第一篇:31公司印信管理办法
卢氏兴业公司规章制度管理办法
公司印信管理办法
主旨:为使公司印信管理及权限明确,以保障公司权益,特制定本办法。说明:第 一 条为使公司印信之管理有所依据,特制定本办法。
第 二 条凡公司营运过程中,有关处理公文书需加盖之印监、印章、专用章、签字章等悉依本办法之规定。
第 三 条因业务需要或组织变更,由主办部门填写重要印信登记保管表一份,送文书部门办理。(请参考公司印信登记表)。第 四 条印信经管使用人员应注意及遵守下列事项:
一本公司所属机构印信之发给、移转、登记与核销等事务,统由总公司文书部门办理之。
二本公司所属分支机构印信之增加或变更,印信经管人员需报请总公司文书部门,核准后办理之。
三印信经管人员如遇离职或调离,应将印信列入移交。
四 主管、监印人员或印信管理人员交接时,应将“拓印模
样本”列册移交,并报送印信文书部门核签。
五各单位主管之印信,如因公务需要奉准携出厂外执行职务,但用毕后当天应即交回。
六本公司所属机构之印信,应由总公司文书单位派员实施定期或不定期查检。
七各种印信由各单位(监印人员负责)保管,如遇有遣失或误用情事,由监印人员负完全责任。
八印信使用之范围限于指定业务范围,不得滥用,违者以滥用职权论处。
九印信监管使用人员执行公务时态度,应谦和有礼,随到随办,不得藉故拖延。
十印信监管使用人员用印时,如发现原稿未经判行,应即退还补判或更正后再行用印。
十一印信监管使用人员对所经管之印信妥慎保管,不得转借
使用,印信如有遣失,致发生不法事情时另行依法究办。
十二印信保管人员如利用经管印信而违法失职,其主管如有
知情不报者,一并依法究办。
第 五 条本办法呈总经理核准后实施修正时亦同。
第二篇:XXX公司印信管理办法
XXXX公司印信管理办法
第一条 为规范XXX公司(以下简称公司)印章和介绍信的管理,安全、正确地使用印章,保证印章和介绍信使用的严肃性。权威性、合理性,更好地维护公司的形象和权益,特制定本办法。
第二条 管理分工
(一)综合管理部为各种印章归口管理部门,设专人负责管理公司级印章及公司领导名章,包括:XXX公司印章、XXXX合同专用章、公司领导个人名章;综合管理部负责保管的其它印章;
(二)公司各部门印章由各部门明确专人负责管理;
(三)公司介绍信由综合管理部负责管理;
(四)公司各部门如需使用公司级印章、公司领导个人名章及公司介绍信时,由公司本部对口部门协助办理。
第三条 管理权限和使用程序
(一)发文用印,依据总经理签发的发文流转单用印;
(二)使用公司级印章,需填写用印申请单,申请人签字后,经总经理批准后用印;
(三)使用公司领导个人名章,需填写用印申请单,部门负责人签字后,经所使用名章领导本人签字后方可用印;
(四)使用合同专用章,需提供合同流转单,由承办部门
负责人签字,经由相关部门审查,并经有签署权限的相关领导签字后方可用印;
(五)使用党委书记或总经理授权代签文件用印,需办理授权后,方可用印,并在综合管理部做授权备案;
(六)使用公司本部各部门印章,需经部门负责人签字;
(七)使用公司介绍信,需经综合管理部负责人签字。
第四条 印信管理要求
(一)印章和介绍信使用严格按公司与各部门的职权范围进行;
(二)印章应由专人保管,一般不得携带外出;由于工作需要携带外出公司级印章时,需填写印章借出申请单,经总经理批准后,由综合管理部安排专人陪同外出用印;
(三)用印申请单和公司介绍信由综合管理部统一保管,按归档;
(四)对违反规定,造成印章和介绍信丢失的,追究有关人员相应责任。
第五条 本办法由综合管理部负责解释。
第六条 本办法自发布之日起执行。
附表:
一、印章使用申请单
二、印章借出申请单
三、介绍信
第三篇:公司印信管理制度
第六章印 信 管 理
1.公司印章的种类
1.1公司印章。是行使法定职权的印信凭证。由行政办加盖公司印章。
1.2公司合同专用章。公司对外经济往来合作事项等方面签署的合同、协议书,由公司法律人员审核签字后,由行政办加盖合同专用印章。
