第一篇:办公室岗位责任制2014.4.1
华瀛山西能源投资有限公司 办公室职责及岗位责任制
一、办公室职责
基本职能:文秘、调研、督查、机要、保密、接待、车辆管理、后勤管理等工作。
1、文字调研
1.1负责公司有关会议的计划、组织和会议记录,撰写会议纪要,检查和督促公司各项决议的执行。
1.2参与公司相关政策、制度、办法的制定、审核、修订。负责公文的信息调研、起草和印发,并负责督办;
1.3负责起草综合报告和公司领导讲话等文字工作,协助领导处理公司的日常事务;
1.4负责开展公司重要工作的调查研究,全面掌握安全生产、经营管理等方面信息,为公司领导提供决策参考。
2、机要文秘
2.1负责上级领导机关及公司文件、传真件、信函的登记、收发、传送、呈阅等管理工作;
2.2负责公司文件的校对、编号、分发、转发、归档、保密和销毁工作;
2.3负责公司印信管理工作;
2.4负责办公用品计划、发放和通信工具管理工作;
2.5负责公司资料、报刊的订阅和管理工作。2.6负责会议有关服务工作及前台接待人员的管理。
3、来宾接待
3.1负责公司重要来宾的接待事务; 3.2负责重要会议参会人员的接待;
3.3负责公司内部及来宾住宿、就餐等事务的协调与管理; 3.4负责公司领导往返机票、火车票的准确预订; 3.5负责公司招待费、住宿费的结算、控制与管理; 3.6协助做好各种会议的组织与筹备;
4、后勤管理
4.1负责公司后勤事务的管理; 4.2负责公司办公资产的管理。
5、车辆管理
5.1负责机关车队管理、调度。
二、办公室管理人员岗位责任制
(一)主任岗位责任制
1.岗位描述
根据国家有关政策、法规和公司发展战略规划,协助公司领导做好综合管理事务,协调公司内外关系,为公司做好服务保障工作,以实现企业管理水平的全面提高。
2.职责
2.1负责办公室全面工作;
2.2负责组织制定、审核、修正公司相关政策、制度。2.3负责公司有关会议的计划、组织及会议记录,检查和督促公司各项决议的执行情况。
2.4负责组织起草综合报告等文字工作,处理董事长、总经理和副总经理日常事务。
2.5负责组织信息调研工作。对上级部门的指示、通知、决定、要及时呈报公司领导批示。
2.6负责公司领导和部门公务用车的调度和管理。2.7负责办公室机要保密管理工作。2.8负责公司机关后勤管理工作。
2.9完成公司领导交办的其他工作。
(二)副主任岗位责任制
1.岗位描述
根据公司发展战略规划和公司领导要求协助主任做好调研、文秘、档案、业务接待、后勤管理等工作,为公司发展和领导决策提供服务和支持。主任离岗时,负责办公室全面工作。
2.职责
2.1负责起草、审查、修改公司有关文件,对外材料和工作报告。2.2组织人员深入基层调查研究,提供建设性的意见和建议,当好领导参谋。
2.3协助主任组织安排公司召开的有关会议,并督查、督办会议的贯彻落实情况。
2.4组织安排好公司召开的办公会、安全办公会、经济工作会及有关专业会议等,做好会务准备和记录。
2.5抓好文件拟稿、打印、分发及交卷、归档工作。
2.6负责公司公务接待管理,拟定接待管理办法和大型接待工作方案,批准后组织落实。
2.7建立公司对外交流的信息网络。2.8负责外宾来访的管理工作。
2.9负责公司机关各项后勤事务管理工作。2.10完成领导交办的其他工作。
(三)文秘调研主管岗位责任制
1.岗位描述
根据公司及办公室工作安排,做好信息调研、文件起草和公司文件的审核工作。做好文件的督察督办;做好机要保密工作;参与做好公司大型会议的筹备与召开,处理办公室日常工作事务。
2.职责
2.1负责公司文字材料,包括工作总结、安排、报告、领导讲话等文件材料的起草工作;
2.2负责信息调研工作;
