大型会议物料准备

大型会议物料准备清单

序

类别

物品、文件

用途

尺寸/数量

数量

责任人

是否

是否

号

需要

完成1

职代会主席团建议名单

3套

一、领导使用

总经理工作报告word版

3套

A4单面打印，添加

页码，左侧装订

精神传达讲话稿

二、分发参会人员

3套

情况一：文件较厚

领导A：

讲话

纸张：A4大小

3套

装订：胶装

封面：会议名称+会

领导B：

讲话

会务人员1套

对应领

议材料（如有电建

3套

系统领导参会，则

会议材

打印类

领导C：

讲话

导座位1套

备用1套

使用电建地产VI；

3套

料

否则，使用南国

VI）

领导A：

报告

3套

情况一：文件较薄

纸张：A3大小

领导B：

报告

装订：中缝装订

3套

封面：会议名称+会

领导C：

报告

议材料（如有电建

3套

系统领导参会，则

使用电建地产VI；

会议议程

否则，使用南国

VI）

以上材料打印成册（设计

分发参会人员

印刷)

序

类别

物品、文件

用途

尺寸/数量

数量

责任人

是否

是否

号

需要

完成12

领导A：

主持

3套

词

A4单面打印，添加

会务人员1套

对应领

页码，不装订。

领导B：

主持

打印类

注意：不同领导的3套

词

导座位1套

备用1套

主持词不要打印在领导C：

主持

一起，需分开打印

3套

词

会议议程及主题PPT

2010格式

会议议程及主题PPT

2007格式

会议材

工会工作报告PPT

2010格式

料

工会工作报告PPT

2007格式

电脑存储

用于会场播放

领导讲话PPT

2010格式

类

领导讲话PPT

2007格式

领导报告PPT

2010格式

领导报告PPT

2007格式

PPT播放人员确认

播放讲话PPT

最好为PPT制作人员

序

类别

物品、文件

用途

尺寸/数量

数量

责任人

是否

是否

号

需要

完成24

国歌

MP3格式

国际歌

MP3格式

司哥

MP3格式

电脑存储

公司宣传片

MP4格式

类

欢迎进行曲、迎宾进行曲

领导入场

MP3格式

会议材

颁奖进行曲

颁奖

MP3格式

料

会议用背景音乐

用于会议休息时间

MP3格式

至少3首

职代会主席团建议名单

PDF版

总经理工作报告PPT

PDF版

手机存储

精神传达讲话稿PPT

PDF版

U盘存储

领导A：

讲话

PDF版

及PPT

领导B：

讲话

PDF版

及PPT

序

类别

物品、文件

用途

尺寸/数量

数量

责任人

是否

是否

号

需要

完成36

领导C：

讲话

PDF版

及PPT

领导A：

报告

PDF版

会议材

手机存储

及PPT

料

U盘存储

领导B：

报告

PDF版

及PPT

领导C：

报告

PDF版

及PPT

会议背景板（纤维布或高

主席台背景

根据会场大小

密度喷绘布、桁架）

横幅

会议名称

根据会场大小

签到桌牌

主席台领导桌牌

领导姓名：

共

个

会场物料

会场布置

主持人桌牌

发言席桌牌

发言台桌牌

指引牌

路线指引

温馨提示牌

wifi、保持安静、注意安全、保持卫生

序

类别

物品、文件

用途

尺寸/数量

数量

责任人

是否

是否

号

需要

完成48

单人发言台

案例分享等

移动式

灯光

朝向主席台，用于领导用光

面光灯、摄影用光

音响

固定话筒

用于主席台领导

至少5个，具体根据主席台领

导人数确定

手持话筒

用于临时使用

桌面鲜花

主席台桌面

根据会场大小

会场物料

会场布置

盆栽绿植、花卉

主席台前

根据会场大小

若干

户外彩虹门

根据会场大小

用于晚宴、晚会、庆典、年

户外空飘球

根据会场大小

会等

