调查，包括：主办方、承办单位、举办时间、展馆位置、承租信息、展位信息、展会影响力、往期影响和反馈、参展单位、参观者范围等。国际项目部经理应配合外联员做好该项工作，通过咨询展会所在国代理商考究展会的真实情况；如赴国外参展，还应了解当地语言、政治环境、文化风俗、交通和食宿信息等。（企划法务室与采购履约部刘建开负责协助综合办处理相关事宜）

2）价格及优惠政策落实

综合办行政管理员在参展前应与主办方或组展单位咨询价格，争取国家、省、市方面的各项优惠政策。对我公司拟长期参展的展会，应与主办方或组展单位建立良好关系，以获得优惠的参展价格，好的展位和相关待遇。

3）参展财务预算

在提交参展计划提案时应做好财务预算，包括：参展费用、特装展示布置费用、展品运输保管费用、广告费用、宣传赠品费用、人员差旅费用等其他可预见费用；

参展的投资规模应参考展会对市场战略的支持作用、对区域市场销售的现实作用、品牌宣传和企业宣传的影响力。

（四）参展筹备工作 1）定立合同

决定参展后应与主办方或组展单位订立合同；如有条件，事先核实后，请法律顾问出具意见和确认。

2）展会策划

综合办行政管理员针对每一展会制定详细的参展方案并负责落实。①展位选择

展位应选择有利位置，主要考虑：出口、入口、中厅、休息区、餐饮区、洗手间附近等人流密集地段。避免选择死角、长排中段、有墙柱障碍等展位；

展位的大小可根据具体需要选用标准展位、双展位、特装展位以适合品牌形象策略；

选择展位前，应了解附近展位的厂商信息和展示方式，并作出必要的设计调整。

②展台布置和展品陈列 展台布置的基本原则：

远观效果醒目、有冲击力，近观效果舒适、明快，整体效果协调； 展位结构和图片序列应考虑人流密度和流向； 无论标准展位还是特装展示，都必须增加照明灯光； 展品和图片的展示高度应符合人体身高和视角；

展区微观细节构造应考虑：展台、展架、展示墙、标牌、标识、洽谈区，图片设计、说明性文字、动态屏幕演示系统、布展使用材料材质（一次性/重复性）。

③广告信息的发布

根据需要可考虑在会刊发布广告，可以封面和页内文章形式发表。可根据需要选择条幅、彩球等展会外设广告；

在参加展会前三个月，可以考虑在有影响力的网站、刊物上发布报道，以扩大知晓度。

④目标客户的邀请

参展前应邀请潜在客户、原有客户、目标客户前来参加。⑤展品及模型的运输和保管

各种资料及展品及模型应在展前3个月列出明细清单并制定运输方案，综合办专人负责，展后应对展品进行核对，对损坏、丢失等情况进行汇报。

（五）参展人员

根据展会的规模，应配备相应的参展人员，并做明确的职责分配和展前培训。人员主要包括：展会项目经理、项目助理、专业技术人员，参展前2个月由国际项目部提报并报公司领导批准。

1）参展人员的职责 展会项目经理：

了解市场和广告需求；监督展位的制作和设计方案；保证布展时模型和文件的及时到场；保证展期提供充足的材料和宣传品，确保公司形象反映在展会上；负责资料和宣传品的分发管理并解答提问；负责展品的清点和汇总；负责信息的收集、汇总和整理；负责参展人员的管理；撰写展会总结报告。

专业技术人员：

必须是经验丰富的技术人员，对产品和技术细节非常了解，在参观客户的要求下进行产品演示，或预先安排演示；对客户提出的技术问题进行回答；撰写信息收集和产品反馈报告。

项目助理：

主动问讯驻足的参观者，并对公司和产品的概况进行介绍；将参观者引导给项目经理或专业技术人员；分发宣传品和纪念品；指导客人填写信息和联络表格；恭送问询者离开，负责展会客商来访登记表的填写、整理及展会客户信息汇总表的汇总；会后负责撰写展会总结。2）人员规范和培训

全体参展人员要求统一着装；佩戴名卡；态度亲切主动，举止合乎礼仪；谈吐规范，富有热情；对参展的必要事项、信息和规范应该做事前培训，由负责展会所在国的市场部负责。

3）参展人员培训内容

参展意义、目的和理念，展览必要常识（当地风俗礼节、展会性质、目标客户锁定等）；行为、规范和礼仪；职责分配和合作沟通；活动时间表；产品知识及常规问题的统一回答；信息的收集。