2.3负责公司文件校稿及安排公司文件、材料的打印、复印; 2.4负责做好公司内外的情况汇报、信息传递和经验交流工作; 2.5负责公司上报下发文件的审核工作;
2.6参加公司召开的各种会议,负责做好会议记录、决议整理及下发工作,督办会议决议的贯彻落实; 2.7负责公司内部刊物的编发; 2.8完成领导交办的其他工作。
(四)车辆管理主管岗位责任制
1.岗位描述
负责机关小车队管理工作,为公司领导和公务用车提供服务。2.职责
2.1组织制定小车队管理制度,规范小车管理,检查执行情况; 2.2组织驾驶员业务培训,提高业务技能和服务质量; 2.3组织制定和审批小车使用计划; 2.4组织分析追查处理车辆安全事故;
2.5检查车辆维修、保养、耗油及费用核算等工作。2.6抓好交通安全教育管理,确保安全行车。
(五)综合事务主管岗位责任制
1.岗位描述:
负责办公室重点工作及保密工作的督查督办、外部事务协调、物品购置、职工来信来访;协助做好接待和办公设施维修等工作。
2.职责
2.1负责重点工作及保密事宜的督查督办; 2.2负责办公室外部事务协调;
2.3会同相关部门抓好办公及宿舍物品的购置; 2.4负责职工来信来访工作; 2.5协助做好接待工作;
2.6会同有关人员开展办公及后勤设施、设备维修事宜; 2.7完成领导交给的其他工作任务。
(六)后勤事务主管岗位责任制
1.岗位描述
负责机关后勤行政管理工作,做好为领导和员工的服务工作。2.职责
2.1负责公司员工食堂、宿舍等后勤保障工作; 2.2 负责公司的安全、卫生的监督管理工作; 2.3负责公司机关后勤维修管理工作; 2.4配合办公室其他岗位工作; 2.5完成领导交办的其他工作。
(七)文字秘书岗位责任制
1.岗位描述
根据办公室工作安排,做好信息工作的日常工作,做好文件起草和公司文件的审核工作。做好文件的督察督办;参与做好公司大型会议筹备及召开,处理办公室日常工作事务。
2.岗位职责
2.1具体负责起草全公司性工作规划、计划、总结、情况汇报、交流材料与领导讲话稿、工作报告等文件,起草和办理以公司名义发布的有关行政事项的通知、通告、通报等;
2.2负责起草、初审以公司名义印发的公文、材料、函件等; 2.3负责搜集、汇总公司各部门、下属各级单位有关的工作计划、总结、汇报等文字材料;
2.4做好公司有关活动、会议的文件、资料的准备工作;负责会
议的记录、录音,草拟会议纪要和会议决定,整理有关资料等;
2.5根据领导指示做好调查研究工作,搜集材料,编写《华瀛动态》;
2.6负责公司大事记的编写工作; 2.7完成领导交办的其他工作。
(八)机要秘书岗位责任制
1.岗位描述
负责机要文档的管理、保密工作,负责对公司章、证等使用和保管工作。
2.岗位职责
2.1负责公司党委总支和行政的机要工作;
2.2做好上级党政来文、信函、传真、电报电信等文件材料的签收、登记、分发、传递、催办、督办、保管、利用等立卷归档有关工作;
2.3负责内部刊物的征订、登记、分发、回收、销毁工作; 2.4做好以公司和公司办公室名义上报下发文件材料的编号、寄发工作;
2.5协助主任、主管负责公司文件保密工作; 2.7负责公司机关有关杂志、资料和报纸的征订工作;
2.8负责公司内请示报告的登记、分发、传递及催督办等工作; 2.9负责公司办公用品的采购、发放、登记、保管和联系维修工作;
2.10完成领导交办的其他工作。
(九)接待秘书岗位责任制
1.岗位描述:
根据要求和外事业务规定做好接待工作。2.岗位职责
2.1服从上级领导委派的各项工作;
2.2负责做好上级领导及社会各界来宾的接待工作; 2.3根据接待要求制定来宾接待方案,做好准备工作; 2.4负责做好来宾接待保密工作;
2.5做好来宾来访的食、宿、行、游、购等工作,并及时向上级汇报处理来宾遇到的困难和要求;
