关声像档案管理的调研分析

第一篇：关声像档案管理的调研分析

声像档案是指国家机关、企事业单位和社会组织以及个人在从事各种活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片、底片、影片、唱片、录音带、录像带等不同材料为载体，以影像、声音为主，并辅以文字说明的历史记录。

声像档案是一个机关或单位档案的重要组成部分。随着社会的发展和办公条件的改善，在机关、企业单位的各项活动中形成了大量的声像档案

。为了更好地保护好、利用好这些生动、形象的特殊载体档案，笔者现就目前声像档案的管理现状及对策谈谈个人的粗浅之见，与同行商榷。

近两年来，我县发现部分机关只重视文书、会计、移民档案，忽视了声像档案的收集和整理和保管，普遍存在着归档不完整、保管条件差、管理混乱等问题，声像档案管理严重滞后于档案工作的整体发展水平，已到了非抓不可的程度。因此，采取有效措施，加强声像档案管理工作刻不容缓。

一、声像档案管理存在的问题

一些机关和企事业单位，对声像档案的管理普遍存在着以下三个方面的问题。一是声像设备和人员的问题。有的单位把声像设备当着一种摆设品，有的单位把声像设备存放在各科室，有的纯粹是给个人保管，没有让它发挥应有的作用。而另一方面则是有的单位没有使用声像设备的人员，或设备使用人员不明确，或使用设备人员频繁调动，致使声像设备不能充分发挥作用，最终造成一些重要活动没能及时摄录，档案没能完整保存下来，给以后声像档案的产生及归档留下了隐患。

二是部分设备使用人员对声像档案的认识不足。摄影录人员在各自单位中直接从事着产生声像档案的工作，并决定着声像档案的数量和质量。在调查中我发现，在多数摄录人员中都不同程度的存在着两种思想认识上的误区，一种是有的人根本就不知道什么是声像档案。他们认为只有上级文件、红头文件才是档案，而他们在公务活动中形成的照片、录音、录像带等，只要拍完、录完就算完成任务了，不需要归档保存。另一种是有的人认为谁的照片就归谁，送往报社、电台用完就算完了，怎么处理这些声像档案属于个人行为。这些人缺乏全局观念，档案意识不强，只考虑个人或本部门工作方便，致使部分声像档案长期在个人手中或科室内部保存，不移交档案室或档案馆统一保存。特别是因为人员变动和机构调整，造成声像档案的失控或流失，致使单位档案不齐全，不完整和有效利用。

三是声像档案管理混乱。声像档案混乱又主要表现在以下几方面。

1、管理制度不健全。有的单位声像档案没有实行集中统一管理，且缺乏必要的管理制度。有的单位虽有管理制度，但落实不够好，缺乏有效的保障措施。

2、档案意识淡薄，声像档案难以及时、完整归档。声像档案不但具有较强的时效性，而且归档要求具有特殊性。例如照片底片需同时归档，影像需辅以文字说明，如果不及时归档，日后就是摄影人员自己也难以追忆其齐全和准确，且多数照片、底片早已分家或已无底片，数码照相通过相馆洗印也是早已删除或存储遗忘，文字说明更是难以说清楚。本来是很珍贵的照片，却由于没有及时归档而失去了其应有的价值。又从录音、录像带的归档情况来看，更是令人担忧。相当一部分单位和部门个人手里保存着一定数量的珍贵声像档案，没有及时记录成光盘，也不愿意将声像档案交出来实行集中统一保管，好像是自己的作品。究其原因，主要是档案意识不强。

3、保管条件差，声像档案寿命难以保障。由于声像档案载体所决定，因此保管条件比纸质档案要求更高。据笔 者了解，区、县机关、企事业单位不但没有设置专门的声像档案室，就连专用声像档案柜，防磁柜都没有。一般都是将声像档案存放在其它档案柜内与其它档案混存，达不到控湿、恒温、防磁等保存要求。致使一些照片变黄褪色，底片粘连变质，磁带、光盘受损。这种保管声像档案的条件，将会造成不可弥补的损失。