1.3部室及经营单位的印章。公司各部室、非独立法人经营单位刻制的专用章不代表各子公司的,不具备法律效力,仅限于各子公司内部使用;作为独立法人刻制的专用章,具有法律效力,由公司行办统一管理。
2、刻章手续
各类印章刻制前,由各部室、经营单位以书面形式递交刻章申请,并报主管领导审批后,交行政办负责刻章并备案。
3、印章的管理
3.1公章应当妥善保管。因使用、保管不善造成损失,视情节轻重给予有关人员一定的经济或行政处罚;各部室出现问题,追究各部室负责人的直接责任。
3.2使用印章要严格履行用印登记手续。对不符合规定的用印,印章管理人员不得擅自用印,并有权拒绝用印。
3.3不得在空白公函上加盖公章。特殊情况携带空白公函者,须经行政办审核,公司主管领导批准后,方可加盖公章并做好登记。
4、印章的缴销
4.1由于机构名称变更等原因,印章停止使用,须将印章交行政办封存或销毁,并作交接手续记录。
4.2领用印章时,要填写“印章启用”报告,经相关领导批准后交行政办。
4.3销毁印章必须经行政办审核及相关领导审批,印章管理人员进行监督,并记录监销人姓名及日期。
5.记录
盖章申请表
第四篇:印信管理办法(终版)
XXXXX印信管理办法 第一章 总 则 第一条 为规范公司各类印信的管理,维护企业利益,根据法律、法规和集团规定,特制定本办法。第二条 印章是公司经营管理活动中行使职权、明确各种权利义务关系的重要凭证和工具。第三条 介绍信及授权委托书是公司对外交往活动中的重要凭证,用于证明有关事项或人员系公司认可的书面凭证。第四条 公司印信实行“统一制发、分级管理、规范使用、严格监督”的原则。第二章 印信的种类 第五条 印章指公司用章、专业委员会、总部部门印章,公司所属各分支机构、社团组织、各种委员会及临时机构印章,公司项目部章等印章。第六条 专用印章指公司财务专用章、设计专用章、合同专用章等业务专用章。第七条 人名印章指公司法人代表、各级负责人、财务会计人员刻制的用于公务往来的个人姓名章。第八条 印章和专用印章简称为公章,人名印章简称为名章。第三章
印信的管理 第九条 公司办公室是印信的归口管理部门,负责各类印章
的制发、启用、授权、保管、使用、收回、销毁等各项手续的办理及介绍信的设计、印制及启用的管理,并监督印章的保管和使用。第十条 公司其他部门根据授权对所使用公章进行管理。第十一条 公司所属各分支机构应根据本办法制定印信管理制度,完善管理体系,严格用印用信管理。第十二条 公司印章启用前,应发布启用印章通知,附印模,并报集团办公室备案。第十三条 公司所属各分支机构发布启用印章通知时,应报公司办公室备案并附印模。第十四条 公司各部门、项目部和员工在无授权或授权不清的情况下,不得使用公章。第四章 印信的制发 第十五条 公司党政印章,经上级审核同意后,报公安机关核准后制发。第十六条 公司合同专用章、财务专用章、法定代表人名章,由办公室填写《公章刻制申请表》,经公司法定代表人批准后,报公安机关核准后制发。第十七条 公司各部门公章,由部门填写《公章刻制申请表》,经部门负责人审核,公司法定代表人批准后制发。第十八条 以公司名义承接的项目需刻制项目部章时,由申请单位填写《公章刻制申请表》,按流程审核,经公司法定代
表人或其授权人批准后制发。第十九条 公司所属各单位印章,由各单位填写《公章刻制申请表》,按流程审核,经公司法定代表人或其授权人批准后制发。第二十条 刻制印章必须前往公安机关指定的机构刻制,任何人不得擅自刻制公章。第五章 印信的规格 第二十一条 行政印章为圆形,中间刊五角星,外刊单位名称,宋体自左而右环形排列,章内横向排列部门名称。人名印章为正方形。第二十二条 公司公章直径为4.0cm,部门公章直径为3.8cm。第二十三条 人名印章直径为1.8cm*1.8cm。第二十四条 社团组织、临时机构印章一般为4.0cm。第二十五条 公司项目部章采用长方形红色印章印模: XXXXXXXXXXX有限公司 XXXXXXXXXXXXXX 项目部
