不动产登记业务档案数字化面临的问题及对策[五篇范文]

第一篇：不动产登记业务档案数字化面临的问题及对策

不动产登记业务档案数字化面临的问题及对策

摘 要：不动产登记业务档案数字化工作是加强不动产登记工作的重要手段，其基础性、重要性不言而喻。本文首先简单介绍不动产登记档案数字化的概念，基于此对不动产登记档案数字化管理中的问题进行分析，进一步探讨不动产登记档案数字化加工的具体对策，希望以此可以实现不动产登记档案资源共建共享、互联互通，提高服务效率和服务水平。

关键词：不动产登记业务档案；数字化；问题；对策

1.数字化不动产档案管理概述

数字化不动产档案管理指的是利用现代化的数字技术以及设备，即计算机网络系统对不动产档案信息进行收集、整理、存档等，最终通过利用数字技术实现对不动产的档案管理。在数字化档案管理中，档案信息多以电子档案或者数字档案的状态被储存或使用，在相关档案信息的调用过程中，使用者必须借助计算机网络系统进行信息检索操作，而且借助数字化系统，档案信息会更加全面，而且档案管理工作会更加方便和高效。数字化不动产档案管理利用发展平台的搭建，是以数字化不动产档案管理为基础，通过建立数字化平台，最终实现对数字化不动产档案的科学管理。

2.不动产登记档案数字化主要问题分析

2.1登记信息共享率不高，工作效率较低

目前的不动产登记业务档案管理工作普遍存在任务繁重、共享程度不高等问题，不断增加的城市用地、房屋交易导致档案管理的强度和难度日益增强。另外，在不动产的登记过程中，涉及到诸多业务部门的整合、业务分工调整、登记交易量，工作强度加大这些因素促使不动产登记业务档案数字化管理工作力度加大。与此同时，一些不法分子冒名顶替、伪造证件等，也给不动产登记安全带来很大隐患，影响整体工作效率的提高。

2.2不动产登记档案管理软件差异性较大

由于各部门管理人员水平、重视程度的不同，导致对不动产档案管理的软件设计、硬件功能、管理流程和管理模式都有所不同，他们对档案数字化管理过程中新技术的应用和软件开发的程度不同。通过对一些不动产档案管理数字化的实际状况的了解，软件在数据采集、系统功能等方面均没有达到国家规定的相关标准。一些不动产登记部门在使用软件的过程中没有即时更新软件动态，发布一些虚假无效的信息，对基础地形图的管理不规范，在信息数据的接收和交换方面存在漏洞。有些部门为了应对统一不动产档案管理软件，防止“倒库”中的信息数据丢失，将旧软件抛弃，重新开发新的档案数字化管理软件，造成了档案管理工作的重复性。

2.3抗风险打击能力不足

房地产登记档案作为重要的产权资料，抗风险能力的提升应该作为档案管理工作的重中之重。目前，大量数字化信息都储存在硬件设备中，设备的安全直接关系到档案信息的安全和完整。电脑、硬盘、光盘等存储设备具有一定的保存年限，需要不断进行拷贝和更新，以维护数据安全。如果保管不当，可能发生损坏或老化等现象，导致数据损失损毁。网络、计算机和信息系统是档案管理现代化的基础，但同时也是信息安全风险存在的地方。黑客攻击、病毒蔓延、技术落后、治理不及时等是产生不安全因素的根源。

3.不动产登记档案数字化存在问题的解决措施

3.1强化档案管理意识

正确的意识可以对行为进行科学指导，所以，为了不断完善不动产档案管理利用发展平台的功能，为了使不动产档案管理能够在城市建设中发挥应有的作用，应?强化档案管理意识。不论是管理者还是普通员工，都必须认识到档案管理关乎到城市建设工作的开展，档案信息是其开展后期工作的重要依据，而且档案信息可以为建设管理者进行决策提供一定的参考。档案管理工作人员要能够严格要求自己，力争做好每一个环节的工作。

3.2加强档案数据库建设

在数字化不动产档案管理利用发展平台建设过程中，各类不动产档案主要以数据信息的形式存在，而计算机网络则是为此类数据信息的传递与处理构建了一个良好的平台。为了实现对信息时代不动产档案管理中所涉及的各类信息进行有效处理，必须构建一个完备的数据库，数据库可以对各类不动产档案信息进行储存，也可以方便城市建设管理部门的及时调用，进而为城市建设工作的有序开展提供有力的支持。具体而言，所建立的数据库要包含城市不动产档案信息的全部内容，所建立的数据库要进行严格分类，当档案信息数据库建设完成之后，企业需要设立专门的计算机系统维护人员或专门的部门对数据库进行定期的维护，如果有新增加的不动产档案信息，要将其在数据库中进行及时地分类并建立索引，对各类档案信息进行及时更新和完善，以此确保档案数据信息的安全性和完整性。

