办公自动化方案与实施

第一篇：办公自动化方案与实施

办公自动化软件可行性报告和开发前的准备分析

一、可行性报告

针对油田的具体需求，结合油田系统的应用

1． 经济可行性。

对项目进行价格-利益分析，比较项目开发的成本与从所开发的系统中得到的利益，即研究项目的投入和产出关系。

2． 技术可行性。分析项目开发所涉及的各种技术因素，系统开发所涉及的软、硬件资源能否按期到位（如开发过程中所需的计算机等工具或相应的工具软件）。

3． 软件需求分析。对用户要求进行具体分析和细化，并用软件需求规格说明书表达出来，作为用户和软件人员之间的共同约定。

4． 开发组织和测试组织要分立

为保证测试的质量，一定要有非开发人员（用户方和第三方如管理人员、安全稽核人员等）参与测试，因为开发和测试二者在思想上和方法上截然不同，前者是建设性的而后者是破坏性的，就一般人的心理而言，要破坏自己亲手建立的东西是比较困难的。

5．软件设计，决定系统的模块结构，给出模块的相互调用关系、模块间传递的数据以及每个模块的功能说明，定义数据结构。

6．软件编码，按软件设计的要求为每个模块编写程序。

7．测试应包括单项测试（逐个模块分调）、整体测试（各功能模块组合在一起联调）、有效性测试（软件的功能与用户的需求是否一致）、系统测试（软件在与其他系统元素如硬件、网络、其他业务系统等结合在一起综合测试）。

8．软件维护，经过测试的软件仍然可能有错，用户需求和系统环境也有可能发生变化，因此，交付运行的软件仍然需要继续排错、修改和扩充。维护期过后的软件升级需和甲方在合同外另行协商。

9．《可行性报告》编制完成之后，需甲方认可签字，在此之后的程序开发均按《可行性报告》 执行开发，《可行性报告》是开发之前的调研阶段，属程序开发的一部分，需甲方付费用。

二、准备工作

1． 所实现的的功能（如数据表都需存储那些具体数据）

2． 程序所应用的范围（如采油站、作业区、场机关等）。

3．在开发程序前，要和对方充分沟通，了解对方的详细要求

三、软件的主要功能

1.数据录入

①录取作业区日报、旬报、月报、年报以及常规调查表等信息。

②发布工艺所日报、旬报、月报、年报等报表。

客户端录入数据前要先登陆服务器，在服务器端存储数据时是否在客户端同时存储数据。工艺所月报统计表：1.采油报表26个模块；2.注水7个模块，3.井下8个

工艺所日报统计表：1.采油报表3个模块；2.注水1个模块，3.井下7个

工艺所旬报、周报统计表：1.采油报表7个模块；2.井下8个

工艺所年报统计表：1.采油报表7个模块；2.注水4个模块，3.井下8个

以上报表模块共计84个，这些模块比较类似，可采用相同的开发模式。

2.工作管理

工作管理中共计15个模块，但这些模块都不相同，对网络协议要求不同，则开发周期长，难度大

3．数据输出

a．数据表的打印。

b.数据从数据库中的提取（比如要将部分或全部数据转换为Excel、Word文件）。

四、软件的具体开发

1．软件

该办公系统是一个繁琐复杂的办公流程,可采用两种开发模式：C/S结构和B/S结构如采用C/S结构开发，要开服务器端和客户端两个程序；如采用B/S结构开发，只开发服务器端程序即可。

1.1 C/S结构

采用C/S结构时，客户端和服务器端都能够处理任务，这虽然对客户机的要求较高，但因此可以减轻服务器的压力。C/S一般面向相对固定的用户群，对信息安全的控制能力很强。一般高度机密的信息系统采用C/S结构适宜。在C/S中，客户端有一套完整应用程序，在出错提示、在线帮助等方面都有强大的功能，并且可以在子程序间自由切换。其次，C/S模式提供了更安全的存取模式。由于C/S配备的是点对点的结构模式，采用适用于局域网、安全性可以得到可靠的保证。而B／S采用点对多点、多点对多点这种开放的结构模式，并采用TCP/IP这一类运用于Internet的开放性协议，其安全性只能靠数据服务器上管理密码的数据库来保证。由于CS在逻辑结构上比B/S少一层，对于相同的任务，C/S完成的速度总比B/S快，使得C／S更利于处理大量数据

