如何有效管理收到的名片

第一篇：如何有效管理收到的名片

如何有效管理收到的名片

名片是公司及职场人士最重要的资产，尤其对于服务业及从业人员而言，做好名片管理，等于是建立自己的人际网络，也使人脉能够有条理地扩展、延伸出去。

主要用途

要管理好收到的名片，首先要全面理解名片的主要用途，其可分为常规用途和特殊用途两大类。

1.常规用途

a.自我介绍。见面时名片是最重要的自我介绍辅助工具。在初次与交往对象见面时，除了必要的口头自我介绍外，还可以使用名片进行身份的介绍。这样不仅能向对方明确身份，而且还可以节省时间强化效果。

b.结交他人。在社交中若想要结识某人，通常以名片表示结交之意。主动递交名片给初识之人，既意味着友好信任，又暗含“可以交个朋友吗”之意。在这种情况下，对方一般会“礼尚往来”，从而完成双方结交认识的第一步。

c.保持联系。大多名片都印有其联络方式。名片可以时刻提醒持有人谁是谁，如何与他人联系，从而促进认识和交往。

d.通报变更。若变换了单位、调整了职务、改动了电话号码或者公司乔迁至新址后，都会重新制作自己的名片。向惯常的交往对象递交新名片，可以把本人的最新情况通报对方，以一种更简单的方式避免联系上的失误，也可以显示自己对他人的尊重。

2.特殊用途

a.简短留言。拜访某人或需要向某人传达信息而对方不在时，可留下自己的名片并在名片上简单写上具体事由，然后委托他人转变。

b.介绍他人。如欲向自己相识之人介绍某人亦可使用名片。

c.充当礼单。以私人身份向他人馈送礼品或花卉时，可将本人的社交名片充当礼单，置于礼物或花卉包装之内。

d.拜会他人。初次前往他人居所或工作单位进行拜访时，可将本人名片交由对方的门卫、秘书或家人，转交给被拜访者，以便对方确认“来系何人”，并决定见与不见。这种做法比较正规，可避免冒昧造访。

名片类型

整体而言，名片可以分为纸质名片与数字名片两大类。

纸质名片就是最为传统的谒见、拜访或访问时用的小卡片，上面印有个人的姓名、地址、职务、电话号码、邮箱等。它们有的是横式名片，竖式名片或折卡名片，有的是单面印刷，有的是双面印刷，有的是单一语言，有的是双语呈现，有的只包含卡片持有人的基本信息，有的则附加了其所在公司的产品介绍，经营理念或企业文化等。数字名片是运用现代数字信息技术、数字多媒体合成技术，用文字、图片、视频、声音等信息整合方式介绍政府、企业、单位及个人的“多媒体名片”，是当今数字信息时代背景下产生的一种新生事物。

1.U盘名片/光盘名片 它是运用现代化高科技手段融入视频和声音等

多媒体元素，把企事业单位的文字、图片、视频、声音等宣传资料整

合成一种自动播放的多媒体文件刻录到名片大小的光盘内，U

盘名片是名片和企业宣传画册的结合体。其优势在于电子名片容量大，如果控制合理的话可以存放1000页A4幅面的内容，应用范围比传统纸质名片和印刷画册更广泛，更便捷，更直观，更充分，适于政府招商引资、推介会、促销会、企业宣传等。

2.维条码名片 此类名片上没有我们常见的职业职务、手机、电话、信

箱、地址等信息，右下方有形如“马赛克”的正方形花纹图案--二维条形码，具备二维条码识别功能的手机扫描条码，便可立即解析整张名片的文本信息，包括名片人姓名、职务、电话、地址、和邮箱等事先录入的信息内容，这些信息便于存入手机，还能作为邮件直接发送。其优势在于它只需用手机摄像头扫描名片上的条码，便能快速、准确地将名片上的姓名、电话等个人资料录入手机中，可保存，也可发送，省去繁琐的文字录入过程。应用在商务交流中，更能体现企业实力、对客户的尊重、更利于沟通实效，长远发展更有助于实现移动商务。

3.数字身份证名片 它是数字身份证是身份认证方式的一种，指先在身份认证机构注册申请获取数字身份和密钥，并用此数字身份、密钥签发文件，别人也可此身份机构求证你签发文件的身份，在此身份认证系统建立的个人身份信息即数字身份证标识式名片。其运用“双钥”识别印证原理，即在企业、单位、个人在互相信息交往中，先用公钥向接受者信任的身份认证机构注册身份，获取身份认证机构所发数字证书，用密钥对文件签名后，把此数字证书、签发文件及签名一起发给接受者，接受者向身份认证机构求证是否与你注册的签发密钥相吻合，由此来确定你的身份。数字身份证--网络通讯簿--网络通讯录，即将需要保存的联系人和联系记录通过网络的方式进行存储，以备自己随时随地查询的通讯录。系统可通过存储对方的数字身份证名片实现对联系人信息保持，永久获得对方最新联系方式，并可进行群组二