2.6处理好接待后续工作,妥善处理每月因招待发生的费用; 2.7完成领导交办的其他工作。
(十)档案管理员岗位责任制
1.岗位描述
负责公司、单位档案的收集、整理、保管、鉴定和统计。2.岗位职责
2.1负责档案整理、编目、鉴定、统计、排列和检索工作编制等工作。
2.2负责库房档案的收进和移出工作,严格履行交接手续,准确掌握馆内档案全宗、案卷数量及档案的保管期限等。
2.3负责库房内部整理,档案装具和案卷排放整齐、科学有序。保证库内无灰尘,整洁美观。
2.4检查档案安全保管情况,发现对档案有害因素时,要及时上报采取措施。做到以防为主,防治结合,保证档案的完整与安全。
2.5明确档案利用工作的目的,积极主动地做好接待工作,不断提高服务质量。
2.6正确处理好利用和保密的关系,增强保密观念,严守党和国家机密,严格执行借阅、查阅登记制度。
2.7负责档案、资料调借工作。做到提供准确、及时主动。用后及时清退,按时入库归位。
2.8应用电子计算机编目检索、存贮及调用档案;利用裱糊及复印技术,对纸张破损、字迹褪变、扩散的现行档案进行抢救。
2.9负责档案、资料利用效果的信息反馈工作,收集利用典型事例,年终写出利用分析综合报告,及实例选编。
2.10完成领导交办的临时性工作任务。
三、办公室工人岗位责任制
(一)办公区前台文员岗位责任制
1.负责来电咨询、转接、传达及有关事宜; 2.负责客人接待、基本咨询和引见等事宜;
3.负责公司文件、传真的收发和材料打印、复印工作。
4.负责公司会议服务相关工作。
5.负责公司各类信件、包裹、报刊杂志的签收及分送工作。
6.完成办公室安排的其他工作任务。
(二)后勤维修人员岗位责任制
1.在办公室后勤主管的领导下,负责公司后勤(办公区、宿舍、食堂等)维修工作。
2.定期检查公司办公区、生活区水、电、气 暖等系统运行情况,发现问题,及时联系,排除解决。
3.负责办公及生活常规物品的维修保养工作。
4.及时做好损坏门、窗、灯具的维修和疏通堵塞的下水道。5.节约原材料,修旧利废,节省费用。6.完成办公室安排的其它工作任务。
(三)小车队队长岗位责任制
1.负责小车队全面管理工作。
2.负责车队规章制度的制定和奖罚制度的执行落实,3.制定车辆管理与使用计划,合理安排和调配车辆,保证公司公务用车。
4.负责车辆维修、保养、费用核算和经费结算工作。
5.组织办理并健全驾驶员、车辆的各种手续,做到建账建档,保证车辆正常使用。
6.加强管理和教育,提高服务水平。
7.负责安全行车教育和业务知识学习,确保安全行车。8.完成领导交办的其它工作。
(四)小车队副队长岗位责任制
1.协助队长抓好小车队日常管理工作。
2.协助队长制定车辆管理与使用工作计划,负责车队规章制度、奖罚制度的执行工作。
3.协助队长抓好车队的车辆维修、保养、费用核算和经费结算工作。
4.抓好车库管理、油料管理,杜绝浪费和流失。
5.组织办理并健全驾驶员、车辆的各种手续,做到建账建档,保证车辆正常使用。
6.督促检查车辆卫生,保持良好的乘车环境。
7.抓好日常安全教育和业务技能学习,提高车队服务质量。8.完成领导交办的其它工作。
(五)车队安全员岗位责任制
1.认真贯彻落实华瀛公司车辆管理制度等安全管理规定。2.开展形式多样化的安全教育活动,抓好每日车队班前会安全知识学习,作好记录,通过实际案例分析,教育驾驶员,反违章,防事故,消除安全隐患。
3.坚持检查车辆技术状况和所带随车物品,必须带好必要的安全
器具、维护工具等物品。监督驾驶员的思想动态,驾驶技术和安全行车状况,及时处理车辆安全问题。
4.协助车队按时做好车辆的二级维护、年检及车辆保险工作。5.利用班前会做好驾驶员出车前,问询告知工作。
