高校档案管理现状及其对策（精选合集）

第一篇：高校档案管理现状及其对策

摘 要：高校档案管理主要记载了高校师生在校期间工作、学习、生活及参加各种社会实践活动的信息。高校档案管理的完整性，给学校师生未来的工作、生活奠定基础，是国家聘用人才的主要依据。随着社会的不断进步，高校档案的管理要求越来越精细，故而高校档案管理是高校不可忽视的工作。

关键词：高校；档案管理；现状；对策

随着国家经济的高速发展，对高校人才的需求不断增加。而聘用人才不能单单靠一份个人简历，要结合高校的档案记录，才能深入的了解应聘人员在校期间的工作、学习、生活，了解他们的优缺点，才能给聘用单位作出正确的人才聘用。由于各种因素的影响，导致高校档案管理存在许多漏洞，直接影响着高校师生未来的工作及生活。本文针对高校档案管理现状及其对策进行探讨。

一、高校档案管理的必要性

每个高校都建立自己的档案管理，主要记录了高校师生在校期间的学习、工作、经历，记录了高校师生的优缺点，对人才选拔、升迁有着非常重要的意义。每个师生在校期间，参加的各种社会实践活动，获得的各种国家认可的奖励，考取的各种证件，都给他们未来的工作做好准备，而这些事迹都要靠高校档案来管理记录。众多高校档案记录着教职工的每个先进教学及奋斗事迹，为学校的教学做榜样，给其他师生起到模范的作用，促进了高校教学和档案管理工作的发展。

二、高校档案管理现状

（一）重视度不够

现今的国家就业政策呈现多样化，这给高校师生就业带来很多机遇，对高校档案的管理则带来了严峻的考验。很多高校只是重视学校的教育教学管理，忽视了对学校师生的档案管理，忽略了高校档案管理对高校师生升迁、就业的重要意义。对高校师生在校期间只记录教学、学习，未对师生的专业知识进行培训、考核，致使大多师生只是死读书，无法应用书本专业知识。此外，因高校的重视度不够，致使部分高校师生在离校好长时间后，仍不了解自己档案存放在何处，更不知道具体去向，影响了高校师生今后参与的招聘、定级、提职及工作调动等。

（二）高校档案管理人员业务水平低

许多高校的档案管理人员都是一些准备退休或者不宜教学的老师，他们要么是年龄大，要么是孕妇，要么是特殊照顾人员。这些人员对高校档案管理的业务不熟练，管理方式老化，对先进管理方式的学习能力差，严重制约了高校档案管理工作的发展。

（三）管理制度落后、设施简陋

一些高校的档案管理还停留在手写记录阶段，对高校档案管理的制度不完善，制度落后，导致高校档案材料随意存放，容易丢失。而档案保存设施简陋，档案室的防火、防潮、防霉、防盗保护措施不齐全，致使档案存放时间久后出现记录模糊、档案丢失、档案错乱等现象，对高校档案管理工作的开展加大难度。

（四）档案更新不及时

随着高校的不断发展，高校的人数有增无减，加大了高校档案管理的工作量。随着新学期的开始，新生的入学，毕业生的离校，教师工作岗位的变化，不管是退休、升迁、工作调动，都需要在档案里做好记录。工作量的增加，使得高校只做好新生档案的建立，忽略了离校生及教师档案的更新，未能及时通知毕业生就业后档案的转移，制约了档案管理工作的发展。

三、高校档案管理现状的改进对策

（一）建立健全的高校档案管理体制

结合高校档案管理的工作量，及国家对高校档案工作的要求，建立健全的符合本校的档案管理体制，在日常档案管理工作过程中，不断完善体制，保证高校档案的及时性、准确性，为高校师生今后招聘、评级、调动做好保障。

（二）档案管理方法的改进

随着高校的不断发展，现有的档案管理方法无法跟上高校发展的步伐，而且单单纸质的记录容易造成档案的丢失。在现有的档案管理基础上，增加电脑档案的录入、保存，再打印成纸质保存，可以提高档案的管理水平，又可以通过网络来传阅档案，减少档案管理的工作量。

（三）档案管理人员素质的提高

随着高校发展的需求，档案管理人员的专业技能要求越来越严格，熟练程度要越来越高。为了保证高校档案管理工作的开展，高校要结合国家对高校档案管理的要求，对档案管理人员进行定期培训，增加管理人员对档案工作的熟练度，促进高校档案管理工作的发展。优秀的高校档案管理人员必须具有较高的素质及职业修养，做到业务精通。而且高校的档案管理人员要求稳定，通过积极的档案业务培训及档案专业理论知识学习，提高档案管理人的综合素质，并运用现代化管理技术及先进设备技术，提高档案管理水平，使高校档案管理自动化。

（四）全员参与，及时更新档案信息

高校的档案信息，可以给高校教学带来指导，这就要求高校的全体师生都要参与到高校档案管理中来。通过全体师生的宣传，举办相关档案管理的活动，来提高全体师生对学校档案管理工作的认知及配合，促使教职工积极将有价值的教学实例归档到档案中，对师生参与的社会实践活动及时归档。完整的高校档案，可以促进高校师生今后的发展，以及高校的发展。

