秘书资格证情景录像题解答技巧小析

第一篇：秘书资格证情景录像题解答技巧小析

秘书资格证情景录像题解答技巧小析

（陈玲霞湖南信息职业技术学院湖南望城410200）

情景录像题是秘书资格证考试中操作技能的组成部分，属于判断题，考试形式比较灵活。笔者这几年从事秘书资格证的教学，对历年考题分析总结，发现其中规律，情景录像题是把“死”的知识技能点变成了“活”的技能操作点，只要对秘书工作的基本知识和技能掌握就能作出正确的判断。

一、明确考查范围

情景录像题是将秘书考查的知识点融入秘书日常工作中来，它是以具体实际操作技能为重点，考点涉及面积广，较分散。考生应在掌握秘书工作基础知识和技能的基础上，能“据题找分”，把题点找准，不同级别的考生应吃透各级秘书工作的内涵、考核目标及各级别的技能差异。经常在录象题中出现的问题包括以下几点：

1、办公环境问题。办公环境主要指秘书的办公场所的布局、布置、清洁、整洁。办公场所指会议室、会客室、接待室、办公室以及走廊，具体包括办公用品的摆放是否整齐，办公桌是否整洁，光线是否为自然，是否放置绿色植物等。

2、秘书职业形象。秘书职业形象主要包括了秘书着装，秘书的坐、站、走姿等方面。

3、秘书工作内容。每段录像都会围绕一个以上的秘书工作形式和内容展开。接待方面：知识点主要有接待的环境情况、办公用品的准备情况，接待预约和未预约的来访者的程序及要求等；沟通方面：知识点主要有有效倾听，沟通的技能等；接打电话：知识点主要有接听电话的流程、语言以及处理通话中的问题等；会议管理：知识点主要有会议筹备的各项环节、会中的服务工作、会后的善后工作、会议协调、商务活动和旅行的工作事宜等；档案信息工作：知识点主要有档案信息的收集方法、流程，档案信息管理、信息开发工作等；办公室事务管理：知识点主要有进货保管、库存管理、突发事件的处理、办公设备用品的采购、办公设备的使用尤其是复印机的操作等。此外，培训教材的每章节内的注意事项也是考查的知识点。

二、认真观看录像，全面理解秘书的工作行为、工作表现和工作环境

1、正确理解，联系知识点

情景录像题有2段录像，每段录像播放两遍，每一遍大约5分钟。考生应对录像中秘书的工作行为、工作表现和工作环境认真观察，全面理解。录像题中的主要人物是秘书，录像的画面反映的是她（他）工作时的一段情景。在答题时，应紧紧围绕秘书的工作行为和工作表现放开思路去理解，一个题点往往会从不同角度引出一串考核点，这里的考核点即是得分点。例如，录像画面上秘书一出现，就应联系秘书职业形象，从服饰、发型，站姿、坐姿、步态，引导、介绍、握手动作及语音、语速等方面找考点，细心观察其处理每项具体工作是否符合程序和规范。

2、小处入手，快速记录

录像播放时，考生要集中精力认真细致地观看录像，尽可能将知识点细化。比如，有一段反映秘书接电话的画面，考生应联系画面是否出现接听电话的知识点：电话铃响两声之内接听，电话放在办公桌的左手位置，拿起话筒应讲“您好，这里是××公司”等礼貌用语，秘书用左手接听电话，右手快速在电话记录本上

作记录。有的考生在观看秘书接电话的画面，只能找出”电话铃声响了四声才接听电话”这一错误，而其它的错误缺没有发现，这是由于对知识点划分不够细造成的。录像中的每一个镜头、每一段对话、每一个动作，都可能包含一个正确或错误之处，因此答题应从小处着手。

在看第一遍录像时，考生可将发现的正确点和错误点快速记录在草稿纸上，用“√”和“×”表示“正确”和“错误”，如“电话用语规范√”，“办公桌不整理×”等；在第二次播放时，仔细观看漏掉的内容，并对第一次的记录进行核对、修改。值得一提的时，考生切忌边看边作答，这样容易遗漏录像情景中秘书行为及工作环境中的某些知识点，因找不到10-15个知识点而被扣分。

三、答题规范

录像播放完后，也就是正式答题，在试卷上按顺序列出录像中反映的秘书行为及工作环境中的正确与错误之处。一定要用阿拉伯数字标注序号，答题的语言准确，指向清楚，只需指出正确或错误，不需做出分析与更正性说明。

以2010年5月国家秘书资格证考试的第二段录像解答为例后，标准答案解答则为：

1．办公室光线自然，办公桌整洁，正确；

2．秘书高叶身着职业装，正确；

3．充分利用档案的原始凭证作用，指出公关经费与事实有出入，正确。作答时注意字迹书写清楚、卷面整洁，尽量不涂改。由于录像中正确点和错误点实际多于10-15处，在答题时可以指出13-20处，以保证答题的准确率。

