物业档案的收集5.2_2

第一篇：物业档案的收集5.2_2

第二节 物业档案的收集

物业档案的收集工作就是按照物业管理的有关规定，依据物业管理档案归档范围，通过一定的方法将物业管理机构各部门和个人手中有保存价值的档案(包括文字、图表、录音、录像、磁盘等)集中到物业档案管理机构(档案馆、室)的过程。物业档案的收集是实现物业档案集中管理的重要内容和基本措施。

档案收集工作的方法分为接收和征集两种。作为物业公司档案机构，接收本公司文书处理部门和业务部门按规定应当归档的档案是其基本收集方法。征集是档案部门按照国家规定征收散存在社会上的档案和有关文献的活动。物业公司一般不存在征集这一方式。

通过收集工作，建立数量充足、种类齐全、质量优化的馆(室)藏档案，是物业公司档案室存在和发展的物质基础，是输出物业档案信息，为社会实践服务的前提条件。

因此，物业档案的收集工作在物业档案管理流程中占有非常重要的地位，有了物业档案的收集工作，便有了物业档案管理工作的开始。

物业档案是由物业管理文件材料经立卷整理、归档转化而来的。物业管理文件材料的形成、积累工作的直接影响到物业档案的完整性、准确性、系统性。

一、物业管理文件材料的形成

(一)物业文件材料的形成

物业管理文件材料是物业管理档案的物质基础，物业档案情报价值和凭证价值的大小不但取决于档案收集是否完整、齐全，而且取决于物业管理文件材料的形成是否规范、科学。没有规范、完整的物业管理文件，就不会有规范、齐全的物业档案，更谈不上物业档案的整理，保管也就失去了意义，利用价值当然大打折扣。

从档案的收集、整理、保管、利用等角度出发，文件材料形成过程非常关键，因此，我们必须在物业管理工作中注入档案工作机制，以便形成既符合物业管理需要，又符合档案工作要求的物业管理文件材料。

物业文件材料产生于物业管理公司各业务环节的每个运作过程，每一环节都产生相应的文件材料。

1.物业的接管验收材料：

(1)房产资料，包括房屋、设备及其附着物清单、清册及表格。

(2)技术资料，包括竣工图、地质勘察报告、工程预决算书、图纸会审记录、竣工验收证明书、总平面图、平面图、房屋及设备使用技术资料。

(3)接管资料，包括验收合格凭证、物业完好情况、接管文件。

2.住户(租户)入住材料：

装修申请表、入住通知书、住户家庭情况登记表、房屋交接单、住户入住合约、身份证明材料。

3.物业租赁材料：

租赁合同、租赁审批材料、物业权属证明材料、房屋安全鉴定材料、同意出(转)租文件、委托书、公证书、证明、报告、分户图。

4.物业维修材料：

维修审批表、修缮图纸、验收合格证明、修缮工程许可证、工程预结算表、安全鉴定书、材料单。

5.物业行政管理、党群工作材料：

公司组织沿革、党支部会议文件、党政领导办公会议文件、公司机构设置文件、党政工作计划、总结、党员花名册、团支部会议文件、共青团工作计划总结、团支部建设文件、团支部成立、活动文件、团组织关系调动介绍文件。

6.物业经营管理材料：

公司经营发展文件、小区管理文件、小区建设文件、合资、合作文件。

7.物业财务管理材料：

有关公司财会的政策性文件、公司财会明细文件、财会工作计划总结、成本预结算文件、财会会议文件。

8.物业人员管理材料：

公司人员设置、调配、变迁文件、人事劳资文件、技术职称文件、教育培训文件。

9.物业设备仪器管理材料：

设备设施购买、安装、使用、维修、报毁文件。

10.物业公司或个人参加各种活动材料：

奖状、奖旗、奖杯、证书、纪念品。

(二)物业管理文件材料形成的基本要求

1.物业管理工作的手续和程序必须标准化，每个工作环节必须做好记录

物业管理文件材料产生于物业管理工作的每一个环节，每一道手续和程序都产生相应的记录。如果物业管理工作的手续和程序不标准或没有相应的标准可参照，或有了标准不执行，而造成物业管理文件材料不齐全或不标准，事后是很难全面、准确补回的。

物业档案本质之一是它的原始记录性，它是物业管理过程中自然产生的，而不像图书、文献那样是在事后编辑加工。因而在工作过程中必须随时做好记录，某些工作中没有记录下来的数据材料是无法补救的。如，某年某月某日某领导视察某小区，如果当时没有进行录像、录音，事后就不能再产生一样的录音、录像了。

2.物业管理使用的载体材料必须规范和宜长期保存

文件制成材料是承受并反映文件内容的物质材料，它由承受文件内容的载体材料和反映文件内容的记录材料组成。文件的载体材料主要有纸张、照片和音像材料(含光盘)，文件记录材料主要有墨、墨汁、墨水、墨水笔、油墨、印台油、印泥、复写纸、铅笔、圆珠笔、感光材料、磁性材料等。

物业档案就制成材料来说，它与物业管理文件材料是相同的。因而要有标准规范的档案实体，就必须要求物业管理过程中使用标准化的载体材料。如，除对外张贴使用的公告、布告或特定的合同书、协定等外，印制文件或作文字记录都应按国家公文格式和归档规定，选用16开纸(即260ｍｍ×185ｍｍ)或Ａ4纸(即297ｍｍ×210ｍｍ)；录音、录像用的录音带、录像带，计算机使用的磁盘都应符合国家或国际标准。

文件材料转化为档案进行长期或永久保存，其载体材料要宜于长期或永久保存，即必须选用耐久性能好的纸张和音像材料。

3.物业管理使用的记录材料、记录手段、记录技术必须科学

物业管理文件材料转化为物业档案时其所记录的内容不能修改和删节。这就是说，文件材料的内容记录时是什么，归档后档案内容就是什么。保存档案的目的是提供利用，假如由于记录材料、记录手段、记录技术的不规范造成利用时字迹模糊、录音质量不佳、录像画面不清，便失去了保存档案的意义。为使保存起来的档案标准规范便于利用，具体要求是：

(1)书写要工整、清晰，要用炭素墨水、黑色油墨、蓝黑墨水或档案专用笔等耐久性好的记录材料，不得用或尽量不用普通圆珠笔、铅笔或复写纸等不耐久的记录材料。

(2)文件编制要使用国家规定的简化汉字、专业术语、符号和计量单位；

文件编制必须有编制(记录)时间、地点，有编制人签字，重要文件要有领导审批，须盖公章时应及时盖上公章。

(3)在不能避免复写纸复写的情况下，要保留书写版本；有些传真文件则要进行复印后一起保存，或要求传真者事后提交原件。

二、物业管理文件材料的积累

对于物业管理档案收集能否齐全完整来讲，物业管理文件材料的积累与物业管理文件材料的形成同等重要。物业管理过程中形成的文件材料如果不注意积累，造成丢失、散失、损坏或只留下复印件，归档时便出现档案的残缺，不能到达维护档案完整、齐全的目的。

文件材料的积累工作不是一天两天能完成并达到效果的，必须长年累月地进行。从文件材料形成的那一刻开始，物业管理人员就应意识到进行文件材料积累工作的重要性。只有从形成时就开始积累的文件材料才能齐全、准确，因为有些材料在事后积累会比较困难，并且不一定准确、真实。

(一)文件材料积累的方法

文件材料的积累工作一般由物业管理人员自行完成，并进行登记。积累的方法有以下几种：

1.落实责任

每个科室(部门)设一名专(兼)职资料员，负责本科室(部门)有关文件材料的积累工作。

2.收集齐全，分类存放

分类可参照物业公司分类方案进行，为立卷工作做好准备，减少重复劳动。

3.简要登记

工作人员登记自己经办的材料，资料员登记资料的收集、借出情况。

(二)文件材料积累要求

物业管理文件材料在积累时应注意以下几点：

1.文件材料的积累范围要符合物业档案的归档范围。也就是说，每做一项工作都要记录和形成一定的文件材料，并对照物业档案归档范围把有保存价值的部分积累起来，待任务结束后再进行整理、归档。切忌在工作中把有关无关的材料都随意堆放在一起。

2.在积累过程中，尽可能保留文件正文和原件。在无法保存原件的情况下，应注明复印件出处。

3.积累的文件一定要进行登记，供有关人员使用时，要有借用手续，并严格执行有关规章制度。

三、物业管理文件材料的归档

(一)归档的含义及其重要性

物业管理文件的归档是指物业管理机构及个人在物业管理过程中形成、积累的有保存价值的文件材料，由业务部门整理立卷，定期交本单位档案室或档案机构集中管理的过程。狭义的物业档案收集工作指的就是物业档案的归档工作。由于归档既是文件处理的最后一个环节，又是档案工作开始的一个环节，是文件处理和档案工作交接点和结合部，因而归档无论对文件管理还是对档案工作，都有积极重要的意义。

