纸质档案数字化工作中的问题与对策

第一篇：纸质档案数字化工作中的问题与对策

纸质档案数字化工作中的问题与对策

一、问题的提出

数字化工作中最常遇见的问题可以归结为以下几个方面： 1.如何保证数字化档案的能够忠实地还原原件？ 2.如何保证数字化档案的长期保存？

3.如何减少数字档案加工、存储和利用的成本？ 4.如何对数字化档案进行管理？ 5.如何有效地利用数字化档案？

问题的解答和对策 1.对于问题1的解答和对策

开展纸质档案数字化工作有两重目的。其目的之一是长期保管，这里存在两种不同情形：第一，“替代性保管”——使用数字化复本替代原件长期保存和使用；第二，“复本保管”——为重要档案原件制作异地保管的数字化复本。其目的之二则是利用。以利用为目的的档案数字化同样区分为两种情况：网络利用和非网络利用。非网络利用范围相对有限，主要集中在文献资料的出版和发行；而网络利用是数字化档案利用的主要形式。

从目前来看，数字化工作的主要目的是以利用为主，保管为辅。无论是利用还是保管，我们认为所选的图像格式必须具有良好的还原性、安全性，即识读、显示出来的数字文件在内容上应与原件完全一致，能够通过数字签名等技术固化数字文件的内容，防止保管、利用过程中的信息篡改。此外，所选格式必须预期较低的迁移频率和迁移损耗，否则，数字档案会随信息迁移而失去原真性，甚至成为无法利用的“数字垃圾”。目前很多地方的数字化图像以黑白和灰度图像为主，彩色图像多用于照片档案，且分辨率很低。各档案馆进行数字化加工时，基本上遵照“纸质档案扫描方式主要采用黑白（二值）方式扫描。当黑白方式扫描清晰度较差时，采用灰度方式扫描，灰度方式一般采用256灰阶。„„照片档案扫描方式可选择彩色或者灰度两种方式扫描”的原则进行，采用的图像格式以TIFF/G4、TIFF/LZW、JPG和PDF为主。对于普通纸质档案，其扫描分辨率一般定为150dpi左右，部分档案馆标准更低，只有50～100dpi。照片档案扫描分辨率一般定为300dpi左右。

针对上述情况，我们采取的做法是在国家档案局《数字化加工规范》之上，制定了杭州市《加工规范》，要求制止档案扫描采用24bit真彩，300dpi以上的分辨率，照片档案要求采用600dpi以上的分辨率，归档格式采用JPG格式，全部采用光盘保存，利用格式采用Djvu格式，全部存放在存储设备上。由于Djvu自身采用了分层显示、高压缩比、格式及算法开放等诸多优点，很快得到了推广和采。

对于问题2的解答和对策

对于数字化文件的长期保存，主要从两个方面加以解决：一是管理系统的层面，二是文件格式的层面。

首先，我们要建立起一个能够承担长期数字档案长期维护的一个可信数字仓储TDR系统，传统的档案管理系统显然已经无法满足这样的需求，而OAIS参考模型是数字仓储和数字保存领域重要的国际标准，为数字资源保存提供了全面一致的框架。TDR遵循这一模型，有利于在一个统一的概念、术语和模型框架下，进行TDR的规划建设，易于开展分布式TDR之间数字资源的共享，以及规范化的管理和发展。在TDR中，一个非常重要的功能就是对AIP的维护、更新、技术仿真以及迁移。要做到这点，必须从标准规范和技术手段同时入手。技术标准的是一个不管地自我进化的一个实体，我们在建设TDR时需要考虑到对原有标准的继承和过度，我们应当关注虚拟化技术。虚拟化技术不仅仅能够为我们节省运维成本，在TDR系统中，更为重要的功用是能够对原有的系统环境进行模拟和测试，使得我们面对突然的技术升级时有充分的适应期和缓冲期。目前，我们已经全面对服务器进行了虚拟化，未来将对存储系统进行虚拟化，通过计算资源和存储资源的统一虚拟化，通过内容管理平台进行系统管理，为构建TDR系统打下一个良好的基础。

文件格式层面，我们必须坚定地采用开放的格式标准，这是必须遵守的底线和原则。标准规范方面我们认为国家档案局颁布的《电子文件长期保存版式文件技术规范》是一个非常好的起点，它从标准的角度明确了电子文件的长期保存格式，为未来我们统一归档格式打下了一个良好的基础。不足之处在于仅规范了原生型电子文件的格式规范，而未对其他类型的电子文件的格式规范做出要求，所以尽快针对数字化加工的格式标准和规范进行重新修订和增补非常重要。同时在标准的制定上，应积极地参与国际标准的制定，否则技术再先进市场也不认可，TD-SCDMA移动通信标准和UOF文档格式就是最好的例子。

对于问题3的解答和对策

在我们档案局、档案馆合二为一，且属于党委或者政府序列的机关单位的特殊情况下，自行对馆藏档案进行加工显然是不合适的。我们的做法是通过服务外包的形式大力培育中介机构来完成此项工作，目前杭州市已有档案服务中介机构30多家，从经济学的角度上说，这以及是一个完全竞争性的市场。在一个完全竞争性的市场状态下，商品的价格会自发地限定在一个价格范围之内，而且价格是比较低廉的。目前杭州市纸质档案数字化加工的成本约每页0.25元（包括了前处理、加工、质检等环节）。通过市场的完全竞争使得我们在数字化加工上的成本降到了一个相对合理的位置。但随之而来的问题在于，众多的中介服务机构出于对市场的争夺以及自身业务素质等因素，会出现恶性压价以及加工质量较低等问题，而行政许可法的设立使得档案局无法限制这类服务机构的市场准入。我们目前的做法是对中介服务机构采取登记备案制度，但收效甚微。同时也在考虑今后将定期发布对中介机构服务水平和质量的分析评定报告，以期各家服务机构提升自己的业务素质和服务水平。

由于我们全面采用了Djvu各式，极大地节省了存储资源，目前已完成约XX个全宗约800万页档案的扫描，而仅占据了大约600GB的磁盘空间，所以我们的存储系统容量从全国范围来说都不算大，同时由于采用了虚拟服务器，能够非常灵活地分配存储资源，所以我们的存储系统资源利用率非常高。由于Djvu文件小，便于在网络快捷利用，完全能够满足在1Mbps带宽的ADSL线路上的浏览和传输（当然Djvu这个优势会随着宽带的带宽逐渐提高而减小）。4.问题4的解答和对策

如何有效地管理数字化档案是一个非常重要但是很少被关注的问题，原因在于大家都认为自己的数字化档案已经很好地被管理了。从电子文件的定义去分析，纸质档案数字化文件也可被视之为一种电子文件。既然是属于电子文件，那么纸质档案数字化文件也应当要遵循电子文件的管理模式，也同样要遵循电子文件管理的原则，也同样要前端控制、全程控制、全过程元数据记录和行为跟踪记录。所以从这个角度来说，目前绝大部分的数字化文件的管理是不到位的，其安全性的保障也是令人担忧的。

