关于高校物资采购审计开展重点与方法

第一篇：关于高校物资采购审计开展重点与方法

关于高校物资采购审计开展重点与方法

采购审计是指物资采购审计，即指组织内部审计机构及人员依据有关的法律、法规、政策及相关标准，按照一定的程序和方法，对物资采购各部门和环节的经营活动和内部控制等所进行的独立监督和评价活动。这里所称的“物资”是指组织在产品生产、基本建设和专项工程中所使用的主要原材料、辅助材料、燃料、动力、工具、配件和设备等。广义的采购审计则包括物资采购审计以及基建审计、合同审计。本文所讲的高校采购审计主要是指物资采购审计。物资采购审计的目的是改善物资采购质量，降低采购费用，维护高校的合法权益，促进高校组织价值的增加及目标的实现。

一、目前高校可以采用的物资采购审计的两种模式

根据高校各自的管理模式和要求、物资采购业务量的大小以及内部审计机构资源等的不同，物资采购审计可以采取项目管理式审计和过程参与式审计两种模式。

项目管理式审计是有重点、有目的地将某物资采购部门、环节或物资品种纳入年度审计计划，形成为特定审计项目，并实施相应审计程序的审计模式。大、中型规模的组织适合采用该模式。该模式适用于采购规模较大、年采购金额较大、社会知名度较高的高校。过程参与式审计是由专职内部审计人员参与监督物资采购的全过程或者部

分重要过程，实现物资采购审计的日常化。小规模组织可以采用该模式，一般职业院校、小规模高校也可以适当采用。在此我们要注意的是，不能断然割裂这两种审计模式的紧密辩证关系，将其绝对化。事实上，这两种审计模式可以综合运用，联系推广。在内部审计资源缺乏的特殊情况下，可采用过程参与式审计。在积累了一定信息的基础上并且对该项目进行审计涉及高校的重要性权益时，则以项目管理式审计为主。两种审计模式可以相互结合起来，关键是怎样发挥出采购审计的最大效益。

比较上述两种采购审计模式，说明可以通过对高校内部某个业务流程或环节，有效地开展审计工作，达到最大限度地节省审计成本或资源的目的。不一定非要开展专项的采购审计，才算是采购审计业务。必要时实行业务外包，可以委托中介单位进行采购审计。

二、开展高校物资采购审计的重点和方法

高校物资采购审计应采取“重点突出，区别对待”的方法，选择采购数量较大、采购次数频繁、采购价格较高、采购价格变化频繁、质量问题突出、长期积压或短缺、群众反映普遍、领导关注、内部控制薄弱和出现错弊概率较高的环节或物资类别等。审计重点集中于如下两点：一是对物资采购过程中的招标文件以及采购合同的合法性、完整性和有效性等所进行的审计，防止出现包括盲目签订采购合同风

险、合同无效风险、合同条款不利风险、合同违约风险和合同档案管理混乱风险等。二是对采购方式执行情况的审计，对物资验收、货款支付、办理索赔等业务执行的适当性、合法性和有效性等所进行的审查和评价。

对列入审计重点的业务，一般采用全面审计法，对物资采购涉及的每一个环节、每一项资料和资料的每一个方面进行全面审计。对于列入审计范围的非重点业务，一般采用抽样审计的方法，选择有代表性的采购流程或品种进行审计，可以运用检查法、函证法、询问法和重点审计法、复核法、观察法、分析法等方法。

三、开展高校物资采购审计的措施

具体审计措施如下：

1.招标文件确定过程中的审计

资产使用部门经学校物资采购招投标工作办同意后进行某项物资招标采购，审计部门按其职责权限适时介入，对资产与设备管理处拟订的招标文件进行审计，监督购置仪器设备的资金是否到位、是否纳入学校年度财务预算，并关注招标文件中对所购设备、材料的型号、规格、技术性能、指标要求、系统配置、报价要求，对投标人的资质、资信度考查情况、业绩要求，对开标时间、地点以及招标人所要求的其他附属要求，如供货时间、付款方式、预留质保金或保修金的数额等是否表述清楚，用词是否准确，避免潜在投标人对招标文件的理解不一而产生疑义。关注招标文件是否存在要求或者标明特定的生产供应者以及含有倾向或者排斥潜在投标人的其他内容的情况。涉及特定专业判断的，可以咨询有关专家意见作为佐证基础性资料，但应考虑回避制度。是否存在招标机构、采购单位和供应商相互恶意串通的虚假招标行为。另外，招标人不得向他人透露已获取招标文件的潜在投标人的名称、数量以及可能影响公平竞争的有关招标投标的其他情况。