情景录像题属于综合运用题，录像中有人物、有环境、有情节，正误点往往融入了秘书办文、办事、办会的过程中。在复习过程中多练，提高答题的速度，考试就不难了。

参考文献：

1、情景录象题解答技巧小析

作者联系方式：

通讯地址：湖南望城湖南信息职业技术学院经济管理系文秘教研室陈玲霞

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第二篇：情景录像题

【情景录像题】

经常在录象题中出现的问题包括以下几点：

1、职业形象。包括坐、站、走姿及服饰等方面，主要看她是否符合礼仪要求。

2、环境问题。如会议室（有无会标，是否标准）、会客室、接待室、（有无台签，备品，饮料等）、走廊、办公室布局、布置，（办公桌用品的摆放是否整齐、清洁，室内否有无光线和绿色植物）等。

3、接待方面。机场、车前、会议室、电梯口的迎送礼仪。

4、沟通方面。是否能引导进入议题，并提出建设性建议，是否能选择好沟通形式以消除障碍。

5、接打电话和处理通话中的问题。如3声内接起电话，工作期间不私聊，应答语符合电话礼仪等等。

6、会议方面。会议筹备的各项环节（是否做会前检查，提前通知会议议题广泛收集意见等）、会中的服务工作（是否有提示会议正常进行的语言，是否能引导与会者形成决议或结论等。能否处理会中突发事件，监督会议经费的使用等）、会后的善后工作（采取哪种形式进行总结、评估 等）、商务活动和旅行的工作事宜安排是否妥当等。

7、档案信息。收集方法、档案收集流程、信息反馈、档案利用、档案分类、档案信息管理、信息开发工作等等。

8、办公室事务管理。办公布局、库存管理、进货保管、紧急事故的处理、督促检查工作、办公设备用品的采购、制定计划、信息利用等。

9、是否懂得并正确使用电子设备

10、能否正确拟写公文。参考答案：

1．电话用语规范。（√）

2．出现问题，能够主动为其他同事承担责任。（√）3．有时间意识，能够按照领导的要求迅速赶回企业处理紧急事务。（√）

4．知道如何使用跟踪卡。（√）

5．在指导新来的秘书工作时，不能将有关的要求和方法传授清楚。造成钟秘书工作被动和失误（×）6．对档案工作熟练，业务能力强。（√）

7．知道如何为自己的领导分忧，主动提出替刘经理去送文件，使刘经理能够避免面对领导批评的尴尬局面。（√）8．知道去领导办公室递送文件要随身携带纸笔，能够在领导授意时及时记录。（√）

9．能够进领导办公室敲门和双手递送文件，知道与领导沟通时应有的礼仪要求。（√）

10．向领导汇报工作简洁、清楚。（√）11．知道制定大型活动要有应急方案。（√）

12．在制定大型活动的应急方案时要提前与保安等部门进行

沟通和协调，不能只是关起门来制定方案。（×）

13．与领导预约要尽量打出提前量，不能让领导感到太仓促。（×）

14．知道在网上发布内部会议信息（√）

15．会议信息在网上发布后，缺少确认或提醒环节。（×）16．懂得如何用手写速记的方式将领导的授意及时记录下来 17．能够对领导询问的敏感问题做出得体回答，不在领导面前随便评判同事，或扩散一些小道消息。（√）18．离开领导办公室时忘记关门。（×）