四、结语

高校档案管理工作是学校的一项重要工作，对高校历史发展有着巨大的记载意义，给学校未来的人员起到激励作用。随着高校的发展，档案管理工作要不断的科学化、自动化、标准化，使档案充分体现高校师生的价值，促进高校教育事业的发展。

第二篇：【作业】浅析高校图书馆档案管理现状和对策

浅析高校图书馆档案管理现状和对策

高校图书馆档案管理是图书馆信息工作的一个重要的组成部分，作为一种文献资源，也是图书馆系统的宝贵财富。高校图书馆档案工作的内容主要包括经费档案、财产档案、人事档案、读者档案、文献采购档案、情报交流档案、重点学科及课题跟踪档案等。高校图书馆档案是对图书馆工作在各个历史时期全面、系统、真实的记录，具有很强的信息利用价值和信息传播功能，对图书馆的良性运作及未来发展能起到很重要的作用。

图书馆档案为学校教学、科研提供有参考价值的资料图书馆档案的特殊性，保障了教师、学生借阅图书的层次、数量、内容等资料的真实可靠，可以为图书馆领导采购书籍文献信息资料及学校领导对今后学生教育方向、教师的教学、科研定位决策提供有价值的参考。因此，做好图书馆的档案管理工作至关重要。

一、高校图书馆档案管理中存在的问题

尽管高校图书馆档案工作是高校图书馆管理工作的重要组成部分，但是，由于各种原因，目前我国高校图书馆档案工作仍存在一些问题。

（一）档案管理制度相对滞后

目前大部分高校图书馆没有建立一套适合本馆的档案管理制度，没有制定档案管理的统一标准，缺乏统一管理，很多文件材料没有进行整理归档，只是杂乱地放在一起，管理混乱，对许多案卷没有进行分类、标引，缺乏系统性和完整性，给查找利用带来困难；办公室对

图书馆的日常管理档案还比较重视，但对各业务部门提交的业务档案没有统一的要求，提交的业务档案有采用打印的，但纸张不统一；有直接手写的，用什么纸张就不用说了。如此的档案资料装订起来很是麻烦，即使装订，也不美观；更不用说电子档案了。

（二）案管理工作不到位

图书馆档案是图书馆发展变化的历史见证，是图书馆管理的重要依据，具有重要的参考保存价值。但在高校，图书馆档案管理工作并没有受到应有的重视，具体表现在：一是缺乏专职档案员负责图书馆档案的收集、整理、归档工作。高校图书馆档案工作大都是办公室人员兼职，而没有安排专人去负责。众所周知，档案工作是一项长期而复杂的工作，不可能一蹴而就，它是日积月累而成的。没有专人管理会使多数应归档的文件散落于不同的经办人手中，最终会导致档案材料的不完整、不系统，这样图书馆的档案工作永远都做不好。二是无专用档案室，档案没有集中统一管理。现时的档案材料大多放于纸盒或文件盒中，缺乏保护措施。材料长期堆放，导致文献不断膨胀，这都不利于文献资料的开发利用。

（三）档案信息得不到充分利用

随着信息时代的到来和高等教育全球化的发展，高校图书馆面临着日趋激烈的竞争趋势。图书馆是高校的窗口部门，是高校的学术研究中心，图书馆的工作过程中产生的大量具有保存价值的档案材料，已成为领导决策、业务工作和学术研究的重要资料。充分利用好方方面面收集到的档案资料，将对图书馆未来的发展起着非常重要的作

用。但由于档案意识的薄弱，许多图书馆的档案管理大都采用了重藏轻用的管理模式，对图书馆档案资料的利用没有引起足够的重视，很少利用现存的档案资料来发现问题，解决问题，在一定程度上造成了图书馆档案资源的浪费。

（四）档案结构不合理

从档案门类看，许多图书馆的文书档案比重较大，以业务档案为主的特色档案需要丰富； 从档案载体看，纸质档案比重较大，其它载体档案的种类和数量相对较小。这样的馆藏结构和内容显然不能适应图书馆业务发展和信息社会化的需求。

二、改进高校图书馆档案管理工作应采取的对策

要解决高职院校图书馆档案管理工作中存在的问题，充分发挥高职院校图书馆档案的优势和潜能，就必须从以下几方面进行改革，使档案管理走上标准化、规范化的科学轨道，使档案工作实现网络化、信息化的现代化管理水平。

（一）增强档案意识，健全管理制度。

图书馆全体人员特别是领导同志应从思想上高度重视图书馆档案工作，深刻认识到图书馆档案同图书馆其他文献信息资料一样也是一种宝贵的信息资源，对图书馆工作有着非常重要的参考意义。在思想上高度重视的同时，要根据《档案法》和国家有关档案工作的文件规定，结合本馆的实际情况，不断建立和完善相应的工作制度，对高校图书馆档案管理业务中的档案收集、档案整理、档案鉴定、档案

