文控员对于电子档案的管理（★）

第一篇：文控员对于电子档案的管理

电子档案的管理规定

一、建立电子档案的分大类管理

第一层：如01一阶文件；02二阶文件；03三阶文件；04受控表单；05外来文件等 第二层：在第一层的文件夹内建立各相关事业部，如五金事业部；转轴事业部；模切事业部。

第三层：在第二层的文件夹内建立各相关事业部内的部门文件夹，部门序号按文件受控号分类排序。

第四层：在第三层的各部门文件夹内分受控文件、作废文件及未生效文件；按文件编号分部门归类到相应的受控号分类排序存放到受控文件夹中。

二、对于电子档的收集

对于全公司各部门需文控中心进行分发的文件，向相关人员进行收集并存放到相应的文件夹内，特别是受控文件（含表单）。

三、电子档案的整理、检查

1.在日常管理工作中，对于受控文件夹中的文件根据实际情况，有作废的将电子档移到作废文件夹中；有新版文件的，将旧版文件移出到作废文件夹中，将新版受控文件电子档移到受控文件夹中；对于收集到的未发行受控的电子档文件移到未生效文件夹中，待书面文件受控后从未生产文件夹中移到受控文件夹中。

2.文控中心应定期检查电子档案与书面文件的符合性，可通过将体系文件的受控清单与书面文件及电子档案进行核对，确认无误将电子档文件夹标注出核对无误的日期。

第二篇：文控员考试题目

有限公司

文控文员培训考试题

姓名：工号：部门：得分；

备注：及格为80分，低于此分需补考

一.填空题（30分）

1.本公司管理手册﹑程序文件由（总裁）批准﹐（管理者代表）审核﹐（品质保证部）拟订﹐（文控中心）存档﹑发布实施.2.本公司品质系统中HJ代表（公司名称），QM代表（质量手册），COP代表（程序文件），HM代表（有害物质管理手册），FC代表（流程图），WI代表（作业指导书）

3.公司品质体系文件分为（管理手册）、（程序文件）、（作业指导书/流程图）和（记录表格）四级

4.公司规定体系文件由（文控中心）负责文件的分发及旧版本的回收

二.判断题（正确√，错误×，共10分）

1.新文件发放后旧文件由原部门保留或自行处理（×）

2.文件发放时需加盖受控章，并在《文件发放回收记录表》登记（√）

3.《设备点检记录表》属于三级文件（×）

4.按照公司编号规则，编号WI-XD-XXXX 为正确的三级文件（√）

5.质量记录表格无保存时间要求（×）

三.选择题（单项或多项选择，共30分）

1.标准的已发放文件上应包含（A/B/C/D），标准的受控表格应包含（D）

A：受控章B：审批人手工签名C：发放编号D：受控编号

2.受控文件如未特别规定，其保管期限为（D），记录表格保存期限为（C）

A：1年B：2年C：3年D：长期保存

3.按照公司文件编号规则，流程图编号应是（D）

A：HJ-QM-XXXB：HJ-COP-XXXC：HJ-XD-XXXD：FC-XD-XXX

4.以下属于三级文件的是：（A/B/D）

A：作业指导书B：检查指导书C：工艺过程追溯单D：工艺流程图

四.问答题（30分）

1.简述公司四级文件编号规则（举例说明）（10分）

质量管理手册：HJ-QM-HM（一级文件）

质量程序文件：HJ-COP-QXX（二级文件）

流程图/作业指导书：FC-XD-XXX WI-XD-XXX（三级文件）

记录表硌：HJ-XD-XXX（四级文件）

2.简述文件发放流程（发放前/发放及旧版回收三方面）（10分）

文件发放前：确认版本信息/确认审批有无手工签名/加盖受控章/填写发放编号/

文件发放/旧版本回收： 分放部门《文件分发/回收记录表》登记/查看是否有旧版本收回/《文件分发/回收记录表》 登记/旧版本盖作废章并保存最近三个版本

3.结合本司实际运作及对IS0的了解，请简述对文控工作的理解及改善建议（10分）

第三篇：文控管理与档案管理并存的文档管理

广东省食品药品监督管理局审评认证中心

客户背景

广东省食品药品监督管理局审评认证中心成立于2000年6月（原名广东省药品审评认证中心），直属广东省食品药品监督管理局。主要职责为承担食品（含食品添加剂、保健食品）、化妆品、药品、医疗器械等的技术审评及相关质量管理规范的认证工作。主要职能有：