2.开标评标定标过程中的审计

审计部门须关注评标专家组成员是否都是依据招标文件和评分细则独立地对潜在投标人的投标文件进行客观、公正、公平的打分；是否符合低成本高效益原则；标底价格明显偏离、违背市场规律的，可请招投标中心负责人组织评委在评标过程中给予判断认定。评标委员会完成评标后，是否向招标人提供书面评标报告，并推荐合格中标候选人，中标候选人的基本条件是否符合规定的条件，是否按规定进行了排序，采购人是否按照评标报告中推荐的中标候选供应商顺序确定中标供应商或事先授权评标委员会直接确定中标供应商；中标供应商确定后，中标结果是否在财政部门指定的政府采购信息发布媒体上

公告，并向中标供应商发出中标通知书；投标供应商对中标公告是否有异议，招标采购单位是否在规定时间内对质疑内容作出答复。

3.经济合同审签过程中的审计

采购合同签订的合规合法性应当关注以下几个方面的内容：

（1）采购合同条款的完备性和合同内容的合法性。

（2）采购合同的执行结果。

（3）审查合同的管理是否规范。

审计部门须审查采购合同的内容是否合法、规范、完备；合同价款是否公平合理；合同中涉及各方的责权利、质量、设备安装工期、付款方法、保修及其时效规定是否合规、完备；关注中标方是否将投标文件中的优惠条件逐条落实在合同中，力争维护学校的权益不受损失。

4.验货付款过程中的审计

技术较复杂、金额较大的由资产与设备管理处组织验收小组，参

与验收的人员须包括资产与设备管理部门、使用部门、财务部门、审计及监察部门和有关专家在内，实行部门会签制度。验收工作应围绕着是否按照采购文件和合同有关条款的要求，对应验收对象的数量、质量及规格型号等的符合性进行审查。

5.物资采购后续审计

对并不是一次性结清的采购业务，审计部门应做好备用台账的记录工作。需要办理退换或索赔事宜的，要将处理落实情况详细记载，控制付款额。到使用部门进行回访，了解退换或索赔事宜的处理情况，同时对厂商的服务质量和态度做到心中有数，也为下次招标提供有反馈价值的信息资料做好准备。

第二篇：物资采购审计

物资采购审计

一、物资采购内控制度审计

收集资料：包括组织资料、相关制度规定；了解采购业务流程，主要涉及编制需求计划和采购计划、请购、选择供应商、确定采购价格、订立框架协议或采购合同、管理供应过程、验收、退货、付款、会计控制等环节。

1、采购计划阶段：需求部门一般根据生产经营需要向采购部门提出物资需求计划，采购部门根据该需求计划归类汇总平衡现有库存物资后，统筹安排采购计划，并按规定的权限和程序审批后执行。该环节的主要风险是：需求或采购计划不合理、不按实际需求安排采购或随意超 计划采购，甚至与企业生产经营计划不协调等。

主要管控措施：第一，生产、经营、项目建设等部门，应当根据实际需求准确、及时编制需求计划。需求部门提出需求计划时，不能指定或变相指定供应商。对独家代理、专有、专利等特殊产品应提供相应的独家、专有资料，经专业技术部门研讨后，经具备相应审批权限的部门或人员审批。第二，采购计划是企业生产经营计划的一部分，在制定生产经营计划过程中，企业应当根据发展目标实际需要，结合库存和在途情况，科学安排采购计划，防止采购过高或过低。第三，采购计划应纳入采购预算管理，经相关负责人审批后，作为企业刚性指令严格执行。

2、请购阶段：主要风险是：缺乏采购申请制度，请购未经适当审批或超越授权审批，可能导致采购物资过量或短缺，影响企业正常生产经营。

主要管控措施：第一，建立采购申请制度，依据购买物资或接受劳务的类型，确定归口管理部门，授予相应的请购权，明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购程序。企业可以根据实际需要设置专门的请购部门，对需求部门提出的采购需求进行审核，并进行归类汇总，统筹安排企业的采购计划。第二，具有请购权的部门对于预算内采购项目，应当严格按照预算执行进度办理请购手续，并根据市场变化提出合理采购申请。对于超预算和预算外采购项目，应先履行预算调整程序，由具备相应审批权限的部门或人员审批后，再行办理请购手续。第三，具备相应审批权限的部门或人员审批采购申请时，应重点关注采购申请内容是否准确、完整，是否符合生产经营需要，是否符合采购计划，是否在采购预算范围内等。对不符合规定的采购申请，应要求请购部门调整请购内容或拒绝批准。

三、选择供应商阶段：该环节的主要风险是：供应商选择不当，可能导致采购物资质次价高，甚至出现舞弊行为。

主要管控措施：第一，建立科学的供应商评估和准入制度，对供应商资质信誉情况的真实性和合法性进行审查，确定合格的供应商清单，健全企业统一的供应商网络。企业新增供应商的市场准入、供应商新增服务关系以及调整供应商物资目录，都要由采购部门根据需要提出申请，并按规定的权限和程序审核批准后，纳入供应商网络。第二，采购部门应当按照公平、公正和竞争的原则，择优确定供应商，在切实防范舞弊风险的基础上，与供应商签订质量保证协议。第三，建立供应商管理信息系统和供应商淘汰制度，对供应商提供物资或劳务的质量、价格、交货及时性、供货条件及其资信、经营状况等进行实时管理和考核评价，根据考核评价结果，提出供应商淘汰和更换名单，经审批后对供应商进行合理选择和调整，并在供应商管理系统中作出相应记录。