（六）展会的总结

展会结束后应该对参展的效果进行总结和评价。必须指出，展览的效果，尤其是潜在影响力不易测定，因此，对展览的实效分析不宜作不切实际的要求。

1）效果分析

包括参观流量、有效客户数量、展览对销售的促进效果、客户对该次展览的印象等等。

2）信息收集

信息收集应作为展会活动的一项重要内容。信息内容包括：行业信息、产品发展动态、新技术、竞争对手信息、客户信息、客户质询和建议、展示设计趋势和改进等等；

可考虑安排专门的信息收集人员，不参与展台展示活动以起到身份隐蔽作用，主要负责收集其他竞争对手信息。

3）总结报告

展会总结报告应在参展后10个工作日内由展会项目经理提交综合办主任，内容涵盖信息收集概要、效果分析、展会评价、改进建议等；

展会结束10个工作日内，展会项目经理负责按财务规定报销完毕所有展会财务支出。

4）资料存档 所有参展人员于展会结束10个工作日内，递交展会总结，同时将所有整理的客户名单，所有影像资料整理转交综合办存档；

综合办行政管理员将所有展会的资料汇总装订成册，经总经理、董事长审批后存档，在电脑和档案橱中各保存一份。

5）落实政策补贴

综合办行政管理员根据国家、省、市相关规定办理相关手续，积极申报各项扶持政策。

五、记录存档

（一）保存地点：综合办

（二）保存时间：五年

（三）保存要求：装订成册

第四篇：展会现场管理

博览会现场管理方案

博览会现场管理对本届博览会至关重要，现场管理做得不好会影响专业观众和参展商对博览会的满意程度，直至影响整个展览会的品质。

为了使本次博览会有组织、有次序的、有计划、有目的进行。尽量减少展会期间带来了不必要的麻烦，促使本次博览会取的圆满的成功。

现场管理的原则：

•找出可能出现的问题并作精密分析。•努力在不确定因素里找出尽量确定的因素。•要有预案和预备力量。

1、尽量利用服务链外包服务，进行监控。

2、指定专人在专门时间负责专项工作，明前分工、分清职责、责任到人。

3、对于重点工作，实行双重核查制度。

4、对重要环节，负责人应及早提出注意问题，实时监督。

5、重视对临时人员的短期培训。

A、系统的现场管理如下：

一、观众登记和入场管理 设观众登记处

1、预先登记的观众;

2、现场注册的观众;现场注册的观众分成有名片的和无名片的。前者只需凭名片在观众登记处办好相关手续就可，后者则要在主办方人员的指导下填写登记表，然后再到登记处办理手续。为了消磨人们在登记处的等待时间，主办单位应该在入口处

设置了展览活动议程牌，以便于人们尤其是现场注册的观众预先了解展览会的总体结构和主要活动安排。

二、博览会现场广告管理

在本次博览会活动中，主办单位获取广告收入的渠道很多，如展览快讯、展会会刊、户外广告牌、气球、标语等。但无论采用什么样的广告载体，展会主办单位都必须制定明确、统一的广告政策，做到对所有参展商一视同仁。即使制定有相应的优惠措施，也应该让所有参展商都了解，而不应简单地根据参展企业的规模大小来决定是否给予其优惠。

三、对参展商的行为管理

主要工作依据是参展合同。在布展、开展和撤展等不同阶段，展览会主办单位都应和参展商进行有效的沟通，确保它们的行为符合参展合同尤其是场馆的使用规定。必要时主办单位可以采用强制性措施，以维护绝大多数参展商的正当利益和保证整个展览会的顺利进行。

四、安全管理

博览会现场的安全管理主要涉及三个方面，即盗窃、火 灾和卫生。为此，展会主办单位需要和消防、卫生和公安等部门主动联系，积极争取这些部门的支持。

五、交通、物流管理

展会的交通主要指现场的交通工具、停车场及线路的 规划，如展品运输车辆、巴士（往返于地铁或机场与场馆之间）、Taxi、停车场等。

物流管理工作十分繁琐，哪怕是看似简单的停车场事务，也要充分考虑到展品运货司机、贵宾、参展商和专业观众的不同需要。现场交通与物流管理的负责人至少应该掌握： ■一份相关联系人名单； ■场馆地图； ■现场交通规划草图； ■紧急情况应对计划；

■现场联络点，包括安全和志愿者。

六、餐饮管理

博览会主办单位可采取外包的方式，将展会期间餐饮区的经营权临时转让给知名酒店或连锁餐厅，并通过合同条款对其菜单、份量和价格等进行严格的约束，以确保现场餐饮服务的质量。在这一点上，有些展览公司所采取的餐饮服务公开招标的方法值得借鉴。还有一点需要强调，在展会餐饮区，餐饮服务人员还应该对简易饭盒等餐具进行及时清理，为参展商和专业观众营造一个良好的就餐环境。