声像档案馆藏、室藏匮乏，无从利用，更谈不上发挥作用。由于相当数量的声像档案都散存在个人手中或科室内部，没有集中统一管理，所以，机关、企事业单位声像档案的数量十分有限。机关档案室声像档案不齐全，不完整，档案馆的声像档案也就没有了来源。没有声像档案就谈不上什么利用，更谈不上发挥什么使用。总之，就声像档案而言，无论是收集、整理利用，还是意识、认识，管理都存在着既普遍又严重的问题，势必引起我们的高度重视。

二、声像档案管理现状的对策

既然我们看到了声像档案管理的症结所在，就应该以积极的态度，找到解决问题的方法，以本人粗浅之见，我认为应该着重从以下几个方面解决加强对声像档案管理的问题。

1、加强宣传、提高意识。

要提高全民档案意识，尤其是被遗忘了的声像档案，就必须营造一种良好的档案工作氛围，要让大家都能认识到 搞好档案工作不仅是档案主管部门的事，更是各立档单位乃至全社会的事。要使各级领导重视档案工作，就必须加大宣传力度，主动争取领导。加大档案工作

宣传力度，提高全民档案意识，积极主动争取各级领导对档案工作的重视，是做好档案管理工作的基础和前提条件。做好声像档案管理工作更是如此。

2、严格制度，加强管理。

要改变声像档案目前管理混乱的现状，必须制定一套切实可行的管理办法，建立健全各项规章制度，并严格付诸实施。从声像材料的形成、收集、整理、归档到移交档案室统一

保管，都必须要有一套严格的制度，要防止分散流失，杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用也应作出明确规定。制度建立健全之后，最根本的问题是狠抓落实。要明确责任，依法管理，做到有章可循、有法必依。要使对声像档案的管理逐步走上良性循环的轨道。

在一些重大活动、重要会议、城市建设、企业生产、经营、外事活动中，形成了大量的声像档案材料，要使这些材料完整地保存下来，并发挥它的作用，就必须加强对声像档案的管理，除了建立必要的规章制度，并落到实处以外，在这些活动中，还应有档案管理部门或档案工作人员参与其中，以确保声像档案的真实性和完整性。

3、分类指导，加强监督。

根据声像档案目前管理的现状，档案行政管理部门要加大对声像档案的监督指导力度，并把它作为档案工作目标管理、年度执法检查的重点内容之一。同时，要针对各单位不同的具体情况，采取不同方式进行分类指导，力争提高整体水平，对有设备、有专业摄录人员，而档案管理没跟上的单位，应着重在依法管理、建章立制上加强指导和监督。对有设备，人员不专业的单位，重点是加强尽快提高摄录人员、档案人员的专业知识水平和业务技能。对声像档案的整理一定要按照《db21-61-89声相档案管理规范》进行整理归档，对问题较多，基础薄弱的单位，要限期整改，不留死角。

4、妥善保管，有效利用

从长久保护和有效利用的角度考虑，声像档案要求有控湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等措施，而目前声像档案保管条件普遍不符合上述要求，要设立专门的声像档案室显然不现实。那么怎么办？我认为声像档案独立成卷，使用声像档案专柜或密闭铁柜、木柜单独存放、对形成电子档案的要具备防磁柜；严格控制库房温湿度，避光，远离磁场，定期倒带，定期检查等，这些是能够做到的。收集、整理、保管声像档案的目的，一方面是记录历史的直实原貌，更重要的则是提共利用，为各项工作服务。因此，档案工作的目的和任务就是服务。