在ICA发布的《电子文件管理系统建设规范及功能需求》中，明确地提出了ERMS系统要能够进行混合式档案管理。所谓混合式档案管理，就是指能够对原生型电子文件、间接型电子文件以及实体档案进行统一的管理。而目前由于档案数字化加工采用外包形式，第三方中介机构的加工系统过于简单，无法对数字化过程产生的元数据进行完整地、全过程的记录，导致了数字化文件的元数据大量缺失。而且在各个机关，文书人员在收发纸质文件时，很少会及时就将纸质文件数字化而是统一交到档案室由档案室工作人员来完成或者由第三方中介服务机构来完成，同样造成了数字化文件的元数据大量缺失。所以我们认为现阶段数字化文件不具有凭证作用，不能仅仅因为它是纸质档案的数字化图像，容易遭到篡改，更重要的因素在于，我们没有制定一个规范性的数字化加工的流程规范。所以我们在建设电子文件中心时，要求各单位文书人员在做发文或者收文登记时，就完成纸质文件的数字化工作，同时后台对元数据进行记录。同时在建设ERMS系统时，我们要考虑各类安全措施的应用，如访问控制、数字签名、防扩散的使用。通过构建一个安全的系统环境来保证其产生和管理的电子文件，无论是原生型的，还是间接型的，在未来都能够保证其凭证作用。

在硬件系统建设特别是存储系统建设中，我们注意到档案馆的存储建设不应当要求磁盘高响应时间和短磁盘寻道时间，也就是说高性能不应当成为我们主要考虑的因素。我们更加应当关注存储系统的法规遵循能力（尽管目前我们国家还未出台类似于塞班斯法案SOX或者美国联邦健康保险携带和责任法案HIPAA），不但要构建一个安全的软件系统环境，如何构建一个安全的、遵循法规的硬件系统环境同样值得关注。

问题5的解答和对策

不得不承认，相对于数字图书馆的图书数字化后所产生的经济效益和社会效益，档案数字化所产生的社会效益依旧处于非常低的水平，经济效益更是无从谈起，投入与产出及不成比例，这是我们目前面临的一个非常尴尬的境遇。我们注意到，常春档案局采用了按需扫描的模式用以控制和节省数字化加工过程产生的成本，着对于经费相对不足的地区具有很大的示范效应，也能够一定程度上解决档案数字化投入产生比严重失衡的局面。同时也引出一个需要考虑的问题，暨档案数字化的目的究竟是以利用为主还是以保管为主，还是为了电子文件管理的需要？我们认为对于这个问题，各地区有各地区不同的答案，不能一概而论。

我们遇到的第二个尴尬境遇是，数字化档案的开放利用与保密法之间的矛盾。由于很多地区的档案局（馆）普遍存在人手不足的情况，对档案的开放鉴定工作非常缓慢，（以我们杭州为例，自行添加，此处省略）使得大量本因解密开放的档案仍处于不开放状态，但其内容的公开以不会对社会或者个人造成任何影响，而保密法的定密过于宽泛又导致这些数字化成果无法在互联网得到有效利用，仅限于政务网或者馆内局域网的利用进一步限制了利用人群的数量。

在强调政府信息公开的今天，如何丰富馆藏，提升档案数字化成果的利用率，解决与保密法之间的矛盾非常紧迫，否则档案馆在信息化的浪潮下有被图书馆和互联网边缘化的可能，档案的数字化工作有可能会变得毫无意义。

第二篇：档案数字化问题及对策（范文）

法院诉讼档案数字化建设中存在问题及完善建议

伴随着法院信息化建设的不断深入和迅猛发展，作为信息储存的档案也正经受着由此带来的数字冲击。面对浩瀚的法院库藏纸质诉讼档案是否需要“一个不能少”的全部进行数字化处理，摆在了法院档案管理人员面前。但是数字化了的大量档案信息不但占有非常大的服务器储存空间，且大多档案数字信息都是“躺在库里”睡大觉，长年不被检索利用，成为信息化建设中的一种样子工程。如果将如此庞大的库藏纸质档案都进行数字化加工，势必费时、费力、耗费大量资金，效益也不突显。笔者以法院诉讼档案数字化的范围为视角，提出完善建议，以突出数字化诉讼档案利用率、减少成本、提高效益。

一、诉讼档案数字化的含义

（一）诉讼档案数字化的基本含义广义是指利用计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高新技术把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储、网络化的形式互相联结，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，以及时提供利用，实现档案信息资源共享。人民法院诉讼档案的数字化主要是指通过数字化电子扫描技术将诉讼当事人和法院审判活动中形成的纸质案卷材料加工成图像形式储存起来，以电子文档的形式实现网上资源共享、提供便捷利用服务。

（二）诉讼档案数字化的范围。由于法院诉讼档案生成的特殊性，目前，法院系统对诉讼档案的数字化建设主要是针对两个阶段形成的纸质档案而言的：一是法院在全面开展档案数字化处理工作之后新产生的纸质诉讼档案；二是数字化开展之前的原有库藏纸质诉讼档案。

二、法院诉讼档案数字化管理的现状

就笔者所在法院来说，在信息时代的大背景下，全国各地法院都加快了信息化建设进程，许多法院纷纷与高校、软件开发商等合作，开发出以《法院综合信息管理系统》等为代表的信息管理系统，使法院能够进行档案管理、案件管理、流程管理、后勤管理、信访管理、立案分配管理、人力资源管理、执行管理等方面的计划与控制，并进行分析处理，成为各地法院办案及内部管理的方法和工具，为规范审判工作程序，提高工作效率，促进司法公正提供了有力保障。

“法综系统”的使用，优化了诉讼档案立卷、归档、检索、统计等工作环节，所有案件从立案到归档，均通过计算机网络系统进行控制管理，提高了工作质量和效率。但是，从全国范围来看，由于没有统一设计开发，各地法院的信息管理系统各不相同，档案电子化管理这种“各自为政”的状态，不利于实现跨地区的诉讼档案信息共享。另外，各地档案数字化工作进程差异较大，很多法院尤其是笔者所在法院还未实现诉讼档案的全面数字化处理，卷宗调阅仍基本停留在实体利用阶段。由于诉讼档案的利用率很高，办案人员查阅卷宗时，不得不频繁到档案室调取卷宗，既占用了时间，又不利于档案实体的保护。因此，今后一段时期内，诉讼档案全文数字化工作是法院档案电子化管理的重要工作内容。

三、法院诉讼档案实行数字化的必要性

诉讼档案是相对纸质诉讼档案而言的，从法院工作实际来看，虽然诉讼档案数字化制作是必要的，但如果不加选择地将诉讼档案全部进行数字化，势必造成资源的浪费和大量人力、物力不必要投入。主要存在以下值得商榷的问题：

首先是利用率低。档案保管的最终目的是为了实现档案的利用价值，因此，对库藏档案进行数字化也要考虑实际利用率。从笔者多年从事档案工作的实际以及结合全省法院档案工作利用情况来看，对于库藏的大量诉讼档案，无论是本单位，还是当事人、外单位，实际借阅较多的是近两三年的，并且多是上诉案件、申诉、复查及信访案件。库藏中大量的调解、撤诉等案卷更是长年不被检索利用，还有很大一部分案卷超过了应销毁的期限，如果将这些诉讼档案也不加选择地全部进行数字化加工，被数字化了的这部分档案就只是在库房里堆放，利用的机率微乎其微。