级分类管理，实现人脉网络的轻松管理。还可通过非通讯录方式记录在网上，避免因手机、名片等物品的丢失而遗失对方的联系方式。其

优势在于它突破了传统光盘的圆形外观，抗磨损、携带方便、传递性

高、资讯数位化、信息量大、流通率高、高科技感。此外，它的独一无二特性，使得盗版不易、稳定度高、保存易、收藏简便、兼具流行性时尚个性、高附加价值。

管理方法

鉴于名片类型不同，主要表现在它们的信息容量，输入、储存方式上，其管理方法也会有所不同，纸质名片可能主要采用传统的名片簿，而数字名片则主要依靠数据库或专门的名片管理软件进行管理，此外对于二维码名片还需要配备专门的二维码识别器等，但是无论怎幺，要有效管理这些名片，使其方便查找，首先都需要将它们进行分类规整，以下提供几种分类方法。

1.按人脉资源的性质分。（见表一）2.按行业分。（见表二）3.按部门分。（见表三）

4.按地域分类，比如：洲—地区—国家—省份—城市

若名片管理是针对某一个部门的，比如人力资源部，那么可以做两种分法。第一，将所受到名片中涉及HR的部分单独归为一类，剩下的则按以上四种方法进行分类。第二，在以上四种方法分类的基础上，把HR部门的名片放在最前面，其他的则按照部门、职位级别等排列开来。

表一

除了将名片合理归类，要有效管理它们，还需要工作人员注意以下原则：

1.将名片信息输入计算机，用Excel的表格管理，这样纸质的名片不仅有

了备份，还方便名片的查找——Excel里面只要按Ctrl+F便会跳出查找对话框，在里面输入关健字，不管名片有上千上万份都能轻松找到。2.冷门名片应保留起来，以被不时之需。为避免名片生熟不分，混淆难找，冷门名片归类另外搁置。

3.出差、外出应随身携带名片薄或相关数据。

4.定期整理名片，设定一个名片理事周期半个月、三个月或半年，依据联

络的频率筛选出较少与较常联络的名片，并且留意名片主人的最新动向，例如，是否已经升迁、跳槽等等。

第二篇：名片管理规定

名片管理规定(范本)目的及适用范围

1.1 规范公司名片格式，强化对外品牌形象； 1.2 适用于公司正式入职员工的名片印刷。2 管理组织：公司行政部负责对外印制名片。3 管理内容 3.1 名片印制程序

3.1.1 需印制名片员工，应填写《印刷申请表》，商务人员由商务经理、商务总监签字，综合服务部由行政总监签字确认后，行政部根据《印刷申请表》内容组织印制；

3.1.2 名片印制申请人应在《印刷申请单》上明确标示个人信息，包括姓名、职务、联系电话等；

3.1.3 名片印制到位后，领取人对名片信息进行核对，确认无误后在《名片领用登记表》中签字；

3.1.4 行政部对印制名片应留底存档； 3.2 名片印制要求

3.2.1 公司正式员工可方申请印制名片，试用期员工不予印刷名片，可印制部份空白名片填写使用；

3.2.2 原则上，综合服务部有外联需要的人员方可印制名片； 3.2.3 名片印制格式执行公司VI要求； 3.3 名片使用要求

3.3.1 员工不得私自印制贯有公司名称的名片，一经发现将追究当事人法律责任； 3.3.2 公司名片只能用于与业务相关的场合，严禁滥用； 3.3.3 员工离职后须将名片交回行政部，不得再持本公司名片或以本公司名义与其他人联系； 3.4 费用核算