总而言之，做好声像档案管理的各项工作，保管保护好声像档案，积极主动提供利用是每一个档案工作者义不容辞的责任。

第二篇：声像档案管理

声像档案管理

一、声像档案的归档范围

（一）本单位主要职能活动和重要工作成果的声像材料；

（二）领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的声像材料； •

（三）本单位组织或者参加的重要外事活动的声像材料；

（四）本单位重要工程建设、重大技术改造和技术引进中形成的声像材料； •

（五）本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的声像材料；

（六）本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的声像材料；

（七）其他具有保存价值的声像材料。

二、声像档案的归档要求

（一）属于归档范围的声像材料，形成部门和人员应当及时向本单位档案部门归档，不得私自保存或者据为已有；

（二）归档的声像材料必须是原版、原件，底片与照片影像应当一致；归档的声像材料必须图像清晰，声音清楚，底片不得磨损；

（三）对于需要永久、长期保存以录音带、录像带和磁带等磁性材料为载体的声像资料，立档单位应当将其制成光盘。光盘与录音带、录像带和磁带等同时归档，分别整理、编目、保管，并注明互相参见号；

（四）归档的数码照片必须按照规定格式和规格制作光盘保存； •

（五）归档的声像材料应当加以相应的文字说明；

（六）归档时应当填写归档清单一式两份，交接双方各留一份备查。

声像档案单件（卡带）

声像档案（录像带）: 光盘档案封面: 光盘档案内页和总说明 光盘档案案卷目录 注意事项： •归档时间：随时归档和年终归档； •保管期限分为：永久、长期和短期；

•声像档案要注重防磁（尤其是磁性载体）、防震、防潮、防日光及紫外线； •声像档案应当恒温、恒湿保存，在24小时内温度变化不得超过±3℃，相对湿度变化不得超过±5％；照片、底片存贮温度应当控制在2—21℃，相对湿度应当控制在20—50％之间；录音带、录像带、磁带、光盘的存贮温度应当控制在15—27℃，相对湿度应当控制在40—60％之间；

第二节

照片档案管理

一、照片档案的定义与分类

1、照片档案是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。照片档案一般包括底片、照片和说明三部分。

2、随着社会技术的跨越式发展，相片的形成方式也在不断地更新换代。从成像原理与载体上区分，相片档案可分为：传统照片档案与数码照片档案。

•传统照片档案即感光材料照片档案。感光材料是指见光后能发生各种化学反应的材料。譬如：银盐胶片和非银盐胶片。

•数码照片档案是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中形成的有保存价值的数码照片。

•数码照片是指用扫描仪扫描或数码相机直接拍摄获得的，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的图片文件。

二、传统照片档案的管理

1、传统照片档案管理的基本原则 ①照片与底片应分别整理和存放； ②照片与文字说明要一同整理和存放；

2、底片档案的管理

作为档案保存的底片应力求原底片、原件。

值得注意的是，一般原底片是不能提供利用的，只作存档之用。冲洗照片一般通过翻版复制原底片的方式。此外，文字说明应包括事情、时间、地点、人物、背景等情况，应简单明确，避免重复。底片的分类与排列 根据各个单位存有底片档案的实际情况，可分为：黑白底片和彩色底片；原版底片和翻版底片；硬底片（玻璃片）和软底片（胶片）。如果底片类型单一，则可不分类。底片的排列应该按时间顺序来排，先年份再月份。

底片装袋与编号 底片保存应放入专用的底片袋。规格为：45mm*55mm。而且必须一张一袋，连张的底片要裁剪。底片编号由底片册号和张号组成，格式是¡°1-15¡±（表示第1本底片册中的第15张底片）。底片编号一般标注在底片袋的右上方和底片册内的¡°底片编号¡±。底片入册 严格按照一张底片一个袋，一个袋子入一个（芯页）格。

底片册内备考表 底片册册脊 底片档案案卷目录

3、照片档案的整理

•照片档案的整理包括照片的分类、排列、编号、装册、编写文字说明、编制卷内目录、填写照片册内容、编写照片档案案卷目录等工作环节。

•编写文字说明的六要素：

1、时间：事件、事物发生、变化的时间。•

2、地点：所拍照片的具体地点。

3、事由：照片所反映的事件、事物的情由。•

4、人物：主要人物的身份、姓名、位次。•

5、背景：对揭示照片主题有一定作用的背景。•

6、摄影者：拍摄单位和拍照人。

•每组照片前要对整组照片作总说明，即这组照片反映事件的时间、地点、经过、主要人物等总说明。每张相片还必须有分说明。

 照片组说明与分(张)说明

照片档案案卷目录 照片档案卷内目录(档案局)照片档案卷内目录(说明到张)