（一）受省食品药品监管局委托承担食品（含食品添加剂、保健食品）、化妆品、药品、医疗器械等的技术审评及相关质量管理规范的认证工作。

（二）受省食品药品监管局委托承担对食品（含食品添加剂、保健食品）、化妆品、药品、医疗器械的研制、生产、经营、使用单位的许可事项及其变更的技术审查和现场检查的技术工作。

（三）受省食品药品监管局委托承担对保健食品、药品、医疗器械广告的技术审查工作。

（四）保管相关技术档案及信息资料，为企业和社会提供技术指导和服务等。

（五）承担省食品药品监管局委托的其他工作。客户需求

 支持ISO管理电子化  支持在线查询文档，文档共享。

 记录每个员工对文档的任何操作，方便查看。 支持归档的档案自动生成编号，支持权限控制。

 支持OCR文字识别功能，将纸质文件直接扫描至软件系统中。客户方案

 建立有效的ISO文档分类体系，记录全面的ISO文档信息。

 采用六层次七级别的权限控制，严格控制每一个文档的访问、查看、修改、下载等。

 自定义审批流程和人员，实现流程控制。 支持多种格式的文档的在线查看和修改

 文字OCR识别和自动分拣，可快速搜索查找文档，与扫描仪紧密集成，可将纸质文件中直接扫描至软件系统中。使用情况

使用产品：润普文控管理软件、润普档案管理软件 使用对象：企业内部 使用人数：320人 使用效果

广州润普根据广东省食品药品监督管理局审评认证中心的需求，为企业定制了一套润普文控管理软件和润普档案管理软件，实现ISO体系文档的标准化、规范化、信息化管理，实现了ISO文档的全生命周期管理。固化了文档的流转流程，确保了文件受控。简化了企业的日常工作，提高了工作效率。

第四篇：第四章 路政电子档案管理

第四章 电子档案管理

近年来，随着交通事业的飞速发展，高速公路路政管理的办公自动化程度不断提高，路政执法部门的纸质、图像档案不断增多，对纸质档案信息的保存、传输、读取的难度不断加大，这就要求我们将不同表现形式的纸质档案信息，通过计算机的录入、扫描、刻录等多种形式转化为数字信息，借用计算机和互联网来进行信息的管理和传输，于是大量的电子文件也随之产生，并将逐步成为人们进行信息交流的主要媒介。作为衡量路政管理科学化和现代化重要尺度内业管理而言，必须承担起收集电子文件、管理电子档案的责任，保证路政管理的历史记忆的完整性。

一、电子档案的形成及其特点

电子文件在计算机专业辞典里翻译成“文件、文档”，是数据媒体和记录在媒体上的信息集合体。通常可以永久保存并可供人或机器所阅读。通俗的讲，电子文件就是通过计算机进行操作、传输和处理的文件，它包括文字、表格、图像以及声音的信息，可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，如光盘、硬盘、磁盘等。由此我们可以归纳出所谓路政电子档案是指：将路政管理过程中产生的各类单一的电子文件进行收集，按照工作的实际需求，经过科学的分类和有序的整理后，存储于计算机能够阅读的介质上，并按一定要求进行管理的电子信息集合体。

因电子档案其载体的特殊性，决定了电子档案具有与传统的纸质档案不同的特点：即信息的非人工识读性、对系统的依赖性、信息与载体间的可分离性、信息的易变性、存储的高密度性、多种信息媒体的集成性、信息的可操作性等等。

二、电子档案的种类

（一）按电子文件的信息存在形式分类

1、文本文件；是指使用文字处理软件生成的，由字词数字符号表达的文件。文本文件是通过特定的编辑软件生成的。存储内容由ASC 且标准代码和GB2312 一80 标准汉字代码构成。纯文本文件不包含格式代码，受计算机配置和软件类型的限制。