1.2 B/S结构

只开发服务器端程序，不用开发客户端程序，可减少工作量，对油田办公系统维护和升级容易，在系统的性能方面，B/S占有优势的是其异地浏览和信息采集的灵活性。任何时间、任何地点、任何系统，只要可以使用浏览器上网，就可以使用B/S系统的终端。

1.3 B/S与C/S系统的升级维护

C/S系统的各部分模块中有一部分改变，就要关联到其它模块的变动，使系统升级成本比较大。B/S与C/S处理模式相比，则大大简化了客户端，只要客户端机器能上网就可以。对于B/S而言，开发、维护等几乎所有工作也都集中在服务器端，当企业对网络应用进行升级时，只需更新服务器端的软件就可以，这减轻了异地用户系统维护与升级的成本。如果客户端的软件系统升级比较频繁。

在系统安全维护上，B/S则略显不足，B/S结构尤其得考虑数据的安全性和服务器的安

全性，毕竟现在的网络安全系数并不高。以OA（办公自动化）软件为例，B/S结构要实现办公协作过程中复杂的工作流控制与安全性控制，还有很多技术上的难点。

2．数据库

数据库可采用SQL Server数据库。

当采用B/S结构开发时，在客户端（作业区）就没有数据库，无法存储数据，当网络中断无法访问服务器时，客户端就没法将数据保存到客户机上（说的通俗些，B/S结构开发的程序好比是做了一个网站安装到服务器上，任何有浏览器的联机客户都可以访问，而无法将数据储存到本机）。

当采用C/S结构开发时，就要对每台客户机单独安装数据库服务器，可实现在网络中断的情况下先将数据保存到客户机上，当网络接通后再将数据上传到服务器。这样可保证数据完整，但对开发程序要求高。

数据的备份，服务器端数据按照甲方要求每隔如干小时或天自动备份数据库

对数据库访问权限的设置：管理员、来宾

五、研发人力资源

根据当前甲方所提供资料，完成此项工作需：5人×150工作日（初步推算）。

1． 可行性报告调研。

2． 程序流程图设计。

3． 服务器端程序开发、客户端程序开发（按C/S结构开发需客户端程序）。

4． 数据库开发。

5． 软件调试。

6． 软件安装与前期维护。

第二篇：协同办公自动化方案

自动化协同办公系统方案

一、公司现状

1)公司概况：

长征机床集团公司分、子公司及异地办事机构较多。

分、子公司同机关之间分布较远、内部信息传递较慢、费事。

公司内部信息收集、传递方式较原始。

办公效率受办公条件及手段的制约较低。

公司的决策、项目的控制、审批的流程在传统办公环境条件下，计划性及跟踪、控制能力均较弱。公司各部门虽然电脑网络均配备，但各公司各部门个自为政、信息孤岛等现象依然存在。