其次是占用大量服务器空间。目前对纸质档案数字化主要采用的是图像扫描方式，即将文字、图表等资料通过扫描仪输入计算机，并采用高比率图像压缩技术将这些数据信息存储在服务器上。这种技术的优点是数字化加工速度快，能基本保持实物原貌，但缺点是占用服务器存储空间大。各地法院诉讼档案数字化处理基本上都是以此种图像形式存储，这种存储方式在服务器中所占空间远远大于电子文档所占空间。如果对库藏诉讼档案全部进行数字化加工处理，势必占用极大的服务器储量，且大大增加今后数据库检索的压力，减缓计算机运行速度。

再者是投资大、耗时长。档案数字化加工处理工作专业性较强，需要专业的人才，要添置专门的硬件设备，资金投入量较大。在不采用外包加工的情况下，仅在诉讼档案数字化加工成本投入上，每个法院资金投放量少则几十万，多者上百万，扫描工作周期较长。就当前经济条件下，如果要拿出这么大一笔经费，投入如此大的人力、物力、财力和精力，对大多法院来说都不是件易事，是件需要认真考量的大事情。

四是超出制定行业规范的精神。因此，人民法院在进行库藏诉讼档案数字化的过程中应充分考虑这些规定和要求，不盲目对库藏档案全部进行数字化。五是不被业内广泛认同。从国内信息化建设的发展态势和要求来看，并没有把馆藏、库藏档案全部数字化作为一种必须进行落实的内容予以倡导。即使是国内的专业档案馆，也没有将所有馆藏档案都进行数字化加工的。

四、法院诉讼档案数字化建设中存在的问题

（一）数字诉讼档案管理标准不能满足需求。诉讼档案电子化管理的基础是标准化，由于诉讼档案的专业性，一些普通的电子文件标准并不能完全满足未来诉讼档案信息化的系统整合和数据共享需求。

（二）网络安全存在问题。诉讼档案信息的网络化管理及其安全性、可靠性没有充分保障，加密技术、防火墙技术、监控技术等至今没有得到妥善解决。随着黑客攻击、窃取的手段不断提高，网络的不安全性也随之增加。在目前网络安全技术和保密措施无法杜绝黑客攻击的情况下，如何保证诉讼档案在网络中的安全，已成为制约诉讼档案电子化管理的一大障碍。诉讼档案涉及到许多国家机密、商业秘密、个人隐私等，一旦保密信息泄露，将造成不可预估的损失。

（三）数字档案公开与保密存在问题。随着司法公开的不断深入，档案数字化的不断完善，数字化档案如何向法院内部人员、行政机关、当事人提供调阅、如何公开必须经过反复论证、由最高法院统一规定。诉讼档案涉及到许多国家机密、商业秘密、个人隐私等，如何对涉密档案进行数字化，已经数字化的涉密档案如何保存，经过怎样的授权才能访问等等涉及到许多统一规定的地方。在全面的规定出台后，还要有过硬的技术设备和措施来保障数字档案公开，不影响保密问题。因为一旦保密信息泄露或未经授权访问，将造成不可预估的损失，将给司法威信带来严重挑战。

（四）数字档案安全与真实性存在问题。随着裁判文书公开、审判流程公开、网上调档等司法公开的不断要求，法院内网和外网的交互极具增加，如何保护法院内网安全，保护数字档案网络不受攻击，保护数字化档案信息不受篡改成为全省乃至全国法院亟需解决的问题。随着黑客攻击、窃取的手段不断提高，网络的不安全性也随之增加。在目前网络安全技术和保密措施无法杜绝黑客攻击的情况下，如何保证诉讼档案在网络中的安全，已成为制约诉讼档案电子化管理的一大障碍。数字档案将长期保存在软件系统内，一旦被黑客或未经授权的人篡改、伪造将造成电子档案的真实性大打折扣。

（五）数字档案效果与利用存在问题。随着法院信息化的高速发展，如何进一步提高数字化档案的效果，如能否有更高的清晰度，能否与实体档案同步形成，能否让数字化的档案调阅、管理更加智能化，这些都是新时期需要及时解决的新问题。

（六）档案信息化建设管理理念落后。尽管档案工作的重要性逐渐被人们认识，现在还存在一些单位对档案工作不重视。档案工作仅仅满足于档案有人管，查档有人拿，归档有人收的状态。部分干警认为，信息化工作是干不了审判执行的或没有审判执行资格的人干的，是可有可无的后勤保障工作；从事信息工作的人员，感到工作不少辛苦，但工作成绩不如审判执行明显，个人进步出路窄，干时间长了，荒废了审判执行业务划不来，干好了别人顶替不了，自己走不了，干差了挨领导批评面子不好看，工作得过且过，不求进取，一有机会就想法调离档案工作岗位。随着社会不断的发展，人们维权意识的不断增强，诉讼案件的种类和数量呈几何数字的增长，这样的观念已经严重不能适应时代对法院档案工作的要求。这就造成了在诉讼档案信息化建设过程中的非积极投入及非规范行为, 最终会造成档案信息化建设的延缓, 造成档案信息交流的障碍, 影响档案信息化建设目标的实现。再加上归档档案不规范，档案管理混乱。在实际工作中得不到很好的落实，归档卷宗项目填写不齐全，排列次序混乱、目录和卷宗封面项目填写不全，甚至部分案件质量评查表未于卷宗装订入册的现象时有发生。部分法院档案管理人员责任不清，许多法院的档案管理人员都是兼职档案员，大部分的档案员是由综合办的内勤人员担任，在年终考核时，档案工作不被列为必要的考核项目。此外档案管理员频频换岗、交接手续不完备，一部分档案借出后没有按期归还，有些卷宗材料放置较长时间得不到及时整理归档，造成了档案的残缺和遗失，这些都造成了档案管理的混乱。势必影响法院诉讼档案信息化建设的顺利进行。

（七）硬件建设不能满足档案信息化建设的需求。基层法院较重视审判办公大楼、法庭建设以及购置必要的车辆装备等，由此背负了一定债务。虽然中央加强两院工作的《决定》对保障人民法院办公办案经费作了规定，但由于地方财政困难，法院自身保障能力有限，致使在硬件投入上相对不足。基层法院在工作站建设、网线布置、电脑购置都处于一个比较低的水平，仅满足日常功能，视频、音频、图像处理设备较少，不能满足档案信息化的需求。

（八）缺乏专业的档案管理人才。档案信息化建设对档案管理人员提出了较高要求，档案人员不仅要具备档案专业知识，还要具备法律知识、文史知识，熟练掌握运用计算机、缩微、电子检索等信息技术。是专业复合型的人才。实践中档案管理人员由于对电子文件、电子档案的收集、保存、维护与利用接触太少, 档案管理人员能熟练使用微机的为数不多, 能承担程序设计和数据维护的更是少之又少, 这是法院档案信息化建设又一瓶颈。

五、诉讼档案数字化管理的完善建议

（一）通过利用先进的数字化技术手段，有步骤地开展包括纸质、照片、庭审录像等各类传统载体诉讼档案的全面数字化工作，建立本单位或本辖区的纸质档案全文数据库和多媒体档案数据库。由最高院牵头，通过统一组织，统一规划，利用技术手段，采用统一标准，最终实现全国四级法院诉讼档案数据库联网，使全国法院系统内部人员在自身权限范围内，能够方便快捷地进行网络调阅。同时与公安、法院部门的档案管理系统对接，在设定查询权限的前提下，实现公、检、法档案信息资源共享，完善工作衔接，提高办案效率。