2、数据文件； 也称为数据库电子文件，是指在事务处理系统中单独承担文件职责，或作为文件的重要组成部分出现的具有文件属性的记录。一个数据库由若干记录组成，一个记录由若干字段组成。根据机构需要建立的数据文件，它可以是数据库的一个记录，也可以是若干相关的记录。在实际工作中，都使用着大量的数据库，如上级文件数据库、领导批示数据库、政策法规数据库等。路政使用的有HOS路政业务管理系统、网上办公系统等。

3、图形文件（graphic)是指根据一定算法绘制的图表、曲线图，包括几何图形和把物理量如应力、强度等用图标表示的图形等。计算机辅助设计（photoshop、CAI)）产生的设计模型、图纸、图画等即为图形文件。图形文件由绘图中产生的矢量和一些参数组成，可以使用特殊的代码格式存储，也可以使用纯文本文件的代码存储，以便在不同的软件包之间进行信息、交换。

4、图象文件（image)是指使用数字设备采集或制作的画面，如用扫描仪扫描的各种原件，用照相机拍摄的照片等。纸质文件、缩微胶片均可经过扫描转换成数字图像文件。图像文件的分辨率与存储空间成正比，不同格式的图像文件不能任意进行交换使用。

5、影像文件（vidio)是指使用视频文件捕获设备录人的数字影像或使用动画软件生成的文件。影像文件有不同的格式或标准，播放时需要使用相关的设备和程序。

6、声音文件（audio)是指使用音频设备录人或用编曲软件生成的文件。用音频设备录人并转化为数字形式的文件，其声音质量取决于采样频率，主要有11kHZ、22kHZ、44KHZ三种。还有一些文件是将上述文件通过压缩或转换而生成的（如WAV、MP3）等。声音文件播放时需要使用相关的设备和程序。

（二）、按文件的功能分类可分为主文件和支持性、辅助性、工具性文件。

主文件是指表达作者意图，先行使职能的文件。对于纸质文件而言，任何一份文件都是主文件，可以独立地发挥作用。而电子文件生成、运行和存在于一定网络环境当中，需要以相应的支持性、辅助性、工具性文件作为读取和处理条件。支持性文件主要是指生成和运行主文件的软件，如文字处理软件（word等）表格处理软件、图形软件、多媒体软件等。辅助性、工具性文件是指在制作、查找主文件过程中起辅助作用的文件，如计算机程序类文件（命令文件）往往附带若干辅助设计文件、图形文件，数据库往往附带有若干辅助数据库和相应的索引文件、备注文件等。

（三）、按文件的生成方式分类

可分为计算机系统中直接生成的原始文件和将纸质或其他载体（扫描仪扫描）文件重新录入生成的转换文件。

三、电子文件的归档和管理的基本要求

电子文件的归档是指将电子文件经过整理确定档案属性后，从电子计算机存储器或网络存储器上，拷贝或刻录到可脱机的存储载体上，以便长期保存的工作过程。

（一）电子文件的逻辑归档

1、归档内容：每形成的路政文书档案、路政法律文书档案（公路赔（补）偿档案按省公路局、省档案局共同制定的《广东省路政档案管理办法》进行归档）、路政业务档案等（按路政管理档案分类项目进行归档）。

2、归档文件属性：归档电子文件的光盘应设置成禁止写操作的状态，即只读光盘。对于加密电子文件，则应在解密后再制作拷贝。

3、归档文件的格式：要求文件以word、Excel、pdf格式保存。

4、归档文件的建立和名称：

（1）在电脑硬盘中选择一个非操作系统所在分区，建立一个总文件夹，把文件夹改名为“××单位电子档案”。

（2）在总文件夹下建立若干个子文件夹，分别用于存放不同的归档电子文件。分别将文件夹改名为“××单位××电子档案”。

（3）在每个文件夹下，根据路政档案、相应的纸质文件分类方案，再建立若干个子文件夹、文件检索目录。

（4）子文件夹的命名统一为项目名称，如：规章制度，上级来文件，中队发文，会议纪要；文件的命名方法统一为各单位发文文号或文件名称，如 “粤高京分[2010]1号......50号”、“关于XXX修复的报告”、“XXX公路路政报表”。