2)硬件状况：

 在岗人员均已配置电脑，组建了局域网、广域网，人员信息化素质较好。

 公司本部与异地机构均可通过VPN方式访问企业网络。具备使用协同办公系统的网络基础；

3)关注点：

 关注异地远程办公管理

 关注工作效率的提高

 关注行政效能的提升

 关注公司运营成本的降低

 关注管理制度的落实

 关注企业文化建设等

二、自动化协同办公系统的应用价值：

1.组织管理：

 管理可控：

1)落实管理制度，规范管理表格、规范处理流程、规范处理方式，实现月度、季度、统计；

2)工作任务下发后，领导可及时知晓任务执行状态、结果、过程变动等，可以有效提升任务执行效

果。

3)事务处理全过程记录，避免事后抵赖行为。

 提高组织工作效率：

1)个人时间管理更有效，个人工作完成能力提升；

2)组织的事务处理效率加快，效果提高；

 提高组织学习能力：通过知识管理加强组织的知识和经验沉淀，通过授权实现知识共享，加快员工能

力提升。

 降低经营管理成本：组织整体工作效能提高，可实现异地办公管理，组织管理成本降低，传真、电话、纸张费用降低。

 远程办公：分子公司和分支机构办事处

 增值已有IT硬件投入

1)公司以前购买电脑，组建局域网络。但是，主要做个人文件处理和上网，业务文件和资料被散落

在个人电脑中，只是个人级应用。在人员离职的时候，容易造成重要资料和文件丢失。

2)在网络和个人电脑建设的基础上，运行协同管理系统，将个人级应用上升到组织级应用的层次。

可以帮助企业沉淀和积累各类知识和经验（如客户资料、业务经验总结、项目过程资料等）。

2.行政管理部门

 管理制度落地执行：请假管理、办公用品申购管理、办公用品领用管理、派车管理、出差管理、人事

管理等；

 信息发布更有效：可发布管理制度、通知、新闻、喜讯等信息。信息发布后发布信息的人员可以知晓

信息被查看情况；

 人员培训管理：通过知识管理实现；

 文件传递。

3.技术部

 技术项目管理：新建设项目的规划设计、方案设计、初步设计、实施图设计等阶段，设置项目管理来

管理项目文档和过程资料；

 文件传递。

4.材料采购部

 管理制度规范：材料采购审批管理、领料管理等；

 文件传递。

5.财务部

 管理制度落地执行：费用报销审批管理、借款审批管理、费用支出审批管理等；

 报表报送：可以将领导关心的财务收支日报、月报、季报、年报等通过系统直接传递给领导，这些文

件只有财务和特定的领导才能查看。

 文件传递。

6.销售部

 报表上报：销售日报、周报、月报的及时上报；

 折扣申报管理：规范折扣管理，减少关系户低折扣现象；

 项目管理：单个楼盘销售可作为项目管理起来，向物管公司交接可作为项目管理起来。项目的信息整

合，便于管理；

 文件传递。

三、功能实现

1.项目管理：通过项目管理，把规划项目、在建项目、销售项目等设计成项目，领导不用参与项目全过

程，但在需要的时候，可查看相关项目的过程文件、计划、会议纪要等信息，从全局上了解、监控项目。

2.加强管控：通过表单流程应用设计，规范管理流程、表单格式、处理方式、统计查询等，可以有效督

办、监控过程，提高管理效果。

3.提高组织工作效率：通过协同办公系统“待办事项”，“跟踪事项”、“日程事件”管理每一天的工作

事务，事务轻重缓急一目了然，个人办公效率和效果得以提高。同时，通过系统的信息传递及时、快

捷，能有效提高团队协作效率，从而提高企业整体效率和敏捷性。

4.远程办公：下属公司、项目部等可以远程访问系统，及时报送销售报表等，公司领导可及时方便的了

解关心的项目情况，并可及时对项目情况作出反应。

5.知识管理：系统将原来存储在每一个个体的知识文件集中到协同管理系统中，统一分类管理，同时对

使用过程中对事务处理过程完整记录，沉淀形成管理知识，再通过分级授权实现需要的共享。

6.工作计划管理：领导可通过计划管理模块查看下属计划，并可对下属计划进行批示，随时掌控公司全

局。

7.工作安排和督办：管理者可通过协同安排下属工作，可以随时催办，督办切实有效。

8.工作汇报和审批：通过协同管理模块、表单管理模块等实现工作的汇报。汇报可以以文本格式、word

格式、excel格式以及各种附件形式提交给领导，节约时间，查阅方便，通过系统直接发起申请，不用当面递交，不会因为等待审批浪费时间。需要审批的事项都集中在领导的待办事项中，审批工作可以集中处理。领导不会因为下属经常敲门而入，被打断思路。

9.公告通知：通过系统公共信息模块中的公告、调查和讨论区，实现组织无纸化的发放公告通知，并可

以在第一时间通知所有的下属部门。减少纸张浪费。同时加强信息发布的有效性（信息发布人可查看公告被各部门和人员是否查看及查看的时间）。

10.辅助文化建设：通过设计员工关怀、新人关怀（新人入职报道、新员工入职培训等）、榜样宣传（每月一星、销售排行等方式）、统一办公平台等应用辅助企业文化建设，增强员工的归属感与凝聚力。

