档案管理现状分析（5篇）

第一篇：档案管理现状分析

一、大背景

财务会计档案是记录和反应经济业务的专业材料，是重要的历史材料和证据。财务会计档案管理的质量直接影响着企业的经济运作情况。鉴于会计档案的重要作用，《会计法》等相关政策、法规都对会计档案的界定、装订整理、保管使用、移交销毁等内容进行了明确的规定。而且在20世纪末财务部和国家档案局共同发布了《会计档案管理办法》进一步规范了财务会计档案的管理并随后进行了修订，颁布了新的《会计档案管理办法》。但是由于种种原因，财务会计档案在管理中还存在着影响会计档案管理水平的诸多问题，需要进行梳理和研究。

二、现状分析以及存在的问题

随着市场经济的逐步发展，电力企业逐步成为自主开发、自我发展的经济实体，电力企业面临着新时期电力市场竞争日趋激烈的形式。首先，国家宏观调控政策影响逐步显现，经济增长速度放缓，用电市场开拓难度加大。其次，受阶梯电价政策影响，高耗能企业的用电需求将进一步萎缩，市场形势更加严峻，并且极有可能导致政策性欠费及电费坏账的大幅发生。会计档案是企业经济发展的重要资料，充分管理利用好会计档案将为企业发展带来巨大的经济利益。然而，在现实中，电力企业并没有将能在企业经营管理中起重要作用的会计档案并没有运用到增效上。受传统计划经济体制的影响，多数企业只重视对事业收入、经费支出、资金的管理的利用，而对会计档案的管理却没有引起足够的重视，在一定程度上使会计档案没有的得到充分利用。以往会计档案管理中出现的问题主要有以下方面：

1.对会计档案管理工作的重要性认识不够，缺乏充分的认识，意识淡薄，导致会计工作与会计档案管理相脱节。有的单位领导和财务人员对财务档案工作缺乏充分的认识，只注重内部财务项目的实施，认为只要出具了财务报告，提出了财务意见，作出了财务决定，该财务项目就结束了。相对忽视文件材料的汇集、整理和归档工作，甚至认为财务工作过程中大量原始凭证的整理是一件浪费时间和精力的事情，根本不把财务资料的整理归档工作列入议事日程。会计人员上岗前，很少进行会计档案基本知识与操作技能的培训，大多数是由会计人员兼管，缺乏档案管理工作经验，不懂得档案的基本操作规程，对财务档案的归档范围和标准不清楚，导致整理出来的会计档案达不到规范要求，更谈不上科学管理。

2.会计单据格式不统一，档案装订、立卷、归档不规范。有些单位部分业务没有严格按照相关报销管理办法要求履行签批手续；有些单位财务单据格式差异较大：有些单位会计凭证装订后没有封粘，或者已封粘但在封粘处没有会计人员签章，会计凭证装订封皮项目填写不全；有些单位的会计凭证、会计账簿、会计报表以及会计文件资料混乱放置，活页账簿没按统一标准填写封面，会计报表各月份分散存放。会计档案移交时双方没有按册清点，没有移交清单，没有按照永久、定期两类分别保管，不仅查找非常困难，而且也不合乎会计档案管理要求。有些单位的会计档案未按要求归入单位档案部门保管，而是由会计人员自行保管；有些单位没有成立综合档案室，各类档案分别由具体工作人员保管；有些单位虽设有专职档案管理人员，但未接收会计档案；有些单位由于领导不了解《会计档案管理办法》，要求会计人员自行保管会计档案；还有个别单位由于档案柜不足，将会计档案装入纸箱中，任意堆放。会计档案管理及销毁不规范。会计档案管理不科学，存放没有顺序、查找不方便，借阅登记制度不健全。会计档案销毁也不及时，到期该销毁的不销毁，销毁过程有的也不规范。3.会计档案资料收集不全。有的单位只重视对会计凭证、账簿、报表等会计专业资料的归档，却忽视了会计文件材料的汇集、整理和归档工作，严重影响了会计档案的齐全性和完整性。

三、意义

电力企业档案记载企业的历史，信息连着企业的未来。对会计档案进行规范管理。可以对市场范围广、投资战线大的电力企业提供工程的投标、预算、自身可支配资金的动态、整体资金状态的参考分析，以及其他资金状况的分析和预测、战略决策和支持，以便更好地把握企业的发展方向。总的来说，管理利用好企业财务档案，可以实现以下效果：

1.掌握整个企业的整体资金状况

企业管理者随时都能方便地对会计档案目录、数据进行查询，实时、动态、完整地掌握整个企业范围内的整体资金状况，包括账户基本情况、交易记录、余额信息，提高分析和驾驭市场的能力。从而针对各地区用电结构差异和不同时期的用电特点，研究制定出企业发展计划。2.监控资金动态

防范风险、堵塞漏洞。对企业进行财务档案管理可方便地随时监测异动，加强对投资、融资、担保和汇率等方面的风险管理，为企业减少风险；同时，可方便随时摸“家底”，查问题，找原因，对症下药，堵塞漏洞，完善各项管理制度和内控制度，提高管理水平，为企业的改革和发展奠定坚实的基础。3.提高资金的使用效益

管理好会计档案，实时掌握企业可支配的资金总量，可以向商业银行争取较高的协议存款利率，可以在公司内部调剂空缺，可以尽量利用自有资金，减少财务费用，向资金要效益，提升企业价值。

4.对资金状况进行各种分析和预测，提供决策 支持根据资金需求和存量，做出资金预测，通过对资金支付信息的分析，安排对企业最有利的资金付款计划。通过对企业范围内的现金流量的完整分析，做出全面的资金规划。

第二篇：事业单位人事档案管理现状分析

事业单位人事档案管理现状分析

摘 要：人事档案是记录个人相关信息的重要材料，自出现以来，就成为知人善任、选贤举能的重要依据。新时期人事档案管理取得了长足的发展，但在管理水平、管理方法上还存在着重视程度不够、效率不高等问题，有的甚至管理设备还相当简陋，本文对这些问题加以分析，结合平时档案管理工作实际，提出档案管理方面的一些见解。