3.3加大专业人才的培养力度

为了有效推动数字化不动产档案管理利用发展平台建设工作的开展，首先必须加大专业人才的培养力度。在相关档案管理人员的培训过程中，主要进行理论知识传递和实践操作培训，通过此类培训，使档案信息管理工作人员能够更好地规范自己的行为，以维护不动产档案信息的安全性。其次，可以引进高素质的计算机管理人才为进一步完善不动产档案管理提供帮助和支持。

3.4完善现有的法律法规

面对不动产登记业务档案数字化管理工作中缺乏制度保障的问题，相关管理部门需要及时出台合理的法律法规，明确规范工作职责，做到责任到人，避免责任追究无制度可循；同时有关不动产登记业务档案的数字化管理必须要有统一的评价标准，确保参与相关工作的每个部门的工作达标，避免信息透漏等现象。只有有法可依，有制度可循，不动产登记档案的数字化管理工作才能互惠互通，不动产的登记工作才能顺利开展。

4.结语

综上所述，在不动产登记业务档案数字化管理过程中，要充分利用信息技术，首先应该强化工作人员的档案管理意识，其次要加强数据库建设，最后要加强安全保障体系的建设和管理，为进一步推动不动产登记业务档案数字化管理创造有利条件。

参考文献

[1]杨建平.不动产登记业务档案数字化面临的问题及对策[J].科技资讯，2017，15（22）：122+124.[2]周文奇，彭健.不动产登记档案信息化管理的问题分析与改进建议[J].浙江档案，2016（12）：54-55.[3]王素芳.搭建数字化不动产档案管理利用发展平台的有效策略研究[J].城建档案，2016（07）：16-18.[4]魏艳.加强房地产企业档案数字化建设分析[J].黑龙江史志，2014（09）：154.[5]马茹.房地产企业档案数字化建设[J].机电兵船档案，2010（04）：77-79.（作者单位：齐齐哈尔市不动产登记中心）

第二篇：档案数字化问题及对策（范文）

法院诉讼档案数字化建设中存在问题及完善建议

伴随着法院信息化建设的不断深入和迅猛发展，作为信息储存的档案也正经受着由此带来的数字冲击。面对浩瀚的法院库藏纸质诉讼档案是否需要“一个不能少”的全部进行数字化处理，摆在了法院档案管理人员面前。但是数字化了的大量档案信息不但占有非常大的服务器储存空间，且大多档案数字信息都是“躺在库里”睡大觉，长年不被检索利用，成为信息化建设中的一种样子工程。如果将如此庞大的库藏纸质档案都进行数字化加工，势必费时、费力、耗费大量资金，效益也不突显。笔者以法院诉讼档案数字化的范围为视角，提出完善建议，以突出数字化诉讼档案利用率、减少成本、提高效益。

一、诉讼档案数字化的含义

（一）诉讼档案数字化的基本含义广义是指利用计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高新技术把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储、网络化的形式互相联结，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，以及时提供利用，实现档案信息资源共享。人民法院诉讼档案的数字化主要是指通过数字化电子扫描技术将诉讼当事人和法院审判活动中形成的纸质案卷材料加工成图像形式储存起来，以电子文档的形式实现网上资源共享、提供便捷利用服务。

（二）诉讼档案数字化的范围。由于法院诉讼档案生成的特殊性，目前，法院系统对诉讼档案的数字化建设主要是针对两个阶段形成的纸质档案而言的：一是法院在全面开展档案数字化处理工作之后新产生的纸质诉讼档案；二是数字化开展之前的原有库藏纸质诉讼档案。

二、法院诉讼档案数字化管理的现状

就笔者所在法院来说，在信息时代的大背景下，全国各地法院都加快了信息化建设进程，许多法院纷纷与高校、软件开发商等合作，开发出以《法院综合信息管理系统》等为代表的信息管理系统，使法院能够进行档案管理、案件管理、流程管理、后勤管理、信访管理、立案分配管理、人力资源管理、执行管理等方面的计划与控制，并进行分析处理，成为各地法院办案及内部管理的方法和工具，为规范审判工作程序，提高工作效率，促进司法公正提供了有力保障。

“法综系统”的使用，优化了诉讼档案立卷、归档、检索、统计等工作环节，所有案件从立案到归档，均通过计算机网络系统进行控制管理，提高了工作质量和效率。但是，从全国范围来看，由于没有统一设计开发，各地法院的信息管理系统各不相同，档案电子化管理这种“各自为政”的状态，不利于实现跨地区的诉讼档案信息共享。另外，各地档案数字化工作进程差异较大，很多法院尤其是笔者所在法院还未实现诉讼档案的全面数字化处理，卷宗调阅仍基本停留在实体利用阶段。由于诉讼档案的利用率很高，办案人员查阅卷宗时，不得不频繁到档案室调取卷宗，既占用了时间，又不利于档案实体的保护。因此，今后一段时期内，诉讼档案全文数字化工作是法院档案电子化管理的重要工作内容。