保管、档案检索、档案编研、档案统计、档案利用的八个环节制定出档案保管方面的相关规定，这是搞好图书馆档案管理工作的基础。

（二）提高档案信息化水平。

随着时代的发展，电子文件不断增加，档案信息的需求也越来越高，对档案开发的要求也越来越高。传统的档案管理方式存在着信息流通不畅、纸张堆叠、查询烦琐、文件归档工作量大等突出问题，形成了档案信息处理的广度和深度与学校教育管理决策的需求差距较大的现象，其信息处理的时间性、灵活性和准确性无法满足具体工作的需要，信息共享程度低，已经不能适应学校发展的要求，因此，档案部门对利用率高的档案信息实行数字化处理势在必行。数字化档案建立后，利用计算机技术进行检索，其速度和准确性都会大大提高，通过网络终端，用户可以立刻直接查寻到所需的保存在计算机中的数字化的文件内容，不必像过去那样从一卷卷的文件中翻找。同时，档案部门还可以利用网络，在局域网上公布非保密信息，如规章制度、科技成果等，有效增加档案资源的利用率，达到主动服务的目的。

（三）做好档案信息编研工作。高职院校图书馆应对其档案信息有目的、有计划地筛选、分析、研究，编制出具有典型性、规律性，具有使用价值的各类档案信息。如根据某项专题或某项实际需求，编制文献汇编、资料文集、专题调研、大事记、简介等。

高职院校图书馆也可将本馆历年的重要活动加以记录分析整理，编制出图书馆年鉴、图书馆馆史等重要资料。还可根据图书馆的馆藏变化、基础设施建设和服务功能创新等有关档案存储信息，编制出《图

书馆使用手册》、《高职院校图书馆入馆指南》等对读者进行宣传教育或作为文献检索课教学使用教材。另外，随着高职院校办学规模的不断扩大，办学层次的不断提高，图书馆研究职能的不断强化，高职院校图书馆也可将本馆的科研、学术活动情况，编制成图书馆科研工作实录、图书馆专业论文汇编、科研成果文集等，在馆内外宣传、介绍、交流，提升图书馆档案资源的传播效果及影响力。

（四）提高管理人员素养和服务理念要重视人才培养，提高人员素质。知识经济的挑战和网络信息时代的冲击，以及许多新型载体的档案和全新的管理手段的出现，给档案人员提出了更高的要求。为此，档案管理人员首先要适应新形势，敢于向传统观念挑战，善于提出新办法、新思路，解决新问题，勇于打破传统的条条框框和管理模式，在档案业务上有所创新，有所突破。其次，档案人员不仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤，而且还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法，成为一名一专多能的档案工作人才，自如应对高职院校改革对档案工作提出的新要求，为育人、科研和服务工作提供针对性的档案服务。

总之，高职院校图书馆档案工作是一项基础性、服务性工作，也是高职教育工作重要的环节，特别是在社会信息化、经济全球化、政治多极化的今天，高校图书馆档案工作越来越显示出其重要的作用与地位。作为图书馆档案工作者必须迎接新挑战，适应档案信息化的新型管理模式，努力学习新技术，积极探索数字化档案建设的方式，推

进档案信息化、标准化、自动化、网络化管理，为高职院校发展做出应有的贡献。

第三篇：新形势下高校学生党员档案管理对策研究

新形势下高校学生党员档案管理对策研究

【摘要】在当前全面从严治党的大背景下，高校党员档案管理还存在着管理意识薄弱、管理手段落后、管理机制不健全等问题，这些问题成为从严治党在高校顺利推进的障碍。因此在今后的工作中，必须努力在提升管理意识、引入信息化管理、完善管理机制等方面下功夫。

【关键词】高校； 学生党员； 档案管理

高校学生党员档案是指普通高等学校学生从申请入党，成为入党积极分子，到成为预备党员、正式党员所产生的各种文字档案以及在校期间各种奖惩材料的总和。它不仅是大学生政治面貌成长的重要见证，同时也是证明学生党员身份的根本依据。

一、新形势下加强高校学生党员档案管理的重要意义

（一）从保证党员发展质量来看。《党章》关于党员发展流程有着明确规定，能否严格按照规定进行党员发展工作，将会直接影响党员发展的质量。而党员档案管理的重要性在于，它对于党员发展过程是一个直观反映，这个过程严谨与否，会在档案中有直观、清晰的体现。因此，加强档案管理工作是保证党员质量的有力抓手。

（二）从促进学生成长来看。一方面，认真、规范填写党员档案材料本身是一个比较严肃的过程，可以使学生在潜移默化中受到纪律规矩方面的教育，这有助于提高学生党员的思想认识，强化学生党员的身份认同。另一方面，党员档案将会在毕业之后跟随学生一生，可以说完整、准确的党员档案将是保证学生未来成长的最基本的要求。

（三）从提升高校党建工作水平来看。一方面，党的十八大以来，中央先后出台多项措施，对党员档案管理提出了新的更高要求，加强档案管理是适应新形势下干部人事档案工作的要求。另一方面，全面从严治党要求不但要把好“入口关”，同时要加强党员的日常管理，档案工作作为保证党员发展质量的抓手，必须尽快适应全面从严治党的形势要求。