6.及时掌握驾驶员思想健康情况,及时化解各项矛盾,防止驾驶员带“病”开车。
7.安全检查,要日查与月查,小查与大查,抽查与普查想结合,保证车辆安全性能及财产安全,杜绝事故发生。
8.每季度组织驾驶员进行一次全面安全知识考核,考核不合格的提出处理意见,报车队领导处理。
9.协助队长、副队长做好领导安排的其他工作。
(六)华瀛公司车队调度员岗位责任制
1.遵守公司车辆管理的各项管理制度,合理处理轻重缓急,优先保安全生产用车。
2.掌握所有车辆的技术性能、安全状况和人员的思想状况,杜绝病车上路。
3.根据派遣单派遣车辆,没有派车单禁止派车。
4.及时掌握乘车人员的目的地,合理派遣车辆、调配乘车人员,提高车辆使用率。
5.对出长途车辆要交代清出车时间,路线,任务,注意事项。要调度车辆到达目的地时间、工作完成情况及驾驶员状态,保证驾驶员及车辆的安全。
6.记录好出车驾驶员、乘车人员情况,及时了解乘车人员的反馈。7.做好详细记录每日车辆的行驶里程、时间地点、用车事由及部门,并由有关人员签字。
8.协助队长、副队长做好领导安排的其他工作。
(七)驾驶员岗位责任制
1.认真执行公司各项规章制度,服从车队领导,听从车队统一调度指挥。
2.自觉遵守交通法规,确保安全行车。
3.加强自身道德修养和业务技能学习,保持良好的职业道德和技能水平。
4.及时汇报车辆运行情况、出车任务完成情况及车辆状况,并记录车辆的行驶路线及行程。
5.做好车辆维修、保养工作,保持车况良好。
6.出车前后对车辆卫生进行清理、清洗,保证车容、车貌整洁、美观。
7.按照规定停放车辆,防止车辆损坏被盗。8.自觉做好保密工作。
9.执行上级交付的其它工作任务。
(八)食堂班长岗位责任制
1.全面负责食堂业务管理和技术指导工作。
2.建立健全食堂管理制度,安排协调采购、保管、制作、开餐等项工作。
3.负责食堂员工的政治思想教育和业务技术培训,提高业务技能和服务质量。
4.负责制定食堂食谱菜单及其规格标准,抓好成本核算,控制食品成本。
5.负责拟定食品原材料及餐具等物品的采购计划并上报审批。6.负责厨房所有设备、器具、餐具的使用及检查,保证正常使用。7.严格贯彻执行食品卫生法,把好原料进货验收关,做好炊具、餐具消毒,抓好员工个人卫生和食堂环境卫生,杜绝食物中毒事故。
8.采取措施,做好防毒、防火、防盗、防破坏等安全工作。9.负责食堂工作人员的工作岗位安排调整以及考勤、考绩、评奖工作。
10.定期向后勤主管汇报,完成上级安排布置的其他工作。
(九)食堂厨师长岗位职责
1.协助班长抓好食堂日常管理工作;班长不在时负责食堂全面管理工作。
2.负责厨房烹调工作。
3.检查原料准备情况和原料质量,在生产过程中有效控制各类物品的消耗。
4.负责监督炊具设备的正确安全使用,并保持清洁。5.控制食品成本,合理使用各种原材料。
6.严格执行卫生管理制度,监督检查食品卫生、环境卫生和员工个人卫生,确保食品绝对安全。
7.抓好成本核算,控制食堂成本。8.做好设备的维修保养及安全、防火工作。
9.配合厨师长进行原料库存盘点工作和员工考勤、考绩 奖惩工作。
(十)食堂炊事员岗位责任制
1.服从工作安排,积极主动做好本职工作。2.严格遵守食堂各种规章制度,遵纪守法。
3.加强政治和业务技能学习,提高岗位工作技能和优质服务意
识。
4.严格遵守岗位操作规程,爱护公物,安全操作。
5.严格按照规定的数量标准加工制作主副食品,确保卫生达标。6.严格遵守岗位个人卫生各项要求,搞好环境卫生。7.文明上岗,优质服务。8.完成领导交办的其它任务。
第二篇:办公室岗位责任制
山西豫龙房地产开发有限公司管理制度
办公室部门责任制
一、负责上级和公司日常行政管理、后勤服务、劳动纪律、办公用品的购置安排和管理等日常事务性工作。