（二）进一步加强和完善法院信息化基础网络平台建设，提高网络系统支撑能力。加快完善法院专线网和局域网建设，实现各级法院网络的互联互通和全面覆盖，优化网络性能，提高网络质量。加快网络安全保密建设，提高抵御安全风险的水平。全面实施涉密信息系统分级保护和非涉密信息系统等级保护工程，重点建设符合国家安全保密要求、满足法院档案信息化需要的安全保密平台。

（三）要把档案信息化建设纳入本单位的总体规划。要充分考虑档案信息化基础设施建设的需要，大力推进档案电子化基础设施建设，完成档案电子化工作，充分发挥档案室的各项功能和作用。加快档案目录数据库建设。提高档案检索利用效率和服务质量。法院档案室要分阶段完成案卷级目录录入和档案文件级目录录入，尽快实现全部档案目录计算机检索。与此同时规范档案移交程序。法院各科室在向院档案室移交档案时，必须严重按照档案管理规章制度执行，第三人不得随便进出档案室和接触档案，档案管理人员做到严格保密。积极推进档案全文数据库建设。法院档案室要从重要科室档案入手，开展档案数字化工作，对照片、录音录像档案进行数字化转化工作，建立相关的全文数据库，逐步实现档案全文信息查询，不断提高服务效率和质量。

（四）加强电子文件归档管理。根据新形势下档案管理要求，档案室要根据电子档案接收、保管、利用的技术方法，加强对全院电子文件收集、鉴定、著录、归档等工作的监督指导，保证有保存价值的电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性。按照电子文件与纸质文件并存的原则，实行电子文件和纸质文件归档双轨制。今后，法院各科室在向档案室移交档案时，必须将纸质文件和电子文件同步移交，缺一不可。积极采取措施，有计划、有步骤地对档案资料进行数字化技术处理。

（五）充分利用和发挥互联网网站的作用，使档案网站成为宣传档案工作、开展档案信息服务的窗口。向法院提供网上查询和使用服务，进一步发挥档案信息资源的服务作用。促进档案信息资源共享。以政务网站为主体，利用法院统一的网络出口与其他地区档案网站链接，形成方便快捷、四通八达的档案工作信息网。

（六）加强培训，提高素质。要加强档案信息化业务培训，将电子文件归档、档案数字化加工等技术纳入培训内容，要积极引进信息化建设人才，培养和造就一批懂信息技术，熟悉档案业务的复合型人才，不断提高运用现代化技术管理档案的技能水平，按照档案信息化建设的要求不断更新观念。为适应新时期档案信息化工作的需要，提高档案员自身的业务能力，应多创造外出学习的机会，多取经，开阔视野。配备政治素质好，业务水平高、具有现代化管理技能的专职档案员，按照最高人民法院《关于进一步加强和改进全国法院机关档案工作信息化建设的意见》文件提出的具体要求及《电子文件归档与管理规范》的有关规定，有计划的做好档案目录数据库建设、电子文件归档等工作；建立严格的责任追究制，谁主管，谁负责，严格贯彻执行《人民法院诉讼档案管理办法》，制定具体的操作办法和措施，保证档案信息化建设的顺利进行。

（七）转变传统观念，树立正确的档案管理意识。观念的落后是最大的落后。在法院档案信息化建设中, 每个干警都面临着传统观念的转变,法院档案信息化是法院现代化建设的重要标志，各级领导必须占领制高点，拓宽大视野，提高思想认识，增强紧迫感和责任感，识档案资源信息化对档案事业创新与发展的重要性, 切实把档案资源信息化提到战略高度来思考, 这是档案事业生存与发展的问题, 也是创新与改革的方向。各位档案管理人员也要树立现代档案管理、利用意识, 逐步使档案工作从传统的馆藏模式向档案信息中心过渡。认清面临的挑战和机遇, 加强工作责任感, 树立现代化管理思想,不断加强相关专业知识的学习，努力用现代化管理手段去管理档案, 适应时代发展的要求。

结语

当今时代，诉讼档案信息化建设是一种新的发展趋势和选择。然而，法院档案信息化建设还存在诸多瓶颈，要实现档案信息化任重而道远，这就需要档案法院系统以及相关档案管理人员的不懈努力，克服困难，加快推进档案信息化建设，提高档案管理水平，更好地为审判工作服务

第三篇：纸质档案数字化规范DAT31-2017

纸质档案数字化规范DA/T31—2017 分享 / 打印 / 放大字体 / 缩小字体

发布机构：万源市档案局

发布日期：2018-04-16

纸质档案数字化规范DA/T31—2017

前言

本标准按照GB/T 1.1-2009给出的规则起草。本标准替代DA/T 31-2005《纸质档案数字化技术规范》。

本标准与DA/T 31-2005相比，主要技术变化如下： ——标题进行了修改；

——增强组织与管理部分的内容，完善数字化工作中管理相关要求； ——增强数字化前处理部分的内容，包括对实体档案保护和档案规范化管理方面的要求；

——增加数字化过程中元数据采集的要求； ——修改了档案扫描部分参数要求；

——修改了图像处理部分内容，更加强调保持档案原貌的要求； ——细化了数字化成果验收的内容；

——删除原标准数据备份和数字化成果管理相关内容。本标准由国家档案局提出并归口。本标准起草单位：国家档案局档案科学技术研究所、国家档案局信息管理中心、国家档案局技术部。

本标准主要起草人：王良城、马淑桂、郝晨辉、程春雨、杜琳琳、蔡伟、宋涌、王大众、田军、曹燕、李华峰。本标准所代替标准的历次版本发布情况为： ——DA/T 31—2005。

引

言

DA/T 31-2005的发布实施，从技术标准方面对纸质档案数字化工作提出了要求，很好的促进了纸质档案数字化工作向科学化、规范化的方向发展，在档案信息化工作中发挥了重要作用。

由于纸质档案数字化工作所依赖的信息技术发展迅速，经过10年的时间，数字化设备、存储、网络等技术条件都发生了较大变化，同时，纸质档案数字化工作管理方法和管理理念等都在不断更新、发展。因此，及时对本标准进行修订，适时调整相关要求，从档案行业层面科学规范纸质档案数字化工作，具有重要的现实意义。

标准本次修订更加注重我国纸质档案数字化工作自身的特点，结合目前信息技术发展的水平，提出适用于档案行业的纸质档案数字化工作的规范性要求。

纸质档案数字化规范 范围 本标准规定了纸质档案数字化技术和管理要求。本标准适用于采用扫描设备对纸质档案的数字化加工过程的管理。规范性引用文件

下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

GB/T 20530-2006 文献档案资料数字化工作导则 DA/T 1 档案工作基本术语 DA/T 18 档案著录规则

ISO/TR 13028 信息与文献 档案数字化实施指南（Information and Documentation — Implementation guidelines for digitization of records）术语和定义

GB/T 20530-2006、DA/T

1、DA/T 18界定的以及下列术语和定义适用于本文件。

3.1数字化 digitization

利用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。3.2数字图像digital image

表示实物图像的整数阵列。一个二维或更高维的采样并量化的函数，由相同维数的连续图像产生。

3.3纸质档案数字化digitization of paper-based records 采用扫描仪等设备对纸质档案进行数字化加工，使其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上的数字图像，并按照纸质档案的内在联系，建立起目录数据与数字图像关联关系的处理过程。