三、法院诉讼档案实行数字化的必要性

诉讼档案是相对纸质诉讼档案而言的，从法院工作实际来看，虽然诉讼档案数字化制作是必要的，但如果不加选择地将诉讼档案全部进行数字化，势必造成资源的浪费和大量人力、物力不必要投入。主要存在以下值得商榷的问题：

首先是利用率低。档案保管的最终目的是为了实现档案的利用价值，因此，对库藏档案进行数字化也要考虑实际利用率。从笔者多年从事档案工作的实际以及结合全省法院档案工作利用情况来看，对于库藏的大量诉讼档案，无论是本单位，还是当事人、外单位，实际借阅较多的是近两三年的，并且多是上诉案件、申诉、复查及信访案件。库藏中大量的调解、撤诉等案卷更是长年不被检索利用，还有很大一部分案卷超过了应销毁的期限，如果将这些诉讼档案也不加选择地全部进行数字化加工，被数字化了的这部分档案就只是在库房里堆放，利用的机率微乎其微。

其次是占用大量服务器空间。目前对纸质档案数字化主要采用的是图像扫描方式，即将文字、图表等资料通过扫描仪输入计算机，并采用高比率图像压缩技术将这些数据信息存储在服务器上。这种技术的优点是数字化加工速度快，能基本保持实物原貌，但缺点是占用服务器存储空间大。各地法院诉讼档案数字化处理基本上都是以此种图像形式存储，这种存储方式在服务器中所占空间远远大于电子文档所占空间。如果对库藏诉讼档案全部进行数字化加工处理，势必占用极大的服务器储量，且大大增加今后数据库检索的压力，减缓计算机运行速度。

再者是投资大、耗时长。档案数字化加工处理工作专业性较强，需要专业的人才，要添置专门的硬件设备，资金投入量较大。在不采用外包加工的情况下，仅在诉讼档案数字化加工成本投入上，每个法院资金投放量少则几十万，多者上百万，扫描工作周期较长。就当前经济条件下，如果要拿出这么大一笔经费，投入如此大的人力、物力、财力和精力，对大多法院来说都不是件易事，是件需要认真考量的大事情。

四是超出制定行业规范的精神。因此，人民法院在进行库藏诉讼档案数字化的过程中应充分考虑这些规定和要求，不盲目对库藏档案全部进行数字化。五是不被业内广泛认同。从国内信息化建设的发展态势和要求来看，并没有把馆藏、库藏档案全部数字化作为一种必须进行落实的内容予以倡导。即使是国内的专业档案馆，也没有将所有馆藏档案都进行数字化加工的。

四、法院诉讼档案数字化建设中存在的问题

（一）数字诉讼档案管理标准不能满足需求。诉讼档案电子化管理的基础是标准化，由于诉讼档案的专业性，一些普通的电子文件标准并不能完全满足未来诉讼档案信息化的系统整合和数据共享需求。

（二）网络安全存在问题。诉讼档案信息的网络化管理及其安全性、可靠性没有充分保障，加密技术、防火墙技术、监控技术等至今没有得到妥善解决。随着黑客攻击、窃取的手段不断提高，网络的不安全性也随之增加。在目前网络安全技术和保密措施无法杜绝黑客攻击的情况下，如何保证诉讼档案在网络中的安全，已成为制约诉讼档案电子化管理的一大障碍。诉讼档案涉及到许多国家机密、商业秘密、个人隐私等，一旦保密信息泄露，将造成不可预估的损失。

（三）数字档案公开与保密存在问题。随着司法公开的不断深入，档案数字化的不断完善，数字化档案如何向法院内部人员、行政机关、当事人提供调阅、如何公开必须经过反复论证、由最高法院统一规定。诉讼档案涉及到许多国家机密、商业秘密、个人隐私等，如何对涉密档案进行数字化，已经数字化的涉密档案如何保存，经过怎样的授权才能访问等等涉及到许多统一规定的地方。在全面的规定出台后，还要有过硬的技术设备和措施来保障数字档案公开，不影响保密问题。因为一旦保密信息泄露或未经授权访问，将造成不可预估的损失，将给司法威信带来严重挑战。

（四）数字档案安全与真实性存在问题。随着裁判文书公开、审判流程公开、网上调档等司法公开的不断要求，法院内网和外网的交互极具增加，如何保护法院内网安全，保护数字档案网络不受攻击，保护数字化档案信息不受篡改成为全省乃至全国法院亟需解决的问题。随着黑客攻击、窃取的手段不断提高，网络的不安全性也随之增加。在目前网络安全技术和保密措施无法杜绝黑客攻击的情况下，如何保证诉讼档案在网络中的安全，已成为制约诉讼档案电子化管理的一大障碍。数字档案将长期保存在软件系统内，一旦被黑客或未经授权的人篡改、伪造将造成电子档案的真实性大打折扣。