四、系统可以为管理层带来的效果

1、实现对人的有效管理

管计划——没有计划就没有控制。

随时查看他人计划，随时全面管理关联人员及关联项目的计划，全面掌控。

管行为——计划分解到日程保障计划的进行。

随时查看他人日程安排，随时掌握他人计划的执行情况，保障计划的有序和顺利进行。

管结果——指导、催办督促达成终极目标－结果。

随时查看关心的业务报告报表，可视化流程进展，中间环节状态一目了然，即时催办控制。

2、实现对事有效的管理：

管形式——根据不同任务的重要性，合理安排资源和协作方法。

明确结果诉求、挑选胜任角色、设定协作方式（流程规则），管理全程可控，反馈真实透明。

管过程——随时监督、查看进展、中间环节执行质量。

中间环节控制，随时直观了解事件进展情况，保障事件、事务的执行质量。

管全局——强调细节执行的同时，经常对称各方面信息把握全局。

通过制度保障各部门数据结果统一归档，老板和各部门通过合理权限分配共享信息。

五、系统为企业带来的效果

1、规范管理行为，提高办公效率

 各种办公流程的规范

 表单的规范

 处理方式的规范

 有效的督办和监控

2、增强事务计划的跟踪控制能力

每个员工都可以对各协作事件全程跟踪，从而高效的控制和完成公司任务。

3、提高个人办公效率

每个员工随时了解自己工作事件，轻重缓急一目了然

4、记录管理行为

所有工作事件从工作内容到每个人处理意见、处理时间、处理过程一一记录，避免工作中的“扯皮”“推逶”，同时将成功和失败的经验记录下来，供公司员工查询事件处理的全过程，同时方便领导查看监督进展情况。

5、实现知识管理

公司中所有的协同工作、公文、重要文件、会议、计划一一沉淀，实现公司的知识沉淀，再通过共享、转发、借阅等多种方式分级授权给全体员工，实现公司的知识共享，最终完成公司的知识管理建设。

6、节约办公费用

 通过协同管理平台实施达成人均事务处理能力的提升，在组织扩张过程中有效进行减少对新人的雇佣数量，从而达成对人力资源成本抑制。如人力资源成本抑制系数为5-15%。100人规模的企业将减少工资支出为12万－36万。