关键词：人事档案；管理现状；电子档案

人事档案是人才信息的重要载体，是人才评价的主要信息源之一，在反映个人学习经历、工作表现及成绩、奖惩情况、组织关系、历史背景及其经历的重大事件过程中发挥着重要作用，是知人善任、选贤举能的重要依据。管好用好人事档案，符合以人为本的管理理念，有利于人才资源开发利用。当然在许多企业中已经不要求档案的管理，出现了人档分离的状况，企业并不去管理，查看员工档案。但在事业单位中，人事档案在人事管理工作中发挥着重要作用。随着我国人事制度改革力度的不断加大，事业单位人事档案管理显得越来越重要。本文着重探讨事业单位人事档案管理工作历史、现状并对存在的问题加以分析。

一、人事档案管理历史发展

我国人事档案管理源远流长，先秦时期就有“谱牒档案”（宗法制，它记述一家一姓的世系和人物事迹，并以表的形式表示家族的世系繁衍，是确保继承王位、官职、财产以及其他特权的依据。）、册命、荐书、治中等。这就是人事档案的雏形。隋唐时期，科举制度的兴起，给人事档案管理工作提供了新的机遇。从这时候起人事管理形成制度并开始设有管理部门，人事档案管理也逐渐完善，尤其是唐朝铨选制度的确立，更加速了我国最早的、专门的人事档案及其保管场所――“甲历”、“甲库”的诞生。甲历包括履历、考绩、职名等材料，加之勋甲、封甲及考功簿书，这些共同构成了比较完整的现代人事档案雏形。宋、元、明、清时期，人事档案进一步发展，特别是明清档案中已有很多与现代干部表格颇为相近的履历、政绩考察情况表。

新中国成立后，在中国共产党的领导下，人事档案和人事档案工作进入到全面创建和发展阶段。我国人事档案和人事档案工作在曲折中前进，并逐步走上了制度化、规范化、现代化之路。尤其在新时期，各种现代设备应用于档案管理工作，给档案管理工作提供了新的方式方法。

二、人事档案管理工作现状

人事档案管理系统已形成规模。我国的人事档案工作在国家档案行政管理部门宏观管理、组织协调下，由中央组织部、国家人事部、劳动部领导与指导，实行集中统一、分级负责的管理体制，以维护人事档案的准确、完整与安全，并以为人事工作和其他工作服务为原则。全国各级单位的组织、人事部门基本上都设立了人事档案管理机构，并配备了专职或兼职档案人员，接受同级档案行政管理部门的监督、指导。

人事档案管理制度初步建立。人事档案管理必须以实现标准化为基础，没有标准化，就没有高质量、高效率。中组部、人事部、劳动部、教育司为适应人事制度改革的需要，制定和颁布了一系列制度和规定，如1991年《干部档案工作条例》、《干部档案整理工作细则》、1992年《企业职工档案管理工作规定》、1993年《国家公务员暂行条例》及1996年《干部人事档案材料收集归档规定》、《国家教委委属高校干部人事档案工作暂行规定》。中组部还确定了在全国范围内开展干部档案工作目标管理活动，出台了《干部人事档案工作目标管理暂行办法》、《干部人事档案工作目标管理考评标准》、《干部人事档案工作目标管理检查验收细则》等通知。这些制度、规定是人事档案管理工作的基本依据，使档案管理人员在整理档案时有所依据，对人事档案管理工作的规范化、标准化起到了极其重要的作用，使人事档案管理有章可循。人事档案工作取得了喜人的成绩，但在以下方面还存在着急需解决的问题。

1.虽然意识到人事档案工作的重要性但具体实施力度不够。人事档案工作是一项默默无闻、不容易引人注意的工作，也不容易取得明显成绩。长期以来，相当一部分人员包括部分领导干部虽然思想上意识到人事档案管理工作对单位人员管理起到重要作用，但不是单位的主要工作，不能给单位创造绩效，只要做到不丢失，不泄密，能应付档案查阅就行了。因此。一些单位领导在日常工作中往往忽视人事档案管理工作，没有将相关的档案政策措施落到实处，形成“说起来重要、排起来次要、忙起来忘掉、用起来需要”的状况，这样会导致人事档案工作长期处于被动应付的状态，甚至出现档案混乱，缺少材料，需要时再临时整理的局面，难以高质量地为干部队伍建设服务。

2.人事档案管理工作管理水平不高，条件设施、管理手段落后。随着人事制度改革向纵深推进，机构调整、内部科室重组，人员竞聘上岗，原有的人事档案管理人员的岗位变动，大部分在岗的人事档案管理人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，对档案的查阅流程，查阅条件与手续执行力度不够，档案收集意识淡薄。大多数档案管理人员身兼数职，平时只忙于其他工作，忽视了日常档案管理工作，仅仅只是将收集到的材料放入档案盒，没有及时整理，严重影响了档案管理水平。

在设备配备上，很多将办公、阅档、仓库合为一间，既无铁门、铁窗等基本防护设施，其他诸如防火、防潮、防虫蛀等手段也只是停留在较低的水平上。管理手段相对陈旧，调阅档案时都是采用原始的手工操作方式，由于反复手工查阅，阳光多次照射，造成纸张发黄变脆、字迹褪色等现象，直接影响到档案的完整与安全，影响到档案的可读性。