四、确定采购价格阶段：该环节的主要风险是：采购定价机制不科学，采购定价方式选择不当，缺乏对重要物资品种价格的跟踪监控，引起采购价格不合理，可能造成企业资金损失。

主要管控措施：第一，健全采购定价机制，采取协议采购、招标采购、询比价采购、动态竞价采购等多种方式，科学合理地确定采购价格。对标准化程度高、需求计划性强、价格相对稳定的物资，通过招标、联合谈判等公开、竞争方式签订框架协议。第二，采购部门应当定期研究大宗通用重要物资的成本构成与市场价格变动趋势,确定重要物资品种的采购执行价格或参考价格。建立采购价格数据库，定期开展重要物资的市场供求形势及价格走势商情分析并合理利用。

五、订立框架协议或采购合同阶段：该环节的主要风险是：框架协议签订不当，可能导致物资采购不顺畅；未经授权对外订立采购合同，合同对方主体资格、履约能力等未达要求、合同内容存在重大疏漏和欺诈，可能导致企业合法权益受到侵害。

主要管控措施：第一，对拟签订框架协议的供应商的主体资格、信用状况等进行风险评估；框架协议的签订应引入竞争制度，确保供应商具备履约能力。第二，根据确定的供应商、采购方式、采购价格等情况，拟订采购合同，准确描述合同条款，明确双方权利、义务和违约责任，按照规定权限签署采购合同。对于影响重大、涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同，应当组织法律、技术、财会等专业人员参与谈判，必要时可聘请外部专家参与相关工作。第三，对重要物资验收量与合同量之间允许的差异，应当作出统一规定。

六、管理供应过程阶段：该环节的主要风险是：缺乏对采购合同履行情况的有效跟踪，运输方式选择不合理，忽视运输过程保险风险，可能导致采购物资损失或无法保证供应。

主要管控措施：第一，依据采购合同中确定的主要条款跟踪合同履行情况，对有可能影响生产或工程进度的异常情况，应出具书面报告并及时提出解决方案，采取必要措施，保证需求物资的及时供应。第二，对重要物资建立并执行合同履约过程中的巡视、点检和监造制度。对需要监造的物资，择优确定监造单位，签订监造合同，落实监造责任人，审核确认监造大纲，审定监造报告，并及时向技术等部门通报。第三，根据生产建设进度和采购物资特性等因素，选择合理的运输工具和运输方式，办理运输、投保等事宜。第四，实行全过程的采购登记制度或信息化管理，确保采购过程的可追溯性。

七、验收阶段：主要风险是：验收标准不明确、验收程序不规范、对验收中存在的异常情况不作处理，可能造成账实不符、采购物资损失。

主要管控措施：第一，制定明确的采购验收标准，结合物资特性确定必检物资目录，规定此类物资出具质量检验报告后方可入库。第二，验收机构或人员应当根据采购合同及质量检验部门出具的质量检验证明，重点关注采购合同、发票等原始单据与采购物资的数量、质量、规格型号等核对一致。对验收合格的物资，填制入库凭证，加盖物资“收讫章”，登记实物账，及时将入库凭证传递给财会部门。物资入库前，采购部门须检查质量保证书、商检证书或合格证等证明文件。验收时涉及技术性强的、大宗的和新、特物资，还应进行专业测试，必要时可委托具有检验资质的机构或聘请外部专家协助验收。第三，对于验收过程中发现的异常情况，比如无采购合同或大额超采购合同的物资、超采购预算采购的物资、毁损的物资等，验收机构或人员应当立即向企业有权管理的相关机构报告，相关机构应当查明原因并及时处理。对于不合格物资，采购部门依据检验结果办理让步接收、退货、索赔等事宜。对延迟交货造成生产建设损失的，采购部门要按照合同约定索赔。

八、付款阶段：主要风险是：付款审核不严格、付款方式不恰当、付款金额控制不严，可能导致企业资金损失或信用受损。

主要管控措施：企业应当加强采购付款的管理，完善付款流程，明确付款审核人的责任和权力，严格审核采购预算、合同、相关单据凭证、审批程序等相关内容，审核无误后按照合同规定，合理选择付款方式，及时办理付款。要着力关注以下方面：第一，严格审查采购发票等票据的真实性、合法性和有效性，判断采购款项是否确实应予支付。如审查发票填制的内容是否与发票种类相符合、发票加盖的印章是否与票据的种类相符合等。企业应当重视采购付款的过程控制和跟踪管理，如果发现异常情况，应当拒绝向供应商付款，避免出现资金损失和信用受损。第二，根据国家有关支付结算的相关规定和企业生产经营的实际，合理选择付款方式，并严格遵循合同规定，防范付款方式不当带来的法律风险，保证资金安全。除了不足转账起点金额的采购可以支付现金外，采购价款应通过银行办理转账。第三，加强预付账款和定金的管理，涉及大额或长期的预付款项，应当定期进行追踪核查，综合分析预付账款的期限、占用款项的合理性、不可收回风险等情况，发现有疑问的预付款项，应当及时采取措施，尽快收回款项。

