浅谈新时期电大学籍档案管理

第一篇：浅谈新时期电大学籍档案管理

浅谈新时期电大学籍档案管理 何荣泉

韶关市广播电视大学广东韶关

512026 摘要：学籍档案管理是教学管理和学校管理的重要组成部分，是一项政策性很强的管理工作。在新时期中央电大开展“人才培养模式改革和开放教育试点”项目的实践中，必须增强档案意识，使电大学籍档案管理更加科学化、规范化，以保证教学活动的顺利进行，提高教学与管理质量。

关键词：电大学籍档案；管理；档案意识；科学化；规范化；制度化 随着社会的发展、现代科学技术的进步和现代远程开放教育的兴起，电大的学生类型和专业数量逐年增加，建立完善的学员学籍档案，是电大教育管理的重要组成部分，也是保证开放教育试点教务管理质量的重要内容，更是保证电大教育质量的重要手段之一。电大有其自身的发展规律和特点，它有别于普通高校，也不同于其他成人高校或网络学院、自学考试，所以电大的学籍档案管理工作必须从自身的规律和特点出发，不能搬用或套用现成的管理方式、方法。尤其1999年中央电大启动“人才培养模式改革和开放教育试点”项目以来，各级电大在校生人数、专科和本科专业数量，办学规模快速增长，这对电大的学籍档案管理提出了新的要求和挑战。为进一步做好电大学籍档案管理工作，保证电大教育质量，维护电大良好的办学声誉，全面实现学籍档案管理工作科学化、规范化、制度化、现代化，做到严格、严密、严肃，笔者结合自己多年的工作实践认为，新时期应从以下几方面做好电大学籍档案管理工作。

一、各级电大领导和学籍档案管理人员要提高档案意识，增强法制观念，充分认识学籍档案管理的重要性

档案意识是指人们对档案和档案工作这一客观事物的主观印象，也就是人们对档案的性质和价值的认识，对档案工作性质、地位和作用的认识。档案源自于各个历史阶段的人类社会活动。认真学习《档案法》和有关的政策法规，增强档案意识，是做好电大学籍档案管理工作的基础，是全面实现学籍档案管理工作科学化、规范化、制度化、现代化的关键。各级电大领导要从“三个代表”重要思想的高度认识学籍档案管理工作，充分树立档案意识，真正从思想上认识到学籍档案管理工作的重要性，对学籍档案管理工作要高度重视，把学籍档案管理工作纳入学校的议事日程和目标管理体制中，并作为年度考核和领导任内政绩的一个考核指标。学校分管档案管理工作的领导应该亲自宣传动员、建章立制、配备人员、检查督导，每学期要召开一次包括学籍档案管理人员在内的档案工作会议。学校领导对学籍档案管理中出现的困难和问题要及时解决，并在财力、物力上给予支持，为学籍档案管理工作走向系统化、规范化、科学化、制度化、现代化提供人力、观念、物质与良好工作环境和条件保证。

做为学籍档案管理人员首先应该树立责任意识，要有强烈的事业心，要有做好学籍档案管理工作的信心和热情，自觉地学习和掌握档案管理专业知识和技能；其次要有群众意识，学籍档案质量如何，学籍档案的作用发挥有多大，必须依靠领导和广大教职工的支持，要不断提高全体教职工对学籍档案管理工作的认识和理解，增强他们的档案意识，取得他们的支持和帮助，自己还要有不断提高业务水平的意识。

二、科学、合理地选拔和设置学籍档案管理人员，提高管理人员政治与业务素质

选拔学籍档案管理人员，首先要求学籍档案管理人员要热爱本职工作，对工作认真负责，坚持原则，有创新精神。由于学籍档案管理工作专业性较强，学籍档案资料的产生、积累有一定的时间连续性，是学校一个时期办学工作的真实写照与客观实据，是不可再生档案。学籍档案管理作为学校各项工作的考查凭证，它不但是学生在校期间全面、真实的反映，也为电大开放教育试点工作研究与教务管理提供依据和材料。因此，科学、合理地选拔和设置学籍档案管理人员，不断提高管理人员政治与业务素质，至关重要。具体措施有以下几点：（1）不断加强人员配置、知识结构合理的学籍档案管理队伍建设。要根据《档案法》、《高等学校档案实体分类法》以及中央电大对学籍档案管理工作的要求，并结合开放教育试点办学的开放性、社会性以及基层教学班的分散性和学员的差异性给整个教学教务管理工作提出的新要求，选拔那些熟悉计算机知识、协作精神好、吃苦能力强、有责任心、具有一定档案专业知识和实际工作能力的同志担此重任。要求学籍档案管理人员必须持有《档案工作人员岗位培训证》和《专业技术人员继续教育证书（计算机中级培训）》，且学历层次要达标，对业务骨干要相对稳定，对那些责任心不强，工作马虎，只把自己当作一个普通的学籍管理人员，而没认识到自己同时也是一个档案管理人员，档案意识薄弱的人，学校领导要对其进行批评教育，甚至调离学籍档案管理岗位，以保证各项学籍档案业务活动的正常进行。

（2）不断加强学籍档案管理工作人员的职业道德素养。电大学籍档案管理是一项管理周期长、服务性、开放性很强的工作，是电大办学的一个窗口，完善学生学籍档案，保存好原始的、完整的第一手学籍档案资料，是非常重要的。由于电大招生的开放性、多形式、多层次，招生人数和专业数量很多，有的电大学生类型多达10种，学籍管理内容十分繁杂，日常管理工作业务量大，涉及的原则性、政策性很强，事关学员切身利益，档案内容保存和利用价值极大，是电大整个档案管理工作的重要组成部分。因此，学籍档案管理人员要有奉献、敬业和主动热情的服务精神，要时时告诫学籍档案管理工作人员，学籍档案管理工作无小事，要为学生和档案使用者提供最好的服务，要克服学籍档案管理人员待遇低、职称难评、难聘、没地位，不被人们重视的错误思想。（3）不断加强学籍档案管理人员的业务培训。为了不断提高学籍档案管理人员的业务水平，学校要定期组织学籍档案管理人员到当地档案局进行专业知识的培训学习，邀请档案局的专家、学者来校讲课，每半年组织一次《档案法》的学习贯彻，不定期举行档案知识考试或竞赛。每年还要征订一些专业期刊，如《中国档案》、《档案管理》、《档案学通讯》等供学籍档案管理人员学习，以帮助他们提高业务和学术水平。另外，要组织他们参加系统内档案专业的学术交流活动，并鼓励他们多参与档案专业的科研课题，撰写专业论文，以提高自己的业务水平，养成严谨、科学、实事求是的工作作风。