19．能够主动关心其他同事，注重团队之间的团结和相互鼓励，能够主动化解同事之间的矛盾。（√）

20．能够在同事工作中出现困难时主动帮助和指导她们。（√）21．喝咖啡的动作不合礼仪要求。（×）参考答案：

1、着装符合职业要求。（√）

2、能提前到会场做准备。（√）

3、会前要求调节会议室温度，注意通风。（√）

4、热情招呼开会人员礼让递水，沟通得当。（√）

5、能提醒领导准点开会。（√？）

6、能事先通知与会人员开会的主题，做好准备。（√）

7、问卷没有综合，没有给每人一份。（×）

8、对会议的评估基本到位。（√）

9、会议结束前注意收集对会议的反映意见。（√）

10、对于会后暂留人员能做妥善安置。（√）

11、会前资料准备不足。（×）

12、对会议服务人员环境培训没有到位。（×）

13、能控制会议经费的使用。（√）

14、能马上收拾会议室。（√）

15、能请领导在会议记录上签字。（√）参考答案

1、着装规范。（√）

2、阳光直射电脑屏幕。（×）

3、办公桌整洁，文件分类清楚。（√）

4、简报报头缺少期号。（×）

5、简报日期数字写法错误。（×）

6、会使用图表进行简单描述。（√）

7、档案管理规范，分类清楚。（√）

8、会使用跟踪卡了解信息的去向。（√）

9、能够主动上门为其他部门同事服务。（√）

10、能够对借阅的档案建立记录。（√）

11、没有及时接电话。（×）

12、电话接应用语不规范。（×）

13、没有提前准备充足简报用纸，影响工作效率。（×）

14、能够及时进行纵向信息的反馈。（√）

15、能主动提出建议，制定档案有关制度。（√）

16、明确起草的制度须领导审批把关。（√）

17、纵向沟通正确。（√）

第三篇：三级秘书录像题答案

关于录像答题技巧：

一般：（1）看秘书的着装，看是否着职业装（2）办公桌是否整洁、信函要分类放置（3）在打电话时，注意：①电话要在铃响三声内接电话②要用礼貌用语，如您好等？③上班时间不得占用电话聊天（4）保密：①不能对好朋友泄密②不能为了炫耀，泄密③不能因为老板吵你，赌气泄密

（一）关于商务活动中的签字仪式：书上第389页

注意：迎客:秘书在大门口迎接，领导在会议室等待迎接；客人应坐在右边；签字厅应整洁干净；签字桌应为长桌，桌布应为绿色；实现应准备好签字用具：如合同文本、签字笔、吸墨器等；桌上要摆放双方国旗；入座座位，助签人应在主签人的后面；其他随从人员的位置要注意；合同第一次交换由助签人完成，第二次交换由签字人完成；到最后要照相留念，注意站的位置；共饮香槟酒互相庆祝；最后谈话要注意：不谈政治、宗教；不问婚否；身子预言：注意OK在不同国家的意思不同。

（二）宴请

注意：场地的选择；点菜时要注意对方有无忌口；迎客的方式；入座的顺序;关于在宴请的过程中出现的一些聊天注意事项；可能涉及到招标书的准备工作和投标，注意其日期；秘书要为上司准备好信息资料；电话保密工作；会议通知包括哪些内容；管理上司日志时，若上司日志发生变化，则应当先调整上司日志，再调整自己的日志，然后提醒上司日志已变化，最后通知对方，并致歉

(三)有关商务旅行：详见书上第397页（秘书与领导一起出行，可能还有其他人员）

注意：做好出行前的准备，拟定出访方案；包括意图和目的，出访时间、地点和路线，费用情况和简单要求等。仔细看书上399页的表格，准备好后要想上司汇报。召开全体出访人员预备会，给上司提醒。

（四）有关沟通：可能员工家属来闹事

注意：好好看看书上的第239页的沟通策略，这是一个对外的横向沟通问题。

秘书有无做到换位思考；耐心倾听；秘书有无做到日常接待，如倒水等；如果对方着急，秘书不可以急，应该有耐心；秘书在接待过程中要注意保密工作；与对方说话时，不能出现有“让我告诉你„„的电话和地址”，即在未经领导的授权下，不能说出领导的电话和地址。对方提出一些要求，秘书要向上级请示；若上级正在开会或接待他人，秘书不能直接进去向领导说，而应写成便条形式，把领导叫出来汇报。领导在未吱声的情况下，秘书不应该说出该如何如何决定