九、会计控制阶段：主要风险是：缺乏有效的采购会计系统控制，未能全面真实地记录和反映企业采购各环节的资金流和实物流情况，相关会计记录与相关采购记录、仓储记录不一致，可能导致企业采购业务未能如实反映，以及采购物资和资金受损。

主要管控措施：第一，企业应当加强对购买、验收、付款业务的会计系统控制，详细记录供应商情况、采购申请、采购合同、采购通知、验收证明、入库凭证、退货情况、商业票据、款项支付等情况，做好采购业务各环节的记录，确保会计记录、采购记录与仓储记录核对一致。第二，指定专人通过函证等方式，定期向供应商寄发对账函，核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项，对供应商提出的异议应及时查明原因，报有权管理的部门或人员批准后，做出相应调整。

二、测试内部控制制度的完整性，以及对采购业务内控制度的风险进行评估。

第三篇：物资采购审计

物资采购审计

一、物资采购内控制度审计

收集资料：包括组织资料、相关制度规定；了解采购业务流程，主要涉及编制需求计划和采

购计划、请购、选择供应商、确定采购价格、订立框架协议或采购合同、管理供应过程、验

收、退货、付款、会计控制等环节。

1、采购计划阶段：需求部门一般根据生产经营需要向采购部门提出物资需求计划，采购部

门根据该需求计划归类汇总平衡现有库存物资后，统筹安排采购计划，并按规定的权限和程

序审批后执行。该环节的主要风险是：需求或采购计划不合理、不按实际需求安排采购或随

意超 计划采购，甚至与企业生产经营计划不协调等。

主要管控措施：第一，生产、经营、项目建设等部门，应当根据实际需求准确、及时编制需

求计划。需求部门提出需求计划时，不能指定或变相指定供应商。对独家代理、专有、专利

等特殊产品应提供相应的独家、专有资料，经专业技术部门研讨后，经具备相应审批权限的部门或人员审批。第二，采购计划是企业生产经营计划的一部分，在制定生产经营

计划过程中，企业应当根据发展目标实际需要，结合库存和在途情况，科学安排采购计划，防止采购过高或过低。第三，采购计划应纳入采购预算管理，经相关负责人审批后，作为企

业刚性指令严格执行。

2、请购阶段：主要风险是：缺乏采购申请制度，请购未经适当审批或超越授权审批，可能

导致采购物资过量或短缺，影响企业正常生产经营。

主要管控措施：第一，建立采购申请制度，依据购买物资或接受劳务的类型，确定归口管理

部门，授予相应的请购权，明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购程序。企业可以根

据实际需要设置专门的请购部门，对需求部门提出的采购需求进行审核，并进行归类汇总，统筹安排企业的采购计划。第二，具有请购权的部门对于预算内采购项目，应当严格按照预

算执行进度办理请购手续，并根据市场变化提出合理采购申请。对于超预算和预算外采购项

目，应先履行预算调整程序，由具备相应审批权限的部门或人员审批后，再行办理请购手续。

第三，具备相应审批权限的部门或人员审批采购申请时，应重点关注采购申请内容是否准确、完整，是否符合生产经营需要，是否符合采购计划，是否在采购预算范围内等。对不符合规