1.归档使文件材料基本属性发生变化，进入一个新的发展阶段

文件材料在形成和使用过程中，是现行的文件材料，具有文件材料的各种基本属性，而通过归档，它们就从现行的文件材料转化为档案，发生了基本属性的变化。就是说，文件和档案是同一事物的两个不同发展阶段，通过归档，使文件材料完成了自己的现实使命，并从此具有档案的使命和属性。

2.归档是贯彻“统一领导，分级管理”原则，丰富档案信息资源的重要措施

“统一领导，分级管理”是我国档案工作的基本原则。只有通过归档，才能达到档案工作“统一领导，分级管理”的目的。

3.归档是确保档案保管单位质量的重要关口

由于文件材料在归档过程中要经过业务部门、业务人员进行积累、整理、立卷并向档案室或档案人员办理归档手续等一系列工作程序，特别是档案部门要利用这一有利时机对归档的文件材料进行全面的检查验收，这就能有效地提高档案材料的质量。实践证明，在归档过程中，有关部门能做好归档文件材料的审查，档案室能严格把关，档案的质量就有保证；反之，档案的质量就会受到影响。

(二)归档制度

为了做好文件材料的归档工作，物业管理机构必须制订文件材料的归档制度。归档制度是指导文件材料归档的基本依据。归档制度的制订要符合物业管理的实际情况及文件材料的特点；要与物业机构其他有关制度相衔接，并成为整个物业管理制度的有机组成部分。归档制度的内容主要包括：

1.归档范围

确定归档范围的标准要以文件材料是否具有保存价值为依据。凡是物业管理公司在物业管理各项工作中形成的，具有查考利用价值的文件材料都应划入归档范围。正在办理或暂不办理的案卷和项目未完成的文件材料，不属归档范围。

(1)党群工作、行政管理和经营管理类档案

包括党委、组织人事、工会、团委、行政管理、经营管理等。

①上级机关或业务主管部门的文件材料：

1)上级机关或业务主管部门召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料；

2)上级机关或业务主管部门颁发的属于本公司主管业务并要执行的文件，以及普发的非本公司主管业务但要贯彻执行的法规性文件；

3)代上级机关或业务主管部门草拟并采用的文件的最后草稿和印本；

4)上级机关或业务主管部门转发本公司的文件(包括报纸和刊物转载)。

②本公司的文件材料：

1)本公司党、政、工、青、妇召开工作会议的全套会议文件材料；

2)本公司党委、行政领导会议的文件材料，本公司召开的工作会议、专题会议材料；

3)本公司颁发的(包括转发及与其他公司联合颁发的)各种正式文件的签发稿、印制稿、重要文件的修改稿；

4)本公司的请示与上级机关或业务主管部门的批复文件，下级机关的请示与本公司的批复文件；

5)本公司及内部职能部门、管理处活动形成的工作计划、总结、报告；

6)反映本公司业务活动和科学技术管理的文件材料；

7)本公司检查下级单位(小区、大厦、酒店、经营公司)工作、调查研究形成的重要文件材料；

8)本公司形成或本公司汇总的统计报表和统计分析资料；

9)本公司党委、团委、工会及其他职能部门、管理处在工作活动形成的重要文件材料；

10)内容重要的群众来信、来访材料及处理分析材料；

11)本公司领导公务活动形成的重要信件、电报、电话记录等文件材料；

12)本公司各部门、管理处成立、合并、撤销、更名、启用印信以及组织简则、人员编制等文件材料；

13)本公司制定的工作条例、章程、制定等文件材料；

14)本公司的历史沿革、荣誉奖励证书等文件材料；

15)本公司(包括上报和下批)干部任免、调配、培训、专业技术职称评聘、党团员名册、职工名册、职工录用、转正、定级、调资、离退休(职)、复员、转业、抚恤及干部奖惩等文件材料；

16)本公司办理的党团员关系、职工转移工资等文件材料；

17)本公司编印的简报及编辑出版物的定稿、样本；

18)本公司与国内其他单位或国外签订的各种合同、协议书等文件材料；

19)本公司在外事活动中形成的重要文件材料；

20)各种普查工作中形成的材料。

③同级机关(单位)和非隶属机关(单位)的文件材料：

1)同级机关和非隶属机关颁发的非本公司主管业务但要执行的法规性文件；

2)有关业务机关对本公司工作检查形成的重要文件；

3)同级机关(单位)和非隶属机关(单位)与本公司联系工作的重要来往文件。

④下级单位的文件材料：

1)下级单位报送的重要工作计划、报告、总结、统计报表等文件材料；

2)下级单位报送的重要科技文件材料；

3)下级单位报送的法规性备案文件材料。

(2)基建档案

包括新建物业接管、原有物业接管、物业管理中改建、扩建、大修、公共范围内的维修形成的文件及图纸。

①基本建设前期工作文件，包括可行性研究文件、计划任务书、选址和设计原始资料、基本建设计划、申请报告及批复等；

②基本建设工程设计文件，包括设计依据文件、初步设计文件、技术设计文件、施工图设计文件等；

③基本建设工程施工文件，包括施工准备文件、施工文件、验收总结文件等；

④基本建设竣工文件，包括竣工图、工程决算、竣工验收报告等；

⑤基本建设工程使用、维护、改建、扩建形成的文件。

(3)设备档案

本公司作为固定资产的机器设备和仪表仪器等方面的档案材料。

①设备购置文件材料(设备技术经济计算材料、有关购置的谈判文件及定购协议或合同书等)；

②随机文件材料(设备图册和说明书、合格证、装箱单、配件目录、安装规程等)；

③设备安装、使用以后形成的文件材料(设备安装记录、试车验收记录和总结报告、设备运行记录、设备保养维修记录等)。

(4)会计档案

包括财务报告、会计账簿、会计凭证、工资单及其他。

(5)人员档案

主要为已故人员档案(离退休、除名、出国或赴港、澳、台定居人员档案视不同情况归档或暂由人事部门报管)。

(6)科教档案

包括科研项目及成果、培训教育管理等的文件材料。

(7)物业管理专门档案

包括物业清册、物业维修、物业租赁、住户(业主)等文件材料。

①物业清册，包括房屋的栋数、户数、面积、结构、完损情况、产权归属、使用性质等文件材料；

②物业维修材料，包括单元范围内的维修申请审批表、工程预决算表、用料单、施工图、验收证明材料，公共范围内的维修、大修材料归入基本建设档案内；

③物业租赁材料，包括租赁审批表、租赁合约、计租表、租金缴交情况表、租赁双方身份证明材料、租赁房屋产权证明材料；

④业主、住户资料，包括户主类型(业主或租户)、姓名、年龄、职业、工资状况、家庭人口数量及结构、联系电话、入住通知。

(8)声像档案：

①反映本公司概貌的声像材料；

②历届主要领导人的照片；

③上级机关来本公司视察、检查工作形成的声像材料；

④本公司召开各类重要会议形成的主要声像材料；

⑤反映本公司主要职能活动和工作成果的声像材料；

⑥本公司领导、专家、学者参加重大公务或学术活动形成的声像材料；

⑦本公司组织或参加重要外事活动形成的声像材料；

⑧本公司安全保卫方面的声像材料

⑨本公司其他重要活动、重要事件或重大事故形成的声像材料；

⑩本公司获各级奖励的奖状、奖旗、证书等的声像材料；

B11与其他载体档案有密切联系的声像材料。

(9)荣誉档案：

包括本公司及全体员工所获各级奖励的奖旗、奖状、奖牌、奖品、证书、外单位赠品、领导题词、条幅、字画、印章等有纪念、观赏价值的物品。

不予归档的文件材料包括：

①重份文件；

②没有查考价值的信封和通知卡；

③与物业管理各项业务无关的群众来信；

④无保存价值介绍信、便条、录音带、录像带。

2.归档时间

归档时间是指业务部门将立卷完毕的档案向档案部门移交的时间。

各项工作完成后，对所形成的文件材料应及时进行整理、立卷并归档。对于一些马上就要查考利用的文件材料在工作完成后立即整理归档，如住户资料、物业技术方面的资料、房屋的常规资料。这样才便于管理人员熟悉房屋的栋数、户数、面积、结构、完损情况、产权归属、使用性质、设备安装、管道埋设情况以及业主和住户的家庭情况。其他行政管理档案、党群档案、会计档案、审计档案、经营管理档案等等可根据工作情况一年归档一次，一般在次年上半年完成。