2003-2005年秘书四级情景录象题答案

2003年6月秘书四级情景录象题

一、情景录象参考答案及评分标准： 答出以下各点，每点计2分：

1、将挡住通道的移开，保持畅通。（√）

2、公文标题错误（请示和报告是两个文种）（×）

3、无保密意识（保密文件放桌面上，随意让他人看）（×）

4、报销手续错误（《零用现金凭单》没有领导签字就付现金）（×）

5、现金保管不符合要求（现金放在无锁的抽屉中）（×）

6、报销环节错误（《零用现金凭单》没有附发票就付现金）（×）

7、泄露会议中信息（×）

8、忘记告诉陈总和司机下午不要去昌顺公司（×）

9、能注意工作时保护眼睛（办公室光线适当）（√）

10、能主动提示他人室内禁止吸烟（√）

11、电话边备有笔和留言条，能马上记录（√）

12、电话记录记得齐全，并能将关键词复述（√）

13、接电话用语不规范。（没有问候语、没自报姓名、没有告别语）（×）

14、办公桌干净、整齐，物品摆放有序（√）

15、能快速接应电话；

评分标准：

按以上标准评分，最高30分；

如考试所写答案未包括在以上答案中，但清楚有道理每点可计1分，最多计4分。

二、情景录象参考答案及评分标准：

答出以下各点，每点计2分：

1、请柬格式不规范，“敬请”应格书写；（×）

2、请柬中没有写明活动地点；（×）

3、开放参观活动的时间不对，五一假期刚过，此时组织参观活动不合时宜；（×）

4、没有准备宣传资料（×）

5、对参观路线不熟悉（×）

6、在参观路线的一些拐角设有指示性标志（√）

7、引导来宾参观时，没有提醒来宾注意路上的障碍物（×）

8、钟苗对参观项目的解说准备不充分，无法回答来宾的提问。（×）

9、保密意识不强（如进货渠道属公司机密，不应泄露）（×）

10、参观路线不安全，准备工作不到位（×）

11、休息室准备得不充分（茶水、饮料、座位都不够）；（×）

12、注意了门口环境的布置（如横幅和彩旗，起到烘托气氛的作用）（√）

13、钟苗的服饰不规范，应穿办公室职业装，以表示正规和对来宾的尊重（×）

14、能够在门口迎候来宾（√）

15、接应电话及时，符合电话礼仪（√）

答出以下各点，每点计1分：

16、办公环境不标准（办公桌前电话线与电线缠绕混乱、桌上不应摆放咖啡瓶）；（×）

17、钟苗的问话不够礼貌（应说：“请问各位是来参观的嘉宾吧！”）（×）

18、引导来宾时，指示方向的手势不对（应用右手）。（×）

评分说明：按以上标准评分，最高30分；如考生所写答案未包括在以上答案中，但清楚有道理，每点可计1分，最多计4分。

2005年5月国家职业资格考试秘书四级试卷情景录像题

（二）答案

情景录像题

（二）第一，钟苗办公室内办公设备齐全，文件书籍排列有序。对；

第二，会议室采光充足，桌椅整齐干净，回字型会议桌中间鲜花点缀。对；

第三，会议室温度低于16度。错； 第四，能在会前检查设备是否正常，温度是否适合。对；

第五，8点开会，本应提前进会场检查却8点20分才去检查。错；

第六，能安排初秘书检查录音机和磁带是否齐全。对； 第七，能在会前叫初秘书给她一份人员座位图。对；

第八，与同事说话口气太硬，不注意密切同事关系。错； 第九，没有及时做好会议文件的退清工作。错；

第十，会后能整理“会议简报”。对； 第十一，“第三季度会议时间表”编制不规范。错；

第十二，在回收文件、编制会议时间表、整理会议简报等诸多工作中，没有安排初秘书一起做而是独自去

做，既不利于调动同事积极性，又影响了工作效率。错；

第十三，在进苏经理办公室时未敲门而直接进入。错；

第十四，与领导谈话，不等领导谈完示意“可以走了”就擅自离去。错；

第十五，把文件清退、编制会议时间表两项工作置于一边，而把发“文件处理流程图”这项不很急的工作放在首位，不符合ABCD法则。错；

第十六，在发传真文件时，能先打电话确认对方。对；

第十七，文件传真后，能打电话问对方是否收到。对；

第十八，对挡住过道的大箱子，不是寻找物主、适当安置，而是大骂人“缺德”，将箱子推到灭火器前，既损害了同事关系，又留下了安全隐患。错。

2005年11月国家职业资格考试秘书四级试卷情景录像题(一)

1.电脑与打印机放置一处,便于电源线连接,对;

2.窗户没有窗帘,使打印机和复印机工作时光线耀眼,错;

3.与复印机连接的电源线没有隐藏起来,任其在地下拖曳,造成安全隐患,错;4.钟苗着装不规范,错;

5.能在电话铃响三声内接电话,接电话前先报单位名称,对;

6.在不明电话对方身份的情况下轻易告诉己方领导行踪并泄露新产品发布会的日期,错;

7.把本该放在电话机旁的电话记录本放在抽屉里,错;8.能想到记下对方的电话内容以便告诉领导回话,对;

9.把手机放在电脑旁,违背了“个人物品不能放在办公桌上而应放抽屉里”的原则,错;

10“请柬”两字未居中排布,错;11.请柬正文用“自定于”开头,错;

12.请柬正文缺少新产品发布会的地点,错;13.请柬的时间不具体,且将2005年简写为“05年”不规范,错;

14“.敬请光临”未左端顶格排布,错;15.落款未空两格居右排布,且日期未标“年月日”,错;

16.请柬未提前一周发送,错;17.向总经理提议用摄像设备来记录保存资料,对;

18.能向总经理建议临时租用摄像机,体现了“经济适用”的原则,对;19.电话通知结束时未说礼貌语,错;