（五）数字档案效果与利用存在问题。随着法院信息化的高速发展，如何进一步提高数字化档案的效果，如能否有更高的清晰度，能否与实体档案同步形成，能否让数字化的档案调阅、管理更加智能化，这些都是新时期需要及时解决的新问题。

（六）档案信息化建设管理理念落后。尽管档案工作的重要性逐渐被人们认识，现在还存在一些单位对档案工作不重视。档案工作仅仅满足于档案有人管，查档有人拿，归档有人收的状态。部分干警认为，信息化工作是干不了审判执行的或没有审判执行资格的人干的，是可有可无的后勤保障工作；从事信息工作的人员，感到工作不少辛苦，但工作成绩不如审判执行明显，个人进步出路窄，干时间长了，荒废了审判执行业务划不来，干好了别人顶替不了，自己走不了，干差了挨领导批评面子不好看，工作得过且过，不求进取，一有机会就想法调离档案工作岗位。随着社会不断的发展，人们维权意识的不断增强，诉讼案件的种类和数量呈几何数字的增长，这样的观念已经严重不能适应时代对法院档案工作的要求。这就造成了在诉讼档案信息化建设过程中的非积极投入及非规范行为, 最终会造成档案信息化建设的延缓, 造成档案信息交流的障碍, 影响档案信息化建设目标的实现。再加上归档档案不规范，档案管理混乱。在实际工作中得不到很好的落实，归档卷宗项目填写不齐全，排列次序混乱、目录和卷宗封面项目填写不全，甚至部分案件质量评查表未于卷宗装订入册的现象时有发生。部分法院档案管理人员责任不清，许多法院的档案管理人员都是兼职档案员，大部分的档案员是由综合办的内勤人员担任，在年终考核时，档案工作不被列为必要的考核项目。此外档案管理员频频换岗、交接手续不完备，一部分档案借出后没有按期归还，有些卷宗材料放置较长时间得不到及时整理归档，造成了档案的残缺和遗失，这些都造成了档案管理的混乱。势必影响法院诉讼档案信息化建设的顺利进行。

（七）硬件建设不能满足档案信息化建设的需求。基层法院较重视审判办公大楼、法庭建设以及购置必要的车辆装备等，由此背负了一定债务。虽然中央加强两院工作的《决定》对保障人民法院办公办案经费作了规定，但由于地方财政困难，法院自身保障能力有限，致使在硬件投入上相对不足。基层法院在工作站建设、网线布置、电脑购置都处于一个比较低的水平，仅满足日常功能，视频、音频、图像处理设备较少，不能满足档案信息化的需求。

（八）缺乏专业的档案管理人才。档案信息化建设对档案管理人员提出了较高要求，档案人员不仅要具备档案专业知识，还要具备法律知识、文史知识，熟练掌握运用计算机、缩微、电子检索等信息技术。是专业复合型的人才。实践中档案管理人员由于对电子文件、电子档案的收集、保存、维护与利用接触太少, 档案管理人员能熟练使用微机的为数不多, 能承担程序设计和数据维护的更是少之又少, 这是法院档案信息化建设又一瓶颈。

五、诉讼档案数字化管理的完善建议

（一）通过利用先进的数字化技术手段，有步骤地开展包括纸质、照片、庭审录像等各类传统载体诉讼档案的全面数字化工作，建立本单位或本辖区的纸质档案全文数据库和多媒体档案数据库。由最高院牵头，通过统一组织，统一规划，利用技术手段，采用统一标准，最终实现全国四级法院诉讼档案数据库联网，使全国法院系统内部人员在自身权限范围内，能够方便快捷地进行网络调阅。同时与公安、法院部门的档案管理系统对接，在设定查询权限的前提下，实现公、检、法档案信息资源共享，完善工作衔接，提高办案效率。

（二）进一步加强和完善法院信息化基础网络平台建设，提高网络系统支撑能力。加快完善法院专线网和局域网建设，实现各级法院网络的互联互通和全面覆盖，优化网络性能，提高网络质量。加快网络安全保密建设，提高抵御安全风险的水平。全面实施涉密信息系统分级保护和非涉密信息系统等级保护工程，重点建设符合国家安全保密要求、满足法院档案信息化需要的安全保密平台。

（三）要把档案信息化建设纳入本单位的总体规划。要充分考虑档案信息化基础设施建设的需要，大力推进档案电子化基础设施建设，完成档案电子化工作，充分发挥档案室的各项功能和作用。加快档案目录数据库建设。提高档案检索利用效率和服务质量。法院档案室要分阶段完成案卷级目录录入和档案文件级目录录入，尽快实现全部档案目录计算机检索。与此同时规范档案移交程序。法院各科室在向院档案室移交档案时，必须严重按照档案管理规章制度执行，第三人不得随便进出档案室和接触档案，档案管理人员做到严格保密。积极推进档案全文数据库建设。法院档案室要从重要科室档案入手，开展档案数字化工作，对照片、录音录像档案进行数字化转化工作，建立相关的全文数据库，逐步实现档案全文信息查询，不断提高服务效率和质量。