三、数码照片档案的管理

1、数码相片档案一般由数码图像、文字说明和EXIF信息（Exchangeable Image File 可交换图像文件）三部分组成。

2、EXIF信息是镶嵌在图像文件格式的一组拍摄或扫描参数，主要包括摄影或扫描时的光圈、焦距、分辨率、相机品牌型号、日期时间等各种与当时摄影或扫描条件相关的信息。介绍：数码相片EXIF信息的查看方式

3、数码照片的收集可以参照前述照片档案收集范围的要求，凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的数码照片均属收集范围。

4、数码照片形成后，由摄影者及时向档案室移交归档。

5、档案部门要完善数码照片档案收集制度，在收集、归档工作中坚持前端控制并参与指导，确保这一新型载体档案的完整与安全。

6、归档时要求数码照片、纸质照片（永久、长期保存的）、文字说明三者齐全并做到内容相符。目录数据库应著录照片题名、拍摄者、拍摄时间、文件位置（对应数码照片存放文件夹和文件名）四个项目，移交时要求全部著录。

8、数码相片的文字说明包括组文件夹的命名、组文件夹内的总说明和每张数码照片的分说明。

9、数码相片的存储：

①只读型、质量好、容量大的单片盒装DVD光盘； ②“一次性写入”，低速（一般用8X以下）；

③一式三套：一套封存保管；一套供查阅利用；一套异地保存。套别分别用字母A、B、C表示。

10、刻录内容： ①数码照片文件夹； ②数码照片目录文件； ③光盘说明文件。例如：市档案局2005年数码照片 套别：A 照片文件起止时间：20050112-20051228 保管期限：永久 照片张数：417 照片文件类型：JPEG 光盘类型：DVD-R 制作时间：20060215 制作软件：NERO6.1 制作设备：HP 2000e 制作人：文章

11、光盘整理。

可参照《电子文件归档与管理规范》

•归档时档案室要对数码照片的有效性和完整性进行审核，并由负责人签署审核意见。

•对于重要的数码照片，还要注意及时登记读取设备软件环境和硬件环境的版本、数据类型、格式，以保证数码照片的真实性。

•归档的每一张数码照片都要确定保管期限，保管期限的划分参照文书档案。•数码照片按其形成分类整理。按每一或每次重大事件、重要会议来访建立一个文件夹，文件夹下存放当或该事件、会议、来访数码照片文件。对文件夹内的数码照片文件一般可按时间或重要程度先后排列、编号。一组联系密切（如同一次会议、活动、事件的）数码照片应排列在一起，再对数码照片编写文件名或文件号。

第三篇：声像档案管理规定

声像档案管理规定

总则

为规范项目部各类档案管理，根据有关国家及地方法律法规要求，结合项目实际情况，特制订声像档案管理规定。本规定自发布之日起实施，各相关单位应认真组织本规定的实施。

1、范围

本标准规定了记录声音或影像的档案，包括照片、影片、录音带、录像带等档案的收集要求、整理程序和保管规定。

本规定适用于江苏阚山发电有限公司2×600MW超超临界工程各参建单位。

2、规范性引用文件

GB/T 7156文献保密等级代码

GB/T15418档案分类标引规则

GB7309-1987盒式录音磁带总技术条件

GB-9416.1-1988

GB/T14306-1993

中华人民共和国档案法实施办法

中华人民共和国保守国家秘密法

国家档案局关于机关档案保管期限的规定国档发[1987]27号

3、职责

3.1各参建方移交公司的声像档案工作由工程管理项目部工程管理部负责管理，并负责业务指导。

3.2 声像档案做为档案管理的一部分，应在分管技术的副总经理和综合事务部主任的领导下开展工作，同时在业务上受行业、地方档案行政管理部门和中国电力投资总公司档案管理部门的监督和指导。

3.3各参建方应建立声像档案管理网络，配备专兼职声像档案员，负责各单位在工程各阶段形成的声像资料的收集、整理、保管工作，并按规定向工程管理公司项目部工程管理部移交归档。