20.传真前把原件的别针(硬物)取下,对;21.在取下原件别针时将文件弄破(容易造成卡纸),错。

2005年11月国家职业资格考试秘书四级试卷情景录像题(二)答案

1.职业培训着装规范,对;2.提前十分钟到达办公室,主动打扫工作区域卫生,做好上班准备,对;

3.办公桌上办公用品、文件摆放整齐,对;4.办公室采光充足,环境良好,对;

5.电脑屏幕侧对强光,以致光线反射,看不清显示内容,错;6.办公室电脑没设置密码,导致“系统界面换了”,错;

7.制作工作日志,以合理有效地管理和计划工作时间,对;8.电话用语礼貌规范,对;

9.上班时间补妆,错;10.离开办公室没关电脑,错;

11.进王总办

公室先敲门,对;12.制定的策划方案零乱,没排页码,又没有会议主题与议题等相关内容,错;

13.邀请对象里遗漏了王总事先指定的人员,错;14.做事总是马马虎虎,以致不能及时完成领导交办的工作,错;

15.领导布置工作时能做好记录,对;16.与领导交谈时,能正确倾听和有效提问,适时给领导提出建议,对;

17.马上去落实领导安排的修改策划方案、发布会议通知、安排车辆等事宜,做事能区分轻重缓急,对;

18.会议通知中“参加人员”未按职位由高到低排列,错;19.会议时间不具体,且将下午写成了上午,错;

20.会议通知中没说明会议主题,错;21.用车计划考虑不周全,错;

22.预订车辆,出现矛盾时能主动和相关部门协调,对;

06-05四级

1着装正规-对2办公桌整齐-对

3窗帘拉好，避免光线直射电脑屏幕-对4重要信息不能用可擦洗光盘录制-错

5合同书不能用传真-错6会议通知不应该用投递方式-错 7杂物挡道-错8电脑对着通道，电脑秘密容易泄密-错 9能注意主动提醒他人禁止吸烟-对10接电话能够及时-对 11准备好纸笔，做好电话记录-对12电话用语不规范：喂，你找谁-错

13能够重复电话内容-对14会议记录乱放没有作好保密工作-错

15将会议秘密泄露给别人-错16报销手续错误-错

17现金保管没有上锁-错18后来能够注意到杂物挡道，保持道路通畅-对

上司与客户见面的时间有改，没及时告诉上司

补充：1领导交办事项的处理-对2没有填写零用现金账簿---错3提醒要现金发票---对4种苗办公位置----错5电脑显示屏幕摆放--错6办公室光线的来源---错7传真文件没有及时确认---错8擅自做主报销---错9回答员工涉及保密事项---错10刻录时间离开---错。以上为个人补充意见，只作为参考。谢谢。