（四）加强电子文件归档管理。根据新形势下档案管理要求，档案室要根据电子档案接收、保管、利用的技术方法，加强对全院电子文件收集、鉴定、著录、归档等工作的监督指导，保证有保存价值的电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性。按照电子文件与纸质文件并存的原则，实行电子文件和纸质文件归档双轨制。今后，法院各科室在向档案室移交档案时，必须将纸质文件和电子文件同步移交，缺一不可。积极采取措施，有计划、有步骤地对档案资料进行数字化技术处理。

（五）充分利用和发挥互联网网站的作用，使档案网站成为宣传档案工作、开展档案信息服务的窗口。向法院提供网上查询和使用服务，进一步发挥档案信息资源的服务作用。促进档案信息资源共享。以政务网站为主体，利用法院统一的网络出口与其他地区档案网站链接，形成方便快捷、四通八达的档案工作信息网。

（六）加强培训，提高素质。要加强档案信息化业务培训，将电子文件归档、档案数字化加工等技术纳入培训内容，要积极引进信息化建设人才，培养和造就一批懂信息技术，熟悉档案业务的复合型人才，不断提高运用现代化技术管理档案的技能水平，按照档案信息化建设的要求不断更新观念。为适应新时期档案信息化工作的需要，提高档案员自身的业务能力，应多创造外出学习的机会，多取经，开阔视野。配备政治素质好，业务水平高、具有现代化管理技能的专职档案员，按照最高人民法院《关于进一步加强和改进全国法院机关档案工作信息化建设的意见》文件提出的具体要求及《电子文件归档与管理规范》的有关规定，有计划的做好档案目录数据库建设、电子文件归档等工作；建立严格的责任追究制，谁主管，谁负责，严格贯彻执行《人民法院诉讼档案管理办法》，制定具体的操作办法和措施，保证档案信息化建设的顺利进行。

（七）转变传统观念，树立正确的档案管理意识。观念的落后是最大的落后。在法院档案信息化建设中, 每个干警都面临着传统观念的转变,法院档案信息化是法院现代化建设的重要标志，各级领导必须占领制高点，拓宽大视野，提高思想认识，增强紧迫感和责任感，识档案资源信息化对档案事业创新与发展的重要性, 切实把档案资源信息化提到战略高度来思考, 这是档案事业生存与发展的问题, 也是创新与改革的方向。各位档案管理人员也要树立现代档案管理、利用意识, 逐步使档案工作从传统的馆藏模式向档案信息中心过渡。认清面临的挑战和机遇, 加强工作责任感, 树立现代化管理思想,不断加强相关专业知识的学习，努力用现代化管理手段去管理档案, 适应时代发展的要求。

结语

当今时代，诉讼档案信息化建设是一种新的发展趋势和选择。然而，法院档案信息化建设还存在诸多瓶颈，要实现档案信息化任重而道远，这就需要档案法院系统以及相关档案管理人员的不懈努力，克服困难，加快推进档案信息化建设，提高档案管理水平，更好地为审判工作服务

第三篇：不动产登记存在的问题及对策

不动产登记存在的问题及对策

按照不动产登记暂行条例（征求意见稿）不动产登记程序为申请、受理、查验、登记、查询等环节，登记涉及原有土地、房屋、农林（牧）业、海洋等部门，具体登记内容为：

1、集体土地所有权；建设用地使用权；宅基地使用权；地役权；

2、房屋等建筑物、构筑物所有权；

3、森林、林木所有权;

4、耕地、林地、草地等土地承包经营权；

5、海域使用权；

6、抵押权；

7、法律规定需要登记的其他不动产权利。

8、国务院确定的重点国有林区的森林、林木和林地，国务院批准项目的用海、用岛等不动产的登记，由国务院国土资源主管部门会同有关部门规定。

9、不动产统一登记过渡期内，农村土地承包经营权的登记，按照国家有关规定执行。以上多部门整合的业务内容，对中介服务单位来说是一次难得的机遇，但更多的是业务技术挑战。本人就不动产登记申请、受理与查验工作环节，结合土地登记代理工作实际操作，分析不动产登记存在的一些问题，并提出相关解决的措施和建议。

我市自2004年开始实施土地登记自我举证制度，但在土地登记申请时经委托代理的事项仍然实施申请人自行申请的方式，致使土地登记代理行为很难落实（目然仅为填表、实地配合调查），使群众在一定程度上造成某些困惑。如此现象应按以下工作流程逐步理清申请人、代理人、受理人各方的责任与权利。