3.归档的材料不全面、不够真实、准确、规范。人事档案材料本是全面、客观、历史地记载本人情况的，具有很强的真实性和唯一性。但在实际档案中，许多应存档的材料不完整，比如缺少考核登记表，缺少党团材料等。出生日期、参加工作时间、入党时间混乱，尤其在部分老档案中更加严重，甚至出现档案中出现的出生日期没有一个能具体到日的情况。据称某部门做过一项调查，对近3000名干部的“三龄一历”（年龄、工龄，党龄、学历）逐一审核查实，发现年龄不符的竟有333人次之多，工龄不符的有160人次之多，党龄不符的也有79人次之多。档案材料纸张有严格规定，必须统一使用16开规格的办公用纸，对那些大于或小于16开规格的档案材料以及对那些不规则、破损、卷角、折皱的材料都要进行技术加工，折叠、剪裁及裱糊。但近几年来，时常有A4纸规格的材料归档。这些材料裁剪非常困难，裁剪后四边的文字往往紧靠边缘，有的甚至有些文字被裁去半边，这样人为的重复劳动，不仅造成人力、物力、财力的浪费，同时也使得人事档案案卷很不美观。

三、对新时期人事档案管理工作的思考

随着人们生活节奏的加快，现代信息技术的发展，对新时期档案管理工作提出了新的挑战，也提供了新的机遇。面对上面提出的问题，本着务实高效的原则提出以下对策。

1.提高人事档案重要性认识，将相关政策、措施落到实处。进一步做好人事档案管理工作。单位领导应高度重视干部人事档案管理工作，把它放在单位干部队伍建设的高度来对待，并将其纳入到议事日程，在平时的工作计划中适当列入档案管理这一项内容，要建立档案管理领导小组，定期对档案管理工作进行检查、指导、督促，发现问题及时解决，要建立人事档案管理达标升级考核机制，对人事档案工作实行定性定量考核，分级分类指导，等级升降动态管理，将档案管理工作纳入相关人员的绩效考核，进一步推进人事档案工作制度化、规范化和科学化建设。

2.加强档案工作的基础建设和人事档案管理人员队伍的自身建设。人事档案管理部门要积极争取领导的支持，做好档案管理设施的更新。要建立坚固的防火、防潮的专用档案库房，配置铁质的档案柜；库房内应设置空调、去湿、灭火等设备；库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施和安全措施应经常检查；每天上班下班时间对档案室进行日常检查，以便及时发现门窗安全；档案室钥匙不能出现多人共管或丢失的情况；档案库房、阅档室和档案人员办公室应三室分开。要加大资金投入，配备先进计算机管理设备。注意提高人事档案管理人员素质，人事档案工作是一项政策性和业务性较强的工作，它集服务性与保密性于一体，因此，各级组织人事部门要注意加强干部档案工作队伍建设，选择政治上可靠、作风正派、责任心强的共产党员从事干部档案工作，注意对他们的教育培养，关心他们工作、生活，充分发挥他们的积极性和创造性。主管部门应定期组织培训业务知识，让他们掌握新的知识和先进的管理技术，进一步了解管理档案的重要性，增强责任心，提高档案管理的技术水平。还可以加强各单位档案管理人员之间的业务交流，互相学习、借鉴管理经验、方法。档案员要勤奋学习，提高自身素质与政治觉悟，踏踏实实地做好本职工作，勇于探索、创新，使自己的工作方法适应新时期人事档案管理工作。

3.加强人事档案管理现代化和信息化建设。人事档案是人才信息资源库，合理利用各种资源，使其最大限度地发挥作用，必须把先进的科学技术手段应用于人事档案管理，结合实际建立电子档案系统，电子档案与传统档案结合使用，以达到提高工作效率和保护纸质人事档案的目的。这就要求档案管理部门进一步提高工作效率，准确、及时地传输人事信息，实现电子档案与纸质档案同步。要提高工作效率，就需要对人事档案实行计算机辅助管理，利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，及时将档案资料整理输入计算机，通过相应的技术处理，将文字、图片、声像等资料转变成数据资料，实现人事档案纸质与数据格式并存，这就可以根据需要通过屏幕查阅有关内容，这样就避免了反复翻阅档案造成档案破损的情况发生。同时要充分利用计算机网络技术来进行人事档案管理创新，通过网络，可以实现不同地域之间的非保密档案的信息共享，提高工作效率，节省成本。

结语：事业单位人事档案工作也要与时俱进，积极探索适应新形势下档案管理的方式方法。将现代信息技术应用到档案管理工作，不断开创档案管理工作新局面，使人事档案更好的为人事工作服务。

第三篇：企业境外机构档案管理现状分析及对策

企业境外机构档案管理现状分析及对策

郭润华

2012-11-21 15:23:53 来源：《北京档案》2011年7期

【英文标题】Analysis and Countermeasures of Archives Management of Enterprise Overseas Institutions

【作者简介】郭润华，中国石化集团公司。北京 100728

【内容提要】 随着国际化战略的逐步实施，围绕海外资产和主营业务形成了大量境外档案资料，如何针对境外档案管理特殊性，解决境外机构档案管理存在的问题，本文将档案管理的普遍性原则与境外机构档案管理的特殊性相结合，提出了解决问题的措施。

【关 键 词】境外机构/档案管理/建议

为了解中国石化驻外机构档案管理基本情况，有针对性提出加强驻外机构档案管理的对策，笔者调研分析了中国石化中东代表处、国际石油勘探公司西亚-北非大区公司、国际事业(中东)有限公司、中原石油勘探局中东石油工程公司、中国石化英国代表处、联合石化(英国)有限公司、国际石油勘探公司萨摩亚KREUZTALLTD伦敦分公司等7个驻外机构档案管理情况，并针对问题提出加强中国石化驻外机构档案管理的措施。

一、中国石化驻外机构档案管理现状

1.中国石化中东代表处。建立于2004年，主要职责是代表集团公司联络我驻阿联酋及周边地区10个国家的使领馆、经商处；协调、管理中石化在中东地区各机构；建立信息平台，为中石化总部相关部门提供信息和相关投资、服务方面的建议；接待总部和总部机关及所属企业代表团。代表处有专人兼管文件的收发和其他资料的管理工作，配备有专门的档案柜，每年年底对当年形成的收发文、报告、请示、批复等文件材料进行整理归档，建立有档案目录。但没有专门的档案管理制度。受办公条件限制，加之所形成的档案材料较少，没有设立专门的档案库房。