2005年11月秘书四级考试实操视频B 1衣着规范-对2会议室环境明亮，整洁-对

3会议前检查会议室，调试会议设备录音机跟磁带-对4能注意到空调温度调至适中-对

5会议前有准备人名台签座位表-对6开会时有摆放人名台签，便于落座与记录-对

7对同事不太友善，用命令语气-错8会议文件清算不及时-错

9办公桌面整齐-对10会议时间计划表没有清晰设计-错 11没有正确对待领导批评-错12电话用语规范-对

13没有专用的传真纸去传真-错14使用传真机操作不规范，用手去拉扯-错 15传真前能打电话确定对方是否在-对16传真后能打电话确定对方是否收到-对

17将通道杂物推到消防灭火器前，挡住灭火器-错18会议时使用笔记跟录音结合的方法记录-对

1、提前到会议地点检查会议的准备情况

2、能事先准备好与会人员的文件和茶

3、做好会议记录前的准备工作，准备记录本和录音机、录音磁带

4、在对公司不熟的前提下，能够为会议记录备好座次表

5、知道有外单位参会时要在会议桌上摆放人名台签，以便与会者正确落座和做好记录

6、在指导下属工作时，态度比较生硬，不注意语言沟通的技巧

7、在检查会议地点时注意了温度的控制，能够指导下属将温度控制在适度的范围内

8、文件清退不及时

9、办公桌面摆放整齐

10、会议计划表编制不合理

11、对领导指出的意见，态度不是很好

12、不注重文件的轻重缓急

13、和上司说话的语气不是很温和

14、在传真文件时，不能准确的使用传真机，出现卡纸，违反操作规定，硬往外抽

15、能确认对方是否收到传真文件 1-着装规范-对2-提前对会议室进行检查-对

3-会议室室温调到适宜温度对4对同事态度不好-错5确认各个出席者的座次-对6-没有及时处理清退文件错

7-工作不分急缓-错8-日程表不规范-错9-把重要资料传真-错10-及时进行确认-对

11-文件夹整齐-对12-对工作抱怨-错13-对障碍物没有及时进行处理-错

14-没有正确对待领导的批评-错15-准备好会议用品-对

2006年11月秘书四级考试实操视频B 1.着装符合要求--对2.在正式场所走姿不符合规范要求--错

3.会议接待没有提前到岗--错4.能安排会议服务人员到位工作，提醒培训注意事项--对

5.能注意加强岗前培训--对6.手部示意动作不正确--错 7.接待语言规范--对8.注意多种等级形式--对

9.会议指示牌位置放置不当--错10.接待参会人员态度没有一视同仁--错

11.会议资料准备不充分--错12.对会议情况能及时总结--对

13.能采取补救及时挽回一定影响--对14.能拟定会议计划--对 15.对会议的评估较为客观--对16.能利用会间做调查--对

17.没及时接听电话--错18.接电话语言不规范--错 19.放电话太重--错20.注意及时收拾会议室--对 21.收拾会议室有遗漏问题--错---下个星期六我就要考文秘证了，好紧张啊

1-着装正确-对2-接待迟到-错

3-会议资料准备不足-错4-接待处没有指示牌-错 5-会后及时进行总结-对6-会后整理会议室-对7-没有询问事由直接挂电话-错

8-离开会议室前关好门窗-对9-窗户没有锁好-错10-对来人准确的称呼-对

2006年11月秘书四级考试实操视频A 1秘书着装正确-对2办公室有灭火器，安全意识强-对 3电源线裸露，存在安全隐患-错4窗帘有关，避免阳光直射到电脑屏幕上-对

5接听电话及时-对6电话用语规范7开介绍信用印需要填写用印申请单-对

8能够及时修改上司工作日程日志-对9桌面整齐-对 10能够及时修改秘书个人工作日志-对11能通知后勤预订会议室-对

12用印申请单上没有负责人签字不能开出-对13遇到不明情况能够打电话给上司确定核准-对

14介绍信随便摆放，没有放进加锁的抽屉中报管好-错15印章有加锁保管好-对

16印章位置正确，骑年盖月-对17没有盖上骑缝章-错 18用章后有填写用章登记表-对 19拒绝开空白的介绍信-对

1、着装正确

2、电源裸露，存在安全隐患

3、放置灭火器，有安全意识

4、接听电话及时

5、电话应答语规范

6、能提醒上司要注意的事项

7、能过对上司的工作日记及时进行修改

8、对个人日记及时修改

9、遇到不明白的地方会主动询问上司

10、对修改的会议通知及时通知个部门经理

11、介绍信应该放在加锁的抽屉里，随用随开

12、文末盖反了

13、没有盖骑缝章

14、用印后能够及时进行用印登记

15、不能开空白信

第四篇：2006年11月国家职业资格考试秘书三级试卷情景录像题

2006 年 11 月国家职业资格考试秘书三级试卷情景录像题共两 题
来源：考试大 2007/10/15 【考试大：中国教育考试第一门户】 模拟考场 视频课程 字号:T T

这里解读的是第二题。题目要求： 根据录像中宏远公司总经理助理高叶的工作情景，指出其工作环境、工作表现和个人行 为中至少巧处正确或错误的地方，每处两分，共 30 分。情景叙述： 宏远公司总经理助理高叶办公室，电脑和打印机摆放有序。高叶着便装坐在办公桌前办 公。办公桌上摆放着电话、名片盒、通讯录和零乱的文件、文件夹，身后的椅子上也摆放着 一堆文件。电话铃响过两声，高叶左手拿起电话，右手准备记录：“喂，你好，这是宏远公司。啊，王总，我是小高… … 嗯… … 好，行，可以！没问题，您放心好了。再见！”挂下电话。高叶看了一下手表，拿起电话拨打：“喂，钟秘书吗？我是高助理，现在是 9 : 30，请 通知销售部吴经理、公关部马经理，还有保卫处的方主任，10 : 00 到 1 号会议室开个碰头 会。好，就这样。再见！”高叶挂上电话。会议室的时钟指着 9 : 50，高叶身穿职业装和同事钟秘书在会议室调试投影仪。高叶：“怎么还不亮啊？钟秘书，这个投影仪有问题啊！你通知一下行政部的技术人员，马上过来检查一下，别耽误了开会。”钟秘书出去进来一位技术人员。检查后说没问题了。钟秘书进来：“好了吗？ 高叶：“应该没问题。把开会的相关资料准备好，马上要开会了。1 号会议室。会议桌椅摆放整齐、美观。高叶主持会议，两边依次坐着钟秘书、马经理、吴经理、方主任等四人。高叶：“今天会议的内容是这样的，我们集团公司和威世公司正在谈判的合作项目已经 进入关键阶段，这是我公司和威世公司已有的一些合作项目和合作情况，请大家看一下相关 录像。”这时会议室的多媒体屏幕上出现图像，继而图像消失。高叶继续发言：“下周一，威世公司亚太地区总裁要来我公司考察，王总委托我跟大家 一起在此前筹备一个小型的展示会。这个展示会一定要给外商留下深刻的印象，而且要花费 少。我们大家讨论一下。马经理：“我有一个建议。作为公司内部的展示会，我们没有必要在外面租场地，可以 把那个荣誉室布置成展示厅，这样既可以节约开支，又能让外商体验到我公司的工作气氛，效果一定好，事后恢复原样就行了。怎么样？ 高叶边记录边接着说：“大家看马经理的建议如何… … 吴经理您觉得呢？