 降低有线和无线终端的通讯量，如果按100人人均50元/月，抑制系数大约15-30%，效益为1-3万。考虑到长途的减少量，节约潜力还可以提高。

 降低因打印产生的办公用品消耗和折旧，如按100人人均20元/月，抑制系数为30%-50%，效益为1-2万

7、解决异地办公

无论在异地还是在差旅中，用友致远A6协同办公系统让我们请示、审批、资料传递等等日常办公不受时间空间的影响，领导“忙”的管理颈瓶，异地不好管的情况将有巨大的改观！

8、实现资源整合通过协同管理的关联系统快速登录到其他集成的业务系统，并可把其它业务系统形成的报表呈报到领

导桌面，特别是对我们繁忙的管理者工作提供了极大的方便。

六、系统应用达到的整体应用成效

1、提高团队和个人的办公效率

2、规范管理行为，完善审批制度

3、增强对事务、事件的计划性及跟踪、控制能力

4、记录管理行为，沉淀企业知识

5、整合信息孤岛, 形成统一的决策平台

6、移动办公, 远程监控，便于统一管理

7、实现领导督办查询各分支机构运营信息

第三篇：办公自动化竞赛方案

办公自动化（word、excel）竞赛规程

服务外包系 办公自动化（word、excel）竞赛规程

一、参赛报名及比赛安排

（1）2013级全体学生。

（2）报名时间：3月17日至3月31日

二、竞赛内容与方式

1、竞赛内容

（1）Word文字信息处理

 文档的基本编辑方法

 文档的基本格式的编排

 创建与编辑表格、绘制图形

（2）Excel电子表格数据处理

 Excel基础操作、编辑工作表中的数据

 格式化工作表

 应用公式、数据的分析与处理

竞赛项目说明： Word 2003、Excel 2003的操作。

（1）根据给定样张进行Word文字处理及排版操作。

（2）根据给定题目对Excel表格进行数据处理。

Word试题请用.doc提交，Excel试题请用.xls提交。

2、竞赛时间

2014年5月5日

3、竞赛方式

该项竞赛为单人项目，上机操作，比赛时间60分钟。

三、竞赛设备及用具

提供满足比赛要求硬件环境：

软件环境：Windows XPSP3(中文版)、Microsoft Office 2003 SP3（中文版）

四、竞赛规则和注意事项

办公自动化（word、excel）竞赛规程

服务外包系

1、竞赛规则

参赛选手根据赛前给出的相关素材，完成作品。所有选手将在指定时间内将完成的作品电子版发送到指定邮箱。

2、注意事项

（1）参赛选手应严格遵守赛场纪律，服从指挥；（2）比赛前由监考老师安排好参赛选手的机位；

（3）参赛选手须提前10分钟入场，迟到超过30分钟不得入场。选手在比赛中应注意随时存盘，由于设备故障延时只涉及故障处理时段；

（4）比赛过程中如发生机器故障，必须经监考老师确认后方能更换机位。（5）严禁携带手机及其他存储设备进入竞赛现场。

（6）选手使用Windows操作系统下的办公软件Word 2003、Excel 2003在60分钟内按样张式样或要求完成竞赛题目。

（7）参赛选手在编辑排版以选手的班级和姓名作为文件名按指定的路径保存，否则视为零分处理。

五、成绩评定

六、奖项设置

一等奖：1名，二等奖：2名，三等奖：3名,优秀奖：若干名。

服务外包系 2014-03-17

第四篇：OA办公自动化方案

OA办公自动化

方案书

2008年3月13日

目录

第 1 章 概述...............................................................................................................2 1.1 什么是企业OA....................................................................错误！未定义书签。1.2 企业OA的典型功能..........................................................................................3-4 1.3 如何实施企业OA...............................................................................................4-5 1.4 工作流管理应具备的主要功能.........................................................................5-7 第 2 章 OA软件的模块功能介绍............................................................................7 2.1 基础办公模块........................................................................................................7 2.1.1 个人办公功能.....................................................................................................7 2.1.2 综合行政功能..................................................................................................7-8 2.1.3 网上交流功能.....................................................................................................8 2.2 知识管理模块........................................................................................................8 2.3 流程管理模块........................................................................................................9 2.3.1 审批流转.............................................................................................................9 2.3.2 表单定义.............................................................................................................9 2.3.3 流程控制........................................................................................................9-10 2.3.4 代理授权与催办...............................................................................................10 2.3.5 字段级的权限控制...........................................................................................10 2.3.6 统计分析...........................................................................................................10 2.4 公文处理模块.................................................................................................10-11 2.5 企业报价中心模块..............................................................................................11 第 3 章 OA助手...................................................................................11 3.1 OA助手功能....................................................................................................11-12

第1章 概述

1.1 什么是企业OA 办公自动化(OA: OFFICE AUTOMATION)就是采用Internet/Intranet技术，基于工作流的概念，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；改变过去复杂、低效的手工办公方式，实现迅速、全方位的信息采集、信息处理，为企业的管理和决策提供科学的依据。一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。

企业办公自动化系统(企业OA)是企业应用软件体系的重要组成部分。

企业OA系统，顾名思义，就是主要面向企业级的办公应用软件系统。它不是象MS Office一样的桌面(个人)办公系统，而是主要着眼于企业的工作人员间的协同工作。

对于一个企业而言，不仅包括具体的生产、销售、采购过程，也不仅包括财务、人力资源等专项管理，而且同时有着大量的日常办公工作，有着大量不同职位、不同部门间的协同工作。企业办公自动化系统就是通过应用软件为企业的日常办公、协作提供支撑的平台。

1.2 企业OA的典型功能

企业办公自动化系统(企业OA)通常包括以下主要部分：工作流、协同工作、知识管理、公文处理、行政办公等。

● 工作流一般包括可以对流程进行配置的工具和能够自动运行的工作流引擎，通过工作流功能以电子化的方式实现企业的业务流程的网上运转。

● 协同工作：以工作流引擎为基础，为企业各部门员工提供了强有力的沟通手段。企业各部门可以在电子化的方式协同完成完整的业务流程，各环节可以有机结合，无缝衔接。对于各职位之间的协同工作情况可以进行有效控制。

● 知识管理：对企业内部的文档进行有序管理，提供强有力的检索功能和权限控制。

● 公文处理：公文处理是办公自动化中非常重要的组成部分。传统的OA系统往往以OA为核心，在现代以工作流为核心的企业OA中，公文也仍然占据重要地位。公文处理一般包括收、发文的管理、文件修改、审批，流程查看等，其中比较先进的功能包括基于Word的文件处理和痕迹保留、进展短信通知等。

● 行政办公：一般在企业办公自动化系统中均包括了企业日常行政办公的常用流程，如信息发布、会议管理、工作计划、会议室预定、出差申请、办公用品管理、财务报销、文件流程等，以帮助企业提高日常办公的效率。