（5）影像材料另外建档。按再建立若干个子文件夹，命名为“XXX2010年影像材料”。

①施工监管。在项目文件夹下，根据月度，再建立若干个子文件夹，命名统一为月度名称，如“1月份”.......”12月份”，在月份文件夹下，按日期，再建立若干个子文件夹，命名统一为日期名称，如“1.1”......“1.31”。文件的命名方法为统一为文件名称+日期+顺序号，如“施工201001001”。

②桥涵隧、标志牌管理。在项目文件夹下，根据班组分级管理，再建立若干个子文件夹，命名统一为班组名称，如A班、B班、C班、D班。每个班组文件夹下，根据检查日期，再建立若干个子文件夹，命名统一为日期名称，如“1.1”...“5.20”...“12.25”。文件的命名方法为统一为文件名称(拼音第一个字母)+班组+日期+顺序号，如桥梁相片为“QA201001001”、涵洞相片为“HA201001001”、隧道相片为“SA201001001”、标志牌相片为 “BA201001001”。

5、归档文件目录的名称：归档目录命名应区分和名称，统一存放在以下项目文件夹中，如“2010年XX目录”、“2010年XX收发文登记表”。

6、确保刻录的电子文件内容与纸质文件内容一致。

7、刻录成的光盘上应贴有标签，标签上应注明单位名称、光盘名称、光盘编号、刻录日期。

8、归档完毕后，电子文件形成单位还应将归档前的电子文件保存至少1年，施工、桥涵隧、标志牌图像文件保存至少三个月。

（二）电子文件的物理归档

在逻辑归档和纸质文件归档工作完成后，即可着手进行物理归档。在物理归档前，要编写光盘内容的“文件目录”。文件编写完成并存放到相应的逻辑归档文件夹内后，即可进行刻录操作。

光盘的刻录是由刻录机完成的。为确保刻录出的电子文件光盘数据有效和保存长久，必须选择好刻录机和CD-R刻录光盘。

常用的刻录机有CD刻录机和DVD刻录机两种，一般选用CD刻录机。刻录机的选购应注意以下几点，一是应选购大公司的主流产品；二是要确保是正品；三是尽量选用新品。这样可以确保刻录机质量和刻录机与光盘之间的良好兼容性。

刻录光盘应选用A级或A+级优质一次写刻录光盘(CD-R光盘)。刻录软件的种类很多，如Nero、Easy-CD、Direct CD等。在购买刻录机时，一般附带有刻录软件。

为确保刻录过程的安全，刻录时还应注意以下几点：一是刻录前要对电脑系统进行杀毒处理；二是关闭其他的运行程序，包括屏幕保护程序等；三是适当降低刻录速度；四是断开网络连接。

下面以常用的Nero刻录软件为例，介绍刻录操作的步骤。首先，在刻录机内插入一张空白CD-R光盘，按如下步骤操作： 第一步，双击电脑桌面上的Nero图标，启动刻录软件；

第二步，单击“制作数据光盘”图标；

单击制作数据光盘

第三步，单击“添加”按钮；

单击“添加”按钮

第四步，单击打开下拉菜单；

单击打开下拉菜单

第五步，单击存放总文件夹的硬盘分区；

选择存放文件的硬盘分区

第六步，双击打开总文件夹；双击的打开总文件夹

第七步，单击选择要刻录的文件夹；

选择要刻录的文件夹

第八步，单击“添加”按钮；

单击“添加按钮”

第九步，单击“已完成”按钮；

单击“已完成”按钮

第十步，单击“下一步”按钮；

单击“下一步”按钮

第十一步，单击去除“√”，使记录方式为“一次写”方式；

单击去除“√”

第十二步，单击打开下拉菜单，降低刻录速度至24x或16x；

单击打开下拉菜单

第十三步，单击“刻录”按钮；

单击“刻录”按钮

第十四步，刻录完毕，单击“确定”按钮；

单击“确定”按钮

第十五步，单击“下一步”按钮；

单击“下一步”按钮

第十六步，单击“退出”按钮；

单击“退出”按钮

退出后，回到刻录软件打开时的初始界面。这样，一张归档电子文件光盘就刻录完成了。光盘刻录完毕后，要进行浏览检查，看内容是否齐全、有效。检查完毕确认无误后，退出光盘CD-R光盘。