定的采购申请，应要求请购部门调整请购内容或拒绝批准。

三、选择供应商阶段：该环节的主要风险是：供应商选择不当，可能导致采购物资质次价高，甚至出现舞弊行为。

主要管控措施：第一，建立科学的供应商评估和准入制度，对供应商资质信誉情况的真实

性和合法性进行审查，确定合格的供应商清单，健全企业统一的供应商网络。企业新增供应

商的市场准入、供应商新增服务关系以及调整供应商物资目录，都要由采购部门根据需要提

出申请，并按规定的权限和程序审核批准后，纳入供应商网络。第二，采购部门应当按照公

平、公正和竞争的原则，择优确定供应商，在切实防范舞弊风险的基础上，与供应商签订质

量保证协议。第三，建立供应商管理信息系统和供应商淘汰制度，对供应商提供物资或劳务的质量、价格、交货及时性、供货条件及其资信、经营状况等进行实时管理和考核评价，根

据考核评价结果，提出供应商淘汰和更换名单，经审批后对供应商进行合理选择和调整，并

在供应商管理系统中作出相应记录。

四、确定采购价格阶段：该环节的主要风险是：采购定价机制不科学，采购定价方式选择不

当，缺乏对重要物资品种价格的跟踪监控，引起采购价格不合理，可能造成企业资金损失。

主要管控措施：第一，健全采购定价机制，采取协议采购、招标采购、询比价采购、动态竞

价采购等多种方式，科学合理地确定采购价格。对标准化程度高、需求计划性强、价格相对

稳定的物资，通过招标、联合谈判等公开、竞争方式签订框架协议。第二，采购部门应当定

期研究大宗通用重要物资的成本构成与市场价格变动趋势,确定重要物资品种的采购执行价

格或参考价格。建立采购价格数据库，定期开展重要物资的市场供求形势及价格走势商情分析并合理利用。

五、订立框架协议或采购合同阶段：该环节的主要风险是：框架协议签订不当，可能导致物资采购不顺畅；未经授权对外订立采购合同，合同对方主体资格、履约能力等未达要求、合同内容存在重大疏漏和欺诈，可能导致企业合法权益受到侵害。

主要管控措施：第一，对拟签订框架协议的供应商的主体资格、信用状况等进行风险评估；框架协议的签订应引入竞争制度，确保供应商具备履约能力。第二，根据确定的供应商、采购方式、采购价格等情况，拟订采购合同，准确描述合同条款，明确双方权利、义务和违约责任，按照规定权限签署采购合同。对于影响重大、涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同，应当组织法律、技术、财会等专业人员参与谈判，必要时可聘请外部专家参与相关工作。第三，对重要物资验收量与合同量之间允许的差异，应当作出统一规定。

六、管理供应过程阶段：该环节的主要风险是：缺乏对采购合同履行情况的有效跟踪，运输方式选择不合理，忽视运输过程保险风险，可能导致采购物资损失或无法保证供应。

主要管控措施：第一，依据采购合同中确定的主要条款跟踪合同履行情况，对有可能影响生产或工程进度的异常情况，应出具书面报告并及时提出解决方案，采取必要措施，保证需求物资的及时供应。第二，对重要物资建立并执行合同履约过程中的巡视、点检和监造制度。对需要监造的物资，择优确定监造单位，签订监造合同，落实监造责任人，审核确认监造大纲，审定监造报告，并及时向技术等部门通报。第三，根据生产建设进度和采购物资特性等因素，选择合理的运输工具和运输方式，办理运输、投保等事宜。第四，实行全过程的采购登记制度或信息化管理，确保采购过程的可追溯性。

七、验收阶段：主要风险是：验收标准不明确、验收程序不规范、对验收中存在的异常情况不作处理，可能造成账实不符、采购物资损失。

主要管控措施：第一，制定明确的采购验收标准，结合物资特性确定必检物资目录，规定此类物资出具质量检验报告后方可入库。第二，验收机构或人员应当根据采购合同及质量检验部门出具的质量检验证明，重点关注采购合同、发票等原始单据与采购物资的数量、质量、规格型号等核对一致。对验收合格的物资，填制入库凭证，加盖物资“收讫章”，登记实物账，及时将入库凭证传递给财会部门。物资入库前，采购部门须检查质量保证书、商检证书或合格证等证明文件。验收时涉及技术性强的、大宗的和新、特物资，还应进行专业测试，必要时可委托具有检验资质的机构或聘请外部专家协助验收。第三，对于验收过程中发现的异常情况，比如无采购合同或大额超采购合同的物资、超采购预算采购的物资、毁损的物资等，验收机构或人员应当立即向企业有权管理的相关机构报告，相关机构应当查明原因并及时处理。对于不合格物资，采购部门依据检验结果办理让步接收、退货、索赔等事宜。对延迟交货造成生产建设损失的，采购部门要按照合同约定索赔。

八、付款阶段：主要风险是：付款审核不严格、付款方式不恰当、付款金额控制不严，可能导致企业资金损失或信用受损。

主要管控措施：企业应当加强采购付款的管理，完善付款流程，明确付款审核人的责任和权力，严格审核采购预算、合同、相关单据凭证、审批程序等相关内容，审核无误后按照合同规定，合理选择付款方式，及时办理付款。要着力关注以下方面：第一，严格审查采购发票等票据的真实性、合法性和有效性，判断采购款项是否确实应予支付。如审查发票填制的内容是否与发票种类相符合、发票加盖的印章是否与票据的种类相符合等。企业应当重视采购付款的过程控制和跟踪管理，如果发现异常情况，应当拒绝向供应商付款，避免出现资金损失和信用受损。第二，根据国家有关支付结算的相关规定和企业生产经营的实际，合理选择付款方式，并严格遵循合同规定，防范付款方式不当带来的法律风险，保证资金安全。除了不足转账起点金额的采购可以支付现金外，采购价款应通过银行办理转账。第三，加强预

付账款和定金的管理，涉及大额或长期的预付款项，应当定期进行追踪核查，综合分析预付账款的期限、占用款项的合理性、不可收回风险等情况，发现有疑问的预付款项，应当及时采取措施，尽快收回款项。