（4）不断加强学籍档案管理人员计算机操作技能的学习和培训。中央电大开展“人才培养模式改革和开放教育试点”项目以来，以学籍管理为主的教务管理系统不断升级和换代，学员学籍电子档案的不断出现，对做好学籍档案管理工作提出了更高的要求。为提高学籍档案管理人员的计算机管理水平，要有计划地对学籍档案管理人员进行计算机专业知识的培训学习，一方面，要求他们必须参加中央电大、省电大或学校自己组织的学籍管理软件使用培训；另一方面，还要参加档案局组织的档案管理软件使用培训。通过培训，以提高档案工作者利用计算机软件为学籍档案管理工作服务的能力。

三、明确学籍档案资料的收集、整理和归档范围

电大的学籍档案资料极其丰富，内容繁杂，利用价值极大，属长期保存档案，明确学籍档案资料的收集、整理和归档范围，至关重要。电大的学籍档案资料主要包括学员在读期间日常的学籍管理档案资料和毕业档案资料两方面。学员在读期间日常的学籍管理档案资料主要包括：（1）新生入学报名登记表；（2）招生录取审批表和花名册；（3）教学班基本情况登记表；（4）学生成绩登记总表；（5）学生学籍异动审批表（包括转学、转专业、休学、退学、勒令退学、开除学籍和复学等）；（6）各类成绩表（包括统设课和省管课成绩表、自设课成绩表、免修免考报批登记表、形成性考核成绩表、实践环节成绩表、教务管理系统当前库和总库成绩表、成绩复查登记表等）；（7）开放教育试点生的学期注册表、课程注册表；（8）各类短期培训教育花名册和成绩表；（9）计算机管理电子文档数据资料；（10）其它一些有关的、重要的学籍档案管理文件和资料（包括报告、批复等）。

学员毕业档案资料主要包括：（1）入学报名登记表；（2）入学通知书；（3）成人高等学校毕业生登记表；（4）录取审批表和花名册（主要是成招和普招生）；（5）学员在校期间的奖惩材料；（6）学生个人成绩登记表；（7）毕业论文或毕业设计；（8）各类毕业生花名册；（9）各类学生结业花名册；（10）本科学员办理学士学位花名册；（11）毕业生资格审查表（主要是成招生）；（12）普通高等学校毕业生登记表（普专生）；（13）操行考核登记表；（14）毕业生体检表（普专生）；（15）就业报到证（普专生）；（16）计算机管理电子文档数据资料（包括高等教育学历证书图像信息采集电子注册光盘资料）。

学籍档案管理工作就是在收集以上材料的基础上，依照《档案法》的要求，按照工作程序，依据《高等学校档案实体分类法》，进行整理、立卷、保管，为最终的档案利用提供服务。

四、建立健全学籍档案管理规章制度，使学籍档案管理工作更加规范化和制度化

古人云：没有规矩，不成方圆。随着现代远程开放教育的发展，电大办学的开放性和社会性越加明显，在这种新的教育形势下，为做好学籍档案管理工作，应当根据《档案法》、国家教育部和中央电大的有关精神和文件，结合各级电大的实际，建立和完善学籍档案管理规章制度。学籍档案管理工作的规范化主要包括管理程序规范化、管理方式规范化、专业名称规范化、学籍注册规范化、成绩管理档案规范化和毕业办证手续规范化等。学籍档案管理工作制度化主要包括学籍管理实施细则、学籍管理人员岗位责任制、学员日常管理制度、考试管理工作细则、成绩管理制度、学籍档案管理制度等。通过建立和完善学籍档案管理制度和细则，使学籍档案管理工作有章可循、有据可依、照章办事，更加科学规范。

五、积极适应知识经济时代，提高学籍档案现代化管理水平

随着知识经济时代社会信息化的逐步实现，电大学籍档案载体将由传统的“白纸黑字”逐渐转变成“电子档案”，未来学籍档案的收集、存储、管理和利用等将发生本质的变化，这就需要我们用新的思维、新的观念、新的方法去适应电大未来的学籍档案管理工作。具体地讲是：

（1）充分认识信息化建设是知识经济时代学籍档案管理工作的主线。依托日益成熟的教务管理系统，开发适应电大学籍档案管理的软件，把电大学籍档案管理逐步发展成一种信息产业。

（2）知识产权保护是知识经济时代学籍档案管理工作的重点，创新产权、知识产权二者的法律保护同等重要，要尽快突破电子档案资料的法律效力问题。

（3）创新管理机制是电大学籍档案管理的切入点，积极吸收和利用国内外档案管理的先进经验，进行管理技术创新和网络信息化管理，努力解决技术难题和网络安全等问题，从而提高学籍档案现代化管理水平。参考文献：

[1]于云秀.开放教育入学指南百问.北京：中央广播电视大学出版社，2002.2 [2]贾佳1.浅谈学籍档案管理工作[J]1，内蒙古电大学刊，2003，41 [3]董小坤.谈如何发挥成人学籍档案管理的功能作用.胜利油田师范专科学校学报，2001年9月版.(87).[4]陈东.现代远程教育学籍档案现代化管理的措施探讨.西南民族大学学报•人文社科版.2004年9月版.