吴经理：“马上要开人大会议了，荣誉室是人大代表常参观的地方，这样换来换去不太 方便。公关部出去租个地方并

吴经理：“马上要开人大会议了，荣誉室是人大代表常参观的地方，这样换来换去不太方便。公关部出去租个地方并不费事呀。

马经理听后，气冲冲地扫了吴经理一眼，从座位上站起来反驳道：“出去租地方就会离公司太远，既不合适又花钱。”说完要走，高叶连忙摆手示意他坐下。

高叶：“马经理是为了节约开支，吴经理是为了不影响荣誉室的正常工作，各有各的道理。从王总既要给外商留下深刻印象，又要花费少的要求来看，他也有把荣誉室暂时布置成展示会的意思，只是担心实施起来有困难。这就需要我们多想办法。我想，只要大家分工协作，展示会后能尽快恢复荣誉室，是完全能够做到产品展示和人大代表参观两不误的。吴经理、马经理、方主任，你们觉得怎么样？方主任：“没问题。”

高叶对着马、吴两位经理：“那你们二位呢？

吴经理有些勉强：“行。

马经理点头说：“可以。

高叶：“那好。展览会的场地布置和宣传工作由马经理负责，吴经理负责提供相关的技术资料和产品样品，方主任负责接待外宾和保卫工作。大家有什么意见吗？

大家说：“没意见。

高叶边整理材料边说：“好，事情就这么定了。散会。”众人离席。

高叶：“吴经理，稍等，能不能再麻烦您几分钟？您请坐。

高叶示意吴经理坐下，说：“马经理年轻，有时说话比较冲，其实他还是动了脑子的。吴经理：“小高呀，我在这个公司二十多年了，你不是不知道，就没见过这么自以为是的人。他眼里还有谁呀？

高叶端了杯水给吴经理：“吴经理，您先喝水。这话又说回来了，谁都年轻过啊！我刚来的时候，不也和他差不多吗？要不是您手把手地教我，我哪有今天啊！

吴经理：“真不愧是经理助理，都会拐弯抹角地做我的工作了。

高叶：“哎，您是老同志，对我们年轻人还

要多帮助。我有说得不对之处，您也别往心里去。咱别为一点儿小事影响了工作。吴经理：“嘿，我要不懂得这点道理，四十多岁就白活了。好了，我该走了。高叶站起：“那行，您多休息。今天还真谢谢您了。”两人离开会议室。数天之后，办公楼。高叶一边上楼一边接电话：“噢，王总呀，小钟接上您了？行，我们都布置好了，一小时后您直接到会场吧。您放心好了… … 再见！

吴经理，方主任，钟秘书走到高叶身旁。方主任：“高助理，会场布置得真不错，挺像回事的。

这时保安慌张地跑上楼来：“高助理，高助理，有辆大卡车坏在大门口了，影响了交通的出入。

高叶听后说：“噢，我的应急方案里应该有这项吧？

方主任：“对，可以从西门进来。高叶：“噢，西门？那边路有点窄，你赶快派个人引导一下吧，别把绿地轧坏了。方主任：“行。”随保安下楼。高叶领着吴经理与钟秘书：“走，看看会场去。

试卷情景分析：

该情景题涉及到办公环境管理、会议管理、商务沟通等方面知识。

一、办公环境管理

办公环境包括硬环境、软环境两大要素。硬环境包括办公宣含会客室、接待室）内的空

气、光线、颜色、办公设备及室内布置等外在条件。

要求：在会客室或办公室摆放一些鲜花或绿色植物；做好室内通风和温湿度的调节；防止光线太弱或过强；保持室内整洁和安全。录像中高叶的办公室缺少绿色植物，办公桌零乱，文件随意堆放在椅子上是错误的；办公自动化设备摆放合乎规范，室内光线自然是对的。