2.国际石油勘探公司西亚-北非大区公司。2007年7月1日正式运营，为国际石油勘探公司地区性派出机构，主要职责是代表国际石油勘探公司对所辖项目实施靠前管理，组织完成本部下达的计划和预算，全权负责项目实施过程中的生产、技术管理、决策、热线技术支撑，HSE项目运行管理等，对辖区各项目人力等资源进行统筹调配。一名副总经理具体分管档案工作，大区公司总部建有专门的档案资料室，档案资料室只负责保管大区总部在新项目开发、生产运营、技术研究及综合管理等方面形成的档案资料。大区公司下属各项目公司形成的地质档案资料由各项目公司直接移交国内的中国石化地质资料中心存档保管。各项目公司安装了中国石化地质资料管理信息系统软件。目前，大区公司总部仅是依据国际石油勘探公司的要求对档案材料的管理做了一些原则性要求，尚未形成一套系统的档案管理制度体系，部分业务部门形成的应归档文件材料尚未向档案室归档；形成的大量电子文件现暂时用移动硬盘进行存储。

3.国际事业(中东)有限公司。2008年1月在阿联酋迪拜JebelAli自由区注册成立，主要从事设备材料、石油化工产品的进出口业务。公司的档案管理由业务经理兼职管理，各类档案分别保管在办公室档案柜中。合同档案计划按国际事业公司要求于第二年派专人送回国内档案部门保管。

4.中原石油勘探局中东石油工程公司。2001年10月在阿联酋迪拜JebelAli自由区注册成立，主要从事石油设备、机械、材料、建材等的贸易，为中原油田设在周边国家的地区公司提供部分后勤支持服务，并执行中原油田海外项目资金管理的职责。中原油田档案工作实行统一归口管理，油田档案管理处负责所属驻外机构的档案实体管理和业务指导工作。由公司经理直接分管档案工作，公司档案按照职责范围分为行政档案、清关贸易档案、会计档案三大类，各类档案均建有目录，由相关业务人员按照岗位职责分别保管，业务人员回国进行工作交接时需要同时进行档案资料交接。公司的营业执照、租房租地合同、租车合同等重要档案材料，扫描后通过传真发回国内档案室统一存档管理。

5.中国石化英国代表处。2005年注册登记，主要职责是代表集团公司联络我驻英国使领馆、经商处；协调、管理中石化在英各机构；建立信息平台，为中石化总部相关部门提供信息和相关投资、服务方面的建议；接待总部和总部机关及所属企业代表团。目前，代表处尚未建立专门的档案管理制度，除收集的各类信息材料按要求及时传回国内有关部门外，其他文件材料有承办人员保存在各自的办公室文件柜内。

6.联合石化(英国)有限公司。1995年12月12日在伦敦注册成立，公司主营业务是为中国石化集团公司代理进口原油，套期保值及开展第三方原油贸易。公司的会计及业务档案，集中保存在公司办公区的一个储藏室内，该储藏室配备有档案密集架。总经理、副总经理和行政部负责人负责掌管该储藏室钥匙。为保护公司合法权益，防止失泄密事件发生，公司规定所有业务文件在公司统一管理，个人离开时，不得带走任何公司文档。联合石化公司也通过内控管理细则要求该公司认真做好档案管理工作，要求将各种业务单据及时传递、及时存档并定期进行内控方面的检查。

7.国际石油勘探公司萨摩亚KREUZTAL LTD伦敦分公司。2007年7月在伦敦注册成立，主要从事国际石油勘探公司海外权益油的销售工作。主要有文书档案和合同档案。文书档案主要内容为收发文件、审计及汇报材料。档案载体形式分为纸质和电子两种形式。合同档案主要有业务档案、办公室和宿舍租赁合同等。公司的档案管理由总经理主抓，业务主管整理，各类档案分类保管在办公室档案柜中。

二、中国石化驻外机构档案管理特性分析

综合上述7家驻外机构档案管理的基本情况，可以得出驻外机构档案管理具有特殊性。具体表现在以下六方面：

第一，驻外机构类型的多样性。在经营(工作)范围、业务性质、人员规模、机构设置、投资形式等方面具有较大的差异性，导致其形成档案材料的内容有较大的差异性，要求我们在制订文件材料归档制度时，必须区别对待，不能搞一刀切。

第二，机构和人员的特殊性。驻外机构设置大多从简，工作人员身兼数职，大多不可能设专职档案员；规模较大的驻外机构往往聘有外籍员工，特殊档案的保密问题较为突出；驻外机构人员流动性相对较大，如果档案资料交接不及时，容易造成档案资料的丢失。

第三，办公条件对档案的安全保管影响较大。特别是规模较小的驻外机构，一般不可能专门建设或租用标准的档案库房，档案装具往往配备不足，给档案的安全保管带来一定的隐患。

第四，受驻外机构所在国(或资源国)的法律限制。不同的国家对档案资料管理有不同的要求。如英国政府规定，与企业税务有关的档案材料最少要保存6年以上，以备政府税务部门检查。也门、沙特等国也不允许将地质档案材料带出国境。因此，驻外机构档案管理必须遵守所在国(或资源国)的法律规定，不能统一要求运回国内集中保管，以减少不必要的麻烦。

第五，档案内容的特殊性。驻外机构档案内容以行政管理、经营管理、会计档案和业务档案为主，党群类档案很少；驻外机构与国内主管部门联系密切，相当数量的档案材料形成于境内，甚至一份文件材料的形成既涉及境内，也涉及境外，需要在加强境外档案材料收集的同时，抓好境内相关档案材料的收集归档工作，保证驻外机构档案材料的齐全、完整和有机联系。