第二篇：浅析新时期中职学校档案管理

浅析新时期中职学校档案管理

论文关键词：中职学校；档案管理；对策

论文摘要：学校档案管理工作是学校各项评估工作的重要内容，加快中职学校档案管理工作发展的步伐以适应新形势的发展相当重要。

学校档案管理工作是衡量学校教育质量和管理水平的重要标准，是学校各项评估工作的重要内容。目前，中职学校正面临着重大的变革，作为中职学校工作重要组成部分的档案工作也面临着严峻的挑战，那么，如何适应新形势，加快中职学校档案工作发展的步伐呢？笔者根据《档案法》的要求，结合自身的学习和工作体会，就如何做好中职学校的档案管理工作探讨如下。

1.中等专业学校档案管理工作现状分析

1.1领导不够重视

就目前的学校档案管理现状来看，大部分学校的领导对档案管理的认识较为肤浅，对加强档案管理的重要性认识不足，没有意识到档案对教育事业的促进作用，认为学校不是什么政府职能部门，档案管理没必要也不可能要求得那么严格。

1.2档案管理人员缺乏，素质较低

专业的档案管理人员缺乏，现有的档案管理人员业务水平低下是中等专业学校普遍存在的问题。有的中专学校的档案管理人员只有一个人，而且是临时配备的。另外，一些档案管理人员不是档案专业出身的或者不经过培训就上岗，不具备最基本的档案管理业务知识。档案管理人员业务水平不高，专（兼）职档案员缺乏系统培训，对档案工作的分类、归档、整理、保管、利用等未能很好掌握，很难使档案工作走上规范化。

1.3档案信息载体结构单一

目前中等专业学校档案馆（室）的管理方式陈旧落后，有些还是手工作业，文件立卷归档后，档案工作人员还需对其进行加工，如调整与编目。这种机械的手工抄写，不仅重复性劳动工作量大、时间长、速度慢，同时也极大地限制了档案的处理速度。这样的管理模式，致使档案管理人员无暇顾及对某些有价值的档案资料进行有效地开发利用，查阅档案也因管理方式落后，案卷调动频繁，而造成磨损严重，且检索速度慢，查找准确率低、查全率低。

1.4收集资料不够完整

外出参加会议的人员不会主动把会议文件交给档案人员归档，而档案人员对学校外派人员参加会议的情况不了解造成了会议文件未能及时归档。某些教师对教学档案的归档持抵触态度，认为教案、自编讲义等材料是自己在教学过程中取得的成果，属于私有财产，若经档案部门归档后就会成为公有财产，容易抹杀个人的成绩，并且再利用时借用手续繁琐，还是自己保管放心、方便。

1.5硬件设施不达标

有的不具备最基本的保管档案的通风、防潮、防霉、防盗、防火条件要求，档案材料随处散放，造成极大隐患。档案保管设备不齐全，大部分学校档案保管箱是20世纪七八十年代购置的，个别学校仍用木头箱，很不规范，影响保管使用效果。

2．加强中等专业学校档案管理工作的对策

2.1提高认识，加强领导，强化档案管理意识，建立和完善科学的档案管理机制提高和增强学校全体员工对档案工作重要性的认识，是搞好学校档案工作的先决条件。这就要求我们要认真学习《档案法》，深入进行档案法律知识的学习和宣传，使领导干部和全体师生员工都认识到学校档案工作的重要意义，树立和增强全民的档案意识，坚决杜绝档案工作“说起来重要、做起来次要、忙起来不要”的实用主义短期行为。扎扎实实地搞好学校档案工作，建立起严密并切实可行的档案管理制度，按《档案法》要求，规范各类档案的分类、归档要求和管理办法，使档案工作做到有章可循，有法可依。其次要加强对档案工作的领导，主要领导应亲自过问档案工作，解决档案工作中存在的各种实际问题，促使学校档案工作跟上当今新形势教育教学改革的步伐。要按上级档案管理部门的要求，建立综合档案管理机构，集中统一管理全校的文书、教育教学、设备、基建、会计、学籍、团队等各种门类和载体的档案。各职能部门均应确定一名兼职档案工作人员，负责收集和职能管理本处室的档案资料，形成档案工作齐抓共管的局面，以保证学校的各种资料齐全完整。

2.2加强人员配备，搞好档案实施建设

为了不使那些奠基性材料缺失，学校教学档案要实行统一保存和科学管理，首先要配备一名思想好、责任心强、熟悉学校工作、懂得职教办学规律、有较好的政治素质和较强业务能力的同志来负责，健全工作人员岗位责任制、档案室管理制度、查阅制度、资料报关保密制度，严格按规章办事。其次，硬件建设是提高档案水平的基础，同时也是保证档案管理质量的最佳手段。要专门设立档案室，教学档案按文书类、教学类、学籍类、声类分别设橱，配备六防（防火、防盗、防潮、防光、防虫、防鼠咬）实施，确保档案材料保管安全、利用方便、管理规范。

2.3加强档案信息化建设，提高现代化管理水平

档案信息化建设是社会信息化发展不可缺少的组成部分，也是现代档案工作的基础，是档案工作现代化的必由之路。首先观念现代化，即要正确确立中等专业学校档案是重要的信息资源这一重要观念。其次在具体管理上要与时俱进，要正确确立中等专业学校档案管理的理念，制订一整套科学严密的与现代化管理相适应的管理体系和运行机制。第三，档案管理中实现技术现代化，即采用计算机、传真机和信息检索终端等现代化办公设施，收集、处理、传递档案信息资料，提高档案的服务质量。

2.4加强档案的收集和整理

学校档案工作应坚持“以我为主”的立卷归档原则，着重收集本单位形成的文件材料，上级针对本单位制发的文件材料，本单位公务活动形成的重要会议材料、协议书、劳动工资等方面的材料。文件材料收集齐全后，要根据不同门类、不同载体按、类别分别整理归档。建立健全学校档案，实行档案管理，有利于对学校的正确评估，有利于对教师和学生的全面考核，有利于查找和使用历史资料，有利于学校进行科学管理，有利于提高教育教学质量，只要努力把学校档案建好、管好、用好，就一定能把学校办出成绩，办出特色，办出水平。