二、负责上级有关文件的收发,传递、呈报、催办和本公司文件的起草、打印发放、归档、销毁和公司档案管理、保管工作。
三、负责通知布置公司和各种会议并做好会议记录。对会议纪要和会议决定事项执行情况要及时检查,并把检查结果向上级领导汇报。
四、负责公司做好上传下达,下情上报工作,深入调查研究、分析情况,发现问题及时向领导汇报,当好领导的参谋和助手。
五、负责行政事务性工作,包括公用设备、办公用品的购置审核、发放和办公楼日常生活,办公和公用设施的保养维修和卫生监管工作。
六、负责本公司车辆管理、调度、保养、定点维修和对公司考核等。
七、负责公司各种证件的申报、年检和保管工作。
八、负责公司量化考核和考勤登记工作。
九、负责公司办公和生产区域内的保卫工作,维护公司正常办公和生产秩序,切实维护公司利益。负责公司债务清欠工作。
十、按上级领导安排承办对外接待工作,协调好公司与外部的关系。
十一、负责公行政章、合同章、法人代表人章等印鉴的使用、登计把关工作。
十二、完成领导临时交代其他事宜。
第三篇:办公室文员岗位责任制
办公室文员岗位责任制
一、办公室文员在办公室主任的领导下,做好本职日常工作。
二、负责有关文件、资料、打字、文稿的复印工作。
三、做好各类档案、文件、资料、图纸的收集工作。
四、负责有关档案、文件、资料的收发,管理存档工作。
五、做好办公用品的计划、采购、发放、登记工作。
六、负责公司印章、证照的盖章、复印办理和保管工作。
七、做好公司员工月份考勤的审核、制表、汇总工作。
八、做好公司员工工资的核准制表工作。
九、做好公司各类文件资料的保密工作。
十、协助领导,搞好公司形象宣传、企业文化建设工作。
十一、协助办公室主任,搞好各类会议的组织、协调工作。
十二、协助领导搞好各类职工活动的召集和承办工作。
十三、完成领导交办的各项工作。
第四篇:办公室岗位责任制及工作制度
办公室岗位责任制及工作制度
一、办公室主要职责和任务
办公室是分局的综合业务职能部门,围绕分局中心工作参与政务,管好事务,搞好服务,确保分局日常工作的正常运转。其主要职责和任务:
(一)负责起草分局重要文件,审核机关业务部门拟制的文件。
(二)负责信息综合、学术调研、税收宣传、文电处理和学会秘书工作。
(三)负责机要、档案、信访和来访接待工作。
(四)负责局领导交办的组织协调、督促检查工作。
(五)负责协调、安排全局各类会议和有关会议的组织工作。
(六)参与协调、组织分局领导参加的有关活动。
二、办公室各类人员工作职责
(一)文秘人员职责
1、承办以分局、分局办公室名义上报、下发的公文。
2、负责分局总结、工作要点、综合性经验材料等重要文件的起草。
3、按照分局领导指示,向上级有关部门反映分局重要工作的落实情况。
4、负责分局各类信息的搜集、综合、传送上报和对下考核。
5、负责落实调研课题,撰写调研报告,组织分局学术理论研究活动。
6、负责与新闻单位的联系和新闻报道稿件的撰写、审核、报送。协调组织税收宣传活动,承办上级交办的涉税杂志征订工作。
7、负责分局领导交办有关工作的督促检查、组织协调和情况反馈。
8、承担分局《月工作要点》和《周会议安排》的收集、综合拟制。
9、负责记载分局《大事记》。
10、负责局长办公会、分局局务会的会议记录、会务工作和会议纪要的起草。安排、协调以分局名义召开的各类会议。
11、参与协调分局领导参加的各种公务活动。
12、负责分局各类电、函的处理。
13、负责分局日常值班和来访接待工作。
(二)机要人员职责
1、负责全局各类文件收发、传阅、借阅工作。
2、负责分局印鉴、介绍信的保管和使用。
3、负责全局重大事件的记录、整理、保存。
(三)档案人员职责
1、负责本机关应归档文件材料的收集、整理等文书立卷工作和案卷的接收与移交;