企业办公自动化系统(企业OA)经历了数代发展，目前形成了以工作流技术为核心、以B/S应用模式为主流、多种支撑平台并存的技术方向。

对于一个企业而言，成功实施企业办公自动化系统(企业OA)可以说是推动企业信息化发展的一条捷径

1.3 如何成功实施企业OA 可能是由于开发的门槛比较低吧，也或者是与企业的主要业务（比如：产品开发、财务、进销存及生产管理等）没有直接的关系，目前在企业的信息化工作中，大家对办公自动化系统似乎不屑一顾。

但现在从我对办公自动化系统发展趋势的认识以及对企业实际需求的了解和感受来看，我并不认为办公自动化系统是可有可无的，我甚至认为对大多数企业来说反而应该优先考虑应用办公自动化系统。理由如下：

１．企业普遍存在着部门内和部门间的信息沟通和共享方面的问题；（需要一个信息交流和沟通平台）

２．在企业的运作过程中，存在大量的文档需要在不同的人员和部门间签核流转，特别是那些管理水平比较高、严格按照质量认证体系执行的企业更是如此；（需要一个灵活的工作流处理机制和协同办公系统）。

３．知识管理对企业来说，其作用已经越来越重要了。如何将企业员工头脑中的知识和经验尽快和尽可能地保留在公司的知识库中，提供多种形式的共享和转移，转化为企业的智

力资源，这对于企业来说将是至关重要的；（需要建立企业的知识管理体系和系统）

４．企业领导做出决策需要及时获得来自各种渠道的信息和数据，包括企业外部的以及企业内部的各种信息。如何将这些信息资源做到有效利用并能很快发布给相关人员（当然包括各级领导）作为开展业务和做出决策的参考，也是企业非常重要和急需的需求；（需要有效的信息资源利用机制和整合信息的系统）

以上是从企业的应用需求来看，急切需要具备上述功能的办公自动化系统。

另一方面，从我国企业信息化的曲折历程、投资效益以及目前的现状来看，也应该优先考虑应该办公自动化系统：

１．有效利用硬件网络系统和相应的资金投入。由于办公自动化系统可以涉及企业的每个部门的每个人员，所以对于那些已投入了很大的资金全面建立起了企业内部网络的企业来说，办公自动化系统的应用能充分发挥硬件网络资源的效率；

２．与应用类似ERP和PDM等软件系统相比，应用办公自动化系统不仅投入小，而且实施应用难度小，容易取得成功。对于我们的大多数企业来说，避开投入大、实施成功率很低的ERP等系统，先应用办公自动化系统将是一个明智的选择。特别是我国的很多企业对信息化的认识和基础很有限，办公自动化系统的普遍应用将很好的提高企业领导及员工对企业信息化的认识，提升企业信息化应用的基础。同时能增强大家对信息化应用的信心，以利于逐步应用更艰难的ERP等系统。

总之，综合来看，我觉得具有中国特色的企业信息化应用之路至少应该包括优先考虑应用办公自动化系统。

1.4 工作流管理应具备的主要功能

几乎目前所有的办公自动化系统，都把流程化管理作为必不可少的重要部分，并且普遍采用了工作流技术来实现。工作流管理一般应该具备以下功能：

◆ 从使用角度：

＊ 表单的电子填报；

＊ 表单和事件在不同节点之间的自动流转；

＊ 根据不同业务要求，使用不同的流程；

＊ 流程的动态化，比如典型的根据报销金额的不同，相应转入不同人员审批；

＊ 灵活的签批功能，包括转发、抄送、批注等等；

◆ 从设计角度：

＊ 灵活的表单设计功能，一般应该可以自由地放置标签、文本字段、选择框、图片等等，好一些的产品还可以增加明细内容（比如，一个销售订单，包括订货方、日期等主表单中的内容，也要包括订货的明细项目，即明细行）。

＊ 灵活的流程设计功能：可以根据职务、岗位、角色等，灵活设计各种流转方式

◆ 从管理角度：

＊ 对于流程的监控、定时提醒等功能；

＊ 人员的审批权限控制；

＊ 代办（授权）功能：这是一个容易忽略、但非常重要的功能，如果一个人出差，可以将他的审批权限授权给其他人。

以上主要是从对知识、文档的基本管理角度。然而，知识管理有更深刻的含义，就是不仅要电子化地管理企业的知识，而且要通过知识管理系统，推动企业知识的积累。因此，知识管理还应该具备另外的一些重要功能：