参考文献：

[1]王莉.谈高校档案管理现代化建设[J]镇江高专学报2003,16(4).[2]刘索珍.中职学校教学档案管理工作初探[J]卫生职业教育2005（17）.[3]代利利.加强学校档案管理[J]阜阳师范学院学报2005（5）.[4]周枫，辛梅菊.做好学校档案管理工作初探[J]山东档案2005（5）.[5]钟晓芸.江西科技示范学院[J]科技广场2005（9）.学校学生学习成绩及档案管理系统 是一款学校学生档案及学习成绩管理系统.提供丰富的查询、打印、登记、修改功能及报表导出引擎。界面美观、时尚，完全秉承Windows应用程序原则。适合各种中、小学校和高等院校的档案室档案快速备份，查询等工作，也适合班主任老师对学生的详细情况的记录备案、同样也适合任课老师对学生成绩的综合分析和对班级、学生的名次编排。拥有强大而丰富的报表导出引擎，可把数据导出为Excel、Html、Lotus、FoxPro、Paradox、dBase和Text文件。并且附有两个经典小游戏，工作之余还可轻松一下。1 完全自动生成单科成绩单，自动排列名次；完全自动生成全科成绩单，自动为全班、全年级乃至全校排列名次；

【摘 要】档案是反映历史面貌的真实记录，档案事业是党和国家各项事业的重要组成部分。档案工作是办好学校的重要基础工作，也是衡量学校管理工作水平高低的标志。随着教育改革的不断深入和发展，贯彻落实《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》与《广东省档案管理办法》，建立和管理好学校档案，并促使学校档案工作纳入规范化、制度化、科学化管理的轨道，不断提高档案管理的整体水平，有着极为重要的意义和作用。

【关键词】学校 档案管理 依法治档

一、当前学校档案管理工作中存在的问题

1．某些学校领导对档案管理不够重视，其表现为：⑴对档案管理的意义认识不足。多年来，由于对“教育改革”的狭隘认识，导致档案事业建设降低到了教育改革的附属地位，经常以一种对当前教育改革是否有用的实用主义来衡量档案事业，而这一观念又恰恰违背了档案的价值属性，因为档案是历史的产物，不能产生直接的教改成绩或效果，档案往往是到检查评估利用的时候才显出它的价值。⑵依法归档的意识不强。基层的领导同志不能深入实际解决档案收集工作中存在的实际问题，档案收集方式仍然依靠档案管理部门主动索取，而依靠有关部门主动移交的可操作性不强，致使档案移交工作迟迟不能落到实处，甚至材料收集不齐全，直接影响收集工作的开展。⑶对《档案法》的宣传不够。《中华人民共和国档案法》颁布20年了，除档案管理部门认识外，大多数人不了解、不认识档案法律责任，不重视统一管理档案的意义，管理人员、科技人员依法自觉保护、收集、移交档案材料的意识没有真正树立起来。

2．教职工对依法治档的观念淡薄。由于档案违法行为所产生的后果具有间接性、隐蔽性，这导致了人们忽视或轻视档案违法行为。因其后果不如刑事案件、行政案件、民事案件等所造成的后果那样，直接地明显地危及国家、人民的人身和财产安全，会给国家、人民带来直接的、明显的危害和损失。同时，学校对教职工的评价考核也没有把依法治档作为其中一个条件。把档案资料的收集、移交看成是一种负担，甚至不当一回事，学期或学年结束，该交的档案资料也没有整理移交，需档案管理人员的多番催促。

3．上级档案部门，对学校依法管理档案工作监督力度不够。一些档案行政管理部门对于学校存在的档案违法行为，往往只进行现场指导纠正，久而久之，执法检查变成了上门服务，上门帮助组卷、立卷，以指导替代执法、替代执罚。而对于法定破损档案、不及时归档、归档不全、利用不还、档案面临危险等档案违法行为不作重点深入检查和追究。

二、如何依法管理档案工作

1．加大宣传力度，增强社会档案意识和档案法制观念，打好依法管理档案工作的群众和社会基层。“立足档案，面向社会”是我国档案宣传工作的方针，继续加大《档案法》的宣传，也是全社会的普法意识的体现。但目前档案意识还很淡薄，档案观念模糊。就我们基层而言，要争得领导的重视，把它纳入学校的普法工作中去。除做好各部门工作宣传外，还可通过宣传周、宣传月搞定期宣传，也可通过学校的内部网络宣传、学校公示栏宣传，通过研

讨会、座谈会，举办展览、知识竟赛等形式，使广大群众真正了解档案，自觉遵守《档案法》。还可通过对违法案件的处理结果，以案说法，以警世后人，从而增强社会的档案意识和法制观念，为依法管理档案工作奠定坚实的基础。

2．积极争取领导部门的理解和支持，加大对档案管理工作的力度。建议从教育档案工作实际出发，会同档案局、教育局一起制定并及时修订适合教育改革要求的学校档案管理试行办法和档案工作标准，加强统筹领导，宏观管理，实行分类指导，有效监督，形成有关业务部门与办公室配合对学校档案工作齐抓共管的机制，促进《档案法》实施在学校落到实处。

3．依法健全和完善档案收集管理制度。档案资料的收集、移交和整理、保管，是发挥档案工作整体功能的前提，也是做好档案业务工作的重点。要扎扎实实地做好这项基础工作，不仅要把学习贯彻《省档案管理办法》与学习贯彻《档案法》和《档案法实施办法》结合起来，加大宣传力度，努力营造浓厚的社会氛围，还要依法健全和完善档案收集制度。档案收集管理制度主要包括：

(1)登记制度。为了掌握收集工作情况，避免应归档材料的遗失、散落，应及时做好登记工作，形成必要的制度。

(2)时限制度。及时收集是确保归档文件材料齐全完整的关键。收集材料不能等到年底收集与整理，而应区分不同情况，明确收集与归档时限。因为有些文件材料在办文部门较长，遇上机构变化、人事变动、工作调整，很容易散失，造成归档不全或不完整。