3.归档要求

(1)收集齐全，经过分类、立卷，并正确划分保管期限。案卷质量符合规范要求，卷内文件材料线条、字迹清楚、纸质优良。档案部门在归档时应严格把握部门立卷原则，对案卷质量进行检查，不合格的退回档案形成部门重新整理；

(2)经过必要的技术加工，正确拟制案卷标题，填写案卷封面、卷内文件目录、备考表。有条件的单位可采用计算机打印。

(3)编制案卷目录或移交清单一式数份，以供归档时双方核准后签名使用。案卷目录最少应包括案卷号、案卷标题。

4.归档手续

建立和履行归档手续，有利于明确责任和义务，保证归档案卷的质量。

(1)编制归档材料案卷目录或移交清册，一式两份或三份，移交时按目录或移交清册清点，交接双方签字，各留一份(档案室可留两份)，以便查考。

(2)归档材料中若遇有关问题需要说明时，可附说明材料交待清楚。

四、物业档案的更改

物业档案的更改是指按照一定的原则、制度与要求，用特定的方法改变物业档案某些内容的一项工作。

物业档案的更改是物业档案管理机构档案管理工作的一项重要内容。为了维护物业档案的准确性，保证物业档案同它所反映的物业管理活动的现实情况相一致，必须根据现实情况的变化，及时对有关的物业档案进行相应的修改和补充。这项工作也称为物业档案的动态管理工作。如某住户在填写入住表格时将自己身份证号码写错了，事后发现，提出更改身份证号码的要求，档案室根据有关规定实施了更改，保证了档案的准确性。

物业档案的更改是一项严肃的工作，必须严格遵守更改制度的有关规定，严格按照更改程序和更改方法进行。

(一)更改权

文件材料归档后转化为档案不能随便进行更改。如需更改，应指定专人负责。

(二)更改程序

1.提出更改理由。如发现档案记录的数据与现实情况不相符或有新的数据需要补充，应由当事人提出书面理由。

2.有关负责人审查。当事人提出更改理由后，有关负责人应进行核实。

3.作出更改决定，并写明更改内容。

4.填写更改表，交由档案室实施更改。更改必须同时更改档案实体和已从档案实体中提取出来的档案信息，更改完成后，应进行检查并将更改表附在所更改的案卷内。

(三)更改方法

1.划改。即对要更改的内容用45°的斜线轻轻一划，然后在旁边写上正确内容。如：

2.刮改。即将要更改的内容用刀片轻轻刮掉，然后填上正确内容。

3.更换。即用正确的文件替换有错误的文件。这种情况要在卷内备考表上说明。

更改之后，要盖上业务校对章，更改人签名，注明更改日期。

第二篇：物业档案管理制度

物业档案管理制度

物业档案管理制度1

1、目的

为了规范人事档案管理过程，实现人事档案管理统一标准、统一模式，从而提高档案管理质量，为人事运用提供有效参考，特制定本制度。

2、适用范围

佳兆业物业管理公司本部及各下属分公司。

3、原则

统一领导、分级保管、分级查阅的原则，确保档案的齐整性和保密性；

4、职责

4.1本部人力资源职能部门

4.1.1收集、整理、立卷、保管本部员工档案、备案下属分公司经理助理级（含）以上员工、人力资源管理人员、财务人员、（助理）秩序维护主任的人事档案复印件。

4.1.2负责所保管的员工档案的借阅、移交和销毁工作。

4.1.3监督各下属分公司的人事档案管理工作。

4.2各下属分公司人力资源职能部门

4.2.1收集、整理、立卷、保管各公司/服务中心A系列员工的人事档案。

4.2.2负责人事档案的借阅、移交和销毁工作。

4.2.3监督各物业服务中心的人事档案管理工作。

4.3各物业服务中心

4.3.1收集、整理、立卷、保管各服务中心B系列员工的人事档案。

4.3.2负责B系列员工人事档案的借阅、移交和销毁工作。

5、内容

5.1人事档案管理流程

5.2职位申请表、个人简历、员工劳动合同、劳动合同签署声明、体检表、身份证、学历和专业资质证书、验证证明、离职证明、规章制度培训确认、发放工资的银行卡、奖惩记录及各种签批的`人事异动、薪资、培训等文件。

5.3档案编码

5.3.1档案编码按服务中心、部门、员工工号进行编码。

5.3.2 E—HR系统中的员工工号为档案编码号，假如水岸新都一秩序维护员员工工号为A。00012，则此员工档案编码号为：“水岸新都秩序A00012”。

5.4档案查阅权限

5.4.1物业公司总经理、本部人力资源职能部门负责人、分管高管、档案管理员可查阅所有员工的档案。

5.4.2各分公司总经理、人力资源部门负责人、分管高管、档案管理员可查阅分公司所有员工的档案。

5.4.3各服务中心负责人可查阅其下属B系列员工的档案。

5.4.4其余员工或管理人员不得查阅员工人事档案。

5.5人事档案借阅手续

由借阅人填写《档案借阅申请单》，报人力资源职能部门/分公司（服务中心）负责人核准并备案。

5.6档案调动

跨公司调动，在接到有关通知文件后5个工作日内，由该员工原所在公司人力资源职能部门将该员工的档案原件装袋、贴好封条、并由封袋人签名，填写《档案移交清单》一式两份，传递至被调住公司人力资源职能部门签收，并返还一份由原公司人力资源职能部门备存。

5.7离职员工档案

5.7.1离职员工档案与在职员工档案分开管理，按月整理统一存放，离职员工档案保存期为该员工离职后2年，并确保资料完整无缺，离职人员档案不得取回。

5.7.2离职员工档案满2年后，由人事档案管理员呈报《档案销毁审批表》，报人力资源职能部门负责人——人力资源职能部门分管高管——总经理审批后，进行粉碎处理。

5.8严格人事档案的收集、管理及保存，保持机密，档案应由人事管理员/主管保管。如出现档案信息外泄，将追究人事档案管理员及人事负责人、分管高管的责任。

5.9各分公司人事档案管理员收到其他公司/服务中心移交的档案后，必须检查封条是否完好，按《档案移交清单》进行清点再存档。

5.10人事档案的保管应严格按照统一的归档标准分类，按服务中心、部门、工号分类存档，目录清楚、编列有序、装订规范。

6、附则

6.1本制度由物业公司本部行政及人力资源部修订，解释权归本部行政及人力资源部所有，自颁布之日起执行。

6.2附件

人事档案资料封面

人事档案存档目录人事档案借阅申请表

人事档案移交清单人事档案销毁审批表（B系列员工）

佳兆业物业管理公司本部行政及人力资源部二○○九年八月四日

物业档案管理制度2

●档案管理规定

1、档案资料由经理负责监督保管,内务管理员专职文件存档、注记工作。

2、有关物业的验收档案、图纸、业主及住户资料、管理制度、合约及附件、设施和设备档案及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档,文件柜上锁,未经经理许可,任何人不得动用。

3、物业档案资料必须做到图有袋、文有夹,报告类文件编目录索引,档案类文件有存档清单和编号目录。

4、公司档案目录及存档文件清单每季度清查一次。

5、物业档案在历任经理离职或调职时,应向接任者办理移交手续,经认可后方可离开。

6、物业档案日常需经常使用部分应复印备份,原件存放在档案中不得随意使用。

7、因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的,需经经理书面认可,如有违反的,作泄密处理。

8、公司将定期巡查上述规定所提及的要求落实情况,对不符合要求的保管人将作适当处分。

9、小区档案资料因保管不当而造成遗失、泄密的,对小区管理有重大影响及损害小区和公司利益的,公司将视情节追究当事人责任,并保留追究其法律责任的权利。

●小区管理保密规定

1、公司、物业内部资料,业主、住户单元和公司员工个人资料及其所载有的通讯地址、联系电话、购/租合约及金额、小区及公司内部情况、业主/住户个人情况等均属保密范围。

2、业主/住户及员工资料统一存放在办公室文件柜内,由内务管理员专人管理。

3、公司文件柜备用钥匙由经理保管,内务管理员休假时,由经理指定者方可代为执行以上事务。

4、因工作所需而放置在办公室、监控室的业主/住户的联系电话、地址等,必须隐蔽放置,不得张贴于显眼处,不得外泄。

5、公司制定的各类规章制度及工作指引,严禁任何形式的抄袭和复印,严禁外泄。

6、公司发布的各类通知通告,应限定时效,过时收回。

7、员工应具有维护他人隐私的法律意识,主动为公司和小区住户保守秘密,对任何人的不正当打探行为,应坚决拒绝并向公司报告。

8、员工因执行保密规定不当,致使公司、业主/住户或公司其他员工利益受不良侵害的,公司将从重处罚,并由当事人个人承担导致的全部法律责任。

●小区档案资料

1、小区验收档案:

1)小区土建、设备安装竣工资料(图纸、设备资料)。

2)小区各类设备的质检、消防、劳动局等部门验收合格文件。

3)小区机电设备保养合约。

4)小区公共区域设施设备验收记录。

5)小区公共区域设施设备移交记录。

6)单元验收及移交记录。

2、小区二次装修档案:

1)住户二次装修图纸及审批手续。

2)二次装修期间管理处监督检查资料。

3、住户资料:

1)小区住户入伙资料。

2)小区住户情况登记(包括姓名、房号、联系人、建筑面积、交接单、入伙时间等)。

4、小区管理文本汇编:

1)管理合同、业主公约、用户手册。

2)小区各类管理规章制度及装修管理规定。

3)小区各项管理分包合约。

5、小区设备维修保养资料:

1)各类设施设备专门的维修保养制度和应急措施。

2)各类设施设备独立的维修档案及日常巡检维修记录。

3)主要部位如配变电间、监控中心等应有工作日记、交接班记录、巡视记录和人员进出记录。

4)住户维修报修单及维修后的回访记录。

6、小区设施设备检测:

1)电梯有劳动部门合格证书及年检报告。

2)消防泵、管道等有定期试机及换水记录。

3)小区避雷系统有定期检测报告。

4)小区其他设施设备检测记录资料。

7、日常文档:

1)日常通知、文件的存档。

2)小区管理费收缴情况。

3)公司管理费财务报告。

4)会议记录。

5)值班记录。

6)安保值班记录。

7)其他管理记录。

●档案资料的管理要求

1、采用多种形式的.文档储存方式,如电脑磁盘、录象带、录音带、相片、图表等,并采用适当的保管、储存方法。

2、尽可能地把其他形式的档案资料转化为电脑储存,便于查找和利用。

3、电脑文件必须由专人按照规定设置子目录进行分类管理,并定期清除过期无效文件。

4、原始文件按照文件的使用性质及重要性进行分类,并编制相应的文件目录,文件状况有所变动时,应及时调整目录的有关数据,以保证查阅者及时找到有效的文件。

5、档案的鉴定必须由经理或其他指定人员负责,对档案是否有效、作废、复印份数、保存期限、保存数量等作出决定,其他未经授权者无权决定。

6、档案按不同业务性质分块,以内容分类,逐一编号,登记造册,编辑目录,最好按不同业务部分分柜保存。

7、档案保管有专人负责,以达到文件管理要求,必须做到档案标识清晰、分类明确,易查找;档案必须由具备资格人员经过登记后方可借出,文件借阅者需妥善保管所借文件,不得涂改、撕毁等,否则追究相关责任。档案归还必须经过检查,如有轻微破损应立即修补,损坏严重须追究借阅人员的责任。档案管理人员需按时检查档案借阅情况,以便及时收回在外文件,防止因管理疏忽所导致的文件流失和泄密。

8、档案保管环境要求达到防火、防潮、防变质的要求,配置有效的灭火器材,潮湿天气需放置生石灰等物质,档案管理人员需及时进行检查和清理,保证文档保管条件符合公司文件管理的要求。

物业档案管理制度3

1、目的

使公司的档案管理规范化、程序化以方便工作中的查找、使用及保密。

2、适用范围

公司所有档案的管理。

3、公司资料室文档资料管理

3.1公司资料室文档资料管理范围：公司内部重要文件；公司对外往来的各类公文；公司内部重大活动、事件记录；物业管理相关政策、法规；重要资料及文档资料的电脑备份；人事资料；业主资料资料等。

3.2文档资料收集及整理：人事资料由行政人事经理助理负责文档资料的统一登记、编号、归档，并编制存放目录索引，档案存放应有明确标识，以便查找；财务资料由财务部负责统一登记、编号、归档，并编制存放目录索引；其他资料由综合文员负责统一登记、编号、归档，并编制存放目录索引。

3.2物业管理相关政策、法规：由综合文员负责从报刊杂志及政府来文中剪辑，统一归入条例、法规类文件夹，并每季度核对或动议更改文件。

3.3重要资料：由综合文员负责收集，主要包括：外出考察资料，重要资料归属重要资料类文件夹。

3.4公司本部重要文件，主要包括：

3.4.1内部管理文件：以公司名义下发的人事、行政类文件。

3.4.2人事制度：公司各种人事政策，条例和规定等。

3.4.3行政制度：公司各种行政制度、条例和规定等。

3.4.4重要通知及通报：公司各种重要的'通知、通告。

3.4.5公司会议纪要：总经理办公例会、部门经理例会和以公司名义组织的专题会。

3.4.6以公司名义签定的各类合同、协议书、意向书等。

3.4.7各部门呈报的工作计划、申请报告及管理规章制度等，由综合文员责收集、跟踪处理结果，并交综合文员存档。

3.4.8公司对外往来的各类公文：主要包括政府部门往来文、上级公司往来文、相关业务单位往来文、外来商函及复函等，由行政人事部负责在将已处理完成的文件交综合文员存档。

3.5文档资料查阅或复印：物业管理政策、法规、合同及重要资料的查阅或复印，需到综合文员办理登记手续。

4、各部门文档资料管理

4.1各部门文件分类及编制要求：

4.1.1各类文件的编制需按规定的格式和编号方法进行，统一使用打印稿，行文应规范，不得有错别字。

4.1.2通常情况下，文件标题定为三号黑体字，文件编号为小四号黑体字，文件内容为小四号宋体字。

4.1.3公司各部门（含职能部门、业务部门及临时成立的工作小组等）常用文件类别：

（1）人事类：包括人事管理制度、职务任免决定、职责、管理架构、人事通报、通知等。

（2）行政类：包括行政后勤管理规定、制度、行政通报、通知、活动计划。

（3）通知类：内部各类通知。

（4）培训类：培训通知、计划或方案、考核及效果评估等。

（5）会议类：部门例会、专题会议、业委会会议等。

（6）合同、协议类：部门签定的合同（租赁合同、买卖合同等）。

（7）对外文件类：

①对政府部门、上级单位、外企业、机构发文等；

②对客户发文等：

③其它类：如电话表、名单、启示等。

4.2质量管理部应保管的资料：

4.2.1发展商提供的资料：

（1）产权资料；

（2）技术资料（含图纸）；

（3）交接手续及清单等。

4.2.2文档收集及整理：各部门须指定专人负责文档资料的收集、登记、编目、归档，并编制存放目录索引，存放应有明确标识，并妥善保管。公司质量体系文件规定的质量记录按体系文件要求执行。

4.3各类文件更改要求：

各类文件张贴或下发后如需更改，必须由原文件审批人审批后，方可执行，并需即作废文件，同时在新文件上注明'以此文件为准'。

4.4各类文件发放要求：

4.4.1文件的发放应注明发放级别，通常应包括以下几类：

（1）部门负责人以上人员阅；

（2）主管级以上人员阅；

（3）内部传阅；

（4）张帖。

4.4.2重要文件的发放应办理签收手续。

4.4.3有关公司的重要政策、决议、经营合同（协议书）、行政人事制度、质量体系文件等属机要文件，除责任者自行携带方式外，必须加封后传递。

4.4.4文件通常张贴一周后收回存档，内部管理文件须加强保密工作，禁止外来人员拍摄或抄录。

4.5电脑文档管理：

4.5.1公司综合文员负责文档资料的电脑储存及管理工作，各部门须指定专人负责本部门各类文档的电脑储存及管理工作。

4.5.2电脑文档须按文件类别设立相应的子目录，分类保存各类文件，重要文件（行政人事制度、合同、协议书、重要会议纪要等）须加密，且以光盘备份，并指定专人保管，管理情况须在部门经理处备案。

4.5.3电脑文档须妥善保存，如需删除，须报部门经理批准。

4.5.4与相关单位签署的合同、协议书及经客户确认的文件，除以电脑文档储存打印原稿外还必须存档签名文件。

4.6资料管理人员要定期检查专柜，核对件数，做好防火、防盗、防虫、防潮、防遗失，发现异常或被盗、丢失等情况，及时向领导反映，妥善处理。如系人为造成，要追究有关人员的责任。

物业档案管理制度4

一、档案的建立。

1.1档案的建立按下列流程建立：收集--整理--分类--编号--登记--输入电脑--入柜--利用--检查

1.2明确建档内容，实行系统收集、集中管理。

1.2.1房屋档案：包括本物业的设计、施工文件、资料、图纸、工程竣工验收资料等;