＊ 阅读统计：统计不同文档被阅读的次数，统计最受欢迎的文档等等；

＊ 知识贡献统计：统计各部门、员工贡献的文档的篇数等；

＊ 知识地图：将不同内容的文档根据不同主题组织起来，提供快速掌握相关领域内容的指南；

＊ 与其他功能的关联：与企业的客户信息、项目信息、业务流程等建立紧密的关系，可以方便地查找相关的内容。

协同办公OA系统是功能强大、细致入微的协同办公自动化平台，它通过有效整合的基础办公、知识管理、流程管理、公文处理、报表中心等核心办公需求，为企业迅速搭建起一 6

个协同、高效、集成的现代化的办公自动化环境，使企业用最少的投入迅速提高企业的运作效率，改进对信息的掌握和利用，全面提升企业在信息化新时代的核心竞争力。

第2章OA软件的模块功能介绍

2.1基础办公模块

在办公OA系统里，最基本的功能就是基础办公模块，基础办公模块主要包含三方面的内容。其一：个人办公功能，其二：综合行政功能，其三：网上交流功能。

2.1.1 个人办公功能：

短消息

文件传送

个人文件柜

电子邮件

手机短信

工作日程

工作日记

工作计划

个人考勤

通讯录

时间 & 任务 我的工作日程

他人工作日程

工作任务

工作日记

工作计划

2.1.2 综合行政功能：

考勤管理：

工作时间设定

补签登记

请假登记

外出登记

出差登记

考勤查看

请假查询

外出查询

出差查询

会议管理

车辆管理

办公用品

图书管理

固定资产

2.1.3网上交流功能：

论坛

投票

实时聊天

视频会议

2.2知识管理模块

单位的各种知识和资源的共享中心，相当于一个信息库，可以将单位所有资料分门别类的存放，便于日后方便的查阅，不同的类别设置不同的目录，可以使成功案例、先进经验、技术方法、各种表单、文件资料等资源在这里共享，便于大家共同学习、使用，快速提高。可以由相关的人进行负责，由此人负责对这个目录赋予相关人一定的权限，允许其是否可以修改还是只读，这样就能保证单位的资料不被任何人进行修改。知识管理既可以按资料来建不同的目录，也可以按部门来建不同的目录，同一部门的人只能进自己部门的目录来查询资料，这样也可以避免各部门之间材料的保密性。

知识管理最重要的特点就是能够通过设置权限来保护机密资料的安全性。

2.3流程管理模块

2.3.1审批流转

审批流转是协同办公里最基本也是最重要的功能，通过审批流程管理，可以将一些常务工作固定化流程化，比如请假申请，转正申请，离职申请等简单的行政人事流程都可以通过电子化的审批流转过程进行。而一些比较复杂的财务申请，比如出差借款申请，也同样可以通过ENOA的审批管理轻松实现，通过表单设计，对表单里每个输入字段进行设置，可以分别对金额，部门，人员等字段进行详细统计，控制财政支出。

OA的流程管理主要包括下面几个部分：

● 起草申请 ● 我的申请查询 ● 待我审批

● 经我审批 ● 表单管理 ● 审批管理

在协同办公里，针对不同类别的表单进行分类管理，客户也可以根据自己的需求进行表单管理。

2.3.2表单定义

OA支持用户灵活地定义表单，不仅支持表单格式、内容的自定义，还支持明细表单（比如报销单明细），从而实现表单中带有明细条目的复杂表单。

2.3.3流程控制

OA提供了强有力的流程控制功能，我们来具体看看基于表单的流程是如何流转，如何进行相关统计的，这样更能一目了然：

申请人提出财务借款申请（比如出差借款），先经过本部门的经理同意，再转到归属部门总监级领导审批，如果是市场系统，自动流转到市场总监审批，如果是硬件部门就自动到硬件部门总监审批。当然这其中又涉及到审批权限了，如果在一定范围内（比如借款３００ 9

０元以内）自动流转到上级归属部门审批，但如果超过范围（比如超过３０００元），就要由总经理来把关，统一汇总到财务部门，由财务部门准备费用，最后报请人力部门备案，以便季度结束计算部门的差旅费用。