(3)查对制度。档案管理部门要做到对所管档案材料心中有数，必须确定一个时间核对收集归档材料，对收集工作中发现的问题，如不全、短缺材料的，要及时向有关部门追要收集，对错装、错收的，材料要及时查清并予以纠正。

(4)移交制度。要根据具体情况，制定出具体档案材料的归档范围、时间与质量要求，使各单位、各部门形成的档案材料一般应及时处理完毕后，及时移交给档案管理部门归档保存，避免任何组织与个人以任何理由积压、滞留应归档材料的现象发生，保证档案材料的完整齐全，特别是人事档案更应注意及时移交。

(5)索要制度。对于未能及时移交到档案管理部门的归档材料，档案管理部门不能完全坐等有关单位或部门主动送交材料上门，对以上制度执行情况，可与工作评价结合起来，奖惩分明，如评优、评先、职务晋升等。

4．学校档案管理人员要努力提高自身素质。依法治档的关键是严格档案行政执法，法律是依靠人来贯彻执行的，法律秩序必须通过良好的执法来维护。再好的法律和制度，如果得不到严格的执行和遵守，也将形同虚设。依法治档更重要、更核心的是我们各级档案管理人员在法定权限内，按照法定程序，依法履行法定职责。树立坚定政治信念、公正清廉、业务精通、作风优良，能胜任新形势下工作需求，是保证依法治档真正落到实处的关键所在。

5．上级档案部门应加强对学校档案执法监督检查。首先，要强化档案执法监督检查的手段。在执法监督检查中要改变过去那种只听听汇报，看看材料，提提建议，发个通报等做法，真正严格按照《档案法》及有关规定的要求认真监督检查，对查出的问题，按照规定的程序认真处理，决不姑息迁就。其次，建立档案法制监督机制。各级档案行政管理部门，要制定有关规定、制度来规范档案执法监督检查机关和档案执法监督检查人员的行为。论文关键词：文化传播学 学报档案 管理与利用

论文摘要：高校学报档案的传播是为了尽快地、广泛地实现学报档案价值，发挥其作用，通过各种信息传播渠道，借助各种信息传播媒介，将内容丰富的学报档案信息传播给广大受众以满足受众需求的一种信息传播活动。主要包括传播的主体、内容、渠道、对象以及传播反馈等五个方面。本文针对所涉及的这五个方面探讨了高校学报档案如何科学管理和有效开发利用。

一、文化传播学视野下的学报档案

“档案属于一种文化现象，因为档案既反映了上层建筑观念形态，又反映了经济基础物质成功中凝聚的精神价值”。从传播学的角度看档案，由于“传播”这一观念的引进，从而将档案的贮存信息的属性(即原始记录性)与传播信息的属性(即传播性)并列，即档案不仅是一种历史、知识、文化的原始记录，而且是一种历史、知识、文化的传播媒介。《普通高等学校档案管理办法》明确规定，出版物类是高等学校文件材料的归档范围之一，它“主要包括学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等”。可见，文化传播学视野下的高校学报具有重要的档案价值，是高校档案群中一项重要的档案资料，应该很好地管理并充分利用。

高校学报档案的传播是为了尽快地、广泛地实现学报档案价值，发挥其作用，通过各种信息传播渠道，借助各种信息传播媒介，将内容丰富的学报档案信息传播给广大受众以满足受众需求的一种信息传播活动。主要包括传播的主体、内容、渠道、对象以及传播反馈等五个方面。

学报档案传播的主体是学报档案的管理者，通过其专业的档案管理知识和一定的信息技术，把有保存价值的文献传递给档案信息的受众。这考验到档案管理者的素质;传播的内容主要包括自家学报、交换学报以及受众需要的其他学报文件档案(如作者原稿、用稿通知、选题计划等);传播的渠道主要是通过开辟阅览室、提供原件和复印件、期刊数据查询、信息咨询服务及档案编研等途径;传播的对象主要包括用稿作者、交换学报单位、文摘单位、订户、校内外广大师生等;传播对象反馈涉及作者论文反馈、文摘刊物转载索引、读者来信来电等。

由以上所述的五个方面看，要使学报档案的传播更顺畅，反馈更有价值，需要加强对学报档案的归档管理和开发利用。同时，随着信息技术的发展，互联网等新媒介得以普遍运用。在高校档案信息存储数字化的前提下，网络以其自身的快速、链接、互动等特点成为学报档案传播的主要形式，如何应对信息化、数字化时代的档案传播是目前档案管理与利用的一大课题。

二、高校学报档案的管理

第一，建立审稿专家库，筛选优秀作者群。把期刊多年保存的《专家审稿意见书》进行归纳整理，选择其中责任心强的专家作为稳定的审稿专家队伍，可建立期刊审稿专家库，并在每期审稿单归档时对专家库进行补充。另一方面，学报档案收集了每期大量的稿件，反映了广大科研、管理工作者的实际学术水平和科研能力，据此可以筛选出优秀作者群，及时了解他们的学术动向，并向他们约请优质的稿件，也可据此向优秀作者进行专题组稿，适应学报专题化的发展趋势。

第二，做好交换期刊的管理工作。学报和其他学术刊物的办刊宗旨是学术交流而不是商业性的，这就为学报以交换为主的收藏带来极大的方便。因此，学报资料室收藏高校学报较为集中的这一优势不仅为编辑人员学习兄弟院校的办刊经验、获取学科信息、满足业务上的特定需求提供了方便，同时，也为许多校内师生和其他读者查阅学报论文解了燃眉之急。学报在资料室建设上应排除思想上狭隘、功利的观念，打破高校之间的界限，积极地与国内学术期刊进行长期友好的交换工作。这不仅可以使各学报的浪费减少到最低限度，更可以使其学术影响得以扩大，刊物价值得以提高。此外，在印量和资金有限的前提下，交换资料应有针对性，即根据各学报办刊重点栏目和特色栏目，交换与之相关的刊物。