(此章不得用于签订任何经济合同)有效期:XX年XX月至XX年XX月 第二十六条 各分支机构党、政印章直径4.2cm。第二十七条 公章规格以制发所在地公安机关印章核发规定为准。如规定发生变动,须按本办法重新进行审批后制发。第二十八条 其他各类专用章按相关单位要求刻制。第二十九条 介绍信为A4纸大小,样式为:上部存根,设编
号,上部刊红线,下部为介绍信正文,下署时间及有效期。第三十条 公司介绍信由办公室负责设计,报法定代表人批准后印制、启用。第六章 印信的领取和保管 第三十一条 公司公章、合同专用章、法定代表人名章(含手签章)由公司办公室保管。第三十二条 公司介绍信及授权书由办公室保管。第三十三条 公司财务专用章由财务资金部负责保管。第三十四条 公司各部门公章、项目部章必须由各保管人妥善保管,不得转借他人。各部门负责人、项目经理是公章保管的第一责任人,对公章使用管理负责。第三十五条 公司法定代表人与印信保管责任人签订保管责任状,明确授权范围和保管职责。第三十六条 公司公章、合同专用章、法定代表人名章、介绍信可授权专人负责日常管理,具体人选由办公室提名,经法定代表人同意后确定。第三十七条 印章领取、变更或废止时,由公司办公室与保管单位/部门填写《印章交接表》(见附件二),办理相关移交手续,办公室应建立台账《印章管理登记表》(见附件三),登记专人领取、印章归还、作废等情况。第三十八条 存放印信需采取保险措施,防止印信被盗用或遗失。
第三十九条 印章持有情况纳入员工离职时移交工作的一部分,如员工持有公章的,须办理归还印章手续后方可办理离职手续。第七章 印信的使用 第四十条 印信监管人员应严格按照授权规定使用印信,坚持原则,履行职责。第四十一条 如临时外出,印信管理人员应将印信及相关用印台账移交办公室主任保管,办公室主任须做好移交期间的用印登记;待印信管理人员回来后,办公室主任应与之办理好印信及用印申请单、用印台账的移交手续。第四十二条 申请使用介绍信及授权书时,应填写公司《介绍信申请单》(见附件四)。一般日常性工作所需介绍信由公司办公室主任审批;归口管理的专项工作所需介绍信由公司分管领导审批;重大事项所需介绍信由公司总经理或者董事长审批。由办公室按要求办理,建立介绍信开具台帐,并做好记录《介绍信使用登记表》(见附件五)。
第四十三条 凡涉及使用公司行政公章由使用部门、使用单位提出申请,填写公司《用印申请表》(见附件六),报公司分管领导在授权范围内审批,超出授权范围的报公司总经理审批;凡涉及申请使用公司党、纪、工、团印章,由使用部门、使用单位提出申请,填写公司《用印申请表》(见附件六),报公司分管领导在授权范围内审批,超出授权范围的报党委书
记审批。公司办公室负责办理用印手续,建立公司用印台账《印章使用登记表》(见附件七),并做好用印记录。第四十四条 工程投标、工程合同的用印,由使用单位填写公司《用印申请表》(见附件六),报市场营销部或合约商务部办理审批手续,审批流程参见《公司工程投标管理办法》、《公司工程合同管理办法》。市场营销部或合约商务部指定专人到公司办公室办理用印手续。公司办公室报请公司主管领导同意后,方可用印。第四十五条 项目部使用公司公章时,由各项目部向各业务归口部门提出申请,按流程审批后,到办公室办理用印手续。第四十六条 项目部的印章使用。办公室完成项目部印章启用文件,发相关部门和用印项目部。项目部印章的使用管理参照公司管理制度执行。第四十七条 办公室印制公文时,若主管领导已在文件原件上签字批准印发时,经办人不再填写《用印申请单》,可直接用印,由办公室主任进行审批,并做好用印记录。第四十八条 凡主管领导已签署的授权书、担保函等文件,如需用印则视同领导同意,不再填写《用印申请单》,可直接用印,但必须做好用印记录。第四十九条 公章使用纪律
(一)用印由印章保管人亲自加盖,不得委托他人代替。
(二)严禁在空白的纸张或介绍信上用印。