2、保管本机关各种门类和载体的档案,汇编档案资料,编制检索,提供档案利用;
3、整理室藏档案,科学分类排列,系统编目编号,使之达到规范标准,并做好档案的鉴定、统计工作;
4、搞好库房管理,落实“八防”措施,保护档案安全并定期核对清点档案,保持账物相符;
5、对所属机构形成的各种文件材料的收集、整理、归档进行监督和指导;
6、办理领导交办的其它有关档案业务工作。
(四)打字员职责
1、负责分局、分局办公室文件的打印或复印。
2、负责对微机、打印机、油印机进行和复印进行定期保养,负责文件头、文件纸及打印零配件保管工作。
3、完成领导交办的其它工作。
办公室工作制度
一、档案管理制度
(一)档案归档制度
归档范围:本机关在各项工作活动中形成和使用的公文、电报、簿册、图表、录音、录像、相片等,凡是反映本机关工作活动具有查找利用价值的,均属归档范围。
归档时间:文书档案第二年上半年完成,会计档案隔年一季度完成,科技、声像档案在工作项目,活动之后随时归档。
归档要求:
1、一个机关在其工作活动中形成的各种门类和载体的档案为一全宗。
2、分类一般采取——问题分类。
3、案卷的排列、以全宗为单位,按不同门类、载体和不同保管期限分别排列,排列方法统一,前后保持一致,不可任意改动。
4、根据不同门类和保管期限,按照案卷排列的顺序编制卷号,在一个全宗内,案卷目录号不得重复。在一册案卷目录内不得出现重复案卷号。
5、案卷质量应符合《武汉市机关档案室业务建设暂行规定》的要求,案卷格式和各种装具符合国家和市档案局标准,卷内文字严禁使用铅笔、元珠笔。
(二)档案保管制度
1、本机关形成的各处门类和载体的档案,由档案室集中统一管理,做到专室、专柜、专(兼)职人员负责保管;
2、档案室有防资措施,防风窗帘,防火器材,档案柜内放有防虫、防腐药品,以使档案得到安全保护;
3、根据气候条件,适时开窗通风或密闭门窗防潮,以保持室内一定的温湿度;
4、档案室内严禁吸烟、存放易燃、易爆物品及招鼠之物,保持室内清洁;
5、平时出入库存的档案,应及时清点登记,并定期检查室藏档案、经常检查电灯、电器线路有无破损,下班前注意关灯、锁门、关门窗。
6、档案人员变动工作时,必须办理交接手续,严格核实交接的档案。
(三)档案保密制度
1、经常对机关工作人员进行档案保密教育,明确保密范围,严守保密纪律,执行《保密手册》;
2、非因工作不得随意谈论档案内容,不得在和人交往和通信中泄露属于~和档案资料;
3、不得擅自提供、翻印、复制、抄录、携带、销毁属于~的档案资料,并严禁将档案携带、传递、寄至境外;
4、凡属保密档案,不得利用公开的报刊、书籍、展览、广播、录像进行宣传;
5、严格控制机密档案查阅范围,并按照保密规定,对归档后多余的文件材料及时销毁;
6、定期检查档案保密情况,发现问题及时上报,不隐瞒、失泄密事故;
7、加强库房管理,非本室工作人员严禁入内。
(四)档案利用制度
1、档案室保存的各种门类和载体的档案均属利用范围,主要为领导决策和机关各项工作服务;
2、本机关工作人员查阅档案,均限于本人工作范围所形成的档案材料,查阅超出本人工作范围的须经有关负责人同意;
3、查阅保密档案范围,需经主管领导批
准;
4、外单位查阅档案时,必须持介绍信,经同意按介绍信内容查阅;
5、查阅档案时,严禁涂改、勾划、抽页、折毁、剪裁、增删档案,对摘抄的档案不得私人保管或转借传阅,更不能翻印公布、倒卖;
6、查阅档案必须履行登记,注销和检查手续,当面点清,如发现差错,及时追究责任,并采取补救措施。
二、办公室会务制度
1、为保证办公室工作高效协调、顺畅运作,建立办公会制度;
2、办公会由主任或委托副主任主持召开。
3、会议一般每周一下午召开,有特殊情况可临时召开。