1、经委托代理的事项，应按照申请人与代理人签订的授权委托书（委托具体事项及职责双方应约定清楚、代理机构与代理人必须有资质、申请人必须具有民事行为且未受限制），由代理人申请，申请材料的真实性应由申请人负责，受理人依照登记所需目录进行初步审查决定是否受理。

2、不动产界址、空间界限、面积等自然状况材料与他人利害关系的说明材料应由申请人提交，对于所需材料申请人可以自行委托具有测绘（代理）技术资质的中介单位实施。

3、中介单位通过实地调查（测绘）制作不动产权利图件资料并对图件资料的真实性与合法性负责。

4、对于受理的登记事项，登记机构通过资料查验、实地查看、权属调查等方式决定是否予以登记，期间，申请人（或代理人）予以积极配合。

5、对于决定予以登记的申请材料应当进一步明确代理机构与登记机构的工作事项（申请书、界址表、宗地图、权属等材料、审批表）；为减少双方重复工作，整合有效工作资源,可以采取设定一个工作技术终端的方式予以解决。

总之，不动产登记工作关乎群众切身权益，本着提高政府工作效率、方便群众办事的工作原则，申请单位、代理机构、受理机构三方应围绕“申请登记所需材料目录”和“示范文本”等业务技术要求认真履行好各自职责，使群众少跑冤枉路、回头路，进一步提升政府形象与中介技术服务工作环境。

第四篇：不动产登记档案管理办法

不动产登记档案管理办法

第一章 总则

第一条

为规范本市不动产登记档案管理工作，实现档案管理工作的规范化、标准化、现代化，有效保护和利用不动产登记档案，根据《中华人民共和国档案法》、《不动产登记暂行条例》、《四川省不动产登记规范化操作手册》等法律、规章、规定，制定本办法，各级不动产登记档案管理部门要严格执行。

第二章 档案管理部门

第二条

内江市不动产登记局负责全市不动产登记档案的管理工作进行指导和检查，市县两级不动产登记中心具体负责各自不动产登记档案的管理和保护利用。

第三条

各级不动产登记中心应成立专门的档案管理部门，配备专职档案管理人员，提供必要条件，明确工作责任，保障不动产登记档案管理工作正常开展，指导本级不动产登记业务部门完成归档工作。

第二章 档案内容

第四条

不动产登记档案包括从房管部门移交的房屋登记档案、从农业部门移交的承包地登记档案、从林业部门移交的林权登记档案以及不动产登记中心制作的不动产登记档案，含纸质档案和电子档案两种形式。

第五条

不动产登记档案的内容包括在登记工作中形 成的有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的纸质档案和电子档案，包括权属来源资料、登记申请材料、登记机构的内部审核文件以及具有保存价值的其他材料（如：实地查看记录、登记现场询问笔录及照片或声像、各种税费的缴纳凭证、契约、司法协助文书、不动产登记簿、不动产测绘资料、不予登记决定、查询申请表等）。

第六条

不动产登记簿以电子介质存放为准，存储于不动产登记数据库中，做好不动产登记簿的实时电子备份。电子不动产登记薄应转换形成唯一的纸质不动产登记簿，纸质不动产登记簿须存放在不动产登记档案管理部门，并由登记实施部门会同不动产登记档案管理部门负责维护。

第七条

不动产测绘资料为不动产登记中心测绘管理部门移交的不动产测绘的相关资料，一般以宗地为单位立卷归档保存。

第三章 立卷归档

第八条

从房管、林业、农业等部门接收的电子档案应留底存档，同时按照不动产统一登记的要求，逐步进行档案资料融合形成不动产登记电子档案库；接收的纸质档案应单独保存，在办理不动产变更登记过程中逐步整理为不动产登记档案。

第九条

不动产登记档案必须在各级不动产登记中心档案管理部门集中归档管理，任何单位和个人不得拒绝归档或者据为己有。

第十条

每件（宗）不动产登记工作完成后，登记人员应当及时将整好的权属资料、文件等经登记负责人审查后，送交档案室立卷归档。档案管理部门要对送来的资料进行审查，确保送来的资料符合要求后签字接收。

第十一条

不动产登记档案应当做到书写符合标准、字迹工整、内容规范、图形清晰、数据准确、符合档案立卷归档的要求。手工填写的部分采用墨汁或碳素墨水书写档案，字迹要工整，图样要清晰。由原电子档案或各级房管部门通过数据接口推送而来的电子档案资料转化的纸质资料应加盖档案专用章。

第十二条

应建立电子档案库，方便档案的查询工作。电子档案由纸质档案扫描录入而成，纸质档案的扫描入库工作须在信息化工作人员的协助下进行，应建立电子档案与不动产登记数据的关联。单页材料采用JPG格式存储，多页材料可以采用pdf格式或JPG格式存储，适当减小页面数据量，以图面清晰能识别为度。