第三，学报档案的管理要规范化、制度化。在规范化方面，要以资料室管理人员的专业文献检索能力，对学报档案的分类、编目、着录以及装订收藏，要按照《中国图书馆图书分类法》和《连续出版物着录规则》及学术档案案卷标题的拟订进行分编，使学报资料排列顺序化、合理化，把学报资料按分类标准。科学、有序、系统地分类、编号登记;建立健全借阅学报文献资料卡片和学报资料财产账;实行电子文档管理化，使学报资料检索更为方便快捷。

在制度化方面，为保证情报资料管理工作的正常进行，必须建立一套切实可行的规章制度。如登记制度、借阅制度、流通制度等。

第四，提高资料室管理人员的素养。资料室人员应知晓图书馆学、情报学知识，熟练掌握资料管理的业务技能，做好资料的搜集、整理、加工、借阅、保管工作，掌握资料的搜集、采访、登录、分类和编目方面的方法，要形成熟练的基本功和业务技能。同时，资料人员需要具有爱岗敬业精神，除认真对待读者检索、咨询服务外，要按时完成本学报的交流工作，及时补寄;及时处理订户、兄弟院校学报编辑部的来函，维护本校学报的信誉;及时向编辑部介绍交流学报中有关的信息和情况等，使学报办出水平，办出特色。

第三篇：教务处学籍档案管理规定

九江县育英学校

教务处学籍档案管理规定

学校规范化、正规化管理是搞好学校的重要措施，而做好学校的学生学籍管理又是搞好学校规范化管理的重要内容。为此，对学校的学籍管理特作如下规定。

1、新生凡报名注册后，即属我校学生，学生分到班级后，由班主任立即如实填写学生学籍情况登记表，建立学生学籍档案。

2、学生学籍情况登记表填好后交由教务处管理。

3、每学期结束由教务处将表交由班主任填好本学期学生成绩和操行评定。

4、学生转学、退学必须向教务处书面述明原因，教务处同意后必须开具出相关证明，并在学籍登记表上如实填写转学、退学情况，并注销该生在本校的学籍。

5、凡接受转入的学生，必须有就读学校开具出的转学证、学生学籍登记表。重新填写我校学籍登记表，并与原就读学校开具的所有证件一并归入该生档案存档。

6、凡转学到外校就读的学生，而又没有办理转学手续的，保留其一个学期学籍，一学期后即予以注销。如果转到其它学校就读学生，要求将其学籍保留在我校的，每年必须交纳50元的学籍管理费。

7、凡在我校就读，既无相关转入证件，又未在教务处办理转入手续和未在教务处填写本校学生学籍登记表的，该生不具有本校学生的学籍。

8、凡在我校初中部学习满三年参加了中考的，高中部学业满三年并参加各科会考、符合条件，学校才发放毕业证，不得弄虚作假。

9、凡具有本校学籍的学生，在本校学习期间，有获奖或处分的情况，必须如实记入其档案。

10、凡要求留级的学生，必须由个人和家长书面申请，经学校研究同意，方可变更其学籍。否则被视为自行留级，学校不予以变更学籍。

11、任何人不得以任何借口和形式涂改学生学籍档案，变换学生学籍档案。

12、教务处必须认真管理好学生的学籍档案，不漏统漏登，坚持原则。

九江县育英学校教务处

二00八年九月

第四篇：义务教育学生学籍档案管理细则

关于印发《河南省义务教育学生学籍管理实施细则

（试行）》的通知

2014-04-24 16:56:29 【浏览字号：大 中 小】 来源：教育厅办公室

教基一〔2014〕310号

河南省教育厅

关于印发《河南省义务教育学生学籍管理实施细则（试行）》的通知

各省辖市、省直管县（市）教育局，厅直属实验学校：

为进一步规范义务教育学生学籍管理，提高信息化管理水平，根据教育部《中小学生学籍管理办法》有关要求，结合我省实际，制订了《河南省义务教育学生学籍管理实施细则（试行）》，现予以印发，请认真执行。

执行中有什么问题，请及时反映。

附件：河南省义务教育学生学籍管理实施细则（试行）

河南省教育厅

2014年4月22日

河南省义务教育学生学籍管理实施细则（试行）第一章 总则

第一条 为进一步规范义务教育学生学籍管理，提高科学管理水平，根据《中华人民共和国义务教育法》、《河南省实施＜中华人民共和国义务教育法＞办法》及教育部《中小学生学籍管理办法》等法律法规，结合我省实际，制订本实施细则。第二条 本细则适用于我省所有由政府、企业事业组织、社会团体、其他社会组织及公民个人依法举办的小学、初中、义务教育阶段特殊教育学校、工读学校（以下简称学校）和在这些学校就读的学生（以下简称学生）。

第三条 学生学籍管理采用信息化方式，实行省级统筹、分级负责、学校实施的管理体制。

省级教育行政部门统筹全省学生学籍管理工作，指导、监督、检查全省各级教育行政部门和学校的学生学籍管理工作；按照国家要求建设电子学籍系统运行环境和学生数据库，确保正常运行和数据交换；作为学籍主管部门指导直管学校的学籍管理工作并应用电子学籍系统进行相应管理。

省辖市教育行政部门负责指导、督促、检查本行政区域内县级教育行政部门和学校认真落实国家、省和本市关于学生学籍管理的各项规定、要求；作为学籍主管部门指导本行政区域内直管学校的学籍管理工作并应用电子学籍系统进行相应管理。

县级教育行政部门具体负责本行政区域内直管学校学生学籍管理工作，配合省、省辖市教育行政部门指导省、市直管学校的学生学籍管理工作，应用电子学籍系统进行相应管理；督促学校做好学生学籍的日常管理工作。