3.4 工程公司项目管理部依法履行下列档案管理职责：

3.4.1 贯彻执行《中华人民共和国档案法》等有关法律、法规和方针政策，制定项目部有关档案管理的规章制度和企业标准。

3.4.2 统筹规划并负责项目声像档案的收集、保管、统计、利用、鉴定和销毁工作。

3.4.3 监督、指导各参建方单位的声像档案的形成、积累、整理和归档工作。

4、要求

4．1声像档案归档范围：

1）、反映本项目工程主要职能活动和基本历史面貌的声像档案；

2）、上级单位来项目视察工作或从事其他活动所形成的与本项目工程有关的重要公务活动的声像档案；

3）、召开重要会议和重大纪念活动中形成的声像档案；

4）、工程的基地原貌、奠基仪式、竣工典礼等活动所形成的声像档案；

5）、记录本单位重大事件、重大事故、自然灾害及异常现象的声像档案；

6）、具有历史意义和特殊意义的建筑物的声像档案；

7）、重要施工过程及操作，试验、启动所形成的声像档案；

8）、各项专题活动的录音（像）带

4．2声像档案的归档时间与要求

4.2.1凡是归档范围内的声像档案资料，必须及时、全部、完整、准确地移交归档。

4.2.2 所形成的声像档案资料，必须按照归档要求移交归档，影像、照片等必须另附文字说明，具体包括时间、地点、人物、事由、背景、摄录者等。上级领导的讲话录音（像）带，必须同时翻录成纸质文件。

4.2.3归档的声像档案材料必须是原版原件；底片、照片、文字说明齐全；底片与照片内容要一一对应，照片的规格力求标准。反映同一个事件的若干照片，选用主要照片归档；归档的照片材料没有污迹、水斑等损坏现象。

4.2.4 归档的磁性载体文件必须是可读文件。必须在有关的设备上演示或检测，运转正常，无病毒，清洁，无划伤，确保文件的完整性和内容的准确性，应一式两份，与相应的纸质文件同时归档。

4.2.5 归档使用的录音（像）带。软磁（光）盘的性能质量，应分别符合GB-7309、GB9416.1-88、GB/T14306-93的规定。

4.2.6 磁性载体文件形成部门对已形成的磁性载体文件应同纸质文件一样及时归档，同一项目同一类别的磁性载体文件应存贮在同种磁性上，同一盘（带）中存放多份文件的应建立磁性文件目录清单。

4.2.7磁带（软）磁盘需简要说明带（盘）中存贮文件的内容、运行的软、硬件环境、版本号、文件的完整性和准确性等。

4.2.8 录像片需简要说明该片的内容、制式、语别、密级、规格和放映时间。同时，还应归档一套可供借阅的备份录象片。

4.2.9 录音带需简要说明讲话内容、讲话人姓名、职务、录制日期、密级等。

4.2.10 归档的磁带（软）磁盘必须贴上标签。

4.2.11磁带（软磁盘）套、盒上需标注带（盘）编号、档号、软件名称、版本号、文件数、密级、编制人、编制日期等标识。

4.2.12 录象带盒上需标注带编号、档号、讲话人姓名、职务、主要内容和录制日期、密级、讲话时间等。

4.2.13声像档案材料归档时必须严格履行验收、交接手续。

4.3 照片档案的整理

4.3.1照片档案卷内目录格式应符合照片档案管理国标。卷内目录的填写,以照片的自然张或总说明的若干张为单元填写卷内目录。（一组照片在填写总说明后，仍以照片的自然张填写卷内目录）。