3.4分辨率resolution

单位长度内图像包含的点数或像素数，一般用每英寸点数(dpi)表示。总则

4.1 各单位应根据档案的珍贵程度、开放程度、利用率、亟待抢救程度、数字化资金情况等因素统筹规划、科学开展纸质档案数字化工作。纸质档案数字化工作的开展应遵循ISO/TR 13028和GB/T 20530提出的要求和建议。

4.2 纸质档案数字化的基本环节主要包括：数字化前处理、目录数据库建立、档案扫描、图像处理、数据挂接、数字化成果验收与移交等。

4.3 应采取有效的管理和技术手段，确保纸质档案数字化成果质量。纸质档案数字化应遵循档案管理的客观规律，真实反映档案内容，最大程度地展现档案原貌。

4.4 纸质档案数字化过程中，应保存数字化项目信息、技术环境、数字化各类技术参数等方面的元数据。元数据元素的确定应符合ISO/TR 13028提出的要求。4.5 应加强纸质档案数字化各环节的安全管理，确保档案实体和档案信息的安全。

4.6 加工涉密档案时，应按照涉密档案相关保密要求开展工作。

5．组织与管理

5.1 机构及人员

5.1.1 应建立纸质档案数字化工作组织，对数字化工作进行统筹规划、组织实施、协调管理、安全保障、技术保障、监督检查、成果验收等，确保数字化工作的顺利开展。

5.1.2 应配备具有相应能力的工作人员，包括熟悉档案业务并具有较高的调查研究水平和良好的组织领导能力的管理人员，熟悉相关标准规范并能够为纸质档案数字化工作各环节提供技术支持的技术人员，掌握一定数字化基础知识并熟悉本职工作的操作人员等。应通过科学规范的管理制度，对工作人员进行规范化管理。为强化数字化工作的安全性，应加强对外聘工作人员的审核。

5.2 基础设施

5.2.1 应配备专用加工场地，并进行合理布局，形成档案存放、数字化前处理、档案著录、档案扫描、图像处理、质量检查等工作区域。5.2.2 加工场地的选择及温湿度等环境的控制不应不利于档案实体的保护。场地内应配备可覆盖全部场地的防火、防水、防有害生物、防盗报警、视频监控等安全管理的设施设备。

5.2.3 应合理规划、配备和管理纸质档案数字化设施设备，确保设施设备安全、先进，能够满足数字化工作的需要。

5.3 工作方案

5.3.1 应在充分调研的基础上，制定科学合理的工作方案，确保纸质档案数字化工作达到预期目标。

5.3.2 纸质档案数字化工作方案应包括数字化对象、工作目标、工作内容、成本核算、数字化技术方法和主要技术指标、验收依据、人员安排、责任分工、进度安排、安全管理措施等内容。数字化对象的确定应综合考虑档案的珍贵程度、开放程度、利用率、亟待抢救程度、数字化资金情况等因素。

5.3.3 宜对纸质档案数字化工作方案进行专家论证，确保其科学、规范、合理。

5.3.4 纸质档案数字化工作方案应经审批后严格执行。工作方案审批结果应与数字化工作过程中形成的其他文件一并保存。

5.4 管理制度

5.4.1 应制定科学化、规范化的管理制度，并在工作过程中严格执行，以有效保障档案安全和纸质档案数字化成果质量。5.4.2 纸质档案数字化管理制度应包含岗位管理、人员管理、场地管理、设备管理、数据管理、档案实体管理等方面的制度。

岗位管理制度主要规定数字化工作各岗位的工作目标和职责，形成明确的岗位业务流程规范、考核标准、奖惩办法等；人员管理制度主要对人员的安全责任、日常行为、外聘人员信息审核及管理、非工作人员来访登记等进行规范；场地管理制度主要对人员出入和工作场地内基础设施、环境、网络、监控设施、现场物品、证件等的管理进行规范；设备管理制度主要对数字化工作各环节涉及的全部设备的管理进行规范；数据管理制度主要对数字化各环节所产生的数据的管理进行规范；档案实体管理制度主要对档案实体在数字化过程中的交接、管理、存放等工作进行规范。

5.5 工作流程控制

5.5.1 应依据相关的法律法规和各类技术标准，制定相关的工作流程和各环节操作规范等，对纸质档案数字化全过程进行有效的控制，确保数字化成果质量。纸质档案数字化流程示例参见附录A。

5.5.2 应加强对纸质档案数字化工作的全流程安全管理。5.5.3 应建立完善的问题反馈机制，对纸质档案数字化工作过程中后端环节发现前端环节中产生的问题进行及时反馈和修正。

5.6 工作文件管理 5.6.1 应根据情况制定符合实际要求的纸质档案数字化工作文件，以此加强对数字化工作的管理。主要包括纸质档案数字化工作方案、纸质档案数字化审批书、纸质档案数字化流程单、数据验收单、项目验收报告、纸质档案数字化成果移交清单等，采取外包方式实施时，还应包括项目招标文件、投标文件、中标通知书、项目合同、保密协议等。部分工作单示例参见附录B。

5.6.2 应加强对纸质档案数字化工作文件的管理，明确数字化工作过程中形成的工作文件的整理、归档、移交等管理要求。

5.7 档案数字化外包

5.7.1 纸质档案数字化工作如需外包，档案部门应从企业性质、股东组成、安全保密、企业规模、注册资金情况等方面严格审查数字化加工企业的相关资质；按照GB/T 20530-2006第5章的要求评估数字化加工企业的技术能力；从规章制度的建立健全程度等方面考查加工企业的管理能力。

5.7.2 在项目实施过程中，应依据《档案数字化外包安全管理规范》（档办发[2014]7号），从档案部门、数字化服务机构、数字化场所、数字化加工设备、档案实体、数字化成果移交接收与设备处理等层面执行严格的安全管理要求。

5.7.3 档案部门应指派专门人员参与纸质档案数字化外包业务的监督、指导，完成质量监控、进度监控、投资监控、安全监控和协调沟通等方面的工作。档案出库

6.1 档案保管部门应按照纸质档案数字化工作方案确定的数字化对象开展档案调取、清点、登记等前期准备工作，并提交档案出库申请，经相关责任人批准后，严格按照档案库房管理规定为数字化对象办理出库相关手续，并与数字化部门共同清点无误后，对档案进行交接出库。

6.2 纸质档案数字化过程中，应设置距离数字化加工场所较近的保管库用以临时存放纸质档案，并对纸质档案的领取与归还进行严格管理，认真做好检查、清点、登记等工作，确保纸质档案的安全。数字化前处理

7.1 确定扫描页

原则上应将确定为数字化对象的纸质档案全部扫描，不宜进行挑扫。如有不需要扫描的页面应加以标注。

7.2 编制页号

7.2.1 应对没有页号或页号不正确的档案重新编制页号。7.2.2 重新编制页号时，应在统一位置书写页号，且不压盖档案内容。

7.2.3 书写页号所使用的笔、墨等不应破坏档案原件 或对档案长期保存造成影响。

7.2.4 应将破损页面、缺页等特殊情况进行登记。

7.3 目录数据准备

7.3.1 按照目录数据库建立时制定的数据规则，对照档案原件内容，规范档案中的目录内容。

7.3.2 对需在目录数据库中进行标记的情况进行标记。

7.4 拆除装订

应以对纸质档案的保护为原则确定是否拆除装订。如需拆除装订物，应注意保护档案不受损害，并对排列顺序不准确的档案进行重排。特殊装订且拆除装订后需恢复的档案，在拆除装订物时应采用拍照等方式记录档案原貌，以便于恢复。