第十五条

不动产档案的立卷归档整理的其他要求，按照《四川省不动产登记规范化操作手册》第九章归档的要求执行。

第三章 档案安全和保密

第十六条

档案管理机构应配备与档案管理工作相适应的库房和办公室。档案库房应符合档案保护的要求，保持规定的温湿度，配备相应的设施、设备，做好防火、防盗、防高温、防尘、防光、防潮、防有害生物、防有害气体等工作，确保不动产登记档案的完整、安全和有效利用。

第十八条

有下列行为之一的，由各级不动产登记局（分局）通报批评，对负有直接责任的主管人员和其他责任人员依法给予行政处分；造成不动产登记档案损毁的，责令赔偿损失；情节严重，构成犯罪的，依法追究刑事责任：

（一）不按规定收集、保存和移交不动产登记档案的；

（二）涂改、伪造不动产登记档案的；

（三）擅自提供、抄录、公布、销毁不动产登记档案的；

（四）出卖或者转让不动产登记档案的；

（五）不动产登记档案管理人员玩忽职守，造成档案损失的；

（六）其他违反档案管理规定的行为。

第十九条

档案管理人员应当忠于职守，遵纪守法，具备专业知识。各级不动产登记中心应当保持档案工作人员的相对稳定，若需变动，应由级不动产登记中心负责人主持办理书面交接手续。加强对档案管理人员的教育和培训。

第二十条

档案管理机构应当严格执行国家档案管理的保密规定，防止档案散失和泄密，定期对不动产登记档案的密级进行鉴定，根据有关规定及时调整档案密级。

涉密不动产登记档案应设有独立的专用库房或专用区域，由专人负责管理。利用涉密不动产登记档案，须严格履行审批手续，未经批准的，严禁提供利用。

第二十一条

不遵守保密规定造成损失、泄密并给单位造成损失的，应按有关规定给予责任人党纪、政纪处分，情节严重的应追究刑事责任。

第二十二条

非档案管理人员，一般不准进入档案存放区，存放区内严禁接待非工作人员。

第二十三条

档案管理工作人员实行AB岗岗位设置，每个岗位做到不断岗、不脱岗。

第五章 档案的查询和利用

第二十四条

本单位工作人员因工作需要借阅，必须在登记册上签字，方可借阅。凡须将不动产登记档案借离不动产登记档案室的，须经各级国土资源局（不动产登记局）批准，借阅人和经办人均需在档案查询记录上签字，否则不予借出。

第二十五条

查询原始登记凭证，应由不动产登记档案管理人员进行查询，查询人不能进入档案存放区。查阅档案，一般不出档案室。未经许可不得摘录、复制，特殊情况确需摘录或复制，须按有关规定办理，并审核加盖不动产登记中心档案查询章。

第二十六条

登记机构正在受理、办理、整理、维护、修缮登记资料过程中暂不提供原始凭证的查询服务。

第二十七条

任何查阅人须对查阅的信息做好保密的工作，严禁私自泄露，对于泄露个人隐私、国家机密等信息等将追究法律责任。

第二十八条

档案查询和利用的其他规定严格执行《四川省不动产登记规范化操作手册》第八章不动产登记信息公开查询的相关规定。

第六章 附则 第二十九条

本办法自2016年7月1日起实施。

第五篇：不动产档案数字化方案3

1、项目背景

在市级政府各部门中，国土资源局（原土地管理局）是设立较晚的一个部门，然而国土资源部门目前承担的管理职能，使其产生了大量的各类档案需要管理。传统县级国土资源档案管理采取手工方式，档案的接收、整理、鉴定、保管、利用、编研等工作都主要以手工为主，这中间包括建立全引目录本、索引卡等。这种方式工作效率较低，国土资源档案得不到充分利用。部分国土资源部门的档案管理信息化采用了一般的条目管理方式的方案，这种方式对于纯粹的档案管理来说促进了档案管理的现代化，但对于国土资源部门来说，大量的档案是通过办事流程产生的，与以档案馆档案管理模式开发的档案管理系统在模式上存在显著的不同。数据格式多样，给土地归档工作带来了不便，急需把各个部门各个系统的相关数据进行同一归档管理。所以建立优质、高效、具有国土资源特点的档案管理信息化系统，建设国土资源局数字档案室，不仅从根本上解决传统手工作业方式所带来的诸多问题，而且能更好的促进我县国土资源局信息化建设的快速发展，保障土地档案信息的有效管理利用，还为今后逐步建立国土电子政务系统打下良好的基础。通过我公司现场调研统计，这部分档案包括房管档案约14万卷，国有土地档案8万卷。由于多方面的原因，国土资源局对于这些档案一直处于手工管理方式，这部分档案的查阅利用目前只能采用手工方式查阅，严重影响档案的查阅速度和利用效率；基于上述情况，国土资源局急需对这部分档案进行规范化整理，在管理方式上，迫切需要由传统的档案管理模式向现代化的档案管理模式转变，采用电子化管理手段将这些档案全部数字化保存并用于档案的查阅，同时也为国土资源局的不动产数据整合提供良好的基础。