学校负责本校学生的学籍信息收集、汇总、校验、上报，应用电子学籍系统开展日常学籍管理工作，确保信息真实、准确、完整。

第二章 学籍建立

第四条 小学和初中均实行秋季招生、入学。凡当年8月31日之前（含8月31日）年满六周岁的儿童，其父母或其他法定监护人应当送其入学接受并完成义务教育。条件不具备的地区的儿童，经县级以上教育行政部门批准，可以推迟到七周岁。未经主管教育行政部门批准，小学不得招收不足6周岁的儿童入学。

第五条 学生应在就读学校建立学籍。

第六条 学生初次办理入学注册手续后，学校应为其采集录入学籍信息，建立学籍档案，通过电子学籍系统申请学籍号。学校应当从学生入学之日起1个月内为其建立学籍档案。

学生学籍档案内容包括：

（一）学籍基础信息及信息变动情况；

（二）学籍信息证明材料（户籍证明、转学申请、休学申请等）；

（三）综合素质发展报告（含学业考试信息、体育运动技能与艺术特长、参加社区服务和社会实践情况等）；

（四）体质健康测试及健康体检信息、预防接种信息等；

（五）在校期间的获奖信息；

（六）享受资助信息。

学籍主管部门应通过电子学籍系统及时核准学生信息。

第七条 学籍号以学生居民身份证号为基础生成,一人一号，终身不变。逐步推行包含学生学籍信息的免费学生卡。第八条 学校不得以虚假信息建立学生学籍，不得重复建立学籍。学籍主管部门和学校应利用电子学籍系统进行查重。

学籍管理实行“一人一籍、籍随人走”。除普通学校接收特殊教育学校学生随班就读、特殊教育学校、工读学校外，学校不接收未按规定办理转学手续的学生入学。残疾程度较重，无法进入学校学习的学生，由承担送教上门的学校建立学籍。

第九条 学籍档案分为电子档案和纸质档案。电子档案纳入电子学籍系统管理，纸质档案由学校学籍管理员负责管理。学校应保留第六条

（一）、（二）、（三）、（五）款纸质档案。

第十条 如学生父母或其他法定监护人提出修改学生基础信息的，凭《居民户口簿》或其他证明文件向学校提出申请，并附《居民户口簿》复印件或其他证明复印件，由学校核准变更学籍信息，并报学籍主管部门核准。

第三章 学籍变动 第十一条 转学

（一）学生有下列情况之一的，应准予转学：

学生父母或其它法定监护人户籍跨省、市、县（市、区）迁移或在本县（市、区）内跨学区、乡（镇）迁移的； 学生父母或者其他法定监护人长期因公出国（境）工作、支援边疆建设、现役军人(含武警)等原因，其子女投靠亲属到非户籍所在地居住的；

流动人口适龄子女居住地跨省、市、县（市、区）迁移的； 进城务工人员随迁子女到流入地就学的。

（二）需要办理转学手续的学生，其父母或者其他法定监护人持有效证明材料向转入学校和所属教育行政部门提出转学申请，经审核同意后，再到转出学校和所属教育行政部门办理转出手续。审批过程在网上完成。

按照教育部的要求，跨省转学的学生除了上述相关证明材料，还须提供原学籍所在学校的学籍证明。

（三）转学一般在新学期开学后两个月内办理。符合转学条件的学生，转入、转出学校和双方学校学籍主管部门应分别在10个工作日内完成学生学籍转接。不按规定时间或条件进行审核操作的，上级主管部门或系统可进行强制干预。

（四）义务教育阶段学校不得责令学生转学；学生休学期间以及受处分期间不予转学。

第十二条 特殊教育学校学生转入普通学校随班就读，或普通学校随班就读残疾学生转入特殊教育学校就读的，其学籍可以转入新学校，也可保留在原学校。进入工读学校就读的学生，其学籍是否转入工读学校，由原学校与学生的父母或其他法定监护人商定。

第十三条 休学、复学

（一）学生有下列情况之一者，可以休学：

1、因病经诊断，需停课治疗休养时间占一学期总学时三分之一以上的；

2、学生在一学期内连续请假（包括病、事假）时间超过学期总学时三分之一仍不能到校上课的；

3、因其他特殊原因，确需休学的。

（二）因病假办理休学手续须由学生父母或其他法定监护人持县级以上医院诊断证明，因事假办理休学手续由父母或其他法定监护人持相关证明，向学校提交书面申请，学校审核后报所属教育行政部门确认，准予休学。

（三）休学期限一般为1年。休学期满仍不能复学的，应当由学生父母或其他法定监护人持县级以上医院诊断证明或其他相关证明向学校申请延长休学期限，经学校审核，报所属教育行政部门确认后，可继续休学。

学生休学期间保留学籍。

学生休学期满或休学期间要求复学的，由学生父母或其他法定监护人向学校提出申请，因病休学的还应当提交县级以上医院认定治愈或认定可以正常学习的证明，学校审核并报所属教育行政部门确认后，即可复学。义务教育阶段学校应当及时督促学生复学，督促无效的由学生户口所在地的街道办事处或乡、镇人民政府责令其父母或其他法定监护人送学生复学。

学校对准予复学的学生，按照接续学业原则安排就读年级。

（四）学生到境外就读的，应当凭有效证件到现就读学校办理相关手续。回到境内后仍接受义务教育的，应接续原来的学籍档案。

第十四条

退学 辍学

（一）义务教育阶段学校不得责令学生停学、退学，不得开除学生；

（二）学校及教育行政主管部门应采取措施防止学生辍学。学校发现学生辍学应及时采取措施，努力使其复学。同时将学生辍学情况书面上报当地乡镇人民政府、街道办事处、县级教育行政部门，在义务教育年限内为其保留学籍，并利用电子学籍系统进行管理。

义务教育阶段外来务工人员随迁子女辍学的，就读学校的学籍主管部门应于每学期末将学生电子学籍档案转交其户籍所在地学籍主管教育行政部门。

第十五条 留级、跳级

义务教育阶段学校不得责令学生留级。

义务教育一般不允许跳级。德、智、体、美等方面特别优秀、且具备超前学习能力确实需要跳级的学生，其父母或其他法定监护人可提出跳级书面申请，学校同意并签章，上传学校签章后的跳级申请电子影像件，经学籍主管教育行政部门核准后，可以跳级。跳过年级视为受完相应年限的义务教育。跳级不能跨学段，且限于本校范围内。