九、会计控制阶段：主要风险是：缺乏有效的采购会计系统控制，未能全面真实地记录和反映企业采购各环节的资金流和实物流情况，相关会计记录与相关采购记录、仓储记录不一致，可能导致企业采购业务未能如实反映，以及采购物资和资金受损。

主要管控措施：第一，企业应当加强对购买、验收、付款业务的会计系统控制，详细记录供应商情况、采购申请、采购合同、采购通知、验收证明、入库凭证、退货情况、商业票据、款项支付等情况，做好采购业务各环节的记录，确保会计记录、采购记录与仓储记录核对一致。第二，指定专人通过函证等方式，定期向供应商寄发对账函，核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项，对供应商提出的异议应及时查明原因，报有权管理的部门或人员批准后，做出相应调整。

二、测试内部控制制度的完整性，以及对采购业务内控制度的风险进行评估。

第四篇：物资采购审计管理办法

xx集团有限公司

物资采购审计管理办法

第一章

总则

第一条

为了强化公司物资管理，规范物资采购行为，控制物资采购价格，在保证质量的前提下降低采购成本，维护公司的合法权益，特制订本办法。

第二条

本办法适用于公司所属各部门及子公司所需物资的采购管理，包括：

1、新店建设自采物资。

2、老店更新改造自采物资。

3、车展所需广告物料、礼品。

4、日常市场广宣所需物料、礼品。

5、精品加改装所需零配件。

6、日常办公用品购置。

7、其他领导安排需要审计的物资采购及相关事项。

第三条

审计范围包括物资采购计划（预算）的编制、审批、招标采购、委托加工、验证、付款等物资采购工作的全过程。

必要时还应跟踪审计物料的使用效果及回收物料的保管、使用情况。

第二章

审计内容

第四条

物资采购的分类管理，需要编制物资招标采购计划（预算）的，其计划的编制和管理。

第五条

物资采购合同的合法性、严密性、合同条款履行的可行性、完整性等。

第六条

物资采购价格是否合理。

第七条

需要招标采购的物资，其招标采购的方式、方法及程序等。

第八条

物资运输特别是重要物资的运输管理。

第三章

审计要点

第九条

物资招标采购计划（预算）审计要点：

1、需要编制物资采购计划（预算）的，其手续是否完备，有无无计划采购和盲目采购现象。

2、市场广宣物料的采购是否符合分类管理要求，耐用类物料（桁架、拱门、注水旗等）是否由公司集中采购管理使用，子公司一般只采购消耗性市场广宣物料。

3、工程临时急需物资的采购是否编制临时采购计划。

第十条

物资招标采购审计要点：

1、投标方资格、条件审查。

2、耐用性市场广宣物料、大宗物资的招标采购是否执行了公司集中采购管理制度；投标单位是否在三家及以上。

3、招标采购过程是否做到了公开、公平、公正。

第十一条

物资采购价格审计要点：

1、物资采购价格是否合理，是否与同期市场平均价格水平相吻合，有无价格过高的情况。

2、是否建立了供应商报价资料库。

3、是否按公司财务部门规定的结算时间结算。

第十二条

物资采购合同审计要点：

1、物资采购合同签约双方资格及名称。

2、合同条款中是否明确注明产品名称、注册商标与标号、生产厂家、产品规格、型号、等级及包装标准等。

3、产品质量要求、技术标准。有国家标准或行业标准的，明确注明执行国家标准或行业标准，没有国家标准或行业标准的，由双方协商签订，在条款中应写明执行何种标准。实行抽样检验质量的产品，在合同中应规定抽样标准、方法、比例等，经安装运行才能发现内在质量缺陷的产品，合同中应具体约定提出质量异议的条件和时间。

4、技术资料，包括样品、图纸等。

5、产品数量和计量单位，按法定计量单位执行。

6、产品的交货单位、交货方法、运输方式、到货地点、接货单位或提货单位、交货期限，在合同中应予以明确。

7、验收标准、方法和期限。验收方法可采用数量清点和质量检验的方式，对质检出现问题的处理方法应明确规定。

8、交货方式和地点。

9、交付定金、预付款数额及时间。质保时间及留作质保金的比例。

10、发票类型、结算方式及时间。

11、违约责任，应明确当事人双方或一方有违约行为时，责任承担的方式和标准。

12、解决合同纠纷的方式。

第十三条

物资运输特别是重要物资运输审计要点：

1、运输企业资质审查。

2、物资运输的可行性研究及费用的审查。

3、物资运输合同的审查。

第四章

审计程序

第十四条

公司部门和子公司单件或单笔3000元以上的物资采购一般应事前向审计部报送预算。结算时经审计部审计。

一般应于完成时或每月5日前完成上月的物资资料整理汇总，每月8日前完成审核流程。

第十五条

物资采购审计属常规审计项目，采取网上审计和书面审计两种方式，审计完结直接签署意见。

公司部门和子公司的物资采购以网上办公系统（ＯＡ）审核为主，将经有关人员（经办人、子公司部门经理、子公司总经理、集团业务部门等）审核签字后的资料电子图片传到网上办公系统（ＯＡ），走网上审核流程。