第六，档案语种、载体形式的多样性。驻外机构档案材料的语种复杂多样，不仅仅有中文，还有相当一部分涉及驻在国的语种，如英语、德语、法语、日语等。档案载体也呈多样性，如光盘档案、磁介质档案、移动硬盘等。这就要求驻外机构档案管理人员必须懂外语、懂档案、懂计算机知识。

鉴于驻外机构档案工作的上述特点，驻外机构档案管理应充分尊重驻外机构档案工作的特点，不能照搬国内企业的档案管理模式，在档案管理机构设置、文件材料归档范围、档案保管方式等内容上只宜提出原则性要求，不宜规定过细。

三、中国石化驻外机构档案管理存在的主要问题及对策

驻外机构领导和工作人员对档案工作重要性的认识有待进一步提高。大多数驻外机构开始进行项目运作时，并没有考虑到档案工作，没有将档案工作列入到相关的工作计划和领导的议事日程。普遍缺乏一套真正符合驻外机构自身档案管理实际、统一规范的档案管理制度和标准规范体系，档案管理随意性较大。大多数驻外机构没有建立专门的档案机构或明确专(兼)职档案员负责本单位的档案工作，档案材料分散存放在业务人员手中，极易造成档案材料的散失。利用因特网进行电子文件的传输，电子文件的保密管理存在安全隐患。受办公用房的限制，不具备档案保管专业库房。

针对上述问题，主要应采取以下五方面措施：

第一，应加大宣传力度，强化驻外机构领导和工作人员的档案意识。

目前，中国石化海外事业发展迅速，境外资产已具相当规模。集团公司工作会议提出了“力争用10-15年的时间，把中国石化发展成具有较强国际竞争力的跨国能源化工公司”的奋斗目标。档案是企业生产要素和有形、无形资产的组成部分，是集团公司持续有效和谐发展的特殊资源。境外机构档案更是维护国家和中石化合法权益的重要凭据，对中石化境外资产的保值增值具有不可替代的重要作用。因此，驻外机构的各级领导和工作人员必须提高对档案工作重要性的认识，增强做好档案工作的责任感和使命感，自觉做好驻外机构档案材料的形成、积累、归档工作，确保驻外机构档案材料的完整与安全。

第二，应坚持“统一领导、分级管理”的档案管理体制，形成档案管理部门、外事管理部门、驻外机构主管单位齐抓共管、分工负责的运行机制。

集团公司办公厅和外事局负责集团公司境外档案工作的业务指导和监督管理，各驻外代表处对所在国家(地区)的所有中石化驻外机构的档案工作具有业务指导和监督管理责任。根据工作需要，经集团公司办公厅和外事局批准，集团公司驻外代表处可指定本域内的一家中石化驻外机构档案部门代行其档案业务指导和监督管理职责。驻外机构主管单位档案部门和外事部门负责本单位境外档案工作的业务指导和监督管理。各级驻外机构根据工作需要设立档案工作机构，或配备专(兼)职档案人员，负责本机构档案管理工作。

第三，应将档案工作纳入驻外机构管理的相关制度，健全驻外机构档案管理制度体系，强化对驻外机构档案工作的监督管理。

将驻外机构文件材料的形成、积累、归档工作纳入驻外机构内控管理制度；将驻外机构档案工作情况作为驻外机构负责人离任审计和项目结束审计内容之一；将档案资料交接作为驻外机构工作人员工作交接内容之一，档案交接不清，不得离开原工作岗位；员工(特别是外籍员工)上岗前必须与驻外机构签订保密协议。

第四，应在“确保档案完整安全、方便利用”的前提下，结合驻外机构实际，对档案实体管理采取相对集中与分散保管相结合的管理方式。

规模较大的驻外机构应建立档案室，设置专门库房，集中统一保管各类档案。为方便生产现场利用档案，可在现场设档案分室，档案人员应当定期对分室档案保管情况进行检查，确保档案的安全。规模较小的驻外机构的涉密档案、永久长期档案应由专(兼)职档案人员集中保管，非涉密短期档案和业务资料由承办部门保管，承办人定期向专(兼)职档案人员移交需要集中保管的档案或及时移交办理完毕的需要归档的文件材料。

涉及境外项目产权、债权债务、营销策略和核心技术方面的档案应集中管理，重要档案应及时向国内主管单位报送备份的电子文件。驻外机构保管期限满6年以上的非涉密档案在保证档案安全的情况下，可委托当地档案管理专业机构(或专业化公司)保管。所在国法律允许的，也可运回国内集中保管。

第五，应加强驻外机构档案信息化建设，提高档案服务的时效性。

驻外机构远离企业总部，分布在世界各地，直接导致了企业管理对象的分散化。在日常工作中，驻外机构需要来自企业总部的快捷、及时有效的档案信息支持，实现总部与驻外机构各类信息的及时交流。但是传统手工管理的档案服务方式，纯纸质档案无法进行档案信息服务的远程快速存取，无法实现不同地域企业人员之间档案信息资源的共享。此外，驻外机构大量产生的电子文件也需要实施有效管理，纸质档案的数字化加工还可解决驻外机构档案库房、装具紧张的问题。因此，应在保证企业档案信息安全的前提下，加强驻外机构档案信息化建设，实现企业各类信息的管理一体化，功能多元化，工作规范化，手段现代化，提高档案服务的时效性。

第四篇：海盐县中小学档案管理现状的调研和分析(修改稿)

海盐中小学档案管理现状的调研和分析

县档案局监督指导科（邱土荣 张伟）

为了进一步整体推进海盐县中小学的档案管理工作，日前县档案局、县教育局联合组成调研组对海盐县中小学(主要是10所进馆学校)的档案管理工作现状进行了一次调查摸底。从调研的情况来看，随着近几年海盐基础教育事业不断发展，办学水平的不断提高，学校档案工作已越来越得到县教育局和学校各级领导的普遍重视。但是，由于历史和现实的各种原因，在档案信息化高速发展的今天，县中小学的档案管理工作也暴露出了不少问题，已远远跟不上海盐档案事业的发展步伐，同时也无法满足学校教育事业自身快速发展的需要。