全部刻录完成后，再打印一张光盘标签。在标签上标明单位名称、光盘名称、光盘编号（+电子文件性质代码+顺序号）、刻录日期，电子文件性质代码： O—正式电子文件； T—文本文件；I一图象文件；G—图形文件；V一影像文件；A—声音文件；M—多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件，如“2009年文本文件”光盘编号合命为“2009-T-001”。将打印好的标签贴在光盘背面，即可将光盘装盒或入袋。

四、电子档案的保管与利用

电子档案的特性不同于纸质档案,决定其在保存与维护方面的复杂性.维护电子档案的信息安全,是一项极其重要而复杂的工作.在管理过程中,应充分考虑环境、设备、技术、人员及电子档案的特点等综合条件,制定稳妥的技术方案和严格的管理制度,确保电子档案能够安全可靠地处于可准确提供利用的状态, 使其在路政管理中发挥更大的作用。

（一）、电子档案的保管储藏

由于电子档案的载体为硬盘、磁盘、光盘等，这些介质抵抗外界不利因素的能力都比较差，往往因为保存不善会造成破碎、形变或其它损坏，即使不造成损坏，随着时间的推移，其存储的信息也会出问题。电子文件极易被抹掉，在电子计算机上操作如果违反了操作程序或者不注意按错了键钮，就会造成文件的破坏或被全部抹掉。所以档案工作者必须对电子档案载体使用专门的装具和进行有效的检测与维护。

首先，电子档案应当存放在具有防磁性能的装具中，以保证硬盘、磁盘、光盘的稳定性。由于电子文件载体与传统纸质载体有明显区别，其存放环境和防护设备除调温、调湿、防水、防盗、防光、防虫、防尘、防鼠、防雷电等外，还应具备防磨损、防强震、防病毒等措施。

其次，必须对电子档案进行定期检测和拷贝，以确保电子档案信息的可靠性。定期检测，应每年一次，采用等距抽样或随机抽样的方式进行。首先进行外观检查，确认载体表面是否有损坏或变形，外表涂层是否清洁及有无霉斑出现等。然后进行逻辑检测，采用专用检测软件对载体上的信息进行读写校验。通过检测发现有出错的载体，须进行有效的修正或更新。对电子档案要进行定期拷贝，并将原件与拷贝件同时保存一段时间，以确保档案的安全性。对于电子档案的检测与维护，必须进行严格管理，要对检测、维护、拷贝等操作过程进行记录，避免发生人为的误操作或不必要的重复劳动。

（二）、电子档案的开发利用

电子档案具有可重复使用的特点，允许若干个查询者同步利用一份电子文件，同纸质文件比，使用更快捷、更方便，信息的利用效率大大提高。但电子文件只有实现网络化，才能发挥出真正的优越性。

1、电子档案提供利用的方法。对路政档案部门来说，电子档案提供利用，一般有三种方法：即提供拷贝；通信传输；直接利用。（1）提供拷贝，内业可将档案备份向利用者提供，并将文件转换成通用标准文档存储格式，由利用者自行解决恢复和显示的软硬件平台。当利用者不具备利用电子文件的软硬件平台时，也可以向这些用户提供打印件。

（2）通信传输。即用网络传输电子档案。这一方法适合于建立局域网的单位。档案部门可将整理归档完毕的文件材料作为共享信息，通过网络传递，提供给本单位的查阅者。还可利用档案管理软件，进行网上借阅档案，实现上下级之间、部门之间的信息传递、信息查询和上级对下级的监督检查，为档案的利用提供了方便。

（3）直接利用。是利用档案部门的电脑，在档案部门的数据库上直接查询的一种方法。其特点是：可为利用者提供技术支援；同通信传输相比减少了大量的管理工作；可以使更多的读者同时利用同一份电子档案。这要求档案员注意平时的积累，不断扩大数据库中档案的信息量，尽可能为阅档者提供丰富的档案信息资源。