(三)非工作时间用印,应由用印部门、单位提前1个工作日提出申请,按流程审批后,由办公室安排专人用印。
(四)原则上公司公章、合同专用章、法定代表人名章等不得携带外出。如确需外出用印时,应向办公室提出书面申请,经法定代表人或其委托人批准后,由办公室委派专人携章,监督经办人用印。
(五)所有用印均需建立印章使用台帐。第八章 印信变更、遗失、回收及销毁 第五十条 当印章名称需变更、机构合并或撤销时,由原单位、部门延续保管印章一段时间(具体时间由原单位、部门与公司办公室协商确认),确认不再使用时应将原印章交回公司办公室。第五十一条 项目部在项目竣工、结算后须将项目部章、《用印申请表》及用印台帐一并交回公司办公室保管。如需用印,按流程审批用印。第五十二条 因损毁等原因需刻制新印章时,由使用印章的部门、项目部提出申请,重新刻制,并将原印章交回公司办公室。第五十三条 当印章保管人员工作调动时,应及时办理相关的移交手续,由双方交接人签字并经主管领导审核确认。第五十四条 因工作变动未将印章交回的人员,应责成相关单位对其进行追缴,必要时采取登报申明作废、诉诸法律手段
等多种形式,维护公司利益。第五十五条 重要印章遗失、停用或销毁时,应及时通知公司办公室,同时进行登报声明并通知相关单位。第五十六条 办公室负责对印章变更、遗失、回收及销毁等情况进行登记,对回收后不再使用的印章原则上保存3年,其后作截角处理。第五十七条 介绍信内容发生变更时,应及时通知公司办公室,重新填写并将原件收回。第五十八条 介绍信遗失,经办人员应立即通知公司办公室并登报声明,消除可能产生的不良影响。第九章 检查与奖罚 第五十九条 公司法定代表人或其委托人每年对办公室印信管理情况进行检查。第六十条 公司办公室每年对总部各部门、所属各分支机构、项目部印信管理情况进行检查。第六十一条 办公室每年对总部印章使用状况进行检查,保证使用的印章清晰无损坏。已损坏的,由责任人向公司办公室说明,经领导审批后由公司办公室重新刻制后发放使用,原章由公司办公室收回。第六十二条 对印信管理不力、渎职失职,给公司造成较大损失的人员,根据责任大小,予以行政处分和经济处罚;造成严重损失或严重影响者,追究其法律责任。
第六十三条
对遗失印信人员,要查明情况,追究当事人责任,相关费用由责任人承担。未造成损失或不良影响者,给予严重警告以上行政处分;情节严重者,调离工作岗位;造成严重损失或严重影响者,追究其法律责任。第六十四条 私刻印章者要追究其责任,未造成任何影响者给予记过处分;若产生一定影响或损失者,应赔偿损失并给予罚款和记大过以上处分;若触犯法律者,移交司法机关处理。第六十五条 偷盖印章、未经审批程序擅自使用印章者,视情节轻重予以处分;私自开具有印章的空白介绍信或委托书、伪造印信者,视情节轻重给予警告以上处分,若触犯法律者,移交司法机关处理。第十章
附
则
第六十六条 本办法由公司办公室负责解释。第六十七条 本办法自印发之日起施行。附件一 XXXX印章刻制申请及领用表
编号:
申请单位
XXXXX有限公司 申请时间 XX年XX月XX 日 经办人 联系电话 申请理由: 拟定印章印模 完成印章印模 申请单位负责人 公司分管领导 财务资金部 公司主管领导 印章领用 办 公 室(申请单位负责人签字)领用人 领用日期 XXXXX项目部印章刻制申请及领用表 编号:
申请单位 申请时间 年 月 日 经办人 联系电话
申请理由:
拟定印章印模
XXXXXXXXXXXXX有限公司 XXXXXXXXXXXXXX 完成印章印模 项目部(此章不得用于签订任何经济合同)有效期:XX年XX月至XX年XX月 申请单位负责人 合约商务部 项目管理部 公 司分管领导 印章领用 财务资金部(领用人签字)办 公 室 领用日期 附件二 海外装饰印章交接表
印 模 印 模 印章名称: 印章名称: 印 模 印 模 印章名称: 印章名称: 印 模 印 模 印章名称: 印章名称: 交章人 监督人 收章人 移交日期 注:1.登记表上须盖红章。2.交接需由三人同时进行。