二、当前高校学生党员档案管理中存在的问题

首先是档案管理意识淡薄。相关部门没有充分认识档案管理工作的重要性，没有从全面从严治党和提升高校党建工作水平的高度看待、谋划档案管理工作。在实际操作中，存在着“说起来重要，干起来次要，忙起来不要”等问题，影响了高校党建工作的正常开展。

其次是档案管理手段落后。在当前信息化快速推进的背景下，高校党员档案管理工作仍然沿用传统模式，导致管理水平不高、管理效率低下。具体表现为：一是部分高校并未将档案信息化管理提上议事日程，档案管理缺少总体的谋划和宏观的部署。二是缺少适用的信息化管理软件。在部分高校中，存在着管理软件重复开发、低水平开发的问题，造成了人财物的严重浪费。

最后是档案管理机制不健全。一是档案管理主体多元，部分高校是由院系学生工作科统一管理，部分是由学生党支部直接管理。二是档案缺乏统一标准，除《入党志愿书》外，其他档案材料并无全国统一的标准，导致档案内容千差万别。三是档案更新不及时，关于学生党员的违纪、奖惩等情况未能及时、准确地载入档案，档案管理的时效性大大折扣。四是档案管理形式粗放，部分高校不仅缺少专门的管理设施，甚至缺少专职的管理人员，导致档案保存、转递存在很大隐患。

三、新形势下加强高校学生党员档案管理的对策

提升档案管理意识。意识是行动的先导。为了适应全面从严治党给高校党建工作提出的新要求，必须强化三类主体的意识。首先是强化基层党组织的意识，基层组织要将档案管理与其他工作一起谋划、一起部署、一起考核，明确并落实领导责任。其次是强化管理主体的意识，通过加强教育、落实问责，努力提高管理人员的责任意识。最后是增强形成主体的意识，要增加档案管理在党课中的授课时数、授课比例，引导学生党员认真、严肃地对待档案填写工作，从源头上提升档案管理的质量。

引入信息化管理。首先要?y筹谋划、加大投入，从组织领导、总体设计、资金安排方面保障信息化管理能够落到实处。其次是推进资源共享，在不涉密的前提下，可考虑将学生党员在团学、心理、实践等方面的表现反映到档案管理系统中，为党员教育、考核提供更为全面、准确的参考。三是可以尝试引入“全国党员管理信息系统”，也可以自行开发、建立本校的网络管理模块，将党员信息录入、党费收缴、关系转接、党员发展等全部纳入网络管理。要注意做好日常维护和安全保障工作。

完善档案管理机制。首先要理顺管理机制，由于党员档案包含大量材料，且经常使用，本着方便操作的原则，可以按照党员工作权限划分，尝试建立“校党委―院党委―党支部”分级管理、分级负责的模式，以此保证档案管理的有序、科学运行。其次要统一标准，可以考虑由上级组织部门牵头，针对各高校学生党员发展、教育、管理、服务工作中出现的问题，统一出台学生党员档案建立、完善、更新、转递、查询等方面的制度，使档案管理工作逐渐制度化、规范化。最后要完善考评制度。将档案管理的规范性、及时性、准确性、安全性纳入基层党组织考评指标体系中，通过定期互查、开展交流、统一验收，最终确定考核结果，考核结果将作为评先评优、职务晋升的重要参考，以此提高各部门对档案管理的重视。

【参考文献】

[1]高辉庆.加强高校学生党员档案管理工作的若干思考[J].浙江档案，2014.[2]檀竹茂，孙华.新时期加强高校学生党员档案管理的思考[J].安顺学院学报，2014.[3]张冉妮，杨松平.大数据时代高校学生档案管理的挑战与对策研究[J].兰台世界，2015.[4]张学昌.高校学生党员档案管理再探[J].学校党建与思想教育，2013.

第四篇：企业境外机构档案管理现状分析及对策

企业境外机构档案管理现状分析及对策

郭润华

2012-11-21 15:23:53 来源：《北京档案》2011年7期

【英文标题】Analysis and Countermeasures of Archives Management of Enterprise Overseas Institutions

【作者简介】郭润华，中国石化集团公司。北京 100728

【内容提要】 随着国际化战略的逐步实施，围绕海外资产和主营业务形成了大量境外档案资料，如何针对境外档案管理特殊性，解决境外机构档案管理存在的问题，本文将档案管理的普遍性原则与境外机构档案管理的特殊性相结合，提出了解决问题的措施。

【关 键 词】境外机构/档案管理/建议

为了解中国石化驻外机构档案管理基本情况，有针对性提出加强驻外机构档案管理的对策，笔者调研分析了中国石化中东代表处、国际石油勘探公司西亚-北非大区公司、国际事业(中东)有限公司、中原石油勘探局中东石油工程公司、中国石化英国代表处、联合石化(英国)有限公司、国际石油勘探公司萨摩亚KREUZTALLTD伦敦分公司等7个驻外机构档案管理情况，并针对问题提出加强中国石化驻外机构档案管理的措施。