金额较大或首次进行的物资采购业务，应先走完纸质资料的审核传递流程，再走网上办公系统（OA）审核流程。

第十六条

公司招标采购物资或确定固定的供应商，审计部派员全过程参与；招标采购的物资在付款前必须经审计签证后，财务部门方能办理付款(入账)手续。

第五章

审计方法

第十七条

对物资采购管理中的重大合同，签约前采用网上或就地审计方式。审计人员参加有关会议，搜集资料，取证查询，审核分析，对合同草本内容、条款提出修改意见。

第十八条

对较重要的物资采购可采用资料查阅、现场盘查、网上查询等调查分析法，分析掌握物资采购情况，提出审计意见或建议。

第十九条对一般物资采购以送达审计方法为主，必要时采用就地审计，可运用审阅、比较、分析等方法。

第六章

审计职权与责任

第二十条

应送交审计部审签的合同和发票，应送审而未送的；或虽经审计，但未按审计意见执行的，给公司造成经济损失的，根据有关规定对责任部门和有关人员进行处罚。

第二十一条

经审计发现利用职权进行违法违纪活动的，建议给予相应处分，情节严重构成犯罪的，移交司法机关处理。

第二十二条

物资采购合同一经订立，即具有法律效力，审计部要督促合同承办部门建立合同履行情况、检查考核制度，解决合同履行中出现的重大问题，并对合同执行情况进行跟踪审计。

第二十三条

凡违反本办法，经审计部提出，有关部门不得签章，财务部门不予付款。

第七章

附则

第二十四条

市场广宣所需物料制作费、新车运费等，参照本办法执行。

第二十五条

本办法由审计部起草并负责解释。

第二十六条

本办法自公布之日起执行。

二〇一五年五月十四日

第五篇：公司物资采购审计办法

ⅩⅩ公司物资采购审计实施办法

第一章 总 则

第一条

为规范公司物资采购审计的内容、程序与方法，根据《ⅩⅩ省内部审计工作规定》及《ⅩⅩ公司内部审计工作规定》，制定本办法。

第二条 本办法所称物资采购审计，是指企业内部审计机构及人员依据有关法律、法规、政策及相关标准，按照一定的程序和方法，对物资采购各部门和环节的经营活动和内部控制等所进行的独立监督和评价活动。本办法所称“物资”是指企业在产品生产、基本建设和专项工程中所使用的主要原材料、辅助材料、燃料、动力、工具、配件和设备等。

第三条 物资采购审计的目的是改善物资采购质量，降低采购成本，维护企业的合法权益，促进企业价值的增加及目标的实现。

第四条

本办法适用于ⅩⅩ公司总部机关及权属企业。第五条

物资采购审计是对物资采购全过程实施的监督和评价，审计的主要内容包括物资采购内部控制、采购计划、采购实施、采购申报价格、采购合同执行及履行情况追踪等。

第六条 根据企业管理模式和要求、物资采购业务量、内部审计资源等情况，物资采购审计可以采取项目管理式审计和过程参与式审计两种模式。

模式，管理层对物资采购内部控制的重视程度，企业采购业务岗位设置的合理性及权责划分的明确性。

第十二条 采购控制活动评价。物资采购控制活动主要包括业务授权、职责分离、质量验收控制、物资采购招标控制、凭证和记录控制、资产接触和记录使用控制、独立检查、物价信息控制等内容。重点关注：

（一）企业是否建立了采购与付款业务的岗位责任制，明确了相关部门和岗位的职责、权限，确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。

（二）企业是否由不同部门或个人办理采购与付款业务的全过程。

（三）企业是否对采购与付款业务建立了严格的授权审批制度，明确了审批人对采购与付款业务的授权审批方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定了经办人办理采购与付款业务的职责范围和要求。

（四）审批人是否根据采购与付款业务授权审批制度的规定，在授权范围内进行审批。

（五）经办人是否在职责范围内，按照审批人的批准意见办理采购与付款业务。对于审批人超越授权范围审批的采购与付款业务，经办人员是否拒绝办理，并及时向审批人的上级授权部门报告。

（六）企业对重要的或技术性较强的采购业务是否组织了专家论证，是否实行集体决策。

（七）是否存在未经授权的机构或人员办理采购与付款业务的现象。

（二）采购计划审批程序的规范性。采购计划是否按规定履行了审批程序；技术上有特殊要求的物资采购业务，是否经过技术、设备、质量和安全管理等专业部门确认。

（三）采购计划所列价格的合理性。对于重复购置的物资，如价格未发生变化，则以上次成交价格为依据，将高出确定标准的计划价作为重点审计对象；如价格已发生变化，应掌握最新市场公允价作为审计标准。审计物资采购计划价格时，应将新购物资作为审计的重点。