3.本表格一式二份,交章人、收章人各执一份。附件四 XXXX介绍信使用申请单 编号:
用印单位 申请日期 用印单位 负责人(签字)申请事由 使用部门意见: 部门负责人(签字)主管部门意见:
用信审批
(签字)分管领导意见:(签字)备 注 用印单位经办人: 联系电话: 办公室经办人:
附件五 XXXX介绍信使用登记表
序办公室 用信时间 用信单位/部门 用信事由 用信张数 用信经办人 批准人 备 注 号 经办人 1 2 3 4 5 6 7 8
附件六 XXXX用印申请单 编号:
用印单位 申请日期 用印单位
负责人(签字)党委印章 钢
印 公司印章 印章种类(选择划“√”)合同专用章 领导名章(手签章)申请事由 使用部门意见: 部门负责人(签字)主管部门意见:
用印审批
(签字)分管领导意见:(签字)备 注 用印单位经办人: 联系电话: 办公室经办人:
附件七 XXXX用印使用登记表
序拟用 办公室 用印时间
用印单位/部门 用印事由 用印次数 用章经办人 批准人 备 注 号
印章 经办人 1 2 3 4 5 6 7 8
第五篇:公司印信管理标准
文 章
来源 莲山 课件 w w
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公司印信管理标准
(试行)
1主题内容及适用范围
为规范公司各种印章的管理和使用程序,便于正确使用和有效控制,特制定本管理标准;
本管理标准适用于全公司印信管理工作。
2管理职能
2.1公司办公室负责全公司印章的管理。
2.2各部室负责本部室印章的管理。
3管理内容
3.1公司印信的种类及使用范围
3.1.1公章。是我公司的正式印章,具有法定的规格、尺度和样式,刊有法定的单位名称,正式代表我公司的职权。在处理公务中,以公司的名义上报下发的文件和对外发生工作联系,只有加盖公章,才能发生效力,才能服从、遵行或接洽、配合。
3.1.2经上级业务主管部门标准的、能够对外发生效力的部门用章和业务专用章。
3.1.3只限于本范围内工作往来使用的部门用章和业务专用章。
3.1.4一般专用章,主要用于某种特定工作,这种印章只用于刊用使用的目的和范围,超过其范围就没有其法律效力。
3.1.5钢印。一般用在需要粘贴照片的证件与证件的日期上,或者用在票据的连接处。钢印不能独立使用,也不能当作文件、介绍信及其他票据的有效标志。
3.1.6领导人及专业人员名章。代表公司领导的职权或专业人员的责任身份。具有行驶职权的标志作用。名章和个人私章不同,也属于公务专用章范畴。
3.2工作程序
3.2.1印章管理流程图
↓
开始
绘制印章草图
↓
交董事长批准
↓
公安局备案
↓
刻制印章
↓
公司登记
↓
印章单位领取签字
↓
结束
3.2.2印章的刻制与颁发
3.2.2.1印章的制发权
a、公司公章由上一级领导机关制发。
b、专用章、钢印,须报经上级主管部门或经理批准后刻制。
c、领导人名章,部门提出申请,经董事长(分管经理)批准同意后刻制。
3.2.2.2印章刻制的步骤与要求
a、公司内机构设置或改变名称,或刻专用章,印章的制发权属公司办公室,并确认刻制印章的依据。一般有下列依据之一者方可刻制。
b、有本公司或法定的主管部门关于组织新机构(或更名)文件。
c、刻制专用章要有经理或分管经理批准的书面材料。
3.2.2.3绘制印章草图
绘制印章图要严格按照国务院和省、市人民政府关于印章的规定办理。应注意以下几点:
a、正式印章一律为圆形,其尺度按国务院规定绘制。专用章的样式、尺度可以自定,但其尺度一般不得超过正式印章。
b、印文要用单位和部门的法定名称。字数较多的,可用通用的简称。
c、印文要用宋体字和国务院公布实行的规范简化字,禁止使用已经废止了的繁体字或其他字型。
d、公司、部室印章印文要符合公布名称,字型排列前段自左而右环行,后段自左而右横行。
e草图绘出后,要经公司办公室主任审查定稿后方可印章。