一、海盐中小学档案管理工作现状

目前，全县共有38所中小学，其中列入县档案馆移交范畴的法定进馆学校为元济高级中学、海盐高级中学、海盐第二高级中学、武原中学、实验中学、职成教中心、向阳小学、天宁小学、实验小学及三毛小学等10所学校，这几所学校2000年以前保管期限为永久和长期的案卷都已移交进馆，而其他的28所中小学，自建校以来的档案还放于各自学校中。在档案规范化管理上，38所中小学中，只有元济高级中学和海盐高级中学进行了目标管理认定，分别为省一级和县二级，其他的学校均未进行规范化的等级认定。通过此次调研，总体来看，各中小学都设立了综合档案室，基本上都配备了兼职档案员，但是在档案的保管上主要以文书类档案为主，其他门类的档案偏少。而在档案管理体制建立、经费投入、人员落实、硬件设施配备以及各类档案类目的设置、规范整理、台帐建立等方面问题则更为突出。一定程度上影响了学校工作的正常开展，大部分学校现有保存的档案均无法完整地反映所属学校历年工作面貌，也无法有效地为学校各项工作决策、编修校志、教学研究提供档案利用服务工作。因此，整个学 1

校的档案工作已严重滞后于目前快速发展的教育事业，档案管理工作已明显落后于我县其它系统档案发展的整体水平。

二、学校档案管理工作中存在的问题

1、档案管理体制问题

从调研的情况来看，我县大部分学校未建立起一整套完善的档案管理体制。如档案管理领导小组、网络成员、档案规章制度等，大部分学校只设置了兼职档案员，一般都是由校办主任或其它任课教师担任，身兼数职，有的学校未明确档案分管领导，使得档案无法从管理体制上形成上抓下管，导致了一些学校档案工作基本处于无序管理的状态。由于档案多年分散于各业务科室，没有实行集中统一管理，有的学校甚至出现了个别教学类、毕业照等档案不完整等情况，给档案的集中管理带来较大的不利因素，阻碍了学校档案管理工作的正常开展。

2、档案管理人员的业务素质问题

从调研的情况来看，所有学校都没有设专职的档案管理人员，档案管理人员严重缺乏。目前，现有的档案管理人员大部分为任课教师，档案业务不熟，没有接受过系统性的档案业务知识学习和相关技能的培训。档案管理基本操作要领都不够熟练，能力上也参差不齐。特别是对学校档案的分类、整理、归档、保管、利用、销毁等各个环节知之甚少。在档案整理方面，基本都是按照自己的本职工作，按照自己的理解，为便于组卷，便于查找等为目的在开展档案工作，致使很多门类档案未能按照规范的要求进行收集、归类、整理等，影响了室藏档案工作的规范化管理。

3、文件材料的收集问题

从调研的情况来看，大部分学校的文件材料收集不完整，没有按照《嘉兴市中小学档案管理暂行办法》的文件材料归档范围开展收集 2

工作。特别是学校在业务工作开展过程中形成的各类业务文件材料大部分存放于各个业务处室，自己形成自行管理、未进行统一的移交归档工作，文件材料缺失严重。例如有些文件在办理过程中多次传递，由于没有专职的档案人员进行督促管理，致使收集工作不到位，每年也未进行集中组卷，时间一久容易造成文件丢失；有些教职员工对教学教育工作中自己形成的个人材料归档持抵触心理，认为工作材料、教学教案等资料是自己在工作过程中取得的成果，应归个人所有，拒绝归档，一旦人员调换或换岗，使这些第一手的原始材料无法归档；一些领导或教职人员外出参加会议、活动、听课等带回的材料，未主动上交给综合档案室或各科室部门的档案收集人员，而兼职的档案员对学校外派人员参加会议的情况未能及时跟踪，从而造成了会议文件未能及时收集和归档，造成缺失。从各学校现有保管的档案来看，大部分集中在文字性材料，而其它的多媒体、活动照片、毕业照片、实物档案、荣誉、设备、基建等都比较缺乏，综合档案室不能完整的体现全校各类档案的集中统一管理。

4、档案整理的规范化问题

我县学校的兼职档案员除了档案工作外大部分都有着繁重的教学任务，大部分学校每年基本都是在寒暑假期间集中开展各业务科室的档案收集和整理。由于没有受过系统性的档案业务培训，档案的收集和整理存在着诸多问题。主要是未能参照2005年嘉兴市教育局和嘉兴市档案局联合印发的《嘉兴市中小学档案管理暂行办法》执行，许多学校没有严格执行，档案整理不规范化问题特别突出，有些材料基本分散存入于各业务处室，未进行规范管理。例如大部分学校都没有制定各类档案的分类方案，也未制定相应类别文件材料的收集范围和各类档案的保管期限，致使综合档案室没有集中的保管好各类应归档材料的档案。在现有已归档的案卷中，档案的整理也比较乱，未参 3

照归档文件整理规则进行操作，整理方法不一，与规范化管理距离相差较远。一些学校许多的学生、学籍、照片档案等由于不知道如何整理，散乱的存放于综合档案室，未进行规范整理，影响了各类档案的集中统一管理。

5、档案保管的设施设备问题

从调研的情况来看，新搬迁建造的学校在档案室的设置上都比较到位，配备了密集架和档案柜，但是一些老校舍综合档案室的设置就比较简陋。多数学校未实行三室分开原则（即综合档案室、档案阅览室、档案员办公室）；有些学校没有专门的档案室，个别甚至是临时搭建的建筑，在照明线路的布局上、档案室的实体管理上完全不具备保管档案所要求的防光、防潮、防霉、防盗、防虫、防火、防高温、防有害气体等的“八防”基本条件；有的学校档案橱柜非常陈旧，甚至个别学校仍在用木柜橱，在防盗、防火设施的配备上严重不足，严重影响到学校档案的保管和档案的安全，造成极大隐患。