2、建设目标

项目总体目标是：将国土资源局的纸质档案进行规范化整理，然后进行档案属性录入，完成所有档案的数字化（内容包括：扫描、图片处理、数据挂接等工序），建立完整的机读目录数据库和全文数据库，实现档案的检索和全文文件浏览，为国土资源局的办公自动化及公众提供高效服务，为不动产数据整合提供良好的数据基础。

3、不动产数字档案数字工作流程

根据事业单位的规模、人员以及所承担的业务，其不动产数字档案数字化主要应包括以下几个方面的内容：

通过集成高速扫描仪、大幅面图纸扫描仪、平板扫描仪等采集设备采集纸制文档资料。经过流水线数字化处理，实现纸制文档到数字化电子文档的转换。

包括国土和房产档案出入库登记、数据双机录入、文件扫描、影像处理、一次质检、二次审核，实现文档数字化流水线作业。完成档案数字化加工所涉及的全部工作流程。

同时具有流水线定制、任务分配、工作量统计、工资统计等功能。能满足大批量国土和房产历史档案的集中扫描工作。

不动产档案数字化作业流程图

4、数字档案馆理论、标准及操作规程建设

标准化、规范化是数字档案馆建设的重要前提和基础。数字档案馆有关理论、标准、规程，参照《不动产登记数据整合建库技术规范》（试行）的标准开展，不足部分相应添加，主要包括以下内容：

 电子档案管理技术标准  电子文件归档与管理规范  文书档案目录数据库交换标准  档案文件开放控制办法  档案资料数字化标准  光盘载体档案封面标注格式  纸质档案数字化操作规程  照片档案数字化操作规程  缩微档案数字化操作规程  馆藏档案资料数字化范围

 数字化加工项目质量保证体系  数字化加工安全保密措施

5、不动产数字档案数字化数据处理

5.1、数据库选择

目录数据是数字档案系统馆主要的、需要反复查询的数据，选择何种数据库系统管理目录数据，是我们首先应提出的主要问题。本着节约、实用、通用的原则，建议选用SQLSERVER2000（50用户以上）数据库管理系统。其数据库产品具有稳定性好、安全性强、查询速度快、投入较低的特点，非常适合作为档案行业的主数据库系统。

5.2、服务器选择

服务器是数字档案馆的关键设备，是各个平台建设的基础，关系到数据安全、检索利用速度等多个环节，要求连续不停机运行。按照数字档案系统规划，至少应购置2台较高性能的企业级服务器,一台用于馆内局域网络系统，支撑档案信息管理服务； 一个用于支撑数字化加工系统的数据服务，保证流水线作业的稳定运行。

5.3、全文数据信息存储服务器选择

数字档案系统所有数据主要包括以二维数据表方式存储的目录数据、各种档案全文数据（图像、文本等）和多媒体数据。全文数据是数字档案馆的基础数据，数据量庞大，要求存储性能安全、可靠，具有扩展功能。我们建议采用光盘镜像服务器解决，该服务器采用NAS结构，直接连接在网络交换机上，且可以扩展以满足系统今后海量信息存储的需要，多媒体数据则全部以MPEG2文件方式一式两套保存在光盘上。

对于需要进行永久数据备份的用户。则采用Plasmon UDO光盘库进行永久性数据备份。

5.4、扫描设备选择

扫描仪主要负责文档采集端的文件扫描工作。适合性能的扫描设备是保证整个数字化常量的关键一环。其主要性能包括最大扫描幅面（A4/A3）、扫描速度（保证日常量）、可靠性（满足长时间运行需要）、进纸能力、售前、售后支持等。这些性能的选择主要根据用户的档案纸质情况、资金预算情况、项目数字化进度等因素进行综合考虑。

6、人员培训和试运行

对相关人员（管理人员、档案技术服务人员、设备维护人员）进行相应岗位的责任制度人员、加工中心制度培训、档案数字化标准培训、档案数字化加工岗位操作细则培训、扫描仪使用培训、扫描设备维护培训、档案数字化加工软件使用培训。

调用少量档案进行流水化作业实际操作培训，针对操作中常见错误错误培训，并实际操作，结合在操作中遇到的问题进行现场培训。

7、项目稳定运行

采用流水线作业，调用每天需要完成的档案进行档案数字化作业，并结合实际操作，完善操作细则，并安排足量的人员进行项目的稳定运行。运行中需要不断监控数字化作业质量、人员积极性、设备稳定性。保证作业的顺利运行。

8、项目验收

根据档案技术标准进行数据验收，可根据项目进度进行阶段性验收，在验收中总结改进操作规范。直至完成整个项目的验收。

9、项目总结

对完成的项目进行项目总结，统计数据、分析常量、效率、质量，并总结经验、改进流程和推广。