7.5 技术修复

7.5.1 破损严重或其他无法直接进行扫描的纸质档案，应先由专业技术人员进行技术修复。

7.5.2 折皱不平影响扫描质量的纸质档案应先进行压平等相应技术处理。目录数据库建立

8.1 应制定目录数据库数据规则，包括数据字段长度、字段类型、字段内容要求等。目录数据库数据规则的制定应符合DA/T 18对档案著录的要求。在纸质档案目录准备与目录数据库建立工作中均应严格遵守。

8.2 数据库选择应考虑可转换为通用数据格式，以便于数据交换。8.3 数据库结构的设计应特别注意保持档案的内在联系，有利于纸质档案数字化成果的管理和利用。

8.4 将纸质档案数字化前处理工作中对纸质档案目录进行修改、补充的结果录入数据库，形成准确、完整的目录数据。

8.5 可采用计算机自动校对与人工校对相结合的方式，对目录数据的质量进行检查，包括著录项目的完整性、著录内容的规范性和准确性等。发现不合格的数据应及时进行修改。档案扫描

9.1 基本要求

档案扫描应根据纸质档案原件实际情况、数字化目的、数字化规模、计算机网络和存储条件等选择相应的扫描设备，和进行相关参数的设置和调整。参数的设置和调整应保证扫描后数字图像清晰、完整、不失真，图像效果最接近档案原貌。

9.2 扫描设备 9.2.1 扫描设备的选择应特别注意对档案实体的保护，尽量采用对档案实体破坏性小的扫描设备进行数字化。9.2.2 超出所使用扫描仪扫描尺寸的档案可采用更大幅面扫描仪进行扫描，也可以采用小幅面扫描仪分幅扫描后进行图像拼接的方式处理。分幅扫描时，相邻图像之间应留有足够的重叠，并且采用标版等方式明确说明分幅方法；若后期采用软件自动拼接的方式，重叠尺寸建议不小于单幅图像对应原件尺寸的1/3。

9.2.3 应遵循相关设备的使用规律进行定期维护、保养。

9.3 扫描色彩模式

9.3.1 为最大限度保留档案原件信息，便于多种方式的利用，宜全部采用彩色模式进行扫描。

9.3.2 页面中有红头、印章或插有照片、彩色插图、多色彩文字等的档案，应采用彩色模式进行扫描。

9.3.3 页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图的档案，也可采用黑白二值模式进行扫描。

9.3.4 页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，也可采用灰度模式扫描。

9.4 扫描分辨率

9.4.1 扫描分辨率的选择，应保证扫描后图像清晰、完整，并综合考虑数字图像后期利用方式等因素。9.4.2 扫描分辨率应不小于200dpi。如文字偏小、密集、清晰度较差时，建议扫描分辨率不小于300dpi。

9.4.3 如有COM输出、仿真复制、印刷出版等其他用途时，可根据需要调整扫描分辨率。需要进行COM输出的档案，扫描分辨率建议不小于于300 dpi；需要进行高精度仿真复制的档案，扫描分辨率建议不小于600 dpi；需要进行印刷出版的档案，可结合档案幅面、印刷出版幅面、印刷精度要求等选择合适的分辨率。

9.5 存储格式

9.5.1 纸质档案数字图像长期保存格式为TIFF、JPEG或JPEG2000等通用格式，图像压缩率的选择可根据实际应用的需求而定。

9.5.2 纸质档案数字图像利用时，也可从网络浏览速度、易操作性、存储空间占用等方面进行综合考虑，将图像转换为PDF等其他格式。

9.5.3 同一批档案应采用相同的存储格式。

9.6 图像命名

9.6.1 应以档号为基础对数字图像命名。图像命名方式的选择应确保图像命名的唯一性。

9.6.2 建议将数字图像存储为单页文件，并按档号与图像流水号的组合对图像命名。

9.6.3 数字图像确需存储为多页文件时，可采用该档案的档号对图像命名。

9.6.4 应科学建立纸质档案数字图像的存储路径，确保数据挂接的准确性。图像处理

10.1 图像拼接

对分幅扫描形成的多幅数字图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证纸质档案数字图像的整体性。拼接时应确保拼接处平滑地融合，拼接后整幅图像无明显拼接痕迹。

10.2 旋转及纠偏

对不符合阅读方向的数字图像应进行旋转还原。对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。

10.3 裁边

如需对数字图像进行裁边处理，应在距页边最外延至少2至3毫米处裁剪图像。

10.4 去污

如需对数字图像进行去污处理，以去除在扫描过程中产生的污点、污线、黑边等影响图像质量的杂质，应遵循展现档案原貌的原则，处理过程中不得去除档案页面原有的纸张褪变斑点、水渍、污点、装订孔等痕迹。

10.5 图像质量检查

10.5.1 数字图像不完整、无法清晰识别或图像失真度较大时，应重新扫描。

10.5.2 对于漏扫、重扫、多扫等情况，应及时改正。

10.5.3 数字图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。

10.5.4 对数字图像拼接、旋转及纠偏、裁边、去污等处理情况进行检查，发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像处理。数据挂接

11.1 应借助相关软件对数据库中的目录数据与其对

应的纸质档案数字图像进行挂接，以实现目录数据与数字图像的关联。

11.2 逐条对挂接结果进行检查，包括目录数据与纸质档案数字图像对应的准确性、已挂接数字图像与实际扫描数量的一致性、数字图像是否能正常打开等，发现错误及时进行纠正。数字化成果验收与移交

12.1 验收方式

12.1.1 建议档案部门成立专门的验收组对纸质档案数字化成果进行验收。

12.1.2 应采用计算机自动检验与人工检验相结合的方式对纸质档案数字化成果进行验收检验。

12.2 验收内容

12.2.1 纸质档案数字化成果包括数字图像、档案目录数据、元数据、数字化工作中产生的工作文件、存储载体等。

12.2.2 应对目录数据进行验收，主要包括数据库中各条目的内容、格式等的准确程度、必填项是否填写等。

12.2.3 应对元数据进行验收，主要包括元数据元素的完整性和赋值规范性等。

12.2.4 应对数字图像进行验收，主要包括数字化参

数、存储路径、命名的准确性、图像的完整性、排列顺序的准确性、图像质量等。

12.2.5 应对数据挂接进行验收，主要包括目录数据与其对应的数字图像的挂接的准确性等。

12.2.6 应对工作文件进行验收，主要包括工作文件的完整性、规范性等。

12.2.7 应对存储载体进行验收，主要包括载体的可用性、有无病毒等。

12.3 验收指标

能够采用计算机自动检验的项目应采用计算机自动检验的方式进行100%检验，检验合格率应为100%。对于无法用计算机自动检验的项目，可根据情况以件或卷为单位采用抽检的方式进行人工检验。抽检比率不得低于5%，对于数据库条目与数字图像内容对应的准确性，抽检合格率应为100%，其他内容的抽检合格率应不低于95%。