第十六条 学生死亡，学校应当凭相关证明在10个工作日内通过电子学籍系统报学籍主管部门注销其学籍。失踪或被刑事拘留等原因离校的学生，学校要及时向主管教育行政部门上报，学校和学籍主管部门不得取消其学籍。

第四章 学籍档案管理

第十七条 正常升级、转学、升学学生的学籍档案转接，由电子学籍系统完成。

第十八条 学生办理学籍转接手续后，转出学校应及时转出学籍档案，并在1个月内办结；学生转学或升学后，转入学校应当以收到的学籍档案为基础为学生接续档案。

第十九条 学生转学或在义务教育阶段升学时，学籍档案应当转至转入学校或升入学校，转出学校或毕业学校应保留电子档案备份，同时保留必要的纸质档案复印件。学生最后终止学业的学校应当归档永久保存学生的学籍档案，或按相关规定办理。

学校合并的，其学籍档案移交并入的学校管理。

学校撤销的，其学籍档案移交县级教育行政部门指定的单位管理。第二十条 学生学籍信息发生变化，学籍进行转接或学生毕业时，学校应及时维护电子学籍系统中的有关信息，并将证明材料归入学生学籍档案。学籍主管部门应及时对学生学籍变动信息进行更新。

第五章 保障措施

第二十一条 省辖市、县（市、区）教育行政部门和学校应当为学籍管理提供必要的保障条件,配备或指定学籍管理员，完善管理制度，建立工作机制。学籍管理员必须熟练掌握学籍管理有关规定、学籍管理系统的基本功能、学籍信息采集的基本要求、学籍变动操作方法、保密要求等。

第二十二条 学籍管理员应当实行先培训后上岗和保持相对稳定。各级学籍管理员的基本信息须报送上一级教育行政部门备案。

第二十三条 省辖市、县（市、区）教育行政部门和学校应当每学期复核学生学籍信息，确保学籍变动手续完备、学生基本信息和学籍变动信息准确。

第二十四条 各级教育行政部门和学校要建立严格的保密制度，严防学籍信息外泄和滥用。非经学籍主管教育行政部门书面批准，学籍信息一律不得向外提供。

第二十五条 教育行政部门违反本细则的规定，由上一级教育行政部门责令改正；情节严重的，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法处理。第二十六条 学校违反本细则的规定，有下列情形之一的，由主管部门责令改正；情节严重的，依法追究校长和相关人员责任。

（一）不为已接收学生建立学籍档案的；

（二）以虚假信息建立学籍或学籍档案的；

（三）不及时把学籍变动信息纳入学籍档案的；

（四）不及时报告义务教育阶段学生辍学情况的；

（五）接收学生不为其办理转学手续的；

（六）不按规定为学生转接学籍档案的；

（七）泄露或非法使用学生学籍信息的；

（八）擅自更改或处理学生学籍信息的；

（九）违反本细则规定的其他行为。

第二十七条 教育行政部门应对学籍管理工作成绩突出的单位和个人进行表彰。

第六章 附则 第二十八条 学校的外籍学生和港澳台学生学籍管理，参照本细则执行。第二十九条 各地可根据有关法律法规和本细则的规定，制定具体操作办法。

第三十条 本细则自2014年5月1日起施行。原有关义务教育学校学生学籍管理规定与本细则不一致的，以本细则规定为准。

第五篇：学生学籍档案管理细则

学生学籍档案管理细则

为进一步规范我校学生档案管理工作，提高我校学生档案管理水平，使我校学生档案管理制度化、科学化，充分发挥学生档案在学生日常教育管理、毕业、推荐就业等方面的作用，结合我校实际情况，特制定本规定。

学校应当从学生入学之日起建立学生学籍档案，我校学生学籍档案包括：劳动局档案（技校）、教育局档案（职高）和学生校内档案（技校和职高）。

一、填写内容

劳动局档案内容包括：（详见：附件1）

1．学生基本信息（包括学生家庭情况，学习经历，党团关系等）； 2．考生体检表一张； 3.二寸照片3张。（白底）

劳动局下发学籍档案两天内，学籍管理员下发学生档案，要求新生班主任组织学生在半个月内，如实填写学生校内档，半个月后由班主任检查审核后，统一上交学工处学籍管理员处。

教育局档案内容包括： 1．基本信息；

2．公共基础课程和专业技能课程成绩；；

3．学生操行评语； 4.学生入学登记表； 5.一寸照片2张。

教育局下发学籍档案两天内，学籍管理员下发学生档案，要求新生班主任组织学生在一个星期内，如实填写学生校内档，一个星期后由班主任检查审核后，统一上交学工处学籍管理员处。

校内档案内容包括： 1．基本信息；

2．公共基础课程和专业技能课程成绩；

3．班主任评语及实习指导教师评语；

4．操行考核表；

5．毕业生信息登记表（基本信息、班级鉴定、班主任评语、自我鉴定）； 6.一寸照片1张，二寸照片1张。填写标准：1.内容详实准确

2.字迹工整不得有涂抹、划痕

二、填写时间与归档时间 三填写标准

四、评价标准（要求班主任认真检查，如出现任何问题班主任自行负责）：

1.不按时上交：-5分 2.有涂抹划痕：-5分 3.缺项、漏填：一处-5分 4.信息不准确：-5分

新生入学一星期后，学籍管理员下发学生校内档案，要求新生班主任组织学生在一个月内，如实填写学生校内档，一个月后由新生班主任检查审核后，统一上交学工处学籍管理员处。每学年开学一个星期后，学籍管理员下发学生校内档案，一个星期后由班主任检查审核后交到学工处学籍管理员处。

学籍档案由专人管理，学生离校时，由学校统一连同毕业证发放给学生。