1.2.2设备设施档案：包括各种设施设备的线路图纸、使用说明书、购入使用时间、使用许可证、年检合格证、维修保养合同及维修保养记录等;

1.2.3业主档案：包括业主入住时所填写的“业主概况表”、“业主公约”、“入住契约”、“前期服务协议”、“接房登记表”等。

1.2.4文秘档案：包括业主公约、商家公约、业委会决议、物管政策法规、市区房管局的文件以及对本物业进行管理的各项规章制度等;

1.2.5员工档案：包括员工供职申请表、简历、身份证复印件、上岗证、学历证复印件、职称证复印件、工作变动记录、奖惩记录等;

1.2.6财务档案：包括各种帐簿、会计记帐凭证、财务报表、纳税报表、维修基金使用的预算、计划、业委会批准使用的文件等。

1.3建档要求：制度化、标准化、电脑化。

二、档案管理

2.1为避免档案的损坏、遗失，使重要档案能永久保存，而又方便经常使用，对使用频率较高的档案实办公室对原始档案进行严密管理，并保存复印件。

2.2档案管理要求：

2.2.1进行标准化的档案管理。

2.2.2采用多种形式的信息储存方式，如电脑磁盘、胶卷、照片、图表等，并采用适当的保存方法。

2.2.3加强保密意识培养，确保档案在使用过程中的.安全、不丢失、不泄密。

2.2.4实行档案管理手段的现代化，运用计算机检索手段，开发多媒体信息查询系统。

2.2.5坚持档案资料收集的系统化。

2.2.6作到档案分类科学化。档案按内容分类，逐一编号，登记造册，编辑目录，按工作部门分柜保存。

2.2.7实行档案管理工作检查经常化。每季度对档案文件的形成、积累、整理、归类要进行一次全面的检查。

物业档案管理制度5

1、保卫部档案建立在本部门办公室(原则上由秘书管理);

2、消防档案包括：上级文件、公函;工程消防验收报告;防火检查记录单;火险隐患通知单，向上级呈送的各类消防请示和报告，各级消防组织、灭火力量，消防设施、设备的分布;

3、内保档案包括：上级文件、公函，重点要害部位及人员政审，公安机关对案情案卷，保卫部对案情的调查案卷，公安机关出具的传唤、搜查、逮捕、拘留、劳动教养通知书，司法机关送达的判决通知书，公安机关的外调介绍信，案情通报;

4、其它档案包括：上级文件、通知、会议纪要，向上级请示的'各类行文、饭店各项安全管理制度，对饭店各级安全检查的记录单、通知单、隐患通知书，整改措施、意见和建议，各项安全培训与考核记录，有关安全会议纪要，交通事故、违纪开除、非正常死亡，工作计划和总结;

5、档案分类装存，编排序号，建立目录，严格履行借还登记手续。

6、建立新类别档案需经部门经理，撤消旧档案须经部门经理办公会确定，报上级批准。

物业档案管理制度6

(一)意义

(二)文件档案的类别与形式

公司文件档案包括以下各类别的'书面文字形式、磁卡和电脑存藏(硬盘存藏、磁盘存藏)形式。

1.公司法律文件:公司章程、批准证书、营业执照、验资报告、审计报告、企业代码、银行税务登记等

2.公司董事会文件:董事会构成、股本构成、董事会决议、记要等

3.公司管理制度:公司运营、行政、财务、业务管理制度、文本、流程

4.公司财务资料:各类总、分帐册、报表、单据、凭账、报告等

5.公司人事薪资:人事结构、录用考核文件、薪资结构、薪资表、奖金计划及分配记录、奖惩记录、保险计划及记录《劳动合同》等

6.公司经营策略规划:客户需求分析、市场分析、各种调查分析、营销策略、公关网络、实施计划等

7.公司客户名册:客户名册、服务合同、协议、策略联盟协议、客户拓展、防谈名册及记录等

8.公司业务文件:公司各项对外服务的内部管理制度、流程、文本及有关方法培训资料、报价体系等

9.公司客户服务文件:服务过程中与客户沟通产生的往来传真、往来函、建议书、分析底稿、调查底稿、客户提供之资料等

10.公司客户档案:已结案客户的完整档案,包括客户服务资料及公司各种服务文本、方案、策划、设计成果等

11.公司专业资料:公司搜集的各种业务文本、流程、制度、企划书、顾问服务理论、方法、同业服务成果、各类行业资料、公司由政府主管部门获取及购买的政策法规、公司各类剪报等

12.公司图书、杂志:公司由公开发行系统购买、订购的各种图书、杂志

13.公司日常行政文件:日常通知、备忘、报告、批复、外来文函

14.公司宣传资料:公司对外宣传广告用之公司介绍、业务介绍、互联网主页介绍等。

物业档案管理制度7

档案管理作为物业管理的重要组成部分，应严格重视。切勿丢失、泄密，以确保工作的.有序正常进行。

1.所有文档实行统一管理，并指派专人负责;

2.所有收、发文件由专人统一登记，文件传阅后应及时归档，其他人员不得擅自处理;

3.对性质不同的文件，实行分类立卷保管，以便日后查找;

4.对于客人档案应建立详细档案，未经上级领导同意，不得擅自将客人资料告知他人;

5.所有文件作到不泄密、不失密，定期检查所有文件;

6.对欲销毁文件必须经过部门经理批准后进行销毁工作，严禁向废品回收站出售。

物业档案管理制度8

(1)维修档案属工程档案的一部份，由工程部文员统一管理。

(2)设备维修档案按强电、弱电、机管、电梯、空调、装修、用户单元内设施分类。

(3)用户单元维修档案用标签按不同档案分开，其他档案按类别存放，在相应的'档案盒上贴上标签。

(4)文员根据返回工程部的维修单每天填写维修档案记录表，并录入电脑中已设置密码的“维修管理”项目。

(5)文员每天核对发出和返回的维修单，将有关内容如实录入维修档案记录表，如发现不符马上追查原因。

(6)文员每月对维修档案记录、维修单等进行整理，并分类归档。

(7)维修档案为评估大厦设备运行情况和用户室内设备状况的根据，应妥善保存。保存期限一般为一年，重大维修项目保存期至少为两年。过期档案由工程部经理、系统工程师组成的鉴定小组统一审定后销毁。

物业档案管理制度9

1、技术档案管理各类技术资料必须分类装订成册,编制目录,专人管理及制订借用制度。

技术档案一般可分成四类:物业施工竣工验收的整套档案资料;

设备的规范、标准、各项制度及技术标准;

设备新技术信息及资料;

职工技术考核标准及资料。

1.1所有工程技术资料、图纸、使用说明书、工具书、工程维修保养原始记录等均作为工程技术档案在工程部资料室归档统一保管。

1.2文件、资料是大厦的重要财富,人人都要爱惜。

1.3未经批准,不得将任何资料借给本公司以外人员。

1.4重要的工程技术档案应保存原件,原件通常不予借阅,以复印件的版本外借。

1.5档案资料借阅要严格履行借阅手续。

除图书外,档案资料严禁带出大厦。

重要资料只限在资料室内阅读。

1.6借阅图书每次限借一本,特殊情况需得到总工程师批准。

借期为一个月,到期应办理续借手续。

图书不得在个人手中长期持有。

1.7对档案资料,借阅人不得裁减、抽页、乱画、涂改,保持版面清洁。

2、设备登记卡设备登记卡是设备管理的主要依据,每一台设备都应设立一张登记卡。

为了便于查阅,可按设备系统分别装订成册。

现代化设备管理的一条重要经验,就是重视对设备状况及维修保养工作情况的调查和统计,系统地、有计划地积累分析原始记录,在调查分析中研究设备维修保养工作的规律,使设备能够达到最高的综合效率。