一、中国石化驻外机构档案管理现状

1.中国石化中东代表处。建立于2004年，主要职责是代表集团公司联络我驻阿联酋及周边地区10个国家的使领馆、经商处；协调、管理中石化在中东地区各机构；建立信息平台，为中石化总部相关部门提供信息和相关投资、服务方面的建议；接待总部和总部机关及所属企业代表团。代表处有专人兼管文件的收发和其他资料的管理工作，配备有专门的档案柜，每年年底对当年形成的收发文、报告、请示、批复等文件材料进行整理归档，建立有档案目录。但没有专门的档案管理制度。受办公条件限制，加之所形成的档案材料较少，没有设立专门的档案库房。

2.国际石油勘探公司西亚-北非大区公司。2007年7月1日正式运营，为国际石油勘探公司地区性派出机构，主要职责是代表国际石油勘探公司对所辖项目实施靠前管理，组织完成本部下达的计划和预算，全权负责项目实施过程中的生产、技术管理、决策、热线技术支撑，HSE项目运行管理等，对辖区各项目人力等资源进行统筹调配。一名副总经理具体分管档案工作，大区公司总部建有专门的档案资料室，档案资料室只负责保管大区总部在新项目开发、生产运营、技术研究及综合管理等方面形成的档案资料。大区公司下属各项目公司形成的地质档案资料由各项目公司直接移交国内的中国石化地质资料中心存档保管。各项目公司安装了中国石化地质资料管理信息系统软件。目前，大区公司总部仅是依据国际石油勘探公司的要求对档案材料的管理做了一些原则性要求，尚未形成一套系统的档案管理制度体系，部分业务部门形成的应归档文件材料尚未向档案室归档；形成的大量电子文件现暂时用移动硬盘进行存储。

3.国际事业(中东)有限公司。2008年1月在阿联酋迪拜JebelAli自由区注册成立，主要从事设备材料、石油化工产品的进出口业务。公司的档案管理由业务经理兼职管理，各类档案分别保管在办公室档案柜中。合同档案计划按国际事业公司要求于第二年派专人送回国内档案部门保管。

4.中原石油勘探局中东石油工程公司。2001年10月在阿联酋迪拜JebelAli自由区注册成立，主要从事石油设备、机械、材料、建材等的贸易，为中原油田设在周边国家的地区公司提供部分后勤支持服务，并执行中原油田海外项目资金管理的职责。中原油田档案工作实行统一归口管理，油田档案管理处负责所属驻外机构的档案实体管理和业务指导工作。由公司经理直接分管档案工作，公司档案按照职责范围分为行政档案、清关贸易档案、会计档案三大类，各类档案均建有目录，由相关业务人员按照岗位职责分别保管，业务人员回国进行工作交接时需要同时进行档案资料交接。公司的营业执照、租房租地合同、租车合同等重要档案材料，扫描后通过传真发回国内档案室统一存档管理。

5.中国石化英国代表处。2005年注册登记，主要职责是代表集团公司联络我驻英国使领馆、经商处；协调、管理中石化在英各机构；建立信息平台，为中石化总部相关部门提供信息和相关投资、服务方面的建议；接待总部和总部机关及所属企业代表团。目前，代表处尚未建立专门的档案管理制度，除收集的各类信息材料按要求及时传回国内有关部门外，其他文件材料有承办人员保存在各自的办公室文件柜内。

6.联合石化(英国)有限公司。1995年12月12日在伦敦注册成立，公司主营业务是为中国石化集团公司代理进口原油，套期保值及开展第三方原油贸易。公司的会计及业务档案，集中保存在公司办公区的一个储藏室内，该储藏室配备有档案密集架。总经理、副总经理和行政部负责人负责掌管该储藏室钥匙。为保护公司合法权益，防止失泄密事件发生，公司规定所有业务文件在公司统一管理，个人离开时，不得带走任何公司文档。联合石化公司也通过内控管理细则要求该公司认真做好档案管理工作，要求将各种业务单据及时传递、及时存档并定期进行内控方面的检查。

7.国际石油勘探公司萨摩亚KREUZTAL LTD伦敦分公司。2007年7月在伦敦注册成立，主要从事国际石油勘探公司海外权益油的销售工作。主要有文书档案和合同档案。文书档案主要内容为收发文件、审计及汇报材料。档案载体形式分为纸质和电子两种形式。合同档案主要有业务档案、办公室和宿舍租赁合同等。公司的档案管理由总经理主抓，业务主管整理，各类档案分类保管在办公室档案柜中。

二、中国石化驻外机构档案管理特性分析

综合上述7家驻外机构档案管理的基本情况，可以得出驻外机构档案管理具有特殊性。具体表现在以下六方面：

第一，驻外机构类型的多样性。在经营(工作)范围、业务性质、人员规模、机构设置、投资形式等方面具有较大的差异性，导致其形成档案材料的内容有较大的差异性，要求我们在制订文件材料归档制度时，必须区别对待，不能搞一刀切。