4.3.2各参建单位按上述要求将自身形成的声像档案按照《竣工资料编制细则》编审程序及移交归档时间要求进行移交。

第四篇：声像档案管理标准

声像档案管理标准

前 言

为了加强我厂声像档案的管理，更好的为企业提供利用，并结合我厂实际特制定本标准。本标准发布的同时声像档案管理标准Q/LSD-204-02.04-90废止。

本标准由刘家峡水电厂标准化委员会提出。

本标准由刘家峡水电厂标准化委员会批准。

本标准由经营管理部归口。

本标准科技信息中心档案组提出并负责起草。

本标准主要起草人：王培珍、隋静云、俞亚芳、蒋文谦、宋燕萍。

本标准于1990年1月1日首次发布，2001年 月第一次修订。

声像档案管理标准范围

本标准规定了我厂声像档案的职责、归档范围及各项管理要求。

本标准适用于本厂的声像档案的管理。管理职责

2.1 声像档案是指在生产、基建、科研、政治、文化等各项活动中形成的具有保存价值的照片（包括正片和底片）、录像带、影片、录音带等专门载体材料。

2.2 本厂档案管理部门负责收集、整理、编目、保管、统计及提供利用等管理工作，并对各形成声像材料单位进行档案业务指导，监督、检查。归档范围

3.1 本厂党、政、工、团、妇等召开的重大会议形成的声像材料。

3.2 各类大型专业会议形成的声像材料。

3.3 党和国家领导人、国家电力公司、西北电力集团公司、省电力公司领导及所在地方党政机关领导来厂检查、视察工作或从事其它活动所形成的声像材料。

3.4 外宾来厂参观、访问、考察本厂形成的声像材料。

3.5 本厂技术创新、新技术运用等重要科研成果形成的声像材料。

3.6 本厂发生重大人身、设备事故、重大自然灾害现场形成的声像材料。

3.7 本厂重点基本建设、工程开工、竣工剪彩仪式等形成的声像材料。

3.8 本厂举行的重大纪念、庆祝及大型文艺、体育活动形成的声像材料。

3.9 本厂荣获国家电力公司、西北电力集团公司、省电力公司及省级以上荣誉称号的奖状、锦旗、奖章、奖牌、证书等声像材料。

3.10 本厂荣获地、县级各种荣誉称号及本单位表彰奖励所属单位或个人所形成的声像材料。

3.11 本厂的总体概述、风光介绍等形成的声像材料。

3.12 本厂具有特殊意义和长远利用价值的声像材料。声像档案归档时间

4.1 照片冲洗加工后，由摄影者从中挑选图象清晰具有代表性照片进行整理。

4.2 按顺序逐张编写说明，连同底片、照片一同在两个月之内向档案部门归档。

4.3 录音带在完成录音的三个月内由录音者编写说明，并写明带型、播放时间（分）、录制日期、录制人后归档。

4.4 录像材料在归档前必须由录像专职人员说明该片的题名、背景、时间、摄像者等,生产现场（含设备事故）需拍摄录像的有关单位要配合负责该片文字说明，录像材料一旦成片后应立即送档案部门归档。声像档案的整理

5.1 照片档案按《甘肃省电力公司声像档案管理办法》整理，附有的文字说明必须包括事由、时间、地点、摄影者，录音、录像材料参照照片管理办法整理规范。声像档案的收集

6.1 收集声像档案时必须当场验收，合格后办理交接手续，各持移交清单一份。声像档案的借阅

7.1 由于工作需要需借阅档案时，应办理借阅登记手续，写清楚利用的目的、借阅起至时间、登记档案的编号，借阅人签名。

7.2 借用的档案要妥善保管，不得损坏、丢失、沾污、转借。

7.3 确因工作关系需要复制时，需经档案主管部门主任批准方可复制。

7.4 在归还借出的档案时，档案人员应严格检查验收档案。

7.5 出借的档案一般不超过15天，特殊情况需延长者，必须办理续借手续，最长不得超过一个月。

第五篇：声像载体档案管理

1.熟悉声像档案工作的基本原则和归t当范围的确定。

2.对声像档案的形成、积累、立卷、归档工作进行检查、督促、业务指导，确保声像档案材料的完整、准确。

3.对声像材料部门专(兼)职濟案员提出的疑难问题，应及时与有关领导研究解决。

4.做好声像档案的开发利用工作。

5.严格执行保密制度，维护声像档案的完整和安全。

6.积极做好“八防”工作。