3.2.2.4向公安部门申请登记和审批。刻制印章必须持本公司介绍信和印章草图,到刻字社所在地公安部门申请登记和审批。
3.2.2.5委托刻字社刻制。持公安部门的批准证明、本公司委托书及印章草图,到公安部门指定的刻字社刻制。
3.2.2.6印章的验收。一要检查印章质量是否合乎要求,二要检查有无使用痕迹(新章启用前不允许有使用过的痕迹),经验收确认合格后,交付管理人员严密保管。
3.2.2.7印章的颁发与启用
颁发印章,一般由使用部门派专人到公司办公室领取,颁领印章时,手续要严密。
a、领收人需持部门介绍信并标明领收人签字。
b、颁领人双方要当面验章,认为妥当后由办公室将印章密封并加盖密封标志后交领取人带回。
c、领取人将印章带回部室,立即交部室主任拆封检验。认为妥当后,指定专人保管使用。
d、使用部门启用印章时,要将印模和启用日期报送上级主管部门或公司办公室备案。公司办公室负责把(本文来自文秘之音,更多精品免费文章请登陆www.xiexiebang.com查看)印模和启用日期的材料立卷归档,永久保存。
e、公司各部室、印章文要符合公布名称,字型排列前段自左而右。
3.2.3印章的管理与使用
3.2.3.1办公室要建立保管登记册,载明什么印章、印文、印模及保管人姓名等项。
3.2.3.2印章管理的一般规则
a、开始用印都要通过管理人员。不得委托他人代用。
b、保管印章要牢固加锁,防止被盗。用完印章要随手锁好。部门及以上印章不得敞开保管或任意放置在办公桌上。印章被盗所产生的后果,管理人员应负法律责任。
c、使用印章要在办公室内,一般不得将印章携出公司以外使用。特需须经董事长批准。
d、在印刷厂套印有印章的文件时,要有印章管理人员到场监印,并不得套印空文件纸。
e、印章管理人员要注意保养印章,及时清洗,以确保盖印清晰。
3.2.3.3使用印章的要求:
按以下五个步骤办理:
a、用印前,首先明确批准期限,要检查有无公司领导批准用印的签字。原则上,重要文件、材料、证件加盖公章由公司领导审核签字;对不涉及我公司重大事项的一般性事务而需用印的,应由该项业务主管部门或办公室管印人员批盖。
b、审阅用印内容及检查留存材料是否齐全:一般信件要保留有领导签批的草稿:合同、协议书要保留一份文本;各种文、证件、票据要附有样本,并且名称、数量相符;个别确实没有留存材料的,要详细记载用印情况已备查。
c、用印登记。经审查确认合乎用印手续后,要在用印登记簿上逐项填写登记项目。包括:用年月日、编号、用印内容、批准人、用印部门、承办人、监印人及留存材料等。
d、盖印。经上述审查、登记后,即可按要求加盖印章。盖印要端正、清晰,并压年盖月。
e、整理留存材料。对其进行编号整理,归卷备查。其中有查考价值的,要在年终立卷归档保存。
3.2.3.4特殊情况的处理
印章管理人员对印章使用的后果负有责任。所以,在一般情况下,不允许在空白凭证、介绍信上盖印。如确需时,应按下列要求处理:
a、要公司董事长特别批准。
b、此类凭证要有指明用途的特定格式,以使其不能作别的凭证。
c、此类凭证要逐页编号,装订成册,并留有存根和领用人签字。
d、此类凭证的具体管理,要由领用部门负责。领用部门要由专人管理,填发时要履行批准手续。
e、此类凭证使用后应注明去向并申请上填写清楚。
4检查与考核
4.1各部室在印章起草、刻制、颁发、启用过程中,不按本规定执行,每次扣责任人分,责任部室分。
4.2印章管理人员未妥善保管印章,遵守相关规定,影响正常工作的,每次扣责任人分,造成损失的,给予相应的经济和行政处罚。
4.3各部室成员因事需加盖公司或部室公章,必须按本标准中相关规定执行;未按本标准规定执行或私自盗用公章,公司视情节给予责任人经济、行政处罚,造成严重后果的,按国家相关规定移交司法机关,依法处理。
5、本制度自发布之日起执行。
附加说明:
本制度由办公室提出、起草并负责解释。文 章
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