6、档案资源开发和信息化问题

如今的档案管理已从传统单纯的实体管理向档案信息化管理方面发展，学校的档案信息资源也已成为社会共享信息资源的一部分，档案信息资料的开发再利用已成为重中之重。我县大部分中小学普遍存在着档案信息化、现代化管理落后的问题。大部分仍以传统的档案管理模式处于主导地位，基本以管为主，以用为次，档案的信息化管理已明显滞后。有的学校只局限于应用计算机打印档案目录，只是对文书档案部分的卷内目录进行了录入，而其它类别的均未形成电子目录，同时，也未进行全文的管理与检索。此外，档案的编研工作已跟不上档案信息资源的开发利用需求。

三、加强我县中小学档案管理工作的基本对策

1、加强领导，提高认识

提高中小学校全体教职工对档案管理工作重要性的认识，是做好学校档案工作的前提。为此，我县教育主管部门应把档案管理工作作为学校管理工作的一项重要内容，列入日常检查、学期常规考核。县教育局档案室在负责抓好本单位档案工作同时，应统筹监管全县各学校的档案管理工作。要制订全县中小学校档案发展规划，以为学校各项工作开展服务为目标，以档案工作目标管理和规范化数字室创建为抓手，以点带面、整体推进全县中小学档案管理水平。各学校也要切实加强对档案管理工作的领导，制定学校档案工作实施计划，分步实施。同时，每个学校要确定一名校级领导分管档案工作，组织广大教职员工认真学习《档案法》，深入进行档案法律知识的学习和宣传，使领导干部和全体师生员工都认识到学校档案工作的重要性。另外，要建立起一整套切实可行的档案管理制度，按照《嘉兴市中小学档案管理暂行办法》要求，规范各类档案的分类、归档要求和保管期限表，使档案工作做到有章可循，科学归类与归档。每年在财政预算的编报上要有计划安排好综合档案室的经费，加大对档案室建设的投入，为学校档案管理工作提供有力保障。

2、健全档案制度，强化规范管理

各中小学要按照档案管理的有关要求，建立本校综合档案室，设立档案阅览室和档案员办公室，集中统一管理全校的文书、教育教学、学籍、设备、基建、会计、声像、实物等各种门类和载体的档案。要建立建全档案管理领导小组和档案工作网络，形成齐抓共管的机制。要围绕收集、管理、利用三个基本环节，加强档案工作制度建设，按照学校档案的分类原则制定好各类档案的分类方案和编号要求、制定各业务处室文件材料的收集归档范围、明确各类档案的整理规范要求，以统一指导本校档案工作。

学校综合档案管理部门要建立健全档案工作规章制度和岗位责 5

任制，编制出学校各部门文件材料的归档范围、整理的规范要求和保管期限的划分等方面工作手册，以便有效地进行指导和检查。

3、提高人员素质，加强硬件建设

为使能够综合提高学校档案管理水平，各学校必须配备专、兼职的档案管理人员，加强档案管理队伍的思想建设和业务建设，要在档案工作网络的基础上，各部门负责人为本部门档案的第一责任人，同时确定一名兼职档案员。最好是能选拔年轻、懂计算机的档案管理人员负责收集和整理本部门的文件资料，形成档案工作齐抓共管的局面。另一方面要有计划地对档案管理人员进行档案岗位培训，坚持持证上岗，为学校档案管理打下扎实的基础。

各中小学校要进一步加强综合档案室的设施设备建设，把档案设施建设列入学校基本建设的总体规划，配置足够的档案库房，并留有发展余地。根据库房“八防”要求，库房内需配备如空调、除湿机以及防火、防盗等基本设备。同时，要从档案工作实际出发，按需配置计算机、打印机、扫描仪、数码相机、摄像机等设备，以提高工作效率，确保档案材料保管安全、利用方便、管理规范。

4、注重收集，规范整理

要根据《嘉兴市中小学档案管理暂行办法》文件要求，参照各类档案的收集范围要以本单位形成的材料为重点，如教学、学籍、教案、教研等方面的为重点，拓宽档案收集范围，丰富室藏内容。每学各类文件资料收集齐全后，应根据《嘉兴市中小学档案管理暂行办法》，要依照不同门类、不同载体按时间、分类别分别整理归档，采用计算机进行统一编号，进行集中统一的规范整理，最终移交综合档案室管理。

5、提高学校档案管理的开发利用和信息化水平

档案管理的最终目的是为了利用，为各层次提供服务，各学校要 6

利用现有的档案资料，加强对档案资源的开发利用，编研各种能反映学校特色的、有较高利用价值的材料。要利用多媒体辅助档案管理，使管理方法科学化、管理机构高效化、档案工作标准化，不断增强档案室的综合服务功能，使档案信息资源更好地为学校教育教学和管理服务。同时要积极鼓励各学校开展规范化数字档案室创建工作，加强综合档案室的信息化管理程序，结合计算机等现代化办公设施，收集、处理、传递、利用档案信息资料，提高档案的服务质量，对现有的传统档案利用现代化手段进行数字化转换处理，为资源共享和档案登记备份工作打下扎实的基础，更好地服务于我县教育教学工作的发展。

第五篇：学校档案管理论文：学校档案管理工作现状分析及其对策

学校档案管理论文：学校档案管理工作现状分析及其

对策

【摘要】学校档案是学校广大教职工在从事教育活动、教学管理和学生学习等活动中凝聚而成具有保存或参考价值的档案资料,是从事教育教学活动、学校管理、教科研工作和教育督导评估必不可少的资料。本文就学校档案管理现状分析及如何做好学校档案管理工作谈些看法。