设备登记卡应包括设备检查、维修保养记录,设备缺陷记录以及重大事故记录,这些可作为设备计划检修和确保设备正常运行的重要依据,也是设备技术改造、报废的`主要依据。

设备一般每年按设备登记卡进行一次全面的清点核对,应该做到帐物相符。

3用户设备档案卡物业的每套客房可认为是为用户服务的独立设备,因此,每一独立单元需设立一张用户单元设备档案卡。

这有利于掌握对用户设备的完好程度及设备返修率程度的了解。

4质量记录《设备档案卡》ed-tb-0309-113《设备编号法则》

物业档案管理制度10

为了系统完整地保存分公司在经营管理服务活动中形成的各种资料档案的管理,特制定本制度。

一、档案资料的归档管理

1.归档范围

a.分公司在物业管理活动中形成的公文、电报、薄册、图表、书信、日记、会议材料等,由行政部负责归档。

b.在工作中形成的图纸、说明书等由工程部负责归档。

c.各部门在专门业务活动中形成的各种专项档案,如:会议档案、声像档案、合同档案、审计档案等,由行政部负责归档。

d.员工登记表、体检表、培训记录、考核成绩、有关证书复印件等员工档案,由行政部负责归档。

e.财务档案按《财务管理规定》的范围归档,由行政部负责。

2.归档要求

a.归档的书面文件材料必须字迹清楚工整,纸张及文件格式符合国家要求,禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等书写材料。归档的电子文件需排版整齐;字体一般是宋体,标题三号字,正文四号字;语言通顺,文字输入正确无误。

b.归档的文件材料要完整齐全。

c.归档的.书面文件必须是原件,电子文件为最终使用件。

d.案卷题名应确切反映卷内文件内容。

3.归档时间

a.文书档案在第二年上半年内归档。

b.员工档案及时归档。

c.财务档案按季度归档。

4.归档份数

a.各类书面文件材料一般归档一式一份;电子文件一般归档一式三份(其中包括软盘上一份)。

b.重要的和利用频繁的文件材料可归档一式两份或适当增加其归档份数。

5.不归档文件材料的范围

a.重份和无查考利用价值的事务性、临时性文件。

b.上级单位发来供参考的抄件和征求意见未定稿的文件。

c.未经会议讨论和领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿,一般性文件的历次修改稿(重要法规性文件、草稿除外)、铅印文件的各次校对稿(主要领导亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外)。

d.从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料。

e.参加非主管单位召开的会议,不需贯彻执行或无查考价值的文件材料。

f.非隶属单位抄送的不需要办理的文件材料。

g.下级单位送来参阅的简报、情况反映和不应抄报不必备案的文件材料。

6.各部门主任要对本部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督和检查。

二、档案资料的保管

1.分公司档案资料由行政部统一管理,其他各部门档案资料均由各部门自行管理。

2.存放文书档案要有专用柜架,在排放上应按照类别和时间的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。

存放电子文件应有专用硬盘分区或专用文件夹;在保存电子文件时,按照类别和部门的不同分别存入不同名称的下级文件夹中。文件夹名称应能简洁、清晰地反映所存文件的类别或所属部门。存放文件的软盘或光盘上必须贴有标签,以方便查询。

3.底图除修改、送晒外,不得外借。修改后的底图入库,要认真检查其修改、补充情况。底图存放以平放为宜。

4.存入胶片、照片、录像带、磁带要用特制的密封盒和专门的卷盒,按编号顺序排列在胶片柜或防火柜内。必要时采取复制、拷贝。

5.每半年定期进行库藏档案的清理核对和保管质量检查工作,做到账册相符,对破损或载体变质的文书档案,要及时进行修补和复制,文书档案发霉或虫害要及时消杀;对于出现损坏的电子档案也要及时拷贝、另存。

6.行政部需做好档案资料室的防盗、防火、防虫等安全设施。

三、档案资料借阅管理

1.分公司所有工作人员都有保护档案、借阅档案的权利和义务。

2.员工查阅档案,须办理登记手续,并报所在部门主任批准。查阅分公司档案须报行政部主任批准。

3.在借阅档案时应做到以下几点:

a.办理登记手续,定期归还。

b.要爱护档案,不得丢失。

c.所借档案不得随意折叠和拆散,不得对档案随意更改、涂写。

4.借出和归还档案时,应办理清点手续,由档案员和借阅者当面核对清楚。

5.档案如有丢失、损坏或泄密,要立即追究当事者责任。

6.借阅者在归还档案时必须填写档案利用效果记录。

7.调离分公司的工作人员,必须清理移交档案文件后方可办理调离手续。

四、档案鉴定和销毁

1.档案鉴定工作由各部门领导自行组织进行;日常档案的鉴定工作由行政部负责。

2.鉴定的主要项目有:

a.档案保管期限表。

b.对到期档案提出存、毁意见。

3.确定保管期限原则:

a.对本部门有长远利用价值并能反映部门职能活动和历史面貌的档案应永久保存。

b.凡是在一定时间有利用的档案分别为长期或短期保存。

4.鉴定工作应该定期进行。

5.档案通过鉴定,要求达到划定保管期限准确,保管质量达到标准规定。鉴定中发现档案不准确、不完整,部门主任应及时责成有关人员负责修改、补充。

6.销毁档案的程序:

a.经鉴定列出需销毁的各种档案清单和销毁的报告,经部门领导审批后由各部门实施。销毁清单及报告应归档。分公司的档案销毁必须经分公司经理批准。

b.档案销毁时,由部门派二人以上进行监销并在销毁清单上签名。

c.销毁档案时,要严格执行保密规定,对在销毁档案过程中出现失密或对部门造成损失的,将根据国家有关规定进行处理。

物业档案管理制度11

1.客户档案的管理工作由客务部负责。

2.客户资料按单元号一户一档建立，按楼层统一存放在客户档案文件柜内。

3.每个客户档案内由入住资料、二装资料、往来函和房门锁、电话、车位、水牌、客户加班等申请单等组成，退租客户的资料须及时装订另存。

4.每个客户档案均按日期顺序排列，将最新的文件摆在最前面。

5.客户档案的标牌须与档案内现客户的公司名称吻合。

6.客务部每年整理一次退租客户档案，对已装订好的退租客户资料打印目录后按楼层装入文件盒内存放。

7.客户档案查阅可向客务主管借出，经客务部经理批准后在客务部办公室阅览。

8.原始客户档案一般不可修改，客务部工作档案需经客务部经理同意方可修改。

9.客务部档案应积极推行计算机管理，由客务主管设置客户档案管理系统，将客户各类资料、各单元房屋使用情况等输入计算机中，进行资料分析、整理和信息传递。

物业客户档案管理制度

一。制度内容

为做到客户服务部与客户的良好沟通，掌握客户的人员构成、公司性质、物业费交纳情况等，有必要建立一套综合的客户信息系统，而客户档案可以协助客户服务部以最便捷的'方式提供以上信息。因此，为充分利用客户信息并管理好这些信息，特建立此制度。

二。管理目标

客户档案资料全面、准确、有效。

三。适用范围

客户档案资料的管理主要是收集、整理、归档及使用四个环节。

一般客户档案包括以下的资料：

1. 收集客户单位资料

2. 客户缴费记录包括各样应付之押金

3. 客户装修工程文件

4. 客户迁入时填具之资料

5. 客户资料补充

6. 客户联络资料

7. 紧急事故联络人的资料

8. 客户与管理处往来文件

9. 客户违规事项与欠费记录

10. 客户维修记录

11. 客户投诉记录

12. 客户单位有关的工程档案（与二次装修工程有关资料）与工作程序

四。注意事项

1. 及时上行下达客户与管理之间的知识、报告、通知、通报，传送文件应及时、准确，认真地登记并制作各种表格。

2. 协调与客户之间的关系，加强横向沟通；

3. 做好与客户有关各类文件的档案工作，并定期整理，以备随时查询及跟进；

4. 接听客户投诉，解决客户投诉；

5. 接听客户工程报修电话，及时联系修复。

物业档案管理制度12

物业档案是随着物业管理行为的出现而产生的,尽管档案管理不是物业管理工作的主要环节,然而其重要地位却不容忽视。物业管理工作正式开展后,几乎每一个环节都离不开档案,无论是维修、养护物业设施,还是了解业主及物业使用人情况,或是收取管理费用、开发经营活动等,都要用到物业档案。随着现代科学技术的发展,无论是物业管理还是档案管理,都在向着现代化的管理目标迈进,物业档案的现代化管理也成为必然趋势。

物业档案是物业管理公司在从事物业管理活动时直接形成的对国家和社会有保存价值的.各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。随着物业管理的不断发展和完善,物业档案的种类也在不断增加。

一、档案管理运作环节

1、设立档案室,采取系统化、科学化、现代化的先进手段,建立相应的规章制度,对所有档案资料进行严格管理。

2、资料的收集坚持内容真实的原则,根据实际资料和信息资料的内容,在实际工作中从需要出发,扩大资料的来源渠道。

二、资料分类整理

收集后的所有信息资料,统一由档案管理员整理。整理的重点是去伪存真,根据档案的来源、信息的内容、信息的表现形式等特点进行细分,做到条理清晰、分类合理。

三、档案内容

范围分类资料内容

房产公司提供资料产权资料立项文件、工期批复文件、规划会审文件、规划用地许可证、土地证、扩初会审文件、建设规划许可证

技术资料规划图、竣工图、地质勘察报告、工程预决算书、图纸会审记录、竣工验收证明书、总平面图、平面图、房屋及设备使用技术资料

管理处建立的资料物业资料小区基本资料、商业网点资料、娱乐设施资料、路标、门牌、室号配置图

业主资料入住通知书、业主公约、业主情况登记表、装修申请表、房屋交接单

日常管理资料日常工作记录、各类协议、各种设施设备档案

四、资料归档整理

1、按照资料本身的内在规律、联系进行科学地分类与保存。

2、档案按不同业务性质、编号、造册、编辑,分柜保存,运用计算机等先进的管理手段,尽可能的把其他形式的档案资料转化为电脑储存,便于查找和调用。

3、档案的出室、入室都有严格的规定:出室必须由管理处主任同意,经登记后方可借出;入室时,须由专人进行检查,如有破损,立即修复,并追究有关人员的责任。档案管理人员需及时收回在外文件,严防文件的流失。