2、电子档案的利用管理。由于电子档案提供利用方式的多样化与所依赖技术的多样化，导致利用工作的复杂性。因此，加强电子档案的利用管理，就显得特别重要。利用管理的内涵很丰富，从信息安全的角度出发，主要有对用户及提供利用者的管理、对提供利用载体的管理及利用中安全保密措施等。

一是采用的利用方式应视利用者的情况而定，不能无原则地向所有利用者提供全部利用方式； 二是依据电子档案内容的密级层次，进行有效的管理。一般情况下，对于内容不是完全开放的电子档案，不宜用拷贝的方式提供利用，对于提供拷贝的制作，必须在有效监控下进行； 三是采用通信传输或直接利用等利用方式时，对有密级的信息内容要进行加密处理，并对所使用的密钥进行定期或不定期的更换。

第五篇：风控部档案管理

档案管理

第一条 为加强借贷业务档案管理，确保借贷资料的完整性，促进借贷业务经营的合法性和借贷资产的安全性，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国担保法》、《商业银行法》、《贷款通则》等有关法律法规和借贷管理的相关规定，特制定本制度。

第二条 借贷业务档案管理是综合档案管理体系的一部分，公司各部门应配合风险控制部，对借贷业务档案按照“集中统一”原则进行规范化管理。风险控制部负责借贷业务档案的整理、保管和日常维护工作，并对借贷业务档案后的安全管理、提供利用、销毁整理、保密等负责。

第三条 借贷业务档案涉及各借款公司、企业、个人及出借人信息的秘密，档案管理人员、调阅人员和其他相关人员均需严格执行保密制度。

第四条 借贷业务档案归档办法

（一）借贷业务档案按照借款客户建立，一户一档。

（二）借贷业务档案分为三类：

1、基本类：借款人的基本资料，办理借贷业务过程中产生的能够证明借贷业务的合法性、合规性的基本要件;

2、权证类：采用抵押、质押担保方式的借贷业务，能够证明对抵押物、质押物享有所有权和处置权的要件。

3、综合类：资产风险管理的相关资料，出借人资料，风控文件收发记录等。

权证类主要是指抵(质)押物的清册和移交清单等，抵押物、质物享受所有权处置权的相关要件存放于档案库内的保险柜中保管。权证类必须存放原件，其他各类档案原则上存放原件，如有特殊情况，无法取得原件的，在不影响权益的前提下，可以存放复印件，风控专员将复印件与原件核实，在复印件上签署“经核对与原件一致”字样，核对日期并签名确认。

第五条 借贷业务档案的基本内容

（一）基本类档案包括

1、基本资料：《企业法人营业执照》副本或复印件、《事业单位登记表》副本或复印件、《企业资质登记证》复印件、《特种经营许可证》复印件、《税务登记证》(国税、地税)复印件、《外商投资企业批准证书》复印件、《外商投资企业外汇登记证》复印件、《中华人民共和国组织机构代码证书》复印件、贷款卡证明材料复印件以及以上资料的最新年检证明，企业法人注册资本验资报告复印件或有关注册资本来源的证明材料，法定代表人、负责人或代理人的身份证明复印件，法定代表人、负责人或代理人的签字样本，法人授权证明书，企业章程、联营协议复印件，借款人企业项目责任人任职资格表，企业变更登记有关文件的复印件，企业各期财务报表，企业转制、改组等重大行为的相关资料，有关审计报告，需要政府管理部门批准事项的文件复印件等。企业授信情况有关资料、企业信用等级评定报告和审定意见、各类客户借贷业务申请报告和申请书、各类借款客户借款合同、担保合同(担保协议)或担保函、抵(质)押核实书、保证合同、法律审查意见、到逾期贷款本息催收通知及回执、贷后检查记录和贷款检查报告、企业经营活动分析报告、保证金进账证明资料、自然人的资信评定书，法人客户的征信报告书，以及涉及贷款审查、审批、发放的其他必要资料。各类客户借贷业务调查报告、各类客户借贷业务调查审查审批书、评审会会议记录、项目评审会签单；