第二，机构和人员的特殊性。驻外机构设置大多从简，工作人员身兼数职，大多不可能设专职档案员；规模较大的驻外机构往往聘有外籍员工，特殊档案的保密问题较为突出；驻外机构人员流动性相对较大，如果档案资料交接不及时，容易造成档案资料的丢失。

第三，办公条件对档案的安全保管影响较大。特别是规模较小的驻外机构，一般不可能专门建设或租用标准的档案库房，档案装具往往配备不足，给档案的安全保管带来一定的隐患。

第四，受驻外机构所在国(或资源国)的法律限制。不同的国家对档案资料管理有不同的要求。如英国政府规定，与企业税务有关的档案材料最少要保存6年以上，以备政府税务部门检查。也门、沙特等国也不允许将地质档案材料带出国境。因此，驻外机构档案管理必须遵守所在国(或资源国)的法律规定，不能统一要求运回国内集中保管，以减少不必要的麻烦。

第五，档案内容的特殊性。驻外机构档案内容以行政管理、经营管理、会计档案和业务档案为主，党群类档案很少；驻外机构与国内主管部门联系密切，相当数量的档案材料形成于境内，甚至一份文件材料的形成既涉及境内，也涉及境外，需要在加强境外档案材料收集的同时，抓好境内相关档案材料的收集归档工作，保证驻外机构档案材料的齐全、完整和有机联系。

第六，档案语种、载体形式的多样性。驻外机构档案材料的语种复杂多样，不仅仅有中文，还有相当一部分涉及驻在国的语种，如英语、德语、法语、日语等。档案载体也呈多样性，如光盘档案、磁介质档案、移动硬盘等。这就要求驻外机构档案管理人员必须懂外语、懂档案、懂计算机知识。

鉴于驻外机构档案工作的上述特点，驻外机构档案管理应充分尊重驻外机构档案工作的特点，不能照搬国内企业的档案管理模式，在档案管理机构设置、文件材料归档范围、档案保管方式等内容上只宜提出原则性要求，不宜规定过细。

三、中国石化驻外机构档案管理存在的主要问题及对策

驻外机构领导和工作人员对档案工作重要性的认识有待进一步提高。大多数驻外机构开始进行项目运作时，并没有考虑到档案工作，没有将档案工作列入到相关的工作计划和领导的议事日程。普遍缺乏一套真正符合驻外机构自身档案管理实际、统一规范的档案管理制度和标准规范体系，档案管理随意性较大。大多数驻外机构没有建立专门的档案机构或明确专(兼)职档案员负责本单位的档案工作，档案材料分散存放在业务人员手中，极易造成档案材料的散失。利用因特网进行电子文件的传输，电子文件的保密管理存在安全隐患。受办公用房的限制，不具备档案保管专业库房。

针对上述问题，主要应采取以下五方面措施：

第一，应加大宣传力度，强化驻外机构领导和工作人员的档案意识。

目前，中国石化海外事业发展迅速，境外资产已具相当规模。集团公司工作会议提出了“力争用10-15年的时间，把中国石化发展成具有较强国际竞争力的跨国能源化工公司”的奋斗目标。档案是企业生产要素和有形、无形资产的组成部分，是集团公司持续有效和谐发展的特殊资源。境外机构档案更是维护国家和中石化合法权益的重要凭据，对中石化境外资产的保值增值具有不可替代的重要作用。因此，驻外机构的各级领导和工作人员必须提高对档案工作重要性的认识，增强做好档案工作的责任感和使命感，自觉做好驻外机构档案材料的形成、积累、归档工作，确保驻外机构档案材料的完整与安全。

第二，应坚持“统一领导、分级管理”的档案管理体制，形成档案管理部门、外事管理部门、驻外机构主管单位齐抓共管、分工负责的运行机制。

集团公司办公厅和外事局负责集团公司境外档案工作的业务指导和监督管理，各驻外代表处对所在国家(地区)的所有中石化驻外机构的档案工作具有业务指导和监督管理责任。根据工作需要，经集团公司办公厅和外事局批准，集团公司驻外代表处可指定本域内的一家中石化驻外机构档案部门代行其档案业务指导和监督管理职责。驻外机构主管单位档案部门和外事部门负责本单位境外档案工作的业务指导和监督管理。各级驻外机构根据工作需要设立档案工作机构，或配备专(兼)职档案人员，负责本机构档案管理工作。

第三，应将档案工作纳入驻外机构管理的相关制度，健全驻外机构档案管理制度体系，强化对驻外机构档案工作的监督管理。

将驻外机构文件材料的形成、积累、归档工作纳入驻外机构内控管理制度；将驻外机构档案工作情况作为驻外机构负责人离任审计和项目结束审计内容之一；将档案资料交接作为驻外机构工作人员工作交接内容之一，档案交接不清，不得离开原工作岗位；员工(特别是外籍员工)上岗前必须与驻外机构签订保密协议。