户外刀旗

根据会场大小

桌椅

用于参会人员就坐

按照要求参会人数减少30人，或会场最后两排不坐人

礼仪小姐

现场导引、主席台加水

序

类别

物品、文件

用途

尺寸/数量

数量

责任人

是否

是否

号

需要

完成60

会议代表证

用于参会人员入场

logo、参会证、单

身份标识

位

根据参会

类

工作证

用于工作人员

logo、工作证、单

人员准备

位

签到表

姓名、单位、联系

3份

方式

会议签到

签字笔

若干

A4纸

用于参会人员记录

根据参会人员的5倍

若干

准备

黑色签字笔

用于参会人员记录

根据参会人员准备

若干

会场物料

铅笔

用于参会人员记录

根据参会人员准备

若干

办公文具

打印机

用于会议现场打印

类

订书机

用于会议现场装订

订书机、订书钉

透明胶带

宽、窄

签约笔

用于协议、合同签订

签约本

用于协议、合同签订时，放

置相关文件

序

类别

物品、文件

用途

尺寸/数量

数量

责任人

是否

是否

号

需要

完成72

咖啡

根据参会人员的1.2

若干

倍准备

参会人员饮用

茶叶

纸杯

根据参会人员的1.5

若干

倍准备

红茶

若干

领导饮用

绿茶

若干

白茶

若干

会场物料

后勤物料

热水壶

领导加水用

根据参会领导的2倍

准备

矿泉水

参会人员座位拜访

350ml

根据参会

人员及会

水果

常见，易食，皮屑

议阶段

少

（半天为

准）准备

糕点

常见，易食，包装

准备

少

咖啡搅拌棒

用于咖啡搅拌

10个

雨伞

领导前往会场

按照参会领导的1.2

若干

倍准备

序

类别

物品、文件

用途

尺寸/数量

数量

责任人

是否

是否

号

需要

完成84

电脑A

用于会场投影、音频等播放

笔记本电脑，1

office2010，鼠标

电脑B

用于发言席投影、音频等播

笔记本电脑，1

放

office2010，鼠标

电脑C

备用

笔记本电脑，1

office2010，鼠标

VGA视频线

用于电脑与投影仪廉洁

10米

HDMI视频线

用于电脑与投影仪廉洁

10米

VGA转HDMI视频线转接头

用于视频线转换

大头

会场物料

投影设备

HDMI转VGA视频线转接头

用于视频线转换

大头

VGA转HDMI视频线转接头

用于视频线转换

小头

HDMI转VGA视频线转接头

用于视频线转换

小头

视频VGA分线器

用于多个投影设备连接

分线器、充电线

1个

投影仪

面向参会人员

2台

投影幕布

面向参会人员

2台

序

类别

物品、文件

用途

尺寸/数量

数量

责任人

是否

是否

号

需要

完成96

投影仪或显示屏

面向主席台

投影设备

接线板

用于现场电子设备用电

根据会场需要

至少6个

接线板

用于主席台领导使用

按照参会领导的0.5

8个

倍准备

激光笔

用于翻页、指示

激光笔、电脑连接

2个

器、电池

照相机

相机、电池、充电

1个

器、内存卡

影音资料

摄像机

摄像机、电池、充

1个

设备

电器、内存卡

会场物料

录音笔

用于会议录音

电池或保证电量充

1个

足

会议直播

用于会议直播或录播

需专业摄影公司或

直播公司

充电宝

用于会议现场紧急充电

10个

充电器

用于领导紧急充电

苹果接口、安卓接

各3个

电子备用

口

设备

移动wifi

用于没有wifi覆盖区域的临

wifi及账号密码

2个

时使用

U盘

用于领导拷贝参会资料

8G

3个

序

类别

物品、文件

用途

尺寸/数量

数量

责任人

是否

是否

号

需要

完成108

电子备用

手机U盘

用于领导拷贝参会资料

8G

3个

会场物料

设备

用于主席台临时使用

无线鼠标

2个