【关键词】学校档案 管理现状 对策

学校档案是一个学校的广大教职工在从事教育活动、教学管理和学生学习等活动中凝聚而成具有保存或参考价值的档案资料,它能反映了学校在各个历史时期的工作和活动情况,在学校工作中起着承前启后的作用,分析利用学校档案,能有效帮助提高教育管理和学校教学水平。如何做好学校档案管理,对教育、教学、教研活动,有着十分重要的作用。

一、学校档案管理工作的重要作用

1.学校档案是学校的历史载体

学校档案作为历史的记录、知识的载体之一,包括文件资料管理、校园文化建设、教师履历管理、优秀课堂教学与教学实践记录、学生学习和生活管理、学籍管理、招生与毕业就业工作、教学研究等方面的文字材料、声像、电子资料,记载着全校师生员工的德、能、勤、绩,汇集着最原始、最可靠的大量信息。同样,学校档案真实客观地记录了学校发展的历程,是学校重要的信息资源,对学校具有重要的推进

作用。

2.学校档案是学校的教学总结

学校档案汇集了学校现有的知识成果,是学校成长和奋斗的沉积宝鉴,具有很大的开发利用价值,对学校档案进行综合分析,可以全面掌握学校教育教学工作等方面的延革和演变情况,为新的时期学校建设提供借鉴和依据,推动学校自身形象和价值观的发展。

二、学校档案管理工作的现状分析

现阶段,很多学校对档案管理工作不够重视,档案管理资源不足和管理手段不高,其主要表现在以下几方面:

1.档案管理意识淡薄,利用率不高

长期以来,由于人们对档案工作意识不强,认识不到档案工作在学校建设中的重要性和必要性,是档案管理工作得不到重视的一个重要原因。

2.档案管理人员业务素质不高,档案管理工作开展难度大

一般学校没有设定专职档案管理岗位,或有的学校的档案管理人员是教师兼职或是临时配备的。另外,一些档案管理人员不是档案专业出身的或者不经过培训就上岗,缺乏系统培训,档案管理手段落后,严重制约学校档案管理工作的发展。

3.硬件设施不达标,档案资料不全

学校档案应客观完整记录学校各方面的工作,为学校发展留下真实的轨迹。但目前在很多学校普通存在的现象:一是有的不具备最基本的保管档案的通风、防潮、防霉、防盗、防火条件要求,容易缺失

或遭受破坏。二是档案保管设备不齐全,规格不一,不能满足新时期档案多样化的需要。档案的错归错放、随意归档、资料不全的现象,也使得学校档案管理工作的开展进一步加大难度。

三、加强学校档案管理工作的对策

1.领导重视,完善档案管理工作体系

学校领导应高度重视档案管理工作,成立以校长为组长、各科室负责同志参与的档案工作领导小组,建立完善的档案管理《综合档案室工作职责》、《档案管理工作规定》、《档案利用制度》等工作制度,形成档案管理体系机制,积极推进学校档案管理工作发展。

2.专员管理,强化档案管理工作基础

优秀的档案工作人员必须具有较高的政治思想素质和职业道德修养,还必须做到业务精通。加强档案人员自身业务素质建设,一方面积极参加档案业务培训,学习档案专业理论知识;另一方面建立档案工作网络,运用现代化管理技术和先进技术设备,提高管理水平,跟上办公自动化步伐。

3.全民参与,增强档案管理工作意识

通过向全体教职工宣传档案管理工作的重要性,举办档案法规和制度的讲座、开展档案知识竞赛,来提高教职工的档案意识,促使各科室人员都重视并支持学校档案管理工作。学校各科(组、处)室设兼职档案员,积极参与和配合学校档案管理工作,开展档案的收集、整理、归档,从组织上保证档案工作的顺利开展。

4.硬件支柱,保证档案管理工作质量

硬件建设是提高档案水平的保障,同时也是保证档案管理质量的最佳手段。要专门设立综合档案室,添购档案管理设施设备,分类存放,编档管理,做足防火、防盗、防潮、防光、防虫、防高温、防霉、防尘措施,确保档案材料保管安全、利用方便、管理规范。

5.多点开花,丰富档案管理工作内容

档案工作是一项积累性工作,首先需要档案工作者在日常工作中注重学校各类材料的收集和整理,全方位收集相关档案资料,倡导全体师生支持学校,积极提供有记录价值的教育教学资料,也要努力拓宽档案收集范围,挖掘档案资源,比如收集分散的知名校友档案等,使室藏档案内容丰富充实起来。

6.实现管理现代化,拓宽服务领域

随着社会科技的进步,档案管理的现代化、信息化已是新时期档案事业发展的重要方向,一方面利用现代化高科技手段提高档案工作效率,使档案工作从落后的手工操作走向现代化的管理。另一方面利用现代化管理手段将管理档案信息及时提供给学校领导、各教研组和社会有关部门,提供查阅便利,提高使用利用率,使他们亲身体验到档案信息的价值,促使他们更积极主动地配合档案部门做好档案工作。

7.与时俱进,努力与校园文化建设相结合学校档案是展示学校自身形象和价值观建设成果的重要载体,因此学校档案工作要站在广阔的社会文化背景之下,努力体现多姿多彩的生命魅力和独具个性的文化氛围,努力与德育教育各类活动相结合,成为校园文化建设的重要基地,最大范围反映学校的文化风貌和历史

面貌。

总之,学校档案管理工作是学校基础工作的重要组成部分,我们在做好档案的收集、整理、归档工作的同时,主动提供档案利用服务,做到档案管理工作管理方法科学化,管理手段高效化,档案工作标准化,建立档案管理工作长效机制,使档案价值得以充分体现,推进教育事业的发展。

参考文献:

[1] 王莉.谈高校档案管理现代化建设[J]镇江高专学报

[2] 刘索珍.中职学校教学档案管理工作初探[J]卫生职业教育

[3] 周枫,辛梅菊.做好学校档案管理工作初探[J]山东档案

[4] 佚名《提升档案管理人员素质的对策与建议》