2、专业担保机构为保证人的应包括担保责任余额表，同意提供该保证担保的书面文件。

3、自然人作为保证人的还应包括保证人及配偶的有效身份证件、保证人的居住证明、保证人财产及收入状况证明、保证人及配偶同意提供担保的书面文件；

4、项目贷款还应包括项目立项建议书、可行性研究报告、开工报告、环保部门及其他国家有权部门对贷款项目的批复文件，项目变更及概算调整的批复文件复印件，项目概、预、决算审查报告及工程竣工验收报告，项目评估报告，项目建设资金来源证明文件、项目建设进度表、资金使用计划等。以及其他业务所必须的要件等等。

（二）权证类：采用抵押、质押担保方式的借贷业务，能够证明对抵押物、质押物享有所有权和处置权的要件;权证类档案包括抵押物(质物)评估报告或作价依据，抵押物(质物)所有权、使用权证或证明文件，已办理抵押(质押)登记的他项权证或有关证明文件，抵押物清单，权利质押中的各种有价单据，抵押物(质物)保险单，抵押(质押)公证书等，抵押物的保险单。

（三）综合类：各类借款合同、担保合同、保证合同、抵（质）押合同、等契约；出借人资料；发客户部文件及退回文件记填写等。

第六条 借贷档案资料立案、归档

1、立案：各风控专员根据每笔业务的类别收集要件归档，每一笔业务的要收齐和审核各借贷档案类别的相应资料。业务实际发生结束后，应对借贷业务原始资料进行排序，编写页码，填写案卷封面。

2、归档：对已还清借款的和已失效或已处置完毕的借贷资料从本年借贷立卷盒中抽出，按结清日期排序等，填写案卷封面，分类装订后存放在档案盒中，编制清册，最迟不得超过次年的3月31日前移交给档案管理专员管理。档案管理专员应根据移交清单逐一核实，并对卷内资料进行审查，保证其齐全，对接收的档案进行排序，放入固定位置，记载档案归档登记簿，载明案卷号、档案内容、形成时间、页数、是否原件、存放位置等要素，对权证类档案，并单独建立权证类档案要单独建立权证类档案登记簿进行登记、管理、定期核对。

第六条 借贷档案的调阅、外借、保管、销毁

调阅：建立借贷业务档案调阅登记制度，本公司相关人员调阅借贷档案应填写调阅单，登记调阅人姓名、日期、内容等，经风险控制部负责人或公司负责人签字同意后方可调阅。客户部调阅借款业务资料，登记方可使用。

外借：借贷业务档案的调阅原则上只能现场调阅，不得外借，如遇特殊情况，需报公司负责人批准才能外借，必须填写档案外借单，登记外借人姓名、日期、内容、原因和归还日期等。

保管：档案管理专员员要对借贷业务档案妥善保管，严格遵守保密制度，定期检查借贷档案的保管情况，并作书面记录。

1.尚有借贷关系的借贷档案作永久保管，清理全部借贷业务的档案从客户与本社的最后一笔借贷业务结清后次年的1月1日起，保管期五年。

2.综合类借贷业务档案为长期保管，保管期限十五年，其中各种报表的汇总表为永久保管。

3.借贷业务档案保管及核销清册为永久保管。

销毁：风险控制部提出销毁意见，编制借贷档案销毁清册，到期销毁的名称、卷号、册数、起止和档案编号，应保管期限，已保管期限、销毁时间等内容，经分管风险控制部的负责人在销毁清册签署意见，报公司负责人审核，签字批准后方生效。

办公室和风险控制部共同派员监销，监销人应按销毁清册上所列内容清点核对，销毁后，应在销毁清册上签字盖章，并书面将监销情况报告主管借贷的主任。

第十一条 对未按规定履行职责，造成档案损坏、遗失及擅自销毁，擅自对外提供、涂改、伪造和透露借贷业务信息的行为，视情节轻重对责任人给予行政处分，责令赔偿损失，构成犯罪的依法追究刑事责任。

第十二条 以录音、录像、扫描、缩等方式保存的借贷业务档案同样归集在风险控制部保管。

第十三条 本制度规定的借贷业务档案内容是风险控制部至少应包括的基本内容，不仅限于此。

第十四条 由于借贷业务对象不同，借贷档案管理也略有不同，各借款项目参照本制度，具体细化执行。

第十五条 本制度自发布之日起执行，修改、解释权归风控部。