第四，应在“确保档案完整安全、方便利用”的前提下，结合驻外机构实际，对档案实体管理采取相对集中与分散保管相结合的管理方式。

规模较大的驻外机构应建立档案室，设置专门库房，集中统一保管各类档案。为方便生产现场利用档案，可在现场设档案分室，档案人员应当定期对分室档案保管情况进行检查，确保档案的安全。规模较小的驻外机构的涉密档案、永久长期档案应由专(兼)职档案人员集中保管，非涉密短期档案和业务资料由承办部门保管，承办人定期向专(兼)职档案人员移交需要集中保管的档案或及时移交办理完毕的需要归档的文件材料。

涉及境外项目产权、债权债务、营销策略和核心技术方面的档案应集中管理，重要档案应及时向国内主管单位报送备份的电子文件。驻外机构保管期限满6年以上的非涉密档案在保证档案安全的情况下，可委托当地档案管理专业机构(或专业化公司)保管。所在国法律允许的，也可运回国内集中保管。

第五，应加强驻外机构档案信息化建设，提高档案服务的时效性。

驻外机构远离企业总部，分布在世界各地，直接导致了企业管理对象的分散化。在日常工作中，驻外机构需要来自企业总部的快捷、及时有效的档案信息支持，实现总部与驻外机构各类信息的及时交流。但是传统手工管理的档案服务方式，纯纸质档案无法进行档案信息服务的远程快速存取，无法实现不同地域企业人员之间档案信息资源的共享。此外，驻外机构大量产生的电子文件也需要实施有效管理，纸质档案的数字化加工还可解决驻外机构档案库房、装具紧张的问题。因此，应在保证企业档案信息安全的前提下，加强驻外机构档案信息化建设，实现企业各类信息的管理一体化，功能多元化，工作规范化，手段现代化，提高档案服务的时效性。

第五篇：高校档案管理工作总结

档案是很多单位或者公司的信息整合，高校档案管理工作总结有哪些？以下是小编为您整理的相关资料，欢迎阅读！

高校档案管理工作总结【一】

一年来，本人校以全国电脑工作会议精神为指导，狠抓“两个文明”建设，重视师资队伍建设、深化教育改革，努力培养跨世纪的一代新人，积极投入创建工作。现对工作总结如下：

一、德育工作方面：

1、建立健全组织，发挥党、政、团、工、队各组织的作用，形成全体教职工参与德育工作的局面。同时加强与学校以外有关单位的联系，共同搞好德育工作。

2、学校领导分工明确、职责分明，定期召开校务会议，重大问题由校务人员讨论决定，坚持“两公开、一监督”。今年下半年对校务工作制度进行较为系统、完整的管理，增加工作透明度，接受社会、家长、教师的监督，整个工作受到好评。

3、校党支部定期过组织生活，按时交纳党费，积极发展新党员，做到成熟一个吸收一个。

4、搞好政治学习。平时结合具体工作，加强对教师的职业道德教育。

5、发挥青年团员的模范作用，让他们在组织中得到锻炼，激励他们勇挑重担，成为教学骨干。

6、坚持每周一次的升国旗制度，利用国旗下讲话加强对学生的思想品德教育。团支部、少先队组织利用黑板报，组织学生活动，广播站等抓好学生的思想道德教育，行为规范的养成教育，提高了学生的思想素质。

7、重视学校的安全教育。经常进行有关交通安全、防火、用电、游泳等方面的教育，确保安全。一年中无重大交通事故发生。同时学校加强对学生骑车管理和饮食卫生的管理。

二、教学工作方面。

1、认真贯彻执行上级有关文件精神，开展廉政文化进校园活动，进一步规范办学行为。

2、加强思想政治学习，狠抓教师师德师风建设，杜绝出现违纪违规现象。全面贯彻教育方针、严格执行教学计划、按计划开齐开足课程。教导处加强管理、督查，以规范教师的教学行为。教导处多次检查教学工作、坚决杜绝乱订乱发学生学习资料，严格控制学生的在校时间。

2、重视教学研究工作，提高教师素质。上半年本人校教师对上学期个人教研专题进行了总结，并取得成果，有100多人次的论文在市级以上评比中获奖。下半年，本人校又对每位教师提出要求，继续加强个人教研专题研究工作，并结合实际情况，不断深化研究。上半年，学校还要求每位教师进行信息摘记，交流活动，一年下来，许多教师从中尝到了甜头，获取了教改信息，充实了自己的头脑，并在实际教学工作中驾轻就熟，收效明显。同时，一年来，本人们组织教师按时参加教师教学技能培训和电脑培训，不断提高自己的实践操作水平。

3、开展多种形式教研活动，形成浓厚的教研气氛。举行了新教师汇报课，邹鹏参加了国家级的教学比武并获奖。

4、加强教学科研工作，下半年本人校对备课模式进行了改革，倡导同年级教师分工协作，集体交流，相互学习，实现智慧共享，同时鼓励老师在电脑中展示个性，把重点放在钻研教材研究教材，开展教学反思上，不断地总结经验，完善教学过程。