3.4.1 每月底，行政助理按部门实际印刷名片数量，按部门进行费用分摊，并将结果通知相关部门。4 附件：《名片领用登记表》

来源:亚商在线论坛

1.目的

为使公司名片统一规范化，强化对外公关形象的塑造，特制定本办法。2.适用范围

本办法适用于集团各分公司名片制作和使用管理（香港总部职员名片由香港公司制作）。3.名片格式

公司名片格式、尺寸、LOGO、字体、颜色、纸张、版式请各公司参照集团VI-B部分“应用系统——办公

用品系列”个人名片格式。4.名片印制程序

4.1 人力资源及行政部统一负责对外印制名片的印刷业务。4.2 因业务需要印制名片者，申请人填写《名片印制申请单》，经部门负责人审核，人力资源及行政部复

核并负责承办。

4.3 人力资源及行政部应检查申请人职务是否与名片职务相符，因工作需要经有关领导批准，可以使用比

实际较高的职务头衔，但不享受其待遇。4.4 名片英文使用须符合国际惯例和规范要求。

4.5 名片中文字体、公司标志、颜色、阿拉伯数字必须VI规范要求一样，不得擅自更改。

4.6 名片印制由人力资源及行政部指定专业名片制作商印刷，不得擅自到其他地方印刷。5.名片使用

5.1 名片使用须恰到好处，不可像撒传单般滥用，掌握使用范围。5.2 掌握名片递送礼仪和交换规则。公务、客户名片须在公司内共同使用，不得占为己有。

5.3 员工离职时应将剩余名片交回公司人力资耕牛及行政部处理，不得将名片带离公司。

第三篇：名片制作管理规定

名片制定管理规定

总则

为使公司节约运营成本及减少不必要的成本浪费，保证名片的科学制定与合理使用，特制定此管理规定。

具体细则

1.名片申请资格：（1）总经理（2）售前销售经理及销售顾问（3）售后服务站长（4）售后服务经理及售后服务顾问 2.名片申请前提：已转正员工

3.名片申请流程：（1）申请人向市场部策划专员提交名片制作申请（符合以上资格的普通员工需部门主管签字认可），（2）市场部策划专员登记详细信息，待名片申请员工达到3个或3个以上后，再由策划专员呈王总审批。（3）总经理审批通过后，由市场部策划向广告公司递交名片电子模板。并与广告公司确定名片价格（4）策划专员向财务办公室借支名片款，并从广告公司领回名片与支出凭证。（5）策划专员向财务办公室报销支出金额。（6）市场部策划向名片申请人发放名片。

4.名片使用管理规定：（1）若名片申请人在收到名片实物后的6个月内离职，那么名片支出费用由其本人承担（从本人工资中扣除）；（2）若名片申请人在收到名片实物后的6个月后离职，那么此名片支出费用由公司承担。（3）员工在工作期间必须随身携带一定数量的名片，并根据实际工作需要随时呈送给来访的客户。

5.附则：此规定解释权归行政部所有。此规定自下发之日起执行。

适应部门：公司所有部门、所有岗位 签发人： 参与修订：王海红、任利敏、王春龙 张家口金桥比亚迪4S店行政部办公室 二零一二年三月十二日 印发

第四篇：名片管理规定

名片管理规定

一、目的

为了规范公司名片管理，塑造公司对外公关形象，特制定本规定。

二、名片印制对象：

员工入职两个月内不予印制名片，可在本公司的空白名片中填写使用，入职两个月后可申请印制正式名片。

三、名片格式

由总裁办对名片格式和名片印制内容进行规划设计，公司名片格式统一化；

四、名片申请流程及规定

1、需印制名片的员工，应填写《名片印制申请表》（见附件一），申请人应明确标示个人信息，包括姓名、职务、联系电话等，后由本部门主管签字。

2、部门主管统一填写完整的《名片印制申请表》后，交行政部负责人签字。

3、行政部负责人最后交由公司负责人签字确认。

4、确认无误后，行政部根据《名片印制申请表》内容组织印制，并对印制名片留底存档。

5、公司行政部统一负责对外印制名片的印刷业务。

6、名片印制到位后，领取人对名片信息进行核对，确认无误后在《名片领用登记表》（见附件二）中签字；如发现名片与本人提供的信息或格式不符，相关人员承担相应费用。

7、员工因职位或手机号码等联系方式发生变更时，应立即通知行政部印制更换新名片，旧版名片交由行政部回收处理。

五、名片使用规定

1、公司名片只能用于与业务相关的场合，严禁滥用；

2、员工离职后须将名片交回行政部，由行政部进行粉碎销毁；

六、本规定自公布之日起实施。

第五篇：名片印制管理规定

名片印制管理规定

为统一公司对外形象以及方便公司员工对外交流，公司员工如有需求可以申请印制名片，为了缩短名片印制的时间以及名片信息的规范，特制定以下规定

1.由名片印制申请人在公司前台或部门指定人员处领取“名片印制申请表”，按照表格要求填制并附原名片复印件一张（如有信息变更请在复印件上修改，新员工由部门经理根据本部门相同或相近级别的员工原名片复印后按照新员工的信息修改），依次要求部门经理以及事业部领导在“名片印制申请表”上签字确认，部门经理还需在名片复印件签字确认名片印制信息。

2.名片印制申请人或部门指定人员将领导签字确认的印制申请表和原名片复印件交至公司前台，公司前台审核信息无误后报人力及法务领导签字确认后将名片复印件发传真至名片印制厂商。

3.印制名片需要增加公司的成本支出，因此名片使用者应当尽量节约使用并且每次只批准申请印制一盒，对于因参加会议和其它特殊原因需要增加印制量或短时间内重复印制的应当在“名片印制申请表”上说明原因。

4.名片印制厂商接到并确认名片印制信息后一般5个工作日内将印制好的名片送至总公司前台，总公司前台当天通知印制申请人或申请人部门指定人员到前台统一签字领取。

5.名片印制申请人已经考虑到印制名片从申请到取到印制好的名片需要一定的时间，因此请大家根据自己名片的使用情况提前申请印制。6.员工个人未经批准不得私自印制公司名片。