4、参加会议人员为办公室全体人员,必要时通知有关人员参加。
5、办公会主要内容为汇报讲评上周工作,布置下周及近期主要工作,商议、协调、解决工作中遇到的矛盾和问题。
6、秘书室承办会议的会务组织工作。
三、打印室管理制度
1、文秘人员负责打印室的管理工作。
2、文秘人员对送交的文件、材料应逐一登记、校核,并签字后送打印室打印。
3、电脑等打印设备要经常维护。打印设备出现故障应及时分析,查找原因,并向办公室领导汇报。
4、严格打印或复印程序和手续。打印文件必须有领导签字、有文号、有校对人签名。不得私自接受打印件或复印。手续不完备的应拒绝打印。
5、保证打印或复印质量,提高工作效率。坚持谁起草谁校对,两校一复核制度。急件随到随打,平件一般不超过三天。一般差错率控制在千之分二以内,杜绝原则性差错。
6、严格遵守保密规定,禁止无关人员翻阅打印资料和出入打印室,不在室内待客闲谈。
7、负责打印室的安全、卫生、保洁工作。做到每日清扫清洁,每周大扫除。人走四关(关机、关电、关灯、关门)。
第五篇:办公室岗位责任制及工作制度
(二)负责信息综合、学术调研、税收宣传、文电处理和学会秘书工作。
(三)负责机要、档案、信访和来访接待工作。
(四)负责局领导交办的组织协调、督促检查工作。
(五)负责协调、安排全局各类会议和有关会议的组织工作。
(六)参与协调、组织分局领导参加的有关活动。
二、办公室各类人员工作职责
(一)文
秘人员职责
1、承办以分局、分局办公室名义上报、下发的公文。
2、负责分局总结、工作要点、综合性经验材料等重要文件的起草。
3、按照分局领导指示,向上级有关部门反映分局重要工作的落实情况。
4、负责分局各类信息的搜集、综合、传送上报和对下考核。
5、负责落实调研课题,撰写调研报告,组织分局学术理论研究活动。
6、负责与新闻单位的联系和新闻报道稿件的撰写、审核、报送。协调组织税收宣传活动,承办上级交办的涉税杂志征订工作。
7、负责分局领导交办有关工作的督促检查、组织协调和情况反馈。
8、承担分局《月工作要点》和《周会议安排》的收集、综合拟制。
9、负责记载分局《大事记》。
10、负责局长办公会、分局局务会的会议记录、会务工作和会议纪要的起草。安排、协调以分局名义召开的各类会议。
11、参与协调分局领导参加的各种公务活动。
12、负责分局各类电、函的处理。
13、负责分局日常值班和来访接待工作。
(二)机要人员职责
1、负责全局各类文件收发、传阅、借阅工作。
2、负责分局印鉴、介绍信的保管和使用。
3、负责全局重大事件的记录、整理、保存。
(三)档案人员职责
1、负责本机关应归档文件材料的收集、整理等文书立卷工作和案卷的接收与移交;
2、保管本机关各种门类和载体的档案,汇编档案资料,编制检索,提供档案利用;
3、整理室藏档案,科学分类排列,系统编目编号,使之达到规范标准,并做好档案的鉴定、统计工作;
4、搞好库房管理,落实“八防”措施,保护档案安全并定期核对清点档案,保持账物相符;
5、对所属机构形成的各种文件材料的收集、整理、归档进行监督和指导;
6、办理领导交办的其它有关档案业务工作。
(四)打字员职责
1、负责分局、分局办公室文件的打印或复印。
2、负责对微机、打印机、油印机进行和复印进行定期保养,负责文件头、文件纸及打印零配件保管工作。
3、完成领导交办的其它工作。
办公室工作制度
一、档案管理制度
(一)档案归档制度
归档范围:本机关在各项工作活动中形成和使用的公文、电报、簿册、图表、录音、录像、相片等,凡是反映本机关工作活动具有查找利用价值的,均属归档范围。
归档时间:文书档案第二年上半年完成,会计档案隔年一季度完成,科技、声像档案在工作项目,活动之后随时归档。
归档要求:
1、一个机关在其工作活动中形成的各种门类和载体的档案为一全宗。
2、分类一般采取——问题分类。
3、案卷的排列、以全宗为单位,按不同门类、载体和不同保管期限分别排列,排列方法统一,前后保持一致,不可任意改动。
4、根据不同门类和保管期限,按照案卷排列的顺序编制卷号,在一个全宗内,案卷目录号不得重复。在一册案卷目录内不得出现重复案卷号。
5、案卷质量应符合《武汉市机关档案室业务建设暂行规定》的要求,案卷格式和各种装具符合国家和市档案局标准,卷内文字严禁使用铅笔、元珠笔。
(二)档案保管制度
1、本机关形成的各处门类和载体的档案,由档案室集中统一管理,做到专室、专柜、专(兼)职人员负责保管;
2、档案室有防资措施,防风窗帘,防火器材,档案柜内放有防虫、防腐药品,以使档案得到安全保护;
3、根据气候条件,适时开窗通风或密闭门窗防潮,以保持室内一定的温湿度;
4、档案室内严禁吸烟、存放易燃、易爆物品及招鼠之物,保持室内清洁;
5、平时出入库存的档案,应及时清点登记,并定期检查室藏档案、经常检查电灯、电器线路有无破损,下班前注意关灯、锁门、关门窗。
6、档案人员变动工作时,必须办理交接手续,严格核实交接的档案。
(三)档案保密制度
1、经常对机关工作人员进行档案保密教育,明确保密范围,严守保密纪律,执行《保密手册》;
2、非因工作不得随意谈论档案内容,不得在和人交往和通信中泄露属于国家机密和档案资料;
3、不得擅自提供、翻印、复制、抄录、携带、销毁属于国家机密的档案资料,并严禁将档案携带、传递、寄至境外;
4、凡属保密档案,不得利用公开的报刊、书籍、展览、广播、录像进行宣传;
5、严格控制机密档案查阅范围,并按照保密规定,对归档后多余的文件材料及时销毁;
6、定期检查档案保密情况,发现问题及时上报,不隐瞒、失泄密事故;
7、加强库房管理,非本室工作人员严禁入内。
(四)档案利用制度
1、档案室保存的各种门类和载体的档案均属利用范围,主要为领导决策和机关各项工作服务;
2、本机关工作人员查阅档案,均限于
本人工作范围所形成的档案材料,查阅超出本人工作范围的须经有关负责人同意;
3、查阅保密档案范围,需经主管领导批准;
4、外单位查阅档案时,必须持介绍信,经同意按介绍信内容查阅;
5、查阅档案时,严禁涂改、勾划、抽页、折毁、剪裁、增删档案,对摘抄的档案不得私人保管或转借传阅,更不能翻印公布、倒卖;
6、查阅档案必须履行登记,注销和检查手续,当面点清,如发现差错,及时追究责任,并采取补救措施。
二、办公室会务制度
1、为保证办公室工作高效协调、顺畅运作,建立办公会制度;
2、办公会由主任或委托副主任主持召开。
3、会议一般每周一下午召开,有特殊情况可临时召开。
4、参加会议人员为办公室全体人员,必要时通知有关人员参加。
5、办公会主要内容为汇报讲评上周工作,布置下周及近期主要工作,商议、协调、解决工作中遇到的矛盾和问题。
6、秘书室承办会议的会务组织工作。
三、打印室管理制度
1、文秘人员负责打印室的管理工作。
2、文秘人员对送交的文件、材料应逐一登记、校核,并签字后送打印室打印。
3、电脑等打印设备要经常维护。打印设备出现故障应及时分析,查找原因,并向办公室领导汇报。
4、严格打印或复印程序和手续。打印文件必须有领导签字、有文号、有校对人签名。不得私自接受打印件或复印。手续不完备的应拒绝打印。
5、保证打印或复印质量,提高工作效率。坚持谁起草谁校对,两校一复核制度。急件随到随打,平件一般不超过三天。一般差错率控制在千之分二以内,杜绝原则性差错。
6、严格遵守保密规定,禁止无关人员翻阅打印资料和出入打印室,不在室内待客闲谈。
7、负责打印室的安全、卫生、保洁工作。做到每日清扫清洁,每周大扫除。人走四关(关机、关电、关灯、关门)。