七、证件管理

通常来说，主办单位把印刷的各种证件发给放给参展商、专业观众、工作人员（包括主办机构、承办机构和协办机构的相关工作人员）、筹（撤）展人员、媒体记者及与会嘉宾（包括领导和演讲嘉宾）。

为了保证参展商、专业观众和嘉宾的停车位，场馆管理方还会使用停车证。如果博览会拟出售门票，主办单位需要事先向税务部门报告，在征得同意后方可印制和出售门票。

八、参展商和观众投诉处理

博览会举办过程中，不可避免地会存在个别参展商和专业观众会对场馆现场管理、餐饮配套服务等表示不满，并向主办单位接待办公室提出投诉，有些则直接到问询处投诉，这时迫切需要有一个专门的机构来处理各种投诉。

九、新闻管理

现场设立新闻中心或新闻办公室，以便参展商和主办单位能及时发布各种信息。新闻中心的硬件设施和人员配备应根据展会规模等实际情况决定。

另外，展览会主办单位往往会安排专门的新闻主管，负责统一发布展览会的官方信息，并接受媒体的采访；所委任的新闻主管必须善于言辞，举止落落大方，并十分熟悉展览会的相关情况。

十、知识产权保护工作

1、主办方应在现场设立专门办公室，并聘请专职律师咨询。

2、基本原则：

• 坚决反对利用展览侵犯知识产权。• 用证据讲话。

• 被告方如有异议，有申辩权利，但须提供证据。否则暂时撤下有疑问的展品。

• 双方应在展后诉诸法律解决。

十一、现场保洁管理

现场保洁分别由场馆方、主场搭建商和特装搭建商分工负责。展览场地内公共区域的清洁工作由场馆方负责，如通道、厕所、餐厅等。展台内的清洁按“谁搭建、谁负责保洁”原则来负责。特装搭建商应在撤展时将展台内的装修垃圾清理带走。

十二、展览会运输代理商管理

1、运前：认真挑选运输商

2、运中：紧密联系运输商

3、进馆：迅速有序搬进场

4、展后：妥善处理参展品

十三、配套服务管理

在布展和撤展期间，展会主办单位应该为参展商提供相关配套服务，如出门证管理、餐饮服务、保安服务和消防管理等。

十四、专业观众入场管理

1、填写登记表

2、办理证件

3、检查门票

4、领取参观指南

5、免费赠送或出售会刊

6、参观引导

十五、对专业观众的服务管理

1、现场咨询

2、商业搭对服务

3、餐饮、休息和娱乐服务

B、具体的现场管理如下：

博览会的开幕式及现场管理

一、发布会

时间：2014年5月21日 地点：皇冠酒店

发布会时间：10:00a.m——10:20a.m 议程：

1、支持人：介绍各级领导及嘉宾(约5分钟)

2、市领致欢迎词（约5分钟）

3、领导致辞（约5分钟）……

二、现场的管理

为避免因人气空间高涨，造成现场混乱挤压、人员受伤的情况，特别加强控制现场秩序，保安人员的安排：在展览会各个入口、出口设置保安人员：2人/门

1、成立紧急事件小组：

人

工作安排及职责：①机动巡查 人 ②总台服务电话 人③处理博

览会突发性特殊事件并给予调解

2、成立紧急医护小组：人，工作安排及职责：处理博览会突发性医疗事件并给予解决

第五篇：展会安全管理协议

广州师盛展览公司

展会安全管理协议

师盛会务 2012.08

场地出租方：

(以下简称甲方)展览主办方：

(以下简称乙方)

第一条 展览项目

１、展览项目名称： ２、展览地点： ３、展览面积： ４、展览其他合作方：

第二条 展览项目期限

自

****年**月**日起进馆,至

****年**月**日撤馆结束。

第三条 乙方安全管理责任

根据举办大型活动要坚持“安全第一、预防为主”的方针，按照“谁主办、谁负责”的原则，本协议明确乙方作为上述展览的主办方，必须对展览项目的安全工作全面负责，保持展览的基本安全条件和状态符合国家有关安全技术标准。

一、做好安全预防工作：

1、制订安全防范措施和处置突发公共事件应急预案；

2、建立并落实安全责任制度，确定安全责任人，明确各级岗位职责；

3、配备与展览活动安全工作相适应的专职工作人员；

4、为展览活动安全工作提供必需的物资保障，在各个入口处设置安检系统，出入口处必须安排保安，由此产生费用乙方自行承担；

5、组织实施现场安全管理，开展安全检查，发现问题及时整改；

6、对参加展览活动的所有人员进行安全宣传和教育，及时有效制止影响活动秩序的行为，发现违法犯罪行为及时报告公安机关；

7、接受相关管理部门的指导、监督和检查，及时消除安全隐患。

8、展览活动如有承办方或主场搭建商、主场运输商等供应商，且其与乙方无隶

广州师盛展览公司

属关系的，乙方与承办方或供应商应签订安全协议，明确各自安全职责。承办方或供应商应按安全协议规定的职责，与主办方共同落实安全措施。

二、承担相关安全责任

1、防恐安全责任：负责展位区域内的消防、治安、防恐安全工作；保证租赁区域内所有展品必须符合国家质量管理的有关规定；下述物品禁止展示或进入甲方展馆：武器、枪支、刀剑、弹药、炸药、易燃品、放射性物质和其他危险物品；未经海关批准的进口物品；可能有碍甲方顺利经营的物品和任何被有关部门禁止的物品；