二、会议管理

（一）会前

在会议召开前，秘书要根据会议需要做好准备工作。录像中高叶对碰头会的准备还是比较充足的。表现在：其一，根据王总的指示拟定会议议题― 商量小型产品展示会事宜；其二，确定参与人员― 销售部吴经理、公关部马经理、保卫处方主任等；其三，确定会议的具体时间和地点― 10 : 00 在1 号会议室；其四，把开会的时间地点通知到每个人其五，提记录，把握好会议进程，处理好突发事件等等。录像中高叶做得还是比较好的。其一，大家入座后即宣布开会，明示会议议题，要求大家发表意见；其二，能把握会议进程：讨论一归纳一统一意见一布置任务一宣布散会，整个会议紧凑且效率高；其三，安排钟苗秘书做好会议记录；其四，能处理突发事件，即当吴、马两位意见不和时能及时加以制止和引导，化干戈为玉帛。但是，高叶会前检查的多媒体设备直到散会也不见其发挥作用，不知是没准备好资料还是忘了。这一点显然是错误的。

（三）会后

会议结束后，秘书还有许多工作要做。就高叶召集的“经理碰头会”而言，要关闭多媒体设施，整理会议室，落实会议精神，检查工作进展情况。录像中高叶能亲自检查会场布置情况，对。至于关闭多媒体设施和整理会议室，因自己忙于与吴经理个别交谈，可安排钟秘书去做。

三、商务沟通

(一)会前

办文、办会、办事都离不开沟通。有效沟通对推动各项工作顺利进行有重大作用。秘书人际沟通有横向沟通与纵向沟通。横前到会场检查多媒体设, 备情况，发现问题马上请相关人员检修。这些都是做得对的。

（二）会中

在会议期间，秘书也有许多工作要做。就高叶召开的“部门经理碰头会”这种小型会议而言，要安排好座次，宣布会议议题，做好会议或通知、会议和演示等形式。上行沟通主要采取当面汇报、听取意见、设意见箱、开小组会、收集信息反馈表等形式。

如何实现有效沟通？首先要尊重对方。要以平等尊重的态度让对方进入轻松的、无障碍的交流。其次要理解对方。要通过换位思考、现身说法使对方心悦诚服。录像中高叶在与会人员之间出现矛盾冲突时，能运用柔性管理策略积极化解矛盾，会后能主动找受委屈一方― 吴经理面对面地沟通，沟通中又能尊重对方，并通过换位思考、现身说法化解对方的心理障碍，化被动为主动，这些都是对的。

参考答案：

根据以上梳理，我们可以对高叶的工作环境、工作表现和个人行为作出如下判断：办公室内缺少绿色植物，错；办公室内环境自然，能用窗帘遮住强光，对；将电脑、打印机等用电设备放置在一起，便于电源接线和管理，对；办公桌未加整理，桌上、椅子上堆放文件，错；电话铃响三声内接听，用语规范，对；一边接电话一边记录重要信息，对；对总经理布置的工作能马上落实，对；能迅速确定会议议程、会议时间、会议地点及与会人员，对；能安排钟秘书将“碰头会”的时间、地点通知到每个与会人员，对；提前进入会场检查并调试设备，对；能在会议中先宣布会议议题，引导大家充分发表意见，对；能在与会者之间出现矛盾冲突时采用柔性策略化解矛盾，保证会议顺利进行，对；13 能在会议中安排钟秘书做好会议记录，对；准备了多媒体投影仪却没有在会中发挥其作用，错；能及时总结会议发言，形成会议决议，并责任到人、分工明确，对；注重横向沟通，使员工为共同目标而合作，对；以面谈的形式与吴经理进行横向沟通，尊重对方，有理有节，对；在小型展示会举办前能对会场进行现场检查，对；有处理突发事件的应对能力，对。

第五篇：高级秘书的复习资料关于录像答题技巧

高级秘书的复习资料关于录像答题技巧

关于录像答题技巧：

一般：（1）看秘书的着装，看是否着职业装（2）办公桌是否整洁、信函要分类放置（3）在打电话时，注意：①电话要在铃响三声内接电话②要用礼貌用语，如您好等？③上班时间不得占用电话聊天（4你，赌气泄密

（一）关于商务活动中的签字仪式：书上第389页

注意：迎客:墨器等；桌上要摆放双方国旗；要注意；合同第一次交换由助签人完成，言：注意OK在不同国家的意思不同。

（二）宴请

;关于在宴请的注意其日期；秘书若上

(三)239页的沟通策略，这是一个对外的横向沟通问题。

“让我告诉你„„的电话和地址”，即在未经领导的授权下，不能说出领导的电话和地址。对方提出一些要求，秘书要向上级请示；若上级正在开会或接待他人，秘书不能直接进去向领导说，而应写成便条形式，把领导叫出来汇报。领导在未吱声的情况下，秘书不应该说出该如何如何决定。