12.4 验收结论

12.4.1 每批纸质档案数字化成果质量检验达到本标准12.2和12.3的要求，予以验收“通过”。验收未通过应视情况进行返工或修改后，重新进行验收。

12.4.2 验收完成后须经验收组成员签字。验收“通过”的结论，必须经相关领导审核、签字后方有效。

12.5 移交

验收合格的数据应按照纸质档案数字化工作方案及时移交，并履行交接手续。移交单示例参见附录B。档案归还入库

13.1 档案装订 纸质档案数字化工作完成后，拆除过装订物的档案如需装订，应注意保持档案原貌，做到安全、准确、无遗漏。

13.2 档案归还入库

按照档案入库相关要求对纸质档案进行处理和清点，并履行档案入库手续。

第四篇：13、纸质档案数字化技术规范

纸质档案数字化技术规范

中华人民共和国档案行业标准 DA／T 31—2005

1范围

本标准规定了纸质档案数字化的主要技术要求。

本标准适用于采用各种设备对纸质档案的数字化加工处理及数字化成果的管理。

2规范性引用文件

下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。

GB／T 17235．1—1998信息技术连续色调静态图像的数字压缩及编码第1部分：要求和指南

GB／T 17235．2—1998信息技术连续色调静态图像的数字压缩及编码第2部分：一致性测试

GB／T 18894-2002电子文件归档与管理规范

3术语和定义

下列术语和定义适用于本标准。3．1数字化digitization

用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程 3．2纸质档案数字化digitization 0fpapeI喃ased records

采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。3．3数字图像digital image

表示实物图像的整数阵列。一个二维或更高维的采样并量化的函数，由相同维数的连续图像产生。在矩阵(或其他)网络上采样——连续函数，并在采样点上将值最小化后的阵列。3．4黑白二值图像binary image

只有黑白两级灰度的数字图像。它对应于黑白两种状态的文字稿、线条图等。

3．5连续色调静态图像continuous—tone 8till image

以多于两级灰度的不同浓淡层次或以不同颜色通道组合成的静态数字图像。在纸质档案数字化过程中，通常表现为灰度扫描和彩色扫描两种模式。3．6分辨率resolution

单位长度内图像包含的点数或像素数，一般用每英寸点数(dpi)表示。

3．7失真度distortion measure

对档案进行数字化转换后，数字图像与档案原件在色彩、几何等方面的偏离程度。3．8可值度intelligibility

数字图像向人或机器提供信息的能力。3．9 图像压缩image compression

清除图像冗余或对图像近似的任一种过程，其目的是对图像以更紧凑的形式表示。纸质档案数字化过程中，较常见的有TIFF(G4)、JPEG等压缩格式。

4纸质档案数字化基本要求 4．1基本原则

纸质档案数字化的基本原则是使档案信息资源准确、方便、快捷地提供利用，使可以公开的档案信息资源得到共享，以满足社会对档案利用的需求。

4．2数字化对象的确定原则

应当对所要进行数字化的对象按照一定的原则和方法进行确认，只有符合一定要求的纸质档案文献才能进行数字化。4．2．1符合国家法律法规的原则

纸质档案的数字化，必须符合国家档案开放规定以及有关规定。4．2．2价值性原则

属于归档范围且应永久或长期保存的、社会利用价值高的档案可列入数字化加工的范围。4．3基本环节

纸质档案数字化的基本环节主要包括：档案整理、档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。4．4过程管理

4．4．1应加强纸质档案数字化各环节的安全保密管理机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全。

4．4．2纸质档案数字化的各个环节均应进行详细的登记，并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。

5档案整理

在扫描之前，根据档案管理情况，按下述步骤对档案进行适当整理，并视需要作出标识，确保档案数字化质量。5．1目录数据准备

按照《档案著录规则》(DA/T18)等的要求，规范档案中的目录内容。包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、责任者、起止页号和页数等，应进行修改。5．2拆除装订

在不去除装订物情况下，影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。5．3区分扫描件和非扫描件

按要求把同一案卷中的扫描件和非扫描件区分开。普发性文件区分的原则是：无关和重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不扫描原稿。5．4页面修整

破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理(压平或熨平等)后再进行扫描。5．5档案整理登记

制作并填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单，详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数。5．6装订

扫描工作完成后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时，应注意保持档案的排列顺序不变，做到安全、准确、无遗漏。

6档案扫描 6．1扫描方式

6．1．1根据档案幅面的大小(A4、A3、A0等)选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪(如工程图纸可采用0号图纸扫描仪)进行扫描。大幅面档案可采用大幅面数码平台，或者缩微拍摄后的胶片数字化转换设备等进行扫描，也可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理。6．1．2纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，应案，以及页面为多色文字的档案，可采用灰度模式扫描。方式以提高工作效率。6．2扫描色彩模式

6．2．1扫描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用黑白二值。

6．2．2页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图的档案．可采用黑白二值模式进行扫描。

6．2．3页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，以及页面为多色文字的档案，可以采用灰度模式扫描。

6．2．4页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案，可视需要采用彩色模式进行扫描。6．3扫描分辨率

6．3．1扫描分辨率参数大小的选择，原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。

6．3．2采用黑白二值、灰度、彩色几种模式对档案进行扫描时，其分辨率一般均建议选择大于或等于100dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。

6．3．3需要进行OCR汉字识别的档案，扫描分辨率建议选择大于或等于200dpi。6．4扫描登记

认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，登记扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。7图像处理

7．1图像数据质量检查

7．1．1对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现 不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。

7．1．2由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。

7．1．3发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。

7．1-4发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。

7．1．5认真填写相关表单，记录质检结果和处理意见。7．2纠偏

对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。7．3去污

对图像页面中出现的影响图像质量的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。7．4图像拼接

对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。7．5裁边处理

采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。

8图像存储 8．1存储格式

8．1．1采用黑白二值模式扫描的图像文件，一般采用TIFF(G4)格式存储。采用灰度模式和彩色模式扫描的文件，一般采用JPEG格式存储。存储时的压缩率的选择，应以保证扫描的图像清晰可读的前提下，尽量减小存储容量为准则。

8．1．2提供网络查询的扫描图像，也可存储为CEB、PDF或其他格式。

8．2图像文件的命名

8．2．1纸质档案目录数据库中的每一份文件，都有一个与之相对应的唯一档号，以该档号为这份文件扫描后的图像文件命名。8．2．2多页文件可采用该档号建立相应文件夹，按页码顺序对图像文件命名。

9目录建库 9．1数据格式选择

目录建库应选择通用的数据格式。所选定的数据格式应能直接或间接通过XML文档进行数据交换。9．2档案著录

按照《档案著录规则》（DA／T18)的要求进行著录，建立档案目录数据库。

9．3目录数据质量检查

采用人工校对或软件自动校对的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应要求进行修改或重录。

10数据挂接 10．1汇总挂接

档案数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库，通过质检环节确认为“合格”后，通过网络及时加载到数据服务器端汇总。通过编制程序或借助相应软件，可实现目录数据对相关联的数字图像的自动搜索、加入对应的电子地址信息等，实现批量、快速挂接。10．2数据关联