4、档案的管理环境做到'三防',即防火、防潮、防变质。

物业档案管理制度13

1、物业档案建立的内容

业主入伙资料

业户家庭资料

业户联系电话

包括:正常情况下的联系电话和紧急情况下的联系电话,如家庭电话、单位电话、手机、呼机、e-mail地址等。

业户室内装修管理资料

包括:装修申请表、装修过程情况记录、管线变动情况等。

业户日常维修资料

包括:维修、维修回访等记录情况。

业户反馈资料

包括:服务质量回访记录、业户投诉及处理记录、业户意见征询、统计记录等。

2、物业档案管理的具体措施

业户档案资料是在业户入伙以后逐步建立起来的',其内容包括业户的姓名、家庭情况、工作单位、联系方法、管理费收缴情况、室内装修管理资料及物业独用部分使用及保养维修情况等。

(1)业户档案的收集

物业设立档案室,建立相应规章制度,对业户档案进行严格管理。资料收集坚持内容丰富的原则。在实际工作中从需要出发,扩大资料来源,从时间上讲是在业主入伙时开始收集归档,实行业户一户一档。

(2)业户权籍资料管理

从业户入伙开始,应着手权籍资料的收集工作,权籍资料的收集、整理、归档,应做到条理清晰、完整齐全,便于查阅。管理和使用好权籍资料,动态反映业户权籍状况,为业户需求提供服务。

(3)业户档案的整理

各个业务范围上收集到的信息资料,统一交档案员集中整理,整理的重点根据资料内容、来源进行分类,做到条理清晰、便于查阅。

(4)业户档案的归档

xxx华庭住宅小区管理处的业务接待将收集到的业户资料每月五日前提交档案中心。物业档案中心员按照物业管理自身的内在规律和联系,将资料分类有序地保存,并输入计算机存档,运用计算机的先进手段进行档案资料的管理。

(5)档案的利用

为业户服务工作及时提供档案资料,直接或间接地为业户管理服务,从而有效地提高服务质量和服务水平。

(6)业户档案的管理

业户档案的使用应有严格的规定,借阅必须由具备规定条件的人员经登记后方可借出,归还时须由专人进行检查,如有破损,立即修复,严重时追究有关人员的责任。业户档案存放时要做好防火、防潮、防蛀工作,计算机使用时应防止电脑病毒侵入。

物业档案管理制度14

1、公司各物业项目的档案资料规定由物业管理公司主管(包括代理主管)负责监督保管，由文员专职文件存档、注记工作。

2、有关物业管理公司验收档案、图则、业主及住户资料、管理制度、合约及附件设备设施及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档，文件柜要求上锁，未经主管许可，他人不得动用。

3、物业管理公司档案资料必须按公司规定要求存档，做到图有袋、文有夹，报告类文件编目录索引，档案类文件有存档文件清单及编号目录。

4、物业管理公司档案目录及存档文件清单每季度上报公司备案。

5、物业管理公司档案在历任主管调职、任职时应向公司或接任者办理移交手续、经确认后方可离任。

6、物业管理公司档案日常需经常使用部分应复印备份，原件存放在档案中不得随意使用。

7、因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的，需经主管书面确认，如有违反的作泄密处理。

8、公司将定期巡查上述规定所提及之要求落实情况，对不符要求的`保管责任人将作适当处分。

9、物业管理公司档案资料因保管不当而导致遗失、泄密的，对物业管理公司有重大影响及损害物业管理公司公司利益的，公司将视情节轻重追究当事人责任，并保留追究其法律责任的权利。

物业档案管理制度15

为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。

一、档案管理机构及其职责

1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合办公室的统筹管理；二级管理是指各部门的档案资料管理工作。

2、综合办公室档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理，各科室负责人负责本部门档案资料的使用管理。

3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。

4、综合办公室档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收。

二、归档制度

1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。

2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。

3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，综合部保存复印件。

4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。

5、所有科室的业务活动方面的资料，应将相关资料的复印件报综合办公室备案。

6、由公司对外签订的合同，至少应保留一份原件，交由综合管理部保存。

7、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交综合办公室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。

三、档案保管制度

1、公司综合办公室设存放档案的`专门档案柜，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。

2、归档资料要进行登记，编制归档目录。

3、档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。

4、档案要分类，保管要有条理，主次分明，存放科学。

5、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。

6、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，每年年终据此进行整理、剔除。

7、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

8、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。

9、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。

三、档案借阅制度

1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。

2、借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经公司领导批准。

3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。

4、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。

5、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。

6、重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅的要经分管副经理同意，必须外借的，由经理审批。

四、二级档案应根据资料的性质和部门需要，每三年移交一次，资料原件交综合管理部统一保存。

第三篇：物业客服档案管理制度

档案管理制度

为规范客服部档案管理工作，特制定本制度。第一条 适用于大华物业客服部的档案管理工作。

第二条 客服部部长负责按照档案管理体系及作业指导书和管理制度规范，做好客服部档案管理工作。

第三条 档案管理员负责客服部档案的具体管理、整理工作。第四条 档案分类：

一、客户档案（绝密）其中包括：

1、客户个人信息：客户姓名、年龄、证件号码、联系电话、工作单位、家庭住址及紧急联络人信息等。

2、房屋信息：房号、面积、区域、收房及验房相关文件、装修相关文件、装修图纸及房屋维修相关记录等。

二、部门档案（重要）

1、部门工作总结、计划（按月装订）

2、部门会议纪要（按月装订）

3、工作联系单（物业公司内部部门之间及对外适用（按月装订

4、客户满意度问卷调查及客户满意度问卷分析（按月装订）

三、部门档案（日常使用）

1、客户来电来访登记表（按月装订）

2、派工单和统计表（及时率和返修率按月装订）

3、培训记录（按月装订）

4、回访记录（内容与派工单内容相符，回访比例要求达到30%，按月装订）

5、有偿服务记录（按月装订）

四、其他杂类文件 第五条 档案编号

档案全宗号规范：客服部全宗号规范为：KF，分类项目编号为：01、02、03--0X 项目代号分配规范：KF-01-X--KF-X-X 第六条 客服部负责档案的管理工作，定期对档案进行整理归档，档案柜钥匙由客服部档案管理员保管。第七条 档案管理规定

一、部门档案的查阅及调阅

1、查阅档案：填写档案借阅登记表，经客服部部长签字批准后，方可查阅，所有资料不能带出档案室。

2、调阅档案：填写档案调阅登记表，经客服部部长签字批准后，方可调阅，所调阅资料可以带出档案室，规定期限内完整归还，不得复印。

3、绝密档案查阅及调阅

绝密档案查阅、调阅、摘抄及复印需经公司总经理批准，并由客服部部长陪同。

物业公司内部人员查看业主档案时，需经由客服部部长批准，档案管理员在场，并不得把业主档案带出档案室。第八条 做好档案的防火、防虫、防潮、防盗的工作，发现问题及时处理。客服部档案编号

一、客户档案 KF-01

1、客户个人信息：KF-01-01

2、房屋信息：KF-01-02

二、部门档案（重要）KF-02

1、部门工作总结、计划 KF-02-01

2、部门会议纪要 KF-02-02

3、工作联系单 KF-02-03

4、客户满意度问卷调查及客户满意度问卷分析

三、部门档案（日常使用）KF-03

1、客户来电来访登记表 KF-03-01

2、派工单和统计表 KF-03-02

3、培训记录 KF-03-03

4、回访记录 KF-03-04

5、有偿服务记录 KF-03-05

四、其他杂类文件 KF-04

KF-02-04

第四篇：物业公司员工档案管理制度

业公司员工档案管理制度提要：新进员工第一次建档后，日后有关个人人事资料，均要随时归档备案；进人员报到后，按“员工个人资料档案明细表”顺序进行建档，目录如下： 更多精品来源自 报告