5、加强教学工作指导、检查工作。校长、教务处人员、语数辅导员经常深入各班级听课、指导、检查教学工作。同时，教师之间也开展相互听课活动，规定每学期不少于20节。

6、加强电脑、音乐、美术等学科教学管理工作，抓紧业余训练工作。定人、定时、定点，力争成绩。校舞蹈队参加了中小学生三独竞赛取得好名次，校田径队在10月份的田径运动会上取得第二名的成绩，学校还专人负责卫生保健工作，每年一次对学生进行体格检查，同时利用宣传窗队会等向学生进行卫生常识教育。

7、保证业余艺术教学，促进学校工作有特色。今年内，学校在艺术管理中做到内容、教师、时间三保证。学校领导加强指导、检查，以保证艺术的发展方向。今年参加的各级艺术比赛都取得了很好的名次，本人校也坚持开展了周三下午的兴趣小组活动，培养学生的爱好特长。

三、其它

1、学校加强了校园基础设施建设。下半年维修了学校电脑，建立了校园网络和学校网站，下半年给每个班配置了广播设备，购置了校园通讯网等。

2、学校档案管理做到细心、认真，力争不出错误。现在学校档案材料收集齐全、手续严格，为教学工作、教师考职考评工作提供了保证。

3、学校后勤工作精打细算，把有限的钱用在刀刃上，努力为教学第一线服务。一年来，本人校的财务管理也做到了制度严格、手续齐全、不出任何漏洞，使这项管理逐步走上正规。

4、一年中，教师遵纪守法，没有发生打架斗殴、赌博和搞封建迷信活动，无一违反计划生育。

高校档案管理工作总结【二】

本人校档案室筹建工作是从今年上半年开始整理，今年八月全面启动，是按区教育局xx（xx）xx号文件要求，在区教育局和区档案馆有关领导指导下进行的，到今年11月中旬初步结束。

一、以前档案状况说明

本人校创建于xx年，是一所专门招收外来民工子弟的民办学校，建校至今已8年，xx年至2004年本人校处于筹建阶段各项工作不规范，对档案工作不了解，所以未能收集档案资料，只留存一些教师业务和照片资料。2005年杭州市xx区新民学校成立后，档案资料收集也不完整，整理不规范。逐年积累了学校的档案资料。由于学校在档案管理上缺乏经验和标准要求，在类别的保管期限上模糊不清，不分主次地一概收集、整理、组卷，没有组卷的散乱成堆，对上级文件也是如此，不分保存价值，一律收集，永久保管，而且按学年装订成册。

20xx年2月xxx校长参观了xxx实验学校、xxx学校档案工作后，看到学校档案工作的瘫痪现状，十分着急，先后几次召开班子会议进行研究，并把档案工作列入学校的议事日程，安排以余春千为分管领导，组织力量进行全面的收集、整理、立卷工作。

二、整理后档案的分类及要求

1、从原来的三大类到目前的九大类：党群类，目录号1号；行政类，目录号2号；教学管理类，目录号3号；学生学籍类，目录号4号；教师业务类，目录号5号；基建类，目录号6号；设备类，目录号7号；会计类，目录号8号；特种载体类，目录号9号。

2、以“件”的形式整理装订

（1）把建校以来所有原先不分保管年限的各级各类文件以为单位分为永久、长期、短期三类进行归档装订。

（2）把建校以来所有的教学管理类材料，以学年为单位，按问题排列分为永久、长期、短期三类进行归档装订。

（3）基建类、设备类、照片类从文书档案中抽出单独编目录号。

（4）完善和充实教师业务类、特种载体类。

三、体会

1、认真领会有关文件精神，熟悉档案业务知识，对本人校2005年来的档案资料进行重新整理，使本人校现有档案更加规范化、标准化。目前的档案根据不同的类别，编写目录号，分柜安放，改变以前封面标题的随意性，注重作者、时间、内容、文体四要素完备。

2、学校领导的重视，教师的支持和上级主管业务部门的指导是搞好档案工作的保证。在这次档案工作的达标过程中，学校领导充分认识档案工作的重要性，并召开会议成立档案领导小组，校长任组长，副校长任主管，制订计划，专人整理，增添设备，并提出高层次的要求。还在教师会议上强调搞好档案工作的必要性。所以在建立教师业务档案时，要求教师把应归档的证书，各类评比、比赛中获奖的荣誉证书复印件上交，由于教师们配合支持，使这个工作完成较快。

学校档案从开始到结束，教育局xxx老师、档案局xxx老师来本人校指导工作，同时也得到档案局监督指导科xxx老师的多次指导，使档案工作逐步趋于规范化、标准化。

3、存在的差距

通过这次档案整理，与以前比确实取得了一定的长进和成就，但是和上级教育局、档案局的要求，还有较大差距，主要表现在档案材料中的文字，书写用笔尚未统一，格式不够规范，材料收集中的科学性、规范化等问题上有待于进一步提高。虽然档案目录电脑贮存，但也还是开始起步阶段，如何运用现代化设备，参加档案管理，为教育、教学服务这篇文章只开了个头，有待于继续深入完善。使档案管理工作尽快达到规范化、标准化的要求。