（四）采购计划所列物资数量的合理性。物资采购计划部门对申请单是否做了最有效的归类；物资采购数量是否考虑了经济批量，是否与生产需求和物资库存相适应。

（五）采购方式选择的合理性。采购方式的确定是否综合考虑了现有资源的充分利用、物资的重要性程度、资金的贴现幅度、供应商的信誉和各种价格构成要素等因素。采用招标方式的，应具体审查以下内容：

1．有关招标文书的内容是否完整、严密，有关条款规定是否得到切实遵守。

2．招标方式的选择是否合理。采用公开招标方式的，对外发布的招标信息是否全面、准确，发布范围是否具有广泛性，参与招标的投标人是否合格；采用邀请招标方式的，接受邀请的投标单位是否具有良好信誉、资质和财务状况，是否邀请至少三个以上投标人参加；采用议标采购方式的，所采购的物资是否确实存在没有供方投标、没有合格投标者、因技术复杂或性质特殊不能详细确定规格或具体要求、采用招标所需时间不能满足企业紧急需要、不能预先计算出价格等情

三家、涉及行业安全和秘密、涉及行业核心技术、采用特定专利专用技术等有关规定、限制或要求。

（二）招标代理机构选聘审计。招标代理机构是否按规定通过招标方式选定。重点关注：

招标代理机构是否在资格认定部门依法认定的资格等级范围及招标代理合同约定的代理权限范围内承担招标事宜；招标代理机构是否接受同一招标项目的投标咨询服务；依法必须进行招标的项目，采购人自行办理招标事宜的，是否符合法律法规规定的条件。

（三）招标实施过程审计。招标过程和招标标准是否符合“公开选购、公平竞争、公正交易”的原则，在招标、开标、评标和定标过程中有无违反规定程序的情况。重点关注：

1．《招标文件》的制订和审批流程是否合规，是否人为设立了不合理的资格条件。

2．邀请招标方式是否按规定通过审批；邀请招标的对象是否符合采购管理规定，是否为从供应商备选库中挑选的或者公告报名结束后集体评选的合格供应商，信誉、资质、财务状况是否满足招标文件要求；达到条件的投标人是否不少于三家。

3．采购公告发布、潜在供应商报名、领取标书、投标等时间节点的规定是否符合法律法规；公开招标信息发布是否达到充分公开的效果。

4．评标小组成员组成是否符合法律法规规定；评分细则设定是否科学；资信、商务、性能三部分分值设定是否合理。

5．招标实施机构是否在评标委员会提出的书面评标报告和推荐的

（二）审计内容主要包括《价格申报单》填列是否完整，价格标准确定及采购申报价是否合理，申报价格核定程序是否规范；价格评议小组人员构成及价格审批流程是否合规；谈判或审议过程中的重要事项和参与人员的主要意见是否予以记录并按照档案管理要求予以保存。

第十八条

采购合同审计。采购合同审计是对采购合同的合法性、完整性和有效性等进行的审计。

（一）应获取企业内部有关合同制度、合同文本以及供应商资料等相关资料。

（二）审计内容主要包括：

1．签订合同的部门和人员是否得到授权；合同相对方是否具备签约资格、供货资质、履约能力。

2．合同是否遵循前期立项、招标、谈判、比价的结果；合同条款是否完备。

3.合同签订、变更、解除等是否按照合同管理制度履行了审核审批程序，是否存在应签未签合同、先履行后签合同、先签合同后补办审核审批程序等现象。

4．与合同相关的过程记录和档案资料是否全面完整、真实可靠。第十九条 物资采购计划执行情况审计。采购计划执行情况审计是指在采购物资运达企业后，对物资验收和货款支付等业务执行的合法性和有效性等进行的审计。

（一）应获取物资采购申请单、采购计划、采购合同、价格申报单、采购发票、运费单、检验报告单、入库单、付款凭单、转账凭证、（一）应获取的相关资料。包括审计报告、审计回复、定点供货目录、价格申报单、采购计划和物资质量标准等。

（二）物资采购后续审计的基本过程包括：

1.取得被审计单位的反馈意见并进行合理分析。应关注如下事项：被审计单位不做反馈和反馈不充分的事项；被审计单位有异议或误解的事项；反馈意见中说明不采取纠正措施的事项等。内部审计人员应逐项分析上述事项的具体原因，并且特别注意反馈意见中对于问题原因的分析是否具有针对性，拟采取的措施是否具体。

2.实施适当的审计程序。对重大的审计发现和建议通过询问、直接观察、测试和检查文件等方式，编制“后续审计面谈结果小结”和“后续审计跟踪记录表”等工作底稿。

3.评估采纳审计建议所达到的效果。4.提交后续审计报告。

第二十三条

物资采购后续审计主要采用审计分析方法、详查法、抽查法、终点审计法、重点审计法、函证法和查询法等方法。

第五章

附

则

第二十四条

本办法由ⅩⅩ公司解释和修订。第二十五条

本办法自公布之日起执行。