1.0目的:为确保公司人事档案的机密性、完整性和准确性，特订立本制度。2.0范围:公司所有员工的人事档案列入本办法范围。

3.0管理细则

3.1新进员工第一次建档后，日后有关个人人事资料，均要随时归档备案；

3.2进人员报到后，按“员工个人资料档案明细表”顺序进行建档，目录如下：

3.2.1职位申请表

3.2.2员工个人简历、学历证书复印件、身份证复印件、3.2.3健康体检表、计生证

3.2.4员工转正通知书

3.2.5员工奖惩记录表

3.2.6员工异动申请单

3.2.7劳务用工合同

3.2.8其他有关资料或证件

3.3管理

3.3.1所有人事档案都属于机密文件，应妥善保管，不得随意泄密；

3.3.2四职等以上主管本人亲自到行政部借阅档案方可，且仅限调阅本部门人员档案；

3.3.3任何人均不得向行政部借阅自己本人的档案。

4.0本办法的制定、修订、废止与实施

4.1本办法由行政部制定，经管理者代表核准、经理通过后公告实施；

4.2本办法由行政部负责修订、废止，经管理者代表核准、经理通过公告实施；

4.3本办法由行政部负责监督实施。

编制：审核：批准：日期：

第五篇：物业项目档案管理办法

某物业项目档案管理办法

第一章总 则

第一条为了搞好**物业项目档案的管理，加强物业管理工作的运作，根据《档案法》和《天津市物业管理条例》以及《天津市物业管理企业档案管理工作指导意见》的规定特制定本办法。

第二条物业项目档案是指：为了从事物业项目管理接收或在管理活动形成的文件材料（包括小区规划详图、竣工总平面图、单体建筑、结构、设备的竣工图[安装图]、绿化平面图、附属配套设施、地下管网工程竣工图等基础管理文件材料以及房屋管理与维修养护等业务管理中形成的文件材料），按照文件形成的自然规律、保持文件之间的历史联系、便于保管和利用的原则，经过分类、组合起来的案卷。

第三条为了便于管理和妥善保管物业项目档案，根据档案管理原则，凡在物业项目管理工作中形成的文件材料都应按其形成的规律立卷归档，定期向档案室移交，实行集中统一管理，项目单位和个人不得据为己有或拒绝归档。

第二章项目档案的分类与归档

第四条物业项目档案的归档范围包括：基础管理文件材料、房屋管理与维修养护、共用设施设备管理和公共秩序维护、消防、车辆管理以及环境卫生管理、绿化管理、社区文化管理、项目管理效益等文件材料（详见《**物业各类文件归档范围及保管期限表》）。

第五条物业项目档案的归档时间规定在第二年由各项目单位兼职档案人员整理立卷5月底前向档案室移交归档。

第六条物业项目档案分类是按照文件材料的来源与形成结合载体的不同分为“基础管理类”和“业务管理类”两个二级类目，结合文件材料的形成过程在二级类目下设置若干个三级类目，如下表：

第三章项目档案的整理

第七条物业项目类档案按照三级类目结合文件材料内容和数量分别组卷。

第八条基础管理类档案的组卷与编目

基础管理类档案分为3个三级类目，组卷的方法有所不同：

（一）建筑类是指接收物业服务项目的竣工图文件及竣工验收报告、交付使用证与接管验收手续等基础管理文件。

1、图样文件参照建设工程档案整理标准进行。区分专业的不同结合图纸目录组合成一个或若干个案卷，案卷内文件按照图号的顺序排列并编制卷内目录。

2、文字材料采取“卷”、“件”结合的方法组卷。即：按单件文件或多件文件组合的整理方法。

（1）单份文件整理是指以“件”为保管单位整理，逐份文件编制“件号”，按件号的顺序编制卷内目录。

（2）多件文件整理是指一组密不可分的相关文件组合立卷，卷内文件要编制页号，以确定文件在案卷内的位置并编制卷内目录，用统一的软卷皮装订成册装入档案盒内保管。

（二）设备类是指共用设备的使用说明书、合格证及质量验收文件等。其组卷方法按照基建类第2条的规定执行。

（三）业主档案是指为每个业主建立的档案包括：业主公约、业主购房合同、钥匙发放单、业主基本情况登记及有关协议书等。

1、业主档案要以每户业主为保管单位，组成一卷，卷内以“件”为单位按文件产生的先后顺序排列，每件盖档号章。整理完结后装入档案袋，档案袋封面填写项目名称、楼栋号、房间号及业主名称。

2、档案袋按楼栋楼层排列编写卷号，装入档案盒，盒内视档案袋材料多少，可装入若干档案袋，档案盒外填写项目名称、楼栋号、房间及案卷起止号等内容。

第八条业务管理类档案的组卷与编目

业务管理类档案是指项目管理过程中形成的有关业务文件共分为7个三级类目，一般均属于文字材料，其立卷方法可按照基建类第2条的规定执行。即：在二级类目下区分三级类目所产生的文件材料分别组卷。

第九条物业项目类档案的排列与编号

物业项目档案的案卷编号是：在每个项目单位下，按照二级类目的顺序分别进行排列并编制案卷顺序号，其档号是由项目代号——二级类目号——案卷顺序号组成。（详见附件：物业项目名称与代号表）

第十条 项目档案整理标准

（一）案卷的编目与装订要求

1、卷内文件材料页号的编写

案卷内文件材料均以有书写内容的页面编写页号。单面书写的文件材料在其右下角编写页号；双面书写的文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角编写页号。图样页号编写在标题栏外。

成套图样印刷成册的文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号；与其他材料组成一卷的，应排在卷内文件材料最后，将其作为一份文件填写卷内目录，不必重新编写页号，可在备注中注明总页数。

卷内目录、卷内备考表不编写页号。

2、案卷封面的编制

案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件材料的内容，主要包括项目名称或代字、代号及其结构、阶段的名称等，案卷题名一般由立卷人拟写。

立卷单位：填写负责文件材料组卷的项目管理单位。

起止日期：填写案卷内文件材料形成的起止日期。

保管期限：依据有关规定填写组卷时划定的保管期限。

密级：应依据保密规定填写卷内文件材料的最高密级。

档号：应填写全宗号、分类号、案卷号。全宗号可为空；分类号是指按分类方案规则划分该卷档案类别号；案卷号指档案按一定顺序排列后的流水号。

3、案卷脊背的编制

案卷脊背的项目有保管期限、档号、案卷题名（由档案室输入软件自动生成后编制，项目单位移交时用铅笔只编写顺序号）。

4、卷内目录的编制（由各项目单位按照统一电子版格式编制）

序号：用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件材料的顺序。文件编号：填写文件材料的文号或图样的图号、设备代号等。责任者：填写文件材料的形成部门或主要责任者。

文件材料题名：填写文件材料的全称。

日期：填写文件材料的形成日期。

页号：填写每件文件材料的首尾页上标注的页号。

卷内目录排列在卷内文件材料首页之前。

5、卷内备考表的编制

卷内情况说明包括:案卷内文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。

立卷人：由责任立卷人签名（指兼职档案员）。

立卷日期：填写完成立卷的日期。

检查人：由项目负责人签名。

检查日期：填写审核的日期。

6、案卷的装订

（1）案卷可采用装订和不装订两种形式。案卷内不允许有金属物。

（2）案卷内不同幅面的图样文件材料要折叠为统一幅面,破损的要先修复，幅面一般采用国际标准A4型（297mm×210mm），图样折叠时标题栏露在右下角。图样文件可采取不装订的形式。

（3）不装订的案卷（这里指文字材料按“件”整理）,应在每件文件材料的右上角加盖档号章。档号章的内容有：档号、、件号。

7、“件”的确定原则与整理

（1）文件材料原则上每份自然件为一件；正文（正本）与定稿为一件；正文（正本）与附件为一件；原件与复印件为一件；正文与文件处理单为一件；转发文与被转发文为一件；报表、名册、图册等每本（册）为一件。

（2）文件材料的装订是按“件”装订，永久和长期保管的要去除金属物。文件页数多的采取三孔一线装订或两孔塑料钉的方法；文件页数少的采取塑料曲别针或线缝的装订方式，不得使用胶水或浆糊粘贴。

第四章项目档案的管理

第十条物业项目类档案的管理要遵循物业管理工作的实际，以方便利用为前提。项目基础管理类档案由项目单位按照规定整理立卷并按

照规定与档案室办理移交手续，档案室进行输机编目后可由原项目单位借出，项目单位安排专人负责保管并提供利用。

第十一条物业项目档案的借阅利用及相关档案管理环节按照《**物业企业综合档案管理办法》和有关档案管理制度执行。

附件：**物业项目名称与代号表