以纸质档案目录数据库为依据，将每一份纸质档案文件扫描所得的一个或多个图像存储为一份图像文件。将图像文件存储到相应文件夹时，要认真核查每一份图像文件的名称与档案目录数据库中该份文件的档号是否相同，图像文件的页数与档案目录数据库中该份文件的页数是否一致，图像文件的总数与目录数据库中文件的总数是否相同等。通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。10．3交接登记

认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，记录数据关联后的页数，核对每一份文件关联后的页数与档案整理、扫描时填写的页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理办法。

11数据验收 11．1数据抽检

11．1．1以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。

11．1．2一个全宗的档案，数据验收时抽检的比率不得低于5％。11．2验收指标

11．2．1目录数据库与图像文件挂接错误，或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为“不合格”。

11．2．2一个全宗的档案，数字化转换质量抽检的合格率达到95％以上(含95％)时，予以验收“通过”。

合格率=抽检合格的文件数／抽检文件总数x100％ 11．3验收审核

验收“通过”的结论，必须经分管领导审核、签字后方有效。11．4验收登记

认真填写纸质档案数字化验收登记表单。

12数据备份 12．1备份范围

经验收合格的完整数据应及时进行备份。12．2备份方式

为保证数据安全，备份载体的选择应多样化，可采用在线、离线相结合的方式实现多套备份，并注意异地保存。12．3数据检验

备份数据也应进行检验。备份数据的检验内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。12．4备份标签

数据备份后应在相应的备份介质上做好标签，以便查找和管理。12．5备份登记

填写纸质档案数字化备份管理登记表单。

13数字化成果管理

13．1应加强对纸质档案数字化成果的管理，确保其安全、完整和长期可用。

13．2纸质档案数字化成果提供网上检索利用时，应有制作单位的电子标识，并根据具体情况分别采用可下载或不可下载的数据格式。

第五篇：法院档案数字化问题及对策建议

法院档案数字化面临的问题及对策

【中文关键字】档案数字化；公开与保密； 【全文】

近年来，江苏大部分法院都开展了库存卷宗、现存诉讼卷宗数字化扫描和处理工作，扫描图片和全省法院系统档案软件进行了挂接，档案数字化率大大提高。卷宗调阅也不仅停留在实体利用阶段，部分法院已经能够将扫描的诉讼档案和档案软件进行挂接并投入使用。但是档案数字化仍然面临一些不容忽视的问题，如卷宗扫描图片质量清晰度不高，实体卷宗调阅仍然占多数，数字化档案软件智能化程度不够等等。因此，后一段时期内，诉讼档案全面数字化甚至实现从案件受理开始全程同步数字化需要全面规范、不断完善的。

档案数字化面临的问题

（一）数字档案公开与保密问题

随着司法公开的不断深入，档案数字化的不断完善，数字化档案如何向法院内部人员、行政机关、当事人提供调阅、如何公开必须经过反复论证、由最高法院统一规定。诉讼档案涉及到许多国家机密、商业秘密、个人隐私等，如何对涉密档案进行数字化，已经数字化的涉密档案如何保存，经过怎样的授权才能访问等等涉及到许多统一规定的地方。在全面的规定出台后，还要有过硬的技术设备和措施来保障数字档案公开，不影响保密问题。因为一旦保密信息泄露或未经授权访问，将造成不可预估的损失，将给司法威信带来严重挑战。

（二）数字档案安全与真实性问题

江苏省法院数字化档案基于法院内网，完全与因特网隔离，总体是安全的。但是随着裁判文书公开、审判流程公开、网上调档等司法公开的不断要求，法院内网和外网的交互极具增加，如何保护法院内网安全，保护数字档案网络不受攻击，保护数字化档案信息不受篡改成为全省乃至全国法院亟需解决的问题。随着黑客攻击、窃取的手段不断提高，网络的不安全性也随之增加。在目前网络安全技术和保密措施无法杜绝黑客攻击的情况下，如何保证诉讼档案在网络中的安全，已成为制约诉讼档案电子化管理的一大障碍。数字档案将长期保存在软件系统内，一旦被黑客或未经授权的人篡改、伪造将造成电子档案的真实性大打折扣。

（三）数字档案效果与利用问题

江苏省法院《诉讼档案数字化加工技术规范》已经对各级法院诉讼档案数字化过程提出了明确的要求，保证了三级法院数字化加工的档案规范、统一，符合省档案局“五星”级测评与验收要求，基本满足了当前需求。但是，随着法院信息化的高速发展，如何进一步提高数字化档案的效果，如能否有更高的清晰度，能否与实体档案同步形成，能否让数字化的档案调阅、管理更加智能化，这些都是新时期需要及时解决的新问题。

档案数字化对策和建议

（一）加强领导，完善制度

切实加强组织领导，把诉讼档案电子化建设作为法院“一把手”工程。应出台更详细的诉讼档案数字化管理的具体规定，让各级法院管理好现有的数字化档案，防止泄密问题。为确保电子诉讼档案的安全管理，法院档案人员及其它工作人员在使用档案管理系统软件时，应做到：不将装有诉讼档案管理系统的计算机接入互联网及其他公共信息网络；不交叉使用优盘等移动存储介质；不在计算机上擅自安装软件，尤其是安装从互联网下载的软件；计算机系统出现问题需维修时，应在单位内部进行维修，现场有专门人员监督；不使用具有无线互联功能的计算机。

（二）加大投入，积极推进

档案信息化建设是一项大投入、长积累、晚见效的工作，根据《人民法院诉讼档案管理办法》的要求，将档案信息化建设所需经费纳入预算范围，并为档案室购置与其信息化建设相配套的计算机、高速扫描仪、光盘刻录机等基础设备将档案整理、扫描、录入等基础性工作外包给服务公司进行处理，减轻档案工作人员的工作量。进一步加强和完善法院信息化基础网络平台建设，提高网络系统支撑能力，优化网络性能，提高网络质量。加快网络安全保密建设，提高抵御安全风险的水平。全面实施涉密信息系统分级保护和非涉密信息系统等级保护工程，重点建设符合国家安全保密要求、满足法院档案信息化需要的安全保密平台。

（三）加强规范，完善使用

要依照《人民法院诉讼档案管理办法》和《电子公文归档管理暂行办法》，制定具体的操作办法和措施，规范和指导法院档案信息化建设的运行、管理和维护工作，保障法院档案信息化建设规范化、标准化和制度化。由最高院牵头，通过统一组织，统一规划，利用技术手段，采用统一标准，最终实现全国四级法院诉讼档案数据库联网，使全国法院系统内部人员在自身权限范围内，能够方便快捷地进行网络调阅。诉讼当事人及其代理人通过各级法院的对外门户网站，按身份、权限查阅案件相关内容。与公安、法院部门的档案管理系统对接，在设定查询权限的前提下，实现公、检、法档案信息资源共享，完善工作衔接，提高办案效率。

（四）加强培训，提高素质

要加强档案信息化业务培训，将电子文件归档、档案数字化加工等技术纳入培训内容，要积极引进信息化建设人才，培养和造就一批懂信息技术，熟悉档案业务的复合型人才，不断提高运用现代化技术管理档案的技能水平，按照档案信息化建设的要求不断更新观念。为适应新时期档案信息化工作的需要，提高档案员自身的业务能力，应多创造外出学习的机会，多取经，开阔视野。