2.3.4代理授权与催办

如果某个节点的审批人不在，可以把相关工作委托别人代理，此为代理或授权，如果长时间没有审批动作，也可以设置系统强制通过或者催办提醒。

2.3.5字段级的权限控制

在表单里，可以设置修改或浏览权限，比如哪些人在哪个环节只能看到信息，不能修改信息（比如借款金额等），权限控制可以控制表单上每个字段。

2.3.6统计分析

由于表单里的每个字段都是单独存入数据库中，因此，协同办公可以对表单里的任何字段进行统计分析和查询，同时配合OA自有的报表系统生成各类审批报表，对各种单据进行统计分类分析，比如，某个部门一个季度出差情况及出差费用，和预算进行比较，是否超支，部门领导能随时监控部门的费用情况。

OA对审批管理功能做了系统完整的优化，使得审批上既可以做固定简单的流转功能，也能对复杂的条件流转进行做支持，并且对表单里的字段作详细统计，利用OA内嵌的报表中心自动生成统计报表，从而完整地满足企业对于流程管理的需求。

2.4公文处理模块

公文处理模块包括公文收文，公文发文两大部分。

实际上公文收发都是一个完整的工作流，只不过由于格式固定，流转固定，设置了公司的红头文件，更加正式，同样他也可以附带表单进行流转，但由于结构不同，在公文收发中不能对表单里面的字段进行统计分析，这和流程管理中的表单流转有所区别。但同时，他又比流程管理中复杂，比如增加了会签，核对等步骤，使得公文的发放更加严肃和规范。

文档在线编辑中或者流转过程中，如果审核或审批人对某些内容有意见，可以在权限许可下直接在线编辑文档，修改的文档完全实现痕迹保留，即使多人对文档内容进行删除、添加、改动也可以清晰的识别出来。除了支持痕迹保留，象其他功能：电子印章——可以在文

档上直接加盖个人或单位的电子印章，电子印章采用加密形式确保安全。手写签名也同样支持。

针对所有的收文和发文，都有发文监控和收文监控，拟稿人可以看到公文流转的状态已经进行到哪一步，在公文长期未反应时可以进行催办，敦促流转状态尽快完成。

2.5企业报表中心模块

OA的报表中心模块提供了强有力的商业智能功能，帮助企业全面利用分散的数据，生成各类报表，对大量报表进行分类管理，并提供了有效的权限控制机制。

通过报表中心，企业的高层管理者、部门经理和不同职位上的业务人员都可以方便地通过各类报表，获得企业不同数据库中的数据，进行整理、汇总、分析，有效进行企业绩效管理，透视企业运行情况，从而全面利用企业数据。

OA的报表中心采用了业内最先进的报表引擎来进行报表的设计和展现，其方便易用的类Excel设计方式，强大的新一代报表模型，使用户可以轻松完成各类复杂报表的设计。

OA的报表中心提供了强大的报表展现能力，可以在浏览器中灵活地查询数据，方便查看各种复杂报表，进行精确的预览、打印和文件导出，同时能够展现样式丰富的图表。

OA的报表中心提供了高效的用户、报表与权限管理机制，可以建立多层次的报表分类管理体系，并且可以控制不同用户、用户组的权限，从而保证只有用户才能看到与自己的相关的、被授权的报表，可靠地保证了企业的数据和信息安全。

应用OA的报表中心，将帮助企业在利用数据有效管理企业运行方面跨上新的台阶。

第3章OA助手

3.1 OA助手的功能

OA助手的功能：实现在即时消息的收发。

当然OA助手不仅仅提供这些功能，归纳为：

◆ 采用Web Service接口与服务器连接，实现WEB到桌面

◆ 使用类FTP技术实现大文件无阻上传

◆ 随客户机的启动自动与服务器连接，实时接收消息、文件

◆ 提供百余种界面皮肤，随时更改，展现个性

◆ 点对点及群组离线聊天，方便沟通

◆ 聊天记录直接保存到数据库中，防止因个人计算机故障造成信息丢失，方便日后查阅

◆ 离线查看知识管理、规章制度、电子期刊，信息及时下载

第五篇：办公自动化培训方案

办公自动化培训方案

第一部分：Office

Word学习时间：1天   表格的高级处理 制表位

第二部分：Office

Excel学习时间：1天   Excel公式格式 常用函数的使用

第一部分：Office PowerPoint：1天        在幻灯片中插入多媒体 在幻灯片中插入SMartArt PowerPoint幻灯片动画 超链接

动作按钮与动作设置 PowerPoint幻灯片放映 PowerPoint放映时的控制

注：学习方法，早晨为理论知识的讲座，下午为上机实际操作。