2、消防安全责任：乙方在展会期间严禁对通道、安全门、应急灯、消火栓、灭火器、消防喷淋装置、火警报警器等消防安全设施进行改造、改装或移动；

乙方严禁影响和阻塞紧急通道，严禁阻挡灭火器、消防栓等安全设施，甲方有权要求租赁方将各种对安全构成威胁的物品移开；

严禁在消防卷帘门下摆放物品，消防卷帘门滑道两边不准悬挂任何装饰物；严禁在展馆内烧煮、烧烤、明火操作、切割金属，严禁在展馆内使用各类加热器和电热器；

保证现场施工人员不在展馆内调漆、喷漆或用汽油、酒精等易燃物进行清洗作业；展馆内严禁吸烟。

3、治安管理责任：保证展馆内无寻衅滋事，打架斗殴；展会期间，保证展位搭建的质量，如违反安全规定，甲方有权要求其限时整改、查封展位直至清除出馆，由此造成的人身、财产损失，乙方承担一切责任；

制订安全工作计划，并落实施工安全技术措施；应当建立和健全必要的搭建和开展期间的安全管理制度；

应当落实专（兼）职安全管理人员，并明确其安全管理责任；对从事电工、起重机械设备操作、高空作业等特殊工种作业的人员，必须经劳动行政管理部门按照国家有关规定持证上岗。

４、其他安全责任：乙方应制定应急预案，如遇紧急情况，及时疏散人员； 必须负责设置施工安全防护设施，并设立醒目的警示标志；搭建和撤馆时施工时必须派专人进行现场监护；

必须配置必要的合格的施工安全劳动保护器具和用品，搭建和撤馆期间须佩带安全帽方可入馆；

必须经常对展览现场进行安全检查，及时整改不安全因素，杜绝事故苗子和隐患，预防和避免人身伤害事故；

必须采取措施重点做好防止高处坠落和坠物伤人事故的工作；必须做好防触电和防止发生火灾事故。

广州师盛展览公司

三、乙方在展览项目开始前，应将本安全管理协议及现场应急预案等展会资料上报广饶县会展节庆办公室；并指定

（身份证号码：）为租用期间安全管理负责人。

四、本协议明确在展览项目实施过程中，若因乙方安全管理不到位而发生任何人身伤亡生产安全事故，包括第三者责任安全事故，由乙方承担全部责任。

五、展览项目实施过程中意外人身伤亡事故的报告和处理

１、在实施上述展览项目过程中若发生施工意外人身伤亡事故的，乙方必须在国家规定的时限内，主动及时地向有关管理单位报告。

２、若发生意外人身伤亡事故，乙方必须负责妥善处理事故的善后相关事宜，并配合有关管理部门做好事故情况调查工作。

３、若发生意外人身伤亡事故，乙方应根据政府相关部门的判定，负责承担所有责任。

六、乙方应遵守的其他规定

1．不得超过有关部门核定的人员容量印制、发放、出售票证； 2．公开售票的，采取票证防伪、现场验票等措施；

3．根据安全需要，在展览入口设置安全、有效的验票设施、设备； 4．保证临时搭建、安装、悬挂设施、设备的安全。

第四条 甲方安全责任

1.保证对外租赁时展览活动场所、设施符合国家有关规定和消防安全技术规范； 2.在安全出入口和安全疏散通道设置明显的疏散指示标志，并保证安全疏散通道和消防通道畅通； 3.向乙方提供该场所的核定人员容量、安全出入口、安全疏散通道及供电系统等数据；

4.甲方在本展会过程中，委派

负责联系和协调乙方相关工作，负责对乙方施工安全管理工作进行监督检查。

5.一旦发生施工意外人身伤亡事故或其他紧急情况，甲方有协助紧急抢救伤员，协助乙方采取必要措施防止事故扩大，减少事故损失的义务。

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第五条 协议的签署

本协议经双方代表签署后即行生效，协议双方均必须认真执行。本协议作为场地租赁合同的附件。

甲方：

乙方： 法人代表或

法人代表或 委托代理人：

委托代理人： 地址：

联系电话：

地址：

联系电话： 二O一二年

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